GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS MicrosoftGUÍA TEÓRICA-UNIDAD TEMÁTICA 10 UNNE-ACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 2021 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GUÍA PARTE TEÓRICA ElElcontenido contenidoatiende atiendeaalos loslineamientos lineamientosde decátedra cátedraestablecidos establecidosen enelel programa. Programa Elaborada por: L.A-Cra. Ethel Krejci Esp. Cra. Alicia Dusicka Mgter. Cra. María Lucía Rodríguez Esp. Cra. Maris Telma Gamón Guía Temática de SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, actualizada y ampliada a marzo de 2021. “Los líderes de éxito serán aquellos que dirijan inspirando a los individuos”. John Sculley P á g i n a 1 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 GUIA TEMATICA DE “SISTEMAS ADMINISTRATIVOS”- ACTUALIZADA Y AMPLIADA A MARZO 2021 Este material didáctico y los sucesivos estarán orientados a los alumnos de las carreras de contador público y licenciados en administración. Describe los lineamientos de la cátedra Sistemas Administrativos, que está incluida en el tercer año de las carreras de Contador Público y Licenciatura en Administración de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional del Nordeste (UNNE). Es: Una actualización del material desarrollado en la materia Organización Administrativa. Un aporte a los conocimientos que el alumno fue incorporando desde la Asignatura Principios de Administración, Fundamentos de Administración a los fines de considerar la importancia del trabajo en equipo y las competencias para el campo laboral-profesional. El material fue elaborado por las docentes responsables del dictado teórico de la materia, en base al material ya existente en la cátedra y considerando las actualizaciones en base a distintas bibliografías actualizadas y otras fuentes complementarias. El material está diseñado de acuerdo a las unidades temáticas del programa de la asignatura, que se irán desarrollando en las distintas clases y bajo las diferentes modalidades: presencial y/ o virtual. Por lo tanto, los tópicos acá descriptos serán requeridos en las evaluaciones parciales y finales, sean presenciales o virtuales OBJETIVOS GENERALES: Habituar al alumno a la lectura y análisis previo de los temas que se profundizarán en las clases institucionales. Desarrollar habilidades para la investigación en variadas fuentes primarias y secundarias. P á g i n a 2 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Unidad Temática 10: Metodología del Análisis de Sistemas Administrativos 10.1 Concepto. Planificación del Trabajo a realizar. 10.2 Relevamiento general y particular de los sistemas a analizar. Instrumentos a utilizar. 10.3 Análisis crítico. Métodos. 10.4 Conclusiones sobre la situación actual 10.5 Propuestas y Fundamentación 10.6 Implementación y seguimiento y evaluación de resultados. 10.7 Organización de oficinas clásicas y electrónicas Bibiografía Básica (detalles en el programa de la asignatura) Lardent A, Gómez Echarren M. y Loro A. (1993) “Técnicas de Organización, sistemas y Métodos”. Buenos Aires, Argentina: Club de Estudio. Volpentesta, J. (2015). “Estudio de Sistemas de Información para la Empresa”. (3º Ed). Buenos Aires, Argentina: Edit. Buyatti. Volpentesta, J. (2015). “Organizaciones, Procedimientos y Estructuras” (3º Ed). Buenos Aires, Argentina: Edit. Buyatti. Elaborado por: Cra. Lic. Ethel Krejci P á g i n a 3 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 10.1 Concepto. Planificación del Trabajo a realizar. Metodología deriva de método. Método deriva del latín “métodos”, que significa modo de operar. Es decir, de la conjunción de dos palabras: a.- “Meta”: fin a que se dirigen las acciones. Expresado en el campo operativo organizacional, es el objetivo por el cual se realiza un conjunto de actividades. b.- “Odos”: significa caminar. Dirigirse hacia algún fin u objetivo. Para Lovis Favre, es el conjunto de procedimientos que permite alcanzar el fin de la ciencia. Expresado de otra manera, constituye una rutina de trabajo racionalmente definido. Dentro de este concepto y teniendo en cuenta el objetivo de la organización dentro de la administración científica, podemos conceptualizar a la metodología como “un conjunto de procedimientos que conforman un proceso racional para alcanzar objetivos previamente establecidos, con respecto al examen de un sistema administrativo.” Un método o una metodología es una guía para el razonamiento y, como tal, un recurso para la acción. Una metodología para el estudio de los sistemas administrativos es una descripción lógica y secuencial de pasos para cumplir la tarea y la disposición de técnicas y herramientas utilizables para tal fin. A su vez, todo análisis dentro de la teoría de sistema es la desagregación de los elementos que componen el universo bajo estudio para examinar propiedades y atributos dentro del contexto en que interactúan. En tanto que sistema es una abstracción con que se designa a un conjunto de elementos con determinada relación entre ellos y sus atributos, tendiente a un objetivo determinado. Dentro de este concepto de sistemas podemos extraer determinadas fundamentaciones, en función a ciertos interrogantes que surgen del mismo concepto expuesto precedentemente. Consecuentemente, correspondería hacernos los siguientes interrogantes: a.- ¿Porqué es una abstracción? P á g i n a 4 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Porque son modelos que se extraen de la realidad para ser examinados. Es decir, que el analista delimita el campo de estudio en función al marco de referencia con que se ha de realizar el examen de cada organización en particular. Este marco teórico que delimita el analista está vinculado con el tema a resolver, como también su profundidad y alcance que ha de realizar en el trabajo de campo. Aquí interviene en gran medida la intuición del analista, su experiencia personal y su formación teórica en el ámbito bajo estudio. A título de ejemplo, esta abstracción puede ser la estructura formal de una empresa, flujos de informaciones generales o especiales de una organización (cursogramas) y su profundidad estará ligada al nivel de complejidad del problema a resolver. b.- ¿Porqué elementos? Porque todo sistema está integrado por partes, componentes o variables. Es decir, aquí se pone en evidencia el inicio del análisis. El análisis busca descomponer las partes del todo para identificar cómo está funcionando el sistema y poder detectar las causas que dificultan su apropiado funcionamiento. El experto en el tema desagrega los componentes o variables del sistema para su adecuado análisis. Caso contrario, no podrá realizar un trabajo profesional con seriedad técnica, ya que desconocería como están actuando estas variables entre sí c. ¿Porqué relación? Porque es necesaria la interrelación de los distintos elementos a través de ciertos atributos que los une. Para que el sistema bajo estudio funcione, se requiere que las partes integrantes del sistema se interrelacionen entre sí. El todo funciona a través de sus partes o elementos. Y para alcanzar la armonía del sistema es necesario que cada parte asuma una determinada función o rol dentro de la organización. En esta multiplicidad de funciones y roles existen componentes o elementos naturales, tecnológicos y humanos. En esta multiplicidad de relaciones adquiere significación el grado de desagregación analítica con que se ha de investigar al modelo bajo estudio. La relación de las partes de un sistema le da consistencia en el contexto en el que interactúa, tanto por sus relaciones hacia adentro como hacia afuera de la organización. P á g i n a 5 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Las relaciones de las partes están íntimamente ligadas al concepto de coordinación de las partes con que atribuye Henry Fayol, como una de las funciones de la administración científica. A mayor claridad en la coordinación, facilita la interrelación de las partes componentes de un sistema. d. ¿Por qué atributos? Porque los atributos son propiedades o condiciones que caracterizan a cada uno de los elementos para que estos interactúen entre sí. En todo sistema, se parte de un principio de coordinación de sus componentes y esta coordinación está estrechamente vinculada con los atributos que cada componente posee. Para que un sistema funcione, se tiene que relacionar sus componentes y estos componentes se interrelacionan a través de sus atributos. Debemos recordar que las partes, componentes o variables de la organización como sistema pueden ser naturales, tecnológicos y humanos. Cada uno de estos componentes tienen sus propios atributos que facilitan o no su coordinación. De allí la necesidad sobre la compatibilidad de los atributos de cada componente de la organización. A mayor compatibilidad de sus atributos mayor interrelación, facilitando la coordinación de la organización. e. ¿Por qué objetivos? Porque determina la meta de la interacción con lo cual le da racionalidad al sistema. Cuando los objetivos son claros facilita la actividad del factor humano que dinamiza a los componentes naturales y tecnológicos. Cuando los objetivos no son claros, genera confusión entre los integrantes de la organización que se traslada en los factores naturales y tecnológicos. Consecuentemente, la racionalidad del sistema está vinculada directamente con el factor humano e indirectamente con los factores o variables naturales y tecnológicas que integran el sistema. Los objetivos dan coherencia a las actividades que desarrolla la organización como sistema. P á g i n a 6 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 ETAPAS DE LA ADMINISTRATIVOS METODOLOGÍA DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS Estudio Preliminar Planificación del Trabajo Relevamiento de la situación vigente Análisis y diagnóstico de la situación vigente Conclusiones y Propuestas Implementación y evaluación final Estudio Preliminar. En esta etapa, el profesional responsable de realizar una determinada labor técnica en cualquier ámbito del quehacer empresario, toma conciencia de la amplitud, alcance y profundidad del trabajo a realizar. A través de entrevistas formales, observaciones de algunas documentaciones claves que pudiera disponer, el profesional se hace una composición del lugar y contenido del trabajo que se le ha de encomendar. En esta etapa es importante conocer la magnitud de la empresa, ubicación geográfica, los sistemas operativos que utiliza en los distintos campos del quehacer cotidiano, la planta de personal, discernir sobre la capacidad técnica-empresaria de los protagonistas, problemas coyunturales y perspectivas futuras que atraviesa el sector económico donde compite la empresa, etc. En síntesis, es identificar la empresa u organismo y los aspectos generales de los problemas objeto de análisis. Planificación del trabajo Al definirse la etapa anterior sobre el alcance y la profundidad del trabajo a realizar, corresponde en esta etapa determinar los recursos que son necesarios disponer y el tiempo de ejecución que demandará el trabajo encomendado. En esta etapa adquiere relevancia la experiencia del analista, tanto por sus vivencias personales en otras situaciones similares, por comparaciones con otras intervenciones de naturaleza similar, o por su formación técnica en el ámbito donde deberá intervenir con su saber hacer científico. P á g i n a 7 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Aquí corresponde determinar los insumos materiales, tecnológicos y equipo humano que son necesarios disponer para afrontar el trabajo. La descripción cuantitativa y cualitativa de los insumos, honorarios de las personas que integran el equipo de trabajo conjuntamente con los precios de los insumos a utilizar determinará el costo del trabajo profesional. El resultado final de esta etapa, es definir el tiempo que demandará el trabajo, distribución de responsabilidades para cada integrante del equipo profesional, alcance del trabajo a realizar y su respectivo costo para el empresario contratante. 10.2 Relevamiento general y particular de los sistemas a analizar. Instrumentos a utilizar. En esta etapa el analista comienza a realizar el trabajo de campo en su máxima expresión por cuanto pretende determinar cómo funciona “in- situ” el sistema bajo análisis. En esta etapa es importante tener presente los procedimientos, métodos y diseños de instrumentos para relvar los datos y los hechos que serán sometidos a análisis. Aquí es importante tener en cuenta la validez de la información recogida y determinar su grado de confiabilidad. Es necesario determinar la precisión de la información recopilada para evitar trabajar con ambigüedades. Es importante desarrollar el trabajo con información proveniente de su propia fuente de origen; es decir en lo posible trabajar con “datos de primera mano”. Adquiere relevancia la experiencia del analista para poder separar lo que significa un dato o hecho significativo, de una opinión o deducción. En síntesis se podría decir que: Esta etapa tiene como objetivo básico recoger la información necesaria respecto de: a) Las particularidades del trabajo administrativo, tal como se están desarrollando actualmente. b) Los componentes de la organización y la forma en que se han dividido las tareas entre ellos. c) Los problemas que se presentan en la forma actual de ejecución. P á g i n a 8 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 d) Las razones que justificaron llevar adelante la labor de análisis y las expectativas de la dirección a niveles gerenciales y de supervisión respecto del desarrollo del programa. e) Las opiniones de los entrevistados referentes a posibles soluciones alternativas. f) Tomar conocimiento de otras formas en que se ejecutaron los trabajos y motivos que se tuvieron para discontinuarlos. g) El empleo de tecnología específica que puede ser adquirida y aplicada a la empresa bajo En función a la naturaleza del relevamiento a realizar, corresponde utilizar distintos instrumentos para captar datos. Los instrumentos que se utilizan con mayor frecuencia son: Entrevistas reúnen información cualitativa como cuantitativa respecto a las políticas, normas y procedimientos. A través de las mismas se descubren y verifican hechos del sistema bajo estudio y se detectan problemas. Además las entrevistas colaboran para que el personal de línea se involucre en la investigación y preste mayor cooperación. Es usual que en el transcurso de una entrevista el entrevistado además de dar su punto de vista sobre el sistema, contribuya con algunas ideas para mejorar el sistema actual. Las entrevistas pueden clasificarse en estructuradas y no estructuradas En las entrevistas estructuradas las preguntas se encuentran normatizadas, estandarizadas, supone que a todos los entrevistados bajo esta modalidad, se les pregunta exactamente lo mismo. Las entrevistas no estructuradas permiten lograr un clima más distendido, de mayor confianza, donde se realizan preguntas libremente, en base a una guía de temas, pero sin atarse a formatos pre-establecidos. Las respuestas también son libres. Encuestas con diseño acorde a la finalidad del trabajo y destinatarios de quienes producirán la información requerida. Las encuestas se desarrollan mediante el diseño de cuestionarios específicos que se dirigen a los componentes de la organización; usualmente se utilizan tres tipos de formularios: los dirigidos a niveles gerenciales, a los supervisores y al personal de línea. Mediante las encuestas se pretende identificar: P á g i n a 9 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 a) Las tareas que cumple el encuestado. b) La frecuencia de ejecución y la cantidad de unidades procesadas por unidad de frecuencia (día, semana, etc.). c) La documentación que genera. d) Los registros que opera. e) Los archivos que mantiene o a los que accede. f) La posición jerárquica que ocupa en la pirámide organizacional, indicando de quién depende. g) El detalle de los subordinados que tiene a cargo Revisión de documentos claves Existen organizaciones donde por su grado de formalización se pueden encontrar registros donde se acumulan información sobre las actividades y las funciones: diagramas de circuitos, manuales de procedimientos, manuales de organización. La información contenida en esos registros puede ayudar al hombre de sistemas a tener una aproximación al conocimiento de tales actividades y operaciones con las cuales no se encuentra muy familiarizado. Los manuales y demás registros tienen el inconveniente que en la mayoría de las organizaciones se encuentran desactualizados Descripción de organigramas y procedimientos Cuando la circunstancia lo justifique por la cantidad de datos a recopilar, se aplicarán técnicas de muestreo para definir la representatividad de tales muestras (al azahar, selectivas, etc). En esta etapa es importante la actitud del analista, por cuanto debería actuar con respeto, prudencia reserva y motivar al personal para colaborar en esta etapa de recopilar la información necesaria para mejorar el sistema vigente. 10.3 Análisis crítico. Métodos. Toda información reunida debe ser objeto de un análisis sistemático y establecer qué funciona bien o qué parte es ineficiente, dónde faltan controles o dónde las especificaciones son incompletas. Una técnica que se utiliza a este fin es la “técnica del interrogatorio” que consiste en la formulación, a cada actividad, de una serie P á g i n a 10 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 sistemática y progresiva de preguntas cuya respuestas brindan los elementos de juicio necesarios en los que se basarán las conclusiones. Analizar significa desagregar las partes de un todo. A través del análisis investigamos cómo funcionan cada uno de los componentes del sistema en estudio. Si tomamos como referencia una estructura formal, no alcanza con analizar únicamente sus componentes formales internos tales como su organigrama y manual de funciones, sino que debemos descomponer para su análisis en una variedad de aspectos informales que no están reflejados en esos instrumentos. Para citar como ejemplo sobre un análisis de la estructura organizacional corresponde conocer entre otros aspectos la opinión de los proveedores (quiénes nos informarán sobre algunas cuestiones prácticas como aportantes de insumos a la organización), las opiniones de los propios empleados (quienes nos realizarán comentarios sobre los inconvenientes cotidianos con que se enfrentan en su labor diaria) y hasta opiniones de los clientes (quienes reciben los resultados finales en bienes o servicios de toda la organización). Tomando como referencia a Luis A. Petraglia y a Alberto Lardent, estos autores toman distintas modalidad de interrogar, que le dan identidad en la connotación de la información que obtendrá de cada respuesta dada, con lo cual facilita el proceso de análisis que el profesional debe someter el sistema bajo estudio. Estas las podemos sintetizar en: PREGUNTAS CONNOTACIÓN EJEMPLOS ¿Para qué? Objetivo ¿Por qué? Fundamentación ¿Cómo? Modalidad ¿Dónde? Ubicación-Lugar ¿Cuándo? Temporalidad ¿Para qué se completa este Formulario? ¿Se lo puede reemplazar por otro formulario? ¿Por qué se realiza esta función en este Departamento? ¿Puede realizarla otro departamento? ¿Cómo se ejecuta esta tarea en este sector? ¿Se la puede ejecutar de otra manera? ¿Dónde se puede realizar con más eficiencia esta tarea? ¿En qué departamento o sector? ¿Cuándo es más eficiente realizar determinadas tareas? Al comienzo o al final de la jornada laboral? P á g i n a 11 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 ¿Quién? Subjetividad ¿Cuánto? Valoración ¿A quién le compete suministrar determinados datos? ¿Existe otro sector que lo puede realizar? ¿Cuánto cuesta obtener determinados datos? ¿Se justifica económicamente disponer de estos datos? Diagnosticar consiste en determinar las causales de la situación actual con que arriba el técnico luego del análisis que ha realizado con los datos recopilados en la etapa del relevamiento de la situación vigente. Con el diagnóstico el técnico describe las causas que dan como consecuencia los errores, irregularidades y deficiencias operativas que ha detectado en su intervención. Este diagnóstico surge de comparar entre cómo está funcionando el sistema bajo estudio, y cómo debería funcionar, dentro del contexto en que fue sometido el análisis técnico. El diagnosticar, que en gran parte surge de los conocimientos y experiencias del analista constituye el punto de partida fundamental para arribar a conclusiones y formular propuestas técnicas apropiadas para corregir o mejorar la situación vigente. 10.4 Conclusiones sobre la situación actual Las conclusiones representan las síntesis técnicas que se expresan desde el diagnóstico. El diagnóstico describe la realidad de la situación analizada, con el alcance definido en la etapa de la planificación del trabajo técnico. Las conclusiones reflejan los criterios técnicos que el analista aplica en su informe final luego de haber realizado el diagnóstico. De la claridad y profundidad del diagnóstico dará lugar a la consistencia y alcance técnico de las mismas. Las conclusiones son síntesis técnicas de la real situación que está atravesando el sistema bajo análisis, desde la perspectiva del analista. A su vez, las propuestas son sugerencias y recomendaciones que el analista expresa desde una óptica técnica con sentido práctico referente a las correcciones y modificaciones a realizar para mejorar el sistema en estudio. En las propuestas, se ponen de manifiesto el sentido de creatividad del analista. Como define Luis Petraglia, las propuestas surgen de cuatro fuentes: P á g i n a 12 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Experiencias propias del analista Experiencias de colegas provenientes de bibliografías, trabajos de expertos, etc Sugerencias del ´personal involucrado Experiencias de organizaciones similares Estas propuestas al igual que las conclusiones, se redactan a través de un informe final que habitualmente consta de las siguientes partes: Introducción Cuerpo principal del Informe Apéndices En la introducción el analista hace referencia a objetivos del trabajo a realizar, técnicas que ha utilizado, inconvenientes que pudieran haber surgido durante el desarrollo del trabajo, reconocimiento a personas que han colaborado con el trabajo, etc. En el cuerpo del Informe se incluyen el diagnóstico, las conclusiones, recomendaciones a aplicar y la metodología de implementación y puesta en vigencia de estas recomendaciones, todo ello en forma detallada técnicamente. Sin embargo para una mejor presentación del Informe, es aconsejable un capítulo referido a la síntesis de conclusiones y recomendaciones. En esta parte del Informe, se busca facilitar la lectura y comprensión de aquellos destinatarios que no son especialistas en el tema. De allí que su redacción debe ser simple, clara y con lenguaje sin contenido de expresiones propias de la jerga de cada profesión. Es decir que en este capítulo, debe estar despojado de tecnicismo pero con sólida consistencia práctica. Los apéndices constituyen complementos a que se hace referencia en el cuerpo principal del informe. Par una mejor interpretación, se ubican bajo este capítulo aquellos cuadros, gráficos, tablas, etc., para una mejor ilustración del informe general. 10.6 Implementación y seguimiento y evaluación de resultados. P á g i n a 13 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 La implementación representa las tareas por las cuales el nuevo sistema es llevado a la práctica reemplazando al anterior. Ninguna implementación por mejor realizada que esté, puede subsanar un diseño mal hecho, pero una inadecuada implementación, sí puede hacer fracasar un sistema con un buen diseño. La implementación es el proceso mediante el cual el sistema propuesto es llevado a la práctica. En esta etapa el analista deberá prever dos aspectos importantes: Tareas previas a la puesta en marcha del nuevo proyecto Puesta en marcha propiamente dicho Entre las tareas previas el analista debe contemplar la incorporación de los equipos, impresión de los nuevos formularios, entrenamiento del personal sobre los nuevos aspectos operativos, reubicación del mobiliario, etc. En la puesta en marcha debe contemplarse si es total o gradual; como asimismo si se realiza en paralelo con el sistema anterior o por sustitución directa de una sola vez. La puesta en marcha es una tarea sumamente compleja y con elevada resistencia al cambio. La Implementación consta de las siguientes etapas: a) Planeamiento y programación de la implementación: Tiene como objetivo obtener un programa de implementación de modo que todos los sectores relacionados al sistema, se coordinen a fin de lograr la efectiva puesta en marcha del mismo. b) Capacitación y entrenamiento del personal: Para que los sistemas operen satisfactoriamente deben ser bien operados, y para ello se necesita que el personal relacionado con su uso, reciba la eficiente capacitación y entrenamiento que les permita conocer cómo deben utilizarlo, cuáles son sus funciones y qué hará o no hará del sistema. c) Conversión del sistema: Significa el reemplazo del sistema anterior por el nuevo sistema. Implica llevar a cabo todas las actividades definidas durante el planeamiento y programación de la implementación. P á g i n a 14 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 d) Seguimiento y mantenimiento: Una vez que el sistema implementado fue objeto de revisión detallada y se usa en forma rutinaria para las operaciones, solo se necesita de la aceptación expresa de los usuarios para considerar terminado el estudio de sistemas. Por su parte en la evaluación, el analista busca detectar las causas que producen diferencias entre lo proyectado y la operatoria real del sistema. Estas causas que dificultan el funcionamiento apropiado del sistema pueden ser técnica o humanas. Las técnicas se corrigen adecuando el sistema a implementar, en tanto que las fallas humanas se corrigen a través del entrenamiento o adiestramiento del factor humano. 10.7 Organización de oficinas clásicas y electrónicas La disposición de oficinas es una técnica dinámica que tiene por objetivo optimizar la distribución de las áreas de trabajo de una organización y maximizar la funcionalidad de la ubicación de los equipos y amueblamientos en cada una de ellas. La funcionalidad comprende dos aspectos: 1.- Funcionalidad operativa: consiste en la correcta disposición de equipos y amueblamientos, a fin de reducir tiempos de gestión administrativa por desplazamientos innecesarios de personas y trámites. 2.- Funcionalidad de personal: logrando las condiciones ambientales y operativas que facilitan el trabajo y crean un ámbito laboral psicológicamente adecuado. Se puede inferir que la técnica de Organización y Métodos tiene como finalidades: Reducir y agilizar los recorridos físicos de los trabajos Evitar circunscripciones excesivas y entrecruzamientos de personal Incremento del espacio útil para oficinas, archivos y depósitos Optimizar la funcionalidad de las oficinas a fin de lograr un cómodo ambiente de trabajo La técnica de análisis de disposición de oficinas o el análisis de la redistribución de las existentes, se compone de: Determinación de la situación y distribución actual (relevar las oficinas en cuanto al espacio físico, equipos disponibles y su distribución) P á g i n a 15 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Análisis de locales, funciones y requerimientos operativos y de dotación (formular un aclara y precisa descripción de las tareas del personal, determinación de las áreas de mayor movimiento y de atención al público). Desarrollo de la propuesta, que debe ser integral (determinación de la ubicación de cada oficina, definición de la cantidad y tipo de equipos como su ubicación física). Ciertos aspectos a tener en cuenta: a.- Iluminación y temperatura ambiental Debe ser adecuada, ni excesiva ni deficiente y específicamente no debe dar directamente en la vista del personal. Se debe mantener una adecuada temperatura ambiental. b.- Ruidos Se debe tratar de eliminar, al máximo posible, los ruidos externos o propios de los equipos utilizados, a fin de lograr un mayor nivel de concentración. Oficinas Electrónicas Se debe reconocer que la electrónica está irrumpiendo a gran velocidad en la administración de las organizaciones. Hoy no solo la computación ha incluido cambios en los sistemas, sino que existe una amplia gama de dispositivos y equipos para oficinas que modifican sustancialmente la habitual operatoria de las mismas. P á g i n a 16 | 17-U.2 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Entre los elementos que han provocado notables cambios en el trabajo empresarial son: el teléfono, el fax, la Pc, los correos electrónicos, teleconferencias, audio videos, etc. Esta realidad obliga a un cambio conceptual y filosófico en el desarrollo de sistemas de información, redes de comunicación y en la disposición de oficinas. Actualmente existen programas que vienen combinado con el uso de las PC Existe un desafío que consiste en incorporar la nueva tecnología disponible en forma ordenada, sin alterar la normal actividad de la empresa. De no operarse una tendencia hacia la oficina automatizada, los costos directos de las tareas de oficina se incrementarían considerablemente. Con el desarrollo de la oficina automatizada, no solo se operará un aumento de eficiencia en el manejo de la rutina administrativa, sino que también podrá ejercerse un mejor control gerencial. La oficina automatizada exige comprometer inversiones. Esto se logra solo cuando los resultados reflejan mayor eficiencia administrativa. En conclusión: Los beneficios que se logran alcanzar con la implementación de la oficina integrada electrónica son: Fortalecimiento del proceso de toma de decisiones Incremento de la productividad Enriquecimiento de las estrategias de la empresa para la conquista de posiciones ventajosas en la competencia La moderna oficina electrónica se organizará en función del equipamiento con que se cuenta, los objetivos perseguidos, aparecen los espacios denominados salas de videoconferencias. P á g i n a 17 | 17-U.2
