Administración de Proyectos PROGRAMA 1. INTRODUCCION Y FASES PARA LA ADMINISTRACION E INGENIERIA DE PROYECTOS 2. PLANIFICACION Y PROGRAMACION DE PROYECTOS 3. COSTOS Y PRESUPUESTOS DE PROYECTOS 4. GESTION Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS • Al completar la unidad de aprendizaje, el alumno será capaz de: – Explicar la importancia de la administración e ingeniería de proyectos para la solución inteligente de problemas en una organización. – Establecer las actividades básicas para el diseño, administración y mejoras de un proyecto. – Identificar las fases requeridas para la implementación de un proyecto. • Al completar la unidad de aprendizaje, el alumno será capaz de: – Identificar la información obtenida del estado del arte del proyecto en desarrollo. – Planificar el total de recursos requeridos para el diseño y desarrollo de un proyecto. – Programar cada una de las fases para la implementación del proyecto, estandarizando el tiempo y recursos requeridos en cada una de las fases. Al completar la unidad de aprendizaje, el alumno será capaz de: – Estandarizar el total de recursos requeridos en el proyecto para establecer el costo total del mismo. – Elaborar presupuesto con el total del costo, facturación, rentabilidad y utilidad del proyecto. • Al completar la unidad de aprendizaje, el alumno será capaz de: – Administrar el total de recursos disponibles para el desarrollo del proyecto. – Proponer mejoras en los procesos productivos que permitan incrementar los estándares de rentabilidad y utilidad del proyecto. – Evaluar las características de un proyecto factible y sustentable. PROYECTO A ELABORAR • Elaborar proyecto sobre la etapa de planeación. (antecedentes y desarrollo técnico - tecnológico). • Contemplar diagrama de gantt sobre la planeación de la actividades del proyecto contemplando tiempos y personal • Contemplar un plan de ejecución • Contemplar un sistema de control del proyecto • Contemplar presupuesto del proyecto, con los elementos que lo integran. • Contemplar proyecto que incluya los estándares de utilidad y rentabilidad en un proyecto, considerando su factibilidad y sustentabilidad. ¿Qué es un Proyecto? Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. operación de ingeniería que lleva a conseguir un objetivo material predeterminado por modificación de la realidad exterior mediante unas acciones humanas Características Conjunto de actividades interrelacionadas Requiere planeación Objetivo específico Inicio y finalización definida Recursos limitados Características Una sola vez, no se repite Producto o servicio único Generan soluciones a problemas existentes Representan rapidez respecto a los procesos de mejora Llevan una presión implícita Características costo Decisión Plazo Calidad Atributos de un Proyecto Tiene un objetivo bien definido Se realiza por medio de una serie de tareas interdependientes (tareas no repetitivas que deben realizarse con cierta secuencia para lograr el objetivo) Utiliza varios recursos para realizar las tareas Atributos de un Proyecto Tiene un marco de tiempo específico o duración finita Tarea única o que se realiza una sola vez. Tiene un cliente quien es la entidad que proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Involucra cierto grado de incertidumbre. Finalidad de un Proyecto Entender el desconocimiento y proveer nuevos conocimientos. Explorar las posibilidades y practicas de crear nuevos productos o procesos para satisfacer necesidades todavía no entendidas. Crear productos y procesos nuevos o mejoras mas confiables y satisfactorias Ayudar al máximo al rendimiento de las líneas de productos actuales Factores que restringen un Proyecto Programa Satisfacción al cliente Costo Alcance Ámbito de un Proyecto • El ámbito de un proyecto o alcance del proyecto es todo el trabajo que debe de hacerse para garantizar al cliente que los productos entregables (el producto tangible o los artículos que se van a proporcionar) cumplen con los requisitos o con los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto. Ámbito de Proyecto • Por ejemplo: en un proyecto de construcción de casa, el cliente espera que la calidad del trabajo sea óptima. Si se logra el alcance del trabajo pero se dejan ventanas que son difíciles de abrir y cerrar, llaves que gotean o un jardín lleno de piedras, el resultado será un cliente insatisfecho Costo • El costo de un proyecto: es el monto que el cliente ha acordado pagar por los productos entregables del proyecto que son aceptables. El costo se basa en un presupuesto que incluye una estimación de costos asociados con los distintos recursos que se emplearán para realzar un proyecto. Costo • Incluye: – Salarios de las personas que trabajan en el proyecto – Materiales o articulos de oficina – Renta de equipo – Renta de instalaciones – Honorarios de los subcontratistas que realizan tareas en el proyecto. – etc Programa • El programa de un proyecto: es el cronograma que especifica cuándo debe de iniciar y terminar cada actividad. El objetivo del proyecto en general establece la fecha en la cual el alcance del proyecto debe lograrse según una fecha específica acordada con anterioridad por el cliente y la persona u organización • El objetivo de cualquier proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto en una fecha determinada y con plena satisfacción al cliente • Para lograr el objetivo: se debe desarrollar un plan antes de iniciar el proyecto el cual debe de incluir tareas, costos y estimación del tiempo. Factores ambientales que pueden influir en el proyecto Proceso, estructura y cultura de la organización Condiciones de mercado Sistemas de autorización de trabajos Administración del personal (condiciones laborales) Normas de la industria o gubernamentales Infraestructura Recursos humanos existentes (competencia) Factores ambientales que pueden influir en el proyecto Tolerancia al riesgo por parte de los interesados Sistemas de información para la dirección de proyectos (software) Bases de datos comerciales Clima político Canales de comunicación establecidos por la organización Importancia de un Proyecto Desempeño Proceso con mejora continua y proyectos B A Proceso sin mejora continua t1 Tiempo t2 Tipos de Proyectos TIPOS DE PROYECTO En evolución Se establece cierto sistema y se evoluciona poco a poco Final Cerrado Por innovación Desarrollo o ingeniería Es una actividad creativa, intelectual y se dirige hacia respuesta especificas. Requiere estudio de mercado. Complejo Final Abierto Más Fácil de programa, presupuestar, gerenciar Investigación básica o aplicada Difícil de programar por lo tanto difícil de financiar Tipos de Proyectos PROYECTOS PRODUCTIVO PROYECTOS PÚBLICO O SOCIAL Buscan generar rentabilidad económica Buscan alcanzar impacto sobre la calidad de vida de la población Obtener ganancias en dinero No necesariamente se expresan en dinero Los promotores son empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económico para distintos fines Los promotores de estos proyectos son el estado, organismos multilaterales, ONG, empresas responsabilidad sustentable Tipos de Proyectos • Basándose en el contenido del proyecto – Proyectos de Construcción – Proyectos de Informática – Proyectos de desarrollo de productos y servicios – Proyectos empresarial – Proyectos Logísticos – Proyectos de Marketing Tipos de Proyectos • Basándose en la organización participante – Proyectos Internos – Proyectos de depto. – Proyectos externos (de imagen corporativa) – Proyecto de Unidades cruzadas Tipos de Proyectos • Basándose en la complejidad – Proyectos Complejos – Proyectos Científicos – Proyectos Integradores – Proyectos Escolares – Proyectos de Vida – Proyectos Técnicos – Proyectos Simples Proceso vs Proyecto Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, costos y recursos. (ISO 9000:2000) • Nota 1. Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de un proyecto mayor. • Nota 2. En algunos proyectos, los objetivos se afinan y las características del producto se definen progresivamente según evolucione el proyecto. • Nota 3. El resultado de un proyecto puede ser una o varias unidades de producto. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente “proceso especial”. Administración de Proyectos Implica establecer primero un plan y después implementarlo para lograr el objetivo del proyecto. Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo. . Administración de Proyectos • Es importante tomarse el tiempo para desarrollar un plan, lo cual es vital para que el proyecto tenga éxito. • Una vez que el proyecto inicia es importante el monitoreo del avance para asegurar que todo marche según el plan. • La clave para el control eficaz del proyecto es medir el avance real y compararlo con el avance planeado y aplicar una accion correctiva si es necesario. Administración de Proyectos • El beneficio primordial de la implementación de técnicas en la administración de proyectos es tener al cliente satisfecho. • Completar todo el avance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporcionan una gran satisfacción Gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto Evaluación de Proyectos La Evaluación de Proyectos de Inversión contempla los estudios necesarios para determinar la Factibilidad y facilitar la toma de decisiones de los inversionistas. • Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas: – Demanda del Mercado – Oportunidad Estratégica / Necesidad comercial – Solicitud de un Cliente – Adelantos tecnológicos – Requisitos legales Dirigir un Proyecto implica….. • Identificar requisitos • Abordar las necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto • Equilibrar las restricciones contrapuestas que se relacionan, entre otros aspectos son: – El alcance – La calidad – El cronograma – El presupuesto – Los recursos – EL riesgo El gerente o director de un proyecto • Es la persona que proporciona el liderazgo al equipo del proyecto: liderazgo en la planeación, organización y control del esfuerzo de trabajo para lograr el objetivo • Su responsabilidad final es asegurar que el cliente quede satisfecho con el alcance del trabajo, porque éste se terminó con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo • Debe poseer las habilidades necesarias para inspirar al equipo de proyecto y ganarse la confianza del cliente: Rol del Director de Proyectos • Alcanzar objetivos del proyecto • Asegurar que se cumpla el plan del proyecto • Supervisar que se cumplan los tiempos del programa • Utilizar adecuadamente sus recursos • Utilizar adecuadamente, técnicas, herramientas y conocimientos. • Dirección de proyectos efectiva, características básicas: – Conocimiento – Desempeño – Personal o Actitud o Personalidad o Liderazgo El gerente o director del proyecto – Habilidades: Liderazgo Fomenta el desarrollo de las personas Comunicación Relaciones Interpersonales Capacidad para manejar el estrés Para la solución de problemas Para la administración del tiempo El gerente o director del proyecto – Para desarrollar las habilidades: Adquirir experiencia Buscar retroalimentación de otros Autoevaluación y aprender de sus errores Entrevistar a gerentes de proyecto que posean las habilidades Participar en programas de capacitación Unirse a organizaciones Leer Ofrecerse como voluntario – Delegación – Manejo del cambio El equipo del proyecto • Es un grupo de personas que trabajan de manera interdependiente para lograr el objetivo del proyecto. • El trabajo en equipo es el esfuerzo cooperativo de los miembros del equipo del proyecto para lograr esta meta común • La efectividad del equipo puede hacer la diferencia entre el éxito y fracaso del proyecto. El equipo del proyecto • Desarrollo y efectividad del equipo – Etapas de desarrollo y crecimiento – Barreras para la efectividad – Fomentar el espíritu de equipo • • • • Comportamiento ético Conflicto Solución de problemas Administración del tiempo OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS • Es un cuerpo o entidad dentro de una Organización que tiene varias responsabilidades asignadas con la relación a la dirección centralizada y coodinada de aquellos proyectos que se encuentren bajo su jurisdicción. Enfoque del Director de Proyectos OBJETIVOS CICLO DE PROYECTO • Los proyectos nacen cuando el cliente necesita una necesidad. • El cliente es la persona u organización dispuesta a proporcionar los fondos para lograr satisfacerla • El cliente es el que debe de identificar las necesidades o el problema. CICLO DE PROYECTO Conclusión Implantación de la solución propuesta (fase de la admón. de proyectos) Desarrollo de una propuesta de solución a la necesidad Identificación del problema Identificación de un problema donde el cliente escribe las necesidades y los requisitos. Solicitud de propuesta el cliente pide a las personas o contratistas que presenten propuestas sobre cómo podrían resolver el problema, de tamaño, junto con el costo y programa asociados. Identificación de la necesidad cliente 1. Identifica la necesidad de mejorar para obtener un beneficio 2. Identifica oportunidades para atender la necesidad (selección de un proyecto) 3. Prepara una solicitud de propuesta detallada 4. Hace la solicitud de propuesta a un grupo selecto de contratistas o abierto Identificación de las necesidades Pasos para seleccionar un proyecto Determinar los criterios para evaluar la oportunidad Listar los supuestos que fundamentarán cada oportunidad Reúna los datos e información sobre cada oportunidad Evalúe cada oportunidad de acuerdo a los criterios Desarrollo de una Propuesta de Solución El contratista realiza una propuesta con la solución del problema, estimación, cantidades de recursos que se necesitarían así como el tiempo que se requiere. El cliente recibe varias propuestas ya sea dentro de la organización o externamente. El cliente evalúa las propuestas presentada y selecciona la correcta El cliente y el contratista seleccionado firma un contrato Desarrollo y selección de propuesta – proveedor/cliente 1. Proveedor – Desarrolla una propuesta ganadora convincente 2. Proveedor – Presenta propuesta al cliente 3. Cliente – recibe y evalúa propuestas 4. Cliente – selecciona mejor propuesta 5. Cliente y proveedor – celebran contrato Desarrollo y selección de propuesta – proveedor/cliente • Una solicitud de propuesta debe: 1. proporcionar una descripción del trabajo (alcance del proyecto) 2. incluir los requisitos del cliente 3. Especificar los productos y servicios por entregar que el cliente espera 4. Listar cualquier material provisto por el cliente 5. Establecer las aprobaciones requeridas por el cliente 6. Mencionar el tipo de contrato que el cliente piensa utilizar 7. Establecer las condiciones de pago 8. Incluir el programa requerido para la terminación del proyecto 9. Proporcionar instrucciones para el formato y contenido de las propuestas 10. Indicar fecha de entrega en la que el cliente espera se entreguen las propuestas 11. Incluir los criterios de evaluación de las propuestas 12. Indicar los fondos que el cliente tiene disponibles para gastar en el proyecto Desarrollo y selección de propuesta – proveedor/cliente • • El desarrollo de una propuesta ganadora debe convencer al cliente de que el contratista: – Comprende lo que el cliente está buscando – Puede realizar el proyecto propuesto – Proporcionará el mayor valor al cliente – Es el mejor contratista para resolver el problema – Sacará provecho de su experiencia exitosa previa con proyectos relacionados – Hará un trabajo profesional – Logrará los resultados buscados – Completará el proyecto dentro del presupuesto y a tiempo – Dejará a cliente satisfecho Las secciones de la propuesta son: – Técnica – Administrativa – Económica Implantación de la solución • Conocida como la realización del proyecto • Se hace la planeación detallada del proyecto y luego se lleva en practica el plan para logar el objetivo del mismo. • Durante la realización del proyecto se lleva a cabo varios tipos de recursos (materia prima, humanos, monetarios) • En esta fase se logra el objetivo del proyecto y si el cliente queda satisfecho con todo el trabajo que se realizó, el proyecto termina con la calidad deseada. Realización del proyecto 1. Inicio 2. Planeación 3. Ejecución 4. Seguimiento y control 5. Cierre Cierre • Actividades: – Entregar todos los productos y servicios entregables acordado en la acta del proyecto. – Realizar todos los cobros necesarios – Realizar el pago de todas las facturas • Se debe realizar la evaluación del desempeño del proyecto con el fin de averiguar que podría mejorarse • Se debe de incluir una retroalimentación a los clientes para determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto cumple o no con sus expectativas. Terminación del proyecto Evaluación interna Evaluación externa (cliente) PROCESO EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Proceso para la Administración de un proyecto • El esfuerzo en la etapa inicial de la administración de un proyecto debe centrarse en establecer un plan inicial que explique por etapas para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. • Este esfuerzo de planeación incluye los pasos siguientes: 1.- Definición con claridad el objetivo del proyecto • La definición debe acordarse de manera previa entre el cliente y la persona u organización que realiza el proyecto 2.- Dividir y Subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes • Una forma de salir victorioso de un proyecto abundante es dividirlo. • Una estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partes del trabajo que el equipo del proyecto realizará o producirá durante el proyecto. • Identifica a la organización o persona responsable de cada parte del trabajo. Ejemplo: 3.- Definir las actividades especificas • Se deben de definir las actividades especificas que deben realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto. 4.- Representar gráficamente las actividades en forma de diagrama de red • Este diagrama muestra la secuencia necesaria y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto. Ejemplos de diagrama de red 5.- Elaborar una estimación de la duración • Para determinar cuánto tiempo se requiera para completar cada actividad, es necesario determinar cuáles tipos de recursos y cuánto se necesita de cada uno para que cada actividad se complete dentro de la duración estimada. 6.- Elaborar una estimación del costo de cada actividad • El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos requeridos para cada actividad 7.- Calcular el programa y el presupuesto del proyecto • Para determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles es necesario realizar un programa. De no ser así se deben de realizar ajustes al alcance del proyecto, las estimaciones de duración de las actividades o las asignaciones de recursos hasta que pueda establecerse un plan inicial. Plan inicial • Un plan iniciar es un plan en etapas para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este puede mostrarse en una exposición gráfica o de tabla para cada periodo desde el inicio hasta el fin. Debe de incluir: – Las fechas de inicio y fin de cada actividad – Las cantidades de los distintos recursos que se necesitarán durante cada periodo – El presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el inicio hasta el fin del proyecto. Programa del proyecto Plan inicial • Una vez establecido el plan inicial entra el proceso de la administración del proyecto el cual es medir el avance real (con respecto a lo planeado). Para medir el avance real es importante tener en mente qué actividades se han iniciado o completado en realidad, cuándo se iniciar o completaron y cuánto dinero se ha gastado o comprometido. Plan inicial • Hay que tomar en cuenta que si no coinciden las actividades o presupuesto antes de tomar una decisión de acción correctiva es necesario evaluar varias acciones alternativas para asegurar que dicha acción volverá a colocar al proyecto dentro de las restricciones de alcance, tiempo y presupuesto del objetivo. • La clave para el control eficaz del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el progreso planeado con regularidad y de manera oportuna y aplicar acciones correctivas de inmediato, en caso necesario. • Intentar realizar un proyecto sin establecer primero un plan iniciar es imprudente Ejemplo costo del presupuesto acumulado
