instrucciones generales proceso ejecucion proyectos subvencion

INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL PROCESO DE EJECUCIÓN
PROYECTOS SUBVENCIÓN CULTURA 2014
CONSIDERACIONES A TENER PRESENTE DURANTE TODO EL PROCESO DE EJECUCIÓN:
Inicio de la ejecución del Proyecto:





El Gobierno Regional informará a las Entidades Públicas, Municipalidades, e
Instituciones Privadas beneficiarias de la subvención, la fecha de transferencia de
los recursos, mediante un correo electrónico dirigido al representante legal.
Los recursos se transfieren a las Instituciones Privadas a través de un Vale Vista
Virtual del Banco del Estado a nombre de la Organización, que deben solicitar en
Servicio al Cliente o ventanilla del Banco.
Los recursos transferidos se deben mantener en una cuenta corriente o de ahorro a
nombre de la Institución, la que deberá mantenerse exclusivamente para la
administración de los recursos F.N.D.R.
El proyecto debe iniciarse inmediatamente una vez realizada la transferencia de
los recursos.
Los gastos con cargo al proyecto, solo podrán efectuarse a partir de la fecha del
traspaso de los recursos.
Actividades:








Se debe dar cumplimiento al cronograma de actividades y el tiempo considerado
y aprobado en el proyecto para su ejecución.
En ningún caso pueden modificarse las actividades, si excepcionalmente se
necesita cambiar alguna actividad, esta debe contar con la autorización del
Gobierno Regional.
Los cambios de Monitores, artistas, equipamientos y otros deben ser autorizados y
en ningún caso implementados sin la visación del Gobierno Regional.
Todas las actividades deben contemplar medios de verificación, tales como:
registros fotográficos, listados de asistencia cuando corresponda, afiches,
invitaciones DVD, y otros.
Se debe informar de las actividades más relevantes a la encargada del concurso,
mediante correo electrónico a [email protected]
Solo en casos excepcionales y por única vez se podrán autorizar modificaciones
menores al presupuesto, para lo cual la institución, deberá enviar una carta u
oficio al Sr. Intendente Regional del Bio Bío, solicitando y fundamentando
técnicamente. los cambios propuestos, esta debe ser ingresada en la oficina de
partes del Gobierno Regional Prat N°525, Concepción, en horarios de 8:30 a 13:00
hrs.
Para las modificaciones en los plazos de ejecución de los proyectos, se deberá
solicitar por escrito, vía carta u oficio de la Institución, al Sr. Intendente Regional,
justificando dicha solicitud.
Las modificaciones solicitadas tanto de presupuesto como de ampliación de plazo,
no pueden ser implementadas por la institución, hasta que hayan sido autorizadas
y notificadas por escrito por este Gobierno Regional.

No se autorizarán modificaciones de ningún tipo una vez ejecutados los proyectos
En Materia de rendiciones de cuentas.
1. Se debe rendir cuentas de los gastos mensualmente
2. Se aceptaran como respaldo de los Gastos solamente documentos originales,
legales y vigentes, tales como:

Facturas; Boletas de Honorarios; copia de título
profesional y/o
acreditación así como el contrato de prestación de los servicios; Boletas
de Ventas y Servicios; Formulario de declaración de impuestos; Ordenes
de compras y Ordenes de pago; ingresos de remesa recibida.
3. Las boletas y facturas que se presentan no deben encontrarse con fecha
posterior al término del proyecto.
4. El detalle anotado en las Facturas u otro Documento Legal soportante de la
obligación de pagar; debe corresponder exactamente a los ítem aprobados
indicados en el presupuesto y en un contexto claro y detallado.
5. Caso de gastos no considerados en el Proyecto: estos deben ser asumidos
íntegramente por la Entidad beneficiaria.
6. Caso de no cumplimiento a lo establecido en las Bases y Convenio del proyecto:
el Gobierno Regional dará término anticipado a dicho Convenio y seguirá las
acciones legales correspondientes.
7. Si se generarán excedentes durante la ejecución del Proyecto; estos deben
reintegrarse a la cuenta Nº 53309172601 del Banco Estado, del Gobierno Regional
del Bio Bio, enviando el aviso correspondiente en forma inmediata.
8. Es obligación de las Instituciones beneficiadas, consultar al Dpto. de Finanzas del
Gobierno Regional acerca del estado de sus rendiciones de cuentas.
Difusión:




Todo material de difusión deberá contar con la imagen corporativa (Logo) del
Gobierno Regional y Gobierno de Chile (pendones, papelería, pasacalles, afiches,
trípticos, programas, alocuciones y otros).
El logo del Gobierno de Chile y Gobierno Regional, se encuentra en la página
www.gorebiobio.cl, link Subvenciones 2014, documentos generales, y deben
destacarse en los elementos de difusión de los proyectos. Además deben incluir lo
siguiente:
Nombre del proyecto
Nombre del fondo que financia el proyecto, en este caso corresponde a:
SUBVENCION CULTURA 2014, GOBIERNO REGIONAL DEL BIO BIO.
CIERRE DE LOS PROYECTOS:
Cierre Técnico del proyecto:

Una vez finalizada la ejecución del proyecto, la Institución debe enviar en una
carpeta archivada el Informe Final de Gestión, el formato oficial que se debe
llenar se encuentra en la página www.gorebiobio.cl, Link Cultura, acompañado
de todos los elementos verificadores de la ejecución del proyecto (fotos, videos,
invitaciones, afiches y otros). Este informe debe ser detallado y completo.
Cierre Financiero del Proyecto:

La institución debe rendir el 100% de los recursos transferidos por el Gobierno
Regional para la ejecución del proyecto, como máximo un mes posterior finalizada
la ejecución del proyecto, y debe contactarse con el Dpto. de Finanzas para
asegurarse de no tener observaciones en la rendición final.
Supervisiones:

Para asegurar la adecuada ejecución de los proyectos, el Gobierno Regional
realizará Supervisiones en Terreno, como también podrá coordinar reuniones de
trabajo con las instituciones beneficiarias, en fecha y horarios informado con
anticipación a la institución.
Profesionales Encargados
para la atención de consultas, aclaraciones y
solicitudes:
 Hilda Bórquez Elgueta; [email protected] fono: 41-2405772 del Dpto. de
Inversiones (Aspectos técnicos)
 Juan Parada González; [email protected] fono:41-2405709 del Dpto. de
Finanzas (Rendiciones de Cuentas)
 Carolina Tapia Krug; [email protected] fono:41-240758 del Dpto. de
Inversiones (Aspectos Técnicos).
Concepción, 07 de agosto del 2014
HBE