PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI CONTRATO No.: 01 PROCESO No.: 02 PLANADAS INNOVA MODERNIZAR Y FORTALECER LA PRODUCCIÓN DE PANELA Y CAFÉ EN EL MUNICIPIO DE PLANADAS TOLIMA OBJETO: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL CONTRATISTA: IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATISTA: CONTRATISTA CEDULA DELCONTRATISTA CONTRATISTA CEDULA DELCONTRATISTA VALOR DEL CONTRATO: JADI INNOVATION 200.922.004 ALVARO JAVIER PATIÑO BARRAGAN 1.109.006.886 DIANA MARCELA CASTILLA 1.020.806.488 OCHOCIENTOS DIECINUEVE MIL MILLONES DE PESOS ($ 819.000.000) M/CTE. TIPO DE CONTRATO: Abierto PLAZO: 18 meses FECHA DE INICIO: FECHA TERMINACIÓN: FECHA REAL TERMINACION: 15 de septiembre del 2022 DE DE 15 de marzo del 2024 15 de mayo del 2024 Razón de cierre Entrega de todos los productos de conformidad con los requerimientos del cliente Conforme a lo estipulado en el acta de inicio del 15 de septiembre de 2022 y conforme al cronograma, Por medio de la presente legalizamos la finalización del proyecto dando cumplimiento a lo requerido por el cliente, así mismo se informa que las pólizas de salarios, y responsabilidad civil quedaran canceladas debido a que la obligación con el contratante se dará por terminada; de igual manera queda estipulado que la póliza de calidad y de maquinaria tendrán vigencia de 1 año a partir PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI de la fecha de cierre siempre y cuando sea por de defectos en infraestructura generados por causas naturales o imperfectos, mas no por accidentes, golpes, o mal uso de los equipos e infraestructura. Aceptación de los productos o entregables A continuación, se establece cuales entregables de proyecto han sido aceptados: Entregable Maquinaria de producción (café y panela) Actas de capacitación Informes bimensuales Infraestructura área de producción Bodegas Aceptación Observaciones/ recomendaciones (Si o No) Si Implementar medidas preventivas y de mantenimiento a todas las máquinas tal como lo especifica el manual de uso y garantía; dicha garantía será vigente siempre y cuando la maquina sea usada en condiciones normales y por daños de fábrica. Si Se realizan las capacitaciones pertinentes, de igual manera se hace entrega de las certificaciones correspondientes a las mismas. Si Se entrega de copias originales de los informes bimensuales, con el fin de dejar trazabilidad de cada actividad y avance del proyecto, con sus respectivas fechas. Si Se realiza entrega de beneficiaderos y lugares de preparación de caña; se recomienda tener los cuidados pertinentes para la conservación de las estructuras, tener control de humedades en caso de presentarse, y aseo continuo del área. Si Se hace entrega de bodegas de almacenaje de producto terminado, con las condiciones especificas para la conservación del producto, se recomienda tener un control y aseo del área para PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI Adecuación de terrenos Si Cultivos Si evitar la propagación de bacterias u hongos. Se realizan las adecuaciones de los terrenos, distribución de riegos, canales y desagües, orden de siembra, esto con el fin de alcanzar una mayor producción. Tener al día los cultivos para lograr cubrir la demanda Para cada entregable aceptado, se da por entendido que: El entregable ha cumplido los criterios de aceptación establecidos en la documentación de requerimientos y definición de alcance. Se ha verificado que los entregables cumplen los requerimientos. Se ha validado el cumplimiento de los requerimientos funcionales y de calidad definidos. Se ha realizado la transferencia de conocimientos y control al área operativa. Se ha concluido el entrenamiento que se definió necesario. Se ha entregado la documentación al área operativa. Se autoriza al Gerente de Proyecto a continuar con el cierre formal del proyecto o fase, lo cual deberá incluir: Evaluación post-proyecto o fase. Documentación de lecciones aprendidas. Liberación del equipo de trabajo para su reasignación. Cierre de todos los procesos de procura y contratación con terceros. Archivo de la documentación del proyecto. Una vez concluido el proceso de cierre, el contratante del proyecto deberá ser notificado para que el Gerente de Proyecto proceda con el acta de liquidación de este, Control de cambios que se realizaron en el proyecto: PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI Incluir el control de cambio por concepto de suspensión de ejecución, justificada en el paro nacional, la suspensión fue de dos semanas. El presupuesto presentó un incremento por la nueva máquina de café gourmet solicitada por el contratante, dicho cambio se encuentra autorizado por las partes en el acta N°012 del informe bimensual correspondiente al mes julio del 2023, fecha en la que se realizó el requerimiento. Aumento de la maquinaria solicitada debido al alza del dólar y la devaluación de la moneda, esta alza se fue del 40%; teniendo en cuenta que se realizo un cambio de proveedor para minimizar este sobrecosto; la autorización de dicho sobrecosto se encuentra en el acta N°09 del mes de septiembre del 2023. Se agrego Otro Si al proyecto en curso, esto con el fin de dar cumplimiento a las actividades planteadas en el cronograma, dicho documento anexo 2 meses más para la terminación del proyecto en curso, dicha autorización se encuentra en el acta N°15 del mes de febrero del 2024. Lista de chequeo Actividades Aceptado Rechazado Observaciones Elaboración plan de pagos de nómina y seguridad social X Se realizaron los correspondientes pagos de nóminas y todos los pagos conforme la ley Transformación tecnológica integral de instalaciones o maquinaria X Implementar cada vez más la aplicación de innovación tecnológica e integral Capacitación sobre siembra y abono de cultivo X Brindar conocimientos acerca de los procesos de siembra y abono para una mejor calidad en los cultivos PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI Asesoría técnica en bpa, bpm y aspectos normativos X Cumplir con los aspectos normativos según lo dicta la norma Presentación informe avance del proyecto 3 X Presentamos avances del proyecto conforme a lo requerido Controlar y capacitar acerca de la calidad del producto ( trazabilidad en el proceso de producción) X Controlar y vigilar los procesos de producción ya que en este interviene mucho la calidad del mismo Capacitación teórico práctico en procesos de elaboración de la panela X Se realiza bajo los estándares actuales de producción (se contó con certificación del servicio nacional de aprendizaje SENA) Capacitación práctico en producción teórico costos de X Se realiza bajo los estándares actuales de producción (se contó con certificación del servicio nacional de aprendizaje SENA) Capacitación en buenas prácticas en manipulación de alimentos X Se realiza bajo los estándares actuales de manipulación de alimentos (se contó con certificación del servicio nacional de aprendizaje SENA) Compra de materiales y maquinaria cotizada X La compra se hace con conocimiento y PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI autorización de las partes involucradas. Construcción beneficiadores marquesinas X Se realiza remodelación total al área de producción y preparación del producto bajo los requerimientos del contratante. Capacitación en protocolo administrativo X Se realiza bajo la normatividad vigente en procesos administrativos (se contó con certificación del servicio nacional de aprendizaje SENA) Capacitación en protocolo operativo X Se realiza bajo normatividad vigente procesos operativos contó con certificación servicio nacional aprendizaje SENA) Construcción de bodegas de almacenamiento de producto X Se realiza remodelación total al área almacenaje bajo los requerimientos del contratante. Capacitación en seguridad industrial y salud ocupacional X Se realiza bajo la normatividad vigente en seguridad y salud en el trabajo, así como en la adecuación de procesos (se contó con certificación del servicio nacional de aprendizaje SENA) y la en (se del de PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCFT04 FORMATO ACTA DE CIERRE VERSIÓN 01 JADI Construir e implementar con su personal interno o profesionales ext. Un modelo xx para la protección de la información Implementación software contable X Generar un mayor sistema para la protección de datos informáticos X Se realiza entrega de un software contable al igual que se realizan las capacitaciones pertinentes para su manejo adecuado (se contó con certificación del servicio nacional de aprendizaje SENA) En constancia de haber aceptado lo anterior, se firma la presente acta por los que en ella intervinieron a los 15 días de mes de mayo del 2024: JUAN MANUEL ESTRADA CONTRATANTE ALVARO JAVIER PATIÑO DIANA MARCELA CASTILLA CONTRATISTA CONTRATISTA
