ELABORACION DE PRESUPUESTOS DE OBRA

MACROPROCESO GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA
PROCESO EJECUCIÓN, ENTREGA Y
CIERRE DE OBRAS NUEVAS Y
REMODELACIONES
CÓDIGO: IF-P12-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2010
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Oficina de Construcciones
Director de Recursos Físicos
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE
OBRA
CÓDIGO: IF-P12-PR03
VERSIÓN: 1
FECHA: Noviembre de 2010
1. OBJETIVO
Efectuar la valoración económica de la obra nueva o de remodelación, con el fin de
determinar el valor estimado de la misma para la asignación del presupuesto
requerido.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción del diseño arquitectónico y técnico de la obra, hasta la
entrega del presupuesto detallado para efectuar las compras del proyecto.
3. DEFINICIONES
•
Insumos de obra: se refiere a los materiales, mano de obra, transportes y
equipos requeridos para la ejecución de la obra.
•
Construplan: software de Construdata, para la elaboración de presupuestos
de obras.
•
Actividades a todo costo: Actividades que incluyen dentro de su precio, la
herramienta, materiales necesarios, equipos, transportes, mano de obra y
subcontratos.
•
Análisis de Precios Unitarios (APU): agrupación de los valores que
describen una actividad de obra discriminada por el rendimiento de equipo,
materiales, transportes y mano de obra, con el fin de obtener su valor
individual y así estructurar el valor unitario.
4. CONDICIONES GENERALES
•
Para la elaboración de un presupuesto de obra, se deberá contar con un
proyecto arquitectónico y técnico altamente definido, la descripción de la
información requerida se encuentra en el formato “Recibo de diseño y lista de
chequeo”.
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OBRA
•
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Para una óptima recepción de la documentación por parte del área de costos y
presupuestos, es necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos,
dependiendo del alcance particular de cada proyecto y si es obra nueva o
remodelación, la cual debe ser entregada en medio físico y magnético:
o
o
o
Levantamiento de información.
Proyecto arquitectónico.
Diseños técnicos, incluye diseños estructurales.
Las especificaciones de cada uno de los anteriores requisitos se describen en
el formato “Recibo de diseño y lista de chequeo”
•
Antes de iniciar con la elaboración del presupuesto se podrá redefinir el tipo de
contratación a realizarse, ya sea una obra contratada a todo costo ó
subcontratada segmentadamente por capítulos.
•
La elaboración de presupuestos de obra, se deberá realizar en el software
Construplan de Construdata.
•
Los precios de la base de datos de insumos más frecuentemente utilizados, se
mantendrán actualizados en el software Construplan de Construdata.
•
Para la elaboración del presupuesto de obra se deberán utilizar los precios de
insumos aprobados por la Dirección de Recursos Físicos durante el año.
•
Se deberán emplear los precios de insumos y de contratos a todo costo
utilizados en el proceso de compras y contratación de proyectos ejecutados en
la misma vigencia.
•
Para soporte y verificación de algunos insumos y actividades a todo costo, se
solicitarán cotizaciones a proveedores de la Universidad, para garantizar los
precios de mercado.
•
El valor del presupuesto elaborado puede diferir del valor proyectado en el
plan de inversiones anuales.
•
La entrega del presupuesto al área de Compras deberá contar con los
siguientes reportes:
o
o
Presupuesto resumido por capítulos.
Presupuesto detallado.
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OBRA
o
o
o
•
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Análisis de precios unitarios.
Listado de compras de insumos.
Anexos de cotizaciones.
Cuando se trate de una obra nueva, se revisará la conveniencia de
subcontratar externamente la elaboración del presupuesto, para lo cual, el
área de costos y presupuesto realizará la supervisión directa y complementará
si es del caso, lo entregado y consolidará toda la documentación para que el
proyecto pueda ser ejecutado dentro de los lineamientos de la Universidad.
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OBRA
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA
No.
1
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Entrega el diseño arquitectónico y técnico
aprobado por el Jefe de Diseño de acuerdo
con el formato “Recibo de diseño y lista de
chequeo (IF-P12-F12)”.
UNIDAD
CARGO
Oficina de Diseño
Arquitecto
Diseñador
Oficina de
Construcciones
Profesional de
costos y
presupuestos
Recibe la documentación del proyecto
completa y verifica en el formato “Recibo de
diseño y lista de chequeo (IF-P12-F12)”.
Nota: Sólo en casos excepcionales, en donde
el desarrollo del proyecto lo exija, se podrá
recibir inicialmente la documentación, sin los
diseños técnicos respectivos. En ningún caso,
se recibirá la documentación del proyecto
con algún faltante arquitectónico, de
especificación y de detalles.
•
2
Si se
definir:
encontraron
aspectos
por
Regresa el diseño y documentación a la
Oficina de Diseño para que realicen los
ajustes hasta que se cumplan los requisitos
exigidos.
Remítase a la actividad 1.
•
Si no se encontraron aspectos por
definir:
Establece los capítulos y subcapítulos del
presupuesto de obra, las actividades
claramente especificadas y cuantifica las
cantidades de obra en Acad y hoja de cálculo
Excel.
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OBRA
No.
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RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
general
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de
las
UNIDAD
CARGO
Oficina de
Construcciones
Profesional de
costos/Residente
de obra
3
Realiza la verificación
actividades de obra.
4
Efectúa la cuantificación de cantidades de
obra en el formato “Cantidades de Obra (IFP12-F10)”.
Oficina de
Construcciones
Profesional de
Costos
5
Elabora el presupuesto de obra, ajustando
y/o creando análisis de precios unitarios de
conformidad al proyecto en referencia y
solicitando cotizaciones para garantizar
precios de mercado.
Oficina de
Construcciones
Profesional de
Costos
Dirección de
Recursos Físicos
Jefe Oficina de
Construcciones/
Director de
Recursos Físicos
Oficina de
Construcciones
Profesional de
costos/Secretaria
Oficina de
Construcciones
Oficina de
Construcciones
Profesional de
Costos
Revisa el presupuesto de obra.
•
6
Si el presupuesto no es aprobado:
Remítase a la actividad 2.
•
Si el presupuesto es aprobado:
Remítase a la actividad 7.
7
Una vez aprobado el presupuesto, realiza la
solicitud del código presupuestal de la obra
de acuerdo con el valor resultante.
Ver Procedimiento “Creación y cierre de
códigos en el Sistema” (FI-P11-PR06).
8
Entrega al área de Compras, el presupuesto
de obra, con sus respectivos reportes, de
acuerdo con el
formato “Entrega de
presupuestos de obra al área de compras IFP12-F11)”.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA”. Las convenciones
utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO
NOMBRE
Terminal
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio y el fin del procedimiento
Conector de rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la
intersección de líneas. Representa una conexión entre
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.
Conector de pagina
Representa el enlace entre la última actividad de una
página y la primera de la siguiente.
Operación
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la
unidad responsable y en el recuadro inferior la
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.
Decisión o alternativa
Indica el punto dentro del procedimiento en donde
surgen posibles caminos alternativos.
Documento
Representa cualquier tipo de documento asociado al
procedimiento.
Procedimiento predefinido
Referencia un procedimiento establecido a
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.
nivel
Archivo
Representa el archivo de de documentos asociados al
procedimiento.
Rutina de Sistemas de
Información
Representa actividades ejecutadas a través de los
diferentes Sistemas de Información.
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INICIO
Arquitecto Diseñador
Oficina de Diseño
Entrega el diseño arquitectónico y técnico aprobado
por el Jefe de Diseño de acuerdo con el formato
“Recibo de diseño y lista de chequeo”.
Formato “Recibo de diseño y lista de chequeo”IF-P12F12
Profesional de costos y presupuestos
Oficina de Construcciones
Recibe la documentación del proyecto completa y
verifica en el formato “Recibo de diseño y lista de
chequeo”
SI
Se encontraron aspectos por definir
Profesional de costos y presupuestos
Oficina de Construcciones
Regresa el diseño y documentación a la
Oficina de Diseño para que realicen los ajustes
hasta que se cumplan los requisitos exigidos
1
NO
Profesional de costos y presupuestos
Oficina de Construcciones
Establece los capítulos y subcapítulos del
presupuesto de obra, las actividades claramente
especificadas y cuantifica las cantidades de obra
en Acad y hoja de cálculo Excel
Profesional de costos/Residente de obra
Oficina de Construcciones
Realiza la verificación general de las actividades
de obra.
Profesional de Costos
Oficina de Construcciones
Efectúa la cuantificación de cantidades de obra en
el formato “Cantidades de Obra”.
Formato “Cantidades de Obra” IF-P12-F10
Profesional de Costos
Oficina de Construcciones
Elabora el presupuesto de obra, ajustando y/o
creando análisis de precios unitarios de
conformidad al proyecto en referencia y
solicitando cotizaciones para garantizar precios de
mercado
1
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7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE
CÓDIGO
Recibo de diseño y lista de chequeo
IF-P12-F12
Entrega de presupuestos de obra al área de compras
IF-P12-F11
Cantidades de Obra
IF-P12-F10
Presupuesto aprobado
N/A
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO
NOMBRE
INTERNO
EXTERNO
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