FACULTAD DE NEGOCIOS CARRERA DE ADMINISTRACIÓN CURSO: TEMA: DOCENTE: ADMINISTRACIÓN EVALUACION PARCIAL – INFORME MYPE JESUS CATHERINE SALDAÑA BOCANEGRA INTEGRANTES: GRUPO 2 • DIAZ FRISANCHO, ZULEMA EMILIA • GARCIA ANTICONA, HIANARA ANAIS • RODRIGUEZ PONCE, JOHANO JOSE • VELIZ CARCAMO, NIDIA YOJANI TRUJILLO - PERÚ 2023 INDICE INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 3 CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................................... 4 1.1. Razón social .............................................................................................................................................. 4 1.2. RUC ......................................................................................................................................................... 4 1.3. Nombre comercial ..................................................................................................................................... 4 1.4. Ubicación de la empresa. ........................................................................................................................... 4 1.5. Bienes o servicios de la empresa ................................................................................................................. 4 1.6. Marco Axiológico ...................................................................................................................................... 4 1.7. Rubro de la empresa ................................................................................................................................. 5 1.8. Organigrama ............................................................................................................................................ 5 CAPÍTULO II: DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA EMPRESA (ANALISIS FODA) ........................................................ 6 CAPÍTULO III: ACTIVIDADES ............................................................................................................................... 6 3.1. Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Planeación. ........................................... 6 3.2. Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Organización. ....................................... 7 3.3. Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Dirección. ............................................. 8 3.4. Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Control. ................................................ 9 2 INTRODUCCIÓN El análisis de una empresa es un proceso esencial para comprender su desempeño financiero y operativo. Este análisis puede ser realizado por diferentes razones, como para evaluar la salud financiera de la empresa, identificar fortalezas y debilidades, y desarrollar estrategias para el crecimiento y la mejora. El proceso administrativo es un conjunto de actividades que se realizan en una empresa para lograr los objetivos establecidos. Este proceso se compone de cuatro etapas: planificación, organización, dirección y control. En cada etapa se llevan a cabo diferentes actividades que permiten que la empresa funcione de manera efectiva y eficiente. En este trabajo se realizará un análisis detallado del proceso administrativo de la Academia Preuniversitaria Kepler, con el objetivo de entender cómo se llevan a cabo las actividades en cada una de las cuatro etapas, identificar las fortalezas y debilidades del proceso y proponer estrategias para mejorar la eficiencia y la efectividad del proceso administrativo. En la primera parte del trabajo se describirán los datos generales de la Empresa como Ruc, nombre comercial, rubro, etc. En la segunda parte del trabajo se identificarán las fortalezas y debilidades del proceso a través de la elaboración de la Matriz FODA. Finalmente, en la tercera parte del trabajo se realizará un análisis de cada etapa del proceso administrativo de la empresa: planificación, organización, dirección y control. Se analizarán las actividades que se realizan en cada etapa, los recursos necesarios y los objetivos y metas que se persiguen en cada una de ellas. 3 CAPÍTULO I: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 1.1. Razón social: Corporación educativa Kepler SAC 1.2. RUC: 20607787922 1.3. Nombre comercial: Academia Preuniversitaria Kepler 1.4. Ubicación de la empresa: Av. Juan Pablo II 395 (Urb. San Andrés I etapa) – Frente a la Segunda Puerta de la Universidad Nacional de Trujillo. 1.5. Bienes o servicios de la empresa: Clases de repaso: la academia ofrece clases para repasar los temas de las diferentes asignaturas que se evalúan en los exámenes de ingreso a la Universidad Nacional de Trujillo. Tutorías personalizadas: los estudiantes pueden tener la oportunidad de recibir tutorías individuales para abordar las áreas en las que necesitan más ayuda. Pruebas de práctica: la academia proporciona exámenes simulados para que los estudiantes se acostumbren al formato y la estructura de las pruebas de ingreso a la Universidad Nacional de Trujillo. Asesoramiento en la selección de carreras de estudio: la academia ofrece asesoramiento y orientación en la selección de carreras y áreas de estudio que sean apropiados para los estudiantes. Material didáctico y bibliografía: la academia proporciona material didáctico (compendios) y bibliografía para complementar la formación académica de los estudiantes. 1.6. Marco Axiológico MISIÓN Brindar un servicio académico de excelencia, que abarque comodidad, seguimiento y orientación del alumno, lo cual a su vez permita su aprendizaje y un exitoso ingreso a la universidad. VISIÓN Direccionar nuestra empresa hacia el reconocimiento local y regional, consolidándonos como una Academia Preuniversitaria de alta demanda. 4 Tabla 1: Valores Corporativos Proactividad: Anticiparnos, prevenir y solucionar problemas. Integridad: “Hacer lo correcto”, se traduce como honradez, honestidad, respeto por los demás, corrección, responsabilidad, control emocional, puntualidad, lealtad, pulcritud, disciplina. Solidaridad: Cooperación y trabajo en equipo, generosidad con los compañeros. Humildad: Conocer las propias limitaciones y debilidades, aceptar nuestros errores. Tolerancia: Permanecer abierto a la diversidad de puntos de vista y opiniones de compañeros de trabajo y clientes (padres de familia y alumnos). Ser condescendientes con el error ajeno. 1.7. Rubro de la empresa: Actividades de apoyo a la enseñanza. 1.8. Organigrama: ÁREA ADMISIÓN AUXILIAR GERENTE ADMINISTRADOR OPERARIO DE LIMPIEZA ÁREA COORDINACIÓN ACADÉMICA TUTORÍA ACADÉMICA DIGITADOR DOCENTES 5 CAPÍTULO II: DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA EMPRESA (ANALISIS FODA) Tabla 2: Análisis FODA de la Academia Kepler FORTALEZAS OPORTUNIDADES - Adecuada infraestructura -- Local moderno y propio - Solidez en la Trayectoria preuniversitaria (Marca) - Ubicación - Se cuenta con presupuesto para mantenimiento y remodelación de infraestructura -- Aumento de migracion de estudiantes que viven fuera de la ciudad. - Concurso de conocimientos promovidas en colegios públicos y privados - Servicio de tutoría académica. - No tener un sistema de control de asistencias y reporte de notas mas actualizado. - Tiempo perdido del personal administrativo en la corrección de evaluaciones. - No se puede construir más aulas. - Los docentes no son exclusivos DEBILIDADES -- Aparición de academias especializadas (Reducción de la demanda). -- Aumento de la inseguridad y la delincuencia, alguna emergencia sanitaria o condiciones climatológicas extremas. AMENAZAS CAPÍTULO III: ACTIVIDADES 3.1.Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Planeación. Definición de los objetivos educativos: Determinar los objetivos educativos para los estudiantes, como el nivel de conocimiento, que se espera alcancen para el logro de sus objetivos como es el ingreso a la Universidad Nacional de Trujillo en las diferentes carreras que esta ofrece. 6 Análisis de las necesidades educativas: Evaluar las necesidades educativas de los estudiantes y determinar qué materias y servicio de apoyo académico adicional debe brindarse para hacer más eficiente su aprendizaje, basándose en la carrera que desean postular y cuanto es el puntaje que esta exige para poder ingresar. Diseño del plan de estudios: Desarrollar un plan de estudios detallado que incluya los cursos que exige el prospecto de examen de admisión de la UNT acorde a las áreas A, B, C y D, sumado a la carga horaria de cada uno de estos cursos para alcanzar el logro de objetivos. Identificación de los recursos: Identificar los recursos necesarios para la enseñanza, incluyendo el material académico (compendios), evaluaciones, servicio de tutoría académica y personal docente. Selección del personal docente: Seleccionar a los profesionales capacitados y experimentados en la enseñanza preuniversitaria, para garantizar una enseñanza de calidad, el brindar una buena plana docente hace que los alumnos reciban las clases de manera eficiente para que puedan despejar las dudas que tengan. Establecimiento de sistemas de seguimiento y evaluación: Definir los sistemas de evaluación y seguimiento del rendimiento de los estudiantes, incluyendo exámenes, ejercicios para casa y sistemas de retroalimentación para los estudiantes. Desarrollo de un plan de apoyo para los estudiantes: Diseñar un plan de apoyo para los estudiantes que incluye el servicio de tutoría académica formando círculos especiales de estudio para alumnos con alto puntaje y grupos de nivelación para aquellos alumnos con bajo rendimiento. Figura 1: Establecimiento de sistemas de seguimiento y plan de apoyo para estudiantes. Figura 2: Objetivo principal: Ingreso a la Universidad Nacional de Trujillo. 3.2.Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Organización. Organización del personal docente: Establecer un sistema para organizar el personal docente, como la asignación de cursos, la gestión del horario, la distribución de las responsabilidades y el monitoreo de la metodología de enseñanza actualizada. 7 Programación de clases y horarios: Programar las clases y los horarios de los estudiantes y el personal docente, teniendo en cuenta las necesidades educativas, las instalaciones disponibles y los recursos necesarios. Administración de recursos: Administrar los recursos necesarios para la enseñanza, incluyendo los materiales de estudio, los recursos tecnológicos, evaluaciones, personal docente y académico para brindar un buen servicio y atención a los estudiantes. Organización de eventos y actividades: Organizar eventos y actividades para los estudiantes, como charlas de orientación vocacional, concursos de becas, actividades de la Universidad Nacional de Trujillo en las cuales nuestros estudiantes puedan participar y conocer más sobre sus carreras y así fomentar su desarrollo y motivación. Comunicación y colaboración con los padres: Establecer canales de comunicación efectivos y colaboración con los padres de los estudiantes, para mantenerlos informados sobre el progreso académico de sus hijos y las actividades de la academia. Mantenimiento y mejora de las instalaciones: Realizar la gestión del mantenimiento y mejora de las instalaciones, asegurando que se encuentren en buenas condiciones para garantizar el desarrollo adecuado de las actividades educativas. Gestión financiera: Administrar los recursos financieros de la academia, como la gestión de los ingresos y gastos, la elaboración de presupuestos y la gestión de los pagos y las facturas. Figura 3: Programación de clases y horarios. Figura 4: Organización de eventos y actividades. 3.3.Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Dirección. Liderazgo del personal docente y académico: Guiar y liderar al personal en general, fomentando su desarrollo profesional y asegurando que estén en sintonía con los objetivos educativos de la academia. 8 Gestión del rendimiento de los estudiantes: Evaluar y monitorear el rendimiento académico de los estudiantes, brindándoles retroalimentación y seguimiento en cursos con bajo rendimiento para aumentar su puntaje. Fomentar el aprendizaje activo: Implementar estrategias de enseñanza para fomentar el aprendizaje activo, incluyendo la aplicación de actividades prácticas y la utilización de recursos tecnológicos. Creación de un ambiente de aprendizaje positivo: Crear un ambiente de aprendizaje positivo y motivador, procurando que los estudiantes se sientan seguros, en un ambiente cómodo y brindar una atención personalizada en su proceso de aprendizaje. Gestión de conflictos: Manejar cualquier conflicto que surja entre estudiantes o personal en general, promoviendo una cultura de respeto, compañerismo y colaboración. Toma de decisiones: Tomar decisiones importantes en relación con la academia, como la implementación de innovadores ciclos académicos, la adopción de nuevas tecnologías para agilizar procesos y la contratación de personal capacitado que aporte a la institución, entre otras. Comunicación efectiva: Mantener una comunicación efectiva con el personal en general de las diferentes áreas, los estudiantes y sus padres, asegurándose de que estén informados sobre las actividades de la academia, procesos a seguir y con respecto a los padres reciban a tiempo el progreso académico de los estudiantes. Figura 5: Creación de un ambiente de aprendizaje positivo. Figura 6: Comunicación efectiva 3.4.Actividades que desarrolla respecto a la función administrativa de Control. Evaluación del rendimiento académico: Realizar evaluaciones semanales del rendimiento académico de los estudiantes, monitoreando su progreso y asegurando que estén alcanzando los objetivos educativos. Evaluación del desempeño del personal docente: Evaluar el desempeño del personal docente, mediante encuestas anónimas tomadas en aula, monitoreo de los tutores, entre otros. 9 Evaluación de los procesos educativos: Evaluar los procesos educativos de la academia, identificando oportunidades de mejora y optimización en áreas como la metodología de enseñanza, la utilización de recursos tecnológicos y la gestión de los horarios y actividades. Evaluación del cumplimiento de normas y reglamentaciones: Evaluar el cumplimiento de normas y reglamentaciones educativas y de seguridad, asegurándose de que la academia cumpla con los requisitos legales y regulaciones. Evaluación de la satisfacción de los estudiantes: Realizar encuestas y evaluaciones para medir la satisfacción de los estudiantes, obteniendo retroalimentación sobre la calidad de la enseñanza, el ambiente de aprendizaje y las actividades extracurriculares. Análisis financiero: Realizar análisis financieros periódicos, evaluando la rentabilidad de la academia y haciendo ajustes en el presupuesto y en la gestión de los recursos financieros, en caso de ser necesario. Evaluación del impacto social: Evaluar el impacto social de la academia, midiendo su contribución al desarrollo educativo y social de la comunidad y promoviendo la responsabilidad social de la academia. Muchas de las formas que se fomenta este impacto social son en el aniversario de la Institución como, juegos deportivos, bailes, etc. que contribuye de manera adecuada a la interacción de los estudiantes. Figura 7: Evaluación de la satisfacción de los estudiantes Figura 8: Evaluación del impacto social 10 CAPÍTULO IV: PROCESO ADMINISTRATIVO 4.1.Organización 4.1.1 Estructura 4.1.1.1.Unidades orgánicas Gerencia Monitoreo de caja Evaluador de proyectos y presupuestos. Administración Gestión administrativa de prevención y organización Verificación de correcto desarrollo de los procesos de cada área Manejo de presupuestos y control caja general (egresos / ingresos) Elaboración campaña publicidad – diseño Elaboración de planilla de profesores Proyección de gastos de planilla para cada ciclo Emisión de Recibos por Honorarios de docentes Monitoreo de cobranzas efectivas del alumnado (pensiones) Manejo de archivos y organización de base datos. Admisión Atención al cliente (informes, matrículas y alumnos inscritos) Cobranza de matrículas, pensiones y seminarios Recepción de llamadas telefónicas (teléfono fijo / celular) Responsable de cobranza exámenes simulacro por aula (según horario de clases establecido Retención de carnets diario de alumnos deudores de simulacro Retención de carnets por pensión (quincena y fin de mes, seguimiento de deudores) Atención de informes diario de Facebook y WhatsApp Ingreso de asistencias de alumnos por carnet/pase/ticket al sistema (por turno) Monitoreo de llamadas diarias (reporte de faltas y tardanzas al apoderado) Reporte de notas y asistencia a padres de familia Manejo de archivos y organización de fichas de alumnos Coordinación Académica Armar horarios de aulas/ contactar a docentes disponibles Elaborar estructura estratégica de temarios según los niveles Control de docentes diario por clase y avance de temario Elaboración de exámenes simulacros/ semanales por ciclo Gestión académica de prevención Solicitar a los docentes material para elaboración de exámenes semanales 11 Dar formato de compendios / practicas 4.1.1.2.Organigrama SECRETARIA 1 ÁREA ADMISIÓN GERENTE ADMINISTRADOR SECRETARIA 2 OPERARIO DE LIMPIEZA ÁREA COORDINACIÓN ACADÉMICA AUXILIAR TUTORÍA ACADÉMICA DIGITADOR DOCENTES 4.1.2. Diseño organizacional 4.1.2.1.Especialización del trabajo La especialización del trabajo se refiere a la división del trabajo en tareas específicas y la asignación de esas tareas a personal especializado en cada área. La especialización puede tener ventajas como la eficiencia y la calidad en la realización de las tareas, así como una mayor productividad en general. Las áreas en las que está especializado el trabajo en la Academia Preuniversitaria Kepler son: Docentes: Dictado de clases de los diferentes cursos, según el temario de la Universidad Nacional de Trujillo. Eficaz metodología de enseñanza para el desarrollo de las clases. Tutores Académicos: Seguimiento al alumnado mediante sus puntajes (simulacros y semanales). Brindar asesoría en los cursos principales como: matemática, química, física, Raz matemático. Organización de alumnos con alto rendimiento: promover a ciclo especializado. Seguimiento de alumnos con bajo rendimiento: programar clases adicionales por las tardes de nivelación. Revisar elaboración y correcto desarrollo antes de imprimirse un simulacro. 12 Digitador Elaboración de exámenes simulacros. Elaboración de compendios cada trimestre. En resumen, la especialización del trabajo en la Academia, mejora la eficiencia y calidad del trabajo realizado y asegura que cada tarea se realice por personal capacitado en esa área específica. 4.1.2.2.Departamentalización En la Academia preuniversitaria Kepler se tiene 3 tipos de Departamentalización: Departamentalización por materias: Esta es la forma más común de departamentalización en la Academia. Se divide en dos áreas especializadas las cuales son ciencias y letras, cada una con sus respectivas materias o cursos y su equipo de profesores. Departamentalización por niveles educativos: En la Academia también se tienen departamentos para cada nivel educativo, como es el nivel básico, intermedio y avanzado. En cada nivel se diseña planes de estudios y actividades educativas específicas para el nivel educativo correspondiente. Departamentalización por servicios: La Academia posee departamentos encargados de servicios específicos Tenemos: Departamento de Enseñanza, Departamento de Tutoría, Departamento de Administración, Departamento de Coordinación que son importantes para el funcionamiento general de la academia. 4.1.2.3.Cadena de mando La cadena de mando se refiere a la estructura jerárquica de autoridad y responsabilidad que se establece en la organización. La cadena de mando en la Academia preuniversitaria Kepler es: Gerente General: Es el líder de la academia preuniversitaria y tiene la responsabilidad de establecer las políticas y estrategias generales de la organización. Es el máximo responsable y toma decisiones importantes para el funcionamiento de la academia. Administrador: Es responsable de supervisar y coordinar el trabajo académico de la academia, incluyendo la planificación curricular, gestión y control de procesos, la gestión de los docentes y el personal administrativo. Coordinadores de departamento: Son responsables de liderar y supervisar la organización de su personal de área, así como mantener la correcta práctica de la metodología de enseñanza, etc. Los coordinadores de departamento deben asegurarse de que los programas de estudio se desarrollen y se implementen adecuadamente, y también deben gestionar el trabajo de los profesores de su departamento. Docentes: Son responsables de la enseñanza y el desarrollo de los estudiantes en una o varias materias, según su especialización. Los profesores deben seguir el temario desarrollado del 13 prospecto de la universidad nacional de Trujillo, los planes de estudio establecidos y proporcionar retroalimentación y evaluación a los estudiantes. Personal administrativo: Incluye a todos los trabajadores no académicos de la academia preuniversitaria, como personal del área de admisión, operarios de limpieza, servicios de soporte técnico, servicio de contabilidad, etc. Cada uno de ellos tiene su propia cadena de mando dentro de su área específica. En resumen, la claridad en la estructura jerárquica de la organización es importante para garantizar la eficacia y eficiencia en la toma de decisiones y la gestión de la academia preuniversitaria. 4.1.2.4.Tramo de control El tramo de control se refiere a la cantidad de subordinados que un líder o supervisor puede manejar de manera efectiva. En otras palabras, es la cantidad de personas que un líder puede supervisar y dirigir con eficacia. En la Academia Preuniversitaria Kepler se estructurar el tramo de control: Gerente General: Puede tener un tramo de control amplio, que abarque toda la organización, o puede delegar la supervisión de ciertas áreas a sus subordinados, en este caso a la administradora. Administradora: Puede tener un tramo de control más limitado, pero aun así supervisar a varios coordinadores de departamento, en este caso: área de admisión, área de coordinación y operarios de limpieza. Coordinador académico: supervisa a un grupo de docentes especializados en una materia específica y también al personal dentro del área, como son: los auxiliares académicos, digitador y tutor académico. Docentes: Normalmente tienen un tramo de control más limitado hacia los alumnos mientras dura su clase. En general, es importante que los líderes y supervisores tengan un tramo de control adecuado para que puedan supervisar y dirigir a su equipo de manera efectiva y eficiente, garantizando así la calidad de la enseñanza y el aprendizaje. 4.1.2.5.Centralización y/o descentralización La centralización y/o descentralización se refiere a cómo se toman las decisiones y se delega la autoridad en la organización. La centralización implica que todas las decisiones importantes se toman por una persona o un grupo de personas en la cima de la jerarquía, mientras que la descentralización implica que se delega la autoridad y se toman decisiones en niveles más bajos de la organización. 14 En la academia preuniversitaria Kepler se tiene ambos: centralización y descentralización. Centralización: Las decisiones importantes las toma el gerente general y la administradora. Por ejemplo, pueden decidir sobre el plan de estudios, la selección de profesores, la política de admisión, la asignación de presupuesto, entre otros. Descentralización: Las decisiones importantes las toma el gerente general y la administradora. Por ejemplo, pueden decidir sobre el plan de estudios, la selección de profesores, la política de admisión, la asignación de presupuesto, entre otros. En general, tanto la centralización como la descentralización tienen sus ventajas y desventajas, por lo que es importante encontrar el equilibrio adecuado para garantizar una gestión efectiva y eficiente de la academia preuniversitaria Kepler. 4.1.2.6.Formalización La formalización se refiere a cómo se establecen y se aplican las normas, reglas y procedimientos en la organización. Aquí están las formas de formalización en la Academia preuniversitaria Kepler: Políticas y procedimientos: Las decisiones importantes las toma el gerente general y la administradora. Por ejemplo, pueden decidir sobre el plan de estudios, la selección de profesores, la política de admisión, la asignación de presupuesto, entre otros. Reglamentos y normas: Las decisiones importantes las toma el gerente general y la administradora. Por ejemplo, pueden decidir sobre el plan de estudios, la selección de profesores, la política de admisión, la asignación de presupuesto, entre otros. Contratos y acuerdos: Las decisiones importantes las toma el gerente general y la administradora. Por ejemplo, pueden decidir sobre el plan de estudios, la selección de profesores, la política de admisión, la asignación de presupuesto, entre otros. La formalización en la academia preuniversitaria Kepler tiene como ventajas: la claridad y la transparencia en las decisiones y los procesos, así como la reducción de los errores y las inconsistencias. Es importante encontrar el equilibrio adecuado en la formalización de una academia preuniversitaria para garantizar la eficacia y la eficiencia en la gestión, así como la satisfacción y el éxito de los estudiantes. 15
