ordenadores del gasto, integrantes del consejo

MEMORANDO No
LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL VIGENCIA 2012
PARA:
DIRECTORES LOCALES DE EDUCACIÓN, RECTORES, DIRECTORES –
ORDENADORES DEL GASTO, INTEGRANTES DEL CONSEJO
DIRECTIVO, AUXILIARES ADMINISTRATIVOS CON FUNCIONES
FINANCIERAS Y CON FUNCIONES DE ALMACENISTA DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
DE:
DIRECCIÓN FINANCIERA
ASUNTO:
LINEAMIENTOS DE CIERRE PRESUPUESTAL 2012 PARA LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE
FECHA:
19 DE NOVIEMRE DE 2012
Con el fin de garantizar un adecuado cierre fiscal y presupuestal de la vigencia 2012, a
continuación se fijan los siguientes lineamientos que deben seguir los Fondos de
Servicios Educativos - FSE, de la Secretaría de Educación, para lo cual se tuvieron en
cuenta las disposiciones que sobre la materia establece el Estatuto Orgánico del
Presupuesto, el Decreto 714 de 1996 artículos 13 literal c.1, 612 y la Ley 819 de 2003,
artículo 8, en la guía de apoyo presupuestal para los FSE y de los procedimientos
financiero establecidos.
1. FECHA DE CIERRE PRESUPUESTAL
La fecha límite para el cierre presupuestal de los FSE para la vigencia 2012 es el 14 de
diciembre de 2012.
2. EJECUCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL
Para el cierre presupuestal los FSE deben determinar la ejecución presupuestal de
ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago (cuentas por pagar), la
1
De los Principios del Sistema Presupuestal- Anualidad.
2
De las Apropiaciones y Reservas.
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constitución de reservas presupuestales, la anulación de reservas presupuestales y
constitución de pasivos exigibles, la identificación de los excedentes financieros, el
estado de Tesorería a la fecha de cierre presupuestal en el formato preestablecido y la
liquidación definitiva de la caja menor.
A continuación se describe los procedimientos a seguir para cada uno de ellos:
a. CUENTAS POR PAGAR
Se constituye una cuenta por pagar cuando al momento del cierre presupuestal el bien o
el servicio se ha recibido a satisfacción pero la orden de pago al tercero queda pendiente
de pago en la respectiva pagaduría y la misma se debe registrar como “giro” en la
contabilidad presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben
quedar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar se soportan en los siguientes documentos:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Certificado de disponibilidad presupuestal – CDP.
Contrato firmado por las partes (de suministro, de prestación de servicios, de obra,
etc.).
Certificado de registro presupuestal – RP.
Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada
en la pagaduría.
Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato.
Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios.
Comprobante de ingreso al almacén, en el caso de compra de bienes.
Orden de pago debidamente diligenciada y firmada por el Ordenador del gasto.
Es requisito para su constitución que la cuenta por pagar sea girada presupuestalmente.
El Ordenador del Gasto, el Pagador (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el
Contador validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la
fuente de financiación que las respalda.
b. RESERVAS PRESUPUESTALES 2012
Se constituirá una reserva presupuestal cuando al momento del cierre de la vigencia, el
bien o el servicio no se ha terminado de recibir a satisfacción, pero el compromiso está
debidamente contraído y desarrolla el objeto de la apropiación.
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Soportes para las reservas presupuestales: Las reservas presupuestales, además del
registro en libros, deben ser registradas en el acta de constitución de reservas y se
soportarán con los siguientes documentos:
i.
ii.
iii.
Certificado de disponibilidad presupuestal – CDP.
Contrato firmado por las partes (de suministro, de prestación de servicios, de
obra).
Certificado de registro presupuestal – RP.
c. CANCELACIÓN,
ANULACIÓN
DE
RESERVAS
PRESUPUESTALES
CONSTITUÍDAS EN EL 2011 PARA EL 2012 Y CONSTITUCIÓN DE PASIVOS
EXIGIBLES.
Si al momento del cierre presupuestal 2012, la reserva presupuestal no ha sido girada en
su totalidad, la misma fenece sin excepción pero el saldo no se anula. El pagador debe
elaborar el Acta de Fenecimiento, por cuanto se constituirá como un pasivo exigible para
el 2013, si el compromiso aún existe.
En este caso, los recursos se adicionarán al presupuesto 2013, en Ingresos al rubro de
“Cancelación de Reserva” y en Gastos al rubro de “Pasivo Exigible”.
Si al momento del cierre presupuestal 2012, se tuviera certeza que la reserva
presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no
existe, toda vez que hay una liquidación unilateral del contrato, se procede a la anulación
de dicha reserva y los recursos liberados deberán ser adicionados en el 2013 a los
mismos rubros que le dieron su origen e incorporados en el acta de reporte de
Excedentes Financieros.
d. EXCEDENTES FINANCIEROS
Corresponde al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y
compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago a 14 de
diciembre de 2012 (reservas presupuestales, cuentas por pagar, acreedores varios e
ingresos recibidos por anticipado).
Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la
fuente de financiamiento de los recursos y la destinación específica o no de los mismos.
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e. ESTADO DE TESORERÍA
Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre
de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica,
derechos académicos y cobros complementarios (para colegios que cuentan con
educación superior), los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en
general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE.
A continuación se describe cada uno de los ítems para la elaboración del estado de
tesorería.
Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de
disponibilidad inmediata.
Cuentas Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los fondos disponibles en cuentas
corrientes o de ahorro, en moneda nacional.
Inversiones Temporales. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de
los fondos colocados en títulos valores, con la finalidad de obtener un rendimiento
financiero el cual se encuentra predeterminado.
Fondos con Destinación Específica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al
cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÒN ESPECÌFICA (Ej.
Escuela – Ciudad – Escuela, PROMETEO). Estos recursos se adicionarán mediante
Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la siguiente vigencia en el
presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la destinación
para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y cuando los mismos no estén
sujetos a devolución.
Cuentas por Pagar en Poder del pagador. Son todas las órdenes de pago a terceros que
quedaron pendientes de pago en la respectiva pagaduría al cierre de la vigencia fiscal.
Acreedores Varios. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia
a favor de la Dirección de Impuestos Distritales y la DIAN por concepto de impuestos y
anticipo de impuestos, que fueron descontados del valor bruto de las órdenes de pago
En el caso de los cheques pendientes de impuestos, se recomienda que estos queden
declarados y pagados en diciembre, a excepción del último periodo de Retención de
Industria y Comercio (Rete ICA) que vence el 18 de enero de 2013, el de retención en la
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fuente cuyo vencimiento es según número de NIT entre el 10 y el 23 de enero de 2013 y
el de contribución especial 5%, que deberán consignarse inmediatamente3.
Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Corresponde a matrícula, pensión,
servicios complementarios que el colegio pueda ofrecer al estudiante, como son:
boletines, agenda, material didáctico, salidas pedagógicas, mantenimiento de mobiliario y
equipo de aulas de clase y especializadas, el cual es aplicable a los colegios que ofrecen
el ciclo de educación superior.
Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han
ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene certeza que se recibirán en una
fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un
Acto Administrativo o Certificación.
f.
LEGALIZACION DEFINITIVA DE LA CAJA MENOR
Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE, se hará a más tardar el
7 de diciembre de acuerdo al procedimiento establecido en la resolución de constitución
de la misma. El responsable del manejo de la Caja Menor responderá fiscal y
pecuniariamente por el incumplimiento de la legalización oportuna.
Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser reintegrados antes del 7 de
diciembre a la cuenta bancaria del FSE, la cual debe ser informada por escrito por el
respectivo pagador.
g.
ENTREGA DE INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL
El artículo 6° del Decreto 4791 de 2008 establece que es función de los Ordenadores del
Gasto de los Fondos de Servicios Educativos – FSE presentar a la Dirección Financiera
de la Secretaria de Educación de Bogotá, el informe de ejecución presupuestal,
incluyendo los excedente de recursos no comprometidos si los hubiere.
Por lo anterior, se debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en el memorando 5400012 de 28 de mayo de 2012, respecto a las fechas límites de presentación de la ejecución
presupuestal (cuarto trimestre o acumulado tanto como para los recursos del SGP como
para el consolidado).
3
Resolución SHD-000327 del 22 de agosto 2012
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3.
GENERALIDADES A TENER EN CUENTA
Es importante recordar algunos puntos a tener en cuenta para un efectivo cierre
presupuestal:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Se debe revisar que todos los certificados de disponibilidad presupuestal
expedidos soporten uno o varios registros presupuestales (según sea el caso) y
aquellos que no lo hacen, a solicitud del Ordenador del Gasto que requirió su
expedición, sean anulados.
Se recomienda, NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal, sin antes haber verificado que efectivamente estas disponibilidades
no están respaldando compromisos o en el caso de los Registros Presupuestales
que éstos no se requieran para amparar el pago.
De igual manera se recomienda, EFECTUAR anulación de Registros
Presupuestales que éstos no se requieran para amparar el pago.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe efectuar la
CONCILIACION entre los giros presupuestales y los pagos efectivos de la vigencia
2012 y de las cuentas por pagar y reservas presupuestales, con el fin de
establecer una situación fiscal y de tesorería confiable.
En época de vacaciones y/o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta
corriente, todos los recursos deben estar depositados en la cuenta de ahorro o en
lo posible invertidos en título valor, a excepción de los necesarios para amparar
compromisos que serán pagados en dicho periodo y por los cuales se han girado
cheques.
Antes de salir a vacaciones, debe enviarse un oficio a la entidad financiera,
relacionando los cheques que fueron girados y que serán cobrados en este
período, indicando claramente que no está autorizado el pago de ningún otro
cheque durante este periodo.
Solicitar a la entidad financiera mediante oficio, que durante el período de
vacaciones a la entidad financiera la inactivación de las cuentas bancarias y
hasta nueva orden.
Cerciorarse de que los cheques y demás títulos valores queden debidamente
custodiados en caja fuerte.
Para cualquier inquietud favor comunicarse con la Oficina de Presupuesto al teléfono
3241000, Ext. 4343 y 4312.
LUIS BILL CESPEDES GARCIA
Director Financiero
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Aprobó: Socorro Cardozo Miranda - Jefe Oficina de Presupuesto
Aprobó: María Cecilia Gaitán Rozo – Jefe Oficina Tesorería y Contabilidad
Proyectó: Luz Angela Velásquez C - Oficina Presupuesto
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