ílffff"[l 1¡ il;!mioe corno es y cómo se realiza la estructura orgánica? \ lrl1 ' ¡ ll:l litü'ícar l as Secciones y Subsecciones Documentales- relacionadas con la documentación lda por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas se IW!ll""'1,. .'.. 1v1 Cien - es n ecesano recopila r losactos administrativos Mediante los cuales se legalizan los cambios ra 1 es d e 1 a ent.idad y establecer la jerarq uía de las dependencias para saber cuáles de ellas son lll'JIdirectivo y cuales del subalterno.Estosdatos son necesariospa ra codificar las dependencias Y f es l:locu mentales que les corresponden a cada una. Al elaborar esta tarea es necesario recop¡1ar rl'IY.''llrmación sobre la estructu ra Orgánica de la entidad, basá ndose en: 1 ""' .,.,...".... ' 1 1 1 11 11 rn igr mas -Creación y supresión de dependencias -Manuales de Funciones -Manuales de . ¡;etos -Reglamentos Internos 10.¿determine como es y cómo se realiza las series documentales y asuntos? Las series documentales seidentifican conlas funciones y actividades desarrolladas porlas dependenaas para elcumphm1ento de los objetivos propuestos.Para desarrollar sus funciones, cada entidad estab lece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan enla producción documental necesaria para iniciar y final zar la acción administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta actividad angina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos, conforman la Serie Documental. Cada serie documental está asociada a un asunto particular,cuya denommación resulta del análisis del contenido delos documentos reunidos en torno al trámite que los genera. Hay funciones especificas queidentifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar,lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación del asunto principal -Serie - podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados,los cuales quedarán indicados como - sub series - Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada un idad documental que materializanlos _ trámites administrativos adela11pdos por las dependencia delegadas para resolverlo. n consecuencia, los documentos que guardan rélación con el asunto deberan integrarse en tomo al tramite del cual forman parte. A trave·s de 1os asuntos,se puede reestablecer la historia institucional,con lo . cual se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia Y orden ongmal. 11. ¿que son los cuadros de clasificación? De un ejemplo de ellos. • . ización clasificación dada a la documentacion producida por una Son esquemas que reflejala Jeraru - m nte las cciones,Subsecciones,las Series V Subserie institución.En ellos se reg istran Jerarqu1ca ·dades productoras de documentos haya en ·r. . d t d·n tantas castilas como um Documentales. Los cua ros en ra . - 1 cada unidad pfoductorase ident1icara cada entidad, en concordanc1·a con el organigrama mst1tucmna , :rá ;:! con un código. que ocupan enla estructura de la en i ad - 1 de ndencias teniendo en cuenta el niveljerárquiCO ígftos que presenten cada niveljerárquiCO. Esimportante anotar que el código se asigna a as edpe uméco o atfanumérlco de acuerdo conlo d establecido en cada entidad.Elnumenco se Ejemp lo: Prtmer dfalto Alcaldia-Despacho nc1o-..m SecretarlaS yOfk:lnas asesoras 12. ¿cómo debe distinguirse los cuadros de clasificación? En un cuadro de Clasificación deben distinguirse dos niveles: El primero está 1dentif1cado con la estructura de la Institución y corresponderá a las Secciones v Subseccione.s. El segundo estará refendo a lafsicS o inearies . y Sub series Documentales,es decir los testimonios de las actividades desarrolladas para cada Además de las dependencias,en el cuadro de clasificación deben registrarse las series documentales producidas en ejercicio delas funciones,a las que se les asignará un número siguiendo un orden establecido en cada dependencia,el cual,agregado al de esta,identificará la serie,tal como se explicó por las "Historias Laborales Docentes". 13. ¿qué se debe hacer en caso de realizarse una reestructuración o modificación en la estructura organizacional de una entidad? de clasrfícación deben ser coherentes con la estructura de ra Es importante recalcar que Jos cuadros . -, da una reestructuración o modificación d ue en la inst1tuc1on se suce . entidad. Es decir,que ca a vez q Ja estructura tenga su propio cuadro de , difica rse de taJ manera que interna, el cuadro debera mo buf ·dos por la institución a través del tiempo. cam ros 105 5 rt clasificación, que pueda refleJar
