Guia-Para-La-Aplicacion-de-Iso-14001-2015

Guía para la aplicación
de UNE-EN ISO 14001:2015
Guía para la aplicación de
UNE-EN ISO 14001:2015
Índice
Prólogo ........................................................................................................ 7
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ...................................... 11
Estructura de la guía ....................................................................................11
0
Introducción .........................................................................................12
0.1 Antecedentes ..............................................................................12
0.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental .................................13
0.3 Factores de éxito .........................................................................14
0.4 Modelo planificar-hacer-verificar-actuar ........................................15
0.5 Contenido de esta norma internacional .........................................17
1
Objeto y campo de aplicación ........................................................... 19
2
Referencias normativas .........................................................................20
3
Términos y definiciones .........................................................................21
4
Contexto de la organización .............................................................. 28
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto ...........................28
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas .................................................................................37
4.3
4.4
5
Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental ............46
Sistema de gestión ambiental .......................................................50
Liderazgo ........................................................................................ 54
5.1 Liderazgo y compromiso ..............................................................54
5.2 Política ambiental ........................................................................58
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización ...............61
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
6
Planificación .................................................................................... 63
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades ................................. 63
6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos .......................... 98
7
Apoyo ........................................................................................... 103
7.1 Recursos .................................................................................. 104
7.2 Competencia ............................................................................ 105
7.3
7.4
7.5
8
Operación ..................................................................................... 125
8.1
8.2
9
Toma de conciencia ...................................................................... 111
Comunicación ....................................................................... 113
Información documentada ............................................................. 119
Planificación y control operacional ................................................. 125
Preparación y respuesta ante emergencias ...................................... 140
Evaluación del desempeño ................................................................. 146
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación ................................... 146
9.2 Auditoría interna ........................................................................... 157
9.3 Revisión por la dirección ................................................................ 164
10 Mejora .......................................................................................... 167
10.1 Generalidades .......................................................................... 167
10.2 No conformidad y acción correctiva ................................................ 169
10.3 Mejora continua ........................................................................... 175
Anexo A (Informativo) Orientaciones para el uso de esta Norma
Internacional ..................................................................................... 176
Anexo B (Informativo) Correspondencia entre ISO 14001:2015 e
ISO 14001:2004 ............................................................................ 197
Bibliografía ............................................................................................... 207
Sobre los autores .......................................................................................... 209
Prólogo
No se puede pasar un solo día en nuestro planeta sin ejercer un impacto sobre el
medio ambiente. Lo que cada individuo hace, marca una diferencia, y está en nuestra
mano decidir qué tipo de diferencia queremos marcar. Esta reflexión de Jane Goo-
dall invita a pensar sobre las consecuencias, negativas o positivas, que puede tener la
actividad empresarial para el entorno.
Sin duda alguna, la Organización Internacional de Normalización (ISO) marcó la
diferencia en el año 1996 cuando publicó la norma ISO 14001. Desde entonces,
este documento ha constituido un modelo de referencia a nivel internacional para
las organizaciones que pretenden gestionar de una manera sistemática sus aspectos
ambientales desde el compromiso del cumplimiento de la legislación, de la prevención de la contaminación y de la mejora continua de su comportamiento ambiental.
En España, a través de la Asociación Española de Normalización y Certificación
(AENOR)1, se publica la norma en español como Norma UNE-EN ISO 14001. El
Comité Técnico ISO/TC 207 Gestión ambiental, ha sometido a la norma a un proceso
de revisión en dos ocasiones. En consonancia con uno de los lemas de esta organización, “las normas internacionales hacen que las cosas funcionen”, la revisión de las
normas se hace necesaria porque las circunstancias y el contexto de sus usuarios van
cambiando a lo largo del tiempo, y porque las organizaciones que utilizan y adoptan
estas normas son generadoras de cambio.
Como resultado del primer proceso de revisión de la ISO 14001, se publicó una segunda versión del documento en el año 2004. A pesar de que no supuso un cambio
1
En enero de 2017, la Asociación Española de Normalización y Certificación, creada en 1986,
se desdobla en dos organizaciones; por un lado, la Asociación Española de Normalización, UNE,
entidad legalmente responsable del desarrollo de la normalización en España, que también lleva
a cabo actividades de cooperación. Por otro, AENOR, empresa de gestión del conocimiento que
ayuda a corregir brechas de competitividad a través de la evaluación de la conformidad (certificación, verificación, validación, inspección y ensayos) la formación y los servicios de información.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
significativo en el contenido del documento, se introdujeron algunas novedades que
trataban de dar respuesta a un gran número de organizaciones que ya tenían implantadas otras normas ISO, en concreto, la ISO 9001 de sistemas de gestión de la calidad,
de manera que se potenció su alineamiento facilitando la integración de ambos sistemas
gestión. Además, se dio relevancia a la necesidad de asegurar el cumplimento legal y
se reforzó la implicación de proveedores y contratistas en la gestión ambiental de la
organización.
El segundo proceso de revisión, que se inició en el año 2012, ha dado como resultado
esta tercera versión de la ISO 14001, publicada en septiembre de 2015. En este proyecto participaron 121 expertos de 88 países, entre los que AENOR tuvo el honor y
el privilegio de formar parte, como organismo español de normalización.
¿Cuáles han sido los principios o fundamentos que han servido como punto de partida
para revisar por segunda vez la norma? En primer lugar, y como ocurre en todos los
procesos de revisión de este tipo de documentos ISO, la experiencia acumulada por
todos los agentes que participan en la elaboración, implantación y certificación de la
Norma ISO 14001: organizaciones, consultores, expertos técnicos, entidades de certificación, y usuarios de los servicios y productos fabricados por empresas que tienen
implantado y certificado un sistema de gestión ambiental.
Además, hay otros dos documentos de ISO que han sido determinantes en esta revisión: el documento Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001
y la incorporación de la estructura de alto nivel (High Level Structure, HLS).
El informe Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001 fue elaborado por el TC 207/SC 1 y aprobado en el año 2010 con dos objetivos fundamentales:
analizar los retos que los sistemas de gestión ambiental deberían acometer en el futuro,
y considerar nuevos enfoques y metodologías en el ámbito de los sistemas de gestión
ambiental, incluyendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas surgidas
desde la primera publicación de la norma en 1996.
Así, se identificaron cuestiones como la necesidad de integrar la gestión ambiental
en la estrategia de negocio de la organización, aumentar el grado de compromiso
ambiental potenciando el liderazgo al más alto nivel e implementar proactivamente
las iniciativas para proteger el medio ambiente evitando su degradación. También se
contemplaron otros retos, como la incorporación de una estrategia de comunicación,
tanto interna como externa, enfocada a dar respuesta a las necesidades y expectativas
de las partes interesadas y la necesidad de incluir la perspectiva de ciclo de vida, asegurando la consideración de los aspectos ambientales desde el diseño hasta el fin de
vida de un producto o servicio.
Por otro lado, la adopción de la estructura de alto nivel en la elaboración de la versión
del 2015 ha constituido el punto de inflexión a la hora de entender e implantar la
nueva ISO 14001.
8
Prólogo
El origen de esta estructura se remonta a febrero del año 2006, cuando la dirección
técnica de ISO constituyó un grupo de coordinación técnica con la misión de desarrollar las líneas directrices para la redacción de las futuras normas de sistemas de gestión
y para la revisión de las ya existentes.
¿Qué es la estructura de alto nivel (HLS)? Mismo enfoque, misma terminología,
mismo texto común para las normas de sistemas de gestión de ISO. Es decir, es la
hoja de ruta que deberán utilizar todos los comités técnicos de ISO para elaborar y
revisar normas de sistemas de gestión, independientemente de su ámbito de aplicación
(calidad, medio ambiente, energía, seguridad y salud laboral, alimentación, etc.).
Este modelo asegura la compatibilidad del modelo PHVA (planificar-hacer-verificaractuar) de la ISO 14001 con el modelo de gestión por procesos de la ISO 9001. De
esta forma, la adopción de la HLS mejora el alineamiento de las normas de sistemas
de gestión para facilitar su integración y ayudar a las organizaciones, de cualquier
índole, tamaño, ubicación geográfica, su implantación y certificación, lo que, entre
otras ventajas, aporta valor añadido y reduce costes.
El pensamiento basado en riesgo, el concepto de información documentada y la
desaparición de la necesidad de documentar la acción preventiva son consecuencia
de la adopción de la estructura de alto nivel. Esto es así dado que los sistemas de
gestión basados en esta estructura son en sí mismos una acción preventiva, porque
introducen la necesidad de tener en cuenta los riesgos asociados a las actividades de la
organización, de forma que se minimicen sus posibles efectos adversos pero, a su vez,
se potencien los efectos beneficiosos.
La elaboración y publicación de esta guía surge de la necesidad de ofrecer un enfoque
sencillo y práctico para entender y aplicar los requisitos de la Norma ISO 14001:2015.
Los esfuerzos, por tanto, se han centrado especialmente en aquellos que constituyen una
novedad con respecto a la versión del 2004. Se han incorporado ejemplos, que provienen
de la puesta en práctica de los sistemas de gestión por parte de las empresas, y de la visión
que AENOR ha acumulado durante más de 20 años de experiencia en la certificación de
sistemas de gestión ambiental. Conviene resaltar que los ejemplos incluidos en esta guía
no son requisitos de implantación o de certificación, ni tienen por qué ser aplicables en
su totalidad a todas las organizaciones. Es un documento complementario y aclaratorio
que no sustituye ni corrige a la norma. La intención principal ha sido aportar ideas y
tratar de ayudar a los usuarios a una mejor comprensión de los requisitos de la norma.
Por tanto, se desea que la lectura comprensiva de este libro sirva de apoyo para entender y hacer más eficiente la implantación de los requisitos de la norma y, además,
motive e inspire a generar cambios positivos en la gestión ambiental de las organizaciones que conduzcan hacia un comportamiento ambiental más responsable y permita
detectar oportunidades para hacer crecer los negocios. Hay que recordar que lo único
que no se puede reciclar es el tiempo perdido.
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Guía para la aplicación
de UNE-EN ISO 14001:2015
Estructura de la guía
El texto de esta guía está distribuido siguiendo el orden de los apartados en los que
se estructura dicha norma.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
0 Introducción
En este capítulo se presenta la norma, poniendo en antecedentes al futuro usuario del
documento sobre las motivaciones que han llevado a crearla, el objeto que persigue
este modelo de gestión ambiental y los factores que se consideran necesarios para
alcanzar el éxito con la implantación del sistema de gestión.
Además, se explica el enfoque en el que se basa la norma, es decir, el modelo planificar-hacer-verificar-actuar, y se incluyen una serie de aclaraciones relativas a su
contenido: cumplimiento de la estructura de alto nivel e incorporación de enfoques
novedosos que permiten optimizar la integración de la gestión ambiental en la estrategia empresarial.
Finalmente, se incluyen aclaraciones para entender la terminología y el lenguaje en
el que está redactado el documento, explicando el contenido de los anexos A y B.
0.1 Antecedentes
El logro de equilibrio entre el medio ambiente, la sociedad y la economía, se considera
esencial para satisfacer las necesidades del presente sin poner en riesgo la capacidad
de las generaciones futuras para satisfacer sus necesidades. El desarrollo sostenible
como objetivo se logra mediante el equilibrio de los “tres pilares” de la sostenibilidad.
Las expectativas de la sociedad en cuanto a desarrollo sostenible, transparencia y responsabilidad y rendición de cuentas han evolucionado dentro del contexto de legislaciones cada vez más estrictas, presiones crecientes con relación a la contaminación del
medio ambiente, uso ineficiente de recursos, gestión inapropiada de residuos, cambio
climático, degradación de los ecosistemas y pérdida de biodiversidad.
Esto ha conducido a que las organizaciones adopten un enfoque sistemático con
relación a la gestión ambiental mediante la implementación de sistemas de gestión
ambiental, cuyo objetivo es contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad.
Este apartado incluye una breve reflexión sobre los motivos por los que las organizaciones han decidido incorporar modelos sistematizados de gestión ambiental:
legislación cada vez más restrictiva, expectativas de buen comportamiento empresarial por parte de los clientes y las administraciones, presión de organizaciones no
gubernamentales y competidores cada vez más agresivos. Es por lo que ISO, desde
su Comité Técnico 207, ha considerado el concepto de desarrollo sostenible y la
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
necesidad de rendir cuentas, adoptando principios como la transparencia y la responsabilidad como impulso fundamental para revisar e incorporar nuevos enfoques
en la Norma ISO 14001.
0.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental
El propósito de esta Norma Internacional es proporcionar a las organizaciones un
marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Esta norma
especifica requisitos que permitan que una organización logre los resultados previstos
que ha establecido para su sistema de gestión ambiental.
Un enfoque sistemático a la gestión ambiental puede proporcionar información a la
alta dirección para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al
desarrollo sostenible mediante:
– la protección del medio ambiente, mediante la prevención o mitigación de
impactos ambientales adversos;
– la mitigación de efectos potencialmente adversos de las condiciones ambientales
sobre la organización;
– el apoyo a la organización en el cumplimiento de los requisitos legales y otros
requisitos;
– la mejora del desempeño ambiental;
– el control o la influencia sobre la forma en la que la organización diseña, fabrica,
distribuye, consume y lleva a cabo la disposición final de productos o servicios,
usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que los impactos
ambientales sean involuntariamente trasladados a otro punto del ciclo de vida;
– el logro de beneficios financieros y operacionales que puedan ser el resultado
de implementar alternativas ambientales respetuosas que fortalezcan la posición de
la organización en el mercado;
– la comunicación de la información ambiental a las partes interesadas pertinentes.
Esta Norma Internacional, al igual que otras Normas Internacionales, no está prevista
para incrementar ni cambiar los requisitos legales de una organización.
El propósito que persigue esta norma internacional es “aportar a las empresas un
marco para sistematizar la protección del medio ambiente y responder a los cambios
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
de las condiciones ambientales en equilibrio con las necesidades socioeconómicas”. En
este propósito se puede ver claramente el concepto de desarrollo sostenible y cómo el
sistema de gestión ambiental debe contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad.
Por otra parte, se indican los argumentos que podrían animar a la alta dirección
de cualquier organización a tomar la decisión de adoptar esta norma como modelo de
sistema de gestión. Cabe mencionar que estos argumentos provienen de los temas
de interés que motivaron la segunda revisión del documento, y que quedaron recogidos
en el informe Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001 elaborado por el ISO/TC 207/SC 1: protección proactiva del medio ambiente, actuando
sobre los impactos generados; introducción de la perspectiva del ciclo de vida; gestión
ambiental sistematizada como herramienta para gestionar riesgos empresariales, situando el medio ambiente como una oportunidad para la empresa; la importancia de
la relación con las partes interesadas y el establecimiento de canales de comunicación
eficaces, tanto a nivel interno como externo.
Finalmente se recuerda que, al igual que para el resto de normas internacionales, se
excluye del objetivo e intención del documento modificar o hacer más exigentes las
obligaciones legales que pudieran aplicar a las organizaciones. No hay que olvidar
que la adopción de los requisitos contenidos en una norma es decisión voluntaria de
la empresa, no así los requisitos legales, que son de obligado cumplimiento.
0.3 Factores de éxito
El éxito de un sistema de gestión ambiental depende del compromiso de todas las
funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo de la alta dirección. Las organizaciones pueden aprovechar las oportunidades de prevenir o mitigar impactos ambientales adversos e incrementar los impactos ambientales beneficiosos, particularmente
los que tienen consecuencias estratégicas y de competitividad. La alta dirección puede
abordar eficazmente sus riesgos y oportunidades mediante la integración de la gestión
ambiental a sus procesos de negocio, dirección estratégica y toma de decisiones, alineándolos con otras prioridades de negocio, e incorporando la gobernanza ambiental
a su sistema de gestión global. La demostración de la implementación exitosa de esta
Norma Internacional se puede usar para asegurar a las partes interesadas que se ha
puesto en marcha un sistema de gestión ambiental eficaz.
Sin embargo, la adopción de esta Norma Internacional no garantiza en sí misma
resultados ambientales óptimos. La aplicación de esta Norma Internacional puede
ser diferente de una organización a otra debido al contexto de la organización. Dos
organizaciones pueden llevar a cabo actividades similares pero pueden tener diferentes requisitos legales y otros requisitos, diferentes compromisos de política ambiental,
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
diferentes tecnologías ambientales y diferentes objetivos de desempeño ambiental, y
aun así ambas pueden ser conformes con los requisitos de esta Norma Internacional.
El nivel de detalle y complejidad del sistema de gestión ambiental variará dependiendo del contexto de la organización, el alcance de su sistema de gestión ambiental,
sus requisitos legales y otros requisitos y la naturaleza de sus actividades, productos
y servicios, incluidos sus aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados.
Este apartado describe los elementos que conducen al éxito de un sistema de gestión ambiental. Se hace especial énfasis en la importancia de la demostración de
liderazgo por parte de la alta dirección para abordar de manera eficaz los riesgos y
oportunidades integrando la gestión ambiental en los procesos estratégicos de la
organización.
Por otra parte, advierte de que la aplicación de los requisitos definidos puede variar
de una organización a otra, incluso perteneciendo a un mismo sector. Por ello es tan
importante el análisis del contexto, factor clave para determinar el grado de detalle y
complejidad con el que cada organización define “su” sistema de gestión ambiental.
0.4 Modelo planificar-hacer-verificar-actuar
La base para el enfoque que subyace a un sistema de gestión ambiental se fundamenta
en el concepto de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). El modelo PHVA proporciona un proceso iterativo usado por las organizaciones para lograr la mejora continua.
Se puede aplicar a un sistema de gestión ambiental y a cada uno de sus elementos
individuales, y se puede describir brevemente así:
– Planificar: establecer los objetivos ambientales y los procesos necesarios para
generar y proporcionar resultados de acuerdo con la política ambiental de la
organización.
– Hacer: implementar los procesos según lo planificado.
– Verificar: hacer el seguimiento y medir los procesos respecto a la política ambiental, incluidos sus compromisos, objetivos ambientales y criterios operacionales,
e informar de sus resultados.
– Actuar: emprender acciones para mejorar continuamente.
La Figura 1 ilustra cómo el marco de referencia introducido en esta Norma Internacional se puede integrar en el modelo PHVA, lo cual puede ayudar a usuarios actuales y
nuevos a comprender la importancia de un enfoque de sistema.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Cuestiones internas
y externas
Contexto de la organización
Necesidades y
expectativas de las
partes interesadas
Alcance del sistema de gestión ambiental
P
Planificar
A
Mejora
Liderazgo
Apoyo y
operación
H
Evaluación
del
desempeño
V
Resultados previstos
del sistema de
gestión ambiental
Figura 1 – Relación entre el modelo PHVA y el marco de referencia
en esta Norma Internacional
Se describe la base del modelo para este tipo de sistema de gestión ambiental, en el que
se incorporan las principales novedades con respecto a la versión anterior de la norma.
La Norma UNE-EN ISO 14001 en su versión del 2004 ya estaba basada en este ciclo
de mejora continua PHVA. Este esquema se ha modificado en la versión del 2015.
Los principales cambios se producen al considerar el contexto de la organización,
incluyendo las cuestiones internas y externas y las necesidades y expectativas de las
partes interesadas. Otra novedad destacada es que el liderazgo se sitúa en el centro
del ciclo, para garantizar el éxito del sistema de gestión. El bloque de “actuación” se
transforma en el apartado de “mejora”. Por otra parte, la “revisión por la dirección”
se ha trasladado al capítulo de “evaluación del desempeño”, como herramienta para
hacer el seguimiento de los procesos implicados en la gestión ambiental.
En la “P” de planificar en la versión del 2004 se incluían los apartados aspectos
ambientales, requisitos legales y otros requisitos y objetivos, metas y programas. En
esta versión del 2015 se mantienen, con alguna novedad que se verá más adelante, y
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
se incorpora aquí como herramienta clave del sistema de gestión ambiental la planificación de acciones para abordar riesgos y oportunidades.
La “H” de hacer en la nueva versión del 2015 recoge, básicamente, todos los apartados que se incluían en la versión del 2004. Es decir, recursos, competencia y toma
de conciencia, comunicación, información documentada, control operacional y preparación y respuesta ante emergencias.
La “V” de verificar incluye ahora los requisitos relativos a seguimiento, medición,
análisis y evaluación; auditorías internas y, como se ha comentado, revisión por la
dirección.
Las no conformidades y acciones correctivas, que en la versión del 2004 estaban en
la “V” de verificar, ahora se han recolocado en el apartado “A” de actuar como herramienta fundamental de mejora de los sistemas de gestión ambiental, una ubicación
más acorde con su finalidad ambiental.
Para completar el modelo, se incluye el fin último de este ciclo de mejora continua:
alcanzar los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, es decir, el logro de
los objetivos ambientales, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
y la mejora, en definitiva, del desempeño ambiental.
0.5 Contenido de esta norma internacional
Esta Norma Internacional es conforme con los requisitos de ISO para normas de sistemas de gestión. Estos requisitos incluyen una estructura de alto nivel, texto esencial
idéntico, y términos comunes con definiciones esenciales, diseñados para beneficiar
a los usuarios en la implementación de múltiples normas ISO de sistemas de gestión.
Esta Norma Internacional no incluye requisitos específicos de otros sistemas de gestión,
tales como los de gestión de la calidad, salud y seguridad ocupacional, de la energía
o financiero. Sin embargo, esta norma internacional permite que una organización use
un enfoque común y un pensamiento basado en riesgos para integrar su sistema de
gestión ambiental con los requisitos de otros sistemas de gestión.
La presente Norma Internacional contiene los requisitos utilizados para evaluar la
conformidad. Una organización que desee demostrar conformidad con esta norma
internacional puede:
– realizar una autodeterminación y una autodeclaración, o
– buscar la confirmación de su conformidad por partes que tengan interés en la
organización, como por ejemplo los clientes, o
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
– buscar la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización, o
– buscar la certificación/registro de su sistema de gestión ambiental por una parte
externa a la organización.
El Anexo A proporciona información aclaratoria para evitar la interpretación errada de
los requisitos de esta Norma Internacional. El Anexo B presenta una correspondencia técnica amplia entre la edición anterior de esta Norma Internacional y la actual. La guía de
implementación para sistemas de gestión ambiental se incluye en la Norma ISO 14004.
En esta Norma Internacional, se utilizan las siguientes formas verbales:
– “debe” indica un requisito;
– “debería” indica una recomendación;
– “puede” indica un permiso, una posibilidad o capacidad.
La información incluida en una “NOTA” está prevista para ayudar a la comprensión o
uso del documento. “Nota a la entrada”, usada en el capítulo 3, proporciona información adicional que complementa los datos terminológicos y puede contener disposiciones relacionadas al uso de un término.
Los términos y definiciones del capítulo 3 se encuentran ordenados conceptualmente,
y al final del documento se suministra un índice alfabético.
En el último apartado de la introducción se citan los requisitos que se incluyen en
esta norma internacional, y que son: una estructura de alto nivel, un texto esencial
idéntico, y unos términos comunes con definiciones esenciales, diseñados para beneficiar a los usuarios en la implementación de las distintas normas ISO de sistemas de
gestión. De hecho, esta norma permite que una organización use un enfoque común
y un pensamiento basado en riesgos para optimizar la integración de su sistema de
gestión ambiental con los requisitos de otros sistemas de gestión.
Además de los requisitos, incorpora un anexo A, con información aclaratoria para
evitar su interpretación errónea, y un anexo B, con la correspondencia técnica entre la
edición anterior de esta norma y la actual. Incluye también un apartado de bibliografía
donde, entre otras, se cita la Norma ISO 14004, relativa a directrices generales sobre
principios, sistemas y técnicas de apoyo de sistemas de gestión ambiental. Finalmente se
incluye un listado alfabético de términos, para facilitar su localización en el capítulo 3,
y a lo largo del texto normativo.
Es importante destacar las aclaraciones sobre las formas verbales utilizadas en el texto:
el término “debe” indica un requisito; “debería” indica una recomendación y “puede”
indica un permiso, una posibilidad o una capacidad.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
1 Objeto y campo de aplicación
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental
que una organización puede usar para mejorar su desempeño ambiental. La presente
norma internacional está prevista para uso por una organización que busque gestionar
sus responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuya al pilar
ambiental de la sostenibilidad.
Esta Norma Internacional ayuda a una organización a lograr los resultados previstos
de su sistema de gestión ambiental, con lo que aporta valor al medio ambiente, a la
propia organización y a sus partes interesadas. En coherencia con la política ambiental
de la organización, los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental incluyen:
– la mejora del desempeño ambiental;
– el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;
– el logro de los objetivos ambientales.
Esta Norma Internacional es aplicable a cualquier organización, independientemente
de su tamaño, tipo y naturaleza, y se aplica a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que la organización determine que puede controlar o influir
en ellos, considerando una perspectiva de ciclo de vida. Esta Norma Internacional no
establece criterios de desempeño ambiental específicos.
Esta Norma Internacional se puede usar en su totalidad o en parte para mejorar sistemáticamente la gestión ambiental. Sin embargo, las declaraciones de conformidad
con esta Norma Internacional no son aceptables a menos que todos los requisitos
estén incorporados en el sistema de gestión ambiental de una organización, y que se
cumplan sin exclusiones.
Este apartado describe la finalidad que persigue la norma con la definición de los
requisitos que las organizaciones deberán cumplir para incorporar este modelo de
gestión ambiental. Sin embargo, y dado que dichos requisitos pueden ser aplicables a
cualquier organización, de cualquier sector empresarial, tamaño y ámbito geográfico,
no define criterios específicos de desempeño ambiental. La norma establece qué es lo
que hay que cumplir para adoptar este modelo de gestión, pero no el cómo.
Es importante destacar la introducción del enfoque de la perspectiva de ciclo de vida,
es decir, que la organización deberá tener en cuenta los aspectos ambientales que
puede controlar, o sobre los que puede influir, teniendo en cuenta el ciclo de vida del
producto que fabrica o el servicio que presta.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
2 Referencias normativas
No se citan referencias normativas.
Al igual que en la versión de 2004, tampoco se incluyen referencias a otras normas.
No obstante, y como ya se ha comentado, al final del documento se incluye un apartado de bibliografía en el que se citan normas ISO que pueden servir de ayuda para
la implantación de los requisitos establecidos en la norma o para ampliar información
sobre gestión ambiental.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
3 Términos y definiciones
Para los propósitos de este documento, se aplican los términos y definiciones siguientes :
3.1 Términos relacionados con organización y liderazgo
3.1.1 sistema de gestión:
Conjunto de elementos de una organización (3.1.4) interrelacionados o que interactúan
para establecer políticas, y objetivos (3.2.5) y procesos (3.3.5) para el logro de estos
objetivos.
Nota 1 a la entrada Un sistema de gestión puede abordar una sola disciplina o varias disciplinas (por
ejemplo, calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, gestión de energía,
gestión financiera).
Nota 2 a la entrada Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización, los roles y las
responsabilidades, la planificación y la operación, la evaluación y la mejora del
desempeño.
Nota 3 a la entrada El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas
de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones.
3.1.2 sistema de gestión ambiental:
Parte del sistema de gestión (3.1.1) usada para gestionar aspectos ambientales (3.2.2),
cumplir los requisitos legales y otros requisitos (3.2.9), y abordar los riesgos y oportunidades (3.2.11).
3.1.3 política ambiental:
Intenciones y dirección de una organización (3.1.4), relacionadas con el desempeño
ambiental (3.4.11),como las expresa formalmente su alta dirección (3.1.5).
3.1.4 organización:
Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones y responsabilidades,
autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos (3.2.5).
Nota 1 a la entrada El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, organización benéfica o
institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas o no, públicas
o privadas.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
3.1.5 alta dirección:
Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización (3.1.4) al más
alto nivel.
Nota 1 a la entrada La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro
de la organización.
Nota 2 a la entrada Si el alcance del sistema de gestión (3.1.1) comprende solo una parte de una organización, entonces “alta dirección” se refiere a quienes dirigen y controlan esa parte de
la organización.
3.1.6 parte interesada:
Persona u organización (3.1.4) que puede afectar, verse afectada, o percibirse como
afectada por una decisión o actividad.
EJEMPLO Clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales,
inversionistas, empleados.
Nota 1 a la entrada “Percibirse como afectado” significa que esta percepción se ha dado a conocer a la
organización.
3.2 Términos relacionados con planificación
3.2.1 medio ambiente:
Entorno en el cual una organización (3.1.4) opera, incluidos el aire, el agua, el suelo,
los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Nota 1 a la entrada El entorno puede abarcar desde el interior de una organización hasta el sistema local,
regional y global.
Nota 2 a la entrada El entorno se puede describir en términos de biodiversidad, ecosistemas, clima u otras
características.
3.2.2 aspecto ambiental:
Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización (3.1.4) que
interactúa o puede interactuar con el medio ambiente (3.2.1).
Nota 1 a la entrada Un aspecto ambiental puede causar uno o varios impactos ambientales (3.2.4). Un
aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener uno o más impactos
ambientales significativos.
Nota 2 a la entrada La organización determina los aspectos ambientales significativos mediante la aplicación de uno o más criterios.
22
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
3.2.3 condición ambiental:
Estado o característica del medio ambiente (3.2.1), determinado en un punto específico
en el tiempo.
3.2.4 impacto ambiental:
Cambio en el medio ambiente (3.2.1), ya sea adverso o beneficioso, como resultado
total o parcial de los aspectos ambientales (3.2.2) de una organización (3.1.4).
3.2.5 objetivo:
Resultado a lograr.
Nota 1 a la entrada Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operacional.
Nota 2 a la entrada Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como, financieras, de
salud y seguridad y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles (tales
como estratégicos, para toda la organización, para proyectos, productos, servicios
y procesos (3.3.5).
Nota 3 a la entrada Un objetivo se puede expresar de otras maneras, por ejemplo, como un resultado previsto, un propósito, un criterio operacional, un objetivo ambiental (3.2.6), o mediante
el uso de otros términos con un significado similar (por ejemplo, finalidad o meta).
3.2.6 objetivo ambiental:
Objetivo (3.2.5) establecido por la organización (3.1.4), coherente con su política
ambiental (3.1.3).
3.2.7 prevención de la contaminación:
Utilización de procesos (3.3.5), prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios
o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la
generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el
fin de reducir impactos ambientales (3.2.4) adversos.
Nota 1 a la entrada La prevención de la contaminación puede incluir la reducción o la eliminación en la
fuente; cambios en el proceso, producto o servicio; uso eficiente de recursos, sustitución de materiales y energía; reutilización; recuperación; reciclaje, regeneración o
tratamiento.
23
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3.2.8 requisito:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Nota 1 a la entrada “Generalmente implícita” significa que es habitual o práctica común para la organización (3.1.4) y las partes interesadas (3.1.6), que la necesidad o expectativa bajo
consideración está implícita.
Nota 2 a la entrada Un requisito especificado es el que está declarado, por ejemplo, en información documentada (3.3.2).
Nota 3 a la entrada Los requisitos diferentes de los legales se convierten en obligatorios cuando la organización decide cumplirlos.
3.2.9 requisitos legales y otros requisitos:
Requisitos (3.2.8) legales que una organización (3.1.4) debe cumplir y otros requisitos
que una organización decide cumplir.
Nota 1 a la entrada Los requisitos legales y otros requisitos están relacionados con el sistema de gestión
ambiental (3.1.2).
Nota 2 a la entrada Los requisitos legales y otros requisitos pueden surgir de requisitos obligatorios, tales
como las leyes y reglamentaciones aplicables, o de compromisos voluntarios, tales
como las normas de organizaciones o de la industria, relaciones contractuales, códigos
de buenas prácticas y acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no
gubernamentales.
3.2.10 riesgo:
Efecto de la incertidumbre.
Nota 1 a la entrada Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.
Nota 2 a la entrada Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada
con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad.
Nota 3 a la entrada Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales (como
se definen en la Guía ISO 73:2009, 3.5.1.3) y “consecuencias” (según se definen en
la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.3), o a una combinación de estos.
Nota 4 a la entrada Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “probabilidad”
(como se define en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.1) asociada de que ocurra.
3.2.11 riesgos y oportunidades:
Efectos potenciales adversos (amenazas) y efectos potenciales beneficiosos (oportunidades).
24
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
3.3 Términos relacionados con soporte y operación
3.3.1 competencia:
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados
previstos.
3.3.2 información documentada:
Información que una organización (3.1.4) tiene que controlar y mantener, y el medio
que la contiene.
Nota 1 a la entrada La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede
provenir de cualquier fuente.
Nota 2 a la entrada La información documentada puede hacer referencia a:
– el sistema de gestión ambiental (3.1.2), incluidos los procesos (3.3.5) relacionados;
– la información generada para que la organización opere (documentación);
– la evidencia de los resultados alcanzados (registros).
3.3.3 ciclo de vida:
Etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto (o servicio), desde
la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta
la disposición final.
Nota 1 a la entrada Las etapas del ciclo de vida incluyen la adquisición de materias primas, el diseño, la
producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final.
[FUENTE: ISO 14044:2006, 3.1, modificada. Las palabras “(o servicio)” se han agregado a la definición y
se ha agregado la Nota 1 a la entrada.]
3.3.4 contratar externamente:
Establecer un acuerdo mediante el cual una organización (3.1.4) externa realiza parte
de una función o proceso (3.3.5) de una organización.
Nota 1 a la entrada Una organización externa está fuera del alcance del sistema de gestión (3.1.1) aunque
la función o proceso contratado externamente forme parte del alcance.
3.3.5 proceso:
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman las entradas en salidas.
Nota 1 a la entrada Un proceso puede estar documentado o no.
25
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3.4 Términos relacionados con la evaluación del desempeño
y con la mejora
3.4.1 auditoría:
Proceso (3.3.5) sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias
de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el
que se cumplen los criterios de auditoría.
Nota 1 a la entrada Una auditoría interna la realiza la propia organización (3.1.4) o una parte externa en
su nombre.
Nota 2 a la entrada Una auditoría puede ser combinada (combinando dos o más disciplinas).
Nota 3 a la entrada La independencia se puede demostrar por la ausencia de responsabilidad con relación
a la actividad que se audita, o ausencia de sesgo y conflicto de intereses.
Nota 4 a la entrada La “evidencia de auditoría” consiste en registros, declaraciones de hechos y demás
información pertinente a los criterios de auditoría, que son verificables; los “criterios
de auditoría” son el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos (3.2.8) usados
como referencia, frente a los cuales se compara la evidencia de auditoría, como se
define en la Norma ISO 19011:2011, apartados 3.3 y 3.2 respectivamente.
3.4.2 conformidad:
Cumplimiento de un requisito (3.2.8).
3.4.3 no conformidad:
Incumplimiento de un requisito (3.2.8).
Nota 1 a la entrada La no conformidad se relaciona con los requisitos de esta Norma Internacional y con
los requisitos adicionales del sistema de gestión ambiental (3.1.2) que una organización
(3.1.4) establece para sí misma.
3.4.4 acción correctiva:
Acción para eliminar la causa de una no conformidad (3.4.3) y evitar que vuelva a
ocurrir.
Nota 1 a la entrada Puede haber más de una causa para una no conformidad.
3.4.5 mejora continua:
Actividad recurrente para mejorar el desempeño (3.4.10).
Nota 1 a la entrada La mejora del desempeño se relaciona con el uso del sistema de gestión ambiental
(3.1.2) para mejorar el desempeño ambiental (3.4.11), en coherencia con la política
ambiental (3.1.3) de la organización (3.1.4).
Nota 2 a la entrada No es necesario que la actividad ocurra simultáneamente en todas las áreas, o sin
interrupción.
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3.4.6 eficacia:
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados
planificados.
3.4.7 indicador:
Representación medible de la condición o el estado de las operaciones, la gestión, o
las condiciones.
[FUENTE: ISO 14031:2013, 3.15]
3.4.8 seguimiento:
Determinación del estado de un sistema, un proceso (3.3.5) o una actividad.
Nota 1 a la entrada Para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar de forma
crítica.
3.4.9 medición:
Proceso (3.3.5) para determinar un valor.
3.4.10 desempeño:
Resultado medible.
Nota 1 a la entrada El desempeño se puede relacionar con hallazgos cuantitativos o cualitativos.
Nota 2 a la entrada El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades, procesos (3.3.5),
productos (incluidos servicios), sistemas u organizaciones (3.1.4).
3.4.11 desempeño ambiental
Desempeño (3.4.10) relacionado con la gestión de aspectos ambientales (3.2.2).
Nota 1 a la entrada En el contexto de un sistema de gestión ambiental (3.1.2), los resultados se pueden
medir con respecto a la política ambiental (3.1.3) de la organización (3.1.4), sus
objetivos ambientales (3.2.6) u otros criterios, mediante el uso de indicadores (3.4.7).
La norma incorpora un capítulo en el que se incluyen los términos y definiciones
utilizados en el texto, y que son necesarios para entender los requisitos contenidos en
el documento. Estos términos se encuentran ordenados conceptualmente, y al final
del documento se suministra un índice alfabético.
27
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
4 Contexto de la organización
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes
para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de
su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales
capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.
Como paso previo al establecimiento o la adaptación de un sistema de gestión ambiental a la realidad que le rodea, la organización debe examinar el contexto en el que
opera, identificando factores internos y externos que puedan ser relevantes para su
eficacia, así como para lograr los resultados esperados del mismo.
Cabe indicar que los resultados principales y lógicos que se esperan de la implantación
de un sistema de gestión según un modelo UNE-EN ISO 14001 son la mejora del
desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
suscritos voluntariamente por la organización y el cumplimiento de los objetivos
de mejora. En cualquier caso, este modelo de gestión siempre va a permitir que las
organizaciones puedan ir más allá de los compromisos y requisitos mínimos que en
la normas se establecen.
Por otra parte, y como se verá en el capítulo 5, una manera de poner de manifiesto
la integración de la gestión ambiental en la gestión estratégica de la organización
será tratar de alinear los resultados que la alta dirección pretende lograr mediante la
implantación de un sistema de gestión ambiental con la visión y misión de la empresa.
La finalidad del análisis del contexto es alcanzar un nivel de conocimiento de las cuestiones importantes para la organización, que pueden afectar, positiva o negativamente,
a la estrategia y a la gestión ambiental, para tenerlas en cuenta a la hora de diseñar el
sistema de gestión ambiental y para planificar la operación y la mejora.
El conocimiento del contexto va a constituir una valiosa ayuda a la organización, ya
que podrá:
• Determinar el alcance de su sistema de gestión ambiental de manera más eficiente.
• Identificar los riesgos y las oportunidades a nivel estratégico y operativo.
• Desarrollar y adecuar su política ambiental a sus actividades, productos y servicios.
• Establecer y desplegar sus objetivos ambientales, definiendo de manera más
precisa los indicadores asociados.
• Determinar la eficiencia en el cumplimiento de los requisitos legales y otros
requisitos relacionados con sus aspectos ambientales, riesgos y oportunidades.
28
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Es importante reseñar que estos factores deben incluir las condiciones ambientales
capaces de afectar a la organización y las condiciones ambientales que se ven afectadas por el funcionamiento de la organización o, dicho de otra forma, cómo el medio
ambiente afecta a la organización y cómo la organización afecta al medio ambiente.
En definitiva, el análisis del contexto pretende poner de manifiesto que la organización no opera como un sistema “aislado”, sino que interactúa de forma permanente y
recíproca con determinados elementos: externos, sobre los que, en la mayoría de los
casos, no tiene el control (aunque podría tener capacidad de influencia), e internos,
que están directamente relacionados con la forma en la que la organización fabrica
un producto o presta un servicio. Obviamente, y en consecuencia, el medio ambiente
forma parte indiscutible del contexto de las organizaciones.
Algunas cuestiones externas
Objetivamente, cualquier organización que fabrique un producto o preste algún servicio, se va a ver influenciada por elementos externos que va a tener que considerar
para determinar cómo afectan a su comportamiento ambiental: la disponibilidad de un
recurso natural como el agua no es la misma para una empresa que tenga su instalación
productiva en una zona geográfica de clima seco que para otra que se ubique en una
zona con una alta pluviometría; de igual manera, para una empresa que tiene varias
instalaciones en distintos países, la facilidad para cumplir requisitos legales de carácter
ambiental no es la misma en un país con un gran desarrollo reglamentario que en otro
poco avanzado al respecto. Es más, existen sectores productivos en los que su grado de
desarrollo tecnológico podrá permitir tener a disposición equipos con cierta eficiencia
energética, a diferencia de otros menos avanzados tecnológicamente.
Por tanto, es importante que la organización estudie y analice las cuestiones externas de su
contexto para ver de qué forma afectan o podrían afectar, de manera positiva o negativa,
a su capacidad para lograr los resultados que pretende su sistema de gestión ambiental.
En la tabla 4.1 se muestran algunos ejemplos de diversos elementos a considerar asociados a distintos factores que forman parte del contexto externo de cualquier organización.
Tabla 4.1. Factores contextuales externos
Factor contextual
externo
Condiciones
ambientales.
Elemento
Ejemplos
Climatología.
Condiciones climatológicas en las que opera la organización: lluvias torrenciales, periodos de sequía, temperaturas extremas, nieblas frecuentes, etc.
Calidad del aire.
Presencia de compuestos peligrosos o especialmente contaminantes en la atmósfera: partículas, compuestos de
azufre y nitrógeno; compuestos clorados, compuestos
volátiles, etc.
(continúa)
29
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Factor contextual
externo
Elemento
Ejemplos
Calidad de las
aguas.
Grado de contaminación preexistente en aguas receptoras de los vertidos de la organización.
Disponibilidad
de recursos.
Posibilidad de acceder a suministro de energías renovables.
Biodiversidad.
Tipo y cantidad de especies en el entorno; identificación de especies protegidas afectadas, zonas migratorias, épocas de anidamiento, ciclos reproductivos,
sensibilidad de las especies al ruido, etc.
Situación política.
Sistema político
nacional y regional.
El sistema político puede afectar a la operativa de la
organización imponiendo o sugiriendo determinados
comportamientos ambientales o estableciendo determinadas políticas de desarrollo económico; por ejemplo, la incorporación de requisitos ambientales en la
adquisición de productos o servicios por parte de
la Administración Pública (compra pública verde); la
adhesión a convenios voluntarios (acuerdo ANE entre
la administración pública y la industria química del
cloro-álcali); programa de subvenciones para el uso
de energías renovables; acceso a financiación para
proyectos de bajo impacto ambiental; etc.
Desarrollo
reglamentario.
Legislación
ambiental y
empresarial a
nivel internacional,
europeo, nacional,
regional o local.
Protocolo de Kioto y desarrollo reglamentario nacional
posterior en relación a la regulación del régimen de
emisiones de gases de efecto invernadero; normativa
sobre eficiencia energética en instalaciones; regulación
sobre la emisión de compuestos orgánicos volátiles
(COV); etc.
Contexto social y
cultural.
Valores éticos y morales de la sociedad.
Sociedad sensibilizada con los productos “ecológicos”
o de bajo impacto ambiental.
Tipo de cultura
empresarial.
Empresa familiar, empresa multinacional.
Ubicación física o virtual.
Nivel de
dependencia de
combustibles fósiles.
Empresas que por tipo de producción, antigüedad o
disponibilidad de materia prima, utilizan como fuente
de energía carbón, fuel o gasoil.
Tipo de
competencia
sectorial.
Sectores en los que la competencia es agresiva y reacciona rápido a las necesidades de los consumidores
en relación con productos ecoetiquetados o eficientes
energéticamente.
Características
del sector en el
que opera la
organización.
Disponibilidad
de personal
cualificado.
Necesidad de contratar personal extranjero, con cultura e idiomas distintos al local.
(continúa)
30
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Factor contextual
externo
Contexto
económico y
financiero.
Desarrollo
tecnológico.
Elemento
Macro y
microeconomía.
Precios de los combustibles, materias primas, servicios
de los proveedores y contratas.
Financiación y
subvenciones.
Disponibilidad de subvención/financiación en función
de la situación macro y microeconómica.
Régimen impositivo.
Ecotasas, posibilidad de desgravación fiscal por el uso
de cierta tecnología o implantación de buenas prácticas ambientales.
Nivel de desarrollo
tecnológico.
El nivel de desarrollo tecnológico puede condicionar
que el proceso productivo tenga más o menos impacto
en el medio ambiente.
Disponibilidad
de tecnologías
ecoeficientes.
Características
de la cadena de
suministro.
Ejemplos
Disponibilidad de
suministradores
de productos y
servicios.
Pocas o ninguna alternativa para cambiar de proveedor.
Requisitos contractuales impuestos por el cliente.
Cuestiones
logísticas.
Requisitos de
los clientes.
Algunas cuestiones internas
De igual manera que las organizaciones se ven afectadas por factores externos, también existen elementos internos que, según esta norma, se deberán considerar para
diseñar un sistema de gestión ambiental (véase la tabla 4.2).
Tabla 4.2. Factores contextuales internos
Factor contextual
interno
Modelo
empresarial.
Elemento
Ejemplos
Cultura empresarial.
La forma en las que se toman las decisiones,
cómo se gestionan los recursos, cómo se gestiona
la información y el conocimiento, la forma en la
que se relacionan los mandos con los empleados,
la predisposición a asumir riesgos y a afrontar las
consecuencias.
Adopción de códigos
de conducta.
Nivel de independencia de los auditores externos,
grado de compromiso social y ambiental.
(continúa)
31
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Factor contextual
interno
Estructura
organizativa.
Proceso
productivo.
Recursos
humanos.
Elemento
Ejemplos
Nivel de
internacionalización.
Presencia internacional de la organización, a nivel
de producción o distribución; planes de expansión
internacional.
Nivel de resiliencia.
Capacidad para reaccionar ante cambios en la
organización (compra-venta, fusiones), cambios
en el mercado (competencia, consumidores).
Nivel de
jerarquización.
El grado de jerarquización puede afectar a la capacidad para adaptarse a los cambios, al trabajo
en equipo, a la comunicación interdepartamental.
Sector
público / privado.
Los propósitos, organización, medios, etc., son
diferentes.
Organización
mercantil / sin ánimo
de lucro.
Los propósitos, organización, medios, etc., son
diferentes.
Nivel de implicación
de la alta dirección.
Influye de manera directa en la consecución de los
objetivos y, a medio y largo plazo, en la supervivencia de la organización.
Grado de automatización del proceso.
A mayor grado de automatización, menos participación del recurso humano.
Grado de
diversificación de los
productos / servicios.
Cuanto mayor sea la variedad de productos y servicios, mayor complejidad a la hora de gestionar,
pero también mayor posibilidad de supervivencia
frente a condiciones adversas y mayores ingresos.
Grado de
externalización
(outsourcing).
La externalización de algunos procesos tiene ciertas
implicaciones sobre el control operacional, formación, cumplimiento de requisitos legales, etc.
Nivel de cualificación /especialización
de los empleados.
Un alto grado de especialización implica un gran
conocimiento y control de los procesos.
Condición cultural,
idiomas de los
empleados.
El desconocimiento del idioma de trabajo afecta
en el desempeño de determinadas tareas.
Nivel de rotación
en la plantilla.
Puede dificultar la implantación de determinadas
sistemáticas y aumentar las acciones de formación.
Motivación.
El grado de motivación afecta al desempeño eficaz y eficiente de las tareas.
(continúa)
32
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Factor contextual
interno
Elemento
Antigüedad de las Histórico del
instalaciones.
emplazamiento.
Prácticas
de gestión
implantadas.
Ejemplos
El análisis del histórico del emplazamiento ayuda a
conocer mejor el contexto inmediato y a detectar
posibles gastos/inversiones a corto y largo plazo.
Antigüedad de los
equipos.
Influirá en la eficiencia de los procesos (gasto
energético, generación de residuos, consumo de
agua y materias primas).
Gestión ambiental,
gestión de la calidad,
prevención de riesgos
laborales, prácticas de
buen gobierno, gestión del conocimiento.
La existencia de prácticas de gestión sistematizadas e interiorizadas por la organización puede
facilitar la implantación de nuevas metodologías,
además de aprovechar las ya existentes.
Análisis del contexto
La organización debe estudiar y analizar regularmente su entorno, si bien se deja
libertad a las organizaciones para establecer con qué periodicidad se deber realizar.
Este análisis formará siempre parte del proceso previo a la definición de su estrategia
ambiental y se actualizará cuando sea necesario, y coincidiendo con la revisión por
la dirección, teniendo en cuenta los cambios que se hayan producido en el entorno
(véase el apartado 9.3).
En la norma no se establece una metodología concreta para la identificación y análisis
de las cuestiones internas y externas relevantes, pudiendo utilizarse cualquier sistema
o herramienta metodológica que considere la organización. Se citan a continuación
algunos ejemplos:
• Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades): es una
metodología de estudio de la situación de una organización, proyecto, proceso,
etc., que analiza los factores internos (debilidades y fortalezas) y los externos
(amenazas y oportunidades) que influyen en los resultados. Su aplicación es
muy útil para la planificación estratégica.
• Método Delphi: es un método que permite a un grupo de personas, como colectivo, tratar un problema complejo. Consiste en el diseño de un cuestionario
sobre los aspectos objeto del estudio, que es cumplimentado individualmente
por una selección multidisciplinar de personas con conocimientos sobre el asunto a tratar. A partir de los resultados obtenidos se elabora un nuevo cuestionario,
que es cumplimentado de nuevo por los expertos, de forma que disminuye la
dispersión de los valores y se llega a un resultado consensuado. Se emplea en
el proceso de planificación estratégica.
33
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Phillips 66: es una técnica que permite alcanzar, de forma rápida, propuestas
consensuadas por un colectivo. Se basa en una discusión en grupo en la que el
total de participantes se divide en subgrupos de seis personas para que, en seis
minutos de debate global, expresen su opinión sobre el tema de estudio. Posteriormente, se exponen las conclusiones de cada subgrupo en reunión plenaria
de todos los participantes, hasta alcanzar el consenso.
Ejemplo de aplicación de un análisis DAFO
Para analizar el contexto se puede utilizar como herramienta de análisis la matriz
DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades), que ofrece una visión global de la situación de la organización tanto interna (liderazgo, estrategia, personas,
recursos, procesos, etc.) como externa (mercado, competencia, partes interesadas, etc.),
y cuyos resultados permiten conocer sus capacidades internas e identificar desafíos
presentes y futuros a abordar por la organización.
• Análisis externo: está relacionado con el estudio del entorno externo a la organización y la identificación de cuestiones relacionadas con aspectos de mercado,
situación macroeconómica, cambios legislativos, políticas que afectan a la planificación territorial de la zona donde se ubica el emplazamiento, actividades y
características de los emplazamientos colindantes, aparición de nuevas tecnologías y técnicas, etc. Estos factores son clasificados como:
– Amenazas: aquellas circunstancias de las que se pueden derivar perjuicios
para el negocio, las que pueden suponer un peligro para la organización o
las que pueden afectar negativamente al logro de los resultados previstos del
sistema de gestión.
– Oportunidades: aquellas cuestiones de las que se pueden derivar beneficios
para el negocio, situaciones coyunturales convenientes para los propósitos de
la organización, o las que pueden favorecer la consecución de los resultados
previstos del sistema de gestión.
• Análisis interno: está relacionado con el estudio de las capacidades de la organización y con la identificación de factores relacionados con recursos financieros,
conocimiento, estructura organizacional, tecnologías utilizadas, infraestructura,
condiciones de las instalaciones, etc. Se catalogan como:
– Debilidades: aquellas cuestiones propias de la organización que la sitúan en
desventaja frente a los competidores o ante grupos de interés o que afectan
negativamente al desempeño.
– Fortalezas: aquellos factores internos en los que la organización destaca,
diferenciándola de forma positiva en el mercado o ante las partes interesadas
o las condiciones que favorecen la consecución de los resultados y afectan
positivamente al desempeño.
34
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
La tabla 4.3 muestra un ejemplo simplificado del resultado de un análisis DAFO. Para
ello se ha utilizado una empresa pequeña (menos de 50 trabajadores) que se dedica
a la realización de obras de edificación. La organización ha decidido utilizar esta herramienta para analizar los factores internos y externos. Los factores determinados
para el análisis son los siguientes:
• Factores internos: personal de obra de diferentes nacionalidades, cultura de la
organización orientada a los sistemas de gestión, nivel tecnológico o automatización de los procesos.
• Factores externos: contaminación atmosférica, disponibilidad de recursos naturales, contexto legal, reglamentario, tecnológico y competitivo local.
Es necesario que estos factores estén determinados para poder conocer la información
de entrada que se ha utilizado para el análisis DAFO y, en futuras revisiones, considerar otros factores en función de los cambios en las circunstancias.
Tabla 4.3. Ejemplo de matriz DAFO
FACTORES
INTERNOS
Debilidades
Fortalezas
• Escasa sensibilización ambiental de
las personas que realizan trabajos
bajo el control de la organización.
• Implicación de la dirección y de
todo el personal de la organización
en la gestión ambiental y en la
mejora del desempeño.
• Dificultades en el entendimiento
del idioma.
• Bajo nivel de implementación
de herramientas informáticas de
gestión.
Amenazas
• Gestión energética (ejecución de
instalaciones que fomentan la
eficiencia energética).
Oportunidades
• Futura aprobación de legislación
ambiental más restrictiva que
afectará a la actividad.
FACTORES
EXTERNOS
• Técnicas constructivas respetuosas
con el medio ambiente.
• Ubicación de la actividad en zonas
con alto nivel de población.
35
• Nuevos mercados demandantes de
productos ecodiseñados.
• Subvenciones a proyectos de
ahorro y eficiencia energética.
• Sector cada vez más concienciado
en temas ambientales con mayores
posibilidades en la compra de
productos más respetuosos con el
medio ambiente y contratistas con
mejores prácticas ambientales.
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Una vez identificados los factores críticos, la organización diseñará planes de acción
orientados a utilizar las fortalezas para apoyar la estrategia de la organización, a reducir las debilidades encontradas o su impacto en la operación, a evitar las amenazas o
reducir la probabilidad de que afecten a la actividad y a aprovechar las oportunidades
que ofrece cada situación. En el capítulo 6 se expone cómo debería utilizarse esta
información.
Consideración de las cuestiones externas e internas relevantes en la
estrategia y en la gestión ambiental
Según esta norma, la organización deberá tener en cuenta los resultados del análisis
de su contexto externo e interno para:
• Establecer el alcance del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.3).
• Definir, implantar, mantener y mejorar el sistema (véase el apartado 4.4).
• Planificar las acciones necesarias para abordar los riesgos y oportunidades derivados del análisis del contexto (véase el apartado 6.1).
La organización deberá analizar cuáles de los factores que forman parte de su contexto
externo e interno van a condicionar la mejora del desempeño ambiental, tanto en
sentido positivo (oportunidad) como negativo (amenaza).
Algunos ejemplos de planes de acción aprobados por la organización al considerar los
factores del contexto en la estrategia y en la gestión ambiental y materializados, serían:
• Diseño de productos con menor impacto para el medio ambiente dirigidos a
consumidores comprometidos con el entorno.
• Implantación paulatina de las mejores técnicas disponibles en el proceso de
producción.
• Sustitución o minimización y reciclaje de materiales críticos para el medio ambiente, según la Comisión Europea, empleados en la fabricación (por ejemplo,
cromo, cobalto, magnesio, antimonio, berilio, etc.).
• Implementación de un programa de reducción de las emisiones totales de CO2
de la organización.
• Implementación de un sistema de gestión para la eficiencia energética.
• Valoración del cambio de combustibles (sustitución de gasoil/fueloil por gas
natural/biomasa).
• Planificación de la remodelación de las instalaciones: reformas estructurales,
techado de zonas a la intemperie, reparación de solera de hormigón, etc.
36
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Implantación de un programa de sensibilización ambiental al personal propio
y contratado.
• Adopción de códigos de conducta y buen gobierno.
• Diseño de un plan de comunicación que incluya la elaboración y publicación
de una memoria ambiental anual.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las
partes interesadas
La organización debe determinar:
a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental;
b) las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes
interesadas;
c) cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y
otros requisitos.
Como se decía al comienzo del capítulo, las organizaciones no operan de forma
aislada sino que interactúan con varios elementos de su contexto. Las partes interesadas forman parte del contexto de las organizaciones. Pero, ¿qué es una parte
interesada? La norma, en el apartado 3.1, la define como “persona u organización
que puede afectar, verse como afectada o percibirse como afectada por una decisión
o actividad”. Si se reflexiona sobre el contenido de esta definición, las organizaciones
se relacionan, producen, funcionan internamente y crecen o desaparecen, en función
de su interacción con sus partes interesadas. De ahí que este elemento, que explícitamente incorpora esta versión de la norma, adquiera una gran importancia a la hora
de definir e implantar el sistema de gestión ambiental.
Con la incorporación de este requisito en la norma, ISO ha pretendido introducir
el concepto de responsabilidad social y rendición de cuentas que cada vez es más
demandado por parte de las distintas partes interesadas y que constituye uno de los
puntos clave tratados en el documento Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental
y de la ISO 14001, comentado en el prólogo de este libro.
Al desempeñar sus actividades, las organizaciones impactan en la sociedad a varios
niveles: económico, ambiental y social, y tanto a escala local como global. De hecho,
muchas empresas colaboran con los gobiernos en el desarrollo de políticas económicas y en cambios legislativos; otras se alían entre sí para hacer frente a cambios que
afectarían a su supervivencia; algunas incluso influyen y hasta cambian los hábitos de
37
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
consumo de determinados sectores de la población. Además, cada vez más miembros
de distintas comunidades o grupos sociales exigen estar informados, ser consultados
e, incluso, participar en determinadas decisiones empresariales. En resumen, las organizaciones interactúan de forma permanente y dinámica con aquellos elementos o
partes que son afectados, pueden verse afectados o se perciben como afectados por
sus actividades, productos y servicios.
Teniendo en cuenta lo anterior, se puede, de forma intuitiva y genérica, pensar que
las partes interesadas de cualquier organización, también conocidas como grupos de
interés (véanse los apartados A.3 y 3.1.6) podrían ser las siguientes:
• Inversores/accionistas.
• Personal de la organización.
• Clientes y usuarios.
• Vecinos.
• Administraciones públicas y entes reguladores.
• Proveedores.
• Contratistas.
• ONG/grupos de presión.
• Competidores.
• Medios de comunicación.
• Instituciones internacionales.
La actitud o comportamiento de las organizaciones al relacionarse con sus partes
interesadas puede ser variable. Se incluyen algunos ejemplos a continuación:
• Actitud reactiva: estas organizaciones responden a las presiones externas con
respuestas dirigidas a la fuente de conflicto y a las partes afectadas. Suelen
limitarse a lo indicado por la legislación y a dar respuesta a lo solicitado. Por
tanto, su objetivo es evitar problemas con las partes interesadas identificadas
como conflictivas, no involucrándose más allá.
• Actitud preventiva: las organizaciones que adoptan este enfoque tienen identificadas a las partes interesadas más críticas para su negocio y establecen relaciones que tratan de evitar futuros conflictos. La relación con las partes identificadas como más relevantes pueden integrarse en alguna de las áreas de gestión
de la organización.
• Actitud proactiva: las organizaciones con una actitud proactiva comprenden
cuáles son los beneficios de una relación positiva con sus partes interesadas,
38
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
eliminando los riesgos de posibles conflictos. Además, disponen de una metodología para gestionar esta relación y está integrada en la gestión de la organización.
• Actitud estratégica: para estas organizaciones, la interacción con las partes interesadas constituye un elemento básico e integrado plenamente en su estrategia
de negocio. Es característica de organizaciones que tratan de alinear la variable
social, económica y ambiental con dicha estrategia.
Las empresas pueden elegir cómo relacionarse con sus partes interesadas, pero deben
ser conscientes de las posibilidades y beneficios que les ofrece el establecer y mantener
una buena relación con estas partes, al igual que los inconvenientes y riesgos que les
supone el no hacerlo o hacerlo de forma inadecuada.
Como resultado de la interacción con las partes interesadas, las organizaciones pueden
obtener resultados útiles y ventajosos; por ejemplo:
• Conseguir una mejor comprensión del contexto, lo que puede provocar la identificación de oportunidades estratégicas y el desarrollo de mercados novedosos.
• Contribuir a mejorar el entorno social de la organización, generando confianza entre las partes, y permitiendo participar en determinados procesos de
toma de decisión a partes interesadas que normalmente no suelen ser tenidas
en cuenta.
• Mejorar determinadas prácticas de gestión empresarial existentes, incluso, introduciendo algunas menos exploradas, como puede ser la gestión de los riesgos.
• Fomentar la innovación y el cambio, incorporando mejoras en los procesos y
permitiendo el intercambio de recursos a distinto nivel (económicos, tecnológicos y humanos).
En definitiva, los múltiples beneficios que se pueden obtener de una relación abierta y
desde la confianza con las partes interesadas contribuirán no sólo a reforzar la posición
de las empresas en el mercado, sino a implantar los cambios que son necesarios para
conseguir un enfoque hacia la sostenibilidad.
¿Cómo identificar a las partes interesadas?
En el apartado anterior se han visto algunos de los beneficios que se derivan de la
interacción con las partes interesadas. Además, identificar a las partes interesadas
es un requisito si se quiere cumplir con la norma. Pero ¿cómo hacerlo? Tratar de
responder a esta pregunta debe llevar a reflexionar sobre el por qué y para qué debo
relacionarme con estos elementos del contexto de la organización.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Existen muchas formas de dar respuesta a lo que pide la norma en este apartado;
seguramente, tantas como organizaciones se pongan a ello. En cualquier caso, se dan
a continuación unas pautas que pueden ser útiles para ayudar a establecer las bases
para definir una metodología de identificación:
• Formación de equipos multidisciplinares que tengan un alto conocimiento de
la organización con el objetivo de identificar, de manera individual o agrupada,
las distintas partes interesadas externas e internas con las que se relaciona la
empresa. Estos equipos pueden estar integrados por:
– Personal de plantilla: ya sea de la instalación o de las instalaciones que formen
parte de la empresa, a nivel nacional e internacional. Estas personas van a
aportar el conocimiento sobre los procesos, los posibles sistemas de gestión
ya implantados, las metodologías de trabajo, los proveedores y contratistas,
las competencias existentes o por cubrir, etc.
– Personal contratado: tales como consultores y/o especialistas externos, que
podrán pertenecer a diversas áreas de conocimiento (producción, ingeniería,
finanzas, legislación, I+D, logística, etc.) en función de las necesidades o
carencias que haya que cubrir.
– Equipos mixtos: integrados por personal propio y contratado.
• Utilizar una sistemática de trabajo, definiendo criterios de identificación objetivos y reproducibles en el tiempo. Dado que la organización va evolucionando,
la identificación y posterior relación con las partes interesadas también puede
verse afectada a lo largo del tiempo.
• Clasificar por tipos, clases o categorías a las partes interesadas identificadas
(véanse los ejemplos de la tabla 4.4). Tanto el tipo de relación como el nivel de
confianza con cada parte interesada podrá depender, entre otros, del grado de
conocimiento de la parte interesada por parte de la organización, de la capacidad
de control o influencia sobre esa relación, de la presión de otras partes, etc.
Algunos ejemplos de relación con las partes interesadas son:
• Relación de responsabilidad: son partes interesadas con las que se tienen responsabilidades legales, financieras u operativas (inversores, ayuntamientos,
confederaciones hidrográficas, agencias de residuos).
• Relación de influencia: estas partes pueden impulsar o afectar negativamente
al desempeño de la organización (accionistas, ONG, plataformas ciudadanas).
• Relación de proximidad: son partes con las que la organización interactúa
diaria o frecuentemente y que esperan un comportamiento ambiental y social
responsable y transparente (asociaciones vecinales, proveedores).
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Relación de dependencia: relación con aquellas partes que más dependen de la
organización (empleados, clientes, proveedores que tienen como único cliente
a la organización).
• Relación de representación: personas que representan a grupos de interés (asociaciones industriales, representantes sindicales, consejeros).
• Relación de autoridad: estas partes esperan el cumplimiento legal permanente
de la organización (agentes legales, inspectores ambientales).
A continuación, en la tabla 4.4, y a modo de ejemplo, se incluye un listado de las
posibles partes interesadas identificadas por una empresa del sector químico que
fabrica productos químicos de base.
Tabla 4.4. Identificación y clasificación de las partes interesadas
de una industria química (fabricante de productos químicos de base)
Grupo
Empleados.
Subgrupo
Alta dirección, mandos intermedios, operarios.
Organizaciones sindicales.
Empleados nuevos.
Futuros empleados.
Antiguos empleados.
Inversores.
Accionistas institucionales.
Gerentes y analistas de fondos.
Agencias calificadoras.
Movimientos de inversión socialmente responsable.
Clientes.
Administración de salud pública.
Empresas del sector sanitario.
Empresas del sector de alimentación.
Empresas del sector agrícola.
Universidades.
Distribuidores e intermediarios.
Proveedores.
Empresas proveedoras de materias primas.
Fabricantes subcontratados.
(continúa)
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Grupo
Subgrupo
Laboratorios.
Proveedores de servicios, equipos e infraestructuras.
Competidores.
Empresas del sector químico.
Empresas de I+D en ingeniería química y tecnología.
Socios.
Otras empresas del sector.
Centros de educación y universidades.
Centros tecnológicos.
Comunidades locales.
Autoridades locales.
Asociaciones no gubernamentales y organizaciones
de voluntarios.
Grupos ecologistas.
Asociaciones de vecinos.
Familiares del personal.
Comunidad académica
y científica.
Centros universitarios.
Investigadores.
Alumnos.
Fundaciones de carácter científico.
Medios de
comunicación.
Radio y televisión.
Publicaciones científicas/sectoriales.
Prensa local/nacional.
Prensa financiera.
ONGs y grupos
de presión.
Organizaciones de usuarios de productos con el principio
básico.
Organizaciones ecologistas.
Organizaciones de derechos humanos.
Finalmente, conviene tener en cuenta algunas consideraciones cuando se trabaje en
la identificación de las partes interesadas. La primera es que no se debería excluir a
ninguna, independientemente del tipo de relación que se haya establecido con ella,
ya sea en el pasado o en la actualidad.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Por otra parte, no se debe pretender tener el mismo tipo de relación con todas las
partes interesadas, ni que se emprendan todas a la vez. Es importante recordar, además, que como resultado de las interacciones que se produzcan, la relación con las
partes interesadas va a evolucionar a lo largo del tiempo.
Identificación de las necesidades y expectativas relevantes de las partes
interesadas
Dentro del análisis periódico del contexto, se debe proceder a la identificación de las
partes interesadas y a analizar e identificar regularmente sus necesidades y expectativas
–tanto explícitas como implícitas– para que la organización las tenga en cuenta en
la gestión de sus responsabilidades ambientales, determinando aquellas que se convertirán en requisitos.
La organización tiene la última palabra a la hora de decidir qué necesidades y expectativas de una parte interesada se convierten en requisitos del sistema o compromisos
a cumplir (véase el apartado 6.1.3), aunque algunas son ineludibles, como es el caso
de las obligaciones legales. El resto deben ser analizadas antes de ser asumidas como
requisitos, para comprobar si la organización va a tener la capacidad de cumplirlas
o para valorar, cuando surgen conflictos de intereses entre las partes interesadas, las
que conviene que sean atendidas.
Igual que ocurría con las cuestiones externas e internas, la organización tiene libertad
para decidir la periodicidad del análisis. Sin embargo, es necesario que dicho análisis
forme parte del proceso previo a la definición de su estrategia y se actualizará coincidiendo con la revisión por la dirección, teniendo en cuenta los cambios que se hayan
producido en el entorno (véase el apartado 9.3).
En la norma no se establece una metodología concreta para la identificación de las
necesidades y expectativas de las partes interesadas, pudiendo utilizarse cualquier
sistema o herramienta metodológica que considere la organización. Continuando
con el ejemplo que se ha desarrollado en el apartado anterior, el grupo de trabajo
multidisciplinar encargado de identificar las partes interesadas puede:
• Analizar e investigar cuáles son las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
• Determinar cuáles de estas necesidades y expectativas pueden ser atendidas,
cómo y cuándo.
• Decidir cuáles se convertirán en requisitos a cumplir por la organización.
Hay muchas formas de conocer la opinión de las partes interesadas sobre la instalación, la forma de atenderles y prestarles un servicio, los procesos y productos, sobre
la imagen…, en definitiva, sobre la organización.
43
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Por otra parte, hay determinadas partes interesadas que invierten cierto tiempo en
relacionarse con la organización, por lo que es muy probable, y lícito, que deseen
obtener un feedback en forma de acciones concretas, que a veces se podrá y querrá
responder y, otras, no se estará en disposición de hacerlo.
Existen múltiples formas de obtener información sobre las necesidades y expectativas
de las partes interesadas. Algunas, de hecho, están perfectamente implantadas en
determinados sectores. Por otra parte, la inmensa mayoría de las organizaciones obtienen información de muchas de las partes interesadas, tanto internas como externas,
sin ser conscientes de que ya tienen esa información y que la pueden utilizar para dar
respuesta a este elemento de su sistema de gestión ambiental.
Se incluyen algunos ejemplos a continuación que, seguramente, resultarán familiares
a muchos lectores:
• Utilizar formularios o encuestas. Estos formularios se pueden distribuir de manera individualizada, en soporte papel o electrónico, o con la entrega de material
comercial, informes, facturas, etc. Un ejemplo sería solicitar respuesta escrita
en relación al contenido del informe de sostenibilidad de nuestra organización,
o a una memoria ambiental publicada en nuestra web.
• Mystery Shopper. Esta técnica de marketing permite detectar necesidades, percepción y experiencia del cliente durante la prestación de los servicios de una
empresa en su punto de venta.
• Poner a disposición del público líneas gratuitas de atención telefónica (“línea
900”).
• Definir espacios específicos en la página web de la organización, para recoger las
opiniones y dudas; por ejemplo, cuestionarios on-line, “defensor del cliente”, etc.
• Implantar estándares de accesibilidad a las páginas web, lo que facilita el acceso
a determinados colectivos que tienen dificultad para acceder a los portales (por
su discapacidad, por disponer de tecnología obsoleta, o por su edad).
• Invitar a ciertas partes interesadas a intervenir en procesos de mejora de la
empresa; por ejemplo, a proveedores de servicios.
• Establecer reuniones, particulares o públicas, individuales o de grupo, foros con
empresas del sector.
• Analizar la presencia de la organización en las Redes Sociales (RRSS) y otros
medios de comunicación (prensa, radio, televisión, publicaciones especializadas), históricamente y en la actualidad.
Una vez obtenida la información de las partes interesadas, es conveniente responderles, bien de manera personalizada o bien con acciones específicas sobre las actividades
emprendidas que han repercutido en el medio ambiente de manera positiva. Y, por
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
supuesto, el hecho de hacer pública la mejora conseguida mejorará la relación con
las partes interesadas implicadas.
La tabla 4.5 muestra un ejemplo simplificado del resultado del proceso.
Tabla 4.5. Ejemplo de identificación de necesidades y expectativas
de partes interesadas
Partes interesadas
Necesidades/expectativas
Requisitos para el sistema
de gestión ambiental
Inversores /
accionistas.
• Gestión de los riesgos y
oportunidades que puedan
afectar a una inversión.
• Estricto cumplimiento de la
legislación ambiental.
Personal de la
organización.
• Trabajar en una organización
respetuosa con el medio
ambiente.
• Sustitución de sustancias
peligrosas por no peligrosas.
• Especificaciones de compra
de productos no peligrosos
o de peligrosidad reducida.
Clientes y
usuarios.
• Productos menos impactantes
para el medio ambiente.
• Implantación de un proceso
de ecodiseño.
• Desarrollo de una nueva gama
de productos más eficientes
energéticamente.
Vecinos.
• Buen comportamiento
ambiental de la organización.
• Información.
• Control efectivo del ruido.
• Implantación y mantenimiento
de un sistema de gestión
ambiental UNE-EN ISO 14001.
• Publicación de una memoria
anual que incluya información
sobre el comportamiento
ambiental de la organización.
• Reducción de las emisiones
de ruido en aquellos puntos
con mayor incidencia en las
viviendas.
Administraciones
públicas y entes
reguladores.
• Cumplimiento de la
legislación ambiental.
• Adhesión a acuerdos
voluntarios propuestos por
las instituciones.
• Solicitud de información.
• Estricto cumplimiento de la
legislación ambiental.
• Cumplimiento de los
compromisos asumidos de
forma voluntaria.
• Envío de la información
solicitada.
(continúa)
45
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Partes interesadas
Necesidades/expectativas
Requisitos para el sistema
de gestión ambiental
ONG / grupos de
presión.
• Buen comportamiento
ambiental de la organización.
• Transparencia.
• Publicación de una memoria
anual que incluya información
sobre el comportamiento
ambiental de la organización.
Proveedores /
contratistas.
• Reconocimiento del buen
comportamiento ambiental
de sus productos.
• Reconocimiento del buen
comportamiento ambiental
de la organización.
• Toma en consideración del
comportamiento ambiental en
la evaluación de proveedores/
contratistas.
Consideración de las necesidades y expectativas relevantes de las partes
interesadas en la estrategia y en la gestión ambiental
El conocimiento del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, requerido en los apartados 4.1 y 4.2, ayuda a la organización a comprender
el entorno en el que opera y a establecer o adaptar el sistema de gestión ambiental.
Este conocimiento sirve de ayuda a la hora de establecer el alcance del sistema de
gestión ambiental, revisar la política ambiental, determinar los aspectos ambientales
significativos, los riesgos y oportunidades para la organización o los objetivos de
desempeño ambiental.
Es de especial relevancia determinar los riesgos y oportunidades que pueden afectar
a la planificación estratégica de la organización, con vistas a proponer acciones para
abordarlos en la propia planificación y en la operación del sistema de gestión ambiental.
En la columna de requisitos para el sistema de gestión ambiental de la tabla 4.5,
se muestra un ejemplo de cómo se han considerado las necesidades y expectativas
relevantes de las partes interesadas mediante planes de acción en la estrategia y en la
gestión ambiental de la organización.
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión
ambiental
La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión
ambiental para establecer su alcance.
46
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:
a) las cuestiones externas e internas a que se hace referencia en el apartado 4.1;
b) los requisitos legales y otros requisitos a que se hace referencia en el apartado 4.2;
c) las unidades, funciones y límites físicos de la organización;
d) sus actividades, productos y servicios;
e) su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia.
Una vez que se defina el alcance, se deben incluir en el sistema de gestión ambiental
todas las actividades, productos y servicios de la organización que estén dentro de
este alcance.
El alcance se debe mantener como información documentada y debe estar disponible
para las partes interesadas.
La organización debe establecer el alcance de su sistema de gestión ambiental, es
decir, los límites físicos, funcionales y organizacionales a los que se aplica el sistema
de gestión ambiental teniendo en cuenta el grado de control o la influencia que
puede ejercer sobre sus actividades, productos y servicios, desde una perspectiva de
ciclo de vida.
Para definir el alcance del sistema de gestión, la organización debe considerar:
• Las líneas estratégicas de su modelo de negocio; es decir, debe revisar su visión
y misión y analizar qué pretende conseguir implantando un modelo de sistema
de gestión ambiental basado en UNE-EN ISO 14001. Como es obvio, esta
parte está directamente relacionada y es responsabilidad de la alta dirección.
• Los elementos del contexto, tanto interno como externo, que son relevantes
para la gestión ambiental de la organización: ¿cuál es la extensión de la organización?, ¿cuál es el grado de implicación del personal en las funciones relevantes
de la organización?, ¿se dispone de los recursos necesarios?, ¿cuál es el nivel
tecnológico de los equipos e instalaciones?, ¿qué grado de control e influencia
se tiene sobre las actividades, productos, servicios?, etc.
• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas importantes para la
organización: ¿cuáles son los agentes que determinan la supervivencia como
empresa?, ¿cómo se puede mejorar la relación con los clientes?, ¿qué se puede
hacer para superar a los competidores?, ¿cómo se debe satisfacer los requisitos
que demanda la administración?, etc.
Las respuestas a estas preguntas ayudarán a definir la frontera del sistema de gestión
ambiental.
47
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En cualquier caso, y siempre teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, la
organización tiene plena libertad y flexibilidad para definir los límites del alcance
del sistema de gestión ambiental. Por ejemplo, se puede entender que en organizaciones complejas, o con numerosos emplazamientos (con localización nacional o
internacional) o con varias líneas de negocio, se decida acometer la implantación del
sistema de gestión de forma gradual, comenzando con un emplazamiento aislado o
en una línea de negocio concreta antes de extenderlo a toda la organización. Esto
va a ser posible siempre que la alta dirección de esta parte de la organización posea la
autoridad para establecer y gestionar el sistema.
Aunque el ámbito de aplicación del sistema se puede acotar libremente, no se considera adecuado definir un alcance que permita la exclusión de aspectos ambientales
significativos sobre los que la organización tenga pleno control, bien porque sean
complicados de gestionar o bien porque incumplan los requisitos legales de carácter
ambiental. Este enfoque no estaría alineado con lo que la norma persigue con la
incorporación del concepto de pensamiento basado en riesgos, la perspectiva de
ciclo de vida y la integración de la gestión ambiental en la estrategia de negocio.
Además, la imagen de la organización se vería afectada, dado que su sistema de
gestión ambiental perdería credibilidad.
Conviene, además, que el alcance sea representativo de las actividades por las que la
organización es reconocida y, sobre todo, no inducir a error a las partes interesadas:
no tiene mucho sentido que una empresa cuyo propósito es la fabricación de pinturas
y barnices implante únicamente el sistema de gestión ambiental en las oficinas donde
se realicen las actividades de gestión administrativa y comercial; así como que una
empresa que se dedica a la construcción de grandes infraestructuras lo implante para
sus actividades administrativas. Sin duda, esto afectará negativamente a su imagen,
consiguiendo, probablemente, unos resultados contraproducentes a los que inicialmente se pretendían conseguir.
El alcance establecido debe mantenerse como información documentada y consta
de dos partes:
• Aquella en la que se declaran las actividades, productos y servicios objeto del
sistema de gestión ambiental.
• Aquella en la que se declaran el o los emplazamientos en los que se desarrollan
dichas actividades o se prestan los servicios.
El alcance del sistema de gestión ambiental debe estar a disposición de las partes interesadas. En este caso, la organización debe ser proactiva y definir acciones para asegurar que dichas partes pueden acceder a esta información. Además, la organización
puede elegir si hacer público el alcance de su sistema y cómo hacerlo; por ejemplo,
mediante la emisión de un certificado acreditado por tercera parte.
48
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En el capítulo 7 se darán algunas pautas de cómo dar respuesta a este requisito.
Se ofrecen a continuación algunos ejemplos de alcances de sistemas de gestión ambiental:
Sector industrial:
• El sistema de gestión ambiental de XXXX está implantado en las actividades de
diseño, desarrollo y producción de pinturas y barnices realizadas en las instalaciones
de Logroño y Barcelona. Se tiene previsto ampliar el alcance del sistema al centro de
Vitoria dentro de dos años.
• El alcance del sistema de gestión ambiental de la organización comprende las
actividades de diseño y producción de transformadores de distribución en baño de
líquido dieléctrico que se realizan en el centro ubicado en Dos Hermanas, en la
provincia de Sevilla.
• La organización ha implantado un sistema de gestión ambiental que comprende las
siguientes actividades y emplazamientos:
– La extracción de caliza y otros minerales en la cantera de la provincia de Valencia.
– La producción de clinker y cementos gris y blanco en la fábrica de Valencia.
Sector servicios:
• La organización ha decidido implantar un sistema de gestión ambiental en su Delegación Territorial Centro con el siguiente alcance:
– La prestación del servicio de limpieza viaria y recogida de residuos sólidos urbanos. Las instalaciones afectadas por este alcance son:
• Parque central, de donde salen los vehículos del servicio de recogida y algunos
vehículos de limpieza (barredoras grandes y cisternas).
• Parques auxiliares n.º 1, n.º 2 y n.º 3, que se utilizan como vestuarios para los
trabajadores y para el depósito de los carritos (carro portacubos), y pequeños
utensilios y material de trabajo.
• El alcance del sistema de gestión ambiental comprende las actividades de venta
de vehículos turismos y motocicletas, así como la prestación del servicio de mantenimiento y reparación (mecánica y carrocería), y la venta de repuestos y accesorios.
Estas actividades se realizan en el centro de Badajoz.
Cabe recordar que, al establecer el alcance del sistema de gestión ambiental, la organización necesita comprender el entorno en el que opera, siendo de gran ayuda el
conocimiento del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas,
obtenido de acuerdo con los apartados 4.1 y 4.2, por lo que dicho conocimiento
debe tomarse en consideración en la definición del ámbito de aplicación.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
4.4 Sistema de gestión ambiental
Para lograr los resultados previstos, incluida la mejora de su desempeño ambiental,
la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un
sistema de gestión ambiental, que incluya los procesos necesarios y sus interacciones,
de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.
Al establecer y mantener el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar el conocimiento obtenido en los apartados 4.1 y 4.2.
Para establecer un sistema efectivo, las empresas deben tener en cuenta los requisitos
del modelo de sistema de gestión ambiental descritos en la Norma UNE-EN ISO
14001, así como los identificados durante el análisis del contexto y de las necesidades
y expectativas de las partes interesadas (véanse los apartados 4.1 y 4.2). En cualquier
caso, es responsabilidad de la empresa el decidir cómo dar cumplimiento a dichos
requisitos en cuanto a nivel de detalle y grado de conformidad. Cada organización
deberá medir hasta dónde quiere llegar a la hora de asumir responsabilidades y rendir
cuentas sobre su comportamiento y gestión ambientales.
Todos los requisitos de la norma deben incorporarse en el sistema, estableciendo los
procesos necesarios y sus interacciones, si bien la organización tiene la libertad de
decidir cómo hacerlo, pudiendo:
• Establecer procesos específicos. Ejemplos: proceso de análisis del contexto, de
gestión de las emisiones atmosféricas, de ecodiseño, de gestión de la auditoría
interna ambiental, etc.; o bien,
• Integrar los requisitos como actividades en los procesos de negocio, ya sean
estratégicos, operacionales o de apoyo, definidos por la organización. Ejemplos: procesos de gestión del plan estratégico, del mantenimiento, del diseño y
desarrollo, de la auditoría interna, de las compras, etc.
Establecimiento de los procesos necesarios
Los procesos identificados como necesarios y sus interrelaciones se deben documentar
(véase el apartado 7.5), si bien la organización decide el modo y la extensión de la
documentación, ya que los más sencillos solo requieren una explicación, mientras
que los más complejos exigirán un grado de detalle que facilite la comprensión de
las actividades y tareas que tienen que desarrollar las personas afectadas para cumplir
sus cometidos de manera eficaz.
Algunos ejemplos de métodos utilizados para la identificación y documentación de
los procesos y sus interrelaciones son:
50
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Elaboración de un mapa de procesos, incluyendo la representación gráfica de
los procesos identificados, su secuencia y las interacciones entre los mismos.
• Documentación de los procesos mediante diagramas, fichas de proceso, aplicaciones informáticas, etc.
Los diagramas de procesos describen las actividades del proceso mediante flujogramas, indicando las tareas, los responsables y la información documentada
de apoyo relacionados con el proceso (por ejemplo, procedimientos, instrucciones, etc.).
En cuanto a las fichas de proceso, contienen información relevante para el control de las actividades y la gestión del proceso como, por ejemplo:
– Objeto y alcance del proceso.
– Función responsable (propietario del proceso).
– Entradas del proceso (materiales, información, otros procesos).
– Proveedores de las entradas (personal de la organización, clientes, proveedores, otras partes interesadas).
– Salidas del proceso (productos, servicios, otros procesos).
– Clientes de las salidas (personal de la organización, clientes, proveedores,
otras partes interesadas).
– Método para transformar las entradas en salidas.
– Información documentada del proceso (documentos, registros, otros).
– Método de medida (indicadores del proceso).
– Interrelaciones con otros procesos.
Otro método utilizado en la identificación y documentación de los procesos y sus
interrelaciones es el desarrollo de aplicaciones informáticas que incorporan tanto
los flujos de trabajo como el resto de información requerida para la gestión de los
procesos.
Integración en los procesos de negocio
En el caso de optar por la incorporación de los requisitos del sistema de gestión
ambiental como actividades en los procesos de negocio, se deberían identificar los
procesos estratégicos, operacionales o de apoyo concretos en los que se van a integrar.
Los requisitos del modelo de sistema de gestión ambiental descritos en la Norma
UNE-EN ISO 14001, a tener en cuenta en el diseño del sistema de gestión ambiental
51
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
y asociados a diferentes etapas del ciclo de mejora continua PHVA (Planificar-HacerVerificar-Actuar) son:
Planificar:
• Comprender la organización y su contexto (véase el apartado 4.1), y las necesidades y expectativas de las partes interesadas (véase el apartado 4.2).
• Determinar el alcance del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.3)
e implementar el sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.4).
• Asegurar el liderazgo y compromiso de la alta dirección (véase el apartado 5.1).
• Establecer la política ambiental (véase el apartado 5.2).
• Asignar responsabilidades y autoridad a los roles relevantes (véase el apartado 5.3).
• Identificar los aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados (véase
el apartado 6.1.2).
• Identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos aplicables
(véase el apartado 6.1.3).
• Determinar los riesgos y oportunidades relacionados con los apartados 4.1,
4.2, 6.1.2 y 6.1.3.
• Planificar acciones para abordar los riesgos y oportunidades determinados y
evaluar la eficacia de las mismas (véase el apartado 6.1.4).
• Establecer los objetivos ambientales (véase el apartado 6.2.1) y definir indicadores de seguimiento y las acciones para lograrlos (véase el apartado 6.2.2).
Hacer:
• Determinar los recursos necesarios para implantar y mantener el sistema de
gestión ambiental (véase el apartado 7.1).
• Determinar la competencia de las personas que trabajan bajo el control de la
organización y asegurarse de que la tienen (véase el apartado 7.2) y de que
están concienciadas (véase el apartado 7.3).
• Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para la comunicación interna y externa (véase el apartado 7.4).
• Asegurar el establecimiento de un método apropiado de creación y actualización
(véase el apartado 7.5.2) y de control (véase el apartado 7.5.3) de la información documentada.
52
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Planificar, implementar y controlar los procesos de control operacional necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental (véase el
apartado 8.1).
• Determinar las situaciones potenciales de emergencia y la respuesta ante ellas
(véase el apartado 8.2).
Verificar:
• Realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño ambiental (véase el apartado 9.1.1).
• Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos (véase el
apartado 9.1.2).
• Llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados (véase el apartado 9.2).
• Revisar el sistema de gestión ambiental para asegurarse de su conveniencia,
adecuación y eficacia continuas (véase el apartado 9.3).
Actuar:
• Desarrollar acciones para tratar las no conformidades.
• Llevar a cabo acciones para mejorar la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental
(véase el apartado 10.3).
53
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
5 Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de
gestión ambiental:
a) asumiendo la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia
del sistema de gestión ambiental;
b) asegurándose de que se establezcan la política ambiental y los objetivos ambientales, y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto
de la organización;
c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión ambiental
en los procesos de negocio de la organización;
d) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión ambiental estén disponibles;
e) comunicando la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con
los requisitos del sistema de gestión ambiental;
f) asegurándose de que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos;
g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema
de gestión ambiental;
h) promoviendo la mejora continua;
i) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo
en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad.
NOTA En esta Norma Internacional se puede interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio,
es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la existencia de la
organización.
El liderazgo, la implicación y el compromiso de la alta dirección, entendida esta como
la persona o grupo de personas que dirigen y controlan la organización al más alto
nivel, son esenciales para la implantación de un sistema de gestión ambiental efectivo
y capaz de alcanzar los resultados esperados.
El liderazgo es fundamental para el buen funcionamiento y éxito del sistema de
gestión ambiental; por ello, la alta dirección debe liderar el sistema asumiendo la
responsabilidad de que sea eficaz en el logro de los resultados esperados, y debe hacer
visible su implicación ante el resto de la organización y ante las partes interesadas.
54
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
El liderazgo del sistema implica la toma en consideración del medio ambiente en el
momento de definir la estrategia y también la integración de la gestión ambiental en
los procesos de negocio, de forma que pueda evidenciarse que la variable ambiental
está presente tanto en la estrategia aprobada por la organización como en los procesos
esenciales para su supervivencia.
Dentro de las responsabilidades que debe asumir la alta dirección se encuentran:
• Definir y aprobar la política ambiental y los objetivos que la desarrollan, velando
por que estos sean compatibles con la estrategia y con el entorno en el que opera
la organización.
• Asegurarse de que se asignen y comuniquen las responsabilidades y autoridad
para las funciones relevantes del sistema.
• Proporcionar los recursos financieros, materiales y humanos requeridos en cada
momento.
• Revisar el sistema de gestión ambiental para asegurarse de que es adecuado y
eficaz.
También debe responsabilizarse de la eficacia y de la mejora del sistema de gestión
ambiental y asegurarse de que este logre los resultados previstos, pudiendo delegar
en otras personas la responsabilidad de desarrollar algunas acciones, aunque conservando la responsabilidad final de que se han llevado a cabo y la obligación de
rendir cuentas.
El liderazgo puede compartirlo con otros miembros del equipo directivo, apoyándolos
para que a su vez lo demuestren y ejerzan en sus áreas de responsabilidad.
Es especialmente relevante lograr la implicación y la colaboración de las personas en el
mantenimiento y en la mejora del sistema, por lo que los líderes deben transmitir a todo
el personal de la organización la importancia que tiene una gestión ambiental eficaz y
conforme con los requisitos del sistema, y su mejora, para lograr los mejores resultados.
Cabe reseñar que la alta dirección asume la responsabilidad de que el sistema de
gestión sea eficaz en el logro de los resultados esperados, respondiendo de ello ante
el resto de la organización y otras partes interesadas.
Algunos ejemplos de rendición de cuentas sobre la eficacia y los resultados del sistema
de gestión ambiental son:
• Difusión de los resultados de la revisión del sistema (véase el apartado 9.3).
• Publicación, en la memoria anual de resultados, de la información más relevante sobre el sistema de gestión ambiental y sus resultados (evolución de los
indicadores de desempeño, resultado de la evaluación de cumplimiento legal,
grado de cumplimiento de los objetivos, etc.).
55
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
El liderazgo es un requisito que siempre ha existido en todas las versiones de la Norma ISO 14001 e incluso en todos los sistemas de gestión, aunque en esta versión
de la norma el liderazgo y la dirección estratégica se han reforzado al crearse este
apartado donde se pretende dar más protagonismo a la alta dirección, recogiendo y
documentando todas sus responsabilidades.
Ya en la Introducción, se habló del liderazgo como factor de éxito fundamental para
los sistemas de gestión. La correcta o incorrecta aplicación de este apartado de la
norma puede llevar a encontrar dos tipos de organizaciones:
• Aquellas donde el liderazgo está muy presente y, por tanto, tienen un sistema
de gestión ambiental bien diseñado, coherente y que ayuda a la organización
y a todas las personas que trabajan en ella a cumplir con los requisitos legales
de aplicación, lograr los objetivos marcados y mejorar el comportamiento ambiental de la organización.
• Otras organizaciones donde no existe un claro y firme liderazgo así como una
clara implicación y compromiso de la alta dirección con el sistema de gestión
ambiental. En estos casos, aparece un conjunto de documentos con poca utilidad y que no aportan valor, sino más bien todo lo contrario, hacen que sea un
estorbo y un sin sentido para las personas que trabajan con el sistema.
Por tanto, es clave que las organizaciones se encuentren en la primera opción para
cumplir con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015.
¿Qué es el liderazgo?
La misión del líder es la de dirigir, organizar, establecer objetivos, motivar, etc. Pero
estas acciones no son solamente del líder, en cada función y nivel de la organización
se deben llevar a cabo, cada uno bajo su área de responsabilidad. Por tanto, liderar es
llevar a cabo todas esas acciones, pero algo más. La función del líder es la de transformar y, para ello, debe tener muy claro de dónde parte y, también, a dónde quiere
llegar.
La norma atribuye a la alta dirección esta labor de liderazgo. El apartado 3.1.5
define alta dirección como “persona o grupo de personas que dirige y controla una
organización al más alto nivel”. Se incluye también una nota donde se especifica
que la alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos
dentro de la organización. Por lo tanto, cada organización debe determinar quién
o quiénes forman parte de esa alta dirección. ¿Quién es la alta dirección en una organización? Aquella persona o personas que tienen la capacidad ejecutiva, es decir,
pueden asignar recursos, aprobar presupuestos, organizar funciones. Generalmente
suele ser la dirección general, la presidencia, el comité de dirección o una persona
de dirección miembro de dicho comité con estas capacidades.
56
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Una vez definido qué es el liderazgo y quién debe ejercerlo, se plantea la siguiente
cuestión: ¿cómo puede una organización dar cumplimiento a este apartado de la
norma? La propia norma proporciona herramientas para cumplirlo:
• La alta dirección debe asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas con
relación a la eficacia del sistema de gestión. Esto quiere decir que la alta dirección tiene la responsabilidad máxima del sistema de gestión, no se puede
delegar esta responsabilidad. Igualmente, debe asumir la responsabilidad de
los resultados obtenidos en relación a la eficacia del sistema de gestión, ya sean
positivos o negativos. A través de la revisión por la dirección (véase el apartado 9.3) se puede poner en práctica este requisito, ya que allí es donde se informa
sobre la consecución de objetivos, el estado de los indicadores ambientales, el
cumplimiento de requisitos legales, etc.
• Debe establecer la política ambiental (véase el apartado 5.2) y los objetivos
ambientales (véase el apartado 6.2) y hacer que estos sean compatibles con la
dirección estratégica y el contexto de la organización. Se pone de manifiesto cómo
las cuestiones ambientales se han convertido en un aspecto clave para aumentar
la competitividad de las empresas, y, por ello, la alta dirección debe hacer que las
cuestiones ambientales estén alineadas con la estrategia de la organización.
• Se deben integrar los requisitos del sistema de gestión ambiental en los procesos
de negocio. Se reconoce aquí al medio ambiente como un proceso más dentro de
los procesos de negocio de la organización. El proceso ambiental es transversal a
los demás procesos de realización de productos o de prestación de los servicios,
lo que provoca que queden todos afectados e interrelacionados. El papel fundamental de la alta dirección en este aspecto es asegurar que cuando se establezca,
implemente y mejore el sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.4) se
encuentre relacionado y conforme con los procesos de negocio de la organización, y no que se reconozca el medio ambiente como algo ajeno a la realización
del producto o prestación del servicio. Por ejemplo, una correcta segregación y
almacenamiento de residuos, y hasta el orden y la limpieza, contribuyen a una
mejor y más eficiente realización del producto o de prestación del servicio.
• Debe asegurar la disponibilidad de recursos para el sistema de gestión ambiental. Estos recursos son humanos (personas con la competencia necesaria para
garantizar que se obtienen los resultados previstos), materiales (se necesitará la
infraestructura adecuada para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,
los objetivos ambientales y la mejora continua) y económicos (la asignación
del presupuesto adecuado para el buen funcionamiento del sistema de gestión
ambiental, así como para el logro de los objetivos ambientales). A través de la
aplicación de los apartados de la norma 7.1, 7.2 y 7.3 se da cumplimiento a
este requisito.
57
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• La alta dirección tiene la responsabilidad de comunicar la importancia de una
gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión
ambiental. Para ello se debe cumplir lo especificado en el apartado 7.4 en
relación a la comunicación interna (tanto a personas que trabajan en la organización como a aquellas que trabajan bajo su control, es decir, subcontratistas)
y en lo relativo a la comunicación externa (hacia las partes interesadas) (véase
el apartado 7.4).
• Lograr los resultados previstos es una responsabilidad de la alta dirección. Por
tanto, tiene que asegurarse de que se cumplen los requisitos legales de aplicación
y otros requisitos que se hayan suscrito voluntariamente, y de que se logren los
objetivos ambientales y se mejore continuamente el desempeño ambiental de
la organización. Para ello, deberá asegurarse de que se aplican y cumplen todos
los capítulos de la norma, puesto que su objetivo es alcanzar estos resultados
previstos.
• Dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de
gestión ambiental. Para ello se deben definir y comunicar los roles, responsabilidades y autoridades en la organización (véase el apartado 5.3).
• Promover la mejora continua. Existen varias herramientas que dan cumplimiento a este requisito y que están desarrolladas en el capítulo 10 de mejora.
• Por último, la alta dirección tiene que apoyar el liderazgo en los distintos niveles
y funciones de la organización (véase el apartado 5.3).
5.2 Política ambiental
La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental que,
dentro del alcance definido de su sistema de gestión ambiental:
a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización, incluida la naturaleza,
magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;
b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos
ambientales;
c) incluya un compromiso para la protección del medio ambiente, incluida la
prevención de la contaminación, y otros compromisos específicos pertinentes al
contexto de la organización;
NOTA Otros compromisos específicos de protección del medio ambiente pueden incluir el uso
sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático y la protección de la
biodiversidad y de los ecosistemas.
58
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
d) incluya un compromiso de cumplir con los requisitos legales y otros requisitos;
e) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental
para la mejora del desempeño ambiental.
La política ambiental debe:
– mantenerse como información documentada;
– comunicarse dentro de la organización;
– estar disponible para las partes interesadas.
La política ambiental es una declaración de intenciones de la alta dirección con respecto al medio ambiente. En la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 se define (véase
el apartado 3.1.3) como “las intenciones y dirección generales de una organización
relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la
alta dirección”. Por tanto, este documento debe contener información sobre las líneas de actuación en materia ambiental de forma que proporcione un marco para
el desarrollo del sistema de gestión ambiental, aunque debe existir un equilibrio en
la información proporcionada para que no sea excesivamente genérica y, por tanto,
aplicable a cualquier organización y, a su vez, no sea excesivamente específica como
para que requiera de una actualización frecuente.
Es necesario que en la política ambiental se incluyan tres compromisos explícitos:
• Proteger el medio ambiente.
• Cumplir con los requisitos legales de carácter ambiental de aplicación y con
otros asumidos voluntariamente.
• Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión, con el fin de que
mejore el desempeño ambiental de la organización.
El compromiso de protección del medio ambiente debe ir más allá de la prevención
de la contaminación y la organización deberá contribuir activamente a la protección
del entorno frente a los impactos causados por sus actividades, productos y servicios.
Se espera de la organización que sea proactiva, poniendo en marcha actividades ligadas al uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático y la
protección de la biodiversidad y de los ecosistemas y que, una vez haya decidido los
compromisos específicos que asume, los manifieste en su política.
La política ambiental debe adecuarse al contexto, al alcance y a los impactos de las
actividades, productos y servicios de la organización, y contener de manera resumida la declaración de intenciones de la organización en relación con su desempeño
ambiental, de forma que sirva de base para establecer los objetivos ambientales que
59
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
permitan desarrollarla. Por ejemplo, la alta dirección de una empresa del sector de la
construcción puede expresar su intención de minimizar la producción de los residuos
generados, aplicando medidas adecuadas para la reducción, reutilización y reciclaje
de los mismos. En el sector hospitalario el compromiso podría ser la gestión eficaz
de residuos biosanitarios y citotóxicos. Una empresa de hostelería podría incluir en
la política compromisos relacionados con el uso racional de recursos (agua, energía,
combustible, etc.). Todas estas líneas generales se desarrollarán luego en objetivos
ambientales concretos que impliquen una mejora del desempeño de la organización
(véase el apartado 6.2.1).
La política ambiental debe mantenerse como información documentada. Puede
formar parte de un documento del sistema de gestión, como el manual, si existe, o
encontrarse como un documento independiente.
Hay que tener en cuenta que la política ambiental debe estar disponible para las partes
interesadas, por tanto, suele ser un documento de carácter público y con vocación de
difundir las intenciones de la dirección de la organización con respecto al medio ambiente. Un buen método para poner a disposición de las partes interesadas la política
ambiental es la página web de la organización, aunque también puede encontrarse
expuesta a las partes interesadas en una zona accesible de la organización o a través
de su solicitud a la organización por los medios de comunicación que la organización
haya dispuesto, como teléfono, correo electrónico, etc.
La política ambiental tiene que comunicarse internamente a todo el personal para que
conozca y entienda los compromisos asumidos y los propósitos de la organización, con
el fin de lograr la implicación de todos en su cumplimiento (véase el apartado 7.4.2).
En este caso, hay que resaltar que la norma requiere una comunicación, es decir, este
concepto es distinto al que se ha visto con anterioridad. Una comunicación implica
que tiene que existir un emisor y un receptor y es diferente a “estar a disposición de”.
La difusión del contenido de la política puede realizarse a través de reuniones o charlas con el personal en las que se explique el alcance de cada uno de los compromisos,
así como la importancia de que cada una de las personas de la organización los hagan
suyos y contribuyan a su cumplimiento en su actividad diaria. Esta comunicación
también puede hacerse a través de manuales de bienvenida, envíos por otros medios
de comunicación, como correos electrónicos o cartas postales aunque, en estos casos,
la organización debe asegurar la efectividad del método en cuanto a la comprensión del contenido de la política por parte del personal. Una política expuesta en
un tablón de anuncios o una aplicación informática de gestión documental interna
sería un método para poner la política a disposición de los empleados, aunque no
de comunicación.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que esta comunicación que requiere la Norma
UNE-EN ISO 14001:2015 dentro de la organización, incluye tanto al personal
60
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
propio como a todo aquel que trabaja bajo el control de la organización, es
decir, a los subcontratistas que realizan funciones o actúan en procesos contratados
externamente pero que forman parte del alcance del sistema de gestión. Por ejemplo,
una empresa constructora que se dedica a realizar obras de edificación tendrá que
comunicar la política tanto al personal propio (jefe de obra o encargado) como a la
subcontrata que realiza el movimiento de tierras. Pueden utilizar diversos métodos,
por ejemplo, para el personal de la organización, a través una reunión informativa,
y para el personal subcontratado, una charla informativa antes del comienzo de
la obra o bien información incorporada en un manual de buenas prácticas que se
entrega a las empresas subcontratadas.
Por último, es importante que la política se revise periódicamente para mantener
su adecuación, pudiendo ser la reunión para la revisión del sistema por la dirección
(véase el apartado 9.3) el foro adecuado para hacerlo.
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los
roles pertinentes se asignen y comuniquen dentro de la organización.
La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:
a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos
de esta Norma Internacional, e
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental, incluyendo su desempeño ambiental.
Todas las personas de la organización cuyo trabajo tenga incidencia en el sistema de
gestión ambiental deben conocer sus responsabilidades, lo que se espera que hagan
y la autoridad asociada para el desempeño de sus funciones.
Como paso previo a su asignación y comunicación, deben establecerse las responsabilidades de las funciones individuales más relevantes para el sistema, como las de los
directores o responsables de medio ambiente, los responsables del control operacional,
de la auditoría interna, de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias etc., así como las de los órganos colectivos. Esta información se considera
información relevante y por tanto, debe mantenerse como información documentada.
Tanto la composición como el modo de funcionamiento de los comités de gestión
que pudieran existir en la organización, como puede ser el caso del comité ambiental,
deben incluirse también en el sistema como información documentada.
61
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
No existe un requisito explícito de qué documentar, cómo o hasta dónde hacerlo. Esto
dependerá de los tipos de organización, complejidad, tamaño, organización funcional,
etc. La alta dirección debe garantizar un funcionamiento correcto del sistema de gestión
y tener en cuenta los riesgos asociados a una incorrecta definición, asignación y documentación de roles, responsabilidades y autoridades del sistema de gestión ambiental.
Una organización puede optar por hacer una descripción general de responsabilidades
en el manual del sistema de gestión, si existe. Esta descripción se puede centrar en el
nivel jerárquico superior de la organización, es decir, el de dirección, y describir de
manera más específica otras funciones y responsabilidades en los procedimientos del
sistema. Otra opción sería desarrollar un documento donde se describan las funciones y responsabilidades para todos los puestos de la organización relacionados con
el sistema de gestión ambiental.
Es importante indicar que, para poder asumir las responsabilidades asignadas a una
función determinada con garantía de un correcto desempeño, las personas deben ser
competentes; es decir, deben tener la educación, formación o experiencia adecuadas
para desempeñar el rol (véase el apartado 7.2).
En cuanto a la autoridad, un método recomendable para definirla es establecer como
información documentada un organigrama que indique la estructura jerárquica y
las dependencias funcionales dentro de la organización. Aunque pueden existir
otros métodos, como diagramas de flujo, procedimientos del sistema, gestión de
permisos en aplicaciones informáticas en relación a la capacidad de actuación de
los usuarios, etc.
Cabe reseñar que, aunque no se cita como requisito el nombramiento formal de un
representante de la dirección, la alta dirección debería asignar, a una persona o a varias,
las responsabilidades y autoridad para garantizar el funcionamiento apropiado del
sistema de gestión ambiental y para que se le informe sobre su funcionamiento y sobre
el desempeño ambiental. Es importante recordar que la máxima responsabilidad del
sistema sigue siendo de la alta dirección.
Por último, estas responsabilidades y autoridades deben comunicarse dentro de la
organización (véase el apartado 7.4). Como se ha comentado en el apartado anterior
en lo relativo a comunicación de la política ambiental, se pueden utilizar distintos
métodos: acciones formativas, charlas informativas, reuniones, manuales de bienvenida, etc.
62
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
6 Planificación
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Como se ha dicho en capítulos anteriores, este apartado es posiblemente el núcleo
central de la Norma UNE-EN ISO 14001. En él confluyen los apartados 4.1 y 4.2
de la norma y de él salen directamente datos que, a través de los apartados 8.1 y 9.3,
llevarán a la mejora continua abordada en el apartado 10.3.
La sucesión de estos apartados constituye la columna vertebral sobre la que se asientan
las bases de la norma en esta nueva versión.
Este apartado se compone de cuatro subapartados de gran relevancia a la hora de
establecer un robusto sistema de gestión ambiental:
• 6.1.1 Generalidades.
• 6.1.2 Aspectos ambientales.
• 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos.
• 6.1.4 Planificación de acciones.
Durante el largo proceso de elaboración de la norma se ha venido discutiendo mucho
sobre la necesidad de realizar análisis de riesgos ambientales a la hora de implantar
este capítulo 6 de planificación. Cuando la estructura de alto nivel fue desarrollada, la
idea de los expertos que participaron nunca fue la de obligar a que ningún sistema de
gestión que utilice esta estructura tenga que hacer evaluación de riesgos. En la introducción de la presente versión de la norma se indica que la organización debe tener
un pensamiento basado en riesgos. Esto implica que la organización debe pensar
cómo su interacción con el medio ambiente va a originar una serie de amenazas (riesgo
como amenaza), que pueden constituir serios problemas ambientales para el medio
que la rodea y, a su vez, generar riesgos empresariales. Sin embargo, en la estructura
de alto nivel también se considera que el pensamiento basado en riesgos no solo identifica amenazas, sino que también proporciona o puede proporcionar oportunidades
(riesgo como oportunidad), tanto de mejora ambiental (prevención y protección del
medio ambiente) como de negocio. Este concepto de amenaza vs. oportunidad, que
fue muy discutido durante la realización de la estructura de alto nivel, es uno de los
puntos básicos de las normas de sistemas de gestión realizadas bajo el paraguas de la
estructura de alto nivel, y de especial trascendencia en la actual versión de la Norma
UNE-EN ISO 14001.
63
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
6.1.1 Generalidades
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para
cumplir los requisitos de los apartados 6.1.1 a 6.1.4.
Al planificar el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar:
a) las cuestiones referidas en el apartado 4.1;
b) los requisitos referidos en el apartado 4.2;
c) el alcance de su sistema de gestión ambiental;
y determinar los riesgos y oportunidades relacionados con sus:
– aspectos ambientales (véase 6.1.2);
– requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3);
– otras cuestiones y requisitos identificados en los apartados 4.1 y 4.2;
que necesitan abordarse para:
– asegurar que el sistema de gestión ambiental puede lograr sus resultados previstos;
– prevenir o reducir los efectos no deseados, incluida la posibilidad de que condiciones ambientales externas afecten a la organización;
– lograr la mejora continua.
Dentro del alcance del sistema de gestión ambiental, la organización debe determinar
las situaciones de emergencia potenciales, incluidas las que pueden tener un impacto
ambiental.
La organización debe mantener la información documentada de sus:
– riesgos y oportunidades que es necesario abordar;
– procesos necesarios especificados desde el apartado 6.1.1 al apartado 6.1.4, en
la medida necesaria para tener confianza de que se llevan a cabo de la manera
planificada.
En este apartado, la norma exige que, al planificar su sistema de gestión ambiental,
una organización debe considerar el resultado del análisis del contexto –incluyendo
las necesidades y expectativas de las partes interesadas– y el alcance de su sistema de
gestión, de forma que determine los riesgos (riesgos como amenazas) y oportunidades (riesgos como oportunidades) relacionados con los aspectos ambientales, los
requisitos legales y otras cuestiones derivadas del análisis del contexto económico,
tecnológico y social en que se mueve la organización.
Esta valoración es de vital importancia para asegurar que el sistema de gestión alcanza
los resultados previstos, previniendo o reduciendo los efectos no deseados, y logrando
la mejora continua.
64
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
La organización deberá mantener información documentada sobre los riesgos (amenazas y oportunidades) que es necesario abordar, así como sobre los procesos especificados en este capítulo, en la medida necesaria para obtener la confianza de que se
llevan a cabo de forma planificada.
Los riesgos y oportunidades relacionados con aspectos ambientales se pueden determinar como parte de la evaluación de la significancia, o por separado.
Los requisitos legales y otros requisitos también pueden generar riesgos y oportunidades, tales como el incumplimiento (que puede afectar a la reputación de la organización o dar como resultado una acción legal) o la superación del cumplimiento
de los requisitos legales y otros requisitos (mejorando la imagen de la organización).
Aunque los riesgos y oportunidades se tienen que determinar, no existe requisito en la
norma que exija la evaluación formal de riesgos, ni un proceso de gestión documentado para riesgos. Dependerá de la organización seleccionar el método que utilizará
para determinar los riesgos asociados con amenazas y los riegos asociados con oportunidades. Este método podría consistir en un simple proceso cualitativo o en una
evaluación cuantitativa completa, dependiendo del contexto (necesidades operativas,
formación de su personal, reputación de la marca…) en el que opere la organización.
Si, por sus características, la organización ya está realizando análisis de riesgos, trazar o
incluir estos documentos (procedimientos, formatos, manuales, etc.) con el sistema de
gestión ambiental es una medida más que suficiente para dar por cumplido el requisito.
Planificación del sistema de gestión
En este apartado, la norma requiere que se planifique el sistema de gestión ambiental,
se determinen los riesgos y oportunidades que necesitan abordarse y las situaciones
de emergencia potenciales.
Planificar el sistema de gestión implica determinar qué procesos hay que implementar, cómo se van a realizar, quién asumirá las responsabilidades y quién ejecutará las
acciones. En definitiva, es el momento de comenzar a diseñar el sistema de gestión
ambiental de manera que se cumpla con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO
14001:2015 y se garanticen los resultados previstos del sistema de gestión ambiental:
• Cumplimiento de los requisitos legales de aplicación a la organización y otros
requisitos suscritos.
• El logro de los objetivos ambientales definidos.
• La mejora del comportamiento ambiental de la organización.
En esta fase inicial de implantación del sistema, la organización debe determinar qué
procesos necesita para dar cumplimiento a cada uno de los requisitos del sistema de
65
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
gestión y cómo los va a documentar. Para ello, se debe considerar el conocimiento
obtenido del análisis de contexto de la organización, incluyendo los requisitos derivados de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y, en consecuencia,
el alcance que va a tener el sistema de gestión ambiental.
En la tabla 6.1, a modo de ejemplo, se incluye una breve descripción de una posible
planificación. Para ello, se va a utilizar el ejemplo de la empresa del sector construcción
indicado en el capítulo 4.
Tabla 6.1. Planificación del sistema de gestión ambiental
Proceso
Aspectos
ambientales.
Acciones
Documento a generar
En función de los resultados del análisis
de contexto, realizar la identificación de
aspectos ambientales e impactos de las
actividades, productos y servicios.
Fecha prevista
PC01. Identificación y
evaluación de aspectos
ambientales.
1.er trimestre.
Definir una sistemática para la
evaluación de aspectos ambientales.
Requisitos legales
y otros requisitos.
Evaluación de
requisitos legales
y otros.
En función del análisis de los resultados
del contexto y de las partes interesadas,
identificar los requisitos de aplicación y
verificar su cumplimiento.
PC02. Identificación y
evaluación de requisitos
legales.
1.er trimestre.
Riesgos y
oportunidades.
En función de la información del
contexto de la organización, las
necesidades y expectativas de las
partes interesadas, así como los
aspectos ambientales y requisitos,
legales se determinarán los riesgos y
oportunidades. Se desarrollará en el
comité del sistema de medio ambiente.
La sistemática para determinar
riesgos y oportunidades se
describirá en un capítulo del
Manual de gestión ambiental.
1.er trimestre.
Programa
de objetivos
ambientales.
Definir objetivos ambientales de mejora
para un periodo anual.
La sistemática para el
establecimiento de objetivos y
formatos asociados se definirán
en el Manual de gestión
ambiental.
1.er trimestre.
Roles,
responsabilidades
y autoridades.
A través una reunión con la alta
dirección se creará el comité de medio
ambiente y se definirán los roles,
responsabilidades y autoridades.
Se describirán en un capítulo
del Manual de gestión
ambiental y se desarrollarán de
manera más específica en los
diferentes procedimientos.
Inicio en el
1.er trimestre
y finalización
en el 4.o
trimestre.
Recursos.
Se determinarán en una reunión con
la alta dirección y el comité de medio
ambiente.
No se va a generar
documentación específica para
este apartado, se realizará
una breve descripción de la
sistemática en el Manual de
gestión ambiental.
Inicio en el
1.er trimestre
y finalización
en el 4.o
trimestre.
(continúa)
66
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Proceso
Competencia,
toma de
conciencia.
Acciones
Documento a generar
Fichas de perfiles de puesto.
Se definirán unos perfiles de
competencia para cada puesto del
organigrama.
Se definirán necesidades de formación y
se elaborará un plan de formación.
Fecha prevista
2.o trimestre.
PC03. Formación, competencia
y toma de conciencia.
Comunicación.
Se determinará la información
pertinente a comunicar interna y
externamente. Tener en cuenta los
riesgos y oportunidades y la información
del contexto y partes interesadas.
PC04. Comunicación interna y
externa.
3.er trimestre.
Información
documentada.
Se desarrollará un procedimiento para el
control de la información documentada.
PC05. Control de la
información documentada.
3.er trimestre.
Control
operacional.
En función del análisis del contexto
de la organización y de los aspectos y
requisitos identificados, se establecerán
las pautas de control de las
operaciones.
PC06. Control operacional.
4.o trimestre.
IT01. Controles ambientales en
el movimiento de tierras.
IT02. Especificaciones
ambientales en la compra de
materiales.
IT03. Control de actividades
subcontratadas.
IT04. Mantenimiento de
maquinaria.
IT05. El plan de vigilancia
ambiental.
IT06. Licencias y autorizaciones
en la ejecución de obra.
IT07. El plan de gestión
ambiental de obra.
Preparación y
respuesta ante
emergencias.
Identificar situaciones de emergencia y
establecer acciones para prevenirlas
y mitigarlas.
Plan de actuación ante
emergencias.
2.o trimestre.
Evaluación del
desempeño.
Definir indicadores de seguimiento para
los aspectos ambientales, periodicidades
de medición y análisis de los datos.
Informe trimestral de indicadores
y acta de reunión de seguimiento.
3.er trimestre.
Definir los seguimientos a realizar a los
controles ambientales de obra.
Establecer los métodos de control
y seguimiento de los equipos de
seguimiento y medición.
Auditoría interna.
Creación de programas de
puntos de inspección ambientales
(PPIs) e incluir en el plan de
gestión ambiental de obra.
PC07. Control de equipos de
seguimiento y medición.
Se definirá una sistemática para la
realización del programa de auditoría,
ejecución de la auditoría interna,
requisitos de competencia del auditor
interno, elaboración del informe de
auditoría y actividades posteriores.
PC08. Auditoría interna.
4.o trimestre.
(continúa)
67
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Proceso
Acciones
Documento a generar
Fecha prevista
No conformidad
y acción
correctiva.
Se establecerá una sistemática para la
detección, resolución y documentación
de las no conformidades, así como el
establecimiento de acciones correctivas.
PC09. No conformidad y
acción correctiva.
3.er trimestre.
Revisión por la
dirección.
Se definirá un apartado en el Manual
de gestión ambiental para dar
cumplimiento a este requisito y se
realizará una reunión para la revisión
del sistema de gestión por la dirección
después de la auditoría interna.
Capítulo del Manual de gestión
ambiental.
4.o trimestre.
Hay que destacar que la norma no requiere que se documente la planificación del
sistema, pero sí los procesos necesarios relacionados con los riesgos y oportunidades,
aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos que se desarrollarán en los
siguientes capítulos de este libro.
Determinación de riesgos y oportunidades en el sistema de gestión ambiental
El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables, la consecución de los objetivos ambientales o la mejora continua del comportamiento ambiental de la organización están sujetos a los efectos de la incertidumbre (se pueden
o no conseguir estos resultados). Desde esta perspectiva, se deben considerar los
riesgos y oportunidades y, por tanto, determinar cuáles son los efectos potenciales
adversos (amenazas) y cuáles son los efectos potenciales beneficiosos (oportunidades) que puedan influir en el logro de los resultados previstos del sistema de
gestión ambiental.
Estos riesgos y oportunidades van a estar, por tanto, relacionados con los aspectos
ambientales de la organización, los requisitos legales y otros requisitos, las cuestiones
internas y externas relativas al contexto de la organización y los requisitos identificados
de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Por ello, para la correcta
comprensión del concepto de riesgos y oportunidades y la aplicación de este apartado
de la norma se recomienda, en primer lugar, la lectura de los apartados 6.1.2 y 6.1.3
de esta guía de aplicación de la norma.
Utilizando el ejemplo de la empresa constructora que realiza obras de edificación,
citada anteriormente, en la tabla 6.2 se han identificado algunos riesgos y oportunidades. No se pretende que sea una determinación exhaustiva, sino un ejemplo de
cómo abordar este requisito con el objetivo de comprender los conceptos.
68
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Tabla 6.2. Determinación de riesgos y oportunidades
Cuestiones externas e internas y necesidades y expectativas de las partes interesadas
Elemento identificado
Riesgo
(amenazas)
Riesgo
(oportunidades)
Nivel freático alto en la
zona de obra.
Riesgo de inundaciones de la
zona de trabajo durante las
excavaciones de los sótanos.
Utilización de agua del freático
para riego de accesos y zona de
acopios para reducir el polvo
en suspensión.
Alto nivel de
contaminación ambiental
por NOx.
Activación del protocolo de
alerta por contaminación en la
ciudad, lo que puede provocar
dificultades para acceder con
vehículo a la obra.
Campañas para el fomento
del uso del transporte público
para traslado del personal al
puesto de trabajo, y reducir así
el consumo de combustible y
emisiones de gases.
Trabajadores de diferentes
nacionalidades.
Incumplimientos en la
segregación de residuos en
obra por falta de entendimiento
de los procedimientos de
trabajo.
Posibilidad de mejorar
las prácticas de gestión
ambiental actuales con otros
conocimientos aportados por
otras culturas.
Ruido por el tránsito de
maquinaria de obra.
Quejas de los vecinos por
ruido.
Para la selección de
proveedores o subcontratistas
que utilicen maquinaria, utilizar
como criterio mejoras por la
reducción de ruido o inversiones
en I+D+i en materia de ruidos.
Aspectos ambientales
Elemento identificado
Riesgo
(amenazas)
Riesgo
(oportunidades)
Consumo de madera para
acabado de interiores.
Agotamiento de un recurso
natural escaso.
Consumo de madera certificada
FSC (gestión ambientalmente
apropiada).
Emisiones, vertidos,
residuos asociados
a un incendio en las
instalaciones.
Posibles sanciones por
incumplimiento si la causa es
responsabilidad de la empresa.
No se detectan.
Emisiones de gases de
combustión por el uso de
vehículos.
Contaminación del aire por uso
inadecuado de vehículos o por
incorrecto mantenimiento de la
maquinaria.
Costes de reparación de las
consecuencias.
Uso de vehículos eléctricos de
empresa.
(continúa)
69
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Requisitos legales y otros requisitos
Elemento identificado
Licencia de obras.
Riesgo
(amenazas)
Incumplimientos en los
requisitos de la licencia y
sanciones.
Riesgo
(oportunidades)
No se detectan.
Una vez determinados los riesgos y oportunidades, se verá cómo la norma requiere
que se planifiquen acciones para abordarlos (véase el apartado 6.1.4).
Hay que tener en cuenta que en determinadas organizaciones las metodologías
de evaluación y gestión de riesgos pueden ser directrices de empresa (un sistema de
evaluación de riesgos empresarial) o requisitos legales de aplicación. En estos casos,
la organización debe asegurar que se han considerado las cuestiones externas e internas, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los aspectos ambientales
y requisitos legales y otros requisitos en dichas evaluaciones. En definitiva, trazar lo
ya existente con la nueva sistemática establecida por la norma.
Evaluación de riesgos y oportunidades en el sistema de gestión ambiental
La norma requiere que se determinen los riesgos y oportunidades que es necesario
abordar y se planifiquen acciones para hacerlo, aunque no se especifican métodos
para ello y, por otra parte, no requiere que se aplique una sistemática de evaluación
cuyo objetivo sea la discriminación de riesgos a abordar.
A pesar de ello, la evaluación de riesgos es una posibilidad que puede facilitar a determinadas organizaciones la toma de decisiones sobre los riesgos a abordar. Estas
evaluaciones suelen ser recomendables para aquellas organizaciones con gran tamaño
o incidencia ambiental alta.
Se citan a continuación algunas herramientas metodológicas que pueden utilizarse
tanto para la determinación como para la evaluación y gestión de riesgos y oportunidades:
• Norma UNE-ISO 31000 Gestión del riesgo. Directrices: este documento proporciona un enfoque común para gestionar cualquier tipo de riesgo y no es
específico de ninguna industria ni sector. En la norma se describen los principios
que proporcionan una orientación sobre las características de una gestión del
riesgo eficaz y eficiente y se establece el proceso de gestión del riesgo (véase la
figura 6.1).
70
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Evaluación del riesgo
SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
COMUNICACIÓN Y CONSULTA
Alcance, contexto,
criterios
Identificación
del riesgo
Análisis
del riesgo
Valoración
del riesgo
Tratamiento del riesgo
REGISTRO E INFORME
Fuente: Norma UNE-ISO 31000:2018.
Figura 6.1. Proceso de gestión del riesgo de la Norma UNE-ISO 31000:2018
• Norma UNE-EN 31010 Gestión del riesgo. Técnicas de apreciación del riesgo: se
trata de una norma de apoyo a la UNE-ISO 31000 que proporciona directrices
para la selección y aplicación de técnicas sistemáticas para la apreciación del
riesgo.
• Norma UNE 150008 Análisis y evaluación del riesgo ambiental: tiene por objeto
principal describir el método para analizar y evaluar el riesgo ambiental, así
como establecer las bases para una gestión eficaz del mismo y facilitar la toma
de decisiones en esta materia en el ámbito de las empresas, las Administraciones
públicas y otras organizaciones.
En el apartado 3.4 de la Norma UNE 150008 se define el riesgo ambiental como
el “resultado de una función que relaciona la probabilidad de ocurrencia de un determinado escenario de accidente y las consecuencias negativas del mismo sobre
el entorno natural, humano y socioeconómico”. Habitualmente se expresa de la
siguiente manera:
Riesgo = probabilidad o frecuencia × consecuencia o peligro
71
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Para cada riesgo identificado se puede aplicar esta sistemática de evaluación, donde se
valoran la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias del suceso. Esta valoración
puede realizarse de manera cualitativa o cuantitativa y, en función de los resultados
obtenidos, tomar las decisiones oportunas para tratarlos (véase la tabla 6.3).
Tabla 6.3. Evaluación de riesgos
Consecuencias sobre el medio ambiente
Probabilidad
Impacto leve
Impacto
moderado
Impacto alto
Baja
Riesgo bajo
Riesgo
tolerable
Riesgo
moderado
Media
Riesgo
tolerable
Riesgo
moderado
Riesgo
importante
Alta
Riesgo
moderado
Riesgo
importante
Riesgo
intolerable
Estos criterios pueden definirse de manera más específica en función de otros factores.
Por ejemplo, utilizando tiempos para los criterios de probabilidad (el suceso se produce una vez al año, cada tres años o cada cinco años) o definiendo la gravedad del
impacto en función de la extensión de la afección o la severidad de las consecuencias.
Una vez evaluados los riesgos, la organización debe determinar cómo va a proceder:
• Eliminando el riesgo: si resulta técnica y económicamente viable, o bien a través
de la modificación de procesos.
• Reduciendo el riesgo: en este caso se pueden emprender acciones para actuar
sobre la probabilidad de ocurrencia del suceso o sobre las consecuencias sobre
el medio ambiente.
• Controlando el riesgo: se pueden implementar controles en los procesos durante
la ejecución de las actividades y controles documentales.
• Asumiendo el riesgo: la organización puede decidir no abordar el riesgo.
Estas metodologías utilizan el concepto de riesgo desde el punto de vista negativo,
es decir, de los “efectos potenciales adversos de la incertidumbre”. Sin embargo, y
como se ha visto, la definición de riesgo en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015
también considera los “efectos potenciales beneficiosos de la incertidumbre”, es decir,
las oportunidades. Por tanto, si una organización decide utilizar estas metodologías no
debe olvidar que tiene que identificar la parte positiva del riesgo, es decir, identificar
72
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
las oportunidades, bien adaptando estas herramientas de evaluación del riesgo, bien
aplicando otras, incluidas las que se pudieran definir especialmente para ello.
Por último, la organización emprendería la planificación de las acciones para abordar
estos riesgos y oportunidades (véase el apartado 6.1.4).
El proceso de gestión del riesgo
A modo de resumen, en la figura 6.2 se especifican, en diferentes fases del proceso de
gestión de riesgos y oportunidades, cuáles son los requisitos de la Norma UNE-EN
ISO 14001:2015.
Proceso de gestión del riesgo*
Identificación
Requisito de ISO 14001 (apartado 6.1.1)
Evaluación
No es un requisito de ISO 14001
Análisis
No es un requisito explícito de ISO 14001,
aunque necesario para poder avanzar a la siguiente fase
Planificación
Requisitos de ISO 14001 (apartado 6.1.4)
* Nota: no es un requisito de ISO 14001 establecer y documentar un proceso de gestión del riesgo, aunque sí es recomendable
definir una sistemática e incorporarla en el sistema de gestión ambiental. Esto se puede hacer a través de diversos documentos,
como, por ejemplo, el manual de gestión ambiental, un procedimiento específico de riesgos y oportunidades, un acta de reunión,
en la revisión por la dirección, etc.
Figura 6.2. Gestión del riesgo en ISO 14001
Las situaciones de emergencia potenciales
En este apartado, la norma requiere que se determinen las posibles situaciones de
emergencia con repercusión ambiental. Se trata de eventos no planificados o imprevistos que pueden provocar un impacto sobre el medio ambiente.
Este requisito se desarrolla con posterioridad en la norma a través de los siguientes
apartados:
• En el apartado 6.1.2, donde se identificarán los aspectos ambientales relacionados con las situaciones de emergencia identificadas.
• En el apartado 8.2, donde se describirán los procesos necesarios para prepararse
y responder a estas situaciones de emergencia.
Para el ejemplo de la empresa que realiza obras de edificación, se pueden identificar
diferentes situaciones de emergencia (véase la tabla 6.4).
73
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Tabla 6.4. Situaciones de emergencia
Actividades
Situaciones de emergencia
Incendio de las instalaciones.
Oficinas centrales
(actividades de gestión)
Inundación por rotura en la conducción de agua.
Rotura en sistema de refrigeración (fuga de gases
refrigerantes).
Incendio en las instalaciones.
Ejecución de obras
Inundaciones por afloramiento de agua del freático
o rotura de canalizaciones.
Derrames de productos químicos.
Traslados en vehículo
automóvil
Accidente de tráfico.
Más adelante se verán los aspectos ambientales derivados de estas situaciones de
emergencia (véase el apartado 6.1.2) y las actuaciones de preparación y respuesta
ante estas emergencias (véase el apartado 8.2).
6.1.2 Aspectos ambientales
Dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, la organización debe
determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede
controlar y de aquellos en los que puede influir, y sus impactos ambientales asociados,
desde una perspectiva de ciclo de vida.
Cuando se determinan los aspectos ambientales, la organización debe tener en cuenta:
a) los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las actividades,
productos y servicios nuevos o modificados;
b) las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente
previsibles.
La organización debe determinar aquellos aspectos que tengan o puedan tener un impacto ambiental significativo, es decir, los aspectos ambientales significativos, mediante
el uso de criterios establecidos.
La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda.
La organización debe mantener información documentada de sus:
– aspectos ambientales e impactos ambientales asociados;
74
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
– criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos;
– aspectos ambientales significativos.
NOTA Los aspectos ambientales significativos pueden dar como resultado riesgos y oportunidades asociados
tanto con impactos ambientales adversos (amenazas) como con impactos ambientales beneficiosos
(oportunidades).
La organización debe determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar, y aquellos en los que puede influir. Además, debe
relacionar estos aspectos identificados con sus impactos ambientales asociados. En su
versión de 2015, la norma requiere que este análisis se realice desde una perspectiva
de ciclo de vida. El procedimiento de evaluación de estos aspectos ambientales de
la organización, tanto en condiciones normales como anormales o de emergencia, y
utilizando fundamentalmente criterios técnicos apropiados, quedará documentado.
¿Qué es un aspecto ambiental?
En la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 se define aspecto ambiental como el “elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúa
o puede interactuar con el medio ambiente” (véase el apartado 3.2.2). Aquí es importante recordar también la definición de medio ambiente que incorpora la norma
(véase el apartado 3.2.1): “entorno en el cual una organización opera, incluidos el
aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y
sus interrelaciones”.
De manera general, la identificación de los aspectos ambientales se suelen agrupar
en cinco grandes grupos:
• Consumos (de materias primas y energía): por ejemplo, consumo de electricidad, agua o papel en un almacén, consumo de reactivos en un laboratorio,
consumo de tóner en una actividad de oficinas, etc.
• Emisiones (que pueden ser físicas, químicas o biológicas): por ejemplo, emisiones de ruido, vibraciones y gases de combustión por utilización de maquinaria
al aire libre, emisiones de polvo en el movimiento de tierras, emisiones de
COV en una cabina de pintura, emisiones de NOx, SO2 de un foco canalizado,
emisiones de legionela por la existencia de torres de refrigeración.
• Vertidos: por ejemplo, aguas sanitarias al sistema integral de saneamiento o vertidos de aguas de procesos donde se pueden identificar parámetros de vertido
como DBO5, DQO, sólidos en suspensión, metales pesados, etc.
• Residuos: aquí se pueden distinguir cada tipo de residuo generado, por ejemplo,
residuos de papel y cartón, residuos plásticos, RAEE (residuos de aparatos
75
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
eléctricos y electrónicos), RCD (residuos de construcción y demolición), NFU
(residuos de neumáticos fuera de uso), reactivos caducados, residuos metálicos,
residuos de envases contaminados, aceites, residuos de absorbentes contaminados, etc.
• Otros: en este grupo se incluyen aquellos aspectos ambientales que resulta complicado denominar y que, por tanto, se identifican por sus impactos ambientales.
Por ejemplo, la construcción de una carretera va a implicar una afección a la
fauna o una afección al suelo por compactación o erosión; una fábrica tiene un
impacto visual.
Para comprender estos conceptos, se utilizará como ejemplo la empresa que se dedica
a la realización de obras de edificación. En la figura 6.3 se pueden apreciar cuáles son
los elementos de la actividad, a continuación los elementos que interactúan con el
medio ambiente y, por último, los aspectos ambientales:
Elemento de la actividad
Medio ambiente
Despeje y desbroce
Flora
Demoliciones
Aspecto ambiental
Generación de restos vegetales
Aire
Emisiones de polvo
Recursos naturales
Generación de RCD
Seres humanos
Ruido
Aire
Emisiones de polvo
Suelo
Generación de tierras
Aire
Emisiones de gases de combustión
Movimiento de tierras
Generación de residuos peligrosos
(aceites, filtros)
Uso de maquinaria
Recursos naturales
Generación de neumáticos usados
Consumo de combustible
Ejecución de la estructura
Recursos naturales
Consumo de materiales
(hormigón y acero)
Generación de RCD (restos de
hormigón y lavado de canaletas)
Figura 6.3. Interacción de la actividad con el medio ambiente
¿Qué es un impacto ambiental?
Esta versión de la norma incorpora la necesidad de determinar los impactos ambientales que están asociados a los aspectos ambientales de la organización.
76
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 se define impacto ambiental como un
“cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o
parcial de los aspectos ambientales de una organización” (véase el apartado 3.2.4).
Por lo tanto, se pueden considerar los aspectos ambientales como las “causas” y los
impactos ambientales los “efectos” sobre el medio ambiente. En la figura 6.4 se
muestran los impactos ambientales asociados a los aspectos ambientales identificados
en la figura 6.3.
Generación de restos vegetales
Contaminación del suelo,
del agua y paisaje
Emisiones de polvo
Contaminación del aire
Generación de RCD
Ocupación y contaminación del suelo
Ruido
Contaminación acústica
Generación de tierras
Ocupación de suelo
Emisiones de gases de combustión
Contaminación del aire
Generación de residuos peligrosos
Contaminación del suelo
Generación de neumáticos usados
Contaminación y ocupación de suelo
Consumo de combustible
Agotamiento de un recurso natural
Consumo de materiales
(hormigón/acero)
Agotamiento de recursos naturales
Figura 6.4.
Impactos asociados a los aspectos ambientales
Identificación de los aspectos ambientales desde la perspectiva del ciclo de vida
La inclusión del concepto de perspectiva del ciclo de vida en esta versión de la norma es una consecuencia directa de la aplicación de la estructura de alto nivel. En el
espíritu de los redactores de esta estructura, como se ha dicho para otros capítulos
de la norma, nunca se planteó, ni se quiso, ni como tal se ha plasmado, la necesidad
77
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
de que las organizaciones realicen análisis de ciclo de vida basados en metodologías
internacionalmente reconocidas, como pueden ser las normas UNE-EN ISO 14040,
UNE-EN ISO 14044 o similares. Lo que la norma pretende es que las organizaciones
tengan en cuenta el contexto en el que necesitan moverse para desarrollar su labor
(producir bienes y prestación de servicios), teniendo en cuenta quiénes son sus proveedores, cómo impactan en el medio ambiente sus productos y componentes, y cómo
estos productos y servicios, una vez en manos de los usuarios, son usados y, al final
de su vida útil, gestionados: reciclado de uno o varios componentes del producto, a
través de la incineración con recuperación de energía, reutilización total o parcial de
sus componentes o, en el peor de los casos, disposición en vertederos.
Este es el concepto que debe prevalecer a la hora de implantar esta norma: no es necesario realizar análisis de ciclo de vida de los bienes que produce o de los servicios que proporciona, sino que es necesario tener en cuenta las distintas etapas del ciclo de vida del
producto o servicio a la hora de implantar y mantener el sistema de gestión operativo.
En el caso de que una empresa sea responsable de los procesos de diseño, rediseño
y desarrollo de nuevos productos o servicios, la perspectiva del ciclo de vida será de
vital importancia, ya que habrá que tenerla en cuenta a la hora de estudiar los posibles
nuevos impactos que se van a generar. Además, se podrán identificar oportunidades
de mejora que van a surgir por la desaparición de impactos al incorporar criterios
ambientales en estos procesos de diseño. Esto redundará en nuevas oportunidades
de negocio para la empresa, mejorará su imagen ambiental y disminuirá sus riesgos
empresariales por mejora de su reputación.
Producción
Empaque
Materia prima
Transporte
Reciclaje
Distribuidor/
detallista
Desecho
Consumidor
78
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
La norma define el ciclo de vida (véase el apartado 3.3.3) como las “etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto (o servicio), desde la adquisición
de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta la disposición
final”.
En la nota 1 de esta definición se especifica que las etapas del ciclo de vida incluyen
la adquisición de materia prima, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el
uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final.
Se puede ver en la figura 6.5 la aplicación de este concepto a la actividad de fabricación de cajas de cartón.
Proveedores
de mantenimiento de
instalaciones, limpieza
Distribución y venta
Suministro de
componentes/piezas
Diseño de
nuevos modelos
Fabricación de
cajas de cartón
Uso de
las cajas
Transporte/gestión
de residuos
Gestión de la
caja al final
de su vida útil
Transporte
personal
Figura 6.5. Ciclo de vida en la fabricación de una caja de cartón
Por lo tanto, para identificar los aspectos ambientales se tendrán en cuenta las actividades, productos y servicios asociados a las distintas etapas del ciclo de vida, pero
sólo sobre aquellas etapas sobre las que se puede actuar. Por ejemplo, si el diseño de
las cajas de cartón no es responsabilidad de la empresa sino que viene determinado
por la sede central, no se identificarán aspectos sobre esta etapa, ya que no se tendrá
capacidad de control ni de influencia.
79
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Sin embargo, para las etapas de uso y disposición final es muy probable que no se tenga
capacidad de control pero sí de influencia. Por ello, se podrían identificar aspectos
ambientales en esta etapa, como la generación de distintos tipos de residuos, ya que a
través de pautas de control operacional (véase el apartado 8.1) la organización puede
ejercer capacidad de influencia sobre usuarios y gestores finales.
Esta identificación se puede basar en criterios ligados con:
• Los requisitos legales u otros requisitos que la afectan.
• El contenido de sustancias peligrosas en los productos que adquiere.
• La distancia de los suministradores (priorizando, por ejemplo, la cercanía de
proveedores y evitando así emisiones de gases de combustión en el transporte).
• El contenido de producto reciclado en sus procesos de compra de materias
primas.
• Las actividades con impacto ambiental que se realizan fuera de los emplazamientos de la organización, que están dentro del alcance y que son necesarias para
que la organización pueda suministrar los productos incluidos en el alcance.
• Aquellas generadas por las empresas subcontratadas que trabajen en el mismo
emplazamiento para la organización. Este aspecto es muy relevante en empresas
de algunos sectores específicos; por ejemplo, el sector de la construcción, el
sector petroquímico, etc.
En la tabla 6.5 se muestra, a modo de ejemplo, la identificación de aspectos e impactos
ambientales, teniendo en cuenta la perspectiva del ciclo de vida.
Tabla 6.5. Identificación de aspectos e impactos ambientales
en la fabricación de cajas de cartón
Actividad
(condiciones normales
de funcionamiento)
Diseño.
Suministro de
componentes/piezas.
Producción de
cajas de cartón.
Aspecto ambiental
Impacto ambiental
No aplica (no se tiene control ni capacidad de influencia sobre esta fase).
Consumo de materiales/piezas.
Agotamiento de recurso natural.
Consumo de combustible asociado
al transporte.
Agotamiento de recurso natural.
Consumo de materia prima.
Agotamiento de recurso natural.
Generación de residuos peligrosos.
Ocupación del suelo.
Generación de residuos no peligrosos.
Ocupación del suelo.
(continúa)
80
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Actividad
(condiciones normales
de funcionamiento)
Aspecto ambiental
Impacto ambiental
Consumo de energía eléctrica.
Agotamiento de recurso natural.
Consumo de papel.
Agotamiento de recurso natural.
Generación de aceites usados.
Ocupación de suelo (vertedero);
contaminación atmosférica
(incineración).
Generación de trapos
impregnados.
Ocupación de suelo (vertedero);
contaminación atmosférica
(incineración).
Producción de
agua caliente de uso
sanitario y calefacción.
Consumo de gas natural.
Agotamiento de recurso natural.
Transporte de producto
terminado.
Ruido.
Contaminación acústica; afectación
a fauna en entorno natural.
Uso de las cajas.
Consumo de producto terminado.
Agotamiento de recurso natural.
Gestión al final de la
vida útil.
Generación de residuos
no peligrosos.
Ocupación del suelo.
Actividades de oficina.
Operaciones de
mantenimiento
de maquinaria.
Actividad en
condiciones de
emergencia
Incendio en
instalaciones.
Rotura de conducción
de agua potable.
Aspecto ambiental
Impacto ambiental
Emisiones de gases y partículas a la
atmósfera.
Contaminación atmosférica.
Vertidos de extinción de incendio.
Contaminación de suelo, afectación
a freático.
Vertido de agua.
Generación de residuos.
Agotamiento de recurso natural.
Cambios y condiciones de funcionamiento de las instalaciones en
la identificación de aspectos
Cuando se identifiquen aspectos ambientales, hay que tener en cuenta también los
cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, así como actividades, productos o servicios nuevos o modificados. Por tanto, en una actividad comercial o
industrial donde se realicen modificaciones en las instalaciones o se introduzcan
nuevos procesos o productos, la organización tendrá que revisar su identificación de
aspectos ambientales y valorar si se produce alguno nuevo que no se haya identificado
81
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
con anterioridad. Por ejemplo, en una fábrica que decide ampliar su producción
incluyendo una nueva línea de proceso, tendrán que revisar la identificación de aspectos ambientales y comprobar si surgen nuevos aspectos asociados a la nueva línea
de proceso.
Por último, hay que considerar las condiciones de funcionamiento de las actividades.
Así, se pueden encontrar aspectos en situaciones anormales de funcionamiento y
aspectos en situaciones de emergencia.
Durante la puesta en marcha de un horno de la industria cementera se produce un
elevado consumo de combustible, que se va normalizando a medida que el horno va
adquiriendo temperatura. Este consumo de combustible, por tanto, se puede considerar como un aspecto ambiental en situación de funcionamiento anormal.
Las situaciones de emergencia ya se determinaron en el apartado 6.1.1, por lo que
ahora se identificarán los aspectos ambientales que se producen (véase la tabla 6.6).
Tabla 6.6. Aspectos ambientales en situaciones de emergencia
Situaciones de emergencia
Aspectos ambientales
Emisiones de gases de combustión.
Incendio de las instalaciones.
Residuos peligrosos.
Residuos no peligrosos.
Vertidos de aguas de extinción del incendio.
Consumo de agua.
Inundaciones por rotura de
canalizaciones.
Vertido.
Residuos no peligrosos.
Residuos peligrosos.
Rotura en el sistema de refrigeración
(fuga de gases refrigerantes).
Derrames de productos químicos.
Emisiones de gases refrigerantes.
Residuos peligrosos (absorbentes contaminados).
Vertido.
Residuos peligrosos (absorbentes contaminados).
Accidentes de tráfico.
Residuos no peligrosos.
Vertido de combustible.
VFU (vehículo fuera de uso).
En resumen, no existen métodos genéricos para la identificación de los aspectos
ambientales directamente ligados a la actividad de la organización ni a su perspectiva
82
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
del ciclo de vida (cadena de valor). Cada organización establecerá sus criterios de
acuerdo con sus propias características. Lo que sí deben permitir esos criterios es que
el establecimiento de la significatividad o no de los aspectos ambientales estudiados
sea coherente con la naturaleza de su actividad, productos o servicios suministrados
incluidos en el alcance.
Evaluación de aspectos ambientales
La empresa someterá a evaluación los aspectos ambientales identificados sobre los
que tenga capacidad viable de influencia, a fin de determinar aquellos que son significativos para el medio ambiente y que provoquen o puedan provocar un impacto
ambiental (positivo o negativo), teniendo en cuenta el contexto de la organización.
El nivel a partir del cual un aspecto ambiental se considera significativo depende del
procedimiento empleado para su evaluación, que a su vez es función del contexto de
la organización. Esto puede llevar a resultados que hagan que los aspectos ambientales significativos identificados por dos empresas con una misma actividad y con
idéntica técnica de trabajo, pero con diferente localización geográfica, no tengan por
qué coincidir.
La organización definirá una sistemática de evaluación donde se dará respuesta a las
siguientes preguntas:
• ¿Cómo se va a hacer?
• ¿Quién va a realizar la evaluación?
• ¿Cada cuánto tiempo se va a realizar?
• ¿Dónde se van a registrar los resultados?
Lo habitual es documentar esta sistemática en un procedimiento donde se describa la
respuesta a estas cuestiones. Con respecto al cómo realizar esta evaluación, la norma
requiere el uso de criterios, si bien no se especifica ni el número ni el tipo de criterios
a aplicar.
Los criterios de evaluación deben tener las siguientes características:
• Criterios ambientales: cuando se utilizan varios criterios, alguno de ellos debe
tener este carácter ambiental. No se puede basar una evaluación de aspectos
ambientales en un criterio, por ejemplo, exclusivamente económico relacionado
con los costes de gestión. La naturaleza del aspecto en relación con su peligrosidad es un ejemplo característico (no es lo mismo un residuo peligroso que uno
no peligroso) o la sensibilidad del medio (no es lo mismo un vertido directo a
un cauce que al alcantarillado público).
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Criterios objetivos: la sistemática de evaluación debe asegurar su objetividad,
es decir: independientemente de quién realice la evaluación, el resultado obtenido debe ser el mismo. En la tabla 6.7 se puede ver un ejemplo de criterio
relacionado con la frecuencia de aparición del aspecto. ¿Cuál de las dos opciones
podría ser la correcta?
Tabla 6.7. Criterio de probabilidad para la evaluación de aspectos
Probabilidad de ocurrencia del aspecto ambiental
Opción A
Opción B
Valor
Criterio
Valor
Criterio
1
El aspecto se produce rara vez (baja)
1
Baja (se produce una vez al semestre
o con mayor frecuencia)
3
Se produce con una frecuencia media
3
Media (se produce más de una vez
al semestre)
5
Se produce de manera frecuente (alta)
5
Alta (se produce al menos una vez a
la semana)
• Criterios sensibles a la mejora: la sistemática de evaluación debe incluir algún
criterio que permita evidenciar la mejora del aspecto ambiental, es decir, debe
incluir criterios que reflejen el resultado de la aplicación del sistema de gestión
ambiental. Un criterio de magnitud es un ejemplo representativo, ya que la
cantidad de residuo generada o el consumo de un año a otro puede reducirse
como resultado de la puesta en marcha de objetivos de mejora ambiental.
• Criterios que no permitan situaciones de incumplimiento legal: no se puede
establecer un criterio cuya significancia esté basada en superaciones de valores
establecidos legalmente. Por ejemplo, un criterio de magnitud para ruido donde
el valor máximo está por encima de un límite legal fijado en la licencia de funcionamiento. Sin embargo, es habitual utilizar criterios basados en proximidad
a los límites legales, pero sin superarlos.
Normalmente, las organizaciones utilizan criterios para evaluar los aspectos en situaciones de emergencia diferentes a los del resto de aspectos y suelen estar relacionados con
las probabilidades de ocurrencia de los aspectos y las consecuencias de los impactos.
A continuación se indican algunos ejemplos de criterios que se utilizan de manera
habitual en las sistemáticas de evaluación de aspectos, así como diferentes posibilidades en cuanto a la aplicación de escalas de valoración.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Para la determinación de la significancia, se pueden utilizar uno o varios de los criterios indicados, siempre y cuando el método en su conjunto cumpla con los requisitos
comentados con anterioridad.
Algunos ejemplos de criterios de evaluación pueden ser:
• Intensidad: cantidad, masa, volumen, caudal o nivel de presión sonora del
agente contaminante:
A: más de 20.000 m3/año.
B: entre 10.000 y 20.000 m3/año.
C: menos de 10.000 m3/año.
• Naturaleza del agente contaminante en función de su peligrosidad:
Rojo: generación de residuos catalogados como peligrosos.
Amarillo: generación de residuos urbanos.
Verde: generación de residuos inertes.
• Probabilidad de ocurrencia del aspecto:
1: sucede rara vez (una o dos veces al año).
2: sucede intermitentemente (una vez al trimestre).
3: sucede regularmente (una vez al mes).
4: sucede repetidamente (una a dos veces por semana).
5: sucede continuamente (tres veces a la semana o más).
• Acercamiento a límite legal:
50 puntos: valor de CO entre 90% y 100% del límite legal.
25 puntos: valor de CO entre 89% y 50% del límite legal.
5 puntos: valor de CO menor al 50% del límite legal.
• Gestión final del aspecto (reutilización, reciclaje, vertido):
1: el residuo generado se reutiliza en la instalación.
3: el residuo generado se destina a reciclaje.
5: el residuo generado se lleva a un vertedero.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Sensibilidad del medio en función de la diferente capacidad de recepción del
impacto:
5 puntos: la actividad se desarrolla en un polígono industrial.
25 puntos: la actividad se desarrolla en un núcleo urbano.
50 puntos: la actividad se desarrolla en un radio menor de 5 km de distancia
de un espacio natural protegido.
• Disponibilidad del recurso:
5: recurso natural renovable (flora, fauna, suelo, luz solar, viento o agua).
25: recurso natural no renovable (combustibles fósiles como carbón, petróleo,
gas natural o uranio).
• Duración, frecuencia o extensión de la acción que provoca el impacto:
1: menos de 7 m2 afectados.
2: entre 15 m2 y 7 m2 afectados.
3: más de 15 m2 afectados.
• Permanencia o persistencia del impacto (valoración del grado con que, una
vez desaparecido el aspecto, su impacto sigue afectando al medio):
1: el impacto sobre el medio ambiente es beneficioso.
2: el medio ambiente se puede recuperar del impacto producido en menos de
un año.
3: el medio ambiente se puede recuperar del impacto producido en un plazo
inferior a cinco años.
4: el impacto sobre el medio ambiente es irreversible.
Por último, una vez aplicados los criterios de evaluación y obtenidos unos resultados,
hay que establecer un criterio de significancia que permitirá distinguir los aspectos significativos y no significativos. Por ejemplo, un número absoluto que se podría definir
en función del número de criterios de evaluación seleccionados y los valores máximos
y mínimos de dichos criterios; un porcentaje de aspectos con mayor valor; etc. En
el supuesto de querer evaluar los siguientes aspectos ambientales: consumos (agua,
energía) y residuos, se deben definir y aplicar unos criterios de evaluación y, después,
definir y aplicar un criterio de significancia (véanse las tablas 6.8 y 6.9).
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Tabla 6.8. Ejemplo de criterios de evaluación para consumos
Valores
Criterios
para consumos
1
2
3
Cantidad
(agua, energía).
Disminución de
al menos un 15%
con respecto al
periodo anterior.
Entre un 15% de
disminución y un
15% de aumento
con respecto al
periodo anterior.
Aumento de
más de un 15%
con respecto al
periodo anterior.
Naturaleza
(agua).
Captación de
red de zona
pluviométrica
I, II y III (hasta
500 mm anuales).
Captación de
red de zona
pluviométrica
IV y V (inferior a
500 mm anuales).
Captación
de agua de río,
lago o mar.
Naturaleza
(energía).
Energía eléctrica
procedente de
fuentes renovables.
Energía eléctrica
de red.
Combustibles
fósiles.
Nota: sería conveniente que los datos utilizados para asignar valores estuvieran relativizados a número de
personas, m2 de superficie, producción, etc., para que fueran en lo posible sensibles a la mejora continua.
Tabla 6.9. Ejemplo de criterios de evaluación para residuos
Valores
Criterios
para residuos
1
2
3
Cantidad.
Disminución de
al menos un 10%
con respecto al
periodo anterior.
Entre un 10% de
disminución y un
10% de aumento
con respecto al
periodo anterior
Aumento de
más de un 10%
con respecto al
periodo anterior.
Peligrosidad.
Inerte.
No peligroso/
RAEE (residuos de
aparatos eléctricos
y electrónicos).
Peligroso.
Nota: sería conveniente que los datos utilizados para asignar valores estuvieran relativizados a número de
personas, m2 de superficie, producción, etc., para que fueran en lo posible sensibles a la mejora continua.
Para evaluar estos aspectos, se podría aplicar la siguiente fórmula:
Para consumos: puntuación = cantidad + naturaleza
Para residuos: puntuación = cantidad + peligrosidad
Finalmente, se identificarían como significativos el 5% de aspectos evaluados que
alcanzaran la mayor puntuación (criterio de significancia).
87
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Como se ha visto en los ejemplos, los criterios de valoración de los aspectos ambientales pueden ser diferentes dependiendo de que se trate de aspectos ambientales en
condiciones normales, anormales o de emergencia, o de aspectos ambientales ligados
al ciclo de vida y a la cadena de suministro (cadena de valor) de la organización. Pero,
sean cuales sean estos, la organización debe asegurar que los resultados obtenidos son
coherentes con las actividades, productos y servicios de su alcance, y con el contexto
en el que la organización actúa.
Los criterios utilizados pueden ser de carácter cuantitativo o cualitativo (se recomiendan los primeros sobre los segundos, siempre que sea viable), pero siempre se debe
cumplir que los diferentes criterios estén lo suficientemente definidos para posibilitar
su aplicación objetiva por parte de los evaluadores, de tal manera que la asignación de
puntuaciones sea lo más homogénea posible en el proceso de evaluación y no dependa
de valoraciones subjetivas del evaluador o de los evaluadores, cuando interviene más
de uno en el proceso o lo hacen de manera individualizada y por separado.
Es importante recordar que el objetivo de evaluación de aspectos es la determinación
de aquellos cuyo impacto ambiental sea significativo. Por tanto, si no resulta significativo ningún aspecto ambiental como resultado de la aplicación de la sistemática de
evaluación, entonces se tendrían que revisar los criterios de evaluación y el criterio
de significancia.
Finalmente, y según se establezca en el proceso de comunicación (véase el apartado
7.4), los aspectos ambientales significativos identificados deberán comunicarse a los
diferentes niveles y funciones del sistema de gestión ambiental de la organización.
De esta manera, cada persona que trabaje bajo el control de la organización tomará
conciencia de las implicaciones que tiene el desempeño de sus funciones para el medio
ambiente y para lograr los resultados esperados del sistema de gestión ambiental.
Conclusiones
Los aspectos ambientales son el eje fundamental del sistema de gestión ambiental
y claves para el éxito en su establecimiento, implementación y mejora. Por tanto, es
importante que se comprenda el concepto.
La coherencia de los resultados de este análisis y evaluación de aspectos ambientales
por parte de la organización es de vital importancia para el desarrollo del sistema
de gestión ambiental, ya que errores en su cálculo/determinación podrán provocar
errores de calado en el enfoque que la organización quiera dar a su sistema de gestión,
y podrá generar desviaciones importantes en el logro de los resultados esperados. Si
esto ocurriera, las amenazas para el sistema, para la organización (riesgo negocio) y
para el medio ambiente podrían ser relevantes.
88
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos
La organización debe:
a) determinar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados
con sus aspectos ambientales;
b) determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos se aplican a la organización;
c) tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos cuando se establezca,
implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión ambiental.
La organización debe mantener información documentada de sus requisitos legales y
otros requisitos.
NOTA Los requisitos legales y otros requisitos pueden dar como resultado riesgos y oportunidades para la
organización.
Al igual que las versiones de 1996 y de 2004, la versión actual de la norma exige que
la organización analice los requisitos ambientales que tiene que cumplir y aquellos
otros requisitos que, por voluntad de la organización o por su relación con las partes
interesadas identificadas en el apartado 4.2, se compromete a cumplir.
A la hora de establecer los procedimientos operativos de su sistema de gestión ambiental, la organización tiene que establecer un proceso que le permita identificar la
legislación que es de obligado cumplimiento y los requisitos que voluntariamente
se compromete a cumplir y que están incluidos en su alcance, y a establecer la metodología para comprobar que estos requisitos legales y voluntarios se cumplen de
una manera regular durante su operación, según se establecerá en el apartado 9.1.2.
La organización debe asegurarse de que los requisitos legales y voluntarios de aplicación no solo se cumplen por el personal de la organización, sino que también son
difundidos y conocidos entre el personal subcontratado que trabaja bajo el control
de la organización. Esto es parte de la perspectiva del ciclo de vida y del control de
la cadena de valor.
¿Qué es un requisito?
En la norma se define requisito como “necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria” (véase el apartado 3.2.8), es decir, un requisito es
“lo que se tiene que cumplir”. En la nota 2 de la definición de requisitos legales y
otros requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 (véase el apartado 3.2.9)
se especifica que estos requisitos pueden ser de dos tipos:
• Requisitos obligatorios: tales como leyes y reglamentaciones aplicables. Aquí
se incluyen también los derivados de licencias, permisos y autorizaciones.
89
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Requisitos de compromisos voluntarios: tales como las normas de las organizaciones o de la industria, relaciones contractuales, códigos de buenas prácticas
y acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no gubernamentales.
Se encuentran aquí incluidos los requisitos derivados de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas que la organización ha decidido cumplir
(véase el apartado 4.2).
¿Cómo se identifican los requisitos que son de aplicación?
Para identificar los requisitos que son de aplicación a una organización hay que considerar los aspectos ambientales que se han identificado conforme al apartado 6.1.2
y, para cada uno de ellos, determinar si existe legislación que afecte a dicho aspecto
y, si es el caso, identificar los requisitos que son de obligado cumplimiento para la
organización. Por ejemplo, si se ha identificado como aspecto ambiental el consumo
de combustible, porque se dispone de un depósito para suministro a la flota de vehículos, se deben identificar los requisitos relacionados con la normativa aplicable a
instalaciones petrolíferas para uso propio.
La empresa de construcción que se ha utilizado como ejemplo ha identificado el aspecto ambiental de residuos de construcción y demolición que generan en las obras.
Existe legislación que regula esta tipología de residuos. Además, esta legislación puede
ser de ámbito internacional, estatal, autonómico o local, por lo que la organización,
en función de dónde se esté ejecutando la obra, deberá determinar la legislación de
aplicación e identificar los requisitos que tiene que cumplir. Pueden existir otros
requisitos relacionados con este aspecto ambiental que se hayan identificado como
necesidad del cliente, o que se hayan incluido en el contrato de ejecución, y se deben
identificar también como de aplicación.
Si se considera, por ejemplo, el vertido de aguas a cauce de una actividad industrial,
se debe identificar, entre otros, los requisitos que vendrán especificados en la autorización de vertido mediante valores límite de contaminantes de las aguas de vertido,
periodicidades de medición y cualquier otro requisito especificado.
En el caso de otros requisitos que la organización se comprometa a cumplir, derivados
de su relación con partes interesadas, la organización debe asegurar una comunicación constante y fluida con esas partes interesadas para incluir también los posibles
cambios demandados en tiempo y con transparencia, y evitar así poner en riesgo el
sistema de gestión ambiental y a la propia organización.
¿Cómo se accede a los requisitos legales?
La organización debe asegurarse de que utiliza fuentes de información fiables que le
permitan conocer la legislación de aplicación (gobierno central, autonómico, local),
90
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
así como los cambios que se van a producir o que se han producido en la misma,
de manera que pueda realizar los cambios necesarios en su sistema de gestión con la
rapidez apropiada.
Cada empresa deberá definir cómo va a acceder a estos requisitos legales y cada cuánto
tiempo. Se suelen encontrar dos situaciones:
• Organizaciones que optan por disponer de un listado de páginas web, direcciones de interés, boletines oficiales de los lugares donde desarrollan sus actividades, etc., y que consultan de manera habitual para ver las novedades legislativas
relacionadas con sus aspectos ambientales.
• Organizaciones que optan por la contratación de un servicio externo de actualización legislativa que, periódicamente, informa sobre las nuevas disposiciones
legales a través de boletines. En este último caso, es recomendable que la organización haga una lectura detallada del texto legal con objeto de verificar que
se han identificado la totalidad de los requisitos legales de aplicación.
La periodicidad para realizar esta labor de acceso y actualización es variable en función
de la empresa, el sector de actividad, la incidencia ambiental, etc. El periodo seleccionado debe permitir a la organización disponer del tiempo suficiente para realizar
todas las gestiones oportunas antes de la entrada en vigor de la disposición legal, de
manera que se minimicen los riesgos de incurrir en incumplimientos.
¿Cómo se aplican los requisitos en la organización?
En la figura 6.6 se puede ver cómo, una vez identificados los requisitos legales relacionados con los aspectos ambientales, la organización puede establecer las medidas
oportunas para asegurar su cumplimiento a través de la planificación y control operacional (véase el apartado 8.2), donde se establecerán las medidas necesarias para
asegurar que las actividades que realiza la organización cumplen con las disposiciones legales de aplicación. Por ejemplo, en el caso de los residuos de construcción y
demolición de la empresa constructora, se podrán elaborar unos planes de gestión
de residuos en obra donde se incluyan las pautas necesarias para cumplir con los
requisitos legales y otros requisitos suscritos de manera voluntaria.
Este apartado está muy relacionado con el apartado 9.1, donde se tendrán que definir
los mecanismos para realizar el seguimiento de las actividades y evaluación periódica
de los requisitos aplicables asegurando, de esta manera, el cumplimiento con toda la
legislación en materia ambiental de aplicación, así como de los requisitos suscritos
de manera voluntaria.
El proceso de seguimiento del cumplimiento de los requisitos legales y voluntarios
tiene que servir, además, para comprobar si se están produciendo cambios en el
91
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
contexto de la organización o entre sus partes interesadas relevantes, así como para
comprobar si la organización está preparada para efectuar los cambios de manera
que no se ponga en peligro la idoneidad del sistema de gestión ni el grado de cumplimiento de la normativa ambiental, ni se incrementen los riesgos/amenazas de la
organización y aumente negativamente el riesgo negocio, ya sea por el pago de multas
o sanciones, ya sea por la pérdida de la buena reputación empresarial, ya sea por la
pérdida de competitividad subsiguiente.
La organización tiene que mantener información documentada (procedimientos,
registros, boletines de análisis, etc.) que permita demostrar el grado de cumplimiento
de los requisitos de este apartado de la norma.
Identificación
aspectos
ambientales
(6.1.2)
Seguimiento,
medición,
análisis y
evaluación
(9.1)
Identificación
requisitos
legales
(6.1.3)
Planificación
y control
operacional
(8.1)
Figura 6.6.
Identificación y control de requisitos legales
6.1.4 Planificación de acciones
La organización debe planificar:
a) la toma de acciones para abordar sus:
1) aspectos ambientales significativos;
92
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
2) requisitos legales y otros requisitos;
3) riesgos y oportunidades identificados en el apartado 6.1.1;
b) la manera de:
1) integrar e implementar las acciones en los procesos de su sistema de gestión
ambiental (véanse 6.2, 7, 8 y 9.1) o en otros procesos de negocio;
2) evaluar la eficacia de estas acciones (véase 9.1).
Cuando se planifiquen estas acciones, la organización debe considerar sus opciones
tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio.
Este apartado se incorpora de manera novedosa en esta versión de la norma, aunque
se encontraba implícito en las versiones anteriores, ya que es el cierre del capítulo
completo de planificación del sistema de gestión ambiental. Una vez que se conocen
los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos de aplicación, así como los riesgos y oportunidades, es momento de comenzar a planificar
las acciones para abordarlos. Esta planificación consiste en definir qué acciones se
van a poner en marcha y cómo se van a desarrollar.
Las acciones planificadas resultantes de este punto de la norma van a conducir directamente al establecimiento de objetivos ambientales (véase el apartado 6.2) y pueden
también estar relacionadas en forma de objetivos o acciones adicionales, con otros
procesos del sistema de gestión ambiental, ya sea de forma individual o combinada;
por ejemplo, acciones formativas, instrucciones para el control operacional, actuaciones
frente a emergencias, determinación de la programación de las auditorías internas, etc.
En la figura 6.7 se puede ver de manera esquemática cómo a consecuencia del análisis del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas se han
identificado aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos de aplicación,
y determinado los riesgos y las oportunidades. Ahora bien, en este apartado se van
a planificar las acciones para abordarlos. Posteriormente, el capítulo 9 de la norma
proporcionará herramientas para evaluar la eficacia de estas acciones y se obtendrán
unos resultados que contribuirán a la mejora del desempeño ambiental de la organización y del sistema de gestión.
En el ejemplo utilizado en los apartados anteriores de la empresa constructora, se
podría considerar la planificación de acciones (véase la figura 6.8) para los aspectos
ambientales significativos, requisitos legales aplicables y riesgos y oportunidades
identificados.
Estas acciones se pueden integrar en el sistema de gestión a través de:
• El establecimiento de objetivos ambientales (véase el apartado 6.2).
93
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Asegurando la disposición de todos los elementos de apoyo o soporte necesarios
como los recursos requeridos (véase el apartado 7.1).
• La definición de requisitos de competencia profesional adecuados y proporcionando la formación necesaria, así como acciones de toma de conciencia (véanse
los apartados 7.2 y 7.3).
• La realización de las comunicaciones pertinentes (véase el apartado 7.4).
• La disposición de la información documentada apropiada (véase el apartado 7.5).
• El establecimiento de una planificación y control operacional (véase el apartado 8.1).
• La preparación y definición de acciones para responder ante emergencias (véase
el apartado 8.2).
• La definición de las medidas de seguimiento, medición, análisis y evaluación
(véase el apartado 9.1).
Contexto de la organización
Alcance
del SIG
Aspectos ambientales
Requisitos legales
Mejora
Riesgos
Oportunidades
Eficacia de
las acciones
Plan de acción
Figura 6.7. Planificación de acciones para abordar riesgos y oportunidades
94
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Por último, y a la hora de planificar las acciones, la organización debe considerar sus
opciones tecnológicas, es decir, valorar la posibilidad de utilizar las mejores técnicas
disponibles en el mercado, aunque también considerando los requisitos financieros,
operacionales y de negocio. Como se veía en el ejemplo anterior, una de las actuaciones planteadas es la introducción de criterios ambientales en la selección de proveedores de maquinaria. Pero puede suceder que, como resultado de dicha evaluación,
la maquinaria con menores niveles de emisión de ruido se encuentre disponible en
otro continente y eso haga que, en primer lugar, por cuestiones operativas, no sea
viable su utilización por el tiempo empleado en su traslado y, en segundo lugar, no
sea posible su traslado por cuestiones financieras.
Aspectos ambientales
significativos(*)
Generación de RCD.
Requisitos legales (**)
Prohibido abandonar RCD.
Destino de los residuos: a planta de
tratamiento de RCD.
Generación de residuos
peligrosos (aceites, envases
de plástico contaminados).
Elaborar un procedimiento de gestión de
residuos no peligrosos.
Crear un plan de gestión de RCD en obra.
Almacenamiento correcto (no mezclar
residuos).
Elaborar un procedimiento de gestión de
residuos peligrosos.
Identificación conforme a la legislación.
Diseñar puntos limpios para el
almacenamiento de residuos en obra.
Transporte y gestión por empresas
autorizadas.
Generación de tierras.
Acciones
Elaboración de plan de gestión de
residuos.
Buscar gestores autorizados.
Elaborar un procedimiento para la gestión de
residuos no peligrosos.
Establecer un objetivo de reutilización de tierras.
Emisiones de gases
de combustión de la
maquinaria.
Marcado CE de maquinaria.
ITV en vigor.
Crear una instrucción de uso de maquinaria
en obra.
Limitar la velocidad de circulación de la
maquinaria en obra.
Apagar el motor si la máquina va a estar
inactiva más de 3 minutos.
Realizar un mantenimiento preventivo
(en caso de subcontratación, solicitar dicho
mantenimiento al propietario de la máquina).
Disponer de marcado CE/ITV en vigor, según
corresponda.
Emisiones de gases
refrigerantes.
Mantenimiento de equipos de
climatización conforme al RITE
(Reglamento de Instalaciones Térmicas
en Edificios).
Crear un plan de emergencia ambiental
incorporando la fuga de gases refrigerantes.
Realizar mantenimiento preventivo sobre los
equipos de climatización con un mantenedor
autorizado.
(*)
El listado de aspectos significativos es el resultante de la aplicación de la sistemática de evaluación determinada por la organización
conforme a lo establecido en el apartado 6.1.2. Se incluye a modo de ejemplo y de manera ficticia.
(**)
El listado de requisitos legales no es exhaustivo, se han incluido algunos aspectos a modo de ejemplo.
Figura 6.8. Planificación de acciones asociadas a aspectos ambientales
significativos, requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades
(continúa)
95
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Cuestiones externas e internas y necesidades y expectativas de partes interesadas
Elemento identificado
Riesgos (amenazas)
Riesgos (oportunidades)
Nivel freático alto en la
zona de obra.
Riesgo de inundaciones de la zona de
trabajo durante las excavaciones de los
sótanos.
Utilización de agua del freático para riego
de accesos y zona de acopios para reducir
el polvo en suspensión.
Alto nivel de
contaminación ambiental
por NOx.
Activación del protocolo de alerta
por contaminación en la ciudad, lo
que puede provocar dificultades para
acceder con vehículo a la obra.
Campañas para el fomento del uso
del transporte público para traslado
del personal al puesto de trabajo, y
reducir así el consumo de combustible y
emisiones de gases de combustión.
Trabajadores
de diferentes
nacionalidades.
Incumplimientos en la segregación
de residuos en obra por falta de
entendimiento de los procedimientos de
trabajo.
Posibilidad de mejorar las prácticas de
gestión ambiental actuales con otros
conocimientos.
Ruido por el tránsito de
maquinaria de obra.
Quejas de los vecinos por ruido.
Utilizar como criterio para la selección
de proveedores o subcontratistas que
utilicen mejoras por la reducción de
ruido en el uso de la maquinaria o
inversiones en I+D+i en materia de
ruidos.
➡
➡
Acciones para abordar las amenazas:
Acciones para abordar las oportunidades:
• Colocación una bomba para achique de agua
en caso de aparición durante las labores de
excavación.
• Solicitar las autorizaciones correspondientes para
el uso del agua del freático para riego de zonas
no asfaltadas.
• Diseño de un plan de movilidad del personal para
su activación en caso de alertas por contaminación
atmosférica en la ciudad.
• Diseño de un plan de movilidad específico por
obra donde se incluyan las rutas en transporte
público.
• Traducción de las instrucciones de manejo de
residuos a diferentes idiomas.
• Subvención de parte de la tarjeta de transporte
público.
• Realizar las actividades que generen más ruido en
las horas centrales del día o en zonas interiores de
la obra para minimizar los ruidos a exterior.
• Realizar entrevistas al personal de obra para
conocer otras prácticas de gestión de residuos en
obra.
• Incluir en la evaluación de proveedores un criterio
ambiental para la selección de subcontratistas o
proveedores que utilicen maquinaria.
Figura 6.8 (continuación). Planificación de acciones asociadas a aspectos ambientales
significativos, requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades
(continúa)
96
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Aspectos ambientales
Elemento identificado
Riesgos (amenazas)
Riesgos (oportunidades)
Consumo de madera
para acabado de
interiores.
Agotamiento de un recurso natural
escaso.
Consumo de madera certificada, por
ejemplo, FSC, lo que indica una mayor
concienciación ambiental.
Emisiones, vertidos,
residuos asociados
a un incendio en las
instalaciones.
Posibles sanciones por incumplimiento
si la causa es responsabilidad de la
empresa.
No se detectan.
Emisiones de gases de
combustión del uso de
vehículos.
Contaminación del aire por uso
inadecuado de vehículos o por
incorrecto mantenimiento de la
maquinaria.
Costes de reparación de las
consecuencias.
Uso de vehículos eléctricos de empresa.
Requisitos legales y otros requisitos
Elemento identificado
Licencia de obras.
Riesgos (amenazas)
Riesgos (oportunidades)
Incumplimientos en los requisitos de la
licencia y sanciones.
No se han detectado.
➡
➡
Acciones para abordar las amenazas:
Acciones para abordar las oportunidades:
• Ajustar las mediciones de madera necesaria antes
de realizar los pedidos al proveedor.
• En la especificación de compra de madera,
solicitar su certificación.
• Crear un plan de actuación ante emergencias,
proporcionar la formación e información necesaria
a los trabajadores propios y de las subcontratas,
así como vigilar el cumplimiento de las medidas
preventivas establecidas.
• Establecer objetivos para el cambio de los
vehículos de empresa actuales por vehículos
eléctricos.
• Crear un procedimiento para el control de las
emisiones de maquinaria en obra y realizar el
seguimiento oportuno.
• Crear un procedimiento de identificación de
requisitos legales y comprobar periódicamente su
cumplimiento.
Figura 6.8 (continuación). Planificación de acciones asociadas a aspectos ambientales
significativos, requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades
97
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos
El proceso de establecer objetivos en un sistema de gestión es esencial para conseguir
la mejora de los resultados.
En la edición de 2015 ha desaparecido el término “meta”, ampliamente difundido en
las versiones anteriores de esta norma y en otros sistemas de gestión, aunque no el
concepto en sí. La estructura de alto nivel lo ha suprimido para evitar problemas
de traducibilidad del concepto en algunos idiomas, debido a la inexistencia de una
palabra diferente a objetivo que pudiese ser utilizada. En español nunca se ha tenido
ese problema, ya que se dispone de distintos sinónimos para explicar el concepto. La
estructura de alto nivel ha suprimido el término, pero no lo ha prohibido, por lo que
las organizaciones pueden seguir usándolo si es su deseo.
6.2.1 Objetivos ambientales
La organización debe establecer objetivos ambientales para las funciones y niveles
pertinentes, teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos de la organización y sus requisitos legales y otros requisitos asociados, y considerando sus riesgos y
oportunidades.
Los objetivos ambientales deben:
a) ser coherentes con la política ambiental;
b) ser medibles (si es factible);
c) ser objeto de seguimiento;
d) comunicarse;
e) actualizarse, según corresponda.
La organización debe conservar información documentada sobre los objetivos ambientales.
Este punto indica que la organización debe establecer objetivos ambientales para
cumplir con los resultados que pretende obtener de acuerdo con su política ambiental
y con aquellos otros fines del negocio que sean de interés. El proceso de implantación
y revisión de objetivos constituye en sí mismo la forma sistemática que la organización
98
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
utiliza para conseguir mejorar el sistema de gestión ambiental y el medio ambiente.
Nada ha cambiado con respecto a versiones anteriores de la norma.
La norma define objetivo ambiental como “resultado por lograr, establecido por
la organización, coherente con su política ambiental” (véanse los apartados 3.2.5
y 3.2.6 de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015). La expresión “coherentes con
la política ambiental” significa que los objetivos ambientales estarán ampliamente
alineados y armonizados con los compromisos adquiridos por la alta dirección en la
política ambiental, incluido el compromiso de mejora continua. Se tendrá así que
considerar que un resultado ya logrado en años anteriores no puede considerarse un
objetivo de mejora. Por ejemplo, el objetivo de alcanzar un consumo de 10 litros
de agua / kg de producto fabricado en un año determinado, cuando en el ejercicio
anterior ya se está por debajo de dicho resultado, no es un objetivo de mejora. De
igual manera, el mantenerse en este valor tampoco es coherente con el compromiso
de mejora continua.
En el apartado 5.2 de política ambiental se veía cómo la alta dirección definía unas
intenciones coherentes con el contexto de la organización, así como sus impactos
ambientales. En la tabla 6.10 se puede ver cómo cada organización ha desarrollado
objetivos coherentes con los principios de la política ambiental.
Para establecer los objetivos ambientales, generalmente de carácter anual (aunque
pueden tener periodicidad mayor o menor, según las necesidades de la organización),
se deben tener en cuenta al menos los aspectos ambientales significativos identificados
y evaluados por la organización en su proceso de revisión, generalmente también
anual, de los mismos (véase el apartado 6.1.2), aunque no es necesario establecer
un objetivo ambiental para cada aspecto ambiental significativo.
Tabla 6.10. Ejemplos de objetivos ambientales con origen en la política
Sector
Política
Objetivo
Construcción
Minimización de la producción
de los residuos generados.
Reducir un 10% la generación de
absorbentes contaminados.
Hospitalario
Gestión eficaz de residuos
biosanitarios y citotóxicos.
Reducir un 5% la producción de
residuos peligrosos sanitarios.
Hostelería
Uso racional de recursos.
Reducir en un 5% el consumo de
agua (m3/huésped).
99
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En la tabla 6.11 se pueden ver algunos ejemplos de objetivos con origen en los aspectos ambientales significativos, riesgos y oportunidades.
Tabla 6.11. Ejemplos de objetivos
Aspecto/oportunidad/amenaza
Aspecto sobre
el que se actúa
Generación de residuos
(aspecto significativo)
Generación de tierras
Mejora de la imagen de la
organización (oportunidad)
Emisión de gases de
combustión
Niveles de contaminación
atmosférica elevados
(amenaza)
Emisiones atmosféricas
Objetivo de mejora
Reutilizar un 60% de las
tierras de excavación
extraídas.
Reducir las emisiones
de gases de combustión
mediante el uso de
vehículos eléctricos.
Hay que destacar que cumplir con la legislación de aplicación no es un objetivo de
mejora del sistema, conforme a lo especificado en este apartado, ya que este es un
compromiso de la organización y, además, de obligado cumplimiento, con independencia de la aplicación del sistema de gestión ambiental. La organización puede, por
ejemplo, establecer objetivos de mejora para adelantarse a la entrada en vigor de un
nuevo requisito legal.
Los objetivos ambientales que la organización establezca deben ser coherentes con
la política ambiental, ser medibles (si es factible), ser objeto de seguimiento, comunicarse a las funciones organizativas relevantes de la organización relacionadas con
el sistema de gestión ambiental y actualizarse, según corresponda. Se debe mantener
información documentada al respecto.
Por “medibles” se entiende que debe ser posible usar métodos cuantitativos o cualitativos con relación a una escala especificada para determinar si se han cumplido
los objetivos ambientales. Al especificar si es factible, se reconoce que puede haber
situaciones en las que no se puede medir un objetivo ambiental: un simple sí o no,
o un alcanzado, pueden ser indicadores de su cumplimiento; sin embargo, es importante tener en cuenta que la organización deberá estar en posición de determinar si
un objetivo ambiental se ha logrado o no.
100
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales
Al planificar cómo lograr sus objetivos ambientales, la organización debe determinar:
a) qué se va a hacer;
b) qué recursos se requerirán;
c) quién será responsable;
d) cuándo se finalizará;
e) cómo se evaluarán los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de
los avances para el logro de sus objetivos ambientales medibles (véase 9.1.1).
La organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el logro
de sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización.
Al igual que en otros sistemas de gestión, la planificación de acciones se realiza a
través del establecimiento de un programa.
Tanto en las versiones anteriores de la norma como en la actual, y al igual que
figura en la estructura de alto nivel, la planificación de los objetivos se tiene
que realizar a través de la asignación de acciones, responsabilidades, la dotación
de recursos (materiales, humanos o económicos), el establecimiento de plazos
y prioridades y, por supuesto, mediante el liderazgo de la alta dirección. Sin la
implicación de esta, los objetivos serán de difícil consecución o, si se consiguen,
serán muy laboriosos de mantener, y el proceso será muy ineficiente y frustrante
para el personal encargado de ejecutar las acciones para su logro. Véase, a modo
de ejemplo, la figura 6.9.
Uno de los conceptos novedosos que aparece en esta versión de la norma y que
no aparecía en las versiones de 1996 y 2004 es la introducción de la utilización de
indicadores para la demostración del seguimiento/cumplimiento de los objetivos
ambientales marcados por la organización. En realidad, la utilización de indicadores cuantitativos ha estado presente en todas las organizaciones con un sistema de
gestión ambiental implantado y certificado desde la primera versión de la norma
en 1996.
Para más información sobre la definición y aplicación de indicadores véase el capítulo 9.
101
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Objetivo: reducir un 10% el consumo de combustible
en el uso de vehículos
Acciones
Responsables
Plazos
Recursos
Realizar un
manual de
buenas prácticas
en la conducción
Responsable de
medio ambiente
Primer trimestre
20 horas
Curso de
conducción
eficiente para el
personal
Responsable de
formación
Segundo y tercer
trimestre
2.000 euros
Sustitución
progresiva
de vehículos
de gasoil por
híbridos
Responsable de
compras
Se implantará en
los próximos dos
años
Aumento del 5%
del presupuesto
para vehículos de
empresa
Seguimiento:
Resultados 1.er trimestre: ............................................................................
Resultados 2.o trimestre: ............................................................................
Resultados 3.er trimestre: ............................................................................
Resultado global:
Figura 6.9.
Planificación de objetivos
Nota: la figura 6.9 muestra esquemáticamente el tipo de información que debe mantenerse respecto a la planificación de objetivos. El soporte o soportes a utilizar para ello puede ser de cualquier
tipo: programas integrados con otras normas de gestión, informes, actas de reunión, aplicaciones
informáticas, cuadros de mando, etc.
102
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
7 Apoyo
Hasta ahora se ha analizado el contexto en el que opera la organización y se han
determinado las partes interesadas, así como sus necesidades y expectativas. La alta
dirección ha asumido un compromiso y liderazgo con respecto al sistema de gestión
ambiental, ha definido una política y asignado responsabilidades y se han planificado
acciones para abordar los riesgos y oportunidades asociados a los aspectos e impactos
ambientales de las actividades, productos y servicios, los requisitos legales y otros
requisitos de aplicación.
En este capítulo, la norma proporciona una serie de herramientas de soporte a las actividades del sistema de gestión ambiental: recursos, competencia y toma de conciencia,
comunicación e información documentada. En la figura 7.1 se puede ver cómo ya se
encontraban incluidas en la versión anterior de la norma aunque en esta se enfatizan,
amplían o aclaran algunos requisitos que se verán con mayor detalle más adelante.
UNE-EN ISO 14001:2015
UNE-EN ISO 14001:2004
7.1. Recursos
4.4.1. Recursos, funciones,
responsabilidad y autoridad
7.2. Competencia
7.3. Toma de conciencia
4.4.2. Competencia, formación y toma
de conciencia
7.4. Comunicación
7.4.1. Generalidades
7.4.2. Comunicación interna
7.4.3. Comunicación externa
4.4.3. Comunicación
7.5. Información documentada
7.5.1. Generalidades
7.5.2. Creación y actualización
7.5.3. Control de la información
documentada
4.4.4. Documentación
4.4.5. Control de documentos
4.5.4. Control de los registros
Figura 7.1. Comparación de actividades de apoyo
en las versiones de la norma del 2015 y del 2004
103
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
7.1 Recursos
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión
ambiental.
Una de las responsabilidades de la alta dirección (véase el capítulo 5) es asegurar la
disponibilidad de los recursos que se necesitan para implantar, mantener y mejorar
la eficacia del sistema de gestión ambiental, con el fin último de mejorar el comportamiento ambiental de la organización.
Para ello se deberá realizar una identificación de los recursos requeridos por el sistema, para disponer de ellos internamente, o para recurrir a proveedores, a contratistas
externos o a la contratación externa de algún proceso o actividad.
Algunos ejemplos de recursos son:
• Recursos humanos (técnicos ambientales, gestores de residuos, auditores internos…).
• Conocimiento (tecnologías ambientales innovadoras…).
• Infraestructura (equipos de control de la contaminación, equipos de seguimiento
y medición como, por ejemplo, medidores de ruido, instalaciones para el almacenamiento de sustancias peligrosas, medios de protección contra incendios,
hardware, software y programas informáticos…).
• Recursos naturales (energía, agua, materias primas…).
• Tecnología (tecnologías avanzadas para el tratamiento de aguas residuales, de
emisiones atmosféricas, de residuos…).
• Recursos financieros.
• Procesos contratados externamente (pintado de piezas, ensamblaje de componentes, diseño, gestión de residuos, laboratorios externos para medición de
contaminantes en el agua o ruidos…).
104
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
7.2 Competencia
La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo
su control, que afecte a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir
sus requisitos legales y otros requisitos;
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, con base en su educación,
formación o experiencia apropiadas;
c) determinar las necesidades de formación asociadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental;
d) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria
y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las
personas empleadas actualmente, o la contratación o subcontratación de personas competentes.
La organización debe conservar información documentada apropiada, como evidencia
de la competencia.
En el apartado 3.3.1 de la norma se define competencia como la “capacidad para
aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos”:
la mejora continua del desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos
legales y otros requisitos y el logro de los objetivos. Por tanto, la organización debe
determinar los conocimientos y habilidades necesarias relacionadas con el sistema de
gestión ambiental.
Hay que tener en cuenta que el conocimiento requerido para un puesto de trabajo
puede ir desde ningún conocimiento, pasando por unos conocimientos específicos
en una materia (como puede ser conocimientos de la Norma ISO 14001 para un
auditor interno), hasta estudios de grado medio o superior.
En cuanto a las habilidades, generalmente se opta por requerir, si procede, experiencia para un puesto concreto con el objeto de garantizar que se han adquirido las
habilidades adecuadas para su desarrollo. En otras ocasiones, a través de formación
se adquieren las habilidades requeridas.
Cada organización determinará la competencia necesaria, aunque para determinados
puestos o trabajos puede ser imprescindible una acreditación de competencia específica. Es el caso, por ejemplo, de puestos que requieran la manipulación de gases
fluorados o la aplicación de determinados productos fitosanitarios.
105
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
¿Para qué puestos hay que definir la competencia?
Para cada puesto que afecte al desempeño ambiental de la organización o al cumplimiento legal se definirán requisitos de competencia necesarios para desempeñar
correctamente el trabajo asignado, incluyendo la educación (estudios), la formación,
las habilidades prácticas y la experiencia requeridas.
Los requisitos deben ser cumplidos tanto por el personal propio como por aquellas
personas que trabajan bajo el control de la organización, incluidas las contratadas y las
subcontratadas, siendo prioritario en el caso de las que realizan trabajos que pueden
causar impactos significativos en el medio ambiente o aquellas con responsabilidades
relevantes en el sistema. Por tanto, se definirán requisitos de competencia para:
• Personal propio de la organización: el apartado 5.3 requiere que la alta
dirección defina una serie de roles y responsabilidades con respecto al sistema
de gestión ambiental, y ahora se tendrán que definir esos conocimientos y
habilidades requeridas para esos puestos.
• Personal que trabaja bajo el control de la organización: es decir, aquellas
personas que están realizando actividades que tienen relación o pueden afectar a los aspectos ambientales identificados por la organización, pero que no
pertenecen a ella (contratistas o subcontratas). Por ejemplo: una empresa constructora que realiza obras civiles donde la actividad de movimiento de tierras
está subcontratada. El personal que maneje las máquinas estará relacionado con
los aspectos de emisiones de gases de combustión, consumo de combustible,
generación de tierras de excavación, etc. En una empresa de mensajería que
subcontrata determinados envíos, el personal que está bajo su control estará
relacionado con los aspectos de emisiones de gases de combustión, consumo
de combustible, generación de residuos por rotura de material durante los
envíos, etc.
Pueden ser muchas las opciones para documentar estos requisitos de competencia,
como, por ejemplo, perfiles de puesto basados en el organigrama funcional de la organización o manuales de funciones y responsabilidades. En la figura 7.2 se presenta
un ejemplo de descripción de competencia necesaria para el puesto de responsable
de almacén de una empresa de mantenimiento de instalaciones eléctricas.
106
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Puesto
Formación
Responsable de almacén
Estudios básicos (secundaria).
Curso de gestión de residuos (mínimo 4 horas).
Curso de buenas prácticas en el uso de materiales y energía.
Experiencia
1 año de experiencia como jefe de almacén o 3 años como
operario de almacén.
Figura 7.2. Ficha de perfil de puesto
Algunos ejemplos de funciones para los que se deberían definir requisitos de competencia son:
• Personas que identifican y evalúan los aspectos ambientales y los requisitos
legales y otros requisitos.
• Personal que realiza el mantenimiento de las instalaciones y de los equipos de
control de la contaminación.
• Operadores de depuradoras de vertidos.
• Personal que realiza analíticas de vertido.
• Gestores internos de residuos peligrosos.
• Personal del equipo de primera intervención en caso de accidente ambiental.
• Auditores internos.
• Responsable de la gestión ambiental.
Generalmente, en los perfiles o fichas de puestos se suelen incluir también las funciones y responsabilidades principales asignadas. En la figura 7.3 se muestra esquemáticamente el tipo de información que suele contener un perfil de puesto y que recoge
tanto funciones y responsabilidades como requisitos de competencia profesional para
desempeñarlo. El soporte o soportes a utilizar para determinar la competencia de los
puestos con funciones en el sistema de gestión puede ser de cualquier tipo: informes
o manuales de funciones, actas de reunión, aplicaciones informáticas, etc.
107
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
FICHA DEL PUESTO
Puesto: RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
N.º
Reporta a: DIRECCIÓN GENERAL
Capacitación para el puesto:
• Formación:
Licenciatura superior o similar.
Máster o curso postgrado en Medio Ambiente (mínimo 150 horas).
• Experiencia: 3 años en puesto similar.
• Habilidades: Trabajo en equipo. Comunicación. Liderazgo.
Funciones:
• Las indicadas en el Manual de medio ambiente.
• Tratamiento estadístico de datos de otros departamentos.
• Evaluación de aspectos ambientales e implantación del control operacional.
• Identificación, evaluación y comunicación de requisitos legales y otros requisitos.
• Detección de no conformidades, establecimiento de acciones correctivas y seguimiento de las mismas.
• Establecimiento y seguimiento de indicadores ambientales.
• Concienciación del personal en materia de medio ambiente.
• Comunicación interna y externa de información ambiental de su competencia.
• Informar y comunicar a dirección sobre el desempeño del sistema.
• Colaborar con la dirección en el análisis de contexto de la organización, determinación de riesgos y oportunidades y establecimiento de objetivos.
• Establecer y mantener el sistema de gestión documental.
Responsabilidades:
• Supervisión del sistema de gestión ambiental.
• Supervisión del proceso de gestión de residuos.
• Responsable de la coherencia y fiabilidad de la información ambiental comunicada.
Figura 7.3. Ejemplo de ficha de perfil de puesto
108
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
¿Cómo se pueden identificar las necesidades de formación?
Se trata de un proceso secuencial que consiste en:
• Asignación de roles y responsabilidades por parte de la alta dirección con respecto al sistema de gestión ambiental.
• Definición de la competencia necesaria para poder asumir y desarrollar de
manera eficiente estas responsabilidades.
• Determinación de las necesidades de formación que pueden surgir. Pueden
existir varias maneras para ello, por ejemplo:
– Comprobando si las personas que van a asumir esos roles y responsabilidades
disponen de la competencia necesaria definida.
– Revisando periódicamente la cualificación del personal, teniendo en cuenta
las demandas actuales y futuras de la organización, para determinar si son
adecuadas y, en el caso de que no lo fueran, identificar las necesidades formativas relacionadas con el sistema de gestión y con los aspectos ambientales.
– Durante las reuniones de revisión por la dirección, donde se identifiquen
necesidades de formación para el personal de la organización.
– Como una acción resultante del proceso de auditorías internas y externas.
– Mediante acciones para abordar los riesgos y oportunidades.
– Mediante la detección de no conformidades.
Muchas organizaciones incluyen las acciones formativas en un plan de formación en
el que figuran los cursos impartidos internos y externos, con las fechas de realización
y asistentes, sobre el que se realiza un seguimiento para verificar que los cursos se han
realizado y que las necesidades de formación detectadas han sido satisfechas. Otras
organizaciones las gestionan a través de fichas de acciones formativas o mediante
fichas de personal.
Algunos ejemplos de acciones formativas son:
• Charlas sobre buenas prácticas ambientales.
• Cursos sobre los requisitos del modelo de gestión recogido en la Norma UNEEN ISO 14001:2015.
• Realización de auditorías internas bajo la supervisión de un auditor cualificado.
• Acciones formativas sobre el sistema de gestión ambiental de la organización.
• Formación y sensibilización relacionadas con la correcta gestión de residuos.
109
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Cursos de legislación ambiental.
• Realización de la identificación y evaluación de aspectos ambientales, bajo la
supervisión de un responsable cualificado.
• Cursos de técnicas de auditoría.
• Participación en simulacros de emergencia ambiental.
• Cursos sobre manejo de extintores y BIES (bocas de incendio equipadas).
Cabe mencionar la importancia de impartir una formación ambiental general que
incluya contenidos básicos sobre el medio ambiente, buenas prácticas ambientales y
sobre el sistema de gestión ambiental de la organización, con el objetivo de que todas
las personas afectadas los conozcan y colaboren en la implantación, el mantenimiento
y la mejora del sistema.
Finalmente, se recomienda definir e impartir formación específica dirigida al personal
eventual subcontratado que va a realizar trabajos bajo el control de la organización;
dicha formación irá destinada a clarificar el modo en el que deben realizar las tareas
asignadas, de manera que no se produzcan impactos en el medio ambiente. Para estos
casos, las organizaciones optan por la impartición de charlas informativas sobre la
gestión de los aspectos ambientales o el funcionamiento de la instalación u organización, entrega de folletos, manuales de buenas prácticas u otra documentación,
reuniones informativas antes del inicio de la actividad subcontratada o del acceso a
las instalaciones.
Evaluación de la eficacia de las acciones formativas
La norma define en el apartado 3.4.6 eficacia como el “grado en el que se realizan
las actividades planificadas y se logran los resultados planificados”. Por tanto, cuando
se evalúe la eficacia de las acciones formativas se debería responder a dos preguntas:
¿se han llevado a cabo las acciones formativas planificadas?, y ¿han servido para
cumplir el objetivo previsto? Si el objetivo era adquirir una competencia necesaria
especificada en un perfil de puesto, la acción formativa se podrá evaluar como eficaz si se ha adquirido dicha competencia. Si, a pesar de haber realizado un curso o
desempeñado las tareas bajo la supervisión de un tutor, no se ha logrado alcanzar
el nivel de conocimiento requerido, se deben emprender otras acciones hasta lograr
la competencia necesaria.
Para evaluar la eficacia se pueden utilizar métodos cuantitativos o cualitativos. A continuación se indican algunos métodos que, a modo de ejemplo, se podrían utilizar:
• Pruebas de evaluación, como un examen donde se requiera una nota mínima
para considerar la prueba satisfactoria y, por tanto, eficaz la formación.
110
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• La obtención de un título necesario para ejercer un rol determinado. Ejemplo:
carné específico para transportar mercancías peligrosas.
• La evaluación por un responsable superior o persona con la competencia necesaria en la materia mediante la observación de los conocimientos y aptitudes
adquiridos por la persona formada.
La utilización de un método u otro dependerá del tipo de acción formativa y del
objetivo perseguido con su impartición. Las organizaciones deben dejar evidencia
del resultado de la evaluación, que puede ser a través de la obtención de un título, si
se ha superado una prueba de evaluación, o mediante el registro del resultado de la
evaluación en el plan de formación, una ficha de personal o ficha de acción formativa,
en la revisión por la dirección, a través de un informe específico de evaluación de
acciones formativas o mediante la utilización de cualquier otro documento.
Por último, hay que hacer mención a un error frecuente, que es considerar como
eficaz una acción formativa mediante la obtención de un certificado de asistencia a
dicha formación, ya que esto no implica necesariamente su aprovechamiento y, por
tanto, no es válido para evaluar la eficacia de la acción formativa.
Se debe conservar información documentada que evidencie la competencia de las
personas, como, por ejemplo, aquella que justifica su cualificación, la formación
recibida para solventar las necesidades formativas y su nivel de eficacia para adquirir
la competencia necesaria.
7.3 Toma de conciencia
La organización debe asegurarse de que las personas que realicen el trabajo bajo el
control de la organización tomen conciencia de:
a) la política ambiental;
b) los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo;
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los
beneficios de una mejora del desempeño ambiental;
d) las implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental,
incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización.
La organización debe fomentar la concienciación, motivación e implicación tanto
del personal propio como de aquellas personas que trabajan bajo el control de la
111
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
organización, incluidas las contratadas y las subcontratadas, en relación con su comportamiento ambiental.
Es prioritario que las personas que desarrollan trabajos que pueden causar impactos
significativos en el medio ambiente o aquellas con responsabilidades relevantes en
el sistema conozcan los aspectos ambientales significativos asociados a su trabajo y
los daños que estos causan, así como el modo en el que contribuyen a la mejora del
comportamiento ambiental de la organización.
Deben ser conscientes de la importancia de cumplir con los compromisos recogidos
en la política ambiental y de cómo su trabajo contribuye a la eficacia del sistema, a
la consecución de los objetivos y al cumplimiento de los requisitos legales y otros
requisitos, así como de que su comportamiento puede tener consecuencias negativas
en los resultados y en el comportamiento ambiental de la organización.
Algunos ejemplos de acciones dirigidas a la toma de conciencia son:
• Reuniones de formación y sensibilización.
• Comunicaciones internas sobre aspectos ambientales significativos e impactos
asociados y cómo se están gestionando.
• Comunicaciones internas sobre la evolución del desempeño ambiental, así como
del grado de consecución de los objetivos.
• Publicación de información sobre el grado de cumplimiento de objetivos, resultados de la evolución de los indicadores de desempeño ambiental y resultado
de la evaluación del cumplimiento legal.
112
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En esta versión de la norma, a diferencia de las anteriores, se le dedica un capítulo
independiente a la toma de conciencia. Se pretende así dar más protagonismo a
estos temas y reforzar el enfoque proactivo que se ha comentado en los apartados
introductorios, así como contribuir a la implementación del concepto de desarrollo
sostenible. En este sentido, se pueden emprender otro tipo de acciones encaminadas
a fomentar la concienciación a través de la participación activa del personal propio
en el sistema de gestión ambiental. Para ello, se pueden poner en marcha concursos
de ideas relacionados con mejoras ambientales en la organización, participar en el
establecimiento de objetivos ambientales o mejoras en las prácticas ambientales e
instalaciones.
7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para
las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental,
que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar.
Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:
– tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
– asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente con la
información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.
La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de
gestión ambiental.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus
comunicaciones, según corresponda.
La organización debe definir, implantar y mantener los procesos necesarios para
gestionar las comunicaciones internas y externas relevantes para el sistema de gestión ambiental, lo que implica determinar los contenidos, la periodicidad, las partes
113
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
interesadas a quienes van dirigidas, los canales o medios de comunicación y las
personas responsables de la gestión.
Cuando se diseñan los procesos de comunicación, debe tenerse en cuenta si existen
requisitos legales de aplicación que obliguen a la organización a reportar información
a alguna Administración pública o ente regulador, y las necesidades y expectativas
de las partes interesadas relacionadas con la comunicación de información ambiental
(véase el apartado 4.2).
La tabla 7.1 muestra un ejemplo simplificado del resultado de la identificación.
Tabla 7.1. Ejemplo de identificación de comunicaciones
dirigidas a distintas partes interesadas
Partes interesadas
Personal de la
organización.
Comunicaciones
• Informes periódicos sobre el grado de cumplimiento
de objetivos, evolución de los indicadores de
desempeño ambiental y resultado de la evaluación del
cumplimiento legal.
Proveedores/contratistas. • Información sobre requisitos ambientales de aplicación.
• Información relevante sobre los impactos potenciales
asociados al transporte, la entrega, el uso, el
tratamiento y la disposición final de productos o
servicios, que les sea de aplicación.
Inversores/accionistas.
• Memoria anual de resultados, incluyendo un
apartado relativo al comportamiento ambiental de la
organización.
Clientes y usuarios.
• Información periódica sobre el comportamiento
ambiental de la organización (página web).
• Información relevante sobre los impactos potenciales
asociados al transporte, la entrega, el uso, el
tratamiento y la disposición final de productos o
servicios, que les sea de aplicación.
Administraciones
Públicas y entes
reguladores.
• Informes trimestrales y anuales con los resultados del
plan de vigilancia incluido en la Autorización Ambiental
Integrada.
• Información requerida por la Administración
relacionada con la adhesión a acuerdos voluntarios
propuestos a la organización.
(continúa)
114
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Partes interesadas
Comunicaciones
Vecinos.
• Jornada de puertas abiertas.
• Información periódica sobre el comportamiento
ambiental de la organización (página web).
ONG/grupos de
presión.
• Información periódica sobre el comportamiento
ambiental de la organización (página web).
Así mismo, deben considerarse las comunicaciones mínimas requeridas por el modelo
de sistema de gestión ambiental descritas en distintos capítulos de la Norma UNEEN ISO 14001:
• La alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión ambiental
eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental (véase el
apartado 5.1).
• La alta dirección debe asegurarse de que se comuniquen dentro de la organización la política ambiental (véase el apartado 5.2), y las responsabilidades y
autoridades para los roles pertinentes (véase el apartado 5.3).
• La organización debe comunicar:
– Entre los diferentes niveles y funciones de la organización, sus aspectos ambientales significativos (véase el apartado 6.1.2) y sus objetivos ambientales
(véase el apartado 6.2.1), según corresponda.
– A los proveedores externos, incluidos los contratistas, sus requisitos ambientales pertinentes (véase el apartado 8.1).
– Externa e internamente, la información pertinente a su desempeño ambiental,
según esté identificado en sus procesos de comunicación y como se exija en
sus requisitos legales y otros requisitos (véase el apartado 9.1).
• La organización debe considerar la necesidad de suministrar información acerca
de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al fin de la vida útil y la disposición
final de sus productos o servicios (véase el apartado 8.1).
• La organización debe asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente (véase el apartado 9.2.2).
Una vez establecidos los procesos de comunicación, es esencial asegurar la exactitud,
veracidad y fiabilidad de la información que se comunica, y que esta sea la apropiada, no excluyendo información relevante para las partes interesadas. Para ello, la
115
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
organización debe asegurarse de que la información suministrada es correcta y se
encuentra actualizada.
Es importante señalar que la organización está obligada a responder a las comunicaciones relevantes sobre su sistema de gestión ambiental, entre las que se incluyen
las peticiones de información y las quejas o las denuncias procedentes de las partes
interesadas.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus
comunicaciones.
7.4.2 Comunicación interna
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los
cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda;
b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas
que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora
continua.
La comunicación interna puede realizarse en varias direcciones:
• Comunicación descendente: desde los niveles organizativos más altos al resto
de niveles de la organización. Algunos ejemplos son: reuniones con la dirección,
publicaciones internas en la intranet, tablones informativos, boletines, reuniones
de formación y sensibilización, etc.
• Comunicación ascendente: desde cualquier nivel de la organización hasta la
alta dirección. Algunos ejemplos son: dirección electrónica para el envío de
sugerencias, reuniones de formación y sensibilización, etc.
• Comunicación horizontal: entre las diferentes áreas. Por ejemplo: reuniones
de grupos de mejora, etc.
Estos canales sirven para transmitir la información necesaria entre los diversos niveles y funciones de la organización, como la política y los objetivos ambientales,
los aspectos ambientales significativos, los resultados de desempeño ambiental de la
organización y los posibles cambios en el sistema de gestión ambiental.
También deben permitir, tanto al personal propio como a aquellas personas que trabajan bajo el control de la organización, incluidas las contratadas y las subcontratadas,
116
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
contribuir a la mejora continua del comportamiento ambiental de la organización,
mediante la presentación de propuestas para mejorar la eficacia del sistema de gestión
ambiental.
Como se ha comentado en capítulos anteriores, para la comunicación con proveedores, contratas y subcontratas suelen utilizarse otros métodos, como por ejemplo:
• Guías o manuales de buenas prácticas.
• Especificaciones de compra o cláusulas ambientales en los contratos o pliegos
de contratación.
• Reuniones informativas.
7.4.3 Comunicación externa
La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de
gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
La organización debe comunicar información pertinente al sistema de gestión ambiental, según lo establecido en los procesos de comunicación, teniendo en cuenta
los requisitos legales y otros requisitos de aplicación, como los procedentes de necesidades y expectativas de las partes interesadas y aquellos requeridos por la Norma
UNE-EN ISO 14001:2015, tal y como se ha mencionado anteriormente.
Se produce aquí un cambio importante en esta versión de la norma respecto a las anteriores, ya que comunicar información externamente se convierte en un requisito.
Las organizaciones se deben plantear qué información comunicar. Como se ha comentado con anterioridad, hay que tener en cuenta los requisitos legales de aplicación,
ya que pueden existir comunicaciones con administraciones públicas que se deban
realizar con carácter obligatorio como, por ejemplo, información sobre generación
de envases y residuos de envases, gestión de residuos, resultados de analíticas de
contaminantes de agua o información sobre emisiones, disposición final de residuo
una vez utilizado el producto, incidentes que impliquen vertidos al dominio público
hidráulico, y otros.
Si no existen obligaciones legales en cuanto a temas de comunicación, la organización deberá considerar qué información comunicar relacionada con el desempeño
ambiental de la organización. Parece lógico pensar que la decisión dependerá del tipo
de empresa, de su actividad e incidencia ambiental, e incluso de las necesidades y
expectativas de sus partes interesadas, así como de las acciones que puedan definirse
para abordar riesgos y oportunidades. Por ejemplo, a una empresa del sector eléctrico
117
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
puede interesarle comunicar información sobre las emisiones de CO 2 asociadas al
consumo de energía de los usuarios; a una empresa de mensajería, información sobre
el consumo de combustible durante los desplazamientos; a una empresa del sector
industrial, información sobre las emisiones atmosféricas o, a una empresa del sector de
la construcción, información sobre los residuos generados.
La Norma UNE-EN ISO 14063 Gestión ambiental. Comunicación ambiental. Directrices y ejemplos proporciona directrices para realizar una comunicación ambiental
planificada y propone distintas herramientas para ayudar a la organización a definir
una estrategia de comunicación. En la figura 7.4 se puede mostrar el flujo e interrelaciones de la comunicación ambiental:
ORGANIZACIÓN
Otros principios,
políticas y estrategias
Política ambiental
Política de comunicación ambiental (capítulo 4)
Partes
interesadas
Establecer
objetivos
Considerar
asuntos
relacionados
con los recursos
Identificar
a la partes
interesadas
Actividades de comunicación ambiental (capítulo 6)
Planificar
• Análisis de
situación.
• Fijar metas.
Grupos
objetivo
• Identificar al
grupo objetivo.
• Definir alcance
gráfico.
• Identificar
información.
Seleccionar
enfoques
y
herramientas
Llevar a cabo
• Definir
responsabilidades
y la participación
activa.
• Recopilar y
evaluar datos.
Evaluar
• Realizar
actividades de
comunicación
ambiental.
• Seguimiento de
los elementos
de entrada de
las partes
interesadas.
• Registrar y
responder
a la retroalimentación.
• Planificar
actividades para
la comunicación
ambiental
ante crisis y
emergencias.
Principios de comunicación ambiental (capítulo 3)
Estrategia de comunicación ambiental (capítulo 5)
Llevar a cabo
la revisión
por la dirección
y la planificación
de las revisiones
Nota 1: Los títulos en negrita y numerados se refieren a los capítulos de esta norma internacional.
Nota 2: Las flechas punteadas indican la relación del sistema de comunicación ambiental con otros elementos de la organización; y las flechas continuas indican la interrelación dentro del
sistema de comunicación ambiental.
Nota 3: El sombreado indica el alcance del sistema de comunicación ambiental; el sombreado más oscuro indica la superposición del sistema de comunicación ambiental con la organización.
Fuente: Norma UNE-EN ISO 14063:2010.
Figura 7.4. Flujograma de la comunicación ambiental
118
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En esta norma se describen algunas técnicas, así como sus fortalezas y debilidades para
una comunicación escrita, por ejemplo, sitios web, informes ambientales o informes
de sostenibilidad, folletos y boletines, etiquetas o declaraciones de información del
producto o servicio, artículos en los medios, entrevistas, encuestas, etc.
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria
para la eficacia del sistema de gestión ambiental.
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de
una organización a otra, debido a:
– el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
– la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
– la complejidad de los procesos y sus interacciones, y
– la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización.
La organización debe desarrollar y mantener la información documentada requerida
por la norma y aquella que considere necesaria para asegurar la eficacia del sistema de
gestión ambiental y para aportar evidencias de su desempeño, teniendo total libertad
para determinar su extensión, formato y medios de soporte.
Cabe indicar que información documentada incluye los términos documentación,
documentos y registros, si bien para diferenciar la intención del término genérico
información documentada en la norma aparecen las frases:
• “Mantener información documentada” para aludir a documentación distinta
de los registros, es decir, a los documentos del sistema donde se describe cómo
llevar a cabo la actividad.
• “Conservar información documentada como evidencia de…” para referirse a
los registros, como evidencia objetiva de que se ha llevado a cabo la actividad
conforme a lo descrito en los documentos.
Se relaciona a continuación la información documentada mínima (documentos)
requerida por el modelo de sistema de gestión ambiental que la organización debe
mantener, según se cita en distintos capítulos de la norma:
• El alcance del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.3).
119
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• La política ambiental (véase el apartado 5.2).
• Los riesgos y oportunidades que es necesario abordar (véase el apartado 6.1.1).
• Los procesos necesarios especificados desde el apartado 6.1.1 al apartado 6.1.4,
en la medida necesaria para tener confianza de que se llevan a cabo de la manera
planificada (véase el apartado 6.1.1).
• Sus aspectos ambientales e impactos ambientales asociados, sus aspectos ambientales significativos y los criterios usados para determinarlos (véase el apartado 6.1.2).
• Sus requisitos legales y otros requisitos (véase el apartado 6.1.3).
• La información documentada que la organización determina como necesaria
para la eficacia del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 7.5.1).
• La información necesaria para tener la confianza en que los procesos se han
llevado a cabo según lo planificado en el control operacional (véase el apartado 8.1).
• La información necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a
cabo de la manera planificada en la preparación y respuesta ante emergencias
(véase el apartado 8.2).
Se relaciona a continuación la información documentada mínima (registros) requerida por el modelo de sistema de gestión ambiental que la organización debe conservar,
según se cita en distintos capítulos de la norma:
• Información sobre los objetivos ambientales (véase el apartado 6.2.1).
• Información apropiada, como evidencia de la competencia (véase el apartado 7.2).
• Información como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda (véase
el apartado 7.4.1).
• Información apropiada, como evidencia de los resultados del seguimiento, la
medición, el análisis y la evaluación (véase el apartado 9.1.1).
• Información como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento (véase el apartado 9.1.2).
• Información como evidencia de la implementación del programa de auditoría
y de los resultados de esta (véase el apartado 9.2.2).
• Información como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección
(véase el apartado 9.3).
120
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Información como evidencia de la naturaleza de las no conformidades, de cualquier acción tomada posteriormente y de los resultados de cualquier acción
correctiva (véase el apartado 10.2).
La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, puede provenir de cualquier fuente y hacer referencia al sistema de gestión ambiental (incluidos
los procesos relacionados), a la información generada para que la organización opere
(documentación) y a las evidencias de los resultados alcanzados (registros).
En la norma no se establece que la organización deba disponer de un manual
de gestión o de un mínimo de procedimientos documentados para desarrollar las
actividades de gestión ambiental, si bien, en la medida en que lo estime necesario, puede
documentar los procesos y las formas de actuar, pudiendo utilizar cualquier soporte.
En la norma se define proceso como un “conjunto de actividades interrelacionadas
o que interactúan, que transforman entradas en salidas” (véase el apartado 3.3.5),
si bien en la nota 1 se especifica que un proceso puede estar documentado o no. Por
tanto, algunos ejemplos de soportes de información documentada que describen
procesos o proporcionan evidencia de resultados o actividades realizadas son:
• Impreso (manuales, guías, procedimientos, instrucciones, etc.).
• Medios audiovisuales (fotografía, vídeo, CD,
DVD, etc.).
• Soporte informático o electrónico (programas,
aplicaciones informáticas, archivos de texto, bases
de datos, hojas de cálculo, imágenes, etc.).
Es importante tener en cuenta que la extensión de la información documentada
puede diferir de una organización a otra dependiendo de factores como el tamaño
de la organización, el número de emplazamientos a los que afecta el sistema, la naturaleza de sus actividades, productos y servicios, la formación y la concienciación
de las personas.
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse
de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de
referencia);
121
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de
soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
Como se ha comentado anteriormente, la información documentada puede hacer
referencia a tres tipos:
• El sistema de gestión ambiental, incluidos los procesos relacionados: de
manera frecuente, se suele encontrar una descripción de estos elementos en el
manual, donde se explica qué hace la organización para cumplir con la norma
(o normas, en el caso de que esté integrado con otros sistemas de gestión),
incluye referencias al resto de documentos que forman el sistema de gestión y,
normalmente, sigue el orden de la norma de referencia, indicando qué se hace
para dar respuesta a cada requisito, sin entrar en detalles. El manual sirve en
ocasiones como un modo de presentación de la empresa, por lo que se suele
redactar utilizando un lenguaje sencillo e incluso incorporando croquis o fotos.
Manual
Procedimientos
Registros
• La información generada por la organización para que opere (documentación): en esta ocasión se suelen utilizar procedimientos para describir los procesos. Un procedimiento, con independencia del tipo de formato seleccionado,
debe dar respuesta a: qué se hace, quién lo hace, cómo se hace (incluyendo
criterios de aceptación), cuándo se hace y qué registros se generan. El nivel
de detalle del procedimiento debe ser adecuado a la actividad descrita y a la
cualificación de las personas que deben conocerlo y aplicarlo.
• La evidencia de los resultados alcanzados (registros): como se ha comentado anteriormente, los registros proporcionan evidencia de las actividades
desarrolladas o presentan resultados obtenidos. En la tabla 7.2 se pueden ver
122
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
las características y diferencias entre un documento que define el sistema de
gestión y un registro.
Tabla 7.2. Diferencias entre documento y registro
DOCUMENTO
REGISTRO
Contiene información necesaria
de cómo llevar a cabo la actividad
(procedimientos o datos).
Cambian con el tiempo
(requieren edición).
Recogen el resultado de una actividad.
vs.
No cambian con el tiempo
(requieren identificación y fecha).
Se archivan todos
(por un periodo determinado).
Se archiva un único ejemplar
(normalmente original).
Es importante no confundir los registros con los formatos. Estos últimos son un tipo
de documento que aparece habitualmente como anexo en otros documentos, contiene
los campos a cumplimentar al realizar la actividad y, una vez cumplimentados, pasan
a ser registros. Se muestra un ejemplo en la figura 7.5.
Formato vs. Registro
Figura 7.5
Diferencia entre formato y registro
7.5.3 Control de la información documentada
La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta
Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad,
uso inadecuado, o pérdida de integridad).
123
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:
– distribución, acceso, recuperación y uso;
– almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
– control de cambios (por ejemplo, control de versión);
– conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como
necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe
determinar, según sea apropiado, y controlar.
NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información
documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.
Dentro de las disposiciones a tener en cuenta para controlar la información documentada se encuentra el modo en que esta se elabora, revisa y actualiza, indicando
el estado de revisión e identificando qué cambios se han producido entre la versión
anterior y la nueva.
También es importante el control de la información documentada de origen externo,
siendo conveniente definir las responsabilidades de archivo, de permisos y autorizaciones de carácter ambiental dada la relevancia de estos documentos; o de informes
externos como, por ejemplo, analíticas de vertidos, mediciones de emisiones atmosféricas, mediciones de ruido externo, manuales de funcionamiento o mantenimiento de
maquinaria, fichas técnicas o información sobre productos necesarios para el proceso
productivo, etc.
Normalmente, una organización describe en un documento cómo realiza el control
de la información documentada, de manera que quede claro cuál es la versión vigente
del documento, quién lo ha aprobado, cómo se pone a disposición de los usuarios, así
como el modo de almacenamiento y preservación. En muchas ocasiones, se utilizan
aplicaciones informáticas para controlar la documentación y su distribución.
124
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
8 Operación
8.1 Planificación y control operacional
La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental y para implementar
las acciones determinadas en los apartados 6.1 y 6.2, mediante:
– el establecimiento de criterios de operación para los procesos;
– la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de
operación.
NOTA Los controles pueden incluir controles de ingeniería y procedimientos. Los controles se pueden implementar siguiendo una jerarquía (por ejemplo, de eliminación, de sustitución, administrativa) y se
pueden usar solos o combinados.
La organización debe controlar los cambios planificados y examinar las consecuencias
de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos,
cuando sea necesario.
La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de gestión
ambiental se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se va a aplicar a
estos procesos.
En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe:
a) establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus requisitos
ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del producto o servicio,
considerando cada etapa de su ciclo de vida;
b) determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y servicios,
según corresponda;
c) comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos
los contratistas;
d) considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el
uso, el tratamiento al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o
servicios.
La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo
planificado.
125
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Como se ha comentado en el capítulo 6, la sucesión de apartados 4.1-4.2 ➡ 6.1 ➡
8.1 ➡ 9.3 ➡ 10.3 constituye la columna vertebral sobre la que se asientan las bases de
esta nueva versión de la norma. Por tanto, el resultado que se obtenga de la aplicación
de lo establecido en el capítulo 6, va a servir como elemento de entrada para empezar
a comprender y aplicar los requisitos de este capítulo.
El principal objetivo del control operacional de los procesos es satisfacer los requisitos
del sistema de gestión ambiental alcanzando los resultados esperados. Por tanto, todas
las acciones dirigidas a controlar las operaciones productivas deben ir encaminadas,
como mínimo, a cumplir con los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la
organización, cumplir con los objetivos ambientales y mejorar de manera continua
el desempeño ambiental. En consecuencia, estas actuaciones ayudarán a reconducir
situaciones que se desvíen de estos resultados (véase la figura 8.1).
Valor
Tiempo
Pautas de control
operacional
Figura 8.1. Control operacional
Para definir pautas de control, se debe empezar por conocer muy bien cuáles son los
procesos productivos (o la prestación del servicio) y cómo se desarrollan, siempre
teniendo en cuenta los límites físicos y funcionales del sistema de gestión ambiental,
los factores del contexto y las necesidades y expectativas de las partes interesadas más
relevantes.
126
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Posteriormente, se aplicará lo indicado en el capítulo 6, es decir, se identificarán
los aspectos e impactos ambientales que se generan en los procesos desde la perspectiva de ciclo de vida, se determinarán los requisitos legales y otros, asociados a
dichos aspectos, y se planificarán las acciones necesarias para abordar los riesgos
y oportunidades que surjan de este análisis. De este plan de acción se va a derivar
un programa de objetivos ambientales, coherente con la política ambiental, y otra
serie de actuaciones que afectarán a los distintos elementos del sistema. Entre ellas,
van a surgir pautas y procedimientos para dirigir los procesos, en sus distintas etapas, para que los aspectos ambientales significativos que se generan puedan estar
controlados y para que aquellos que no lo son sigan por debajo de los niveles de
significancia. De esta manera, se asegurará que se cumplen los requisitos legales
asociados a esos aspectos, los requisitos adoptados voluntariamente y los objetivos de mejora acordados, minimizando a la vez las amenazas y aprovechando las
oportunidades.
Dado que la incorporación de la perspectiva de ciclo de vida ha supuesto uno de los
cambios más relevantes en el contenido y enfoque de la norma, se va a comentar
brevemente a continuación qué supone dicho enfoque.
La perspectiva del ciclo de vida
Tradicionalmente, las organizaciones que han implantado los requisitos de la Norma
14001 se han centrado en la identificación, control y mejora de los aspectos ambientales directos, fundamentalmente los asociados a su proceso e instalaciones productivas,
es decir, aspectos sobre los que se tenía plena capacidad de control.
Menos frecuente ha sido la identificación, control y mejora de aspectos ambientales
en etapas diferentes a las de fabricación, ya que muchas veces no están bajo un control
tan directo por parte de la organización. Esto es así porque se requiere la participación
activa de los agentes externos a la empresa que intervienen en etapas del ciclo de vida
del producto o servicio distintas a la etapa de producción (suministradores, usuarios,
gestores de residuos, etc.), sobre los que no se tiene pleno control.
La versión actual de la Norma UNE-EN ISO 14001 demanda de las organizaciones
una mayor implicación en la identificación de los aspectos e impactos ambientales de
sus actividades, productos y servicios, no solo de los que están bajo su control sino
también de aquellos sobre los que puede influir, comenzando por los productos y
servicios suministrados por los proveedores y contratistas, continuando por el diseño,
la distribución y el uso de los productos y finalizando con el tratamiento o disposición
final al término de su vida útil.
Se produce, por tanto, un nuevo cambio en el enfoque, pasando de una postura preventiva frente a la contaminación a una proactiva de protección del entorno.
127
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Es posible trabajar en mejorar el impacto ambiental teniendo en cuenta una perspectiva de ciclo de vida, en función del control o la influencia que tenga la organización.
La figura 8.2 muestra, a modo de ejemplo, algunas acciones asociadas al control
operacional desde una perspectiva del ciclo de vida:
• Adquisición de bienes y servicios: se pueden tomar decisiones para intervenir sobre los aspectos e impactos en esta etapa actuando sobre la selección
de materiales de bajo impacto ambiental, como en el caso de la sustitución de
materias primas peligrosas por no peligrosas.
También se podría considerar la adquisición de materiales de proveedores locales
que contribuyan a la creación de riqueza y empleo de la región. Por ejemplo,
una empresa que fabrique prendas de punto puede seleccionar proveedores de
fibras naturales de la región o país donde esté ubicada, reduciendo impactos
ambientales y costes asociados al transporte y generando un impacto positivo
a nivel local.
• Diseño: estas actuaciones deberían estar enfocadas a la función para la que ha
sido concebido el producto, mejorando su diseño desde su concepción, incluso
aportando nuevas soluciones a las necesidades del usuario. Algunos ejemplos
podrían ser reemplazar uno o varios componentes del producto por un sustituto
que cumpla la misma función (de esta forma se reduciría o eliminaría el uso
de determinadas piezas). También se podrían integrar dos o más funciones en
un solo producto, lo que implicaría optimizar el uso de recursos (materiales y
no materiales) para dotar de más funciones al producto. Un ejemplo claro se
tiene en los teléfonos móviles de última generación, que, además de la función
de telefonía para la que fueron concebidos, incluyen otras utilidades, como
la reproducción de música, la captura fotográfica y la grabación de vídeo, el
envío y recepción de correos electrónicos, el almacenamiento de archivos, etc.
Sin salir del ámbito tecnológico, el uso de las nuevas tecnologías (videoconferencia, por ejemplo) para la realización de reuniones internas, o con los clientes
y proveedores, permite eliminar desplazamientos en diversos medios de transporte, ejerciendo un impacto positivo para el medio ambiente (eliminación de
emisiones a la atmósfera, ausencia de consumo de combustibles, etc.).
Hay que tener en cuenta también que, mediante unos adecuados requisitos
en la etapa de diseño, se pueden reducir los impactos en etapas posteriores de
uso, mantenimiento o fin de vida útil; por ejemplo, en el caso del diseño de
un edificio, a través de la selección de equipamientos o distribuciones físicas
que minimicen los consumos de agua o energía en las etapas de construcción o
fabricación y uso. Otro ejemplo puede ser la reducción del tamaño o del peso
de los materiales o componentes de un producto.
128
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Adquisición de bienes y servicios
• Selección de materiales y componentes de bajo impacto ambiental.
• Selección de proveedores y contratistas en función de su comportamiento ambiental.
Diseño
• Diseño de productos menos impactantes para el medio ambiente a lo largo de su ciclo de vida.
Fabricación
• Aplicación de las mejores técnicas disponibles a los procesos productivos.
• Implantación de acciones para la mejora de la eficiencia energética y en el uso de materiales.
Distribución
• Actuaciones de optimización en la logística de distribución.
Uso
• Actuaciones para el aumento de la vida útil.
Final de la vida útil
• Selección de mejores alternativas para la gestión final.
Figura 8.2. Ejemplos de acciones asociadas al control operacional
desde la perspectiva del ciclo de vida
• Fabricación: en esta etapa del ciclo de vida, el agente que más capacidad de control tiene sobre los aspectos ambientales es el fabricante. El nivel de control es
inferior desde la perspectiva del responsable del diseño, aunque siempre puede
aplicarse alguna fórmula de actuación, siempre que sea viable; por ejemplo,
mantener el contacto con el fabricante para valorar si las actuaciones sobre el
diseño del producto van a ser compatibles con los procesos y técnicas que se
van a emplear en su fabricación.
129
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En función del proceso productivo y del resultado de la identificación y evaluación de aspectos ambientales, se puede valorar la implantación de diversas
acciones tales como eliminar alguna etapa del proceso (por ejemplo, eliminando
la necesidad de un tratamiento superficial de una determinada pieza), usar energías renovables (sustituyendo o sirviendo de complemento a los combustibles
fósiles), adquirir equipos con una mayor eficiencia energética o que no contengan sustancias nocivas, o fomentar la reutilización de determinados materiales
siempre que sea posible (por ejemplo, disolventes).
• Distribución: para actuar en esta etapa, se debe considerar el transporte del
producto acabado hasta el distribuidor o hasta el cliente o el usuario final,
que puede realizarse por medios propios o subcontratados, en cuyo caso la
organización considerará la necesidad de suministrar información a los transportistas para minimizar el impacto en esta etapa.
Las actuaciones en esta etapa incluyen medidas como: la selección del medio de
transporte, la organización de las rutas, el modo en que se dispone el producto
en el medio de transporte, las posibles incompatibilidades en el caso de transporte de productos peligrosos, el uso de embalajes que permitan el plegado o
el apilado, reduciendo así el volumen y optimizando el transporte, etc.
• Uso: en esta etapa, el principal agente, y el que tiene más capacidad de control,
es el cliente o el usuario del producto o del servicio. Alguna de las actuaciones
asociadas a esta etapa son las dirigidas a minimizar el consumo de recursos
naturales (agua, energía, combustibles) durante la vida útil del producto. La
organización considerará la necesidad de suministrar información a los usuarios
para minimizar el impacto en esta etapa, por ejemplo, a través de manuales de
uso, como es el caso de los productos relacionados con el uso de energía, o
indicando en las etiquetas el modo de aplicación de algunos barnices y pinturas.
• Fin de vida útil: en esta etapa, la organización considerará la necesidad de
suministrar información a los agentes que actúan al final de la vida útil del
producto para que esta se gestione de la manera más responsable desde el punto
de vista ambiental. Ejemplos de este tipo de comunicación son los manuales
de desensamblaje dirigidos a los recicladores, con información sobre el tipo de
materiales y su reciclabilidad, de modo que se facilite el desmontaje del producto
para separar de manera sencilla los distintos materiales y que estos, a su vez,
puedan reutilizarse, reciclarse o valorizarse, minimizándose los impactos que
se generan en el proceso.
130
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Control operacional
Para definir y planificar el control operacional de los procesos, la organización debe
determinar dónde y para qué se necesitan estos controles. Para ello, puede ser de
utilidad:
• Pensar en el método de control de los distintos procesos: a través de inspecciones visuales, controles automáticos, tomas de muestras periódicas, operaciones de mantenimiento, etc. Otro método puede ser mediante la selección
de criterios de aceptación y rechazo para los parámetros o características de cada
operación, fuera de los cuales los aspectos ambientales asociados, los requisitos
legales o los objetivos marcados estarían fuera de rango. Por ejemplo, la temperatura de funcionamiento de un horno influye directamente en los niveles de
NOx emitidos a la atmósfera o el tipo de vehículo utilizado para la distribución
o prestación del servicio influye en los niveles de consumo de combustible y
emisiones a la atmósfera.
• Definir manuales, procedimientos o instrucciones: en cualquier soporte
(papel, electrónico), donde se explique cómo realizar un correcto uso y mantenimiento de la maquinaria o equipo.
• Aplicar las mejores técnicas disponibles (MTD): siempre que sean económicamente viables. Estas tecnologías permiten que los procesos sean más eficientes
y generen menos impactos ambientales.
Se puede pensar en una organización que se dedica a fabricar muebles de madera.
Una vez definido su proceso productivo se puede ver que:
• El diseño de los muebles viene determinado por su casa matriz, por lo que, en
principio, no se tiene control sobre él.
• Las etapas comprendidas desde la recepción de la materia prima (madera) hasta
el embalaje del producto están bajo el control de la organización, a excepción de
parte de la etapa de barnizado, que está parcialmente externalizada. Esto es así
dado que la empresa no dispone de la maquinaria necesaria para la aplicación
de barnices y pinturas de determinadas piezas.
• Además del proveedor de la parte externalizada del barnizado, existen otros
proveedores de bienes y servicios (materias primas, servicios auxiliares, contratas
de mantenimiento, gestores de residuos, etc.).
• Finalmente, la empresa no tiene control directo sobre el transporte y distribución del producto (mueble de madera), ya que de ello se encarga otra unidad
de negocio de la casa matriz. Tampoco tiene, evidentemente, control directo
sobre su uso y destino al final de su vida útil.
En la figura 8.3 se describe de forma esquemática el proceso de fabricación de esta
empresa.
131
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Diseño
Almacenamiento
de materias primas
y auxiliares
Procesos auxiliares y
de mantenimiento
Recepción de
materia prima
Proveedor de
materia prima
Preparación de la madera
(aserrado, mecanizado en general)
Proveedor de
mantenimiento
de equipos e
instalaciones
Barnizado
Montaje
Embalaje
Proveedor
del proceso de
barnizado
Proveedor de
materias auxiliares
(embalajes,
productos químicos,
combustibles)
Almacenamiento
del producto final
Proveedor de
gestión de residuos
Transporte
Uso
Fin de la vida útil
Figura 8.3. Diagrama del proceso de fabricación de muebles
Teniendo en cuenta estas premisas, la tabla 8.1 muestra ejemplos de actuaciones
de control operacional aplicado a la parte del proceso de barnizado, que incluye la
aplicación de tintes, pinturas y barnices, y sobre el que la organización tiene pleno
control. Del total de aspectos ambientales asociados a esta etapa, se han incluido
únicamente dos: emisiones de compuestos orgánicos volátiles (COV) y vertidos de
aguas residuales industriales, ambos procedentes de las cabinas de pintura de cortina
de agua donde se pintan las piezas.
Más adelante se comprobará cómo también se puede realizar control operacional
sobre el proceso de barnizado que la empresa ha externalizado.
132
Tabla 8.1. Ejemplo de actuaciones de control operacional
aplicado al proceso de barnizado
Aspecto
Impacto
Emisiones de COV Contaminación
procedentes de las a la atmósfera
cabinas de pintura. (agotamiento
de la capa de
ozono, smog
fotoquímico).
Riesgos
(amenazas/oportunidades)
Amenazas:
• Incumplimiento
legal de límites de
emisión por incorrecta
operación.
• Incumplimiento
legal de límites de
emisión por incorrecto
mantenimiento
o ausencia de
mantenimiento del
equipo.
Planificación
de las horas de
funcionamiento de la
cabina en función de
las necesidades de
producción: por tipo
de pieza, por color de
la pintura, por tipo de
disolventes a emplear.
Valor límite de
emisión (VLE) en gases
residuales:
Realización de un
estudio de viabilidad
para reducir o eliminar
el uso de disolventes.
Realizar un
mantenimiento
preventivo de la cabina
según instrucciones del
fabricante.
Valor de referencia
Objetivo ambiental:
<80 mg C/Nm3.
• Cambio a equipo con
MTD.
correcta manipulación
del equipo.
Control de la cantidad
de disolventes, pinturas
y barnices.
Control de la
temperatura de
operación.
Uso de máquinas de
limpieza automáticas
para las herramientas
impregnadas con
productos que permitan
disminuir las emisiones
difusas de compuestos
orgánicos volátiles
(COV) y reutilizar el
disolvente de limpieza.
Evaluación del
desempeño (5)
Indicador (5)
Identificar las mejores
técnicas disponibles
en el pintado de
piezas de muebles de
madera aumentando la
eficacia de transferencia
(sustitución de sistema
de aplicación a pistolas
HVLP (2) o mixtas).
Identificar las
• Reducción del consumo necesidades formativas
de disolventes por
del personal que opera
debajo de las 15 t/
en las cabinas de
año para flexibilizar
pintura.
las obligaciones de
Comunicar las
cumplimiento legal (1). instrucciones para la
• Cambio a pinturas
con menor o nulo
contenido en
disolventes.
Control operacional
100 mg C/Nm3 (para
actividades
de recubrimiento y
secado llevados a
cabo en condiciones
confinadas) (3).
Valores de emisión
difusa: 25% de entrada
de disolventes (3).
Mediciones de COV
reglamentarias.
Autocontrol de
emisiones de COV
mensual.
Inspecciones visuales
semanales de correcto
mantenimiento de
equipos y herramientas
de trabajo.
Cumplimentación de
hoja de control de la
cantidad de disolventes,
pinturas y barnices.
Análisis trimestral de las
desviaciones detectadas
en la operación de la
cabina.
Análisis de las
desviaciones detectadas
en auditoría interna.
Formación y evaluación
de la competencia de
los operarios.
(continúa)
AENOR autoriza el uso interno de este documento a SANCHEZ MANDUJANO, RENE
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
133
Oportunidades:
Plan de acción
Vertidos de
aguas residuales
industriales
procedente de las
cabinas de pintura
de cortina de agua.
Impacto
Contaminación
del medio
hídrico
(eutrofización,
afectación a
los lechos de
ríos, embalses;
afectación a
flora y fauna
acuática).
Riesgos
(amenazas/oportunidades)
Amenazas:
• Incumplimiento de
límites de vertido por
mal funcionamiento
del equipo.
• Corte de suministro
de agua y parada de
proceso.
Oportunidad:
• Sustitución de cabina
de pintura con cortina
de agua por cabina
seca (MTD).
Plan de acción
Analizar el cambio
de pintura/barnices/
disolventes por otros
con componentes
químicos menos
nocivos.
Análisis de viabilidad
para valorar
vertido/gestión como
residuo/cambio a
cabina seca.
Estudio para la
optimización de los
cambios de agua
residual generada.
Control operacional
Planificación
de las horas de
funcionamiento
de la cabina en función
de las necesidades de
producción: por tipo
de pieza, por color
de la pintura, por tipo
de disolventes
a emplear .
Control del volumen de
la balsa, temperatura
de operación y
frecuencia de
renovación del aire
dentro de la cabina.
134
Estudio para la
optimización del sistema Cumplimiento de
las instrucciones del
de depuración de
fabricante de pistolas
aguas.
para la aplicación
Estudio de viabilidad
óptima de la pintura.
para la instalación de
Formación y evaluación
almacenamiento de
de la competencia de
reserva de agua para
los operarios.
proceso.
(1)
Evaluación del
desempeño (5)
Indicador (5)
(4) Límites
legales:
pH: 5,5-9.
Conductividad
(microS/cm): 3.000.
SS (mg/L): 500.
DQO (mg/L): 1.000
DBO5 (mg/L): 500.
Toxicidad (U.T.): 15.
Fósforo total (mg/L): 15.
Temperatura oC de
operación según
fabricante.
Volumen de agua
residual de la balsa
<50 litros.
Toma de muestra y
analítica de vertido
reglamentaria.
Autocontroles
semestrales del vertido.
Inspecciones visuales
diarias de nivel de
balsa.
Cumplimentación
de hoja de control
de cantidades de
disolventes, pinturas y
barnices.
Análisis trimestral de
desviaciones detectadas
en la operación de la
cabina.
Análisis de desviaciones
detectadas en auditoría
interna.
Según RD 117/2003 sobre limitación de uso de disolventes.
(2)
High volume low presure (gran volumen/baja presión).
(3)
Para un consumo entre 15-20 t/año de disolventes.
(4)
Valores imaginarios de Ordenanza municipal.
(5)
Véase el capítulo 9 Evaluación del desempeño.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Aspecto
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Control sobre los procesos externalizados
El conocimiento de los procesos necesarios para fabricar un producto o prestar un servicio pasa por determinar qué procesos, además de los propios, se tienen contratados
externamente, y cuáles están dentro del alcance del sistema de gestión ambiental.
Según la norma, contratar externamente es “establecer un acuerdo mediante el cual
una organización externa realiza parte de una función o proceso de una organización”.
Además, un proceso contratado externamente cumple las siguientes premisas:
• Está dentro del alcance del sistema de gestión ambiental e integrado en el funcionamiento de la organización.
• Es necesario para que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos.
• La responsabilidad del cumplimiento de los requisitos legales es de la organización que lo contrata.
En cualquier caso, tanto si el proceso es propio como si está contratado externamente,
la organización debe considerar cómo estos proveedores y contratas pueden afectar
a la capacidad para gestionar los aspectos ambientales y a la capacidad para cumplir
con los requisitos legales y objetivos de mejora; es decir, cómo el comportamiento
ambiental de los proveedores y contratas puede afectar a la capacidad para alcanzar
los resultados esperados del sistema de gestión.
La capacidad de la organización para ejercer control o influencia sobre los procesos
contratados es variable. Se podrían encontrar diferentes casos:
• Control directo: por ejemplo, exigencia de cumplimiento de los requisitos definidos específicamente para el proceso o realización de auditorías al proveedor.
• Control limitado: por ejemplo, requerimiento de información sobre procedimientos de trabajo, sobre el control de la gestión de los residuos peligrosos,
sobre el control de las emisiones de los transportes utilizados (mantenimientos,
inspecciones técnicas de vehículos, etc.).
• Ausencia de control o influencia: por ejemplo, en el caso de que el proveedor
sea la única opción (bien por ausencia de opciones, o bien por imposición).
Siguiendo con el ejemplo anterior de la empresa de muebles, las funciones asignadas
dentro del sistema de gestión ambiental deberían definir qué tipo de control quieren
ejercer sobre el proveedor del proceso externalizado (pintura de piezas), para lo que
habría que decidir:
• Si se van a exigir los mismos requisitos de cumplimiento que para el proceso
que se realiza en fábrica (a nivel de cumplimiento legal o de cumplimiento de
objetivos de mejora).
135
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Si se requieren evidencias de formación en buenas prácticas ambientales para
el personal implicado en el proceso.
• Si es suficiente con evidenciar que el proveedor dispone de un sistema de gestión ambiental certificado.
• Cómo se van a comunicar los requisitos definidos (mediante la exigencia contractual, comunicación escrita, mediante la entrega de política ambiental y una
guía de buenas prácticas, etc.).
• Si se va a evaluar el cumplimiento de los requisitos comunicados mediante la
entrega de registros que evidencien dicho cumplimiento por parte del proveedor
o realizando auditorías periódicas a su proceso.
En cualquier caso, y aplicando la perspectiva de ciclo de vida, cuando se determine
el tipo y la extensión de los controles operacionales relacionados con proveedores
externos, incluidos los subcontratistas, la organización habrá de considerar siempre
el resultado obtenido en la evaluación de los aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados, los riesgos y oportunidades relacionados, y los requisitos legales
y otros requisitos de la organización.
Criterios ambientales en el proceso de compras
En línea con la perspectiva de ciclo de vida, el apartado 8.1 de la norma indica que
“la organización debe (…) determinar sus requisitos ambientales para la compra de
productos y servicios, según corresponda”. Además, debe “comunicar sus requisitos
ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas”. Por
tanto, y cuando sea razonablemente viable, la organización debe determinar los requisitos ambientales para la compra de productos y servicios. Se debe intentar realizar
esta labor de manera eficaz, pero sin poner en riesgo ni el suministro de materias
primas o componentes ni la propia viabilidad empresarial. Como ya se ha comentado
a lo largo de esta guía, los redactores nunca han pretendido que las empresas realicen
análisis de ciclo de vida de sus productos o servicios. Esto sería absolutamente inviable
para la inmensa mayoría de las empresas, debido a los costes económicos que podrían
representar, y por las dificultades técnicas consiguientes.
Tal y como se ha visto en el apartado anterior, es importante definir el grado de control y de influencia que se puede ejercer sobre las empresas que suministran bienes y
servicios. Es en esta etapa donde se podrán definir cuáles son los requisitos ambientales que se van a exigir, cómo se van a comunicar y cómo se van a verificar que se
cumplen. El fin último que persigue este requisito es conseguir que se cumplan los
resultados esperados del sistema de gestión ambiental.
El personal implicado en los procesos de compras desempeña un papel importante y
puede contribuir positivamente en el cumplimiento del requisito. Para ello, hay que
136
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
identificar sus necesidades de formación, de manera que puedan decidir qué criterios
medioambientales, cuándo y en qué medida, se introducen en el proceso de compras.
Es fundamental que los criterios estén alineados con los compromisos establecidos
en la política ambiental aprobada por la alta dirección, especialmente si alguno de los
compromisos adquiridos está relacionado con algún problema ambiental específico
como, por ejemplo, el cambio climático. En este caso, se podría definir como criterio
en la adquisición de equipos de climatización que utilicen como fluido refrigerante
sustancias con menor potencial de contribución al calentamiento global.
Cuando las organizaciones establecen políticas de compra ecológica y las hacen públicas para que los proveedores actuales y potenciales puedan tener en cuenta estos
requisitos, están comunicando a estos su compromiso de impulsar un buen comportamiento ambiental. De esta manera, la organización trata de influir en los elementos
“aguas arriba-aguas abajo” de la cadena de suministro, especialmente en empresas
que todavía no han entrado en esta política de gestión ambiental y de protección del
medio ambiente. Este es uno de los requisitos donde los expertos que han redactado
esta versión de la norma han considerado la utilidad de la perspectiva del ciclo de vida
como acicate para que las empresas que implantan el sistema de gestión ambiental
ejerzan esta función de tracción en la cadena de valor, más allá de la mejora de la
gestión ambiental de sus propias instalaciones.
Algunas recomendaciones para identificar requisitos ambientales aplicables a los procesos de compras podrían ser los siguientes:
• En el caso de empresas con una alta variedad de productos, comenzar por uno,
o una pequeña gama, en los que el impacto ambiental sea notorio, o también
por aquellos en los que se pueda disponer fácilmente de alternativas más ecológicas y económicas (papel y tóner reciclados, equipos eléctricos de alta eficiencia
energética, etc.).
• También se pueden seleccionar productos o servicios cuyos aspectos e impactos
estén asociados a problemas ambientales sensibles para los consumidores. Para
ello, será útil el análisis del contexto (véase el capítulo 4).
• Investigar sobre la disponibilidad y coste de productos alternativos con menor
impacto ambiental.
En el caso de contratación de servicios, algunos ejemplos podrían ser:
• Para empresas de limpieza, se podrían definir requisitos contractuales del tipo:
– Uso de dosificadores para garantizar la utilización de cantidades adecuadas
de productos de limpieza.
– Requerir prácticas de reutilización de los productos y los envases, reciclado
o eliminación apropiada por parte del contratista.
137
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
– Exigir el cumplimiento de los requisitos de listas de sustancias prohibidas o
de uso restringido.
– Formación del personal del contratista sobre el impacto ambiental de su
trabajo y la política ambiental del propietario de los edificios en los que se
vaya a trabajar.
• En el caso de contratación de empresas suministradoras de mercancías, se podrían requerir las siguientes pautas de comportamiento:
– Entrega de producto en cantidades óptimas. Por ejemplo, a granel el impacto
se reduce en comparación al suministro de producto en pequeñas cantidades
y con mayor frecuencia, o planificación para determinar el número eficiente
de entregas semanales o mensuales.
– Planificación de entrega de mercancía fuera de hora punta, para evitar congestiones de tráfico.
– Priorización del transporte por superficie (carretera, ferrocarril, mar) sobre
el transporte aéreo, en principio, más contaminante.
– Promover que el proveedor se lleve de vuelta (y recicle o reutilice) cualquier
envase que venga con el producto (doble ventaja al centralizar el envasado
previo a la reutilización o reciclado y animar al proveedor a eliminar envases
innecesarios).
Cualquiera de los criterios que se requieran a los proveedores y contratas se comunicarán debidamente, asegurando que los responsables de estas empresas han recibido
la información y de que las pautas exigidas se cumplen en el suministro del material o
en la prestación del servicio. Al respecto, es habitual que estos requisitos se incluyan en
cláusulas contractuales o especificaciones de compra; también es posible comunicarlos
por escrito y solicitar un acuse de recibo de la documentación. Algunas empresas pueden llegar a realizar un seguimiento más específico, realizando auditorías de evaluación.
En el caso de grandes compañías multinacionales, los requisitos ambientales para ser
proveedor están accesibles en sus páginas web.
En resumen, el nivel de exigencia y el grado de evaluación del cumplimiento de los
requisitos comunicados a los proveedores y contratas deberá ser el necesario para asegurar
que dichos requisitos se cumplen y no hay comportamientos que puedan afectar a la
buena marcha del sistema de gestión ambiental. Hay que considerar que no tendría
sentido que el esfuerzo que se está realizando desde la organización se viera afectado
por un comportamiento ambiental deficiente de sus proveedores y contratistas. Esto
sería contraproducente para alcanzar la mejora del comportamiento ambiental de la
organización y podría afectar a su relación con las partes interesadas.
138
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Finalmente, no hay que olvidar las herramientas de soporte que la norma ofrece, y
que son imprescindibles para realizar un buen control operacional:
• Identificar y definir la estructura funcional implicada y necesaria para la implantación del control operacional (véase el apartado 7.1).
• Identificar necesidades de formación del personal que trabaje bajo el control
de la organización que sean necesarias para aplicar correctamente las pautas de
control operacional definidas (véase el apartado 7.2).
• Establecer las vías de comunicación necesarias para facilitar el acceso a la información por parte del personal que aplica el control operacional (véase el apartado 7.3).
Gestión del cambio en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015
La introducción de la gestión del cambio en la norma proviene de la adopción de la
estructura de alto nivel (HLS). Si bien en la Norma UNE-EN ISO 9001:2015 se
le ha dado cierta presencia, incorporando subapartados específicos (“planificación
de los cambios”, “cambios en los requisitos para los productos y los servicios”,
“cambios del diseño y desarrollo”…), en el caso de la UNE-EN ISO 14001:2015
la planificación y gestión de los cambios se ha incluido de manera transversal en el
texto, al igual que en la versión anterior de la norma.
El objeto de la planificación y gestión de los cambios es consecuencia directa de la
adopción del “pensamiento basado en el riesgo”. Esto es así dado que, tal y como
se ha visto en el capítulo 6, este enfoque va a permitir identificar amenazas y oportunidades relacionados con las necesidades y expectativas de las partes interesadas,
los aspectos ambientales sobre los que se tiene control e influencia, y los requisitos
legales asociados a dichos aspectos. De la implantación de las acciones para afrontar
las amenazas y potenciar y aprovechar las oportunidades se van a generar cambios
en el sistema de gestión ambiental que deberán estar planificados: cambios en pautas de control operacional, cambios en las necesidades de formación, cambios en
las directrices para la relación con las partes interesadas, cambios en el programa de
objetivos, cambios en la programación de las auditorías, y cambios en los requisitos
que se puedan exigir a los proveedores y contratistas. Es más, la organización debe
estar preparada no solo para los cambios que sea capaz de planificar, sino para aquellas
circunstancias cambiantes que se deriven de situaciones no previstas, incluidas aquellas
que supongan un escenario de emergencia con repercusión ambiental.
A lo largo del contenido de la norma se indica que hay que:
• Tener en cuenta los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados
cuando se determinen los aspectos ambientales.
139
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Comunicar los cambios en el sistema de gestión ambiental entre los distintos
niveles y funciones dentro de la organización.
• Establecer pautas de control operacional para los cambios que estén planificados, pero también para aquellos no previstos.
• Tener en cuenta los cambios que afectan a la organización cuando se defina el
programa de auditoría interna.
Finalmente, y muy importante, deben tenerse en cuenta, como elemento de entrada
para la revisión por la dirección (véase el apartado 9.3), los cambios en las cuestiones
pertinentes al sistema de gestión ambiental, las necesidades y expectativas de las
partes interesadas, los requisitos legales, los aspectos ambientales y los riesgos y
oportunidades. Así mismo, como conclusión derivada de la revisión por la dirección,
debe considerarse cualquier decisión relacionada con la necesidad de un cambio en el
sistema de gestión ambiental, incluidos cambios en los recursos.
Por tanto, y tal y como se indica en la propia norma (véase el anexo A) “la gestión
del cambio es importante para mantener un sistema de gestión ambiental que asegure que la organización puede lograr con regularidad los resultados previstos de su
sistema de gestión ambiental”.
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia identificadas en el apartado 6.1.1.
La organización debe:
a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o
mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia;
b) responder a situaciones de emergencia reales;
c) tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de
emergencia , apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto ambiental
potencial;
d) poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando
sea factible;
140
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
e) evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia
o de que se hayan realizado pruebas.
f) proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas
pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.
La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria
para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada.
En el capítulo 6 se ha visto que, a la hora de determinar los aspectos ambientales
asociados a sus actividades, productos y servicios, las organizaciones debían tener en
cuenta las situaciones de emergencia razonablemente previsibles.
Al igual que hay que establecer y planificar pautas de control operacional para los
aspectos ambientales que se dan en condiciones normales y anormales de funcionamiento de una instalación, para el caso de los aspectos asociados a estas situaciones
de emergencia (los tradicionalmente denominados aspectos potenciales) también hay
que definir unas pautas de actuación.
Por tanto, la organización debe tener identificados y evaluados los aspectos ambientales ligados a situaciones potenciales de emergencia, tal y como se establece en el
apartado 6.1.2, y establecer un proceso general de respuesta para cada uno de los
posibles escenarios de emergencia que representan un riesgo para el medio que rodea
al emplazamiento de la organización. Además de establecer mediante información
documentada los procedimientos de trabajo para identificar y tratar los posibles
escenarios, cuando ocurran, dicho proceso tendrá que cumplir con los requisitos del
sistema de gestión y con los requisitos legales en caso de que la organización esté
afectada por legislación sobre condiciones de emergencia.
Esto implica tener definido un plan de actuación, es decir, una planificación para el
control de las operaciones en situaciones de emergencia, en el que se contemplen las
acciones necesarias para:
• Prevenir que se produzcan situaciones de emergencia ambiental.
• Reducir al mínimo y mantener bajo control los aspectos ambientales (emisiones,
vertidos, residuos, consumos) asociados a estas situaciones, cuando aparezcan.
• Mitigar el impacto que se ha ejercido sobre el medio ambiente como consecuencia de estos sucesos.
141
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En la práctica, lo habitual es definir, dentro del sistema de gestión ambiental, procedimientos, instrucciones, fichas, ya sea en soporte papel o electrónico (videos, audios)
que contemplen las instrucciones a seguir en estos casos.
La tabla 8.3 muestra un ejemplo de actuaciones preventivas y correctivas relacionadas
con el vertido de gasóleo debido a la rotura accidental de un depósito.
Tabla 8.3. Ejemplo de actuaciones preventivas y correctivas
asociadas al vertido accidental de gasóleo
Situación de
emergencia
Rotura del
depósito de
combustible.
Aspectos
ambientales
Vertido
accidental
de gasóleo.
Actuaciones preventivas y correctivas
Actuaciones preventivas:
• Mantenimiento preventivo del depósito.
• Inspecciones reglamentarias por mantenedor
autorizado.
• Formación del personal de mantenimiento sobre el
procedimiento de actuación en caso de derrame
(procedimiento de emergencia).
• Disposición de materiales absorbentes y elementos
de contención (cubeto).
• Realización de pruebas periódicas de actuación
ante emergencias.
Actuaciones correctivas:
• Limpieza de la zona afectada.
• Gestión correcta de los residuos generados.
• Reposición de los materiales absorbentes.
Debido a la existencia de normativa relativa a protección contra incendios y a accidentes con alta repercusión ambiental en grandes instalaciones industriales, las organizaciones afectadas deben disponer de documentación reglamentaria que dé cumplimiento a
esta normativa. Si bien es cierto que estos documentos están enfocados fundamentalmente a la protección y salvaguarda de las vidas humanas, también serán de utilidad
para actuar frente a los aspectos e impactos ambientales que generan estas situaciones
de emergencia. Por tanto, se recomienda revisar estos documentos desde la perspectiva
ambiental para completarlos, en el caso de que sea necesario, con instrucciones más
dirigidas a la gestión desde el punto de vista ambiental de estas emergencias.
Otra fuente de información que puede ser útil para definir pautas de actuación son
las fichas de seguridad de los productos químicos que se utilizan en las distintas etapas del proceso de producción, tanto en el principal como en los procesos auxiliares.
Estas fichas dan una información interesante en cuanto al producto e instrucciones
142
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
para actuar frente a derrames o fugas, para su envasado y etiquetado, para almacenar
el producto en condiciones seguras e incluso información relativa al impacto que se
ejerce en el caso de su dispersión al medio.
En el caso de situaciones de emergencia generadas por mal funcionamiento de equipos, máquinas o instalaciones, también se puede acudir a los manuales de funcionamiento y a las instrucciones de los fabricantes. Incluso se puede mantener el contacto
con las asociaciones empresariales del sector al que pertenezca la organización e investigar sobre situaciones de emergencia que les hayan podido suceder a empresas similares, de forma que se pueda aprovechar su experiencia y las “lecciones aprendidas”.
Por otro lado, y como aplicación del enfoque preventivo, la norma indica que no se
debe esperar a que las situaciones de emergencia sucedan para poner a prueba las
actuaciones definidas para hacerles frente, sino que hay que realizar pruebas periódicas
para determinar si estas actuaciones son válidas y eficaces.
Tradicionalmente, las empresas han dado respuesta a este requisito realizando simulacros. Estos
simulacros deben estar planificados a lo largo del
tiempo y es deseable que se realicen para los escenarios que la organización ya ha identificado,
desde, por ejemplo, pequeños vertidos accidentales que no llegan a afectar al exterior del emplazamiento a grandes escenarios de emergencia
(incendios de depósitos de combustible o de
materias primas, grandes derrames por rotura
de depósitos que pueden llegar a cauces públicos,
pozos, etc.). Posteriormente, se debe definir cómo
tratar la situación de emergencia y con quién
contactar o a quién avisar (bomberos, protección
civil, policía…) en caso de accidente. También deberán establecerse los documentos necesarios para
indicar al personal responsable cómo gestionar,
por ejemplo, las aguas de vertido y los residuos
generados como consecuencia de la actuaciones
de contención.
Otra opción, no excluyente a la realización de simulacros, es la realización de pruebas
escritas para evaluar el conocimiento del personal implicado en las actuaciones frente
a emergencias. El análisis del resultado ayudará a detectar necesidades de formación
y a replantear las acciones que estaban previstas para hacer frente a estas situaciones.
Hay que recordar que la norma obliga a suministrar información y formación, según
corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan
bajo el control de la organización (proveedores y contratas).
143
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
El contenido mínimo deseable de un informe de conclusiones de un simulacro podría
ser el siguiente:
• Datos de la instalación.
• Fecha de realización.
• Relación con el plan de autoprotección, si existe.
• Duración del simulacro.
• Comportamiento del personal implicado.
• Capacidad de las vías de evacuación, disponibilidad de material y equipos de
actuación frente a emergencias.
• Incidentes no previstos.
• Conclusiones.
• Balance general del simulacro.
• Plan de acciones futuras.
Para comprobar si el simulacro ha sido eficaz o no, puede ayudar el utilizar listas de
comprobación para determinar:
• Qué instalaciones y equipos han sido afectados.
• Si se han cumplido o no los tiempos de evacuación.
• Si el personal implicado ha sabido actuar según las instrucciones suministradas.
• Si estaban disponibles los medios antiderrame, contraincendio, equipos de protección, etc.
Finalmente, indicar que para que las acciones planificadas frente a las emergencias
sean eficaces es absolutamente necesario identificar las funciones necesarias para
implantar dichas acciones, asignando la responsabilidad y autoridad para ello (véase
la figura 8.4).
144
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Tipo de escenario:
(identificación del escenario: incendio, explosión, inundación, rotura de tanque de almacenamiento, fugas de gases o
líquidos, accidente en instalación de depuración de aguas residuales, incendio en almacenamiento de residuos peligrosos…)
Descripción de la emergencia:
(descripción de la situación generada)
Nivel de gravedad:
(determinar el nivel de gravedad; se deberán definir los criterios)
Leve ❏
Grave ❏
Muy grave ❏
Crítico ❏
Nivel de afectación al medio ambiente:
(definir qué vectores ambientales se ven afectados por los aspectos ambientales generados y cómo es esta afectación; por
ejemplo, vertido de sustancias tóxicas a cauce público con afectación a flora y fauna)
Aspectos ambientales:
Impactos ambientales:
(identificación de los aspectos ambientales generados)
(identificación de los impactos ambientales asociados a los
aspectos)
Medidas preventivas existentes:
(descripción de los medios preventivos disponibles para actuar frente a esta situación, incluyendo recursos materiales,
documentación y responsables)
Acciones planificadas para la actuación frente a emergencias:
(descripción de los responsables implicados, de las actuaciones previstas, de cómo se aplican para controlar los aspectos
ambientales y qué resultados se esperan)
Gestión de los aspectos e impactos generados:
(control operacional de los aspectos e impactos ambientales generados durante y después de la situación)
Revisión y eficacia de las medidas preventivas y acciones planificadas:
(definir la periodicidad para realizar la revisión de las medidas preventivas implantadas y la efectividad de las acciones
planificadas en caso producirse la emergencia ambiental)
Figura 8.4. Ejemplo de ficha de actuación frente a emergencia
con repercusión ambiental
145
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
9 Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
El apartado 9.1 de la presente edición de la norma contiene los mismos requisitos
que los apartados 4.5.1 y 4.5.2 de la versión del 2004. En la norma se especifica que
la organización tiene que establecer un método sistemático para comprobar, medir,
analizar y evaluar su comportamiento (desempeño) ambiental en periodos de tiempo
definidos, que dependerán de los requisitos legales, de sus propias necesidades, del
sistema de gestión ambiental definido y de su relación con las partes interesadas con
las que interacciona.
9.1.1 Generalidades
La organización debe hacer seguimiento, medir, analizar y evaluar su desempeño
ambiental.
La organización debe determinar:
a) qué necesita seguimiento y medición;
b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según corresponda,
para asegurar resultados válidos;
c) los criterios contra los cuales la organización evaluará su desempeño ambiental,
y los indicadores apropiados;
d) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición;
e) cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición.
La organización debe asegurarse de que se usan y mantienen equipos de seguimiento
y medición calibrados o verificados, según corresponda.
La organización debe evaluar su desempeño ambiental y la eficacia del sistema de
gestión ambiental.
La organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente a
su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y
como se exija en sus requisitos legales y otros requisitos.
La organización debe conservar información documentada apropiada como evidencia
de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación.
146
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Las organizaciones determinarán, de acuerdo con los requisitos de su sistema de gestión establecido, qué parámetros necesitan medición y cuáles requieren seguimiento,
y con qué frecuencia realizarlo.
Los seguimientos se pueden realizar:
• De manera cualitativa: por ejemplo, se puede evaluar el grado de cumplimiento del plan de formación o del programa de auditorías de la organización.
• De manera cuantitativa, a través de mediciones: se desarrollará, más adelante,
un apartado específico de indicadores ambientales.
• Con metodologías mixtas: por ejemplo, sobre el proceso de gestión de residuos se puede realizar un seguimiento sobre algunos aspectos determinados en
el control operacional, como la correcta segregación, almacenamiento y gestión
de los mismos y, por otro lado, un seguimiento a través de las mediciones de
cantidades de residuos generados por tipología (toneladas de residuos de envases, toneladas de aceites usados, etc.).
Cuando se determine qué se debe medir o a qué se debe hacer seguimiento, además
del grado de alcance de los objetivos ambientales, la organización deberá tener en
cuenta sus aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos,
y los controles operacionales.
En la versión 2015 de la norma se introduce una novedad en este punto concreto: la
necesidad de utilizar indicadores de desempeño ambiental, que deben ser apropiados
para medir y comparar los resultados de dicho desempeño con los criterios establecidos para alcanzar los resultados previstos.
En consecuencia, hay que mencionar, y así lo indica la norma, que el sistema elegido
para realizar este seguimiento y medición deberá permitir a la organización elaborar
informes (o cualquier otro tipo de documento) sobre su desempeño ambiental, y
comunicar con precisión y fiabilidad a las partes interesadas, tanto internas como
externas, la información pertinente.
En las circunstancias actuales, en las empresas ya certificadas con sistemas de gestión
ambiental consolidados, la inclusión de indicadores no crea ningún problema adicional. De hecho, aunque no era un requisito explícito de las versiones anteriores de
la norma, la utilización de indicadores ambientales es una práctica habitual por parte
de todas las empresas, y no solo para comprobar el cumplimiento de los objetivos
ambientales, como se especifica en otro apartado de la norma (véase el apartado
6.2.2), sino también como método sistemático de control. Es muy importante aquí
que las organizaciones consideren la existencia de indicadores ambientales sectoriales
básicos. Por ejemplo, para el sector de la construcción, AENOR publicó la Guía de
indicadores ambientales en el sector de la construcción.
147
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Indicadores ambientales
Para ayudar a explicar la importancia del uso de indicadores ambientales en las organizaciones que implanten por primera vez un sistema de gestión ambiental, se va a
utilizar como referencia la Norma UNE-EN ISO 14031, que establece un proceso
llamado evaluación del desempeño ambiental (EDA). La metodología desarrollada
en esta norma permite medir, evaluar y comunicar el desempeño ambiental a través
de indicadores clave del desempeño (ICD), basados en información fiable y verificable. Estos indicadores ICD son conocidos habitualmente por sus siglas en inglés
KPI (key performance indicators).
Una organización debería seleccionar un número suficiente de indicadores relevantes
para evaluar su desempeño ambiental y que permitan la toma de decisión sobre la
mejora, tanto del sistema de gestión como del comportamiento de la organización
y de sus impactos.
La norma propone dos categorías generales de indicadores de la EDA (véase la figura 9.1):
• Los indicadores de condición ambiental (ICA): están relacionados con el contexto de la organización y proporcionan información sobre la condición ambiental
local, regional, nacional o global a lo largo del tiempo o por eventos específicos. Si
la dirección está interesada en la contribución de la organización a las condiciones
ambientales del contexto, puede utilizar indicadores ambientales investigados y
desarrollados por agencias gubernamentales, organizaciones no gubernamentales
e instituciones científicas y de investigación de prestigio. En la tabla 9.1 se muestran algunos ejemplos de este tipo de indicadores relacionados con condiciones
del contexto, como el aire, el agua, el suelo, la flora, la fauna, los seres humanos,
el paisaje, el patrimonio y la cultura.
• Los indicadores de desempeño ambiental (IDA): proporcionan información relacionada con la gestión de los aspectos ambientales significativos de la
organización y permiten demostrar los resultados de los programas de gestión
ambiental. A su vez, se pueden encontrar dos tipos de indicadores de desempeño ambiental:
– Aquellos asociados a los procesos de gestión, indicadores de desempeño de
gestión (IDG): proporcionan información sobre los esfuerzos de la dirección
para influenciar en el desempeño ambiental. En la tabla 9.2 se muestran ejemplos de estos indicadores por sí solos no proporcionan información sobre el
comportamiento de la organización, por lo que, en el marco de los sistemas
de gestión ambiental, deben incluirse también indicadores IDO.
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INDICADORES DE CONDICIÓN AMBIENTAL
(ICA)
ORGANIZACIÓN
CONDICIONES
AMBIENTALES
PARTES
INTERESADAS
PROCESOS DE GESTIÓN
INDICADORES DE DESEMPEÑO
DE GESTIÓN (IDG)
PROCESOS OPERACIONALES
INDICADORES DE DESEMPEÑO
ENTRADAS
OPERACIONAL (IDO)
(Suministros)
SALIDAS
(Entregas)
INDICADORES DE DESEMPEÑO AMBIENTAL (IDA)
IDA incluyen IDG e IDO
Leyenda:
flujos de información
flujos de entradas y salidas relacionadas con las operaciones de la organización
flujos de decisión
Fuente: Norma UNE-EN ISO 14031:2015.
Figura 9.1. Relación entre los indicadores de desempeño ambiental y la organización
Tabla 9.1. Ejemplo de indicadores de condición ambiental (ICA)
Elemento
Aire
Indicador de condición ambiental
Temperatura ambiente en ubicaciones a una distancia específica de
las instalaciones de la organización.
Frecuencia de eventos de smog fotoquímico en un área local
definida.
Niveles de opacidad del aire medidos a sotavento y barlovento de
las instalaciones de la organización.
Agua
Concentración de un contaminante específico en el agua
subterránea o superficial.
Variaciones en el nivel freático.
Temperatura del agua en una masa de agua superficial adyacente a
las instalaciones de la organización.
(continúa)
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Elemento
Suelo
Indicador de condición ambiental
Área restaurada en un área local definida.
Área pavimentada y área no fértil en un área local definida.
Flora
Rendimiento de las cosechas en los campos del área circundante, a
lo largo del tiempo.
Número y variedad de especies agrícolas en un área local definida.
Fauna
Niveles de ruido nocivos.
Población de una especie animal particular a una distancia definida
de las instalaciones de la organización.
Seres humanos
Tasa de crecimiento de la población en el área local o regional.
Niveles ponderados de ruido y molestias sonoras en el perímetro de
las instalaciones de la organización.
Paisajes,
patrimonio y
cultura
Integridad de la superficie de los edificios históricos en el área local
(por ejemplo, medición del efecto de las emisiones de aire en edificios
históricos).
Tabla 9.2. Ejemplos de indicadores de desempeño de gestión (IDG)
Ámbito
Indicador de desempeño de gestión
Gestión de
políticas y
programas
Beneficios y costes de gestión ambiental para la organización.
Cumplimiento
reglamentario
Tiempo en responder a incidentes ambientales.
Desempeño
financiero
correlacionado
con el
desempeño
ambiental
Costos (operacionales y de capital) asociados a aspectos ambientales
de un proceso o producto.
Relaciones con
la comunidad
Número de notas de prensa sobre el desempeño ambiental de la
organización.
Numero de sugerencias de mejora ambiental presentadas por los
empleados.
Frecuencia de ejercicios de respuesta realizados ante emergencias.
Ahorros conseguidos mediante reducciones en el uso de los recursos,
prevención de la contaminación o reciclaje de residuos.
Retorno de la inversión en proyectos de mejora ambiental.
Progresos en las actividades locales de mejora (por ejemplo, iniciativas
locales de limpieza o reciclaje).
Resultados favorables en las encuestas de la comunidad.
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– Aquellos asociados a los procesos operacionales, indicadores de desempeño
operacional (IDO): proporcionan información sobre el desempeño ambiental de las operaciones de la organización. Para facilitar la identificación se
pueden tener en cuenta los procesos de la organización, desde las entradas de
materiales o servicios, las actividades de producción, hasta las salidas, como
se muestra en la figura 9.2.
ENTRADAS
SALIDAS
• Materiales (componentes
y productos entrantes)
• Productos
• Energía
• Servicios
PROCESOS
OPERATIVOS
• Servicios
• Residuos
• Emisiones
SUMINISTRO
DISTRIBUCIÓN
Fuente: Norma UNE-EN ISO 14031:2015.
Figura 9.2. Proceso de la organización
En la tabla 9.3 se muestran algunos ejemplos de IDO en distintas fases del ciclo de
producción de la organización.
Tabla 9.3. Ejemplos de indicadores de desempeño operacional (IDO)
Ámbito
Entrada de
materiales
Indicador de desempeño operacional
Cantidad de materiales de embalaje desechados o reutilizados por
unidad de producto.
Cantidad de agua por unidad de producto.
Cantidad de materiales peligrosos utilizados en los procesos de
producción.
Entrada de
energía
Cantidad de energía consumida por servicio o cliente.
Entrada de
servicios de
apoyo a las
operaciones de
la organización
Cantidad de materiales peligrosos utilizados por proveedores de
servicios contratados.
Cantidad de energía consumida por año o por unidad de producto.
Cantidad o tipo de residuos producidos por proveedores de servicios
contratados.
(continúa)
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Ámbito
Indicador de desempeño operacional
Entrada:
instalaciones
físicas y
equipamientos
El porcentaje total de piezas de equipos con partes diseñadas para el
fácil desensamble, reciclaje y reutilización.
Suministros
de entrada
o salidas de
producto final
Consumo promedio de dióxido de carbono equivalente por unidad
de flota de vehículos.
Productos
Porcentaje del contenido reutilizable o reciclable de un producto.
Número de vehículos de la flota que cuentan con tecnología para
reducir la contaminación.
Porcentaje de reuniones de negocios que se lleva a cabo de forma
remota.
Vida útil del producto.
Porcentaje de productos con instrucciones sobre el uso y eliminación
ambientalmente seguro.
Servicios
prestados por la
organización
Consumo de recursos por unidad de servicio prestado.
Residuos
Cantidad de residuos por unidad (de producto, tiempo, mano de obra),
desglosada por tipo.
Cantidad de dióxido de carbono equivalente por unidad de servicio
prestado.
Cantidad de residuos peligrosos, reciclables o reutilizables producidos
por unidad, desglosada por tipo.
Emisiones
Cantidad de emisiones específicas por unidad de producto (SO2, NOx
y PM).
Cantidad de emisiones al aire con potencial de contribución al cambio
climático global (CO2, CH4, N2O, HFC, PFC y SF6).
Cantidad de ruido medido en un lugar exterior a la actividad.
Vertidos
Volumen de agua descargada por unidad de producto/servicio.
Cantidad de contaminantes vertidos al agua desglosados por tipo
(DBO5, DQO, sólidos en suspensión, etc.).
Una vez seleccionados los indicadores adecuados para hacer el seguimiento y medición del desempeño ambiental, la organización debe:
• Seleccionar los criterios contra los que evaluarlos, es decir, valores límite o valores
de referencia asociados a los indicadores. Como se puede ver en la figura 9.3, se
suelen utilizar para ello los límites legales establecidos, cuando son de aplicación
o valores determinados en función de datos históricos registrados.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
dBA
Vc = 56
55
Límite
legal
54
50
Ruido (dBA)
Consumo de agua medio/año (m3)
m3
49
60
57,1
57,5
56,3
56,7
(1)
(2)
55
46
46
45
50
1
2
3
4
Año
51,6
52,4
1
Vc = Valor de control
2
53
3
4
Año
(1) Punto de medida 1
(2) Punto de medida 2
Límite legal = 65 dBA
Figura 9.3.
Ejemplos gráficos de indicadores
• Definir la frecuencia en la que se realizará la medición, que dependerá del parámetro a medir, la actividad, los requisitos legales asociados o de los riesgos
asociados al aspecto ambiental. Por ejemplo, una organización puede decidir
hacer una medición de ruido por control operacional de manera anual; otra,
realizar un seguimiento de los datos de consumo de agua mensuales con objeto
de controlar que los parámetros se mantienen en valores habituales de consumo
en función de la actividad, ya que una desviación en estos parámetros podría
indicar la existencia de una fuga en la instalación de distribución. Por otra parte,
para realizar un seguimiento de parámetros de vertido, se podría optar por ajustar
los periodos de medición a las exigencias legales.
• Por último, es muy importante evaluar los resultados obtenidos. Para ello, se
debe definir quién, cómo, cuándo y dónde se van a reflejar los resultados de
dicho análisis. Se pueden emitir informes que recojan toda la información y
analizarlos en reuniones periódicas, reflejando los resultados en un acta de reunión o en cualquier otro formato. Las acciones emprendidas ante desviaciones
detectadas suelen documentarse como no conformidades y acciones correctivas
(véase el apartado 10.2).
Los resultados del seguimiento y la medición deberán ser analizados y evaluados por
la organización para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos, de los requisitos legales y otros requisitos, de los indicadores del desempeño (comportamiento)
ambiental fijados en el sistema y de las tendencias en los indicadores principales, con el
fin de establecer medidas que prevengan incumplimientos legales o del sistema y, en su
caso, para detectar no conformidades y establecer las acciones correctivas necesarias para
asegurar la corrección de desviaciones, el buen funcionamiento del sistema de gestión
ambiental y la mejora del comportamiento ambiental de la organización.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Finalmente, es importante recordar que existen otras metodologías diferentes a la
establecida en la Norma UNE-EN ISO 14031 para definir e implantar un sistema
de indicadores ambientales que igualmente pueden dar cumplimiento a lo requerido
por la Norma UNE-EN ISO 14001.
Equipos utilizados en el seguimiento y la medición
Las labores de medición se deben realizar con instrumentos calibrados o verificados,
según corresponda. En esta versión, al igual que en las anteriores de la norma, la
organización tendrá que demostrar la calibración/verificación de los equipos cuando
sea la propia organización quien realice las mediciones o analíticas de los diferentes
parámetros y ello sirva como evidencia del cumplimiento de los requisitos legales u
otros requisitos voluntarios. Si la verificación/calibración se realiza a través de entidades homologadas o acreditadas por la Administración o con laboratorios externos
(subcontratados), entonces será suficiente con la homologación o acreditación del
laboratorio para cada técnica utilizada.
Los equipos referidos, y que deben estar calibrados o verificados, son aquellos relacionados con las mediciones de indicadores de desempeño ambiental de la organización
y, especialmente, si están asociados a la medición de un parámetro con límite legal
asociado. Por ejemplo, en una autorización de vertido donde se establece un caudal
máximo, el contador debe estar calibrado o verificado, así como deben estarlo los
equipos utilizados para realizar las mediciones de los contaminantes del agua (medidores de pH, de conductividad, etc.). Cuando se utilicen reactivos para la medición
de parámetros de vertido, se debe asegurar que dichos reactivos no estén caducados.
Los equipos utilizados en las mediciones de emisiones (captadores de alto volumen,
sondas isocinéticas, sonómetros, etc.) también deben estar sometidos a calibración.
¿Calibración o verificación? ¿Qué diferencias existen?
Calibración y verificación no son términos equivalentes. La calibración es un conjunto
de operaciones que establecen, en unas condiciones especificadas, la relación entre
los valores de una magnitud indicados por un instrumento de medida o un sistema
de medida, los valores representados por una medida materializada o por un material
de referencia y los valores correspondientes de esa magnitud realizados por patrones.
Por otra parte, una verificación es una confirmación por examen y aporte de pruebas
tangibles que las exigencias especificadas han sido satisfechas.
En resumen y para simplificarlo, una verificación consiste en comparar el resultado
de la medición de un equipo con otro patrón que ha sido calibrado. Una calibración
requiere un cálculo asociado de las incertidumbres de las medidas.
Las organizaciones pueden optar por un método u otro en función de los parámetros
a medir y de las exigencias legales asociadas, ya que, en algunas ocasiones, como las
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
relacionadas con autorizaciones de vertidos o emisiones, se requiere que se realice
una calibración por laboratorio acreditado u homologado por la Administración.
Es habitual encontrar una sistemática donde se describa la tipología de identificación del
equipo, frecuencia y metodología de calibración/verificación e incertidumbre máxima
admisible. En caso de no cumplir con las especificaciones de calibración/verificación
requeridas para la medición, los resultados obtenidos no se podrán considerar fiables
y, por tanto, no servirán para demostrar el cumplimiento con el requisito especificado.
9.1.2 Evaluación del cumplimiento
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para
evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos.
La organización debe:
a) determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento;
b) evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que fueran necesarias;
c) mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de los
resultados de la evaluación del cumplimiento.
En relación con la evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos,
lo establecido en esta versión no difiere de lo que ya se exigía en versiones anteriores de la norma; es decir, se confirma la necesidad de disponer de un proceso para
evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. La organización
deberá determinar la frecuencia de la evaluación, emprender acciones en caso de
incumplimiento y ser consciente del estado en el que se encuentra en relación con el
cumplimiento de la legislación ambiental aplicable, así como con el cumplimiento de
otros requisitos voluntarios que se hayan identificado y adoptados como obligatorios.
En el apartado 6.1.3 se vio qué es un requisito legal y otros requisitos que voluntariamente la organización adopta, cómo acceder a ellos y cómo aplicarlos en la organización. En este capítulo se va a evaluar el cumplimiento de los requisitos de aplicación.
Las organizaciones suelen incluir en un mismo procedimiento el acceso y la identificación de los requisitos legales y su evaluación. Con este proceso, lo que se pretende es
que las organizaciones comprueben de manera periódica que continúan cumpliendo
con los requisitos que le son de aplicación. Por lo tanto, en el sistema de gestión
ambiental se tendrán que definir dos periodicidades distintas:
• Por un lado, la frecuencia con la que se accede a los requisitos legales que se
vieron en el apartado 6.1.3, es decir, cada cuánto tiempo se consultará si existen
novedades legislativas que se puedan aplicar a la organización.
155
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• Por otro lado, lo que requiere la norma en este apartado es determinar la
frecuencia con la que se evaluará el grado de cumplimiento con los requisitos
legales ya identificados.
En este último caso, se suele establecer un periodo variable, en función del requisito.
Así, por ejemplo, una empresa que genere residuos peligrosos puede fijar una periodicidad semestral para realizar una evaluación de requisitos legales de aplicación, ya que
existe un requisito de almacenamiento máximo de seis meses para este tipo de residuos,
y con esta periodicidad la organización podrá comprobar que cumple. Otras organizaciones que tengan requerimientos legales en cuanto a mediciones de emisiones diarias
o analíticas de vertido mensuales, pueden establecer un periodo inferior al semestral
para hacer una evaluación conjunta. Puede existir otra opción, y es establecer periodos de evaluación diferente en función de la tipología de requisitos de aplicación. Por
ejemplo, una organización puede decidir establecer un periodo de seguimiento anual
para los requisitos derivados de licencias de funcionamiento (ya que, en este caso, los
requisitos no varían en cuanto a su grado de cumplimiento) y establecer periodicidades
semestrales para los requisitos relacionados con la gestión de residuos, y semanales para
el control de vertidos de aguas residuales.
En la figura 9.4 se muestra un ejemplo de formato utilizado para la identificación
y evaluación de requisitos legales, si bien se puede utilizar cualquier otro soporte o
metodología, como tablas Excel, informes de cumplimiento, bases de datos, programas informáticos, etc.
Legislación
aplicable
Requisito de
aplicación
Responsable de
evaluación
Plazo
evaluación
Cumplimiento
Sí/No
Observ.
Figura 9.4. Ejemplo de formato de identificación y evaluación
de requisitos legales y otros
En el ejemplo anterior se puede ver cómo se identifica cuál es el requisito de aplicación, el responsable de realizar su evaluación y cuándo debe hacerla, así como la
indicación de si se cumple o no dicho requisito. Una columna de observaciones es
útil para recoger información que se considere necesaria para la próxima evaluación,
156
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
como, por ejemplo, anotar la fecha de autorización de instalación y próxima revisión
de un depósito de combustible, o el estado en el que se encuentra el trámite, por
ejemplo, de solicitud de renovación de una autorización de vertido.
En el caso de detectar algún incumplimiento en los requisitos legales de aplicación se
abrirá la correspondiente no conformidad y se establecerán las acciones correctivas
necesarias para actuar sobre la causa que la motivaron (véase el apartado 10.2).
9.2 Auditoría interna
Las auditorías internas constituyen una potente herramienta de control y seguimiento
de la eficacia de los sistemas de gestión ambiental. De hecho, sus resultados y conclusiones son útiles para corregir o prevenir no conformidades específicas, como base
para la verificación de datos para otros programas de auditoría y para proporcionar
elementos de entrada para la realización de la revisión por la dirección.
9.2.1 Generalidades
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para
proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental:
a) es conforme con:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión ambiental;
2) los requisitos de esta Norma Internacional;
b) se implementa y mantiene eficazmente.
La norma, en el apartado 3.4.1, define auditoría como un “proceso sistemático,
independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios
de auditoría”.
Aunque se verá con detalle esta definición, se recomienda la lectura de la Norma
UNE-EN ISO 19011:2018, que proporciona directrices para la gestión de un programa de auditorías, la planificación y gestión de una auditoría del sistema de gestión y
para el establecimiento de la competencia y evaluación de las personas implicadas en la
auditoría (responsable del programa de auditoría y componentes de equipo auditor).
157
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
¿Qué es una auditoría?
Como se ha visto en la definición, una auditoría es:
1. º Un proceso sistemático: es decir, que sigue unos procedimientos previa-
mente establecidos y documentados; por tanto, se debe conservar un registro, con independencia del soporte utilizado (informe en papel, acta de
resultados, etc.).
2. º Un proceso independiente: como se especifica en la nota 3 de la propia defini-
ción, la independencia se puede demostrar por la ausencia de responsabilidad
con relación a la actividad que se audita, o por ausencia de sesgo y conflicto de
intereses. Es decir, los auditores deben ser ajenos a los intereses del auditado
y, por tanto, no podrán auditar su propio trabajo.
3. º El objetivo último de la auditoría es buscar evidencias y evaluar el grado de
cumplimiento de los criterios de auditoría. Los criterios para auditar un sistema
de gestión ambiental conforme a la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 son:
• Los requisitos de esta norma internacional de referencia.
• Los requisitos legales de aplicación, así como otros suscritos voluntariamente.
• Los requisitos impuestos en la propia documentación del sistema de gestión ambiental.
En la figura 9.5 se puede ver de manera esquemática cómo, una vez recopiladas las
evidencias de la auditoría, se las compara con los criterios y se obtienen una serie
de hallazgos, que serán de cumplimiento o incumplimiento (que se incluirán en el
informe de auditoría como no conformidades, observaciones, puntos débiles o fuertes,
oportunidades de mejora, etc.).
La diferencia que existe entre auditoría interna y externa es:
• En la nota 1 de la definición se especifica que una auditoría interna puede realizarla la propia organización con su personal o una parte externa en su nombre,
es decir, una empresa subcontratada. A estas auditorías que se realizan con fines
internos se las conoce como de primera parte.
• La auditoría externa de certificación es la que realiza la entidad de certificación
acreditada con objeto de comprobar el cumplimiento con los requisitos de la
norma de referencia UNE-EN ISO 14001:2015, así como su implementación
y mejora. A este tipo de auditorías se las conoce como de tercera parte.
• Por último, las auditorías externas conocidas como de segunda parte son
las realizadas por partes que tienen interés en la organización o por personas
158
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
en su nombre. Una auditoría que se hace a un proveedor con el objeto de
homologarle para un suministro o para comprobar el grado de cumplimiento
con unos requisitos previamente establecidos, es una auditoría de segunda
parte.
Criterios
de auditoría
Frente a
Requisitos de:
Evidencias
de auditoría
• Registros.
• Información obtenida en
entrevistas, estudio documental,
observaciones, etc.
• Norma UNE-EN ISO 14001.
• Legislación de aplicación.
• Documentación del SGA.
Hallazgos
de auditoría
• No conformidades.
• Observaciones.
• Oportunidades de mejora.
• Puntos fuertes.
• Puntos débiles.
Figura 9.5. Definición gráfica de auditoría de un SGA
conforme a UNE-EN ISO 14001
9.2.2 Programa de auditoría interna
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de
auditoría interna que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los
requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas.
Cuando se establezca el programa de auditoría interna, la organización debe tener en
cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los cambios que afectan
a la organización y los resultados de las auditorías previas.
La organización debe:
a) definir los criterios de auditoría y el alcance para cada auditoría;
b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
159
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección
pertinente.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.
Un programa de auditoría se define en el apartado 3.4 de la Norma UNE-EN ISO
19011:2018, como “acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas
para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”.
En la norma se ilustra el flujo del proceso para la gestión de un programa de auditoría
(véase la figura 9.6):
• El periodo de tiempo comprendido: los programas suelen realizarse para un
año o tres años, dependiendo de la complejidad de la empresa. El plazo máximo
de tres años se establece para coincidir con el periodo de vigencia habitual de
los certificados por entidades de certificación acreditadas.
• La programación de auditorías, tanto internas como externas: para la programación de las auditorías internas se debe tener en cuenta la importancia ambiental
de los procesos, los cambios que afectan a la organización y los resultados de
las auditorías previas. La programación debe cubrir todas las actividades y los
centros (tanto fijos como temporales). Por ejemplo, una empresa de limpieza
con dos sedes puede realizar una programación para hacer una auditoría interna
al año a cada una de ellas y, en la auditoría a ese centro, visitar al menos uno de
los servicios de limpieza. Una entidad bancaria con, por ejemplo, más de quince
sucursales, puede realizar una programación a tres años donde, a lo largo de ese
periodo, haya auditado internamente todos los centros y todo el alcance. Un
último ejemplo puede ser el de una empresa pequeña que decida programar las
auditorías por departamentos a lo largo de un año.
• Las responsabilidades en cuanto a:
– La elaboración del programa de auditoría, seguimiento y actualización.
– La realización de la auditoría interna, es decir, a los requisitos que debe
cumplir el auditor.
En las figuras 9.7 y 9.8 se muestran ejemplos de dos programaciones de auditorías.
160
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Nota 1: esta figura ilustra la aplicación del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar en este la Norma UNE-EN ISO 19011:2018.
Nota 2: la numeración de los capítulos/apartados hace referencia a los capítulos/apartados pertinentes de la Norma UNE-EN ISO 19011:2018.
Fuente: Norma UNE-EN ISO 19011:2018.
Figura 9.6. Diagrama de flujo para la gestión de un programa de auditoría
161
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Actividad/año
1
2
3
Sede central
Feb.
Feb.
Feb.
Centro 1
Abr.
Centro 2
Abr.
Centro 3
Jun.
Centro 4
Jun.
Centro 5
Oct.
Centro 6
Abr.
Centro 7
Jun.
Centro 8
Oct.
Centro 9
Oct.
Centro 10
Nov.
Centro 11
Nov.
Centro 12
Nov.
Figura 9.7. Ejemplo de programación de auditorías a tres años
Dpto./mes
Ene.
Feb.
Mar.
Abr.
May.
Jun.
Jul.
Ag.
Sep.
Oct.
Auditoría externa
Nov.
Aex
Dirección general
A2
Dirección medio ambiente
A2
Dpto. producción
A1
Dpto. mantenimiento
A1
Dpto. RRHH
A1
Dpto. compras/ administración
A1
A1 : Auditor interno 1.
A2 : Auditor interno 2.
Aex : Auditor externo de certificación.
Figura 9.8. Ejemplo de programación anual de auditorías
162
Dic.
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
La auditoría y el informe de auditoría
Muchas organizaciones optan por realizar un plan de auditoría de manera previa a su
realización y por comunicarlo a los auditados con antelación. En esta planificación
se describen las actividades y los detalles acordados de la auditoría. Suele contener
información sobre:
• Los objetivos, alcance y criterios de auditoría, es decir, si se trata de una auditoría del sistema de gestión ambiental conforme a la Norma UNE-EN ISO
14001 para las actividades realizadas en un determinado centro, o puede ser una
auditoría para comprobar la implementación y mejora del sistema de gestión
ambiental en el departamento de mantenimiento.
• Las fechas y lugares de las actividades de la auditoría.
Se puede utilizar el plan de auditoría para reflejar otra información pertinente como
las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, la identificación
del representante del auditado, requisitos de confidencialidad, etc.
Como se ha comentado anteriormente, la auditoría consiste en recopilar y verificar
información sobre el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría. Los métodos para recopilar información son:
• Entrevistas.
• Revisión de documentos y registros.
• Observación de actividades y situaciones.
Una vez que se ha finalizado la etapa de búsqueda de evidencias, se procede a la
elaboración del informe de auditoría. El informe debe proporcionar un registro de
la auditoría completo, preciso, conciso y claro. Los auditores deben asegurar la veracidad de la información contenida en el informe. La información mínima que debe
contener el informe de auditoría es:
• Los objetivos, el alcance y criterios de la auditoría (que deben coincidir con los
especificados en el plan).
• Identificación del equipo auditor, fechas y ubicaciones auditadas.
• Los hallazgos: como mínimo, un informe de auditoría debe contener información sobre las no conformidades detectadas, aunque se puede incorporar
información de otro tipo, como observaciones, puntos fuertes y débiles, y oportunidades de mejora.
El informe de auditoría puede contener otra información pertinente, tales como
conclusiones sobre el grado de cumplimiento con los criterios de auditoría, el logro
de los objetivos de la auditoría o la información sobre la distribución del informe.
163
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Es importante recordar que los resultados de la auditoría deben informarse a la alta
dirección, bien a través de la distribución del informe, bien con reuniones de seguimiento del sistema de gestión. Además, los resultados y conclusiones de las auditorías
internas constituyen uno de los elementos de entrada más relevantes de la revisión
del sistema por la dirección.
La detección de no conformidades y el establecimiento de acciones correctivas se
desarrollará más adelante (véase el apartado 10.2).
El equipo auditor
El equipo auditor suele estar formado por una o varias personas. Cuando hay varias,
una de ellas actúa como auditor jefe o auditor líder. El auditor jefe es el máximo
responsable del proceso de auditoría. Generalmente, es el encargado de elaborar el
plan y el informe de auditoría, distribuyendo las funciones y tareas entre los distintos
miembros del equipo auditor.
A la hora de seleccionar el equipo auditor se debe tener en cuenta que:
• Los auditores deben ser imparciales, es decir, no pueden auditar su propio
trabajo.
• Deben reunir unos requisitos de competencia previamente establecidos.
En relación con los requisitos de competencia, generalmente se establecen en función
de una educación, experiencia laboral, experiencia en auditorías y formación como
auditor. Estos requisitos los establecerá cada organización teniendo en cuenta su
complejidad, incidencia ambiental, tamaño, etc. Parece lógico que, como mínimo,
un auditor del sistema de gestión ambiental conforme a la Norma UNE-EN ISO
14001 debe tener conocimiento sobre los requisitos de la norma, la organización
y sus procesos, y es deseable que tenga formación en técnicas de auditoría y haya
participado como observador en alguna auditoría del sistema.
9.3 Revisión por la dirección
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización a
intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas.
La revisión por la dirección debe incluir consideraciones sobre:
a) el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;
164
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
b) los cambios en:
1) las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión
ambiental;
2) las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y otros requisitos;
3) sus aspectos ambientales significativos;
4) los riesgos y oportunidades;
c) el grado en el que se han logrado los objetivos ambientales;
d) la información sobre el desempeño ambiental de la organización, incluidas las
tendencias relativas a:
1) no conformidades y acciones correctivas;
2) resultados de seguimiento y medición;
3) cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;
4) resultados de las auditorías;
e) adecuación de los recursos;
f) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas;
g) las oportunidades de mejora continua.
Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir:
– las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del
sistema de gestión ambiental;
– las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua;
– las decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema
de gestión ambiental, incluidas los recursos;
– las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales;
– las oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión ambiental a
otros procesos de negocio, si fuera necesario;
– cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de los
resultados de las revisiones por la dirección.
Este apartado, lo mismo que en las versiones de 1996 y de 2004, es uno de los estratégicos que forman la columna vertebral de todo el sistema de gestión ambiental
basado en la norma.
165
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Quizás lo más llamativo en esta versión es que la revisión por la dirección se encuentra enmarcada en la verificación del ciclo de Deming (PHVA), y no en la actuación,
como ocurría en las dos versiones anteriores. En realidad, con esta reubicación se
ha subsanado un error que se venía produciendo históricamente. La revisión por la
dirección, en la HLS y, por tanto, en la norma de 2015, se ha colocado en su sitio
(verificación). Aunque, para ser precisos en este punto, hay que reconocer que las
“salidas” de la revisión son en realidad parte de “actuar” y las entradas son, sin embargo, parte de “verificar”. Aun así, la nueva ubicación de este apartado queda ahora
mejor encuadrada en el ciclo de Deming de lo que estaba antes.
Este registro (informe de revisión por la dirección) es quizás el documento más
importante del sistema de gestión ambiental en una organización, ya que es el documento que reúne toda la información necesaria para comprobar la implantación, el
funcionamiento, las carencias (riesgos ambientales y de negocio) y las oportunidades
que el sistema brinda a la organización para comprobar cómo el buen o mal funcionamiento del sistema implantado va a mejorar el medio ambiente y la reputación
ambiental de la organización.
Si hay que resaltar una novedad, en cuanto a los elementos de entrada a considerar, los
apartados que sí son nuevos en el texto de la presente versión son aquellos incluidos
en el punto b, que hacen referencia a la necesidad de incluir consideraciones sobre los
cambios producidos en las cuestiones internas y externas pertinentes para el sistema
de gestión, cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y en
los riesgos y oportunidades.
La revisión por la dirección debe ser realizada a intervalos tales que permitan evidenciar el funcionamiento de la organización a lo largo de un periodo fijado. Normalmente, este período es de un año para la mayoría de las organizaciones, y de esta
revisión (anual) hay que dejar información documentada como evidencia (registro)
de su realización, que suele ser a través de un acta donde se recogen las decisiones y
acciones relacionadas con, entre otras, las implicaciones para la dirección estratégica,
oportunidades para integrar el sistema de gestión ambiental a otros procesos de
negocio, recursos, etc.
166
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
10 Mejora
10.1 Generalidades
La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véanse 9.1, 9.2 y 9.3) e
implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su sistema
de gestión ambiental.
En la Introducción ya se comentó que uno de los fines primordiales de un sistema de
gestión ambiental según el modelo PHVA (PDCA por sus siglas en inglés) establecido
en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 es la mejora del desempeño ambiental.
Como se ha comprobado, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento
de este modelo de forma iterativa a lo largo del tiempo está enfocado y dirigido hacia
la mejora continua.
Por otro lado, en el Objeto y campo de aplicación, la norma pretende servir de ayuda
a las organizaciones para que alcancen los resultados previstos del sistema de gestión
ambiental, entre ellos, la mejora continua de su desempeño.
Este compromiso es un requisito que debe estar recogido explícitamente en la política
ambiental de la empresa y que debe ser promovido desde la alta dirección, asegurando que se disponen de los medios y recursos necesarios para alcanzar los resultados
esperados, y dirigiendo y apoyando a las personas y funciones pertinentes implicadas
(véase el capítulo 5).
Sin embargo, es la organización la que debe determinar el ritmo, alcance y las acciones
que van a permitir alcanzar la mejora. De hecho, el comportamiento (desempeño)
ambiental se puede mejorar aplicando las herramientas que ofrece el sistema de gestión ambiental como un todo, o actuando sobre uno o varios elementos por separado
y en distintos momentos a lo largo del tiempo.
¿Cómo emprender el camino hacia la mejora que demanda
UNE-EN ISO 14001?
Para responder a esta cuestión es esencial conocer cuál es la situación de partida de la
organización. Incluso se debería realizar esta reflexión antes de implantar el sistema
de gestión. Esto requiere un análisis profundo de la organización, un diagnóstico de
cómo la empresa está gestionando su relación con el medio ambiente, para lo que
podría ser de ayuda responder a las siguientes preguntas:
• ¿Cuál es la visión y la política de empresa en relación con el medio ambiente?
• ¿Qué aspectos e impactos se están generando por realizar las actividades que se
desarrollan?
167
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
• ¿De qué forma aplicará la legislación por generar estos aspectos e impactos?
• ¿Cuáles son los factores externos e internos del entorno que condicionan su
existencia como organización?
• ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el comportamiento ambiental como organización?
• ¿Cuáles son las prácticas de gestión ambiental que actualmente ya se aplican en
la organización?
• ¿Se dispone de datos sobre los aspectos ambientales para conocer el grado de
impacto que se generan en el entorno?
• En caso afirmativo, ¿se realiza algún seguimiento sobre esta información? Y,
lo que es más, ¿se están tomando decisiones al respecto que puedan repercutir
tanto positiva como negativamente en el desempeño ambiental?
Habría muchas más preguntas que se podrían plantear para conocer cuál es el punto
de partida para mejorar; posiblemente, tantas como organizaciones preocupadas
por su comportamiento ambiental. El caso es que es necesario determinar cuál es el
“kilómetro 0” y, a partir de aquí, planificar las actuaciones necesarias para definir el
camino que conduzca hacia los resultados que se pretenden conseguir.
La Norma UNE-EN ISO 14001:2015 ofrece a las organizaciones una serie de instrumentos que ayudan a identificar oportunidades de mejora de su sistema de gestión
ambiental y de su comportamiento ambiental.
Tal y como se ha comentado al principio de este capítulo, ya desde el apartado de
introducción de la norma se está haciendo referencia a la mejora continua. La alta
dirección debe asegurar que el sistema va dirigido a ella; el pensamiento basado en el
riesgo, comentado en el apartado 6.1, ayuda a identificar oportunidades de mejora.
El establecimiento de objetivos y planificación de acciones se enfoca a mejorar el
comportamiento ambiental, dado que incide en los aspectos ambientales para mitigar
los impactos asociados; se identifican necesidades de formación y se sensibiliza al
personal bajo el control de la organización para que realicen su trabajo conforme a los
procesos establecidos y aporten sugerencias de mejora a dichos procesos; los procesos
de comunicación interna permiten que las personas que trabajan bajo el control de la
organización contribuyan a la mejora continua; los procesos de comunicación externa
permiten identificar y procesar las necesidades y expectativas de las partes interesadas, minimizando riesgos y detectando oportunidades para mejorar los procesos a
distintos niveles; el control y planificación de las operaciones van dirigidos a que los
aspectos e impactos asociados, tanto en condiciones normales como de emergencia,
estén vigilados y dentro de los parámetros establecidos.
Para realizar el seguimiento de las acciones que la organización ha establecido, se
deberán tener en cuenta los resultados obtenidos de la identificación de los ries168
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
gos y oportunidades asociados a los aspectos ambientales, a los requisitos legales y
al contexto del análisis y evaluación del desempeño ambiental, de las auditorías
internas y de la revisión por la dirección. Esto constituirá el punto de partida para
la implementación de acciones que mejoren el sistema, los procesos, los productos,
los servicios y, en última instancia, el comportamiento (desempeño) ambiental de la
organización (véanse los capítulos 6 y 9).
No obstante, el instrumento básico que realmente es una fuente para detectar oportunidades de mejora es el proceso de detección y tratamiento de no conformidades,
del que se tratará con más detalle en el apartado siguiente.
10.2 No conformidad y acción correctiva
Cuando ocurra una no conformidad, la organización debe:
a) reaccionar ante la no conformidad, y cuando sea aplicable:
1) tomar acciones para controlarla y corregirla;
2) hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos
ambientales adversos;
b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad,
con el fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en otra parte,
mediante:
1) la revisión de la no conformidad;
2) la determinación de las causas de la no conformidad;
3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir;
c) implementar cualquier acción necesaria;
d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; y
e) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión ambiental.
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a la importancia de los efectos de las
no conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de:
– la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente, y
– los resultados de cualquier acción correctiva.
169
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
La norma define no conformidad como “incumplimiento de un requisito”. Desde el
punto de vista de un sistema de gestión ambiental, los requisitos están establecidos
en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 (véanse algunos ejemplos en tabla 10.1),
en el propio sistema de gestión ambiental y en los requisitos legales de aplicación y
otros requisitos que la organización suscriba. Algunos ejemplos de requisitos que la
organización decide adoptar son:
• Compromisos incluidos en la política ambiental establecida por la alta dirección
que vayan más allá de lo que la norma requiere; por ejemplo, acciones concretas
dirigidas a mitigar el impacto ambiental generado por la empresa.
• Necesidades y expectativas de las partes interesadas; por ejemplo, adhesión al
compromiso de progreso (Responsible Care) en empresas del sector químico;
requisitos ambientales demandados por los clientes; informar sobre determinados aspectos ambientales en la página web, etc.
• Valores de referencia establecidos para el control operacional de los procesos
(rangos de temperatura, horas de funcionamiento, límites de consumo eléctrico,
límite para consumo de agua de pozo…), etc.
Tabla 10.1. Algunos ejemplos de no conformidades relacionadas
con requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001
Requisito
Ejemplo
4.1. Compresión de la
organización y de su
contexto
La organización no ha determinado las cuestiones internas y externas pertinentes para su propósito, incluyendo las condiciones
ambientales capaces de afectar a la organización.
5.3. Roles,
responsabilidades
y autoridades en la
organización
La alta dirección no ha asignado la responsabilidad y autoridad
para asegurar que el sistema de gestión es conforme a los requisitos de la norma.
6.2. Objetivos
ambientales y
planificación para
lograrlos
No se ha realizado el seguimiento ni se han tomado acciones
ante el hecho de que algunos objetivos no se han cumplido; por
ejemplo, reducir un 10% de consumo de agua (m3) en relación
con el año anterior; aumentar en un 15% la cantidad de papel
reciclado (kg), etc.
7.2. Competencia
La organización no ha determinado la competencia necesaria de
las personas que realizan trabajo bajo su control y que afectan a
su desempeño y a la capacidad para cumplir los requisitos legales.
7.4. Comunicación
En los procesos de comunicación definidos por la organización
no se ha tenido en cuenta los requisitos legales y otros requisitos.
(continúa)
170
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Requisito
Ejemplo
7.5. Información
documentada
No se asegura la identificación y control de la información documentada de origen externo determinada como necesaria para la
planificación y operación del sistema de gestión ambiental.
8.1. Planificación y
control operacional
No se han establecido criterios de operación (criterios de aceptación-rechazo) para algunos procesos con repercusión ambiental;
por ejemplo, criterios de dosificación de floculante y coagulante
en el proceso de depuración de aguas residuales.
Se detectan incumplimientos relacionados con el control operacional definido para la gestión de los residuos:
• Etiquetado incorrecto de residuos peligrosos (por ejemplo, ausencia de etiquetas de identificación del residuo, no consignación de la fecha de inicio de almacenamiento, etc.).
• Mezcla de residuos peligrosos y no peligrosos.
• Derrames accidentales de sustancias peligrosas sobre suelo no
protegido.
No se han comunicado los requisitos ambientales pertinentes a los
proveedores externos, incluidos los contratistas.
8.2. Preparación
y respuesta ante
emergencias
No se han establecido los procesos para poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta ante emergencias que se han
planificado.
9.1. Seguimiento,
medición, análisis y
evaluación
La organización no ha determinado los criterios contra los cuales
va a evaluar el desempeño, ni los indicadores a utilizar para tal
fin.
No se conserva evidencia documentada de los resultados de la
evaluación del cumplimiento.
9.2. Auditoría interna
La organización no ha establecido un programa de auditoría interna que incluya la frecuencia, los métodos, las responsabilidades,
los requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus
auditorías internas.
9.3. Revisión por la
dirección
Los elementos de entrada para realizar la revisión por la dirección
no incluyen los cambios en las cuestiones externas e internas, las
necesidades y expectativas de las partes interesadas, los aspectos
ambientales significativos ni los riesgos y oportunidades.
10.2. No conformidad y
acción correctiva
La organización no conserva información documentada como evidencia de la naturaleza de las no conformidades y los resultados
de las acciones correctivas.
171
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Por lo tanto, a lo largo del desarrollo de las actividades de la organización y del funcionamiento del sistema de gestión ambiental aparecerán resultados no deseados –no
conformidades– que deben ser analizados con el fin de emprender acciones para su
subsanación y, sobre todo, para evitar que se repitan.
Para gestionar las no conformidades es muy útil la implantación de un proceso que
incluya los controles, las responsabilidades y autoridad, y las acciones a implementar,
de forma que las no conformidades se identifiquen, se controlen, se corrijan y, en
resumen, reciban el tratamiento adecuado, incluida la mitigación de los impactos
ambientales adversos.
Por ejemplo, si se detecta el goteo de una sustancia peligrosa procedente de una tubería con una junta deteriorada, la acción reparadora implicará la sustitución de dicha
pieza, pero puede que no se pueda realizar de manera inmediata. Hasta entonces,
se debería colocar un recipiente para recoger el líquido, como medida inmediata de
contención y, tras la reparación y para atenuar el impacto en el entorno, se procederá
al tratamiento de la superficie contaminada, así como a la correcta gestión de los
residuos. Pero, independientemente de la acción o tratamiento inmediato que se
defina para corregir la desviación lo antes posible (colocar el recipiente), uno de los
elementos más importantes de este proceso consiste en el análisis de la causa que ha
originado el problema, es decir, la no conformidad.
El análisis de las causas siempre debe ir enfocado a conocer el origen o motivo por el
que se ha producido la desviación, con un objetivo primordial: evitar que se vuelva a
repetir el mismo problema. Otra ventaja importante es que, cuando se profundiza en
el análisis de las causas, se pueden identificar oportunidades de mejora en los procesos.
En el ejemplo anterior, durante el proceso de investigación de la causa de la fuga se
podría descubrir que el plan de mantenimiento de la red de tuberías no se ha realizado
según lo establecido, o bien que ha habido un cambio en el personal encargado de la
realización de dicho mantenimiento que no ha sido informado o formado de las tareas
a realizar o, incluso, que el operario esté de baja y no haya sido sustituido. En cada
caso, las acciones a emprender serán distintas, dado que las causas también lo son.
En el primer caso, plan de mantenimiento no realizado en plazo, habrá que comprobar si dicho plan es adecuado a las necesidades del proceso en cuanto a frecuencias,
tareas u operaciones, recursos, etc. Podría darse el caso de que, como consecuencia de
este análisis, se concluyera que la metodología actual para realizar el mantenimiento
de determinadas instalaciones no fuera la más eficiente, por lo que se tendría que
valorar el modificar el plan existente o utilizar una sistemática diferente, por ejemplo,
la incorporación de una herramienta informática para el mantenimiento preventivo
aplicable al almacenamiento de líquidos inflamables y combustibles.
En el caso del cambio del personal, la acción correctiva iría enfocada a la formación y
sensibilización del operario u operarios encargados del mantenimiento, impartiendo
formación a los nuevos operarios y reforzándola en los ya existentes mediante acciones
172
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
de sensibilización. Si la causa fuera una baja que no ha sido identificada, habrá que
revisar los procesos de asignación de recursos para el control operacional, de forma
que se contemple la ausencia de determinadas funciones o puestos cuyo trabajo tiene
especial implicación en el sistema de gestión ambiental y tener preparados los recursos
necesarios para su sustitución.
Por tanto, y de manera secuencial, un proceso completo para el tratamiento de las no
conformidades de sistema de gestión ambiental podría contemplar:
• La identificación y registro del incumplimiento del requisito (no conformidad).
• La toma de acciones para reaccionar de forma inmediata ante el incumplimiento
y corregirlo.
• Mitigar, en la medida de lo posible y de forma inmediata, el impacto producido.
• Analizar las causas que han generado la no conformidad, teniendo en cuenta
que habrá que revisar si se han producido con anterioridad no conformidades
similares o valorar si potencialmente se pueden repetir.
• Determinar las acciones necesarias para eliminar las causas que han generado
la no conformidad. Esto podría contemplar la incorporación de cambios en el
sistema de gestión ambiental a distintos niveles: cambio en funciones y responsabilidades, cambios en los procesos, cambios en el plan de formación, cambios
en los procesos de comunicación, cambios en la planificación del control operacional, cambios en las metodologías para la evaluación del desempeño, etc.
• Determinar un plazo para evaluar la eficacia de las acciones tomadas, comprobando si han sido útiles para corregir la no conformidad a medio y largo plazo,
y evitar de esta forma su repetición.
• Asignar responsabilidades, recursos y plazos para llevar a cabo las acciones
correctivas.
Una vez más, y tal y como exige la norma de manera reiterada, la organización deberá conservar información documentada relativa al proceso de tratamiento de las
no conformidades, incluyendo las acciones de corrección inmediata, de mitigación
del impacto, de la corrección a medio y largo plazo y de la evaluación de su eficacia.
Como parte del proceso de tratamiento de no conformidades, y con el fin de facilitar la gestión de las acciones correctivas, se puede habilitar un listado en el que se
recojan algunos hitos relacionados con su estado como, por ejemplo, fecha en la que
se originó la no conformidad, plazos previstos para la implementación de las acciones
correctivas, fechas reales de implantación, así como la fecha de cierre de la no conformidad y de las acciones correctivas. La figura 10.1 muestra un ejemplo de cómo documentar el tratamiento de las no conformidades de un sistema de gestión ambiental
según la norma, independientemente del tipo de desviación generada.
173
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
REGISTRO DE NO CONFORMIDAD
N.º DE IDENTIFICACIÓN:
APARTADO DE LA NORMA:
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
Categoría
(leve, grave, crítica)
CORRECCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
RECURSOS
(acción para CORREGIR o REPARAR la no conformidad)
(humanos, materiales, económicos)
RESPONSABLE DE
IMPLANTACIÓN Y FECHA:
CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD:
(Motivo que provocó la no conformidad)
❏ OCASIONAL
❏ REPETITIVA
ACCIONES CORRECTIVAS:
RECURSOS
(acciones para ELIMINAR LAS CAUSAS de la no conformidad)
(humanos, materiales, económicos)
RESPONSABLE DE
IMPLANTACIÓN Y FECHA:
EVIDENCIAS DOCUMENTALES Y/O REGISTROS DE LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS:
REVISIÓN /VALORACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS RESPONSABLE Y FECHA:
IMPLANTADAS (CONCLUSIONES):
Figura 10.1. Ejemplo de formato para el tratamiento de no conformidades
del sistema de gestión ambiental
174
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
10.3 Mejora continua
La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia
del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental.
Como se ha visto, en esta versión de la norma se ha incorporado un capítulo específico
sobre la mejora (este capítulo 10) para tratar de reforzar y potenciar la idea de que la
implantación de un sistema de gestión ambiental conforme a los requisitos establecidos tiene como fin último y primordial mejorar el comportamiento ambiental de
las organizaciones que decidan adoptar este modelo de gestión.
Incluso ha dedicado este epígrafe especial, el último del texto normativo, a la “mejora
continua”. Este apartado solo incluye una frase, un requisito, pero que contiene la esencia de lo que ha pretendido siempre la organización ISO, ya con las versiones anteriores
de la norma y especialmente, con esta: conseguir que las organizaciones mejoren de
manera continua su desempeño ambiental, asegurando que su sistema de gestión ambiental también va mejorando a lo largo del tiempo, demostrando que es conveniente
para el funcionamiento de la organización, es adecuado a sus necesidades y, sobre todo,
es eficaz para alcanzar los resultados esperados definidos por la alta dirección.
Como se indicaba en el capítulo 4, las organizaciones no operan como un sistema
aislado, sino que están interactuando de forma permanente con los diversos elementos
de su entorno. La forma en la que las organizaciones interactúan con este entorno y
el cómo se adaptan a las variaciones en su contexto va a determinar el grado, la velocidad o el ritmo y el tipo de cambios que a su vez deberán incorporar para mejorar
el desempeño ambiental.
En cualquier caso, y sean cuales sean las aspiraciones para alcanzar la mejora continua, las organizaciones deben estar preparadas para los retos y sorpresas a los que
se van a enfrentar en este apasionante camino. De hecho, no sería extraño que alguna organización descubriera y optara por nuevos materiales, menos tóxicos y más
compatibles con el entorno, para fabricar el mismo producto, o que, respondiendo e
interactuando con determinadas partes interesadas, decidiera incorporar una nueva
línea de negocio que diera respuesta a sus necesidades y expectativas, mejorando la
imagen y reputación de la empresa, y aumentando su beneficio.
Desde aquí animar a todos los lectores, independientemente de su nivel de conocimiento o implicación en los sistemas de gestión ambiental según esta norma, a que
investiguen, estudien y profundicen en los conceptos tratados en esta guía, esperando
haberles hecho reflexionar para que busquen su propio camino hacia la mejora del
comportamiento ambiental de su organización. Y, por qué no, de su comportamiento
como individuo que habita este maravilloso pero frágil planeta. Esperamos haber
sido de ayuda.
175
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Anexo A (Informativo) Orientaciones para el uso de
esta Norma Internacional
Este anexo facilita el entendimiento y comprensión de los distintos requisitos de la
Norma UNE-EN ISO 14001:2015, si bien es informativo, es decir, no proporciona
requisitos adicionales a lo indicado en la norma (del capítulo 4 al 10) sino que pretende proporcionar una orientación a los usuarios de la norma sobre la interpretación
de los distintos capítulos.
A.1 Generalidades
La información explicativa presentada en este anexo está prevista para evitar la interpretación equivocada de los requisitos contenidos en esta Norma Internacional. Aunque
esta información aborda estos requisitos y es coherente con ellos, no está prevista para
añadir, restar o modificarlos de alguna manera.
Los requisitos de esta Norma Internacional necesitan considerarse desde una perspectiva
sistemática u holística. El usuario no debería leer ningún capítulo ni oración de esta
Norma Internacional aislado de otros capítulos. Hay interrelación entre los requisitos
de algunos capítulos y los de otros capítulos. Por ejemplo, la organización necesita
comprender la relación entre los compromisos de su política ambiental y los requisitos
que se especifican en otros capítulos.
La gestión del cambio es una parte importante de mantener un sistema de gestión
ambiental que asegure que la organización puede lograr con regularidad los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. La gestión del cambio se aborda en
diferentes requisitos de esta Norma Internacional, incluyendo:
– el mantenimiento del sistema de gestión ambiental (véase 4.4),
– los aspectos ambientales (véase 6.1.2),
– la comunicación interna (véase 7.4.2),
– el control operacional (véase 8.1),
– el programa de auditoría interna (véase 9.2.2), y
– la revisión por la dirección (véase 9.3).
Como parte de la gestión del cambio, la organización debería abordar los cambios
planificados y no planificados, para asegurarse de que las consecuencias imprevistas de
176
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
estos cambios no tengan un efecto negativo sobre los resultados previstos del sistema
de gestión ambiental. Los ejemplos de cambio incluyen:
– los cambios planificados en los productos, procesos, operaciones, equipos o
instalaciones;
– los cambios en el personal o proveedores externos, incluidos los contratistas;
– la información nueva relacionada con los aspectos ambientales, impactos ambientales y tecnologías relacionadas;
– los cambios en los requisitos legales y otros requisitos.
A.2 Aclaración de la estructura y la terminología
La estructura de los capítulos y parte de la terminología de esta Norma Internacional
han cambiado para mejorar la alineación con otras normas de sistemas de gestión.
Sin embargo, en esta Norma Internacional no hay ningún requisito acerca de la terminología o estructura de los capítulos que se aplique a la documentación del sistema
de gestión ambiental de una organización. No hay un requisito acerca de reemplazar
los términos usados en una organización, por los términos usados en esta Norma Internacional. Las organizaciones pueden usar los términos que se ajusten a su negocio,
como por ejemplo: “registros”, “documentación” o “protocolos”, en vez de “información
documentada”.
A.3 Aclaración de conceptos
Además de los términos y definiciones presentados en el capítulo 3, a continuación se proporciona aclaración de los conceptos seleccionados, para evitar malas interpretaciones.
– En la presente Norma Internacional el uso de la palabra “cualquier” implica
selección u opción.
– Las palabras “apropiado” y “aplicable” no son intercambiables. “Apropiado”
significa adecuado e implica algún grado de libertad, mientras que “aplicable”
significa pertinente o que se puede aplicar, e implica que si se puede hacer, es
necesario hacerlo.
– La palabra “considerar” significa que es necesario pensar acerca de un tema
pero se puede excluir; mientras que “tener en cuenta” significa que es necesario
pensar acerca de un tema, pero no se puede excluir.
– La palabra “continua”, en la definición de mejora continua, indica duración
en un período de tiempo dado, con intervalos de interrupción. En la versión en
inglés de la presente norma se utiliza el término “continual” para indicar este
177
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
hecho, al contrario del término “continous” en inglés que tiene la connotación
de no interrupción.
– En esta Norma Internacional la palabra “efecto” se usa para describir el resultado
de un cambio en la organización. La frase “impacto ambiental” hace referencia
específicamente al resultado que tiene un cambio para el medio ambiente.
– La palabra “asegurarse” significa que la responsabilidad se puede delegar, pero
no la obligación de responsabilizarse y rendir cuentas.
– En esta Norma Internacional se usa el término “parte interesada”.
NOTA a la versión en español Los términos en inglés “interested party” y “stakeholder” tienen una traducción
única al español como “parte interesada”.
En esta Norma Internacional se usan algunos términos nuevos. A continuación se
proporciona una breve explicación para ayudar a los usuarios nuevos y a los que han
usado ediciones anteriores de esta Norma Internacional.
– La frase “requisitos legales y otros requisitos” sustituye a la frase “requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba”, usada en ediciones anteriores
de esta Norma Internacional. La intención de esta nueva frase no difiere de la
frase de la edición anterior.
– “Información documentada” sustituye a los sustantivos “documentación”, “documentos” y “registros”, usados en las ediciones anteriores de esta Norma
Internacional. Para diferenciar la intención del término genérico “información
documentada”, en esta Norma Internacional se usa ahora la frase “conservar
información documentada como evidencia de…” que significa registros, y “mantener información documentada” que significa otra documentación distinta de
registros. La frase “como evidencia de…” no es un requisito de cumplimiento de
requisitos legales probatorios; su intención es únicamente indicar la evidencia
objetiva que es necesario conservar.
– La frase “proveedor externo” hace referencia a una organización proveedora
externa (incluido un contratista) que suministra un producto o servicio.
– El cambio de “identificar” a “determinar” está previsto para armonizar la terminología normalizada de los sistemas de gestión. La palabra “determinar” implica
un proceso de descubrimiento que da como resultado conocimiento. La intención
no es diferente de la de ediciones anteriores.
– La frase “resultado previsto” hace referencia a lo que la organización tiene
la intención de lograr mediante la implementación de su sistema de gestión
ambiental. Los resultados mínimos previstos incluyen la mejora del desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros, y el logro de
178
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
objetivos ambientales. Las organizaciones pueden fijar resultados adicionales
previstos para su sistema de gestión ambiental. Por ejemplo, en coherencia
con su compromiso para la protección del medio ambiente, una organización
puede establecer un resultado previsto para trabajar hacia el desarrollo sostenible.
– La frase “personas que realizan trabajos bajo su control” incluye a las personas
que trabajan para la organización y aquellas que trabajan en su nombre y de
las cuales la organización es responsable (por ejemplo, contratistas). Reemplaza
a la frase “personas que trabajan para ella o en su nombre” y “personas que
trabajan para la organización o en su nombre”, usadas en la edición anterior
de esta Norma Internacional. La intención de esta nueva frase no es diferente
de la de la edición anterior.
– El concepto de “meta” usado en las ediciones anteriores de esta Norma Internacional está incluido dentro del término “objetivo ambiental”.
A.4 Contexto de la organización
A.4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
La intención del apartado 4.1 es proporcionar comprensión conceptual de nivel superior de las cuestiones importantes que pueden afectar, ya sea positiva o negativamente, a la forma en que la organización gestiona sus responsabilidades ambientales.
Las cuestiones son los temas importantes para la organización, los problemas para
debatir y discutir o las circunstancias cambiantes que afectan a la capacidad de la
organización para lograr los resultados previstos que establece para su sistema de
gestión ambiental.
Las cuestiones internas y externas que pueden ser pertinentes al contexto de la organización incluyen, por ejemplo:
a) las condiciones ambientales relacionadas con el clima, la calidad del aire, la
calidad del agua, el uso del suelo, la contaminación existente, la disponibilidad
de recursos naturales y la biodiversidad, que pueden afectar al propósito de la
organización o ser afectadas por sus aspectos ambientales;
b) el contexto cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo externo, ya sea internacional, nacional,
regional o local;
c) las características o condiciones internas de la organización, tales como sus
actividades, productos y servicios, dirección estratégica, cultura y capacidades
(es decir, personas, conocimiento, procesos, sistemas).
179
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
La comprensión del contexto de una organización se usa para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión ambiental (véase 4.4).
Las cuestiones internas y externas que se determinan en el apartado 4.1 dan lugar a
riesgos y oportunidades para la organización o para el sistema de gestión ambiental
(véanse 6.1.1 a 6.1.3). La organización determina aquellas que son necesarias abordar
y gestionar (véanse 6.1.4, 6.2, 7, 8 y 9.1).
A.4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
Se espera que una organización tenga una comprensión general (es decir, de nivel
superior, no detallada) de las necesidades y expectativas expresadas por las partes interesadas internas y externas que la organización ha determinado que son pertinentes. La
organización considera el conocimiento adquirido cuando determina qué necesidades
y expectativas de éstas debe o ha decidido satisfacer, es decir, sus requisitos legales y
otros requisitos (véase 6.1.1).
En el caso de que una parte interesada se perciba como afectada por las decisiones o
actividades de la organización relacionadas con el desempeño ambiental, la organización considera las necesidades y expectativas pertinentes que dicha parte interesada
expresa o divulga de alguna manera a la organización.
Los requisitos de las partes interesadas no son necesariamente requisitos de la organización. Algunos requisitos de las partes interesadas reflejan necesidades y expectativas que
son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos
y licencias gubernamentales, o incluso decisiones de tribunales. La organización puede
decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros requisitos de las partes interesadas (por
ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria). Una
vez que la organización los adopte, se convierten en requisitos de la organización (es
decir, requisitos legales y otros requisitos que se deben cumplir), y se tienen en cuenta
para la planificación del sistema de gestión ambiental (véase 4.4). En el apartado
6.1.3 se presenta un análisis más detallado de los requisitos legales y otros requisitos.
A.4.3 Determinación del alcance de un sistema de gestión ambiental
El alcance de un sistema de gestión ambiental está previsto para aclarar los límites
físicos y organizacionales a los que se aplica el sistema de gestión ambiental, especialmente si la organización es parte de una organización más grande. Una organización
tiene la libertad y la flexibilidad para definir sus límites. Puede decidir implementar esta
Norma Internacional en toda la organización, o solo en partes específicas de ella, en
tanto la alta dirección de esa parte de la organización posea la autoridad para establecer un sistema de gestión ambiental.
180
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Al establecer el alcance, la credibilidad del sistema de gestión ambiental depende de
la elección de los límites de la organización. La organización considera el grado de
control o influencia que puede ejercer sobre sus actividades, productos y servicios desde
una perspectiva de ciclo de vida. La determinación del alcance no se debería usar para
excluir actividades, productos, servicios o instalaciones que tengan o puedan tener aspectos ambientales significativos, o para evadir sus requisitos legales y otros requisitos.
El alcance es una declaración basada en hechos, representativa de las operaciones de
la organización incluidas dentro de los límites de su sistema de gestión ambiental, que
no debería inducir a error a las partes interesadas.
Una vez que la organización afirme su conformidad con esta Norma Internacional, se aplica el requisito de poner a disposición de las partes interesadas la declaración del alcance.
A.4.4 Sistema de gestión ambiental
La organización conserva la autoridad y la responsabilidad y obligación de rendir
cuentas para decidir cómo cumplir los requisitos de esta Norma Internacional, incluido
el nivel de detalle y el grado en el que:
a) se establecen uno o más procesos para tener confianza en que se controlan, que
se llevan a cabo de la manera planificada y que logran los resultados deseados;
b) se integran los requisitos del sistema de gestión ambiental a los diversos procesos
de negocio, tales como diseño y desarrollo, compras, recursos humanos, ventas
y marketing;
c) se incorporan las cuestiones asociadas con el contexto de la organización (véase
4.1) y los requisitos de las partes interesadas (véase 4.2) dentro de su sistema de
gestión ambiental.
Si esta Norma Internacional se implementa en partes específicas de una organización,
las políticas, los procesos y la información documentada desarrollados por otras partes
de la organización se pueden usar para cumplir los requisitos de esta Norma Internacional, siempre y cuando sean aplicables a dichas partes específicas.
Para información sobre el mantenimiento del sistema de gestión ambiental como parte
de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1.
A.5 Liderazgo
A.5.1 Liderazgo y compromiso
Para demostrar el liderazgo y compromiso existen responsabilidades específicas relacionadas con el sistema de gestión ambiental en las que la alta dirección debería estar
181
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
involucrada personalmente o debería dirigir. La alta dirección puede delegar la responsabilidad de estas acciones a otros, pero conserva la responsabilidad y obligación de
rendir cuentas para asegurarse de que las acciones se llevan a cabo.
A.5.2 Política ambiental
Una política ambiental es un conjunto de principios establecidos como compromisos,
en los cuales la alta dirección establece las intenciones de la organización para apoyar
y mejorar su desempeño ambiental. La política ambiental posibilita que la organización
establezca sus objetivos ambientales (véase 6.2), lleve a cabo acciones para lograr
los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, y permita la mejora continua
(véase 10).
En esta Norma Internacional se especifican tres compromisos básicos para la política
ambiental:
a) proteger el medio ambiente;
b) cumplir con los requisitos legales y otros requisitos de la organización;
c) mejorar continuamente el sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental.
Estos compromisos se reflejan entonces en los procesos que una organización establece
para abordar requisitos específicos de esta Norma Internacional, para asegurar un
sistema de gestión ambiental robusto, creíble y fiable.
El compromiso de proteger el medio ambiente tiene como fin no solamente prevenir
impactos ambientales adversos mediante la prevención de la contaminación, sino
proteger el entorno natural contra el daño y la degradación cuyo origen son las
actividades, productos y servicios de la organización. Los compromisos específicos
que aspira a cumplir una organización deberían ser pertinentes a su contexto, e
incluir las condiciones ambientales locales o regionales. Estos compromisos pueden abordar, por ejemplo, la calidad del agua, el reciclaje o la calidad del aire, y
también pueden incluir compromisos relacionados con la mitigación y adaptación
al cambio climático, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, y la
restauración.
Aunque todos los compromisos son importantes, a algunas partes interesadas les preocupa especialmente el compromiso de la organización para el cumplimiento de sus
requisitos legales y otros requisitos, particularmente los requisitos legales aplicables.
Esta Norma Internacional especifica varios requisitos interconectados relacionados con
este compromiso. Estos incluyen la necesidad de:
– determinar los requisitos legales y otros requisitos;
182
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
– asegurarse de que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo con los requisitos
legales y otros requisitos;
– evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;
– corregir las no conformidades.
A.5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
Las personas involucradas activamente en el sistema de gestión ambiental de la organización deberían tener una comprensión clara de sus roles, responsabilidades y
autoridades para cumplir los requisitos de esta Norma Internacional y lograr los resultados previstos.
Las roles y responsabilidades específicos identificados en el apartado 5.3 se pueden
asignar a un individuo, que se denomina con frecuencia “representante de la dirección”,
se pueden compartir entre varias personas o se pueden asignar a un miembro de la
alta dirección.
A.6 Planificación
A.6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
A.6.1.1 Generalidades
La intención general de los procesos establecidos en el apartado 6.1.1 es asegurar que
la organización esté en capacidad de lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental, prevenir o reducir los efectos indeseados y lograr la mejora continua. La
organización puede asegurar esto determinando los riesgos y oportunidades que necesita
abordar, y planificando las acciones para abordarlos. Estos riesgos y oportunidades
pueden estar relacionados con los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros
requisitos, otras cuestiones y otras necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Los aspectos ambientales (véase 6.1.2) pueden crear riesgos y oportunidades asociados con impactos ambientales adversos, impactos ambientales beneficiosos y otros
efectos para la organización. Los riesgos y oportunidades relacionados con aspectos
ambientales se pueden determinar como parte de la evaluación de la significancia, o
por separado.
Los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3) pueden crear riesgos y oportunidades, tales como incumplimiento (que puede afectar a la reputación de la organización
o dar como resultado una acción legal) o ir más allá de sus requisitos legales y otros
requisitos (que pueden mejorar la reputación de la organización).
La organización también puede tener riesgos y oportunidades relacionados con otras
cuestiones, que incluyen las condiciones ambientales o las necesidades y expectativas
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
de las partes interesadas, que pueden afectar a la capacidad de la organización para
lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental, por ejemplo:
a) derrames al medio ambiente debido a barreras lingüísticas o de lectura y escritura entre trabajadores, que no entienden los procedimientos de trabajo locales;
b) incremento de inundaciones debido al cambio climático, que pueden afectar a
las instalaciones de la organización;
c) falta de recursos disponibles para mantener un sistema de gestión ambiental
eficaz, debido a limitaciones económicas;
d) introducción de nueva tecnología subvencionada por el gobierno, que puede
mejorar la calidad del aire;
e) escasez de agua durante períodos de sequía, que puede afectar la capacidad
de la organización para operar sus equipos de control de emisiones.
Las situaciones de emergencia son eventos no planificados o imprevistos que necesitan
la aplicación urgente de competencias, recursos o procesos específicos para prevenir o
mitigar sus consecuencias reales o potenciales. Las situaciones de emergencia pueden
generar impactos ambientales adversos u otros efectos en la organización. Cuando se
determinan las situaciones de emergencia potenciales (por ejemplo, incendios, derrames
químicos, clima severo), la organización debería considerar:
– la naturaleza de los peligros en “in situ” (por ejemplo, líquidos inflamables,
tanques de almacenamiento, gases comprimidos);
– el tipo y magnitud más probables de una situación de emergencia;
– el potencial de situaciones de emergencia en una instalación cercana (por ejemplo, planta, carretera o vía férrea).
Aunque los riesgos y oportunidades se tienen que determinar y abordar, no hay un
requisito para la gestión formal de riesgos, ni un proceso de gestión documentado
para riesgos. Depende de la organización seleccionar el método que utilizará para
determinar sus riesgos y oportunidades. El método podría consistir en un simple proceso
cualitativo o en una evaluación cuantitativa completa, dependiendo del contexto en el
que opere la organización.
Los riesgos y oportunidades identificados (véanse 6.1.1 a 6.1.3) son elementos de
entrada para las acciones de planificación (véase 6.1.4) y para establecer los objetivos
ambientales (véase 6.2).
A.6.1.2 Aspectos ambientales
Una organización determina sus aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados, y determina los que son significativos y que por lo tanto necesitan abordarse
en su sistema de gestión ambiental.
184
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Los cambios en el medio ambiente, ya sean adversos o beneficiosos, que son el resultado total o parcial de los aspectos ambientales, se denominan impactos ambientales.
Los impactos ambientales pueden ocurrir a escala local, regional y global, y también
pueden ser de naturaleza directa, indirecta o acumulativa. La relación entre los aspectos
ambientales y los impactos ambientales es una relación de causa-efecto.
Cuando se determinan los aspectos ambientales, la organización considera una perspectiva de ciclo de vida. Esto no significa que se requiera un análisis de ciclo de vida
detallado. Es suficiente reflexionar cuidadosamente acerca de las etapas del ciclo de
vida que pueden estar bajo el control o influencia de la organización. Las etapas típicas
del ciclo de vida de un producto (o servicio) incluyen la adquisición de las materias
primas, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al finalizar
la vida y la disposición final. Las etapas del ciclo de vida que sean aplicables variarán
dependiendo de la actividad, producto o servicio.
Una organización necesita determinar los aspectos ambientales que están dentro del
alcance de su sistema de gestión ambiental. Tiene en cuenta los elementos de entrada
y de salida (tanto previstos e imprevistos) que están asociados con sus actividades,
productos y servicios pertinentes actuales y pasados; desarrollos nuevos o planificados;
y actividades, productos y servicios nuevos o modificados. El método utilizado debería
considerar las condiciones de operación normales y anormales, las condiciones de
parada y arranque, al igual que las situaciones de emergencia razonablemente previsibles, identificadas en el apartado 6.1.1. Se debería prestar atención a situaciones
de emergencia ocurridas anteriormente. Para información sobre aspectos ambientales
como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1.
Una organización no tiene que considerar individualmente cada producto, componente
o materia prima para determinar y evaluar sus aspectos ambientales; puede agrupar
o clasificar las actividades, productos o servicio que tengan características comunes;
Cuando determina sus aspectos ambientales, la organización puede considerar:
a) las emisiones al aire;
b) los vertidos al agua;
c) las descargas al suelo;
d) el uso de materias primas y recursos naturales;
e) el uso de energía;
f) la energía emitida (por ejemplo, calor, radiación, vibración (ruido) y luz);
g) la generación de residuos y/o subproductos;
h) el uso del espacio.
185
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Además de los aspectos ambientales que una organización puede controlar directamente, la organización determina si hay aspectos ambientales en los que puede influir.
Estos pueden estar relacionados con los productos y servicios usados por la organización y que son suministrados por otros, al igual que con los productos y servicios que
suministra a otros, incluidos los asociados con los procesos contratados externamente.
Con respecto a los productos y servicios que la organización proporciona a otros, puede
tener influencia limitada sobre el uso y tratamiento al finalizar la vida de los productos y
servicios. Sin embargo, en todas las circunstancias es la organización la que determina
el grado de control que está en capacidad de ejercer, los aspectos ambientales en los
que puede influir y la medida en que decide ejercer tal influencia.
Se deberían considerar los aspectos ambientales relacionados con las actividades,
productos y servicios de la organización, tales como:
– el diseño y desarrollo de sus instalaciones, procesos, productos y servicios;
– la adquisición de materias primas, incluyendo la extracción;
– los procesos operacionales o de fabricación, incluido el almacenamiento;
– la operación y mantenimiento de las instalaciones, los activos e infraestructura
de la organización;
– el desempeño ambiental y las prácticas de los proveedores externos;
– el transporte de productos y la prestación de servicios, incluido el embalaje;
– el almacenamiento, uso y tratamiento al finalizar la vida útil de los productos;
– la gestión de residuos, incluida la reutilización, el reacondicionamiento, el reciclaje y la disposición final.
No hay un método único para determinar los aspectos ambientales significativos. Sin
embargo, el método y los criterios que se usen deberían arrojar resultados coherentes. La organización establece los criterios para determinar sus aspectos ambientales
significativos. Los criterios ambientales son los criterios fundamentales y mínimos para
evaluar los aspectos ambientales. Los criterios se pueden relacionar con el aspecto
ambiental (por ejemplo, tipo, tamaño, frecuencia) o el impacto ambiental (por ejemplo,
magnitud, severidad, duración, exposición), pero también se pueden usar otros criterios.
Un aspecto ambiental podría no ser significativo cuando se consideran solamente los
criterios ambientales. Sin embargo, cuando se consideran otros criterios puede alcanzar
o superar el límite para determinar la importancia. Estos otros criterios pueden incluir
cuestiones organizacionales tales como los requisitos legales o las preocupaciones
de las partes interesadas, y no están previstos para disminuir la significancia de algún
aspecto que sea significativo con base en su impacto ambiental.
186
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Un aspecto ambiental significativo puede dar como resultado uno o más impactos
ambientales significativos y por tanto generar riesgos y oportunidades que necesitan
abordarse para asegurar que la organización puede lograr los resultados previstos de
su sistema de gestión ambiental.
A.6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos
La organización determina con un nivel de detalle suficiente los requisitos legales y otros
requisitos que ha identificado en el apartado 4.2, que son aplicables a sus aspectos
ambientales y cómo se aplican a la organización. Los requisitos legales y otros requisitos
incluyen los requisitos legales que la organización debe cumplir, y los demás requisitos
que la organización tiene que cumplir o que decide cumplir.
Los requisitos legales obligatorios relacionados con los aspectos ambientales de una
organización pueden incluir, si es aplicable:
a) requisitos de entidades gubernamentales u otras autoridades pertinentes;
b) leyes y reglamentaciones internacionales, nacionales y locales;
c) requisitos especificados en permisos, licencias u otras formas de autorización;
d) órdenes, reglas u orientaciones emitidas por los organismos de reglamentación;
e) sentencias de cortes de justicia o tribunales administrativos.
Los requisitos legales y otros requisitos también incluyen otros requisitos de las partes
interesadas relacionados con su sistema de gestión ambiental que la organización tiene
que cumplir o decide adoptar. Estas pueden incluir, si es aplicable:
– acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no gubernamentales;
– acuerdos con autoridades públicas o clientes;
– requisitos de la organización;
– principios o códigos de práctica voluntarios;
– compromisos ambientales o de etiquetado voluntarios;
– obligaciones que surgen por acuerdos contractuales con la organización;
– normas pertinentes de la industria o de la organización.
A.6.1.4 Planificación de acciones
La organización planifica a alto nivel las acciones que se han de tomar dentro del
sistema de gestión ambiental para abordar los aspectos ambientales significativos, los
requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades identificados en el
187
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
apartado 6.1.1 que son una prioridad para que la organización logre los resultados
previstos de su sistema de gestión ambiental.
Las acciones planificadas pueden incluir el establecimiento de objetivos ambientales
(véase el apartado 6.2) o se pueden incorporar a otros procesos del sistema de gestión
ambiental, ya sea individualmente o combinadas. Algunas acciones se pueden abordar
por medio de otros sistemas de gestión, tales como los relacionados con salud y seguridad ocupacional, continuidad del negocio o por medio de otros procesos de negocio
relacionados con la gestión del riesgo, financiera o de recursos humanos.
Cuando considera sus opciones tecnológicas, la organización debería considerar el
uso de las mejores técnicas disponibles, cuando sea económicamente viable, rentable
y que se considere apropiado. No se pretende sugerir que las organizaciones estén
obligadas a usar metodologías de contabilidad de costos ambientales.
A.6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos
Los objetivos ambientales los puede establecer la alta dirección a nivel estratégico,
táctico u operacional. El nivel estratégico incluye los niveles más altos de la organización, y los objetivos ambientales pueden ser aplicables a toda la organización.
Los niveles táctico y operacional pueden incluir objetivos ambientales para unidades
o funciones específicas dentro de la organización y deberían ser compatibles con su
dirección estratégica.
Los objetivos ambientales se deberían comunicar a las personas que trabajan bajo el
control de la organización, que tienen capacidad para influir en el logro de los objetivos ambientales.
El requisito de “tener en cuenta los aspectos ambientales significativos” no significa que
se tenga que establecer un objetivo ambiental para cada aspecto ambiental significativo. Sin embargo, dichos aspectos ambientales significativos tienen una prioridad alta
cuando se establecen los objetivos ambientales.
“Coherente con la política ambiental” significa que los objetivos ambientales están alineados y armonizados ampliamente con los compromisos hechos por la alta dirección
en la política ambiental, incluido el compromiso con la mejora continua.
Se seleccionan indicadores para evaluar el logro de los objetivos ambientales medibles.
“Medible” significa que es posible usar métodos cuantitativos o cualitativos con relación
a una escala especificada para determinar si se ha logrado el objetivo ambiental. Al
especificar “si es viable”, se reconoce que puede haber situaciones en las que no es
viable medir un objetivo ambiental; sin embargo, es importante que la organización
esté en capacidad de determinar si un objetivo ambiental se ha logrado o no.
Para información adicional sobre indicadores ambientales, véase la Norma ISO 14031.
188
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
A.7 Apoyo
A.7.1 Recursos
Los recursos son necesarios para el funcionamiento eficaz y la mejora del sistema de
gestión ambiental y para mejorar el desempeño ambiental. La alta dirección debería
asegurarse de que se les suministren los recursos necesarios a quienes tengan responsabilidades en el sistema de gestión ambiental. Los recursos internos los puede
complementar un proveedor externo.
Los recursos pueden incluir recursos humanos, recursos naturales, infraestructura, tecnología y recursos financieros. Algunos ejemplos de recursos humanos incluyen habilidades y conocimiento especializados; algunos ejemplos de recursos de infraestructura
incluyen los edificios de la organización, sus equipos, tanques subterráneos y sistema
de drenaje.
A.7.2 Competencia
Los requisitos de competencia de esta Norma Internacional se aplican a personas que
trabajan bajo el control de la organización que pueden afectar a su desempeño ambiental, incluidas aquellas personas:
a) cuyo trabajo tenga el potencial de causar un impacto ambiental significativo;
b) a las que se les haya asignado responsabilidades relacionadas con el sistema
de gestión ambiental, incluidas quienes:
1) determinan y evalúan los impactos ambientales o los requisitos legales y otros
requisitos;
2) contribuyen al logro de un objetivo ambiental;
3) responden ante situaciones de emergencia;
4) llevan a cabo auditorías internas;
5) llevan a cabo auditorías de cumplimiento.
A.7.3 Toma de conciencia
Por toma de conciencia de la política ambiental no se debería entender que los compromisos se deban memorizar o que las personas que realicen trabajo bajo el control de la
organización tengan una copia de la política ambiental documentada. Preferentemente,
estas personas deberían conocer su existencia, su propósito y su función para el logro
de los compromisos, que incluya cómo su trabajo puede afectar a la capacidad de la
organización para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos.
189
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
A.7.4 Comunicación
La comunicación permite que la organización suministre y obtenga información pertinente para su sistema de gestión ambiental, incluida información relacionada con sus
aspectos ambientales significativos, el desempeño ambiental y los requisitos legales y
otros requisitos, y las recomendaciones para la mejora continua. La comunicación es
un proceso de dos vías, hacia fuera y hacia adentro de la organización.
Cuando se establecen los procesos de comunicación, se debería considerar la estructura
organizacional interna para asegurar la comunicación con los niveles y funciones más
apropiados. Puede ser adecuado un enfoque único para satisfacer las necesidades de
muchas partes interesadas diferentes, o podrían ser apropiados múltiples enfoques para
abordar las necesidades específicas de las partes interesadas individuales.
La información que recibe la organización puede contener solicitudes de las partes
interesadas sobre información específica relacionada con la gestión de sus aspectos
ambientales, o puede contener impresiones u opiniones generales acerca de la forma
en que la organización lleva a cabo dicha gestión. Estas impresiones u opiniones pueden ser positivas o negativas. En el último caso (por ejemplo, quejas), es importante que
la organización de una respuesta rápida y clara. Un análisis posterior de estas quejas
puede proporcionar información valiosa para detectar oportunidades de mejora para
el sistema de gestión ambiental.
La comunicación debería:
a) ser transparente, es decir, que la organización está abierta a informar sobre el
origen de la información presentada;
b) ser apropiada, de manera que la información satisfaga las necesidades de las
partes interesadas pertinentes, permitiendo su participación;
c) ser veraz y que no conduzca a engaño a quienes confían en la información
presentada;
d) estar basada en hechos, ser exacta y fiable;
e) no excluir información relevante;
f) ser comprensible para las partes interesadas.
Para información adicional sobre la comunicación como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. Para información adicional sobre comunicación, véase la
Norma ISO 14063.
A.7.5 Información documentada
Una organización debería crear y mantener información documentada suficiente, de
manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuado y eficaz.
190
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
El enfoque principal debería centrarse en la implementación del sistema de gestión
ambiental y en el desempeño ambiental, no en un complejo sistema de control de
información documentada.
Además de la información documentada requerida en los capítulos específicos de esta
Norma Internacional, una organización puede decidir crear información adicional documentada, para propósitos de transparencia, responsabilidad y obligación de rendir
cuentas, continuidad, coherencia, formación o para facilitar las auditorías.
Se puede usar información documentada creada originalmente para propósitos diferentes del sistema de gestión ambiental. La información documentada asociada con
el sistema de gestión ambiental se puede integrar con otros sistemas de gestión de la
información implementados por la organización. No es necesario que se presente en
forma de manual.
A.8 Operación
A.8.1 Planificación y control operacional
El tipo y la extensión de los controles operacionales dependen de la naturaleza de las
operaciones, de los riesgos y oportunidades, de los aspectos ambientales significativos
y de los requisitos legales y otros requisitos. Una organización tiene la flexibilidad para
seleccionar el tipo de métodos de control operacional de forma individual o combinados, necesarios para asegurar que los procesos sean eficaces para el logro de los
resultados deseados. Estos métodos pueden incluir:
a) diseñar unos procesos de manera que se prevengan errores y se aseguren resultados coherentes;
b) usar tecnología para controlar los procesos y prevenir resultados adversos (es
decir, controles de ingeniería);
c) usar personal competente para asegurarse de los resultados deseados;
d) llevar a cabo los procesos de una manera especificada;
e) realizar el seguimiento o la medición de los procesos para verificar los resultados;
f) determinar el uso y la cantidad de información documentada necesaria.
La organización decide el grado de control necesario dentro de sus propios procesos de
negocio (por ejemplo, el proceso de compras) para controlar o influir en los procesos
contratados externamente o en los proveedores de productos y servicios. Su decisión
se debería basar en factores tales como:
– el conocimiento, la competencia y los recursos, que incluyen:
191
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
– la competencia del proveedor externo para cumplir los requisitos del sistema
de gestión ambiental de la organización;
– la competencia técnica de la organización para definir los controles apropiados o evaluar la adecuación de los controles;
– la importancia y el efecto potencial que los productos y servicios tendrán sobre la
capacidad de la organización para lograr los resultados previstos de su sistema
de gestión ambiental;
– el grado en el que se comparte el control del proceso;
– la capacidad de lograr el control necesario mediante la aplicación de su proceso
general de compras;
– las oportunidades de mejora disponibles.
Cuando un proceso es contratado externamente o cuando los productos y servicios son
suministrados por un proveedor externo, la capacidad de la organización para ejercer
control o influencia puede variar desde control directo, control limitado, o incluso
ningún control o influencia. En algunos casos, un proceso contratado externamente
“in situ” podría estar bajo el control directo de una organización; En otros casos, la
capacidad de una organización para influir en un proceso contratado externamente o
en un proveedor externo podría ser limitada.
Cuando se determina el tipo y la extensión de los controles operacionales relacionados
con proveedores externos, incluidos los contratistas, la organización puede considerar
uno o más de factores tales como:
– los aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados;
– los riesgos y oportunidades asociados con la fabricación de sus productos o la
provisión de sus servicios;
– los requisitos legales y otros requisitos de la organización.
Para información sobre controles operacionales como parte de la gestión del cambio,
véase el capítulo A.1. Para información sobre la perspectiva de ciclo de vida, véase el
capítulo A.6.1.2.
Un proceso contratado externamente es aquel que cumple todas las características
siguientes:
– está dentro del alcance del sistema de gestión ambiental;
– es integral al funcionamiento de la organización;
– es necesario para que el sistema de gestión ambiental logre su resultado previsto;
192
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
– la responsabilidad legal del cumplimiento de los requisitos sigue siendo de la
organización;
– la organización y el proveedor externo tienen una relación en la que las partes
interesadas perciben que el proceso lo lleva a cabo la organización.
Los requisitos ambientales son las necesidades y expectativas de la organización en
relación con el medio ambiente, que la organización establece y comunica a sus partes
interesadas (por ejemplo, una función interna, como compras; un cliente; un proveedor
externo).
Algunos de los impactos ambientales significativos de la organización pueden ocurrir
durante el transporte, la entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida útil, o la disposición final de su producto o servicio. Al suministrar información, una organización
puede prevenir o mitigar potencialmente los impactos ambientales durante estas etapas
del ciclo de vida.
A.8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
Es responsabilidad de cada organización estar preparada para responder a situaciones
de emergencia de una manera apropiada a sus necesidades particulares. Para información sobre la determinación de situaciones de emergencia, véase el capítulo A.6.1.1.
Cuando se planifica el proceso de preparación y respuesta ante emergencias, la organización debería considerar:
a) el método más apropiado para responder a una situación de emergencia;
b) los procesos de comunicación interna y externa;
c) las acciones requeridas para prevenir o mitigar los impactos ambientales;
d) las acciones de mitigación y respuesta a tomar para diferentes tipos de situaciones de emergencia;
e) la necesidad de evaluación postemergencia, para determinar e implementar
acciones correctivas;
f) la prueba periódica de las acciones planificadas de respuesta ante emergencias;
g) la formación de las personas de respuesta ante emergencias;
h) una lista de las personas clave y de los servicios de emergencia, incluidos los
detalles de contacto (por ejemplo, departamento de bomberos, servicios de
limpieza de derrames);
i) las rutas de evacuación y puntos de encuentro;
j) la posibilidad de asistencia mutua por parte de organizaciones vecinas.
193
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
A.9 Evaluación del desempeño
A.9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
A.9.1.1 Generalidades
Cuando se determina a qué se debería hacer seguimiento y qué se debería medir,
además del progreso de los objetivos ambientales, la organización debería tener en
cuenta sus aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos
y los controles operacionales.
Los métodos usados por la organización para hacer seguimiento y medir, analizar y
evaluar, se deberían definir en el sistema de gestión ambiental, con el fin de asegurarse
de que:
a) el cronograma del seguimiento y la medición está coordinado con la necesidad
de los resultados de análisis y de evaluación;
b) los resultados del seguimiento y la medición son fiables, reproducibles y trazables;
c) el análisis y la evaluación son fiables y reproducibles, y permiten a la organización informar sobre las tendencias.
Se debería informar de los resultados del análisis y la evaluación del desempeño ambiental, a quienes tienen la responsabilidad y la autoridad para iniciar las acciones
apropiadas.
Para información adicional sobre la evaluación del desempeño ambiental, véase la
Norma ISO 14031.
A.9.1.2 Evaluación del cumplimiento
La frecuencia y oportunidad de las evaluaciones de conformidad pueden variar dependiendo de la importancia del requisito, de las variaciones en las condiciones de
operación, de los cambios en los requisitos legales y otros requisitos, y del desempeño
histórico de la organización. Una organización puede usar una variedad de métodos
para mantener su conocimiento y comprensión de su estado de cumplimiento; sin embargo, todos los requisitos legales y otros requisitos necesitan evaluarse periódicamente.
En el caso de que los resultados indiquen incumplimiento de un requisito legal, la organización necesita determinar e implementar las acciones necesarias para lograr su
cumplimiento. Esto puede requerir la comunicación con un organismo reglamentario,
y acordar una forma de proceder para restablecer el cumplimiento de los requisitos
legales. Cuando ya existe un acuerdo al respecto, se convierte en requisitos legales y
otros requisitos.
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Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Un incumplimiento no necesariamente se eleva a no conformidad si, por ejemplo, se
identifica y corrige en los procesos del sistema de gestión ambiental. Las no conformidades relacionadas con el cumplimiento necesitan corregirse, incluso si dichas no
conformidades no han generado no conformidades reales con los requisitos legales.
A.9.2 Auditoría interna
Siempre que sea viable, los auditores deberían ser independientes de la actividad
auditada, y en todos los casos deberían actuar libres de sesgo y conflicto de intereses.
Las no conformidades identificadas durante las auditorías internas son objeto de acciones correctivas apropiadas.
Cuando se consideran los resultados de las auditorías previas, la organización debería
incluir:
a) las no conformidades identificadas previamente y la eficacia de las acciones
tomadas;
b) los resultados de las auditorías internas y externas.
Para información adicional sobre el establecimiento de un programa de auditoría
interna, sobre la realización de auditorías del sistema de gestión ambiental y sobre
la evaluación de la competencia de las personas que realizan la auditoría, véase la
Norma ISO 19011. Para información sobre el programa de auditorías internas como
parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1.
A.9.3 Revisión por la dirección
La revisión por la dirección debería ser nivel superior, y no es necesario que sea una
revisión exhaustiva de información detallada. No es necesario considerar de una sola
vez todos los temas de la revisión por la dirección; la revisión se puede llevar a cabo
durante un periodo de tiempo y puede ser parte de actividades de gestión programadas
regularmente, tales como reuniones de la junta directiva o reuniones operacionales;
no es necesario que sea una actividad separada.
La alta dirección examina las quejas pertinentes recibidas de las partes interesadas,
para determinar las oportunidades de mejora.
Para información sobre la revisión por la dirección como parte de la gestión del cambio,
véase el capítulo A.1.
“Conveniencia” hace referencia a cómo el sistema de gestión ambiental se ajusta a
la organización, a sus operaciones, cultura y sistemas de negocio. “Adecuación” hace
195
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
referencia a si cumple los requisitos de esta Norma Internacional y si está implementado
apropiadamente. “Eficacia” hace referencia a si se logran los resultados deseados.
A.10 Mejora
A.10.1 Generalidades
La organización debería considerar los resultados del análisis y de la evaluación del
desempeño ambiental, la evaluación del cumplimiento, las auditorías internas y la
revisión por la dirección cuando se toman acciones de mejora.
Los ejemplos de mejora incluyen la acción correctiva, la mejora continua, el cambio
innovador, la innovación y la reorganización.
A.10.2 No conformidad y acción correctiva
Uno de los propósitos clave de un sistema de gestión ambiental es actuar como una
herramienta preventiva. El concepto de acción preventiva se ha incluido en el apartado
4.1 (es decir, conocimiento de la organización y su contexto) y en el apartado 6.1 (es
decir, acciones para abordar riesgos y oportunidades).
A.10.3 Mejora continua
La organización determina el ritmo, el alcance y los tiempos de las acciones que apoyan
la mejora continua. El desempeño ambiental se puede mejorar aplicando el sistema de
gestión ambiental como un todo o mejorando uno o más de sus elementos.
196
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
Anexo B (Informativo) Correspondencia entre
ISO 14001:2015 e ISO 14001:2004
La Tabla B.1 ilustra la correspondencia entre esta edición de esta Norma Internacional
(ISO 14001:2015) y la edición anterior (ISO 14001:2004).
Tabla B.1 – Correspondencia entre la
Norma ISO 14001:2015 y la Norma ISO 14001:2004
ISO 14001:2015
Título del capítulo
ISO 14001:2004
Número
Número
del capítulo del capítulo
Título del capítulo
Introducción
0
Introducción
Objeto y campo de aplicación
1
1
Objeto y campo de aplicación
Referencias normativas
2
2
Referencias normativas
Términos y definiciones
3
3
Términos y definiciones
Contexto de la organización (título
únicamente)
4
4
Requisitos del sistema de gestión
ambiental (título únicamente)
Comprensión de la organización y de su
contexto
4.1
Comprensión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas
4.2
Determinación del alcance del sistema de
gestión ambiental
4.3
4.1
Requisitos generales
Sistema de gestión ambiental
4.4
4.1
Requisitos generales
Liderazgo (título únicamente)
5
Política ambiental
Liderazgo y compromiso
5.1
Política ambiental
5.2
4.2
Roles, responsabilidades y autoridades en
la organización
5.3
4.4.1
Planificación (título únicamente)
6
4.3
Acciones para abordar riesgos y
oportunidades (título únicamente)
6.1
Generalidades
Recursos, funciones, responsabilidad y
autoridad
Planificación (título únicamente)
6.1.1
(continúa)
197
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
Título del capítulo
ISO 14001:2004
Número
Número
del capítulo del capítulo
Título del capítulo
Aspectos ambientales
6.1.2
4.3.1
Aspectos ambientales
Requisitos legales y otros requisitos
6.1.3
4.3.2
Requisitos legales y otros requisitos
Planificación de acciones
6.1.4
4.3.3
Objetivos, metas y programas
Objetivos ambientales y planificación
para lograrlos (título únicamente)
6.2
Objetivos ambientales
6.2.1
Planificación de acciones para lograr los
objetivos ambientales
6.2.2
Apoyo (título únicamente)
Implementación y operación (título
únicamente)
7
4.4
Recursos
7.1
4.4.1
Recursos, funciones, responsabilidad y
autoridad
Competencia
7.2
Toma de conciencia
7.3
4.4.2
Competencia, formación y toma de
conciencia
Comunicación (título únicamente)
7.4
4.4.3
Comunicación
4.4.4
Documentación
4.4.5
Control de documentos
4.5.4
Control de los registros
4.4.5
Control de documentos
4.5.4
Control de los registros
Generalidades
7.4.1
Comunicación interna
7.4.2
Comunicación externa
7.4.3
Información documentada (título
únicamente)
7.5
Generalidades
7.5.1
Creación y actualización
7.5.2
Control de la información documentada
7.5.3
Operación (título únicamente)
Implementación y operación (título
únicamente)
8
4.4
Planificación y control operacional
8.1
4.4.6
Control operacional
Preparación y respuesta ante emergencias
8.2
4.4.7
Preparación y respuesta ante emergencias
9
4.5
Evaluación del desempeño (título
únicamente)
Verificación (título únicamente)
(continúa)
198
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
Título del capítulo
Seguimiento, medición, análisis y
evaluación (título únicamente)
ISO 14001:2004
Número
Número
del capítulo del capítulo
9.1
Generalidades
9.1.1
Evaluación del cumplimiento
9.1.2
Auditoría interna (título únicamente)
Título del capítulo
4.5.1
Seguimiento y medición
4.5.2
Evaluación del cumplimiento legal
4.5.5
Auditoría interna
9.2
Generalidades
9.2.1
Programa de auditoría interna
9.2.2
Revisión por la dirección
9.3
Mejora (título únicamente)
10
Generalidades
10.1
No conformidad y acción correctiva
10.2
Mejora continua
10.3
Orientaciones para el uso de esta Norma
Internacional
Anexo A
Correspondencia entre ISO 14001:2015
e ISO 14001:2004
Anexo B
4.6
4.5.3
Bibliografía
Revisión por la dirección
No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva
Anexo A
Orientación para el uso de esta Norma
Internacional
Anexo B
Correspondencia entre la Norma ISO
14001:2004 y la Norma ISO 9001:2000
Bibliografía
Listado alfabético de términos
199
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
En la tabla contenida en este anexo se proporciona información muy útil a aquellos
usuarios de la norma que ya dispongan de un sistema de gestión ambiental conforme a la versión anterior de 2004. Se incluye en la tabla B1 información sobre la
correspondencia entre esta edición de la norma (UNE-EN ISO 14001:2015) y la
edición anterior (UNE-EN ISO 14001:2004), así como unos comentarios a modo
de resumen sobre la novedad incorporada.
Tabla B.1. Correspondencia entre UNE-EN ISO 14001:2015
y UNE-EN ISO 14001:2004 comentada
ISO 14001:2015
0. Introducción
ISO 14001:2004
Introducción
Novedad
Comentarios
Sí
Se introduce el concepto de pensamiento basado
en riesgos, la perspectiva del ciclo de vida y
la importancia de las partes interesadas y el
liderazgo. Se comenta el nuevo enfoque del ciclo
PHVA y las implicaciones de la estructura de alto
nivel (HLS).
Es importante destacar que en esta introducción
se incorpora el concepto de desarrollo sostenible
y se comenta la expectativa de la sociedad en
lo relativo a trasparencia, todo ello en equilibrio
con las necesidades socioeconómicas de la
organización.
Se pone de manifiesto un cambio en el enfoque
de la norma, que luego se refleja a lo largo de
la misma a través de la incorporación de nuevos
requisitos. La versión anterior de la norma tiene
un enfoque prevencionista con respecto al medio
ambiente (evitar que, como consecuencia de
las actividades de la organización, se produzca
una contaminación del medio ambiente). En
esta nueva versión del 2015 se pretende que la
organización adopte un enfoque proteccionista
con respecto al entorno de la organización y al
medio ambiente.
Este nuevo enfoque es la base para algunas de las
novedades que se han introducido en esta versión.
Por último, destacar que en estos capítulos
introductorios se apunta como factor de éxito
para los sistemas de gestión el compromiso de
todas las funciones y niveles de la organización,
bajo el liderazgo de la alta dirección y de
la responsabilidad que tiene de integrar el
sistema de gestión ambiental en los procesos de
negocio de la organización y alinearlo con otras
prioridades.
(continúa)
200
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
1. Objeto y campo
de aplicación
ISO 14001:2004
Novedad
Comentarios
1. Objeto y campo de
aplicación
Sí
Esta nueva versión de la norma ayuda a una
organización a lograr los resultados previstos del
sistema de gestión ambiental: mejorar el desempeño
ambiental, cumplir con los requisitos legales y otros
requisitos y lograr los objetivos ambientales.
Se mantiene la aplicabilidad a todo tipo de
organizaciones con independencia del tamaño, tipo
y ubicación.
2. Referencias
normativas
2. Normas para
consulta
No
No hay referencias a normas.
3. Términos y
definiciones
3. Términos y
definiciones
Sí
Se incluyen definiciones de la estructura de alto nivel
(HLS) y otras específicas de 14001, entre ellas las de
“riesgos y oportunidades” y “ciclo de vida”.
4. Contexto de la
organización (título)
No hay
correspondencia
Sí
Nuevo requisito.
4.1. Comprensión de
la organización y de
su contexto
No hay
correspondencia
Sí
Se introduce un nuevo enfoque: las actividades de
la organización afectan al medio ambiente, pero
este también afecta a la gestión ambiental de la
organización.
La organización tiene que determinar las cuestiones
internas y externas que son pertinentes para alcanzar
los resultados previstos.
Si bien la norma no especifica requisitos en lo relativo
a cómo abordarlo, existen varios métodos para
hacerlo y el resultado puede quedar documentado
en un informe de revisión inicial, una tabla, a través
de un acta de reunión, utilizando una metodología
DAFO (análisis de debilidades, amenazas, fortalezas
y oportunidades) o similar.
4.2. Comprensión
de las necesidades
y expectativas de las
partes interesadas
No hay
correspondencia
Sí
La organización debe identificar las partes
interesadas de la organización así como sus
necesidades y expectativas. Además debe determinar
cuáles de esas necesidades y expectativas se
convierten en requisitos que incorporar en el sistema
de gestión ambiental.
4.3. Determinación
del alcance del SGA
4.1. Requisitos
generales
Sí
La organización determinará el alcance del SGA
considerando 4.1 y 4.2. Debe documentarlo y estar
disponible para las partes interesadas.
4.4. Sistema de
gestión ambiental
4.1. Requisitos
generales
Sí
Considerar el conocimiento de 4.1 y 4.2 cuando se
establezca y mantenga el SGA.
(continúa)
201
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
ISO 14001:2004
Novedad
Comentarios
5. Liderazgo (título)
No hay
correspondencia
Sí
Nuevo requisito.
5.1. Liderazgo y
compromiso
No hay
correspondencia
Sí
Implicación máxima de la alta dirección. Se han
añadido más elementos de compromiso de la
dirección, como la integración de los requisitos
del sistema de gestión ambiental en el negocio,
la compatibilidad de la política y objetivos con la
dirección estratégica y contexto, apoyo y respaldo de
otras funciones de la dirección y responsabilidad
de rendir cuentas sobre la eficacia del sistema.
5.2. Política ambiental
4.2. Política ambiental
Sí
La política debe estar disponible para las partes
interesadas pertinentes. Se incluye un compromiso
de protección del medio ambiente (que incluye el de
prevención de la contaminación).
5.3. Roles,
responsabilidades
y autoridades en la
organización
4.4.1. Recursos,
funciones,
responsabilidad y
autoridad
Sí
No se hace alusión explícita al “representante
de la dirección” (sí se menciona en el anexo A,
apartado A.5.3).
6. Planificación
4.3. Planificación
(título)
6.1. Acciones para
abordar riesgos y
oportunidades (título)
No hay
correspondencia
Sí
Nuevo requisito.
6.1.1. Generalidades
No hay
correspondencia
Sí
La organización debe determinar los riesgos
asociados con amenazas y los riesgos asociados
con oportunidades considerando los aspectos
ambientales, los requisitos legales y otros requisitos y
los requisitos derivados del 4.1 y 4.2. Más adelante,
en el apartado 6.1.4, la norma requiere que se
planifiquen acciones para abordarlos.
Como sucede en el capítulo 4, no se requiere
ninguna metodología específica para realizar dicha
determinación, por lo que la organización puede
optar por métodos cualitativos o cuantitativos. Por
ejemplo, a través de un acta de reunión donde
se documentan estos riesgos y oportunidades, un
informe, una matriz DAFO (debilidades, amenazas,
fortalezas y oportunidades), un AMFE (análisis modal
de fallos y efectos) o utilizando normas como la ISO
31000 o técnicas descritas en la Norma ISO 31010.
Es importante destacar que no es un requisito de la
norma la realización de evaluaciones de riesgos.
(continúa)
202
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
ISO 14001:2004
Novedad
Comentarios
6.1.2. Aspectos
ambientales
4.3.1. Aspectos
ambientales
Sí
Se deben identificar los aspectos y sus impactos
ambientales asociados desde una perspectiva de
ciclo de vida, es decir, hay que considerar las etapas
consecutivas e interrelacionadas del producto o
servicio, desde la adquisición de materia prima o su
generación a partir de recursos naturales, hasta la
disposición final.
6.1.3. Requisitos
legales y otros
requisitos
4.3.2. Requisitos
legales y otros
requisitos
No
Hay un cambio en la redacción, aunque no se
introducen requisitos adicionales.
6.1.4. Planificación de
acciones
No hay
correspondencia
Sí
En este apartado es donde la norma requiere que se
planifiquen las acciones para abordar los aspectos
ambientales, los requisitos legales y los riesgos
y oportunidades. Para establecer estas acciones,
la organización puede considerar sus opciones
tecnológicas y requisitos financieros, operacionales y
de negocio.
Además, hay que evaluar la eficacia de estas
acciones y para ello la norma hace referencia a
las herramientas establecidas en el capítulo 9, de
evaluación del desempeño.
6.2. Objetivos
ambientales y
planificación para
lograrlos (título)
4.3.3. Objetivos,
metas y programas
6.2.1. Objetivos
ambientales
4.3.3. Objetivos,
metas y programas
Título.
Sí
Hay un cambio en la redacción y desaparece el
término “meta”, pero no el concepto, es decir,
aquellas acciones encaminadas a la consecución
del objetivo. Estas acciones quedan recogidas en
el apartado 6.2.2.
La nueva versión de la norma proporciona más
opciones para el establecimiento de objetivos ya
que, además de considerar los aspectos ambientales
significativos y los requisitos legales y otros requisitos,
incorpora los riesgos y oportunidades.
6.2.2. Planificación
de acciones para
lograr los objetivos
ambientales
4.3.3. Objetivos,
metas y programas
7. Apoyo (título)
4.4. Implementación y
operación (título)
7.1. Recursos
4.4.1. Recursos,
funciones,
responsabilidad y
autoridad
Sí
Como novedad, se requiere el uso de indicadores
para la evaluación de los avances de los objetivos
ambientales medibles.
No
Cambia la redacción, aunque no se incorporan
nuevos requisitos.
(continúa)
203
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
ISO 14001:2004
Novedad
Comentarios
7.2. Competencia
4.4.2. Competencia,
formación y toma de
conciencia
Sí
Como novedad, se requiere la evaluación de la
eficacia de las acciones tomadas para proporcionar
la competencia necesaria para los puestos
relacionados con el desempeño ambiental de la
organización.
7.3. Toma de
conciencia
4.4.2. Competencia,
formación y toma de
conciencia
No
Hay un cambio en la redacción. Aunque no se
introducen requisitos adicionales, se pretende dar
mayor protagonismo a las acciones para la toma de
conciencia del personal como herramienta clave para
la mejora del desempeño.
7.4. Comunicación
(título)
4.4.3. Comunicación
(título)
7.4.1. Generalidades
4.4.3. Comunicación
Sí
Establecer un proceso de comunicación donde se
incluya el qué, cuándo, a quién y cómo comunicar
externa e internamente información sobre el sistema
de gestión ambiental, teniendo en cuenta los
requisitos legales y otros requisitos y asegurando que
la información comunicada es fiable y coherente. La
organización debe determinar los métodos a utilizar
para asegurar dicha fiabilidad y coherencia.
7.4.2. Comunicación
interna
4.4.3. Comunicación
No
No se modifica el requisito, si bien se recuerda que
la comunicación interna incluye a aquellas personas
que trabajan bajo el control de la organización.
7.4.3. Comunicación
externa
4.4.3. Comunicación
Sí
La organización debe comunicar externamente
información relevante de su sistema de gestión.
Además, en el capítulo 9 de la norma se indica que
se comunique externa e internamente información
sobre el desempeño ambiental.
7.5. Información
documentada (título)
4.4.4. Documentación
(título)
Sí
Título.
7.5.1. Generalidades
4.4.4. Documentación
Sí
El término información documentada incluye a los
procesos, los procedimientos y registros necesarios
para el sistema de gestión ambiental.
7.5.2. Creación y
actualización
4.4.5. Control de
documentos y 4.5.4.
Control de los
registros
Sí
Los requisitos en cuanto a actualización se mantienen
con respecto a la versión anterior de la norma. La
información documentada necesaria se especifica
en los diferentes apartados de la norma aunque se
flexibiliza el requisito en cuanto a la documentación
necesaria para el funcionamiento del sistema,
dejando libertad a la organización para que
establezca la que necesite, así como el formato y
medio en el que está contenida.
Título.
(continúa)
204
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
ISO 14001:2004
Novedad
Comentarios
7.5.3. Control de
la información
documentada
4.4.5. Control de
documentos y 4.5.4.
Control de los
registros
No
Hay un cambio en la redacción, aunque los
requisitos en cuanto a los controles de esta
información documentada se mantienen (revisiones,
actualizaciones, control de distribución, disposición
en puntos de uso, etc.).
8. Operación (título)
4.4. Implementación y
operación (título)
8.1. Planificación y
control operacional
4.4.6. Control
operacional
Sí
En coherencia con la perspectiva de ciclo de
vida introducida en el capítulo 6.1.2 de aspectos
ambientales, se deben establecer controles oportunos
para asegurarse de que se aborden los requisitos
ambientales en las etapas adecuadas del diseño
y desarrollo; determinar requisitos de compra
para los productos y servicios según corresponda;
comunicar los requisitos ambientales relevantes a los
proveedores y contratistas y considerar la necesidad
de suministrar información sobre los impactos
ambientales potenciales significativos asociados
con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento
al final de la vida útil y la disposición final de los
productos o servicios.
8.2. Preparación
y respuesta ante
emergencias
4.4.7. Preparación
y respuestas ante
emergencias
No
Hay un cambio en la redacción, aunque no se
introducen requisitos adicionales.
9. Evaluación del
desempeño (título)
4.5. Verificación
(título)
9.1. Seguimiento,
medición, análisis y
evaluación (título)
4.5.1. Seguimiento y
medición (título)
9.1.1. Generalidades
4.5.1. Seguimiento y
medición
Título.
Sí
Hay un cambio en la redacción, de manera que
la organización debe determinar qué necesita,
seguimiento y medición, los métodos, los criterios
contra los cuales se evaluará el desempeño (es decir,
valores de referencia o valores límite), cuándo hacer
este seguimiento y medición y cuándo se deben
analizar y evaluar los resultados.
Se incorpora el requisito de utilizar indicadores para
el seguimiento del desempeño ambiental.
9.1.2. Evaluación del
cumplimiento
4.5.2. Evaluación del
cumplimiento legal
9.2. Auditoría interna
(título)
4.5.5. Auditoría
interna (título)
9.2.1. Generalidades
4.5.5. Auditoría
interna
No
Se modifica la redacción, aunque no hay requisitos
adicionales.
Título.
No
Cambia la redacción, aunque no hay requisitos
adicionales.
(continúa)
205
Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015
ISO 14001:2015
ISO 14001:2004
Novedad
Comentarios
9.2.2. Programa de
auditoría interna
4.5.5. Auditoría
interna
No
Hay un cambio en la redacción, cuando se
programen las auditorías se deben considerar, entre
otros, los riesgos y oportunidades.
9.3. Revisión por la
dirección
4.6. Revisión por la
dirección
Sí
Introduce como elemento de entrada los cambios
en las cuestiones del contexto interno y externo, las
necesidades y expectativas de las partes interesadas y
los riesgos y oportunidades.
Como salidas de la revisión por la dirección se
destacan las oportunidades para mejorar el sistema
de gestión ambiental a otros procesos de negocio,
así como cualquier implicación para la dirección
estratégica de la organización.
10. Mejora (título)
No hay
correspondencia
Sí
Nuevo requisito.
10.1. Generalidades
No hay
correspondencia
Sí
La organización debe determinar las oportunidades
de mejora e implementar las acciones necesarias
para lograr los resultados previstos. Estas
oportunidades de mejora son el resultado de las
decisiones y acciones obtenidas de la evaluación
del desempeño, es decir, consecuencia del análisis y
evaluación de resultados, evaluación de los requisitos
legales y otros requisitos, resultados de las auditorías
internas y de las decisiones tomadas en la revisión
por la dirección.
10.2. No conformidad
y acción correctiva
4.5.3. No
conformidad, acción
correctiva y acción
preventiva
Sí
No hay cambios respecto a la sistemática y requisitos
establecidos para la detección y corrección de no
conformidades así como para el establecimiento de
acciones correctivas.
Como consecuencia del enfoque de pensamiento
basado en riesgos y de la aplicación de la estructura
de alto nivel, desaparece el requisito de documentar
las acciones preventivas.
10.3. Mejora continua
No hay
correspondencia
Sí
206
La organización no solo debe mejorar la eficacia y
adecuación de su SGA, sino también su desempeño
ambiental, es decir, los resultados medibles
relacionados con la gestión de aspectos ambientales
y, por tanto, de los residuos, vertidos, consumos,
emisiones, etc. según corresponda.