PLAN DE RECLUTAMIENTO Y RETENCIÓN DE MIEMBROS CLUB ORIENTE PETROLERO

PLANIFICADORES DE ESTRATEGIA Y ACCIONES
INSTITUCIONALES
V.1.0
TABLA DE CONTENIDOS
PÁGINA NO.
INTRODUCCIÓN
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PRIMERA PARTE – PLAN DE ACCIÓN DE RECLUTAMIENTO 4 – 5
SEGUNDA PARTE – PLAN DE ACCIÓN DE RETENCIÓN 6
TERCERA PARTE - EVALUACIÓN DEL CLUB 7 - 8
CUARTA PARTE – ESTRATEGIA DE RECLUTAMIENTO
9 - 16
QUINTA PARTE - ESTRATEGIA DE RETENCIÓN
17 - 19
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INTRODUCCIÓN
Este Planificador de Membresía y Reclutamiento de Clubes Rotarios está diseñado
como un conjunto de herramientas para ayudar a los clubes a desarrollar y llevar a
cabo planes eficaces de reclutamiento y retención de socios. Está diseñado para
complementar el inventario de clubes de Rotary International y debe utilizarse junto con
la Guía de recursos para el desarrollo de la membresía de Rotary International.
Los clubes rotarios pueden utilizar una o más de estas herramientas. La primera parte
es una plantilla de Plan de Acción de Reclutamiento. La segunda parte es una plantilla
de plan de acción de retención.
La tercera parte es una herramienta para llevar a cabo una evaluación rápida del
edificio de un club en el inventario anual de clubes de RI. Es una buena herramienta
para usar en un foro del club antes de comenzar a desarrollar planes de reclutamiento
y retención. La cuarta parte es una herramienta de evaluación y desarrollo de
estrategias más completa. La quinta parte es una herramienta similar para la retención.
Es posible que los clubes no necesiten usar estas dos últimas herramientas cada año,
pero pueden encontrarlas útiles para revisar o rehacer cada dos o tres años.
Las herramientas de evaluación están diseñadas para ser utilizadas como una
actividad grupal: los planes reales pueden ser desarrollados por un grupo o por quien
tenga la iniciativa para el reclutamiento y la retención en su club rotario.
Los clubes deben sentirse libres de modificar o personalizar estos documentos de
planificación para satisfacer las necesidades y circunstancias particulares de su club.
El autor apreciará cualquier sugerencia de mejora que pueda tener como resultado del
uso de estas herramientas. Sus sugerencias pueden ser enviadas a
[email protected].
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PRIMERA PARTE
PLAN DE ACCIÓN DE “RECLUTAMIENTO DE UNA INSTITUCIÓN”
ACCIÓN
ACCIONADOR(ES)
Fecha de
Inicio y
Finalización
Evaluación de la
Institución
Evaluación de los
conformantes
Determinar las
Estrategias a
desarrollar para el
Reclutamiento de
la Institución
Propuesta de
algunos cambios
en base a
necesidad y
observaciones
recomendadas
para la Institución
Configurar el
equipo de
campaña para
Directorio de la
Institución
Crear/Adquirir
Instrumentos y/o
Herramientas de
reclutamiento
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Planificar eventos
(si los hay)
Identificar
posibles
miembros
Póngase en
contacto con
posibles
miembros
Monitorear e
informar sobre el
progreso
Planificar y
celebrar
Evaluar e
informar
5
SEGUNDA PARTE - PLAN DE ACCIÓN DE RETENCIÓN
ACCIÓN
ROTARIO(S)
COMIENZA &
FECHAS DE FINALIZACIÓN
Creación de guiones de
inducción y ceremonia
Diseño del Programa de
Orientación
Orientación de nuevos
miembros
Adquisición de materiales
de inducción y postinducción
Asignación Mentor a un
nuevo miembro
Desarrollo del Programa
de Educación Continua
para Miembros
Diseño de procesos de
mejora continua
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TERCERA PARTE – EVALUACIÓN
1. RESUMEN DE LA EVALUACIÓN DEL CLUB
Fortalezas del club: (¿De qué estás más orgulloso?)
Debilidad del club: (¿Identifica qué aspectos de tu club podrían mejorarse?)
Membresía actual del club: (Complete un análisis demográfico del club: la edad, el
tiempo en Rotary, el género, el origen étnico y las clasificaciones de los socios
actuales)
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2. EVALUACIÓN DE LA COMUNIDAD:
Tendencias de desarrollo: (Identifique los patrones de población, las tendencias
comerciales, la demografía de la comunidad a la que sirve y de la que se nutre su club)
Oportunidades de membresía resultantes: (Identifique vecindarios, distritos
comerciales, grupos étnicos que podrían ser fuentes de nuevos miembros)
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CUARTA PARTE - ESTRATEGIA DE RECLUTAMIENTO
1. OBJETIVO DE MEMBRESÍA:
RED
REQUERIDO NUEVO
MARCO DE TIEMPO
2. LÍDER DE MEMBRESÍA:
3.FOCUS:
Ocupaciones: (Identifique las ocupaciones en las que el club podría centrar el
reclutamiento)
Organizaciones empresariales: (Identifique asociaciones empresariales en su
comunidad a las que podría comunicarse en una búsqueda de miembros)
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Vecindarios: (¿Son sus vecindarios particulares en su comunidad que están
subrepresentados en su club)?
Grupos de ciudadanos: (Son sus grupos particulares de ciudadanos, por ejemplo ,
grupos de edad, comunidades étnicas a las que debe comunicarse para reclutar
nuevos miembros)
Otros: (Identifique organizaciones asociadas, grupos que su club apoye , etc.)
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3. MEJORAS EN EL CLUB
(¿Qué cosas del club necesitan mejorar: por ejemplo, reuniones, materiales,
comunicaciones, prácticas?)
5. TÁCTICA
Organización de la campaña: (Quién dirigirá y participará en la campaña de
reclutamiento, por ejemplo, individuos, equipos, grupo de trabajo)
Eventos: (¿Qué eventos puedes usar para mostrar Rotary y Membresía?)
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Relaciones públicas: (Identifique los esfuerzos de relaciones públicas que puede
organizar para aumentar la conciencia sobre Rotary, el club y su búsqueda de
nuevos socios)
Generación de nombres: (¿Cómo generará una lista de posibles miembros?)
Contacto para posibles miembros: (Determine cómo se comunicará con los posibles
miembros, por ejemplo, carta, correo electrónico, teléfono, visitas)
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Seguimiento de prospectos: (quién, cuándo, cómo del seguimiento de aquellos que
han sido contactados para unirse a Rotary)
6. HERRAMIENTAS Y RECURSOS:
Folletos. (Qué folletos utilizará en su campaña – Club – Distrito – RI)
Publicaciones; (¿Qué publicaciones utilizarás?)
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Videos: (¿Qué videos de Rotary usarás?)
Presentaciones; (Identificar o diseñar presentaciones que se puedan utilizar)
Oradores rotativos: (Compile una lista de oradores que podría usar dentro del club y
externamente para hablar sobre Rotary y los beneficios de afiliarse)
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7. INCENTIVOS: (Determinar qué hará el club para reconocer el éxito de la campaña
de membresía de los miembros/equipos)
8. SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DE LOS OBJETIVOS (¿Qué método y con qué
frecuencia supervisará e informará al club sobre la campaña?)
9. EVALUACIÓN DE LA CAMPAÑA DE RECLUTAMIENTO (Post-campaña - ¿qué
funcionó – qué podría mejorarse la próxima vez?)
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10. CELEBRACIÓN: (¿Cómo vas a celebrar y comunicar tu éxito?)
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QUINTA PARTE - ESTRATEGIA DE RETENCIÓN
1. ORIENTACIÓN PARA NUEVOS MIEMBROS:
Contenido (¿Qué incluirás en la orientación de los nuevos miembros?)
Quién es responsable: (¿Qué rotarios son responsables de llevar a cabo su
estrategia de retención?
2. INDUCCIÓN:
Guión de ceremonia (Desarrollar o adquirir un guión de inducción)
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Inductor: (Determine quién hará las inducciones de los nuevos miembros)
Participantes: (Quién participará típicamente en la ceremonia de inducción)
Materiales: (Identifique los materiales que le dará al nuevo miembro al momento de
la inducción)
3. EDUCACIÓN:
Miembro (Qué materiales adicionales (escritos/en video, qué eventos, utilizará para
informar al nuevo socio sobre Rotary)
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Miembros del club (identifique las comunicaciones, los materiales, los programas
del club y las asambleas que puede utilizar para continuar la educación de todos
los socios del club)
Participación: (Identifique cómo mantendrá a todos los socios involucrados: comités
de clubes, equipos de eventos/recaudación de fondos, eventos distritales, reuniones
semanales)
4. MEJORA CONTINUA:
(Identifique las herramientas que puede utilizar para garantizar la mejora continua
del club, por ejemplo, encuesta del club, entrevista de salida, asambleas del club,
plan anual del club)
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