CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 1. OBJETIVO: Determinar la creación y actualización del BP (Business Partners) en SAP, responsables de solicitar y crear y gestionar los mismos. 2. ALCANCE: Aplica para la creación y actualización del BP y gestión de los mismos con los diferentes procesos de la caja de compensación familiar COMFENALCO CARTAGENA. 3. DISPOSICIONES GENERALES: • • • • • • • • • • • Desde la puesta en producción los BP quedan determinados con un código inicial, de la siguiente manera : o BP con código 1 migrado o BP con código 2 creado con salida en vivo o producción o BP con código 6 empresas migradas o BP con código 7 empresas con salida en vivo o producción o BP con código 9 genérico La creación de cualquier BP debe ser responsabilidad del proceso de Registro, Aportes y Subsidio el cual crea este con los roles de SOLICITANTE de manera predeterminada. No se permite la creación de BP genéricos, exceptuando los BP genéricos cotizante y aportante, lo cuales son requeridos por la vertical SAP Subsidio para el registro de los acreedores varios. Estos serán creados mes a mes. Para la solicitud de creación de un BP acreedor/proveedor se debe diligenciar el formato establecido el cual lo debe diligenciar el proceso solicitante. En los casos de creaciones y/o modificaciones masivas (superior a cinco registros) se determina el uso de la plantilla destinada para tal fin, la cual se encuentra como formato controlado en el Sistema de Gestión de Calidad. Para los casos de modificaciones relacionadas con cuentas contables, es responsabilidad del proceso solicitante coordinar con Contabilidad y Tesorería los datos necesarios, los cuales serán los únicos que podrá registrar en el formato. En los casos de creación de cuenta bancaria provenientes del área de Crédito Social y activación de convenio de libranza, para efectos de su validación, se consultará el documento soporte de fecha vigente en el archivador de WorkFlow Crédito Social. Las demás solicitudes de este mismo tipo y provenientes de los demás servicios su validación se realizará a través del certificado de cuenta bancaria adjunto. Las inactivaciones de cuentas de banco, se realizan cuando hay más de dos cuentas activas y solo se deja la cuenta en la cual se realizará el desembolso. Se determinan como único canal para la solicitud de creación y/o modificación de BP, el Help Desk con el adjunto correspondiente según sea el caso. Se establece que para la creación de un BP se realizará previa consulta en el FOSYGA o el RUES y AFÍLIATE COMFENALCO para la verificación del nombre o razón social según sea la naturaleza del BP Al momento de crear el BP es necesario asignar las 14 áreas de venta: o ZC Cedesarrollo o ZD Desarrollo y Relaciones Empresariales o ZE Eduación o ZF Recreación Takurika o ZG Recreación Jardin Bot o ZH Recreación Alianzas o ZI Recreación Centro Empresarial DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario. CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 • • • • • • Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 o ZJ Recreación Magangué o ZO Otras Ventas o ZP Programa Social o ZS Recreación o ZT Deportes o ZU Cultura o ZV Vivienda Para las modificaciones de BP en masa, se podrá recibir archivo Excel de las unidades de servicio especificando las modificaciones requeridas Para la eliminación de un BP duplicado existe un archivo compartido formato Excel “Registro para eliminación de BP´s duplicados”, en el cual relacionaran el BP a eliminar y el BP correcto. Este archivo es administrado por el Coordinador de Registro y compartido a los auxiliares que se encargan de las modificaciones de BP´s. Para los casos de modificaciones del BP de datos básicos (sexo, estado civil, nombre y apellidos, entre otros) y para efectos de su validación se realiza consulta previa de los documentos soportes en el archivador de trabajadores http://srv-gdm-01/consulta4/ , además de los soportes enviados por el servicio solicitante. Antes de la eliminación de un BP se debe verificar: que el BP no tenga ningún registro asociado a otra unidad de servicio. La eliminación del BP se debe hacer en CRM UI para que se vea reflejado en CRM WEB Las siguientes actividades también se encuentran contempladas para su gestión desde este procedimiento: Activación de convenios de libranzas a las empresas afiliadas Asignación de roll de cobro y gestor a las empresas con convenio de libranza Cambio de modalidad de pago de la cuota monetaria Inscripción de cuentas de modalidad de pago Ahorro a la mano (Ver procedimiento Pago de cuota monetaria por Bancolombia) Registro del tipo de moneda de pedido a los BP proveedores, cuando ésta no haya migrado, también se parametriza la condición de pago para proveedores. En la creación de los proveedores del área de Compras, se identifica en el campo de vendedor como “compras” 4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS: RAYS : Registro, Aportes y Subsidio RUES: Registro único empresarial y social Cámaras de Comercio FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía (Minsalud) CRM: (Customer Relationship Management) Front de SAP asociado con afiliaciones. CRM UI: Interfaz de escritorio del módulo de SAP CRM CRM WEB: Interfaz web del módulo de SAP CRM PO: Project Orquestation. Modulo para integrar o generar interfaz con otros sistemas distintos a SAP. SAP: Sistemas, Aplicaciones y Procesos. BP: Interlocutor comercial. Representa las personas y organizaciones dentro del sistema. BP GENERICO COTIZANTE: Corresponde a aquellos empleados no afiliados (no registrados en la base de datos) BP GENERICO APORTANTE: Corresponde a aquellos empleadores no afiliados (no registrados en la base de datos) o acreedores varios. CA: Cuenta contrato. Datos maestro de para procesos comerciales de cálculo de interés, reclamación, correspondencia, compensaciones y sociedad entre estos. PSOB: Contrato. Registra los datos maestros de procesos contables y comerciales por línea de negocio. DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario. CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 PEDIDO: Grupo familiar SOLMAN: (Solution Manager) es una suite de soporte central y sistema de gestión. Como una infraestructura de sistemas SAP puede incluir un gran número de sistemas SAP y no SAP instalados, Solman está destinado a reducir y centralizar la gestión de estos sistemas y procesos de negocio de extremo a extremo. 5. PROCEDIMIENTO: SECCIÓN N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD 5.1 SOLICITUD DE CREACIÓN BP PROVEEDOR Recibe solicitud de creación de BP por parte de los servicios y/o mercadeo y ventas. Valida la información suministrada por el proceso solicitante según los descrito en las disposiciones 5.1.1 5.1.2 5.1.3 Valida que no esté creado previamente el BP 5.1.4 Registra el BP en CRM WEB con los campos mínimos requeridos (nombre, concepto de búsqueda, agrupación, dirección, idioma de correspondencia, país, región, rol, Identificación fiscal, áreas de ventas) 5.1.5 Asigna rol de solicitante en CRM WEB y le asocia todas las áreas de ventas. 5.1.10 Valida en ERP que el BP haya replicado y verifica los datos bancarios de número de cuenta, tipo de cuenta, entidad bancaria se reflejen correctamente (Según solicitud) Asigna rol/función de Proveedor y verifica que la función haya replicado en ERP. Registra datos adicionales de las funciones deudor y acreedor como cuenta asociada, vías de pago, condición de pago, etc. (Según solicitud) En caso de presentarse algún error con la creación del BP registra la incidencia por SAP Solution Manager SOLMAN. Valida que el BP funcione para la actividad que necesite realizar en el sistema. 5.1.11 Se realiza auditoria de datos del BP 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.2 5.2.1 SOLICITUD DE CREACIÓN BP PERSONA (NO AFILIADO) Recibe solicitud de creación de BP por parte de los servicios y/o mercadeo y ventas. RESPONSABLE Auxiliar de registro Auxiliar de registro Auxiliar de registro DOCUMENTO Y/O REGISTRO Help Desk Auxiliar de registro Historial de modificaciones formulario CRM Auxiliar de registro Historial de modificaciones formulario CRM Auxiliar de registro Auxiliar de registro Auxiliar de registro Auxiliar de registro Registro en SOLMAN Usuario Solicitante Auxiliar de aportes y subsidio Auxiliar de registro Help Desk DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario. CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 SECCIÓN N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.2.2 Valida la información suministrada por el proceso solicitante según las disposiciones descritas en este procedimiento Auxiliar de registro 5.2.3 Valida que no esté creado previamente 5.2.4 Registra el BP en CRM WEB con los campos mínimos requeridos (nombre, concepto de búsqueda, agrupación, dirección, idioma de correspondencia, país, región, rol, Identificación fiscal, áreas de ventas) 5.2.5 Asigna rol/función de solicitante. 5.2.6 Asigna las 14 áreas de venta determinadas 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.3 5.3.1 5.3.2 Verifica que BP haya replicado en ERP con las áreas de ventas asociadas. Valida que el BP funcione para la actividad que necesite realizar en el sistema. Realiza auditoría de datos del BP MODIFICACIÓN DE UN BP Recibe solicitud de modificación y/o actualización de BP por parte de los servicios y/o mercadeo y ventas. En CRM WEB o ERP según la solicitud, modifica y/o actualiza los datos generales, áreas de ventas, cuenta bancaria, asigna roles y/o funciones de solicitante y proveedor, activa convenios de libranzas, asigna roles de cobro y gestor, cambia modalidad de pago de la cuota monetaria, inscribe cuentas 5.3.3 5.3.4 Verifica que los datos actualizados hayan replicado en ERP. Valida que el BP funcione para la actividad que necesite realizar en el sistema. 5.3.5 Realiza auditoría de datos del BP 5.4 ELIMINACIÓN DEL BP DUPLICADO DOCUMENTO Y/O REGISTRO Auxiliar de registro Auxiliar de registro Historial de modificaciones formulario CRM Auxiliar de registro Historial de modificaciones formulario CRM Auxiliar de registro Auxiliar de registro Usuario Solicitante Auxiliar de aportes y subsidio Auxiliar de registro Help Desk Auxiliar de registro Auxiliar de registro Usuario Solicitante Unidad de servicio solicitante DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario. CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 SECCIÓN N° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 5.4.1 Realiza revisión del BP errado y su relación con las demás iniciativas, de no presentarla relaciona BP en el formato Excel “Registro para eliminación de BP´s duplicados”. En caso de encontrar el BP relacionado en otras unidades de servicio se coordinará con dicha unidad ejecución de operaciones que permitan la consistencia de la información para garantizar que esta quede asociada al BP correcto y una vez establecida se pueda proceder con la eliminación del BP errado. Coordinador de Registro 5.4.2 Levanta el flag de persona física en CRM UI 5.4.3 Borra el documento de identificación fiscal, concepto de búsqueda 1 y 2, nombres, dirección, teléfono 5.4.4 Marca el flag de petición de archivo en el status del BP 5.4.5 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.3 Verifica en CRM WEB y ERP que el BP esté inactivo. (Posea el status “Marcado para archivar”) SOLICITUD DE CREACIÓN BP GENERICO (APORTANTE Y COTIZANTE) Coordinador de Registro Coordinador de Registro Coordinador de Registro Coordinador de Registro Coordinador de Aportes y Subsidio/Analista Realiza solicitud de creación de BP genérico de aportes y Subsidio Auxiliar de Recibe solicitud de creación de BP genérico registro Crea BP genérico con sus características especiales Auxiliar de registro con su cuenta contrato y contrato Auxiliar de Informa la creación del BP genérico solicitado registro DOCUMENTO Y/O REGISTRO Registro en CRM UI Help Desk Registro en ERP Help Desk 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS Y CONTROL DE REGISTROS ASOCIADOS: 6.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIAS: • • • Procedimiento P-AYS-02 Registro de Afiliaciones Procedimiento P-AYS-04 Novedades Procedimiento P-AYS-31-V2 Pago de cuota monetaria por Bancolombia DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario. CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 6.2. CONTROL DE REGISTROS: NOMBRE LUGAR DE ALMACENAMIENTO CLASIFICACIÓN RECUPERACIÓN Help desk Centro de Computo Base de datos Infornet O Orden cronológico TIEMPO DE CLASIFICACIÓN DE LA RETENCIÓN INFORMACIÓN Indefinido Privada DISPOSICIÓN FINAL N/A 7. HISTÓRICO DE CAMBIOS: VERSIÓN V2 V3 V4 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se adicionaron los conceptos de SAP, BP, BP GENERICO COTIZANTE, BPGENERICO APORTANTE. Se adicional al procedimiento las actividades 5.3.6., 5.4-, 5.4.1., 5.4.2 y 5.4.3. Donde hace referencia a la solicitud de creación de BP Genérico aportante y cotizante. Se adicionaron disposiciones relacionadas con creación de cuenta bancaria, canal para la creación de BP y validación de datos en FOSYGA o RUES. Además de disposiciones relacionadas con modificación en masa de BP. Se adicionaron las definiciones; RAYS, RUES, FOSYGA, CRM UI, CRM WEB. Se adicionó ítem 5.4 eliminación de bp duplicado. Se adicionaron los procedimientos Registro de Afiliaciones, Novedades, Pago de cuota monetaria por Bancolombia como documentos de referencia. Se inlcuyó disposición relacionada con inactivación de cuentas de banco. Se ajustó responsable de actividades 5.3.5, 5.4.2, 5.4.3, 5.4.4, 5.4.5. Se eliminó actividad 5.4.6. Se ajustó el control de registros. SECCIÓN Nº 4.Definiciones y/o abreviaturas 5.Procedimiento 3. Disposiciones Generales 4. Definiciones y/o abreviaturas 5. Procedimiento Documentos de referencia. 3. Disposiciones Generales y/o abreviaturas 5. Procedimiento 6.2 Control de registros FECHA REVISÓ APROBÓ 26/08/2016 Ricardo Isaza Pareja Jefe de Dpto. de Registro, Aportes y Subsidio Leila González Domínguez Jefe de División Financiera 25/01/2017 Ricardo Isaza Pareja Jefe de Dpto. de Registro, Aportes y Subsidio Leila González Domínguez Jefe de División Financiera 05/03/2018 Ricardo Isaza Pareja Jefe de Dpto. de Registro, Aportes y Subsidio Leila González Domínguez Jefe de División Financiera DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario. CREACIÓN / MODIFICACIÓN DEL BP SAP CÓDIGO: P-AYS-32-V4 Fecha de emisión: 03/05/2016 Fecha de actualización: 05/03/2018 Página 1 de 7 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FIRMA: FIRMA: FIRMA: NOMBRE: Javier Mendoza Rodríguez Coordinador de Registro NOMBRE: Ricardo Isaza Pareja Jefe de Dpto. de Registro, Aportes y Subsidio NOMBRE: Leila González Domínguez Jefe de División Financiera DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Está prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
