VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE ORDENACIÓN Sistema de ordenación Ventajas Inconvenientes • • • ALFABÉTICO • • • • • CRONOLÓGICO • Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices auxiliares. Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto. Es un criterio muy generalizado y conocido. Simplicidad, pues sólo se necesita conocer los nombres a clasificar. Sistema de ordenación rápido y poco costoso. Facilidad de localización Dentro de una misma fecha, no se realizan intercalaciones, solamente se superpone el nuevo documento. Criterio también generalizado y conocido y simple. • • • • • • • GEOGRÁFICO • • NUMÉRICO • • McGraw-Hill/Interamericana Facilidad de localización. Flexibilidad para añadir nuevos elementos a la ordenación. Se trata de un criterio generalizado y conocido. Flexibilidad para añadir nuevos elementos a la ordenación. Puede ser un criterio tan simple como se pretenda. Flexibilidad para adaptarlo a las necesidades de la empresa. • • • Se pueden dar coincidencias a medida que aumenta el número de documentos. Cuando la documentación es voluminosa hay que establecer normas muy detalladas que eviten la pérdida de tiempo. A veces los criterios de ordenación no son unívocos. No es práctico cuando el material a ordenar es muy voluminoso. Si no se conoce la fecha del documento, no se puede ordenar. Se necesita mucho espacio en los ficheros, pues el número de grupos es muy extenso. Deja de ser práctico cuando el número de documentos por municipio aumenta mucho. En algunos sistemas numéricos como el decimal universal, se necesitan personas especializadas. Se necesita de una lista auxiliar para la ordenación posterior de Recursos Gestión de datos cada documento. • POR MATERIAS McGraw-Hill/Interamericana • Flexibilidad para adaptarlo a las necesidades de la empresa. Facilidad para la intercalación de nuevas materias. • Se necesita una lista auxiliar para la ordenación posterior de cada documento. Recursos Gestión de datos
