Ordelis Avila Ruíz

Tesis presentada en opción al título de Licenciado en
Contabilidad y Finanzas
Título: Perfeccionar el manual de
normas y procedimientos contable para
el subsistema de inventario en la U/P
Municipal de Educación Moa
Autora: Ordelis Avila Ruíz
Tutor: Lic. Jorge Luis de la Cruz Delgado
Holguín, 2019
“Un sueño es una escritura y hay muchas escrituras que son sueños”.
Por haber sido partícipe de este y apoyarme siempre ya sea en presencia
o en la distancia.
DEDICATORIA
A nuestro Señor Jesucristo porque por él y para el son todas las cosas
de la vida.
A mis padres Esmérida Odeliria e Ignacio, a ellos que tanto han dado por
mí y todo lo que he logrado es para que se sienten orgullosos de mí.
También a mis abuelos por ser parte de mí, y en especial a mi niña bella
Suri
A mis amigos de Holguín, por soportarme estos seis años, sin sus
cuidados, sin el apoyo y ayuda de ellos no hubiera sido posible lograr
esta meta tan importante para mí. En especial a Neysi y Daimi
A todos, mis verdaderas e infinitas gracias por estar ahí y contar siempre
con ellos. LOS AMO.
AGRADECIMIENTOS
Primeramente a Dios por ser mi fuerza y mi guía en todo momento y
permitir que lograra con éxito esta meta.
A mi familia que con su apoyo y quía me han ayudado a cumplir uno de
mis objetivo, que es ser una graduada universitaria.
A mis amigos, compañeros de aula y conocidos que me han
acompañado en todo momento.
A mi tutor Jorge Luis por su apoyo, comprensión y ayuda incondicional.
A todos mis infinitas gracias y mi eterno agradecimiento. Dios los
bendiga siempre.
RESUMEN
La presente investigación se desarrolla en la Unidad Presupuestada Dirección
Municipal de Educación Moa, en la que se perfeccionará el manual de normas
y procedimientos contable para el subsistema de inventario, la que presenta
insuficiencias al contar con un documento desactualizado que permita
registrar, organizar y controlar los hechos económicos, lo que frena a sus
directivos a ejecutar correctamente el presupuesto asignado y cumplir con lo
que establece la Resolución 54 de fecha 24 de marzo de 2005, lo que se
plantea como Problema de Investigación.
El que tiene como objetivo perfeccionar el manual de procedimientos para el
subsistema de inventario en la Unidad Presupuestada Dirección Municipal de
Educación Moa, para favorecer el proceso de registro de la información
contable que permita a sus directivos, controlar la ejecución del presupuesto
asignado, según lo establece la Ley 126 del Presupuesto del Estado en el
artículo 8, en la investigación se emplearon procedimientos teórico y empírico
que permitieron sentar las bases necesarias para el diseño del manual acorde
a las especificidades de la entidad, y respondiendo a las normativas vigentes,
se recomienda su debate, aprobación y aplicación por la dirección.
El trabajo cuenta con dos capítulos, el primero es una reseña del marco
teórico, el papel que desempeña la contabilidad, la importancia del
procedimiento y su estructura, así como los elementos teóricos que sustentan
la investigación, y el segundo se realizó la caracterización de la entidad y el
diseño del procedimiento contable financiero para el subsistema de inventario.
ABSTRACT
The present study develops in the Budgeted Unit Municipal Management of
Educación Moa, in which present insuficienses because it doens´t count whit a
documente that allows to registrer, organize and control economical facts, in
which the executive have to implement correctly the implied assigned and
fulfiel the stablishment in the resolution 54 dated in march 24th, 2005 in which a
research problem is proposed.
It has as a proposal to desing a manual of procedure for thr subsystem of
inventory in the budgeted, municipal unit in Moa educational system to favor
the proves of the countable information register that allows to is executives
controlling the law 126 of 2019 from state in the research was employed
theorethical and empirical procedure that allow to seat the necessary funds to
desing the manual according to the especificities in the entity, answening to the
valid norms it´s recommended its discussion, approbation and by the direction.
The work has two chapters, the first one is a review of the theoretical frame,
the role that the accounting performs, the importance of the procedure and
structure and the theoretical elements which nourish research, in the second
chapter the characterization of the entity and the design of the financial
accounting procedure was made. Besides the conclussions and
recommendations guided.
INDICE
INDICE ................................................................................................................................................. 6
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 1
CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL DE LA INVESTIGACION .................................................... 6
1.1 SURGIMIENTO Y EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA CONTABILIDAD ...................................................... 6
1.2 NORMAS CUBANAS DE CONTABILIDAD. ........................................................................................ 13
1.3 ANTECEDENTES DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ......................................................... 14
1.4 IDENTIFICACIÓN ............................................................................................................................. 18
1.5 GENERALIDADES DEL SUBSISTEMA DE INVENTARIOS .................................................................. 20
CAPITULO II. PERFECCIONAMIENTO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLE PARA
EL SUBSISTEMA DE INVENTARIO EN LA U/P MUNICIPAL DE EDUCACIÓN MOA. ................................. 28
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA U/P MUNICIPAL DE EDUCACIÓN MOA ................................................. 28
2.1 CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA CONTABLE...................................................................................... 36
2.2 DIAGNÓSTICO AL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE SUBSISTEMAS DE INVENTARIOS
............................................................................................................................................................. 40
2.3 PERFECCIONAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ................................................... 46
CONCLUSIONES .................................................................................................................................. 51
RECOMENDACIONES .......................................................................................................................... 52
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................................................... 53
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 54
Anexos
INTRODUCCIÓN
Al plantearse los Lineamientos de la Política Económica y Social del
Partido y la Revolución para el período 2016-2021, en el marco del VII
Congreso del Partido Comunista de Cuba, donde se plantea que es necesario
perfeccionar el proceso de planificación y elevar el control sobre la
utilización de los recursos financieros del Presupuesto del Estado, tanto
en los ingresos como en los gastos, teniendo en cuenta los principales
acontecimientos y circunstancias de orden externo e interno presentes en el
país.
La Unidad Presupuestada Municipal de Educación Moa, se encuentra en el
tercer perfeccionamiento educacional, con el objetivo de elevar la eficiencia y
la eficacia en los servicios prestado, por lo que debe de implementar un mayor
control de los inventarios de que dispone.
Las Normas Cubanas de Información Financiera propician un marco
conceptual y metodológico e instruye a la entidad en cómo realizar el trabajo,
está a su vez, tendrá la tarea de adecuar dicha información, dada las
características propias de su actividad, mediante el perfeccionamiento del
Manual de Normas y Procedimientos, donde quedarán expuestas las bases
normativas contables como parte del Sistema de Control Interno.
A partir de las actuales condiciones y del escenario internacional previsible, la
política económica se dirige a enfrentar los problemas de la economía en el
caso de la esfera o sistema presupuestado:
La Unidad Presupuestada Municipal de Educación Moa dentro de su
estructura organizativa cuenta con una subdirección económica encargada de
la gestión de todo el proceso contable donde se observan insuficiencias
arraigadas en el desconocimiento de las normas establecidas para el
tratamiento del inventario, como es:

Falta de información oportuna que permita evitar pérdidas materiales y
monetarias, al no realizarse a tiempo el control de los inventarios.
1

Infracciones en los procedimientos para la recepción y control de los
inventarios.

La separación de funciones dentro de las áreas no están bien
delimitada.

Existencia de documentos desactualizados en las áreas subordinadas
provocando que el control interno en las mismas, sea insuficiente, estos
modelos se relacionan a continuación:
 Submayores de Inventarios.
 Control de Inventarios
 Control de Medios Entregados
Las normas contables constituyen el mecanismo mediante el cual se logra de
forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de un ente, quedando
expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de
operaciones, código, procedimientos, alcances de funciones, sistemas y otros
elementos que son el soporte de los Manuales de Procedimientos como
herramientas de trabajo, por lo tanto deben ser actualizados sistemáticamente
y cumplir con todo rigor lo que en ellos se dispone, considerando siempre que
en las entidades, el Sistema de Control Interno debe ser sencillo, previendo
que hasta el máximo dirigente se responsabilice con la revisión y supervisión
de las operaciones.
El país tiene como prioridad lograr que sus entidades operen con una sólida
estructura, sean fuertes, estén bien organizadas para de esta forma alcanzar
resultados superiores en su gestión económica financiera y se hace necesario
que las mismas posean procedimientos contables – administrativos, los que
son utilizados para organizar y administrar el funcionamiento de cada una de
las operaciones y actividades que se realizan de manera homogénea y que
cada dirigente, funcionario y trabajador las conozca.
La Resolución 54 de fecha 24 de marzo de 2005, en su primer resuelvo
“Establece
que
las
empresas
estatales,
privadas
y
mixtas,
grupos
empresariales, uniones de empresas, organizaciones económicas estatales,
unidades presupuestadas y entidades del sector cooperativo y campesino, en
las entidades, deben elaborar a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad
2
y de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base
normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de Control
Interno.
Resolución 268 de fecha 28 de agosto de 2018, en las definiciones generales
numeral 4 “Dispone que todas las entidades deben elaborar un Manual o
Reglamento de Control Interno, de acuerdo a lo establecido en la Resolución
54, de 24 de marzo de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precio, considerando
las normativas fundamentales relativas a la Contabilidad Plan de Cuentas a
aplicar, uso y contenido, análisis,
tratamientos contables específicos, y
modelos a emplear como documentos primarios para cada subsistema
Por la situación problemática que afronta la Unidad Presupuestada Dirección
Municipal de Educación Moa, donde no se definen debidamente los
procedimientos contables para el registro, la contabilización y exploración de
los inventarios de que dispone la entidad para el cumplimiento de su encargo
estatal, pudiendo causar efectos negativos y pérdidas de recursos por
descontrol por parte de los administrativos encargados de su control, se define
como Problema Social.
La entidad tiene desactualizado desde hace varios años (2007) su manual de
normas y procedimientos por lo que no logra un adecuado control de los
inventarios de que dispone corriendo el riesgo de un uso inadecuado de los
mismos, a pesar de existir una política referida al sistema contable, no se
cumple con esta, existiendo deficiencias e insuficiencias en este sentido lo que
constituye la situación problemática de la presente investigación.
Problema de investigación: El proceso de registro de la información contable
en la Unidad Presupuestada Dirección Municipal de Educación Moa, presenta
insuficiencias al contar con un documento desactualizado que no permite
registrar, organizar y controlar los hechos económicos, esto dificulta, que no
se controle correctamente el presupuesto asignado al sector.
Como objeto de estudio: el proceso de registro de la información contable
en el subsistema de inventario de la Unidad Presupuestada Dirección
Municipal de Educación Moa.
3
Como objetivo: Se propone perfeccionar el manual de procedimientos para
el subsistema de inventario en la Unidad Presupuestada Dirección
Municipal de Educación Moa, para favorecer el proceso de registro de la
información contable que permita a sus directivos, controlar la ejecución del
presupuesto asignado, según lo establece la Ley 126 del 2019 del Estado.
Campo
de
acción:
El
subsistema
de
inventario
de
la
Unidad
Presupuestada Municipal de Educación Moa.
Se plantea como idea a defender, que con el perfeccionamiento y puesta
en práctica de un manual de procedimiento contable de alcance
organizativo se logra estandarizar los métodos de trabajo, servirá de
procedimiento permanente para la mejorar las actividades a desarrollar,
evitará consultas continuas e innecesarias en cuanto al tema de inventario.
Para dar respuesta a la idea a defender formulada se proponen las siguientes
tareas:
1- Establecer
el marco teórico conceptual del proceso de registro de la
información contable.
2- Diagnosticar el proceso de registro de la información contable de la Unidad
Presupuestada Dirección Municipal de Educación Moa.
3- Perfeccionar el manual de procedimientos para el subsistema de inventario
en la Unidad Presupuestada Dirección Municipal de Educación Moa,
4- Validar parcialmente el manual de alcance organizativo, para la confección
de la Base Normativa Contable de la Unidad Presupuestada Dirección
Municipal de Educación Moa.
Durante el desarrollo de la investigación se utilizaron los siguientes métodos,
procedimientos y técnicas de investigación.
Como herramientas de investigación en el desarrollo del proceso se utilizaron
varios Métodos, dentro de ellos Métodos Teóricos, como el Análisis y
síntesis de las normativas y resoluciones establecidas, El Hipotético –
Deductivo para elaborar la idea a defender, posibilitando definir su solución.
Se emplearon Métodos Empíricos además, como la Observación Directa
para la caracterización del problema (es un método primario de recopilación
de información acerca del objetivo a estudiar), el Análisis de Documentos en
4
la revisión de resoluciones, reglamentaciones y normas establecidas
relacionadas al inventario, la Entrevista Directa con los directivos y
trabajadores del área económica.
El presente trabajo de investigación se encuentra estructurado con la
introducción, dos capítulos, conclusiones, recomendaciones, bibliografía y
anexos. En el capítulo uno aparece el análisis del marco teórico referencial del
objeto de estudio y campo de acción. El dos hace referencia a todos los pasos
que hay que seguir para el desarrollo del procedimiento contable.
El aporte de la investigación consiste en proporcionarle a la entidad un
importante instrumento para el registro y control de las operaciones contables
del subsistema de inventario, lográndose con ello suministrar información
suficiente y fiable que le asegure una ordenada planificación, operación y
control de sus procesos, además de servir de capacitación al personal dentro
de las tareas claves y a la administración como una herramienta eficaz para la
toma de decisiones, en la cual se establecen claramente los criterios y tareas
que deben observarse en la elaboración de su contabilidad.
5
CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL DE LA INVESTIGACION
En el desarrollo de este capítulo tiene como objetivo encontrar base teórica de
las principales normativas y elementos que sustentan la investigación
realizada, utilizando como método científico el histórico – lógico, posee cinco
epígrafes los que hacen referencia a los antecedentes del surgimiento de la
contabilidad
hasta
llegar
a
los
antecedentes
de
los
manuales
de
procedimientos, reflejando su evolución histórica y puesta en práctica en las
empresas, a partir del análisis de criterios de diversos autores que han tratado
la temática, como resultado de la revisión bibliográfica, donde se exponen las
diferentes teorías que sustentan el desarrollo de la presente investigación.
La contabilidad como herramienta nos brinda información para la toma de
decisiones a las direcciones de las empresas, tiene ésta mayor peso en la
medida que se perfeccionen las teorías de la dirección científica, la cual exige
un flujo de información cierta y precisa, a partir del desarrollo de la informática,
pues en casi todas las entidades las informaciones contables se encuentran
en soporte digital que facilita el desarrollo contable de las entidades.
1.1 Surgimiento y evolución histórica de la contabilidad
Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la
manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección
aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado
complejos para poder conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes
necesitaban calcular la repartición de tributos y registrar su cobro. (Francisco
pág. 2)
Tuvo su origen en el desarrollo de los conocimientos de la sociedad y el
pensamiento que trata los fenómenos económicos, su explicación y
transformación. La necesidad de la contabilidad se crea con el apremio del
hombre para controlar y administrar sus recursos, por lo que su origen se
remonta al origen del comercio. Algunos estudiosos afirman que la escritura se
desarrolló con el fin de registrar la información contable.
Con el transcurrir del tiempo han ocurrido una serie de controversias,
discusiones, análisis y teorías en cuanto al carácter que tiene la Contabilidad,
6
en el sentido de si debe ser considerada una ciencia, una técnica o un arte.
La contabilidad es una actividad tan antigua como la misma humanidad;
aparece en la historia como resultado del desarrollo de la actividad económica,
la división y especialización del trabajo y, por supuesto, del comercio.
En la medida en que se desarrollan las fuerzas productivas y la necesidad de
registro y control de las operaciones económicas y la producción adquiere un
carácter cada vez más social, la contabilidad va evolucionando en sus formas
y métodos de registro y análisis hasta alcanzar el nivel científico.
La evolución de la contabilidad en principio su origen fue meramente empírica
y respondía a la necesidad del registro. A medida que la necesidad elemental
generadora va siendo satisfecha, se inicia el proceso de investigación de
principios
y
causas,
caracterizador
de
la
ciencia,
sometiéndose
a
sistematización el contenido material poseído, obteniéndose los primeros
principios
No es posible enmarcar en etapas o períodos rígidos esta evolución, tal como
expone (Karl, 1867) en El Capital, tomo I, en relación con la historia de las
sociedades: “Se trata de encontrar los grandes rasgos, las características
generales, pues en la historia de la sociedad ocurre como en la historia de la
tierra, donde las épocas no se hallan separadas las unas de las otras por
fronteras abstractas y rigurosas”. Varios hechos marcan momentos divisorios
en la historia de la disciplina contable.
De acuerdo con varios autores la disciplina contable se divide en cuatro
grandes períodos, estos períodos son: período empírico o de partida simple,
abarca desde la antigüedad hasta la edad media (1202); período de génesis y
aparición de la partida doble (1202-1494); período de desarrollo del cortismo o
clásico (1494-1840) y período científico (1840-hasta la actualidad). (Vicente,
1978).
Se especifican tres momentos dentro de la evolución contable: arte empírico
basado en la experiencia, y se elaboran normas prácticas rudimentarias;
divulgación del arte, “publicidad” de las normas, comentarios y primeras
críticas y, por último, crítica “científica” con la aparición de “principios”
regidores de la contabilidad. (Mario, 1999), otro criterio de la evolución la
7
divide en cinco etapas, circunscritas al entorno español: etapa pre moderna o
anterior a la partida doble, la cual comprende desde el siglo XIII hasta el XV;
implantación y difusión de la contabilidad por partida doble, siglo XVI y primer
tercio del siglo XVII; período de silencio y olvido de la partida doble
aproximadamente durante el siglo siguiente; reaparición de noticias sobre la
misma, a partir de 1736, y edad contemporánea, desde el siglo XX hasta la
actualidad. (Francisco pág. 4 y 5)
Generalidades de la contabilidad
La Contabilidad registra, clasifica y resume, en términos monetarios, las
operaciones económicas que acontecen en una entidad y por medio de ella se
interpretan los resultados obtenidos, representando un medio efectivo para la
dirección de la entidad. (MFP, 2005 pág. 10) Esta disciplina estudia el
patrimonio y presenta los resultados a través de estados financieros, su
finalidad es proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada
y sistemática sobre los procesos contables de una entidad, considerando los
eventos económicos que la afecten para permitir a ésta y a terceros la toma de
decisiones sociales, económicas y políticas.
El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y
socios de un negocio sobre lo que se deba y tenga. Se puede dividir en
objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar
información a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las
decisiones y el control de las operaciones y el financiero es proporcionar
información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en
el pasado.
La posición de la contabilidad en el mundo actual de negocios, ha creado la
necesidad
de
establecer
controles
sobre
los
niveles
profesionales:
Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar
el patrimonio de las empresas, con el fin de servir a la toma de decisiones y
control, presentando la información previamente registrada, de manera
sistemática y útil para las distintas partes Interesadas: Posee además una
técnica que produce sistemática y estructuradamente una información
cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las
8
transacciones que efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos
económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de
facilitar a los diversos públicos interesados.
Se puede definir como el sistema que mide la actividad en los negocios y
procesa dicha medición en informes y estados financieros para comunicar
resultados y hallazgos a los encargados de tomar las decisiones más
acertadas.
El producto final de la contabilidad son los Estados Financieros, ellos resumen
la situación económica y financiera de la empresa. El objetivo de los Estados
Financieros es suministrar información acerca de la situación financiera,
desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal
información sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar decisiones
económicas.(MFP, 2005 pág. 40)
La contabilidad es una ciencia de carácter social y de naturaleza económica
que proporciona información financiera, constituye las anotaciones, cálculos y
estados numéricos que se llevan en una organización, teniendo como misión
el suministro de datos a la dirección de la empresa, para poder realizar el
proceso de planeación, administración y gestión, además de información a
todos los usuarios, tanto internos como externos. La importancia del dato
contable asume mayor peso en la medida que se perfeccionan las teorías de
la dirección científica, la cual exige un flujo de información veraz y precisa.
Por eso hay que continuar fortaleciendo el papel de la contabilidad
para que constituya una herramienta en la toma de decisiones y
garantice la fiabilidad de la información financiera y estadística,
oportuna y razonablemente.
El sistema contable es un conjunto específico de procedimientos y métodos
aplicables a las transacciones de una organización, relacionado por una serie
de principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer
contabilidad, que a su vez permite llevar el control de todas éstas y tiene como
objetivos fundamentales las siguientes:
9
Desarrollo histórico de la contabilidad en Cuba
La primera contabilidad que conoció la Isla de Cuba fue la que trajeron los
colonizadores y se impuso como parte del sistema de la administración de la
Real Hacienda en las colonias. Del análisis comparativo de varios de estos
criterios de división de la contabilidad, resulta evidente que estos autores
coinciden en que la aparición de la partida doble y más específicamente de la
obra de Luca Pacioli, marca un punto de cambio trascendente en materia
contable.
De acuerdo con el sistema económico existente en Cuba, la regulación
contable cubana posee un carácter totalmente público. La práctica contable
cubana posee una rica historia iniciada a finales del siglo XIX, consolidándose
en el año 1927 con el inicio de los Estudios Superiores de Contabilidad en la
histórica Universidad de La Habana y durante la Pseudo-República logró
alcanzar su mayor esplendor en la década de los años 50, coincidiendo con el
surgimiento de la Contabilidad de Gestión. En el período anterior a 1959, la
normalización contable cubana estuvo muy influenciada por la práctica
contable norteamericana, lo cual se hace extensivo a nuestras universidades,
donde tanto en materia de Contabilidad Financiera, como en Contabilidad de
Costos y de Gestión, se combinan bibliografías de autores cubanos y
norteamericanos; lo cual aún está presente en nuestras aulas universitarias.
Puede decirse que, a partir de 1959, los cambios ocurridos en la vida nacional
fueron debilitando la influencia norteamericana, y en los años de la década del
60, por la primacía de concepciones reconocidas posteriormente como
erróneas, desaparecen las relaciones monetarias-mercantiles entre las
empresas y virtualmente con ellas la Contabilidad, la cual se ve limitada al
control económico. La práctica contable cubana vuelve a renacer en 1975,
pero ahora encontrándose muy influenciada por las concepciones contables
que prevalecían en los antiguos países socialistas de Europa del Este, al
formar parte Cuba de los pueblos miembros del Consejo de Ayuda Mutua
Económica (CAME). A partir de ese momento comienzan sucesivos cambios
en la Contabilidad cubana, que se pueden enmarcar en tres etapas sucesivas de
perfeccionamiento:
10
1ra etapa (1977-1986)
Establecimiento de un sistema de Contabilidad instrumentado mediante un
documento contentivo del contenido económico de las cuentas a utilizar y
los aspectos por los cuales se debitaba y acreditaba; Sistema Informativo;
Normas y Procedimientos; y ejemplos ilustrativos. La aplicación práctica
dio lugar a múltiples adiciones y modificaciones que trajeron efectos
negativos como: exceso de modelos informativos, se priorizó el registro
contable en función de las necesidades informativas de los niveles
superiores, se frena la iniciativa de los contadores en aras del cumplimiento
de la gestión, los Planes de Estudio en las universidades en materia de
Contabilidad de Gestión se ven muy influenciados por los países miembros
del CAME y adolecen de un conjunto de herramientas enfocadas a la toma de
decisiones gerenciales.
2da etapa (1987-1992)
Ocurren transformaciones
dirigidas
a
la
simplificación
del
Sistema
Nacional de Contabilidad (SNC), se suprimen cuentas y subcuentas, se
descentralizan funciones y se racionalizan modelos y anexos del Sistema
Informativo. Sin embargo, el lenguaje era no homologable con el que regía
a nivel internacional, dado la herencia de la participación de Cuba en el
CAME, lo que entraba en franca contraposición con los cambios en el
contexto mundial y la proyección inmediata y futura de la economía
cubana.
3ra etapa (1993-actual)
Gran flexibilidad de la práctica contable cubana, comunicación con socios
extranjeros al adoptar terminología homologable con la práctica contable
internacional, se inicia el proceso de Perfeccionamiento Empresarial en el
cual las diversas ramas de la Contabilidad desempeñan un importante papel.
Puede decirse que el Modelo Contable General de Cuba no representa todavía
un resultado, sino un proceso de evolución en pleno apogeo. Este proceso
consta de varias etapas, entre las que se destacan la de Diagnóstico y la de
Expediente, donde luego de dividir a la organización empresarial en 16
subsistemas (uno de los cuales es el de Contabilidad), se analiza en el primer
11
caso la situación real que presenta la empresa, mientras que en el
segundo se proyecta hacia cómo espera funcionar en el futuro dentro de cada
subsistema.
Con la aplicación del Decreto-Ley No. 192 de 1999, (Estado, 1999 pág. 10) se
comenzaron a dar los primeros pasos en el diseño de un Sistema de
Contabilidad Gubernamental sobre la base de las características propias de la
economía cubana y la experiencia que, sobre esta materia, se aplica en
diferentes países, como parte del Sistema de Administración Financiera del
Estado, y se crea la Dirección de Contabilidad Gubernamental, sin
antecedentes en el país, con la función fundamental de aplicar un método que
permita el registro, veraz y oportuno, de las operaciones propias del estado y
la emisión y análisis de los Estados Financieros de la Nación, de acuerdo con
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados para el Sector
Público.
La normativa antes mencionada en su artículo 67 establece como objetivos del
sistema de contabilidad gubernamental los siguientes
a) Registrar sistemática y oportunamente las transacciones que se originen
dentro del sector público o entre este y los demás sectores, que afecten la
situación financiera de los órganos, organismos y entidades de este sector.
b) Servir de base para el procesamiento de la información financiera requerida
en la toma de decisiones por los responsabilizados con su control y ejecución
y para terceros interesados en ella.
c) Lograr que la información contable, así como los documentos que la
sustenten, estén debidamente ordenados y clasificados, viabilizando las tareas
de control y auditoría.
El actual entorno competitivo exige de las empresas y de todos los sectores de
la economía cubana, un esfuerzo constante en todos los aspectos. La
contabilidad en Cuba ha estado marcada por las propias características del
país, en cuanto al desarrollo económico y social alcanzados.
En las condiciones económicas cubanas posteriores al triunfo de la
Revolución, la práctica contable ha expresado también los diferentes niveles
de desarrollo alcanzados en el control y dirección de la economía,
12
manifestándose diferentes etapas influenciadas por los procesos y decisiones
que prevalecían en el campo socialista. Las últimas décadas del siglo veinte,
se destaca el rediseño de las normas y procedimientos establecidos en el
país.
En las últimas dos décadas, Cuba ha enfrentado una crisis económica
que afectó la dinámica de su desarrollo económico y social. Las
limitaciones de recursos en la economía cubana han supuesto un
rediseño en la esfera social en cuanto a la necesidad de optimizar los
recursos que se destinan a esta esfera y de restablecer las condiciones
que propicien el fomento y fortalecimiento de los valores éticos y morales
que distinguen a la sociedad cubana.
En Cuba, la práctica contable en los últimos años se ha caracterizado por:

Eliminar toda rigidez posible, permitiendo una adaptabilidad total a las
condiciones específicas de cada entidad.

Permitir una adecuada comunicación con los socios extranjeros,
adoptando una terminología que corresponda a la práctica contable
más difundida en nuestro continente.

Eliminar el excesivo tutelaje en materia de registro contable y posibilitar
a los profesionales de la Contabilidad, la opción de analizar y decidir
sobre la real naturaleza económica de cada hecho en la vida
empresarial y sobre sus formas más racionales de registros, a partir de
un conjunto de instrumentos básicos y la observancia de los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados.
1.2 Normas Cubanas de Contabilidad.
En este epígrafe se abordaran las Normas Cubanas de Contabilidad que
forman parte de la Información Financiera, partiendo del concepto que se
define para la contabilidad (MFP, 2005 pág. 10). Prólogo a las normas
cubanas de información financiera
Las Normas Cubanas de Contabilidad que están en vigor, son el resultado del
proceso de perfeccionamiento del ejercicio de la profesión contable que lleva a
cabo el país y de la armonización con las Normas Internacionales de
13
Información Financiera, teniendo en cuenta las características de la economía
cubana.
Se integran, además, las interpretaciones y procedimientos contables, que
serán documentos técnicos emitidos por el Comité de Normas Cubanas de
Contabilidad, para abordar temas en discusión.
Las Normas de Contabilidad se establecen en cada país teniendo en cuenta
las necesidades de los diferentes usuarios.
En Cuba están aprobadas las medidas complementarias, para dar continuidad
a los esfuerzos dirigidos al fortalecimiento de la contabilidad y el control
interno, estableciéndose la obligatoriedad de que las empresas cuenten con
un manual de normas y procedimientos contables financieros, acorde a las
características propias de cada entidad como instrumento metodológico para
su funcionamiento, además constituye un servicio de excepcional importancia
para facilitar la toma de decisiones gerenciales, pues constituyen una eficaz
herramienta de dirección, planeación y de información a los interesados
externos, al consejo de dirección y al colectivo de los trabajadores.
El 24 de marzo de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios aprobó la
resolución 54 la que establece la obligatoriedad de que las entidades cuenten
con el Manual de Normas y Procedimientos Contables Financieros acordes a
las características propias de cada entidad como instrumento metodológico
para su funcionamiento dirigida al fortalecimiento de la Contabilidad y el
Control Interno del Sistema Contable.
1.3 Antecedentes de los Manuales de Procedimientos
Este epígrafe expone los antecedentes sobre los manuales de normas y
procedimientos mediante la consulta de las bibliografías vigentes, así como las
normativas para su implementación, se utilizarán los métodos análisis-síntesis
y la técnica de revisión documental, con el objetivo de establecer las pautas a
seguir en el próximo capítulo.
Como antecedentes del uso de los manuales, de que se tenga registro, data
de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se
contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante
14
los manuales que se instruía a los soldados en las actividades que deberían
desarrollar en las campañas.
Los primeros intentos de manuales fueron en forma de circulares,
instrucciones internas, mediante los cuales se establecía las formas de operar
de un organismo. Ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico,
pero establecieron las bases para los manuales administrativos.
Los manuales administrativos constituyen una de las etapas del Proceso
Administrativo que dan forma a la estructura de la Administración
universalmente reconocida; cuando la Administración es percibida como una
necesidad profesional, su ejercicio se da mediante un proceso, en el que cada
parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con las demás, y
que, además, se dan simultáneamente. Tal secuencia es conocida como
“Proceso Administrativo” y se presenta en todo momento de la vida de una
empresa u organismo social, sea privado, público o mixto.
¿Qué es un procedimiento?
Es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de
una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la
unidad organizativa, no existiendo un patrón, ni forma única para la
elaboración de un Manual de Procedimiento; así como tampoco existe una
uniformidad en su contenido, ya que éstos se diseñan considerando cumplir
con las necesidades y formas de trabajo específicas de las instituciones, este
contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, donde puedan auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
15
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente.
Objetivos de los Manuales de Procedimientos
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas
o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y
su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo
se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia
general, además de otras ventajas adicionales.
En esencia, los manuales representan un medio de comunicación para señalar
las decisiones administrativas que tiene como propósito proporcionar en forma
ordenada y sistemática la información.
Según su clasificación y grado de detalles, los manuales permiten cumplir con
los siguientes objetivos:

Presentar una visión social de la entidad

Precisar las funciones de cada unidad administrativa para delimitar
responsabilidades, evitar duplicaciones
Importancia de los Manuales de Procedimientos
El manual de procedimientos constituye un documento básico para el logro de
las metas y de los objetivos institucionales, Con éste, las organizaciones
podrán realizar sus actividades de una manera más ordenada y eficiente. Un
manual de procedimientos es una herramienta administrativa útil e
indispensable para el mejor desempeño de las actividades, además este
documento permite que los procesos de gestión de la Administración Pública
sean revisados para que, por un lado, se puedan rediseñar y, por el otro, se
mejore la calidad en su ejecución.
Los manuales de procedimientos son importantes porque establecen
formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la
realización
de
las
actividades
administrativas;
porque
precisan
responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las
actividades de una forma ordenada.
16
Manuales de Normas y Procedimientos
En el Manual se encuentra registrada y trasmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
También contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa.
Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan por ser la base del
control operacional contable, ya que en ellos se describe la información
referida a las normas, políticas y procedimientos contables por lo cual se
evaluará el desarrollo operacional. Su lenguaje debe ser claro y sencillo para
uso de terceras personas y al leer las instrucciones sean bien interpretadas.
Son flexibles debido a que se elaborarán considerando la posibilidad de
cambios, éstos deben ser diseñados de forma flexible que permitan
acomodarse a diversas eventualidades, con el fin de enfrentar con los cambios
que se produzcan en el entorno empresarial.
Es de vital importancia contar con los manuales en todas las empresas,
puestos que los mismos proporcionan diferentes ventajas al organismo como
facilitar la revisión contable de políticas y procedimientos, permite conocer
detalladamente las actividades de un área de la institución, establece la
continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo, hace
más eficiente y eficaz el trabajo del personal y el registro de las operaciones,
sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración
arbitraria, asegura la continuidad de las operaciones en la empresa durante la
ausencia de algunos de los responsables de un cargo en particular, constituye
un instrumento de gran utilidad en el trabajo de la auditoría por que muestran
los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento
correcto a seguir.
17
1.4 Identificación
Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la entidad.

Nombre oficial.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.

Número de revisión (en su caso).

Responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Índice
o
Contenido.
Relación
de
los
capítulos
y
páginas
correspondientes que forman parte del documento.
Ventajas de los Manuales de Procedimientos
Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la institución o
unidad administrativa, y en especial para los empleados, ya que le permite
cumplir en mejor tiempo con sus objetivos particulares, y utilizar los mejores
medios, para así contribuir a los objetivos institucionales estas son:

Permiten fundamentar los procedimientos bajo un Marco Jurídico Administrativo establecido.

Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las
actividades y uniformidad en el trabajo.

Estandarizan los métodos de trabajo.

Ayudan
al
desarrollo
de
las
actividades
de
manera
eficiente y permiten conocer la ubicación de los documentos en general.

La ubicación consiste en identificar dentro del procedimiento el lugar
físico, en donde se encuentran los documentos que acompañan a las
actividades, éste
puede ser:
archivero,
computadora,
diskette,
escritorio, almacén, entre otras.

La información que maneja es formal; información autorizada.

Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.

Son
documentos
de
consulta
permanente
que
sirven
de apoyo para la mejora continua de las actividades.

Establecen los controles administrativos.
18

Facilitan la toma de decisiones.

Evitan
consultas
continuas
a
las
áreas
normativas
y
eluden la implantación de procedimientos incorrectos.

Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.

Sirven de base para el adiestramiento y la capacitación al personal de
nuevo ingreso.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
El Manual de procedimientos debe de contener entre otras la siguiente
información
De la Contabilidad General:

Organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la
información primaria (área, departamento, divisiones, entre otros).

Principales
características de
explotación
del Sistema
Contable–
Financiero, soportado sobre tecnología de la información, si procede.

Detalle del Sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y
de la emisión de las informaciones derivadas del mismo, bien sean:
informatizadas, manual, parcialmente informatizado, centralizado o
descentralizado e integrado o no. (Manual de Usuario).

El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y
análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la
entidad, de acuerdo con las actividades que desarrolla y el modo de
procesamiento de la información.

Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, en
especial de las de utilización específica, establecidas atendiendo a las
particularidades y actividades de la entidad, así como las aclaraciones
que procedan en las de uso general.

Diseño de los Estados Financieros de la entidad.

Procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basados en las
regulaciones emitidas por los órganos estatales, los específicos de cada
entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los
requerimientos de su organización y dirección. Estos procedimientos
19
pueden contener ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho
económico.

Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar
en la entidad y las instrucciones para su confección.

De uso común, que establezcan relaciones con terceros, así como los
que soporten las operaciones de carácter interno;

De uso específico, de acuerdo a las particularidades de las actividades
que desarrollan.
1.5 Generalidades del Subsistema de Inventarios
El principal objetivo de este epígrafe es exponer sobre el Subsistema de
Inventarios, con su clasificación, control, uso y principales cuentas contables
para su contabilización utilizando el método análisis y síntesis para abordar las
principales normativas referentes al tema.
Los inventarios son las partidas más importantes de los activos circulantes de
un balance, debido a que ellas contienen los elementos con que trabajan de
forma directa las entidades. Constituyen una de las partidas más susceptibles
de errores y fraudes, por lo que deben ser constantemente controladas y
establecer las medidas de Control Interno para su correcta custodia.
Se denomina inventario al conjunto de reservas materiales que poseen las
entidades destinadas al consumo por estas, con la particularidad, que rotan
constantemente. Para ampliar la definición de Inventario, podemos decir que
inventario significa la suma de aquellos artículos que están disponibles para el
consumo corriente en la prestación de los servicios.
El subsistema de inventario comprende todas las cuentas, subcuentas y
análisis, donde se registran los valores de las existencias de recursos
materiales destinados al consumo de la entidad y prestar el servicio
eficientemente. Las operaciones de este subsistema se basan en las entradas
y salidas
El inventario es uno de los activos más amplio existente en una empresa.
Aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el
primero, es a menudo el activo corriente más grande. En el segundo, el
inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y
20
así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.
Tiene como objetivo proveer o distribuir adecuadamente los materiales
necesarios para la entidad, colocándolos a disposición en el momento
indicado. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales del
ente, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado; por lo tanto la
gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. Estos
recursos no generan beneficios económicos, ellos están encaminados a
cumplir con el objeto social.
El subsistema de inventario es el proceso contable, encargado de registrar
todas las operaciones que se realizan en la entidad, que por su naturaleza,
constituyen bienes propios , con la misión de mantener actualizado el registro
y control del mismo; consiste en:

El conteo físico por muestras de las mercancías almacenadas, teniendo
en cuenta productos susceptibles de apropiación y directamente
relacionados con la actividad fundamental de la entidad.

Comprobación
por
muestras
de
la
correspondencia
entre
las
mercancías recibidas y las facturadas.

Realización de conteos físicos periódicos, según el plan aprobado por
la autoridad facultada, de acuerdo con la legislación vigente.

En el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con
la legislación vigente.
Principales Funciones del Subsistema
Registrar y efectuar:

La recepción de las mercancías compradas.

El despacho de las mercancías a través transferencias entre
almacenes.

Las devoluciones de mercancías.

Los ajustes de inventarios.

El control de los inventarios.
En el sistema de educación posee grandes cantidades de recursos materiales
en las cuentas de inventarios las que están comprendidas entre la 183 y la
21
209, por lo establecido en la resolución 500 de noviembre de 2016, en este
sector tienen gran importancia los medios en uso, y con el propósito de ejercer
el control de estos recursos, se les ha asignado dos subcuentas en el
Subsistema de Contabilidad, la 0010 En Almacén y la 0020 En Uso.
El control se origina desde los almacenes de la entidad donde son
preservados hasta que se incorporan a las Áreas de Responsabilidad.
Atendiendo a su relación amplia con las diversas áreas que componen la
entidad: almacén, administración, áreas de responsabilidad y contabilidad.
Los Inventarios en el Ministerio de Educación se clasifican en seis grupos como
son:

Útiles de Cocina Comedor

Útiles de Oficinas

Herramientas de Electricidad, Albañilería, Carpintería, y Soldadura.

Materiales para la Enseñanza

Vestuario, Lencería y Medios de Protección

Materias Primas y Materiales.
Definiciones Asociadas a los Inventarios
Almacén: Instalación o área destinada al almacenamiento de los productos
que son controlados física y contablemente.
Almacenamiento: Proceso de recepción, ordenamiento, cuidado, control,
conservación, preparación para el consumo y despacho de los productos.
Área fundamental: Comprende la suma de las áreas de recepción, despacho
y almacenamiento de los productos en el almacén, no incluyendo las áreas
auxiliares, socio administrativo.
Bienes de consumo: Los producidos por el hombre destinados al consumo
de las personas, denominados también bienes finales. Se distinguen entre
estos los bienes perecederos de los duraderos.
Bienes intermedios: Los que se utilizan en el proceso de producción o
servicios para transformarlos en bienes finales o servicios prestados.
Ciclo de reaprovisionamiento: Cobertura del inventario que asegura la
satisfacción de la demanda hasta la recepción del siguiente período.
22
Ciclo de venta: Período que transcurre desde que el bien está listo para la
venta en la red comercializadora hasta que se realiza.
Cobertura: Período en que, con el inventario actual, se asegura la
satisfacción de la demanda.
Entidades estatales: Las empresas estatales, las sociedades mercantiles de
capital totalmente cubano y las unidades presupuestadas.
Esquema de carga: Ubicación en un medio unitarizador de los productos
envasados o embalados en camadas, de forma tal que éstas amarren entre sí.
Estantería: Medio de almacenamiento, generalmente metálico, de múltiples
niveles para la colocación de las mercancías
Estiba directa: Aquellas constituidas por un sólo producto formando bloques
con el uso de medios unitarizadores o no.
Inventarios de lento movimiento: Bienes en exceso que por su cantidad o
período mínimo de rotación expuestos a la venta, requieren un tiempo
prolongado para su consumo o venta, con independencia del valor de uso que
posean. Los bienes de consumo e intermedios se definen de lento movimiento
cuando las cantidades en existencia superan los ciclos de ventas o
reaprovisionamiento establecidos para cada actividad. Para los de consumo,
cuando supera los ciento veinte (120) días, expuestos a la venta o al consumo
y posean cobertura para más de tres (3) meses.
Inventarios estatales: Son aquellos inventarios que fueron adquiridos por el
Presupuesto del Estado, por decisión del Gobierno, para mejorar la situación
económico-financiera de las empresas estatales que los poseían.
Inventarios ociosos: Bienes cuyo bajo o nulo valor de uso o comercial, para
la entidad propietaria o depositaria, determina su inmovilización absoluta por
ausencia total de demanda. El tiempo admisible para definir un bien ocioso no
debe exceder un año, salvo casos excepcionales en correspondencia con las
normas de los órganos, organismos de la Administración Central del Estado y
las organizaciones superiores de dirección empresarial, según corresponda.
Inventarios propios: Aquellos inventarios adquiridos por las entidades
estatales y las sociedades mercantiles para la realización de sus actividades.
23
Inventarios: Las existencias de recursos materiales destinados al consumo
de la entidad o a su comercialización.
Logística de Almacenes: Consiste en la actividad que tiene por objetivo
realizar
la
gestión
de
inventarios,
conservación,
manipulación
y
almacenamiento de bienes de consumo y medios de producción, diseño de
almacenes y la explotación de los medios técnicos utilizados, equipos de
operación y medios de almacenamiento y medición.
Provisión financiera: Aquella que se crea para cubrir las pérdidas que se
generen por la venta de los inventarios de lento movimiento y ociosos, por
debajo de su precio según libro o por rebajas en los precios de venta minorista
Reaprovisionamiento: Acción de comprar para reponer las existencias que
garantizan los ciclos de venta o procesos productivos, en correspondencia con
las normas de consumo y niveles de eficiencia planificados.
Reservas Materiales: Constituyen los recursos materiales acumulados por los
órganos y organismos estatales, entidades económicas e instituciones
sociales, destinados a garantizar la seguridad de la nación, la alimentación y
bienestar del pueblo, garantizando el normal funcionamiento de la economía,
así como, durante las situaciones excepcionales, la vida de la población;
mantener y elevar la capacidad de resistencia del país, asegurar la realización
de las acciones combativas, mantener la seguridad y el orden interior, prevenir
y restablecer las consecuencias derivadas de desastres y continuar la
actividad económico-productiva.
Rotación: Número de veces que es necesario renovar el inventario para
satisfacer la demanda en un período determinado, generalmente por un (1)
año.
El Control Interno en el Subsistemas de Inventarios
El control interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de
mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la
gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa
mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a
prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad
24
razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de
cuenta
Los elementos generales de control interno en el subsistema se deben
cumplir, en correspondencia con lo dispuesto en las Normas establecidas
mediante la Resolución 60 de 1ro de marzo de 2011, de la Contraloría General
de la República, de manera que contribuyan a que los hechos económicos se
registren oportunamente.
El Sistema, es visto como un conjunto de elementos interrelacionados, en
función de un fin, que forman un todo único y que posee características
nuevas que no están presentes en cada uno de los elementos que lo forman.
Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de
acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su
interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en
un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien
definida y la obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto
funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una
organización, solamente esto le permitirá sobrevivir.
El Sistema de Control Interno diseñado por la entidad, tiene que cumplir las
características generales siguientes:
 Integral
 Flexible.
 Razonable.
El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad
razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos,
actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de
normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al
evaluar la relación costo – beneficio.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una
estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria
para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la
25
organización. Habría que agregar a la definición que brinda dos factores
importantes:

El proceso de control debe contar con una definición clara de cada
centro de información. (Centro de responsabilidad).

Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se
recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.
El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o
metas que se trace la organización. Estas pueden ser asumidas como los
objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en
definitiva su razón de ser.
Objetivos
El control interno en este subsistema garantiza que las operaciones, que se
registren se establezcan sobre:

Documentos
primarios
confiables,
confeccionados
sin
borrones,
tachaduras o enmiendas, debidamente formalizados, autorizados y
aprobados, conforme a lo regulado en las Normas Cubanas de
Información Financiera y diseñados de forma integral, flexible y
razonable.

El grado de actualización de la Contabilidad, desde el registro primario
hasta la confección de los Estados Financieros.

Correcta utilización de las cuentas contables, de acuerdo con su uso y
contenido.

El grado de adaptación a las Normas Cubanas de Información
Financiera,
de
los
Sistemas
Contables
soportados
sobre
las
Tecnologías de la Información.
Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las
características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la
organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y
reajustar si es necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e
incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el
Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la información
26
necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qué está
sucediendo alrededor y tomando como base las vías escogidas para llegar a
conocer la reacción a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios
externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cómo y
cuándo cambiar. De ahí la importancia fundamental de la planificación y la
efectiva determinación de objetivos.
Necesidad e importancia del tema
El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia
en el trabajo de las entidades. El desarrollo de nuevos términos relacionados
con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se identificaba, es
decir, solo contable. La introducción de nuevas cuestiones que aporten
elementos generalizadores para la elaboración de los Sistemas de Control
Interno en cada entidad.
Obligatoriedad
Los Sistemas de Control Interno de la entidad, a partir del estudio de sus
características, deben establecer sus acciones y medidas que deben
cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su
funcionamiento.
27
CAPITULO II. PERFECCIONAMIENTO DEL MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLE PARA EL SUBSISTEMA DE INVENTARIO
EN LA U/P MUNICIPAL DE EDUCACIÓN MOA.
Este capítulo contiene la caracterización de la entidad en estudio, el
diagnóstico del subsistema de inventario y el diseño del procedimiento para el
control de los inventarios, para ello se tuvo en cuenta las características del
ente y cumplimentando lo establecido en las Normas Cubanas de
Contabilidad.
2.1 Caracterización de la U/P Municipal de Educación Moa
La Dirección Municipal de Educación subordinada al Consejo de la
Administración de la Asamblea Municipal del Poder Popular de Moa y
metodológicamente a la Dirección Provincial de Educación en Holguín, con
domicilio legal en Avenida 1 de mayo, Número 42 Reparto 26 de Junio,
Municipio Moa, Provincia Holguín.
La que se rige por el Objeto Social definido mediante Resolución 562, del
Ministro de Economía y Planificación, de fecha 22 de enero del año 2005, de
formar cubanos martianos, marxistas, leninistas, patriotas, antimperialistas,
solidarios, defensores de la obra y la ideología de la Revolución y por tanto
incondicionales a ella, caracterizados por sus valores y capaces de combatir
toda manifestación de fraude e ilegalidades con una actitud crítica ante lo mal
hecho, que anteponga los intereses colectivos y sociales a los personales.
Misión de la U/P Dirección Municipal de Educación
 Elaborar y controlar la ejecución de los planes de desarrollo de la
Educación Preescolar y Especial, Primaria, Media y Media Superior, la
Educación Técnica y Profesional, y la Educación de Adultos.

Orientar, ejecutar y controlar la aplicación de las normas dictadas para
el desarrollo del proceso docente -educativo de los niveles y tipos de
educación, así como la aplicación de los planes de estudios y
programas de los centros docentes bajo su jurisdicción.
28

Proponer y ejecutar las normas de organización de la red escolar, en
correspondencia con las condiciones y característica del territorio.

Orientar y controlar el cumplimiento de los planes dirigidos a la
educación de la familia y de información sobre los aspectos más
importantes de la educación y desarrollo de sus hijos.

Exigir y controlar la aplicación de la enseñanza general obligatoria de
los niños y jóvenes.

Planifica, organiza y controla la formación profesional de los estudiantes
durante su práctica laboral y mantener un intercambio sistemático con
ellos.

Ejecutar, controlar y evaluar las acciones proyectadas para garantizar la
continuidad de estudios de 6to, 9no y 12 grados de acuerdo con las
políticas trazadas y las características y condiciones del territorio.

Ejecutar y controlar las acciones relacionadas con la orientación
profesional y formación vocacional, en correspondencia con las
necesidades de su territorio y controlar el cumplimiento de los requisitos
de ingreso para cada tipo de enseñanza.

Planificar, ejecutar eficientemente el presupuesto asignado, así como
organizar, controlar, adquirir y distribuir la base material de vida y de
estudio necesarias en el territorio, así como orientar y supervisar su uso
y cuidado.

Promover el establecimiento de un sistema de relaciones e influencia
educativas que fortalezcan la formación integral de los estudiantes, en
coordinación con los organismos, organizaciones e instituciones del
territorio.

Asesorar y controlar sistemáticamente
los centros educaciones a
través del método de entrenamiento metodológico conjunto.

Cumplir y hacer cumplir los lineamientos que regulan las correctas
relaciones hogar-escuela-comunidad.

Ejecutar y controlar la política respecto a la utilización de la fuerza de
trabajo docente, en correspondencia con los principios establecidos por
la optimización del proceso docente educativo.
29

Coordinar con el MINSAP y otras organizaciones que corresponda, la
ejecución de las acciones de atención a la salud de los educandos y
trabajadores, promoviendo ambientes saludables es especial en los
centros internos y controlar las acciones educativas y de aseguramiento
que garanticen este propósito.
Para el cumplimiento de su misión la entidad cuenta con los proveedores
necesarios para satisfacer la demanda de recursos, dentro de lo que
encontramos los siguientes:

Empresa de Aseguramiento y Servicios a la Educación

Empresa de Aseguramiento Técnico Material

Empresa Cárnica Holguín UEB Frank País

Empresa Mayorista de Alimentos

Empresa Productora y Distribuidora de Alimentos

Empresa Lácteos Holguín, UEB Moa

Empresa Agroforestal Moa

Empresa Servicios y Comunicaciones del Níquel

Empresa de aplicaciones informáticas (DESOFT)

Empresa Avícola Holguín, UEB Moa

Empresa de Materiales de la Construcción, Holguín

Empresa de Correos Holguín

Empresa Pesquera de Holguín

Empresa Municipal comercio Moa
30
Estructura de la entidad.
La entidad cuenta con 57 centros subordinados desglosada en:
Enseñanza
Cantidad de Centros
Círculos Infantiles
6
Escuela Especial
1
Escuelas Primarias
34 (6 en el Plan Turquino)
Secundarias Básicas Urbanas
5
Secundaria Básica en el Campo
1
Preuniversitario Urbano
1
Centros Politécnicos
2
Facultad Obrero-Campesina
1
Escuela de Idiomas
1
Centro de Diagnóstico y Orientación
1
Campamento de Pioneros
1
Palacio de Pioneros
1
Sede de la Dirección Municipal
1
La
Unidad
Presupuestada
está
estructurada
por
las
siguientes
enseñanzas
Círculos Infantiles
Los Círculos Infantiles tienden a proporcionar el desarrollo físico y mental
armónico de los niños/as, prevenir enfermedades, trasladar a la vida familiar
las costumbres y hábitos higiénicos educativos de la institución y ayudar a los
padres a conocer y orientar mejor a sus hijos.
Esta enseñanza tiene un gasto de recursos de 3.199.600,32 CUP, los que se
desglosan por partida como sigue:
31
Gastos por Partidas (2018)
Partidas
Descripción
Gastos
11
Materias Primas y Materiales
743.975,83
30
Combustibles y lubricantes
7.625,26
40
Energía
4.426,70
50
Gastos de Personal
70
Depreciación y Amortización
80
Otros Gastos Monetarios y Transferencia
1.582.465,65
47.565,35
Total de Gastos
813.541,53
3.199.600,32
Elaboración de la Autora con los datos suministrados por la entidad.
Esta enseñanza para el período 2018 presentó una matrícula promedio de
1188 estudiantes con un gasto por indicador de 2.693,27 CUP.
Educación Primaría:
La Educación Primaria es de carácter obligatorio y universal y tiene como
principio enseñar, atender y educar, por igual, a todos los niños y las niñas
comprendidos en el grupo de edades de 6 y 11 años y garantizar su formación
integral.
Esta enseñanza tiene un gasto de recursos de 7.947.961,45 CUP, los que se
desglosan por partida como sigue:
Gastos por Partidas (2018)
Partidas
Descripción
Gastos
11
Materias Primas y Materiales
1.545.305,97
30
Combustibles y lubricantes
40
Energía
50
Gastos de Personal
70
Depreciación y Amortización
80
Otros Gastos Monetarios y Transferencia
-------8.347,73
5.645.093,58
80.961,10
Total de Gastos
349.989,63
7.947.961,45
Elaboración de la Autora con los datos suministrados por la entidad.
Esta enseñanza para el período 2018 presentó una matrícula promedio de
5942 estudiantes con un gasto por indicador de 1.337,59 CUP.
32
Educación General y Media
Está encargada de ejercer las funciones de orientación, coordinación,
dirección, supervisión y evaluación de las actividades concernientes a los
servicios de la enseñanza Secundaria básica y preuniversitaria.
Esta enseñanza tiene un gasto de recursos de 5.211.226,61 CUP, los que se
desglosan por partida como sigue:
Gastos por Partidas (2018)
Partidas
Descripción
Gastos
11
Materias Primas y Materiales
1.216.891,46
30
Combustibles y lubricantes
2705,42
40
Energía
7.718,08
50
Gastos de Personal
70
Depreciación y Amortización
80
Otros Gastos Monetarios y Transferencia
2.905.359,06
87.606,79
990.945,81
Total de Gastos
5.211.226,61
Elaboración de la Autora con los datos suministrados por la entidad.
Esta enseñanza para el período 2018 presentó una matrícula promedio de
3287 estudiantes con un gasto por indicador de 1.226,17 CUP.
Secundaria básica
Es la encargada del desarrollo de la personalidad y la formación integral de
cada educando desde los 12 hasta los 15 años, con un nivel superior de
afianzamiento en la sistematización y ampliación de los contenidos del
proceso
educativo,
con
un
pensamiento
científico
investigativo,
en
correspondencia con los ideales patrióticos, cívicos y humanistas de la
sociedad socialista cubana en su desarrollo próspero y sostenible, expresados
en sus formas de sentir, pensar, actuar, de acuerdo con sus particularidades e
intereses individuales, aspiraciones, necesidades sociales y formas superiores
de independencia y de regulación en la participación activa ante las tareas
estudiantiles y de su organización, que le permita asumir gradualmente una
concepción científica del mundo.
33
La
Educación
Preuniversitaria,
tiene
como misión
esencial,
dirigir
científicamente el desarrollo del proceso educativo y consolidar la formación
general e integral de los bachilleres, de modo que puedan continuar estudios
superiores, en carreras priorizadas territorialmente.
Educación Técnica y Profesional
La Educación Técnica y Profesional tiene como misión: Dirigir científicamente
la formación inicial y continua de la fuerza de trabajo calificada de nivel medio,
así como la capacitación a la población, a través de la integración escuela
politécnica y de oficios – entidad laboral, como elemento dinamizador del
desarrollo económico y social del país.
Esta enseñanza tiene un gasto de recursos de 1.494.081,83 CUP, los que se
desglosan por partida como sigue:
Gastos por Partidas (2018)
Partidas
Descripción
Gastos
11
Materias Primas y Materiales
34.039,98
30
Combustibles y lubricantes
40
Energía
50
Gastos de Personal
70
Depreciación y Amortización
80
Otros Gastos Monetarios y Transferencia
--------1.604,85
1.176.307,97
4.513,66
Total de Gastos
277.615,37
1.494.081,83
Elaboración de la Autora con los datos suministrados por la entidad.
Esta enseñanza para el período 2018 presentó una matrícula promedio de
1161 estudiantes con un gasto por indicador de 1.286,89 CUP.
Educación Especial
Tiene a su cargo la dirección, orientación, coordinación, supervisión y
evaluación de las actividades concernientes a los servicios de educación
especial a los niños, adolescentes y jóvenes con defectos físicos o mentales y
trastornos de la conducta y del lenguaje.
Esta enseñanza tiene un gasto de recursos de 804.635,56 CUP, los que se
desglosan por partida como sigue:
34
Gastos por Partidas (2018)
Partidas
Descripción
Gastos
11
Materias Primas y Materiales
187.701,66
30
Combustibles y lubricantes
1.517,44
40
Energía
1.197,20
50
Gastos de Personal
70
Depreciación y Amortización
80
Otros Gastos Monetarios y Transferencia
473.443,05
9.408,05
131.368,16
Total de Gastos
804.635,56
Elaboración de la Autora con los datos suministrados por la entidad.
Esta enseñanza para el período 2018 presentó una matrícula promedio de 195
estudiantes con un gasto por indicador de 4.126,34 CUP.
Educación de Adultos
Es la encargada de las funciones de dirección, orientación, coordinación,
supervisión y evaluación de las actividades concernientes a la educación de
obreros, campesinos, amas de casa y de jóvenes ya desvinculados del
sistema regular, con vistas a elevar los niveles de escolaridad de los mismos,
como la enseñanza de idiomas, las academias de artes manuales y el trabajo
comunitario.
Esta enseñanza tiene un gasto de recursos de 148.920,48 CUP, los que se
desglosan por partida como sigue:
Gastos por Partidas (2018)
Partidas
Descripción
Gastos
11
Materias Primas y Materiales
2.688,49
30
Combustibles y lubricantes
--------
40
Energía
--------
50
Gastos de Personal
70
Depreciación y Amortización
80
Otros Gastos Monetarios y Transferencia
143.891,94
177,97
Total de Gastos
2.162,08
148.920,48
Elaboración de la Autora con los datos suministrados por la entidad.
Esta enseñanza para el período 2018 presentó una matrícula promedio de 359
estudiantes con un gasto por indicador de 414,82 CUP.
35
2.1 Características del área contable
La actividad de Contabilidad se encuentra centralizada a nivel de la entidad, y
tiene una plantilla aprobada 11 trabajadores y está cubierta por 8 para un 72,7
%, faltando dos especialistas en gestión económica, y un técnico.
Está organizada por los siguientes Subsistemas Contables:

Finanzas, caja y banco

Cuentas por pagar

Nóminas

Inventarios

Activos fijos tangibles

Contabilidad general
Posee como característica fundamental su estrecha relación con los centros
subordinados con que cuenta la entidad, en su carácter de control, análisis y
procesamiento de datos para la recepción de toda la información necesaria en
la elaboración de los Estados Financieros para la posterior toma de decisiones
de la dirección.
Relación de Cargos y Ocupaciones del Departamento Económico
Denominación del cargo: Jefe Departamento de Contabilidad.

Elabora los objetivos de trabajo para el año en curso.

Control de la ejecución del presupuesto de gastos y capital.

Cumplimiento del plan de actividades y de trabajo del mes.

Atención especializada a la tesorería y la política de pagos.

Atención a las condiciones laborales y la evaluación del desempeño.

Actividad de control interno, supervisiones integrales, auditorias y
comprobaciones de Gastos.

Confecciona el plan de prevención contra las ilegalidades, la corrupción
Elabora o participa en la evaluación de proyectos de inversión;

Elabora o participa en la elaboración de propuestas de extra plan;

Analiza el comportamiento de la productividad del trabajo;

Realiza y el delito.

Capacita profesional a todo el personal.

Control de la contratación económica.
36

Atención especializada a los resultados de los balances contables; los
planes de medidas de las auditorias; el control de los activos fijos
tangibles y de los inventarios en uso o en almacén.
Denominación del cargo: Especialista “C” en Gestión Económica

Elabora las propuestas y planes sobre los niveles de actividad.

Evalúa el comportamiento de los planes aprobados.

Analiza y emite criterios sobre el comportamiento de los indicadores
económicos y financieros

Planifica y controla los consumos y analiza el comportamiento de los
abastecimientos más importantes;

análisis sobre la eficiencia económica, las exportaciones y la sustitución
de importaciones;

Elabora estados financieros y de presupuestos en moneda nacional o
divisas según corresponda, realizando valoraciones de los mismos;

Participa en la elaboración de planes financieros y otras actividades
financieras de la entidad;

Elabora registros primarios estadísticos y confecciona series históricas
de los indicadores económicos;

Realiza análisis estadísticos;

Participa en otras tareas relacionadas con las finanzas;

Confecciona informes sobre los resultados de la ejecución y el
cumplimiento del presupuesto o planes financieros;

Participa en el establecimiento de programas sobre la formulación,
fijación, modificación y control de los precios, tarifas, recargos y
descuentos comerciales de la unidad;

Realiza otras funciones de similar naturaleza según se requiera.
Denominación del cargo: Técnico “B” en Gestión Económica

Elabora propuestas y planes sobre los niveles de actividad;

Evalúa el comportamiento de los planes aprobados;

Analiza y emite criterios sobre el comportamiento de los indicadores
económicos y financieros;
37

Planifica y controla los consumos y analiza los abastecimientos más
importantes;

Participa en la evaluación de los proyectos de inversión;

Elabora las propuestas de extra plan;

Analiza el comportamiento de la productividad del trabajo;

Realiza análisis sobre la eficiencia económica, las exportaciones y la
sustitución de importaciones;

Elabora estados financieros y de presupuestos en moneda nacional o
divisas según corresponda, realizando valoraciones de los mismos;

Participa en la elaboración de los planes financieros y otras actividades
financieras de la entidad;

Atiende tareas relativas a los precios y tarifas;

Elabora registros primarios estadísticos y confecciona series históricas de
los indicadores económicos;

Realiza análisis estadísticos;

Asesora en materia económica a la dirección de la Unidad;
Denominación del cargo: Cajero Pagador
A
 Recepciona sobres y pagos en valores y efectivo por distintos conceptos en
moneda nacional y extranjera.
 Ejecuta el control contable, comprobaciones, conciliaciones, liquidaciones y
otros trámites relacionados con los ingresos y egresos.
 Realiza trámites y operaciones necesarias establecidas por el Banco
Central.
 Custodia los valores y efectivo bajo su cargo.
 Mantiene los fondos de efectivo necesarios para los gastos ordinarios e
impuestos.
 Efectúa operaciones con cheques.
 Cuadra y reporta al finalizar las operaciones realizadas.
 Verifica mediante los documentos establecidos las sumas que han de
cobrarse o pagarse y emite los comprobantes requeridos.
 Emite información estadística.
38
 Opera diferentes equipos de oficina y cómputo.
 Realiza otras tareas de similar naturaleza según se requiera.
Actualmente la entidad cuenta con una sola Especialistas en Gestión
Económica que es la encargada de dirigir el Sistema de Nóminas, Caja y
Banco y de Contabilidad General, con tres Técnicos “B” en Gestión Económica
y los demás subsistemas están a cargo del Jefe de Departamento con dos
Técnicos y la Cajera, equipo de trabajo responsables de llevar la correcta
contabilidad y control de estos procesos así como la comprobación de los
saldos en los Estados Financieros y el registro oportuno de las operaciones
contables.
Sistema Contable y Financiero
Para el registro y control automatizado de las operaciones la entidad utiliza el
programa contable Versat Sarasola 2.8, compilación 161216, este es un
software de Contabilidad y Finanzas que contiene la documentación del
sistema, permite la emisión de los principales reportes solicitados por las
entidades auditoras, fiscalizadoras y financieras tales como los libros oficiales,
registro de compras, retenciones y Estados Financieros, entre otros
automáticamente, lo que permite un eficaz, eficiente y un mejor control de las
operaciones financieras que se realiza en el ente.
Posibilita el control del inventario perpetuo de múltiples almacenes y la
generación automática de comprobantes de operaciones, ofrece un control
estricto de las existencias, reservas y disponibilidad de productos, así como de
las cuentas por cobrar y pagar debidas a la facturación y recepción de
productos.
Permite la obtención de los Estados Financieros, su parametrización, según el
contenido y formato que se desee, realiza conciliaciones bancarias y consulta
los saldos de sus cuentas, mayor y submayor de las cuentas contables.
Dispone, además, de una amplia gama de análisis y consultas, plan del
presupuesto y su ejecución, así como otros elementos que le permitirán no
sólo conocer exactamente la situación actual de su empresa, sino proyectar el
39
rumbo que deberá tomar la misma en el futuro y tomar decisiones para
orientarla en un sentido positivo.
2.2 Diagnóstico al Manual de Normas y Procedimientos de Subsistemas
de Inventarios
En este epígrafe se realizará un diagnóstico al manual que posee la U/P
Municipal de Educación Moa, mediante la revisión de documentos para
conocer las principales deficiencias que presenta el registro de las
operaciones contables.
La Resolución 54 de fecha 24 de marzo del 2005 emitida por el Ministerio de
Finanzas y Precios estableció la obligatoriedad que las entidades cuenten con
el Manual de Normas y Procedimientos Contables Financieros, acorde a las
características propias de cada entidad, como instrumento metodológico para
su funcionamiento.
El Manual de Normas y Procedimientos de la U/P Municipal de Educación Moa
esta desactualizado lo que trae como consecuencia que no se cuente con un
procedimiento para control, resguardo y registro de las existencia de recursos
en las diferentes áreas que componen la entidad. Se procedió al estudio y
recolección de las regulaciones vigentes para el control de inventario, con el
fin de diseñar un manual de procedimientos que reduzca los riesgos de
pérdidas económicas y así erradicar las
deficiencias detectadas en el
diagnóstico.
El objetivo principal es reunir en un cuerpo legal y de forma organizada el
conjunto de resoluciones, instrucciones y procedimientos que norman el
subsistema de inventario, donde se establezcan los principales procedimientos
contables establecidos para el control de estos medios, ya sean en almacén o
en uso, lo que permite la ubicación rápida y el control de estas disposiciones, y
sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones
asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran, y establecer un
mecanismo para procesarle la baja cuando terminen su vida útil, su venta a la
empresa recuperadora de materias primas o a su destrucción sin perjudicar al
medio ambiente.
40
Como anexo II los modelos necesarios para el trabajo a realizar en el
subsistema de inventarios, así como las resoluciones a las que se
subordinaban estos modelos.
Luego de realizar una minuciosa investigación al subsistema de inventarios en
la U/P Municipal de Educación Moa detectaron las siguientes deficiencias:

Está desactualizado desde marzo 2006, no contando además con la
confección y aprobación de los directivos pertinentes.

Debido a su obsolescencia las resoluciones y modelos confeccionados
en la actualidad no son confiables ya que no están debidamente
formalizados, autorizados y aprobados, conforme a lo regulado en las
Normas Cubanas de Información Financiera y diseñados de forma
integral, flexible y razonable.

No se tiene elaborado el plan de chequeo periódico rotativo de los
medios almacenados; así como, de los útiles y herramientas en uso.

La entidad tiene inventarios de lento movimiento y ociosos sin que lo
tenga identificado y debidamente contabilizado, en correspondencia con
las disposiciones vigentes.

No están actualizados los controles de los medios en uso.

Existencia de bajas de medios en uso sin contabilizar afectando esto la
cobertura y rotación de los inventarios.

En sentido general se incumple con la Resolución No. 54/05, al no
registrar todas las actividades del Subsistema de Inventarios y se
considera desactualizado al no contemplar los cambios ocurridos en la
contabilidad a partir del año 2007.

Los Vale de Entrega o Devolución que se utilizan en las áreas
subordinadas carecen de datos de uso obligatorios, al no consignar el
nombre del almacén que entrega los productos, firma de la persona que
anota en el control de inventario y la firma de la persona que contabiliza
la entrega o la devolución, en los productos que quedan en cero se le
deja la casilla de existencia en blanco.

No cumple con lo establecido por la Resolución No. 60/11(Componente:
Ambiente de Control. Norma: estructura organizativa y asignación de
41
autoridad y responsabilidad), debido a que no tenían establecido el
Organigrama de las áreas que abarca tanto el Subsistema, como el
área de contabilidad
Pasos para el perfeccionamiento del Manual
Después de haber realizado el diagnóstico y detectados las principales
deficiencias que afectan el control interno en general, se procede al
perfeccionamiento del Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de
Inventarios de la U/P Municipal de Educación Moa, se tendrá como estructura
la siguiente:
Para la elaboración del Manual de Procedimientos para el Subsistema de
Inventarios se procedió de la forma siguiente:
Etapa I: Revisión de las resoluciones, reglamentaciones y normativas
vigentes, emitidas por los distintos organismos, que regulan lo referente
al subsistema de inventario
Para darle cumplimiento a la etapa I se tuvo en cuenta un paso.
Paso No.1: Se recopiló información contenida en la Resolución No. 11 de
2007 emitidas por el Ministerio de Finanzas y Precios, que regula los datos de
uso obligatorio de la documentación primaria para el control de los inventarios
y las especificas del Ministerio de Educación, las que forman parte integral de
la bibliografía de esta investigación, con el objetivo de documentar
correctamente el perfeccionamiento del manual.
Etapa II Revisión del “Manual de Normas y Procedimientos Contables”
de la U/P Municipal de Educación Moa, donde se recoge los
procedimientos del Subsistema Inventario
En la etapa II se procedió a revisar el actual manual del departamento de
contabilidad de la U/P Municipal de Educación Moa,
Paso I: Se pudo comprobar que el mismo se encuentra desactualizado al no
contener los cambios ocurridos en la contabilidad partir del año 2007, no
describe el proceso de trabajo a desarrollarse en el subsistema de inventario
en cada uno de los centros que componen sus estructuras organizativas,
sustentadas por el contenido de cada uno de los subsistemas que conforman
el Manual.
42
Paso II: Se comprobó que los centros subordinados no tienen confeccionado
el modelo Submayor de Inventario el que tiene por objetivo controlar las
existencias en el almacén, de los productos adquiridos o producidos, en
unidades físicas y valor, mediante el registro del movimiento de entradas,
salidas y saldo en existencia de los mismos. Así mismo sucede con el modelo
Hoja de Inventario Físico el que tiene por objetivo reflejar la cantidad y el
importe de cada producto inventariado físicamente en los almacenes y servir
de base para la comparación con los datos del Submayor de Inventario, con el
fin de determinar las diferencias que resulten del conteo. Posteriormente al
conteo, constituye el documento por el cual se realizan los asientos contables
y las anotaciones en los modelos de control de Inventario correspondientes.
Realizar la conciliación entre la información física y la contable para identificar
las diferencias o ajustes necesarios. No se confecciona correctamente el
modelo Ajuste de inventario.
Paso III: En este paso se pudo determinar los 11 modelos de uso obligatorio
para el Subsistema, que utiliza la entidad los que se describen a continuación.
SC-2-04 - Informe de Recepción
SC-2-05 - Informe de Reclamación
SC-2-07 - Solicitud de Entrega
SC-2-08 - Vale de Entrega o Devolución
SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes
SC-2-010 - Orden de Despacho
SC-2-012 - Factura
SC-2-013 - Submayor de Inventario
SC-2-014 - Tarjeta de Estiba
SC-2-015 - Hoja de Inventario Físico
SC-2-016 - Ajuste de inventario
.Etapa III: Consultas y entrevistas a directivos y especialistas, para
conocer, de forma práctica, las actividades que afectan al Subsistema.
Como forma de aprobar el resultado obtenido, se dio la tarea de revisar con
los directivos y trabajadores del área económica de los diferentes centros que
componen la entidad, aquellas actividades que por sus características no
43
estaban incluidas dentro de las resoluciones, y de esta forma realizar y
aprobar las modificaciones necesarias.
Paso I: En este paso se realizaron consultas, se entrevistaron a los
dependientes de almacenes de la estructura que componen la entidad, donde
se detectó que se utilizaban modelos indebidamente, como es el empleo del
modelo “Vale de Entrega o Devolución” para operaciones en las que
correspondía el modelo de “Transferencia entre Almacenes”; el que no está
elaborado.
En entrevista con encargados de almacén de las diferentes áreas que
componen el ente, se detectó que los mismos no poseen dominio de las
regulaciones que rigen el subsistema de inventarios, así como los
procedimientos para su uso no estaban recogidos en el Manual de
Contabilidad y que tampoco se incluía lo relacionado a los contratos.
Paso II: En este paso mediante entrevista con el jefe de Aseguramiento se
pudo comprobar que el modelo que se utiliza para la autorización de los
recursos del almacén municipal no está
recogido en el Manual de
procedimiento vigente.
Etapa IV: Perfeccionamiento del Manual de Normas y Procedimientos
para el Subsistema de Inventarios de la U/P Municipal de Educación Moa
teniendo en cuenta legislaciones asociadas
El documento elaborado tiene como objetivo: registrar en forma ordenada,
secuencial y detallada el procedimiento a seguir por las actividades y
operaciones que realiza el área contable en el Subsistema de Inventarios.
Abarca todas las estructuras organizativas de la entidad donde se desarrollan
las acciones contable- financieras sustentadas por el contenido de cada uno
de los subsistemas que conforman el Manual.
Paso I: Para la elaboración del nuevo procedimiento se tuvieron en cuenta las
resoluciones siguientes:
Resolución 60 de fecha 1ro de marzo de 2011 de la Contraloría General de la
República que establece las normas y principios básicos, de obligatorio
cumplimiento, para el Sistema de Control Interno.
44
Resolución 54 de fecha 24 de marzo de 2005 del Ministerio de Finanzas y
Precios que establece que todas las entidades, deben elaborar, a partir de la
Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, un
documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como
parte del Sistema de Control Interno.
Resolución 235 de fecha 30 de septiembre de 2005 del Ministerio de Finanzas
y Precios que dispone que el registro contable de los hechos económicos se
realice, sobre la base de las Normas Cubanas de Información Financiera.
Resolución 496 de 2016 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Resolución 5 de fecha 11 de enero de 2018del Ministerio de Finanzas y
Preciosque
establece
el
“Procedimiento
para
la
elaboración
de
la
Programación de Caja y de la Programación de Pagos de las cuentas del
Sistema de Tesorería”.
Resolución 500 de fecha 2 de noviembre de 2016 del Ministerio de Finanzas y
Precios que aprueba el “Clasificador de Cuentas de la Contabilidad
Gubernamental para las unidades presupuestadas y de Registro de los
sistemas de la Administración Financiera del Estado”.
Resolución 20 de fecha 3 de febrero de 2009del Ministerio de Finanzas y
Preciosque establece la Norma Específica de Contabilidad No.3 “Registro de
las pérdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales y recursos
monetarios”
Resolución 168 de fecha 25 de junio de 2008 del Ministerio de Educación que
“define los artículos registrado en cuenta de inventario de Medios en Uso en
las entidades de educación”
Resolución 148 de fecha 29 de Julio del 2008 del Ministerio de Educación que
“Aprueba el Reglamento para exigir la Responsabilidad Material en las
entidades Subordinadas al Organismo”
Resolución 124 de fecha de octubre de 2017 del Ministerio de Educación “que
aprueba las normas para el tratamiento y la gestión de los inventarios propios,
en particular de lento movimiento y ocioso en el sistema presupuestado de
educación”
Decreto Ley 315 de fecha 10 de agosto de 2015 del Consejo de Ministro que
45
aprueba el reglamento para el tratamiento y la gestión de los inventarios
propios, en particular de lento movimiento y ocioso
Resolución No. 59 de 2004 del Ministerio de Comercio Interior que regula la
Logística de Almacenes.
2.3 Perfeccionar el Manual de Normas y Procedimientos
Objetivo
Este epígrafe persigue como objetivo definir la estructura del manual de
normas y procedimientos que permita a la entidad realizar un registro y control
oportuno de las reservas estatales, para ello se realizará un procedimiento.
Garantizar que las operaciones que se registran se establezcan sobre:
a) Documentos primarios confiables, confeccionados sin borrones, tachaduras
o enmiendas, debidamente formalizados, autorizados y aprobados, conforme
a lo regulado en las Normas Cubanas de Información Financiera y diseñados
de forma integral, flexible y razonable. Establecer los requerimientos mínimos
que deben contener las transacciones de inventarios establecidas en el
Subsistema de Inventario aprobado por el Ministerio de Finanzas y Precios.
Alcance
Es de aplicación a todas instalaciones educativas que componen la entidad y
a los otros centros de costos subordinados.
Emisión, Distribución y Utilización:
Se determinan las distintas maneras en que se debe de distribuir la
actualización del Manual, así como la utilización que debe poseer este.
Fecha de vigencia:
Se establece el plazo de vigencia que poseerá el Manual, así como las
actualizaciones periódicas que se deberá realizar luego de su puesta en vigor.
Legislaciones
asociadas
al
subsistema
de
inventarios
para
la
actualización del Manual de Normas y Procedimientos.
Para la correcta actualización del manual es necesario tener en cuenta una
serie de Resoluciones y Normas asociadas a este basándonos principalmente
en las emitidas por el Ministerio de Finanzas y Precios y por el Ministerio de
Educación de las que la autora hace referencia en la etapa IV. Las que
46
brindan al contador o trabajador las bases para la correcta manipulación y
tratamiento de los inventarios, además de proporcionarle a todos los centros
de costos de la entidad las bases normativas y las leyes asociados a este
tema dando un orden de temas a tratar como son los objetivos, alcance,
definiciones, reconocimiento de estos recursos.
La estructura del Manual Procedimientos del Subsistema de inventarios
cumple la función de brindar información especializada de manera organizada
y ágil con el objetivo de facilitar el trabajo del Área Contable en las diferentes
áreas.
Luego de una exhaustiva revisión de las Normas y Resoluciones vigentes y de
nueva puesta en vigor el manual actualizado constará de varios capítulos, los
que se muestran a continuación:
Introducción: recoge aspectos generales del Manual como es el objetivo
alcance, referencias para su elaboración y definiciones de la terminología
utilizada.
Capítulo I. Organización del departamento de contabilidad. Introducción
al subsistema de inventarios:
Este capítulo brinda la descripción
organizativa del departamento de contabilidad en general, dentro del que se
encuentra la relación de cargos y ocupaciones y la introducción
al
subsistema de inventarios y principales medidas de control interno.
Capítulo II. Organización del registro contable: Este capítulo brinda la
organización del registro contable, así como método control de los inventarios
Capítulo III. Procedimiento de Trabajo por Áreas: recoge las diversas
acciones de trabajo, monetarias, y de movimiento de recursos materiales, que
corresponde desarrollar en las diferentes áreas de la entidad; y que
representan la fuente de la información requerida para la realización del
registro contable.
CAPÍTULO IV. Norma General: Este capítulo presenta las normas de
contabilidad para la actividad presupuestada las que forman parte de las
Normas Cubanas de Información Financiera, partiendo de que la Contabilidad
en las unidades presupuestadas registra, clasifica y resume, en términos
monetarios, las operaciones económicas que acontecen en ellas, permitiendo
47
la interpretación de los resultados patrimoniales obtenidos, los que constituyen
un medio efectivo para la toma de decisiones.
CAPÍTULO V. Cuentas y Subcuentas Contables: contiene el “Clasificador
de Cuentas”, se describe el uso y contenido de las cuentas que guardan
relación con el inventario; además de proporcionar los ejemplos de asientos y
registro contable.
Capítulo VI. Clasificador por Objetos del Gasto: Este capítulo ordena y
clasifica, a efectos de los procesos de planificación y ejecución, por partidas,
elementos y subelementos, los gastos corrientes en que incurren las
actividades presupuestadas y las transferencias presupuestarias corrientes
que realiza el Presupuesto del Estado relacionadas al inventario; y explica
cada una de ellas.
Dentro de los objetivos que cumple el Clasificador por Objetos de Gastos se
pueden encontrar los siguientes:

Identificar con claridad el concepto a que responde el gasto
presupuestario.

Ofrecer las bases para estructurar el resto de las clasificaciones de
gastos presupuestarios.

Facilitar el registro del gasto presupuestario por la contabilidad.
Este capítulo recoge, además, la “Denominación por Objetos de Gastos”
realizada de acuerdo a:
Partida: donde se resume los diferentes conceptos primarios de gastos y
están en correlación con las definidas en los lineamientos para la
determinación de los costos.
Elemento: constituyen una agrupación genérica de subelementos, dentro de
una misma partida. Los subelementos constituyen los conceptos de gastos y
transferencias más específicos; con interés para la información, evaluación y
control e insumo del recurso.
Descripción: describe la denominación.
CAPÍTULO VII. Diseño de Modelos y Documentos. Recoge los modelos
para las operaciones relacionadas con el inventario:
48

Informe de Recepción

Informe de Reclamación

Solicitud de Entrega

Vale de Entrega o Devolución

Transferencia entre Almacenes

Conduce

Factura

Submayor de Inventario

Tarjeta de Estiba

Hoja de Inventario Físico

Ajuste de Inventario

Movimiento de Reservas Movilizativas

Modelos de Uso Obligatorio del Ministerio de Educación.
El contenido de este capítulo se estructuró de acuerdo a la Resolución
No.11/07 del MFP que incluye:

Objetivo

Emisión y distribución

Instrucciones

Datos de uso obligatorio
Además, se presentaron los modelos no recogidos en la Resolución, los que
son regulados por el Ministerio de Educación de los cuales se elaboraron:
SC -9-09 Control de medios Entregados
SC- 9-23 Informe de Inventarios
SC- 9-24 Movimiento de Mercancías para Consumo - Alimentos
SC-9-40 Solicitud – Entrega – Devolución de Productos Alimenticios
Acta de Retiros o Sobrantes de Medios del Centro
Capítulo VIII. Archivo General: incluye los procedimientos para el archivo de
los documentos (modelos primarios, controles, registros, está definido por la
característica de esta documentación, considerando la relación existente entre
cada uno de los documentos, copias a emitir y en particular la accesibilidad de
la documentación a localizar.
49
El contenido de este capítulo referente a la conservación en el tiempo de cada
documento, se rige por lo establecido en la Resolución No. 54/05 del MFP.
Apéndice: muestra la estructura organizativa de las áreas que abarca
Subsistema de Inventarios en la Unidad Presupuestada, a través de:

Organigrama de las áreas que abarca el Subsistema de Inventario y

Organigrama
de
la
estructura
administrativa
de
la
Unidad
Presupuestada
El Manual de Normas y Procedimientos para el Subsistema de Inventarios
diseñado cumple con lo normado en la Resolución No. 11/07 del MFP al
incorporar los modelos no registrados y otros que se derivan de las
operaciones que realiza la entidad.
En sentido general el Manual cumple con lo normado por las resoluciones
mencionadas, lo que le otorga un valor significativo como instrumento para el
incremento de la calidad en el funcionamiento interno de la entidad.
Contribuyendo a un adecuado ambiente de Control en las áreas que tributan al
Subsistema de Inventarios de la Unidad Presupuestada Dirección Mcpal de
Educación Moa, y a la eficiencia en las operaciones sistema de gestión
contable.
50
CONCLUSIONES
1. El Manual elaborado cumple con lo establecido en las resoluciones y
normativas vigentes para el Subsistema de Inventario.
2. La estructura del manual facilita su actualización y modificación cada vez
que sea necesario; permitiéndole ser integrado a otro manual en el caso de
realizarse uno general.
3. Se cumple el objetivo de la investigación al confeccionarse la propuesta del
Manual de Normas y Procedimientos para el subsistema de inventarios, a
través de una estructura que contempla 7 capítulos que recogen los pasos a
seguir, de forma ordenada.
4. La base del Manual lo constituyen los modelos recogidos en la resolución
11/07 del Ministerio de Finanzas y Precios, así como los modelos que se
derivan de esta, los cuales constituyen el soporte documental de los
procedimientos establecidos en este subsistema.
5. Se pone a disposición del Centro una herramienta, que contribuye
íntegramente, al fortalecimiento del control interno en las áreas de la Unidad
presupuestada.
51
RECOMENDACIONES
1. Presentar
el
Manual
elaborado
a
la
Dirección
de
la
Unidad
Presupuestada Dirección Municipal de Educación Moa, para su aprobación
y puesta en práctica.
2. Realizar talleres y exposiciones, donde se pueda dar a conocer el trabajo
realizado; para su posible aplicación en otras entidades del territorio que lo
necesiten.
3. Mantener la actualización del mismo, en la medida que los cambios del
entorno económico y administrativo que lo requieran.
52
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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/ aut. Francisco López Hernández.
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de Abril de 2019.
53
BIBLIOGRAFÍA
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Cuba. Consultor Electrónico del Contador y el Auditor disponible en
cohttps://contabilidad.cubava.cu/objetivos/
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fincowsky enrique benjamín, fca. – unam
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Cienfuegos | ISSN: 2218-3620volumen 9 | Número 3 | Abril-Agosto, 2017
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México. Torres Álvarez, M. (1996). Manual para Elaborar Políticas y
Procedimientos. Panorama.
Cuba. Lineamientos de la política económica y social del partido y la
Revolución para el periodo 2016-2021 Consultada 16-04-2019
54
ANEXO I. Organigrama
Directora
Subdirectora
Municipal
Seguridad
General
y Protección
Subdirector
Económico
Subdirectora
Docente
Departamento
Inspección
Departamento
de Asesores
Departamento
Departamento
de Contabilidad
Capital Humano
Departamento
de Cuadros
Departamento
de Estadística
Departamento
de
Aseguramiento
Departamento
Secundaria
Básica
Departamento
de Primaria
ANEXO II
M
E
Manual de procedimientos contable para el subsistema de inventario
U/P MUNICIPAL DE EDUCACIÓN MOA
FECHA DE ELABORACIÓN:
ELABORADO POR:
AUTORIZADO POR:
Introducción
El presente manual de procedimientos tiene como objetivo actualizar los
documentos normativos que deben contener las operaciones contables
establecidas por el Ministerio de Finanzas y Precios para el Subsistema de
Inventario, el mismo constituye un material de consulta, ya que sirve de
instrumento y apoyo en el funcionamiento institucional, al registrar de forma
ordenada y detallada las operaciones económicas realizadas.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento del subsistema de inventario de todas las
unidades administrativas que componen la entidad.
Alcance
Este procedimiento es aplicable para Dirección Municipal de Educación y
centro de gastos subordinados, así mismo, se busca que exista un documento
completo y actualizado, que establezca un método estándar para la ejecución
de los procesos, y se pueda realizar un seguimiento en la gestión diaria de la
entidad.
Este procedimiento establece el tratamiento contable de las operaciones
relacionadas con este subsistema de la forma siguiente:
Entradas

Inventarios adquiridos para insumo.

Donaciones recibidas.
Salidas

Insumo.

Transferencia

Medios en Uso.
Responsabilidades
La aprobación del presente manual de procedimiento es responsabilidad del
director de la entidad y de su consejo de dirección, jefe de departamento de
contabilidad debe de exigir por la aplicación exacta de lo que establece este
manual, las especialista en gestión económica que centra la contabilidad en la
Unidad Presupuestada son responsable de que los técnicos en gestión
económica y auxiliares de la Unidad Presupuestada apliquen lo establecido en
este manual y realizan revisiones y chequeos sistemáticos que le permitan
controlar la aplicación de este documento
Para la elaboración de este procedimiento se tuvieron en cuenta las
regulaciones emitidas por los organismos rectores de la actividad económica
del país, así como las propias del Ministerio de Educación, de las que se hizo
referencia en la bibliografía utilizada para la confección del manual.
Capítulo I. Organización del departamento de contabilidad. Introducción
al
subsistema
de inventarios: Este capítulo brinda la descripción
organizativa del departamento de contabilidad en general, dentro del que se
encuentra la relación de cargos y ocupaciones y la introducción
al
subsistema de inventarios y principales medidas de control interno.
El departamento de contabilidad de la U/P Municipal de Educación Moa, está
compuesto por un Jefe de Departamento, tres Especialista “C” en Gestión
Económica, seis Técnicos “B” en Gestión Económica y un Cajero Pagador.
Principales ocupaciones de los cargos.
Jefe de Departamento:

Planifica los objetivos de trabajo para el año.

Control de la ejecución del presupuesto de gastos y capital.

Atención especializada a la tesorería y la política de pagos.

Atención a las condiciones laborales y la evaluación del desempeño.

Actualiza el Plan de prevención contra las ilegalidades, la corrupción y
el delito.

Capacita profesional al personal.

Control de la vigencia de los contratos económicos.

Confecciona los Estados Financieros así como los resultados de los
balances contables; los planes de medidas de las auditorias; el control
de los AFT y de los medios de rotación.
Especialista “C” en Gestión Económica

Revisa y controla los modelos de Movimiento. de Nóminas, Notificación
de Vacaciones, deducciones y subsidios y reporte de tiempo para la
confección de la nómina.

Revisión de las nóminas antes de la extracción del efectivo.

Firma del trabajador o persona autorizada para efectuar el pago
mediante el documento acreditativo como constancia del mismo. En
caso de reintegro #, fecha en que se recibe.

Actualiza la nómina reflejando el # de cheque para el pago de la misma,
cuyo importe debe concordar con el total a pagar a los trabajadores.

Actualiza y controla el registro de salario y tiempo de servicios
mensualmente.

Comprobar la correspondencia de los importes consignados en los
cheques o en las solicitudes de instrumentos de pagos, con la
sumatoria del importe neto a cobrar reflejado en las nóminas por los
diferentes conceptos de salarios, vacaciones, estipendio y subsidios.

Controla la actualización de compras, altas, bajas y destino final, así
como, nivel de aprobación de estas operaciones. Para las bajas,
comprobar que cuenten con el dictamen técnico y si son de vehículos
automotores, que cuenten con la aprobación del Registro de Vehículos

Verificar el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de
acuerdo con la legislación vigente.

Actualiza
los submayores de las cuentas por pagar
y pagos
anticipados.

Verifica que el importe de las facturas pendientes de pago se
corresponda con los productos o servicios recibidos.

Emite los pagos de las cuentas pendientes a través de transferencias
Bancarias o cheques previa consulta con el jefe de departamento
Técnicos “B” en Gestión Económica.

Efectuar conteo físico por muestras sobre las mercancías almacenadas,
teniendo
en
cuenta
productos
susceptibles
de
apropiación
y
directamente relacionados con la actividad fundamental de la entidad.
Debe considerarse como mínimo el 10 por ciento de los renglones de
las mercancías almacenadas.

Actualizar diariamente en los registros de entradas y salidas en el
centro de gestión contable las entradas y salidas de recursos del
almacén.

Comprobar por muestras, la correspondencia entre mercancías
recepcionadas, las facturadas y las reclamadas cuando corresponda.

Verificar el tratamiento aplicado a las mercancías no enviadas por el
suministrador (Reclamaciones)

Comprobar, por muestras, la documentación primaria relacionada con
la recepción y entrega de las mercancías y su actualización diaria.

Verificar si las actas de responsabilidad están firmadas por las
personas responsables de custodiar las mercancías.

Verificar si las condiciones de seguridad del almacén garantizan la
integridad física de los productos.

Verificar el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de
acuerdo con la legislación vigente.

Realizar las visitas de control a los centros mensualmente de acuerdo
al plan de trabajo

Actualiza y controla a través de los submayores de inventarios las
cargas y consumo de las tarjetas prepagadas para combustible.
Introducción al subsistema de inventarios.
Los inventarios son las partidas más importantes de los activos circulantes de
los Estados Financieros, debido a que ellas contienen los elementos con que
trabajan de forma directa las entidades. Además constituyen una de las
partidas más susceptibles de errores y fraudes, por lo que deben ser
constantemente controladas y establecer las medidas de Control Interno para
su correcta custodia.
Se denomina inventario al conjunto de reservas materiales que posee las
entidades destinadas al consumo por estas, con la particularidad, que rotan
constantemente. Se puede afirmar que, inventario significa la suma de
aquellos artículos que están disponibles para el consumo corriente en la
prestación de servicios, en cumplimiento de la misión del sector educacional.
El subsistema de inventario comprende todas las cuentas, subcuentas y
análisis, donde se registran los valores de las existencias de recursos
materiales destinados a la docencia y al consumo.
El presente manual de procedimientos constituye un material de consulta, ya
que sirve de instrumento y apoyo en el funcionamiento institucional, al registrar
de forma ordenada y detallada la descripción del procedimiento y su
correspondiente diagrama de flujo de las actividades y operaciones realizadas
dentro del Subsistema de Inventarios por la U/P Unidad Presupuestada Mcpal
de Educación Moa. Este subsistema se desarrolla en las áreas que componen
la entidad
Este manual deberá actualizarse en la medida que se presenten cambios en
su contenido, o en la estructura orgánica, base legal, funciones, o algún otro
apartado de la unidad administrativa, que incida en la operación del mismo.
Registrar en forma ordenada, secuencial y detallada el procedimiento a seguir
por las actividades y operaciones que se realizan el área económica de la
entidad para el control de su Subsistema de Inventarios.
Medidas de Control Interno a tener en cuenta.

Mantener la llave de acceso a los almacenes por el personal facultado.

Establecer medidas de seguridad de los almacenes para la debida
protección de los productos, de acuerdo a lo regulado por el Ministerio
del Comercio Interior para la Logística de Almacenes.

Establecer por escrito los funcionarios, (cargos, nombres y firmas)
autorizados al acceso a los almacenes y los autorizados para solicitar
las entregas de productos a los almacenes.

Definir la persona responsable de controlar que ningún producto salga
de los almacenes, sin el documento justificativo de facturación, o de
entrega a áreas de la entidad. El personal del almacén no debe tener
acceso a los registros contables ni a los submayores de inventarios.

Controlar las existencias de los productos en almacén a través del
modelo Tarjetas de Estiba, efectuando las anotaciones inmediatamente
después de haberse realizado los movimientos de cada producto.

Anotar las existencias de cada producto, en los documentos que
originan movimientos en los almacenes (entradas, salidas, ajustes,
traslados,) después de efectuado cada movimiento, realizando
conciliaciones de las existencias físicas entre los saldos de las Tarjetas
de Estiba y de los Submayores de Inventario, garantizando el cuadre
diario en físico y de detectarse diferencias, analizarlas y depurarlas
inmediatamente.

Habilitar los Registros y Submayores de Inventario relacionados con
estas operaciones, automatizados en el área de contabilidad, y
manualmente en los centros de costo de la entidad y que los
movimientos tengan origen en los documentos primarios debidamente
confeccionados, valorados y firmados y se correspondan con los
contenidos económicos de las mismas.

Establecer una correcta organización del flujo de la documentación
entre las áreas de Abastecimiento, Contabilidad y centros de costo
subordinados de forma tal que los documentos se entreguen
diariamente o a más tardar al día siguiente de su emisión.

Tener elaborado el plan de chequeo periódico de los medios
almacenados; así como, de los útiles y herramientas en uso y cumplir
con su programación, de acuerdo al plan elaborado, realizar un
inventario al cien por ciento de los recursos una vez al año.

Emitir y firmar las Actas de Responsabilidad Material por los
responsables y dependientes en los almacenes; así como, de los
responsables de los útiles y herramientas en uso, que permitan la
aplicación de dicha responsabilidad individual o colectiva, en caso de
faltantes, deterioros y pérdidas.

Recepcionar los productos en cada área de almacenaje, según las
calidades y cantidades físicamente recibidas (contar, medir y pesar),
emitiendo el modelo Informe de Recepción de acuerdo a lo realmente
recibido y no por los datos de la Factura; de existir diferencias luego de
conciliados con el documento del vendedor, emitir el correspondiente
Informe de Reclamación. En aquellos almacenes que cuenten con más
de un almacenero y exista la división de funciones; así como, que no
tengan acceso a la documentación del suministrador, es decir, modelo
Conduce o modelo Factura, se debe realizar la Recepción a Ciegas.

Revisar y rectificar por el área contable, los precios y cálculos que
aparecen en los documentos que respaldan los productos recibidos.

Elaborar de inmediato la reclamación correspondiente, emitiendo el
modelo Informe de Reclamación, en los casos de diferencias entre los
precios, las cantidades y calidades de los productos recibidos y los
amparados por los documentos del vendedor, enviándola a este,
tramitando el importe a descontar en el pago o a cobrar por la
reclamación.

Realizar el cuadre diario en físico y en valores de los Inventarios en las
entidades cuyos sistemas contables y de control de existencias no
están integrados, ni exista sistema automatizado de control de los
inventarios y de la contabilidad.

Confeccionar los expedientes de haberse detectado faltantes y/o
sobrantes, pérdidas de bienes por roturas y obsolescencia técnica,
registrarlos en las cuentas correspondientes cuando se detecta el
hecho, debiendo ser analizados y aprobados por los funcionarios
competentes en los términos establecidos.

Contabilizar y controlar correctamente a través de Tarjeta de Estiba y
Submayores de Inventario, las existencias recibidas en consignación y
en depósitos.

Definir los responsables de identificar la existencia de inventarios de
lento movimiento y ociosos, como parte de la Logística de Almacenes y
de la actividad de comercialización; a partir de los parámetros definidos
previamente, en correspondencia con las disposiciones vigentes para el
almacenamiento y comercialización de estos inventarios.

Controlar en el almacén de manera diferenciada los inventarios
declarados de lento movimiento y ociosos y contabilizarlos según
corresponda; así como, realizar las gestiones que procedan para su
eliminación, según la legislación vigente.

Realizar semanalmente el cuadre periódico, de la suma de los saldos
de los Submayores de Inventario, con los de las cuentas controles
correspondientes, dejando evidencia del mismo.
Capítulo II. Organización del registro contable: Este capítulo brinda la
organización del registro contable, así como método control de los inventarios,
Introducción
El proceso contable-financiero que se produce en las entidades se desarrolla
de acuerdo a las características particulares y el servicio que prestan en
correspondencia con su objeto social. En el trabajo que desenvuelven cada
uno de los niveles del área económica (departamentos, secciones,
actividades,) ocurren diversas acciones relacionadas con el hecho económico
que se produce.
Estas acciones deben estar reguladas de forma organizada y coherente a fin
de lograr el mayor grado de eficiencia en el resultado del trabajo de control y
registro contable.
Los registros contables de las operaciones que se producen en las entidades,
responden a procesos y normas establecidas para cada una de las actividades
que se desarrollan. Estas operaciones se desarrollan por fases en cada una
de las actividades donde están contenidas, para lograr un adecuado
ordenamiento de los procesos en cada área de trabajo.
Corresponde al área de contabilidad efectuar el control de todas las
operaciones relacionadas con el movimiento de los inventarios que se
adquieren. Entre otros, corresponde en esta área realizar las siguientes
funciones:

Revisar los modelos SC-2-04 Informes de Recepción y sus facturas
adjuntas.

Revisar los modelos SC-2-08 Vale de Entrega y/o Devolución.

Mantener actualizado a través de submayor de Inventario el movimiento
(entradas, salidas, bajas) de los materiales adquiridos por la entidad

Elaborar y cumplir sistemáticamente el plan anual de conteo de los
productos almacenados y en uso.

Efectuar los cuadres diarios de las cuentas de inventario.

Registrar contablemente las operaciones realizadas del movimiento de
inventarios en el módulo Subsistema Contabilidad General.

Efectuar mensualmente la conciliación entre el Submayor de Inventario
y las cuentas contables correspondientes.

Confeccionar y controlar los expedientes de faltantes y sobrantes que
se originen en las áreas.
Organización de los registros contables
Atendiendo a la cantidad de operaciones que se producen, el número de las
actividades que se desarrollan y la plantilla aprobada para la actividad
económica se establece que el Subsistema Organización de los Registro
Contable esté conformado de la siguiente forma:

efectivo en caja y banco y Finanzas

inventarios

activos fijos tangibles

cuentas y documentos por pagar

nóminas

contabilidad general
Los submayores de inventario en el área
contable deben de estar
actualizados y se realizan cuadres contables al cierre de las operaciones del
día. El cuadre diario en valores de los Inventarios se efectuara mediante
sistemas contables y de control de existente mediante el examen
automatizado de registro de los inventarios y de la contabilidad. Así mismo se
ejecutara el cuadre periódico de la suma de los saldos de los Submayores de
Inventario, con los de las cuentas controles correspondientes.
Las existencias de los documentos que originan movimientos en los
almacenes (entradas, salidas, ajustes, traslados, después de realizado cada
operación, se cotejan en el área contable con la información que brindan los
submayores de inventario, al cierre de las operaciones del día, se localizan,
analizan y depuran inmediatamente de proceder, las diferencias detectadas.
El área contable debe de examinar los precios y cálculos por productos, en
los documentos elaborados y que recibe del área de almacén, contra los
documentos emitidos por el proveedor para así confeccionar los submayores
de inventarios.
Método control de Inventario
Los métodos de valoración de los inventarios aprobados para las unidades
presupuestadas son el precio promedio móvil y primero que entra, primero que
sale.(rios, 2004 pág. 136)
La entidad registra la compra de la manera más usual, aumentando la cuenta
del subsistema que corresponda y a su vez se carga la cuenta por pagar a
corto plazo, el comprobante quedaría así.(MFP, 2005 pág. 20)
Cuenta
Descripción
XXX
Inventarios
0010 en Almacén
405
Parcial
Haber
XX
XX
Cuentas por Pagar a corto plazo
Sub cuenta correspondiente
Debe
XX
XX
Además señala las siguientes ventajas de este método: (rios, 2004 pág. 136)

Permite llevar un registro actualizado del inventario disponible al poseer
una información en tiempo real de los niveles de inventarios, rotaciones,
evolución de precios, mejora la toma de decisiones.

Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para
llevar a cabo una verificación del inventario.
Del Registro Contable de los Inventarios
En el sector educacional los inventarios adquiridos están destinados al
consumo de la entidad y clasifican como bienes intermedios
Los productos y/o artículos controlados en el almacén mediante el modelo
“Tarjeta de Estiba” tienen su contrapartida en el área de contabilidad a través
del modelo “Submayor de Inventario”, que se describe en el Capítulo V –
Modelos y Anexos de este Manual y que cumple la función de controlar las
existencias en el almacén de los productos adquiridos o producidos, en
unidades físicas y valor, mediante el registro del movimiento de entradas,
salidas y saldo en existencia de los mismos y su valor.
Diariamente los almacenes envían al Área de Contabilidad los modelos
correspondientes al movimiento de entradas y salidas del día de operaciones.
Esta área procesa manual o de forma automatizada el registro de las
operaciones. En el valor de los inventarios se incluyen los recargos y
descuentos pagados por la entidad. En este registro se las entradas mediante
el modelo “Factura”,
Las existencias reportadas por el almacén en los vales de salida o entrada de
productos se cotejan diariamente con las del modelo “Submayor de
Inventario”, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas y
dejando evidencia de las investigaciones.
Los faltantes o sobrantes que surjan se deberán analizar y si la subsanación lo
requiere deberá confeccionarse el expediente correspondiente con las
prescripciones establecidas por las regulaciones vigentes al efecto.
También se anotan las operaciones de los modelos “Transferencia entre
Almacenes” y el Vale de entrega y/o Devolución que amparan las salidas de
los almacenes de una misma entidad, pudiéndose utilizar también entre
centros de costos y servir de base a las anotaciones de las entregas de
productos entre almacenes y centros de costo.
Del Precio Promedio Móvil
Los productos que se reciban de los suministradores con el mismo código
pero con distinto precio, cosa muy frecuente en los productos relacionados
con la alimentación, se incluirán en un solo modelo “Submayor de Inventario”,
calculándose el precio promedio entre el precio ya registrado y el nuevo que
se recepciona.
Esto conlleva que debe existir una vinculación estrecha de trabajo entre el
Almacén y el Área de Contabilidad, de manera que el modelo “Tarjeta de
Estiba” se habilite, con el mismo número de control del modelo “Submayor de
Inventario” para que exista asociación correcta en los movimientos que deben
producirse en los productos registrados en los modelos.
Control de las Partes y Piezas Recuperadas
Para garantizar la valoración uniforme, contabilización y control de las mismas
piezas de repuesto recuperadas y además posibilitar su oportuna información,
se emiten las indicaciones siguientes:
La valoración de las piezas recuperadas se hará al 80% del valor de las piezas
nuevas, para aquéllas que no requieren de un proceso de reparación o
restauración para ser insumidas. De no conocerse el precio de adquisición de
la pieza nueva, el valor se determinará a partir del de una pieza comparable.
Las piezas ya valoradas se enviarán al almacén, donde se emite el modelo
“Informe de Recepción” señalando de forma precisa que son piezas
recuperadas, a los efectos que puedan ser reportadas en unidades físicas y
valor en la información estadística establecida.
Para controlar estas piezas se habilitarán los mismos modelos que
habitualmente se utilizan para controlar los productos en existencia o sea
“Submayor de Inventarios” y Tarjeta de Estiba”
Como los gastos en que se incurre en la recuperación de las piezas estarán
contenidos en la ejecución de los gastos de entidad, no podrá contabilizarse
nuevamente como gasto el valor atribuido a estas piezas cuando se extraigan
del almacén para ser utilizadas.
Salidas para el consumo de los inventarios
Para el despacho y control de los productos, en las distintas áreas de la
entidad se deben de tener en cuenta los modelos siguientes establecidos por
el Ministerio de Finanzas y Precios y el Ministerio de Educación
respectivamente, con el cumplimiento de sus datos de uso obligatorio
correspondiente.

Informe de Recepción

Informe de Reclamación

Solicitud de Entrega

Transferencia entre Almacenes

Vale de Entrega o Devolución

Hoja de Trabajo para el modelo Movimiento de mercancías para
consumo – alimentos

Movimiento de mercancías para consumo - alimentos

Hoja Control de Inventario para los medios en uso.

Control de Medios Entregados

Submayor de Inventario

Tarjeta de Estiba

Hoja Inventario Físico

Ajuste de Inventario

Movimiento Reserva Movilizativa

Acta de retiros o sobrantes de medios del centro
Capítulo III. Procedimiento de Trabajo por Áreas: recoge las diversas
acciones de trabajo, monetarias, y de movimiento de recursos materiales, que
corresponde desarrollar en las diferentes áreas de la entidad; y que
representan la fuente de la información requerida para la realización del
registro contable.
Introducción
En el departamento económico se producen diversas acciones de trabajo,
monetarias, y de movimiento de recursos materiales que representan la fuente
de la información requerida para la realización del registro contable. Estas
acciones están en correspondencia con las características del hecho que se
procesa y por tanto se diferencian unas de otras, tanto en su magnitud como
en su complejidad.
Para regular estas acciones de una manera organizada se requiere el
establecimiento de procedimientos de trabajo en cada una de las áreas y
actividades conformadas en el subsistema, organización del registro contable.
De ahí la necesidad de incorporar a este Manual el Subsistema Procedimiento
de Trabajo por Áreas.
En el desarrollo de este subsistema se ha tenido en cuenta los aspectos
metodológicos señalados en las regulaciones emitidas por el Ministerio de
Finanzas y Precios y los propios del Ministerio de Educación, a fin de ajustar
estos procedimientos al contenido de las mismas.
REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS EN ALMACENES
El almacén es la primera área donde se registran, clasifican y controlan los
inventarios en consecuencia es obligatorio establecer una series de medidas
de seguridad para la debida protección de los productos.
En cada almacén debe de estar definidos, por escrito los listados de los
funcionarios (nombre, cargos y firmas) autorizados para solicitar las entregas
de productos a los almacenes. Establecer por escrito los funcionarios, (cargos,
nombres y firmas) autorizados al acceso a los almacenes
Los pasillos y las puertas de acceso al almacén se deben mantener libres de
productos u objetos que obstaculicen o entorpezcan la manipulación de los
recursos. Se prohíbe fumar en el interior de las áreas dedicadas al
almacenamiento de productos.
Se prohíbe el almacenamiento de productos incompatibles que puedan
provocar la transferencia de olores, sabores y el deterioro de las
características propias de los mismos.
Que los almacenes centrales, pañoles y otras áreas de almacenajes se
encuentren delimitadas y posean puertas enrejadas con cerraduras y
candados cuyas llaves se encuentren controladas por las personas
designadas para ello únicamente y el acceso sea permitido solo a las
personas autorizadas, siempre en compañía del custodio de los bienes
materiales.
El modelo “Tarjeta de Estiba” debe estar ubicada junto a los productos
almacenados si no está en uso, de estarlo debe de ser en un lugar cercano al
mismo para facilitar el trabajo del almacenero y de los funcionarios en
funciones de trabajos.
Recepción de Mercancías
El siguiente procedimiento es aplicable en los almacenes municipales y los
centros de costos subordinados.
Se elaboraran Actas de Responsabilidad Material para todo el personal que
labora en los almacenes, que permitan la aplicación de la responsabilidad
individual o colectiva, en caso de faltantes, deterioros y pérdidas de los
recursos que controlan.
Elaborar el Informe de Recepción, a partir de la Factura o de la Transferencia
entre Almacenes recibida, comprobando en el caso de la Factura que sea
legible, con cuño y firmada por la persona autorizada para ello, ambos casos
deben cumplir con lo establecido en la resolución 11 de 2007, emitida por el
Ministerio de Finanzas y Precios en cuanto a diseño y datos de uso
obligatorio.
Los almaceneros de los almacenes centrales deben de entregar el original del
Informe de Recepción, conjuntamente con la Factura al área de contabilidad el
que debe poseer número consecutivo por cuentas, para efectuar el registro
contable correspondiente.
Los centros con comedor deben presentar al área contable el Informe de
Recepción en original y una copia de todos los recursos recibidos referentes a
la cuenta 193 “Alimentos” para su aprobación y contabilización.
Se establece como mínimo tres días para el flujo de la documentación entre
las áreas de Abastecimiento y Contabilidad para la recepción de los recursos
recibidos en los almacenes municipales, el incumplimiento de este término es
solo autorizado por el jefe de departamento de contabilidad.
La recepción es el procedimiento mediante el cual se garantiza que los
productos
recibidos
de
los
suministradores
satisfagan
los
requisitos
cualitativos y cuantitativos necesarios para su almacenamiento y posterior
utilización. Este proceso ha de ser ejecutado necesariamente en el área de
almacén. Para la recepción se ha de prever la existencia de un área
delimitada. Si no es posible independiente, que al menos garantice la
separación de los productos por recepcionar del resto de los renglones en
existencia. La recepción de materiales especializados para la enseñanza
técnica profesional
ha de ser realizada y/o supervisada por personal
especializado y capacitado en la materia.
La recepción debe garantizar la revisión de la cantidad y calidad exacta de los
productos recibidos ya que constituye el paso primario para la conformación
de los inventarios. Siempre que se produzca una recepción es imprescindible,
contar, medir o pesar en el tiempo establecido y hacer las reclamaciones del
caso.
En el caso de existir discrepancias entre los productos recibidos físicamente y
los consignados en el modelos SC-2-12 – “Factura” se debe emitir el modelo
SC-2-05 – “Informe de Reclamación”, con la firma del transportista, descrito en
el Capítulo V Modelos y Anexos de este Manual, que es el procedimiento
mediante el cual se formaliza la inconformidad por no ajustarse lo recibido a lo
convenido con los suministradores o reflejado en la factura, ya sea por
diferencias desde el punto de vista cuantitativo o cualitativo.
Devolución de Mercancías
Este procedimiento es originado por las devoluciones efectuadas a los
suministradores de los productos terminados y mercancías vendidas, ya sea
originada por deficiencias
de
las
mismas,
incumplimiento
de
las
especificaciones contractuales u otras causas aceptadas.
De ser necesario hacer devolución al almacén, se debe utilizar el modelo
establecido para este fin. El uso de este modelo garantiza el registro de la
devolución y que la misma no se usó.
EL original del documento de devolución se entrega en el departamento de
contabilidad y la primera copia se entrega al suministrador y la tercera copia
se archiva en un consecutivo por almacén. Este documento debe de estar
firmado por quien realizó la devolución y por quien la acepto, así como de un
testigo. No se puede hacer ninguna devolución que no tenga el modelo con los
datos y las firmas requeridas.
Transferencias entre Almacenes
Debe existir una relación de los nombres, apellidos, cargos y muestras de las
firmas de las personas facultadas a solicitar y autorizar los productos al
almacén para el desarrollo del proceso docente educativo en las áreas de la
entidad, así como para aprobar las entregas y transferencias entre almacenes.
Las transferencias entre almacenes se utilizarán para legalizar las salidas de
los almacenes centrales hacia los centros subordinados y entre estos últimos
en todos los casos con previa autorización del máximo dirigente del
departamento con facultades legales para ello. Este proceso es obligatorio
realizarse a través del Modelo SC-2- 09 ¨Transferencias entre Almacenes¨.
Para el despacho de mercancías es obligatorio elaborar el modelo Solicitud de
Entrega o una Orden de Despacho, comprobando los siguientes aspectos:
Que el modelo esté debidamente confeccionado y cumplimentado todos los
datos de uso obligatorio
Aparezca definido el nombre y código del área, centro de costo y número de la
Orden de Trabajo, si esta procede.
Comprobar el nombre y firma del solicitante y funcionario que autorizó la
“solicitud”.
Con vista a los datos contenidos en el modelo se confecciona el modelo
Transferencia entre Almacenes o Vale de Entrega y/o Devolución según sea el
caso.
Los almacenes centrales deben de darle salida a sus recursos a través de
Transferencia entre Almacenes debidamente autorizados por el personal con
firma para ello, los centros de costos subordinados a través de Vale de
Entrega y/o Devolución en cada almacén. Las entregas se realizan contra
autorización, en cada almacén debe existir un listado
con los nombres,
apellidos, firmas y cargo de las personas que pueden autorizar y extraer
recursos de los mismos.
Los centros con comedor deben despachar toda su documentación de
recepción y salidas de recursos de inventarios los lunes y jueves. Todas las
existencias de los productos en almacén se controlan a través de Tarjetas de
Estiba, efectuando las anotaciones
en
dichos
modelos inmediatamente
después de haberse realizado los movimientos de cada producto.
Se deben de anotar las existencias de cada producto de las Tarjetas de
Estiba, en los documentos que originan movimientos en los almacenes
(entradas, salidas, ajustes, traslados, después
de
realizado
cada
movimiento.
Todas las salidas deben estar debidamente autorizadas por el área
aseguramiento y con los datos correspondientes en la solicitud u orden de
despacho, de lo contrario no se efectuará la entrega.
Ajustes de Inventarios
Durante la operación de un almacén a pesar de que esté organizado y cumpla
las normas de almacenaje, pueden producirse diferencias por distintos
motivos, siendo los más usuales los siguientes casos:
Mermas, roturas en almacén, productos en mal estado, vencimientos, faltantes
y sobrantes en reenvase, los cuales se consideran normales según las
características de los productos y siempre que se encuentren dentro de los
parámetros aceptables de acuerdo con la cantidad de renglones y
movimientos de los mismos. Se recibe del propio encargado de almacén o por
los inventarios físico según el plan chequeo a los recursos almacenados, por
parte del técnico que lo realizó.
Estas diferencias se producen generalmente por causas ajenas a la operación
normal del inventario, las pérdidas o averías que sufren los productos
almacenados, por las causas señaladas, en las que puede haber o no
descuido en el almacenamiento o condiciones de los locales.
Las diferencias más comunes son las siguientes:
Entre la cuenta control o del mayor y el submayor de inventarios
Estas pueden estar causadas fundamentalmente, por documentos pendientes
o dejados de registrar o doble contabilización de alguna operación en uno u
otro registro; anotaciones en fechas o valores distintos.
Para depurar estas diferencias será necesario relacionar el movimiento de
cada registro y confrontar las anotaciones que aparecen en éstos,
marcándose los que coincidan, con un signo o marca cualquiera.
Después de terminada la confrontación, todas las partidas que han sido
anotadas y coincidan en sus valores quedarán marcadas. Las no marcadas
representarán partidas que están anotadas en uno de los registros pero no en
el otro, por lo que es evidente que la diferencia entre los saldos se deberá a
estas partidas.
Entre el submayor de inventarios y la tarjeta de estiba
Estas diferencias pueden ser provocadas por la doble o falta de anotación de
algún documento, en uno u otro control, registro en productos diferentes o por
cantidades o unidades de medidas distintas de productos a los reflejados en el
documento primario, entre otros.
Estas diferencias son más fáciles de determinar, si se mantiene un conteo
permanente de las existencias, el cual consiste en chequear cada vez que se
le da entrada o salida a cada producto, cuando se anota el saldo en existencia
en los documentos primarios y se compara cuando se efectúa la anotación en
el Submayor de Inventario.
Entre el submayor de inventarios y el físico
Cuando por conteos fiscos, verificaciones, comprobaciones sistemáticas, etc.,
se detecten diferencias entre las existencias físicas y los Submayores de
inventario se procederá de la forma siguiente:
Se notifica al superior administrativo
Se emite el modelo "Ajuste de Inventario", a los efectos de materializar el
ajuste, tanto en la "Tarjeta de Estiba", como en el "Submayor de Inventario" y
en la Cuenta Control.
Los ajustes por faltantes se originan cuando en el "Submayor de Inventario",
las existencias de productos son mayores que las que existen físicamente en
el almacén y el ajuste por sobrante surge cuando ocurre lo inverso, es decir,
cuando el "Submayor de Inventario” hay productos que sus existencias son
menores a las que existen en almacén.
Antes de la emisión del referido modelo se debe estar seguro que las
diferencias no son debidas a errores de pases o falta de anotación de algún
documento primario.
En el área de Contabilidad, una vez revisado el modelo de "Ajuste de
Inventario" contra el "Submayor de Inventario", comprobando y valorando las
diferencias detectadas procederá a ajustar el inventario, contabilizando
transitoriamente en la cuenta de "Pérdidas y Faltantes en Investigación" o
"Sobrantes en Investigación", según sea el caso, con el fin de llevar a su
verdadero saldo las cuentas que resultan afectadas.
Se confecciona el modelo SC-2-16 Ajuste de Inventario, el que debe de estar
firmado conjuntamente por el jefe de departamento de contabilidad,
aseguramiento o de inversiones, comprobándose que:

El modelo haya sido confeccionado correctamente, cumplimentándose
todos sus datos de uso obligatorio.

Que el modelo este correctamente confeccionado, especificando
claramente los productos y cantidades a ajustar y en particular esté
firmada por los funcionarios facultados.

Que el motivo del ajuste que se solicita esté debidamente explicado y
con la lógica de la razón que lo motiva.

Se efectúa su procesamiento en el Sistema Integrado VERSAT
SARASOLA.
Organización y control de los inventarios de medios en uso
Las operaciones vinculadas a los Medios en uso se ejecutan a través del
almacén central que es el área dedicada a la recepción, almacenamiento y
conservación de los diferentes recursos que se consumen en los diferentes
procesos docente educativo, útiles, materias primas, y similares, así como de
otros materiales e insumos y cumple la función de viabilizar el depósito y
conservación de dichos recursos y su entrega a las diferentes estructuras de
la entidad.
Del Control de los Medios en Uso
Los medios en uso son bienes materiales que forman parte del patrimonio del
sector, necesarios para la ejecución de sus funciones y que se encuentran al
cuidado o bajo la custodia de una determinada persona en correspondencia
con las áreas de responsabilidad material que le fueron definidas.
Los medios en uso se controlan a través del modelo Hoja Control de Inventario
regulado por el Ministerio de Educación, el que se actualizará una vez al año
en el departamento de contabilidad, este modelo recogerá los movimientos de
entradas por adquisición y salidas por bajas por las diferentes causas
establecidas en la resolución 48 de febrero del 2012, mostrando el saldo
resultante que deberá coincidir con las existencias físicas de los productos que
se encuentran en uso o en el almacén del centro y en control existente por
custodio del sistema operativo VERSAT SARA SOLA.
Bajas de medios en uso
Los medios en uso causaran bajas por perdidas, faltantes, y al vencimiento de
su vida útil, establecidas en la resolución 48 de febrero del 2012 emitida por el
Ministerio de Educación, el procedimiento contable de las bajas de medios en
uso podrá ejecutarse en el área contable después de que los integrante de la
comisión de inventarios y el máximo dirigente de la entidad lo firmen.
Al sufrir rotura o deteriorarse los inventarios en uso se elaborara el siguiente
asiento contable.
Cuenta
XXX
XXX
descripción
Gasto corriente de la entidad.
inventario que corresponda
00020 en uso
Parcial
Debe
XX
Haber
XX
XX
CAPÍTULO IV. NORMA GENERAL
Introducción
La
presentación
de
las
normas
de
contabilidad
para
la
actividad
presupuestada forman parte de las Normas Cubanas de Información
Financiera, partiendo de que la Contabilidad en las unidades presupuestadas
registra, clasifica y resume, en términos monetarios, las operaciones
económicas que acontecen en ellas, permitiendo la interpretación de los
resultados patrimoniales obtenidos, los que constituyen un medio efectivo para
la toma de decisiones.
Son el resultado del proceso de perfeccionamiento del ejercicio de la profesión
contable que se lleva a cabo en el país, teniendo en cuenta las características
de la economía cubana y en específico del sector presupuestado.
La Resolución 496 de noviembre de 2016 expone el Resumen de Normas de
Valoración y Exposición para la Actividad Presupuestada. Los Estados
Financieros que se emiten en este tipo de entidad deben ser confeccionados
utilizando técnicas adecuadas y uniformes por tal motivo en su sección
dedicada a la referida entidad, se establecen las normas que deben tenerse
en cuenta al registrar los hechos económicos de este tipo de entidad.
El resumen de normas de valoración y exposición es un documento técnico
que caracteriza, de manera sintética, los procedimientos y forma de exposición
de las principales partidas de los Estados Financieros. Ante una diferencia
entre el presente resumen y una norma general o específica, tienen prioridad
los planteamientos de las normas sobre el resumen
El resumen de normas de valoración y exposición constituyen un marco de
referencia normativo, por intermedio del cual se resumen la forma de registro
de los hechos económicos y financieros sobre bases predeterminadas y
permanentes que aseguran la transparencia de la gestión de la entidad,
presentándose a continuación las que deben aplicarse en las unidades
presupuestadas.
Normas de Valoración y Exposición de los Inventarios
Valoración
Los Inventarios se valoran al precio de adquisición o al costo real de
producción en que se incurre para su obtención. El costo de adquisición está
constituido por la suma de las erogaciones efectuadas para su compra y los
gastos incurridos para situarlos en el lugar de almacenamiento.
Los métodos de valoración de los inventarios aprobados para las unidades
presupuestadas son el del precio promedio móvil y primero que entra, primero
que sale.
Se incluyen en la valoración de los Inventarios las materias primas, materiales,
mercancías y otros inventarios que se encuentren en tránsito y hayan sido
pagados.
Cuando el valor del aprovechamiento o las ventas de mercancías o productos
resulten inferiores al valor registrado en Libros, se produce una diferencia, la
cual debe ser considerada como pérdida afectando el resultado económico del
período, independientemente de que la causa haya sido por deterioro,
obsolescencia o que dichas pérdidas no sean imputables a culpable alguno.
No se utilizará la cuenta de Desgaste de útiles y herramientas. Éstos se
registrarán como útiles y herramientas en uso al salir del almacén y se
cargarán a gasto al darse de baja.
Exposición
El grupo de Inventarios debe figurar en los Activos Circulantes, analizado por
las partidas que lo componen, según su naturaleza, es decir: productos
terminados, en proceso, mercancías para comercializar, insumos, materias
primas (en aquellas unidades autorizadas a desarrollar actividades productivas
o comerciales) y otros inventarios.
Los Inventarios en poder de terceros cuya propiedad ejerce la entidad
informante, deben ser incluidos en los Estados Financieros, aclarando su
situación en nota complementaria a los mismos.
CAPÍTULO V. CUENTAS Y SUBCUENTAS CONTABLES: contiene el
“Clasificador de Cuentas”, se describe el uso y contenido de las cuentas que
guardan relación con el inventario; además de proporcionar los ejemplos de
asientos y registro contable.
Introducción
La cuenta es un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual
se puede subdividir el activo, el pasivo y el patrimonio y agruparlos de acuerdo
a ciertas características de actividad, permitiendo graficar todos los aumentos
y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.
El conjunto de cuentas que utiliza la entidad se denomina clasificador de
cuentas de la contabilidad gubernamental para las unidades presupuestadas y
de registro de los sistemas de la administración financiera del estado
De acuerdo a lo anteriormente expuesto y la necesidad de brindar información
uniforme y conforme a lo establecido en los anexos 2 y 3 de la resolución 500
de noviembre de 2016, se hace referencia al nombre de las cuentas del
subsistema de inventario y al contenido económico de las mismas donde
reflejan la verdadera naturaleza de los hechos económicos que se registran en
éstas y que están acordes con las operaciones que ocurren en la entidad.
Se habilita la cuenta de cierre “Resultado” como cuenta de cierre nominal al
concluir el ejercicio económico anual. En las cuentas que así lo requieren se
incorporan Subcuentas y Análisis para dar una mayor especificidad a la
operación realizada.
Cuentas de la contabilidad gubernamental autorizadas a las unidades
presupuestadas para el subsistema de inventario
Código
Sub Cuentas
Nombre de la Cuenta
10 Activos
10,1 Activos
183
Materias Primas y Materiales
184
Combustibles y Lubricantes
185
Partes y Piezas de Repuesto
186
Envases y Embalajes
187
Útiles y Herramientas
187
0010
En Almacén
187
0020
En Uso
188
Producción Terminada
189
Mercancías para la Venta
190
Medicamentos
191
Base Material de Estudio
191
0010
En Almacén
191
0020
En Uso
192
192
Vestuario y Lencería
0010
En Almacén
0020
En Uso
193
Alimentos
196
Producciones para Insumo o Autoconsumo
207
Otros Inventarios
208
Inventarios Ociosos
209
Inventarios de Lento Movimiento
Código
Sub Cuentas
Nombre de la Cuenta
10 Activos
10,4 Otros Activos
332
Faltantes de Bienes en Investigación
0010
Medios Monetarios
0020
Medios Materiales
0030
Activos Fijos Tangibles
0040
Bienes del Proceso Inversionista
Uso y Contenido de las Cuentas
El uso y contenido de las cuentas puede verse modificado por las exigencias
de revelación contenidas en las Normas Cubanas de Contabilidad,
prevaleciendo el criterio de las normas sobre el uso y contenido definidos para
cada cuenta en este Nomenclador.
10 Activos
10.1 Activos Circulantes
183 MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES
Representan las existencias de las materias primas y materiales que la
entidad necesita para asegurar los niveles de actividad. Incluye entre otros,
materiales de oficina, artículos de limpieza y aseo, artículos de ferretería y
eléctricos, libros y revistas que no constituyen fondos bibliotecarios, y artículos
semielaborados
que
requieren
procesos
complementarios
para
su
elaboración.
Se debita por la adquisición de las materias primas y materiales, por sobrantes
detectados al tener conocimiento de los mismos, por devoluciones al almacén
procedentes del proceso de producción o por materiales extraídos para el
consumo no productivo, por revalorizaciones acorde a las legislaciones
vigentes y se acredita por las salidas de estos al ser consumidos en la
producción que se elabora o en la prestación de un servicio así como a
satisfacer necesidades administrativas y de servicios, por ventas y bajas por
pérdidas, mermas, roturas o faltantes, por revalorizaciones efectuadas acorde
a la legislación vigente, por devoluciones a los proveedores.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas
cuentas.
184 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
Son las existencias de combustibles destinados a la generación de energía
(eléctrica, automotor, vapor, etc.) recibidos de los proveedores y los desechos
y desperdicios obtenidos en el proceso de producción que se utilizan como
combustible que se encuentran almacenados.
Se debita por el importe de las existencias recibidas de los proveedores y
otras fuentes excepto los producidos para insumo, por revaloraciones
efectuadas acorde a la legislación vigente, por sobrantes detectados al tener
conocimiento de los mismos. Se acredita por el valor de la salida del
combustible y lubricantes, por rebajas por concepto de deterioro, por
revaloraciones efectuadas acorde a las legislaciones vigentes por las bajas
por mermas y faltantes y por devoluciones a los proveedores.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas
cuentas, excepto los que ya hayan sido cargados en las tarjetas prepagadas
para combustible.
185 PARTES Y PIEZAS DE REPUESTO
Son las existencias de las partes y piezas de repuesto adquiridas,
recuperadas u obtenidas a partir del desmantelamiento de los activos fijos
dados de baja por la entidad; de los sobrantes de las inversiones; del desarme
de activos fijos adquiridos para desmantelamiento o de la fabricación por la
entidad con destino al insumo o a su comercialización.
Se debita por los importes que representa las partes y piezas de repuesto que
se han recibido: Por las partes y piezas recuperadas, por revalorizaciones de
acuerdo a la legislación vigente. Se acredita por la salida de las partes y
piezas destinadas a las reparaciones capitales o al mantenimiento de los
Activos Fijos Tangibles de la propia entidad, por revalorizaciones efectuadas
según la legislación vigente, por ventas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas
cuentas.
186 ENVASES Y EMBALAJES
Son las existencias de los envases y embalajes destinados a contener los
productos elaborados o a facilitar su entrega. Por sus características pueden
ser reutilizables con el mismo objetivo. Se incluyen los envases y embalajes
que se encuentran en poder de los clientes y que deben ser devueltos de
acuerdo a los contratos establecidos.
Se debita por los importes que representa los envases y embalajes que se han
recibido, por sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos, por
revalorizaciones de acuerdo a la legislación vigente. Se acredita cuando
causen baja por la no devolución de los mismos o por deterioro o rotura, por
ventas y por revalorizaciones efectuadas según la legislación vigente.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en estas
cuentas.
187 ÚTILES YHERRAMIENTAS
Son las existencias de aquellos utensilios, generalmente movibles y manuales,
que se utilizan para realizar las actividades de la entidad, comprende entre
otros,
herramientas manuales (de talleres, de uso agrícola, etc.); artes e
implementos de pesca; utensilios menores de cocina; locería; material fílmico;
artículos de
protección personal; moldes; matrices; plantillas; estampas;
troqueles y otros no considerados como activos fijos.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el
Nomenclador de Cuentas.
Se debita por los importes de útiles y herramienta adquiridos y los producidos
por la propia entidad, por revalorizaciones efectuadas según la legislación
vigente, por sobrante detectados al tenerse conocimiento de los mismos. Se
acredita, cuando causen baja por faltantes o roturas, por revalorizaciones
efectuadas según la legislación vigentes, por ventas, por devoluciones a los
proveedores.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta
cuenta.
188 PRODUCCIÓN TERMINADA
Son las existencias de los artículos, productos o mercancías producidas por la
propia entidad, que se entregaron en el almacén de productos terminados, o al
cliente sin haber sido previamente almacenadas.
Se debita por los importes de la producción terminada, propias para insumo
que se almacenan, por las partes y piezas de repuesto que después de
terminado el proceso de restauración o reparación, por los sobrantes
detectados al tenerse conocimiento de los mismos, por devoluciones de otras
dependencias o del almacén de mercancías para la venta. Se acredita por los
costos de las producciones vendidas, por traslados internos, por baja por
faltantes, mermas o roturas, en caso de entidades constructoras o de proyecto
se registra el costo real de la producción certificada hasta tanto se efectúe la
facturación correspondiente.
189 MERCANCÍA PARA LA VENTA
Se registra en esta cuenta el importe de las mercancías destinadas a ser
vendidas que se han recibido de los proveedores, háyanse pagado o no.
Pueden estar valoradas a precio de adquisición o de venta.
Se debita por las mercancías destinadas a ser vendidas, por sobrantes
detectados al tenerse conocimiento de los mismos. Se acredita por las
mercancías vendidas a los clientes, bajas por faltantes, mermas o roturas, por
disminuciones de precios, y por los montos que representan los recargos
comerciales.
Cuando el control de las existencias de las mercancías se realiza al precio de
venta se debe utilizar la cuenta Descuentos Comerciales e Impuestos.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta
cuenta.
190 MEDICAMENTOS
Representa las existencias de materiales que se utilizan en la curación y
profilaxis humana y veterinaria, así como en las investigaciones en el campo
de la Salud Pública. Incluye los medicamentos, materiales de curación,
materiales de laboratorios y radiográficos.
Se debita por las entradas de estos materiales para el insumo, por los
sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por
las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o
roturas.
El importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta
cuenta.
191 BASE MATERIALDE ESTUDIO
Representa las existencias de los materiales utilizados para impartir la
enseñanza en cualquiera de los niveles educacionales. Incluye entre otros,
libros, libretas, cuadernos, folletos, lápices, gomas, bolígrafos, reglas, tizas,
mapas, atlas, pizarras pantallas, borradores, juguetes utilizados en círculos
infantiles, jardines de infancias y escuelas especiales.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el
Nomenclador de Cuentas.
Se debita por las entradas de estos materiales para el insumo, por los
sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por
las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes o roturas. El
importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta
cuenta.
192 VESTUARIO YLENCERÍA
Representan las existencias por la adquisición de vestuario, calzado y
lencería. Incluye entre otros las compras de uniformes, ropa y calzado de
trabajo y de vestir, así como ropa y calzado especiales para la protección e
higiene del trabajo, ropa interior y de abrigo, ropa de dormir, sábanas, fundas,
mosquiteros, toallas, sobrecamas, colchones, almohadas, etc.
Esta cuenta se analiza por las subcuentas de uso obligatorio definidas en el
Nomenclador de Cuentas. Se debita por las entradas de estos materiales para
el insumo, por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los
mismos y se acredita por las salidas de estos al ser insumidos, por las bajas
por faltantes, mermas o roturas. El importe de los valores de los recursos
materiales que al final del mes, habiéndose pagado se encuentren en tránsito,
también se registran en esta cuenta.
193 ALIMENTOS
Representa las existencias de alimentos que la entidad necesita para asegurar
los niveles de actividad, así como para los comedores.
Se debita por las entradas de los productos alimenticios, por los sobrantes
detectados al tenerse conocimiento de los mismos y se acredita por las salidas
de estos al ser insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas. El
importe de los valores de los recursos materiales que al final del mes,
habiéndose pagado se encuentren en tránsito, también se registran en esta
cuenta.
196 PRODUCCIONES PARA INSUMO O AUTOCONSUMO
Esta cuenta representa el valor de las existencias de los recursos materiales
producidos en la propia entidad y que no se destinan a la comercialización
sino al insumo de las producciones fundamentales o a actividades de apoyo
cuando se decide registrarlas previamente en cuentas de inventario.
Se debita por las entradas de estos inventarios y se acredita por las salidas de
estos al ser insumidos, por la bajas por faltantes, mermas o roturas.
207 OTROS INVENTARIOS
Representa las existencias de bienes no considerados en las cuentas
descritas con anterioridad.
Se debita por las entradas de estos inventarios para el insumo, por los
sobrantes al ser detectados y se acredita por las salidas de estos al ser
insumidos, por las bajas por faltantes, mermas o roturas. El importe de los
valores de los recursos materiales que al final del mes, habiéndose pagado se
encuentren en tránsito, también se registran en estas cuentas.
208 INVENTARIOS OCIOSOS
Representa las existencias de bienes cuyo bajo o nulo valor de uso o
comercial,
para
la
entidad
propietaria
o
depositaria,
determina
su
inmovilización absoluta por ausencia total de demanda, como mínimo, durante
un (1) año.
Se debita por los importes de los bienes que se definan como tal y se acredita
por la venta o baja de los mismos según legislación vigente.
209 INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO
Representan los bienes en exceso, que por su cantidad requieren un tiempo
prolongado para su consumo o venta, con independencia del valor de uso que
posean. Los bienes de consumo e intermedios se definen de lento movimiento
cuando las cantidades en existencia superan los ciclos de ventas o
reaprovisionamiento establecidos para cada actividad. Para los de consumo,
cuando supera los ciento veinte (120) días expuestos a la venta o posean
coberturas para más de tres (3) meses.
Se debita por los importe de los bienes que sean definidos como tal y se
acredita por los ingresos que se obtengan por la venta de los mismos.
10.4 Otros Activos
332 Faltantes de bienes en investigación
Representa el importe de los faltantes que se investigan y que fueron
provocados por situaciones excepcionales o que se detectaron al efectuarse
inventarios o durante cualquier otra comprobación. Esta cuenta se analiza por
las subcuentas de uso obligatorio definidas en el Nomenclador de Cuentas.
Se debita por los faltantes en el momento de tenerse conocimiento de los
mismos y se acredita después de efectuar las investigaciones y recibirse las
aprobaciones que correspondan. De ocurrir recuperaciones posteriores de
estos importes, estos se tratarán como Ingresos del período.
999 Resultado
Esta cuenta refleja al final del período contable, el resultado obtenido por la
entidad, bien sea utilidad o pérdida, producto del cierre de los saldos de las
cuentas nominales.
En el caso de las unidades presupuestadas, esta cuenta refleja al final del
período contable, el resultado obtenido por la entidad, bien sea positivo o
negativo, producto del cierre de los saldos de las cuentas nominales.
Su saldo se transfiere una vez efectuado el cierre de los saldos de las cuentas
nominales, al fin del año a las cuentas Inversión Estatal.
ASIENTOS DE DIARIO TIPOS, RELACIONADOS CON EL SUBSISTEMAS
DE INVENTARIOS
Cuenta
Descripción
Parcial
Debe
Haber
Pagos Anticipados realizados a os proveedores por la recepción futura de los productos o
mercancías. Suponiendo que los proveedores sean fuera del órgano u organismo
146
Pagos Anticipados a Suministradores
XX
0020 Fuera del Órgano u Organismo
XX
109
Efectivo en Banco
XX
00010 Cuenta Corriente ó
XX
00080 Cuenta de Gastos
XX
Por la cancelación de la cuenta por pagar, por los productos recibidos
405
Cuentas por Pagar a corto plazo
XX
0020 Fuera del Órgano u Organismo
XX
146
Pagos Anticipados a Suministradores
XX
0020 Fuera del Órgano u Organismo
Por la adquisición de productos o mercancías al crédito:
XXX
Cuenta de Inventarios que corresponda
XX
00010 Almacén
XX
405
Cuentas por Pagar a corto plazo
Sub cuenta correspondiente
XX
Por la recepción de productos o mercancías que se hayan pagado anticipadamente
XXX
Cuenta de Inventarios que corresponda
XX
00010 Almacén
XX
405
Cuentas por Pagar a corto plazo
Sub cuenta correspondiente
XX
Por la cancelación del Pagos Anticipados a Suministradores
405
Cuentas por Pagar a corto plazo
XX
Sub cuenta correspondiente
XX
146
Pagos Anticipados a Suministradores
Sub cuenta correspondiente
XX
Al detectarse sobrantes de inventarios
XXX
Inventarios
XX
00010 Almacén
XX
555
Sobrantes en Investigación
00020 Medios Materiales
XX
Por la salida del almacén con destino al consumo
XXX
Cuenta de Gasto que correspondiente
XX
XXX
Inventarios
00010 Almacén
XX
Por la devolución de productos o mercancías salidas para el consumo y no utilizadas:
XXX
Cuenta de Inventarios que corresponda
XX
00010 Almacén
XX
XXX
Gasto que correspondiente
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Cuenta
Descripción
Parcial
Al detectarse faltantes de inventarios
332
Faltantes de Bienes en Investigación
0020 Medios Materiales
XX
XXX
Cuenta de Inventarios que corresponda
0010 Almacén
XX
Al ponerse en uso útiles y herramientas en almacén
187
Útiles y Herramientas
0010 En uso
XX
187
Útiles y Herramientas
0020 En almacén
XX
Al entregar en préstamo y poner en uso la base material de estudio:
191
Base Material de Estudio
0010 Almacén
XX
191
Base Material de Estudio
0020 En uso
XX
Al ponerse en uso vestuario y lencería:
192
Vestuario y Lencería
0010 Almacén
XX
192
Vestuario y Lencería
0020 En uso
XX
Al sufrir rotura o deteriorarse los inventarios en uso
XXX
Cuenta de Gasto que corresponda.
XXX
Inventario
00020 En Uso
XX
Al declararse en los inventarios productos o mercancías ociosas:
208
Inventarios Ociosos
XXX
Inventarios
Al declararse en los inventarios productos de lento movimiento
209
Inventarios de Lento Movimiento
XXX
Cuenta de Inventarios que corresponda
Debe
Haber
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Capítulo VI. Clasificador por Objetos del Gasto
Introducción
Las clasificaciones de gastos presupuestarios están enmarcadas dentro de los
sistemas de información, en cuanto constituyen un ordenamiento de las
transacciones o erogaciones públicas que las entidades que clasifican en la
actividad presupuestada realizan en un período determinado, posibilitando un
análisis objetivo de las acciones ejecutadas.
Las más aceptadas y utilizadas son aquellas que reúnen los requerimientos de
orden contable, funcional, administrativo o institucional, económico y
programático que hoy en día exige el análisis y buen manejo de las finanzas
públicas, entre las que se encuentra la clasificación por objeto del gasto, que
se conceptualiza como el ordenamiento sistemático y homogéneo de los
gastos de personal y en bienes y servicios, las transferencias y las variaciones
de activos y pasivos constituyendo un instrumento informativo para el análisis
y seguimiento de la gestión financiera de las finanzas públicas y en
consecuencia, destacarse como el clasificador analítico o primario por
excelencia del sistema de clasificaciones de gastos presupuestarios.
El Clasificador por Objetos de Gastos cumple con los siguientes objetivos:
Identificar con claridad el concepto a que responde el gasto presupuestario.
Ofrecer las bases para estructurar el resto de las clasificaciones de gastos
presupuestarios. Facilitar el registro del gasto presupuestario por la
contabilidad.
Es por tanto que el Resumen por partidas, elementos y subelementos del
Clasificador por Objeto del Gasto es el medio que permite codificar los gastos
presupuestarios devengados.
El Clasificador por Objetos de Gastos ordena y clasifica, a efectos de los
procesos de planificación y ejecución, por partidas, elementos y subelementos
los gastos corrientes en que incurren las actividades presupuestadas y las
transferencias presupuestarias corrientes que realiza el Presupuesto del
Estado. Las partidas resumen los diferentes conceptos primarios de gastos y
son agrupaciones que están en correlación con las definidas en los
lineamientos para la determinación de los costos. Los elementos constituyen
una agrupación genérica de subelementos, dentro de una misma partida,
mientras que los subelementos constituyen los conceptos de gastos y
transferencias más específicos con interés para la información, evaluación y
control e insumo del recurso.
CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO
Partida
11
Elemento
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
30
01
02
03
04
05
Descripción
Materias Primas y Materiales
Alimento
Materiales de la Construcción
Vestuario y Lencería
Materiales para la Enseñanza
Medicamentos y Materiales Afines
Materiales y Artículos de Consumo
Libros y Revistas
Útiles y Herramientas
Partes y Piezas de Repuestos
Otros Inventarios
Combustibles y Lubricantes
Gas
Combustibles
Lubricantes y Aceites
Leña
Carbón
EXPLICACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE LOS GASTOS
Partida 11 Materias Primas y Materiales: Gastos corrientes
asociados al
insumo de materias primas y materiales necesarios para asegurar la actividad
de la entidad son Gastos asociados a los siguientes elementos.

Elemento 01 Alimento: Gasto corriente asociado al insumo de productos
alimenticios entregados para la oferta del servicio de alimentación.
Incluyen entre otros: bebidas, productos agrícolas, merienda escolar,
alimento de consumo animal
para aquellas unidades presupuestadas
autorizadas al insumo de productos alimenticios y agropecuarios, con
destino a la alimentación de animales de corral, de trabajo o exhibición.

Elemento 02 Materiales de la Construcción: Gastos asociados al insumo
de materiales utilizados en la construcción y reparación, como son: arena,
cemento, cabillas, áridos, ladrillos, bloques, lozas, pintura.

Elemento 03 Vestuario y Lencería: Gastos
asociados al insumo de
vestuario, calzado y lencería.

Elemento 04 Materiales para la Enseñanza: Gastos corrientes asociados
al insumo de los materiales y utensilios utilizados para impartir la
enseñanza en cualquiera de los niveles educacionales: libros, libretas,
cuadernos, folletos, lápices, gomas, bolígrafos, reglas, tizas, mapas,
atlas, pizarras, pantallas, borradores, juguetes, materiales de laboratorios
y talleres, entre otros.

Elemento 05 Medicamentos y Materiales Afines: Gastos corrientes
asociados al insumo de medicamentos, materiales de curación, animales
de laboratorio y radiográficos, instrumental médico, estomatológico y
veterinario, que se utilizan para la curación y profilaxis humana y
veterinaria, así como en las investigaciones científicas.

Elemento 06 Materiales y Artículos de Consumo: Gastos corrientes
asociados al insumo de los siguientes materiales: Papel de escritorio,
papel de computación, materias primas y materiales, pintura, artículos de
limpieza y aseo, materiales eléctricos, interruptores, lámparas y otros.

Elemento 07 Libros y Revistas: Gastos corrientes asociados al insumo o
reposición de libros, periódicos, revistas, folletos, publicaciones y otros
similares.

Elemento 08 Útiles y Herramientas: Gastos corrientes asociados al
insumo de materiales y artículos de oficina que incluye entre otros: de
escritorio y oficina, herramientas, utensilios de cocina y deportivos.

Elemento 09 Partes y Piezas de Repuestos: Gastos corrientes asociados
al insumo de piezas de repuestos y accesorios necesarios para el
funcionamiento y mantenimiento del parque automotor y otros equipos.

Elemento 10 Otros Inventarios: Representa el gasto en que incurre la
entidad por el consumo de bienes no considerados en los elementos
descritos con anterioridad.
Partida 30 Combustibles y Lubricantes: Gastos corrientes asociados al
consumo de combustibles y lubricantes (gas manufacturado y licuado,
gasolina, diesel y otros, lubricantes y aceites, leña y carbón).
 Elemento 01 Gas: Gasto corriente asociado al consumo de gas
manufacturado y gas licuado.
 Elemento 02 Combustibles: Gastos corrientes asociados al consumo de
gasolina, diesel y otros tipos de combustibles.
 Elemento 03 Lubricantes y Aceites: Gastos corrientes asociados
al
consumo de lubricantes y aceites.
 Elemento 04 Leña: Gasto corriente asociado al consumo de leña.
 Elemento 05 Carbón: Gasto corriente asociado al consumo de carbón.
CAPÍTULO VII. DISEÑO DE MODELOS Y DOCUMENTOS. Recoge los
modelos para las operaciones relacionadas con el inventario:
7.1 Introducción
La resolución 11 del 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, establece que
es necesario actualizar los datos de uso obligatorio para el diseño de los
modelos que se incluyen dentro del Subsistema de Inventarios
Los modelos de uso y aplicación en la entidad del Subsistema de Inventarios
son:

Informe de Recepción

Informe de Reclamación

Solicitud de Entrega

Vale de Entrega o Devolución

Transferencia entre Almacenes

Factura

Submayor de Inventario

Tarjeta de Estiba

Hoja de Inventario Físico

Ajuste de Inventario

Movimiento de Reservas Movilizativas
El contenido de este capítulo se estructuró de acuerdo a la Resolución No.
11/07 del MFP que incluye:

Objetivo

Emisión y distribución

Alcance

Datos de uso obligatorio
Además, se presentaron los modelos no recogidos en la Resolución, los que
son regulados por el Ministerio de Educación de los cuales se elaboraron:
SC -9-09 Control de medios Entregados
SC- 9-23 Informe de Inventarios
SC- 9-24 Movimiento de Mercancías para Consumo - Alimentos
SC-9-40 Solicitud – Entrega – Devolución de Productos Alimenticios
Acta de Retiros o Sobrantes de Medios del Centro
7.2 DESCRIPCIÓN Y DISEÑO
Modelo SC-2-04 - Informe de Recepción
Objetivo:
Formalizar la recepción los productos que se reciben en los almacenes,
procedentes de otras entidades (proveedores).
Alcance:
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización:
Emisión: Almacén
Original: Área de Contabilidad.
Duplicado: Centro de Costo
Triplicado: Almacén.
Utilización: Todos los centros Subordinados
DATOS DE USO OBLIGATORIO:

Nombre y código de la entidad receptora.

Nombre y código del almacén receptor.

Fecha de emisión del modelo.

Nombre y código del proveedor.

Número y nombre del documento que ampara los productos:
Factura, Conduce o Transferencia entre Almacenes.

Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario
total, importe
y saldo en existencia según almacén de cada
producto.

Importe Total del modelo.

Firma del Jefe del Almacén.

Firma del Transportador.

Firma del empleado que recepciona.

Firma del empleado que lo contabiliza y del que lo anota en el
Control de Inventario.

Entidad:
Centro:
Proveedor:
Almacén:
Código
Número consecutivo del modelo.
SC-2-04 INFORME DE RECEPCIÓN
Código:
Código:
Código:
Código:
Descripción
U/M
Cantidad
Firma del Empleado que Recepciona
FECHA
D:
M:
Factura Nro
Transferencia Nro.:
Precio
Importe
Firma del que contabiliza y Anota en el
Control de Inventario
Saldo
Nro.
A:
Modelo sc-2-05 - Informe de Reclamación
Objetivo
Notificar al suministrador o al transportador las reclamaciones originadas por
faltantes en bultos, errores en precios y cálculos al primero y por averías o
roturas en ambos.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Almacén
Original: Área de Contabilidad.
Duplicado: Centro de Costo
Triplicado: Almacén.
Utilización: Todos los centros Subordinados
Datos de uso obligatorio

Fecha de emisión del modelo.

Nombre, código y dirección del comprador.

Nombre, código y dirección del proveedor y códigos de la cuenta
bancaria y de la sucursal del Banco en que se opera éste.

Nombre, dirección y carné de identidad del transportador y chapa del
vehículo utilizado por éste o casilla del ferrocarril.

Número del documento que ampara los productos objeto de
reclamación (Factura, Conduce, Carta de Porte).

Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total y
importe de cada producto objeto de reclamación.

Importe Total de la Reclamación.

Nombre y firma del receptor.

Nombre y firma del transportador.

Nombre y firma del proveedor, como aceptación de la reclamación.

Firma de la persona que contabiliza la reclamación.

Número consecutivo del modelo.

Modelo sc-2-05 - Informe de Reclamación
Entidad:
Proveedor:
Cuenta
Bancaria:
Nombre del Transportador:
Factura:
Conduce:
Código
Descripción
FECHA
D:
M:
A:
Código:
Código:
Dirección:
U/M
C. I:
Carta de Porte:
Cantidad
Precio
Banco:
Chapa del vehículo:
Importe
Saldo
Importe:
Nombre y firma del receptor
Nombre y firma del proveedor
Nombre y firma del transportador
Firma del que contabiliza
Nro:
Modelo SC-2-07 - Solicitud de Entrega
Objetivo
Formalizar el pedido de productos con destino al consumo de la unidad
solicitante.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Personal Autorizado del Centro de Costo
Original: Almacén.
Duplicado: Centro de Costo
Utilización: Todos los centros Subordinados
Datos de Uso Obligatorio

Fecha de emisión del modelo.

Nombre y código de la entidad.

Nombre y código del almacén al que se efectúa la Solicitud.

Nombre y código del área, del centro de costo y número de la Orden de
Producción o de Trabajo a la que se cargarán los productos.

Código, descripción, unidad de medida y cantidad de cada producto
solicitado.

Nombre y firma del solicitante y fecha de la Solicitud.

Nombre y firma del funcionario que autoriza la Solicitud y fecha de la
misma.

Nombre y firma del empleado que recibe la Solicitud en el almacén y
fecha de la misma.

Número consecutivo del modelo.
Fecha
SC-2-07 SOLICITUD DE ENTREGA
Entidad:
Centro:
Almacén:
Código
Nombre y Firma del Solicitante
Código:
Código:
Código:
Descripción
D:
Centro de Costo:
Orden de Trabajo Nro:
U/M
Nombre y Firma del que Autoriza
A:
Cantidad
Fecha Solicitud
D:
Nombre y Firma del que Recibe la Solicitud
M:
M:
A:
Fecha Recibido
Solicitud Nro:
D:
M:
A:
Modelo SC-2-08 - Vale de Entrega o Devolución
Objetivo
Amparar los despachos de productos por el almacén. Con destino al consumo;
o formalizar la devolución de productos al almacén distribuidor.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Almacén
Original: Almacén
Duplicado: Centro de Costo
Utilización: Todos los centros Subordinados
.Datos de Uso Obligatorio

Fecha de emisión del modelo.

Nombre y código de la entidad.

Nombre y código del almacén que entrega o al que se devuelven los
productos.

Nombre y código del área, centro de costo o producto al que se cargan
o minoran los productos según se trate de entrega o devolución y
código del Lote, Orden de Producción o de Trabajo.

Código, descripción, unidad de medida, cantidad despachada o
devuelta, precio unitario total, importe y saldo en existencia según
almacén de cada producto.

Importe Total del Vale o de la Devolución.

Nombre y firma de la persona que entrega o recibe los productos
devueltos por el almacén.

Nombre y firma de la persona que recibe o entrega los productos
devueltos.

Firma de la persona que anota en el Control de Inventario y que
contabiliza la entrega o la devolución.

Número consecutivo del Vale de Entrega o de Devolución.
MODELO SC-2-08 - VALE DE ENTREGA ( ) O DEVOLUCION ( )
ENTIDAD:
CÓDIGO:
CENTRO:
CÓDIGO:
ALMACÉN QUE ENTREGA O RECIBE:
CÓDIGO:
ÁREA O CENTRO DE COSTO:
SOLICITUD DE ENTREGA # :
Código
Descripción
D
FECHA
M
A
ORDEN DE PRODUCCIÓN O DE TRABAJO:
Precio
Saldo en
U/M
Cantidad
Importe
Unitario
Existencia
Despachado o Devuelto por:
Nombres Apellidos y Firma:
Importe Total:
Recibido o Devuelto por:
Nombres Apellidos y Firma:
Firma Control de Inventario
Firma del que Contabiliza
Modelo SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes
Objetivo
Amparar las transferencias entre almacenes de una misma entidad,
pudiéndose utilizar también entre centros de costo y servir de base a las
anotaciones de las entregas de productos entre almacenes y centros de costo.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Almacén
Original: Área de Contabilidad.
Duplicado: Centro de Costo
Triplicado: Almacén.
Utilización: Todos los centros Subordinados
Datos de Uso Obligatorio

Fecha de emisión del modelo.

Nombre y código de la entidad.

Nombre, código y dirección del almacén que entrega.

Nombre, código y dirección del almacén receptor.

Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario,
importe de los productos, saldo de existencia e importe total.

Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha del
traslado.

Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha de la
recepción.

Firma de la persona que actualiza el control de Inventario en el almacén
que entrega y en el que recibe.

Firma de la persona que contabiliza la operación.
MODELO SC-2-09 - TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES
ENTIDAD:
CÓDIGO:
ALMACÉN QUE ENTREGA:
CÓDIGO:
ALMACÉN QUE RECIBE:
CÓDIGO:
Código
Descripción
Entregado y Actualizado por:
U/M
Cantidad
FECHA
D
Precio
Unitario
Importe Total:
Recibido y Actualizado por:
M
Imp.
A
Saldo
Nombres Apellidos y Firma:
D
M
A
Nombres Apellidos y Firma:
Firma del que Contabiliza
D
M
A
Número:
Nota: La entidad no utilizara en sus centros de costos los siguientes datos
cantidad recibida, importe de los productos recibidos, saldo de existencia
según el que recibe, importe total de la recepción de cada producto
trasladado. Nombre y firma de la persona que autoriza la transferencia. En el
caso de Transferencia entre Unidades Presupuestada del mismo Organismo
se utilizara el documento original emitido por el Ministerio de Finanzas y
Precios.
Modelo SC-2-12 - Factura
Objetivo
En la entidad a través de la misma se formalizar las ventas de los medios en
uso y de activos fijos tangibles de baja por las diferentes causas autorizadas
por el Ministerio de Educación.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Departamento de Aseguramiento
Original: Empresa Recuperadora de Materia Prima.
Duplicado: Área de Contabilidad
Triplicado: Departamento de Aseguramiento.
Datos de Uso Obligatorio

Fecha de emisión del modelo.

Nombre, dirección, código del proveedor, número de la cuenta y de la
sucursal bancaria en que ésta se opera y su Número de Identificación
Tributaria (NIT).

Nombre, dirección y código del comprador y número de la cuenta y de
la sucursal bancaria en que éste opera.

Espacio para especificar las operaciones por la que se
emite:
corrientes, inversiones, reparaciones corrientes o generales, activos
fijos tangibles, etc.

Datos del transportista: nombre, carné de identidad, chapa del vehículo.

Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total,
importe y saldo en existencia según almacén de cada producto

Total de la Factura.

Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha de la
entrega. Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha
de la recepción.

Nombre y firma del transportador y fecha de su recepción.

Firma de la persona que contabiliza la Factura y la anota en el control
de Inventario.

Número consecutivo del modelo.
FECHA
MODELO SC-2-12 - FACTURA
Proveedor:
Código
Número de Cuenta:
Dirección:
Sucursal:
Identificación Tributaria
Comprador:
Código
Número de Cuenta:
Dirección:
Sucursal:
Número de Cuenta:
Operaciones: Corrientes ( ) Reparaciones corrientes o generales ( ) Activos Fijos Tangibles ( )
Nombre del Chofer:
C. Identidad:
Código
U/M
Descripción
Cantidad
Chapa del Vehículo
Precio
Importe
Saldo
Total de la Factura
FECHA
Nombre y Firma del que Entrega:
FECHA
Nombre y Firma del que Recibe:
Firma del Transportador
Firma del que Contabilizada por:
Nro:
Modelo SC-2-13 - Submayor de Inventario
Objetivo
Controlar las existencias en el almacén, de los productos adquiridos o
producidos, en unidades físicas y valor, mediante el registro del movimiento de
entradas, salidas y saldo en existencia de los mismos.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Área de Contable.
Original: Área de Contable.
Duplicado: Almacén.
Datos de uso Obligatorio
Nombre y código de la entidad.
Nombre y código del almacén.
Descripción del producto.
Código de inventario del producto.
Unidad de medida operativa.
Ubicación del producto: sección, estante y casilla.
Código de la cuenta, subcuenta y análisis en que se contabiliza el producto.
Fecha de la operación, Número del documento que origina el movimiento de
cada producto.
Entradas: Unidades físicas e importes en moneda extranjera y moneda
nacional de cada producto.
Salidas: Unidades físicas e importes en moneda extranjera y moneda nacional
de cada producto.
Existencia: Unidades físicas e importes en moneda extranjera y moneda
nacional de cada producto
Precio a Costo Promedio: en moneda extranjera y moneda nacional de cada
producto.
Firma del dependiente del almacén
Entidad:
MODELO SC-2-13 - SUBMAYOR DE INVENTARIO
Código:
Almacén
Producto:
Código:
Cuenta:
Subcuenta
Análisis Sección Estante
20
Documento Entradas
Salidas
Existencia
___
D M Clave No. Cant. Importe Cant. Importe Cant. Importe
Código
U/M
Casilla
Costo
Promedio
CUP CUC
Modelo SC-2-14 - Tarjeta de Estiba
Objetivo
Controlar las existencias en unidades solamente, de productos en almacén,
mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y existencias de los
mismos.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Área de Contable
Original: Almacén
Datos de Uso Obligatorio
Descripción del producto y código del mismo.
Ubicación: sección, estante y casilla.
Unidad de medida operativa.
Código de la cuenta, subcuenta o análisis en que se contabiliza el producto.
Fecha de cada operación, número del documento que origina el movimiento,
unidades recibidas, unidades entregadas, existencia después de cada
operación y firma del dependiente del almacén que efectúa la anotación de
cada producto.
MODELO SC-2-14 - TARJETA DE ESTIBA
Descripción
Cuenta
Subcuenta
Sección
Estante
Casilla
Año
D
M
Documento
Clave No.
Entrada
Salida
Código:
Análisis
Unidad
medida
Saldo
de Precio
Firma
Modelo SC-2-15 - Hoja de Inventario Físico
Objetivo
Reflejar la cantidad y el importe de cada producto inventariado físicamente en
los almacenes y servir de base para la comparación con los datos del
Submayor de Inventario, con el fin de determinar las diferencias que resulten
del conteo. Posteriormente al conteo, constituye el documento por el cual se
realizan los asientos contables y las anotaciones en los modelos de control de
Inventario correspondientes. Realizar la conciliación entre la información física
y la contable para identificar las diferencias o ajustes necesarios.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Área de Contable.
Original: Área de Contable.
Duplicado: Almacén.
Datos de Uso Obligatorio
Nombre y código de la entidad.
Nombre y código del almacén.
Código de la cuenta, subcuenta y análisis en que se contabilizan y controlan
los productos.
Firma del Jefe del Inventario.
Firma del Jefe del Almacén.
Código, descripción, ubicación física sección, estante, casilla unidad de
medida, precio o costo promedio real unitario, cantidad según conteo físico,
cantidad según Submayor de Inventario, unidades físicas faltantes o
sobrantes, importe según conteo físico, importe según submayor de inventario
y importe de faltante o sobrante de cada producto.
Descripción del producto, ubicación y fecha de conciliación para el caso de los
combustibles.
Existencia inicial, entrada, salidas, existencia final calculada y existencia final
según medición física.
Existencia inicial, entradas, salidas y existencia final según submayor de
inventario.
Diferencia entre existencia final según medición y submayor, ajustes no
contabilizados y pérdidas o sobrantes en un resumen de análisis.
Firma del que elabora el modelo.
Firma del que comprueba el modelo
ENTIDAD :
CÓDIGO:
ALMACÉN:
CÓDIGO:
CUENTA:
SUBCUENTA:
Cantidad
Código
HOJA DE INVENTARIO FÍSICO
Descripción
U/M
FECHA
Importe
Importe
Precio Según Según
Unidades Física Según Según
Faltat Sobrante
Conteo submayor
Conteo submayor
Faltant Sobrant
Firma del Jefe del Inventario.____________ Firma del Jefe del Almacén. __________
Modelo SC-2-16 - Ajuste de Inventario
Objetivo
Servir de base a los ajustes de Inventario, que surjan como consecuencia de
los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos conceptos se detallan
en el modelo.
Alcance
Este modelo es de uso obligatorio para todos los centros subordinados a la
Unidad Presupuestada.
Emisión, Distribución y Utilización
Emisión: Área de Contable.
Original: Área de Contable.
Duplicado: Almacén del Centro.
Datos de Uso Obligatorio
Nombre y código de la entidad.
Nombre y código del almacén.
Fecha de emisión del modelo.
Concepto de ajuste.
Código interno, código de la cuenta, subcuenta y análisis donde se registra el
producto, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario o costo real,
importe y saldo en existencia según almacén de cada producto objeto de
ajuste.
Total del ajuste.
Nombre y firma del Jefe del Almacén.
Nombre y firma de la persona que realiza el inventario.
Firma de la persona que contabiliza el ajuste.
Firma de la persona que lo anota en el control de Inventario.
Número consecutivo del modelo.
SC-2-16 - AJUSTE DE INVENTARIO
Entidad: U/P Educación Municipal Moa
Código
Centro:
Código
Almacén.
Código
Fecha
D
M
A
Concepto de ajuste: % de la Merma ( ) Roturas en Manipulación ( ) Merma en Proceso ( )
Descomiso ( ) Roturas en Transportación ( )
Código
Descripción
Mal estado ( )
UM Cantidad
Precio
Importe
Saldo
Existencia
Importe Total
Nombre, Apellidos y Firma del Jefe de Almacén Nombre, Apellidos y Firma del que Realiza el Inventario
Nombre, Apellidos y Firma de la Persona Nombre, Apellidos y Firma de la Persona Ajuste Nro:
que Autoriza.
que Contabiliza: