Fase III Ejecución del proyecto de TI. La ejecución de un proyecto significa que se pone en marcha todo lo que planificado. Es decir, ejecutar esas estrategias para llevar a cabo el proyecto hasta su implementación final. Se podría pensar que la fase de ejecución es la más fácil de todas, sobre todo si ya has hecho lo más difícil y has sentado las bases para el éxito del proyecto. Pero es en la fase de ejecución precisamente donde muchos equipos tienen problemas en los entregables del proyecto. Entregables de un proyecto pueden ser: • • • • • • • • Documentos de seguimiento del proyecto. Programas de software. Equipamiento hardware. Manuales de explotación. Manuales de usuario. Especificaciones técnicas de equipamiento. Servicios de garantía. Servicios de soporte y mantenimiento. 3.1 Dirección del trabajo del proyecto. La finalidad de esto es gestionar el desempeño del trabajo como se ha planificado, en lo que las partes involucradas empezando por el director del proyecto y el equipo de dirección asegura que el trabajo emprendido por el equipo pueda ejecutarse e integrarse en los entregables finales del proyecto. El director de proyectos de TI, debes saber cómo comunicarte con todos los colaboradores de la empresa. Trabajará en estrecha colaboración con los miembros del departamento de TI, pero también es el responsable de hablar sobre el trabajo de y avances con los demás departamentos, también es la persona responsable de determinar los roles y responsabilidades de los miembros del equipo para el proyecto. Es importante para este director comprender las fortalezas de cada miembro para poder asignar las tareas en consecuencia. 3.2 Gestión de Partes interesadas. Para todo proyecto es se debe entender las necesidades y expectativas, así como la identificación de las necesidades y preocupaciones de las partes interesadas y resolución de problemas. Cuando al Director del proyecto no le es factible resolver los conflictos se recomienda buscar otro punto de vista, bien sea de alguien más elevado en la organización o incluso de algún colaborador externo. 3.3 Tratar los Riesgos. La gestión de riesgos de los proyectos, también conocida como “risk management”, es la práctica de identificar, analizar y responder de manera proactiva a diferentes tipos de riesgos potenciales de un proyecto. Un riesgo de un proyecto es todo aquello que pueda ocurrir y perjudicar al éxito y desarrollo del proyecto, esto puede ocasionar retrasos en el cronograma del proyecto, que se agote o exceda el presupuesto previsto o cualquier factor que derive en la disminución del rendimiento. Con una gestión de riesgos efectiva, puede detectar cualquier riesgo en potencia que pueda surgir durante el ciclo de vida de un proyecto y mitigarlo para que el proyecto se mantenga en curso, dentro del presupuesto y bien orientado. Se trata de desarrollar las opciones y determinar que medidas tomar en el aprovechamiento de las oportunidades o reducir las amenazas en línea con los objetivos del proyecto. Esta gestión incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Sus objetivos son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. La gestión de los riesgos del proyecto deberá incluir los siguientes procesos: • • • • • Planificar la gestión de riesgos. Identificar los riesgos. Realizar el análisis cualitativo de los riesgos. Planificar la respuesta de los Riesgos Monitorear y controlar los riesgos. Documentos del proyecto: • • • • • Incluyen: El registro de supuestos. Informes de desempeño del trabajo. Informes sobre el valor ganado. Diagramas de red. Las líneas base. Otra información del proyecto que resulte valiosa para la identificación de riesgos. Factores ambientales de la Empresa: • • • • Investigaciones académicas. Listas de control publicadas. Estudios comparativos. Estudios industriales. • Las actitudes frente al riesgo. Activos de los procesos de la organización: • • • Los archivos del proyecto, incluidos los datos reales. Los controles de los procesos de la organización y del proyecto. Las plantillas de declaración de riesgo 3.4 Asegurar la Calidad. La calidad en el proyecto se define en métricas específicas y es acordado entre las partes. Los programas y políticas de garantía de calidad dirigen el trabajo del proyecto, mientras que el control de calidad vela porque el proyecto se ejecute según lo requerido por la organización La finalidad de todo proyecto es que los entregables cumplan con lo planificado y la calidad requerida por la organización, esto incluye herramientas, procedimientos, técnicas, recursos y todo lo necesario asegurar la calidad del proyecto. El aseguramiento de la calidad posibilita la conformidad con el desempeño de las normas y requisitos. Las auditorías de calidad aseguran que las medidas recomendadas se ejecuten adecuadamente y los cambios necesarios se ejecuten sobre la marcha, este proceso se llevaría con las siguientes entradas y salidas. 3.5 Selección de Proveedores. Con ente proceso buscamos Asegurar la información de los proveedores para evaluar cual nos puede servir en base a lo requerido. Revisar y Examinar la información presentada. Seleccionar al proveedor que mejor se ajuste a las necesidades. 3.6 Distribución de la información. Es hacer que la información requerida esté disponible para las partes interesadas en el proyecto, así como los canales establecidos para preguntas o dudas del mismo. Dado que el director de proyectos de TI actúa como intermediario entre los miembros del equipo, los departamentos y los participantes, la falta de comunicación puede convertirse en un desafío por lo que es requerido un proceso organizado para que la información llegue a todos. El uso de herramientas de gestión de proyectos de TI pueden ayudar a priorizar la comunicación y liderar al éxito del equipo. 3.7 Desarrollar el equipo de Proyecto: Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación y se crea en plan para la dirección de personal. Los proyectos solo pueden ser ejecutados gracias a recursos profesionales (personal) y a los de recursos materiales (herramientas, equipamiento), estos son responsables de las actividades y entregables del proyecto y de ellos proceden los costes del mismo. La asignación de recursos profesionales a un proyecto debe realizarse una vez han sido identificadas las actividades y tareas del proyecto, ya que cada uno de los miembros del equipo de trabajo tendrá asignada una actividad o conjunto de actividades. Una vez identificados los profesionales necesarios, se estará en disposición de definir y estructurar el equipo de trabajo del proyecto. Habilidades interpersonales: El equipo de dirección de puede reducir los problemas y aumentar el trabajo en equipo procurando comprender los sentimientos de sus colaboradores, anticipar sus acciones, reconocer sus inquietudes y hacer seguimientos respectivos. Capacitación: Incluye todas las actividades diseñadas para mejorar las habilidades de los colaboradores del proyecto. Actividades para el desarrollo del espíritu de equipo: Consiste en ayudar a los colaboradores a trabajar en conjunto de manera eficaz, utilizando estrategias de desarrollo del espíritu de equipo haciendo que el clima de confianza esté presente en la organización y estableciendo buenas relaciones laborales. Reglas básicas: Discutir las reglas básicas del proyecto permite a los colaboradores identificarse con valores que son importantes. Todos son responsables de implementar estas reglas una vez fijadas.
