Cartilla de Bienvenida PROFESIONALES INDEPENDIENTES Bienvenido a Nixus Capital Humano ahora eres parte de un gran equipo de profesionales al servicio de nuestros clientes 1 Version 1 – Diciembre de 2018 Introduccion Bienvenidos a Nixus Capital Humano Uno de los principales valores de la marca AXA COLPATRIA es la calidad en los productos, los servicios y la gestión realizada; características que están en el espíritu de todo lo que hacemos, por ello, en Nixus Capital Humano, siempre tenemos en nuestra mente aprender más, conocer más, para de esta forma seguir fieles a ese afán por hacer las cosas con vocación y profesionalismo. Esta cartilla que reúne información importante que hace parte de nuestra vida diaria, encaminada a aumentar el nivel de conocimiento de los profesionales independientes en diferentes temas. Con esta información tendremos un primer acercamiento a Nixus Capital Humano lo que facilitará el desenvolvimiento en el desarrollo de nuestras actividades. Lo más importante es que toda esta valiosa información sea interiorizada e incorporada a nuestra forma de trabajar. 2 Contenido | En esta cartilla vas a encontrar la información necesaria para el desarrollo de tus actividades como profesional independiente en Nixus Capital Humano 1. Cultura Organizacional 2. Protocolos de servicio 3. Asignacion y ejecucion de actividades 4. Diligenciamiento de soportes 5. Facturación, legalizacion de viajes y pagos 3 1 Cultura Organizacional 4 En AXA COLPATRIA, somos un equipo humano que se reinventa constantemente para satisfacer las necesidades de Seguros Generales, Seguros de Vida, Salud, Riesgos Laborales y Ahorro de los colombianos Seguros generales • En AXA COLPATRIA SEGUROS nos reinventamos día a día a través del fomento de la cultura de prevención y por eso nos enfocamos en ofrecer productos especiales para las personas, los pequeños, medianos y grandes empresarios; así como para el público en general, por eso, desarrollamos productos especiales para cada necesidad, permitiéndole a cada uno de nuestros asegurados seguir creciendo confiados, mientras nosotros protegemos sus bienes y su patrimonio. Hoy más de 1.000.000 usuarios de seguros generales confían en nosotros y en la solidez de nuestros productos, posicionándonos como una de las compañías aseguradoras más importantes del país. 5 www.axacolpatria.co Seguros de vida • En AXA COLPATRIA SEGUROS DE VIDA trabajamos noche y día para ofrecerles a las familias colombianas la tranquilidad de crecer y proyectarse hacia el futuro sin preocuparse por la continuidad de sus metas. Por esta razón, hemos desarrollado un amplio y completo portafolio de productos que integra las diversas soluciones a necesidades de nuestros clientes que proveen protección, seguridad y tranquilidad a las familias colombianas. Salud • La salud y el bienestar de su gente son los activos más importantes de un país. Por eso, en AXA COLPATRIA SALUD contamos con un amplio e importante portafolio de servicios integrales para proveer bienestar y salud a las familias colombianas a través de los planes de medicina prepagada, pólizas de hospitalización y cirugía y Emermédica, todo apalancado con excelentes valores agregados como el directorio médico en la página web y en dispositivos móviles, y la línea de asistencia médica que brinda asistencia las 24 horas al día los 365 días al año. Administradora de Riesgos Laborales • En AXA COLPATRIA ARL hemos adoptado como filosofía de trabajo, incrementar la productividad de su empresa dentro de un concepto que excede las normas contempladas en el Sistema General de Riesgos Laborales, constituyendo un original enfoque gerencial, basado en la implementación del "Programa de Productividad”. NIXUS Capital Humano Capitalizadora • En AXA COLPATRIA CAPITALIZADORA tenemos el objetivo de fomentar el ahorro privado mediante el sistema de la Capitalización. Nuestro amplio portafolio de programas de ahorro e inversión ayuda a que las familias y empresas colombianas cumplan las metas que les permitirán alcanzar sus sueños. TÍTULOS FORTUNA ha ocupado un lugar privilegiado en la mente de los colombianos y hoy es uno de los productos de la organización de mayor posicionamiento. Nixus Capital Humano Propósito Somos aliados de las empresas satisfaciendo sus necesidades respecto a la atracción, administración, desarrollo y retención de su Capital Humano, generando valor al negocio. Quienes Somos Somos una empresa del Grupo AXA COLPATRIA, dedicada a apoyar a las empresas en la búsqueda y fortalecimiento de ventajas competitivas y en la solución de problemas organizacionales, a través de un servicio de consultoría especializada, experta y cercana. Usamos metodologías innovadoras, tecnología y herramientas que miden la efectividad de las organizaciones. Estamos inmersos en los diversos sectores económicos del país y esto nos permite conocer las necesidades actuales de las empresas. Así, nuestro portafolio es flexible a su requerimiento, adaptable a sus capacidades y medible con resultados reales. Somos el apoyo que su empresa necesita! 6 www.axacolpatria.co GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO Mejoramiento de las capacidades de su gente y los procesos internos, a la luz de las necesidades actuales y futuras del negocio • Gestión del Riesgo Jurídico Laboral, Seguridad social y SST. • Medicina Preventiva y del Trabajo Ergonomia (Nuevo) 7 ASESORÍA JURÍDICA Y MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO Mejoramiento en la toma de decisiones en temas jurídicos y orientación en Medicina preventiva y del trabajo • Gestión del riesgo psicosocial • Cultura de Seguridad • Ambientes laborales efectivos • Gestión del Desarrollo Organizacional • Pedagogía Lúdica (Nuevo) • SG-SST (Decreto 1072-Res. 1111/17) • ISO 45001 RUC NORSOK ISO 14001 ISO 9001 ISO 28000 BASC RSE Seguridad Vial (Nuevo) Gestión de profesionales y contratistas Emergencias SISTEMAS INTEGRADOS • DE GESTIÓN Y SEGURIDAD • VIAL • Mejoramiento continuo en los Sistemas Integrados de Gestión. • • • • • • • Pilares del Servicio Las compañías de AXA COLPATRIA, desde su visión, se comprometen a cumplir con la obligación de sa@sfacer las expecta@vas de sus clientes. Es así, como desarrolla esfuerzos corpora@vos de servicio que implican mejoras en cada uno de los procesos, y especialmente cambios en la manera de ser y de actuar de todos los que hacemos parte de la gran familia AXA COLPATRIA. OPORTUNIDAD ATENCION CALIDAD Relacionado con Tiempos de Respuesta ü Agendamiento ü Ejecución Servicios ü Elaboración Informes Capacidad Percepción Canales/Soporte ü Capacidad de Respuesta ü Percepción del cliente Experticia y/o competencia Técnica ü Habilitación de profesionales ü Quejas / Reclamos ESTRATEGIA INTEGRAL DE SERVICIO: “Somos quienes damos el mejor servicio” 8 Nuestros clientes son el capital más valioso, por eso estamos diseñando e implementando mecanismos que aseguren el cumplimiento e interiorización en todos los niveles de la organización de la estrategia integral de servicio, buscando el mantenimiento de relaciones de largo plazo con los clientes. 2 Protocolos de Servicio 9 10 Reglas para un excelente Servicio al Cliente Un excelente servicio al cliente es lo que nos diferencia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 10 • Comprométete a un servicio de calidad, superando las expectativas de los clientes. • Conoce tu producto o servicio para anticiparte a las preguntas de los clientes. • Conoce a tus clientes para enfocar sus necesidades y hábitos de compra. • Por cualquier medio de contacto, trata a las personas con respeto y cortesía. • Nunca discutas con un cliente, concéntrate en resolver su problema. • No los hagas esperar, el cliente busca una respuesta inmediata. • Da siempre lo que has prometido para conservar la credibilidad de los clientes. • Asume que los clientes están diciendo la verdad, siempre debemos darles el beneficio de la duda: credibilidad en nuestros clientes. • Enfócate no solo en hacer ventas, sino en hacer clientes. • Haz que sea fácil, explica el proceso para agilizar la prestación del servicio. Elementos de la Atención Personalizada Algunos elementos tienen una notable influencia en la manera en que las personas perciben la forma en que nos dirigimos a ellas: • Las personas con mayores habilidades sociales y de comunicación miran a los ojos a su locutor mientras hablan y escuchan, cuando alguien no mira a los ojos cuando habla se puede pensar que la persona no está concentrada, está nerviosa, le falta confianza en sí mismo. • La cara es el principal sistema de señales para expresar emociones. Es el área más importante y compleja de la conducta no verbal y la parte del cuerpo que más cerca se observa durante la interacción, además de ofrecer retroalimentación sobre los efectos que nos produce lo que está diciendo la otra persona. • Existen diferentes posturas que reflejan distintas actitudes y sentimientos sobre nosotros mismos y sobre los demás. Depende de la situación concreta, pero en términos generales puede decirse que la postura más eficaz es una postura activa y erguida, dando frente a la otra persona directamente. EXPRESIÓN FACIAL POSTURA CORPORAL GESTOS • Un habla muy lenta puede provocar impaciencia y aburrimiento y lo contrario, un habla muy rápida puede generar dificultades para entender el mensaje. • Cambiar el ritmo, (por ejemplo, introducir una pausa), hace la conversación más interesante. • Cuando se vuelve la cabeza hacia un lado, sea por el motivo que sea, el resultado siempre es un corte en las señales visuales de nuestro interlocutor, asentir con la cabeza juega un importante papel en la interacción. • Cuando una persona se viste de una manera particular sugiere y anticipa la clase de situación en la que espera encontrarse implicada. • Está definiendo la situación por su apariencia, influyendo así́ en el comportamiento de los demás. • La puntualidad es cortesía, es educación y respeto. La impuntualidad es muestra de no apreciar el tiempo de los otros ni el propio. Confirma siempre la reunión con el cliente previamente, y llega al lugar indicado al menos 15 minutos antes de la hora acordada. VELOCIDAD DEL HABLA MOVIMIENTOS DE CABEZA APARIENCIA PERSONAL PUNTUALIDAD MIRADA 11 • Acentuar el mensaje con gestos apropiados puede añadir énfasis, franqueza y calor al mismo. Elementos de la Atención Personalizada Presentación Personal El profesional debe tener en cuenta los siguientes parámetros de presentación personal: Asegurar una higiene personal, la cual debe mantenerse durante el desarrollo de la actividad. Asegurar un vestuario y calzado adecuado según el tipo de actividad a desarrollar. No es permitido presentarse en bermudas, chancletas, minifalda, escotes pronunciados, jean, cachuchas (exceptuando actividades de práctica en campo abierto), sudaderas (exceptuando las actividades de actividad física). El profesional deberá́ identificarse con documento de identidad al ingresar a las empresas. En el desarrollo de las actividades el profesional deberá́ tener en cuenta las siguientes indicaciones: Portar los elementos de protección personal requeridos por la empresa en los que desarrolla la actividad. Los equipos y elementos para el adecuado desarrollo de la actividad deben ser aportados por el profesional. Portar la planilla de pago de aportes de seguridad social (salud, pensión y ARL) al desarrollo de cualquier actividad. Por ningún motivo el profesional debe encontrarse bajo los efectos de alcohol y drogas; de igual forma debe aplicar la política de alcohol y drogas de la empresa en la que desarrolla la actividad. No comprometer a los participantes de la actividad en actos inseguros que ponen en riesgo su integridad. 12 3 Asignacion y ejecucion de actividades 13 Asignación y ejecución de actividades 1. Consultar las actividades asignadas en el correo electrónico diariamente 2. Comunicarse con el cliente para agendar la actividad Logra Comunicarse? SI NO • El correo electrónico se deben consultar diariamente. • El tiempo de contacto inicial con el cliente debe ser menor a dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha de asignación de la actividad (correo). 6. Informar a partes interesadas el motivo del no contacto y/o no respuesta por parte del cliente • El contacto con el cliente se realiza vía telefónica y correo. Al cumplir dos (2) intentos de contacto sin respuesta ( histórico de correos en diferentes fechas), debe enviar correo (Ver nota 1) informando la situación. • Si la ARL confirma nuevos datos de contacto se debe iniciar nuevamente. Los tiempos establecidos se cuentan desde la confirmación de los nuevos datos. 14 3. 4. 5. Agendar la actividad según disponibilidad de agenda e informar vía correo electrónico a las partes interesadas Confirmar la agenda programada con el cliente Realizar la actividad programada de acuerdo con las especificaciones establecidas • El tiempo para la ejecución de la actividad con el cliente debe ser menor a quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de asignación de la actividad • En todos los casos, se debe confirmar la actividad programada y los detalles de la prestación del servicio por correo. Ver nota 1. • Si la actividad requiere informe técnico, se deben separar los tiempos para asegurar la entrega del mismo antes de ocho (8) días hábiles posteriores a la ultima fecha de ejecución de la actividad. • Cuando el cliente requiera modificación de actividad, debe informar la solicitud al líder de equipo a través de correo. • Cuando el cliente solicite cancelación de actividad por causas internas de la empresa, se deben informar los detalles por correo. Ver nota 1. • Llamar al cliente por lo menos un dia antes de la actividad. • Toda modificación de agenda o de los detalles de la actividad debe ser informada por correo. • Los soportes generados (Ver punto 4) deben ser entregados al líder de equipo que asigno la actividad diligenciados según los requisitos. Ver nota 1. • En caso de que el cliente solicite re programación o re agendamiento, se debe confirmar la actividad programada y los nuevos detalles de la prestación del servicio por correo. Ver nota 1. • En caso de que el cliente solicite la cancelación de la actividad por causas internas de la empresa, se debe informar los detalles por correo. Ver • En caso de eventualidad o emergencia previo o durante la prestación del servicio debe informar inmediatamente al líder del equipo. nota 1. NOTA 1: Todos los correos electrónicos proforma se deben copiar a: contacto de la empresa cliente, contacto ARL, líder de equipo y auxiliar administra@vo del equipo al cual pertenece. • Si la actividad es fuera de Bogotá y te autorizaron previamente desplazamientos, no olvides conservar todos los soportes 4 Diligenciamiento de soportes 15 Soportes generados en la operación Formatos 1. Formato Recibido a Sa@sfacción (RAS) 2. Formato listado de asistentes a capacitación (según ac@vidad ejecutada) 3. Formato evaluación de ac@vidades (según ac@vidad ejecutada) 4. Informe técnico (según ac@vidad ejecutada) Los formatos en medio fisico deben ser diligenciados en esfero color negro, sin tachones, ni enmendaduras (no corrector) y letra legible. EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS SOPORTES ES UN REQUISITO PARA LA FACTURACION POR LO QUE TODO SOPORTE MAL DILIGENCIADO Y/O CON ERRORES SERA DEVUELTO PARA CORRECCION Correos 1. Agendar ac@vidad e informar a partes interesadas 2. Informar a partes interesadas no contacto y/o no respuesta por parte del cliente 3. Entrega de Informes Técnicos 16 Los correos deben ser enviados desde el correo asignado (corporativo) Soportes generados en la operación 1. Formato Recibido a Sa@sfacción (RAS) DILIGENCIAR SOLAMENTE LAS CASILLAS REFERIDAS FECHA DE LA ACTIVIDAD: Si es más de una ejecución, pones solamente el mes y el año. Si es una ejecución de un solo día, se coloca el día. NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre completo de la empresa para la cual se realizo el servicio NOMBRE DEL PROVEEDOR: NIXUS CAPITAL HUMANO SAS PROFESIONAL EXPOSITOR: Nombre del profesional que realiza la actividad (tu nombre). NUMERO DE ASISTENTES (Si aplica): Sólo en caso de capacitaciones en las cuales hayas diligenciado el formato de asistencia, coloca el numero de personas que asistieron. El numero debe coincidir entre el RAS y la lista de asistencia. ESCALA DE EVALUACIÓN: Solicítale a la empresa que valore el servicio que prestaste una vez sea realizado y lo califique como: excelente, bueno, regular o deficiente, con una “X” Firma (nombre, c.c., cargo, teléfono): El contacto de la empresa que recibe el servicio (gerente, representante legal o responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo) debe registrar claramente los datos. 17 SELLO DE LA EMPRESA: Si la empresa cuenta con sello, colócalo en el espacio indicado. Es importante que tengas en cuenta que No se aceptan sellos que refieran “recibido para estudio” o similares. Soportes generados en la operación FECHA DE LA ACTIVIDAD: Si es una ejecución de un solo día, se coloca el día. Si es más de una ejecución, se realizan dos listas de asisitencia por jornada (manana y tarde). CIUDAD: Nombre de la ciudad donde se realiza la capacitacion NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre completo de la empresa para la cual se realizo el servicio TEMA: Nombre de la actividad de formacion realizada NOMBRE DEL PROVEEDOR: NIXUS CAPITAL HUMANO SAS PROFESIONAL EXPOSITOR: Nombre del profesional que realiza la actividad (tu nombre). FIRMA DEL EXPOSITOR: Firma del profesional que realiza la actividad (tu nombre). 18 2. Formato listado de asistentes a capacitación (según ac@vidad ejecutada) DILIGENCIAR EN CASO DE CAPACITACION (CAP) Y/O FORMACION DE HABILIDADES, INCLUYENDO PAUSAS ACTIVAS DILIGENCIAR SOLAMENTE LAS CASILLAS REFERIDAS Soportes generados en la operación FECHA DE LA ACTIVIDAD: Si es una ejecución de un solo día, se coloca el día. Si es más de una ejecución, se realizan dos listas de asisitencia por jornada (manana y tarde). TEMA: Nombre de la actividad de formacion realizada NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre completo de la empresa para la cual se realizo el servicio 19 3. Formato evaluación de ac@vidades (según ac@vidad ejecutada) DILIGENCIAR EN CASO DE FORMACION CON DURACION MAYOR A CINCO (5) HORAS ESTE FORMATO ES DILIGENCIADO POR LOS ASISTENTES Y/O PARTICIPANTES Soportes generados en la operación 4. Informe técnico (según ac@vidad ejecutada) Formato de Informe • Letra: Arial • Tamaño: 12 • Hoja: Carta • Márgenes: Superior: 2.5 cm Izquierdo 3 cm Derecho: 3 cm Inferior: 2.5 cm • Las hojas deben estar numeradas en el cuerpo del informe y deben contar con el respectivo Índice de temas. • En la parte superior y centrado se registra el logo de AXA COLPATRIA. • A 3 espacios dobles y centrados en mayúscula sostenida debe indicarse el titulo del informe. • A 6 espacios dobles y centrado en mayúscula sostenida debe indicarse el nombre de la Empresa utilizando el mismo nombre que se consigna en la orden de servicio (cuando se trate de una usuaria de una Empresa Temporal, debe adicionarse a renglón seguido el nombre de la empresa usuaria) • A 4 espacios dobles y centrados en mayúscula sostenida debe indicarse el nombre o la razón social del profesional que elaboró el informe. A renglón seguido en letra minúscula debe indicarse el número de la licencia en salud ocupacional y la fecha de vencimiento. • A 5 espacios dobles y en minúscula debe indicarse el nombre del mes, día y año de elaboración del informe. Contenido • Todas las hojas deben llevar logo AXA COLPATRIA y de Nixus vigente. Portada Presentación Los informes deben ser entregados teniendo en cuenta los siguientes lineamientos y en ningún caso el profesional puede utilizar parámetros diferentes. Debe respetarse la imagen corporativa de AXA COLPATRIA: • Índice • Introducción • Objetivos Generales • Objetivos Específicos • Marco Teórico • Normas Legales y Técnicas • Metodología • Resultados • Conclusiones • Recomendaciones • Bibliografía • Anexos Nota: Este contenido no aplica para informes de Análisis de Situación de Trabajo. Plantilla de Presentaciones en PP (Power Point) En todos los casos el profesional debe utilizar la plantilla de presentaciones externas entregada por AXA COLPATRIA. El profesional debe garantizar el uso correcto de la imagen corporativa de AXA COLPATRIA y evitar el uso de criterios diferentes a los definidos en dicha plantilla. 20 Soportes generados en la operación Correo para: Agendar ac@vidad e informar a partes interesadas Formato de correo de agendamiento Al realizar la programación de manera efectiva, envia el siguiente modelo de correo a la persona encargada de la empresa con copia al asesor de prevención ARL, líder de prevención ARL, líder de equipo, auxiliar de operaciones del equipo al cual perteneces PARA: Correo de la empresa CC: Director, asesor, lider equipo, auxiliar administrativo NOMBRE DE LA EMPRESA // OS XXXXX Buenos días Sra,---------( persona de la empresa con quien se hablo) De acuerdo a nuestra conversación de hoy me permito confirmar la fecha programada para la actividad CAPACITACIÓN EN RIESGO PSICOSOCIAL Tema: Comunicación Asertiva Fecha: Viernes 3 de agosto // 1:00 pm a 3:00 pm Dirigido a: 25 Personas por Grupo Lugar de ejecución: Dirección: Cra. 65 #81-28 Contacto : Liliana Guevara Tel: 3045210863 Correo: [email protected] Nombre del consultor a cargo: Tu nombre Celular: 3xxxxxxxx Correo: [email protected] NOTA: XXXXXXXXXXX Quedo atento ante cualquier inquietud Cordialmente, 21 NOMBRE Psicólogo(a) Esp. en SST Celular: xxxxxxxxx Nixus Capital Humano AXA COLPATRIA Seguridad de la Información Todo profesional cuenta con un correo electrónico. Este solo debe ser utilizado para las actividades inherentes a la operación de Nixus Capital Humano. Medidas de Seguridad con las Contraseñas NO compartir con nadie tu contraseña. NO escribir tu contraseña en ningún lugar. Si tienes, así́ sea una leve sospecha, que alguien conoce tu contraseña, cámbiala inmediatamente. NO dejes a nadie ver tu contraseña cuando la digitas. Siempre elige una CONTRASEÑA FUERTE (con letras, números, mayúsculas). Medidas de Seguridad con otros Activos de Información No expongas la información que manejas, ten especial cuidado con: • Lo que imprimes • Los documentos que arrojas a la basura • Las informaciones de profesionales y clientes • La información de tu computador • El archivo físico • La información de tu agenda Adicionalmente, à Bloquea tu computador cuando debes alejarte. à No dejes medios desatendidos (USB, CD, impresiones, etc). à Destruye los documentos y medios que ya no utilizarás. Conserva solo los documentos que requieras. No hables sobre información confidencial en áreas publicas como ascensores. La Información de datos de contacto de los clientes, solo puede ser utilizada para el agendamiento y ejecución de la actividad, no deben ser utilizados para ningún oro tipo de actividad 22 5 Facturación, legalizacion de viajes y pagos 23 Pasos para realizar el cobro de los servicios 1 1. Los RAS (recibos a satisfacción) deben ser entregados en Nixus Capital Humano Av. Carrera 15 # 104 - 33 Piso 2 al líder del equipo al cual perteneces los dias JUEVES de cada semana en forma digital a través del correo electronico o de forma fisica. PROFESIONAL INDEPENDIENTE 2 1. El VIERNES de cada semana vas a recibir una ORDEN DE COMPRA en el correo electrónico corporativo, con la relación de las actividades que realizaste durante la semana. (Encontrarás el corte de las actividades desde el viernes hasta el jueves de cada semana) LIDERES DE EQUIPO 24 LIDERES DE EQUIPO PROFESIONAL INDEPENDIENTE Pasos para realizar el cobro de los servicios Ejemplo de Orden de Compra ORDEN DE COMPRA No. ___-__-__-___ NIXUS CAPITAL HUMANO S.A.S. NIT. 900.490.623-4 Proveedor: NOMBRE DEL PROFESIONAL INDEPENDIENTE C.C. ##.###.### Profesional Independiente Dirección: __________________ Teléfono: __________________ Ciudad: Bogotá D.C. - Colombia Orden se Servicio Empresa # Horas ejecutadas Actividad Fecha de Ejecución 70-XXXXX NOMBRE DE LA EMPRESA 5 ASESORIA SG-SST DD/MM/AAAA $ 1.000 $ 5.000 70-XXXXX NOMBRE DE LA EMPRESA 2 CAPACITACIÓN ISO45001/2018 - DECRETO 1072/2015 DD/MM/AAAA $ 1.000 $ 2.000 $ 7.000 TOTAL HORAS EJECUTADAS Observaciones: 25 Fecha Orden: Condiciones de pago: Centro de Costo: 934 7 VALOR UNITARIO VALOR TOTAL VALOR TOTAL Pasos para realizar el cobro de los servicios 3 1. Diligencia la cuenta de cobro de acuerdo con las ordenes de compra recibidas. Toda cuenta de cobro debe incluir en su contenido la siguiente información general: PROCESO: Cuentas por pagar. CENTRO DE COSTO: 934-Nixus. RESPONSABLE: Viviana Pizza. 26 Esto es para que AXA COLPATRIA pueda saber que tu cuenta de cobro pertenece a Nixus y pueda ser pagada. Pasos para realizar el cobro de los servicios 4 Es muy importante que radiques tu Cuenta de Cobro en las instalaciones de Nixus Capital Humano, con las ordenes de compra y los pagos de seguirdad social del mes en la Av. Carrera 15 # 104 - 33 Piso 2 con el líder o coordinador de equipo, para que la revise y pueda decirte si cumple con los requisitos. PROFESIONAL INDEPENDIENTE LIDERES DE EQUIPO Una vez el líder o coordinador de línea la apruebe, la entregará directamente a contabilidad Nixus para que se realicen el pago correspondiente. IMPORTANTE: Recuerda que el PAGO DE LA SEGURIDAD social se realiza sobre el 40% del valor de la cuenta de cobro. Es decir, por ejemplo, si la cuenta de cobro es por un valor total de $2’500.000, el valor del IBC (Ingreso Base de Cotización) será de $1’000.000, y la seguridad social se liquidará de la siguiente manera: 27 Legalizacion de viajes En caso de que la actividad requiera un desplazamiento fuera de Bogota, debes cumplir el siguiente procedimiento: 1. Identificar necesidad de desplazamientos y la ciudad de la actividad 2. Solicitar y/o verificar autorización de desplazamiento con el líder de equipo vía correo electrónico 3. Realizar la actividad No aplica anticipos: El valor es asumido por el profesional de manera anticipada, NIXUS CAPITAL HUMANO cancela en su totalidad el valor de los gastos incurridos, teniendo en cuenta que deben oscilar en el tarifario de la guía de PROVEEDORES DE AXA COLPATRIA.. 4. Elaborar planilla de desplazamiento de proveedor gestión preventiva 5. Elaborar la cuenta de cobro Para el caso de los gastos por desplazamientos, se debe anexar cuadro donde se especifique lugar de origen lugar de destino, costo del desplazamiento de cada uno de los desplazamientos, que incluya la sumatoria total. Políticas de Gestión de Proveedores AXA COLPATRIA AXA COLPATRIA solamente pagará el valor del alojamiento y los conceptos autorizados para gastos de viaje; los demás valores facturados por el hotel, serán asumidos por el proveedor. El gasto por este concepto ú nicamente cuando sea necesario el traslado a otra ciudad y el tiempo de desplazamiento sea superior a cuatro (4) horas (vía terrestre) o el traslado se realice por vía aérea. Sólo se reconocerá el pago de desayuno cuando la hora de registro en el aeropuerto sea anterior a las 7:00 a.m. Así mismo sólo se aprobará el pago de cena cuando el vuelo se realice en un horario posterior a las 6:00 p.m. Todas las comidas deben consumirse en la ciudad de destino, exceptuando el desayuno que podrá ser consumido en el aeropuerto el mismo día del viaje. Concepto Desayuno Almuerzo Cena 28 Valor Máximo $10.000 $15.000 $15.000 6. 6. Anexar comprobantes o soportes del viaje (Solo en caso de “No periferia”) Radicar cuenta de cobro con el líder del equipo Cualquier rubro incurrido en gasto de desplazamiento (alimentación, alojamiento y desplazamientos), debe ser soportado con factura de venta, la cual deberá́ ser exigida en cada uno de los establecimientos y debe contener como mínimo: nombre del establecimiento, NIT, consecutivo, impresor, descripción del servicio, resolución DIAN. • Recibirás el pago 30 DÍAS calendario contados a partir de la fecha de radicación de la cuenta de cobro a contabilidad Nixus, en la cuenta bancaria con que fuiste creado en el sistema como profesional, el día que entregaste los documentos inicialmente. Planilla de desplazamientos NOMBRE DEL PROVEEDOR: NIXUS CAPITAL HUMANO SAS PROFESIONAL: Nombre del profesional que realiza la actividad (tu nombre). ORDEN DESPLAZAMIENTO: Numero de la Orden de desplazamiento (diferente a la orden de la actividad) asignada por el lider de equipo NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre completo de la empresa para la cual se realizo el servicio ACTIVIDAD: Nombre de la actividad realizada ORDEN ACTIVIDAD: Numero de la Orden de servicio de la actividad CIUDAD DE ORIGEN: Nombre de la ciudad desde la cual se inicia el desplazamiento FECHA DE SALIDA: Fecha en que se inicia el desplazamiento NOCHES DE VIAJE: Numero de noches que debe pernoctar, en caso de que la actividad dure mas de un dia CONCEPTO: Para los conceptos especificados, relaciona el valor. Recueda que este debe coincidir con los soportes y en el caso de desplzamientos, debe coincidir con la relacion de transportes anexa Nombre y firma: Nombre y firma del profesional que realiza la actividad (tu nombre). 29 CIUDAD DESTINO: Nombre de la ciudad a la cual se dirige para realziar la actividad FECHA REGRESO: Fecha en que se termina el desplazamiento, o en la cual regresa a la ciudad de origen TIPO DE TRANASPORTE: Solo aplica para transporte terrestre Fechas de pago Recibirás el pago 30 DÍAS calendario contados a partir de la fecha de radicación de la cuenta de cobro a contabilidad Nixus, en la cuenta bancaria con que fuiste creado en el sistema como proveedor, el día que entregaste los documentos inicialmente. REVISA BIEN TU CUENTA DE COBRO ANTES DE ENTREGARLA PARA PREVENIR DEVOLUCIONES, TEN EN CUENTA: 1. Las cuentas de cobro deben ir con la respec@va fecha actual del mesy anno vigente. 2. El número de orden de servicio (OS), debe concordar con el relacionado en la cuenta de cobro al igual que datos de iden@ficación y sumatoria de valores de cada una de ellas. 3. Cada cuenta de cobro debe ir firmada por la persona que cobra al igual que el VoBo del líder encargado. 4. El IBC correspondiente al pago de seguridad social debe ser sobre el 40% del valor de la cuenta de cobro, sin ser inferior al SMLV y deben co@zar sin excepción salud, pensión y ARL (Los pensionados deben anexar carta del respec@vo fondo donde se manifiesta que la persona ya está pensionada). 5. El pago de seguridad social se acepta mes vencido, pero si no alcanza la co@zación del respec@vo mes se puede realizar un ajuste al IBC según planilla afiliada. 6. Las cuentas de cobro por concepto de legalización de viajes favor tener en cuenta los topes establecidos por la compañía durante el año gravable sin exceder de los mismos en cuanto a restaurante y transportes. Si exceden los mismos serán descontados hasta llegar al tope establecido. 7. Se debe anexar siempre factura en cuanto a restaurante (preferiblemente persona jurídica), donde se relacione valor y fecha del gasto. 8. Las cuentas de cobro por concepto de desplazamiento deben soportar su respec@va orden de servicio donde se autoriza este rubro junto con la orden de servicio de la ac@vidad ejecutada. 9. La sumatoria de los transportes se debe relacionar en el anexo de trasportes con la respec@va fecha en cada ítem. 10. El formato de legalización de viajes debe estar firmado por el respec@vo funcionario y líder de cada área y que concuerda las fechas según cuenta de cobro con sus respec@vos anexos. 30 Fechas 2019 31 Fecha de radicación cuenta de cobro por parte del profesional al líder o coordinador de equipo Fechas de aprobación de cuentas de cobro por parte de líder o coordinador de línea Fecha máxima de radicación de cuentas de cobro aprobadas por parte de líder o coordinador de línea a contabilidad Nixus Fechas 2019 EJECUCIÓN ACTIVIDADES de los profesionales FECHA RADICACIÓN CUENTAS Profesional-Líder de línea FECHA APROBACIÓN CUENTAS Líder de línea FECHA RADICACIÓN CUENTAS Líder de línea-Contabilidad Diciembre 1 a 31 de 2018 Enero 1 a 31 de 2019 Febrero 1 a 28 de 2019 Marzo 1 a 31 de 2019 Abril 1 a 30 de 2019 Mayo 1 a 31 de 2019 Junio 1 a 30 de 2019 Julio 1 a 31 de 2019 Agosto 1 a 31 de 2019 Septiembre 1 a 30 de 2019 Octubre 1 a 31 de 2019 Noviembre 1 a 30 de 2019 Diciembre 1 a 31 de 2019 4, 8 y 9 enero de 2019 4, 5 y 6 de febrero de 2019 4, 5 y 6 de marzo de 2019 2, 3 y 4 de abril de 2019 2, 3 y 6 de mayo de 2019 4, 5 y 6 de junio de 2019 2, 3 y 4 de julio de 2019 1, 2 y 5 de Agosto de 2018 3, 4 y 5 de Septiembre de 2018 1, 2 y 3 de octubre de 2018 1, 5 y 6 noviembre de 2018 3 y 4 de diciembre de 2018 2, 3 y 7 de enero de 2020 10, 11 y 14 enero de 2019 7, 8 y 9 de febrero de 2019 7, 8 y 11 de marzo de 2019 5, 8 y 9 de abril de 2019 7, 8 y 9 de mayo de 2019 7, 10 y 11 de junio de 2019 5, 8 y 9 de julio de 2019 6, 8 y 9 de Agosto de 2018 6, 9 y 10 de Septiembre de 2018 4, 7 y 8 de octubre de 2018 7 y 8 noviembre de 2018 5 y 6 de diciembre de 2018 8, 9 y 10 de enero de 2020 15 enero de 2019 12 de febrero de 2019 12 de marzo de 2019 10 de abril de 2019 10 de mayo de 2019 12 de junio de 2019 10 de julio de 2019 12 de Agosto de 2019 11 Septiembre de 2019 9 de octubre de 2019 12 noviembre de 2019 9 de diciembre de 2019 13 enero de 2020 Si tienes preguntas o inquietudes, por favor consúltanos: 32 Contacto Correo Teléfono Equipo Martha Ussa [email protected] 316 473 88 34 Capital humano Ingrid Marroquín [email protected] 653 84 44 Ext. 661 Capital humano Naira Rodríguez [email protected] 320 265 08 64 Sistemas Integrados de Gestión y Seguridad Vial Patricia Suarez [email protected] 316 473 88 35 Asesoría Jurídica, medicina del trabajo y ergonomía Cindy Rodriguez [email protected] 653 84 44 Ext. 601 Asesoría Jurídica, medicina del trabajo y ergonomía Viviana Pizza [email protected] 322 346 10 50 Administrativo y Financiero Alberto Rodriguez [email protected] 653 84 44 Ext. 298 Contable Monica Hernandez [email protected] 653 84 44 Ext. 662 Contratacion Estamos atentos para apoyarte! No olvides responde las preguntas del formato Anexo 33
