ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO.”
María Jesús Gómez Ramos
UNIVERSIDAD AZTLÁN
Contaduría y Finanzas
- CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
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ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO.
1. Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad
La contabilidad por áreas de responsabilidad es el sistema para recoger y reportar
información de ingresos y egresos por áreas de responsabilidad. Cada
administrador es responsable de la gestión de su personal y presupuesto.
Las ventajas de mantener la contabilidad por área de responsabilidad son:
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Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada
administrador comparar entre su presupuestado y lo realmente obtenido para
atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que
actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.
Base de la administración Basada en Actividades
División óptima en el manejo presupuestal y establecimiento de estándares
de manufactura o servicios
Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor
delimitación de responsabilidad.
Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la
empresa.
Permite un sistema de Evaluación de desempeño enfocado en indicadores
Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, las que
lo superaron, etc. Siempre hay un responsable a cargo de cada área.
Motiva a utilizar la administración por objetivo s o por resultados, ya que
separa el objetivo principal de la empresa en sus objetivos destinados a cada
área, señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo.
Por ejemplo, indica al centro de costos los estándares por cumplir y
la producción a alcanzar; al centro de ingresos, su cuota a lograr y composición
de áreas a vender, etcétera.
2. La estructura organizacional como fundamento
La estructura organizacional define el modo en que se dividen, agrupan y coordinan
los trabajos de las actividades., estas a su vez se dividen en especialización del
trabajo que esta es el grado en que las actividades de la organización se subdividen
en trabajos separados.
Estructura de la organización:
1-La estructura de la organización diseña relaciones formales de subordinación,
como el número de niveles en la jerarquía, y el tramo de control de los directivos y
supervisores.
2- Muestra el agrupamiento de los individuos en los departamentos y de los
departamentos en la organización total.
3- Incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación efectiva, la
coordinación y la integración de esfuerzos entre los departamentos.
Los dos primeros constituyen el marco estructural, el cual conforma la jerarquía
vertical, el 3er pertenece al patrón de interacciones entre los empleados
organizacionales, una estructura ideal alienta a los empleados a proporcionar
información y coordinación horizontal, donde y cuando necesitarla.
3. Organigrama de áreas de responsabilidad
Tres modelos clásicos de organización
Agrupación Funcional
La atención prestada la función de cada área hace que se pierda la función
del output, se interesa más por el actuar de los individuos que por el objetivo global
del negocio
Agrupación por mercados
Estructura menos rígida y predispuesta a tareas repetitivas y/o especializadas
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Puede ejecutar e intercambiar funciones con más flexibilidad.
Consume más recursos que la Organización funcional.
La organización por producto/mercado, con frecuencia llamada organización
por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la
producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de
productos, a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que
tratan con cierto tipo de cliente.
Agrupación por mercados de la organización
Agrupación matricial
Es más versátil, flexible, eficiente, ágil e innovadora. Sin embargo, hay que saber
aplicarla porque de lo contrario, los resultados serían adversos. Existe bajo
controles y sistemas de evaluaciones duales.
1. La gestionan líderes con capacidad de acomodarse y desenvolverse
adecuadamente en procesos de toma de decisiones laterales.
2. El fomento de una cultura organizativa que propicie la negociación de los
conflictos y promueva el equilibrio de poderes entre los miembros o
departamentos de la organización.
3. El desarrollo de vínculos efectivos en sentido tanto vertical como horizontal
para lograr una coherencia entre diferentes partes de la organización.
4. El reconocimiento de la existencia de diferentes clases de autoridad.
5. La claridad de los roles en la organización y entender la razón de ser de la
matriz.
6. La autonomía de los directivos, así como el papel del gerente como
equilibrador.
7. La convivencia con situaciones de ambigüedad y de soluciones ad hoc, y la
utilización del diálogo como medio de resolución de conflictos.