SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INTEGRANTES: HAROLD CORDERO DAZA CESAR FERNÁNDEZ MOLINA KENIA MUÑOZ GUTIÉRREZ LEINER MUÑOZ GUTIÉRREZ YERLIS JIMÉNEZ JIMÉNEZ ILDER MEDINA PALACIO DOCENTE: AUDREY SOFIA SIERRA REQUENA SÉPTIMO SEMESTRE CONTABILIDAD GERENCIAL 2 UNIGUAJIRA MAICAO-LA GUAJIRA ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Herath expresa que “definir sistemas de control de gestión es complejo ya que no hay una definición exacta o definitiva por ser una combinación de tres conceptos (sistema, control y gestión)” (2007). De tal manera que el proceso de control es primordial para asegurar, que todas las actividades que la empresa realiza se hacen de forma correcta contribuyendo al cumplimiento de los objetivos. Dentro del concepto de control se encuentran dos diferencias claras; una de ellas se enfoca solo en los resultados monetarios o financieros donde recae la responsabilidad sobre el ámbito directivo de la organización y busca conseguir los objetivos planteados de una forma radical y aislada del contexto (personas, cultura, entorno). “Si se enfoca el control desde una perspectiva más amplia considerando a la organización como un todo donde no solo se mide el resultado final si no que se adecua a la cultura de la organización y a las personas que forman parte de ella teniendo en cuenta que en el comportamiento individual es donde aparece el problema y la necesidad de control enfocándose hacia los objetivos de la organización” Amat (2003) García estipula lo siguiente: El control no es un fin en sí mismo sino un medio para mejorar el desempeño de un sistema controlado teniendo en cuenta que el control es una función administrativa que tiene como finalidad proporcionar conocimientos sobre el desempeño de la organización para así tener un conocimiento global de donde están, a donde quieren llegar y por ende qué deben realizar para cumplir los objetivos planteados, identificando las falencias para con esto poder hacer las acciones pertinentes ya sean preventivas o correctivas y así asegurar la obtención de los recursos y el empleo eficiente de los mismos con miras a los objetivos planteados (1997). Los sistemas de control de gestión están diseñados para ayudar a los entes económicos a adaptarse al entorno social, a establecer aquellos intereses que hacen que los accionistas tomen decisiones que generan valor para sus propietarios mediante herramientas estructuradas al interior de cada organización conociendo cómo, cuándo y dónde se han utilizado los recursos de la empresa lo que permite la retroalimentación de la información de manera clara y oportuna para la toma de decisiones, que necesariamente se verá reflejado en la maximización de sus utilidades. Estos sistemas son un proceso integrado, no son un sistema aislado y todo el personal está implicado en su funcionamiento lo que requiere la atención y disposición desde los directivos hasta los operativos. “En general, los sistemas de control de gestión, permiten el cumplimiento de los objetivos de la organización” (Salgado, 2015). SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Existen muchas definiciones de control, una definición clásica de éste concepto lo indica Anthony (1978) donde “el control es el proceso mediante el cual los dirigentes se aseguran de que los recursos se obtiene y se utilizan de la forma más eficiente y eficaz con el fin de alcanzar los objetivos de la organización” Entonces podemos decir que el sistema de control de gestión Son mecanismos utilizados por directivos y empleados para facilitar la consecución de los objetivos de la organización, influyendo de tal manera en el comportamiento y desempeño de las personas que la integran. Es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa. Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo. el responsable del control de gestión debe valorar cuál es el estado y la eficacia de los componentes del sistema de control de gestión. Tienes por objetivo obtener toda la información necesaria de las funciones y procesos de la organización, tanto internos como externos, para poder mejorar así la toma decisiones, a fin de lograr optimizar la productividad y eficiencia del equipo, además permite determinar la manera en que la organización implementa y controla su estrategia mediante diferentes herramientas como los presupuestos, cuadros de mando o reuniones periódicas de equipos, entre otras. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Entre los principales objetivos que busca el control de gestión podemos encontrar: Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos. Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y facilitar que los funcionarios cumplan la misión institucional. Velar que actividad y recursos cumplan los objetivos de la organización. Garantizar la evaluación de la gestión en la organización. Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos. Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación. Velar porque se disponga de procesos de planeación. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Un sistema de control de gestión efectivo tiene las siguientes características: Ayuda a lograr los objetivos organizacionales Facilita la utilización óptima de los recursos Evalúa la precisión del estándar También establece disciplina y orden Motiva a los empleados y aumenta la moral Garantiza la planificación futura al revisar los estándares Mejora el rendimiento general de una organización También minimiza los errores. VENTAJAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Las auditorias de implantación seguimiento y certificación de todos los sistemas de gestión que hayan establecidos en la empresa se podrán realizar al mismo tiempo Mejor satisfacción del cliente y otras partes interesadas. Simplificaría la documentación necesaria al ser ésta única, lo que traería consigo transparencia, facilidad de manejo y reducción de costos de mantenimiento. Al tender a un sistema único y por lo tanto, un sistema más fácil de manejar, desarrollar y mantener, ayudaría, animaría y sensibilizaría a las organizaciones a mejorar su competitividad y su imagen en el mercado. Mejora la comunicación interna y la participación y confianza del personal. Mejora de la comunicación interna y la participación y confianza del personal. Eficacia del sistema de gestión, al establecer en conjunto políticas, objetivos, programas, capacitación, control, monitoreo y revisión. DESVENTAJAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Mayor costo de implantación, en relación con un solo sistema particular de gestión Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la cultura empresarial. Déficit de personal capacitado para la realización de auditorías de los sistemas de gestión existentes. Se requiere de mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y en la toma de decisiones. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Las organizaciones necesitan que se cumplan los objetivos planteados; para ello se implementan los sistemas de control de gestión que cuentan con los siguientes elementos: 1) Planeación estratégica 2) Medición del desempeño 3) Presupuestos 4) Evaluación y recompensas 5) Designación de centro de responsabilidad 6) Fijación de precios de transferencias basados en el libro de texto Sistemas de Control de Gestión PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: La planeación estratégica es un tema recurrente desde las últimas décadas en las organizaciones, éstas en su desarrollo se enfrentaron y se enfrentan a varios aspectos que no son controlables en su micro como macro entorno, algunos de estos son la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y el cambio constante generando la necesidad de tener el control sobre estos cambios se comienza a generar la planeación estratégica o también llamada planeación a largo plazo; etapa que forma parte del desarrollo administrativo mediante el cual se establecen normas, se definen estrategias y se seleccionan alternativas en función de objetivos y metas generales, económicas, sociales y políticas. La planeación estratégica es una herramienta clave para la toma de decisiones que tiene como propósito lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo, donde se formulan estrategias, se realiza el primer borrador de las mismas, se analizan, se evalúa la planeación de los productos para dar una revisión final y su respectiva aprobación. Formulando indicadores de seguimiento sobre los resultados a lo largo de todo el proceso (Ogliastri, 1992). PRESUPUESTOS: Los presupuestos o asignación de recursos son una herramienta fundamental en la planeación a corto plazo y el control de las organizaciones permitiendo obtener un uso más productivo de los recursos que éstas poseen; desde una perspectiva financiera se debe contar con un buen sistema de presupuestos para así tener una visión clara de la organización de lo contrario solo se tendrá una idea muy vaga con respecto al direccionamiento de la compañía y cumplimiento de sus metas. En cuanto al proceso de preparación del presupuesto se realiza un presupuesto inicial o borrador donde se tienen en cuenta los cambios externos, políticas y prácticas internas buscando así tener un mejor desempeño con referencia al año en curso de esta forma se coordinan las actividades de las partes de la organización, se asignan responsabilidades y se aprueba el dinero que se les permitirá gastar. Un presupuesto es la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia” (Sweeny & Rachlin, 1984). Los presupuestos y el proceso gerencial están relacionados entre sí, no se puede tomar el presupuesto como una unidad aparte ya que este consiste en establecer objetivos. y control con diferentes aspectos administrativos, conta-bles y financieros”. (Burbano, 2011). MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO: La medición del desempeño se maneja de forma global y competitiva para garantizar que el objetivo de la organización se ejecute de acuerdo a lo planeado por las directrices por medio de los indicadores administrativos de las organizaciones, estos sistemas son implementados para medir logros, metas y estrategias de las entidades que trabajan bajo la eficiencia financiera del desempeño. Uno de sus objetivos principales es medir el desempeño real ejecutado con lo presupuestado mediante la implantación de estrategias y objetivos a corto plazo. Siguiendo a Anthony & Govindarajan (2007) donde establece que los sistemas de medición del desempeño son solo un mecanismo que contribuye a aplicar la estrategia de la organización. El desempeño regularmente es relacionado con los resultados financieros, los rendimientos de inversión y el desempeño de los gerentes; una prueba clara de esto son los informes entregados por los gerentes a los directivos donde se relacionan ingresos, costos y gastos con los presupuestados. Los sistemas de medición del desempeño procuran incluir todas las necesidades de las distintas áreas de la organización por medio de medidas estratégicas, resultados e indicadores básicos. Un sistema de medición de desempeño pretende abordar las necesidades de las diferentes partes interesadas en la organización con la creación de una mezcla de medidas estratégicas: medidas de resultados e indicadores básicos, medidas financieras y no financieras, y medidas internas y externas. EVALUACIÓN Y COMPENSACIÓN: RECOMPENSAS - ADMINISTRACIÓN DE LA La evaluación y recompensas es el medio que utiliza el control de gestión para motivar a los empleados a comportarse de alguna manera que favorece directamente las metas de la organización. Existe una relación directa entre tiempos y esfuerzos con costos y beneficios de los empleados y organizaciones buscando que los objetivos individuales sean satisfechos y que sus esfuerzos personales no sean superiores a sus satisfacciones ya que de ser así esta persona después de adquirir conocimiento y experiencia emigrara a donde sus necesidades sean satisfechas; teniendo en cuenta que cada parte hace su inversión el trabajador invierte su tiempo y energía la organización invierte dinero y necesita que sus empleados contribuyan con más de lo que se les proporciona por eso se considera que un incentivo es un estímulo que se le otorga a el empleado y este puede ser salarial, beneficios sociales, premios, oportunidades de crecimiento entre otros a cambio de las contribuciones de trabajo, dedicación, puntualidad, persistencia, esmero, etc. “para así tener un equilibrio organizacional donde se reflejare el éxito de la organización al “remunerar” garantizando de esta forma ser competitivos y estratégicos a nivel global”. (Chiavenato, 2007) CENTROS DE RESPONSABILIDAD: Los centros de responsabilidad se relacionan directamente con las estructuras de control implementadas para medir el desempeño, la eficiencia y eficacia de las organizaciones teniendo en cuenta que estas son un conjunto de áreas, departamentos o centros de responsabilidad y que estos generalmente se encuentran estructurados en el organigrama de la compañía. Los centros de responsabilidad evalúan la eficiencia y eficacia de todos los recursos de la compañía dado que estas tienen metas y objetivos que alcanzar por medio de estrategias que son planteadas por los directivos; el objetivo principal de los centros de responsabilidad es hacer que las estrategias planteadas por la organización se lleven a cabo de acuerdo a lo establecido por los directivos por eso se debe realizar un seguimiento al funcionamiento y puesta en marcha de cada una de las estrategias para así asegurar el “cumplimiento de las metas propuestas por cada área. FIJACIÓN DE PRECIOS DE TRANSFERENCIA: En la actualidad las organizaciones actúan por medio de sistemas descentralizados y la mayor dificultad que presentan es la creación de un sistema que les permita contabilizar las trasferencias de bienes y servicios realizados en volúmenes significativos de estas transacciones de una dependencia a otra. “Los precios de transferencia se implementan con el objetivo de que proporcionen información relevante y oportuna para obtener el equilibrio entre los costos e ingresos, para influenciar en la toma de decisiones enfocadas hacia el cumpliendo de las metas, para medir el desempeño económico a nivel global y por último este sistema debe ser simple de entender y fácil de administrar”. (Anthony & Govindajaran, 2007) USO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN El sistema de control de gestión tiene cuatro subsistemas que lo componen: • Sistemas de creencias: se centran en reforzar el conocimiento sobre los valores de la organización, canalizando la comunicación de los mismos desde la dirección de manera formal, para motivar, inspirar y orientar el comportamiento. • Sistemas de límites: se focalizan en establecer y comunicar lo aceptable y lo rechazable para la empresa, las normas y los procedimientos. • Sistemas diagnósticos: Utilizan estándares preestablecidos, a partir de presupuestos, y se estudian las desviaciones y acciones correctoras. • Sistemas interactivos: fomentan la participación activa y el aprendizaje de los equipos mediante el uso de reuniones periódicas o cualquier otro medio de interacción que fomente la generación de nuevas ideas y la creatividad. Estos subsistemas son complementarios y que su interacción ayuda a la empresa a encontrar el equilibrio entre la perspectiva a corto y largo plazo, o entre el cumplimiento de objetivos predecibles y la detección de nuevas oportunidades. IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN el control de gestión de la compañía es un área fundamental para potenciar la productividad de la compañía, el entendimiento y buena coordinación entre las distintas áreas, y una actividad fundamental para aquellas empresas que quieran ser competitivas en su negocio y tener éxito, ya que conocerán a la perfección su salud financiera y podrán tomar las decisiones que mejor se adapten a su situación. También es de suma importancia ya que nos ayuda a Controlar el cumplimiento de objetivos, tomar mejor las decisiones, anticipar problemas futuros, controlar la evolución del negocio, implantar un sistema de retribución variable, obtener un cuadro de mando, controlar mejor los recursos consumidos, asignar responsabilidades y verificar su cumplimiento, obtener la información clave y las herramientas necesarias para evaluar el sistema de control de gestión actual y mejorarlo. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Los componentes que debe incorporar un buen sistema de control de gestión pueden agruparse de la siguiente manera: Un plan de organización. Prevé de antemano cómo se realizarán las cosas para llevar a cabo con éxito la gestión organizacional. También, cuando se efectuarán, quién las efectuará y los controles necesarios. Todo se estructura de forma articulada en un plan estratégico o de gestión, o en un plan de desarrollo. Un sistema de información. Otro de los componentes fundamentales de un sistema de control de gestión son los sistemas de información. Comprenden el software que utiliza cada empresa o los manuales de procedimientos, funcionales, reglamentos, etc. Unos recursos físicos. Los recursos físicos comprenden el hardware, la maquinaria, el equipo de oficina, las instalaciones y en general todo lo necesario para poder operar en condiciones óptimas. Talento humano. Es el componente esencial e indispensable para que un sistema de control de gestión opere. Es el más importante de todos los componentes, pues nada lograría una organización en tener a disposición los otros, si el motor que los mueve no opera. Hacen parte de este componente la motivación, la capacitación, los incentivos, el bienestar social que la organización brinda a su personal, vocación de control e identificación con la organización, entre otras. Un sistema de evaluación. Es un instrumento que ayuda de forma efectiva a los directivos a utilizar técnicas de administración, planeación, ejecución y control de gestión de cada una de las áreas de la institución. Este componente puede implementarse a partir de un sistema de evaluación de desempeño. Se le articula con un tablero integrado de mando que mida los indicadores de gestión estratégica, táctica u operativa. También, paralelamente, se pueden implementar sistemas de evaluación de riesgos y condensarlos en mapas de riesgos. FASES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN El Control de Gestión representa un sistema que abarca las siguientes etapas: 1. FIJAR Y PLANIFICAR OBJETIVOS: La determinación del objetivo principal y los secundarios es el primer paso de un sistema de control de gestión. También, se planifica cuándo se esperan cumplir estas metas, se diseña el plan estratégico a seguir para alcanzarlas y se definen las variables de control. 2. ORGANIZAR LOS RECURSOS: Una vez establecidos los objetivos, se deben organizar los recursos que serán asignados para el proceso de control de gestión, considerando aspectos financieros, técnicos y humanos. De igual forma, se deben definir los roles de cada uno de los integrantes involucrados en esta tarea. 3. IMPLEMENTAR EL SISTEMA: Este es el momento en que se ejecuta el sistema de control de gestión. En este aspecto, es clave que los responsables estén monitoreando que la implementación se lleve a cabo de acuerdo con el plan establecido para garantizar su buen desempeño. 4. MEDIR LOS RESULTADOS: En función de las variables de control, se deben medir y comparar los resultados obtenidos con los esperados desde un principio. Así, se puede establecer el grado de variación positiva o negativa de estos registros y sus causas. 5. REALIZAR CORRECCIONES: Por último, un sistema de control de gestión se involucra en realizar ajustes y correcciones, en caso de que no se alcancen los resultados esperados o se presenten problemas de implementación. Asimismo, se analiza si es necesario redefinir los objetivos y estrategias establecidas. HERRAMIENTAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Existen diferentes metodologías que se pueden implementar como herramientas de gestión en una organización. El propósito de estas herramientas es garantizar que las empresas tengan la capacidad de adaptarse y transformarse para seguir vigentes y en marcha hacia sus objetivos, en el exigente contexto mundial. Para lograr este propósito, las herramientas de gestión acuden a distintos mecanismos y así se distinguen también unas de otras. A continuación, le presentaremos algunas de las herramientas de gestión 1.Balanced Scorecard El BSC, Balanced Scorecard o Cuadro de mando integral, es una metodología estratégica para el logro de los objetivos y metas organizacionales. Estos se representan en una estructura coherente y dinámica dentro de la estrategia del negocio. Los objetivos y metas, son puestos a prueba a través de indicadores que medirán el desempeño de la organización en el cumplimiento de iniciativas y proyectos programados. El BSC es sin duda, la mejor forma de comunicar su estrategia a cada miembro dentro de la organización para lograr el cumplimiento de sus metas. 2. Empowerment (Empoderamiento) Este tipo de herramienta de gestión busca, como su nombre lo indica, empoderar a los miembros de la organización para que puedan apersonarse de la toma de decisiones, resolviendo problemas y ejecutando acciones oportunamente, sin que haga falta que pasen por la aprobación de sus superiores. Esto, por supuesto, repercute en el nivel de responsabilidad que los miembros de su empresa asumen con los aspectos de la empresa que afectan la consecución de metas y permiten obtener los resultados buscados. Para que esta herramienta sea exitosa hay dos aspectos que son cruciales: proporcionar la información y la capacitación necesarias y contar con mecanismos de evaluación y retroalimentación constantes 3. Reingeniería de procesos o BPR La reingeniería de procesos o Business Process Reengineering (BPR) es, dentro de las herramientas de gestión, el mecanismo para repensar y reestructurar los procesos de una empresa, pero ¿con qué fin? Los propósitos pueden ser variados, y en principio lo que se busca es una mejoría bien sea en costos, eficiencia, calidad, etc. Este replanteamiento significa, necesariamente, un análisis a profundidad de aquello que funciona y aquello que debe ser transformado, desde las áreas que componen la empresa, pasando por cómo se desenvuelven los miembros de la organización en este esquema y llegando, sin duda, a evaluar nuestra planeación estratégica, los objetivos que se espera alcanzar y las iniciativas en las que se trabaja para lograrlo. 4. OKR – Objetivos y Resultados Clave Los Objectives and Key Results, OKR u Objetivos y Resultados Clave son una excelente herramienta para todos los tipos de empresa y traen diferentes beneficios cuando se formulan de forma adecuada a lo largo de la vida de la empresa. Se trata de un protocolo de fijación de metas colaborativo diseñado para compañías, equipos o individuos que implementa una metodología que ayuda a asegurar que todos los esfuerzos, a lo largo y ancho de una compañía, se enfocan en los mismos puntos clave. 5. Alineación Total La Alineación Total es una herramienta de gestión estratégica creada por el consultor gerencial Riaz Khadem y plasmado en el libro Total Alignment (2017). Para sintetizar el concepto, podemos hablar de alineación cuando dos o más personas se mueven en la misma dirección y de integración cuando las personas cooperan entre sí. La Alineación Total tiene en cuenta: alineación e integración. Si una compañía desea estar alineada e integrada, primero necesita establecer un centro de enfoque o un marco de referencia para todos los trabajadores. PAPEL DEL CONTROLLER FINANCIERO La función de control de gestión recae sobre el controller financiero, es decir, el responsable del control y la gestión financiera de una compañía. Esta figura, de gran demanda en el mercado laboral en los últimos años, sirve como nexo entre las áreas de gestión y de contabilidad y debe ser un profesional con formación multidisciplinar y capacidad de desarrollar una visión global de la compañía que le permita dar seguimiento a la situación económica y financiera. El rol efectivo del controller financiero depende del tamaño de la compañía, pero, en general, su labor se centra en tres áreas fundamentales de la empresa: Desarrollo, supervisión y reporte del cumplimiento de los presupuestos a los que se ciñe cada proyecto o plan en la compañía. Supervisión de los resultados a medio y largo plazo para anticipar riesgos y maximizar la rentabilidad de las inversiones. Optimizar el gasto de los recursos propios y de terceros para garantizar su mejor aprovechamiento. Además, en firmas pequeñas y medianas suele ser la figura que asuma la supervisión y elaboración de las cuentas anuales, encargándose de gestionar la tesorería y de elaborar y reportar los presupuestos al equipo directivo. EJEMPLO BIBLIOGRAFIA https://revistas.unimilitar.edu.co/index.php/CREFCE/article/view/3276/2 844 https://www.isotools.org/2017/10/04/pasos-objetivos-componentessistema-control-gestion/ https://tudashboard.com/control-de-gestion/ http://www.centanni.com.ar/espanol/noticias/ventajas-ydesventajasde-implementar-unsistema-de-gestionintegrado-sgi_35 https://www.unir.net/empresa/revista/control-de-gestion/ https://advance.unab.cl/eventos/conoce-cuales-son-las-fases-delcontrol-de-gestion/ https://pensemos.com/herramientas-de-control-de-gestion/