TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV Unidad 7 T TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Introducción Esta unidad se centra en el marco organizativo y administrativo del proyecto. Para el efecto, es construido el organigrama empresarial, logrando de este modo, identificar la estructura jerárquica con que contará la organización. Del mismo modo, es llevado a cabo la determinación del plan de recursos humanos propio de la idea del proyecto. Objetivo General • Diseñar el marco organizativo y administrativo del proyecto. Específicos ● Elaborar el gráfico organizacional de la empresa. ● Identificar la estructura jerárquica empresarial. ● Determinar el plan de recursos humanos de la empresa. 1 . Desarrollo 1 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA CAPÍTULO VII – ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA 7.1. Organigrama de la Empresa En la opinión de Pérez Rondón (2021), un organigrama es una referencia gráfica que interpreta la manera en que se han agrupado funciones, labores y actividades en una organización. En la misma, se muestran las diferentes áreas, secciones o departamentos de una empresa o compañía. El organigrama brinda una visión general o global de la empresa u organización, y permite comparar con otras organizaciones de actividades económicas similares, a fin de analizar incongruencias, duplicidad de funciones o cargos. De igual forma, es necesario considerar los parámetros que se deben respetar para el diseño del organigrama: Claridad - simplicidad - simetría (los niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura), considerar que estos niveles deben cumplir muy bien con facilitar la comunicación entre las personas, según su tamaño y estructura organizacional. Graficar el organigrama empresarial teniendo en cuenta la estructura interna de la organización, y reflejando las relaciones jerárquicas de la misma. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. Figura 1. Organigrama empresarial Fuente: Pixabay (2023) [imagen]. Por https://pixabay.com/es/illustrations/organigrama-ejecutivo-personal-5957122/ más información: 2 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA 7.2. Estructura Jerárquica Como lo hacen notar Aroha Machado & Rodríguez Sánchez (2020), tomando en consideración el contexto empresarial, la estructura organizativa se halla compuesta de diferentes niveles en los que se puede clasificar: • • • • Estructura Jerárquica: el jefe posee la autoridad sobre sus empleados. Esta estructura garantiza la correcta gestión de la autoridad y evita confusiones en las responsabilidades. Estructura Funcional: cada persona puede recibir órdenes de distintas autoridades y asumir así funciones diferentes. Por tanto, la unidad de mando se rompe y no se facilita la coordinación dentro de la empresa. Estructura Staff y Lineal: existen dos unidades ➢ Unidades de Línea: en ella se desarrollan actividades típicas de la entidad. Están integradas dentro de la organización siguiendo el principio de unidad de mando. Cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe. ➢ Unidades Staff: formadas por personas o expertos que sugieren soluciones a problemas, pero no toman ninguna decisión. Estructura por Objetivos: aquella en la que los jefes de departamentos desempeñan sus objetivos y asumen la responsabilidad de los resultados que se obtengan de sus actuaciones. Es una estructura autónoma. En este apartado es necesario explicar la estructura organizativa jerárquica de la empresa. Puedes apoyarte en tablas y gráficos que permitan un mejor orden y comprensión. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. Figura 2. Estructura jerárquica empresarial Fuente: Pixabay (2023) [imagen]. Por https://pixabay.com/es/illustrations/siluetas-jerarquía-gente-hombre-81830/ más información: 3 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA 7.3. Manual de Funciones Para Aiteco Consultores (2017), el Manual de Funciones constituye el documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de las personas. Contenido del Manual de Funciones El Manual de Funciones compila las descripciones de puestos de trabajo producto del análisis de puestos de trabajo. Usualmente estas descripciones adoptan la forma de fichas descriptivas del puesto. Una ficha de descripción de puestos es un documento formal donde se reflejan los resultados del análisis de puestos realizado previamente. El registro se efectúa ordenadamente y en impreso normalizado. Así, se facilita el conocimiento y la comprensión de los puestos analizados. Finalidad Es la razón de ser de un puesto de trabajo y responde a la cuestión ¿Para qué existe el Puesto? Revela, por tanto, la contribución básica de un puesto a los resultados de la organización. A continuación, algunos ejemplos de Finalidad: • Gestión global de la empresa, optimizando los resultados clave del negocio. • Dirigir, planificar y coordinar las actividades generales de los Departamentos en colaboración con el director técnico. • Impulsar, mantener y desarrollar la gestión de la calidad total en la empresa. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 4 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Figura 3. Modelo de manual de funciones Fuente: (Aiteco Consultores, 2017) 7.4. Manual de Procedimientos De acuerdo con Vivanco Vergara (2017), el Control Interno asegura que la información contable sea confiable frente a los fraudes dando una eficiencia y eficacia operativa para ejecutar las actividades. Un sistema de control interno es fundamental para las entidades ya que este integra normas y procedimientos para el flujo de toda la información administrativa financiera, de forma detallada para las distintas operaciones que realiza la entidad. Así también, beneficia a la empresa al brindar una seguridad sobre la razonabilidad de los estados financieros. En efecto, un Manual de Procedimientos constituye un instrumento de apoyo en el que se encuentran de manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto determinado y/o funciones de la unidad administrativa. Del mismo modo, se convierte en una herramienta efectiva del Control Interno, el cual se es utilizado como guía práctica de políticas, procedimientos, controles de segmentos específicos dentro de la organización; estos 5 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA ayudan a minimizar los errores operativos financieros, lo cual da como resultado la toma de decisiones óptima dentro de la institución. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. Figura 4. Modelo de manual de procedimento Fuente: (Vivanco Vergara, 2017) 7.5. Plan de Recursos Humanos 7.5.1. Descripción de puestos de trabajos Para Otero (2022), dentro del reclutamiento y selección del personal se encuentra la descripción de puesto de trabajo, que es una parte importante de la redacción de la oferta de empleo ya que resumirá las responsabilidades, habilidades y competencias que el candidato va a necesitar desempeñar ese puesto de trabajo. 6 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Hacer un análisis y descripción de los puestos de trabajo es una tarea previa que los departamentos de RRHH necesitan hacer para definir de la mejor manera la vacante que están ofertando. La ficha de descripción de un puesto de trabajo suele ser el primer punto de contacto entre la empresa y el candidato. Es la primera impresión que los candidatos se llevarán de la empresa, por lo que es esencial confeccionarla de manera cuidadosa. Este apartado describe de forma narrativa, los puestos de trabajos con que cuenta la empresa creada. Además, ayuda a resumir responsabilidades, actividades, habilidades y competencias, que una persona necesita para cubrir un puesto laboral en nuestra empresa. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 7.5.2. Etapa de Convocatoria / Búsqueda o Reclutamiento Tal como lo expresa Otero (2022), el proceso de reclutamiento es una actividad muy importante para el departamento de RRHH. Es un proceso largo que necesita determinarse con anticipación para contratar al mejor candidato. Poder ofrecer una buena experiencia en todas estas fases del proceso de selección, desde la redacción de la descripción de puesto de trabajo hasta el primer día de trabajo del candidato, será esencial para construir la marca empleadora y para garantizar al empleado una sensación de satisfacción desde antes de unirse a la empresa. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 7.5.3. Selección Para Euroinnova (2023), el capital humano es el corazón de cualquier organización, por ello contar con un buen equipo de trabajadores que sepan qué es selección de personal en Recursos Humanos (RRHH) y cómo llevar a cabo este proceso puede marcar la diferencia. Es así que, además de la selección de personal, el departamento de Recursos Humanos, en cualquier institución, debe trabajar en función de incrementar la productividad de la empresa con base en la búsqueda y encuentro de empleados modelos. Conoce a continuación, lo que este proceso contempla. 7 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA En palabras simples se refiere a la elección de la persona adecuada para un cargo de trabajo específico de entre una serie de aspirantes. En general, los profesionales en Recursos Humanos realizan la gestión de buscar, seleccionar, reclutar y capacitar a los candidatos que solicitan un empleo, así como también se encargan de la administración de las prestaciones y beneficios que se les otorgan. Claves para realizar el proceso de selección del personal Entender qué es selección de personal en Recursos Humanos es el primer paso, lo siguiente es guiarse por una serie de pasos para orientar lo mejor posible el proceso de reclutamiento-selección de los candidatos. A continuación, son expuestos, aspectos básicos considerados necesarios mencionar: • • • • • • • • Tener claro la definición del cargo a ocupar. Definir las competencias que se requieren de la persona que desempeñará el cargo. Establecer la forma en que el reclutamiento se llevará a cabo, ya sea mediante un aviso en la prensa digital o en los portales de empleo, por recomendación de alguien o por tercerización, por ejemplo. Realizar una preselección de los aspirantes ubicándolos en tres bloques A, B y C. Evaluar a través de pruebas los conocimientos y aptitudes que se necesitan. Estos serían los aspirantes del bloque A. Realizar una entrevista a los aspirantes “A” que hayan obtenido los mejores resultados, y aprovechar para valorar los intereses, la disposición y las expectativas que tienen. Proceder a la contratación de aquel postulante que cumpla con los requerimientos totales de la empresa. Y, por último, integrar al nuevo empleado a la empresa. Hace referencia al proceso a través del cual la empresa busca un nuevo empleado, a fin de cubrir un puesto laboral desocupado recientemente. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 7.5.4. Contratación De acuerdo con Euroinnova (2023), la contratación de personal es un proceso esencial para la competitividad de las empresas. Esta cuenta con una serie de etapas para la búsqueda, selección y contratación de empleados que se adaptan a las necesidades y requerimientos de una organización. La contratación de personal comprende la última fase de reclutamiento y selección, consiste en la formalización de la entrada del candidato como nuevo trabajador. Por lo tanto, esta etapa es donde se debe realizar toda la documentación legal y el candidato debe leer los ajustes legales y decidir si firmar el contrato. 8 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Pero no solo es importante tener en cuenta los aspectos legales, también existen otros factores como la negociación sobre el contrato de trabajo en sí. De este modo, se puede llegar a un acuerdo que beneficie tanto al empleado como al empleador. Además, es importante que el candidato cumpla con las normas de la selección y haya culminado con éxito todas las etapas que la comprenden. De este modo, el reclutador puede determinar si el perfil profesional se adapta al requerido por la empresa. Aspectos destacables sobre el procedimiento de selección: En la actualidad los procesos de selección de personal han evolucionado significativamente comparado a lo que es la contratación de personal con la pasada década. Gracias a las nuevas tendencias dentro de la captación de personal, como la gamificación, se ha encontrado una manera valiosa de recaudar información de tipo bidireccional. Existen diferentes tipos de procesos de selección, cada uno utilizado para alcanzar diferentes objetivos. Sin embargo, es posible identificar las etapas que conforman un proceso de selección efectivo. Veamos ahora cuales son estas fases fundamentales para un reclutamiento efectivo. Identificación de las necesidades El primer paso dentro de un proceso de selección es identificar las necesidades que requiere la empresa. Ya que toda búsqueda de candidato está relacionada con cubrir o fortalecer diferentes áreas o procesos de una empresa. Estas necesidades pueden ser puntales, permanentes, temporales, etc. Es el departamento de Recursos Humanos el encargado de desarrollar esta función de identificación periódicamente. Reclutamiento de candidatos El reclutador debe contar con un perfil de candidato ideal, con el fin de encontrar el candidato que más se asemeje a dicho perfil. Por lo general, las empresas publican la oferta laboral y los interesados se postulan para ocupar dicho cargo. Preselección Las pruebas de selección cuentan con una breve inducción donde se explica a los candidatos la manera en que se va a verificar su perfil. Estas pruebas pueden variar dependiendo del puesto a ocupar, así como sus habilidades. En esta parte del proceso puede entrar un gran número de posibilidades basadas en las pruebas técnicas, test o gamificación. Entrevista Sin lugar a dudas, la entrevista es una de las partes más importantes y temidas por los candidatos del proceso de selección. Esta es una parte esencial dentro de lo que es la contratación de personal, ya que es donde la empresa y el candidato se encuentran cara a cara. 9 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA El entrevistador debe estar bien formado en las técnicas de reclutamiento y deben saber comunicar y conocer al entrevistado. Valoración Una vez culminadas las fases del proceso de selección de personal llega la hora de tomar una decisión, esta es una parte bastante complicada pues se decidirá en el futuro de la empresa. Contratación Esta es la última parte de lo que es la contratación de personal, una vez se comunica la decisión al candidato, entran en juego todas las acciones legales, contractuales y fisiología de la empresa para hacer una contratación pública. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 7.5.5. Inducción Según Euroinnova (2023), aplicar jornadas de reclutamiento no abarca solamente contratar y manos a la obra. Conocer qué es inducción en recursos humanos ayudará a especificar lo que el proyecto desea lograr. Adicionalmente, servirá para plantear al personal los requerimientos necesarios para llevar a cabo la ejecución del proyecto. Lo que es inducción en recursos humanos es el punto de contratación en el que se deben brindar información necesaria que requiere el personal nuevo ingreso. Esta información le ayudará a familiarizarse con la empresa, con ello manejará datos, como: misión y visión de la organización, y la importancia de su participación dentro del proyecto. Luego de saber qué es la inducción en recursos humanos, aplicarlo no es complicado. Pero sí debería, por lo menos, dividirse en dos fases: • • Inducción general: explicar al trabajador la política de la empresa, sus reglas, la estructura, misión y visión. También cuáles son los objetivos que desea lograr, el código de vestimenta, entre otros. Todo esto para orientar al empleado en lo que la organización desea lograr con cada una de las contrataciones realizadas. Inducción específica: se mostrará al empleado su puesto de trabajo y se explicará cuál es su función dentro de la organización. También se hablará sobre su nuevo equipo de trabajo y quiénes lo conforman. Este equipo deberá recibirlo de forma empática para dar inicio a su proceso de socialización de la mejor manera. Es importante destacar que la primera impresión sí cuenta. El ambiente de trabajo al que será sometido el empleado debe ser agradable y reflejar los buenos valores. Esto forma parte de mantener cómodo a los trabajadores y con ganas de querer levantarse diariamente para asistir a cumplir sus funciones. Dentro de estas funciones, una de las más importantes es contribuir con el cumplimiento de los objetivos de la empresa. 10 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA ¿Te imaginas tu primer día de trabajo con compañeros que solo discuten entre sí o te ignoran por ser "el nuevo"? Sí, sería totalmente incómodo. Por eso el proceso no trata solo de brindar la capacitación al personal nuevo. Saber qué es inducción en recursos humanos trata también de educar a los empleados regulares. Se debe resaltar la empatía como uno de los valores de la empresa. Es importante trabajar en equipo para lograr los objetivos establecidos. Importancia de la inducción en recursos humanos Se ha detectado que, al aplicar orientación al trabajador, el índice de abandono disminuye y el rendimiento durante la jornada laboral aumenta. Esto significa que conocer qué es inducción en recursos humanos y aplicarla brinda las herramientas necesarias para obtener un trabajo de calidad. Especificar a los nuevos empleados todo lo que exige la empresa y lo que se espera de su participación dentro de la misma, ampliará el enfoque de este nuevo recurso y será más fácil su evaluación durante el periodo de prueba, porque ya estará orientado a lo que se requiere. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 7.5.6. Evaluación de Desempeño Para Sánchez Henríquez (2012), el desempeño de los trabajadores cobra cada día mayor relevancia, y las organizaciones están conscientes de que son un elemento fundamental e importante de considerar cuidadosamente en el proceso de dirección estratégica. A través del tiempo, en las organizaciones cada vez ha venido tomando más fuerza la idea de que el factor clave que determina su éxito es la forma en que aprovechan el trabajo de sus empleados, y que éstos son un recurso sumamente valioso. Con base en esta idea surgió el término "recursos humanos", y nació también la necesidad de saber cómo están siendo administrados y si éstos aportan a la organización con base en los parámetros que desea y necesita ésta. Para conocer esta incógnita es necesario poder evaluar su desempeño. A pesar de la importancia de la evaluación de desempeño para las organizaciones, no siempre se ha tomado con el peso y relevancia que requiere, ya que, la evaluación históricamente se restringió al simple juicio unilateral del jefe respecto al trabajo de su empleado, pero a medida que ha evolucionado la gestión de recursos humanos se han establecido generaciones de modelos de evaluación, hasta el punto que hoy en día se pueden encontrar modelos de evaluación de cuarta generación. Evaluar a los trabajadores en las organizaciones es tremendamente importante y muy difícil de lograr de manera adecuada. En efecto, es un proceso sistémico, muy caro y lleva bastante tiempo construirlo y afinarlo, por lo tanto, la organización debe asignarle el tiempo suficiente y la importancia que requiere; afortunadamente, la mayoría de las organizaciones están tomando consciencia de ello, y ya casi no se encuentran empresas públicas ni privadas que sean ajenas a esta realidad. 11 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Tomando consciencia de la importancia que tiene la evaluación de desempeño en las organizaciones y, por ende, la importancia que tiene el proceso en sí, tanto para las empresas que constantemente están tratando de evaluar el grado de aporte que efectúa su personal para el cumplimiento de los objetivos como para los auditores de recursos humanos que deben dar una opinión acerca de la razonabilidad de este proceso. A continuación, se presentan las etapas constitutivas del proceso de evaluación del desempeño: Planificación del proceso de evaluación del desempeño Corresponde a la primera etapa del proceso, en la cual se debe decidir la población a evaluar, el criterio básico de valoración (qué medir) y la metodología de evaluación (cómo medir), debiendo haber un alto grado de coherencia en tales decisiones. La planificación del proceso de evaluación debiera involucrar a todos y cada uno de los aspectos relacionados, pues una planificación es un proceso a través del cual se establece el cómo, quién y cuándo se ejecutarán los planes para alcanzar los objetivos planteados. Esta etapa del proceso va mucho más allá de determinar algunos puntos de antemano; por lo que es necesario que en esta etapa la organización se introduzca en el tema y busque toda la información relevante, de modo que sepa cuáles son los riesgos que enfrenta y que, por lo tanto, debe intentar aminorar, precisamente a través de la planificación. Es por esto que resulta imprescindible que la organización, una vez que reconoce la necesidad de realizar la evaluación del desempeño y decide implementar un sistema, recopile información respecto a todo el proceso. Una vez conocida esta información y divisado el escenario al que se puede enfrentar, la organización debe realizar la planificación del proceso, de modo que se pueda satisfacer efectivamente sus necesidades. Posteriormente, debe definir de forma clara y precisa cuál es el objetivo que persigue al implementar el sistema, pues la planificación se realiza precisamente para delinear las acciones que permitan conseguir un objetivo específico. También deberá identificar cuáles son los riesgos que podrían afectar el proceso, a fin de que la planificación permita aminorar estos riesgos. Seguidamente, la organización debe definir cuál es su población que debe evaluar, aunque el proceso debiera abarcar a todos los empleados, sin embargo, la organización debe especificar su población y si realizará la evaluación individualmente o por equipos, por ejemplo, si es que esta modalidad de trabajo existe en la entidad. Además, en esta etapa debe definir el criterio en el cual basará su evaluación, es decir, si evaluará a los empleados con base en sus resultados, en sus competencias, en sus características, etc. Esto con base en lo que la organización considere más apropiado. Y también debe definir la dimensión general que condicionará la evaluación. Una vez que tiene claro la población y los aspectos mencionados debe definir quiénes participarán como evaluadores, lo cual dependerá, en cierta medida, del tipo de información que quiera obtener y del objetivo del proceso. 12 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Finalmente, es necesario que se definan todas las etapas en las cuales desea realizar el proceso, así como también las actividades de cada una de ellas, haciendo referencia al tiempo que tomará cada una, la secuencia en que la realizará, quiénes serán los responsables, y también los recursos destinados a cada una, en términos de tiempo y recursos financieros, los cuales se deben asignar en función de los requerimientos de la organización para alcanzar el objetivo planteado. Diseño del sistema de evaluación Una vez ya planificados los aspectos principales que implica el proceso de evaluación, es necesario que se diseñe el sistema mediante el cual se llevará a cabo la evaluación. En esta etapa del proceso es muy importante que se preste atención a los aspectos que se plantearon en la planificación, pues son los que le darán la forma general al mismo. La etapa de diseño tiene como fin la construcción total del sistema que se desea aplicar. En esta etapa del proceso es necesario que se considere la cultura organizacional, el perfil del puesto y los planes de trabajo establecidos para la organización y el soporte tecnológico, a fin de que el sistema sea coherente con la realidad organizacional. Lo primero que se debe realizar en esta etapa del proceso es la identificación de las dimensiones que permitirán evaluar el desempeño de los empleados; esto generalmente se consigue a través del análisis de puestos. Esta actividad del proceso es fundamental, ya que "si no se tiene en cuenta una dimensión significativa, es probable que la moral de los empleados se vea afectada, porque los empleados que tengan buen rendimiento en esa dimensión no serán ni reconocidos ni recompensados. Por otra parte, si se incluye una dimensión irrelevante o trivial, los empleados pueden pensar que todo el proceso de valoración carece de sentido. Estas dimensiones, si bien deben relacionarse con el puesto, deben estar directamente relacionadas con lo que la empresa quiere evaluar en términos generales. Luego, solo si la empresa lo desea, se debe asignar a cada evaluador las dimensiones que cada uno de ellos deberá evaluar, pues la empresa podría desear que cada evaluador (si ha definido más de uno) evalúe dimensiones específicas; todo va a depender de las necesidades de información que la organización tenga y de cómo desee obtenerla, o más bien, a través de qué fuentes informativas. Una vez que se ha definido claramente lo anterior se está en condiciones de seleccionar el método de evaluación. Es así que, al elegir un método de evaluación se está frente a una cuestión táctica, sin embargo, es muy importante para obtener los resultados que se desean, en términos de cantidad y calidad de la información obtenida a partir de ellos. En algunos casos, los métodos utilizados pueden ser muy simples, sin embargo, en estos casos, probablemente la información que se obtendrá será poco estructurada o de baja calidad; por otro lado, cuando se usan métodos más sofisticados se debe realizar mayor esfuerzo en el seguimiento de los empleados, pero, obviamente, esto redundará, generalmente, en una evaluación más completa y objetiva. Una vez seleccionado el método se está en condiciones de elaborar el instrumento de evaluación. Cuando existe más de un evaluador, la organización podría asignar 13 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA ponderaciones a las distintas fuentes de evaluación que permitan obtener una evaluación final compuesta por las diversas fuentes utilizadas. Otro de los aspectos importantes que se deben considerar en esta etapa es la elaboración de una escala que permita discriminar el desempeño de los empleados a partir de los resultados obtenidos en la evaluación, y juntamente con ello se deben definir posibles acciones que se tomarán con los empleados en función de la discriminación (o clasificación de los resultados) antes mencionada. Luego se debe asignar clara y específicamente la población que cada evaluador deberá evaluar y el tiempo asignado para ello (en función de lo planificado), establecer el periodo de evaluación, es decir, en qué momento del año se aplicará la evaluación formal, y también la periodicidad, es decir, cada cuanto tiempo se evaluará a los empleados formalmente. Una vez que todo esto se ha especificado se está en condiciones de comenzar con la implementación del sistema que la organización ha diseñado. Implementación del sistema de evaluación Una vez conocidos los aspectos principales que debiera tener la planificación del proceso y luego de que se ha diseñado el sistema con el cual se realizará la evaluación en la organización, se está en condiciones de implementarlo. En esta etapa del trabajo se identificarán aquellos aspectos principales que se deben considerar a la hora de implementar el sistema, así como lo que debiera hacer la organización cuando el sistema está en marcha. La etapa de implementación corresponde a aquella en la cual la organización pone en práctica el sistema diseñado, sin embargo, antes de comenzar a utilizarlo es importante que la organización informe a los trabajadores sobre el sistema que se va aplicar, principalmente respecto a qué se va a evaluar, de modo que ambas partes concuerden. En algunos casos es más fácil definir las expectativas de desempeño cuando éstas son con base en resultados específicos, sin embargo, si bien existen puestos de trabajo en los cuales esta tarea es más complicada; en efecto, la evaluación se deberá basar siempre en expectativas de desempeño claramente entendidas. Además, los trabajadores deberán conocer cómo funciona el sistema, el objetivo del mismo y cuál es su rol en el proceso. Juntamente con ello, en esta etapa se debe capacitar a los evaluadores en el uso del sistema, darles a conocer su objetivo, lo que deberán evaluar, el uso adecuado de las escalas de evaluación, si corresponde, etc., todo lo relacionado con el sistema que se aplicará; así mismo, se les debe dar a conocer la oportunidad de la aplicación y la periodicidad. También es importante mencionar que la capacitación de los evaluadores debe ser un proceso continuo, de modo que éste pueda garantizar congruencia y exactitud, en donde se debe también abarcar cómo realizar entrevistas de evaluación y cómo dar y recibir retroalimentación. Retroalimentación del empleado Una vez que se ha realizado la evaluación formal a través del método seleccionado por la empresa y se ha obtenido un resultado, se procede a realizar la entrevista de evaluación y retroalimentación. El objetivo de esta entrevista es 14 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA proporcionar comunicación y retroalimentación al empleado respecto a los resultados obtenidos en el último periodo de evaluación. Para muchas personas, esta entrevista, es el 'talón de Aquiles' del proceso de evaluación, debido a que, por lo general, estas crean hostilidad y pueden deteriorar más que beneficiar la relación entre subordinado y superior, es por esto que, para minimizar este riesgo y la posibilidad de sentimientos negativos, es necesario que la entrevista personal y la revisión escrita tengan como fin el mejoramiento del desempeño y no la crítica. En esta actividad es necesario que se logre tener una comunicación clara y fluida con el empleado a fin de que se le pueda dar a conocer su evaluación provechosamente y se logre conocer cuáles podrían ser las causas que afectan su desempeño. El evaluador debe analizar estas causas y deberá finalizar la entrevista con conclusiones específicas que tengan como finalidad la realización de acciones que le permitan al empleado mejorar su desempeño, alentarlo cuando éste es satisfactorio, u otras medidas más radicales cuando su desempeño es reiterativamente insatisfactorio. Retroalimentación del sistema de evaluación Finalmente, y una vez que se han realizado todas las etapas anteriores del proceso, éste se termina con la retroalimentación del proceso de evaluación como un todo. En esta etapa, la organización debe verificar si se alcanzaron los objetivos que perseguía con el proceso, si la planificación fue adecuada y efectiva, si el proceso se llevó a cabo de la forma en que se planificó y, en definitiva, si cada una de las actividades que se realizaron ayudaron efectivamente a realizar un proceso de evaluación efectivo. También será necesario que la organización identifique si las acciones que decidió implementar para mejorar el desempeño fueron adecuadas para mejorarlo, y si no lo fueron, determinar por qué no. Todo esto con el propósito de que poco a poco el sistema se perfeccione, y de esta forma, la organización en su totalidad se beneficie con su aplicación. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 7.5.7. Capacitación Según Obando Changuán (2020), el talento humano es una de las partes más importantes de la organización debido a que es la pieza clave que nos permite alcanzar objetivos mediante el impacto positivo que se tiene sobre los trabajadores, es por eso que la capacitación en esta área es una base para la empresa, ya que las capacitaciones incidirán directamente en el empleado, volviéndolos más calificado y comprometidos con su trabajo. Este departamento ha ido evolucionando a lo largo de los años, de tal manera que su desempeño es crucial para el éxito de una empresa, para ello es necesario tener un conocimiento detallado de las habilidades al momento de reclutar talento humano debido a que de esta forma se podrá brindar una capacitación con el fin de lograr que el trabajador se desenvuelva con facilidad en el área laboral que le sea asignada, 15 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA afrontando retos y aportando conocimientos, logrando que las empresas innoven, reinventen y puedan competir en un campo donde la competitividad y la productividad son factores sumamente importantes. Es así que, mantener informado y capacitado al talento humano sobre los acontecimientos que se desarrollan alrededor del mundo debe ser de suma importancia ya que esto les permitirá realizar su trabajo con mayor efectividad, optimizando recursos y generando productos de alta calidad siempre con el fin de aumentar la productividad de la organización a la que brindan sus servicios. En la capacitación es necesario analizar las necesidades del trabajador para que de este modo se pueda prolongar el funcionamiento de la organización, ya que al estar consiente que la fuerza laboral permite el desarrollo de esta, se hace todo lo posible para que aquellos que conforman el talento humano reciban los instrumentos y conocimientos necesarios para desenvolverse adecuadamente en su área laboral, para esto es necesario tener conocimientos del sistema de organización de la empresa ya que de esta manera el cumplimiento de los objetivos y metas que han sido propuestas serán mucho más sencillas de alcanzar. Constituye una cultura organizacional que permite que los empleados tengan las competencias necesarias para su desenvolverse eficientemente dentro de las organizaciones, de igual forma ayuda al clima laboral porque permite que el talento humano sienta que es parte importante de la empresa y que esta se preocupa por el desarrollo que tienen dentro de la organización. Para que la empresa de desarrolle correctamente es necesario que cuente con personal capacitado en el cual se tenga claro cuál es su función dentro de la empresa y que conozca las necesidades de la misma para lograr los objetivos que persigue la organización. La capacitación no sólo es dar nuevos conocimientos, sino permitir que los trabajadores desarrollen habilidades y destrezas que les permita llevar a cabo los conocimientos que ya tienen; es decir, la forma en que pondrán en práctica los conocimientos dentro de su espacio laboral, y así promover un ambiente adecuado donde se tenga una buena relación entre todos y complementen con las ideas de cada uno de los trabajadores. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 16 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Figura 5. Capacitación de personal Fuente: Freepik (2023) [imagen]. Por más información: https://www.freepik.es/fotogratis/entrenador-pizarra_5398989.htm#query=capacitar&position=14&from_view=search&track=sph 7.6. Presupuesto de Salarios Tal como lo expresa Ruelas (2018), tomando en cuenta que el presupuesto es un plan, expresado en términos monetarios, en el que se estima la situación financiera a futuro, este consiste en un cálculo anticipado de ingresos y egresos que se prevé utilizar durante un período. Además, ayuda a proyectar la cantidad de dinero necesaria para el gerente administrativo, pero también es importante que el departamento de RR. HH. alinee el presupuesto con los objetivos de la empresa Este apartado deberá ser extraído del capítulo financiero de la tesis. Todos los apartados deben tener una breve introducción teórica en forma de parafraseo, con las respectivas citas y referencias bibliográficas en formato APA Séptima Edición. 17 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA Figura 6. Presupuesto de salarios Fuente: Freepik (2023) [imagen]. Por más información: https://www.freepik.es/fotospremium/concepto-pensamiento-tecnologia-inteligencia-artificial-aprendizajeautomatico_21937069.htm#query=cerebro&position=8&from_view=search&track=sph • Videos • Cárdenas, T. (2020). Manual de Funciones. Obtenido de [video] YouTube https://www.youtube.com/watch?v=RMES_wSOIc4 • Godinez, A. (2018). Recursos Humanos. Obtenido de [video] YouTube https://www.youtube.com/watch?v=VTp6ESXF640 • Godinez, A. (2018). Recursos Humanos - Inducción Laboral. Obtenido de [video] YouTube https://www.youtube.com/watch?v=0Qma5_9jAnE Referencias Bibliográficas 1- Bibliografía Básica • Aiteco Consultores. (2017). Manual de Funciones de Puestos de Trabajo. Obtenido de https://www.aiteco.com/manual-de-funciones/ • Aroha Machado, M., & Rodríguez Sánchez, O. (2020). Organización empresarial y de recursos humanos. Tutor Formación ISBN: 978-84-17943-45-5. 18 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA • Euroinnova. (2023). ¿Qué es inducción en recursos humanos? Obtenido de https://www.euroinnova.mx/blog/que-es-induccion-en-recursos-humanos • Euroinnova. (2023). ¿Qué es la contratación del personal? Obtenido de https://www.euroinnova.edu.es/blog/que-es-la-contratacion-de-personal • Euroinnova. (2023). ¿Qué es selección de personal en recursos humanos. Obtenido de https://www.euroinnova.edu.es/blog/que-es-seleccion-de-personalen-recursos-humanos#descubre-queacute-es-seleccioacuten-de-personal-enrecursos-humanos • Obando Changuán, M. (2020). Capacitación del talento humano y productividad: una revisión literaria. Sinergia, 166-173. • Otero, I. (2022). Descripción de puesto de trabajo: qué es y cómo hacerlo. Obtenido de https://payfit.com/es/contenido-practico/descripcion-de-puesto-detrabajo/ • Pérez Rondón, F. (2021). Conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial. Obtenido de https://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/33276/9789588477923.p df?sequence=4&isAllowed=y • Ruelas, A. (2018). Presupuesto Operativo. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. Obtenido de CUAED/Facultad de Contaduría y Administración UNAM: http://132.248.48.64/repositorio/moodle/pluginfile.php/1022/mod_resource/cont ent/4/contenido/index.html#contenido • Sánchez Henríquez , J. (2012). Diseño del proceso de evaluación del desempeño del personal y las principales tendencias que afectan su auditoría. Pensamientos & Gestión Print Version ISSN 1657-6276. • Vivanco Vergara, M. (2017). Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno de una organización. Revista Universidad y Sociedad Versión On-line ISSN 2218-3620. Obtenido de http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S221836202017000300038 • 2- Bibliografía Complementaria • Ander-Egg, E. (2011). Aprender a Investigar. Nociones Básicas para la Investigación Social. Editorial Brujas 1° Edición ISBN: 978-987-591-271-7. • Ávila Baray, H. (2006). Introducción a la Metodología de la Investigación. EUMED NET ISBN-10: 84-690-1999-6. • Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C., & Baptista Lucio, P. (2014). Metodología de la Investigación. México: Editorial Mc Graw Hill Education • Hernández-Sampieri, R., & Mendoza Torres, C. (2018). Metodología de la Investigación: Las rutas cuantitativa, cualitativa y mixta. México: McGraw-Hill Interamericana Editores S.A de C.V. 19 TUTORÍA DE TRABAJO PROFESIONAL DE GRADO IV – UNIDAD 7 DE LA ASIGNATURA • Moreno, D., & Carrillo, J. (2019). Normas APA 7ma. Edición. Guía de Citación y Referenciación. Bogotá - Colombia: Coordinación Editorial. 3- Biblioteca Virtual UPAP • • • • Avendaño, F. (2020). Animarse a la tesis. Homo Sapiens Ediciones. https://elibro.net/es/lc/biblioupap/titulos/177169 García García, G. L. (2019). ¿Quieres hacer Tesis? PACJ. https://elibro.net/es/lc/biblioupap/titulos/173769 Arias Chávez, D. & Cangalaya Sevillano, L. M. (2022). La tesis: mitos y errores. 1. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC). https://elibro.net/es/lc/biblioupap/titulos/217042 Paba Barbosa, C. Paba Argote, Z. L. & Vega Villa, D. F. (2021). Normas para la presentación de informes de investigación y artículos científicos. Incluye citas y referencias bibliográficas según Normas APA de la 7.ª edición. Editorial Unimagdalena. https://elibro.net/es/lc/biblioupap/titulos/210923 20