ANÁLISIS Y RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PARA UN SISTEMA DE NÓMINA OLD

ANÁLISIS Y RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PARA UN SISTEMA DE
NÓMINA DE LA EMPRESA J.M CONSTRUCCIONES E HIDROSANITARIAS
S.A.S
Ficha 1749807 – grupo 6
Miguel Ángel Flórez Delgadillo
Joanny Andrés Espinosa Giraldo
William Alexander Garnica Cárdenas
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Centro Acuícola y Agroindustrial de Gaira
Regional Magdalena
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Octubre
2018
1
ANÁLISIS Y RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PARA UN SISTEMA DE
NÓMINA DE LA EMPRESA J.M CONSTRUCCIONES E HIDROSANITARIAS
S.A.S
Ficha 1749807 – grupo 6
Miguel Ángel Flórez Delgadillo
Joanny Andrés Espinosa Giraldo
William Alexander Garnica Cárdenas
Análisis y recopilación de datos
Instructor
Yojan Alberto Gutiérrez Charris
Ingeniero de Sistemas
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Centro Acuícola y Agroindustrial de Gaira
Regional Magdalena
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Octubre
2018
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
5
JUSTIFICACIÓN
6
OBJETIVOS GENERALES
6
OBJETIVOS ESPECIFICOS
6
1. IDENTIFICACIÓN DEL AMBITO EMPRESARIAL
7
2. DISEÑO DE INSTRUMENTO
7
3. MODELO DE CUESTIONARIO
7
4. PROCESOS DE LA EMPRESA
8
5. SERVICIOS OFRECIDOS
9
6. TECNOLOGÍAS
9
7. CANALES DE VENTA
9
8. MEDIOS DE PAGO
10
9. GARANTIAS
10
10. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
10
11. MAPA DE PROCESOS
11
12. IDENTIFICACIÓN DE MACROPROCESOS
11
12.1 MACROPROCESO ESTRATEGICO
11
12.2 MACROPROCESO MISIONAL
11
12.3 MACROPROCESO DE APOYO
11
13. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
12
13.1 ADMINISTRACIÓN
12
13.2 PRESUPUESTO Y NOMINA
12
13.3 INVENTARIO Y PRODUCTOS
13
3
13.4 RECURSOS HUMANOS
14
13.5 ASESORAMIENTO DE CLIENTE Y VENTA DE PRODUCTO
14
13.6 INSTALACIÓN
15
14. DESCRIBIR LA SITUACIÓN PROBLEMA E IDENTIFICARLO
15
15. PLANTER UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
16
16. ENCUESTA DE ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA SOLUCIÓN
16
4
INTRODUCCIÓN.
En la actualidad los Sistemas de información son parte fundamental de la sociedad,
siendo un método en su mayoría confiable para la obtención de información,
además, de proveer a los empresarios una manera de expandirse a otros sectores
o ciudades logrando un pleno desarrollo en sus objetivos empresariales.
La Empresa JM CONSTRCCIONES E HIDROSANITARIAS S.A.S tiene sus
orígenes en los trabajos realizados por JOSE MONTALVO desde el año 2007 en
los cuales inician en el ramo de la plomería unos años más tarde desde el 2009
como contratista pasando por empresas tan importantes en el ramo, como IHG
INGENIERIA SAS, HIDRO CONSTRUCCIONES SAS, INGECONS SAS,
INSTALACIONES HIDROSANITARIAS WC LTDA, EHR S.A.S entre otras, pero en
el 2017 se constituye la razón social J.M Construcciones e Hidrosanitarias S.A.S
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JUSTIFICACIÓN
La Empresa JM CONSTRCCIONES E HIDROSANITARIAS S.A.S viéndose en la
necesidad de expandir su campo de acción a otras ciudades con el fin de Cumplir
su misión y visión en un lapso de 10 años, ha decidido incursionar en el uso de un
sistema de información de nómina, para obtener toda la información necesaria y
oportuna de sus empleados tales como, número de empleados, fecha de ingreso,
eps, arl, fondo de pensiones, caja de compensación, horas laboradas y otras
deducciones a las que tenga el empleado.
OBJETIVO GENERAL
Diagnosticar el estado actual de la empresa JM CONSTRCCIONES E
HIDROSANITARIAS S.A.S esto con el fin de realizar el mapa de procesos
correspondiente, la caracterización de sus procesos e identificación de sus
problemáticas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Plantear una solución a la necesidad de la empresa JM CONSTRCCIONES E
HIDROSANITARIAS S.A.S que se ajusten a sus requerimientos, protocolos y
manejo de información.
6
1. IDENTIFICACIÓN DEL ÁMBITO EMPRESARIAL
La Empresa JM CONSTRCCIONES E HIDROSANITARIAS S.A.S tiene sus
orígenes en los trabajos realizados por JOSE MONTALVO desde el año 2007 en
los cuales inician en el ramo de la plomería unos años más tarde desde el 2009
como contratista pasando por empresas tan importantes en el ramo, como IHG
INGENIERIA SAS, HIDRO CONSTRUCCIONES SAS, INGECONS SAS,
INSTALACIONES HIDROSANITARIAS WC LTDA, EHR S.A.S entre otras, pero en
el 2017 se constituye la razón social J.M Construcciones e Hidrosanitarias S.A.S
Quienes se desenvuelven en el ámbito de la construcción a pequeña escala, con
una planta de personal que se constituye por 12 empleados. Por lo anterior se puede
clasificar como; una micro empresa.
2. DISEÑO DE INSTRUMENTO
Siendo la entrevista un instrumento diseñado para la recolección de datos en la que
se realiza un intercambio de ideas, opiniones mediante una conversación que se da
entre una, dos o más personas donde un entrevistador es el designado para
preguntar. En el cual se tomará como instrumento especifico un cuestionario el cual
es un conjunto de preguntas que se confecciona para obtener información con algún
objetivo en concreto. Enfocado en la recolección de datos a nivel de misión, visión,
servicios, organización, innovación, responsables, desempeños por áreas,
garantías, sistemas de información y teniendo en cuenta las respuestas indagar
sobre las falencias.
3. MODELO DE CUESTIONARIO Y APLICACIÓN:
A continuación, se realizará una serie de preguntas correspondientes a su empresa,
este inventario tiene fines académicos por lo que no será divulgada la información
a ninguna persona sin previa autorización suya.
Pregunta
1. ¿Cuál es la misión que
tiene la empresa?
En este espacio se debe
escribir la misión de la
empresa
Respuesta
Contribuir con las empresas Constructoras, con el
diseño e implementación de instalaciones
hidráulicas, sanitarias, gas, redes contra incendios y
alcantarillado.
Para lograrlo cuenta con un grupo de profesionales
dispuestos a ofrecer un servicio de calidad,
compromiso
y
cumplimiento.
7
2. ¿Qué visión tienes a 10 Consolidarse en el 2027 como una de las mejores
años?
empresas líder a nivel nacional en el sector de la
construcción, reconocidos por la satisfacción,
En este espacio se debe
calidad y cumplimiento con los clientes por medio de
escribir la visión de la
procesos de gestión certificados y un óptimo equipo
empresa
de trabajo, siendo respetuosos con el medio
ambiente.
3. ¿Cuáles son los
Diseño e Instalación de fontanería, calefacción,
servicios que ofrecen al aire
acondicionado,
otras
actividades
público?
especializadas para la construcción de edificios y
Actividad económica
obras de ingeniería civil y preparación del terreno.
de la empresa
4. ¿Cuáles son las
tecnologías e
innovaciones que
ofrecen al público en
general?
5. ¿Cómo es la
organización de la
empresa?
La empresa cuenta con dos computadores.
Un Portátil Lenovo Z40-70, 14 “, 6 Gb Ram, Intel
Core I5, 1 Tb, Win 10 64 bits.
Un Portátil Toshiba C45-C4205K, 14” 6 Gb Ram,
Intel core 7, 1 Tb, Win 10 64 bit.
Todos los operadores tienen radio de
comunicación para la obra.
La empresa se encuentra conformada actualmente
por 12 trabajadores. Un gerente general (José
Alfonso Montaña Ordoñez), un Maestro (José
Adrián Ordoñez) y 10 colaboradores de
construcción.
6. ¿Quiénes son los
responsables de las
áreas de la
organización?
Los señores José Alfonso Montaña Ordoñez y el
señor José Adrián Ordoñez.
7. ¿Qué labores
desempeñan estas
personas?
José Alfonso Montaña Ordoñez es el Gerente
Administrativo y financiero. (Apertura y cierre de
negocios, proyecciones, costos y contratación)
José Adrián Ordoñez (Es el encargado del área de
personal, diseño y operativa de la empresa).
Ninguno.
8. ¿Existe algún requisito
para la prestación de
sus servicios?
9. ¿Qué garantías ofrecen
a sus clientes al
momento de prestarles
sus servicios?
Se ofrece la misma garantía de acuerdo a la
normatividad que rige a las constructoras. Un año a
partir del momento de entrega del trabajo en la parte
hidráulica y cinco años en la parte estructural.
8
10. ¿Qué sistemas de
información usan
actualmente en la
empresa?
Se utiliza actualmente Excel para el manejo de
nómina, inventarios y costos.
Para el diseño se utiliza AutoCAD y Autodesk CAM.
11. ¿Cómo evaluaría los
sistemas de información
que usan?
-Bueno -regular deficiente
12. ¿Cómo hacen el
manejo de inventarios,
personal, nómina y control
de productos que ustedes
manejan?
Deficientes en la parte de nómina.
Muy buenos en la parte de diseño.
Por medio de Excel.
4. Procesos de la empresa:






Compra a proveedores.
Recepción.
Inventariado.
Almacenamiento.
Venta.
Instalación.
5. Servicios ofrecidos:
 Mantenimiento a domicilios como lo son arreglos y cambios de diferentes
tuberías hidrosanitarias.
 Sondeos para cañerías.
 Cambio de pisos (concreto, enchape o madera), licencias para construcción.
 Trámites ante gas natural.
 Acueducto y los diferentes diseños de planos hidrosanitarios.
 Estructurales para construcción en viviendas domiciliarias o edificaciones.
6. Tecnologías:
 Portátil Lenovo Z40-70, 14”, 6 GB de RAM, Intel Core I5, 1 TB, Windows 10
64 bits.
 Portátil Toshiba C45-C4205K, 14”, 6 GB de RAM, Intel Core 7, 1 TB,
Windows 10 64 bits.
 Radios de comunicación para la obra.
7. Canales de venta:
 Directo, cuando se realiza con el cliente.
9
 Corto, cuando se realiza por medio de intermediarios, ingenieros, arquitectos,
etc.
8. Medios de pago:
 Cuentas bancarias de nómina.
 Transferencias electrónicas.
9. Garantías:
 1 año a partir de la entrega del trabajo en la parte hidráulica.
 5 años en la parte estructural
10. Sistemas de información:
 AutoCAD y Autodesk CAM para el diseño y Excel para la nómina.
10
11. Mapa de procesos
12. Identificación macroprocesos
12.1 Macroproceso Estratégico:
 Administrativo.
12.2. Macroproceso Misional:
 Asesoramiento y venta de productos.
 Instalación.
12.3 Macroproceso de Apoyo:
 Presupuesto y nómina.
 Inventario.
 Talento humano.
11
13. Caracterización de Procesos
13.1 Administración:
Líder: José Alfonso Montaña Ordoñez.
Objetivo: Garantizar el buen funcionamiento de la empresa y buen manejo de
recursos.
Actividades: Dirigir y administrar recursos de la empresa.
Entradas: Documentos de aprobación de pagos, solicitud de pedidos y uso de
recurso que garanticen la integridad de la empresa.
Salidas: Documentos de aprobación de pagos, solicitud de pedidos aprobados y
usos de recurso para garantizar la integridad de la empresa.
Clientes: Macroproceso de apoyo, macroproceso clave.
Proveedores: Bodegas, macroprocesos de apoyo.
Recursos: Sistema office, macro de control de inventario, documentos y formularios
de la empresa.
Parámetros de control:
Control de recursos financiero bajo su aprobación.
Documentos de satisfacción de usuarios.
Facturas de compra y venta de productos.
Alcance:
Desde: Solicitud de recursos.
Hasta: Aprobación y entrega de recursos.
13.2 Presupuesto y nomina:
Líder: José Alfonso Montaña Ordoñez.
Objetivo: Verificar la destinación y buen uso del dinero.
Actividades: Control del recurso financiero.
Entradas: Documentos de aprobación de pagos, documento de desembolsos de
Efectivos con aprobación de administración, requisiciones de compra de equipos.
Salidas: Reportes de estados financieros, recibos de pago de nómina, declaración
de renta, aprobación y compra de equipos bajo autorización del administrador.
Clientes: Macroproceso de estratégico, macroproceso clave, entidades
12
financieras y bancarias.
Proveedores: macroprocesos estratégicos, entidades financieras y bancarias,
proveedores.
Recursos: Sistema office, Sistema de gestión financiero, documentos y formularios
de la empresa.
Parámetros de control:
Control de recursos financiero bajo aprobación del administrador.
Control de cuentas de la empresa.
Facturas de compra y venta de productos.
Alcance:
Desde: ingreso de recursos.
Hasta: Desembolsos de dinero.
13.3 Inventario de productos
Líder: José Alfonso Montaña Ordoñez.
Objetivo: Garantizar la disponibilidad de equipos y productos.
Actividades: llevar el control y existencias del producto, en caso de no haber
realizar solicitud de compra.
Entradas: Equipos, productos, facturas de productos.
Salidas: Documentos de recepción de productos en buen estado, en caso de no
estarlos formulario de devolución, productos para ser instalados, equipos para
realizar trabajos e instalaciones.
Clientes: macroproceso clave, macroproceso estratégico, presupuesto y nómina.
Proveedores: proveedores de la compañía, macroproceso de estratégico,
macroproceso clave.
Recursos: Sistema office, macro de control de inventario, documentos y formularios
de la empresa.
Parámetros de control:
Control de ingreso de equipo.
Control de buen estado de equipo.
Requisiciones de productos.
Alcance:
13
Desde: solicitud de productos.
Hasta: entrega de productos para instalación.
13.4 Recursos humanos
Líder: José Alfonso Montaña Ordoñez.
Objetivo: Garantizar la disponibilidad de personal y velar por su seguridad.
Actividades: Contratación de personal y fomentar la seguridad en el trabajo.
Entradas: Currículo vitae, formularios de seguridad y salud del personal.
Salidas: Ordenes de afiliación a la empresa y a prestaciones sociales.
Clientes: Macroproceso de apoyo, macroproceso clave.
Proveedores: Nómina y presupuesto, empleados.
Recursos: Sistema office, documentos y formularios de la empresa.
Parámetros de control:
Documento que comprueba las aptitudes del empleado, informes de seguridad
social y Arl.
Alcance:
Desde: Contratación.
Hasta: Desvinculación laboral.
13.5 Asesoramiento de cliente y Venta de producto
Líder: José Alfonso Montaña Ordoñez.
Objetivo: Asesorar a los clientes sobre sus productos y realizar ventas de estos.
Actividades: Informar al cliente sobre los costos, tipo, y ventaja de los productos.
Entradas: Información del cliente.
Salidas: Ordenes de entregas e informes de venta.
Clientes: Macroproceso de apoyo, macroproceso clave, cliente final.
Proveedores: Inventario de productos, cliente final.
Recursos: Sistema office, documentos y formularios de la empresa.
Parámetros de control:
Documentos de aceptación de compra por parte del cliente final.
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Información financiera del cliente final.
Alcance:
Desde: asesoramiento del cliente.
Hasta: venta de productos.
13.6 Instalación:
Líder: José Adrián Ordoñez.
Objetivo: realizar y garantizar la correcta manipulación e instalación de productos,
además, de capacitar al cliente sobre su buen uso.
Actividades: Instalación y mantenimientos de los productos.
Entradas: Ordenes de instalación.
Salidas: Certificados de correcto funcionamiento con firma del cliente.
Clientes: Macroproceso de apoyo, cliente.
Proveedores: asesoramiento y ventas, macroproceso de apoyo.
Recursos: equipos suministrados por la empresa.
Parámetros de control:
Formatos que comprueba el correcto funcionamiento del equipo instalado,
Formatos para garantizar el buen estado de los equipos.
Alcance:
Desde: recepción de equipos de inventario.
Hasta: instalación de equipos.
14. DESCRIBIR LA SITUACIÓN PROBLEMA E IDENTIFICARLO:
Problemática para solucionar
En la entrevista realizada al señor José Alfonso Montaña Ordoñez en labor de
propietario y administrador de la empresa constituida legalmente con el nombre de
J.M CONSTRUCCIONES E HIDROSANITARIAS S.A.S, que muy cortésmente
acepto la participación en este proyecto formativo y mediante el análisis de sus
respuestas; podemos deducir que la empresa J.M CONSTRUCCIONES E
HIDROSANITARIA S.A.S presenta una serie de problemáticas que podrían
resolverse con una solución informática, estas problemáticas serian:
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 Organización adecuada de nómina.
 Documentación actualizada y fácil acceso de eps, arl, caja de compensación.
 Información detallada de los empleados.
 Desprendible de nómina
 Pre – nomina
15. PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN:
Este proyecto se desarrollará a solicitud de la empresa J.M CONSTRUCCIONES E
HIDROSANITARIAS S.A.S, este tendrá como objetivo el manejo de la nómina de la
empresa y la información de los parafiscales.
Con el fin de expandir la empresa antes mencionada, se desarrollará un sistema de
información en el que permita tener información detallada de cada uno de los
empleados, el cual se usarán ciertas características mencionadas a continuación:








Botón de acceso a la información de la empresa.
Botón de ingreso a la nómina.
Campo para ingresar información del trabajador.
Campo para la descripción de salario de cada trabajador.
Botón para la liquidación de parafiscales.
Botón para descuentos que se le hacen al trabajador.
Botón para impresión de desprendibles de nómina.
Una interfaz agradable con elementos alusivos a la empresa.
Todos estos elementos tendrán relación con una base de datos diseñada para la
empresa para la correcta administración de su información, información que sería
manejada con protocolos de seguridad de la empresa, protocolos de manejo de
información, ética y responsabilidad.
16. ENCUESTA DE ACEPTACION DE LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN
Con los siguientes gráficos mostraremos porque consideramos la mejor solución.
Nombre de los encuestados:
José Alfonso Montaño Ordoñez (Gerente)
José Adrián Ordoñez (Director Operativo)
Julio Andrés Torres Morales (Auxiliar Administrativo)
16
Héctor Oswaldo Medellín Gordillo (Operario)
Miguel Antonio Carabuena Quiroz (Instalador)
Teniendo en cuenta las dificultades encontradas en la entrevista anterior en la
organización de nómina, la falta de documentación actualizada y fácil acceso de
EPS, caja de compensación, déficit en la información detalla de los empleados,
desprendibles de nómina, pre-nomina.
Lo invitamos a responder las siguientes preguntas.
¿Considera usted que los sistemas de informacion
utilizados en la empresa son efectivos para el buen
desarrollo de los procesos de nomina e informacion
de parafiscales?
20%
20%
SI
NO
60%
NO SABE NO
RESPONDE
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¿Esta de acuerdo con mejorar los procesos de
nomina e informacion de parafiscales en la empresa
haciendo uso de los sistemas de informacion?
0%
20%
SI
NO
80%
NO SABE NO
RESPONDE
¿Te gustaria que se redujeran los errores y las
cargas excesivas de trabajo al tener registrado la
fecha de ingreso, el sueldo bruto, neto y diario asi
como las prestaciones de cada trabajador?
0%
20%
SI
NO
80%
NO SABE NO
RESPONDE
18
¿Te gustaria que se emitieran y enviaran recibos
electronicos de nomina con un solo clic?
20%
SI
0%
NO
80%
NO SABE NO
RESPONDE
¿Te gustaria que administraran los sueldos
asimilados a salarios?
40%
40%
SI
NO
20%
NO SABE NO
RESPONDE
19
¿Te gustaria que configuraran el periodo de pago de
tu nomina como tu requieras?
20%
SI
0%
NO
80%
NO SABE NO
RESPONDE
¿Te gustaria que las trasferencias de pago a los
empleados se realizaran con un solo clic?
¿Te gustaria que se calcularan automaticamente las
deducciones por prestaciones y prestamos en
0%
efectivo
a los empleados?
20%
SI
0%
20%
NO
SI
80%
NO SABE NO
RESPONDE
80%
NO SABE NO
RESPONDE
20