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il;!mioe corno es y cómo se realiza la estructura orgánica?
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ll:l litü'ícar l as Secciones y Subsecciones Documentales- relacionadas con la documentación
lda por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas se
IW!ll""'1,. .'.. 1v1 Cien - es n ecesano recopila r losactos administrativos Mediante los cuales se legalizan los cambios
ra 1 es d e 1 a ent.idad y establecer la jerarq uía de las dependencias para saber cuáles de ellas son
lll'JIdirectivo y cuales del subalterno.Estosdatos son necesariospa ra codificar las dependencias Y
f es l:locu mentales que les corresponden a cada una. Al elaborar esta tarea es necesario recop¡1ar
rl'IY.''llrmación sobre la estructu ra Orgánica de la entidad, basá ndose en:
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1
1
1
11
11
rn igr mas -Creación y supresión de dependencias -Manuales de Funciones -Manuales de
. ¡;etos -Reglamentos Internos
10.¿determine como es y cómo se realiza las series documentales y asuntos?
Las series documentales seidentifican conlas funciones y actividades desarrolladas porlas dependenaas
para elcumphm1ento de los objetivos propuestos.Para desarrollar sus funciones, cada entidad estab
lece
trámites y procedimientos administrativos que se reflejan enla producción documental necesaria para
iniciar y final zar la acción administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta actividad
angina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos,
conforman la Serie Documental. Cada serie documental está asociada a un asunto particular,cuya
denommación resulta del análisis del contenido delos documentos reunidos en torno al trámite que los
genera.
Hay funciones especificas queidentifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos
establecidos para los trámites administrativos pueden variar,lo cual hace que surjan asuntos
relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación del asunto principal -Serie - podrá
subdividirse en cierto número de asuntos relacionados,los cuales quedarán indicados como - sub series -
Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada un
idad documental que materializanlos _
trámites administrativos adela11pdos por las dependencia delegadas para resolverlo. n consecuencia,
los documentos que guardan rélación con el asunto deberan integrarse en tomo al tramite del cual
forman parte.
A trave·s de 1os asuntos,se puede reestablecer la historia institucional,con lo
. cual se logrará hacer la
clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia Y orden ongmal.
11. ¿que son los cuadros de clasificación? De un ejemplo de ellos.
•
.
ización
clasificación dada a la documentacion producida por una
Son esquemas que reflejala Jeraru - m nte las
cciones,Subsecciones,las Series V Subserie
institución.En ellos se reg
istran Jerarqu1ca
·dades productoras de documentos haya en
·r. .
d t d·n tantas castilas como um
Documentales. Los cua ros en ra
. - 1 cada unidad pfoductorase ident1icara
cada entidad, en concordanc1·a con el organigrama mst1tucmna ,
:rá ;:!
con un código.
que ocupan enla estructura de la en i ad
-
1
de
ndencias teniendo en cuenta el niveljerárquiCO
ígftos que presenten cada niveljerárquiCO.
Esimportante anotar que el código se asigna a as edpe
uméco o atfanumérlco de acuerdo conlo
d
establecido en cada entidad.Elnumenco se
Ejemp
lo:
Prtmer dfalto Alcaldia-Despacho
nc1o-..m SecretarlaS yOfk:lnas asesoras
12. ¿cómo debe distinguirse los cuadros de clasificación?
En un cuadro de Clasificación deben distinguirse dos niveles: El primero está 1dentif1cado con la
estructura de la Institución
y corresponderá a las Secciones v Subseccione.s. El segundo estará refendo a
lafsicS
o
inearies
. y Sub series Documentales,es decir los testimonios de las actividades desarrolladas para cada
Además de las dependencias,en el cuadro de clasificación deben registrarse las series documentales
producidas en ejercicio delas funciones,a las que se les asignará un número siguiendo un orden
establecido en cada dependencia,el cual,agregado al de esta,identificará la serie,tal como se explicó
por las "Historias Laborales Docentes".
13. ¿qué se debe hacer en caso de realizarse una reestructuración o modificación en la estructura
organizacional de una entidad?
de clasrfícación deben ser coherentes con la estructura de ra
Es importante recalcar que Jos cuadros
. -,
da una reestructuración o modificación
d
ue en la inst1tuc1on se suce
.
entidad. Es decir,que ca a vez q
Ja estructura tenga su propio cuadro de
,
difica rse de taJ manera que
interna, el cuadro debera mo
buf ·dos por la institución a través del tiempo.
cam
ros
105
5
rt
clasificación, que pueda refleJar
0
