MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO Instructivo Abcé PROCESO DE GENERACIÓN FACTURA ELECTRÓNICA SERVICIO GRATUITO DIAN Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN En esta guía te explicamos los pasos a seguir para generar Facturas Electrónicas de Venta (FEV) por medio de la Solución Gratuita (SG) del Sistema de Factura Electrónica (Sistema FE), con el objetivo de facilitar el registro y control de las operaciones financieras de empresas y personas. INFORMACIÓN IMPORTANTE: • Ambientes Sistema FE: - Ambiente Habilitación: Es el ambiente en el cual puedes realizar una serie de pruebas para convertirte en emisor de documentos electrónicos. Siempre realiza primero las pruebas en este ambiente antes de pasar al ambiente de Producción. - Ambiente Producción: Es el ambiente en donde tus documentos SI tienen valor fiscal. • Tipos de usuario Sistema FE: - Usuario OFE principal (Facturador empresa o persona) - Usuario OFE autorizado (Facturador empresa o persona) - Usuario NO OFE (Empresa o persona) - Usuario NO OFE autorizado (Empresa o persona) • Herramientas Sistema FE: El Catálogo y la Solución Gratuita. - Usuario OFE: Usuario obligado a facturar electrónicamente. - Usuario NO OFE: Usuario NO obligado a facturar electrónicamente. INICIEMOS CON EL RESUMEN DE LOS PASOS A SEGUIR: Ambiente de Habilitación: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Registro (Catálogo) Asociación modo de operación (Catálogo) Ingreso Solución Gratuita - SG (Catálogo) Solicitud del certificado digital (Solución Gratuita) Configuraciones SG (Solución Gratuita) Generación Factura Electrónica de Venta (Solución Gratuita) Generación Nota débito/crédito (Solución Gratuita) Documentos Enviados y Recibidos (Solución Gratuita) Ambiente de Producción: 9. 10. Página .2 Migración Ambiente de Producción (Catálogo y Solución Gratuita) Asociación rangos de numeración (MUISCA y Catálogo) Versión. 1 - 09 / 2022 Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN TEN EN CUENTA: USUARIOS OFE: Debes realizar el registro y la asociación de la Solución Gratuita como modo de operación para Factura Electrónica de Venta, también es necesario completar un set de pruebas en el ambiente de habilitación, compuesto por dos (2) facturas electrónicas, una (1) nota débito y una (1) nota crédito. 1. Registro (Catálogo) En primer lugar, ingresa a la página oficial de la DIAN: https://www.dian.gov.co/ Desplázate hacia la parte de inferior de la pantalla hasta la sección Factura Electrónica y da clic sobre la opción “Habilitación” TEN EN CUENTA: Para realizar el ingreso al Sistema FE como usuario OFE debes estar registrado en el RUT. Puedes realizar el registro como OFE (Facturador empresa o persona) Al registrarte, automáticamente llega un Token Acceso DIAN a tu correo electrónico registrado en el RUT. Al hacer clic en el enlace puedes ingresar al Sistema de Factura Electrónica (FE). Página .3 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN El enlace tiene un límite de tiempo. Una vez ingreses al Sistema de Factura Electrónica en el ambiente de habilitación, tienes varios módulos en el menú principal, entre ellas elige la opción “Registro y habilitación” y luego haz clic en “Documentos Electrónicos” para continuar con el proceso. Al ingresar a esta opción por primera vez encuentras la pantalla de “Registro” CIERRA SESIÓN: Una vez te registras debes salir del Sistema FE para poder continuar con la asociación del modo de operación. Página .4 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 2. Asociación modo de operación (Catálogo) Tan pronto te encuentras registrado como OFE, debes asociar la “Solución Gratuita” como modo de operación para Factura Electrónica de Venta. Para ello ve a la opción “Registro y habilitación”/“Documentos Electrónicos” y da clic en el botón “Factura Electrónica” Configura tu modo de operación. Después de dar clic en el botón “Configurar modo de operación”, selecciona “Solución Gratuita” y finaliza el proceso oprimiendo el botón “Asociar”. Página .5 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN TEN EN CUENTA: USUARIOS OFE: Al seleccionar Solución Gratuita como modo de operación y asociarlo para Factura Electrónica de Venta, el estado del mismo pasa a “Habilitado” una vez superes el set de pruebas obligatorio. Si das clic sobre los íconos de la columna ”Acciones”, visualizas los detalles del set de pruebas o eliminas los modos de operación. Para realizar el seguimiento de las pruebas de aceptación, da clic en el ícono para observar los datos de los representantes legales asociados y también el detalle del set de pruebas. Página .6 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN En detalles del Set de Pruebas encuentras la cantidad total de documentos requeridos y requeridos aceptados para superar el proceso de pruebas. Si deseas ver el avance de tu set de pruebas de FEV, da clic en el botón “gráfico” para observar el resumen de tus documentos. CIERRA SESIÓN: Posterior al registro en el Sistema FE, debes loguearte e ingresar nuevamente para que se active el módulo “Solución Gratuita” en el menú principal del catálogo. Página .7 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 3. Ingreso Solución Gratuita - SG (Catálogo) Listo, ahora vamos a la Solución Gratuita. Al acceder de nuevo al Sistema FE, dirígete al menú principal del catálogo a la opción “Solución Gratuita”/”Ingreso” 4. Solicitud del certificado digital (Solución Gratuita) Para solicitar tu certificado dirígete a la opción “Solución Gratuita” del menú superior y selecciona “Certificado digital”. TEN EN CUENTA: USUARIO OFE: Si es la primera vez que entras a la Solución Gratuita debes gestionar tu certificado digital. Recuerda que el Certificado digital gratuito únicamente funciona para firmar tus documentos electrónicamente si tienes la Solución Gratuita como modo de operación. Ingresa a la sección de opciones generales de la Solución Gratuita. Página .8 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Una vez allí, da clic en el botón “Solicitar certificado gratuito” Diligencia el formulario y genera la solicitud. Si has diligenciado todo el formulario y no se presentó ningún problema, la solicitud es enviada a la entidad certificadora, posteriormente recibes un mail con las credenciales de acceso a su plataforma. TEN EN CUENTA: Completa todos los datos para evitar demoras en el proceso y revisa cuidadosamente la información para no cometer errores. Página .9 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN TEN EN CUENTA: Es importante que recuerdes el número de la solicitud del certificado en caso de requerir soporte. Tan pronto se encuentre activo tu certificado digital, te notifican a través de correo electrónico. Ingresa nuevamente al inicio de la Solución Gratuita y verifica la activación de tu certificado. Ahora bien, para generar tus Facturas Electrónicas de Venta y Notas Débito/Crédito, debes dirigirte al inicio de la Solución Gratuita y seleccionar el botón “Factura Electrónica”. TEN EN CUENTA: USUARIOS OFE : Siempre te aparece en el inicio de la Solución Gratuita el botón de factura electrónica. Página .10 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 5. Configuraciones SG (Solución Gratuita) Para iniciar con la generación de tus Facturas Electrónicas de Venta y Notas débito/crédito en el ambiente de habilitación o producción, debes contar con información configurada previamente dentro de la Solución Gratuita. Rangos de numeración (está preconfigurado para el ambiente de habilitación) Adquiriente/Comprador Producto/Servicio Dirígete a la opción “Configuración” del menú superior de la Solución Gratuita y selecciona cada una de las opciones disponibles. Configurar Rangos de numeración TEN EN CUENTA: • La numeración autorizada se gestiona con anterioridad a través del MUISCA y únicamente sirve para la generación de documentos en el ambiente de producción. • La numeración manual se configura desde el ambiente de producción para generar las Notas débito/crédito y eventos a las Facturas Electrónicas de Venta. **Recuerda siempre crear una numeración manual distinta para cada rango y tipo de documento. Página .11 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Para crear un rango de numeración manual, debes dar clic en el botón “Crear nuevo +”. Al dar clic en “Crear Nuevo +” puedes configurar tu rango manualmente para la generación de Notas débito/crédito y eventos a las Facturas Electrónicas de Venta. Página .12 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Configurar Adquiriente/Comprador Da clic en el botón “Crear nuevo +” y completa los datos de la ventana emergente, luego guarda. Configurar Producto/Servicio Da clic en el botón “Crear nuevo +”. Página .13 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Ahora bien, gestiona la información de la ventana emergente para crear tu producto/servicio y da clic en “guardar”. RECUERDA QUE: En el campo código NO debes usar caracteres como por ejemplo: /)=)*///(/%$#”!#$%& TEN EN CUENTA: Producto Factura Mandato: Si vas a incluir el producto que creas dentro de una factura de mandato, debes marcar en “Si” en el círculo de check “Producto para mandato” que aparece en la ventana emergente. También debes seleccionar el código 1 – Bienes y Servicios Recibidos para terceros en el Tipo de Ingreso Página .14 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Producto Factura Exportación: Los productos siempre deben estar creados en Pesos Colombianos (COP). Dentro del formulario de la factura de Exportación se encuentra un campo para tipo de moneda y tasa; al seleccionar e ingresar los datos, el sistema calcula el valor correspondiente a la moneda. Producto Factura AIU: Para la factura Aiu debes crear los productos correspondientes a tu tipo de actividad bajo el contrato que se esté manejando, adicionalmente debes crear como productos los conceptos: Administración, Imprevistos y Utilidad, con su respectivo porcentaje en el campo “Descripción”; lo anterior con el objetivo de clasificar los conceptos para el cálculo del IVA. Producto Muestra Gratis: Para usar un producto como muestra gratis, desde su creación debe contener valores en los campos: Precio Unitario de Venta, Precio Unitario Inventario, Precio Referencial Gratuito, como se visualiza en la imagen anterior. Página .15 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 6. Generación Factura Electrónica de Venta (Solución Gratuita) ¡Perfecto! Ahora que ya cuentas con los datos configurados, puedes completar los formularios en la Solución Gratuita para emitir Facturas Electrónicas de Venta y Notas Débito/Crédito. Empecemos… TEN EN CUENTA: Los campos con asterisco rojo son obligatorios. Ten en cuenta la Normativa y el Anexo Técnico vigente para diligenciar la información de cada campo de los formularios, también el formato y la cantidad de caracteres de los datos que completes. Selecciona el tipo de Factura para habilitar el formulario donde ingresas la información para crear tus Facturas Electrónicas de Venta: Formulario Factura Electrónica de Venta Formulario Factura Electrónica de Venta - AIU Formulario Factura Electrónica de Venta - Exportación Formulario Factura Electrónica de Venta – Mandato Formulario Factura Electrónica de Contingencia La sección No. 1 “Datos del documento” contiene los datos generales de identificación de la respectiva Factura Electrónica de Venta Página .16 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN PARA TENER EN CUENTA EN LOS CAMPOS DEL FORMULARIO: En todos los tipos de factura esta sección está compuesta por los mismos campos. La sección No.2 “Datos del Emisor/Vendedor” se compone de tu propia información, ya que en este caso eres quien está generando la Factura Electrónica de Venta de los bienes que entregas o servicios que prestas al adquirente/comprador. PARA TENER EN CUENTA EN LOS CAMPOS DEL FORMULARIO: En todos los tipos de factura esta sección está compuesta por los mismos campos, sin embargo existen algunos escenarios especiales: Factura de mandato: Puede presentarse con múltiples emisores, para este caso la solución que te sugerimos es informar los datos de un sólo (1) emisor y en la sección “Notas” del formulario podrás listar la cantidad total de emisores que necesites. Factura de exportación: El modelo de negocio del Formulario Factura Electrónica de Venta – Exportación nos presenta esta sección con un nombre diferente pero con los mismos campos “Sección – Datos del exportador” La sección No.3 “Datos del Adquiriente/Comprador”, contiene los datos generales del comprador, puedes dar clic en la lupa del campo “Número de documento” y seleccionar el comprador que creaste desde la opción “Configuración”/”Adquiriente-Comprador”. Página .17 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN PARA TENER EN CUENTA EN LOS CAMPOS DEL FORMULARIO: En todos los tipos de factura esta sección está compuesta por los mismos campos, sin embargo existen algunos escenarios especiales: Factura de exportación: El modelo de negocio del Formulario Factura Electrónica de Venta – Exportación nos presenta esta sección con un nombre diferente pero con los mismos campos “Sección – Datos del importador” Página .18 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN La sección No.4 “Detalles de producto/servicio” agrupa el detalle, la descripción y los datos tributarios de los productos o servicios. Debes dar clic en la lupa del campo “Descripción” y seleccionar el producto o servicio que creaste desde la opción “Configuración”/ “Producto-Servicio”. Recuerda lo siguiente al momento de editar la información anterior: Precio Unitario: La forma correcta de cambiar el “Precio Unitario” de los productos/servicios creados es modificando la información dentro de la opción “editar” de cada uno de los productos. No modifiques el “Precio Unitario” dentro del formulario ya que se pueden generar errores en el cálculo de los impuestos. Descuentos y Recargos: Los descuentos y recargos que se encuentran a nivel de línea se conocen como “No condicionados”, estos se aplican al valor del producto/servicio por línea antes de calcular impuestos. Gratis: Para facturar un producto/servicio como “muestra gratis”, debe contener valores en los campos: Precio Unitario de Venta, Precio Unitario Inventario y Precio Referencial Gratuito. Eliminar Producto/servicio: Si deseas seleccionar un nuevo producto/servicio y eliminar el anterior, da clic en la “X” y elige el producto. NO selecciones otro producto sobre uno ya seleccionado. PARA TENER EN CUENTA EN LOS CAMPOS DEL FORMULARIO: En todos los tipos de factura esta sección está compuesta por los mismos campos, sin embargo existen algunos escenarios especiales: Formulario Factura Electrónica de Venta - AIU: Debes usar los productos correspondientes a tu tipo de actividad bajo el contrato que se esté manejando, sin embargo, además de incluir los productos o líneas normales a facturar, debes incluir los conceptos Administración, Imprevistos y Utilidad con su respectivo porcentaje en la sección “detalles del producto”, lo anterior con el objetivo de clasificar los conceptos para el cálculo del IVA. Página .19 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Formulario Factura Electrónica de Venta – Exportación: El precio unitario de los productos debe corresponder a su valor en pesos colombianos (COP). Formulario Factura Electrónica de Venta – Mandato: El producto debe estar creado con el check “Producto para mandato” que aparece en la ventana emergente de “Creación de Producto” y también con el tipo y No. Documento del Mandante que despliega al seleccionar la opción “Código 1 – Bienes y Servicios Recibidos para terceros” en el Tipo de Ingreso. *El botón “Crear nuevo +” que se encuentra en la ventana emergente, funciona de la misma manera que la opción “Configuración”/ “Producto-Servicio”. Las secciones No. 5 a la No. 11 son información opcional que puedes diligenciar según tu caso particular. Página .20 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN La sección No.10 “Datos totales” contiene los cálculos totales resultantes de la información numérica que diligenciaste en las secciones “Datos del producto”, “Descuentos / Recargos globales” y “anticipos”. La sección No. 11 “Formato de la representación gráfica” te permite configurar el tamaño de la representación gráfica de tu Factura Electrónica de Venta. Una vez hayas finalizado el diligenciamiento de las secciones del formulario, da clic en el botón “Previsualizar”. Página .21 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN TEN EN CUENTA: El Sistema realiza una verificación interna de la información que diligenciaste y en caso de presentar errores, genera una alerta en cada casilla que te muestra el error en color rojo. Por último visualizas una ventana emergente con la representación gráfica de la Factura Electrónica de Venta, la cual contiene la información resumida que diligenciaste en el formulario principal. Da clic en firmar y guardar como último paso en la generación de tu Factura. TEN EN CUENTA: Recuerda que los documentos generados en el ambiente de habilitación NO tienen valor fiscal Secciones específicas según el tipo de factura: Formulario Factura Electrónica de Venta – AIU Sección – Datos AIU: Información Adicional (Diligenciable) (*): La información de este campo es obligatoria, debes describir el objeto del contrato sobre el cual se está facturando el producto/servicio. Página .22 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Formulario Factura Electrónica de Venta – Exportación Sección – Datos adicionales: Formulario Factura Electrónica de Venta – Mandato Sección – Datos mandato: Página .23 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 7. Generación Nota Débito/Crédito (Solución Gratuita) Ahora te explicamos el proceso para emitir una Nota débito o crédito. La sección No. 1 “Datos del documento” contiene los datos generales de identificación de la respectiva Nota débito/crédito. La sección No.2 “Datos del Emisor/Vendedor” se compone de tu propia información, ya que en este caso eres quien está generando la Nota débito/crédito a la Factura Electrónica de Venta que creaste. Página .24 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN La sección No.3 “Datos del Adquiriente/Comprador”, contiene los datos generales del comprador, puedes dar clic en la lupa del campo “Número de documento” y seleccionar el comprador que creaste desde la opción “Configuración”/”Adquiriente-Comprador”. *El botón “Crear nuevo +” que se encuentra en la ventana emergente, funciona de la misma manera que la opción “Configuración” / “Adquiriente-Comprador”. La sección No.4 “Detalle de producto/servicio” agrupa el detalle, la descripción y los datos tributarios de los productos. Página .25 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Debes dar clic en la lupa del campo “Descripción” y seleccionar el producto o servicio que creaste desde la opción “Configuración”/ “Producto-Servicio”. *El botón “Crear nuevo +” que se encuentra en la ventana emergente, funciona de la misma manera que la opción “Configuración”/ “Producto-Servicio”. Las secciones No. 5 a la No. 11 son información opcional que puedes diligenciar según tu caso particular. La sección No.10 “Datos totales” contiene los cálculos totales resultantes de la información numérica que diligenciaste en las secciones “Datos del producto”, “Descuentos / Recargos globales” y “anticipos”. Página .26 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN La sección No. 11 “Formato de la representación gráfica” te permite configurar el tamaño de la representación gráfica de tu Nota débito/crédito. Una vez hayas finalizado el diligenciamiento de las secciones del formulario, da clic en el botón “Previsualizar”. TEN EN CUENTA: El Sistema realiza una verificación interna de la información que diligenciaste y en caso de presentar errores, genera una alerta en cada casilla que te muestra el error en color rojo. Página .27 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Por último visualizas una ventana emergente con la representación gráfica de la Nota débito/crédito, la cual contiene la información resumida que diligenciaste en el formulario principal. Da clic en firmar y guardar como último paso en la generación de tu Nota débito/crédito. TEN EN CUENTA: Recuerda que los documentos generados en el ambiente de habilitación NO tienen valor fiscal Página .28 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 8. Documentos Enviados y Recibidos (Solución Gratuita) Dirígete al menú superior de la Solución Gratuita a la opción “Configuración”, una vez des clic selecciona “Documentos Enviados” o “Documentos Recibidos”. Página .29 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Acá puedes consultar Facturas Electrónicas y Notas débito/crédito, visualizar el historial de eventos de cada una, descargar información del Attachment y descargar el XML y el pdf. El AppResponse que corresponde a la respuesta de validación - DIAN, lo puedes descargar desde documentos emitidos en el icono . Página .30 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Desde las opciones “Documentos Enviados y Recibidos” puedes asociar Eventos Fase 1 -RADIAN y Notas débito/crédito a Facturas Electrónicas que hayas generado con tan solo seleccionar el check, las opciones de las casillas y dar clic en “Enviar”. DOCUMENTOS ENVIADOS DOCUMENTOS RECIBIDOS TEN EN CUENTA: Recuerda que los documentos generados en el ambiente de habilitación NO tienen valor fiscal. Página .31 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 9. Migración Ambiente de Producción (Catálogo y Solución Gratuita) Ingresa a la página oficial de la DIAN: https://www.dian.gov.co/ Desplázate hacia la parte de inferior de la pantalla hasta la sección Factura Electrónica y da clic sobre la opción “Facturando Electrónicamente” Ahora allí puedes realizar el registro dependiendo el tipo de usuario que seas: OFE (empresa o persona) o NO OFE si aplica en tu caso. Al registrarte, automáticamente llega un Token Acceso DIAN a tu correo electrónico registrado en el RUT. Al hacer clic en el enlace puedes ingresar al Sistema de Factura Electrónica. El enlace tiene un límite de tiempo. Cuando ingreses por primera vez al ambiente de producción del Sistema de Factura Electrónica, ten en cuenta lo siguiente: Página .32 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 1. Verifica el Ingreso al Ambiente de Producción en el Login Accede al Sistema con el mismo tipo de usuario y logueo que usaste en el ambiente de habilitación, el Sistema debe permitirte entrar sin ningún inconveniente. Sin embargo en caso de NO haber sido exitoso el proceso de pruebas en el ambiente de habilitación, te aparece un mensaje como el siguiente en la pantalla: Si presentas este inconveniente, dirígete a la opción “Documentos Electrónicos”/”Factura Electrónica de Venta”/”Detalles del set de pruebas” y da clic en el botón “Sincronizar a Producción” desde el ambiente de habilitación. 2. Verifica el Estado del Modo de Operación Entra al ambiente de producción del Sistema de Factura Electrónica, elige la opción “Registro y habilitación” y luego da clic en “Documentos Electrónicos” para consultar el estado de tu modo de operación. Página .33 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Al ingresar a esta opción selecciona “Factura Electrónica”. Detalla la migración de datos y programación de fecha inicial a producción, como también el modo de operación que configuraste en el ambiente de habilitación al superar el set de pruebas. TEN EN CUENTA: Recuerda que el estado del modo de operación debe aparecer como “Aceptado” o “Habilitado” en el ambiente de habilitación, si aparece “En proceso” quiere decir que no has terminado el set de pruebas y no verás la migración del modo de operación en el ambiente de producción. Página .34 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN 3. Verifica el Estado del Certificado Digital Revisa en la Solución Gratuita el estado de tu certificado digital ingresando por el ambiente de producción. Para consultar tu certificado accede a las opciones generales de la Solución Gratuita y da clic en Certificado Digital. Al sincronizar automática o manualmente al ambiente de producción, el certificado digital que solicitaste desde el ambiente de habilitación debe migrar. En la lista de registros puedes buscar por NIT y encontrar los detalles de cada certificado, también puedes activarlo o inactivarlo. 10. Asociación rangos de numeración (MUISCA y Catálogo) Por último, ingresa al ambiente de producción del Sistema de Factura Electrónica y dirígete al menú principal del catálogo, selecciona la opción “Configuración”/”Rangos de Numeración” Página .34 Versión. 1 - 09 / 2022 SISTEMA DE FACTURA Servicios y documentos digitales DIAN Proceso Factura Electrónica Solución Gratuita DIAN Ahora allí, asocia el Software y la autorización de numeración que previamente gestionaste a través del MUISCA, luego da clic en el botón “Agregar”. TEN EN CUENTA: No olvides que los documentos a los cuales debes asociar prefijos desde el catálogo son: Factura Electrónica de Venta. Factura de talonario o de papel. Documento Soporte Para No Obligados A Facturar. Una vez asocies el rango de numeración autorizada desde el catálogo en el ambiente de producción, puedes verificarlo en la Solución Gratuita opción “Configuración”/ “Rangos de numeración”, desde allí puedes actualizar o activar/inactivar tu rango. ¡Listo, es todo! Ahora puedes generar y transmitir tus Facturas Electrónicas de Venta, Notas débito/crédito y aplicar eventos por medio de la Solución Gratuita del Sistema de Factura Electrónica -DIAN. TEN EN CUENTA: En el ambiente de producción tus documentos SI tienen valor fiscal. Página .35 Versión. 1 - 09 / 2022 MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO PROCESO DE GENERACIÓN FACTURA ELECTRÓNICA SERVICIO GRATUITO DIAN Consulta esta información en www.dian.gov.co y nuestras redes sociales: Si tienes dudas, inconvenientes o sólo quieres darnos tus comentarios, contáctanos por medio del Contact Center de la DIAN (+57) 601 3078064 o Línea de atención Nivel Central (+57) 601 7428973.
