GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 1 de 11 OBJETIVO GENERAL. Desarrollar un Plan y Esquema de Manejo del Entorno enmarcado bajo los lineamientos expresados en el “Código de estrategia para la gestión de entorno: Hacia la paz y la prosperidad compartida” aplicado al proyecto que tiene por objeto “CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER ALCANCE: Este plan aplica para el proyecto 3046199 de P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A que tiene por objeto “CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER” Asegurando que la presencia de la empresa en la región genere impactos positivos que contribuyan al mejoramiento de las condiciones de bienestar social en las áreas del proyecto, a la conservación ambiental de los recursos naturales, al desarrollo local, y al aseguramiento de la viabilidad de largo plazo de sus operaciones. En últimas, la empresa busca en la región prosperidad sostenible y compartida con las comunidades y el mejoramiento de la presencia de las autoridades locales. RESPONSABLES: Gerente: Suministrar los recursos para la ejecución de este Plan. Coordinador HSEQ: Comunicar a Supervisores HSE e Ingenieros Residentes el cómo se debe aplicar este Plan en los Proyectos. Ingeniero Residente y/o Supervisor Social: Implementar plan de participación y hacer seguimiento al cumplimiento del mismo. Empleados administrativos y operativos: Formar parte en la ejecución del Plan de Participación POLITICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A en el marco del principio de desarrollo sostenible, considera la Responsabilidad Social Corporativa como parte integral de nuestra estrategia de negocio. Por lo tanto, nos comprometemos a: Identificar y trabajar con todos los grupos de interés construyendo y manteniendo relaciones de mutuo respeto y confianza. Participar y contribuir de manera eficaz en el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros empleados, sus familias y las comunidades vecinas, vinculando en procesos de desarrollo a clientes, proveedores, contratistas, autoridades y comunidad en general. Promover y animar la participación de los empleados en prácticas de voluntariado con comunidades vecinas que fomenten la solidaridad y el valor por la cultura local. Reportar ante los diferentes grupos de interés los resultados de la gestión y considerar sus sugerencias para futuras acciones. GESTION DEL ENTORNO La gestión del entorno toma como referente el modelo de Creación de Valor Compartido que, para efectos de esta estrategia, lo modificamos y adaptamos a un modelo de Prosperidad Compartida y Sostenible. Según este, el relacionamiento de ECOPETROL con los distintos actores regionales y locales debe darse de tal forma que permita la construcción de entornos seguros, prósperos y ambientalmente sostenibles que beneficie tanto a las comunidades como a la empresa. (Pagina web Ecopetrol ). GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 2 de 11 Objetivo de la Estrategia de Gestión de Entorno Fortalecimiento de las capacidades de la P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A, entidades y organizaciones locales o del área, para crear y mantener en el tiempo condiciones de prosperidad compartida y sostenible en las áreas de influencia del proyecto. Principios y lineamientos La competitividad, la pluralidad y la idoneidad técnica son condiciones necesarias para la vinculación de talento humano y para la inclusión de proveedores de bienes y servicios. P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A ha establecido como estrategia para la adecuada gestión y manejo del entorno, actores sociales y/o grupos de interés implementar para cada proyecto los COMPONENETES BASICOS DE LAS RELACIONES CON LOS ACTORES SOCIALES DEL ENTORNO A AREA DE INFLUENCIA DE CADA PROYECTO. ESTRATEGIA DE RELACIONAMIENTO Nuestra estrategia es planificada. Es decir, surge de un proceso racional y reflexivo de nuestra alta dirección, y a su vez, es emergente como producto de situaciones de prevención y corrección en nuestros procesos, contempla las influencias de las decisiones gubernamentales, las necesidades de las comunidades y de nuestros clientes, en procura de un adecuado encaje entre la estrategia, la estructura y el entorno para que tal éxito se produzca. Se contemplan a continuación aspectos de organización administrativa, macroeconomía, política, sociales y tecnología por lo que comprende el análisis desde los niveles corporativo, operativo y competitivo (Hablamosde entorno global, local o aspectos tales como la situación de los competidores, el poder de los clientes y proveedores, las redes de cooperación y la existencia de maquinaria sustitutiva). Todas las dependencias de PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A, accionistas, administración, trabajadores, contratistas, asociados de negocios y trabajadores están en la obligación de contribuir a la buena gestión del entorno y a la creación de condiciones de prosperidad, calidad de vida y ambiente en el trabajo, como en las áreas de desarrollo de este. Toda nuestra acción va dirigida a crear las condiciones favorables para las operaciones de P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A y todos los que influyen e intervienen en el proceso. A continuación, se relacionan el mínimo de acciones a tener en cuenta: IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS ACTORES SOCIALES Evaluación Temprana Del Entorno P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A con el fin de conocer oportunamente las realidades sociales, económicas, institucionales, políticas y ambientales del entorno y con base en ese conocimiento, diseñar e iniciar oportunamente estrategias informadas de gestión ambiental y social. Establece las siguientes acciones con el fin de realizar una evolución temprana del Entorno: Identificar a los actores sociales afectados directa e indirectamente por el proyecto Identificar a los grupos cuyos “intereses” los definen como actores sociales Proceder en forma estratégica y establecer prioridades Remitirse a información y consultas con los actores sociales realizadas en el pasado Elaborar hojas de datos socioeconómicos básicos centrando la atención en los grupos vulnerables Comprobar quiénes son los representantes de los actores sociales Interactuar con los actores sociales en sus propias comunidades Tener presente que el gobierno es una parte interesada fundamental Reconocer que los empleados de la empresa son un buen canal de comunicación GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 3 de 11 ANEXO GERS-F-01 Formato identificación de grupos de interés ANEXO GERS-F-02 Acta Invitación a Socialización de proyectos. POLÍTICA DE GESTIÓN DEL ENTORNO - APLICACIÓN. CON NUESTROS TRABAJADORES. Las condiciones de bienestar y prosperidad de PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A se desarrollan a partir de trabajadores y colaboradores; en el mismo sentido, redundan en el de sus familias de manera compartida. Ello efectivamente tiene como consecuencia sentida de pertenencia, adecuado ambiente laboral y aplicación de las directrices, protocolos y reglamentos de la empresa dando como resultado la calidad de vida de todos. Con ello, se logra el efectivo cumplimiento en la prestación del servicio y ejecución de los proyectos pues PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A tiene claro que, calidad de vida, y calidad en las condiciones de trabajo influyen en el entorno de nuestra actividad. CON LOS PROVEEDORES. PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A propende por la aplicación del respeto particular a la persona, honra y bienes; y ello contempla no sólo a nuestros clientes y a las comunidades sino también a nuestros proveedores. Para ello, se encuentra comprometida con el relacionamiento local, regional y nacional en pro de la promoción de la industria del país, al momento de adquirir bienes y servicios, teniendo en cuenta que son aliados estratégicos para nuestra operación, en aplicación de proceso trasparente y objetivo de selección de proveedores. Con todo lo anterior, se procura y demanda trabajo mancomunado en el entorno con ellos. Con el fin de Monitorear la gestión realizado a los grupos de interés P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A elabora Mensualmente reporte de Contractual de Bienes y Servicios y Mano de Obra y es entregado al cliente – ECOPETROL GAB-F-221 Reporte Mano de Obra en actividades contratadas por ECP PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A. Entregará los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente la información de seguimiento a los compromisos comerciales con los proveedores de bienes y servicios locales. La empresa y sus contratistas, contrataran a sus proveedores a través de procesos transparentes. No se negociará bajo medidas de hecho, paros o bloqueos que interfieran con el normal desarrollo de sus operaciones. CON LAS COMUNIDADES DEL ÁREA DE INFLUENCIA Se entiende por área de influencia las zonas y espacio territorial en las que PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A desarrolla su objeto social, comprendiendo su área administrativa y el proyecto CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Con las comunidades se gestiona el respeto por sus derechos, espacios, hábitat y medio ambiente y se propende de manera individual y juntamente con nuestros clientes y proveedores, para mejorar sus condiciones de vida; en desarrollo de nuestra actividad atendiendo disposiciones Constitucionales, legales, y las reglamentarias de los Municipios del área de influencia. En segunda instancia, en atender requerimientos de las Entidades Territoriales, de los voceros de dichas comunidades y de nuestrosproveedores específicamente para: El desarrollo de competencias de liderazgo, negociación, solución de conflictos, comunicación con los grupos de interés y relacionamiento entre culturas. Priorización de mano de obra local, siempre que esté calificada y ajustada a la Ley. Gestión de vacantes. Gestión de proveedores. GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 4 de 11 Atención y aplicación a la normatividad relacionada con obras por servicios en regiones o áreas de conflicto. Entrada Segura, Dialogada Y Planificada P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A., con el fin de no sorprender a las comunidades, a los gobiernos departamentales y/o municipales ni a las organizaciones sociales, antes de su entrada, de manera oportuna, establece procesos de información y dialogo con los actores sociales legítimos. Divulgación de la información del proyecto Estos acercamientos de formalización y divulgación de la información del proyecto se realizarán de manera programada con los actores sociales del área de influencia del proyecto a través de socialización una vez se haya realizado la IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS ACTORES SOCIALES - Evaluación Temprana Del Entorno Teniendo con como principio: Ser transparente Sopesar los riesgos y los beneficios Manejar debidamente la información sobre cuestiones delicadas y controvertidas Esta Divulgación y/o socialización del proyecto se hará de manera programada y esta se registrará a través del formato programación de socialización de proyectos GERS-F-03 ANEXO GERS-F-06 Asistencia a Socialización de proyectos. Priorización de Mano de Obra Local (No Calificada) PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A realizará un programa de vinculación de mano de obra, obedece a la necesidad de fomentar oportunidades laborales al personal del área de influencia directa donde se desarrollará el contrato, dando prioridad a poblaciones vulnerables; por lo tanto, se divulgará la información de registro de la hoja de vida, las vacantes ofertadas, la postulación a los cargos a través del aplicativo SENA y Cajas de Compensación familiar, finalmente la postulación a las diferentes ofertas laborales. Incluir en la medida de las posibilidades a la población vulnerable. Divulgar de forma permanente las ofertas laborales que se generen por parte de PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A Generar estrategias para la comunidad con el fin que realicen el registro y/o actualización de la hoja de vida en elaplicativo SENA y Cajas de Compensación familiar. PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A, Brindará oportunidades de empleo garantizando la equidad de género según lo contemplado en la legislacióncolombiana Leyes 823 de 2003 y 1496 de 2011 y aquellas que las complementen, modifiquen o sustituyan. En cuanto a la selección de personal este se hará bajo los principios de objetividad teniendo como marco de referencia losrequisitos del perfil y que provengan principalmente de las veredas del contrato. Dado el caso que el perfil requerido no se encuentre en dichas veredas, se procederá a buscarlo de la región más próxima, por lo anterior, se debe sustentar de forma detallada el motivo de la no contratación. Hay que mencionar, además que se dará prioridad a la contratación de manode obra no calificada del contrato. En convenio con el SENA y Cajas de Compensación familiar, se buscará la vinculación de personas reinsertadas y en situación de desplazamiento pertenecientes al teniendo en cuenta las directrices de la ACR (Agencia Colombiana para la Reintegración). El candidato a vincular laboralmente deberá documentar su residencia habitual mediante certificado de residencia que expedirá el alcalde municipal, éste se entregará en el momento de la vinculación y deberá tener 3 meses máximos de expedición. GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 5 de 11 Dentro del proceso de seguimiento a la vinculación de mano de obra se incluirá una matriz de validación a través del registro consolidado de mano de obra vinculado al contrato. Contratar el 30% de la mano de obra regional calificada; solicitada por el contrato Contratar el 100% de la mano de obra no calificada en la región; solicitada por el contrato Utilizar el 10% de los bienes y servicios de la región. Promover en las comunidades la apropiación, respeto y sentido de pertenencia de las obras que se adelantan, así como elestablecimiento de canales de participación de las comunidades entorno al contrato. CON LAS ENTIDADES ESTATALES. PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A es una sociedad por acciones simplificada conformada de acuerdo con las exigencias legales y que atiende de manera irrestricta todas y cada una de las normas constitucionales, legales y reglamentarias que conforman el ordenamiento jurídico colombiano, incluidos los tratados internacionales. A partir de este aforismo, se atienden todas las normas de carácter reglamentario, protocolos y procesos aplicables a nuestra operaciones y proyectos de PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTAS S.A y además se contemplan las que rigen a nuestros clientes y grupos de interés Conlleva además el respeto por los derechos que le asisten a las comunidades del área de influencia, nuestros clientes y directrices de las instituciones gubernamentales con competencia territorial o jurisdiccional en donde desarrollamos nuestra actividad comercial, pero sin atender requerimientos personales subjetivos o por fuera de la normatividad. El objetivo es el mantenimiento de las condiciones de seguridad en el trabajo, respeto y aporte al restablecimiento del orden público. También se tiene como meta particular, la aplicación de normatividad relacionada con el respeto particular y cuidado a la persona, honra, bienes y ello contempla, la prevención de delitos contra la trata de personas, violencia física y sexual contra la mujer o menores de edad. Esto se materializa, atendiendo con oportunidad y diligencia las directrices impartidas por las distintas entidades gubernamentales que tienen injerencia en las actividades de P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A. GESTIÓN DE LA CONFLICTIVIDAD Como propuesta de mejora y Gestión de Conflictos P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A realiza mesas de diálogo. Estas mesas de diálogo se realizan en torno a los temas que resultan más relevantes para los grupos de interés. Las temáticas son definidas de acuerdo con la información arrojada por los ejercicios de monitoreo del entorno que se realizan a través de las reuniones programadas. Para la realización de las mesas de diálogo, el Líder Social o encargado DE P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A convoca abiertamente a la comunidad que integra los diferentes grupos de interés y a los líderes de los procesos de Ecopetrol para construir soluciones en torno a estas temáticas, generando compromisos de ambas partes. Estos compromisos y el estado de avance en su implementación son expuestos en las Mesas de Diálogo de seguimiento y se dejan acta de la misma firmada por las partes interesadas. A continuación, la organización ha identificado posibles actores intervinientes en la conflictividad durante la operación: Grupos al Margen de la Ley. (Por acciones constitutivas de delitos bien contra la administración, determinada comunidad, el Estado o particulares. Como ejemplo: Bloqueos, secuestros, extorsión, rebelión, paros armados, homicidios, hurtos entre otros). GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 6 de 11 _Sindicatos o Uniones Sindicales. (Si bien se presume la puja por sus garantías laborales y las de sus asociados, las estrategias para su atención y reconocimiento muchas veces se traduce en acciones o vías de hecho, bloqueos, paros o desaceleración de determinado sector económico lo que genera conflictividad en el entorno). Estado. (Bien por acción u omisión, o decisiones de gobierno, legislativas que pueden perjudicar o beneficiar nuestro sector económico, actividad comercial o gremio). Acción u omisión de gobiernos o agentes de países vecinos. En el mismo sentido del ítem anterior, pueden generar consecuencias macroeconómicas o sociales que afecten la economía nacional y los márgenes de costos o ganancias en las operaciones y proyectos de PYG PLATA Y GOMEZ CONTRATISTAS S.A. Comunidades. En procura de sus intereses colectivos –o individuales en algunos casos- pueden causar conflictividad en la operación de transporte, o en la de nuestros clientes o grupos de interes, lo que genera roses, subjetividades y afectación del entorno social en sus regiones y puede redundar en decisiones de nuestros clientes, nuestros trabajadores, las entidades de gobierno u otros sectores económicos. Trabajadores. En su interés por cumplir los tiempos de entrega u obtener más carga en la semana o mes pueden realizar acciones u omitir obligaciones de orden legal, contractual o reglamentario que afecten la operación, o que afecten el entorno de las comunidades. CONTACTO SÓLIDO Y CONTINUO P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A con el fin de construir y el mantener relaciones positivas y sólidas en el largo plazo entre la empresa y los actores locales. Establece estrategias a través del diálogo debe en forma permanente y no solo durante los eventuales períodos de crisis y desencuentro. P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A hace un monitoreo continuo sobre las expectativas de las comunidades a nivel local con el propósito de detectar oportunidades de generación de prosperidad compartida. P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A informa a las comunidades lo que puede y lo que no puede hacer. En todo caso, convoca a las entidades del Estado, según sea el caso, para atender los asuntos que no son del resorte de la empresa. Cuando las comunidades informen sobre problemas o presenten quejas, el esfuerzo se concentra en su solución, no en la identificación de sus causas o de sus responsables. P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A ha establecido a través de su política de RESPOSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA realizar actividades para la generación de valor que permitan mantener el las relaciones positivas y solidas de manera que se mantenga continuo con los actores sociales o grupos de interés del área de influencia del proyecto, las cuales son lideradas por las mesas de diálogo las cual se realizan en torno a los temas que resultan más relevantes para los grupos de interés. Para ello P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A ha establecido las siguientes actividades para la generación de valor. ACTIVIDADES PARA LA GENERACIÓN DE VALOR: Capacitaciones y promoción de programas fortalecimiento empresarial Capacitación en Manejo Integral de Residuos: P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A., Cuenta con el programa de socialización de manejo integral de residuos para comunidades de área de influencia del proyecto en ejecución, dentro de las cuales están: colegios, proveedores e instituciones públicas y privadas, estas se realizan según la IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS ACTORES SOCIALES - Evaluación Temprana Del Entorno. ANEXO GERS-F-01 Formato identificación de grupos de interés GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 7 de 11 Programas de innovación y desarrollo P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A., con el fin de fortalecer las relaciones de cooperación científica y tecnológica entre ECOPETROL y las instituciones académicas, científicas y tecnológicas de sus áreas de influencia, cuenta con los programas PROMOCION DEL EMPRENDIMIENTO DE PROYECTOS ECOLOGICOS, el cual consiste en La formación de los niños y los jóvenes estudiantes con proyectos ambientales que puedan estar al alcance del presupuesto y beneficio de los proyectos en ejecución. Programas de Responsabilidad social Corporativa P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A., a ha establecido dentro sus Política de Responsabilidad social corporativa la vinculación y Contratación Mano de Obra, proveedores de bienes y servicios locales o área de influencia del Proyecto. Ver formato Programas de gestión social y manejo del Entorno GERS-F-03 Transferencia de conocimiento y/o tecnología. P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A., para los casos que hubiere realizará transferencia de conocimiento y/ tecnología con los grupos de interés en especial el CLIENTE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS. LA SALIDA DEL TERRITORIO La salida de los territorios o áreas de influencia de los proyectos se hará de manera planificada con el CLIENTE – ECOPETROL y grupos de interés de manera, respetuosa y cuidadosa como la entrada. Esto con el fin de prevenir y mitigar los potenciales impactos negativos que podría generar con su partida. Al salir de las áreas de influencia de los proyectos P Y G PLATA Y GOMEZ CONTRATISTA S.A no dejará pasivos ambientales ni sociales. Más aún, las condiciones ambientales y sociales del entorno deben ser mejores al momento de salir que a la llegada. El legado de la empresa debe ser siempre positivo. GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 8 de 11 PROCEDIMIENTOS ESTRATEGICOS DEL ENTORNO ÍTEM: Acercamiento inicial a comunidades OBJETIVOS: Socializar con las comunidades del área de influencia del proyecto, las actividades a realizar con el fin de mantener buena relacióncon la comunidad y garantizar la inversión de mayor relación costo/beneficio posible. ALCANCE: Proceso mediante el cual la empresa y las comunidades se ponen de acuerdo respecto temas que las partes ponen a discusión. Eneste caso, se trata de llegar a acuerdos ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIPO DE REGISTRO FRECUENCIA Convocar a los grupos de Se invitará a los Se tendrán registro de interés, JAC, Asociaciones, diferentes grupos de Ingeniero Residente anotaciones de las Antes de iniciar 1. autoridades, interés, mediante el voz / Representante llamadas realizadas, de las actividades representantes de la a voz, correos Legal los correos enviados y de empresa y comunidad en electrónicos, el recibido de ejecución general a la socialización comunicados formales y notificaciones del del notificaciones a personales. proyecto. proyecto los mismos. La empresa dispondrá de Se tomarán asistencia su personal altamente a las reuniones Socialización del proyecto calificado en manejo Ingeniero Residente informativas, se llevará Antes de iniciar 2. ante las comunidades de técnico y social para / Representante Legal/ un registro de actas de las actividades las áreas de influencia, desarrollar la Interventoría Técnica reunión con la de autoridades locales, JAC y socialización de las y comunidad y registro ejecución Asociaciones actividades que se Administrativa fotográfico fechado de del adelantaran en la las actividades de proyecto. ejecucióndel proyecto socialización con la comunidad Se registrarán Ingeniero Residente Antes de iniciar Identificación de las / Representa/ Las observaciones las actividades 3. posibles factores inquietudes y/o Interventoría Técnica y quedarán plasmadas de de conflicto inconformidades de Administrativa en el acta de reunión. ejecución la comunidad, del respecto a la proyecto. ejecución del proyecto. GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 9 de 11 ITEM: Estrategias de relacionamiento con la comunidad OBJETIVOS: Concertar los mecanismos empresariales que permitan el relacionamiento constructivo con las poblaciones de su ámbito de influencia directa e indirecta, a partir de principios de diálogo, transparencia y acceso a la información. Establecer una red de contactos, con los líderes de los grupos de interés. ALCANCE: Poder atender situaciones de confrontación entre los intereses de la empresa y los de uno o más grupos de interés, para evitar quese desencadenen en escenarios de violencia y/o acciones por vía de hecho ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIPO DE FRECUENCIA REGISTRO Establecer un canal de comunicación Se constituirá un cronograma de Ingeniero Residente Recibidos de Mensualmente 1 formal con los reuniones de seguimiento de las / Representante comunicaciones y durante el diferentes grupos actividades y compromisos adquiridos Legal actas de reunión. tiempo de de interés por la empresa ejecución orientado a del generar relaciones proyecto. de confianza con los mismos. La empresa dispondrá de un buzón de Radicados de las Recepcionar sugerencias en las instalaciones de Ingeniero Residente comunicaciones. Semanalmente 2 inquietudes, oficina principal, el administrador / Representante durante el quejas yreclamos tendrá la facultad de recibir las Legal / Aux Registro del tiempo de inquietudes de la comunidad por Recursos buzón de ejecución de la escrito. Se dispondrá del Correo Humanos obra. sugerencias. [email protected] 3 Una vez revisadas todas las La empresa Dar respuesta a las comunicaciones allegadas a la Recibido de la contará con inquietudes, empresa, se procederá a dar respuesta Ingeniero Residente respuesta emitida quince quejas y reclamos de manera oportuna y por escrito. Se / Representante por la empresa. (15) días de la comunidad escalarán las comunicaciones de Legal hábiles para dar acuerdo a la competencia del personal respuesta a las encargado. diferentes comunicaciones. GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 10 de 11 ITEM: Estrategia de Gestión de la Conflictividad OBJETIVOS: Gestionar proactivamente situaciones de confrontación entre los intereses de la empresa y los de uno o más grupos de interés,para evitar que se desencadenen en escenarios de violencia y/o afectación de las operaciones productivas de la empresa. ALCANCE: Inicia con el análisis de todas las áreas de la empresa y del entorno, sobre posibles causas de conflictos sociales, y concluye, cuandose ha reportado solucionado el conflicto, con las acciones recomendadas. ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIPO DE REGISTRO FRECUENCI A La empresa, luego de consultar con la comunidad realiza visitas Acta de reunión de Cada vez 1 Reunión de analisis de rutinarias a lugares de trabajo Ingeniero análisis de riesgo que sea conflicto sensibles. Residente de conflicto. necesario Revisa los canales de comunicación /Gerente con la red de contactos Análisis del asunto, determinado si procede una respuesta directa o si debe ser escalada o dirigida otra área, determinando a quien Ingeniero corresponde la competencia Residente /Gerente El asunto puede ser respondido directamente? Si: Pasar a la actividad 3 No: Pasar a la actividad La empresa emite respuesta al Ingeniero usuario, a la dirección o de manera Residente personal. Seingresa la respuesta, a / la base de datos de registro de Gerente/ respuestas. Aux. Administrativo Recepción de la Cada vez queja y/o que sea comunicación del necesario conflicto, oficio de direccionamiento. Trasladar la queja, reclamo, sugerencia, Remitir la PQR al área Ingeniero petición o solicitud de correspondiente o la gerencia Residente información según el caso. /Gerente Cada vez Oficio de traslado que sea necesario 2 Revisión y actualización 3 4 5 Brindar respuesta directa al usuario Recibido de la respuesta a la comunicación del querellante Cada vez que sea necesario En actas de Al recibir la respuesta, se ingresa a reuniones Realizar seguimiento y la base de datos y analiza para posteriores Cada vez verificación de la verificar que sea de fondo, Ingeniero que sea calidad de larespuesta. suficiente y pertinente. También se Residente al necesario hace seguimiento a los asuntos / Gerente/ conflicto, se trasladados, verificando que se Gestor Social revisará la cumplan los plazos establecidos satisfacción de la para dar respuesta respuesta dada al querellante GESTION DEL ENTORNO Y REPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA CONSTRUCCIÓN DE GRADERÍA CON CUBIERTA PARA EL ESCENARIO DEPORTIVO EN EL SECTOR 16 DE JULIO UBICADO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER Código: GERS-P-01 Versión: 01 Fecha: 02 -marzo-2022 Página 11 de 11 HISTORIAL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES Versión 01 Descripción de la Modificación Versión para revisión Y Aprobación CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Copia No. Entregada A: Fecha de Devolución CO:01 V:01 ECOPETROL S.A 2-03-2022 CO:01 V:02 ECOPETROL S.A 2-03-2022 Elaborado por: YOVANY CORREA DAVILA COORD. SGI. HSEQ Aprobado por: MELISA GOMEZ RUEDA Representante legal GERENTE