PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: Cód.: Revisión - 01 Página 1 de 12 Procedimiento Rendición de Fondo Fijo Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: Cód.: Revisión - 01 Página 2 de 12 INDICE ITEM PAG. I.- CONTROL DE REVISIÓN…………………………………… II.- CONTENIDO………………………………………………….. 03 04 1. Objetivo……………………………………………………… 04 2. Alcance……………………………………………………… 04 3. Aplicación…………………………………………………… 04 4. Responsabilidad………………………………………….. 04 5. Desarrollo………………………………………………….. 04 5.1 Definiciones ………………………………………… 04 5.2 Procedimiento:……………………………………… 05 6. Anexos……………………………………………………… 09 7. Registros…………………………………………………… 09 8. Referencias………………………………………………… 09 Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO Cód.: “RENDICION DE FONDO FIJO” Revisión - 01 Centro de Costo: Página 3 de 12 I.- CONTROL DE REVISIÓN REV. Nº 00 DESCRIPCION PAG. REVISADO POR FECHA Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 APROBADO POR FECHA Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: 1 Cód.: Revisión - 01 Página 4 de 12 Objetivo Controlar los Fondos Fijos para garantizar su correcto uso. 2 Alcance Este procedimiento involucra a todos los documentos de gastos a rendir. 3 Aplicación Comprenden los Departamentos de Sede Central y obras. 4 Responsabilidad El jefe del departamento de contabilidad es el responsable del cumplimiento de este procedimiento. 5 Desarrollo 5.1 Definiciones: Fondo Fijo: Es el recurso de efectivo (dinero) destinado a atender las adquisiciones de bienes y servicios no previstos, que requieran de atención inmediata, para que no se afecte la operatividad de la empresa. Base Imponible: Esta constituido por el valor de venta, de los bienes y servicios. IGV: Impuesto General a la ventas. RUC: Registro de Único del Contribuyente. Arqueo de Fondo Fijo: Es un procedimiento implementado por el departamento de contabilidad con la finalidad de fiscalizar y controlar el adecuado uso de los fondos entregados a cada responsable. Constancia de Libre Adeudo: Es una constancia de conformidad donde se indica que el responsable de los fondos fijos no tiene ningún saldo pendiente por rendir. Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO Cód.: “RENDICION DE FONDO FIJO” Revisión - 01 Centro de Costo: Página 5 de 12 5.2 Procedimiento: Responsables Nº Pasos PROCESO DE FONDO FIJO FONDO FIJO DE LIMA 1 Recepciona las Rendiciones de fondo Responsable de Sede una vez a la semana. fijo del Verifica: Formato establecido de rendición, Base imponible, IGV, adelanto a trabajadores, venta de materiales, razón social, RUC, dirección. Asistente Contable 2 Las rendiciones deben de contener lo mínimo y necesario: - Firma del Responsable. - Visado por el Jefe Inmediato. - Visado por el Gerente Inmediato en Sede Central. - Visado por el Gerente de Administración y Finanzas (GAF) en los casos de excepción a la definición del Fondos Fijo. FONDO FIJO DE OBRAS 3 Recepciona las Rendiciones de fondo Administrador de Obra una vez a la semana. fijo del Verifica: Asistente Contable 4 Formato establecido de rendición, Base imponible, IGV, adelanto a trabajadores, venta de materiales, razón social, RUC, dirección. Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: Cód.: Revisión - 01 Página 6 de 12 Las rendiciones deben de contener lo mínimo y necesario: - Firma del Administrador. -Visado por el Jefe de Obra. -Visado por el Gerente Inmediato en Sede Central. Los administradores (Obras) y responsables de los fondos en Sede Central tendrán como plazo máximo a rendir cuenta por un periodo de 15 días calendarios. En caso se incumpla el plazo antes indicado se adoptaran las medidas correctivas que aseguren los recursos de la empresa. Asistente Contable 5 Los documentos sustentatorios del gasto a rendir necesariamente deberán pertenecer al periodo mensual en que se ejecutó dicho gasto, cuidando que el periodo de liquidación del Fondo NO ABARQUE meses diferentes. En caso el periodo de liquidación de 15 días, supere el mes de iniciado dicho periodo, se deberá acortar el periodo de tal forma que NO ABARQUE DOS (02) MESES diferentes. Asimismo se establece que solo se efectuaran gastos en las rendiciones por montos menores a S/500.00 Nuevos Soles, si sobrepasan este monto las adquisiciones tendrán que ser solicitados al Departamento de Logística.(1) (1) En el caso de las Obra si se procede a realizar compras mayores a S/ 500.00 Nuevos Soles será por Compras necesarias no previstas, que tendrán que indicar en las facturas o un informe si fuera necesario. En el caso de la Movilidad se ha establecido un formato único que es para el uso exclusivo para el registro de gastos de movilidad estos se rendirán indicando la ruta Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO Cód.: “RENDICION DE FONDO FIJO” Revisión - 01 Centro de Costo: Página 7 de 12 utilizada y el motivo de la gestión que se efectuó, para la cual se solicito el dinero.( Si no se cumple con lo establecido no se considerara como gasto dentro de la rendición) 6 Después de haber revisado los documentos y son conformes, pasan para la codificación (facturas y recibos de honorarios). Si el documento no es conforme se devuelve para su corrección. Asistente Contable 7 Codifica y coloca el centro de costo a las Facturas y a los Recibos de Honorarios. 8 Separa copia Sunat numéricamente. 9 Provisiona Facturas y Recibo de Honorarios en el sistema contable. 10 Archiva Rendiciones numéricamente y por centro de costo. 11 Cancela los documentos de rendiciones provisionados, colocando número de asiento contable. del original y los archiva Analiza quincenalmente los Fondo Fijo de Obras y Sede Central. 12 13 Revisa la documentación de las rendiciones, elabora y verifica los indicadores y los gastos que han adquirido la Obra. Elabora informe del análisis y documentación de las rendiciones de los Fondo Fijo de Sede y obra; envía al Jefe de Contabilidad. Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO Cód.: “RENDICION DE FONDO FIJO” Revisión - 01 Centro de Costo: 14 Página 8 de 12 Realiza el arqueo de Fondo Fijo a los departamentos de Sede Central en forma reservada e intempestiva. Y asimismo se efectúan Visitas a Obras donde se procede a realizar un Arqueo de Fondos, de acuerdo a un cronograma reservado. Jefe de Contabilidad 15 Elabora informe de Arqueo de Caja y lo envía al jefe de contabilidad. 16 Revisa y evalúa el Informe de Rendiciones para su respectiva aprobación y envía al Gerente de Administración y Finanzas y Jefes inmediatos. 17 Evalúa el resultado del Arqueo de Caja. 18 Revisa, modifica y evalúa el informe de Arqueo. 19 El resultado del Informe del Arqueo lo envía al Gerente Administración y Finanzas y Jefes de Obras. CONSTANCIA DE LIBRE ADEUDO Asistente Contable 20 Recibe del Asistente de GDH solicitud de Libre Adeudo de trabajador por cese o cambio de departamento (Centro de Costo). 21 Verifica saldo de fondo fijo en el sistema contable. 22 Si tiene saldo por rendir, envía el importe a descontar a Gestión de Desarrollo Humano con el visto Bueno del Jefe de Contabilidad. Si tiene saldo por reembolsar se envía a Caja con Visto Bueno de Jefe de Contabilidad. 23 Si no tiene saldo, elabora Constancia de Libre adeudo y envía a Asistente de GDH debidamente firmado por el Jefe Contable. Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO Cód.: “RENDICION DE FONDO FIJO” Revisión - 01 Centro de Costo: 6 Página 9 de 12 Anexos CON-R-002-A Formato de Rendición de Fondo Fijo. CON-R-002-B Formato de Arqueo de Fondo Fijo. 7 Registros Formato de Rendición de Fondo Fijo. Formato de Arqueo de Fondo Fijo. Formato de Informe de Arqueo de Fondo Fijo. 8 Referencia Mapeo de Rendiciones Flujo grama de Rendiciones de Fondo Fijo. Flujo grama de Arqueo de Fondo Fijo. Flujo grama de Libre Adeudo. Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO Fecha: 26 Ago. 22 Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO 26 Ago. 22 Revisión - 01 Página 10 de 12 Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Fecha: Cód.: Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO 26 Ago. 22 Revisión - 01 Página 11 de 12 Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Fecha: Cód.: Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22 PROCEDIMIENTO “RENDICION DE FONDO FIJO” Centro de Costo: Emitido por: Revisado por: Nombre y Cargo: Ing. Alfredo Fernandez Firma: FIRMADO Firma: FIRMADO 26 Ago. 22 Revisión - 01 Página 12 de 12 Nombre y Cargo: Ing. Vcitor A. Villanueva Rimac Fecha: Cód.: Fecha: 26 Feb. 22 Aprobado por: Nombre y Cargo: Ing. Jose R. Nunton Gerente General Firma: Fecha: FIRMADO 26 Feb. 22
