GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 1 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 1. OBJETIVO: Disponer de información administrativa para su consulta en los complejos, que beneficie la gestión y administración de recursos financieros y materiales en el área de Concesiones con la finalidad de aumentar los ingresos y disminuir los egresos. 2. ALCANCE: Aplica a todos los complejos a nivel nacional. Elaborado por: Revisado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Entrenador Experiencia Cinemex PUESTO: Operaciones PUESTO: Operaciones NOMBRE: Cintia Mendoza NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-06 Autorizado por: Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 2 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 3. INDICE: ABC de Concesiones ........................................................................................................................... 3 1. Principios básicos de la administración ....................................................................................... 3 2. Las Concesiones como Negocio VS Servicio .............................................................................. 4 3. Modelo Básico de Compra - Venta................................................................................................. 5 Generador de utilidades .................................................................................................................... 15 1. Costo teórico de las concesiones ................................................................................................ 16 2. Ciclo de control de inventarios .................................................................................................... 20 3. Costo real de las concesiones ..................................................................................................... 22 4. Utilidades ........................................................................................................................................ 24 PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 3 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 ABC de Concesiones. 1. Principios básicos de la administración. Las Concesiones se caracterizan por brindar un servicio al invitado, sin embargo, estas también son un negocio. Los ingresos generados de éstas se pueden incrementar a partir de estrategias de venta y una buena administración de los recursos. El gerente a cargo de las Concesiones deberá realizar las siguientes actividades: Supervisar la correcta operación del staff de cada una de las áreas y que permanezcan en espera de atender al invitado. En caso de falta de personal y/o por aumento de asistencia ingresar al POS. Verificar constantemente el comportamiento de los indicadores de venta, por medio del tablero de indicadores y ejecutar acciones trazadas por la Gerencia. Con la finalidad de realizar de manera secuenciada, con y a través de otros las actividades que los llevarán al logro de objetivos, el gerente deberá llevar a cabo un proceso administrativo. La administración como técnica cumple con un papel importante en la eficiencia de cualquier organización, se basa en problemas de producción y mejoramiento de las herramientas de trabajo; por medio de diferentes planes se permite analizar y desarrollar métodos que se pueden aplicar, desarrollando modelos, escenarios más exactos y reales para la toma de decisiones. Además, tiene como objetivo generar un ambiente de comunicación abierta, estar al tanto de los conflictos internos e identificar sus necesidades, para crear escenarios propicios para motivar a su equipo de trabajo, es decir, declarar un sistema de administración que le permita exigir y a la vez cosechar los mejores resultados de su grupo para poder generar los resultados óptimos para el área. Considerando el medio ambiente organizacional en el cual se desarrolla el administrador y las presiones que ejerce sobre este, también se debe tomar en cuenta que las experiencias y los conocimientos especializados de su área no son suficientes para dar una solución eficiente a sus problemas organizacionales. Así, es necesario desarrollar un instrumento con técnicas y procedimientos predeterminados para su mejor aprovechamiento; este recurso es llamado por muchos el proceso administrativo. Dicho proceso está compuesto por cuatro fases en general: planeación, organización, dirección y control; mismas que a continuación se describirán para un mejor resultado en la administración del área de Concesiones: Planeación Consiste en definir la meta del negocio, considerando los objetivos a alcanzar misión o en nuestro caso el juramento de servicio que hace referencia a las concesiones: “Nuestras dulcerías te ofrecerán los productos de la mejor calidad y siempre frescos; con un servicio rápido, eficiente y amable” En esta etapa, el gerente es encargado de: 1. Definir los objetivos necesarios para alcanzar la meta. 2. Definir las acciones para alcanzar cada objetivo. 3. Tomar en cuenta los recursos que serán necesarios (materiales, económicos, humanos, etc.), las prioridades que tendrá cada objetivo y luego cada actividad, se tendrá que diseñar un plan de respaldo, comúnmente PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 4 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 conocido como el “plan B” y todo esto debe conservar el enfoque que se pretende del negocio (misión, visión, valores, etc.). Organización. Este punto se refiere a la coordinación de esfuerzos, es decir: 1. Hacer equipos de trabajo. 2. Distribuir la materia prima. 3. Documentar y establecer procesos, personas responsables, cargas de operación, etc. En esta parte se diseña la estructura organizacional, se asigna autoridad y responsabilidad para alcanzar dichos objetivos. Dirección. Al llegar a este punto debemos preocuparnos por conseguir la meta de una forma adecuada, no sólo optimizando recursos sino obteniendo el mejor desempeño del personal. Por lo tanto, tiene como principal herramienta la motivación y la adecuada supervisión, lo que traerá como consecuencia un clima laboral saludable para llegar al objetivo de la mejor forma y tratando de que no hayan bajas en el camino. Control. Esta actividad es en realidad una retroalimentación; por supuesto que puede hacerse sobre la marcha. Su función principal es detectar fallas y corregirlas; es cuando se determina el grado de cumplimiento de los objetivos y por lo tanto de la meta. 2. Las Concesiones como Negocio VS Servicio. El objetivo de llevar a cabo el proceso administrativo en el área de concesiones es generar mayor cantidad de ventas con el menor costo posible, es por ello que consideramos a las concesiones como un negocio y un servicio. Las Concesiones son un Negocio. Las concesiones SÍ son negocio. Las ventas que se realizan en las concesiones se conocen como ventas por impulso (que al invitado se le antojaron en el momento que asiste al complejo). La idea de ir al cine es ver una película, la compra de productos es secundaria y no obligada. Por lo anterior, el objetivo principal es lograr “antojar” al invitado. Las concesiones representan parte importante en los ingresos totales de la compañía, la relación costo-precio, recae en las acciones que se realizan día con día. Las Concesiones son un Servicio. El cine, por tradición o costumbre, está relacionado con las “palomitas y refresco”.El disfrutarlos mientras se ve una película viene de la época conocida como la gran depresión en Estados Unidos en la década de 1929-1939, de ahí que se tenga la idea de “una película sin palomitas es cómo no ir al cine”. Actualmente el invitado demanda una gran variedad de productos que pueda degustar durante su película, por lo tanto debemos de cubrir esa necesidad cumpliendo la promesa que hacemos en el juramento de servicio: “Nuestras dulcerías te ofrecerán los productos de la mejor calidad y siempre frescos; con un servicio rápido, eficiente y amable”. El Gerente de concesiones, como responsable de este negocio, trata de captar la mayor cantidad de ventas con PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 5 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 el costo más bajo posible. La empresa cuenta con diferentes ingresos, uno de los principales es el que proviene de las concesiones para tener un mejor captación de las ventas donde se utiliza el modelo básico de compra-venta, del cual se desencadenan los principales indicadores, siendo una guía para una toma oportuna de acciones que ayudarán a cumplir el objetivo. 3. Modelo Básico de Compra – Venta. En Cinemex utilizamos este modelo porque nos permite tener un amplio panorama de ventas, es decir, conocer nuestras fortalezas y debilidades por medio del comportamiento de los invitados en nuestras concesiones y a partir de ello, tomar las decisiones que mejorarán la operación y resultados de las concesiones. De esta forma se pueden analizar diferentes indicadores. Un indicador es el número o cifra que permite medir resultados. El modelo básico de compra venta también es conocido como Generador de Ventas y responde a tres preguntas fundamentales: La respuesta a cada pregunta nos mostrará un indicador diferente, el cual nos ayudará a conocer el resultado obtenido de un tiempo en específico del elemento que analicemos. A continuación conoceremos los indicadores que podemos analizar con cada una de las preguntas anteriores. ¿Cuántos invitados compran? La respuesta a esta pregunta nos indica cuántos invitados están consumiendo en nuestras concesiones; corresponde a un indicador principal, que es la Incidencia de compra. La incidencia de compra es el porcentaje de invitados que compran en las concesiones, es decir, del 100% de los invitados que acudieron al complejo en una fecha determinada, qué porcentaje se acercó a comprar en nuestras concesiones. Con este indicador no vamos a saber si un invitado compró mucho o poco ya que no habla de dinero, simplemente sabremos cuántos invitados compraron por cada 100 invitados que acudieron al complejo. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones PAGINA: 6 de 27 REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 FECHA EMISION: 30.04.20 La fórmula para obtenerla es: También puedes calcular la incidencia de compra de la siguiente forma: Incidencia de grupo Tamaño de grupo Por ejemplo: ¿Cuál es la incidencia de compra de Cinemex Manacar, si tuvo una asistencia de 834 invitados y 733 transacciones en dulcería? La fórmula para obtenerla es: Transacciones de dulcería (733) Asistencia (834) 0.88 (100) = 88% El resultado debe multiplicarse por 100 porque la incidencia se expresa en porcentaje. Es decir, del 100% de los invitados que asistieron a Cinemex Manacar, el 88% compró en las concesiones o por cada 100 personas que asistieron 88 compraron en las concesiones. La incidencia de compra se constituye por dos indicadores: Tamaño de grupo: Es el promedio de invitados que llegan juntos a la taquilla, ya sea en grupo, pareja, familias o incluso una sola persona, es decir, cada transacción en la taquilla será un grupo. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 7 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 La fórmula para obtenerlo es: Asistencia TAMAÑO DE GRUPO Transacciones de taquilla Por ejemplo: ¿Cuál es el tamaño de grupo de Cinemex Duraznos, si tuvo una asistencia de 965 invitados y 482 transacciones en taquilla? Asistencia (965) 2 personas Es decir, del total de invitados que asistieron a Cinemex Duraznos, en promedio acudieron en parejas o grupos de 2 personas. Transacciones de taquilla (482) Incidencia de grupo: Es el porcentaje de grupos que pasan a comprar en las concesiones, es decir, del 100% de los grupos que asistieron al complejo, qué porcentaje compró en las concesiones o por cada 100 grupos cuántos compraron en las concesiones. La fórmula para obtenerlo es: Transacciones de dulcería INCIDENCIA DE GRUPO PREX-01-FT-06 Transacciones de taquilla Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 8 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Por ejemplo: ¿Cuál es la incidencia de grupo de Cinemex Antara si tuvieron 523 transacciones de taquilla y 464 transacciones de dulcería? El resultado debe multiplicarse por 100 porque la incidencia se expresa en porcentaje. Transacciones de dulcería (464) Es decir, del 100% de los grupos que asistieron a Cinemex Antara, el 89% compró en las concesiones o por cada 100 grupos que asistieron 89 compraron en las concesiones. 0.89 (100) = 89% Transacciones de taquilla (523) ¿Se pueden realizar acciones para que más invitados se acerquen a comprar? La respuesta es SI, existen 9 factores que afectan nuestra Incidencia de compra: PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 9 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 ¿Cuántos productos compran? ¿A qué precio lo compran? La respuesta a estas preguntas nos indica la cantidad y precio promedio de los productos que los invitados consumen en nuestras concesiones; corresponde a un indicador principal, que es la Transacción promedio. La transacción promedio es el consumo promedio que tuvieron los invitados en las concesiones. La fórmula para obtenerla es: También puedes calcular la transacción promedio de la siguiente forma: Artículos por transacción x Precio promedio por artículo. Ventas de dulcería Transacciones de dulcería PREX-01-FT-06 TRANSACCIÓN PROMEDIO Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones PAGINA: 10 de 27 REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 FECHA EMISION: 30.04.20 Por ejemplo: ¿Cuál es la transacción promedio de Cinemex Santa Fe si tuvieron 1235 transacciones de dulcería y el total de ventas en dulcería fue de $113 971? Es decir, del total de transacciones que se tuvieron en la dulcería, en promedio se consumieron $92.28. Ventas de dulcería (113 971) $92.28 Transacciones de dulcería (1235) La transacción promedio se constituye por dos indicadores: Artículos por transacción. Este indicador responde a la pregunta ¿Cuántos productos compran? Es el promedio de artículos que se venden en cada transacción en las concesiones. La fórmula para obtenerlos es: Total de artículos vendidos ARTÍCULOS POR TRANSACCIÓN Transacciones de dulcería PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones PAGINA: 11 de 27 REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 FECHA EMISION: 30.04.20 Por ejemplo: ¿Cuál es el promedio de artículos por transacción de Cinemex Legaria si tuvieron 65321 transacciones en dulcería y vendieron 99611 artículos? Es decir, del total de las transacciones de la dulcería, en promedio se vendieron 1.5 artículos. Total de artículos vendidos (99611) 1.5 artículos Transacciones de dulcería (65321) ¿Podemos hacer algo para vender más artículos? La respuesta es SI. Existe una estrategia llamada VENTA SUGERIDA, consiste en antojar a nuestros invitados ofreciéndole un producto adicional para su orden. Es importante tener conocimiento, que cuando se vende un combo no se vende únicamente un artículo, ya que un combo es un paquete que incluye varios productos y se deben considerar de esta forma. También en el caso de La Locura, al vender se marca 1 gramo. Para casos prácticos, consideraremos un artículo por cada 100 grs. En el caso de los combos, a través de este indicador, se considera como una venta de varios artículos, por lo que la existencia de los mismos, va encaminada a incrementar la cantidad de Artículos por Transacción. La ventaja que tiene la venta de combos es que el invitado adquiere un descuento, por lo que percibe un beneficio. Por el lado de Cinemex, se obtiene un mayor número de Artículos por Transacción y permite que la sugerencia a nuevos productos adicionales al combo sea más sencilla de realizar (el combo es percibido como un producto aunque en realidad se componga de varios) lo que genera que los Artículos por transacción sea aún mayor. Es por ello que el indicador que se utilizará para medir la eficacia de la venta sugerida es el de Artículos por Transacción. El objetivo de este indicador es saber el promedio de artículos que se vende en cada transacción de las concesiones, entre mayor sea este número mayor es la venta sugerida realizada. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 12 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Precio promedio por artículo. Este indicador responde a la pregunta ¿A qué precio los compran? Es el promedio del valor de cada producto que adquieren nuestros invitados en las concesiones. La fórmula para obtenerlos es: Ventas de dulcería Total de artículos vendidos PRECIO PROMEDIO POR ARTÍCULO Por ejemplo: ¿Cuál es el precio promedio por artículo de Cinemex Polanco si su total de ventas en dulcería fue de $563 728 y vendieron 83673 artículos? Es decir, del total artículos vendidos en la dulcería, en promedio cada uno costó $6.73. Ventas de dulcería ($563 728) $6.73 Total de artículos vendidos (83673) Podemos hacer algo para vender artículos más caros? La respuesta es SI. Existe una estrategia llamada VENTA INCREMENTAL, consiste en antojar a nuestros invitados ofreciéndole un producto más grande o caro dentro de su orden. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 13 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Esta estrategia no se refiere únicamente a incrementar la venta a través de refrescos o palomitas. Es más sencillo incrementar la venta en estos dos productos, ya que al aumentar el tamaño (chico a grande, mediano a grande o chico a mediano) automáticamente aumentas el precio, sin embargo en casi todos los productos puedes hacer una venta incremental, ya que vendiendo artículos de un mismo grupo se debe tratar de vender los que tengan un precio más elevado (En cada tipo de productos se puede impulsar aquel que sea más caro). La forma en que sabremos el precio al que se compran los artículos será a través del Precio Promedio por Artículo, a mayor Precio Promedio, mayor Venta Incremental. Es importante mencionar que el Precio Promedio depende directamente del mix de precios de la dulcería. Para realizar el cálculo de este indicador a las ventas totales de la dulcería se les quita el IVA (Impuesto de Valor Agregado, se obtiene de dividir el total entre 1.16) por lo que se contempla como una venta neta de la dulcería. Nota: El valor del IVA (16%) puede cambiar de acuerdo a las disposiciones o leyes fiscales. Finalmente, existe un indicador que nos mostrará el resultado de todo el esfuerzo realizado en las concesiones considerando todos los factores vistos con anterioridad: El Per cápita Es el consumo promedio en las concesiones por cada invitado. Para conocer el Per cápita tenemos que dividir las ventas de las concesiones entre la asistencia. Ventas netas Asistencia Per cápita Existen otras alternativas para calcular el Per cápita: Incidencia de compra Transacción promedio PREX-01-FT-06 Per cápita Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 Incidencia de grupo Tamaño de grupo (Artículos por transacción) (Precio promedio por artículo) PAGINA: 14 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Per cápita (Incidencia de grupo) (Artículos por transacción) (Precio promedio por artículo) Per cápita Tamaño de grupo Con base en lo anterior, el generador de ventas se podría observar de la siguiente forma: PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 15 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Generador de utilidades. Generador de Utilidades es la relación que existe entre las ventas y los costos. Las ventas son generadas a partir de las acciones que se realizan para incrementar las ventas, a continuación se explicarán los conceptos que ayudarán a analizar los costos. Para poder calcular los costos se necesita considerar que los ingresos de las concesiones, se dividen en dos: Lo anterior quiere decir que para vender un producto, se necesitó comprar previamente el producto a utilizar para la venta, sin embargo, al darle un precio de venta, se tendría que recuperar la inversión. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 16 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Por ejemplo, en un complejo se compra maíz, aceite, sal y canastillas para poder vender palomitas, el costo de todo este producto fue de $5, es decir, se gastó esa cantidad para vender palomitas, sin embargo, se venderán a un precio más elevado para recuperar la inversión, teniendo ingresos de $15. Con base en el ejemplo anterior, los ingresos quedarían divididos de la siguiente forma: Es decir, para vender $15, se tuvo un costo de $5 y una utilidad o ganancia de $10. El objetivo del gerente de concesiones será generar mayores ventas o ingresos con el menor costo y la mayor utilidad. 1. Costo teórico de las concesiones. Costo de Venta. El costo de venta es la cantidad de dinero que Cinemex pagó por los productos que vendió, es decir, en el costo de venta no se contabiliza el producto que se tiene almacenado, solamente el producto que ya no existe físicamente. El costo de venta puede der teórico o real. a) Costo de venta teórico: Es la cantidad de dinero que deberíamos haber gastado para vender el producto que ya no tenemos. b) Costo de venta real: Es la cantidad de dinero que gastamos para vender el producto que ya no tenemos. Para calcularlo, se toma en cuenta todo aquel producto que aunque no se haya vendido, ya no existe en el almacén. Por ejemplo: Con base en el caso anterior de las palomitas, se estima que con lo invertido alcanzará para vender 5 palomitas grandes, por lo que el costo teórico sería de $5, sin embargo, durante la operación, un staff tira accidentalmente las palomitas que le daría a un invitado. Lo anterior quiere decir que en lugar de vender 5 palomitas, solo se venderán 4. En el costo real se consideraría lo que se invirtió ($5) más lo que se perdió (unas palomitas, $1), por lo que el costo real sería de $6. COSTO TEÓRICO: Se invirtieron $5 para vender 5 palomitas $1 $1 $1 $1 $1 = $5 COSTO REAL: Se invirtieron $5 para vender 4 palomitas y se mermaron unas. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 17 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 $1 $1 $1 $1 = $5 + (Pérdida) $1 = $6 Cabe mencionar que al referirnos al producto no existente físicamente, se incluye tanto la merma y desperdicio como el producto que se vendió o regaló (merma sin costo). Si trasladamos el ejemplo al cuadro de ingresos, se podría explicar de la siguiente forma: COGS. El costo total de dulcería es lo que pagamos por el producto que ya no se tiene en el cine, al dividir este número entre las ventas de dulcería, el resultado, que se presenta como porcentaje, es el costo promedio de cada peso que ingresó al cine por la venta de productos en la dulcería. Este número es al que llamamos COGS (Cost of good sold). El COGS será el porcentaje de los ingresos que se utilizó para vender los productos, es decir, es el costo expresado en porcentaje. De igual forma como en el costo, el COGS puede ser teórico o real Con base en el ejemplo anterior, quedaría de la siguiente forma: PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 18 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Hay dos cuestiones que afectan el COGS de un complejo, por un lado está el mix de productos que vendemos y por otro lado el control de inventarios. Mix de Productos. Este se refiere a la combinación de los productos de las concesiones, es importante tomar en cuenta el mix ya que en principio no todo nos cuesta lo mismo y tampoco vendemos la misma cantidad. Es importante que el complejo no haga o invente sus propios combos o recetas ya que esto desvirtua la información del mix de productos. Si se desea proponer nuevos combos es importante que se comuniquen al área de Concesiones corporativo. Por ejemplo: Mix de productos Producto Costo Palomitas $3 Refresco $5 Crepa $8 Papas $4 El costo de cada producto se determina por su receta, mejor conocido como consumo según receta, el cual se refiere a todo el producto que se marcó en punto de venta y por lo tanto se ha descontado del producto que aún tenemos. Por ejemplo, si se marcan unas palomitas saladas grandes, en el sistema se descontará una canastilla, maíz, aceite y sal, es decir, lo que en teoría se debería utilizar para vender las palomitas. Si sumamos las recetas que se descuentan de todos los productos que vendimos, nos da como resultado el costo teórico, es decir, el consumo según receta y costo teórico deberían ser iguales. Por ejemplo: Maíz $1 Aceite $1 Sal $0.50 Canastilla $0.50 $3 Consumo según receta Costo teórico de las palomitas De igual forma, se puede calcular el COGS Teórico de un producto utilizando la siguiente fórmula: COGS Teórico de un producto = Por ejemplo: PREX-01-FT-06 Costo de receta ________________ Precio Neto Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 19 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 COGS teórico del producto Para obtener el costo téorico de todas las concesiones se realiza lo siguiente: 1. Obtener el costo teórico de cada producto que se vendió en las concesiones. 2. Multiplicar la cantidad de artículos que se vendieron por el costo del artículo correspondiente. 3. Multiplicar la cantidad de artículos vendidos por su precio de venta y quitarle el IVA para obtener las ventas netas. 4. Dividir la suma de todos los costos teóricos entre las ventas netas de las concesiones. Costo Teórico de Concesiones Costo Teório por Producto Cantidad Vendida Ventas de Concesiones Por ejemplo: PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 20 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Costo receta: Es la cantidad que nos cuesta vender una pieza, por ejemplo, vender unas palomitas grandes, nos cuestan $4.23. Precio: Es el monto al que se venderá el producto, por ejemplo, unas palomitas grandes, se venderán en $45. Cantidad vendida: Es el total de productos que se vendieron, por ejemplo, se vendieron 13 palomitas grandes. Total de costo: Es la cantidad que costarían los productos que se vendieron, por ejemplo, vender 13 palomitas grandes, cuesta $54.99 ($4.23 x 13). Venta neta: Es el monto generado por la venta de producto sin considerar su IVA, por ejemplo, vender 13 palomitas, generó ventas de $504.31 ($45 x 13 /1.16). COGS: Es el porcentaje de dinero que se utilizó para vender los productos, por ejemplo, del 100% de las ventas de 13 palomitas ($504.31), se utilizó el 10.90%, es decir $54.99. Para obtener el COGS de las concesiones, se debe relizar el calculo anterior del mix de productos, por ejemplo,en el caso anterior, se utilizó el 22.58% de los ingresos ( $1922.41) para vender los productos enlistados, o, dicho de otra forma: Por cada peso que vendimos (no se toma en cuenta el IVA), se tuvo un costo de $0.2258, es decir, el COGS es el porcentaje de las ventas que se utiliza para pagar el producto que se está consumiendo. 2. Ciclo de control de inventarios. Es una serie de pasos que seguimos para administrar el inventario desde que llega al almacén, hasta que sale de las concesiones: 1. Pedido. Es la primera etapa del ciclo de control de inventarios en la cual se tiene que estimar la cantidad de producto que se va a utilizar. Para elaborar correctamente el pedido se tienen que tomar en cuenta algunas variables: Inventario total del complejo, es necesario verificar que se lleve adecuadamente el conteo previo a la solicitud del producto. Estimación de ventas, revisión del Forecast. Estacionalidad, alta o baja de asistencia por concepto de temporada. Eventos, contemplar si se contará con eventos en esa semana, y verificar si tiene solicitud de pedido. Inventario de seguridad, contemplar de en temporada baja 1 semana y en temporada alta 2 semanas de inventario. Ruta de entrega proveedores, verificar cuando llegan los proveedores, para tomar en cuenta esos días. 2. Recepción y Almacenamiento. En esta etapa del Ciclo de Control de inventarios, se recibe el producto y se almacena en la Bodega General. 3.Transferencias. Movimiento de producto en sistema y físico de una locación a otra dentro del mismo complejo. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 21 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 4.Salida de Producto. La salida de producto puede ser de diferente manera y el objetivo principal es que se registre en sistema VISTA, a continuación algunas de las salidas del producto: Venta, Marcaje en VISTA de cada producto que se vende y se descuenta del inventario de acuerdo a su receta. Merma, Producto que por la operación del día ya no tiene la calidad para venderse. Toda merma debe ingresarse en Vista el día en que se genera. Merma sin costo, Producto sin costo para el invitado que por algún motivo devuelve, pero si genera un costo para la empresa, por lo que debe de tener un registro en sistema VISTA. Producto de empleado, Registro de productos en VISTA a precio de empleado. 5. Conteo. El conteo es la toma de inventario física de las locaciones existentes, es donde tendrás que poner la mayor atención para registrar todos los valores correctamente, revisar el proceso [5.3 Toma de inventarios actualizado]. El último paso en el Control del Inventarios es la valuación, el momento donde se transforma nuestro inventario en dinero. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 22 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 La parte más importante del gerente de concesiones es el cuidado y control de los almacenes, es ahí donde radica la excelencia en una administración o pérdidas cuantiosas, es donde se refleja directamente el desempeño del costo del cine. ¿Por qué es necesario gestionar el almacén? Para reducir la diferencia entre costo teórico y costo real. Para administrar correctamente los inventarios. Para ser eficientes durante la operación del día a día. 3. Costo real de las concesiones. El costo real hace referencia al dinero que en realidad se utilizó de los ingresos para vender los productos de las concesiones. Para calcular el costo real, es necesario realizar un conteo del producto que tenemos en almacén para conocer la cantidad que ya no tenemos, de esta forma se puede realizar una valuación de cuánto nos costó vender ese producto. Para comprender el costo real, se deben analizar los siguientes conceptos: Inventario inicial. Se trata del producto con el que se inicia un periodo; corresponde al último conteo realizado en el periodo pasado. Inventario final teórico. Es lo que el complejo debería tener después de realizar el siguiente cálculo: Inventario inicial + Compras + Transfer In - Transfer Out – Consumo s/ receta Inventario inicial: Se debe de incluir absolutamente todo el producto que se tiene, es decir, el que está en las bodegas, en las dulcerías, gavetas, Candy display, etc. El inventario inicial es simplemente la cantidad de producto que tenemos al inicio del período y el inventario final es lo que tenemos cuando este período termina. Ejemplo. Si terminó Enero con $350,000.00 en inventario (Inventario Final Enero), empezaré Febrero con los mismos $350,000.00 (Inventario Inicial Febrero). ¿Qué sucede si se hace mal la valuación del inventario? Si se hace una mala valuación del inventario este afectará al COGS no siendo el correcto. Existen formas de hacer una valuación errónea, una de ellas es contar mal el producto y la otra es darle un precio diferente. Adicionalmente a las anteriores, recuerda que mermar un producto de forma incorrecta, hacer mal el conteo de productos, hacer mal la recepción de productos en sistema (ORACLE), entre otros, también pueden afectar a la mala valuación del inventario. Ejemplo. Supongamos que tenemos en inventario solamente 10 vasos y 5 chocolates, el precio de los vasos es de $1.00 y el del chocolate $3.00. Como resultado obtenemos que nuestro inventario vale $25.00 (10 x $1.00 + 5 x $3.00) PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 23 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Si decimos que tenemos solamente 5 vasos y 5 chocolates mostraremos un resultado erróneo ya que diremos que nuestro inventario vale $20.00, es decir, menos de lo que realmente vale. Si por el contrario decimos que tenemos 15 vasos y 5 chocolates nuestro inventario valdría $30.00. En ambos casos se está midiendo mal el inventario. Ahora supongamos que contamos bien pero tenemos otros precios, si el vaso lo evaluamos a $0.50, entonces nuestro inventario valdría $20.00. Sucedería lo mismo si consideramos un precio más alto. Respecto al precio, es necesario verificar que los precios en el reporte de valuación están vigentes. Compras: La influencia que tienen las compras sobre los costos se mide por los recibos generados (En Oracle) y las compras de caja chica (En EM), es decir, el importe de TODOS los recibos generados junto con las compras de caja chica durante el período es lo que se considera como compras. También puede haber factores como provisiones y cancelación de provisiones que se hacen por el área de Compras que pueden afectar las compras. La labor de verificar las compras que se realizaron en el período corresponde al departamento de Compras del corporativo, la labor del cine radica en que deben de generar todos los recibos e ingresar las compras de caja chica en EM. Transferencias (In y Out): La forma en que las transferencias influyen en sus costos depende del tipo de transferencia que se realiza. Lo que es un Transfer In para un complejo es un Transfer Out para otro. Existen elementos de apoyo para las Transferencias (In y Out), como es el que correo electrónico que se recibe en cada transacción. En caso de no recibirlo cuando se hace transacción es importante que se reporte a la MAC ya que esto puede provocar que la información se duplique o triplique afectando los resultados del Costo. Por ejemplo: Se realiza una transferencia del complejo A al B. Del complejo A salen 5 chocolates de $3.00 cada uno (Transfer out). En este cine, se resta el monto total de $15.00 de su costo, en realidad no le sucede nada porque es mercancía que ya no tiene, el complejo B (Transfer in) a él si se le incrementará el monto total de $15.00, puesto que recibe el producto, verificar proceso 1.8 Transferencias entre complejo actualizado. Inventario final real. Es el producto con el que se cuenta en realidad al realizar un conteo. Para calcular el costo de las concesiones, utilizaremos las siguientes fórmulas: PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 24 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 El objetivo de obtener un costo teórico y un costo real es monitorear las diferencias y tratar de explicar por qué se dan. Haciendo consciente que esta diferencia entre el costo teórico y el costo real, es decir lo que en “teoría” tuvo que haber costado contra lo que “en realidad” me costó, es la merma; misma que contempla todo aquel producto perdido por cualquiera de las siguientes razones: caducidad, mala recepción, robo, mala toma de inventarios, producto mermado día a día, etc. Cuando la merma no justifica la discrepancia entre el Inventario Teórico con el Inventario Real es cuando realmente se ha perdido producto afectando a los resultdos del Costo. 4. Utilidades. El objetivo de toda empresa es generar Utilidades, que es la diferencia de los Ingresos menos los egresos, los ingresos se dan por medio de las ventas generadas por los invitados al comprar en las concesiones, los egresos se dividen en dos rubros: Costos: Es una salida de dinero que se recupera con la venta del producto, y nos genera una denominada utilidad bruta, se le llama así, ya que sólo toma en cuenta lo ya vendido (costo de venta), como se ha mencionado con anterioridad. 𝐼𝑁𝐺𝑅𝐸𝑆𝑂𝑆 (−)𝐶𝑂𝑆𝑇𝑂𝑆 (=)𝑼𝑻𝑰𝑳𝑰𝑫𝑨𝑫 𝑩𝑹𝑼𝑻𝑨 Gastos, Hace referencia al dinero desembolsado por la empresa, en el desarrollo de sus actividades, se deben de hacer para mantener en condiciones apropiadas la operación del complejo, como son los salarios, la compra de suministros, reparaciones de equipo, mantenimiento de instalaciones, etc.El resultado de tomar en cuenta los gastos se le denomina Utilidad Operativa. PREX-01-FT-06 Rev. 00 22 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 REVISIÓN: 01 PAGINA: 25 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 𝐼𝑁𝐺𝑅𝐸𝑆𝑂𝑆 (−)𝐶𝑂𝑆𝑇𝑂𝑆 (=)𝑼𝑻𝑰𝑳𝑰𝑫𝑨𝑫 𝑩𝑹𝑼𝑻𝑨 (−)𝐺𝐴𝑆𝑇𝑂𝑆 𝑂𝑃𝐸𝑅𝐴𝐶𝐼Ó𝑁 (=)𝑼𝑻𝑰𝑳𝑰𝑫𝑨𝑫 𝑶𝑷𝑬𝑹𝑨𝑻𝑰𝑽𝑨 El EBITDA, por sus siglas en inglés Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, O UAIIDA Utilidad Antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones [ Lo constituye los elementos financieros (intereses de la deuda), tributarios (impuestos), cambios de valor del inmovilizado (depreciaciones) y de recuperación de la inversión (amortizaciones)], Es un indicador que da un aproximado de la capacidad de una empresa para generar beneficios considerando únicamente su actividad productiva. Con base en esto es importante tomar en cuenta que cae gran responsabilidad en el área de concesiones, puesto que es el área de donde se obtienen gran parte de los ingresos y como se ha mencionado es donde se encuentra uno de los egresos que más se debe de cuidar, el costo de venta. La utilidad de la empresa esta definida por los ingresos y por los egresos, en el área de Concesiones nuestros principales ingresos son por medio de las ventas por impulso y nuestros egresos más grandes se dan por parte del costo de venta, el diagrama de utilidad permite identificar las variables que impactan tanto en los ingresos como en los egresos. PREX-01-FT-06 Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones REVISIÓN: 01 CODIGO: GUGR-02 PAGINA: 26 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Conclusiones. En el caso de las concesiones, todo esfuerzo va direccionado a obtener mayores ingresos generando una mayor utilidad, que se pueden dar si se llevan a cabo las diferentes estrategias expuestas como el caso del per cápita, así como cuidar el costo por medio de una buena gestión del almacén y todos los movimientos generados en él. La utilidad no es más que el resultado al trabajo que se haya realizado en todas las variables que conforman este modelo. Fecha 18.12.1 9 Revisió n 00 PREX-01-FT-06 Elaboró Cintia Mendoza / Entrenador Experiencia Cinemex. Cambios Re-ingeniería de procesos El presente documento sustituye al manual gerencial de concesiones. Se agregan ejemplos y diagramas del modelo básico de compra venta y costo. Motivo Autoriz ó Actualizació n de documentos . Rev. 00 GUÍA CINEMEX NOMBRE: Guía gerencial de indicadores de Concesiones CODIGO: GUGR-02 30.04.2 0 PREX-01-FT-06 01 Angel Aké Entrenador Experiencia Cinemex. REVISIÓN: 01 PAGINA: 27 de 27 FECHA EMISION: 30.04.20 Se añade la definición de transferencias en el ciclo de control de inventario. Se agregan algunas notas para dar mas claridad. Actualizació n de documentos . Rev. 00
