Alimentarte GT Departamento: Nombre del líder: Fecha: Guía - Plan de Trabajo ¿Qué es un plan de trabajo? Es una herramienta de organización que permite a un líder tomar decisiones eficaces sobre la asignación de los recursos con los que cuenta para ejecutar de forma eficiente actividades que permitirán alcanzar los objetivos del área. El plan de trabajo debe estar diseñado para ejecutarse en un tiempo determinado. Por lo tanto, debe tener fecha de inicio y fecha de culminación asegurando el cumplimiento de la meta. ¿Cómo saber si elaboramos un buen plan de trabajo? § § § § § Divide las tareas del área de forma eficaz Optimiza los tiempos de realización de actividades Organiza cronológicamente los procesos internos Impulsa mejoras que pueden ser medibles Involucra a TODO el equipo de trabajo El diagrama de procesos consiste en una representación gráfica y resumida del proceso completo que se ejecuta dentro de su departamento. Es decir, la forma en la que opera. Debe contener de manera general todas las actividades clave que realizan, evidenciando la secuencia en la que ocurren. No existe una estructura o forma fija para elaborar diagramas pues están diseñados en base a la operación de cada área. Sin embargo, hay 5 pasos clave que aseguran una construcción efectiva: Indique el comienzo y el final del proceso que ejecutan Determine los componentes principales del proceso del departamento Ordene las actividades de forma secuencial Realice la conexión entre las actividades (principales y secundarias si considera que aplica) Revise el diagrama y asegúrese que se evidencia claramente el proceso En la parte superior se observan dos ejemplos de las múltiples formas que existen de estructurar un diagrama de procesos. Pueden realizarse de forma manual o en herramientas online como Office Word, Excel y PowerPoint, entre otras, insertando formas y flechas. El diagnóstico de la situación actual consiste en identificar y comprender las limitaciones, alcances y capacidad de los recursos del departamento (recurso humano, recurso monetario, infraestructura, tiempo, materiales y herramientas de cualquier tipo). Este diagnóstico permitirá que el equipo plantee sus objetivos de forma realista. o Las fortalezas y debilidades son factores del entorno interno del departamento. Se centran en el presente y el equipo puede controlarlas. o Las oportunidades y amenazas pueden encontrarse de forma tanto externa como interna y pueden centrarse en el presente y futuro. Son factores que al encontrarse internamente pueden ser controlados por el equipo. Si son externos, no pueden ser controlados. Aspectos internos Fortalezas ¿Qué aspectos tenemos como departamento que nos permiten desempeñarnos de forma exitosa? Debilidades ¿Qué aspectos tenemos como departamento que afectan el rendimiento de nuestro trabajo y podríamos mejorar? Aspectos externos Oportunidades ¿Cuáles son los factores externos/internos que podrían aportar al desempeño del departamento de manera positiva? Amenazas ¿Cuáles son los factores externos/internos que podrían afectar el desempeño del departamento de forma negativa? La visualización consiste en la definición de una meta general y los objetivos específicos que nos permitirán alcanzarla en el periodo de tiempo fijado para el plan de trabajo. Después de diagnosticar la situación del departamento podemos determinar ¿a dónde queremos llegar? Meta La meta estratégica es el punto de llegada al finalizar la ejecución del plan de trabajo. Representa transformación. Debe entenderse como: ¿A dónde quiere llegar mi departamento en tres meses? (correspondiendo a la duración de este plan de trabajo). Debe ser clara, breve, medible y con un plazo de cumplimiento. Objetivos Los objetivos son aquellas acciones medibles que deben realizarse para cumplir la meta. Deben estar alineados a un mismo enfoque: cumplir la meta estratégica general. Los objetivos también deben ser claros y cumplirse en un tiempo determinado. Son a corto plazo. Deben ser mínimo 3 y máximo 5. El plan de acción consiste en una hoja de ruta que encaminará al departamento a través del detalle de actividades y programación a cumplir la meta estratégica trazada. Se compone de dos partes clave que aseguran una administración y uso de recursos eficiente lo que, sumado a la preparación de actividades, permitirá optimizar todos los procedimientos internos y mejorar de manera integral. Programar actividades es diferenciar todas las tareas y ordenarlas de forma secuencial. El fin es evitar la improvisación y aprender a priorizar tareas para aprovechar al máximo el tiempo de trabajo e impulsar el crecimiento del departamento y como consecuencia de la empresa. Una programación básica puede verse de esta forma: N. de actividad Enumere las actividades (una casilla por actividad) Actividad Responsable Inicio Fin Duración Medición Describa a detalle la actividad o acción por realizar Debe establecer la división del trabajo, es decir, quienes se encargarán de ejecutar la actividad Fecha en la que se realizará la actividad Fecha en la que se estima finalizar la actividad Minutos, horas, días o semanas de duración de cada actividad ¿Cómo medirá el haber realizado la actividad? Cada departamento puede agregar las casillas que considere necesarias. Además, puede estructurarlo de la forma que considere más adecuada al tipo de actividades que realizan. Es recomendable construirlo en Excel o en Office Word. Adicional a esta programación debe presentar lo siguiente: Producción: 1. Programación de producción diaria o semanal según producto para los próximos tres meses, considerando cubrir un 40% de existencias adicionales a la demanda. 2. Programación de todos los productos porcionados. 3. Plan de control de calidad para productos de planta. Los planes deben ser medibles para darle seguimiento a los avances. Los recursos clave son aquellos que el departamento tiene a su disposición. Recurso humano, recursos monetarios, materiales, herramientas, maquinaria, infraestructura, entre otros. Es importante identificar cuáles son los recursos que se tienen y distribuirlos adecuadamente a las actividades. El fin es fomentar el aprovechamiento y ahorro. Por otra parte, conocer los recursos con los que se cuenta permite diseñar planes de trabajo realizables y aterrizados. Una detección de recursos clave puede verse de esta forma: No. de Actividad Actividad o atribución Recursos clave necesarios Enumere cada actividad o atribución. Describir las actividades o atribuciones principales del departamento. (Basándose en la programación, sin embargo, escribirlo de forma general/resumida.) Detallar los recursos principales con los que cuenta el departamento y necesita para ejecutar exitosamente cada actividad. Cada departamento puede estructurarlo de la forma que considere más adecuada al tipo de recursos con los que cuentan y actividades que realizan. Es recomendable construirlo en Excel o en Office Word.
