PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. REVISIÓN: 02 CÓDIGO: PRBO-01 PÁGINA: 1 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 1. OBJETIVO: Garantizar la inocuidad de alimentos e integridad de productos mediante la correcta recepción e inspección de productos y materia prima. 2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NOM-251-SSA1-2009, Prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios. Manual Manejo Higiénico de Alimentos SSA. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente General: Reportar oportunamente al concesionario, desabasto o irregularidades en la recepción de materias primas, (desviación en materiales recibidos), desabasto, o eventualidad. Gerente en turno: Asegurar que el almacenista reciba e inspeccione el producto bajo los criterios de aceptación y rechazo de producto y materia prima establecidos en el Anexo 1 de este procedimiento. Almacenista: Ejecutar las actividades descritas en el presente procedimiento, garantizando la correcta recepción e inspección del producto bajo los criterios de aceptación y rechazo de producto y materia prima establecidos en el Anexo 1 de este procedimiento. 5. DEFINICIONES: Sistema Oracle: Es una aplicación utilizada para solicitar producto, revisar el estatus de las requisiciones, seleccionar el producto recibido y generar el recibo para el proveedor. Producto Perecedero: Producto que está comenzando su proceso de descomposición, por factores como temperatura, presión o humedad. Sistema PEPS: Método de primeras entradas/primeras salidas que consiste en darle salida a aquellos productos que se adquirieron primero por lo que quedarán al último aquéllos productos comprados recientemente. Materia Prima: Una materia prima es todo bien que es transformado durante un proceso de producción hasta convertirse en un bien de consumo. Producto: Es un artículo que se ofrece con la intención de satisfacer aquello que necesita o que desea un consumidor. Stock receipts: Reporte emitido para cotejar que el recibo de producto generado en sistema ORACLE haya sido registrado correctamente en el sistema VISTA. Elaborado por: FIRMA: PUESTO: Entrenador Experiencia Cinemex NOMBRE: Brenda Beneranda Aguilar Muro ITDU-01-FT-01 Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Concesiones PUESTO:Concesiones NOMBRE: NOMBRE: Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. CÓDIGO: PRBO-01 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: REVISIÓN: 02 PÁGINA: 2 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 INICIO 1.- Realizar protocolo de salud 2.- Solicitar la entrega de producto a pie de bodega. 3.- Solicitar al proveedor factura o remisión. 4.- Supervisar descarga y entrega de producto. 5.- Realizar conteo físico contra factura. 6.- Imprimir y firmar recibos y remisión 7.- Registrar en bitácora de proveedores. 8.- Archivar recibo y remisión. 9.- Generar reporte stock receipts. FIN ITDU-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. REVISIÓN: 02 CÓDIGO: PRBO-01 PÁGINA: 3 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Almacenista Realizar protocolo de salud Realizar el protocolo de salud de acuerdo al documento Lineamientos de prevención y mitigación contra COVID-19, de la siguiente manera: 1. No está permitido saludarse de mano ni compartir plumas. 2. Asegurar que los proveedores cuenten con cubrebocas, guantes y careta; respetando en todo momento la sana distancia. 3. Aplicar gel antibacterial a las manos del proveedor al llegar. 4. Todos los proveedores deberán estar debidamente registrados en la bitácora que al día de hoy se utiliza. 5. Los proveedores también tendrán que pasar por el filtro de toma de temperatura, cuestionario de sintomas y desinfección de calzado antes de tener contacto con la bodega o aduana en su caso. NOTA: En caso de que su temperatura sea mayor o igual a 37.5°C y/o presente algún síntoma de los descritos en el cuestionario, no se le permitirá el ingreso y se deberá de informar inmediatamente al Gerente General y al concesionario. 6. Los almacenistas deberán contar con su equipo de protección personal antes de cualquier contacto con el proveedor (guantes, cubreboca y careta). NOTA: Los guantes deberán desecharse una vez que se finalice la interacción con el proveedor. 2 Almacenista 7. Está prohibido que personal diferente al del almacen se acerque durante la descarga de mercancía. Solicitar la entrega de producto a pie de bodega. Solicitar al proveedor la entrega del producto a pie de bodega o en el área asignada, bajo el siguiente criterio: • Antes de ingresar cualquier producto a la bodega, deberá limpiarse con la disolución de cloro o lavarse con solución Fiix Plus y agua. En caso de compra de insumos de caja chica de igual forma se deberán limpiar o lavarse con Fiix Plus según sea el caso. No prestar herramientas de trabajo (faja, diablito, guantes, termómetro) al transportista. NOTA: En productos congelados y refrigerados se deberá dar prioridad de recepción (siempre y cuando el proveedor ya haya terminado de descargar el producto seco) y almacenaje inmediatamente después de haber cotejado al 100% el producto entregado tomando en cuenta la etiqueta y contenido de la caja, display, bolsa, etc. contra remisión, siempre revisando que se encuentre en la temperatura y en buen estado, de lo contrario no se deberá de recibir. ITDU-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. CÓDIGO: PRBO-01 REVISIÓN: 02 PÁGINA: 4 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 3 Almacenista Solicitar al proveedor factura o remisión. Pedir al proveedor original y/o copia de la factura, remisión o requisición del producto que se solicitó. 4 Almacenista Supervisar descarga y entrega de producto. Supervisar en todo momento al proveedor durante la descarga y entrega de producto. 5 Almacenista Realizar conteo físico contra factura. Realizar el conteo físico de todo el producto que se está recibiendo contra la factura entregada por el proveedor (siempre en presencia del proveedor). Revisar el 100% de las cajas recibidas comparando con la remisión y dejar acentado cualquier comentario importante de la recepción. Durante las 24 horas siguientes, se deberán revisar el interior de las cajas y verificar que los productos estén en completos y en buen estado. En caso de existir un faltante o producto dañado deberá reportarse como se indica dentro del proceso PRBO-02 Acomodo de productos y materia prima. 6 Notas: • Revisar caducidad, estado, y en caso de que aplique, temperatura con base al Anexo 1 de este documento. • Dar prioridad a productos congelados y refrigerados. • Recibir con base a la unidad de medida marcada en la remisión (caja, display bolsa, costal, etc.), debe coincidir el producto en cantidades y descripción. • No se puede recibir producto que no cuente con fecha de caducidad de proveedor o que no coincida con lo solicitado en la requisición de compra. • Asegurarse de no recibir producto con fecha de caducidad menor a 31 días para producto de Proveedor Código Alimentario y 22 días para producto de Proveedor Coca-Cola y 31 días para jarabes ICEE. Almacenista/Gerente Imprimir y firmar recibos y remisión en Turno Ingresar la factura al sistema Oracle, generar el recibo e imprimir 2 copias; deberán firmarlas tanto el encargado de la recepción como proveedor. Entregar al proveedor una de las copias; si por alguna razón no se le entrega el recibo, notificar al gerente en turno e informar al concesionario. En caso de tener problemas con el sistema y exista un reporte en MAC, el Gerente en turno se encargará de enviar el recibo mediante un correo electrónico al proveedor y concesionario el mismo día en que se recibió. En la remisión/factura que entrega el proveedor, anotar en la línea de observaciones "recibí completo y en buen estado" si fuera el caso. Si hay producto en la remisión que no se entregó, también se deberá hacer la anotación “no se entregó” o “llegó incompleto”. En caso de omitir la leyenda "recibí completo y en buen estado" se asumirá que todo está en orden y no hay réplica. Revisar que el RECIBO se haya reflejado en el INVENTARIO 24 horas después de ITDU-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. REVISIÓN: 02 CÓDIGO: PRBO-01 PÁGINA: 5 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 haberse hecho, en caso de que no ocurra, se deberá levantar un incidente en la MAC indicando el RECIBO que no se ha reflejado y dar seguimiento hasta que se refleje. NOTAS: • Generar los recibos de productos de línea de concesiones, promociones, higiénicos y papelería de manera separada. No deberán ser más de 30 líneas. De no hacerlo de esta manera provocará que el recibo no se refleje en su reporte stock receipts de vista. • No se puede recibir producto que no cuente con fecha de caducidad de proveedor y/o se encuentre en mal estado, por ejemplo cotales de maíz mojados o cajas de empaques mojados. • En el caso de las promociones que tengan 2 o más elementos, se deberá recibir la misma cantidad de los productos. Por ejemplo: si es un vaso promocional que lleva vaso y tapa, se deberán de recibir 100 vasos y 100 tapas; de tal manera que se puedan vender en su totalidad los 100 vasos 7 Almacenista 8 Almacenista 9 Almacenista Registrar en bitácora de proveedores Registrar en la bitácora de proveedores, los datos que solicita el formato y al final del mismo, solicitar la firma y nombre del proveedor. Archivar recibo y remisión Archivar el recibo y remisión (firmado por el proveedor), el mail de envío del recibo (en caso de aplicar) y la factura en la carpeta de RECIBOS y el formato de recepción de proveedores en la carpeta bitácora de proveedores, ambas carpetas ubicadas en gerencia. Generar reporte Stock Receipts. Generar el reporte Stock Receipts con el fin de verificar que el producto se vea reflejado en el sistema Vista, Si esto no ocurre deberas levantar un incidente en la MAC indicando en el titulo que el RECIBO NO SE HA REFLEJADO Y ANEXANDO EL RECIBO DE QUE SE TRATA FIN ITDU-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. REVISIÓN: 02 CÓDIGO: PRBO-01 PÁGINA: 6 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 8. FORMATOS APLICABLES: PRBO-01-FT-01 Formato Bitácora de Recepción de Proveedores. A B C D CONCEPTO E F G H I J DESCRIPCIÓN A Fecha Colocar la fecha en que se recibe a proveedor B Almacenista C Fecha D No. Factura E Entrega completa F Horario G Con Recibo Es afirmativo si pudiste imprimir y entregar el recibo al proveedor. H Comentarios Anota las notas relevantes respecto a las condiciones o cantidades que recibes. I No. Recibo J Nombre y firma del proveedor Anota tu nombre como responsable de la recepción del producto. Anota el día, mes y año en que se está recibiendo el producto. Anota el folio del documento, factura, orden de compra o requisición. Se considera completa cuando el número de productos recibidos físicamente es igual al número de productos en el recibo. Anota la hora en que llega y en la que se retira el proveedor del complejo. Anota el folio que se genera al obtener el recibo en Oracle. Anota el nombre y firma de la persona que entregó (Proveedor). 9. ANEXOS: Anexo 1 Criterios de aceptación y rechazo de productos y materia prima ITDU-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Recepción e inspección de productos y materia prima. REVISIÓN: 02 CÓDIGO: PRBO-01 PÁGINA: 7 de 7 FECHA EMISIÓN: 04.06.2020 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión 18.12.19 00 Brenda Beneranda Aguilar Muro Entrenador Experiencia Cinemex 20.02.20 01 Oscar Martínez Tapia Analista de Procesos 04.06.20 02 Oscar Martínez Tapia Analista de Procesos ITDU-01-FT-01 Elaboró Cambios Este procedimiento cambia de nombre de recepción de proveedores a recepción de producto y materias primas. Sustituye al proceso de Recepción de Vegetales, recepción de Salchicha y pan para Hot Dog, Pan chapata y manejo de carnes frías. El Formato de recepción de proveedores se anexa columna (proveedor) para indicar a que proveedor pertenece la entrega y usar un solo formato. Se especifica tiempo de vida mínimo para proveedor Coca-Cola y proveedor Código Alimentario. Se hace énfasis en los criterios para recibir productos congelados y refrigerados al pie de bodega. Se agregan notas en Paso “Imprimir y firmar recibos y remisión” • Generar los recibos de productos de línea de concesiones, promociones, higiénicos y papelería de manera separada. No deberán ser más de 30 líneas. De no hacerlo de esta manera provocará que el recibo no se refleje en su reporte stock receipts de vista • En el caso de las promociones que tengan 2 o más elementos, se deberá recibir la misma cantidad de los productos. Se añade como paso 1 realizar protocolo de salud, con el fin de establecer medidas de seguridad para personal de Cinemex y proveedores. Motivo Autorizó Actualización de documentos. Actualización de documentos. Actualización de documentos. Rev. 00
