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BIENVENIDA PROFESIONALES INDEPENDIENTES NIXUS CAPITAL HUMANO

Anuncio
Cartilla de Bienvenida
PROFESIONALES INDEPENDIENTES
Bienvenido a Nixus Capital Humano ahora eres parte de un
gran equipo de profesionales al servicio de nuestros clientes
1
Version 1 – Diciembre de 2018
Introduccion
Bienvenidos a Nixus Capital Humano
Uno de los principales valores de la marca AXA
COLPATRIA es la calidad en los productos, los servicios y
la gestión realizada; características que están en el espíritu
de todo lo que hacemos, por ello, en Nixus Capital
Humano, siempre tenemos en nuestra mente aprender
más, conocer más, para de esta forma seguir fieles a ese
afán por hacer las cosas con vocación y profesionalismo.
Esta cartilla que reúne información importante que hace
parte de nuestra vida diaria, encaminada a aumentar el
nivel de conocimiento de los profesionales independientes
en diferentes temas.
Con esta información tendremos un primer acercamiento a
Nixus Capital Humano lo que facilitará el desenvolvimiento
en el desarrollo de nuestras actividades.
Lo más importante es que toda esta valiosa información
sea interiorizada e incorporada a nuestra forma de trabajar.
2
Contenido
| En esta cartilla vas a encontrar la información necesaria para el desarrollo de tus actividades
como profesional independiente en Nixus Capital Humano
1. Cultura Organizacional
2. Protocolos de servicio
3. Asignacion y ejecucion de actividades
4. Diligenciamiento de soportes
5. Facturación, legalizacion de viajes y pagos
3
1
Cultura Organizacional
4
En AXA COLPATRIA, somos un equipo humano que se reinventa
constantemente para satisfacer las necesidades de Seguros Generales,
Seguros de Vida, Salud, Riesgos Laborales y Ahorro de los colombianos
Seguros generales
• En AXA COLPATRIA SEGUROS
nos reinventamos día a día a través
del fomento de la cultura de
prevención y por eso nos
enfocamos en ofrecer productos
especiales para las personas, los
pequeños, medianos y grandes
empresarios; así como para el
público en general, por eso,
desarrollamos productos especiales
para cada necesidad, permitiéndole
a cada uno de nuestros asegurados
seguir creciendo confiados,
mientras nosotros protegemos sus
bienes y su patrimonio. Hoy más
de 1.000.000 usuarios de seguros
generales confían en nosotros y en
la solidez de nuestros productos,
posicionándonos como una de las
compañías aseguradoras más
importantes del país.
5
www.axacolpatria.co
Seguros de vida
• En AXA COLPATRIA SEGUROS
DE VIDA trabajamos noche y día
para ofrecerles a las familias
colombianas la tranquilidad de
crecer y proyectarse hacia el futuro
sin preocuparse por la continuidad
de sus metas. Por esta razón,
hemos desarrollado un amplio y
completo portafolio de productos
que integra las diversas soluciones
a necesidades de nuestros clientes
que proveen protección, seguridad
y tranquilidad a las familias
colombianas.
Salud
• La salud y el bienestar de su gente
son los activos más importantes de
un país. Por eso, en AXA
COLPATRIA SALUD contamos con
un amplio e importante portafolio de
servicios integrales para proveer
bienestar y salud a las familias
colombianas a través de los planes
de medicina prepagada, pólizas de
hospitalización y cirugía y
Emermédica, todo apalancado con
excelentes valores agregados como
el directorio médico en la página
web y en dispositivos móviles, y la
línea de asistencia médica que
brinda asistencia las 24 horas al día
los 365 días al año.
Administradora de
Riesgos Laborales
• En AXA COLPATRIA ARL hemos
adoptado como filosofía de trabajo,
incrementar la productividad de su
empresa dentro de un concepto
que excede las normas
contempladas en el Sistema
General de Riesgos Laborales,
constituyendo un original enfoque
gerencial, basado en la
implementación del "Programa de
Productividad”.
NIXUS
Capital Humano
Capitalizadora
• En AXA COLPATRIA
CAPITALIZADORA tenemos el
objetivo de fomentar el ahorro
privado mediante el sistema de la
Capitalización. Nuestro amplio
portafolio de programas de ahorro e
inversión ayuda a que las familias y
empresas colombianas cumplan las
metas que les permitirán alcanzar
sus sueños. TÍTULOS FORTUNA
ha ocupado un lugar privilegiado en
la mente de los colombianos y hoy
es uno de los productos de la
organización de mayor
posicionamiento.
Nixus Capital Humano
Propósito
Somos aliados de las empresas satisfaciendo sus
necesidades respecto a la atracción, administración, desarrollo
y retención de su Capital Humano, generando valor al
negocio.
Quienes Somos
Somos una empresa del Grupo AXA COLPATRIA, dedicada a
apoyar a las empresas en la búsqueda y fortalecimiento de
ventajas competitivas y en la solución de problemas
organizacionales, a través de un servicio de consultoría
especializada, experta y cercana.
Usamos metodologías innovadoras, tecnología y herramientas
que miden la efectividad de las organizaciones.
Estamos inmersos en los diversos sectores económicos del
país y esto nos permite conocer las necesidades actuales de
las empresas. Así, nuestro portafolio es flexible a su
requerimiento, adaptable a sus capacidades y medible con
resultados reales.
Somos el apoyo que su empresa necesita!
6
www.axacolpatria.co
GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO
Mejoramiento de las capacidades de su
gente y los procesos internos, a la luz de
las necesidades actuales y futuras del
negocio
•
Gestión del
Riesgo
Jurídico
Laboral,
Seguridad
social y SST.
•
Medicina
Preventiva y
del Trabajo Ergonomia
(Nuevo)
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ASESORÍA JURÍDICA Y
MEDICINA PREVENTIVA Y
DEL TRABAJO
Mejoramiento en la
toma de decisiones en
temas jurídicos y
orientación en Medicina
preventiva y del trabajo
• Gestión del riesgo psicosocial
• Cultura de Seguridad
• Ambientes laborales efectivos
• Gestión del Desarrollo Organizacional
• Pedagogía Lúdica (Nuevo)
•
SG-SST (Decreto
1072-Res. 1111/17)
•
ISO 45001
RUC
NORSOK
ISO 14001
ISO 9001
ISO 28000
BASC
RSE
Seguridad Vial
(Nuevo)
Gestión de
profesionales y
contratistas
Emergencias
SISTEMAS INTEGRADOS
•
DE GESTIÓN Y SEGURIDAD •
VIAL
•
Mejoramiento continuo en
los Sistemas Integrados
de Gestión.
•
•
•
•
•
•
•
Pilares del Servicio
Las compañías de AXA COLPATRIA, desde su visión, se comprometen a cumplir con la obligación de sa@sfacer las expecta@vas de
sus clientes. Es así, como desarrolla esfuerzos corpora@vos de servicio que implican mejoras en cada uno de los procesos, y
especialmente cambios en la manera de ser y de actuar de todos los que hacemos parte de la gran familia AXA COLPATRIA.
OPORTUNIDAD
ATENCION
CALIDAD
Relacionado con
Tiempos de
Respuesta
ü Agendamiento
ü Ejecución Servicios
ü Elaboración Informes
Capacidad
Percepción
Canales/Soporte
ü Capacidad de
Respuesta
ü Percepción
del cliente
Experticia y/o
competencia
Técnica
ü Habilitación de
profesionales
ü Quejas / Reclamos
ESTRATEGIA INTEGRAL DE SERVICIO: “Somos quienes damos el mejor servicio”
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Nuestros clientes son el capital más valioso, por eso estamos diseñando e implementando mecanismos que aseguren el
cumplimiento e interiorización en todos los niveles de la organización de la estrategia integral de servicio, buscando el
mantenimiento de relaciones de largo plazo con los clientes.
2
Protocolos de Servicio
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10 Reglas para un excelente Servicio al Cliente
Un excelente servicio al cliente es lo que nos diferencia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
10
• Comprométete a un servicio de calidad, superando las expectativas de los clientes.
• Conoce tu producto o servicio para anticiparte a las preguntas de los clientes.
• Conoce a tus clientes para enfocar sus necesidades y hábitos de compra.
• Por cualquier medio de contacto, trata a las personas con respeto y cortesía.
• Nunca discutas con un cliente, concéntrate en resolver su problema.
• No los hagas esperar, el cliente busca una respuesta inmediata.
• Da siempre lo que has prometido para conservar la credibilidad de los clientes.
• Asume que los clientes están diciendo la verdad, siempre debemos darles el beneficio de
la duda: credibilidad en nuestros clientes.
• Enfócate no solo en hacer ventas, sino en hacer clientes.
• Haz que sea fácil, explica el proceso para agilizar la prestación del servicio.
Elementos de la Atención Personalizada
Algunos elementos tienen una notable influencia en la manera en que las personas perciben la
forma en que nos dirigimos a ellas:
• Las personas con mayores
habilidades sociales y de
comunicación miran a los ojos a
su locutor mientras hablan y
escuchan, cuando alguien no
mira a los ojos cuando habla se
puede pensar que la persona no
está concentrada, está nerviosa,
le falta confianza en sí mismo.
• La cara es el principal sistema de
señales para expresar
emociones. Es el área más
importante y compleja de la
conducta no verbal y la parte del
cuerpo que más cerca se observa
durante la interacción, además de
ofrecer retroalimentación sobre
los efectos que nos produce lo
que está diciendo la otra persona.
• Existen diferentes posturas que
reflejan distintas actitudes y
sentimientos sobre nosotros
mismos y sobre los demás.
Depende de la situación concreta,
pero en términos generales
puede decirse que la postura más
eficaz es una postura activa y
erguida, dando frente a la otra
persona directamente.
EXPRESIÓN
FACIAL
POSTURA
CORPORAL
GESTOS
• Un habla muy lenta puede
provocar impaciencia y
aburrimiento y lo contrario, un
habla muy rápida puede generar
dificultades para entender el
mensaje.
• Cambiar el ritmo, (por ejemplo,
introducir una pausa), hace la
conversación más interesante.
• Cuando se vuelve la cabeza
hacia un lado, sea por el motivo
que sea, el resultado siempre es
un corte en las señales visuales
de nuestro interlocutor, asentir
con la cabeza juega un
importante papel en la
interacción.
• Cuando una persona se viste de
una manera particular sugiere y
anticipa la clase de situación en la
que espera encontrarse
implicada.
• Está definiendo la situación por
su apariencia, influyendo así́ en el
comportamiento de los demás.
• La puntualidad es cortesía, es
educación y respeto. La
impuntualidad es muestra de no
apreciar el tiempo de los otros ni
el propio. Confirma siempre la
reunión con el cliente
previamente, y llega al lugar
indicado al menos 15 minutos
antes de la hora acordada.
VELOCIDAD
DEL HABLA
MOVIMIENTOS
DE CABEZA
APARIENCIA
PERSONAL
PUNTUALIDAD
MIRADA
11
• Acentuar el mensaje con gestos
apropiados puede añadir énfasis,
franqueza y calor al mismo.
Elementos de la Atención Personalizada
Presentación Personal
El profesional debe tener en cuenta los siguientes parámetros de presentación personal:
Asegurar una higiene personal, la cual debe mantenerse durante el desarrollo de la actividad.
Asegurar un vestuario y calzado adecuado según el tipo de actividad a desarrollar.
No es permitido presentarse en bermudas, chancletas, minifalda, escotes pronunciados,
jean, cachuchas (exceptuando actividades de práctica en campo abierto), sudaderas
(exceptuando las actividades de actividad física).
El profesional deberá́ identificarse con documento de identidad al ingresar a las empresas.
En el desarrollo de las actividades el profesional deberá́ tener en cuenta las siguientes
indicaciones:
Portar los elementos de protección personal requeridos por la empresa en los que desarrolla
la actividad.
Los equipos y elementos para el adecuado desarrollo de la actividad deben ser aportados por
el profesional.
Portar la planilla de pago de aportes de seguridad social (salud, pensión y ARL) al desarrollo
de cualquier actividad.
Por ningún motivo el profesional debe encontrarse bajo los efectos de alcohol y drogas; de
igual forma debe aplicar la política de alcohol y drogas de la empresa en la que desarrolla la
actividad.
No comprometer a los participantes de la actividad en actos inseguros que ponen en riesgo
su integridad.
12
3
Asignacion y ejecucion de actividades
13
Asignación y ejecución de actividades
1.
Consultar
las actividades
asignadas en el
correo electrónico
diariamente
2.
Comunicarse con
el cliente para
agendar la
actividad
Logra
Comunicarse?
SI
NO
• El correo electrónico
se deben consultar
diariamente.
• El tiempo de contacto
inicial con el cliente
debe ser menor a dos
(2) días hábiles,
contados a partir de la
fecha de asignación de
la actividad (correo).
6.
Informar a partes
interesadas el
motivo del no
contacto y/o no
respuesta por
parte del cliente
• El contacto con el cliente se
realiza vía telefónica y correo. Al
cumplir dos (2) intentos de
contacto sin respuesta
( histórico de correos en
diferentes fechas), debe enviar
correo (Ver nota 1) informando
la situación.
• Si la ARL confirma nuevos datos
de contacto se debe iniciar
nuevamente. Los tiempos
establecidos se cuentan desde
la confirmación de los nuevos
datos.
14
3.
4.
5.
Agendar
la actividad según
disponibilidad de
agenda e informar
vía correo
electrónico a las
partes interesadas
Confirmar la
agenda
programada con
el cliente
Realizar la
actividad
programada de
acuerdo con las
especificaciones
establecidas
• El tiempo para la ejecución
de la actividad con el
cliente debe ser menor a
quince (15) días hábiles,
contados a partir de la
fecha de asignación de la
actividad
• En todos los casos, se
debe confirmar la actividad
programada y los detalles
de la prestación del
servicio por correo. Ver
nota 1.
• Si la actividad requiere
informe técnico, se deben
separar los tiempos para
asegurar la entrega del
mismo antes de ocho (8)
días hábiles posteriores
a la ultima fecha de
ejecución de la
actividad.
• Cuando el cliente requiera
modificación de actividad,
debe informar la solicitud
al líder de equipo a través
de correo.
• Cuando el cliente solicite
cancelación de actividad
por causas internas de la
empresa, se deben
informar los detalles por
correo. Ver nota 1.
• Llamar al cliente por lo
menos un dia antes de
la actividad.
• Toda modificación de
agenda o de los detalles
de la actividad debe ser
informada por correo.
• Los soportes
generados (Ver
punto 4) deben ser
entregados al líder
de equipo que
asigno la actividad
diligenciados según
los requisitos.
Ver nota 1.
• En caso de que el
cliente solicite re
programación o re
agendamiento, se debe
confirmar la actividad
programada y los
nuevos detalles de la
prestación del servicio
por correo. Ver nota 1.
• En caso de que el
cliente solicite la
cancelación de la
actividad por causas
internas de la empresa,
se debe informar los
detalles por correo. Ver
• En caso de
eventualidad o
emergencia previo o
durante la
prestación del
servicio debe
informar
inmediatamente al
líder del equipo.
nota 1.
NOTA 1: Todos los correos electrónicos proforma se deben copiar a: contacto de la empresa cliente, contacto ARL,
líder de equipo y auxiliar administra@vo del equipo al cual pertenece.
• Si la actividad es
fuera de Bogotá y te
autorizaron
previamente
desplazamientos, no
olvides conservar
todos los soportes
4
Diligenciamiento de soportes
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Soportes generados en la operación
Formatos
1. Formato Recibido a Sa@sfacción
(RAS)
2. Formato listado de asistentes a capacitación
(según ac@vidad ejecutada)
3. Formato evaluación de ac@vidades
(según ac@vidad ejecutada)
4. Informe técnico
(según ac@vidad ejecutada)
Los formatos en medio fisico
deben ser diligenciados en
esfero color negro, sin
tachones, ni enmendaduras
(no corrector) y letra legible.
EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LOS SOPORTES ES UN REQUISITO PARA LA FACTURACION POR LO QUE
TODO SOPORTE MAL DILIGENCIADO Y/O CON ERRORES SERA DEVUELTO PARA CORRECCION
Correos
1. Agendar ac@vidad e informar a partes interesadas
2. Informar a partes interesadas no contacto y/o no
respuesta por parte del cliente
3. Entrega de Informes Técnicos
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Los correos deben ser
enviados desde el correo
asignado (corporativo)
Soportes generados en la operación
1. Formato Recibido a Sa@sfacción (RAS)
DILIGENCIAR
SOLAMENTE LAS
CASILLAS REFERIDAS
FECHA DE LA ACTIVIDAD: Si es más de
una ejecución, pones solamente el mes y el
año. Si es una ejecución de un solo día, se
coloca el día.
NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre
completo de la empresa para la cual se
realizo el servicio
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
NIXUS CAPITAL HUMANO SAS
PROFESIONAL EXPOSITOR:
Nombre del profesional que realiza la
actividad (tu nombre).
NUMERO DE ASISTENTES (Si aplica):
Sólo en caso de capacitaciones en las
cuales hayas diligenciado el formato de
asistencia, coloca el numero de personas
que asistieron. El numero debe coincidir
entre el RAS y la lista de asistencia.
ESCALA DE EVALUACIÓN:
Solicítale a la empresa que valore el servicio
que prestaste una vez sea realizado y lo
califique como: excelente, bueno, regular o
deficiente, con una “X”
Firma (nombre, c.c., cargo, teléfono): El
contacto de la empresa que recibe el
servicio (gerente, representante legal o
responsable de Seguridad y Salud en el
Trabajo) debe registrar claramente los
datos.
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SELLO DE LA EMPRESA:
Si la empresa cuenta con sello,
colócalo en el espacio indicado.
Es importante que tengas en
cuenta que No se aceptan sellos
que refieran “recibido para
estudio” o similares.
Soportes generados en la operación
FECHA DE LA ACTIVIDAD: Si es una
ejecución de un solo día, se coloca el día. Si es
más de una ejecución, se realizan dos listas de
asisitencia por jornada (manana y tarde).
CIUDAD: Nombre de la ciudad donde se
realiza la capacitacion
NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre
completo de la empresa para la cual se
realizo el servicio
TEMA: Nombre de la actividad de formacion
realizada
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
NIXUS CAPITAL HUMANO SAS
PROFESIONAL EXPOSITOR:
Nombre del profesional que realiza la
actividad (tu nombre).
FIRMA DEL EXPOSITOR:
Firma del profesional que realiza la actividad
(tu nombre).
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2. Formato listado de asistentes a capacitación
(según ac@vidad ejecutada)
DILIGENCIAR EN CASO DE
CAPACITACION (CAP) Y/O
FORMACION DE
HABILIDADES, INCLUYENDO
PAUSAS ACTIVAS
DILIGENCIAR
SOLAMENTE LAS
CASILLAS
REFERIDAS
Soportes generados en la operación
FECHA DE LA ACTIVIDAD: Si es una
ejecución de un solo día, se coloca el día. Si es
más de una ejecución, se realizan dos listas de
asisitencia por jornada (manana y tarde).
TEMA: Nombre de la actividad de formacion
realizada
NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre
completo de la empresa para la cual se
realizo el servicio
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3. Formato evaluación de ac@vidades
(según ac@vidad ejecutada)
DILIGENCIAR EN CASO
DE FORMACION CON
DURACION MAYOR A
CINCO (5) HORAS
ESTE FORMATO ES
DILIGENCIADO POR
LOS ASISTENTES Y/O
PARTICIPANTES
Soportes generados en la operación
4. Informe técnico
(según ac@vidad ejecutada)
Formato de Informe
• Letra: Arial
• Tamaño: 12
• Hoja: Carta
• Márgenes:
Superior: 2.5 cm
Izquierdo 3 cm
Derecho: 3 cm
Inferior: 2.5 cm
• Las hojas deben estar
numeradas en el cuerpo del
informe y deben contar con el
respectivo Índice de temas.
• En la parte superior y centrado se
registra el logo de AXA COLPATRIA.
• A 3 espacios dobles y centrados en
mayúscula sostenida debe indicarse
el titulo del informe.
• A 6 espacios dobles y centrado en
mayúscula sostenida debe indicarse
el nombre de la Empresa utilizando
el mismo nombre que se consigna en
la orden de servicio (cuando se trate
de una usuaria de una Empresa
Temporal, debe adicionarse a
renglón seguido el nombre de la
empresa usuaria)
• A 4 espacios dobles y centrados en
mayúscula sostenida debe indicarse
el nombre o la razón social del
profesional que elaboró el informe. A
renglón seguido en letra minúscula
debe indicarse el número de la
licencia en salud ocupacional y la
fecha de vencimiento.
• A 5 espacios dobles y en minúscula
debe indicarse el nombre del mes,
día y año de elaboración del informe.
Contenido
• Todas las hojas deben llevar
logo AXA COLPATRIA y de Nixus
vigente.
Portada
Presentación
Los informes deben ser entregados teniendo en cuenta los siguientes lineamientos y en ningún caso el profesional puede utilizar
parámetros diferentes. Debe respetarse la imagen corporativa de AXA COLPATRIA:
• Índice
• Introducción
• Objetivos Generales
• Objetivos Específicos
• Marco Teórico
• Normas Legales y Técnicas
• Metodología
• Resultados
• Conclusiones
• Recomendaciones
• Bibliografía
• Anexos
Nota: Este contenido no aplica para
informes de Análisis de Situación de
Trabajo.
Plantilla de Presentaciones en PP (Power Point)
En todos los casos el profesional debe utilizar la plantilla de presentaciones externas entregada por AXA COLPATRIA. El profesional debe
garantizar el uso correcto de la imagen corporativa de AXA COLPATRIA y evitar el uso de criterios diferentes a los definidos en dicha plantilla.
20
Soportes generados en la operación
Correo para: Agendar ac@vidad e informar a
partes interesadas
Formato de correo de agendamiento
Al realizar la programación de manera efectiva, envia el siguiente modelo de correo a la persona encargada de la empresa con
copia al asesor de prevención ARL, líder de prevención ARL, líder de equipo, auxiliar de operaciones del equipo al cual perteneces
PARA: Correo de la empresa
CC: Director, asesor, lider equipo, auxiliar administrativo
NOMBRE DE LA EMPRESA // OS XXXXX
Buenos días Sra,---------( persona de la empresa con quien se hablo)
De acuerdo a nuestra conversación de hoy me permito confirmar la fecha programada para la actividad
CAPACITACIÓN EN RIESGO PSICOSOCIAL
Tema: Comunicación Asertiva
Fecha: Viernes 3 de agosto // 1:00 pm a 3:00 pm
Dirigido a: 25 Personas por Grupo
Lugar de ejecución:
Dirección: Cra. 65 #81-28
Contacto : Liliana Guevara
Tel: 3045210863
Correo: [email protected]
Nombre del consultor a cargo: Tu nombre
Celular: 3xxxxxxxx
Correo: [email protected]
NOTA: XXXXXXXXXXX
Quedo atento ante cualquier inquietud
Cordialmente,
21
NOMBRE
Psicólogo(a) Esp. en SST
Celular: xxxxxxxxx
Nixus Capital Humano
AXA COLPATRIA
Seguridad de la Información
Todo profesional cuenta con un correo electrónico. Este solo debe ser utilizado para las actividades inherentes a la operación de
Nixus Capital Humano.
Medidas de Seguridad con las Contraseñas
NO compartir con nadie tu contraseña.
NO escribir tu contraseña en ningún lugar.
Si tienes, así́ sea una leve sospecha, que alguien conoce tu contraseña, cámbiala inmediatamente.
NO dejes a nadie ver tu contraseña cuando la digitas.
Siempre elige una CONTRASEÑA FUERTE (con letras, números, mayúsculas).
Medidas de Seguridad con otros Activos de Información
No expongas la información que manejas, ten especial cuidado con:
• Lo que imprimes
• Los documentos que arrojas a la basura
• Las informaciones de profesionales y clientes
• La información de tu computador
• El archivo físico
• La información de tu agenda
Adicionalmente,
à Bloquea tu computador cuando debes alejarte.
à No dejes medios desatendidos (USB, CD, impresiones, etc).
à Destruye los documentos y medios que ya no utilizarás.
Conserva solo los documentos que requieras.
No hables sobre información confidencial en áreas publicas como ascensores.
La Información de datos de contacto de los clientes, solo puede ser utilizada para el agendamiento y
ejecución de la actividad, no deben ser utilizados para ningún oro tipo de actividad
22
5
Facturación, legalizacion de viajes
y pagos
23
Pasos para realizar el cobro de los servicios
1
1.
Los RAS (recibos a satisfacción) deben ser entregados en Nixus Capital Humano Av.
Carrera 15 # 104 - 33 Piso 2 al líder del equipo al cual perteneces los dias JUEVES de
cada semana en forma digital a través del correo electronico o de forma fisica.
PROFESIONAL
INDEPENDIENTE
2
1.
El VIERNES de cada semana vas a recibir una ORDEN DE COMPRA en el correo
electrónico corporativo, con la relación de las actividades que realizaste durante la semana.
(Encontrarás el corte de las actividades desde el viernes hasta el jueves de cada semana)
LIDERES
DE EQUIPO
24
LIDERES
DE EQUIPO
PROFESIONAL
INDEPENDIENTE
Pasos para realizar el cobro de los servicios
Ejemplo de Orden de Compra
ORDEN DE COMPRA
No. ___-__-__-___
NIXUS CAPITAL HUMANO S.A.S.
NIT. 900.490.623-4
Proveedor:
NOMBRE DEL PROFESIONAL INDEPENDIENTE
C.C. ##.###.###
Profesional Independiente
Dirección: __________________
Teléfono: __________________
Ciudad: Bogotá D.C. - Colombia
Orden se Servicio
Empresa
# Horas
ejecutadas
Actividad
Fecha de Ejecución
70-XXXXX
NOMBRE DE LA EMPRESA
5
ASESORIA SG-SST
DD/MM/AAAA
$
1.000
$
5.000
70-XXXXX
NOMBRE DE LA EMPRESA
2
CAPACITACIÓN
ISO45001/2018 - DECRETO 1072/2015
DD/MM/AAAA
$
1.000
$
2.000
$
7.000
TOTAL HORAS EJECUTADAS
Observaciones:
25
Fecha Orden:
Condiciones de pago:
Centro de Costo: 934
7
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
VALOR TOTAL
Pasos para realizar el cobro de los servicios
3
1.
Diligencia la cuenta de cobro de acuerdo con las ordenes de compra recibidas.
Toda cuenta de cobro debe incluir en su contenido la siguiente información general:
PROCESO: Cuentas por pagar.
CENTRO DE COSTO: 934-Nixus.
RESPONSABLE: Viviana Pizza.
26
Esto es para que AXA COLPATRIA pueda saber que tu cuenta de cobro pertenece a Nixus y pueda ser pagada.
Pasos para realizar el cobro de los servicios
4
Es muy importante que radiques tu Cuenta de Cobro en las instalaciones de Nixus Capital
Humano, con las ordenes de compra y los pagos de seguirdad social del mes en la Av.
Carrera 15 # 104 - 33 Piso 2 con el líder o coordinador de equipo, para que la revise y
pueda decirte si cumple con los requisitos.
PROFESIONAL
INDEPENDIENTE
LIDERES
DE EQUIPO
Una vez el líder o
coordinador de línea la
apruebe, la entregará
directamente a
contabilidad Nixus para
que se realicen el pago
correspondiente.
IMPORTANTE: Recuerda que el PAGO DE LA SEGURIDAD social se realiza sobre el 40% del valor de la cuenta de cobro.
Es decir, por ejemplo, si la cuenta de cobro es por un valor total de $2’500.000, el valor del IBC (Ingreso Base de
Cotización) será de $1’000.000, y la seguridad social se liquidará de la siguiente manera:
27
Legalizacion de viajes
En caso de que la actividad requiera un desplazamiento fuera de Bogota, debes cumplir el siguiente
procedimiento:
1.
Identificar
necesidad de
desplazamientos
y la ciudad de la
actividad
2.
Solicitar y/o
verificar
autorización de
desplazamiento
con el líder de
equipo vía
correo
electrónico
3.
Realizar la
actividad
No aplica anticipos: El
valor es asumido por el
profesional de manera
anticipada, NIXUS
CAPITAL HUMANO
cancela en su totalidad
el valor de los gastos
incurridos, teniendo en
cuenta que deben
oscilar en el tarifario de
la guía de
PROVEEDORES DE
AXA COLPATRIA..
4.
Elaborar
planilla de
desplazamiento
de proveedor
gestión
preventiva
5.
Elaborar la
cuenta de cobro
Para el caso de los
gastos por
desplazamientos, se
debe anexar cuadro
donde se especifique
lugar de origen lugar de
destino, costo del
desplazamiento de cada
uno de los
desplazamientos, que
incluya la sumatoria
total.
Políticas de Gestión de Proveedores AXA COLPATRIA
AXA COLPATRIA solamente pagará el valor del alojamiento y los conceptos autorizados para gastos de viaje; los
demás valores facturados por el hotel, serán asumidos por el proveedor. El gasto por este concepto ú nicamente
cuando sea necesario el traslado a otra ciudad y el tiempo de desplazamiento sea superior a cuatro (4) horas (vía
terrestre) o el traslado se realice por vía aérea. Sólo se reconocerá el pago de desayuno cuando la hora de registro
en el aeropuerto sea anterior a las 7:00 a.m. Así mismo sólo se aprobará el pago de cena cuando el vuelo se realice
en un horario posterior a las 6:00 p.m. Todas las comidas deben consumirse en la ciudad de destino, exceptuando el
desayuno que podrá ser consumido en el aeropuerto el mismo día del viaje.
Concepto
Desayuno
Almuerzo
Cena
28
Valor
Máximo
$10.000
$15.000
$15.000
6.
6.
Anexar
comprobantes o
soportes del
viaje
(Solo en caso de
“No periferia”)
Radicar cuenta
de cobro con el
líder del equipo
Cualquier rubro
incurrido en gasto
de desplazamiento
(alimentación,
alojamiento y
desplazamientos),
debe ser soportado
con factura de
venta, la cual deberá́
ser exigida en cada
uno de los
establecimientos y
debe contener como
mínimo: nombre del
establecimiento, NIT,
consecutivo,
impresor,
descripción del
servicio, resolución
DIAN.
• Recibirás el pago
30 DÍAS
calendario
contados a partir
de la fecha de
radicación de la
cuenta de cobro a
contabilidad
Nixus, en la
cuenta bancaria
con que fuiste
creado en el
sistema como
profesional, el día
que entregaste los
documentos
inicialmente.
Planilla de desplazamientos
NOMBRE DEL PROVEEDOR:
NIXUS CAPITAL HUMANO SAS
PROFESIONAL:
Nombre del profesional que realiza la
actividad (tu nombre).
ORDEN DESPLAZAMIENTO:
Numero de la Orden de
desplazamiento (diferente a la
orden de la actividad) asignada
por el lider de equipo
NOMBRE DE LA EMPRESA: Nombre
completo de la empresa para la cual se
realizo el servicio
ACTIVIDAD: Nombre de la actividad
realizada
ORDEN ACTIVIDAD: Numero de la Orden
de servicio de la actividad
CIUDAD DE ORIGEN: Nombre de la ciudad
desde la cual se inicia el desplazamiento
FECHA DE SALIDA: Fecha en que se inicia
el desplazamiento
NOCHES DE VIAJE: Numero de noches
que debe pernoctar, en caso de que la
actividad dure mas de un dia
CONCEPTO: Para los conceptos
especificados, relaciona el valor. Recueda
que este debe coincidir con los soportes y
en el caso de desplzamientos, debe coincidir
con la relacion de transportes anexa
Nombre y firma: Nombre y firma del
profesional que realiza la actividad (tu
nombre).
29
CIUDAD DESTINO: Nombre
de la ciudad a la cual se dirige
para realziar la actividad
FECHA REGRESO: Fecha en
que se termina el
desplazamiento, o en la cual
regresa a la ciudad de origen
TIPO DE TRANASPORTE:
Solo aplica para transporte
terrestre
Fechas de pago
Recibirás el pago 30 DÍAS calendario
contados a partir de la fecha de
radicación de la cuenta de cobro a
contabilidad Nixus, en la cuenta
bancaria con que fuiste creado en el
sistema como proveedor, el día que
entregaste los documentos
inicialmente.
REVISA BIEN TU CUENTA DE COBRO ANTES DE ENTREGARLA PARA PREVENIR DEVOLUCIONES, TEN EN CUENTA:
1. Las cuentas de cobro deben ir con la respec@va fecha actual del mesy anno vigente.
2. El número de orden de servicio (OS), debe concordar con el relacionado en la cuenta de cobro al igual que datos de iden@ficación y sumatoria de
valores de cada una de ellas.
3. Cada cuenta de cobro debe ir firmada por la persona que cobra al igual que el VoBo del líder encargado.
4. El IBC correspondiente al pago de seguridad social debe ser sobre el 40% del valor de la cuenta de cobro, sin ser inferior al SMLV y deben co@zar
sin excepción salud, pensión y ARL (Los pensionados deben anexar carta del respec@vo fondo donde se manifiesta que la persona ya está
pensionada).
5. El pago de seguridad social se acepta mes vencido, pero si no alcanza la co@zación del respec@vo mes se puede realizar un ajuste al IBC según
planilla afiliada.
6. Las cuentas de cobro por concepto de legalización de viajes favor tener en cuenta los topes establecidos por la compañía durante el año gravable
sin exceder de los mismos en cuanto a restaurante y transportes. Si exceden los mismos serán descontados hasta llegar al tope establecido.
7. Se debe anexar siempre factura en cuanto a restaurante (preferiblemente persona jurídica), donde se relacione valor y fecha del gasto.
8. Las cuentas de cobro por concepto de desplazamiento deben soportar su respec@va orden de servicio donde se autoriza este rubro junto con la
orden de servicio de la ac@vidad ejecutada.
9. La sumatoria de los transportes se debe relacionar en el anexo de trasportes con la respec@va fecha en cada ítem.
10. El formato de legalización de viajes debe estar firmado por el respec@vo funcionario y líder de cada área y que concuerda las fechas según cuenta
de cobro con sus respec@vos anexos.
30
Fechas
2019
31
Fecha de radicación cuenta de cobro por parte del profesional al líder o coordinador de equipo
Fechas de aprobación de cuentas de cobro por parte de líder o coordinador de línea
Fecha máxima de radicación de cuentas de cobro aprobadas por parte de líder o coordinador de línea a contabilidad Nixus
Fechas
2019
EJECUCIÓN ACTIVIDADES
de los profesionales
FECHA RADICACIÓN CUENTAS
Profesional-Líder de línea
FECHA APROBACIÓN CUENTAS
Líder de línea
FECHA RADICACIÓN CUENTAS
Líder de línea-Contabilidad
Diciembre 1 a 31 de 2018
Enero 1 a 31 de 2019
Febrero 1 a 28 de 2019
Marzo 1 a 31 de 2019
Abril 1 a 30 de 2019
Mayo 1 a 31 de 2019
Junio 1 a 30 de 2019
Julio 1 a 31 de 2019
Agosto 1 a 31 de 2019
Septiembre 1 a 30 de 2019
Octubre 1 a 31 de 2019
Noviembre 1 a 30 de 2019
Diciembre 1 a 31 de 2019
4, 8 y 9 enero de 2019
4, 5 y 6 de febrero de 2019
4, 5 y 6 de marzo de 2019
2, 3 y 4 de abril de 2019
2, 3 y 6 de mayo de 2019
4, 5 y 6 de junio de 2019
2, 3 y 4 de julio de 2019
1, 2 y 5 de Agosto de 2018
3, 4 y 5 de Septiembre de 2018
1, 2 y 3 de octubre de 2018
1, 5 y 6 noviembre de 2018
3 y 4 de diciembre de 2018
2, 3 y 7 de enero de 2020
10, 11 y 14 enero de 2019
7, 8 y 9 de febrero de 2019
7, 8 y 11 de marzo de 2019
5, 8 y 9 de abril de 2019
7, 8 y 9 de mayo de 2019
7, 10 y 11 de junio de 2019
5, 8 y 9 de julio de 2019
6, 8 y 9 de Agosto de 2018
6, 9 y 10 de Septiembre de 2018
4, 7 y 8 de octubre de 2018
7 y 8 noviembre de 2018
5 y 6 de diciembre de 2018
8, 9 y 10 de enero de 2020
15 enero de 2019
12 de febrero de 2019
12 de marzo de 2019
10 de abril de 2019
10 de mayo de 2019
12 de junio de 2019
10 de julio de 2019
12 de Agosto de 2019
11 Septiembre de 2019
9 de octubre de 2019
12 noviembre de 2019
9 de diciembre de 2019
13 enero de 2020
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32
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No olvides responde las
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