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Fecha:
Guía - Plan de Trabajo
¿Qué es un plan de trabajo?
Es una herramienta de organización que permite a un líder tomar decisiones eficaces
sobre la asignación de los recursos con los que cuenta para ejecutar de forma eficiente
actividades que permitirán alcanzar los objetivos del área.
El plan de trabajo debe estar diseñado para ejecutarse en un tiempo determinado. Por
lo tanto, debe tener fecha de inicio y fecha de culminación asegurando el cumplimiento
de la meta.
¿Cómo saber si elaboramos un buen plan de trabajo?
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Divide las tareas del área de forma eficaz
Optimiza los tiempos de realización de actividades
Organiza cronológicamente los procesos internos
Impulsa mejoras que pueden ser medibles
Involucra a TODO el equipo de trabajo
El diagrama de procesos consiste en una representación gráfica y resumida del proceso
completo que se ejecuta dentro de su departamento. Es decir, la forma en la que opera. Debe
contener de manera general todas las actividades clave que realizan, evidenciando la
secuencia en la que ocurren.
No existe una estructura o forma fija para elaborar diagramas pues están diseñados en base
a la operación de cada área. Sin embargo, hay 5 pasos clave que aseguran una construcción
efectiva:
Indique el comienzo y el final del proceso que ejecutan
Determine los componentes principales del proceso del departamento
Ordene las actividades de forma secuencial
Realice la conexión entre las actividades (principales y secundarias si considera
que aplica)
Revise el diagrama y asegúrese que se evidencia claramente el proceso
En la parte superior se observan dos ejemplos de las múltiples formas que existen de
estructurar un diagrama de procesos. Pueden realizarse de forma manual o en
herramientas online como Office Word, Excel y PowerPoint, entre otras, insertando
formas y flechas.
El diagnóstico de la situación actual consiste en identificar y comprender las limitaciones,
alcances y capacidad de los recursos del departamento (recurso humano, recurso monetario,
infraestructura, tiempo, materiales y herramientas de cualquier tipo). Este diagnóstico
permitirá que el equipo plantee sus objetivos de forma realista.
o
Las fortalezas y debilidades son factores del entorno interno del
departamento. Se centran en el presente y el equipo puede controlarlas.
o
Las oportunidades y amenazas pueden encontrarse de forma tanto
externa como interna y pueden centrarse en el presente y futuro. Son factores que al
encontrarse internamente pueden ser controlados por el equipo. Si son externos,
no pueden ser controlados.
Aspectos internos
Fortalezas
¿Qué aspectos tenemos como departamento
que nos permiten desempeñarnos de forma
exitosa?
Debilidades
¿Qué aspectos tenemos como departamento
que afectan el rendimiento de nuestro
trabajo y podríamos mejorar?
Aspectos externos
Oportunidades
¿Cuáles son los factores externos/internos
que podrían aportar al desempeño del
departamento de manera positiva?
Amenazas
¿Cuáles son los factores externos/internos
que podrían afectar el desempeño del
departamento de forma negativa?
La visualización consiste en la definición de una meta general y los objetivos específicos que
nos permitirán alcanzarla en el periodo de tiempo fijado para el plan de trabajo. Después de
diagnosticar la situación del departamento podemos determinar ¿a dónde queremos
llegar?
Meta
La meta estratégica es el punto de llegada al finalizar la ejecución del plan de trabajo.
Representa transformación.
Debe entenderse como: ¿A dónde quiere llegar mi departamento en tres meses?
(correspondiendo a la duración de este plan de trabajo).
Debe ser clara, breve, medible y con un plazo de cumplimiento.
Objetivos
Los objetivos son aquellas acciones medibles que deben realizarse para cumplir la
meta. Deben estar alineados a un mismo enfoque: cumplir la meta estratégica general.
Los objetivos también deben ser claros y cumplirse en un tiempo determinado. Son a
corto plazo.
Deben ser mínimo 3 y máximo 5.
El plan de acción consiste en una hoja de ruta que encaminará al departamento a través
del detalle de actividades y programación a cumplir la meta estratégica trazada. Se compone
de dos partes clave que aseguran una administración y uso de recursos eficiente lo que,
sumado a la preparación de actividades, permitirá optimizar todos los procedimientos
internos y mejorar de manera integral.
Programar actividades es diferenciar todas las tareas y ordenarlas de forma secuencial.
El fin es evitar la improvisación y aprender a priorizar tareas para aprovechar al
máximo el tiempo de trabajo e impulsar el crecimiento del departamento y como
consecuencia de la empresa.
Una programación básica puede verse de esta forma:
N. de
actividad
Enumere
las
actividades
(una
casilla por
actividad)
Actividad
Responsable
Inicio
Fin
Duración
Medición
Describa a detalle
la actividad o
acción por realizar
Debe establecer la
división del trabajo,
es decir, quienes se
encargarán de
ejecutar la actividad
Fecha en
la que se
realizará
la
actividad
Fecha en la
que se
estima
finalizar la
actividad
Minutos, horas,
días o semanas
de duración de
cada actividad
¿Cómo medirá
el haber
realizado la
actividad?
Cada departamento puede agregar las casillas que considere necesarias. Además, puede
estructurarlo de la forma que considere más adecuada al tipo de actividades que
realizan. Es recomendable construirlo en Excel o en Office Word.
Adicional a esta programación debe presentar lo siguiente:
Producción:
1. Programación de producción diaria o semanal según producto para los próximos
tres meses, considerando cubrir un 40% de existencias adicionales a la demanda.
2. Programación de todos los productos porcionados.
3. Plan de control de calidad para productos de planta.
Los planes deben ser medibles para darle seguimiento a los avances.
Los recursos clave son aquellos que el departamento tiene a su disposición. Recurso
humano, recursos monetarios, materiales, herramientas, maquinaria, infraestructura,
entre otros. Es importante identificar cuáles son los recursos que se tienen y
distribuirlos adecuadamente a las actividades.
El fin es fomentar el aprovechamiento y ahorro. Por otra parte, conocer los recursos
con los que se cuenta permite diseñar planes de trabajo realizables y aterrizados.
Una detección de recursos clave puede verse de esta forma:
No. de
Actividad
Actividad o atribución
Recursos clave necesarios
Enumere
cada
actividad o
atribución.
Describir las actividades o atribuciones
principales del departamento. (Basándose en
la programación, sin embargo, escribirlo de
forma general/resumida.)
Detallar los recursos principales con
los que cuenta el departamento y
necesita para ejecutar exitosamente
cada actividad.
Cada departamento puede estructurarlo de la forma que considere más adecuada al tipo
de recursos con los que cuentan y actividades que realizan. Es recomendable
construirlo en Excel o en Office Word.
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