Unidad 1: Las organizaciones y la administración Administración de las organizaciones Administración: es el proceso de combinar eficientemente los recursos de la organización a fin de cumplir los objetivos previstos. Administrar implica un proceso continuo de sus tres funciones básicas: - Planificación: es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo, decidir las acciones a realizar, quiénes las van a hacer, cómo y cuándo, - - Gestión: poner en funcionamiento los planes decididos. - Control: medición y evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y planes del ente. Planeamiento: Es una forma de definir las situaciones que se dan dentro de la organización, permitiendo que cada integrante pueda conocer sus expectativas propias y ajenas. Se instrumenta a través de planes, que determinan y regulan los cursos de acción. Instrumentos: - Políticas: criterios generales a adoptar en las distintas funciones y actividades. - Proyección: predicción de lo que puede ocurrir basado en conductas pasadas - Pronóstico: predicciones del comportamiento futuro, tomadas como válidas por decididores o analistas de la situación. - Procedimientos: definiciones detalladas de pasos para desarrollar una actividad. - Proyecto: combina instancias de planeamiento con estudios detallados de los distintos elementos intervinientes - Presupuesto: Son las predicciones del estado de resultado, balance y posición financiera previstos para un período en cuestión. Es el planeamiento de gestión. - Programación: Consiste en sincronizar y asignar recursos. Es el planeamiento operativo La organización, parte integrante del proceso de administración Organizaciones: son instituciones sociales formadas por agentes que mediante la utilización de recursos, desarrollan diversas actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo común, y dentro de un contexto con el que se establece una influencia recíproca. Toda organización cuenta con: Un número de participantes, Uno o más objetivos básicos, Metas, Actividades y Recursos Clasificación - Según su naturaleza: Derecho privado: unipersonales, o sociedades pluripersonales Derecho público: estado nacional, provincial o municipal. - Según su fin: • Con fines de lucro: su patrimonio se utiliza para obtener una ganancia (comerciales, industriales, financieras, de servicios) • Sin fines de lucro: su patrimonio se utiliza para atender la finalidad del ente (ong, deportivas, religiosas, culturales) - Según el ámbito geográfico en que actúan: locales, nacionales, multinacionales, globales. 1 - Según su tamaño: pequeñas, medianas (que son denominadas pymes) y grandes. Según su propiedad: privadas (unipersonales, sociedades, grupos o corporación) y públicas. Conceptos organizacionales: Ente: significa lo que es, existe o puede existir. Hacienda: conjunto de riquezas, intereses y relaciones que necesitan ser administrados, con el fin de conseguir la conservación y el mejoramiento de los elementos de producción. Empresa: Son organizaciones que desarrollan actividades económicas a partir de recursos humanos, materiales, financieros, etc. Se dedican a producir bienes y/o prestar servicios y comercializarlos para satisfacer necesidades de los consumidores. Tienen muchos y variados objetivos con fines económicos. Bienes económicos: son bienes materiales o inmateriales que poseen un valor económico. En cambio un recurso económico es toda cosa material o inmaterial, que tiene la capacidad de satisfacer una necesidad de una persona o de una comunidad de personas. Las organizaciones necesitan elementos que: - Permitan efectuar las actividades específicas necesarias para cumplir con sus tareas (recursos de rápida movilidad, por ejemplo: dinero, materias primas, mercaderías, etc.) - Brinden una estructura que sirva de base y facilite las actividades (recurso humano, maquinaria). Patrimonio y PN: El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una organización. El patrimonio neto, es la magnitud residual entre el activo y el pasivo en un momento exacto. Capital: representa la financiación procedente de los aportes de los propietarios de la empresa, tanto en el inicio como en fechas posteriores. Fuentes de financiación: Pueden ser propias o ajenas, temporales (pasivos) o estables (aportes) Las propias están formadas por los aportes de los propietarios del ente y el resultado de las operaciones económicas. Las ajenas, pueden ser financiaciones otorgadas por los proveedores u otros terceros, así como también la refinanciación de pasivos ya existentes. Recursos de la organización: Les permitan efectuar las actividades específicas necesarias para cumplir con sus actividades (ejemplo plata, mp y mercaderías) Le brinden una estructura permanente que sirva de base y facilite dichas actividades ( ejemplo maquinarias, recursos humanos) Fuentes de financiación: pueden ser, ajenas (pasivo) o propias(pn) Ajena: La financiación otorgada por el vendedor de los bienes u otros terceros, así como también la refinanciación de pasivos ya existente Propias: Está constituida por los aportes de los propietarios del ente, así como el resultado de las operaciones y hechos económicos, al generar fondos a emplear para la adquisición de bienes 2 Estructura organizacional Consiste en una disposición de los recursos de la organización que posibilite el cumplimiento de las funciones inherentes al logro de objetivos. Está formada por un conjunto de personas que trabajan en la organización constituyendo sectores que se vinculan entre sí coordinando los recursos utilizados. El elemento humano es esencial, ya que el propósito es establecer un sistema formal de roles que desempeñarán los miembros, a fin de trabajar con mayor eficiencia y alcanzar los objetivos del ente. Considerar 1 identificación y clasificación de las actividades requeridas 2 Agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos 3 Asignación de cada agrupamiento a un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) 4 las medidas para coordinar horizontal Tipos de organización: - Lineal: forma más sencilla. Se basa en líneas de autoridad directas desde la cima de la empresa hacia las jerarquías inferiores. - Lineal y staff: implica el agregado de organismos asesores que colaboran con los funcionarios de línea en tareas de análisis y asesoramiento, como en el relevamiento de datos, estudios de riesgos, formulación de sugerencias, etc. - Lineal, funcional y de comités: combina la organización lineal de autoridades, con la división de tareas y especialización. Los comités sirven para asignar un asunto administrativo a un grupo de personas que se reúnen para tomar una decisión. Diseño de estructura: Requiere conocer bien la realidad. Habrá que encarar un relevamiento, realizando encuestas, analizando estructuras formal e informal vigentes, los datos de las personas que la integran, procedimientos, etc. El diseño de los roles debe incluir: objetivos verificables para el control, claridad de los deberes y tareas, y una línea definida de autoridades Organigrama: es un modelo que representa gráficamente la estructura organizacional. Las posiciones se simbolizan con rectángulos que se unen por líneas que indican la relación de autoridaddependencia. La autoridad se delega de un nivel a otro de manera descendente y la información de forma ascendente. Las convenciones para la confección son: - La dirección se dibuja en la parte superior. - Los niveles de igual jerarquía se ubican a igual altura. - Tamaño de rectángulos uniformes. - En cada rectángulo se escribe la posición o cargo. - A veces, en la parte inferior del rectángulo se menciona el nombre de quien ocupa el cargo. - Siempre se trata de que el grafico tenga un aspecto equilibrado y balanceado. - Las relaciones de autoridad funcional, se dibujan con líneas punteadas. Los organigramas van acompañados del manual de funciones, que describe la estructura de la organización con las pautas seguidas para su diseño, y define para cada posición, el nivel, dependencia, autoridad, responsabilidades y funciones de la misma. 3 Organización formal: Es la estructura intencional de roles de una empresa, instrumentada a través del organigrama y manual de funciones. Lo que configura una organización formal son sus objetivos, políticas, estructura, líneas de autoridad y dependencia, etc. Es decir que la organización formal es la que existe en los papeles. Esta estructura está por sobre los individuos de la organización. Organización informal: Es la red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la organización, pero que se producen espontáneamente. Se dividen en primarios (familia, amigos, compa-ñeros de trabajo, donde el grupo es pequeño, afectivo y la relación es durable y espontánea) y secundarios (están sujetos a una relación formal, son creados por la organización, son grandes y la interacción es fugaz. Ej: sindicato, club. Corresponden a la estructura de la organización formal. El individuo busca en ellos la satisfacción de necesidades psicológicas, comprensión y seguridad. Tiene pautas de conducta, que el individuo internaliza y hace propias. A su vez, adquiere metas, actitudes e ideales. Así mismo, son vías de comunicación e instrumentos de integración. Pueden ser también canalizadores de rumores malévolos, y fomentar la voluntad de cooperación o frenarla. Delegación: Es la esencia de la estructura organizacional. Posibilita la realización del trabajo por intermedio de un nivel inferior. Quien delega sigue siendo responsable de la eficiencia de su subalterno. - Descentralización: es la delegación de decisiones, y determina la estructura vertical. Ventajas: mayor rapidez en la toma de decisiones, y en la detección de necesidades y amenazas; formación de hombres acostumbrados a decidir; mejor clima interno derivado de la participación. - Departamentalización: es la delegación de actividades operativas y determina la estructura horizontal. El aumento de la división del trabajo y la especialización incrementa correlativamente la eficiencia. Ventajas: facilidad de control, coordinación, atención adecuada, reducción de gastos. Tipos de departamentalización: • Por funciones: comercialización, producción, finanzas, control, personal. • Por procesos: estampado, soldado, pintado, armado. Por productos: producto A, producto B, • Por área geográfica: planta Rosario, planta Tucumán, etc. • Por tipos de clientes o canal de distribución: mayoristas, minoristas, grandes distribuidores. • Por tiempo: turno mañana, turno tarde, turno noche. ORGANIZACIÓN FORMAL: Estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada. ORGANIZACIÓN INFORMAL: Red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí Áreas funcionales Son los nombres de los sectores en que se divide la organización, y se las puede definir como unidades de tareas comunes. - Administración y contabilidad: coordina las funciones de los departamentos, y registra la información requerida legalmente, lo cual es útil para la toma de decisiones, planificación, control y verificar el alcance de los objetivos que se propone desarrollar la organización. (Contabilidad, auditoría, planificación, presupuestos, sistemas). 4 - Comercialización: involucra la investigación de mercado, desarrollo de productos, fijación de precios, comunicación, promoción, ventas y distribución de productos y servicios. (ventas, marketing, publicidad y promoción, investigación y desarrollo de mercado). - Producción: desarrolla los métodos más eficientes para la elaboración de productos, y coordina las materias primas, insumos, maquinarias, etc. Dptos de: suministros, fabricación, control de calidad, distribución. Las decisiones de producción se dividen en: estratégicas (relativas al producto tecnología, capacidad de planta), tácticas (programación de la producción, inventarios y mano de obra), y logísticas (mantenimiento, abastecimiento, seguridad industrial) - Finanzas: se dedica a obtener recursos, manejar y custodiar fondos y valores, realizar inversiones, mantener una buena solvencia financiera, otorgar créditos y realizar cobranzas y pagos. Las decisiones financieras más importantes son de inversión, financiamiento, y dividendos (tesorería, créditos y cobranzas, relaciones financieras, seguros) - Recursos humanos: se encarga de que las relaciones de trabajo sean satisfactorias, y de dar oportunidades de progreso del personal en la empresa, manteniendo los mejores intereses de los empleados y de la compañía; realiza las descripciones de los puestos, reclutamiento y capacitaciones (remuneraciones, administración del personal, servicios sociales, vigilancia) Toma de decisiones organizacionales El proceso de decisión: está integrado por una entrada (información, problema a solucionar), una transferencia (proceso de decidir en sí) y una salida (la decisión adoptada). Para tomar una decisión se requiere compilar toda la información necesaria relacionada con el problema a resolver, y que la misma sea de buena calidad y llegue oportunamente - ENTRADA: identificar el problema a solucionar, sus causas y efectos. La información puede provenir de fuentes de alimentación establecidas, el contexto, o realimentación de decisiones similares. - TRANSFERENCIA: Proceso mediante el cual la entrada de información se convierte en decisión. Para ello se debe investigar el contexto, diseñar y analizar posibles cursos de acción, seleccionar uno y revisar el desempeño de las decisiones pasadas. - SALIDA: decisiones que alimentan el subsiguiente proceso de influencia que las transforma en acciones y así contribuye a efectivizar los propósitos del sistema de administración. Concepto de decisión: es el proceso por el cual se elige una entre varias alternativas disponibles. Clasificación de las decisiones: - Estratégicas: marcan el rumbo de la organización, son a largo plazo y las toman los niveles superiores. - Tácticas: son destinadas a realizar las estrategias. Son a mediano plazo y las toman los niveles medios - Logísticas: concretan la acción. Prestan apoyo a las decisiones superiores. Se toman en niveles bajos. - Programadas: son repetitivas y rutinarias, se toman en niveles medios e inferiores - No programadas: son novedosas e importantes. Se toman en momentos de cambios, en niveles altos Información y control 5 El control compara la actuación real con la prevista y marca los desvíos para corregir la acción o rever decisiones y planes. La información se obtiene mediante sistemas de información. Dos niveles de control: operativo (decisiones programadas y planeamiento operativo), y de gestión (decisiones superiores de la dirección, estratégicas) Unidad 2: El sistema de información contable Sistema Es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí, con un objetivo determinado. Un sistema es una serie de elementos articulados que constituyen un conjunto integrado, tal que cuando algún elemento se modifica, también lo hace el conjunto. Puede ser abierto o cerrado. Características: finalidad, un todo integrado, entrada, proceso y salida Los sistemas tienen como elementos los objetos reales y los objetos ideales. Los elementos de los sistemas se clasifican en: - Variables: son los elementos que al analizarlos pueden variar su comportamiento. Contienen datos siempre distintos o sometidos a modificaciones frecuentes. Ej: vendedores - Parámetros: son los elementos que al momento del análisis pueden no ser tenidos en cuenta. Aunque estos elementos varíen no se modificará la situación. Ej: gerentes de otras áreas - Operadores: es el elemento más importante de un sistema y arca cómo van a actuar los elementos. Ej: gerente de un área, influye en la actuación de sus subordinados. Las funciones principales son: procesar datos, crear y mantener archivos, y producir información Se recolectan, y se seleccionan Se ordenan los datos para que sean Es el producto final. Pueden ser periódicos y los datos identificados por los rutinarios o solicitados relevantes usuarios. específicamente Empresa: es un conjunto de elementos en interacción, que funciona como “sistema abierto”, ya que de su acción se ejercen influencias más o menos significativas en el medio que la rodea y a su vez es influenciada por este contexto. Sistema de información: Es una unidad compleja formada por elementos humanos, materiales, tecnológicos que se interrelacionan para recopilar datos, ordenarlos y transformarlos en información útil. En el caso de una empresa, un subsistema del sistema de información es el de la información contable Sistema de Información Contable: es el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que proporcionan datos válidos, luego de ordenar, clasificar y registrar hechos y operaciones económicas que brindan información sobre la composición del patrimonio del ente a un momento dado y sobre sus variaciones en el período, permitiendo tomar decisiones y ejercer el control. 6 El Sistema Contable puede ser concebido como un “subsistema” dentro del sistema de información, y su objetivo es transformar datos relevantes en información contable procesada, que sea útil para la toma de decisiones y el control de gestión del ente Contabilidad: La contabilidad es una parte integrante del sistema de información de un ente. Es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias. Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del ente y de los terceros que interactúan o pueden llegar a interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente. Objetivos: brindar información útil para la toma de decisiones y el control, referida a: el patrimonio del ente y su evolución; los bienes de terceros en poder del ente; ciertas contingencias. Evolución: Antes: era un elemento mantenido simplemente porque las disposiciones legales así lo exigen. Actualmente: es un requisito de utilidad, ya que suministra información útil, y sirve para: - Tomar decisiones de inversión y de crédito - Analizar la solvencia, liquidez y capacidad de generar recursos - Evaluar el origen, características y rendimiento de los recursos financiero - Evaluar la gestión administrativa. Actualmente: “requisito de utilidad” (Suministrar información útil) La contabilidad debería servir para: tomar decisiones de inversión y de crédito, Analizar la solvencia, liquidez y capacidad de generar recursos, Evaluar el origen, características y rendimiento de los recursos financieros y Evaluar la gestión administrativa. Usuarios de la información contable: propietarios, prestamistas, proveedores, acreedores, empleados, potenciales inversores, clientes, autoridades impositivas, analistas financieros, organismos de control estatal, profesionales y público en general. Enfoques: información comunicada a través de informes contables INTERNA CONTABILIDAD GERENCIAL: son los Informes de Gestión que generalmente no trascienden a 3ros. Se confeccionan según criterios propios del ente, en INFORMACIÓN base a sus requerimientos. Es un sistema paralelo o alternativo. Ej: Análisis CONTABLE de costos, ventas por períodos, o por zonas, o por vendedor, conciliaciones HISTORICA bancaria s, antigüedad de saldos deudores, índices, etc. EXTERNA CONTABILIDAD PATRIMONIAL: Son los Estados Contables obligatorios, cuya confección se realiza de acuerdo con normas legales y profesional vigentes. Estos informes trascienden fuera de la organización y son de público conocimiento. Ej: de Situación Patrimonial, de Resultados, de Evolución del Patrimonio Neto, de Flujo de Efectivo, Notas y Anexos. 7 INFORMACION CONTABLE PREDICTIVA PRESUPUESTO ECONÓMICO PRESUPUESTO FINANCIERO Contabilidad gerencial: Preparación de Informes de Gestión, Generalmente estos informes no trascienden a terceros, y algunos tienen carácter secreto, Se confeccionan de acuerdo con normas propias del ente y Su utilización es según los requerimientos y/o disposiciones del ente Estados contables para uso interno - Componentes del costo de producción - Ventas por períodos - Ventas por zonas - Ventas por tipo de productos - Ventas por vendedores contabilidad patrimonial: Preparación de Informes Patrimoniales (Estados Contables), Estos informes trascienden fuera de la organización y son de público conocimiento, Su confección se realiza de acuerdo con normas legales y profesionales vigentes y Pueden utilizarlos todos los usuarios Estados Contables ▪ Estado de Situación Patrimonial ▪ Estado de Resultados ▪ Estado de Evolución del Patrimonio Neto ▪ Estado de Flujo de Efectivo ▪ Notas y Anexos a Estados Contable Proceso de registración contable 1era. Etapa: captación de datos (información susceptible de ser registrada). El soporte de entrada se encuentra en los comprobantes, formularios y datos. 2da. Etapa: el proceso contable (analizar, calcular, registrar la información). Las cuentas y registros conforman el soporte de almacenamiento. 3era. Etapa: salida de la información procesada, para lo cual se prepara y ordena la información para ponerla en conocimiento. Funcionan como soporte de salida los Estados Contables e informes. La información contable debe tener ciertas cualidades: - Relevancia: cubrir las necesidades Objetividad: tal como es. - Oportunidad: en tiempo y lugar adecuado - Precisión: exactitud, prudencia - Integridad: ser completa - Verificable: permitir el control - Confiable: certera. 8 Métodos o sistemas de registración: Directa/Centralizada: todas las operaciones son registradas en un único Libro Diario y Mayor. Se aplica en negocios de poca extensión en los q la cantidad de operaciones mensuales son bajas. Descentralizado: las operaciones repetitivas se registran en subdiarios y submayores, es decir que se subdivide el Libro Diario y Mayor en varios libros. Luego se centraliza en forma resumida. Subdiario Minuta Diario General. Submayores Mayor General Diario-Mayor: es un único libro que cumple las funciones de Libro Diario (izquierda) y Mayor General (derecha). Se usa en negocios que emplean muy pocas cuentas. MEDIOS DE REGISTRACION a) Manual: a mano, sin la utilización de medios técnicos. La persona que se encuentra a cargo realiza la lectura de datos de entrada, su clasificación, cálculos y registros, todo de forma manual. b) Semi-mecánico o Transcriptivo: brinda la posibilidad de hacer diarios y mayores en forma simultánea, mediante papeles carbónicos. c) Mecánico: realiza en forma sincronizada el cálculo y registro. Puede ser directo (el operador de la máquina introduce los datos) o indirecto (el dato de origen es previamente codificado) d) Electrónico: las operaciones de cálculo se realizan mediante equipos de computación que leen automáticamente datos, los procesa, y produce información que puede ser usada en otros registros. 1º = Reunir los datos: la mayoría surgen de los comprobantes (doc contables por medio de los cuales se formalizan operaciones y transacciones). Pueden ser de origen interno o emitidos por 3ros.2.9584 2º = Procesar datos: los datos recogidos deben ser clasificados en grupos en función de las necesidades de quienes toman decisiones. Luego se registran y se almacenan. 3º = Preparación de informes: se debe definir qué debe informarse y qué puede omitirse, considerando las necesidades de cada uno de los usuarios. Es necesario establecer una forma o estructura. Ecuación Contable: Es la expresión numérica del patrimonio del ente en términos contables, integrada por los bienes económicos y su procedencia, expresados en una unidad monetaria homogénea. Ecuación Contable Fundamental o Estática: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Ecuación Contable Dinámica: ACTIVO + PERDIDAS = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS Partida doble: Es un método de registración contable a través del cual las anotaciones de los hechos económicos se realizan por medio de asientos contables conformados por dos partes (Debe – Haber). En todo momento la suma de los saldos deudores debe ser igual a la suma de saldos acreedores. Cuentas: Instrumento a través del cual se representan contablemente un conjunto de hechos y actos económicos, debidamente cuantificados. Son códigos que facilitan los procesos de clasificación y registro de las operaciones realizadas por una entidad. Clasificación de cuentas: 9 - Por el objeto representado: Patrimoniales (representa bienes, derechos y obligaciones del ente), o de Resultados (registran ingresos, gastos y pérdidas que provocan el resultado del ejercicio) - De ajuste sobre valores: Regularizadoras (ajustan el valor de los bienes, derechos u obligaciones, sin afectar el saldo de la cuenta que se regulariza) - Por su incidencia indirecta: de Movimiento (discriminan ciertas operaciones, cuyos saldos se intentan conocer al fin del período. Las cuentas de movimiento se saldan al finalizar el período), o de Orden (registran efectos eventuales o contingentes, su fin es recordatorio sobre alguna situación que, aunque no afecta al patrimonio del ente, puede tener incidencia en el futuro. Se refieren a riesgos asumidos o bienes de 3ros. Los débitos de orden siempre se usan con créditos de orden y permanecen saldadas) - Por su extensión: Analíticas o Individuales (representan a los elementos de cada cuenta), Sintéticas o Colectivas (representan el conjunto de activo, pasivo o patrimonio neto) - Según la composición del saldo: Acumulativas (incorporan movimientos en el mismo sentido al debe, o al haber) o Residuales (reciben movimientos tanto al debe como al haber. El saldo resulta del neto) - Por su utilización con algún fin específico: Cuentas Puentes (se usan cuando existe más de un registro sobre un mismo tema. Las cuentas puentes se cancelan entre sí) o Cuentas de Control (muestran los totales de las operaciones cuyo detalle analítico está en el submayor). Plan de cuentas: Es una estructura organizada del conjunto de cuentas disponibles. Debe ser flexible para permitir incorporar nuevas cuentas, homogéneo en los agrupamientos, y claro en la terminología. Manual de cuentas: Es una herramienta que contiene información precisa sobre cada una de las cuentas incluidas en el plan de cuentas. Debe contener una detallada exposición de los siguientes aspectos: - En qué situaciones y bajo qué condiciones se utiliza la cuenta - Cuándo y por qué debe debitarse - Cuándo y por qué debe acreditarse - Qué representa el saldo de la cuenta Registros contables: Son los medios físicos que permiten que quede una evidencia de las anotaciones contables realizadas. Permite la sistematización de datos para obtener información útil. Clasificación de los registros: • Principales: anotan todos los efectos económicos, de modo que en sus asientos intervienen la totalidad de las cuentas con saldo inicial o que han tenido movimientos. Son el Diario y el Mayor. • Auxiliares: facilita el manejo del sistema contable a través de la descentralización. Anota detalladamente las operaciones repetitivas de un mismo tipo. Puede haber: diarios auxiliares o subdiarios, mayores auxiliares o submayores (ej: en el mayor se anota Ds por venta, como cuenta colectiva, y en el submayor se controlan los saldos de cada uno, como cuentas individuales) 10 • Cronológicos: los efectos económicos de los hechos y las operaciones son anotados en el orden en que se producen. Son los diarios (principales o auxiliares), y suelen ser obligatorios • Temáticos: los efectos económicos de los hechos y operaciones se anotan por cuentas. Son los mayores (principales o auxiliares), y no son obligatorios. Requerimientos legales: un sistema contable debe tener en cuenta que las leyes en vigencia pueden hacer preestablecido el modo de llevar los registros. En argentina las normas están contenidas en: Código civil y comercial, Ley de sociedades comerciales 19550, Ley de impuesto al valor agregado 20631, y Resoluciones técnicas. El código civil y comercial obliga a llevar como libros obligatorios el Libro Diario y el Inventario y Balance; los cuales deben ser encuadernados, foliados, individualizados y registrados cronológicamente. Se prohíben las intercalaciones y tachaduras. Unidad 3: El sist. de info. contable y su vinculación al ciclo operativo Operaciones básicas Son aquellas actividades que constituyen el ciclo operativo o la secuencia elemental de la operación comercial, y que son comunes a muchas organizaciones: comprar, pagar, vender, cobrar. La compraventa mercantil: Según el Código Civil y Comercial, art. 1123: Hay compraventa si una de las partes se obliga a transferir la propiedad de una cosa y la otra a pagar un precio en dinero. Al respecto conviene destacar: • La operación de compraventa es una sola; al hablar de “compra” o “venta” se atiende a la parte de contrato que ejecuta el ente cuando actividad se describe • El perfeccionamiento jurídico de la operación se produce por la tradición o entrega de la cosa. Compras Son las operaciones que realiza el ente a fin de abastecerse de recursos necesarios para llevar a cabo su actividad principal. Pueden ser ordinarias (adquisición de elementos de consumo repetitivo y necesario, como materias primas, mercadería, útiles, etc. Se relaciona directamente con el proceso de producción y el de comercialización); O extraordinarias (reposiciones cuya reposición no es frecuente) Circuito de compra: 1) Recepción: la mercadería ingresa a la empresa junto con un Remito, que debe ser controlado con lo requerido en la Orden de compra. Se firma el original y se entrega al proveedor. 2) Registración: la incorporación al patrimonio se determina por el devengamiento. En el caso de la compra, el perfeccionamiento jurídico se produce con la transmisión (entrega) de los bienes. En caso de inmuebles y rodados, deben cumplirse la escritura y el registro correspondiente de la propiedad. 3) Control interno: basado en la división de funciones (compra, almacén, registro) Comprobantes: La documentación respaldatoria depende del tamaño del ente y de su formalidad con que se maneje. Los más comunes son: 11 - - - Nota de pedido: la prepara el sector que necesita bienes, detallando características, cantidades y fecha Pedidos de cotización: el sector de compras solicita cotizaciones a los posibles proveedores. Cotizaciones recibidas: distintos informes de presupuestos de los proveedores que llegan a la empresa Orden de compra: documento dirigido al proveedor elegido, indicando cantidad, precio y condiciones. Remito: acompaña la recepción de mercaderías, se firma el original y se entrega al proveedor Factura: contiene datos de las cantidades, precios unitarios y totales, impuestos, formas y condiciones de pago. Recién con la factura se procede a la registración contable. Notas de crédito: por devoluciones de bienes al proveedor (se registra), o por bonificaciones por volumen (no se registran, reduce el monto facturado). Comunican que disminuyó la deuda. Nota de débito: por errores de facturación, o por el cobro de gastos de compra (fletes, seguros). Comunican que aumentó la deuda. Registración: Cuentas que intervienen: - Mercaderías: o según el tipo de actividad que realice el ente puede llamarse Materia Prima, etc. - Anticipos a proveedores: es un activo que muestra los pagos realizados para compras futuras. - Compras al contado: como cuenta de movimiento. - Caja / Banco c/c: cuando el pago se realiza en el momento. - Proveedores: como pasivo que refleja la deuda no documentada - Documentos a pagar: por las deudas documentadas - Intereses negativos a devengar: por contraer una deuda a plazo - IVA Crédito Fiscal: u otros impuestos susceptibles de ser reintegrados. Existen diversos métodos que pueden clasificarse: • Sin inventario permanente ( Sistema Tradicional) Como cuenta única Como cuenta desdoblada • Con inventario permanente (Sistema Racional de Costos) (Aquellos bienes cuyo costo no está determinado, y no se encuentran listos para el fin previsto, se exponen contablemente como “en proceso productivo”, “en tránsito”, “en instalación”). Mercaderías como cuenta única: La cuenta se clasificó como mixta, ya que sus anotaciones incluyen movimientos patrimoniales y de resultado: existencia al inicio, el monto adquirido, devoluciones de clientes, el monto vendido y devoluciones a los proveedores. Este método de registración ya no tiene vigencia, puesto que no brinda ninguna información útil. Mercaderías como cuenta desdoblada: Se desdobla la cuenta única en varias, agrupando conceptos y logrando obtener una información adecuada, que segrega patrimonio y resultados. Este sistema utiliza la cuenta Compras para acumular estadísticamente las incorporaciones del período; y la cuenta Mercaderías refleja el valor del inventario inicial, que se ajusta a FCE según la existencia final. De esta manera a la fecha de balance refleja siempre la realidad patrimonial. Si la información fuera de interés para la empresa, puede llevarse otra cuenta para Devoluciones de compras. 12 Cuando no se llevan inventarios permanentes, se recurre al método de diferencia de inventarios, por el cual el CMV = Existencia inicial + Compras – Existencia final. Este método oculta posibles diferencias, faltantes, sobrantes, bajas por deterioro, hurtos, etc. Mercaderías con inventario permanente: Lleva un control permanente del inventario, permite registrar las bajas de las mercaderías a su costo, cada vez que se registra la venta. De esta manera, el saldo de la cuenta Mercaderías refleja siempre las existencias. Las cuentas que se utilicen para mostrar la incorporación de los bienes de cambio en el patrimonio van a depender de la modalidad de compra (Proveedores, Compras al contado, etc.) Devoluciones de compra: cuando se disminuye o anula el total de la compra, se genera como contrapartida una disminución de la deuda con Proveedores, o se genera un crédito como Adelanto a Proveedores, si se había pagado en el momento. Los bienes que se devuelven, se dan de baja al valor que fueron incorporados. Costo de adquisición: El precio de compra y el costo de adquisición no son sinónimos. El valor que corresponde asignar a la incorporación de un bien es el costo de adquisición o producción, que incluye: precio de compra (de la factura), al contado, neto (incluyendo) de bonificaciones o descuentos + sacrificios adicionales necesarios para que le bien se encuentre en condiciones de ser utilizado para su destino previsto. Precio de compra + Gastos de compra = Valor de activación Componentes comerciales: el precio de compra es neto de bonificaciones o descuentos. Es decir que: Se deducen del precio los descuentos por volumen de compra o en razón de la relación comercial Se prorratea el precio cuando se recibe mayor cantidad de bienes “sin cargo” como bonificación. Estos componentes no se registran, ya que se toman por incluidos. Componentes financieros: la RT 10 establece que en las compras que se realizan a crédito, el valor de activación no deben incluir los intereses financieros implícitos o explícitos. Es decir que: Se deducen del precio de lista los descuentos por pronto pago o los intereses implícitos No se agregan al costo los intereses que pudieran pactarse por la financiación de la compra Estos componentes se registran en cuentas aparte. VALUACION DE INVENTARIOS: Con cierta periodicidad, al menos a FCE, será necesario efectuar el recuento físico y su valuación, a los efectos de calcular el CMV o de controlar las cifras para determinar eventuales diferencias. Inventario = asiento de los bienes pertenecientes a una persona, hecho con orden y distinción. Permite conocer y administrar los elementos que posee el ente en un momento determinado. Clasificación de inventarios: Según el momento del ente: a) Inventarios de inicio: con motivo del inicio de actividades del ente. b) Inventarios de ejercicio: se realiza a FCE, o en períodos establecidos. c) Inventarios de liquidación: con motivo de la finalización de actividades del ente. Según el momento de realización: 13 a) Inventarios permanente: se realiza en forma constante y en los períodos que necesite la empresa. Permite conocer la existencia de mercaderías en cualquier momento. Para ello se realizan fichas de stock, que determinan el mínimo y máximo que se puede almacenar de un bien, y el punto en el que se debe realizar el pedido de reposición. Permite registrar las bajas de mercaderías a su costo cada vez que se realice la venta, y el saldo de la cuenta Mercaderías refleja siempre existencias reales y actuales. b) Inventarios no permanente: se realiza únicamente a FCE. Según la materia: a) Inventarios Patrimoniales: de todo o parte del patrimonio. b) Inventario de Bienes y valores de 3ros: de bienes de 3ros transitoriamente en poder del ente. c) Inventario de registros, archivos, cartas y documentos relacionados con la administración. Según su forma: a) Inventarios analíticos: se individualizan todos los elementos del patrimonio, específicamente. b) Inventarios sintéticos: los elementos se agrupan y controlan por tipo de bien, ubicación, función, etc. Según las circunstancias: a) Inventarios en c. ordinarias: corresponden a la actividad normal del ente, realizada por personal propio o contratado para esas tareas. b) Inventarios en c. extraordinarias: en caso de juicios por quiebra, liquidación de la sociedad o constitución con aportes u otras ocasiones, intervienen agentes especiales. Impuesto al Valor Agregado: Se aplica en las distintas etapas de la producción, venta o importación, y se incorpora al precio de venta, por lo que la soporta el consumidor final. - Responsable Inscripto: sujetos pasivos de impuesto. Debe efectuar la liquidación de IVA y depositar a favor de AFIP la diferencia entre el IVA facturado a sus clientes y el facturado por sus proveedores. - Monotributista: son los inscriptos en un régimen simplificado que permite pagar un monto fijo por la suma de los impuestos. - Exento: realizan actividades exentas de pagar impuestos, según la ley de IVA Consumidor Final: es el último eslabón de la cadena de operaciones relacionadas con el impuesto. • • Factura A: emitida por los RI, cuando venden a otros RI. Lleva separado el IVA. Factura B: emitida por los RI, cuando vende a cualquier otro tipo. No separa el IVA, está incluido en el precio final y constituye un costo. • Factura C: emitida por M, cuando venden a cualquier categoría. No separa el IVA. Compras de Bienes de uso: Costo de adquisición: representa el sacrificio económico que ocasiona a la empresa adquirir un bien y ponerlo en condiciones de ser utilizado. Valor de incorporación al activo: valor de compra + gastos inherentes a la compra (fletes, seguros, honorarios, escrituras). No se activan los gastos financieros (intereses) y las prendas o hipotecas. 14 Ventas Es el proceso de persuadir a un cliente potencial para que adquiera u producto o servicio que satisfaga alguna de sus necesidades, beneficiándose mutuamente con el vendedor. Las principales ventas son las de: - Mercaderías compradas o producidas entrega de bienes tangibles - Servicios prestados por el ente no deja rastro físico Con menos frecuencia, ventas al margen del objeto específico de la empresa de: - Derechos contra 3ros: cuando se descuentan documentos (pagaré) - Bienes de uso que se enajenan para su reemplazo, modernización, o reorganización. - Acciones u otros valores - Bienes intangibles (marcas, patentes, etc) Las ventas ajenas a la actividad pueden ser clasificadas en: - Ordinarias o Normales: su realización es de carácter recurrente. - Extraordinarios: cuando no se espera q se repitan en el futuro. Documentación respaldatoria: - Remito (acompaña a la mercadería y es firmado por el cliente como constancia de recepción) - Factura (indica cantidad, precios unitarios y totales, impuestos, forma y condiciones del pago) En casos especiales puede ser necesarios: - Escritura pública (cuando se vende un inmueble) - Contrato (venta de marca o patente) - Liquidación del agente de bolsas (venta de títulos) - ND para comunicarle al cliente que se le debitaron valores en su cuenta, es decir que aumentó su deuda para con la empresa. Ej: error de facturación, intereses por mora, etc. - NC para comunicarle al cliente que se le acreditaron valores en su cuenta, es decir que disminuyó su deuda para con la empresa. Ej: error de facturación, productos dañados, devoluciones. Cuentas a utilizar: - Deudores por ventas: las ventas en cuenta corriente se debitan a la cuenta de activo (derecho a cobro) - Valores a depositar / Documentos a cobrar: según el instrumento financiero entregado por el cliente. Ventas al contado: se utiliza para contabilizar separadamente la venta (según la factura) Caja: se utiliza para contabilizar la cobranza (a partir del resumen cobranzas preparado por tesorería). Ingresos por ventas: este es un concepto económico, y no financiero, ya que es independiente de que el importe de una operación haya sido cancelado o no. Como el perfeccionamiento jurídico de la venta se produce con la tradición, el devengamiento coincide con este momento de la entrega de la cosa o la prestación del servicio 15 Costo de venta: sacrificios necesarios para tener los bienes en condiciones de ser vendidos, y se devenga en el momento de la entrega de la cosa o la prestación del servicio. La registración del mismo solo puede ser realizada cuando este se conoce, ya sea por disponer de algún método para individualizarlo o por asignarse llevando un inventario permanente, de no ser así, se espera la realización de un inventario físico valorizado que, considerando el inventario inicial y las compras del período, permita determinar el costo por el método de diferencia de inventarios (CMV = EI + C – EF) Inventario permanente: La ficha de inventario permanente permite llevar un control de las existencias y costos de los bienes de cambio, registrando las operaciones a medida que ocurren. Para esto, existen diferentes métodos para asignar los costos a las unidades en existencia y vendidas: PPP (precio promedio ponderado) = en cada entrada, se suma el total del costo de lo entrado, al total del costo de las existencias, y el resultado se divide por la nueva existencia. Este costó se asignará a las unidades salidas y las existentes. PEPS (primero entrado, primero salido) = Las unidades que se dan de baja, se descargan a los costos más antiguos que queden en existencia. UEPS (último entrado, primero salido) = Las unidades que se dan de baja, se descargan a los costos más recientes que queden en existencia. Precio de venta: se determina a partir de su costo, con el agregado de un margen destinado a cubrir los demás costos operativos y la utilidad de la empresa. En otros casos, el mercado determina el valor de salida, debiendo ajustarse a esa realidad. El valor contable de la venta es el precio de venta al contado del bien, neto de bonificaciones y descuentos; tampoco se incluyen impuestos facturados (IVA) ni gastos de comercialización (gastos de venta que no representan sacrificios para que el bien esté en condiciones de ser vendido) Sistema tradicional: Al producirse una venta respaldada por una factura, se registra el precio de venta con la cuenta “Venta de mercadería” (R+). En ningún momento se refleja el saldo de la cuenta Mercaderías. A FCE se hace el ajuste en el saldo de Mercaderías y se determina el resultado bruto de la actividad. Sistema racional de costos: Al producirse una venta respaldada por la factura, se registra el asiento con la cuenta Venta de mercadería. Y seguido se da de baja las Mercaderías, a su valor de costo, usando las cuentas CMV (debe) y Mercaderías (haber). Al cabo de cada venta podremos conocer las existencias, y el resultado bruto de las operaciones de ventas. Ingresos por ventas y cobranzas Ingresos: son los aumentos de activos y las disminuciones de pasivo originadas en la producción o entrega de bienes, en la prestación de servicios, o en las actividades que hacen al propósito del ente. Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial, que no se debe a un aporte de los socios. El aporte societario no se considera un ingreso, sino un simple incremento patrimonial. Clasificación: - Ingresos ordinarios o corrientes: están vinculados a la actividad normal de la empresa - Ingresos extraordinarios: proceden de operaciones excepcionales 16 Cobranzas: son el cumplimiento de las obligaciones de pago que los deudores (comerciales o de otra naturaleza) contraen con el ente, originando entradas de dinero o cheques. Documentación respaldatoria: Consiste en el duplicado del recibo que emite el ente y entrega al pagador. Para las ventas al contado se usa el ejemplar de la factura que se entrega al comprador. Disposición de los fondos: La disposición de las cobranzas depende de la organización administrativa de la empresa: Mantenimiento de la cobranza en el ente: Si suponemos que el producto de las cobranzas se mantiene en el ente y se utiliza para efectuar los pagos, la cuenta Caja se convierte en central para el movimiento de fondos Depósitos de la cobranza: el producto de las cobranzas es depositado, en forma parcial o total, en cuentas corrientes abiertas a nombre del ente en uno o varios bancos. Deposito parcial: la registración del depósito se efectúa con debito a la cuenta Banco c/c y crédito a las cuentas que oportunamente fueran imputadas al registrar la cobranza Si el ente guarda el efectivo recaudado y deposita los cheques en una o varias cuentas bancarias, le conviene utilizar la cuenta Caja para el efectivo y Valores a depositar para los cheques, la cual será acreditada al efectuarse el deposito Si el ente utiliza los cheques recibidos para efectuar pagos y realiza depósitos en efectivo o con cheques, le conviene utilizar la cuenta Caja, o Caja y Cheques recibidos, según corresponda. Deposito integro: El total de la cobranza se deposita en uno o varios bancos. Se puede utilizar: Una sola cuenta para el total recaudado. Ej: Cobranzas a depositar La cuenta Caja para el efectivo y la cuenta Valores a depositar para los cheques recibidos Depósito efectuado por los clientes: a veces los clientes depositan el importe adeudado en una cuenta corriente bancaria del ente. En este caso se efectúa la registración al recibir la nota de crédito bancaria, a la que se suma el duplicado del recibo que emite el ente para el cliente. Egresos Los pagos son el cumplimiento de las obligaciones que contrajo el ente con terceros. Es frecuente que en la práctica se obvie el desdoblamiento del nacimiento y pago de la obligación y se contabilicen ambos en un único asiento. En general los pagos dan lugar a la acreditación de Caja o Banco, debitándose las obligaciones canceladas (proveedores, doc a pagar, préstamos, etc.) o cuentas de activo o gastos. Documentación respaldatoria: consiste en el original del recibo que emite el acreedor y recibe el ente. Para compras al contado, el respaldo es la factura original recibida. Cuando el pago se hace por depósito bancario, se recibe una boleta bancaria. Es necesario que el departamento contable controle que toda orden de pago sea registrada, para lo cual deben estar numeradas. También implican un registro las notas de débito y crédito de origen financiero. FONDO FIJO: consiste en llevar una suma de dinero fija para atender los gastos menores. 17 Se origina mediante la emisión de un cheque, para llevar el dinero al ente. La rendición del fondo fijo es el momento en el que se registran todos los pagos efectuados, con sus respectivos comprobantes. La reposición es el reintegro de la suma utilizada, para lo cual se emite un cheque. La rendición y reposición se puede hacer simultáneamente, sin utilizar la cuenta Fondo Fijo. Si se quiere modificar el monto del fondo fijo: si se quiere aumentar el monto que se deja como fondo fijo, se emite un cheque; y si se quiere disminuir, se deposita en el banco Se designa un responsable de efectuar pagos menores, y se fijan las políticas que ayudan a seleccionar qué tipos de pagos se harán con el fondo, y se establece cuándo reponerlo (a FCE) Depositar íntegra y diariamente las cobranzas evita que los fondos sean usados para pagos no autorizados. La única alternativa de pago en efectivo, es cuando no sea posible hacerlo con cheques. Documentación: facturas y comprobantes internos por los pagos; órdenes de pago por las reposiciones. Cuentas que utiliza: - Fondo fijo: se debita al crearse, reponerse y aumentarse, y se acredita en la rendición y disminución. - Recaudaciones a depositar: dinero que ingresa en efectivo, cheques, etc. Reemplaza la cuenta Caja Banco C/C: se debita para depositar las recaudaciones y cuando se reciben transferencias; y se acredita cuando se paga con cheques propios lo gastos y activos mayores. Otras operaciones registrables: Aportes de capital: estos se dan cuando los titulares de una entidad transfieren a la misma la propiedad de bienes que hasta ese momento les pertenecían a ellos. Lógicamente, esto determina un incremento del patrimonio neto de la entidad que recibe el aporte. Transferencias entre cuentas bancarias: las cuentas recaudadoras son aquellas que sólo permiten depósitos, y los entes la abren en sucursales del banco en el que poseen cuenta corriente. Así, las sucursales bancarias transfieren los saldos de estas cuentas a las cuentas corrientes del ente, de manera periódica. La documentación respaldatoria se trata de la boleta de depósito, ND, NC. La transferencia entre cuentas bancarias puede ser: Pertenecientes a un mismo banco: los comprobantes pueden ser notas de débito y de crédito si se dan instrucciones al banco, mientras que serán las boletas de depósito y extracción si se extrae y deposita manualmente. Se debitan y acreditan las cuentas bancarias de la empresa. Pertenecientes a diferentes bancos: si es de una cuenta corriente de un banco a la cuenta corriente de otro banco, ambas al nombre del ente, es la misma documentación que cuando la transferencia pertenece a un mismo banco, debitándose uno de los bancos, y acreditándose el otro; si es de una cuenta corriente de un banco, a otra cuenta corriente a nombre de un proveedor, son los mismos documentos, más el recibo original, debitándose proveedores y acreditándose el banco. Devengamiento: los resultados deben contabilizarse en el momento en el que ocurre el hecho que lo genera, independientemente de si fue pagado o cobrado; es decir que la contabilidad se rige por el criterio de lo devengado, y no de lo percibido. Normalmente no tiene documentación respaldatoria. 18 - De ingresos ya cobrados (no devengado cobrado): se acredita la cuenta representativa del ingreso obtenido por anticipado. Será regularizadora del activo o de pasivo. Producido el transcurso del tiempo o la prestación del servicio que genera el ingreso, se debita la cuenta y se acredita la correspondiente de resultado +. - De costos ya pagados (no devengado pagado): se debita una cuenta de activo, por el derecho adquirido y será acreditada cuando transcurra el período del servicio contratado, o se consuman los bienes pagados. (ej: seguros) - Ingresos devengados aún no cobrados (devengado no cobrado): se debita una cuenta de activo por el ingreso a cobrar y se acredita la cuenta de resultado +, por el ingreso devengado que corresponda (ej: Intereses Ganados) - Costos devengados aún no pagados (devengado no pagado: se debita la cuenta de costos (R -); si genera una posterior salida de fondos, se acredita una cuenta de pasivo a pagar; si el costo es resultado de la disminución de valor de un activo, se acredita una regularizadora del activo. En una empresa que lleva una contabilidad descentralizada, es aconsejable que utilice una planilla de devengamientos (comprobante de uso interno), y que luego sea volcado en una minuta. Depreciaciones: es una disminución de su valor por el transcurso del tiempo, que sufren algunos activos: bienes de uso, tangibles o intangibles, que forman parte de la estructura general del ente, que consiguen directa o indirectamente la producción de bienes y servicios, que tienen una vida útil, y que su costo se debe distribuir razonablemente en los períodos de su vida útil. Valor a depreciar: es el costo de adquisición menos el valor de recupero (el valor que el bien pueda tener para la empresa, al dejar de ser útil para su actividad) Causas: o Duración física del activo (agotamiento, desgaste) o Duración económica del activo (obsolescencia, explotación por tiempo limitado) o Duración del activo según normas contables (fusión, escición) Métodos de depreciación: o Lineal: la depreciación es constante en el tiempo, las causas que la provocan tienen efectos homogéneos. o Creciente: supone que el desgaste que se produce es inferior en los primeros años, y que aumenta progresivamente con el correr del tiempo. o Decreciente: supone que el desgaste que se produce es superior en los primeros años, y que disminuye progresivamente con el correr del tiempo. Mejoras: es un aumento en la capacidad de servicio de un bien, generando una extensión en la vida útil, y un incremento en la capacidad del bien. Su costo se carga al activo. Reparaciones: son las erogaciones que se producen con el objeto de reparar o reponer la capacidad de uso de un bien; son necesarias cuando el bien ha sufrido daños. Se carga como pérdida, pero no se imputa al costo de producción de productos vendidos. Mantenimiento: son erogaciones habituales, normales y necesarias. Se utiliza una cuenta de movimiento, y se carga al costo de los bienes producidos, al venderse los productos 19 Contingencias: condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican incertidumbre con respecto a posibles ganancias o pérdidas para una empresa, que serán resueltas en definitiva cuando ocurra o deje de ocurrir uno o más eventos futuros. Se clasifican: Según su incidencia patrimonial: o De ganancia. o De pérdida. Según su probabilidad de ocurrencia: o Probables. Alta probabilidad de ocurrencia. o Razonablemente posibles. No se pueden clasificar ni como P ni como R. o Remotas. Baja probabilidad de ocurrencia. Según su posibilidad de cuantificación objetiva: o Cuantificables. o No cuantificables. Probable Razonablemente posible Remota Cuantificable P: se registra como pasivo contingente o reguladora de activo. De ganancia: puede registrarse como no. Notas No No cuantificable Notas notas no Remuneraciones al personal: Las remuneraciones y cargas sociales constituyen el costo que la empresa debe afrontar por emplear. Tipos: sueldos (establecidas sobre las bases mensuales con independencia de la cantidad de trabajo realizado); jornales (determinados en función de la cantidad de horas trabajadas); comisiones por ventas o cobranzas; y premios por asistencia o puntualidad. Además, las leyes laborales y previsionales exigen: Aportes a cargo del empleado, retenidos por los empleadores, los cuales pagan a los organismos recaudadores. Se descuentan de las remuneraciones. Aportes a cargo de los empleadores. Se consideran contribuciones sociales, los cuales son costos para las empresas. Unidad 4: Controles del Sistema de Información Contable Control: conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las afirmaciones, y la normalidad o regularidad de los actos que realizan otros individuos o sistemas de procesamiento de información. Controlar es unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos estratégicos donde vigilar su cumplimiento y rendimiento, y concentrarse en los desvíos respecto a lo predeterminado, para evaluarlos, y en última instancia, realizar una acción que tienda a corregir esas irregularidades. El objetivo es que todas las operaciones se registren oportunamente por el importe correcto, en las cuentas y en el periodo que corresponde para brindar la información adecuada. El control forma parte de la administración, que cumple con las funciones de: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Todas estas funciones se producen simultáneamente y el control repercute en todas ellas. 20 Tipos de controles: A) Los que se realizan con el procesamiento de los comprobantes. • Antes del proceso (entrada) • Durante el proceso (del proceso) • Después del proceso (salida) B) Los que se realizan periódicamente para verificar la exactitud de los saldos contables Control de Entrada: Se realizan antes de registrar un comprobante con el propósito de determinar: - Que no falte ningún comprobante - Que cada uno de los comprobantes recibidos no haya sido contabilizado antes, que los datos sean necesarios y sus cálculos correctos - Controlar la secuencia numérica - Verificar la continuidad numeraria de los comprobantes empleados para validar lo contabilizado Control de Proceso: Son frecuentes en sistemas computarizados y cortan la realización de controles de entrada o de salida. Un buen programa podría prever que durante el ingreso se verifique: - Que las fechas a registrar existan - Que se rechacen datos alfabéticos si el campo es numérico - La suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos - Que exista coherencia entre los datos ingresados a ciertos campos Control de Salida: Los objetivos de este control son: - Coincidencia entre los totales resultantes del procesamiento y los respectivos totales de control - Coincidencia entre los débitos y créditos contabilizados en el mayor general Se deben realizar controles manuales sobre los saldos, verificar que saldos anteriores + movimientos = saldos actualizados, y en el mayor general verificar que el total de débitos sea igual al total de créditos. Una vez cumplidos los controles de salida, debería marcarse la documentación para prevenir el riesgo de una doble contabilización. Técnicas de control: Control cruzado: Se compara información que emiten distintos sectores referidos a un mismo tema. Control por repetición: ante la falta de coincidencia entre la misma información procesada por dos sectores distintos del ente, se deben analizar las diferencias entre ambos informes y detectar sus causas. Controles periódicos: tiende a detectar eventuales errores Control por oposición de intereses: una operación se separa en varias fases, repartiéndola entre varios participantes, de modo que al cumplirse cada etapa cesa la responsabilidad de quien entrega y la retoma de quien recibe. Control por excepción: se establecen parámetros, que mientras la información recae dentro de estos, no se realiza acción correctora alguna, pero si la información va más allá de los parámetros, se realizará una acción correctora. El control interno: 21 Son todas las políticas y procedimientos adoptados por las administraciones de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar la conducción eficiente y ordenada del negocio. El control interno es una herramienta de gestión con un triple objetivo: Proteger el patrimonio y la calidad de la información en la empresa (esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones originadas por usos o disposiciones no autorizadas y que las operaciones o transacciones) Asegurar que las directrices de la dirección tomen medidas para mejorar el rendimiento de la empresa se están aplicando. Garantizar que la empresa cumple con la ley y la normativa. ¿Cómo funciona el control interno? Como sistema garantista, el control interno tiene que poner en marcha dos elementos clave: Un diseño de organización que permite cumplir con los objetivos indicados antes. La realización periódica de auditorías para verificar que esos objetivos se están cumpliendo. Una organización dedicada La responsabilidad del control interno en una organización no es exclusiva de la dirección, ni de un departamento específico, sino que es de todos los actores de la empresa. 1. La organización del control interno requiere una definición clara de las responsabilidades. Además, debe disponer de los medios y recursos humanos adecuados y sistemas de información. 2. Se tiene que poner en marcha un sistema de difusión interna de la información. Me refiero a datos pertinentes y fiables que permiten a cada uno ejercer su responsabilidad en buenas condiciones. 3. El sistema debe también censar y analizar los principales riesgos a los que puede estar sometida la empresa. Se tienen que poner en marcha procedimientos de gestión de riesgos. Componentes del control interno que deben ser tenidos en cuenta por el auditor. a) Ambiente de control: condiciones bajo las cuales está diseñado el sistema de control. Marca pautas de comportamiento y constituye la base del control interno. b) Evaluación del riesgo por la dirección superior: La identificación y evaluación de riesgos en todos los niveles y las acciones que se toman para manejarlos, es una tarea continua de la gerencia y es clave para determinar la efectividad de los controles. c) Información y comunicación: la información adecuada y oportuna es el elemento central del proceso de control. La base de información está dada por el sistema de información contable que se ocupa de identificar, reunir, clasificar, analizar y registrar información sobre operaciones y hechos económicos. 22 d) Actividades de monitoreo: el monitoreo de actividades determina si los procedimientos de control se realizan en forma efectiva y uniforme. En la mayoría de las empresas hay indicadores financieros o diferentes análisis que se utilizan para monitorear el funcionamiento del negocio. Estas son mediciones de variables claves que indican rentabilidad, capacidad para hacer frente a obligaciones financieras, etc. e) Actividades de control: La gerencia establece políticas y procedimientos de control para prevenir y detectar cifras erróneas o el uso fraudulento de los activos. El control puede ser realizado por individuos o por computadoras. La efectividad de los procedimientos depende de la competencia y diligencia de las personas que los realizan, el entrenamiento y experiencia. Limitaciones de la estructura de control interno: El control interno no puede proporcionar una garantía absoluta, solo permitirá alcanzar una razonable seguridad de que los objetivos se lograrán en la medida de que se cumplan los controles debidos a las limitaciones inherentes que tiene. Auditoría Es el examen de información realizado por una tercera persona, distinta de la que la preparó y del usuario, con la intención de establecer su razonabilidad, con el objetivo de aumentar la utilidad que tal información posee. La labor de auditoría puede ser desarrollada por contadores independientes o bien por los mismos empleados o funcionarios de la organización. La auditoría realizada por contadores públicos independientes para expresar una opinión sobre la información examinada es denominada auditoría externa. La auditoría realizada por los empleados o funcionarios de la organización con propósitos de control, es comúnmente denominada auditoría interna. Auditoría interna Sus funciones incluyen: Revisión de las operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y concordancia con las políticas establecidos por la organización. Control de los activos a través de los registros contables y comprobaciones físicas. Revisión de las políticas para evaluar su efectividad. Revisión de si los procedimientos contables fueron aplicados en forma consistente con las normas contables. Auditoría de otras organizaciones con las que existen relaciones contractuales a cumplir u otras vinculaciones económicas. Diferencias Si bien la auditoría lleva a cabo una tarea que se considera una parte más del de control interno: busca mejorar, la función del control, esta es una actividad independiente del control interno, que en cambio, depende de los máximos niveles de la organización y reporta a ellos. El control lleva a cabo un trabajo continuo de análisis de riesgos dentro de la organización, como parte de la propia operativa de la misma. La auditoría realiza una evaluación puntual y periódicas, a posteriori y como consecuencia de las tareas llevadas a cabo por el control. Control y su relación con la auditoría 23 La auditoría incluye la revisión y la evaluación de la estructura del control, para determinar si el mismo es efectivo y eficiente. "el propósito de la revisión del control es determinar si se cumplen los objetivos elementales del mismo. Auditoría operativa: consiste en la realización de exámenes estructurados de las operaciones de un ente, con el propósito de evaluar e informar sobre la utilización de los recursos y el logro de sus objetivos. En pocas palabras la auditoría operativa es el proceso que tiende a medir el rendimiento real con relación a un rendimiento esperado. Tenderá a formular recomendaciones para mejorar el rendimiento real y alcanzar el éxito deseado. Controles externos: Tienen que ver con la auditoria, sindicatura y comité de vigilancia Auditoría externa: es el examen de los estados contables con el propósito de dictaminar si fueron realizados de acuerdo con ciertas normas contables. La auditoría mejora la credibilidad de los estados examinados, ya que proporcionan seguridad en la forma en la que fueron preparados. Para esto, el auditor externo debe ser un profesional independiente de la empresa, lo que supone una actuación imparcial y objetiva. Emite una opinión técnica sobre la situación económica, financiera y patrimonial. El informe del auditor es el resultado de una investigación realizada por el auditor, en base a técnicas, programas y procedimientos de auditoría. Le permite a la dirección superior tomar conocimiento de la realidad, siendo útil no sólo por los errores o deficiencias que encuentra en la organización, sino por las propuestas y recomendaciones de medidas correctivas que contiene.. El informe del auditor debe ser: seguro, conciso, claro, objetivo y oportuno Normas argentinas de auditoría: pasos que debe realizar auditor: 1- Obtener un conocimiento apropiado de la estructura del ente, sus operaciones y sistemas, las normas legales que le son aplicables, y las condiciones económicas del contexto. 2- Identificar el objeto del examen, como el estado contable. 3- Evaluar la naturaleza de lo que se debe examinar, y los posibles errores o riesgos involucrados. 4- Planificar el trabajo de auditoría, los procedimientos a aplicar, las técnicas, etc. 5- Realizar la evaluación de actividades de control de los sistemas pertinentes a su revisión, a partir de los cuales puede reunir elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar su informe. Sindicatura Es un órgano de fiscalización de la sociedad, que cumple la función de realizar controles contables y de legalidad, para lo cual deberá emitir un informe. El síndico es elegido por la asamblea de socios, y permanece durante el plazo que fijen los estatutos, menor a tres años. Para ser síndico se requiere ser abogado o contador público, y tener domicilio en el país. Atribuciones y deberes - fiscalizar la administración por lo menos cada tres meses 24 - verificar las disponibilidades y solicitar confecciones de balances y comprobación - asistir con voz y sin voto a reuniones de directorio, asamblea y comité ejecutivo - presentar en asamblea un informe escrito sobre la situación económica y financiera de la sociedad - convocar a asamblea extraordinaria, cuando lo juzgue necesario - vigilar que los órganos cumplan con la ley, estatutos, reglamentos y decisiones asamblearias - fiscalizar la liquidación de la sociedad - investigar sobre denuncias y mencionarlas verbalmente en asamblea Consejo de vigilancia: Controla la gestión del directorio, analiza la eficacia y eficiencia del ente. Este consejo de vigilancia se conforma en asamblea y su función es distinta y reservada a la sindicatura, tiene como función principal la fiscalización de la gestión del directorio de la empresa. Unidad 5: Cierre del proceso contable. Procedimientos para verificar y analizar los saldos Una vez finalizado cada periodo contable nos corresponde: 1. Transferencias de saldos seccionales: cuando una empresa registra una misma situación en distintos registros, usando cuentas de enlace. De esta manera, la tarea de cierre implica transferir los saldos registrados en los registros secundarios a la contabilidad central, cancelando los saldos de las cuentas de enlace. 2. Asientos de consolidación: es posible que una empresa controlante quiera o deba preparar estados consolidados en las que el ente emisor es el conjunto económico integrado por ella y sus controladas. 3. Actividades de control: Para detectar eventuales errores y omisiones contables, periódicamente deben llevarse a cabo: - Verificación de que la suma de los saldos deudores y acreedores de las cuentas sean iguales entre sí, mediante la preparación de balance de sumas y saldos. Comprobar que la suma de los saldos que integran cada mayor auxiliar coincide con el saldo de la pertinente cuenta, y de no ser así conciliar ambos importes. Comparar los saldos contables con los informados por terceros, y en discrepancia, conciliarlos. Comparar los saldos contables con los recuentos de bienes físicos y de elementos intangibles. Analizar la composición de los saldos de cuentas representativas de créditos y deudas, de AREA y de resultados no frecuentes. De la realización de estas actividades pueden surgir asientos de ajustes. Balance de Sumas y Saldos Se realiza al finalizar cada período, formado por una lista de los saldos de las cuentas provenientes del Mayor. También puede detallarse los totales debitados y acreditados a cada cuenta, de manera que la 25 diferencia de éstos sea el saldo de la cuenta que se expone en otra columna, de acuerdo con su saldo deudor o acreedor. Los datos de las operaciones y hechos económicos registrados en el Libro Diario, luego son ordenados en forma temática en el Mayor General. La información acumulada en el Mayor durante un período permitirá la confección de informes contables. Se realiza un primer control que consiste en que la suma de todos los saldos deudores que surgen del Mayor coincida con el de los saldos acreedores. También se debe prestar atención al corte correcto de las operaciones al cierre del período: que se contabilicen los hechos económicos correspondientes al período, y ninguna otra. Balance de saldos de mayores auxiliares Es una lista de saldos de cuentas individuales, cuyo total debe coincidir con el saldo de la correspondiente cuenta del mayor. Incluye: La denominación de la cuenta, el saldo de cada una de ellas y la suma algebraica de saldos deudores y acreedores. Ej: lista de clientes, lista de proveedores. Errores: cuando el total mostrado por el balance de saldos no corresponde con la cuenta correspondiente, se deben buscar las causas de las diferencias y realizar una conciliación para corregir. Conciliaciones con terceros: se obtienen resúmenes de movimientos de cuentas de: Bancos, respecto de cuentas corrientes o de ahorro. Cajas de valores (títulos públicos depositados en caja de valores). Proveedores Se analizan las diferencias entre los saldos de los registros contables y los datos de los resúmenes de terceros, si estas existen, pueden surgir ajustes contables. El procedimiento mediante el cual se determinan las causas y los importes relativos a las diferencias entre el saldo se denomina “conciliación”. Las situaciones que se deben comprobar son: Saldo informado por el tercero. Partidas de la conciliación, que incluyan: o Movimientos registrados por el tercero, omitidos por la empresa. o Movimientos que no aparecen en el estado de cuenta obtenido. Saldo contabilizado Se debe determinar: Si las partidas de conciliación son puramente transitorias, se omite acción. Si evidencian un error contable, por lo cual se debe corregir. Si indican que existe alguna situación conflictiva, en cuyo caso deberán realizarse las acciones que corresponden. Conciliaciones Bancarias: Los saldos de las cuentas corrientes bancarias al cierre del periodo sólo surgen como resultado final, luego de haberse practicado un procedimiento de control entre los registros del ente y los de cada institución bancaria con las cuales se opera. Dicho procedimiento posibilita que los saldos registrados por el ente, de cada cuenta corriente bancaria se corresponda con el saldo que surge del extracto remitido por las instituciones con las que el opera. 26 Existen 4 procedimientos para llevar adelante la conciliación bancaria: - Partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo de los registros contables. Partir del saldo de los registros del ente, para llegar al saldo del extracto bancario. Partir de ambos saldos para tratar de llegar a saldos iguales. Practicar la denominada conciliación cuadrada. Comparación con el recuento físico: Comparación de datos contables con los resultados de los recuentos de bienes físicos y de elementos representativos de intangibles. En cuanto a su periocidad, no debe pasar más de un ejercicio sin que se realice la tarea, pero para definir esta, se debe considerar: Riesgos que genera la ausencia del control. Cantidad de otros controles sobre los bienes. Rotación de activos (la frecuencia deberá ser mayor para bienes de más movimiento como el dinero). Complejidad de la tarea. Análisis de saldos: para ciertas cuentas como deudores, acreedores y existencias, además de los balances de saldos de mayores auxiliares, deben realizarse análisis de la composición y evolución de sus saldos. También es recomendable hacer lo mismo con cuentas de AREA y de resultados poco frecuentes. Otros ajustes finales Ajuste por comparación con el valor límite de los activos: para la valuación de los activos, se debe tener en cuenta el valor límite. Este puede corresponderse con el valor de mercado o con el valor recuperable (alternativa más rentable que puede tener un activo, el valor neto de realización). Comparando este con el valor contable, se realizan ajustes con el objetivo de reflejar exactamente la situación de los activos. Reexpresión por inflación: se ajusta el valor de los bienes en base al cambio del poder adquisitivo de la moneda, para homogeneizar la unidad de medida. Para esto se necesita: - La determinación de la fecha de origen de las partidas que no estén expresadas en moneda de poder adquisitivo en cierre del periodo. La reexpresión a moneda de cierre del periodo de las mencionadas partidas. Asientos de Ajuste Los procedimientos de control enunciados anteriormente, incluyendo también las tareas de auditoría, pueden detectar errores u omisiones que deban ser corregidas, mediante los asientos de ajuste. 1. Para reparar una omisión, basta con registrar el asiento omitido. Para la corrección de errores, se propone reversar el asiento equivocado y contabilizar el correcto. 2. Luego de la contabilización de los ajustes, deben ser mayorizados. Así se prepara un nuevo balance con los saldos ajustados, que son los que deben utilizarse para preparar los informes contables. Asientos de Cierre 27 Cuentas de resultado: se deban cancelar los saldos de las cuentas de resultado, debitando las que tienen saldo acreedor, y acreditando las que tienen saldo deudor. La diferencia entre estos débitos y créditos, conocido como resultado neto del período, se debe imputar a la cuenta resultados no asignados. Cuentas de movimientos de fondos: si se usan cuentas especiales para la confección del estado de origen y aplicación de fondos o flujo de efectivo, se debe cancelar sus saldos. Reservas obligatorias: se deben contabilizar las reservas de ganancias que las leyes o el estatuto exijan. Unidad 6: Los informes contables de gestión y su vinculación con el ciclo operativo del negocio. Presupuesto El presupuesto es un plan que muestra cómo serán adquiridos y utilizados los recursos en un tiempo determinado. Es una herramienta de la gestión gerencial, que permite expresar en términos monetarios el programa a desarrollar por la organización. Sirve como parámetro para determina lo que se puede y lo que no se puede hacer. Además es un elemento de control, ya que sirve para vigilar que cada sector se desenvuelva con lo que le ha sido asignado. Los administradores pueden formular presupuestos para la organización en general, como un todo, o para cualquier sector en particular. El Presupuesto Maestro es el principal de la empresa, la culminación de todo un proceso de planeación y comprende todas las áreas del negocio, resume los proyectos financieros de todos los presupuestos y planes de la organización. Está compuesto por: Presupuesto de operación: se centra en la adquisición y usos de recursos escasos. La organización deberá conocer el comportamiento de su demanda, es decir, qué se espera que haga el mercado. Presupuesto financiero: se basa en la obtención de fondos para adquirir recursos. Elabora los estados financieros presupuestados, que reflejan el lugar en donde la gerencia quiere colocar la empresa. El presupuesto a corto plazo debe ser parte del presupuesto a largo plazo; y debe también incorporar las inversiones en activos fijos, que son parte de la planeación estratégica, pero que se harán durante un determinado período. La dirección debe presentar indicadores que reflejen los objetivos presupuestales logrados y por lograr, de forma resumida. Características: ● Integrador. Toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa, de forma que contribuyan al logro del objetivo global. Es decir que el plan de la empresa es funcional, ya que se identifica con el objetivo total de la organización. ● Coordinador. Los planes deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Es un medio para coordinar actividades con la participación de los empleados en busca de un objetivo común. ● Flexibilidad: de modo que se puedan actualizar los planes para adaptarse a los cambios fundamentales que surjan en la empresa. 28 ● ● Planea operaciones. Uno de los objetivos del presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, y los gastos que se van a producir, de la forma más detallada posible. Planea recursos. Debe planear también los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra a través de una planeación financiera que incluya: 1. Presupuesto de Efectivo: es un programa de ingresos y egresos de efectivos esperados. Su importancia es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo. 2. Presupuesto de adiciones de activos: inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos. Objetivos del presupuesto ● Analizar y planificar el futuro: Incluye el análisis interno y externo, discriminando las posibilidades, y aprovechando las que puedan ser útiles. ● Asignar recursos a los diferentes departamentos y productos de la empresa. ● Identificar limitaciones en los procesos: permite detectar cuellos de botella en los procesos de la empresa, y procedimientos y tareas que podrían ser mejorados o eliminados. ● Coordinar las actividades entre las diferentes gerencias y departamentos. ● Establecer bases de comparación para evaluar resultados. ● Comunicar al personal de la empresa los objetivos de la dirección. Ventajas: ● Cada empleado intentará lograr las metas específicas, ejecutando las actividades que le asignaron. ● ● Posibilita un estudio temprano de los problemas y crea entre los miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente, antes de tomar decisiones. De manera periódica se revisan y evalúan las políticas, y se replantean si no son adecuadas. ● Facilita la autoevaluación de cada área de responsabilidad de las empresas. ● Ayuda a la planeación de los costos de producción. ● Logra optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. ● Crea la necesidad de idear medidas para utilizar eficazmente los recursos, dado su costo. ● Permite establecer costos promedios y compararlos con los costos reales. ● Facilita el control administrativo, permitiendo que la dirección verifique que los planes se están llevando a cabo y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. ● Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. Desventajas: ● Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. ● Es sólo una herramienta de la gerencia, que sirve de guía a la administración y no la suplanta. ● Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer período cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución este plenamente convencido de las necesidades del mismo. Clases de presupuestos Tradicional: se basa en la asignación de recursos según la naturaleza de los bienes o servicios a adquirir. No brinda la posibilidad de correlacionar tales recursos con las metas u objetivos que se pretenden 29 alcanzar, por lo tanto los usuarios no cuentan con información suficiente para observar en qué se utilizan los ingresos que se recaudan, ni a dónde van dirigidos los gastos. Esta técnica pone énfasis en las cosas que la institución compra, sin importar el uso, ni los fines para los que se compran; por lo tanto, es muy criticado porque no considera la planificación y por ende no es útil para determinar el grado de eficiencia de la gestión, al no brindar información sobre el avance y la evaluación de resultados. Otras características del presupuesto tradicional son: - Se basa en datos históricos, como la trayectoria o la tendencia. Generalmente es idéntico al del año anterior, con muy pocos cambios. Un gasto se puede justificar por el hecho de que estuvo en el pasado; - No presenta alternativas para cada actividad; - No utiliza la relación costo-beneficio para justificar las actividades - No evalúa cada ítem del presupuesto, ni se replantean las actividades que se están llevando a cabo. Es una herramienta rápida, simple, muy rudimentaria y menos costosa, y se utiliza en organizaciones con poco volumen de transacciones, aprovechando su poca complejidad y facilidad de registro. Por Programas: Este tipo de presupuesto es utilizado por el gobierno para realizar ciertos proyectos estableciendo los objetivos, los servicios a prestar, y su costo de ejecución. Tiene un buen control sobre lo proyectado y lo realizado, y busca racionalizar el gasto público (al menor costo). No trabaja sobre bases históricas y está elaborado con la mayor exactitud. Sin embargo, toma a todas las actividades como necesarias, por lo que se dificulta la asignación de prioridades. Base Cero: Se hace antes de que dé inicio el período correspondiente y requiere que los encargados de cada área hagan un análisis de los gastos que tendrán y los den a conocer. Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, clasificados según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio, y destacando la multiplicidad de esfuerzos. Permite someter a toda la actividad del ente a un control anual de costos y resultados, lo cual permite generar alternativas, selección de mejor opciones, y reducción de costos. Se realiza sin tomar en consideración las experiencias anteriores. Es útil ante la continua elevación de los precios, exigencias de actualización, y cambios. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea. Es una metodología de planeación que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización. Presupuestos Rígidos o Asignados: Se basa en un determinado nivel de producción y no se altera una vez elaborado; permanece fijo, independiente de cambios de las condiciones durante su ejecución. Este tipo de presupuesto sirve para llevar a cabo un control de manera anticipada, y es usado principalmente por el sector público. Para llevarlo a cabo primero se deben realizar dos acciones: Presupuestos Variables o Flexibles: Cuentan con la posibilidad de adaptarse a las situaciones que se presenten una vez realizado. Permite visualizar los ingresos, gastos y costos, adaptados a la magnitud de operaciones comerciales. Es decir, se basa en ingresos y costos unitarios estimados y se ajusta a 30 diferentes niveles de producción lograda o esperada durante el período presupuestado. Son especialmente útiles en estimar y controlar costos de fábrica y gastos de operación. TIPOS: ● Presupuesto de ventas o ingresos: Es el punto de arranque porque la producción y los niveles de inventario dependen en gran parte de esta proyección. Así, se determina el comportamiento de la demanda, es decir, se conoce qué se espera que haga el mercado. ● Presupuesto de producción: las unidades a producir dependen de las ventas planeadas y de los cambios esperados en los niveles de inventarios. Toma en cuenta: ventas presupuestadas de cada producto; inventarios finales deseados para cada uno; inventarios iniciales con los que se cuentan. ● Presupuesto del uso y compra de materia prima: indica las necesidades de los diferentes insumos. La cantidad debe estar en función del inventario que se haya determinado para cada producto, de la cantidad presupuestada para producir, y del tiempo en que se requerirá. ● Presupuesto de mano de obra directa en la fabricación: diagnostica las necesidades de recursos humanos y cómo actuar ante los requerimientos de la producción planeada. Debe determinar de las horas de mano de obra y de la calidad de esta, con lo cual se puede detectar si se necesitan más empleados o no. De acuerdo al nº de obreros requeridos, se establece el costo de emplearlos. ● Presupuesto de gastos indirectos de fabricación: depende de la forma en que varíen los gastos individuales que forman parte de los gastos generales. ● Presupuesto de inventario: se necesita para el presupuesto de producción, el de compras de materiales y para detalles sobre la declaración de resultados y balance presupuestados. ● Presupuesto de costos de investigación y desarrollo: según las estimaciones de la alta administración. ● Presupuesto de costos de mercadotecnia: cantidades “correctas” a gastar en mercadotecnia. ● Presupuesto de distribución de costos: en base a las necesidades de almacenamiento y distribución ● Presupuesto de costos de servicio al cliente: reflejan las cantidades asignadas para brindar el servicio. ● Presupuesto de costos administrativos: son cantidades que la alta administración estimó necesarias para apoyar las actividades administrativas. Proceso de planeamiento: 1. Determinación de objetivos: para poder planificar se debe saber qué es lo que se quiere (objetivos) y en qué tiempo se desea lograr (horizonte) 2. Análisis, evaluación y selección de alternativas: el análisis se realiza sobre el ambiente externo (políticas gubernamentales, economía, facilidad de obtención de la materia prima, la demanda, y la competencia) y del ambiente interno (tecnología usada, recursos propios, costos de producción, etc.) Una vez hecho el análisis, se formulan las alternativas, y se evalúan de acuerdo a sus efectos probables. La selección de una alternativa debe guiarse por los objetivos del ente. 3. Selección de medios: se eligen los medios que se utilizarán para completar los objetivos. Pueden ser planes, políticas, proyecciones, pronósticos, procedimientos, proyectos, etc. 4. Ejecución y control: a) Poner en ejecución la alternativa seleccionada. b) Controlar si la realidad se ajusta a las previsiones efectuadas o no. 31 c) Evaluar las diferencias: si son importantes se realizan correcciones, mientras no sean casuales. d) Retroalimentación. Gestión presupuestaria Es una práctica de la dirección de una empresa, que se encarga de definir el volumen y el valor de las actividades de la organización previstas en el plazo de un año. También realiza un seguimiento de las metas previstas y realizadas. Busca estructurar la organización en subunidades de responsabilidad (cuyo administrador es responsable de una serie de actividades), de este modo la gestión presupuestaria se relaciona con el sistema de planificación, la organización contable y la estructura jerárquica del ente. Análisis de desvíos: Se confrontan los valores reales contra los presupuestados. Se analizan las diferencias y se trata de atribuir las causas y los responsables de los incumplimientos. La comparación con los estándares sirve además para retroalimentar planes y estándares futuros. Las desviaciones deben ser evaluadas en cuanto a su importancia, y se debe observar si el beneficio de corregir el problema supera el costo de la desviación (costo – beneficio). El análisis contiene sólo los hechos recogidos por la información contable, y no incluye las desviaciones no controlables (Ej.: inflación inesperada). Control presupuestario: Se realiza partiendo del sistema presupuestado y comparándolo con la realidad, y se determinan las variaciones, que serán ser estudiadas y analizadas. Finalmente, se realizan los ajustes necesarios, con el fin de eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto, si fuera necesario. En los presupuestos rígidos, el control se efectúa antes de realizar un gasto, ya que se debe constatar si dicho egreso está previsto. En los flexibles, el control se practica posteriormente, mediante el análisis de lo presupuestado y lo real. Todo lo que fue objeto de programación, debe ser objeto de control. Tiene un papel importante en la implementación estratégica. Debe ser desarrollado por el comité de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas. Los motivos de las desviaciones pueden deberse a fallas en la programación o en la ejecución. Contabilidad presupuestaria Es la contabilidad aplicada al futuro. Su parte desde el presente (cumplimiento del presupuesto), en relación al pasado (revisa y controla el cumplimiento de los objetivos del presupuesto), y proyectado hacia el futuro (analiza nuevas partidas ayudando a cumplir los objetivos). Características: - Coordina las funciones de la empresa - Calcula recursos y gastos de un período - Identifica desvíos - Controla los sectores - Realiza estimaciones del futuro 32 - Su información está destinada a la planeación global y al proceso de toma de decisiones. Informes para uso interno Son informes que cubren intervalos determinados, según sus destinatarios. Pueden ser funcionales, es decir, de acuerdo al sector: - Producción (costos, control de calidad, volumen de producción), - Ventas (volumen de ventas, costo de distribución, ganancia obtenida), - Recursos Humanos (salarios, ausentismos, seguridad e higiene), - Investigación y Desarrollo (costo de los proyectos, proyectos con y sin éxito, ingresos por proyectos) - Administración (flujo de efectivo, costos operativos y costos de financiamiento) Unidad 7: Los informes contables patrimoniales La información contable y sus requisitos La información contable es la información sobre la composición del patrimonio del ente a un momento dado, y sobre variaciones correspondientes a cierto período, permitiendo tomar decisiones y ejercer la función de control. Para que la información contable sea útil debe cumplir con ciertos requisitos: (RT 16) 1) Pertinencia: debe ser apropiada para el cumplimiento de los objetivos, y debe servir para satisfacer las necesidades de los usuarios de los estados contables. 2) Confiabilidad: debe ser creíble para los usuarios, de manera que pueda ser aceptada. Cualidades: a) Aproximación a la realidad: las descripciones deben guardar una correspondencia razonable con los fenómenos que pretenden describir, para lo cual debe reunir: Esencialidad (exponerse basándose en su sustancia y realidad económica), Neutralidad (no debe estar deformada para influir en la conducta de los usuarios, es decir que debe ser objetiva), e Integridad (debe ser completa, ya que una omisión puede convertir a la información en falsa y no confiable) b) Verificabilidad: debe ser comprobable por cualquier persona con pericia suficiente 3) Sistematicidad: debe estar orgánicamente ordenada, y en base a las reglas contables. 4) Comparabilidad: se debe poder confrontar con informaciones del ente a la misma fecha y a otras fechas, y con la información de otros entes. Para ello es necesario que estén expresadas en la misma unidad de medida, que los criterios sean coherentes, y que los datos tengan las mismas bases. 5) Claridad: debe ser presentada con un lenguaje preciso y fácil de comprender por los usuarios, para evitar ambigüedades. Además se debe tener en cuenta que la información debe presentarse en tiempo oportuno a los usuarios, de modo que sea útil para tomar decisiones. La inflación, sus efectos sobre la información contable patrimonial. Distorsiones en los totales de los estados contables: 33 Si preparamos los estados contables como si no hubiera inflación, carecerían de significado lógico, ya que estarían distorsionados los valores de los activos que surgen de sumas de importes expresados en distintas unidades de medida. Lo mismo pasaría con el total del patrimonio neto. Por lo tanto, para reflejar dicha inflación en los estados contables, se deben realizar ciertos ajustes. Es necesario tener en cuenta las principales distorsiones que produce la no-consideración de la inflación, en los saldos de las cuentas, en los totales de los estados contables, en los resultados de venta, en los cargos de amortizaciones, y en las comparaciones. Los cambios en el poder adquisitivo del dinero, por si solos, pueden provocar resultados, al margen de las operaciones de la empresa, y en virtud del efecto que provocan sobre ciertos activos y pasivos: Resultado por exposición a la inflación. Ajuste para la corrección: La solución, al considerar la disposición legal de presentar los estados contables en moneda constante, es convertir todas las partidas a la moneda de cierre. De esta manera se aplica una unidad de medida uniforme y homogénea. Es decir que se deben reexpresar los valores de las partidas, al valor de la moneda cuyo poder adquisitivo corresponde al cierre del ejercicio. Ese ajuste debe realizarse siempre que el contexto de la economía sea altamente inflacionaria, es decir, cuando la tasa acumulada de inflación en tres años, considerando el Índice de Precios Internos al por Mayor, alcance o sobrepase el 100%. Normas Contables de medición y exposición Las normas contables son las reglas para preparar la información contable. Las profesionales son un punto de referencia tenido en cuenta por los auditores al momento de confeccionar sus informes. En cambio las legales son las leyes, decretos y resoluciones que obligan a los entes emisores de información Las normas contables profesionales son importantes ya que sirven de argumentos calificados para sostener la opinión que el profesional presenta como fruto de su tarea. RT 9: NORMAS PARTICULARES DE EXPOSICION CONTABLE PARA ENTES COMERCIALES, INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS La finalidad perseguida es la definición de normas particulares de presentación de estados contables para uso de terceros, correspondientes a entes cuya actividad sea comercial, industrial o de servicios, excepto entidades financieras y de seguros. Las normas particulares complementan las normas generales y regulan en conjunto con éstas la presentación de estados contables por los entes Estados contables Los Modelos Contables son representaciones simplificadas de la realidad, que intentan explicar algún comportamiento. Los Estados Contables son modelos contables cuyo objetivo es describir la situación del patrimonio del ente a una fecha y su evolución, para facilitar la toma de decisiones. Los estados contables básicos según la RT 8 son: -Estado de Situación Patrimonial, también llamado Balance General -Estado de Resultados 34 -Estado de Evolución del Patrimonio Neto -Estado de Flujo de Efectivo El análisis e interpretación El análisis de los EECC es un proceso de recopilación de datos contables para establecer relaciones significativas a efectos de interpretar una situación organizacional desde una visión contable. Utilidad: los directores y gerentes necesitan la información para futuras operaciones de negocios Exposición de los EECC: Las normas profesionales enuncian los siguientes aspectos que deben reflejarse: - Moneda - Denominación de la sociedad (razón social y forma jurídica de la entidad) - Domicilio legal - Actividad principal (naturaleza de sus actividades: comercial, financiera, industrial) - Inscripción en el Registro Público de Comercio - Inscripción en la Inspección de Personas Jurídicas - Fecha de vencimiento del estatuto o contrato social (definido al momento de su constitución) - Datos de la sociedad controlante (una sociedad está controlada cuando otro ente posee votos suficientes para ejercer la voluntad social, y es el tenedor de las acciones. La controlada es la emisora) Informes sobre los eecc: Los accionistas necesitan información para determinar si han de comprar, conservar o vender su inversión en la empresa Los proveedores, acreedores y entidades financieras necesitan información para decidir si brindarle prémstamos al ente Los organismos de control necesitan información para la determinación de los impuestos y otras obligaciones del ente Estados contables proyectados: Así como la información contable brinda informes sobre hechos pasados, así también es posible inferir ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS. Estos reflejan la situación patrimonial, la evolución económica y financiera atribuible a períodos futuros. El formato y contenido son similares a los de los EECC históricos, excepto porque los datos incorporados corresponden a estimaciones y proyecciones, en lugar de surgir de hechos ya ocurridos. Usuarios: Directivos y propietarios del ente Terceros no propietarios del ente Esto es así puesto que ellos necesitan tomar decisiones respecto futuras acciones, por lo cual deben conocer cuál será el probable escenario en el cual el ente se desarrollará 35 Informe sobre los eecc de su composición o análisis vertical: Relaciona las cifras de un mismo estado contable Se debe tener en cuenta que: ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL: Brinda información referida a la situación de los activos, pasivos el patrimonio neto, a la fecha de cierre del periodo, permitiendo evaluar la capacidad del ente para cancelar las obligaciones al vencimiento. Formas de ordenamiento: Formas de Relación Activo (Pasivo) Patrimonio Neto Forma de Cuenta Activo Pasivo Patrimonio Neto Total de activo Total P + PN Los rubros componentes que integran el estado patrimonial: -Activo corriente: activos susceptibles de convertirse en efectivo en un periodo inferior a un año. Se ordenan según el grado de liquidez decreciente. Los rubros principales son Caja y bancos; inversiones temporarias; créditos por ventas; otros créditos; bienes de cambio; otros activos. -Activo no corriente: bienes y derechos que no serán convertidos en efectivo y permanecen en la empresa durante más de un ejercicio. Se ordenan partiendo desde lo más cercano a lo corriente hacia lo más permanente. Los rubros principales son: Créditos por venta; créditos no corrientes; bienes de cambio no corrientes; inversiones permanentes; bienes de uso; a. intangibles; otros activos. -Pasivo corriente: obligaciones cuyo vencimiento o exigibilidad se producirán dentro del ejercicio. Se ordenan en función del grado de certidumbre de su existencia. Se compone de deudas ciertas (Cuentas a pagar; prestamos; remuneraciones; cargas fiscales; dividendos; anticipo de cliente; otros pasivos) y deudas contingentes (Indemnización por despido; previsión por devolución; responsabilidad hacia 3ros). -Pasivo no corriente: Aquellos cuyo vencimiento o exigibilidad se producen luego de los doce siguientes a la fecha cierre de ejercicio. Rubros: Proveedores; bancos; acreedores financieros; remuneraciones y cargas sociales; impuestos. -Patrimonio neto: Se expone en una sola línea y será en el Estado de evolución del patrimonio neto que se detallaran las distintas partidas que lo conforman. Representa las partidas que integran el capital social, los resultados asignados y resultados no asignados. 36 ESTADO DE RESULTADO Detalla las causas que dieron origen al resultado del ejercicio y ayuda a predecir la rentabilidad futura en el caso de que el ente persiga fin de lucro, o la posibilidad de cumplir con objetivos propuestos y cancelar los pasivos asumidos en el caso de aquellos sin fines de lucro. Forma de relación Forma de cuenta Venta Resultado negativo Resultado positivo (Costo de ventas) Resultados Brutos (Gastos) Resultados Netos *costos de venta: atribuibles a la producción, compra de bienes, o prestación de servicios *Gastos: Restos de egresos. Clasificación de los resultados: A) Dada su naturaleza: -Atribuibles al periodo o ejercicio económico. (Devengados en el ejercicio) -Ajustes de resultado de ejercicios anteriores. (Pueden provenir de errores cometidos en ejercicios anteriores y que se detectaron en este, o cambios retroactivos, debiendo reconocerse los efectos ahora) B) Dada su recurrencia: -Resultados Ordinarios: Son recurrentes, relacionados o no con la actividad principal de la empresa. -Resultados Extraordinarios: Son atípicos y excepcionales, y no dependen de la voluntad del ente. C) Según su origen: -Operativos: Surgen de operaciones que hacen a la actividad principal del ente. -No operativos: Surgen de operaciones que no hacen a la actividad principal del ente. Evolución o análisis horizontal: Relaciona las cifras de varios estados contables Se debe tener en cuenta que: Este análisis permite observar la evolución de los diferentes rubros de un año a otro, mediante la comparación sucesiva de diversos estados contables, lo cual posibilita además la obtención de diferentes proyecciones. De dicha comparación se pueden determinar diferencias absolutas o variaciones relativas. Forma de cálculo: En lo que se refiere a las variaciones absolutas, se procede de la siguiente manera: al valor de un determinado rubro de un ejercicio se le resta el valor que igual rubro posee en un año anterior, teniendo presente que ese año anterior puede ser un año base, fijado a tal efecto, o el año inmediato anterior. Los resultados pueden ser: 37 Positivo: si el valor del rubro aumentó respecto del valor del año anterior; Negativo: si el valor del rubro disminuyó respecto del valor del año anterior. ESTADO DE EVOLUCION DE PATRIMONIO NETO Informa la composición del Patrimonio Neto y las causas de los cambios ocurridos durante el periodo. Las partidas del patrimonio neto deben clasificarse según su origen: - Aportes de los propietarios: Capital (suscripto, aportes, y ganancias capitalizadas), Prima de emisión - Resultados acumulados: Ganancias reservadas, y Resultados no asignados La información debe ser reexpresada en moneda de cierre, si es necesario y modificada para considerar los efectos de los ajustes de resultados de ejercicios anteriores que deberían corregir los resultados no asignados al inicio del periodo. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Informa el uso de activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes. Es útil para los interesados en conocer las necesidades de financiación del ente y su exposición. Clasifica los movimientos por actividades e indica la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio. Informes sobre los estados contables: Análisis e interpretación de los estados contables: Son técnicas que aportan un mayor conocimiento para diagnosticar la situación económica y financiera de una empresa. Un índice nos muestra solamente que algo anda mal, regular o bien (por comparación con índices estándares). Pero esto solo no es suficiente, sino que es necesario considerar el análisis integral de la información en nuestro poder. La utilidad de la información contable: La información presentada en los estados financieros interesa a: - La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. - Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez del ente y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones. - El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones está correctamente liquidado. Análisis de estructura y tendencias: El análisis de tendencias resulta especialmente útil, a fin de: - conocer con profundidad el negocio de la empresa, - comprobar qué partidas consumen porcentajes significativos de recursos económicos, - ver la evolución de estas partidas, estudiando el comportamiento histórico del ente en relación a ellas, - identificar desviaciones significativas con respecto al sector o alguna otra referencia. Este tipo de análisis suele realizarse a partir de dos ejes: - Temporal o análisis horizontal: analizando la evolución de las partidas que componen el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en el tiempo; - Estructural o análisis vertical: estudiando la composición de un Balance o de una Cuenta de Resultados a partir del peso de las diferentes partidas con respecto a una partida-referencia. 38 Composición vertical y Evolución horizontal: El análisis horizontal, permite hacer proyecciones y busca determinar la variación que un rubro ha sufrido en un periodo respecto de otro, el análisis se realiza tomando como información básica los estados patrimoniales y de resultado. Esto es importante para determinar cuánto se ha crecido o disminuido en un periodo de tiempo determinado. El análisis vertical, en cambio, busca qué tanto participa un rubro dentro del total global. Este indicador permite determinar qué tanto ha crecido o disminuido la participación de ese rubro en el total global. El análisis se realiza tomando como información básica los estados patrimoniales y de resultado. Los dos análisis son distintos y a la vez complementarios, por lo que necesariamente se debe recurrir a los dos métodos para hacer un análisis completo. Ratios e índices Se utilizan para expresar los distintos tipos de relaciones que pueden establecerse en el análisis de la información contable. Pueden referirse a aspectos financieros y económicos. Los ratios no tienen en cuenta el valor del tiempo, pueden trabajar con información histórica o proyectada. Fuentes de información: - Estado de situación patrimonial: se ve la capacidad para afrontar compromisos - Estado de resultados: se ve la capacidad para generar utilidades - Flujo de fondos: se ve el exceso o defecto de efectivo Clasificaciones: 1) Rentabilidad: determina la capacidad del ente para autofinanciar sus actividades (situación económica) 2) Endeudamiento: participación de los propietarios y de terceros en la financiación total de la empresa. 3) Solvencia: permite evaluar la capacidad de cumplir en término los compromisos a corto plazo. INDICE DE LIQUIDEZ CORRIENTE: indica cuantos pesos en bienes y derechos existe por cada peso de deudas si es menor a 1 no existen activos para hacer frente a los compromisos exigibles Activo corriente Pasivo corriente Estados contables proyectados: Son las síntesis del proceso de presupuesto integral del ente. Exponen lo que se espera lograr, partiendo de una realidad histórica expuesta en los estados tradicionales. En estos estados la información expuesta es sobre el futuro y presenta posibles contingencias. Estructura: La presentación de información posterior a FCE es incompleta, y no tiene un orden, porque no responde a un modelo de exposición determinado, es de difícil lectura e interpretación. Análisis y utilidad: El análisis de estados financieros proyectados es vital en cualquier empresa. Éste permite detectar errores de planeación y adoptar las medidas necesarias para corregirlos antes de que resulte más costosa para la empresa. Mediante la utilización de estos estados financieros proyectados, es factible prevenir algunos errores, y con ello, se pueden generar ahorros importantes en la empresa. 39 Normas profesionales Internacionales Las NIC, son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer. Las NIC no son leyes físicas o naturales, sino normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la información financiera. Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Las NIC son emitidas por el International Accounting Standards Board. Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30 interpretaciones. 40