Administración e Ingeniería de Proyectos: Proceso de Control

Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Administración e ingeniería
de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
8° Semestre
División de Ciencias de la Salud, Biológicas y Ambientales | Ingeniería en Energías Renovables 1
Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Índice
Unidad 3. Proceso de control ............................................................................ 3
Presentación de la unidad................................................................................. 3
Propósitos ......................................................................................................... 3
Competencia específica .................................................................................... 4
3.1. El control en la administración ................................................................... 4
3.1.1. Objetivos del control ............................................................................ 6
3.1.2. Propósitos del control .......................................................................... 7
3.1.3. Importancia del control eficiente .......................................................... 8
3.2. Proceso de control ................................................................................... 10
3.2.1. Elementos del control ........................................................................ 13
3.2.2. Etapas del proceso de control ........................................................... 17
3.2.3. Tipos de control ................................................................................. 20
3.2.4. Técnicas de control ............................................................................ 22
3.3. Importancia de la medición en el control .................................................. 29
3.3.1. Instrumentos para la medición ........................................................... 30
3.3.2. Tipos de indicadores .......................................................................... 37
3.4. Normalización ....................................................................................... 39
3.4.1. Normas y estándares ......................................................................... 40
3.4.2. Calidad y ambiente ............................................................................ 41
3.4.3. ISO 9000 ............................................................................................ 43
Autoevaluación ............................................................................................... 45
Evidencia de aprendizaje. Proyecto integrador (tercera fase) ......................... 45
Autorreflexiones .............................................................................................. 46
Cierre de la Unidad ......................................................................................... 46
Para saber más ............................................................................................... 47
Fuentes de consulta ........................................................................................ 47
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Unidad 3. Proceso de control
Unidad 3. Proceso de control
Presentación de la unidad
La administración científica consta en esencia de 4 procesos básicos, los tres primeros
ya se han revisado (planeación, organización y dirección) en esta unidad estudiarás el
proceso del control, cuando en una empresa, organización o proyecto se tienen bien
fijos los objetivos y metas, además de saber qué es lo que se va a hacer y cómo se
hará, el tipo de personajes que intervendrán y cuál es la relación entre ellos, es tiempo
de conocer cómo se deberá de medir si los objetivos, actividades y tiempos asignados
se están haciendo como se planearon, además el proceso de control da la oportunidad
de saber si se están desperdiciando los recursos o si se emplean de manera óptima,
otro punto importante del control es que permite saber los puntos de mejora, siendo esto
muy importante para el crecimiento de las empresas y del cumplimiento de proyectos,
en esta unidad aprenderás desde las etapas del control hasta las formas de llevar a
cabo el proceso de control, además de la importancia que tiene esto con respecto a
normas internacionales de calidad y de ambiente, con el objeto de que las empresas y
proyectos puedan cumplir con estándares nacionales e internacionales.
Propósitos
Al término de la unidad, serás capaz de:



Analizar el proceso de control y la normalización.
Identificar las técnicas de control que pueden
ejecutarse en proyectos de energías renovables.
Proponer instrumentos de medición en un
proyecto de energía renovables.
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Unidad 3. Proceso de control
Competencia específica
Proponer instrumentos de medición en un proyecto de
energía renovable para determinar las técnicas de
control, mediante el análisis del proceso de control y la
normalización.
3.1. El control en la administración
Básicamente controlar, significa verificar y documentar que las actividades dentro de
una empresa se estén llevando a cabo conforme a lo establecido, que la comunicación
fluya conforme a lo que se estipuló, y que las metas y los objetivos de una empresa,
organización o proyecto se cumplan de manera paulatina, con el trabajo diario.
(Universidad Nacional de Colombia, 2013).
Según la Universidad Nacional de Colombia (2013), la palabra control tiene muchas
connotaciones y su significado depende del área en que se aplique; puede ser
entendida como:


Las estructuras organizacionales que incluyen los procedimientos y las políticas
institucionales.
La función de la alta dirección, que se vuelve restrictiva y se usa para mantener
el orden y evitar cualquier desvío.
La palabra control está asociada también a situaciones de restricción, limitación o
coerción por parte de las figuras de autoridad de las empresas o proyectos, sin embargo
este control bien llevado y bien ejercido es de beneficio para la consecución de los
objetivos.
Sin embargo, esto podría referirse a las actividades que tienen que ver con recursos
financieros, se tienen controles en los presupuestos, en los gastos o en actividades que
representan utilidades.
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Unidad 3. Proceso de control
También es común encontrar el término control asociado a elementos mecánicos o
físicos, e incluso químicos.
Un ejemplo del uso del control, muy simple, es la válvula de las ollas exprés, que
cuando detectan cierto nivel de presión dentro de la olla, dichas válvulas se abren
permitiendo salir el vapor excedente, dicha válvula está calibrada a las libras necesarias
para no permitir que explote, de esa manera se controla la cantidad de presión dentro
del recipiente.
En la administración, el control, tiene que ver con el registro de las actividades que se
realizan y dependiendo de la complejidad de la empresa o de la extensión y alcance de
los proyectos, estos registros serán complejos o simples, pero lo que tienen en común
es que deben guiar a los proyectos o empresas a conseguir los objetivos, generalmente
la unidad de medida se resume a dinero, es decir, si se desperdicia tiempo en los
procesos, dicho tiempo se puede contabilizar como horas hombre, lo que representa
pérdidas, si dentro de las actividades de un proyecto ambiental, se utilizaron materiales
extras para un muestreo, esto también representa un gasto extra que las empresas
tendrán que absorber, es por eso que cuando se ejecuta el control, será necesario tener
una referencia numérica y así poder evaluar los costos que se generan y con ello
proponer acciones de mejora inmediatas y también a largo plazo.
En resumen, el control permite facilitar el logro de los planes, debido a que sirven de
orientación a las personas que toman las decisiones dentro de las empresas,
organizaciones y/o proyectos, asimismo son los encargados de orientar los recursos
hacia el cumplimiento de los objetivos, todo lo anterior va en relación de medir que los
planes funcionen de no ser así, entonces se dan las desviaciones, las cuales
entenderemos como la diferencia entre lo planeado y lo que realmente se ha realizado,
si éstas persisten entonces ocurre que se deben corregir dichas desviaciones,
surgiendo algunas dudas de qué se debe corregir, es decir, se tiene que preguntar si las
medidas correctivas son realmente útiles, por lo anterior, lo que se debe analizar son las
diversas actividades y quiénes las realizan (Munch & García, 2010), porque de nada
sirve implementar medidas para cambiar, si las personas primero no están informadas
de los cambios o las correcciones y segundo si no toman en cuenta para dónde va la
organización, empresa y/o proyecto. Saber las acciones que se deben llevar a cabo
para corregir las situaciones que se presenten cuando éstas no son ejecutadas como se
han planeado, y definir los objetivos del mismo control, a continuación encontrarás el
apartado referente a ello, que te dará una idea precisa de qué se persigue al controlar
una empresa o proyecto desde el punto de vista de la administración.
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3.1.1. Objetivos del control
De acuerdo a Daft, (2004), el principal objetivo del control dentro del proceso
administrativo es verificar lo que sea ha planeado y organizado, conforme a las órdenes
que se hayan dado y supervisado y de ésta manera identificar los errores o las posibles
desviaciones, con la finalidad de que no vuelvan a ocurrir.
El control es utilizado en el proceso administrativo con los siguientes objetivos
específicos:



El control se debe estandarizar, es decir, que las actividades realizadas dentro
de las organizaciones, empresas y/o proyectos deben quedar previamente
establecidas, de acuerdo con los recursos que tenga las empresas y/o los
proyectos basados en normas nacionales y/o internacionales.
Evitar el desperdicio, los robos, y un mal uso.
Medir el desempeño de los trabajadores, mediante diversas evaluaciones.
En los proyectos energéticos, estos objetivos son identificables, cuando se tienen
actividades como los muestreos o el cumplimiento de las normas, éstas deben ser
estándares, es decir, un muestreo no puede utilizar una técnica diferente respecto a otro
muestreo que persiga el mismo fin. Se visualiza que mediante el control también se
evita el mal uso tanto de los instrumentos que se requieren, así como de los insumos
utilizados para el muestreo, finalmente no basta que sólo se realicen las actividades,
sino que éstas respeten los lapsos de tiempo asignados que permitan ser más eficientes
al desempeño de los trabajadores, esto se logra mediante evaluar el desempeño de
maneras diversas, más adelante se mencionaran las técnicas de medición y el
establecimiento de indicadores.
A continuación revisarás un esquema que representa el control dentro del proceso
administrativo y sus objetivos.
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Unidad 3. Proceso de control
Proceso de
Planeación
Proceso de
Organización
Proceso de
Dirección
Proceso de
Control
OBJETIVOS DEL
PROCESO DE CONTROL.
Estandarizar actividades.
Evitar desperdicios, robos,
mal uso.
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Medir el desempeño,
detectar desviaciones.
Así los objetivos del control están centrados en lo que se puede medir, cuantificar y
evaluar, una vez definidos los objetivos de la etapa de control, el siguiente subtema que
se revisará son los propósitos del control.
3.1.2. Propósitos del control
El propósito general del control es el garantizar que los resultados obtenidos están
acordes a lo que se planificó, organizó y se distribuyó a los objetivos establecidos en el
proceso de planeación, por lo tanto se puede decir que el control es una guía, que
apoya a cumplir lo planeado, según Daft L. (2004), los propósitos específicos del control
son:






Realizar diagnósticos de forma continua y completa
Garantizar el logro de los objetivos planteados
Prever posibles desviaciones en la etapa de ejecución de procedimientos,
planes, programas, entre otros
Utilizar los recursos de manera óptima
Analizar las diversas alternativas
Crear e innovar de forma continua
La diferencia entre los objetivos y los propósitos del control son que los primeros miden
y controlan situaciones tangibles, medibles, que permiten evaluar e identificar las fallas
que se presentan durante la ejecución, ahora los propósitos están enfocados hacia la
toma de decisiones para buscar las soluciones de los problemas que se presenten,
siempre sustentados en los datos que arrojan los objetivos, de esta manera si durante
un proyecto algo falla, el líder del proyecto deberá revisar los datos provenientes de las
actividades (objetivos del control) y posteriormente analizarlos y dirigir los esfuerzos de
su equipo de trabajo a utilizar los recursos de manera óptima y creativa (propósitos)
para poder solucionar los problemas detectados.
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Unidad 3. Proceso de control
Si bien parece que los objetivos y los propósitos son lo mismo, existe una diferencia en
su concepción, finalmente ambos se deben conocer para poder identificar en qué
momento se está controlando y en qué momento sirve este control para la mejora de las
actividades, de esta forma se puede concluir que son parte importante del control y que
la diferencia en ellos, son los tiempos en los que se pueden observar y quién los
ejecuta.
Cuando se logran cumplir los objetivos y los propósitos del control, es cuando se
determina la importancia que estos tienen. A continuación se estudiará la importancia
del control eficiente, el cual sin duda servirá para ejecutar proyectos en cualquier rama,
pero sobre todo dentro de la ingeniería en energías renovables.
3.1.3. Importancia del control eficiente
De acuerdo a Munch & García (2010), la importancia del control radica en delegar la
autoridad, sin embargo se puede delegar autoridad y compartir responsabilidad, dando
como resultados dentro de las actividades eficiencia y eficacia, por lo tanto, es
importante saber hacia dónde se va y en dónde se encuentra el proyecto, organización
y/o empresa, con la finalidad de revisar si se encuentra en la ruta adecuada o hay que
retroceder en el sentido de planificar y controlar nuevamente.
Para Reyes, (2004) existen algunos puntos y/o acciones a considerar para poder decir
que el control es eficiente, a continuación se menciona dichos puntos:
1. Evaluar a las personas, actividades, procedimientos, actos y cosas en general.
2. Analizar las causas susceptibles de desviaciones, con la finalidad de que no
vuelvan a suceder.
3. Localizar a responsables que establecen medidas correctivas.
4. Proporcionar información de la situación en la ejecución de planes.
5. Reducir costos y ahorrar tiempo, con la finalidad de evitar errores.
6. Lograr la productividad de los recursos
Cuando se estudia el control, también se debe definir a que se llama “control eficiente”,
y se debe tener claro cuál es la importancia de dicha eficiencia, así se podrá evaluar el
control y mejorarlo; así la eficiencia se puede caracterizar mediante algunos criterios
tomados de Stephen & Coulter, (2005) que a continuación se exponen:
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Unidad 3. Proceso de control







Exactitud. Los datos que genera el control deberán ser de utilidad para que el
líder de proyecto pueda a partir de ellos resolver situaciones extraordinarias, de no
contar con la exactitud de los datos, se arriesga a tomar una mala decisión.
Oportunidad. La información que no llega a tiempo, no sirve, sería como leer las
noticias del día anterior, imagina que se consulta el reporte de tráfico de un día
pasado y con base a ese reporte se toma la decisión de la ruta para enviar las
muestras de un proyecto.
Economía. Si el control es más caro que la operación de las actividades,
entonces no sirve, no se puede justificar un control caro con una operación
relativamente poco costosa, así que el control debe tener un costo razonable para
que aporte a la eficiencia de proyectos y de las empresas.
Flexibilidad. Las formas de control deberán de adaptarse a las circunstancias de
los proyectos y ser dinámicas, es decir, que puedan cambiar con las necesidades
de las empresas y proyectos, cuando se tiene un control por ejemplo con un reloj
que registre las horas de entrada y salida, en un proyecto foráneo, en donde la
gente deba primero registrar su entrada y luego ir a trabajar, involucrará un costo
extra (el reloj que registra las horas de entrada y salida, los formatos de control y
el tiempo que el personal dedique para esta actividad) y un desgaste en el
personal, así que la flexibilidad del control deberá ser adecuado para los
proyectos y empresas.
Inteligibilidad. Se refiere a tener controles simples para tareas simples, y
controles complejos para tareas complejas, en este sentido deberán tener
correspondencia con las dificultades de las tareas, de no ser así los trabajadores
emplearán más tiempo en cumplir con los controles que en hacer sus actividades.
Criterios razonables. Cuando se tiene un control muy alto, pocos de los
trabajadores alcanzarán a cubrir las condiciones, no se trata de que los controles
sean solo trámite, se trata de poder cumplirlos de forma razonable y que sean
acordes a las tareas y actividades de la organización, empresa o proyecto; así los
trabajadores podrán permanecer motivados al saber que su aportación es valiosa
y que además cumplen de manera correcta con sus labores.
Medidas correctivas. El proceso de control, debe incluir las medidas correctivas,
es decir qué se realizará cuando se detecta que algo no se está ejecutando
conforme lo que se ha planeado, de esta forma se puede confiar en que existe un
documento que indicará cómo corregir los errores o desviaciones que se
presenten, sin que esto signifique que el líder de proyecto se limitará a hacer lo
que está escrito o planeado.
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Unidad 3. Proceso de control
En el siguiente gráfico podrás observar todos estos criterios de eficiencia:
Economía y
Flexibilidad
Exactitud y
Oportunidad
Control eficiente
Inteligibilidad y
Criterios
razonables
Medidas
correctivas
Gráfico que muestra los criterios para un control eficiente. Tomado de Stephen & Coulter,
(2005).
Si se logra que las medidas de control cumplan con estos conceptos, se puede decir
que se tiene un control eficiente, lo cual va a repercutir en las tomas de decisiones, así
que la importancia radica en que el control provee de información para poder corregir el
rumbo en caso de ser necesario.
Ahora que ya sabes cuales son los objetivos, los propósitos y la importancia del control,
estudiarás cual es el proceso desglosado en sus elementos, sus etapas, sus tipos y las
técnicas que se utilizan para su ejecución.
3.2. Proceso de control
El proceso de control se puede dividir en tres etapas generales, según Koontz &
Weihrich, (2007) éstas son:
1. Medición real del desempeño
2. Comparación del desempeño real con el estándar
3. Toma de acción administrativa
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Unidad 3. Proceso de control
1. Medición real del desempeño. Esta etapa es la más importante del proceso de
control, para poder tener una medición real, debes definir primero ¿cómo medir? y
después ¿qué medir? El desempeño se puede medir de diferentes maneras, las formas
de medir tienen ventajas y desventajas, a continuación analizarás un cuadro que las
menciona.
Formas de medir
Observaciones
personales



Informes
estadísticos


Informes orales


Informes escritos



Ventajas
Obtiene información de
primera mano.
La información no se
filtra.
Cobertura intensiva de
las actividades.
Fáciles de visualizar.
Eficaces para mostrar
relaciones.
Forma rápida para
obtener información.
Permiten
retroalimentación
verbal y no verbal.
Completos.
Formales.
Fáciles de archivar y
recuperar.







Desventajas
Está sujeta a prejuicios
personales.
Requiere tiempo.
Proporcionan
información limitada.
Ignoran los factores
subjetivos
La información se filtra.
La información no se
documenta.
Requieren más tiempo
para su elaboración
Fuentes comunes de información para medir el desempeño. Tomado de Stephens, (2005).
Para un control eficiente se puede tener más de una forma de medir, es necesario para
ello, saber que se va a medir.
2. Comparación del desempeño real con el estándar. En el punto anterior ya se sabe
qué se medirá y cómo se hará, ahora se necesita comparar contra estándares, siendo
un estándar un valor determinado que se considera cómo lo normal, ahora bien si se
trata de comparar los tiempos que se tarda un trabajador en realizar una actividad, se
necesita realizar un estudio de tiempos y movimientos, para fijar un tiempo estándar que
significa que es el tiempo que tardará un trabajador, bajo condiciones normales de
labor.
De esta forma, al comparar se sabe si existe algún desvío en las actividades o variación
en los resultados que se esperan, lo deseable es que no exista variación alguna, lo que
representa que se están alcanzando los objetivos, con los recursos programados y en
los tiempos estimados.
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Unidad 3. Proceso de control
3. Toma de acción administrativa. Esta etapa es la última del proceso de control y es
donde se ejecutan las acciones correctivas en caso de existir variaciones con respecto a
lo planeado, los tomadores de decisiones deben contar con información verídica y
oportuna para poder decidir qué se tiene que corregir y cómo se debe hacer, para ello
Boland, Carro & Stancatti (2007) considera que existen dos tipos de acciones:


Acciones correctivas inmediatas. Se ejecutan de manera inmediata al identificar
una desviación o problemas en los resultados de las actividades y es entonces
cuando se ejecuta una acción correctiva, es decir de manera inmediata se corrige la
técnica o la forma de medir.
Acciones correctivas básicas. Mediante estas acciones puedes averiguar las
causas raíz de los desvíos y se alimenta la mejora continua mediante estas
acciones; en los proyectos ambientales se puede averiguar las causas por las
cuales se podría contaminar una muestra al momento de ejecutar alguna técnica, lo
que no significa una corrección inmediata, sino el detectar una causa raíz de los
errores o desviaciones respecto a una técnica.
De esta forma el proceso de control se identifica básicamente en tres etapas, las cuales
pueden adaptarse a cualquier empresa, organización y/o proyecto, siendo una ventaja
que existen varias formas de medir y por consiguiente se adapta a muchas formas de
producción, de empresas de servicios, de proyectos y de todo tipo de trabajo a
continuación verás un esquema que representa las etapas del control.
PROCESO DE CONTROL
Establecer Estándares
Medir los resultados
obtenidos contra el
estándar establecido
Implementar acciones
correctivas
para
minimizar
las
desviaciones
y
alcanzar los objetivos
Esquema que representa el proceso de control. Tomado de Koontz & Weihrich, (2007).
Hasta el momento, has estudiado el proceso de control de manera general, divido en
tres etapas, la medición real del desempeño, la comparación del desempeño real con el
estándar y la toma de acción administrativa, sin embargo existen etapas específicas por
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cada área funcional de las empresas o proyectos además de los elementos de control,
los cuales se describen en el siguiente apartado.
3.2.1. Elementos del control
Los elementos del control indican mediante que se va a poder ejecutar el control
durante sus diferentes etapas, de esta forma un elemento podría ser la observación o
los informes que se generan, de esta forma autores como Koontz & Weihrich, (2007)
expresan dichos elementos como formas de medir las actividades.
El control tiene definidas sus etapas y ahora estudiarás sus elementos, recuerda que las
etapas son:
1. Medición real del desempeño.
2. Comparación del desempeño real con el estándar.
3. Toma de acción administrativa.
1. Elementos de la etapa medición real del desempeño.
Para la administración científica según Koontz & Weihrich, (2007) existen cuatro
elementos básicos de la etapa de medición real de desempeño, que se interpretan
como formas de medir, las cuales se presentan en el siguiente cuadro descriptivo:
Forma de medir
Observaciones
personales
Informes estadísticos
Informes orales
Informes escritos
Características
Esta forma de medir permite monitorear muchas
actividades, se pueden detectar tareas omitidas, e incluso
se puede identificar problemas en la ejecución de las
actividades.
Los números que son resultados de las actividades son
una buena forma de medir los resultados, sobre todo
cuando las actividades llevan a la obtención de resultados
que son cuantificables, pueden ser representados en
gráficos o imágenes que representen dichos números.
Se presentan en las reuniones de trabajo, las entrevistas o
llamadas telefónicas, los resultados han sido procesados
por los trabajadores y se presentan a un nivel jerárquico
mayor.
Son muy formales y representan una forma fácil de
identificar los desvíos de las fallas en el proceso o
actividades.
Cuadro descriptivo de las formas de medir. Tomado de Koontz & Weihrich, (2007).
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Para autores como Daft (2004) la medición real del desempeño consiste en verificar que
la ejecución de las actividades se hayan hecho bajos los estándares que se declararon
desde la planeación, para ello se debe realizar una comparación de lo que se ha
logrado con respecto a los estándares, a continuación estudiarás los elementos de la
etapa de comparación del desempeño real con el estándar.
2.
Elementos de la etapa de comparación del desempeño real con el estándar.
Los elementos de la etapa de comparación con estándares según Daft, (2004) son los
siguientes:
1. Rendimiento de beneficios
2. Posición en el mercado
3. Productividad
4. Calidad del producto
5. Desarrollo de personal
6. Evaluación de la actuación
1. Rendimiento de beneficios. Cuando dentro de la etapa de comparación, se fija la
atención en el rendimiento de beneficios, se está promoviendo la eficiencia de la
empresa o proyecto, es decir, que este punto permite definir si las actividades
están logrando los beneficios que requiere el proyecto.
2. Posición en el mercado. Si se puede comparar el posicionamiento en el
mercado, deberá ser mediante las ventas de los productos o servicios que se
oferta, de esta forma se podrá conocer, si se están haciendo las cosas bien
desde la mirada de los clientes y compradores.
3. Productividad. Comparar los tiempos en los que se realizan las actividades,
contra los estándares de la competencia puede ser una buena señal para saber
si se es productivo, además de comparar los insumos que se requieren para ello.
De esta forma la productividad, juega un papel importante dentro de la etapa de
comparación del desempeño.
4. Calidad del producto. Comparar el producto contra las especificaciones de
origen, muestra la calidad del producto, si se trata de servicios, se pueden
comparar contra los tiempos de entrega y los resultados esperados del servicio,
este concepto también se puede extender hacia la satisfacción del cliente, si se
logra que los clientes estén satisfechos con el servicio y/o los productos que se
les brinda, entonces se puede decir que se está cumpliendo con los estándares
de calidad.
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Unidad 3. Proceso de control
5. Desarrollo de personal. En las empresas o proyectos, también se pueden
comparar el crecimiento del personal, esto se puede verificar con el número de
errores cometidos, los tiempos de entrega, las ideas que los empleados
propongan, etc., de esta forma también se puede comparar el desarrollo del
personal.
6. Evaluación de la actuación. Básicamente esta evaluación la realizan los clientes,
se debe de proponer una forma en la que los clientes emitan su calificación
respecto a la actuación que se ha tenido al brindarles el servicio o al vender un
producto, no tiene que ver solo con el trato amable, más aún tiene que ver con la
capacidad mostrada en la atención, de esta manera se puede estar seguro de
que se están haciendo las cosas bien.
Los elementos que definen en esta etapa, son de suma importancia y más aún cuando
se considera que el tipo de estándares que se debe usar, corresponda de la mejor
manera posible, a cada uno de estos elementos, se tiene básicamente según Mercado
(2004), dos tipos de estándares: 1) respecto al método de análisis y 2) los que se
clasifican de acuerdo a sus características.
Los estándares respecto al método de análisis son:
a). Los estándares estadísticos o históricos que se alimentan con los datos pasados
y pueden tomarse los de la propia empresa o los de alguna otra parecida, en el caso de
los proyectos ambientales, este tipo de estándares es muy común de hecho así se
elaboran las normas oficiales mexicanas, con los datos históricos y los datos de estudio
en los laboratorios que indican los límites máximos permisibles por el ser humano para
cierto contaminante o agente extraño en el ambiente.
b). Los estándares por apreciación, que consisten en formar juicios de valor los
cuales se basan en la experiencia, por ejemplo los tiempos de entrega o de ejecución,
en el caso de los proyectos de energías renovables este tipo de estándares tienen que
ver más con las formas de trabajo y con las buenas prácticas que se realizan con las
experiencias de los trabajadores.
c). Los estándares, estos están técnicamente elaborados mediante estudios
cuantitativos en situaciones de trabajo específico, por ejemplo, los tiempos que se
determina que deberán pasar las muestras en un desecador o en una mufla, esos
tiempos marcados en las normas oficiales fueron concebidos mediante un estudio
específico para el contaminante en cuestión. Los estándares se clasifican por sus
características cuantitativas, los cuales pueden medirse mediante alguna escala y con
algún instrumento; y también se clasifican por sus características cualitativas, estos
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Unidad 3. Proceso de control
estándares se establecen de manera subjetiva y se comparan solamente cualidades del
trabajo o de las tareas realizadas.
Después de realizar la comparación del desempeño real con los estándares antes
mencionados ahora revisarás los elementos de la etapa de toma de acción
administrativa.
3.
Los elementos de la etapa de toma de acción administrativa.
Para Daft (2004), cuando se percata de que algo no está conforme a lo planeado se
debe de tener elementos para poder ejecutar esta etapa, los elementos son:




El reporte de la incidencia o problema detectado
La clasificación del problema en urgente o no urgente
La toma de decisión de cómo se resolverá el problema y,
Las actividades de corrección
El tener presentes estos elementos permitirá poder retroalimentar las actividades, de
manera tal que se puede actuar de manera prácticamente inmediata y además
documentar las fallas que se presenten para poder realizar cambios de fondo en los
métodos de trabajo y en el diseño de actividades.
Por ejemplo, cuando la ciudad de México llega a más de 200 puntos IMECA, se
establecen medidas emergentes que permiten bajar esos índices de contaminación,
como dejar de circular ciertos tipo de placas, o dejar de emitir por parte de las empresas
emisiones a la atmósfera, esas son medidas correctivas inmediatas que se ejecutan
cuando los responsables de las mediciones y reportes de la calidad del aire determinan
que se han rebasado los límites máximos (estándares), es cuando de manera inmediata
se da la alarma y se ejecutan las acciones.
A continuación se presenta un esquema que muestra las tres etapas del proceso de
control con sus interacciones.
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Esquema que muestra las relaciones entre las fases del proceso del control. Tomado de Evans &
Lindsay, (2008).
Las etapas del control finalmente dicen lo que se debe de realizar para que los
elementos tengan sentido, esto dentro de un proyecto o una empresa permite a los
tomadores de decisiones corregir el rumbo y planear nuevas actividades, estas etapas
son generales y definen el proceso de control en cualquier tipo de empresa o proyecto
sin embargo existen etapas del control que obedecen a las áreas funcionales de las
empresas o proyectos, de tal manera que las etapas que a continuación estudiarás son
más específicas y sirven para cada área funcional de las empresas, organizaciones y/o
proyectos.
3.2.2. Etapas del proceso de control
Como recordarás las etapas generales del proceso de control según Koontz & Weihrich,
(2007) son:
1. Medición real del desempeño
2. Comparación del desempeño real con el estándar
3. Toma de acción administrativa
Las etapas del proceso de control se refieren a una serie de pasos enfocados en la
verificación del desempeño de un proceso industrial dentro de una empresa,
organización y/o proyecto en sus diferentes áreas funcionales, las cuales se pueden
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Unidad 3. Proceso de control
controlar delimitando así las etapas del control, cabe aclarar que no es obligatorio
controlar todas las áreas mencionadas más adelante, porque dependerá de las
características y áreas, el tipo de empresa, organización y/o proyecto. Para efectos de
análisis se pueden considerar las siguientes áreas funcionales propuestas por los
teóricos Stephen & Coulter, (2005) y Münch y Galindo (1997), que a continuación se
mencionan.
Control de producción. Esta etapa busca mantener los estándares del producto o
servicio que ofrece una empresa o que realiza un proyecto, sin duda es la primera
situación que se debe controlar debido a que es la razón de ser de las organizaciones,
para ello se pueden utilizar técnicas como estudios de tiempo y movimiento, análisis
estadísticos y programación lineal.
Control de calidad. Esta etapa es complemento de la producción, debido a que desde
un inicio debemos de decir las características que nuestro producto o servicio tendrá, y
al momento de realizarlo, debemos de compararlo con esos parámetros que
enunciamos, esta etapa abarca desde la revisión de las materias primas e insumos que
son necesarios para realizar las actividades de la empresa, en esta etapa se emplean
técnicas como el muestreo, el control estadístico.
Control de compras. Esta etapa debe controlarse en el entendido de que esta función
permite dotar tanto de materias primas como de insumos necesarios a las empresas y
los proyectos, este control tiene que llegar hasta los proveedores, y los pedidos que se
realizan, además de controlar la forma de verificar los precios y las garantías que
ofertan los proveedores, se utilizan técnicas como el análisis estadístico.
Control de mercadotecnia. Esta etapa controla el cómo llega el producto o servicio al
consumidor, incluye los mecanismos de ventas, y todo lo relacionado con publicidad y
su importancia radica en la conexión que debe haber con toda la empresa, desde el
producto y la compara de los insumos, hasta la retroalimentación por parte de quienes
consumen nuestros servicios o productos, hoy en día esta etapa tiene mucha relación
con los medios electrónicos y su flexibilidad, por ello se utilizan técnicas de control
electrónicas, como contadores de visitas en páginas web.
Control de ventas. En esta etapa se deben controlar situaciones que van desde los
canales y rutas de distribución, y actúa de la mano con mercadotecnia para definir
ampliaciones de mercado y formas de pago de los compradores y clientes, en los
proyectos esto es muy importante, debido a que diversificar el mercado mediante
servicios que brinden cierta confianza y facilidad de adquisición, posibilita el éxito de
una consultora de proyectos, aquí los controles suelen ser en relación a los históricos de
ventas.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Control de finanzas. Este control se efectúa sobre la información de la situación
monetaria, incluye el control de los costos de los servicios y productos, además de que
puede prever el crecimiento económico de las empresas o proyectos, se utilizan
técnicas contables y financieras, siendo esta etapa la que permite a los tomadores de
decisiones saber cuándo crecer y bajo qué condiciones económicas hacerlo.
Control de recursos humanos. Este control es muy delicado y en ocasiones subjetivo,
debido a que mide la actuación de los seres humanos que colaboran en los proyectos o
empresas, las técnicas utilizadas son las de control de personal y suelen ser registros
de asistencia, así como informes de productividad.
Ahora que has estudiado las etapas del control podrás ubicarlas respecto a las áreas
funcionales de las empresas, organizaciones y/o proyectos que muchas veces son
analizados en departamentos o subgerencias. Es importante mencionar que dentro de
cada área funcional se deben de respetar el orden de las etapas generales del proceso
de control.
A continuación se presenta un esquema que representa las etapas de control, tanto las
generales como las etapas según las áreas funcionales de las empresas.
Etapas del proceso
de Control
Generales
Por área funcional
• 1. Medición real del
desempeño
• 2. Comparación del
desempeño con
estándares
• 3. Toma de acción
administrativa
• Producción
• Calidad
• Compras
• mercadotecnia
• Ventas
• Finanzas
• Recursos humanos
Etapas generales y por área funcional del proceso de control.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Como puedes observar existen etapas generales y etapas por áreas funcionales, las
etapas generales pueden establecerse también en cada una de las áreas funcionales,
esto permitirá un control mucho más preciso en cada una de las áreas funcionales de
las empresas, organizaciones y/o proyectos.
En el siguiente apartado estudiarás los tipos de control que son los que apoyan a las
etapas, así como a los elementos del control.
3.2.3. Tipos de control
Ya que has estudiado los elementos y las etapas del control, ahora analizarás los tipos
de control, de manera genérica estos obedecen a los momentos en los que se deberá
ejecutar el control, dentro de las empresas, organizaciones y proyectos, a continuación
estudiarás los tipos de control según Boland, Carro & Stancatti, (2007).



Previo o preventivo. Este tipo de control es ideal, debido a que se anticipa a los
problemas, utiliza para ello análisis de tendencias numéricas y se basa en los
datos históricos para ello, suele presentarse en proyectos de larga duración, por
ejemplo el comportamiento de la irradiación en una ciudad determinada, en
dónde se puede observar la tendencia de irradiación respecto a las épocas del
año mediante las mediciones que se tomen y esto se convierte en números de
los cuales se puede analizar para utilizarla.
Concurrente o concomitante. Este control se da en el momento que ocurren
los problemas por medio de la supervisión directa, requiere de vasta experiencia
por parte de los supervisores para que tomen las decisiones correctas y no
cuesten demasiado los errores corregidos.
Posterior. Este tipo también es llamado correctivo, debido a que sucede
después de una mala ejecución, en donde el daño ya no es reparable, sin
embargo los datos que arroja son valiosos para que los tomadores de decisiones
corrijan los procesos y no vuelvan a suceder los mismos problemas.
A continuación se presenta un esquema que representa los tres diferentes tipos de
control.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Control Preventivo
Anticipa
los problemas
Control Concurrente
Resuelve los problemas a
medida que se presentan
Control de
Retroalimentación
Resuelve los problemas
después de que ocurren
Ejemplos:
Ejemplos:
Ejemplos:
• Pruebas de drogas previas a
la contratación.
• Inspección de la materia
prima.
• Contratación únicamente de
graduados universitarios
• Cultura de adaptación
• Administración de la calidad
total
• Autocontrol de los empleados
• Analiza las ventas por
empleado
• Inspección final de la calidad
• Encuestas de clientes
El foco de
atención es sobre
El foco de
atención es sobre
El foco de
atención es sobre
Los Insumos
Los procesos
continuos
Los
resultados
La imagen muestra el foco de atención del control organizacional. Tomad de Daft, (2004).
Como puedes observar los tipos de control tienen diferente foco de atención, los cuales
reflejan los momentos de actuación de las empresas y proyectos, en el control
preventivo observa que el último punto hace referencia a la contratación de graduados
universitarios, esto implica la confianza de que los egresados de las universidades
podrán tener mejores resultados que los que no cursaron una carrera (Daft, 2004). En el
control concurrente notarás que existe un término de autocontrol de los empleados, esto
se refiere que a medida que los trabajadores adquieren experiencia, ellos mismos
autorregulan su actividad y toman conciencia de la importancia de su desempeño dentro
de la empresa, organización y/o proyecto (Daft, 2004). Finalmente para Daft (2004),
nombra al control posterior como “control de retroalimentación”, debido a que es este
tipo en dónde se puede poner énfasis en los resultados y analizar lo que ha pasado
hasta ese momento, es entonces cuando se puede retroalimentar a la empresa,
organización y/o proyecto para mejorar las actividades que se realizan.
Ahora que conoces los tipos de control y que has podido identificar que su diferencia es
respecto al momento y a los focos de actuación que tienen, conocerás en el siguiente
apartado las técnicas de control más usuales dentro de la administración científica.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
3.2.4. Técnicas de control
Las técnicas de control actualmente han avanzado por el uso de las computadoras, las
cuales permiten que sea más ágil el proceso de control y además tienen gran capacidad
de almacenamiento de información y posibilidad de interconexión, haciendo todo un
sistema de información que permite tener acceso inmediato a los controles que se
hayan planeado para las empresa, organización y proyecto, entre las técnicas más
comunes según Koontz & Weihrich (2007), se encuentran las siguientes:
Técnicas contables, las cuales actúan básicamente sobre los presupuestos y dan una
idea de las desviaciones en términos de dinero, cuando se ejecuta un presupuesto para
un servicio o un producto, brinda la oportunidad de saber cuántos recursos se
emplearán, y de esta manera, cualquier variación dentro de ese gasto, se reporta
inmediatamente para que se pueda corregir en la medida que sea posible, el
presupuesto también puede tener otra forma de medida, el tiempo es una medida que
sirve para verificar la eficiencia y efectividad de las empresas, organizaciones y/o
proyectos en cuanto al desarrollo de las actividades de las mismas.
Dentro de las técnicas contables también se puede mencionar las auditoras, las cuales
tienen el propósito de verificar que lo declarado se lleve a cabo, así sean actividades
con respecto al tiempo y el seguimiento de ciertas formas de trabajo, llamadas
procedimientos, hasta los gastos que se han generado hasta el momento de hacer la
auditoría, dicha auditoría son efectuadas por compañías externas que su objetivo es
proporcionar información a la alta gerencia de las desviaciones encontradas (Koontz &
Weihrich, 2007).
Técnicas no contables. Éstas se refieren según Koontz & Weihrich (2007), a la
revisión de la manera que se hacen las actividades y que repercuten en tiempos y
finalmente en credibilidad de las empresas, los informes comunes, constituyen una
técnica clásica de control por medio de ellos se comunica la actuación que tienen los
empleados y colaboradores, dichos informes deben tener una temporalidad, sean
mensuales, semanales o alguna otra medida de tiempo que se pueda acomodar a las
tareas de las organizaciones, será de beneficio para saber las desviaciones que se
tengan, los reportes estadísticos también son parte de las técnicas no contables y son
de mucha utilidad cuando se quiere analizar tendencias y poder diagnosticar la
actuación de las empresas o en el caso de proyectos saber cuándo se puede finalizar
una etapa y arrancar otra.
Existen otras dos técnicas de control no contables que han revolucionado a la
administración, éstas son PERT (Program Evaluation and Revió Technique) y CPM
(Critical Path Method), antes de ellas las gráficas de Gantt proporcionaban un control de
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
las actividades respecto al tiempo, sin embargo PERT (Técnica de evaluación y revisión
de programas) ha permitido analizar no solo la actividad, sino también sus costos, de
esta forma se puede controlar una empresa, organización y/o proyecto desde el punto
de vista costo y tiempo, de tal manera que se pueda determinar cuándo se podrán
terminar las actividades al menor costo posible. La técnica CPM (método de la ruta
crítica) permite tomar el tiempo más probable y conveniente de ejecución, también el
costo de esta ruta de trabajo, ambas técnicas tienen el mismo fundamento, la diferencia
es que PERT ofrece varias alternativas para realizar una tarea y CPM ofrece la mejor
ruta para la actividad.
A continuación analizarás un ejemplo de cada una de estas técnicas de control:
Imagen que muestra una gráfica de Gantt.
La imagen anterior muestra una gráfica de Gantt construida en un procesador de datos,
donde muestra cinco tareas, observa que de esta forma se puede saber cuándo
comienza cada tarea (color azul) y la duración en días de la misma (color rojo).
El siguiente diagrama es un ejemplo de la técnica PERT.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
El esquema de la técnica PERT. Tomada de Bararntes, (2007).
En la imagen anterior se muestra la técnica PERT que consiste en desagregar las
tareas por niveles, en cada nivel se colocan las tareas que pueden realizarse de manera
simultánea, así como el tiempo en el centro del cuadro, en la esquina inferior derecha se
coloca el tiempo que se estima que pueda retrasarse la tarea (ML) y en la esquina
inferior izquierda, el tiempo que se debe tardar, sin que suceda un retraso en el proceso
debido a ese tiempo (MT). La técnica PERT consiste en identificar estos tiempos y
trazar la ruta más rápida para la ejecución de las tareas, como puedes observar en el
diagrama anterior las flechas en rojo señalan los tiempos más cortos (MT) y se sigue
esa ruta, así se puede identificar cual es la secuencia de actividades que se deben de
hacer primero de lo contrario habrá retrasos en todo el proceso.
Ahora analizarás un ejemplo de la técnica CPM también llamada ruta crítica, la cual
muestra de manera gráfica las actividades prioritarias, las cuales de no realizarse,
retrasan todo el proceso:
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Esquema de la técnica CPM. Tomada de Taha, (2004).
Observa en el esquema que existen actividades marcadas de la uno a la seis, de las
cuales alguna se pueden hacer de manera simultánea, sin embargo, se debe definir
cuál de ellas tiene el tiempo crítico, es decir, la actividad que de NO terminarse en ese
tiempo, atrasará el proyecto, esos tiempos están marcados en flechas más gruesas y
los tiempos están marcados debajo de las flechas, ahora analiza el camino que siguen
las flechas gruesas, y encontrarás la ruta crítica, es decir las actividades prioritarias y
que además deben realizarse en los tiempos estipulados.
Hasta ahora has estudiado las técnicas contables que tienen que ver con el control del
dinero y las no contables, que controlan las actividades en forma de tareas, a
continuación analizarás las técnicas estadísticas que se utilizan para controlar las
empresas, organizaciones y/o proyectos.
Técnicas de Control Estadístico. La estadística es una herramienta que ayuda para el
control, sobre todo en los procesos, aunque a partir de los conceptos de calidad también
se pueden utilizar los servicios, según Jurán, Gryna & Bingham (2005), son siete las
herramientas básicas de la calidad así estas técnicas de control se describen a
continuación:
Diagrama de Ishikawa o también llamado
causa efecto. Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Esta técnica analiza los problemas mediante las causas y sus componentes, de esta
manera se pueden identificar de manera subjetiva en dónde se presentan los problemas
y corregirlos a tiempo.
1. Hoja de verificación, también llamada de chequeo.
Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
Esta técnica sirve para controlar datos tangibles y medibles, derivados de los procesos y
de actividades que permiten obtener datos mediante instrumentos de medición.
Gráficos de control. Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Esta es la técnica clásica del control de procesos, existen varias formas de establecer
un gráfico de control, desde los límites simples por diseño hasta técnicas que involucran
cálculos como seis sigma. En el gráfico anterior se observa la tendencia de los
resultados de 24 muestras, se han establecido los límites máximo (0.250) y mínimo
(0.025), así todas las muestras están dentro de los estándares establecido, sin embargo
la muestra 16 casi alcanza el límite máximo, de tal suerte que se puede identificar de
dónde proviene y verificar cual es la situación por la cual se está a punto de salir de
control en esa muestra.
Histogramas. Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
Esta técnica consiste en representar una actividad o parte de ella en barras y esto da
una idea rápida y certera de las desviaciones y de los resultados de la misma, en el
esquema anterior puedes observar que al agrupar algunos resultados provenientes de
alguna actividad, en el punto menos uno, la frecuencia de ocurrencia es mayor a la
tendencia que reflejan los datos en conjunto, esto da una idea de por dónde comenzar a
mejorar los procesos, es decir, ese punto menos uno representa una actividad
determinada la cual no sigue la tendencia de todo el grupo de actividades.
Diagrama de Pareto. Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
La técnica de Pareto permite ordenar los problemas respecto al porcentaje que aportan
a la empresa, organizaciones o proyectos, permitiendo definir cuáles son los problemas
que requieren atención inmediata, de los problemas triviales o poco importantes.
Diagrama de dispersión. Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
Esta técnica nos permite analizar las desviaciones mediante un plano cartesiano y se
pueden calcular las tendencias de comportamiento, debido a que es una técnica que
permite realizar modelos matemáticos lineales con los datos recolectados.
Muestreo estratificado. Tomada de Jurán, Gryna & Bingham, (2005).
Mediante esta técnica se pueden clasificar los elementos por su afinidad, de esta forma
el análisis se basa en causas comunes y es fácil observar el comportamiento de esas
causas, en la gráfica anterior se agrupan las actividades de un estado por tipo de
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
actividad, además se coloca en porcentaje el tipo de empleados que aquí labora, se
puede observar que la mayoría son operativos y que solo en el sector gobierno y la
industria extractiva hay un incremento en los mandos medios; así mismo en el sector de
servicios profesionales, es mayor el porcentaje de directivos. Este análisis sirve para
controlar el personal dependiendo de su tipo de ocupación y lugar que ocupa dentro de
las empresas, organizaciones y/o proyectos.
Ahora que has estudiado las técnicas del control te has dado cuenta que estas técnicas
son de utilidad para que en el momento de observar desviaciones se pongan en práctica
acciones correctivas, en el siguiente apartado estudiarás la importancia de la medición
dentro del proceso de control, así como los instrumentos que se utilizan en algunos
casos y los tipos de indicadores para la medición.
Las empresas de servicios también pueden aplicar el control
estadístico de procesos, consulta el documento “Control
estadístico de procesos y aplicaciones a empresas de
servicios” para aprender a aplicar la estadística en este tipo de
empresas.
3.3. Importancia de la medición en el control
Dentro del proceso administrativo, la medición de los resultados orienta para saber si los
objetivos se están cumpliendo o no, el término de medir según la RAE (Real Academia
Española) significa comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fín de
averiguar cuántas veces cabe la primera en la segunda; esta definición aplica
perfectamente cuando se trata de dimensiones físicas y tangibles, por esta razón según
Reyes, (2005) se trata de colocar las actividades en términos de unidades que se
puedan comparar, por ejemplo se definen tiempos estándar para algunas actividades
mediante estudios de tiempos y movimientos, dichos estudios permiten calcular y definir
el tiempo que se tarda un trabajador promedio en realizar alguna tarea, y de esta forma
se puede medir mediante el tiempo la efectividad de los trabajadores, cuando se revisan
las actividades que dan como resultado un parámetro químico o físico, sin duda la
medición es posible mediante instrumentos de laboratorio o de campo que permitan
conocer los resultados.
De esta forma la importancia de la medición, así como de los instrumentos para
realizarla y los tipos de indicadores que estudiarás en el apartado 3.3.2, se combinan
para ofrecer información a los tomadores de decisiones, en este sentido se pueden
medir los resultados no solo en tiempo, también en beneficios económicos, en
productividad y aún más complejo en disposición para el trabajo, en comunicación
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
efectiva y en algunas otras características intangibles que de manera directa no podrán
medirse y sin embargo si existen y aparecen en muchas de las organizaciones y de los
proyectos.
Entonces, la importancia de la medición en el proceso de control radica en poder
comparar lo planeado contra lo ejecutado, pero no solo de manera subjetiva, sino con
datos reales que representan la efectividad de las empresas, organizaciones y/o
proyectos, a continuación estudiarás los instrumentos que se utilizan para la medición.
3.3.1. Instrumentos para la medición
Dependiendo de los niveles jerárquicos que se hayan manifestado en la empresa,
organización o proyecto, se tendrán los tipos de instrumentos, recuerda que para la
administración científica existen tres niveles jerárquicos, el estratégico (es donde se
encuentra la alta dirección) el táctico (es donde se ubican los supervisores) y el
operativo (es donde se ubican los trabajadores), a continuación observarás una tabla
que te ayudará a identificar los tipos de instrumentos dependiendo de los niveles
jerárquicos de la empresa, organización y/o proyecto (Stephen & Coulter, 2005).
Nivel jerárquico
Instrumentos de control
Operativo
Se controla mediante el contacto personal, dependiendo
de la personalidad del supervisor, puede emplear
reportes escritos y orales en lapsos de tiempo corto, se
utilizan controles diario, como tarjetas de asistencia,
hojas de trabajo, agendas, memorándums, gráficos de
control de progreso, etc.
Táctico
Utiliza básicamente reportes escritos en dónde se
puedan observar el comportamiento de la empresa o
proyecto a través de los números y se estilan
semanales o mensuales, dependiendo de los tiempos
de los procesos o servicios. El control de este nivel no
es personal, entre ellos podemos mencionar los
reportes de actividad semanal, resúmenes de
comportamientos o tendencias, informes de auditorías
operativas etc.
Estratégico
Además de los informes periódicos la alta gerencia
utiliza reuniones con los supervisores, informes de
auditoría global, la alta gerencia se apoya en la
estadística para poder comparar los resultados obtenido
contra los proyectados.
Tipos de instrumentos. Tomada de Stephen & Coulter, (2005).
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
A continuación analizarás algunos instrumentos por nivel jerárquico según Stephen &
Coulter (2005), primero se revisará los instrumentos que se utilizan en el nivel
Operativo:
En el siguiente reporte se observan los valores obtenidos después de cinco muestreos
en una alcantarilla.
Imagen que muestra un reporte de cinco puntos de muestreo. Tomado de Scielo, (2010).
Puedes apreciar que los datos son duros y fríos, solo muestran los resultados del
muestreo de un proyecto ambiental, como se mencionó en las características, estos
reportes suelen ser diarios.
Para el nivel Táctico se utilizan el siguiente ejemplo de instrumento de medición:
En un proyecto en dónde se quiere medir la tendencia de la diversidad vegetal, la
equidad y la riqueza de las especies en una zona determinada, se ha reportado los
resultados mediante el siguiente gráfico.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Gráfico de tendencia de Diversidad, Equidad y Especies. Tomado de Scielo, (2010).
Como puedes observar este informe presenta datos que conforman una tendencia, no
solo datos aislados del acontecer diario, lo que permite a la alta gerencia poder saber el
comportamiento de la riqueza de especies, la equidad y la diversidad en 37 diferentes
estaciones de muestreo.
Para el nivel Estratégico se emplea los datos provenientes de los otros dos niveles
jerárquicos anteriores, el instrumento de medición que se expone como ejemplo son los
informes, la idea de los informes a este nivel es para dar a conocer al exterior los
trabajos de la empresa, organización, o en el caso de los proyectos para poder
evidenciar el éxito que se ha alcanzado en el desarrollo del mismo, todo ello se puede
demostrar mediante el desarrollo de un informe a continuación revisa un ejemplo de
esta clase de informes (Fundación Ambiente y Recursos Naturales, 1985):
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
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Unidad 3. Proceso de control
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Tomado de Fundación Ambienta y Recursos Naturales, (1985).
Observa que este informe incluye diferentes escenarios y líneas de acción del proyecto
Fundación Ambiente y Recursos Naturales de Argentina (FARN), todo esto en tiempo
pasado y a nivel de la alta dirección, incluye datos que se generaron con el actuar diario
del proyecto, sin embargo, se presentan de manera global. Esta organización edita cada
año el estado de los recursos naturales de Argentina con la idea de que los tomadores
de decisiones propongan las acciones pertinentes para la conservación de sus recursos
naturales.
En forma práctica los instrumentos para el control sirven para no desviarse de los
objetivos y en su caso ejecutar acciones correctivas de manera que no represente una
pérdida en tiempo ni algún otro recurso, de esta manera los reportes que hacen las
áreas operativas nutren al nivel táctico y los reportes del nivel táctico nutren al
estratégico, respetando así la pirámide jerárquica que establece la administración
científica, sin embargo es necesario tener bien definido la medición y sus unidades, en
el siguiente apartado estudiarás los indicadores, que dicho de otra forma son las
unidades de medición para poder ejecutar el proceso de control.
División de Ciencias de la Salud, Biológicas y Ambientales | Ingeniería en Energías Renovables 36
Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
3.3.2. Tipos de indicadores
Para el proceso de control es indispensable tener indicadores, esto para poder saber
cuando se están haciendo las actividades de manera correcta y cuando se está dejando
de hacer, lo primero que se debe hacer para fijar los indicadores es contextualizar la
empresa, organización y/o proyecto, es decir, se debe conocer algunos aspectos de la
región en donde se está trabajando, así mismo los rasgos culturales de los trabajadores
y de la propia empresa, la cultura organizacional y los lineamientos y reglamentos que
regulan la actuación de los trabajadores (Gadze, 2006).
Como primer momento habrá que entender qué un indicador, es una relación entre las
variables cuantitativas o cualitativas que permiten darse cuenta de alguna situación de
tendencia o de los cambios generados bajo ciertas circunstancias, lo cual se comparará
con las metas y objetivos trazados desde el inicio (Gadze, 2006); cuando se revisan las
circusntancias de cada empresa, organización y/o proyecto.
Según Hitt, Ireland & Hoskisson, (2008) para poder establecer indicadores, se debe
tener información de soporte que permita identificar las necesidades de la organización
y tener claridad en la concepción de la empresa de:




Eficacia
Eficiencia
Capacidad
Potencialidad
Debes tener presente que los indicadores NO son un fin, son un medio para poder
mejorar los procesos y las actividades que permitan alcanzar los objetivos de las
empresas, organizaciones y/o proyectos, por tal motivo la información para los
indicadores deberá tener las siguientes características (Juran, Gryna, & Bingham,
2005):





Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensión
Origen




Temporalidad
Relevancia
Integridad
Oportunidad
Para Juran et al. (2005) todas estas características se deben definir previo a establecer
los indicadores, los tipos de indicadores se distinguen por su función y se tienen
algunos como los de:
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control




Control
Alarma
Planeación
Eficacia




Eficiencia
Estratégicos
Tácticos
Operativos
Los indicadores deben ser acordes a las necesidades de las empresas o proyectos, por
ello se deben de diseñar según las necesidades de control para Juran et al. (2005) los
elementos que deben considerarse para el diseño de los indicadores son básicamente:



Nombre
Unidad de medida y
procedimiento de cálculo
Fuente de información




Frecuencia de medición
Capacidad actual
Capacidad potencial
Responsable del análisis
Por ejemplo un indicador de eficiencia podría ser:
Nombre: Número de servicios de muestreo de agua
Unidad y cálculo: (Servicios terminados/servicios programados)*100 medido en %
Fuente de información: Reportes de los técnicos en campo
Frecuencia de medición: Semanal
Capacidad actual: 75%
Capacidad potencial: 85%
Responsable del análisis: Supervisor de servicios
*Cuando se revisan los contaminantes ambientales, los indicadores se pueden tomar de
las Normas oficiales mexicanas, en ellas estos indicadores se expresan como límites
máximos permicibles. Para profundizar en el cálculo de los indicadores puedes
consultar el Manual de control de calidad de los autores Jura, et.al. (2005).
Hasta ahora has aprendido el proceso de control, sus objetivos y propósitos que
basicamente son detectar desviaciones en operaciones y actividades, así como la
importancia que tiene llevarlo de manera eficiente, has aprendido el proceso de control,
sus elementos, las técnicas, las etapas así como los instrumentos para su medición y la
formulación de indicadores que me demuestren las desviaciones en las operaciones, es
momento de poner en práctica lo aprendido mediante una actividad que integre los
conocimientos y te permita proponer los instrumentos de medición y las técnicas para el
control de un proyecto ambiental. Con todo lo anterior te encuentras listo(a) para
desarrollar la primera actividad de la unidad.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Actividades
Es tiempo de realizar la Actividad 1. Control e indicadores, solo
espera que tu docente en línea te proporcione las indicaciones
para realizar la actividad.
Es importante conocer diferentes puntos de vista respecto al
control administrativo en el documento “El control
administrativo en México” de Luis José Béjar Rivera, dentro de
la sección Para saber más, encontrarás un punto de vista
interesante en relación al control.
3.4. Normalización
El concepto de normalización puede entenderse como el esfuerzo para estandarizar el
diseño de actividades, mediciones y servicios que se ofertan, tratando de eliminar la
variedad desfavorable de componentes y también como la sujeción a, o aceptación de
determinadas normas o estándares ya sea para el diseño o la fabricación de un artículo,
o para el desempeño de alguna función (Universidad Iberoamericana, 1999).
El 14 de octubre de 1946 se reunieron en Londres 25 países que deseaban establecer
un organismo oficial para definir las normas que hicieran posible el intercambio de
productos, equipos y maquinaria. Ellos acordaron fundar la Organización Internacional
para la Normalización. En inglés es la International Organization for the Standardization,
sus siglas serían IOS, pero lo creadores eligieron la palabra ISO porque en griego
significa igualdad, bastante analógico con el propósito de la naciente organización.
La ISO comenzó a funcionar en 1947, la sede acordada fue Ginebra, Suiza; se
estructuró con base en Comités Técnicos y su labor inicial consistió en emitir normas
básicas, aquellas que tienen impacto sobre muchos sectores, como las de la industria
metal-mecánica, electricidad, materias primas etc. (Esponda, 2001), en la siguiente
imagen se muestran los objetivos iníciales de la normalización.
División de Ciencias de la Salud, Biológicas y Ambientales | Ingeniería en Energías Renovables 39
Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Imagen que muestra los objetivos iniciales de la normalización. Tomada de AQAQUALITY,
(2012).
De esta forma la normalización busca que las características de los procesos y los
productos derivados de ellos sean similares, esto con el afán de poder controlarlos y de
poder mejorarlos sistemáticamente, esta estandarización también se puede realizar en
los sistemas energético, derivado de que lo que se busca es uniformidad en los
procesos, esta estandarización se realiza mediante estudios en laboratorio.
3.4.1. Normas y estándares
La asociación para pruebas de materiales de los Estados Unidos de América determina
a la normalización como un proceso de aplicar las reglas necesarias para aproximarlas
a una actividad específica, es decir, que lo que está escrito en las normas deberá
apegarse a la mejor manera de hacer las cosas en beneficio de todos los involucrados.
Según la Organización Internacional de Estandarización (ISO) por sus siglas en inglés,
normalizar significa establecer disposiciones a usos comunes y repetidos para ordenar
un contexto determinado, el cual puede ser tecnológico, político, social o ambiental.
¿Para qué normalizar? Uno de los preceptos más obvios de la normalización es evitar
cometer errores en las operaciones, además de hacer más simples los sistemas para
que sean entendibles y replicables, finalmente si los sistemas se hacen repetibles, se
pueden utilizar de manera internacional, haciendo conveniente el comercio en todo el
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
mundo, debido a que un producto podría estar manufacturado en cualquier parte del
mundo y seguir de manera estricta los mismos métodos de producción y los tipos de
materias primas, garantizando la Normalización y Estandarización.
Hoy en día las empresas gastan mucho dinero en normalizar sus operaciones, con el
objetivo de poder competir en un mercado global y en términos ambientales garantiza la
responsabilidad social de las empresas haciendo que los consumidores confíen en que
los productos no dañaran al ambiente al momento de su elaboración.
Además de la normalización en las empresas, toda actividad del ser humano se puede
normalizar y estandarizar, y aunque inicialmente la normalización apuntaba a términos
estadísticos que llevan a pensar en el método Gaussiano, y que parecía que solamente
la producción podía ser sujeta a este tipo de técnicas, la historia ha demostrado, que
estos conceptos de normalización y estandarización, son aplicables a
telecomunicaciones, informática, sistemas de medición, elaboración de productos de
diversas índoles y más recientemente al ambiente.
Para todas las ramas industriales, existen “Organismos
Internacionales de Estandarización” en todo el mundo, en la
sección Para saber más, encontrarás un documento con ese
nombre que sin duda te permitirá reforzar tu conocimiento al
respecto.
3.4.2. Calidad y ambiente
Una definición de calidad simple podría ser hacer bien las cosas, esta situación ha
acompañado al hombre desde su origen, desde la producción artesanal de las cosas,
hasta la producción en masa que llegó con la revolución industrial, es precisamente con
la revolución industrial que el ambiente comienza a cobrar una factura que tenía
pendiente desde el descubrimiento del fuego, según Alcalde (2007) el concepto de
calidad ha variado y en los últimos años ha sido de vital importancia para que las
empresas sobrevivan en un mercado global, la siguiente imagen muestra la evolución
que ha tenido la calidad, desde la simple inspección de objetos para detectar errores,
hasta la gestión total de calidad que por supuesto abarca al ambiente y su relación con
los modos de producción y de obtención de materia prima, en el siguiente esquema
podrás analizar la evolución del concepto de calidad respecto al tiempo, siendo el
objetivo de los años veinte la búsqueda de errores, y ha evolucionado hasta involucrar a
toda la empresa, organización y/o proyecto para que las actividades se hagan bien
desde la primera vez.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Esquema que muestra la evolución del concepto de calidad.
Tomado de Alcalde, (2007).
De la misma forma que ha cambiado el concepto de calidad respecto a los productos, el
ambiente también ha evolucionado respecto al concepto que se tiene de su calidad,
recuerda que a mediados de los años ochenta los índices de contaminación permitidos
eran mayores que en este año 2013, y que los autos y empresas, considerados como
fuentes de contaminación fijas y móviles, también han cambiado respecto a la cantidad
de contaminantes que por norma se permite que arrojen al ambiente.
Debes tener muy claro que el ambiente es más que solo el aire que se respira, sin
embargo se tomará como referencia para ejemplificar el concepto de la normalización,
la calidad y el ambiente, en México desde 1940 se ha intentado conocer cuál es la
calidad del aire de la ciudad, pero no fue sino hasta los años setenta que se implementó
una red de monitoreo ambiental, desde entonces se han logrado estandarizar las
emisiones al ambiente, y se puede decir que la calidad del aire es buena en la ciudad de
México, pero ¿cómo sucedió? De hecho la estandarización fue mediante las normas
que fueron regulando las emisiones permitidas a las empresas y a los automotores,
estas normas con el tiempo se fueron depurando y se hicieron más estrictas, de la mano
con la tecnología disponible en el país para poder emitir menos contaminantes, no hay
que perder de vista que existen factores que intervienen en la calidad del aire, y que
éstos muchas veces no se pueden controlar, sin embargo, los que sí se pueden
controlar han significado un buen avance para tener un aire más limpio que respirar.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
De esta forma es que el concepto de calidad permea también en el ambiente, definiendo
las normas que se deben respetar y fijando los parámetros para poder medir y evaluar
los resultados, en el siguiente capítulo aprenderás acerca de las normas internacionales
que regulan tanto la calidad como el ambiente.
En México D.F. se tienen una red de monitoreo ambiental,
dicha red, gubernamental informa constantemente de la
calidad del aire de la ciudad, dentro de la sección Para saber
más, encontraras la liga del CIMAT para poder acceder a la
página que contiene mucha información relevante para tu
formación y para la elaboración de tu proyecto para esta
asignatura
3.4.3. ISO 9000
La norma ISO 9000, se deriva de la organización internacional de estandarización, la
cual describe los elementos mínimos que requiere el sistema de calidad de una
empresa de bienes y servicios para poder obtener una certificación, la cual garantiza
que los procesos y actividades de la empresa, siempre se ejecutaran bajo ciertos
lineamientos y que están controlados, es aquí en donde se conectan los sistemas ISO
con el proceso de control de la administración científica, debido a que ambos buscan el
cumplimiento de los objetivos de las empresas o proyectos.
Las normas ISO son aplicables a organizaciones que buscan que sus proveedores y
usuarios tengan confianza en sus servicios y productos, es decir, garanticen la calidad
de sus servicios, y al tomar la calidad como tal, se debe hacer en términos de lo que la
ISO propone, debido a que este concepto es muy amplio y de diferentes connotaciones,
dependiendo del país y de las condiciones de las empresas.
Para la ISO, el aseguramiento de la calidad radica en garantizar que se seguirán los
procedimientos de trabajo desde la compra de la materia prima, hasta la entrega con el
cliente, de esta forma han surgido las familias de normas referentes a la calidad, en el
siguiente cuadro observarás dicha familia:
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Unidad 3. Proceso de control
Cuadro que muestra las familias de las normas ISO. Tomado de Esponda, (2001).
Las normas ISO, ayudarán a determinar los métodos de trabajo de la empresa,
organización y/o proyecto y en caso de ser necesario a formar un sistema de
aseguramiento de la calidad para el apoyo del control de las actividades. Como puedes
observar existen una enorme variedad entre las normas que regulan la calidad, para
profundizar en esta temática investiga cuáles son estás ISO 9000 en la red. Es
importante mencionar que esta información la utilizarás en las actividades de esta
unidad.
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Unidad 3. Proceso de control
Actividades
Realiza la Actividad 2. Normatividad, solo espera que tu docente
en línea te proporcione las indicaciones para realizar la actividad.
Autoevaluación
Para reforzar los conocimientos relacionados con los temas que se abordaron en esta
segunda unidad, es importante que resuelvas el ejercicio de autoevaluación.
Realiza tu Autoevaluación.
¡Buena suerte!
Evidencia de aprendizaje. Proyecto integrador (tercera fase)
La elaboración de esta evidencia te permitirá proponer instrumentos de medición en tu
proyecto, para determinar las técnicas de control que utilizaras mediante el análisis de
la normalización ISO 900 Y las normas que aplican en los sistemas energéticos con la
finalidad de revisar si los objetivos planeados se han cumplido.
*En esta evidencia podrás abarcar los conocimientos de la unidad 3, debido a que se
encuentra ligada a las actividades que ya realizaste dentro de la unidad, recuerda que
este proyecto se desarrolló durante toda la asignatura, en esta tercera evidencia
propondrás el proceso de control para poder ejecutar el proyecto energético propuesto,
el cual dará solución a la problemática detectada en la unidad 1, ahora bien mantente
atento a las indicaciones de tu docente en línea por medio de la herramienta
Planeación del docente en línea.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Autorreflexiones
Además de enviar tu evidencia de aprendizaje, deberás ingresar a la herramienta de
Planeación del docente en línea. En este espacio tu docente en línea realizará las
preguntas guía y detonadoras, sobre las cuales elaborarás tu actividad de
autorreflexión. Para ello:
Reflexiona sobre los cuestionamientos y elabora tu autorreflexión. Guarda tu archivo
y súbelo mediante la herramienta Autorreflexiones.
*Recuerda que esta actividad tiene un valor del 10% de tu evaluación, y deberás
realizar una por cada unidad para que obtengas el total de este valor.
Cierre de la Unidad
En esta unidad pudiste aprender que el control se utiliza para medir si los objetivos de
las empresas, organizaciones y/o proyectos se han cumplido y en qué medida,
aprendiste que existen diferentes técnicas de control y los instrumentos que se pueden
utilizar para poder implementarlas, además aprendiste cómo establecer los indicadores
para la medición de los objetivos.
Además aprendiste los conceptos básicos de la normalización y su relación con la
administración científica, los conceptos de calidad y ambiente desde la perspectiva de
dicha normalización a través de las normas ISO y su aplicación a los proyectos
energéticos.
También desarrollaste actividades que te permitieron poner en práctica el proceso de
control, en un proyecto propuesto y que permita resolver problemas de tu entorno.
¡Excelente! Has concluido la tercera unidad, y con ello has aprendido el proceso de
control como parte del proceso de la administración científica.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
Para saber más
1. En el documento Control estadístico de procesos y aplicaciones a empresas de
servicios, encontrarás elementos que puedes aplicar a las empresas que
realizan proyectos y el cómo aplicar este concepto estadístico:
http://www.cnsf.gob.mx/Eventos/Premios/1997/1997%20tercer%20lugar%20vf.p
df
2. Consulta el documento “El control Administrativo en México” en el encontrarás
un punto de vista interesante del control:
http://revistaderecho.um.edu.uy/wp-content/uploads/2013/02/Bejar-Rivera-yOrrico-Galvez-El-Control-Administrativo-en-Mexico.pdf
3. En la siguiente liga encontrarás el documento Organismos Internacionales de
Estandarización, que te permitirá conocer qué tipo de servicios y productos se
pueden estandarizar hoy en día:
http://arquitecturaprotocolos.wikispaces.com/ORGANISMOS+INTERNACIONALES+DE+ESTAND
ARIZACI%C3%93N
4. En la página del CIMAT, encontrarás información valiosa para poder realizar tu
proyecto de esta asignatura, y en general para tu formación como ingeniero
ambiental, puedes consultarla a través de esta liga:
http://www.calidadaire.df.gob.mx/calidadaire/index.php?opcion=4
5. En la página del Instituto Nacional de Ecología encontrarás el documento ISO
14000: Protección o proteccionismo, consúltalo para poder acrecentar tus
conocimientos al respecto, lo puedes hacer mediante esta liga:
http://www2.inecc.gob.mx/publicaciones/gacetas/273/14000.html
Fuentes de consulta
Bibliografía básica
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
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Alcalde, P. (2007). Calidad. España: Paraninfo.
Boland, L., Carro, F., Stancatti, M. J., Gismano, Y., Banchieri, L. (2007).
Funciones de la administración. Teoría y práctica. Bahía Blanca, Argentina:
Universidad Nacional del Sur, Ediuns.
Daft, R. L. (2004). Administración. (Sexta edición). México: Thomson.
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Administración e ingeniería de proyectos
Unidad 3. Proceso de control
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Daft, R. L. (2006). La Experiencia del Liderazgo. (Tercera edición). Canadá:
Thomson.
Esponda, A. (2001). Hacia una calidad más robusta con ISO 9000:2000. México:
PANORAMA.
Evans, J. R., & Lindsay, W. M. (2008). Administración y control de la calidad.
(Séptima edición). México: Cengage Learning.
Hitt, M. A., Duane Ireland, R., & Hoskisson, R. E. (2008). Administración
estratégica. (Séptima edición). México: Cengage Learning.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2007). Elementos de Administración. México:
McGraw-Hill.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2012). Administración, una perspectiva global.
México: McGraw Hill.
Mercado, S. (2004). Administración aplicada. México: Limusa.
Münch Galindo, L. (2010). Fundamentos de Administración. (Tercera edición).
México: Trillas.
Stephen, R., & Coulter, M. (2005). Administración. (Octava edición). México:
Pearson Educación.
Bibliografía complementaria
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IICA. (2002). Sistemas de gestión medio ambiental: Las normas ISO 14000. No.
21 Cuaderno Técnico.
Juran, J., Gryna, F., & Bingham, R. (2005). Manual de control de calidad,
Volumen 1, (Segunda edición). Barcelona: Reverté.
Taha, H. (2004). Investigación de operaciones. (Séptima edición). México:
Pearson education.
Universidad Iberoamericana. (1999). Conceptos generales de productividad,
sistemas, normalización y competitividad para la pequeña y mediana empresa.
México: Dirección de difusión universitaria.
Fuentes electrónicas
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AQAQUALITY. (22 de Diciembre de 2012). Imagen que muestra los objetivos
iniciales de la normalización. Disponible en:
http://aqaquality.wordpress.com/2011/04/08/conceptos-basicos-denormalizacion/
Barrantes, A. (7 de Agosto de 2007). Método PERT. Recuperado el 2 de
Noviembre de 2013 de: http://www.yolose.es/gestion_pert.html
Cruz, E. (24 de Febrero de 2004). Proceso de control. Recuperado el 17 de Julio
del 2013, de
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http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/Polilibros/P_proceso/ADMINISTR
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INECC. (2013). Normas Mexicanas de Calidad del aire. Disponible en:
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ISO, S. C. (2013 de octubre de 2005). Norma ISO 9000 Ginebra, Suiza:
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Scielo.org.mx. (3 de Marzo de 2010). Imagen que muestra un reporte de cinco
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Universidad Nacional de Colombia. (20 de Mayo de 2013). Control. (Cap. 4).
Recuperado el 21 de Octubre de 2013, de Capítulo 4: Control Introducción:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capi
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