Excel-intermedio (1)

Excel intermedio
Ing. CIP Gino Parravidino Jacobo, PMP®, PM4R® Expert, Microsoft® Specialist
Contenido del curso
Temario:
I.
II.
Revisión de libros y hojas de cálculo
1.
Ortografía, sinónimos y traducción
2.
Búsqueda inteligente de datos
3.
Protección y bloqueo de vistas
4.
Protección de celdas, hojas y libros
5.
Compartir libro
6.
Control de cambios
Funciones avanzadas numéricas y estadísticas
4.
Operaciones con textos
5.
Auditoría de fórmulas
6.
Comprobación de errores
IV. Gestión de datos
1.
Validación de datos
2.
Agrupar, desagrupar, esquemas, sub-totales
3.
Filtros avanzados
1.
Funciones matemáticas avanzadas
4.
Validación de datos personalizados
2.
Fórmulas matemáticas y trigonométricas
5.
Buscar objetivo, análisis de hipótesis
3.
Funciones estadísticas avanzadas
6.
Solver
4.
Funciones lógicas avanzadas
5.
Funciones financieras avanzadas
1.
Obtener datos externos
6.
Combinación de fórmulas y fórmulas complejas
2.
Introducción a las Tablas Dinámicas
3.
Insertar, filtros y campos calculados
4.
Segmentación de datos, vincular tablas
5.
Gráficos dinámicos
6.
Hipervínculos
III. Funciones avanzadas de búsqueda, referencia y
texto
1.
Buscar, BuscarV, BuscarH, Buscar
2.
Índices
3.
Coincidir, desref, indirecto
V. Datos externos y tablas dinámicas
I Revisión y protección de libros
y hojas de cálculo
1. Ortografía, sinónimos y
traducción
CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
▪ Una de las grandes ventajas de Excel es que no sólo posee herramientas relacionadas a la gestión
de datos numéricos, como se podría esperar de una hoja de cálculo. También posee características
avanzadas de edición de texto, tales como el corrector ortográfico, el diccionario de sinónimos y el
traductor
▪ La herramienta Autocorrección permite corregir automáticamente ciertos errores que se suelen
cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección
ortográfica y gramatical, dejando las hojas de cálculo libres de errores
CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
Para usar el corrector ortográfico:
1. Ir a la pestaña Archivo
2. Seleccionar Opciones
3.
En Opciones de Excel, seleccionar
Revisiones:
CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
Opciones de autocorrección:
ORTOGRAFÍA Y SINÓNIMOS
Excel puede detectar errores ortográficos
dentro de una hoja de cálculo. Para
ello, Excel busca cada palabra en
su diccionario y cualquier palabra que no
encuentre la considerará como posible
palabra errónea.
Excel corrige errores ortográficos
encontrando palabras mal tipeadas o que no
existen en el diccionario, pero no detecta
errores relacionados con el contexto o el uso
incorrecto de palabras homónimas
Para corregir una hoja de cálculo o parte de
ella, seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la primera celda de la hoja de
cálculo.
2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la
opción Ortografía
ORTOGRAFÍA Y SINÓNIMOS
Para encontrar sinónimos de una palabra o texto:
1. Situarse en la celda con el texto a buscar
2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la
opción Sinónimos
TRADUCCIÓN
Desde la versión 365, Excel es capaz de traducir cualquier parte
de una hoja a más de 60 idiomas de forma muy sencilla
Para hacerlo con mayor eficiencia se requiere tener una
conexión activa de Internet
La primera vez que se realiza una traducción es necesario
activar los servicios inteligentes de Office que añaden diferentes
funcionalidades a los programas, pero requieren permiso del
usuario para enviar sus documentos a Microsoft para ser
procesados o para tener acceso a sus búsquedas
Para traducir un texto seleccionado se puede hacer de dos
maneras:
1. Desde el menú contextual (clic derecho)
2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Traducir
2. Búsqueda inteligente de datos
BÚSQUEDA INTELIGENTE
Al formar parte de la suite de Office, Excel puede aprovechar la
tecnología de Bing (el buscador de Microsoft) para realizar
búsquedas relacionadas a un determinado texto seleccionado.
El resultado mostrará definiciones, artículos de la Wiki y
búsquedas relacionadas destacadas de la web
Para realizar una búsqueda inteligente hacer lo siguiente:
1. Desde el menú contextual (clic derecho) o
2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Búsqueda
inteligente
3. Protección y bloqueo de vistas
VISTAS EN EXCEL
▪ Recordemos del curso básico que una hoja de Excel se puede dividir en 2 o 4 paneles, lo que permite
fijar barras de división que faciliten la navegación sin necesidad de utilizar múltiples ventanas para ver
diferentes regiones de una hoja:
INMOVILIZAR PANELES
Si lo que nos interesa es dejar inmóviles
las cabeceras de los datos y así
desplazarnos únicamente sobre ellos
teniendo siempre disponible la vista de
las cabeceras, podemos utilizar la
opción de inmovilizar los paneles.
Para realizar esto, simplemente se
despliega el
menú Inmovilizar paneles de la
pestaña Vista.
Para desactivar la inmovilización de los
paneles, vuelve a seleccionar esta
opción y haz clic sobre Movilizar
paneles.
4. Protección de celdas, hojas y
libros
PROTECCIÓN DEL CONTENIDO DE UN LIBRO DE EXCEL
•
Considerando lo valioso que es el contenido de un libro, Excel ofrece diversas formas de protegerlo
•
El uso de las contraseñas y los bloqueos de elementos de una hoja de cálculo ofrecen mecanismos
básicos de protección de datos
•
Se puede establecer una contraseña para abrir un libro, otra para cambiar datos y otra para cambiar
la estructura del archivo: agregar, eliminar u ocultar hojas de cálculo
•
Es preciso resaltar que estos mecanismos son elementales, desde el punto de vista de la seguridad
informática. Ninguno de estos métodos cifra los archivos. Un usuario podrá recurrir a herramientas de
otros fabricantes para leer libros protegidos con contraseña
•
Sin embargo, constituyen una primera línea de defensa para evitar modificaciones indeseadas de
datos y el acceso de información a personas no autorizadas en un entorno de trabajo compartido
PROTECCIÓN DE UN ARCHIVO PARA ABRIR O CAMBIAR
DATOS
1. En Archivo, ir a Guardar como
2. Seleccionar dónde se almacenará el
archivo (ubicación local, red o en la
nube de OneDrive)
3. En el cuadro de diálogo Guardar como,
vaya a la carpeta que desee usar, abra
la lista Herramientas y seleccione
Opciones generales:
PROTECCIÓN DE UN ARCHIVO PARA ABRIR O CAMBIAR
DATOS
4.
En Opciones Generales, digitar las
contraseñas
5.
Las contraseñas para abrir el
archivo y para modificarlo pueden
ser diferentes
6.
Debe confirmar las contraseñas y
hacer clic en Aceptar
7.
Para quitar la contraseña, seguir los
mismos pasos, solo que debe dejar
las contraseñas en blanco
8.
Si escribe la misma contraseña
para abrir y modificar un libro,
los usuarios solo tendrán que
indicar la contraseña una vez
9.
Si solo establece una contraseña
para modificar un libro, los
usuarios podrán abrir una copia
de solo lectura del archivo,
guardarla con otro nombre y
cambiar los datos
PROTECCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE UN LIBRO
•
Proteger la estructura de un libro significa que otros usuarios no podrán ver hojas de cálculo ocultas,
agregar, eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre
•
En las versiones 2016 y superiores, la opción Ventanas (para evitar modificar ventanas) está
deshabilitada
•
Se sabe que la estructura de un libro está protegida cuando el botón Proteger libro está encendido.
PROTECCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE UN LIBRO
1. Para proteger la estructura, vaya a la
pestaña Revisar y haga clic en Proteger
Libro
2. Escribir la contraseña y hacer clic en
Aceptar
3. Para eliminar la contraseña y desproteger el
libro, siga el mismo procedimiento, pero
luego de confirmar la contraseña vigente,
deje el espacio de contraseña en blanco
•
Nota: Si guarda el archivo de Excel en
formato de Excel 97-2003 (.xls) la
contraseña de protección del libro
desaparecerá
PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
•
También se puede impedir que un usuario cambie, mueva o elimine determinados elementos de la
hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña
•
Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario
•
La protección de elementos de una hoja de cálculo o un libro no debe confundirse con la seguridad
mediante contraseña en el nivel de libro
•
La protección de elementos no permite proteger un libro frente a usuarios malintencionados. Para una
mayor seguridad, debería proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma, solo
los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.
PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Para proteger elementos de una hoja de cálculo:
a) Seleccionar las hojas de cálculo que desee proteger
b) Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
a)
Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
b)
Haga clic en Inicio, Formato, Formato de celdas
c)
En la pestaña Proteger, desactive la casilla Bloqueado y después haga clic en Aceptar
c) Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
a)
En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar
b)
Haga clic en Inicio, Formato, Formato de celdas
c)
En la pestaña Proteger, desactive la casilla Bloqueado y después haga clic en Aceptar
d) Un procedimiento similar se utilizar para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes
prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos
PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
5. Compartir libro
COMPARTIR UN LIBRO
•
La base del trabajo de oficina es la capacidad de compartir información. Con MS Excel esto
se puede realizar de manera muy sencilla
•
Hoy en día, lo más práctico es compartir un libro de Excel utilizando las funciones en nube de
OneDrive, OneDrive para Negocios o SharePoint.
COMPARTIR UN LIBRO
•
Para compartir un libro:
1. Se recomienda tener
creada una cuenta de
OneDrive (Necesita un
correo electrónico de
Hotmail u Outlook)
2. Una vez tenga una
cuenta, vaya a Archivo
/ Cuenta e inicie
sesión:
COMPARTIR UN LIBRO
3. Una vez iniciada sesión, vaya a
Archivo/Compartir
4. Seleccione si va a generar un vínculo para un
usuario(s) o correos electrónicos específicos,
seleccionando los destinatarios (opcionalmente
incluyendo un mensaje) y haciendo clic en
Enviar , con lo que se generará un e-mail con un
vínculo al archivo
5. La otra alternativa es generar un vínculo “libre” al
que pueda acceder cualquier persona que
conozca el vínculo. Para ello haga clic en Copiar
6. En enviar copia, puede seleccionar si se envía el
libro en formato de Excel o PDF
7. También se puede configurar los vínculos para
seleccionar si el destinatario puede editar o sólo
ver el contenido del libro
6. Control de cambios
CONTROL DE CAMBIOS
EN UNA HOJA
CONTROL DE CAMBIOS EN VERSIONES ONLINE
II Funciones avanzadas
numéricas y estadísticas
7. Funciones matemáticas
avanzadas (sumar.si,
sumar.si.conjunto, sumaproducto)
SUMAR.SI
•
SINTÁXIS: SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma])
•
DESCRIPCIÓN: La función SUMAR.SI se usa para sumar los valores intervalo de un rango que cumplan
los criterios que haya especificado
•
ARGUMENTOS:
•
rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios. Las celdas de
cada rango deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números
•
criterios Obligatorio. Es el criterio en forma de número, expresión, referencia de celda, texto o
función que determina las celdas que va a sumar.
•
Rango_suma Opcional. Son las celdas reales que se sumarán, si es que desea sumar celdas a las
ya especificadas en el argumento rango. Si omite el argumento rango_suma, Excel suma las
celdas especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica el criterio)
SUMAR.SI.CONJUNTO
•
SINTÁXIS: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2];...)
•
DESCRIPCIÓN: La función SUMAR.SI.CONJUNTO se usa para sumar los valores intervalo de un rango que
cumplan los criterios que haya especificado
•
ARGUMENTOS:
•
rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios.
•
rango_criterios1 Obligatorio. El rango que se prueba con criterios_1
•
criterios1 Obligatorio. Los criterios que determinan las celdas de rango_criterios1 que se agregarán
•
Rango_criterios2, criterios2… Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Pueden
añadirse hasta 127 pares de rangos y criterios
SUMAPRODUCTO
•
SINTÁXIS: SUMAPRODUCTO(matriz1, [matriz2], [matriz3], ...)
•
DESCRIPCIÓN: La función SUMAPRODUCTO se usa para devolver la suma de los productos de los rangos
o matrices correspondientes. La operación predeterminada es la multiplicación, pero la suma, la resta
y la división también son posibles.
•
ARGUMENTOS:
•
matriz1 Obligatorio. Es el primer argumento de matriz cuyos componentes se desea multiplicar y
después sumar.
•
[matriz2],[matriz3]… Opcional. De 2 a 255 matrices adicionales
8. Fórmulas matemáticas y
trigonométricas
PRINCIPALES FÓRMULAS MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
FUNCIÓN
DESCRIPCIÓN
ABS(número)
Devuelve el valor absoluto de un número
NUMERO.ARABE(texto)
Convierte un número romano en arábigo
BASE(número;base)
Convierte un número a la base especificada
GRADOS(ángulo)
Convierte un ángulo en radianes a grados
EXP(número)
Devuelve e (2.71828183) elevado al número indicado
FACT(número)
Devuelve el factorial de un número
LN(número)
Devuelve el logaritmo natural de un número
LOG(número;base)
Devuelve el logaritmo de un número en la base indicada
RESIDUO(número;divisor)
Devuelve el resto de una división
PI
Devuelve el valor de PI (3.1415926535…)
POTENCIA(número;potencia)
Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia
PRINCIPALES FÓRMULAS MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
FUNCIÓN
DESCRIPCIÓN
RADIANES(ángulo)
Convierte un ángulo de grados a radianes
ALEATORIO()
Genera un número aleatorio entre 0 y 1
REDONDEAR(número;decimales)
Redondea un número al número de decimales indicado
RAIZ(número)
Devuelve la raíz cuadrada de un número
SUMA()
Suma sus argumentos (rango o números)
SENO()
Devuelve el seno de un ángulo
COS()
Devuelve el coseno de un ángulo
TAN()
Devuelve la tangente de un ángulo
COT()
Devuelve la cotangente de un ángulo
SEC()
Devuelve la secante de un ángulo
CSC()
Devuelve la cosecante de un ángulo
9. Funciones estadísticas
avanzadas (contar.si.conjunto,
k.esimo.mayor, k.esimo.menor,
moda.uno, promedio),
complementos estadísticos
CONTAR.SI.CONJUNTO
•
SINTÁXIS: CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1;[rango_criterios2; criterios2];...)
•
DESCRIPCIÓN: La función CONTAR.SI.CONJUNTO se usa para contar el número de veces que se
cumplen los criterios indicados
•
ARGUMENTOS:
•
Critarios_rango1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados
•
criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de expresión
•
Criterios2_rango, criterios2… Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Pueden
añadirse hasta 127 pares de rangos y criterios
K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR
•
SINTÁXIS: K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
•
DESCRIPCIÓN: La función K.ESIMO.MAYOR devuelve el k-ésimo mayor número de un conjunto de
datos
•
ARGUMENTOS:
•
matriz Obligatorio. Matriz o rango de datos donde se quiere determinar el k-ésimo numero mayor
•
k Obligatorio. Representa la posición (a partir del mayor valor) , dentro de la matriz o rango de
celdas, de los datos que se van a devolver
• SINTÁXIS: K.ESIMO.MENOR(matriz;k). A diferencia de K.ESIMO.MAYOR, devuelve el menor número
de un conjunto de datos
MODA.UNO
•
SINTÁXIS: MODA.UNO(número1,[número2],...)
•
DESCRIPCIÓN: devuelve el valor más repetido en una matriz o rango de datos
•
ARGUMENTOS:
•
número1 Obligatorio. El primer argumento para calcular la moda
•
Número2;número3… Opcional. De 2 a 254 argumentos. También se puede utilizar una matriz
PROMEDIO
•
SINTÁXIS: PROMEDIO(número1,[número2],...)
•
DESCRIPCIÓN: devuelve el promedio (media aritmética) de una matriz o rango de datos
•
ARGUMENTOS:
•
número1 Obligatorio. El primer argumento para calcular la moda (número, referencia de celda o
rango)
•
Número2;número3… Opcional. De 2 a 254 argumentos. También se puede utilizar una matriz
• Funciones relacionadas con PROMEDIO son PROMEDIO.SI y PROMEDIO. SI.CONJUNTO
CARGAR HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS PARA EXCEL
•
En caso de utilizar Excel para análisis estadísticos o técnicos complejos, las funciones y fórmulas
estándares de Excel no serán suficientes
•
Para suplir esta necesidad, Excel cuenta con Herramientas para análisis. Proporcionando datos y
parámetros para cada análisis, la herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas
correspondientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en una tabla de resultados
•
Algunas herramientas incluso generan gráficos además de tablas de resultados. Estas herramientas
van desde estadística descriptiva, análisis de regresión hasta herramientas avanzadas de inferencia y
ANOVA
•
Las funciones de análisis de datos solo pueden utilizarse en una única hoja de cálculo a la vez
•
NOTA: Estas herramientas complementarias no pretenden reemplazar aplicaciones especializadas
como SPSS, Jamovi o herramientas basadas en R
CARGAR HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS PARA EXCEL
•
En caso de utilizar Excel para análisis estadísticos o técnicos complejos, las funciones y fórmulas
estándares de Excel no serán suficientes
•
Para suplir esta necesidad, Excel cuenta con Herramientas para análisis. Proporcionando datos y
parámetros para cada análisis, la herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas
correspondientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en una tabla de resultados
•
Algunas herramientas incluso generan gráficos además de tablas de resultados. Estas herramientas
van desde estadística descriptiva, análisis de regresión hasta herramientas avanzadas de inferencia y
ANOVA
•
Las funciones de análisis de datos solo pueden utilizarse en una única hoja de cálculo a la vez
•
NOTA: Estas herramientas complementarias no pretenden reemplazar aplicaciones especializadas
como SPSS, Jamovi o herramientas basadas en R
CARGAR HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS PARA EXCEL
Para instalar y disponer de las herramientas de análisis:
1.
Haga clic en Archivo, Opciones, Complementos.
2.
En el campo Administrar, seleccione Complementos de
Excel y luego haga clic en Ir…
3.
En el cuadro Complementos, seleccionar Herramientas
para análisis. Luego hacer clic en Aceptar. Si se pide
confirmación, hacer clic en Sí
4.
Las Herramientas para análisis están disponibles desde la
pestaña Datos, en el grupo Análisis
CARGAR HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS PARA EXCEL
10. Funciones lógicas avanzadas
PRINCIPALES FUNCIONES LÓGICAS
FUNCIÓN
DESCRIPCIÓN
Y()
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdadero
FALSO
Devuelve el valor FALSO. No tiene argumentos
SI(argumento;acción si
verdadero;acción si falso)
Indica una prueba lógica que realizar en el argumento. Si el
resultado es verdadero realiza la primera acción, de lo
contrario la segunda
SIERROR(valor; valor_si_error)
Devuelve un valor especificado si la fórmula indicada genera
un error
NO()
Invierte el valor lógico del argumento
O()
Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es verdadero
VERDAD
Devuelve el valor VERDADERO. No tiene argumentos
XO()
Valor lógico exclusivo, devuelve VERDADERO cuando los
argumentos arrojan diferentes resultados
11. Funciones financieras
PAGO
•
SINTÁXIS: PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo)
•
DESCRIPCIÓN: Calcula el pago de un préstamo o cantidad basado en pagos constantes y una tasa de
interés constante
•
ARGUMENTOS:
•
Tasa
Obligatorio. Es el tipo de interés del préstamo.
•
Núm_per
•
Va Obligatorio. El valor actual o el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros.
También se conoce como valor bursátil.
•
Vf Obligatorio. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar
el último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
préstamo es 0).
•
Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) u omitido o 1 e indica cuándo vencen los pagos. 0 al final, 1
al principio del período
Obligatorio. Es el número total de pagos del préstamo.
TASA
•
SINTÁXIS: TASA (nper,pago,va,vf,tipo,estimar)
•
DESCRIPCIÓN: Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad
•
ARGUMENTOS:
•
Nper Obligatorio. Número total de periodos de pago en una anualidad
•
Pago
•
Va Obligatorio. El valor actual o el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros.
Vf Obligatorio. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar
el último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
préstamo es 0).
•
Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) u omitido o 1 e indica cuándo vencen los pagos. 0 al final, 1
al principio del período
•
Estimar Opcional. Estimación de la tasa de interés, si se omite se aume 10%
Obligatorio. Es el pago efectuado en cada periodo
NPER
•
SINTÁXIS: NPER(tasa,pago,va,[vf],[tipo])
•
DESCRIPCIÓN: Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos
constantes y en la tasa de interés constante.
•
ARGUMENTOS:
•
Tasa Obligatorio. Tasa de interés por período
•
Pago
•
Va Obligatorio. El valor actual o el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros.
Vf Opcional. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el
último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
préstamo es 0).
•
Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) u omitido o 1 e indica cuándo vencen los pagos. 0 al final, 1
al principio del período
Obligatorio. Es el pago efectuado en cada periodo (el pago no cambia)
VA
•
SINTÁXIS: VA(tasa, nper, pago, [vf], [tipo])
•
DESCRIPCIÓN: Calcula el valor actual de un préstamo o una inversión a partir de una tasa de interés
constante.
•
ARGUMENTOS:
•
Tasa Obligatorio. Tasa de interés por período
•
Pago Obligatorio. Es el pago efectuado en cada periodo (el pago no cambia)
•
Vf Opcional. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el
último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
préstamo es 0).
•
Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) u omitido o 1 e indica cuándo vencen los pagos. 0 al final, 1
al principio del período
VF
•
SINTÁXIS: VF(tasa,núm_per,pago,[va],[tipo])
•
DESCRIPCIÓN: Calcula el valor futuro de una inversión a partir de una tasa de interés constante.
•
ARGUMENTOS:
•
Tasa Obligatorio. Tasa de interés por período
•
Núm_per Obligatorio. Número total de períodos de pago en una anualidad
•
Pago Obligatorio. Pago fijo que se efectúa cada período
•
Va Opcional. El valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros
•
Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) u omitido o 1 e indica cuándo vencen los pagos. 0 al final, 1
al principio del período
12. Comprobación de errores
Comprobación de errores
Es común que, al utilizar fórmulas, se produzcan errores y se devuelvan resultados no deseados. Algunas
recomendaciones para buscar las causas de estos errores y determinar sus soluciones:
•
Recordar que toda fórmula empieza con el signo =
•
Fijarse bien en los argumentos y separadores. Utilizar la ayuda de Excel ante cualquier duda
•
Comenzar con fórmulas simples. Si la fórmula es muy compleja, tratar de analizar sus componentes por
separado
•
Usar la ayuda de Excel para revisar la sintaxis de la fórmula
•
Utilizar validación de datos (este tópico se desarrollará más adelante en el curso)
•
Utilizar funciones para tratamiento de errores (SI.ERROR, TIPO.DE.ERROR)
PRINCIPALES FUNCIONES DE GESTIÓN DE ERRORES
FUNCIÓN
DESCRIPCIÓN
SIERROR(valor; Devuelve un valor
valor_si_error) especificado si la
fórmula indicada
genera un error
ESERROR()
Devuelve
VERDADERO si el
argumento es un
error, en caso
contrario devuelve
FALSO
TIPO.
DE.ERROR()
Devuelve un número
que corresponde a
los tipos de error de
Excel
Si error_val es
#¡NULO!
#¡DIV/0!
#¡VALOR!
#¡REF!
#¿NOMBRE?
#¡NUM!
#N/A
#OBTENIENDO_DATOS
Otro valor
TIPO.DE.ERROR devuelve
1
2
3
4
5
6
7
8
#N/A
III Funciones avanzadas de
búsqueda, referencia y
texto
13. Buscar,
BuscarV,BuscarH,BuscarX
BUSCAR
•
SINTÁXIS: BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado])
•
DESCRIPCIÓN: Es la forma más básica de buscar un valor en Excel. Se puede buscar usando un vector
(filas o columnas) o una matriz (para lo que es mucho mejor BUSCARV, BUSCARH o BUSCARX)
•
ARGUMENTOS:
•
valor buscado Obligatorio. Es el valor que busca la función BUSCAR en el primer
vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia
que se refiere a un valor.
•
Vector_de_comparación Obligatorio. Es un rango que solo contiene una fila o una columna. Los
valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. LOS VALORES
DEBEN ESTAR EN ORDEN ASCENDENTE
•
vector_resultado Opcional. Un rango que solo contiene una fila o una columna. El
argumento vector_result debe tener el mismo tamaño que vector_de_comparación. Debe tener
el mismo tamaño.
BUSCARV
•
SINTÁXIS: BUSCARV(valor de búsqueda; rango que contiene el valor de búsqueda; el número de
columna del rango que contiene el valor devuelto; Coincidencia aproximada (TRUE) o Coincidencia
exacta (FALSE)).
•
DESCRIPCIÓN: Permite encontrar elementos en una tabla o un rango por fila.
•
ARGUMENTOS:
•
Valor de búsqueda El valor que desea buscar, también conocido como el.
•
El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. El valor de búsqueda debe estar siempre en la
primera columna del rango.
•
El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si especifica B2:D11
como el rango, B se debe contar como la primera columna, C como la segunda y así
sucesivamente.
•
Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia aproximada o FALSO si
desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor
predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.
BUSCARH
•
SINTÁXIS: BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, [ordenado])
•
DESCRIPCIÓN: Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y devuelve un
valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz.
•
ARGUMENTOS:
•Valor_buscado
Obligatorio. Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.
•Matriz_buscar_en Obligatorio. Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Use una referencia a un rango o
el nombre de un rango.Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.
•Indicador_filas Obligatorio. El número de fila en matriz_tabla desde el cual se devolverá el valor coincidente. Un
indicador_filas de 1, devuelve el primer valor de la fila en matriz_tabla, un indicador_filas de 2 devuelve el segundo valor de
la fila en matriz_tabla y así sucesivamente.
•Ordenado Opcional. Es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada.
Si lo omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada.
BUSCARX (Sólo Excel 365)
•
•
SINTÁXIS:
BUSCARX(valor_buscado
; matriz_buscada; matriz_
devuelta; [si_no_se_encu
entra];
[modo_de_coincidencia]
; [modo_de_búsqueda])
DESCRIPCIÓN: NO ESTÁ
DISPONIBLE EN EXCEL
2016 NI 2019. Se utiliza
para buscar elementos
en una tabla o rango por
fila.
argumento
valor_buscado
Necesario*
matriz_buscada
Requerido
matriz_devuelta
Requerido
[si_no_se_encuentra]
Opcional
[modo_de_coincidencia]
Opcional
[modo_de_búsqueda]
Opcional
Descripción
El valor que se va a buscar
La matriz o rango para buscar
La matriz o rango para devolver
Si no se encuentra una coincidencia válida, devolver el texto [if_not_found] que
proporcione.
Si no se encuentra una coincidencia válida y falta [if_not_found], se
devuelve #N/A .
Especifique el tipo de coincidencia:
0: coincidencia exacta. Si no se encuentra ninguno, devolver #N/A. Este valor es el
predeterminado.
-1: coincidencia exacta. Si no se encuentra ninguna, devolver el siguiente
elemento más pequeño.
1: coincidencia exacta. Si no se encuentra ninguna, devolver el siguiente elemento
más grande.
2: una coincidencia comodín donde *, ? y ~ tienen significado especial.
Especifique el modo de búsqueda que se usará:
1: realizar una búsqueda empezando por el primer elemento. Este valor es el
predeterminado.
-1: realizar una búsqueda inversa empezando por el último elemento.
2: realizar una búsqueda binaria que se base en que lookup_array se ordene
en orden ascendente. Si no está ordenada, se devolverán resultados no válidos.
-2: realizar una búsqueda binaria que se base en que lookup_array se ordene
en orden descendente. Si no está ordenada, se devolverán resultados no válidos.
14. Índices
INDICE
•
SINTÁXIS: INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna])
•
DESCRIPCIÓN: Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz, seleccionado por los índices de
número de fila y columna.
•
ARGUMENTOS:
•matriz Obligatorio. Es un rango de celdas o una constante de matriz.Si matriz contiene solo una fila o columna, el
argumento row_num o column_num es opcional.
•fila Obligatorio, a menos que column_num esté presente. Selecciona la fila de la matriz desde la cual devolverá un valor.
Si row_num se omite, column_num necesario.
•column_num Opcional. Selecciona la columna de la matriz desde la cual devolverá un valor. Si column_num se omite,
row_num es necesario.
15. Coincidir, desref, indirecto
COINCIDIR
•
SINTÁXIS: COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia])
•
DESCRIPCIÓN: Busca un elemento determinado en un intervalo de celdas y después devuelve la
posición relativa de dicho elemento en el rango
•
ARGUMENTOS:
•Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que desea buscar en matriz_buscada. El argumento de valor_buscado puede ser
un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.
•Matriz_buscada
Obligatorio. Es el rango de celdas en que se realiza la búsqueda.
•Tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el número -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia especifica cómo Excel
hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1.
DESREF
•
SINTÁXIS: DESREF(ref, filas, columnas, [alto], [ancho])
•
DESCRIPCIÓN: Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una
celda o rango de celdas
•
ARGUMENTOS:
•Referencia Obligatorio. La referencia en la que desea basar el desplazamiento. Referencia debe referirse a una celda o
rango de celdas adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR! Valor de error
•Filas Obligatorio. Es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que desea que haga referencia la celda superior
izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la
referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima).
•Columnas Obligatorio. Es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que desea que haga referencia la
celda superior izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a
estar cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la
referencia de inicio) o negativo (a la izquierda).
•Alto Opcional. Es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número
positivo.
•Ancho Opcional. Es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El argumento
ancho debe ser un número positivo.
INDIRECTO
•
SINTÁXIS: INDIRECTO(ref; [a1])
•
DESCRIPCIÓN: Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se
evalúan de inmediato para presentar su contenido
•
ARGUMENTOS:
•Ref_text Obligatorio. Referencia a una celda que contiene una referencia de estilo A1, una referencia de estilo R1C1, un
nombre definido como una referencia o una referencia a una celda como una cadena de texto. Si ref_text no es una
referencia de celda válida, INDIRECTO devuelve la #REF! #¡VALOR!
•Si ref_text hace referencia a otro libro (una referencia externa), el otro libro debe estar abierto. Si el libro de origen no está
abierto, INDIRECTO devuelve la #REF! #¡VALOR!
A1
Opcional. Un valor lógico que especifica el tipo de referencia que contiene la celda ref.
•Si a1 es VERDADERO o se omite, ref se interpreta como una referencia estilo A1.
•Si a1 es FALSO o se omite, ref se interpreta como una referencia estilo F1C1.
16. Operaciones con texto
(concatenar, convertir, extraer
hallar, reemplazar)
PRINCIPALES FUNCIONES DE TEXTO
FUNCIÓN
DESCRIPCIÓN
TEXTO(argumento; formato)
Convierte un argumento en un texto con el formato
especificado
CONCATENAR(texto1,
texto2…)
Une los argumentos de texto en una sola cadena. Se
pueden concatenar hasta 255 argumentos y un total de
8192 caracteres
EXTRAE(texto, posición_inicial,
núm_de_caracteres)
De la cadena de texto especificado, extrae el número de
caracteres desde la posición inicial indicada
ENCONTRAR(texto_buscado,
dentro_del_texto,
[núm_inicial])
Ubica el texto buscado en una cadena y devuelve el
número de la posición inicial de la primera cadena de
texto a partir del primer carácter de la segunda.
MINUSC(), MAYUSC()
Convierte un texto a minúsculas | mayúsculas
REEMPLAZAR(texto_original,
núm_inicial,
núm_de_caracteres,
texto_nuevo)
Permite reemplazar el texto original, a partir de la posición
inicial y por el número de caracteres, con el texto nuevo
indicado
FUNCIONES PARA SEPARAR TEXTO
1. DERECHA(texto,[núm_de_caracteres])
2. IZQUIERDA(texto, [Núm_de_caracteres])
3. MID(texto,posición_inicial,núm_de_caracteres)
•
DESCRIPCIÓN: Devuelve la cadena de caracteres de un texto dado empezando desde la derecha,
izquierda, o una posición arbitraria inicial (MID)
•
ARGUMENTOS:
1.
texto
Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres a extraer
2.
Posición_inicial Obligatorio. En la función MID, para determinar la posición de inicio para extraer los caracteres
3.
Num_caracteres. Obligatorio. Número de caracteres a extraer
ASISTENTE PARA SEPARAR TEXTO EN COLUMNAS
ASISTENTE PARA SEPARAR TEXTO EN COLUMNAS
ASISTENTE PARA SEPARAR TEXTO EN COLUMNAS
ASISTENTE PARA SEPARAR TEXTO EN COLUMNAS
ASISTENTE PARA SEPARAR TEXTO EN COLUMNAS
17. Auditoría de fórmulas
RELACIONES ENTRE LAS FÓRMULAS Y CELDAS
•
Muchas veces necesitamos comprobar la precisión de las fórmulas o encontrar el origen de un error
•
Esto es más difícil mientras las fórmulas tengas más celdas precedentes o dependientes
•Celdas precedentes: celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula de otra celda. Por ejemplo, si la
celda D10 contiene la fórmula =B5,la celda B5 es un precedente de la celda D10.
•Celdas dependientes: celdas que contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda
D10 contiene la fórmula =B5,la celda D10 depende de la celda B5.
•
Para ayudarle a comprobar las fórmulas, puede usar los comandos Rastrear precedentes y
Rastrear dependientes para mostrar gráficamente y rastrear las relaciones entre estas celdas y
fórmulas con flechas de rastreo
RASTREAR PRECEDENTES
RASTREAR DEPENDIENTES
MOSTRAR FÓRMULAS
EVALUAR FÓRMULAS
18. Combinación de fórmulas y
formulas complejas
COMBINACIONES DE FÓRMULAS Y FÓRMULAS COMPLEJAS
•
En esta sesión, realizaremos un repaso de la pestaña fórmulas
•
Revisaremos las principales fórmulas aprendidas y haremos un ejercicio de conectar correctamente
las fórmulas y datos de nuestro ejercicio
•
Al mismo tiempo, revisaremos algunas recomendaciones y buenas prácticas relacionadas con el
ingreso, gestión y edición de datos, como preparación al siguiente módulo (Gestión de datos)
IV Gestión de datos
19. Validación de datos
VALIDACIÓN DE DATOS
•
La validación de datos permite restringir qué tipo de datos o valores pueden ingresar en una celda
•
Para crear una validación simple de datos:
1.
Seleccionar las celdas a validar
2.
Ir a Datos/Validación de Datos
VALIDACIÓN DE DATOS
3.
En Configuración, elegir el criterio de
validación:
•
Qué valores se permiten
•
Las condiciones y el rango de datos
VALIDACIÓN DE DATOS
4.
En Mensaje de Entrada, personalizar el
mensaje que verá el usuario al ingresar
los datos
VALIDACIÓN DE DATOS
5.
En Mensaje de Error, personalizar el
mensaje que verá el usuario si hay un
error de ingreso de datos
6.
Hacer clic en Aceptar
20. Validación de datos
personalizados (listas)
VALIDACIÓN DE DATOS PERSONALIZADOS
•
Adicionalmente a la validación de datos vista en la sesión anterior, existen otras formas de
personalizar los rangos, restricciones y características de los datos a validar
•
¿Cuándo se recomienda validar datos?
1. Para limitar la entrada a elementos predefinidos (Listas)
2. Cuando los datos deben estar en un rango específico de valores
3. Cuando los datos son fechas u horarios que deben limitarse a un período específico
4. Cuando el ingreso es un texto con un número limitado de caracteres
5. Las restricciones son fórmulas o valores de otras celdas
MENSAJES DE ERROR AL VALIDAR DATOS*
*FUENTE: Soporte Microsoft: https://support.microsoft.com/es-es/office/m%C3%A1s-informaci%C3%B3n-sobre-la-validaci%C3%B3n-de-datos-f38dee73-9900-4ca6-93018a5f6e1f0c4c
RECOMENDACIONES PARA VALIDAR DATOS
1. El ancho de una lista está condicionado al ancho de la celda donde se validan los datos
2. Proteja la hoja o libro después de configurar la validación de datos
3. Del mismo modo, comparta el libro sólo después de configurar la validación de datos
4. Puede aplicarse la validación a celdas a las que ya se han escrito datos. Sin embargo, Excel
no notificará si hay datos existentes no válidos. Para identificarlos, utilice la opción Rodear con
un círculo datos no válidos
VALIDACIÓN PERSONALIZADA: LISTAS DESPLEGABLES
•
Las listas desplegables mejoran mucho la experiencia y seguridad al ingresar datos, restringiendo
lo que el usuario puede tipear al contenido de una lista completamente personalizable
•
Para crear una lista desplegable:
1.
En una hoja, escribir los elementos que aparecerán en la lista desplegable. Se recomienda que los
elementos se encuentren en una tabla de Excel, para facilitar su actualización automática
2.
Seleccionar la celda donde se quiere crear la lista desplegable
3.
Hacer clic en Datos/Validación de Datos
4.
En Configuración/Permitir, seleccionar Lista
5.
Configurar los mensajes de entrada y error
6.
Hacer clic en Aceptar
21. Filtros avanzados
FILTROS AVANZADOS
•
Hasta el momento, hemos utilizado los autofiltros que vienen con la definición de una tabla de
Excel o activando la opción Datos/Filtro
•
Los filtros avanzados son necesarios cuando deben combinarse varios criterios lógicos o los
autofiltros son insuficientes para obtener el filtro deseado
•
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, haga clic en Datos /Avanzado
FILTROS AVANZADOS
2. En el formulario Filtro Avanzado, seleccionar si se
desea filtrar la lista en su misma ubicación o
copiar el resultado a otro lugar
3. Seleccionar el rango de celdas a filtrar
(Generalmente una tabla)
4. Seleccionar el rango de criterios. El rango de
criterios debe contener encabezados similares al
rango a filtrar
5. Marcar si se desean solamente registros únicos
6. Hacer clic en Aceptar
7. Si desea deshacer el filtro, haga clic en el botón
Borrar
RANGOS DE CRITERIOS DE FILTROS
•
Un solo criterio. Se indica El nombre de la
columna y debajo el criterio:
Tienda
8
•
•
Dos o más criterios a la vez (Y): Se indican las
columnas, debajo de cada columna los
criterios pero todos en la misma fila:
Dos o más criterios, cualquiera de ellos (O): Se
indican las columnas, debajo de cada
columna los criterios pero en diferentes filas
Tienda
Cantidad
8
>5
Tienda
Código_Producto
8
11
22. Agrupar, desagrupar,
esquemas, sub-totales
AGRUPAR DATOS Y ESQUEMAS
•
Muchas veces en una hoja de cálculo tenemos datos que necesitamos agrupar o resumir por
alguna característica específica (fecha, cantidad, valor, etc.)
•
Excel permite crear hasta 8 niveles de agrupación
•
En la hoja se crea una estructura de esquema, parecida al esquema de un documento en
Word, donde cada nivel interno, que está representado por un número superior de símbolos
del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número
inferior de símbolos de esquema
•
Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar
los datos de detalle de cada grupo
•
Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas y
columnas.
CREAR UN ESQUEMA DE FILAS
1. Asegúrese de que cada columna de los datos que
desea esquematizar tiene una etiqueta en la primera
fila (por ejemplo, Región), contiene datos similares
en cada columna y que el rango que desea
esquematizar no tiene filas ni columnas en blanco.
2. Si lo desea, las filas de detalles agrupadas pueden
tener una fila de resumen correspondiente: un
subtotal. Para crear estos elementos, puede insertar
filas de resumen utilizando el comando Subtotal
3. También puede insertar sus propias filas de
resumen con las fórmulas, inmediatamente encima o
debajo de cada grupo de filas de detalle usando
funciones como SUMA()
4. De forma predeterminada, Excel filas de resumen
debajo de los detalles que resumen, pero es posible
crearlas encima de las filas de detalle. Si creó las
filas de resumen encima de las filas de detalle, en la
pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en el
selector de cuadro de diálogo:
CREAR UN ESQUEMA DE FILAS
•
Para aplicar un esquema, se puede hacer automáticamente (Sólo si el rango de datos tiene
subtotales o Excel detecta que puede aplicar esquemas), seleccionando el rango a aplicar y
luego haciendo clic en Datos/Agrupar/Autoesquema:
CREAR UN ESQUEMA DE FILAS
1. En caso se quiera crear un esquema
manualmente, se deben seleccionar todas
las filas de detalles y las de resumen (si las
hubiera). Si hay un total general, no debe
seleccionarse
2. Ir a Datos/Grupo Esquema/Agrupar
3. En el formulario Agrupar, seleccionar Filas
(predeterminado) y hacer clic en Aceptar
CREAR UN ESQUEMA DE FILAS
CREAR UN ESQUEMA DE COLUMNAS
1. Asegúrese de que cada columna de los datos que
desea esquematizar tiene una etiqueta en la primera
fila (por ejemplo, Región), contiene datos similares
en cada columna y que el rango que desea
esquematizar no tiene filas ni columnas en blanco.
2. Si lo desea, las columnas de detalles agrupadas
pueden tener una columna de resumen
correspondiente: un subtotal.
3. También puede insertar sus propias columnas de
resumen con las fórmulas, inmediatamente encima o
debajo de cada grupo de columnas de detalle
usando funciones como SUMA()
4. El resto del procedimiento es similar al de la
creación de un esquema de filas, salvo que en
Agrupar debe seleccionarse Columnas
23. Análisis de datos: Buscar
objetivo, tablas de datos,
administrar escenarios
ANÁLISIS DE DATOS
•
Podemos definir, en términos simples, que el Análisis de Datos (Data analytics) es un
enfoque que implica el análisis de datos de múltiples fuentes, tipos y formatos (conocido
como Big Data) para sacar conclusiones
•
Con el análisis de datos, las empresas cuentan con mejores herramientas para la toma de
decisiones estratégicas y generar más valor a su negocio
•
Si bien Excel no está especializado en Análisis de Datos, es un excelente punto de partida
para interpretar la información contenida en las hojas de cálculo y servir de insumo para
análisis más complejos, utilizando herramientas especializadas como Power BI
•
En Excel, las herramientas de análisis de datos se encuentran en el grupo Análisis de
Hipótesis, y son de tres tipos:
1. Búsqueda de objetivos: Usa un único resultado y calcula los posibles valores de entrada
que producirían ese resultado. Es la herramienta de análisis de datos más básica
2. Tablas de datos: Permiten examinar un rango de posibilidades utilizando una o dos
variables en un formato tabular. Muestran todos los resultados en una hoja de cálculo
3. Escenarios: Usan conjuntos de valores de entrada para calcular posibles resultados en
varias hojas de cálculo, permitiendo analizar más de dos variables
BUSCAR OBJETIVO
•
Buscar Objetivo permite resolver el problema de encontrar qué
valor de entrada se necesita para obtener un determinado
resultado en una fórmula
•
Por ejemplo ¿Cuánto debo vender para lograr al menos un
resultado neto de 0 (punto de equilibrio?
•
¿Qué tasa de interés me deberían cobrar para pagar una
cuota determinada de antemano?
•
Para usar la función Objetivo:
1. Seleccionar la fórmula sobre la que se desea obtener el
resultado objetivo
2. Ir a Prevision/Análisis de hipótesis/Buscar Objetivo
3. En Definir la celda, indicar la celda donde aparece el resultado
de la fórmula
4. Con el Valor es la constante que representa el valor buscado
(objetivo)
5. Cambiando la celda es el argumento en que Excel realizará
las iteraciones hasta encontrar el resultado más cercano al
objetivo buscado
6. Hacer clic en Aceptar
TABLAS DE DATOS
•
La función de Tablas de Datos permite definir un rango de celdas en el que se puede cambiar valores de
algunas de ellas y obtener respuestas diferentes a un problema.
•
Esta característica se utiliza mucho para realizar análisis de datos del tipo “¿Qué pasaría si?” y facilitar la
preparación de diferentes alternativas de decisión
•
La característica de esta función es que permite cambiar los valores de hasta dos variables (filas y
columnas) una vez definida una fórmula como “pivote”
•
Para crear una tabla de datos (se indica el procedimiento de dos variables, en el de una variable se
debe seleccionar si la tabla está orientada a filas o columnas):
1.
Escribir una fórmula que hace referencia a dos celdas de entrada diferentes.
2.
Escribir una lista de valores de entrada en la misma columna, debajo de la fórmula.
3.
Escribir la segunda lista en la misma fila que la fórmula, a la derecha.
4.
Seleccione el rango de celdas que contiene la fórmula, tanto la fila como la columna de valores y las celdas en
las que desea los valores calculados
5.
Hacer clic en Datos/Análisis de Hipótesis/Tabla de datos
6.
En el campo Celda de entrada Fila, escribir la referencia a la celda de entrada para los valores de entrada de la
fila. En el campo Celda de entrada Columna, escribir la referencia a la celda de entrada para los valores de
entrada de la columna
7.
Haga clic en Aceptar
TABLAS DE DATOS
ESCENARIOS
•
Un escenario es la herramienta de análisis de datos que permite manejar mayor cantidad de variables
•
Trabaja sobre un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de
cálculo
•
Se puede crear y guardar diferentes grupos de valores como escenarios y, a continuación, cambiar
entre estos escenarios para ver los diferentes resultados
•
Después de tener todos los escenarios que necesita, puede crear un informe de resumen del escenario
que incorpore información de todos los escenarios.
•
Los escenarios se administran con el asistente Administrador de escenarios desde el grupo Análisis de
hipótesis de la pestaña Datos
ESCENARIOS
•
Para crear un escenario:
1. Hacer clic en Datos/Análisis de
Hipótesis/Administrador de escenarios
2. Hacer clic en Agregar para crear un nuevo
escenario
3. Ingresar el nombre del escenario, qué celdas
van a cambiar (puede especificar hasta 32
celdas cambiantes) y opcionalmente algún
comentario
4. Hacer clic en Aceptar
5. Repetir para los demás escenarios, al menos
debería tener dos escenarios registrados
ESCENARIOS
ESCENARIOS
24. Análisis de datos: Previsión,
Solver
PREVISIÓN
•
Si se tienen datos históricos de duración definida, es decir, con intervalos constantes, puede usarlos
para crear una previsión
•
La previsión es una función basada en el Análisis estadístico de Series de Tiempo
•
Cuando crea una previsión, Excel crea una nueva hoja de cálculo con una tabla de los valores
históricos y pronosticados y un gráfico que muestra dichos datos
•
Las previsiones se utilizan para realizar pronósticos de magnitudes numéricas (cantidad de ventas,
ingresos, resultados, tipos de cambio, demandas, etc.)
PREVISIÓN
PREVISIÓN
PREVISIÓN
SOLVER
•
Solver es un programa integrado como complemento de Excel, que brinda una mayor variedad de
opciones para análisis de datos del tipo What if, sobre todo cuando entran en juego restricciones
para maximizar o minimizar un valor objetivo en una celda
•
Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión o, simplemente,
celdas de variables que se usan para calcular fórmulas en las celdas objetivo y de restricción
•
Solver ajusta los valores de las celdas de variables de decisión para que cumplan con los límites de
las celdas de restricción y den el resultado deseado en la celda objetivo, luego de sucesivas
iteraciones
•
En resumidas cuentas, puede usar Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda
cambiando otras celdas
SOLVER
•
Para implementar una solución con Solver:
1. Asegurarse de haber instalado el complemento
Solver desde Opciones/Complementos
2. En Datos/Análisis, hacer clic en Solver
3. Seleccionar una celda con fórmula para establecer
el objetivo
4. Seleccionar si el objetivo se Maximizará (Max),
Minimizará (Min) o se deberá obtener un Valor
determinado (Valor de)
5. En Cambiando las celdas de variables, escribir un
nombre o referencia para cada rango de celda de
variable de decisión. Las celdas de variables deben
estar directa o indirectamente relacionadas con la
celda objetivo (Máximo 200 celdas de variables)
6. En Sujeto a las restricciones, añadir las restricciones
a aplicar
7. Hacer clic en Resolver
SOLVER
V Datos externos y tablas
dinámicas
25. Obtener datos externos
OBTENER DATOS EXTERNOS (IMPORTAR DATOS)
•
Excel se ha vuelto un programa muy versátil con los años. No solamente permite intercambiar
información entre las aplicaciones de la suite de Office (Word, PowerPoint, Project) de una forma
transparente y sencilla, sino que también posee la capacidad de leer datos externos de otras
aplicaciones aparentemente no compatibles
•
Al conectarse a datos externos es posible analizar datos en Excel sin tener que realizar
repetidamente el proceso de “copiar-pegar”, que es una operación que puede llevar mucho tiempo
y ser propensa a errores
•
Después de conectarse a datos externos, también puede actualizar (o actualizar) automáticamente
los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con
información nueva
•
NOTA: Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a
datos al abrir un libro, debe habilitar las conexiones de datos mediante el Centro de Confianza en
Opciones
OBTENER DATOS
•
Para abrir las opciones de
importación de datos, vaya a
Datos/Obtener Datos
•
La opción más común es obtener
datos de un archivo (Excel, texto,
XML, JSON, PDF, SharePoint)
•
También se pueden obtener datos
de una Base de Datos Access,
SQLServer, MySQL, de Azure, Power
BI, servicios en línea y otras fuentes
como Active Directory, Exchange,
etc.
OBTENER DATOS
•
Una vez seleccionada la fuente de
datos, Excel se conectará al
archivo seleccionado y abrirá el
formulario de obtener datos (Este
puede cambiar dependiendo del
tipo de archivo)
OBTENER DATOS
•
Para seleccionar más de un elemento, marcar
Seleccionar varios elementos
•
Luego Seleccionar qué elementos del archivo
se desean importar
•
Hacer clic en Cargar. Puede escoger Cargar en
para importar los datos a otra hoja o una tabla.
De lo contrario cargara un formulario de datos
para efectuar consultas con los datos
importados
OBTENER DATOS
26. Introducción a las tablas
dinámicas
TABLAS DINÁMICAS
•
Una tabla dinámica es l presentación de datos de manera interactiva resumiendo rápidamente grandes
volúmenes de datos
•
ES útil para analizar datos numéricos con mayor detalle y para responder a preguntas imprevistas sobre los
datos. Entre sus principales aplicaciones tenemos:
1.
Consultar grandes cantidades de datos de muchas formas sencillas.
2.
Obtener subtotales y sumas de datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y
fórmulas personalizadas.
3.
Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y profundizar en los detalles de los datos de
resumen de las áreas de interés.
4.
Transponer filas por columnas o viceversa ("pivotar") para ver diferentes resúmenes de los datos de origen
5.
Filtrar, ordenar y agrupar los subconjuntos de datos más útiles e interesantes, así como darles formato de forma
condicional, para que pueda centrarse en la información que desee.
6.
Presentar informes en línea o impresos concisos de manera atractiva
CREAR UNA TABLA DINÁMICA
1. Seleccionar el rango de
celdas a partir del cual se
creará la tabla dinámica
2. Ir a Insertar/Tabla Dinámica
3. Seleccionar si la tabla se
coloca en la hoja actual o
una nueva hoja
4. Hacer clic en Aceptar
CREAR UNA TABLA DINÁMICA
CREAR UNA TABLA DINÁMICA
1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la
casilla del nombre del campo en el panel Campos de tabla
dinámica
2. Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas
predeterminadas: los campos no numéricos se agregan
a Filas, las jerarquías de fecha y hora se agregan
a Columnas y los campos numéricos se agregan a Valores
3. Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo
al área de destino.
4. Si agrega nuevos datos al origen de datos, tendrá que
actualizar las tablas dinámicas que se integraron en ese
origen de datos. Para actualizar una sola tabla dinámica,
puede hacer clic con el botón derecho en algún lugar del
rango de tabla dinámica y, después, seleccionar Actualizar.
CREAR UNA TABLA DINÁMICA
27. Filtros y campos calculados en
una tabla dinámica
FILTROS MANUALES
1. Seleccionar la flecha del encabezado de
columna que desea filtrar
2. Desactivar Seleccionar todo y seleccionar las
casillas que desee mostrar. Después, haga clic
en Aceptar
3. Otras alternativas para filtrar una tabla
dinámica son:
1.
Utilizar el campo Filtro de la tabla dinámica
2.
Usar segmentaciones (Esto se verá en la
siguiente sesión)
CAMPOS CALCULADOS
•
En las tablas dinámicas, puede usar las
funciones de resumen en los campos de valor
para combinar los valores de datos de origen
subyacente
•
Si las funciones de resumen y los cálculos
personalizados no proporcionan los resultados
que quiere, puede crear sus propias fórmulas en
los campos y elementos calculados
•
Métodos de cálculo disponibles:
1.
Funciones de resumen en los campos de valores:
SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN,
PRODUCTO, Contar números, DESVEST (Desv.
Estándar), DESVESTP (Desv. Estándar de
población), VAR, VARP
2.
Cálculos personalizados: Un cálculo
personalizado muestra los valores basados en
otros elementos o celdas en el área de datos (%
de totales, % de totales de filas, columnas,
elementos clasificados, etc.)
3.
Fórmulas personalizadas (Sólo en tablas cuyos
datos de origen no son OLAP). Operan sobre los
totales y no sobre los registros individuales
CAMPOS CALCULADOS
•
Para agregar un campo calculado:
1.
Seleccionar la tabla dinámica, hacer clic
en Analizar/Campos, elementos y conjuntos
2.
Escribir un nombre para el campo
3.
En Fórmula, escribir la fórmula para el
campo. La fórmula puede incluir elementos
de la lista de campos
4.
Hacer clic en Aceptar
28. Segmentación de datos,
vincular tablas
AGRUPAR DATOS
•
La agrupación de datos en una tabla
dinámica puede ayudarle a mostrar un
subconjunto de datos para analizar. Se
puede seleccionar elementos de una
columnas y agruparlos para poder hacer
énfasis en las características comunes de
los datos
•
Para crear un grupo:
1. Mantenga presionada CTRL y seleccione
1 o más valores
2. Hacer clic derecho y seleccionar
Agrupar
3. Para quitar el grupo seleccionar
cualquier elemento del grupo, hacer clic
derecho y escoger Desagrupar
SEGMENTACIÓN
•
En primer lugar, puede insertar una o más
segmentaciones de datos para obtener una forma rápida
y eficaz de filtrar los datos de la tabla
•
Las segmentaciones de datos tienen botones en los que
puede hacer clic para filtrar los datos y permanecen
visibles con los datos, por lo que siempre sabrá qué
campos se muestran u ocultan en la tabla dinámica
filtrada
•
Para usar una segmentación:
1. Seleccionar cualquier elemento de la tabla, ir a Analizar
tabla dinámica / Insertar segmentación de datos
2. Seleccionar los campos para los que desea crear
segmentaciones. Luego hacer clic en Aceptar
SEGMENTACIÓN
3. Excel colocará una segmentación de datos en la hoja de cálculo para cada selección realizada
4. Acomodar y organizar los elementos para utilizarlo con mayor comodidad junto con la tabla dinámica
5. Hacer clic en los botones de segmentación de datos para seleccionar los elementos que desea
mostrar en la tabla dinámica.
ESCALA DE TIEMPO
•
En vez de ajustar los filtros para mostrar las fechas, puede usar una Escala de tiempo de tablas
dinámicas
•
Una escala de tiempo es una opción de filtro dinámico que permite filtrar fácilmente por fecha y hora,
y acercar el período que desee con un control deslizante
•
Hacer clic en Analizar/ Insertar escala de tiempo para agregar una a la hoja de cálculo.
VINCULAR TABLAS
•
Cuando se trabajan con datos
de diferentes tablas, es
necesario que se conecten a
través de uno o varios campos
comunes
•
Establecer estas relaciones
exige un conocimiento de los
tipos de relaciones entre bases
de datos relacionales. Sin
embargo, esta dificultad se
puede gestionar con el
Administrador de relaciones de
Excel y el complemento de
Power Pivot
VINCULAR TABLAS
29. Gráficos dinámicos
GRÁFICOS DINÁMICOS
•
Si bien las tablas dinámicas son una herramienta muy útil y práctica para generar reportes precisos y
obtener información consolidada rápidamente, siguen siendo tablas
•
En muchas ocasiones, es necesario recurrir al arsenal de gráficos con que viene Excel para mejorar
las presentaciones de informes y hacer más asequible el acceso a la información, permitiendo
comprender mejor el mensaje proporcionado por los datos
•
En estas circunstancias, donde “una imagen vale más que mil palabras” los gráficos dinámicos son
una forma excelente de agregar visualizaciones a las celdas de datos
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
1. Desde una tabla convencional:
1. Seleccionar una celda en la tabla
2. Hacer clic en Insertar/gráfico dinámico
2. Desde una tabla dinámica:
1. Seleccionar una celda de la tabla
2. Hacer clic en Analizar tabla dinámica/Analizar/Gráfico dinámico
3. Seleccionar un gráfico
4. Hacer clic en Aceptar
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
30. Hipervínculos (conexión con
otros orígenes)
HIPERVÍNCULOS
•
Para obtener acceso rápido a información
relacionada en otro archivo o en una página
web, puede insertar un hipervínculo en una celda
de la hoja de cálculo. También puede insertar
vínculos en elementos específicos del gráfico.
•
Para crear un hipervínculo a una página web:
1. Hacer clic en la celda donde se desea
establecer el vínculo
2. Ir a Insertar/Vínculo o también clic derecho,
Vínculo
3. Hacer clic en Insertar Vínculo
HIPERVÍNCULOS
4. Seleccionar la carpeta página consultada o archivo al que se creará el hipervínculo
5. También puede ser una dirección de email, o una página web existente
6. Hacer clic en Aceptar
¡¡¡Muchas gracias!!!