Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes - Ángel Maria Fierro Martínez (z-lib.org)

CON ENFOQUE NIIF PARA LAS PYMES Francy Milena Fierro Celis Contadora Pública, Universidad Surcolombiana Especialista en Administración financiera, Universidad EAN de Bogotá Maestría en Educación con énfasis en docencia Universitaria, Universidad Surcolombia (IV semestre), Tecnología de computadores Universidad Antonio Nariño Neiva Huila (III semestres), Inglés Anglo Francés Neiva Huila (Nivel VI) Curso de Inglés a Docentes de la Universidad CORHUILA (Nivel I) Docente Catedrática de la Universidad CORHUILA de Neiva Huila, Ejercicio de la revisoría fiscal en Propiedad Horizontal Asesora independiente de contabilidad y finanzas La contabilidad es el lenguaje de los negocios y el soporte de las decisiones de los hombres de negocio, el no llevar la contabilidad de acuerdo a las normas de contabilidad, es como guiar un avión sin medidor de gasolina, altímetro, velocidad o brújula." Bajo este precepto, se estructura una obra esencial de consulta y estudio para todo profesional que se vea en la necesidad de desempeñar labores de contabilidad en los negocios, y que requiera aprender el manejo de conceptos contables ágiles que faciliten el aprendizaje, tanto teórico como práctico. Su exposición clara y sucinta de los componentes nucleares de la contabilidad y manejo de finanzas de una empresa son claves también para estudiantes de diferentes áreas de la contabilidad. Los procesos aquí detallados se rigen por las normas de contabilidad actuales en Colombia. La obra analiza el desarrollo de la contabilidad, se adentra en los principios que rigen la contabilidad en Colombia, contextualiza sus fundamentos teóricos y prácticos, y hace comprensible el ciclo contable a través de sus conceptos base. Desarrolla asimismo el proceso de la contabilidad en forma practica a la creación de una empresa y elabora documentos y reportes de libros, cierre contable y estados financieros. Colección: Ciencias empresariales Área: Contabilidad y finanzas Ángel María Fierro Francy Milena Fierro Contabilidad General Quinta edición Contabilidad General con enfoque NIIF para las pymes ISBN 978-958-771-182-0 9 789587 711820 e-ISBN 978-958-771-183-7 Ángel María Fierro Martínez Francy Milena Fierro Celis Angel María Fierro Martínez Contador Público, Universidad Surcolombiana Especialista en Auditoria y revisoría fiscal, Universidad Autónoma de Bucaramanga Especialista en Finanzas, Universidad EFIT de Medellín Antioquia Tecnólogo en Matemáticas Instituto Universitario Sur colombiano Técnico en Estadística Hospitalaria, Escuela de Salud Pública Medellín Antioquia Diplomado en NIIF Universidad Surcolombiana Ex docente de la Universidad de la Amazonia Ex docente de la Universidad Surcolombiana Facilitador del grupo de estudio virtual en NIIF de la Universidad Piloto de Colombia sede Girardot Autor: Contabilidad general enfoque NIIF. Contabilidad de activos. Contabilidad de pasivos. Contabilidad de patrimonio. Estados financieros consolidados. Angel María Fierro Martínez Contador Público, Universidad Surcolombiana Especialista en Auditoria y revisoría Bucaramanga Especialista en Finanzas, Universidad EFIT de Medellín Antioquia Tecnólogo en Matemáticas Instituto Universitario Sur colombiano Técnico en Estadística Hospitalaria, Escuela de Salud Pública Medellín Antioquia Diplomado en NIIF Universidad Surcolombiana Ex docente de la Universidad de la Amazonia Ex docente de la Universidad Surcolombiana Facilitador del grupo de estudio virtual en NIIF de la Universidad Piloto de Colombia sede Girardot Autor: Contabilidad general enfoque NIIF. Contabilidad de activos. Contabilidad de pasivos. Contabilidad de patrimonio. Francy Milena Fierro Celis Contadora Pública, Universidad Surcolombiana Especialista en Administración de Bogotá Maestría en Educación con énfasis en docencia Universitaria, Universidad Surcolombia (IV semestre), Tecnología de computadores Universidad Antonio Nariño Neiva Huila (III semestres), Inglés Anglo Francés Neiva Huila (Nivel VI) Curso de Inglés a Docentes de la Universidad CORHUILA (Nivel I) Docente Catedrática de la Universidad CORHUILA de Neiva en Propiedad Horizontal Asesora independiente de CON ENFOQUE NIIF PARA LAS PYMES Francy Milena Fierro Celis Contadora Pública, Universidad Surcolombiana Especialista en Administración financiera, Universidad EAN de Bogotá Maestría en Educación con énfasis en docencia Universitaria, Universidad Surcolombia (IV semestre), Tecnología de computadores Universidad Antonio Nariño Neiva Huila (III semestres), Inglés Anglo Francés Neiva Huila (Nivel VI) Curso de Inglés a Docentes de la Universidad CORHUILA (Nivel I) Docente Catedrática de la Universidad CORHUILA de Neiva Huila, Ejercicio de la revisoría fiscal en Propiedad Horizontal Asesora independiente de contabilidad y finanzas La contabilidad es el lenguaje de los negocios y el soporte de las decisiones de los hombres de negocio, el no llevar la contabilidad de acuerdo a las normas de contabilidad, es como guiar un avión sin medidor de gasolina, altímetro, velocidad o brújula." Bajo este precepto, se estructura una obra esencial de consulta y estudio para todo profesional que se vea en la necesidad de desempeñar labores de contabilidad en los negocios, y que requiera aprender el manejo de conceptos contables ágiles que faciliten el aprendizaje, tanto teórico como práctico. Su exposición clara y sucinta de los componentes nucleares de la contabilidad y manejo de finanzas de una empresa son claves también para estudiantes de diferentes áreas de la contabilidad. Los procesos aquí detallados se rigen por las normas de contabilidad actuales en Colombia. La obra analiza el desarrollo de la contabilidad, se adentra en los principios que rigen la contabilidad en Colombia, contextualiza sus fundamentos teóricos y prácticos, y hace comprensible el ciclo contable a través de sus conceptos base. Desarrolla asimismo el proceso de la contabilidad en forma practica a la creación de una empresa y elabora documentos y reportes de libros, cierre contable y estados financieros. Colección: Ciencias empresariales Área: Contabilidad y finanzas Ángel María Fierro Francy Milena Fierro Contabilidad General Quinta edición Contabilidad General con enfoque NIIF para las pymes ISBN 978-958-771-182-0 9 789587 711820 e-ISBN 978-958-771-183-7 Ángel María Fierro Martínez Francy Milena Fierro Celis Angel María Fierro Martínez Contador Público, Universidad Surcolombiana Especialista en Auditoria y revisoría fiscal, Universidad Autónoma de Bucaramanga Especialista en Finanzas, Universidad EFIT de Medellín Antioquia Tecnólogo en Matemáticas Instituto Universitario Sur colombiano Técnico en Estadística Hospitalaria, Escuela de Salud Pública Medellín Antioquia Diplomado en NIIF Universidad Surcolombiana Ex docente de la Universidad de la Amazonia Ex docente de la Universidad Surcolombiana Facilitador del grupo de estudio virtual en NIIF de la Universidad Piloto de Colombia sede Girardot Autor: Contabilidad general enfoque NIIF. Contabilidad de activos. Contabilidad de pasivos. Contabilidad de patrimonio. Estados financieros consolidados. Quinta Edición Contabilidad General con enfoque NIIF para pymes Ángel María Fierro Martínez Quinta Edición Contabilidad General con enfoque NIIF para pymes Ángel María Fierro Martínez Francy Milena Fierro Celis Contabilidad General con enfoque NIIF para pymes...1 Guía para la lectura de este libro ...........................................................................19 Complemento Virtual ...............................................................................................19 Presentación ............................................................................. 20 Por qué se deben aplicar las NIIF .........................................................................22 Principales cambios de PCG a NIIF ......................................................................22 Preocupación de los preparadores de la información financiera ..............24 Razones para leer este libro....................................................................................26 1. Núcleo de estudio ...................................................................................................26 2. Desarrollo de competencias .................................................................................26 3. Metodología ..............................................................................................................27 4. Recursos de aprendizaje ........................................................................................29 5. Recursos virtuales....................................................................................................29 6. Agradecimientos .....................................................................................................29 Capítulo 1. Introducción a la contabilidad ............................ 30 1. Desarrollo histórico.................................................................................................33 Evolución histórica de la contabilidad ...................................................................33 Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua ...................34 Luca Paciolo, revelador de la partida doble.........................................................35 Etapa Precolombina (Franco Ruiz, 2009)..............................................................36 Etapa de la Conquista (Franco Ruiz, 2009) ..........................................................37 Etapa de la Colonia “La partida doble en América” ..........................................37 Etapa de La República “El contador profesional”................................................38 Etapa actual: “Legislación contable” ......................................................................38 2. Marco conceptual ........................................................................................................40 Objetivos de la implementación de las NIIF ........................................................41 Autoridades responsables..........................................................................................41 3. Definición de contabilidad .......................................................................................42 4. Clases de contabilidad...........................................................................................47 5. Ejercicio profesional del contador público.......................................................50 6. Actividades de aprendizaje ..................................................................................52 Ponga a prueba su conocimiento ...........................................................................52 Capítulo 2. Pequeñas y medianas entidades ................... 54 1. Características de pequeñas y medianas empresas .....................................55 Estados financieros con propósito de información general ............................55 2. Clasificación de los grupos de empresas ............................................................56 3. Situación latinoamericana ...................................................................................57 4. Estructura de las NIIF y NIIF pymes ..................................................................58 5. Primacía de las normas de contabilidad .........................................................60 6. Actividades de aprendizaje ..................................................................................61 Investigue en su país ..................................................................................................61 Capítulo 3. Conceptos y principios generales .................. 62 1. Conceptos y principios generales .......................................................................62 2. Objetivos de los estados financieros .................................................................64 Dilema en el cumplimiento de los objetivos .......................................................66 3. Características cualitativas.........................................................................................68 Comprensibilidad ........................................................................................................68 Relevancia......................................................................................................................70 Materialidad o importancia relativa ......................................................................71 Fiabilidad .......................................................................................................................73 Esencia sobre la forma ...............................................................................................74 Prudencia.......................................................................................................................77 Integridad ......................................................................................................................78 Comparabilidad ...........................................................................................................79 Oportunidad .................................................................................................................81 Equilibrio entre costo y beneficio ............................................................................82 Verificable ......................................................................................................................83 4. Hipótesis fundamentales........................................................................................84 Acumulación (o devengo) ..........................................................................................84 Negocio en marcha .....................................................................................................86 5. Resumen de conceptos y principios generales ..................................................89 6. Actividades de aprendizaje ..................................................................................92 Ponga a prueba su conocimiento ...........................................................................92 Capítulo 4. Modelos y métodos de medición .................. 93 1. Principios de reconocimiento y medición ............................................................94 2. Reconocimiento en los estados financieros ....................................................94 Activos ............................................................................................................................95 Pasivos ............................................................................................................................97 Ingresos...........................................................................................................................99 Gastos .......................................................................................................................... 100 Estado del Resultado integral total y resultado................................................ 101 3. Bases de medición inicial................................................................................... 102 Costo histórico y valor razonable......................................................................... 103 Modelo de medición de un activo ....................................................................... 103 Modelo de medición de un pasivo....................................................................... 103 Costo histórico amortizado de activos y pasivos ............................................. 103 Costo de transacción atribuible a un activo o pasivo financiero ................ 104 Modelo de valor razonable .................................................................................... 106 Método de valor razonable menos costo de venta ......................................... 106 Método de precio de transacción ......................................................................... 107 Método de mejor estimación del importe para cancelar una obligación. 107 Método de no reconocimiento, salvo en una combinación de negocios .. 107 Método de valor neto realizable en inventarios............................................... 108 Gasto de venta de un activo.................................................................................. 109 Métodos de medición del costo de inventarios ................................................ 109 Métodos de depreciación........................................................................................ 109 4. Bases de medición posterior ............................................................................. 110 Importe o valor en libros ........................................................................................ 110 Valor residual ............................................................................................................. 111 Activos financieros y pasivos financieros (S2.47) ............................................ 111 Costo amortizado y el método de interés efectivo (S11.15)......................... 112 Transacción de financiación .................................................................................. 113 Precio de la transacción, sin costos de transacción......................................... 117 Método de importe a pagar o recuperar (sin descontar) (S29.23) .............. 117 Costo depreciación/amortización pérdida por deterioro ............................. 119 Activos no financieros (S2.49) .............................................................................. 119 Método de revaluación ........................................................................................... 120 Deterioro de otros activos ...................................................................................... 121 Valor de uso ............................................................................................................... 121 Valor justo ................................................................................................................... 122 Valor neto realizable en propiedades.................................................................. 122 Valor actual ................................................................................................................ 125 Valor razonable ......................................................................................................... 128 Método de la participación .................................................................................... 128 Pasivos distintos de los pasivos financieros ...................................................... 129 Compensación........................................................................................................... 130 5. Resumen de modelos y métodos de medición ........................................... 132 6. Precios corrientes y precios constantes ......................................................... 134 Correlación entre ingresos, costos y gastos ....................................................... 134 7. Conceptos de mantenimiento de capital ...................................................... 136 Mantenimiento de capital financiero ................................................................. 137 Mantenimiento del capital físico.......................................................................... 140 8. Clasificación y reclasificación .......................................................................... 142 9. Modelos contables ............................................................................................... 143 10. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 144 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 144 Capítulo 5. Conceptos de comercio ................................ 146 1. Actividades de comercio .................................................................................... 147 2. Elementos de comercio....................................................................................... 149 Deberes y formalidades de los comerciantes ..................................................... 150 3. Entes económicos individuales......................................................................... 152 4. Entes económicos jurídicos................................................................................ 152 Sociedades comerciales........................................................................................... 154 5. Clasificación de los entes económicos .......................................................... 155 Según el derecho comercial................................................................................... 155 Según su actividad económica ............................................................................. 155 Según su propósito lucrativo ................................................................................. 156 Según su conformación legal................................................................................ 157 Según su tamaño ..................................................................................................... 157 6. Clases de sociedades comerciales ..................................................................... 159 Sociedad colectiva .................................................................................................... 159 Sociedad en comandita simple............................................................................. 159 Sociedad de responsabilidad limitada ................................................................ 160 Empresa unipersonal ............................................................................................... 160 Sociedad anónima ................................................................................................... 161 Sociedad en comandita por acciones .................................................................. 162 Sociedad por acciones simplificada .................................................................... 162 Aportaciones no dinerarias (AND) ...................................................................... 163 7. Grupo empresarial ................................................................................................ 163 Controladora [Matriz] .............................................................................................. 163 Subsidiaria [Filiales y subsidiarias] ...................................................................... 163 Asociada ...................................................................................................................... 164 Negocio conjunto ..................................................................................................... 164 Entidades de contenido específico ....................................................................... 164 8. Transacciones comerciales .................................................................................. 164 Gastos preoperativos ............................................................................................... 165 Aporte de capital ...................................................................................................... 166 9. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 169 Consultar las siguientes inquietudes .................................................................. 169 Actividad individual o en grupo ........................................................................... 170 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 170 Capítulo 6. Ciclo contable ............................................... 171 1. Definición de ciclo contable ................................................................................. 172 Entrada de la información .................................................................................... 172 Soportes internos y externos ............................................................................. 175 Entrada de datos manual ..................................................................................... 177 Entrada de datos sistematizados ........................................................................ 181 Salida de la información ....................................................................................... 181 2. Definición de cuenta ........................................................................................... 182 3. Clasificación de las cuentas ............................................................................. 184 Según su naturaleza ................................................................................................ 184 Según el estado de situación financiera............................................................ 185 Según el estado de resultados............................................................................... 187 Cuentas de orden ..................................................................................................... 188 4. Método de las cuentas ........................................................................................ 189 Método de la cuenta T ............................................................................................ 190 Método de la partida doble ................................................................................... 193 Significado y significante........................................................................................ 194 Regla de oro de la contabilidad............................................................................ 195 Método de la ecuación contable .......................................................................... 195 Método de causa y efecto....................................................................................... 197 5. Plan de cuentas .................................................................................................... 198 Cómo elaborar un plan de cuentas .................................................................... 198 Modelo de plan de cuentas.................................................................................... 199 6. Soportes contables ............................................................................................... 207 Clases de soportes .................................................................................................. 208 Tesorería ..................................................................................................................... 209 Ventas ......................................................................................................................... 218 Otros documentos ................................................................................................... 222 Nota de contabilidad ............................................................................................. 222 Comprobante de contabilidad ............................................................................ 222 Almacén...................................................................................................................... 225 Laborales .................................................................................................................... 228 7. Libros de contabilidad ........................................................................................ 231 Contabilidad para Microempresas .................................................................... 233 Contabilidad general ............................................................................................. 233 Libros auxiliares ........................................................................................................ 234 Balanceo del libro auxiliar ..................................................................................... 237 Libro auxiliar de inventarios .................................................................................. 238 Libros principales ...................................................................................................... 240 Libro diario ................................................................................................................. 241 Libro mayor y balances .......................................................................................... 242 Libro de inventarios y balances ............................................................................ 244 Libro de registro de socios...................................................................................... 245 Libro de accionistas y similares ............................................................................ 246 Libro de actas ............................................................................................................ 246 Libro de correspondencia ....................................................................................... 247 8. Asientos contables ............................................................................................... 248 Forma de llevar los libros........................................................................................ 249 Contabilidad manual .............................................................................................. 249 Contabilidad sistematizada ................................................................................... 250 Corrección de errores............................................................................................... 252 Exhibición de libros .................................................................................................. 252 Conservación y destrucción de los libros ........................................................... 253 Pérdida y reconstrucción de los libros ................................................................ 254 Prueba contable........................................................................................................ 254 Diferencias entre comerciantes ............................................................................ 255 Sanción por irregularidades en la contabilidad............................................... 255 9. Ajustes contables .................................................................................................. 255 10. Cierre contable ....................................................................................................... 258 11. Informes .................................................................................................................... 262 12. Hechos ocurridos después del período que se informa .............................. 263 Fechas de autorización y aprobación de los estados financieros ............... 264 Información a revelar: ............................................................................................. 265 13. Verificación de las afirmaciones ....................................................................... 267 14. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 267 Consultar en redes sociales.................................................................................... 267 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 268 Discutir en grupo las siguientes aseveraciones ............................................... 268 Consulte en una empresa de su confianza ....................................................... 269 Responda las siguientes preguntas ..................................................................... 269 Capítulo 7. Contabilidad de activos ............................... 271 1. Cuentas del activo ................................................................................................... 273 Activos financieros ................................................................................................... 274 Activos no financieros ............................................................................................. 274 Políticas contables ........................................................................................................ 280 Juicio profesional (S10.4)........................................................................................ 281 Principales políticas contables .............................................................................. 282 Aplicación retroactiva (S10.11) ............................................................................. 283 3. Activo corriente ......................................................................................................... 285 Efectivo o equivalente al efectivo ........................................................................ 286 Grupo 11. Efectivo o equivalente a efectivo........................................................ 286 Política contable del efectivo y equivalente al efectivo ................................. 287 Transacciones con el efectivo ................................................................................ 289 Negocio de persona natural .................................................................................. 289 Sociedad comercial................................................................................................... 297 Retenciones en la fuente ........................................................................................ 299 Activos financieros ................................................................................................... 304 Grupo 12: Instrumentos financieros básicos .................................................... 304 Política contable de instrumentos financieros ................................................. 304 Grupo 13. Deudores comerciales ........................................................................ 309 Política contable de deudores comerciales........................................................ 310 Activos no financieros ............................................................................................. 314 Grupo 14. Inventarios.............................................................................................. 315 Política contable de inventarios ........................................................................... 315 Sistemas de inventario ............................................................................................ 317 Métodos de valuación de inventarios.................................................................. 318 4. Activo no corriente .............................................................................................. 322 Grupo 15. Propiedades, planta y equipo ............................................................. 323 Política contable Propiedades, planta y equipo ............................................... 323 Propiedades, planta y equipo................................................................................ 324 Componentes del costo........................................................................................... 325 Costos de desmantelamiento ............................................................................... 325 Métodos de depreciación........................................................................................ 330 Política contable depreciación propiedades, planta y equipo...................... 331 Política contable Deterioro del valor del activo ............................................... 332 Deterioro de la propiedad, planta y equipo ...................................................... 332 5. Activos intangibles............................................................................................... 335 Grupo 16. Intangible ................................................................................................ 335 Política contable Activo intangible ...................................................................... 335 Grupo 17. Diferidos................................................................................................... 338 Política contable Activos diferidos ....................................................................... 338 6. Otros activos .......................................................................................................... 340 Grupo 18. Otros activos ........................................................................................... 340 Política contable Propiedades de inversión ....................................................... 340 Grupo 19. Activos biológicos ................................................................................. 341 Política contable Activos biológicos .................................................................... 341 Valorizaciones ........................................................................................................... 342 7. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 343 Preguntar a contadores en ejercicio de la profesión ...................................... 343 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 344 Exponga qué cuentas son la causa y cuales efecto............................................ 344 Recoja una serie de soportes................................................................................... 345 Analizar el principio de la esencia sobre la forma ......................................... 345 ¿Qué inquietudes le dejó este ejercicio? ............................................................. 346 Exponga su experiencia .......................................................................................... 348 Capítulo 8. Contabilidad de pasivos .............................. 349 1. Cuentas del pasivo............................................................................................... 349 2. Pasivo corriente .................................................................................................... 352 Grupo 21. Obligaciones financieras ................................................................... 353 Política contable Pasivos financieros ................................................................. 353 Grupo 22. Proveedores ............................................................................................ 355 Política contable Cuentas por pagar comerciales............................................. 356 Grupo 23. Cuentas por pagar ............................................................................. 357 Política contable Deudas diversas ....................................................................... 357 Costos y gastos por pagar ...................................................................................... 358 Política contable sobre dividendos por pagar................................................... 360 Política contable de retención en la fuente....................................................... 361 Grupo 24. Impuestos, gravámenes y tasas........................................................ 365 Política contable de impuestos, gravámenes y tasas ..................................... 365 Política contable del impuesto a las ventas por pagar .................................. 367 Régimen simplificado.............................................................................................. 368 Régimen común........................................................................................................ 369 Política contable de impuesto de industria y comercio ................................. 371 Beneficios a empleados [obligaciones laborales] ........................................... 371 [Elementos esenciales del contrato de trabajo: ................................................ 373 [Terminación del contrato ..................................................................................... 374 [Duración máxima del periodo de prueba ........................................................ 374 Grupo 25. Beneficios a empleados ...................................................................... 374 Política contable de beneficios a empleados (Grupo 25) ............................. 374 Retención en la fuente sobre nómina ................................................................ 378 3. Pasivo no corriente .............................................................................................. 381 4. Provisiones y contingencias .............................................................................. 382 5. Pasivos diferidos ................................................................................................... 383 Grupo 27. Diferidos ................................................................................................. 383 Política contable de pasivos diferidos ................................................................. 383 6. Otros pasivos ............................................................................................................. 385 Grupo 28. Otros pasivos......................................................................................... 385 Política contable de otros pasivos (Grupo 28) .................................................. 385 Grupo 29. Bonos y papeles comerciales ............................................................ 388 7. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 388 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 388 Desarrolle la siguiente actividad.......................................................................... 389 Capítulo 9. Contabilidad de patrimonio ........................ 390 1. Cuentas del patrimonio...................................................................................... 392 2. Capital ..................................................................................................................... 395 Grupo 31. Capital social......................................................................................... 395 Política contable de patrimonio ........................................................................... 396 Aportes sociales......................................................................................................... 402 Política contable de los aportes sociales ............................................................ 402 3. Superávit ..................................................................................................................... 404 Grupo 32. Superávit de capital .............................................................................. 404 Política contable de superávit de capital ........................................................... 404 Grupo 33. Reservas ................................................................................................... 406 Política contable de reservas ................................................................................. 407 Grupo 34. Revalorización de patrimonio ............................................................ 409 Dividendos o participaciones ............................................................................... 410 Grupo 35. Dividendos o participaciones decretadas en acciones, cuotas o partes de interés social ........................................................................................... 410 Política contable de dividendos ........................................................................... 411 Resultados del presente ejercicio ........................................................................... 412 Grupo 36. Resultados del presente ejercicio ..................................................... 412 Política contable de resultados del ejercicio...................................................... 412 Grupo 37. Resultados de ejercicios anteriores .................................................. 414 Política contable de ganancias acumuladas .................................................... 414 Política contable de ganancias acumuladas .................................................... 416 Grupo 38: Superávit por revalorizaciones.......................................................... 416 4. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 417 Consultar contadores en ejercicio de la profesión........................................... 417 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 418 Asesore la constitución de una sociedad............................................................ 418 Capítulo 10. Rendimiento de la entidad ........................ 420 1. Cuentas de rendimiento ..................................................................................... 422 2. Ingresos ................................................................................................................... 423 Grupo 41. Ingresos ordinarios ................................................................................ 425 Política contable de actividades ordinarias....................................................... 426 Grupo 42 ganancias ................................................................................................ 428 Política contable de ganancias ............................................................................ 428 3. Gastos ...................................................................................................................... 428 Gastos ordinarios ...................................................................................................... 430 Características del gasto ordinario ...................................................................... 431 Grupo 51. Gastos de administración .................................................................... 431 Política contable de gastos de administración ................................................ 432 Grupo 53. Pérdidas ................................................................................................... 432 Grupo 52. Gastos de distribución....................................................................... 434 Gastos financieros .................................................................................................... 435 Grupo 53. Pérdidas ................................................................................................... 436 Política contable de pérdidas ................................................................................ 436 Impuesto de renta y complementarios............................................................... 438 Grupo 54. Impuesto de renta y complementarios ............................................ 438 Política contable del impuesto de renta y complementarios ....................... 438 Grupo 59. Ganancias y pérdidas ........................................................................... 440 Política contable de ganancias y pérdidas.......................................................... 440 4. Costos de ventas ....................................................................................................... 444 Grupo 61. Costos de ventas y prestación de servicios ...................................... 445 Política contable de costos de ventas y de prestación de servicios ............ 445 Grupo 62. Compras .................................................................................................. 447 Política contable de compras ................................................................................ 447 Costos de producción .............................................................................................. 449 5. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 449 Discuta con otros compañeros de equipo de estudio..................................... 450 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 450 Capítulo 11. Contabilidad de persona natural.............. 452 1. Apertura del negocio .............................................................................................. 454 Persona natural ......................................................................................................... 455 Formalidad comercial.............................................................................................. 457 Formalidad laboral................................................................................................... 457 Formalidad de funcionamiento ............................................................................ 457 Formalidad tributaria .............................................................................................. 457 2. Apertura contable ................................................................................................ 459 3. Organización y puesta en marcha.................................................................. 465 4. Actividades de operación................................................................................... 470 5. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 474 Consulte con profesionales en ejercicio............................................................ 474 Resuelva las siguientes preguntas....................................................................... 475 Asesore al siguiente cliente .................................................................................... 475 Analice los siguientes soportes ............................................................................. 476 Asesore la apertura de negocio de persona natural ....................................... 476 Discutir con el equipo de trabajo ......................................................................... 476 ¿Quién tiene más posibilidades de ganar el pleito? ....................................... 477 Capítulo 12. Contabilidad de sociedad comercial ........ 478 1. Generalidades ....................................................................................................... 479 Documentos de constitución ................................................................................. 481 Estatuto o escritura pública debe contener ....................................................... 481 Requisitos de organización y puesta en marcha ............................................. 481 2. Factibilidad financiera ........................................................................................ 482 Pasos para constituir su empresa como persona jurídica ......................... 486 Formalidad legal....................................................................................................... 486 Formalidad comercial.............................................................................................. 486 Formalidad laboral .................................................................................................. 487 Formalidad de funcionamiento ............................................................................ 487 Formalidad tributaria .............................................................................................. 487 3. Ciclos del negocio ................................................................................................ 488 4. Proceso contable................................................................................................... 489 Estructura del plan de cuentas ............................................................................. 491 5. Constitución ............................................................................................................... 492 Qué pueden aportar los socios o accionistas................................................... 496 6. Organización ............................................................................................................. 503 7. Inversión...................................................................................................................... 506 8. Operaciones de compras........................................................................................ 508 9. Operaciones de ventas ........................................................................................... 513 10. Costo de ventas ...................................................................................................... 517 11. Nómina de personal ............................................................................................. 520 12. Elaboración de libros ............................................................................................ 527 14. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 537 Aprópiese de los siguientes documentos ........................................................... 537 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 537 Haga seguimiento al proceso contable manual.............................................. 538 Dinámicas de estudio.............................................................................................. 539 Capítulo 13. Elaboración de la hoja de trabajo ............. 540 1. Hoja de trabajo ..................................................................................................... 542 2. Ajustes contables .................................................................................................. 542 Errores y omisiones .................................................................................................. 546 3. Cierre contable .......................................................................................................... 553 4. Actividades de aprendizaje.................................................................................... 560 Desarrolle las siguientes actividades .................................................................. 560 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 561 Elabore la hoja de trabajo para la empresa ...................................................... 561 Revise en el archivo contabilidad-general-en-excel ....................................... 563 Capítulo 14. Estados financieros .................................... 564 1. Reconocimiento en los estados financieros ................................................. 565 Probabilidad de obtener beneficios económicos futuros .............................. 566 Fiabilidad de la medición....................................................................................... 567 2. Estado de situación financiera......................................................................... 569 Medición de activos, pasivos, ingresos y gastos ............................................... 571 3. Estado de resultados ........................................................................................... 577 El estado del resultado integral comprende ...................................................... 581 4. Estado de flujos de efectivo .................................................................................. 581 5. Estado de cambios en el patrimonio.............................................................. 583 Modelo de estado de cambios en el patrimonio............................................. 583 Modelo de estado de resultados y ganancias acumuladas ....................... 583 6. Notas a los estados financieros ....................................................................... 584 7. Informe de gestión .............................................................................................. 586 8. Junta de socios o asamblea general............................................................... 589 Proyecto de distribución de ganancias ............................................................ 589 9. Declaración de renta ............................................................................................... 591 10. Actividades de aprendizaje ................................................................................. 592 Ponga a prueba su conocimiento ........................................................................ 592 Desarrolle las siguientes actividades .................................................................. 593 Bibliografía general.................................................... 594 Autores ........................................................................................................................ 594 Recursos en la Web .................................................................................................. 598 Redes sociales ............................................................................................................ 599 Guía para la lectura de este libro Este libro se fundamenta en las NIIF para las pymes. Además, utilizará referencias tales como las NIC/NIIF plenas y algunas sobre los principios de contabilidad generalmente aceptados locales, con las siguientes simbologías: Tipo de letra Símbolo significado Letra Normal Aportes del autor y de otros autores El paréntesis ( ) Aclaración del texto Letra Cursiva NIIF para las pymes con cita bibliográfica Párrafo entre corchetes { } NIIF plenas con cita bibliográfica Paréntesis cuadrado [ ] Equivalente a PCGA local Complemento Virtual El libro digital trae información en línea: www.contabilidadyfinanzas.com Los siguientes archivos: CG1. Modelo de plan de cuentas general CG2. Contabilidad general en Excel CG3. Elaboración estados financieros con propósito general [básicos] CG4. Compra de inventarios a crédito CG5. Préstamo bancario CG6. Préstamo concedido largo plazo CG7. Venta mercancías con pago aplazado Presentación “La gente exitosa siempre busca la oportunidad de ayudar a los demás. La gente que fracasa, siempre pregunta: ¿y yo que gano?” Brian Tracy “El arma más poderosa contra la ignorancia es la difusión de material impreso” León Tolstói La contabilidad tiene un nuevo lenguaje de negocios que se llama Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Se entienden como tales las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las interpretaciones de las NIC (SIC) y las interpretaciones de las NIIF (CINIIF), que fueron creadas especialmente para las grandes empresas cotizantes y para el mercado crediticio. Además se han publicado las NIIF para pymes (medianas y pequeñas entidades) y las guías para aplicar las NIIF para pymes a las microempresas, que van a permitir a los entes económicos mayor transparencia en la información que presentan en los estados financieros a los usuarios en un mundo globalizado. Esto requiere que todo profesional adquiera conocimientos mínimos para la lectura de los siguientes estados: estado de situación financiera [anteriormente denominado balance general], estado de resultado y el otro resultado integral [estado de resultados], el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio, un estado de situación financiera al principio del primer periodo comparativo, cuando una entidad aplique una política contable retroactivamente o realice una reexpresión retroactiva de partidas en sus estados financieros, o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros, al igual que las notas a los estados financieros que tienen la connotación de un nuevo estado, que sirven para interpretar y orientar las decisiones en junta directiva, asamblea general o junta de socios frente a la realidad económica del sector. Estos conocimientos también ayudarán a proyectar el devenir del ente económico y a observar su capacidad para generar nuevos flujos de efectivo, así como la viabilidad de negocio en marcha para saber si prosigue o requiere una reestructuración, refinanciación o terminación del objeto social. Todos estos elementos le sirven al profesional para decidir sobre las mejoras que deben contribuir al desempeño de la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos. El libro Contabilidad general va dirigido a los estudiantes de los países latinoamericanos que se preparan en el campo del conocimiento, así como a personas que por una u otra razón desempeñan labores de contabilidad en los negocios y requieren de conceptos contables ágiles que faciliten el aprendizaje, tanto teórico como práctico, bajo el nuevo contexto de las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) y de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financieras), que para efectos de este libro se mencionarán como NIIF completas y NIIF para pymes. Las NIIF completas se aplican a los entes que presentan información financiera al público porque sus acciones se cotizan en bolsa de valores, en tanto que las NIIF para pymes se aplican a los entes cuya información financiera solo interesa a los asociados de la entidad. Los siguientes son los organismos emisores de las NIIF: IASC (International Accounting Standards Committee), creado el 29 de junio de 1973. Este organismo promulgó las IAS (International Standard Accounting) o NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) hasta el año 2000. IASB (International Accounting Standards Board), creado en el 2001, sique promulgando las IFRS (International Financial Reporting Standard) o NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera). Las normas NIIF para pymes fueron creadas en el año 2009 y están en revisión integral, cuyos comentarios fueron recibidos hasta el 30 de noviembre de 2012 y entrarán en vigencia en el año 2018. También hace parte de esta normativa la guía de NIIF para microempresas. De otra parte se siguen produciendo nuevas normas como la NIIF15 Ingresos procedentes de contratos con los clientes, reciente de mayo de 2014. Existen también comités de interpretación de los estándares y de los reportes de información financiera, que son objeto de otros libros avanzados de contabilidad. Los procesos que se detallan en este libro están de acuerdo con las normas del contexto internacional y se exponen para llevarlos en forma manual. Si el lector lo requiere, puede buscar el acompañamiento de uno de los programas de contabilidad que abundan en el mercado de cada país, como más adelante se reseña. Por qué se deben aplicar las NIIF Existen varias razones por las cuales se deben aplicar las NIIF; entre otras: 1. El planeta Tierra se convirtió en una aldea global para hacer negocios. 2. Los países, cada vez más, están firmando tratados internacionales con regiones o grupos económicos fuertes como la Alianza del Pacífico y otros. 3. Los países están formalizando planes de competitividad para entrar en ese mundo Globalizado. 4. Los inversionistas requieren de información transparente, unificada y útil, preparada bajo un mismo marco conceptual. 5. Los contadores, como preparadores de información, requieren certificarse en NIIF por medio de un tercero independiente para ampliar su mercado de servicios profesionales. Principales cambios de PCG a NIIF Varios son los cambios del marco conceptual PCGA local frente a las NIIF, y radican en los siguientes conceptos fundamentales que se amplían en varios libros del mismo autor. Algunos de ellos son: 1. La elaboración de las políticas contables como fundamento principal de la contabilidad está a cargo del comité asesor y es aprobada por la alta dirección. Si bien es cierto que dichas políticas existían en normas locales, no tenían tanta relevancia como ahora, donde se constituyen en la forma de gestionar los negocios. 2. Adopción de las NIIF para microempresas, pymes y grandes empresas. 3. La entidad cuyos estados financieros cumplan la NIIF para las PYMES efectuará en las notas una declaración, explícita y sin reservas de dicho 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. cumplimiento. Los estados financieros no deberán señalar que cumplen la NIIF para las PYMES a menos que cumplan con todos los requerimientos de esta NIIF (S3.3). Identificación y sustanciación de las operaciones a través de la característica de esencia sobre la forma. Los hechos se registran siempre que la empresa tenga el control, reciba los beneficios y asuma los riesgos del bien. Reconocimiento inicial mediante los modelos de costos y valor razonable. Reconocimiento posterior mediante los métodos de valuación en la fecha sobre la que se informa. El reconocimiento de forma rigurosa, basado en el cumplimiento de sus requerimientos de activos, pasivos y patrimonio, porque los ingresos y gastos son aumentos o disminuciones de los tres anteriores. Las revaluaciones existen para las NIIF plenas, se aplicarán en la nueva modificación para pymes (2018) y aumentan el valor de los activos contra los resultados integrales. Se efectúan mediciones en inventarios, cartera, propiedad planta y equipo, las cuales se llaman deterioro en el valor de los activos y se calculan a partir de los indicios internos y externos en el desmejoramiento de su importe. En caso de que estos indiquen una mejoría, se debe hacer reversión del deterioro [anteriormente se denominaban provisiones en inventarios, cartera, propiedad planta]. Los activos y pasivos diferidos son los impuestos a las utilidades. A pesar de la diferencia existente entre la S29 y la NIC12, en la nueva versión para pymes se pretende alinear los conceptos. Por las diferencias que se generan entre los activos y pasivos contables con relación a los activos y pasivos fiscales, denominados diferencias temporarias [anteriormente diferencias temporales], se debe liquidar el impuesto diferido débito o crédito. La mayoría de las transacciones donde se espera recibir un bien o servicio en fecha posterior, bajo aplicación de las NIIF, no se difieren debido a que el método de amortización es impracticable por falta de un modelo que asocie el diferido en el tiempo. No existe correlación o asociación entre ingresos y gastos (S2.52). No existen compensaciones a discreción del contador, sino por requerimientos de las mismas NIIF. Los costos de investigación y desarrollo son gastos para las pymes, excepto para las grandes empresas que aplican las plenas. Los activos contingentes deben cumplir con la probabilidad de flujos de 17. 18. 19. 20. beneficios económicos futuros probables con medición fiable. Su amortización es sobre la vida útil y, si no se puede calcular, se amortiza en 10 años. La nueva norma permitirá hasta diez años en pymes, mientras que en las normas completas se debe efectuar la evaluación anual de deterioro del valor de los activos. Los pasivos contingentes solo van al estado de situación financiera cuando cumplan con los requerimientos del pasivo (salidas de efectivo probables y fiables). Si su ocurrencia es poco probable, se deja revelado en notas. Las notas a los estados financieros deben revelar las políticas contables de la empresa y los cambios en los rubros significativos del estado de situación financiera. Los usuarios deben conocer las políticas contables empleadas en la preparación de los estados financieros para poder entender la información. Las políticas contables son responsabilidad de la gerencia [en el marco conceptual solo se hace referencia en el artículo 115 de la norma general sobre revelaciones a las políticas contables, las que perdían su esencia por la incidencia y exigencia de la norma fiscal]. Los cambios voluntarios en las políticas contables y los cambios en las estimaciones y errores se hacen en forma retrospectiva. El criterio profesional es para definir las estimaciones. Preocupación de los preparadores de la información financiera Entre los preparadores de información financiera existe la preocupación de que los proyectos puedan cumplir con los requerimientos debido a la convergencia que han hecho países como Colombia, Venezuela y Bolivia: 1. Colombia ha tomado las NIIF y las ha modificado. En algunos casos ha eliminado y adicionado otros párrafos, y también ha cambiado algunos encabezamientos, lo cual se puede comprobar en los decretos de convergencia 3023/2013 para grandes empresas y 3022/2013 para las pymes. 2. Venezuela hizo lo propio de armonización con las Ven-NIIF y aun presentan transiciones diferidas. 3. Bolivia, mediante resolución del Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad, pone en vigencia 14 NIC y cambia la numeración de las 29 aún vigentes para el resto de países. Asimismo, aplica el concepto local de BI NIIF —teoría y práctica NIIF plenas y NIIF pymes normas básicas y específicas (Quintana, 2014)— (BI NIIF hace referencia a las NIIF completas y a las NIIF para pymes). 4. El Salvador adoptó la normativa internacional completa, y su armonización viene dada de acuerdo a los sectores que la aplican, mediante su estudio e incorporación al momento de elaborar las políticas contables, que deben ser autorizadas por los accionistas por ser los responsables del rumbo de la entidad. Si no se les explica a los empresarios la funcionalidad de la normativa y el objetivo principal, difícilmente se avanzará en el proceso de adopción (aporte de Juan Carlos Hernández Bermúdez). 5. En el Perú fueron tres las oportunidades que se dieron para la transición a las NIIF, todos estos aspectos denotan que no ha sido fácil la homogeneidad de NIIF para el planeta. La preocupación se fundamenta en los siguientes aspectos: 1. La empresa debe expedir la certificación explícita y sin ninguna reserva 2. 3. 4. 5. 6. 7. de que cumple con las NIIF, como lo exigen las normas internacionales de información financiera. Que este acervo tenga validez frente a la certificación de los preparadores de in- formación contable. Que las nuevas reformas del IASB no se incorporen a las convergencias que hayan hecho los países. La gran duda es si estas convergencias de las NIIF cumplirán el propósito de la integración de los mercados competitivos. Se entiende que las normas financiera de comercio y laborales son propias de cada país. En el Perú se adoptaron las NIIF, y las diferencias con las normas fiscales se llevan en cuentas de activos y pasivos de impuestos diferidos conforme a la NIC 12, de tal manera que no llevan doble contabilidad. Un nuevo proyecto de decreto de la DIAN pretende reglamentar y desligar totalmente la parte contable de la fiscal durante los próximos cuatro años a partir de la entrada en vigencia de las NIIF, desconociendo la normativa del impuesto a las ganancias mediante una triple contabilidad (contabilidad bajo normas locales, contabilidad fiscal y contabilidad NIIF). Razones para leer este libro     El conocimiento sobre determinada área no es propiedad de las personas que lo cultivan sino de toda aquella que está en capacidad de recibirlo. Todas las personas que están vinculadas con el comercio de bienes, producción o prestación de servicios deben alfabetizarse en el manejo de la contabilidad para sacarles a sus negocios mayor productividad. En tiempos de cambios radicales, ser ingenioso es la constante para mantenerse en el mercado mediante buena dosis de información. También es necesario aprovechar las oportunidades que brinda el mercado y su entorno. Las exigencias del Estado en el recaudo de nuevos impuestos y el control que ejercen sobre los entes económicos los organismos de control requieren de información fiable, oportuna y transparente para mantener una buena estabilidad fiscal y cumplir con los requerimientos de información de los órganos de control (superintendencias). 1. Núcleo de estudio La contabilidad es el lenguaje y el soporte de las decisiones de los hombres de negocio. No llevar la contabilidad de acuerdo a las normas internacionales de información financiera es como guiar un avión sin medidor de gasolina, altímetro, velocidad o brújula. El fracaso de muchos negocios es la falta de información de propósito general, que lleva a incumplir obligaciones que pueden ser cruciales para el negocio y a no tomar decisiones oportunas, con las cuales se puede sacar provecho de las oportunidades que ofrece el entorno. 2. Desarrollo de competencias “Competencia es algo más que una habilidad: es el dominio de procesos, métodos para aprender de la práctica, de la experiencia y de la intersubjetividad”. Miguel Bazdresh Parada (1998) Las competencias son del saber hacer, que consiste en los métodos y procedimientos de las mejores prácticas de negocios de los modelos contables (estándares); del saber, mediante el acervo del conocimiento de la profesión; y del ser, que se adquiere desde el hogar (ser persona, ética, de valores, buscando siempre la integridad del ser humano):             Analiza a través de la historia, el desarrollo de la contabilidad con base en los aportes del Dr. Gonzalo Sinisterra y de otros autores. Analiza los conceptos y principios generales (S2) que rigen las Normas Internacionales de Información Financiera de acuerdo al nuevo lenguaje de los negocios. Contextualiza los fundamentos teórico y práctico de los conceptos de comercio y sus organizaciones. Comprende el ciclo contable a través de los conceptos de cuenta, formalidades legales, manejo del plan de cuentas de cada país, soportes de contabilidad, libros principales y auxiliares e informes. Desarrolla el proceso de la contabilidad de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos mediante ejercicios de transacciones, documentos, reconocimiento (antes, registros) y libros de contabilidad. Revisa el proceso contable en forma manual con base en el ejercicio de contabilidad-general-en-excel que lo encontrará en la Web junto con el link de donde se baja el libro digital. Elabora la hoja de trabajo de forma manual para la preparación y presentación de los estados financieros. Hace la lectura de los dos principales estados financieros: el estado de situación financiera y el estado de resultados del negocio. Desarrolla habilidades para la teneduría de libros auxiliares y principales, más por experiencia y entendimiento del proceso en sí mismo. Comparte experiencias y conocimiento al trabajar en equipo. Propone nuevos procedimientos para el mejoramiento general de la entidad económica. Agrega valor a la empresa con su desempeño profesional. 3. Metodología Este libro toma en cuenta las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF para las pymes, las cuales son emitidas por los organismos internacionales y acogidas por los países (en el caso colombiano, en calidad de decretos reguladores D. 2706/12 para microempresas y D. 2784/12 para empresas del grupo 1, sobre los cuales emiten conceptos o disposiciones o circulares los órganos de control y vigilancias). Este libro solo tomará en cuenta las NIIF para pymes y, cuando requiera el caso, hará referencia a las NIC/NIIF para grandes empresas y también a las guías para las microempresas, emitidas por el IASB, dada la obligación de todo ente económico de certificar que cumple con las normas internacionales de contabilidad para las pymes, sin ninguna reserva. De lo contrario se estará frente a la falta de cumplimiento de la norma. El libro consta de dos aspectos importantes: el saber mediante la exposición de NIIF pymes, con sus respectivas citas bibliográficas para que el lector pueda verificarlas y profundizar sobre la norma original, y el saber hacer, mediante más de 230 casos resueltos sobre los conceptos de contabilidad de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, con manejo a nivel del sexto dígito y nombre de las cuentas. Además, algunos capítulos están dedicados a la contabilidad de persona natural y de la sociedad comercial, que todo comerciante, gerente o contador debe conocer a la luz del nuevo marco conceptual de la contabilidad internacional, así como a los conceptos y principios, las características cualitativas y los objetivos de la información contable. También se dedican dos capítulos especiales a la preparación y análisis de la hoja de trabajo, fuente principal para continuar con el proceso de elaboración de los estados de situación financiera y de resultados o del estado del resultado y otros resultados integrales (que será objeto de otro libro del mismo autor para iniciar al estudiante en la práctica de contable). El libro presenta como metodología de reconocimiento de las transacciones (registro contable) de todo documento o soporte, con los códigos correspondientes de la transacción, el nombre de la cuenta que se encuentra implícita, con su debido valor de la transacción al débito o al crédito según corresponda, para familiarizar al estudiante con el plan de cuentas y con la partida doble y para aplicar la concepción de que toda transacción debe llevar: código, cuenta, valor débito o crédito y razón o detalle de la transacción. Código Cuentas Débitos Créditos Razón o detalle de la transacción Cada capítulo trata un tema en especial con todos sus elementos más relevantes, además de las actividades de aprendizaje que el estudiante debe realizar para adquirir las destrezas y habilidades necesarias en la práctica contable. 4. Recursos de aprendizaje El libro se apoya fundamentalmente en: actividades con varios temas, tales como: contabilidad general en Excel, ejercicios, evaluaciones, formatos, hojas de trabajo, lecturas, nómina en Excel, presentaciones en Power Point, casos resueltos, talleres y videos que se utilizan como complemento de este libro y que se pueden bajar de la red por intermedio de un link que suministrará la donde se encontrarán otros recursos. 5. Recursos virtuales   Se recomienda bajar los complementos de estudio de este libro, que se encuentran en el link enviado para obtener el libro digital y los otros recursos. En www.gerencie.com y en www.actualicese.com se encuentra una magnifica información para estudiantes y hombres de negocios. 6. Agradecimientos Mi gratitud al Dr. Rodrigo Estupiñán Gaitán, que en 1993 me dio el apoyo para sacar al mercado mis libros de contabilidad. También a su fundador Carlos Alzate Giraldo de la editorial ECOE ediciones, por su magnífico apoyo editorial y comercialización en Colombia desde el 2005. Ahora nuevos apoyos vendrán para internacionalizar este libro. El autor Capítulo 1. Introducción a la contabilidad “Lo más emocionante del futuro es que podemos darle forma”. Charles Handy Para introducir al lector en el concepto de la contabilidad, es necesario considerar algunas generalidades básicas, como los antecedentes históricos en el planeta y la necesidad de converger los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) hacia la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). De esta manera el estudiante se podrá ubicar en el contexto de lo que es hoy la ciencia contable y del desarrollo de la profesión de contador público. La Internacional Accounting Standard Committe (IASC), fundada en 1973 y hasta el 2001, creó las 41 IAS/NIC (Normas Internacionales de Contabilidad), de las cuales están vigentes 29, porque algunas de ellas fueron incorporadas en las NIIF y en las SIC, que son las interpretaciones. Desde el 2001, la Internacional Accounting Standards Board (IASB) ha emitido 16 IFRS/ NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera —NIIF—, como se conocen en el lenguaje español) con sus correspondientes IFRIC o CINIIF (interpretaciones de las NIIF). El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, el 9 de julio de 2009, publicó las NIIF para pequeñas y medianas entidades (NIIF para pymes), y desde entonces ha elaborado material de formación sobre la NIIF para pymes, basado en sus 35 secciones mediante módulos de formación elaborados por el SMEIG. Otra de las principales convergencias ha sido entre el IASB y el FASB (Financial Accounting Standard Board) de Estados Unidos. Estos organismos firmaron un memorándum de entendimiento en el 2002 (denominado Norwalk Agremeement) para que en el largo plazo se consiguiera la uniformidad de ambos conjuntos de normas contables. Así, solamente se pretendió alinearlos, eliminando las diferencias en los criterios contables más importantes. Una convergencia más es la de SMEIG – PYMES (Small and Medium Enterprise), la cual establece las NIIF para las pymes y sus enmiendas, las primeras fueron emitidas por el IASB en julio de 2009 –. Actualmente, en Latinoamérica tenemos cuatro integrantes en el Grupo de Implementación SMEIG de la Fundación de Normas Internacionales de Información Financiera (IASB), con sede en Londres: Alexei Estrella Morales y Luis A. Chávez de Ecuador, Hernán Casinelli y Martín Kerner de Argentina. [En el caso colombiano, desde el punto de vista de la Ley 1314/09 de convergencia, los reguladores locales son el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el representante de las facultades de programas de Contaduría Pública del país. Ellos han formulado un proyecto compuesto por tres fases: Fase 0 (lanzamiento del proyecto), Fase 1 (Diagnóstico), Fase 2 (Conversión) y Fase 3 (Mantenimiento), siempre mediante el enfoque de las NIIF. La entrada en vigencia de la ley de convergencia está prevista para el año 2014. (XI Gran foro Tributario, organizado por Tu consulta y NovoClick, Bogotá, noviembre 2010)]. El caso venezolano ha optado por la certificación voluntaria con las NIIF aplicables a las pequeñas y medianas entidades, a partir del año 2011, mediante una serie de temas tales como: 1: Aspectos conceptuales, 2: Principios básicos, 3: Instrumentos financieros básicos, 4: Inventarios, 5: Propiedades de inversión, 6: Propiedades, planta y equipos, 7: Arrendamientos, 8: Provisiones y contingencias, 9: Ingresos de actividades ordinarias, 10: Deterioro del valor de los activos. (Federación de contadores Públicos de la República Bolivariana de Venezuela y Secretaría de Estudios e Investigaciones). En el caso ecuatoriano, la Superintendencia de Compañías, mediante resolución, adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y determinó que su aplicación sea obligatoria a las compañías y entidades sujetas a su control y vigilancia para el registro, preparación y presentación de estados financieros a partir del primero de enero de 2009 como periodo de transición. El caso Boliviano inició el proceso de convergencia de normas de contabilidad y auditoría a las NIIF, hizo el proceso de adopción y fijó el año de proyección de implementación a partir del primero de enero de 2011. El año de transición se fijó a partir del primero de enero de 2012 y el de la adopción, a partir del 31 de diciembre de 2013 (NVE Auditores S.R.L consultores multidisciplinarios). El profesional de la contaduría pública, además de desempeñar los cargos de contador, revisor fiscal, auditor, analista financiero y hasta gerente, hoy tiene que ser asesor de implementación y desarrollo de la adopción de las NIIF. Por esta razón es necesario emprender un estudio concienzudo sobre todos los elementos de las NIIF para grandes empresas y de las NIIF para pymes. El trabajo del asistente contable se proyecta en las empresas como un apoyo fundamental que le permitirá al contador trascender los campos del registro o teneduría de libros y de la presentación de estados financieros, porque debe dedicarse al análisis e interpretación de la información de la empresa y de los hechos reales de la economía para poder hacer varios tipos de lecturas de los resultados, además de la proyección de todas las operaciones, tanto operativas como estratégicas, en varios escenarios. Son estas las razones que exigen, de las personas que se inician en los temas de contabilidad, mucha dedicación y actualización sobre el tema para poder generar beneficios a los dueños de la empresa, al Estado en calidad de impuestos, a los empleados en la calidad de beneficios laborales y a todas las personas que participan en la cadena de las actividades económicas. “Quien no conoce la historia está condenado a repetirla’ dice la máxima de Jorge Agustín Nicolás Ruiz de Santayana y Borrás, a la que se suele aludir cuando aparecen casos que son repetición de anteriores. Y es que nada hay más peligroso que recurrir a la historia sin haber aprendido previamente las lecciones de la propia historia” Pedro J. Piqueras. La contabilidad, por el volumen de datos que procesa, no se escapa como factor de generación de las grandes crisis. Se recuerda la del 2002, el caso que desató Enron Corporation, empresa de energía con sede en Houston que entró en bancarrota por realizar maquillajes en la contabilidad; o la crisis de 2009, que afectó a los mercados bursátiles de todo el mundo por falta de verificación de información en las solicitudes de hipotecas en bancos de Estados Unidos y la posterior venta de títulos sobre esos activos. También cabe mencionar la reciente crisis económica 2008-2014, originada en Estados Unidos y llamada Gran Recesión o Depresión Económica, que repercutió en España; y se puede continuar con la crisis de Venezuela, identificada por la inflación y por el desabastecimiento y cambio de la moneda. Sin embargo, cada crisis deja nuevas soluciones que enriquecen y mejoran la práctica profesional. Por ejemplo, el caso de Enron Corporation generó la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley, promulgada por el Senado estadounidense en julio de 2002 y que establece nuevos estándares contables para las firmas de propiedad pública (entendidas como públicas las empresas que cotizan sus acciones en la bolsa de valores). 1. Desarrollo histórico Son varios los textos que tratan la historia de la contabilidad. Entre ellos, por considerarlo de interés para los estudiantes, se recomienda en particular el libro Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, del Dr. Gonzalo Sinisterra V. y otros autores, por su enfoque de carácter global 2007. Evolución histórica de la contabilidad Existen varios relatos en cuanto a la práctica contable llevada a cabo en tiempos remotos; debido a su poca veracidad nos enfocaremos en el análisis que constituye el objeto de la actividad contable, el cual es el de conservar un testimonio de naturaleza continuo de los hechos económicos ocurridos en el pasado, así que tenemos tres condiciones para la creación de la contabilidad: 1. Que encontremos al hombre constituyendo una unidad social y, por lo tanto, vinculado a otros hombres por necesidades comunes. 2. Que concurran a actividades económicas en tal número de importancia que haya sido preciso auxiliarse de un testimonio de naturaleza perenne en la conservación de su información que sirviera de ayuda a la débil memoria humana. 3. Que exista un medio generalmente aceptado mediante el cual se pueda conservar la información sobre la narración de los hechos ocurridos en el pasado (escrituras) y que sea a la vez susceptible de registrar cifras (números) y por lo tanto medida de unidad de valor (Gertz Manero, 1999). Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua Durante la época del Esclavismo lo que era la propiedad común se convirtió en propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organización del estado. Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtiéndose esto en uno de los hechos más importantes de la contabilidad, debido a que el esclavo más inteligente, llamado NOMENCLATOR, tenía la misión de llevar la contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados bienes (Franco Ruiz, 2009). En esta época existió una sociedad que fue símbolo del esclavismo debido a la existencia de ejércitos poderosos que inundaron su estado de oro y esclavos, “Sociedad Romana”; [d]e donde provienen hechos económicos relacionados con la contabilidad ya que existieron diferentes libros como: “ADVERSARIA”, en donde se registraban los ingresos y gastos diarios. “EL CODEX O TUBULAE”, en donde los ingresos se colocaban en la columna (Acceptum) y en la otra columna los gastos (Expensum). (EL CODEX ACCEPTI – ET EXPENSI) que reproducía fielmente el estado de la caja “ARCA”. En Roma existían muchas luchas entre Patricios y Plebeyos[,] particularmente por motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en contra de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar medidas legislativas como la “PAETIELA PAPIRIA” (año 428 de Roma, 325 a. C. impuesta por Marco Tulio Cicerón); [l]a cual se basaba en la inscripción del nombre del deudor en el CODEX del acreedor con el consentimiento del primero y la mención de la cantidad de vida para crear la obligación a favor del acreedor. Después del Esclavismo, aparece el Feudalismo, donde el poder no está en la cantidad de esclavos sino en la tierra. La Iglesia se convierte en un sector predominante como la primera institución bancaria, que concedía préstamos y se apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en día esto es el cobro jurídico. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde realmente se impulsó la partida doble y además aparecen los libros auxiliares con disposiciones específicas como: (Gertz Manero, 1999).    Registro de operaciones en orden cronológico. No se podían dejar espacios en blanco entre las partidas. Mención del documento soporte de la operación. Posteriormente, en la época del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron su desarrollo: el crecimiento de la economía monetaria y el surgimiento de los Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una etapa de gran auge, tanto en el campo económico, como en el campo profesional. Carlos V emitió en Valladolid una Cédula Real en la que se ordena cómo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar firmadas por el contador y el tesorero, esto es “El Principio Fundamental de Control”. Luca Paciolo, revelador de la partida doble Al aparecer la imprenta en Europa, en la segunda mitad del siglo XV, salieron a la luz grandes obras de temas muy variados. En cuanto a estudios contables se podría decir que las primeras obras en publicarse no fueron las primeras en escribirse, tal es el caso de Benedetto Cotrugli Rangeo, nativo de Dalmacia, autor de Della mercatura et del mercante perfetto, obra que terminó de escribir el 25 de agosto de 1458 y sin embargo no fue publicada sino hasta 1573[.] Este pequeño libro da instrucciones para la práctica del comercio haciendo referencia a la contabilidad por partida doble y el uso de 3 libros: Quaderno (mayor), Giornale (diario), y Memoriale (borrador). (Gertz Manero, 1999). Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubrió la partida doble, pues varios tratadistas ya la habían desarrollado antes que él; sin embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro, provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edición impresa del tema, pues las obras producidas cientos de años atrás eran todas manuscritas. La vida de este ilustre personaje merece un análisis para la mejor comprensión de su obra, que inauguró una nueva fase en la literatura contable y cuyos efectos perduran hasta nuestros días. Fray Luca Paciolo fue monje de la orden de San Francisco de Asís, en su juventud se radicó en Venecia con un prominente comerciante judío llamado Antonio Rompíais, allí estudió en la escuela Domenico Bragadino[,] un “lector público de matemáticas” (Lopes De Sá, 2002, pp. 87), pasó varios años de su vida fuera de Venecia estudiando las grandes teorías matemáticas y se especula que en ese periodo se empezó a relacionar con la contabilidad[;] cuando regresó, imprimió su célebre obra Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita (Todo sobre aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidades), en el año de 1494. No existen pruebas que aseguren que Paciolo fue el autor del método de partida doble; todo lo contrario, él afirma textualmente que seguía el método que en aquel entonces se aplicaba en Venecia. Se considera que el método de partida doble se fundamentaba en el tratado de Cortugli, de quien se sabe lo estudiaba 40 años antes de que Paciolo publicara su obra. El propósito de Paciolo era diseñar un sistema de contabilidad para proporcionar al comerciante información oportuna en relación con sus activos y obligaciones. Con respecto al tema, Paciolo da una explicación del inventario diciendo que es una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de la empresa antes de iniciar actividades; dicho inventario deberá ser hecho en un solo día. Toda operación será registrada por sus efectos de créditos y débitos, el libro Mayor (Quaderno) llevaba usualmente un índice y era balanceado cuando se agotaban las páginas. Este libro era saldado por dos personas, [y] el balance de cierre era el mismo balance para abrir un nuevo libro, este proceso se denominaba “Summa summarium”, su clausura era correcta si débitos y créditos eran iguales; las operaciones por el débito se conocían por la preposición “Per” y las del crédito por “A”. Paciolo murió en 1514 después de haber dedicado su vida a las matemáticas y en particular a las matemáticas comerciales. Inventó procedimientos para la suma, resta, multiplicación y división, y hasta se podría decir que la forma de división de hoy es un invento más de Paciolo y sus publicaciones son un legado importante que se conserva como la base de la contabilidad actual. Etapa Precolombina (Franco Ruiz, 2009) En la América precolombina, donde predominaban tres culturas relativamente desarrolladas (Azteca en México, Inca en Perú y Chibcha en Colombia), no se conocía la escritura alfabética. A pesar de esto, la actividad contable era práctica común entre los aborígenes; por ejemplo, los aztecas llevaban cuentas de los tributos que recaudaban a las tribus sometidas; los incas llevaban sus cuentas en lazos con nudos [Quipus], que representaban cifras, y los chibchas, cuyo comercio se realizaba por medio del trueque de mercancías, registraban sus transacciones con colores pintados sobre sus trajes. Etapa de la Conquista (Franco Ruiz, 2009) Con la llegada de los españoles a territorio americano se inició en esta región una actividad económica sin precedentes. Los conquistadores obtuvieron de la Corona múltiples concesiones, lo que dio comienzo a la explotación no sólo de los recursos naturales sino también de los aborígenes. Así, el español logra imponer en estas tierras, además de su cultura y costumbres mercantilistas, sus prácticas contables. Al conocer la consolidación de la conquista americana, en 1522, Carlos V, mediante cédula real nombra a Rodrigo de Albornoz como contador real de estas tierras, y le proporciona junto con su acreditación instrucciones muy precisas sobre el registro de las operaciones mercantiles. Etapa de la Colonia “La partida doble en América” Posteriormente, en 1591, el rey Felipe II ordena llevar la contabilidad del reino por partida doble, resaltándose de esta manera la influencia italiana en la contabilidad española. Los colones establecieron en el territorio americano una serie de instituciones de carácter socio-económico con el propósito de explotar al aborigen. Por ejemplo, la Encomienda (obligación representada en servicios personales y productos naturales a cargo del colono), el Tributo para el encomendero, las Pensiones para particulares, el Quinto del rey, el Sueldo para los corregidores y la Mita se constituyeron en importantes fuentes de ingresos para la corona. Durante la Colonia, la Iglesia sin lugar a dudas fue la institución más poderosa en el Nuevo Reino; se apropió de grandes extensiones territoriales tanto rurales como urbanas, al cambiar el método de la fuerza usada por los colonos, por la enseñanza y la evangelización. En 1605 se establecieron en América tres tribunales de cuentas (Santa Fe, Lima y México), se nombraron contadores especiales en La Habana y Caracas y se dictaron normas de manejo contable. En 1678, Felipe IV determinó que los contadores reales debían presentar cada dos años cuentas en términos de “cargo” y “data” (debe y haber) al Real Tribunal de Cuentas. De esta forma se logró el control y registro de los impuestos recaudados y administrados por la Corona. El mayor aporte para el desarrollo de la contabilidad en América lo proporcionó la comunidad religiosa de la Compañía de Jesús, la cual introdujo por primera vez en estas tierras libros de contabilidad, el concepto de inventarios, la noción de presupuestos y demás elementos desarrollados en la Europa de ese entonces. La contabilidad no era ejercida como profesión liberal, sino por los clérigos como parte de sus actividades administrativas en las comunidades religiosas. Etapa de La República “El contador profesional” En parte de América Latina, después de la independencia, se continuaron usando por mucho tiempo las técnicas contables traídas por los españoles, de acuerdo con las ordenanzas de Bilbao. El surgimiento de la República no trajo consigo modificaciones profundas en las estructuras socio-económicas; la influencia francesa se extendió más allá del campo cultural, quedando atrás la universidad colonial, lo que dio paso al modelo francés de énfasis en la profesionalización. Esta tendencia dio origen a la reforma de 1826, inspirada por el general Santander, y orientadora de la creación de la Universidad de la Gran Colombia con sedes en Bogotá, Quito y Caracas. Etapa actual: “Legislación contable” En 1821, mediante la ley del 6 de octubre, se organiza la Contaduría General, con el fin de reglamentar el funcionamiento de la Oficina de Contaduría de Hacienda con cinco contadores bajo nombramiento oficial. Treinta años más tarde se sustituye la Corte de Cuentas por la Oficina General de Cuentas, en la cual se establece como jefe un funcionario denominado Contador Mayor Presidente. En el año de 1873 se elabora el Código Fiscal. De acuerdo con el Código de Comercio de 1887 se exige a todos los comerciantes llevar al menos cuatro libros de contabilidad: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, junto con el libro copiador de cartas; en los años siguientes se establecen las normas y procedimientos para el manejo de estos libros. A comienzos del siglo XIX y como resultado del desarrollo de la actividad comercial, financiera e industrial del país, se reglamentó la revisoría fiscal y se decretaron algunas normas tributarias con el fin de incentivar la inversión privada. Por esa época surgieron empresas como la Compañía Colombiana de Tejidos y la Compañía Colombiana de Cerveza de Medellín; Hilados y Tejidos Obregón de Barranquilla; Cervecerías Bavaria y Germania y Cementos Samper en Bogotá. Paralelo a este desarrollo surgió la necesidad de capacitación comercial y contable, y se creó la Escuela de Comercio de la Universidad de Antioquia en 1901 y la Escuela Nacional de Comercio de Bogotá en 1905. Años más tarde, estos ejemplos fueron seguidos por otras ciudades del país, que a la postre dieron origen a la organización definitiva de gremios de contadores. En 1923 se expidió la Ley 17 mediante la cual se amplió la Escuela Nacional de Comercio y sus enseñanzas se orientaron de acuerdo con los modelos europeos. La actividad industrial continuó su desarrollo para fomentar la creación de sociedades anónimas, para lo cual el Gobierno expidió la Ley 58 de 1931, mediante la cual se creó la figura del Revisor Fiscal. En el artículo 46 de esta ley se dio reconocimiento a la profesión de contador juramentado. Con el paso de los años se dictaron algunas leyes adicionales encaminadas a la reglamentación de la profesión contable; por ejemplo, la Ley 73 de 1935, relacionada con el manejo contable de las empresas públicas y privadas y el ejercicio de la profesión, fijó normas reglamentarias para el ejercicio de la profesión en el país. En 1951 se creó el Instituto Nacional de Contadores Públicos (INCP), conformado por contadores de gran trayectoria. Cuatro años más tarde se organizó la Academia Colombiana de Contadores Públicos Titulados (Adeconti). La Ley 145 de 1960 reglamentó definitivamente el ejercicio de la profesión y fijó los requisitos necesarios para su práctica. En 1961 se expidió el Decreto 1651, en el que se determinaron normas y procedimientos requeridos para ejercer la profesión, llevar contabilidades, autorizar estados financieros y elaborar declaraciones de renta. Hoy en día los principios y normas de la contabilidad están descritos en el decreto 2649 de 1993, a la espera de una posible adopción de estándares internacionales que derogarían no solo ley sino también historia. La historia de la contabilidad no enseñará posiblemente cómo atacar un problema financiero de la actualidad, pero s[í] puede demostrar cómo se ha venido subsanando y los vacíos que posiblemente el contador, en la solución del problema, no tiene en cuenta y que son susceptibles de escudriñar; seguramente adicionará problemas al que se quiere estudiar y ello definitivamente es lo que contribuye a ampliar el accionar contable (Arias, Ríos, Chacón & Londoño, s.f.). 2. Marco conceptual El marco conceptual para las grandes empresas es un documento especial que no tiene numeración de NIIF, en tanto que para las pymes está compuesto por las S1: Pequeñas y medianas empresas y las S2: Conceptos y principios generales [antes marco conceptual], las cuales contienen aspectos importantes que se tratarán en el cuerpo de este libro, haciendo la relación o concordancia con otras secciones que son necesarias para el conocimiento de esta materia y también de las NIIF cuando haya lugar a ello. Las normas contenidas en cada una de las secciones prevalecen sobre el marco conceptual ya que, de existir un conflicto, siempre va a primar lo que diga la norma en particular para cada uno de los componentes del estado de situación financiera. El estudiante debe mantenerse en permanente actualización, porque solo a través de la capacitación y autoaprendizaje se obtiene el conocimiento suficiente para saber hacer una oportuna asesoría contable en el país en el cual se desempeñe. El objetivo de la información financiera con propósito general constituye el fundamento del marco conceptual. Otros aspectos del marco conceptual — el concepto de entidad que informa, las características cualitativas y restricciones de la información financiera útil, elementos de los estados financieros, reconocimiento, medición, presentación e información por revelar— se derivan lógicamente del objetivo (OB1). Objetivos de la implementación de las NIIF Los objetivos de la implementación de las NIIF para pymes, como nuevo lenguaje de los negocios para elaborar los procesos de la información contable, son: 1. Implementar un lenguaje universal [argot contable]. 2. Facilitar el acceso de las entidades a los mercados de capital tanto nacionales como internacionales [bolsas de valores]. 3. Atraer la inversión extranjera para el desarrollo del país, la creación de 4. 5. 6. 7. 8. empleo y una mejor calidad de vida. Reducir el costo de capital productivo. Incrementar la eficiencia del mercado. Mejorar la transparencia, la comparabilidad y la credibilidad y confianza en la in- formación financiera. Seguridad para los inversionistas. Mayores flujos de capital basados en la información. Autoridades responsables La visión de los estándares globales de contabilidad ha sido apoyada públicamente por muchas organizaciones: 1. Banco mundial (BM), en convenio con los Ministerios de Economía o similar. 2. Fondo Monetario Internacional (FMI). 3. Grupo de los 20 (G-20): hoy lo componen 24 naciones de varios continentes. 4. Comité de Basilea. 5. Organización Internacional de Comisiones de Valores (IOSCO). 6. Banco interamericano de Desarrollo (BID). 7. Federación Internacional de Contabilidad (IFAC). A nivel regional deben existir autoridades que exijan la implementación de las NIIF, y están en su orden o su equivalente en cada país: 1. La Presidencia de la República. 2. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o en su defecto el órgano 3. 4. 5. 6. 7. que haga sus veces en su país. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, llamado DIAN en Colombia, SRI en Ecuador, SENIAT en Venezuela, SIREN en Bolivia, SAT en México, DGII en República Dominicana. Consejo Técnico de la Contaduría Pública (Colombia), Consejo Técnico de Auditoría y Contabilidad (Bolivia), Consejo Normativo de Contabilidad (Perú), Federación de Colegios de Contadores Públicos (Venezuela). Superintendencia de Sociedades (Colombia), SIC (Ecuador). Junta Central de Contadores (tanto en Colombia como en Bolivia). Gremios de contadores. 3. Definición de contabilidad La contabilidad es un proceso que elabora información de las empresas de comercio, producción y de servicios. Comprende tres principios contables básicos: Todas las transacciones de un ente económico, independientemente sean en efectivo o a crédito:    Se causan en el estado de resultados. Se acumulan en el estado de situación financiera (los estados financieros se elaboran utilizando la base contable de acumulación o devengo (S2.36). Se devengan en el flujo de efectivo, cuando se recibe o se paga o cancela con el efectivo una cuenta u obligación, se acumulan en el estado de flujos de efectivo. Corolario:   En toda transacción se observan estos tres procedimientos, y el típico ejemplo de causación, acumulación y devengo, es una venta a crédito contado, porque se causa en el estado de resultados (ingresos por venta), se acumula en la cuenta cuentas por cobrar y se afecta el estado de flujo de efectivo. Otro caso de causación y acumulación es la venta a crédito, donde se causa en el estado de resultados el ingreso y se acumula en la cuenta  cuentas por cobrar. La recuperación de cartera afecta el flujo de efectivo y se disminuye el importe en la cuenta cartera. Este procedimiento se denomina la trilogía de la contabilidad y se resume en los tres estados financieros simultáneamente: la causación es por excelencia el estado del resultado integral, el efectivo es para el flujo de caja, y la acumulación corresponde al estado de situación financiera. De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar, y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna, con el objetivo de emitir estados financieros. Algunos países latinoamericanos coinciden en las siguientes palabras clave: Bolivia: registrar, analizar e interpretar. Ecuador: medir, analizar, identificar, medir cuantitativamente. Perú: proporciona información financiera del ente económico para luego ser clasificada, presentada e interpretada, con el propósito de controlar los recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situación que ponga en peligro su supervivencia (Vivas, 2005). Las NIIF no describen un concepto de contabilidad. Sin embargo, todos los países giran en torno a las palabras clave, que describen un proceso donde confluyen las siguientes actividades: 1. Recolecta: todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante el periodo contable, tales como recibos de caja, consignaciones, comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, etcétera, como resultado de múltiples transacciones tomadas en las decisiones de inversión en activos fi operaciones de compra y venta de mercancías no fabricadas por la empresa y pago de gastos y del financiamiento por la consecución de recursos para desarrollo de la actividad. 2. Identifica: en cada transacción la sustancia o realidad económica, independientemente del soporte de contabilidad (requisito de forma), la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al considerarla:     Un ingreso con capacidad de generar un aumento en el patrimonio, Un gasto o sacrificio necesario, proporcional y con relación de causalidad con la actividad, Un activo que va a generar nuevos flujos de efectivo en el proceso de producción de la renta, o Un pasivo por financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a las inversiones en bienes o activos fijos. 3. Medición del valor económico: de la transacción, verificando precios, cálculos aritméticos, autorizaciones y la esencia de la transacción contenida en el comprobante. Otro aspecto bien importante de la contabilidad es la medición de los bienes y su capacidad para producir riqueza para el ente económico. Cuando se presentan nuevos estados financieros, se debe revisar esta medición en la fecha sobre la cual se informa mediante el modelo de valor razonable, con aplicación de los diferentes métodos de medición posterior de acuerdo a las NIIF. Los estudios de avalúo técnico para darle un justo valor razonable al bien están reservados para las NIIF plenas. 4. Clasifica: cada documento soporte de contabilidad por grupos homogéneos de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de compras, comprobantes de pago y notas de contabilidad de ajustes contables, para continuar con el siguiente proceso. 5. Codifica: cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido en el plan de cuentas para los comerciantes, el cual se adopta por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de información. Los países como Venezuela y Bolivia ya han planteado planes de cuentas, y España sigue uno creado en el 2007; sin embargo, la Superintentendencia de Sociedades en Colombia no ha dado ninguna directriz al respecto y se está ocupando del lenguaje extensible de reporte financiero de los negocios XBRL para los reportes de las sociedades que están bajo su control. 6. Acumula: en el comprobante de contabilidad todas las operaciones similares a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, durante un periodo contable que puede ser un día o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad es sistematizada, este proceso se cambia por el ingreso de cada transacción en los documentos del programa de contabilidad, que se identifican por: la clase, el número, periodo y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas y valor de la transacción, los cuales se resumen en el comprobante diario. 7. Registra: los libros auxiliares tomando en cuenta el comprobante de contabilidad. En primer lugar se diligencia la hoja control y luego sus respectivas subcuentas, que se identifican en cada hoja del libro, para elaborar después los libros principales de contabilidad (diario, mayor y balances, inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales, al igual que los estados financieros, se emiten como reportes mediante un clic sobre el tipo de reporte que se requiere. 8. Emite estados financieros: mediante la elaboración de la hoja de trabajo, con el objeto de verificar la información y darle el justo valor razonable y terminar el proceso contable. La emisión de estados financieros es muy sencilla cuando se dispone de un programa de contabilidad porque con un clic se cierran las operaciones del ejercicio y con otro se emiten los diferentes reportes de los estados financieros que se requieran. 9. Revela: cada uno de los componentes del estado de situación, en su materialidad y relevancia, para interpretar la información que sirve de base para la toma de decisiones económicas. 10. Interpreta: los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera y elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al des- empeño de la administración. Luego, mediante una segunda lectura, los relaciona con los del sector y concluye en un informe de gestión mediante propuestas generadoras de valor. 11. Analiza: los problemas mediante el estudio de causas y efectos para plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo. 12. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha: e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas que ubiquen al ente económico en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa. Esto quiere decir que, además de las operaciones propias del negocio, se muestran otras alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea. 13. Informa a los usuarios: sobre los resultados, en primera instancia a la gerencia, que aprueba los informes para que sean emitidos a los socios o accionistas, y en segunda instancia a la asamblea general o junta de socios, que toma las decisiones de mejoramiento, las estrategias hacia el futuro, y determina la distribución de excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y empleados que requieran de información. 14. Seguimiento, mediante indicadores de gestión: de los planes de factibilidad financiera para comprobar el cumplimiento de metas y objetivos y de mejoramientos propuestos, para llegar al fi del ejercicio económico con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se solventaron durante el periodo contable. La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades importantes para obtener una información oportuna, objetiva y fiable. Sin embargo, la mayoría de las contabilidades se quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna lectura de análisis ni ubicación en el sector; por consiguiente, falta profundizar en los últimos cuatro puntos, que son los que generan valor agregado a la empresa y les dan al contador y al administrador relevancia profesional. Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de la situación real y, segundo, porque cuando se presentan ya tienen tres meses de retardo. Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad es como conducir un automóvil mirando por el espejo retrovisor pues, aunque no se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay administradores que toman decisiones sobre el estado de resultados, que es el más incierto de todos los estados, y porque se debería utilizar el estado de flujos de efectivo proyectado. Esto se resuelve con la aplicación de las NIIF, primero porque la información va a reconocer el valor del dinero en el tiempo [tasa de interés implícita o explícita en operaciones con pago aplazado], y además porque los componentes del estado de situación financiera se reconocerán mediante el modelo del costo menos depreciación y deterioro del activo [antes: costo menos depreciación menos provisión] o sobre el valor razonable cuando sea practicable, porque cada vez que se emiten informes sobre la fecha sobre la cual se informa se deben reconocer los cambios en el valor de todos los activos para determinar el deterioro en el valor de los activos en las pymes y la valorización de los activos en las NIIF plenas [antes: revalorización contra superávit por revalorización]. 4. Clases de contabilidad Existen otras bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes se refieren a cinco grandes tipos de contabilidad: Contabilidad financiera: es la más conocida de todas, y su base comprensiva son las NIIF emitidas por el IASC y por el IASB, de aplicación para todos los continentes excepto para Estados Unidos, que aplica las FASB y debe preparar y presentar estados financieros también para una comunidad global. El objetivo que se pretende con esta base es proporcionar datos respecto de la información financiera, el desempeño y los cambios en la posición financiera de la empresa y en los flujos de efectivo, de utilidad para un amplio rango de tomadores de decisiones. Su diferencia con respecto a la contabilidad tradicional es que tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo mediante el manejo de diferentes procedimientos de medición de activos y pasivos financieros y de patrimonio, ingresos y gastos, que nunca se habían tenido en cuenta y que son representativos de un ingreso o gasto financiero dentro del estado de resultados. Contabilidad fiscal: cuya base es la renta gravable, definida en términos impositivos a partir del poder coercitivo de cada uno de los Estados para obtener recursos internos. No necesariamente es una base técnica, aunque se insiste en que, por desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de política económica de cada uno de los países. Contabilidad gerencial: es otro tipo de información, ahora de carácter interno, con el fin de impulsar y controlar la gestión, proceso que recibe el nombre de contabilidad gerencial (administrativa, directiva, interna, etc.). Con la unificación de la información a nivel internacional y de los lenguajes de reportes financieros de los negocios (XBRL) se busca que se satisfagan todas las necesidades de las diferentes áreas de la organización. Contabilidad científica: la contabilidad como tal no es ciencia; es un conocimiento intuitivo-empírico, práctico. Un arte. O si se prefiere usar términos modernos, una tecnología. En su ejercicio tienen prelación la rutina (mecanización, automatización), la experiencia y el sello personal de quien la ejerce. Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente económico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto social, para que su rentabilidad obtenida no sea en detrimento del medio ambiente. Las empresas deben reinvertir parte de sus utilidades en la preservación de cuencas hidrográficas y de sitios de recuperación de especies con el fin de que las nuevas generaciones encuentren un ambiente digno en la futura sociedad. Por consiguiente, hay que tener en cuenta que, en el planeta, todos somos responsables de la preservación del medio ecológico; por esta razón los países ricos están llamados a invertir en la cuenca amazónica, pulmón del mundo. Las NIIF exigen a los entes económicos hacer las provisiones necesarias sobre el desmantelamiento de activos que al momento de la liquidación requieran recuperar el medio ambiente. A propósito de la contabilidad ambiental, de moda en las NIIF sobre el restablecimiento del medio ambiente, cabe destacar la exposición del libro Contabilidad Universitaria (Coral & Gudiño, 2013). Otros textos de contabilidad prefieren hacer referencia a otra clase de contabilidades de acuerdo a las actividades, tales como: Contabilidad pública: la que proporciona información para el Estado. Aplica las normas de la Contaduría General de la Nación. Contabilidad de servicios: para aquellas empresas que se dedican a la prestación de servicios tales como bancarios, hotelería, turismo y de seguros. Contabilidad comercial: para aquellas empresas que operan mediante la compra y venta de mercancías no fabricadas por ellas. Contabilidad de costos: muy propia de las empresas industriales, que manejan en la confección de sus productos mano de obra, materia prima y costos indirectos de fabricación, para determinar al final del ejercicio los productos terminados y los productos en proceso. Contabilidad social: la que mide el impacto de la actividad en la sociedad o comunidad en la cual se desarrolla, tanto en la generación de empleo como en el mejoramiento de la calidad de vida, de acuerdo a sus programas con el recurso humano y otros beneficios a empleados de acuerdo a la S28. Contabilidad ambiental, la que está al orden del día, y donde no se ha profundizado mucho, solo existe el libro de contabilidad Universitaria de Lucy Coral y Emma Gudiño, coinciden en la contabilidad ambiental, de moda en las NIIF sobre el restablecimiento del medio ambiente. www.es.scribd.com/doc/203396905/Contabilidad-Universitaria-Lucy-CoralY-Emma-Gudino El cambio climático es el fenómeno de más trascendencia en todo el desarrollo económico, porque muchas industrias han obtenido su rentabilidad a costa de su desmejoramiento y que hoy se comparten responsabilidades con todos los países del mundo. 5. Ejercicio profesional del contador público Existen otros profesionales, tales como los administradores financieros, los economistas, los estadísticos e ingenieros industriales y de sistemas, que trabajan sobre la misma información financiera. De este modo, la contabilidad se ubica como una profesión con ejercicio interdisciplinario. Proyección profesional: el contador público se proyecta en las empresas mediante el desempeño de los siguientes cargos: contador público, revisor fiscal, auditor interno o externo, gerente financiero y asesor tributario. La mayoría de los países latinoamericanos tienen establecidos órganos de control para las sociedades. La revisoría fi solo existe en Colombia; no tiene equivalencia con los similares. Un síndico, en Argentina, puede ser contador o abogado; en Chile los inspectores de cuentas son preferiblemente contadores y pueden ser accionistas; en Ecuador un comisario no necesariamente es contador y puede ser accionista; en el Perú, para ser parte del consejo de vigilancias no se requiere ser contador; en México se le llama comisario; en Venezuela también son comisarios y no requieren ser contadores. Certificación de contador público y revisor fiscal: cuando se trate de presentar pruebas contables, serán suficientes las certificaciones de los contadores o revisores fiscales de conformidad con las normas legales vigentes de cada país. Fe pública: el contador público da fe pública del registro de los hechos económicos en la contabilidad porque se encuentran conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y de que la información es razonable a la actividad del negocio. Asimismo, los notarios dan fe pública sobre el registro en la notaría de los hechos económicos y civiles (verificado en Perú y en Bolivia) (Alatrista, 2014). Responsabilidad ante el Estado: el contador público es un funcionario del Estado por la responsabilidad social de liquidar el impuesto de renta y complementario de las personas naturales y de las sociedades comerciales, como también todos aquellos impuestos de los entes económicos (nacionales y municipales) que sirven al Estado para proteger a los ciudadanos en su vida, honra y bienes, prestar los servicios de infraestructura y mejorar la calidad de vida de la comunidad mediante la inversión social. Ética profesional: el contador público debe orientar todos sus actos, como en su vida privada, por valores morales y principios éticos para desarrollar su profesión con entereza, dedicación y responsabilidad para con todos los usuarios de sus servicios, de manera que empresas y dueños tengan la suficiente confianza de su proceder. Los profesionales de la contaduría pública más exitosos, al igual que las empresas, son los más éticos. Responsabilidad social de la contabilidad: el gran flagelo que azota a las economías mundiales es la corrupción generalizada. En este sentido se puede combatir desde la contabilidad al ofrecer información de alta calidad debidamente documentada y verificable en cualquier momento de investigación judicial y al controlar los bienes y recursos. Así se puede distribuir mejor el ingreso del Estado entre los grupos sociales más vulnerados para mejorar la calidad de vida de todas las personas y para obtener resultados sorprendentes por el ahorro en los elementos que la generan. Corrupción = Monopolio + Discreción – Cuentas: hace algún tiempo el Dr. Silva Col- menares hacía alusión a los componentes de la corrupción, donde aparecen, además del monopolio del poder de la administración o gerencia para tomar decisiones que nadie puede refutar, la discrecionalidad de gerentes o mandatarios de otorgar contratos y cobrar sus contribuciones, que aumentan el costo de las obras o bienes comprados y que el contador apoya con la falta de diligencia y competencia para mostrar cuentas claras y oportunas que delaten los excesos de poder tanto de las empresas públicas como privadas. Las estadísticas demuestran que la mayoría de los negocios tienen entre el 20% al 40% de costos malos, los cuales solo generan deficiencia en los procesos e ineficacia en los resultados y encarecen los productos y servicios. En tiempos de bonanza la situación económica resiste la corrupción, los malos manejos por ineficiencia en los procesos en cualquier institución, además de los errores inmersos en la información, porque la abundancia da para todos, en tanto que en tiempos de recesión las omisiones y la corrupción salen a flote porque las finanzas no resisten tanta devastación y se requiere de la agudeza administrativa y contable en el manejo de los recursos. Por lo tanto el estudiante, desde su preparación, debe optar por no faltar a la ética estudiantil cuando está cumpliendo sus responsabilidades de estudiante o cuando prepara los exámenes y pruebas que le permiten escalar hasta lograr el título de contador público. Asimismo, el docente no solamente debe enseñar la parte cognoscitiva de la contabilidad, sino también con el ejemplo de su responsabilidad ante la sociedad y las empresas y con su calidad de vida al enseñar ética profesional. Recomiendo a los docentes hacer seguimiento de los trabajos escritos para verificar qué tanto plagio tiene el trabajo presentado sometiéndolo al software www.turnitin.com. ¿En la preparación de las nuevas generaciones se debe incluir el elemento de ética para ayudar al país a resolver el flagelo de la corrupción? Expectativa profesional: con la adopción de las NIIF se le dio una connotación internacional a la profesión del contador público, inspirada en el libro La tierra es plana de Thomas E. Friedman, donde demuestra que las barreras físicas de tiempo y de espacio han desaparecido del contexto mundial, para que los profesionales, y en especial los contadores, lleven contabilidades desde cualquier país para el resto del mundo como lo hacen los profesionales hindúes en toda clase de profesiones. Este hecho exige de los profesionales el conocimiento de códigos laborales, comerciales y tributarios de cada uno de los países donde vayan a desarrollar su profesión. 6. Actividades de aprendizaje Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿En qué consiste la fe pública en los contadores? 2. ¿En qué consiste la ética profesional? 3. ¿Cuál es el objetivo de la implementación de las NIC y las NIIF para grandes empresas y de las NIIF para pymes en su país? 4. ¿Cómo se llamó el monje pionero de la partida doble? 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. ¿Quién redactó el primer tratado de contabilidad? ¿Quién organizó el ejercicio de la profesión en su país? ¿En dónde se desarrollaron las primeras máquinas de contabilidad? ¿A quién se le atribuye la primera sumadora con teclas? ¿Quién creó las tarjetas perforadas para sumar y restar con rapidez? ¿En qué año surgieron los primeros seis principios contables de hoy? ¿Cómo llevaban las cuentas los aborígenes de América precolombina? ¿Cuáles fueron los tres tribunales de cuentas establecidos en América? ¿Quién introdujo en América los libros de contabilidad? ¿Qué libros de contabilidad exige el Código de Comercio en su país? ¿Cuál universidad inició la profesionalización de la contaduría en su país? ¿Cuál es la ley orgánica de la profesión en su país? ¿Cuál de las NIIF expone el marco conceptual de la contabilidad? ¿Cuál de las NIIF trata el marco conceptual de las grandes empresas? ¿Cuáles son los elementos con los que se define la contabilidad? ¿Cuántas clases de contabilidad existen? ¿Cuáles son los órganos de normalización en la profesión de contador público en su país? 22. ¿Cuáles son los órganos reguladores? 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Capítulo 2. Pequeñas y medianas entidades “La educación no cambia el mundo, cambia es a las personas que van a cambiar el mundo…” Paulo Freire “Educa a un hombre y educarás a un individuo, educa a una mujer y educarás a una generación” www.necesitodetodos.org Todos los países que han hecho adopción de las NIIF han clasificado a las empresas por grupos, dependiendo de la cantidad de activos al servicio de la entidad. Otros han incluido el volumen de sus ingresos y también el número de empleados, los cuales se deben indagar. Al hacer referencia a las NIIF, se debe hacer con sumo cuidado, dejando intacto el concepto referente en la norma original, solo adaptándola al estilo de la editorial, sin menoscabo de incurrir en el plagio. [Sin embargo, en Colombia se han expuesto las NIIF para pymes en el Decreto 3023 del 2712-13, con la particularidad de que se hacen algunas modificaciones y eliminaciones, las cuales hacen dispendiosa su aplicación frente a un proceso de adopción que están haciendo el resto de países]. No obstante, al final del documento se expone: La Fundación IFRS ha renunciado a reclamar los derechos de autor sobre las Normas Internacionales de Información Financiera en el territorio de Colombia en idioma español solo. La Fundación IFRS se reserva todos los derechos fuera del territorio anteriormente mencionado. Con base en estos elementos, este libro y los demás que se editen no se apartarán de las normas primigenias del IASC y del IASB porque son la fuente del saber, lo mismo que sus modificaciones en el tiempo. Una razón de peso para no apartarse de las NIIF es la certificación en normas internacionales que exigen las entidades para poder ejercer la profesión, la cual es emitida por instituciones internacionales tales como la ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) del Reino Unido o el ICAEW (Institute of Chartered Accountants of England and Wales). Cualquier certificación de universidades u otras comunidades de profesionales no tiene validez ante estos organismos. 1. Características de pequeñas y medianas empresas Las características de las pequeñas y medianas entidades se describen en las NIIF para pymes [entidades que no negocian sus instrumentos de patrimonio en bolsas de valores nacionales o internacionales]. Las Pymes tienen las siguientes obligaciones: a) No tiene obligación pública de rendir cuentas. b) Sus estados financieros son con propósito de información general para sus propietarios, acreedores actuales y potenciales y agencias calificadoras de riesgos (S1.2). {No hay diferencia con las NIC plenas, donde se exponen los estados financieros con propósito de información general, que permitan la comparación con la misma entidad de periodos anteriores, como con otras del mismo sector económico (NIC1.1)}. Hay que tener en cuenta que las NIIF para las pymes son las mismas NIIF plenas en forma simplificada, y en muchos casos son iguales porque su aplicación no exige esfuerzos desproporcionados. Algunos conferencistas opinan que el estudio se debe iniciar por las NIIF plenas porque es más fácil suprimir procedimientos que adicionárselos a las NIIF pymes para convertirlas en NIIF plenas, otros opinan lo contrario. Estados financieros con propósito de información general El conjunto de estados financieros [antes: estados financieros básicos] son:      Estado de situación financiera [llamado en normas locales balance general]. Estado de resultado y el estado del resultado integral [antes: estado de resultados], Estado de cambios en el patrimonio, y el Estado de flujos de efectivo, además de las Notas a los estados financieros, que también hacen parte del paquete de información porque sirven para la toma de decisiones económicas. Las grandes empresas tienen la obligación pública de rendir cuentas, cuando: a) Los instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en el mercado público (bolsa de valores nacional o extranjera, mercados locales o regionales), o b) Una de las principales actividades es mantener activos en calidad de fiduciaria para un amplio grupo de terceros (S1.3). 2. Clasificación de los grupos de empresas [En el caso colombiano, el direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de la Contaduría definió los grupos de empresas así:  Grupo 1: emisores de valores y entidades de interés público.  Grupo 2: empresas de tamaño grande y mediano que no sean emisores de valores ni entidades de interés público, según la clasificación legal (planta de personal entre 11 y 200 trabajadores, activos totales por valor entre 500 a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes).  Grupo 3: pequeña y microempresa con planta de personal no superior de 10 trabajadores y activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes]. [El referente del salario mínimo legal vigente (SMLV) es fijado por el Estado cuando los gremios de empresarios no se ponen de acuerdo (Año 2014 es de 616.000 u.m.)]. En el caso de que una subsidiaria cuya controladora utilice NIIF plenas y no tenga obligación pública de rendir cuentas, puede cumplir con las disposiciones de las NIIF para pymes (S1.6). Una subsidiaria es una entidad donde la controladora [casa matriz] ha hecho sus inversiones para obtener beneficios en el futuro económico. Otros países han hecho lo propio; por ejemplo, Ecuador: Grupo 1: pertenecen las compañías y entes sujetos a la ley de mercado de valores, así como todas las compañías que ejercen auditoría externa. Grupo 2: son aquellas con activos totales, iguales o superiores de US4.000.000. También incluye las compañías holding o tenedoras de acciones que voluntariamente hubieren conformado grupos empresariales, las compañías de economía mixta, las que bajo la forma jurídica de sociedad constituye el Estado, las entidades de sector público y las sucursales de compañías extranjeras u otras extranjeras estatales, paraestatales, privadas o mixtas organizadas como personas jurídicas y las asociaciones que estas formen y que ejerzan sus actividades en el Ecuador. Grupo 3: corresponde a las compañías no consideradas en los dos grupos anteriores (Hansen-Holman, 2011). 3. Situación latinoamericana Si bien conocer el estado actual de la situación de las pymes en Latinoamérica es importante para poder hacer deducciones lógicas que coadyuven a tomar decisiones, no hay disponibilidad de estadísticas a nivel de Latinoamérica. Según Salom y Shulterbrandt (2002): Los problemas mayores en Latinoamérica son, entre otros, el desequilibrio económico, los desórdenes sociales, la pobreza generalizada y la corrupción social, empresarial y gubernamental, los cuales están directamente relacionados y afectan las empresas micro y las PYMES (pequeñas y medianas empresas). La escasez de estadísticas “confiables” en muchas áreas se añade a las dificultades para encontrar soluciones definitivas a estos problemas. Las PYMES no cuentan con los recursos financieros y tecnológicos con que cuentan las grandes empresas. Tampoco gozan del apoyo que necesitan por parte de sus gobiernos, por lo que la brecha entre estas y las grandes empresas, muchas de ellas “monopolios”, cada día se hace más difícil de finiquitar. La desorganización generalizada, falta de leyes anti-monopólicas, el nocumplimiento [de] las leyes existentes y la corrupción como medio de conducta social conlleva[n] a que las posibles propuestas y soluciones no se implementen expeditamente, o simplemente sean ignoradas. Para muestra un botón: la reciente denuncia de corrupción en el manejo de los fondos de un proyecto para capacitación de PYMES, según se hizo eco la prensa panameña. La mencionada falta de estadísticas “confiables” hace que los diagnósticos objetivos se dificulten o se hagan imposibles de realizar. Otro elemento de suma importancia es la creación de un marco epistemológico homogéneo regional. Una clara definición de qué es una micro, pequeña o mediana empresa es imprescindible para todos, incluso para los mismos empresarios. Incluimos a las microempresas en este escenario porque son de tanta o más importancia que las PYMES. www.revistainterforum.com/espanol/articulos/020302artprin3.html 4. Estructura de las NIIF y NIIF pymes El siguiente cuadro corresponde a las normas internacionales que están disponibles para su adopción, tanto en empresas que deben reportar información al público del mercado de valores como en las pequeñas y medianas empresas y en las microempresas, que son las mismas secciones con un grado mayor de simplicidad. NIC MC NIIF 1 13 Sec. 1 2 Pequeñas y medianas empresas Conceptos y principios generales Presentación de estados financieros Valor razonable 1 1 1 1 1 7 1 27 3 4 5 6 7 8 9 10 27 8 32 39 10 11 12 9 7 2 28 31 13 14 15 40 16 5 16 38 3 17 37 37 32 11 17 18 19 20 21 22 23 15 18 20 23 23 11 36 19 26 12 33 21 21 24 25 8 2 2 26 27 28 29 30 Presentación de estados financieros Presentación de estados financieros Estado de situación financiera Estado del resultado integral y estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados Estados de flujos de efectivo Notas a los estados financieros Estados financieros consolidados y separados Estados financieros consolidados Estados financieros individuales Políticas contables, cambios en las estimaciones y errores Instrumentos financieros básicos Otros temas relacionados con los instrumentos financieros Instrumentos financieros: presentación de información a revelar Instrumentos financieros: reconocimiento y medición Instrumentos financieros: información a revelar Inventarios Inversiones en asociadas Inversiones en negocios conjuntos Propiedades de inversión Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones descontinuadas Propiedades, planta y equipo Activos intangibles Combinaciones de negocios y plusvalía Arrendamientos Provisiones y contingencias Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes Pasivos y patrimonio Ingresos de actividades ordinarias Ingresos procedentes con clientes Ingresos ordinarios Subvenciones de gobierno Costos por préstamos Costos por intereses Contratos de construcción Segmentos de operación Pagos basados en acciones Deterioro del valor de los activos Beneficios a empleados Planes de beneficio de retiro Impuesto a las ganancias Ganancias por acción Conversión de la moneda extranjera Efectos en la tasa de cambio 29 29 10 24 31 31 12 32 33 11 34 41 6 35 1 11 34 14 Hiperinflación Información financiera en economías hiperinflacionarias Hechos ocurridos después del periodo Información a revelar sobre partes relacionadas Participaciones en negocios conjuntos Negocios conjuntos Actividades especiales Agricultura Exploración y explotación de recursos naturales Transición a NIIF para pymes Adopción, por primera vez de las normas internacionales de información financiera Contratos de construcción Información financiera intermedia Cuentas regulatorias diferidas 5. Primacía de las normas de contabilidad Casi en todos los países de Latinoamérica las NIIF tienen primacía sobre cualquier otra norma tributaria o de sector económico especial. Esta norma no implica el permiso para llevar doble contabilidad sino que, por exigencias de instituciones especiales de control y vigilancia, exige la presentación de estados financieros para determinados propósitos. Hasta la entrada en vigencia de las NIIF para pymes, el proceso contable siempre había cedido terreno a las normas de tipo fiscal, y la contabilidad se preparaba, no con fines financieros que favorecieran la toma de decisiones, sino para presentar los denuncios rentísticos. Algunos casos y análisis sobre la primacía de las normas de contabilidad son:   Uno de los organismos de control exige informes con características especiales. Este es un típico ejemplo de otras bases comprensivas de contabilidad. Sin embargo, la contabilidad sigue bajo el imperio de las NIIF, las cuales fueron adoptadas por el Estado colombiano y por otros países. Los juzgados o la Fiscalía pueden solicitar informes especiales en los procesos de lavado de activos. Dichos informes se facilitarán sobre la base de la contabilidad financiera.    [El método de depreciación fiscal será el de línea recta. Para efectos contables se debe aplicar el método que esté de acuerdo con el estudio técnico del bien, por sus componentes importantes, e independientemente de que se tengan que hacer conciliaciones entre lo contable y lo fiscal al final del ejercicio]. La provisión cartera, llamada ahora deterioro del valor de la cartera cuando hay indicios de su pérdida, y para efectos fiscales, es el método general. La provisión de las inversiones, llamada deterioro o pérdida en inventarios, no se puede hacer de forma general como se hacía antes; ahora hay que hacerla por grupos de inventarios, independientemente de lo que exijan las normas fiscales. Este caso es típico de la primacía de las normas contables sobre las normas tributarias: no hay términos medios. 6. Actividades de aprendizaje Investigue en su país 1. ¿Cómo se clasifican las empresas en su país para la aplicación de las 2. 3. 4. 5. NIIF plenas (completas), NIIF pymes y microempresas? ¿En qué consiste la primacía de las NIIF sobre las normas fiscales? ¿Cuál es la proporción entre grandes empresas y pymes en su país? ¿Su país adoptó las NIIF o elaboró sus propias NIIF? Consulte a los colegas quién certifica las competencias en NIIF y si esos estudios particulares de un determinado país son válidos ante organismos internacionales de certificación. Capítulo 3. Conceptos y principios generales “No hay nada más práctico, que una buena teoría” Enrique Ogliastri En el planeta Tierra el líder del marco conceptual y de los conceptos y principios generales de la contabilidad es Inglaterra [antes: el Estado por medio de leyes y decretos]. En calidad de (IAS/NIC) —o Normas Internacionales de Contabilidad— y de las (IFRS/NIIF) —o Normas Internacionales de Información Financiera—, estos conceptos básicos trascienden en todo el hemisferio para darle un nuevo lenguaje y consistencia a la contabilidad en la preparación de los estados financieros para la toma de decisiones a nivel internacional. Actualmente el marco conceptual de 1989 está en revisión, pero existe una versión mejorada de 2010, la cual constituye los cimientos de la información financiera sobre la cual se construye la contabilidad, con base en NIIF para las grandes empresas y en NIIF para pymes, mediante sus conceptos y principios generales. 1. Conceptos y principios generales Los conceptos y principios generales están compuestos: 1. Los objetivos de los estados financieros para Pymes. 2. Las cualidades de la información de los estados financieros para que sean útiles. 3. Características cualitativas de la información financiera. 4. Los conceptos y principios básicos que subyacen en los estados financieros de las Pymes (S2.1). Con la estandarización de la contabilidad, para las pymes se adquiere:        La aplicación de las hipótesis fundamentales de: acumulación o devengo y negocio en marcha [igual que en la norma local]. Mayor transparencia de la información. Mayor competitividad en un mundo globalizado. Nuevos conceptos de reconocimiento y baja en cuentas [igual a registro, la baja en cuentas no tenía relevancia, aunque se aplicaba en el momento de venta de activos o pago de pasivos]. Nuevos modelos de medición inicial [solo el modelo de costo]. Métodos de medición posterior basados en el valor razonable [existió la revalorización mediante estudios técnicos]. Mejoramiento en la presentación de las notas revelatorias de los estados financieros [las notas eran parte integral de cada uno de los estados y eran unas pocas en comparación con las exigencias de las NIIF]. La tendencia a nivel latinoamericano es propender por la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que favorecen el flujo de información en la integración de todos las países de la región y de los grupos macroeconómicos vigentes (Unión Europea, Estados Unidos, Canadá, Chile, México, Suiza – Liechtenstein Islandia – Noruega, Venezuela, CAN, Mercosur, El Salvador – Guatemala – Honduras, Cuba), suscritos (Alianza del Pacífico, Corea del Sur, Costa Rica, Israel) y en negociación (Panamá, Turquía, Japón) (Deloitte, s.f.). El gran problema de los conceptos y principios generales de la contabilidad es la disyuntiva entre las NIIF y las armonizaciones con las NIIF en forma local, preparadas discrecionalmente con adiciones, mejoras y eliminaciones, donde claramente no se adoptan sino que cada país hace lo propio. Otro problema que se identifica es el rezago contable de medición al costo, por la falta de experiencia en la adopción por primera vez y en la implementación posterior, de acuerdo a unos procedimientos basados en el marco conceptual para aplicación de las NIIF. El profesor Freddy Llanto A., de Lima, Perú, en reciente videoconferencia, expuso un término muy diciente que utiliza en su vida profesional, y es el estudio de la sustancia de las transacciones, que coincide con los siguiente conceptos, recomendados por otros profesionales en el evento internacional de CReCER13 Colombia y CReCER2015 en Quito, Ecuador) (https://www.facebook.com/crecer2015?fref=ts):    ¿Cuáles son las características económicas de la transacción o suceso? ¿Qué información de la transacción o suceso económico resultaría útil para inversores actuales y potenciales al momento de decidir proporcionar recursos a la entidad? Luego se deben considerar los requerimientos específicos en las NIIF, dependiendo de la naturaleza de la transacción o suceso. Desarrollar una política contable, con base en los juicios profesionales y estimaciones, para aplicar los requerimientos con rigor y coherencia www.incp.org.co/CReCER/crecer- colombia-2013/ El estudiante y el profesional deben permanecer atentos a las modificaciones propuestas a la norma de información financiera para las pequeñas y medianas entidades (ED Exposure Draft 2015) (Fecha de vigencia de la nueva NIIF para pymes: el 1 de enero de 2017). 2. Objetivos de los estados financieros Comienza un nuevo periodo para la contabilidad, con un nuevo lenguaje de negocios, en el cual esta disciplina necesariamente tiene que reivindicarse como fuente principal de información para la toma de decisiones económicas, para la revisión de la gestión, fundamentalmente con base en los estados financieros ajustados a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF para pymes) y a las NIIF plenas en el caso de suplir un vacío, con sus respectivas características y procedimientos, y propender de esta manera por el crecimiento de la empresa y de los beneficios para sus dueños, empleados y la comunidad en la que se desarrolla. El objetivo de la información financiera en las pymes es proporcionar información sobre:  Estado de situación financiera.  Rendimiento financiero de la pyme, o resultados del periodo.  Flujos de efectivo de la entidad que sea útil en la toma de decisiones (S2.2). El estado de situación financiera [antes: balance general] se puede preservar localmente, y su proceso de elaboración y presentación no cambia; lo que cambia son los conceptos de las cuentas y los requerimientos en el reconocimiento de un elemento del estado de situación financiera, la medición inicial y posterior, la baja en cuenta y la presentación y revelación. El rendimiento está identificado con los estados de resultados del periodo, los cuales tienen los mismos conceptos, pero cambian los requerimientos de reconocimiento de los ingresos y gastos, que se determinan con base en los incrementos y disminuciones de activos y pasivos. El estado del resultado integral es el mismo estado de resultados adicionados con otros resultados integrales como ganancias y pérdidas en potencia y que se generan en los siguientes ejercicios contables. Los flujos de efectivo siguen la misma metodología anterior, que es el producto de un estado de situación financiera y unos rendimientos con base en el reconocimiento de ingresos y egresos en efectivo. Información que se presenta a un amplio grupo de usuarios para la toma de decisiones económicas, que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas (S2.2). Las NIIF son la respuesta a la necesidad de información financiera de forma transparente, tanto de los mercados de capitales como de los usuarios de información, con un lenguaje financiero común para una comunidad globalizada y con un alto grado de conocimiento en los negocios. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión llevada a cabo por la gerencia, dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la misma (S2.3). Un ente económico está funcionalmente compuesto por cuatro elementos: los recursos, los procesos, los productos y los clientes, quienes producen los resultados de la gestión medidos en la eficiencia, eficacia y productividad. Los recursos que administra una entidad son variados, tales como el capital de trabajo, los bienes de capital, inversiones fijas o gastos preoperativos. Los procesos de administración de planta deben estar debidamente documentados y probados con las mejores prácticas de negocio; entre los más relevantes están los protocolos de producción, seguridad industrial, alistamiento de maquinaria y mantenimiento, los cuales deben generar la eficiencia. Además, con estos elementos anteriores se obtienen los productos en calidad de bienes y servicios, los cuales van a los clientes que se administran en bases de datos y con encuestas de fidelidad y de aceptación de productos. De esta manera se genera la eficacia, con lo cual se cierra el ciclo de eficiencia y eficacia en la organización, que da como resultado la productividad. Dilema en el cumplimiento de los objetivos Respecto a los objetivos de los estados financieros de las pymes, hace mucho tiempo algunos gurús de la administración no reconocían tantos porque, en parte, obedecían a la falta de hacer valer la información oportuna y, además, la única fuente de información para la toma de decisiones era el estado de resultados, en lugar del flujo de efectivo. Otro aspecto que contribuyó a desconfiar de la contabilidad fue la falta de interpretación y evaluación para reconocerla como herramienta poderosa mediante unos flujos financieros proyectados y unas tasas de rentabilidad, expuestas en varios escenarios económicos que podían plantearse para escoger el mejor escenario posible de desarrollo para el ente económico. La contabilidad debe comprometerse con la planeación y evaluación de la actividad porque solo así podrá predecir si la empresa puede continuar su marcha y trascender más allá del control y de unos estados financieros; además, porque debe velar por el devenir financiero, pues solo con resultados como estos se conocerán las necesidades y se propondrán las soluciones implícitas en metas, políticas y objetivos para cumplir en el futuro a corto y largo plazo. El proceso de información financiera en una entidad está compuesto por los siguientes pasos, a partir del marco conceptual y que se derivan de su objetivo:          Fundamento económico. Lo primero que se debe hacer es recoger la información sobre la transacción o suceso económico, útil en las decisiones de los inversores y prestamistas sobre el suministro de recursos a la entidad. Identificación. Tiene que ver con el resultado de ese suceso, como por ejemplo un activo que debe cumplir con las características de la capacidad de generar beneficios en el futuro para la entidad. Clasificación. Tiene que ver con identificar la NIIF que se debe aplicar, dependiendo de su naturaleza y características. Reconocimiento. Hace referencia de: ¿cuándo sucedió el hecho?, ¿en qué momento la entidad asume los riesgos y los beneficios?, ¿qué cuenta es la más apropiada para su registro, dependiendo del criterio profesional? Medición en el reconocimiento inicial. Tiene que ver con el método de valoración, que por lo regular está definido por el costo y otros elementos que subyacen en la operación. Medición posterior. También hace relación al valor que muestre la mejor alternativa de valuación, como por ejemplo el valor razonable, siempre que el bien permanezca dentro de sus activos disponibles para su uso, porque necesariamente genera una utilidad. Baja en cuentas. Debe responder: ¿en qué momento se dará?, ¿tendrá utilidad o pérdida en la baja en cuenta? Presentación. La presentación en el estado de situación financiera corresponde a la disposición del bien, que puede ser para la venta, uso o inversiones en propiedad. Información a revelar. La revelación en notas de todo aquello que sea necesario para una mejor comprensión, como NIIF aplicada, reconocimiento, medición, valor razonable y su metodología aplicada. (Iniciativa educativa de NIIF, IASB, CReCER —Contabilidad y Responsabilidad para el Crecimiento Económico Regional—. Tomado de la videoconferencia de Guillermo Braunbeck). ¿Cuáles son esas decisiones?   Los inversores existentes o potenciales requieren comprar nuevas emisiones de capital, vender sus inversiones y también capitalizar la empresa para darle mantenimiento del patrimonio. Decretar dividendos para sus accionistas o participaciones a sus socios.   Los prestamistas exigen la liquidación de sus acreencias. Inversores, prestamistas o acreedores requieren ver los estados financieros en perspectiva del estado de flujos neto de efectivo futuro de la entidad para analizar la capacidad de generar nuevos flujos de efectivo. 3. Características cualitativas Los estados financieros se preparan bajo las siguientes características cualitativas fundamentales y de mejora [antes: cualidades de la información contable], para que la información financiera sea útil y fiable. Fundamentales Comprensibilidad    La sección S2.4 parte de la premisa de que tanto preparadores de la información contable como usuarios tienen un nivel de conocimiento razonable de las actividades económicas y del mundo de los negocios. No se debe omitir información por la existencia de fenómenos difíciles de entender porque, además de hacer reportes incompletos, se puede engañar a los usuarios y conducirlos a tomar falsas decisiones. Muchos usuarios requieren recabar mayor información y contratan asesores para comprender los fenómenos complejos de la organización. Para que una información sea comprensible, debe:      Ser clara para por los usuarios. Estar clasificada de forma adecuada en grupos de cuentas contables en periodos uniformes. Tener las cuentas agrupadas según la naturaleza de las partidas; por ejemplo: bancos, cuentas por cobrar, inventarios, propiedades, planta y equipos. Estar caracterizada de acuerdo a la NIIF adecuada para un mismo hecho económico. Ser concisa. Casos y análisis sobre la característica comprensible:       La gerencia no autoriza contabilizar los impuestos diferidos porque cree que los usuarios de los estados financieros no pueden comprender esa información. La gerencia decide no contabilizar el plan de beneficios a empleados definidos por que considera que los usuarios no pueden comprender la información fi La entidad aplica para algunas transacciones PCGA locales y para otros las NIIF para pymes; sin embargo, hace la certificación sin reserva de que está dando cumplimiento a la NIIF para pymes. La empresa no utiliza un catálogo de cuentas contables, debidamente agrupadas según la naturaleza que corresponda en el estado de situación financiera. Los hechos o eventos no se clasifican de acuerdo al criterio profesional y a las estimaciones más apropiadas según las NIIF. Las pymes aún utilizan las cuentas disponibles, provisiones, activos diferidos, pasivos diferidos, valorización de activos y superávit de patrimonio, etcétera, a pesar de que a partir de la aplicación de las NIIF para pymes se deben cambiar los conceptos de las cuentas. Casos y análisis sobre la característica de alta calidad y transparencia:   Toda empresa es individualmente distinta de las demás en su naturaleza, en su forma de hacer los negocios y en sus productos y procesos; por consiguiente, no se aplican las mismas cuentas o procesos de otras, pues hay que individualizarlas para que sean razonables a la calidad de la información y a la tecnología que se utiliza. Esta diferenciación también se predica en cuanto a la aplicación de normas impositivas, incentivos del Estado y tratamientos especiales o restricciones en su actividad. Por esta razón existen las NIIF para el uso apropiado del reconocimiento, medición, baja en cuentas, presentación y revelación. Ejemplo sobre el manejo de gastos de investigación y desarrollo: suponga que existe una empresa que tiene departamento de Investigación y Desarrollo (I&D) y que utiliza las NIIF plenas, donde se elaboran productos para ganado de cría y engorde. Por su enunciado debe ser una empresa del grupo 1 de NIIF plenas; por consiguiente, deben capitalizarse esos gastos. . 1. Solo cuando la empresa tenga un producto en desarrollo capitalizará todos esos gastos en una cuenta apropiada. Cuando salga el producto, lo llevará a inventarios y luego a costo de venta, por su comercialización. 2. Ahora esta empresa puede tener cultivos, por ejemplo de abejas, las cuales son activos biológicos. 3. La miel se va para la cuenta de productos agrícolas por un valor razonable. 4. Cuando se saque la miel por el departamento de Investigación y Desarrollo, se lleva a esa cuenta. Por último, el producto final se va a inventarios. En el caso de una pyme: 1. Los gastos de investigación y desarrollo se llevan a gastos de resultados. 2. Los inventarios de materias primas e insumos para un proceso determinado irán a inventarios para su control. 3. Los requerimientos de esas materias primas salen del almacén de inventarios al proceso de investigación y se van directamente a gastos. 4. Como existe otra empresa que experimenta con esos productos que vienen a un costo cero, pueden llevarlos a inventarios porque hacen parte del alimento que suministra al ganado, por un valor razonable de un producto sustituto, y se constituirá en una utilidad en el estado de resultados. Relevancia La información es relevante cuando es capaz de ejercer influencia significativa sobre las decisiones económicas de los usuarios, en un contexto de sucesos pasados, presentes y futuros. También lo es cuando la información tiene valor predictivo o confirmativo, o ambos (S2.5).   La información tiene valor predictivo cuando permite predecir resultados económicos futuros o cuando puede ser tomada en cuenta por los usuarios para hacer sus propias predicciones. La información tiene valor confirmatorio cuando proporciona datos sobre evaluaciones anteriores. En otras palabras ¿qué tan consistente es la información en la toma de decisiones? Un ejemplo son los ingresos de periodos consecutivos: sirven para predecir ingresos económicos futuros mediante la utilización de otras variables y modelos contables, como la planeación estratégica en un negocio en marchas o en nuevos proyectos, etcétera. Casos y análisis sobre la característica de la relevancia:    Los ingresos relevantes deben ser clasificados como ingresos ordinarios. Los egresos relevantes deben ser clasificados como gastos ordinarios. En las NIIF no existen los ingresos extraordinarios. Estos son llamados utilidad en venta de activos propiedad, planta y equipo, y van en Otros Resultados Integrales (ORI), en el estado de resultados. Materialidad o importancia relativa La información es material o tiene importancia relativa cuando su omisión o registro erróneo en los estados financieros influye negativamente en los usuarios y conduce a tomar decisiones erradas. La materialidad o importancia relativa depende de la cuantía de la partida, del error, omisión o presentación errónea. No se deben dejar sin corregir cuantías no significativas, con el fin de conseguir una presentación particular de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo y de gestión de la administración (S2.6). No se puede definir en qué umbral se puede considerar o llegar a un juicio profesional de que determinada partida tiene importancia relativa o material; esto depende de la naturaleza de la empresa. Por ejemplo, se puede dejar de incluir en el grupo empresarial, por falta de importancia, material a una sucursal de la Patagonia que representa el 0.5% del total de los activos del grupo. Existen hechos significativos que se deben corregir cuantificando su valor en el momento en el cual se informan los estados financieros porque modifican las estructuras financieras, como acontece con:      Gastos del pasivo financiero, Ingresos que se han realizado y no causado, Gastos incurridos y no reconocidos, los cuales permiten dar consistencia en la información, Inversiones identificadas en subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos, debidamente reconocidos. Estados financieros e inversiones consolidados de una controladora o grupo empresarial. Desde el punto de vista de la auditoría, la importancia material recae sobre los activos fijos que por su mayor cuantía deberían ser objeto de mayor vigilancia, en tanto que la importancia relativa recae sobre el efectivo o disponible que tiene un menor valor pero exige de la administración y de los órganos de control mayor vigilancia por la facilidad de cometer fraudes por parte de las personas responsables de su manejo. Un caso muy especial es la empresa Coca Cola de Estados Unidos. Si bien esta consolida los estados financieros que posee en todo el mundo, es posible omitir las cuentas correspondientes a las empresas en Colombia porque tienen importancia material insignificante al momento de emitir estados financieros. Nadie incursionaría en el montaje de una empresa sin el previo estudio técnico, tampoco pagaría un estudio cuando los gastos relativos significan el 40% del valor del bien. Tampoco gastaría una vela de 1.000 u.m. para buscar una moneda de 100 u.m. Casos y análisis sobre la característica de importancia material y relativa:    La entidad que tiene varios segmentos de mercado, centros de costos y sucursales, que deben clasificarse de acuerdo a su tamaño para analizar los posibles riesgos, las oportunidades y el valor generado por cada uno de ellos. Si la empresa activa un mueble que vale 1000 u.m. y además le hace depreciación, no hay que llevar al extremo la importancia material, pues no se justifica hacer este tipo de depreciación por el esfuerzo desproporcionado ni justificar la presentación separada en los estados financieros. Si la empresa llevó la compra de un activo de 100.000 u.m. a gastos del   período, estamos hablando de un caso extremo, en el que se omitió la importancia material del bien pues es necesario, de acuerdo a su valor, controlarlo durante su vida útil, en la cual se esperan beneficios futuros. La entidad tiene por principio que todo gasto se capitaliza para diferirlo en periodos siguientes. En este caso hay que ser razonables y aplicar la importancia material. Además, si ese gasto no cumple con la definición de activos, debe llevarse directamente al estado de resultados. La empresa no hace arqueos de caja. En este caso no está aplicando la norma de importancia relativa. Fiabilidad La fiabilidad comprende la representación fiel de los fenómenos que se pretende mostrar en la situación financiera y su desempeño. La información es fiable cuando es completa, íntegra. Es neutral o igual para diferentes usuarios, libre de sesgo. Es libre de error significativo cuando no hay omisiones o errores. En conclusión, es fiable cuando representa fielmente los hechos económicos relevantes y los fenómenos que pretende representar, sin influir en la toma de decisiones (S2.7). En conclusión, la información es fiable cuando es completa, íntegra, neutral, libre de riesgo, libre de error significativo y representa fielmente los hechos que pretende representar. Casos y análisis sobre la característica de fiabilidad:     En los estados financieros tomados fielmente de los libros de contabilidad donde se muestre la realidad financiera de la empresa, no coinciden los libros auxiliares con los principales. La contabilidad no es oportuna, no fiable. Los estados financieros no permiten la evaluación del desempeño de los órganos directivos y de las áreas funcionales de la empresa, con el fin de determinar la eficiencia y la eficacia. No se aplica siempre el concepto de la esencia o realidad económica (sustancia) cuando se han transferido los riesgos y beneficios o cuando existe una obligación de una suma cierta en una fecha determinada.     La información financiera no es igual para diferentes usuarios, lo cual se resuelve con el lenguaje extensivo a los reportes financieros de negocios (caso de la contadora Betty: www.youtu.be/2En93Cj_ANw). No están bien definidas las políticas contables y se improvisa de acuerdo al criterio del profesional en el proceso de reconocimiento de hechos o sucesos económicos. Los cambios en las políticas contables no se contabilizan retroactivamente, como si se hubieren aplicado, siempre y cuando sean practicables y fiables. Cuando los contadores salgan del mundo AX se debe migrar la información a los formatos XBRL. Este es un proceso digitalizado que puede mejorar la presentación de informes con transparencia para que sean fiables (Grupo Euclides, s.f.). Esencia sobre la forma Esta cualidad por excelencia reivindica la esencia o realidad económica al momento de contabilizarse una transacción, suceso o condición, y no solamente considerando la forma legal, además porque la contabilidad debe ser autónoma e independiente de la forma legal contenida en las normas tributarias y otros organismos de control en cada país, este hecho mejora la fiabilidad de la información en los estados financieros (S2.8). La esencia o realidad económica se aplica en los siguientes casos:    Cuando la contabilidad obedece a la sustancia o esencia, independiente de la formalidad legal de los Códigos de Comercio, Laboral y Tributario y de las circulares de organismos de control. De otra forma no sería autónoma frente a tantos códigos de los países en particular. Las depreciaciones, los agotamientos y el deterioro de cartera e inventarios se calculan en forma individual sobre sus vidas útiles y se revisan periódicamente, en la fecha sobre la cual se informa. La conciliación entre lo contable y lo fiscal se encuentra en las cuentas de impuestos diferidos (débitos o créditos), que obedecen a diferencias temporarias entre los activos bajo NIIF y activos fiscales, así como entre pasivos bajo NIIF y pasivos fiscales. En este caso la administración tiene una evidencia de las diferencias entre lo fiscal y lo contable que deben    ser objeto de sus auditorías en la veracidad de los denuncios rentísticos. Una transacción de compra de una propiedad, planta y equipo, en el momento en que se transfieren los riesgos y los beneficios, independientemente de que se haya elaborado la escritura pública. Las mercancías en tránsito son inventarios porque se han recibido, así no se tenga la factura de venta. Igual acontece con las importaciones. Casos y análisis sobre la característica de esencia sobre la forma:        En el caso de la depreciación, la norma tributaria acepta la línea recta, esto es, se divide el valor del bien entre el número de años de vida útil para calcular la cuota del periodo contable. Sin embargo, la tecnología y la naturaleza del bien indican que debe depreciarse en menor tiempo, lo que es totalmente aceptado para el procedimiento contable de acuerdo a las NIIF. Se pagó el secuestro del gerente de la empresa. Aunque la empresa puede considerarlo como un gasto contable, la forma legal (DIAN) no lo acepta porque no tiene el carácter de gasto legal y, además, porque el derecho es positivo y no se formaliza en hechos negativos de la economía. Asimismo, ese pago no cumple con la definición de activo o gasto. Se asistió a la Feria Internacional en Boston, Estados Unidos, a donde se llevaron muestras de la producción. La esencia y realidad es que la empresa requiere de estos eventos para mostrar sus productos, que pueden estar limitados por la forma legal tributaria de su país. El contador tomó como publicidad los gastos que se hicieron con motivo del Reinado Nacional de la Belleza, donde la empresa no tuvo promoción. Sin embargo, su esencia no es la de gastos necesarios ni tampoco tienen relación con la producción de la renta y son desproporcionados. El retiro de mercancías por los socios o accionistas se consideró como ventas. Aunque se debe revisar el caso en cada país (agenda tributaria de cada país), en general no se pueden llevar socios a cuentas por cobrar porque la probabilidad de recuperación de estos dineros es remota; por consiguiente, son anticipos de dividendos o participaciones. Se pagaron honorarios al contador y al revisor fiscal, y además sus cuentas de cobro tienen incluido el IVA (Agenda Tributaria). La entidad hizo promoción dándoles mercancías a los distribuidores, las cuales se contabilizaron como gastos (Agenda Tributaria de su país). [Agenda Tributaria colombiana:       El impuesto al valor agregado (IVA) en compras de asociados. En Colombia, en los retiros de la mercancía por parte de los socios impera la forma legal al considerarlos como ventas para los efectos de calcular el impuesto generado en ventas, el cual debe ser sobre el precio de venta. Sin embargo, la esencia es un anticipo de participaciones. El IVA en honorarios. El impuesto sobre las ventas pagado en gastos administrativos no se reconoce como impuesto deducible del IVA porque no tiene relación con las ventas. Este es un caso especial, y muchos de los contadores no se complican en el momento de definir si, por ejemplo, el IVA pagado al revisor fiscal tiene relación con las ventas; mejor se llega a gastos de IVA descontable. Las muestras médicas que regalan los visitadores médicos o los artículos utilizados en promociones, por su esencia legal, se deben considerar como ventas solo para generar el IVA en el caso del país que exija este procedimiento, independientemente de que en la contabilidad se lleve a gastos el costo de los productos. La administración tributaria se pronunciará sobre la aceptación de las NIIF para efectos tributarios hasta el año 2019 para las grandes empresas y hasta el 2020 para las pymes. Todos los contribuyentes, a partir de cierto monto de pagos y de ingresos, deben presentar información en medios magnéticos, de tal manera que el sistema de información de la DIAN mantenga actualizada la información mínima que debe contener en la declaración de renta. Existen las diferencias temporales en la legislación local pero nunca han sido objeto de contabilización por ingresos o gastos que se declaran de forma anticipada o viceversa]. Rezago contable: en la práctica de muchos países, para no entrar en conflictos entre la esencia (o realidad económica) y la forma legal, se circunscribió por mucho tiempo la contabilidad a la forma legal, a pesar de estar este nuevo elemento en las normativas locales: 1. Para no hacer conciliaciones al finalizar el ejercicio, 2. Se utilizó para presentar los informes contables, y 3. Porque facilitaba la elaboración y presentación de la declaración de renta. Hoy [para el caso colombiano se debe llevar por cuatro años más hasta 2019] se debe llevar simultáneamente la contabilidad de acuerdo a las normas contables locales y también bajo NIIF, por lo menos hasta que la administración de impuesto pronuncie si se acoge o no a las NIIF. Prudencia La prudencia hace parte de la fiabilidad de la información contable. Se cumple siempre y cuando los contadores hagan buen uso de su juicio profesional en la apreciación de las estimaciones de los hechos económicos bajo escenarios de incertidumbre, teniendo en cuenta las NIIF y las NIIF para pymes más apropiadas de acuerdo a la naturaleza de los sucesos. La prudencia es la precaución en los juicios profesionales al momento de hacer estimaciones, de tal forma que los activos o los ingresos no se expresen en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen en defecto. También se conoce como el conservadurismo (S2.9). Casos y análisis sobre la característica de la prudencia:     La prudencia se refiere a la no anticipación de ingresos o sobreestimación de gastos. Las NIIF son muy prudentes en la definición de activos, pasivos y patrimonio. Esto quiere decir que si el bien no reporta un beneficio directo o indirecto, probable y fiable, debe llevarse a gastos. Las NIIF solo permiten la valorización de las propiedades, planta y equipo de las grandes empresas, en tanto que de las pymes solo permite el deterioro. Tampoco permite la capitalización de gastos como un mayor valor de los activos; solo si lo requiere una NIIF en particular. {El método de costo revaluado no es exigido para las pymes por el alto costo o esfuerzo desproporcionado; en cambio, las grandes empresas pueden utilizar el método en un registro posterior como mayor valor del activo contra superávit de revalorización en el patrimonio NIC 16.9} (a partir de 2017 todo indica que con las modificaciones a las NIIF para pymes se puede aplicar la revalorización a los activos propiedad, planta y equipo de las pymes sin que traiga un esfuerzo desproporcionado y     con el fundamento de un estudio técnico de especialistas). La empresa sobreestima los activos y paga un mayor impuesto hoy, aprovechan- do la liquidez de la empresa. Esta política es posible en el manejo de las diferencias temporarias entre el activo y el pasivo, siempre que exista probabilidad de que dichas diferencias se restablecerán en el futuro inmediato, creando el impuesto diferido. La empresa subestima pasivos para aumentar la participación de los socios, pero cuando estos se modifiquen se puede generar crisis por la incapacidad de pago; también permite defraudar a la empresa al ocultar obligaciones y perder imagen ante los proveedores. Muchas empresas, ante la agonía financiera, hacen cualquier Práctica Contable Creativa (PCC) con el fin de ocultar situaciones que cuando se descubren traen consigo consecuencias desastrosas. La empresa subestima ingresos para disminuir la liquidación de impuestos para la empresa y defraudar al Estado. Con esta práctica no solamente afecta la calidad de impuestos sino que también afecta a los socios o accionistas con menores dividendos o participaciones y, de todas maneras, ese ocultamiento de ingresos debe ir a parar a bolsillos particulares. Registran bienes y servicios mediante pagos simulados a través de la compra de Registros Únicos Tributarios (RUT) no obligados a declarar con el fin de aumentar los gastos y pagar menos impuestos. Corolario: la prudencia junto con la ética hace verdaderos sabios y verdaderas empresas de éxito. Integridad La integridad hace parte de la fiabilidad de la información al contener todos los hechos, sucesos y eventos económicos dentro de los límites de la importancia relativa y del beneficio costo. Una omisión causa falsedad en la información, hace perder la fiabilidad y la eficiencia en términos de relevancia (S2.10). Casos y análisis sobre la característica de la integridad:  La revisoría fiscal no tiene en cuenta todos los hechos, sucesos o eventos económicos que acontecen porque no hace verificación de ellos; por    consiguiente, no puede certificar que los estados financieros son íntegros. La integración se obtiene a través del registro de todas las transacciones, sucesos o condiciones económicas de la empresa. Algunas empresas de poca monta venden mercancías a los socios para que estos a su vez realicen operaciones con particulares y realicen las utilidades en su nombre. La revisoría fiscal debe ser implacable con aquellas cuentas que puedan dar indicio de que la información es fraudulenta, como por ejemplo las cuentas de socios o accionistas, cheques en mano con los cuales se hace carrusel del efectivo (mantienen un equivalente al efectivo en el cheque, el cual nunca hacen efectivo y cada vez que el revisor fiscal hace el arqueo lo actualizan). Características cualitativas de mejora Comparabilidad La información es más útil cuando los usuarios son capaces de identificar las tendencias de la situación financiera del ente económico. También cuando comparan la información con las tendencias del sector para evaluar el comportamiento del rendimiento, los flujos de efectivo y la situación financiera frente a la competencia o su pares para plantear estrategias de mejoramiento. La uniformidad en las políticas contables, normas y procedimientos de la entidad y en el sector facilita el análisis y la comparabilidad de la información contable. Por consiguiente se requiere que los usuarios estén informados de las políticas contables empleadas y de sus cambios, al igual que se hayan aplicado con retroactividad, como si la política hubiera existido siempre (S2.11). Son políticas contables los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados por una entidad al preparar y presentar sus estados financieros (S10.2). Uno de los aportes que me hizo Luis Eduardo Zúñiga T., de Bolivia, fue en el sentido de que en una consolidación de estados financieros, lo primero que se debe hacer es uniformizar políticas contables entre la Controladora en cada una de las subsidiarias, asociadas y negocios conjuntos. La comparación de los estados financieros se debe elaborar:    Con información interna con respecto a periodos anteriores. Con información externa con respecto a organizaciones similares. Entre compañías de la misma industria. Para que una información sea comparable también debe ser coherente. En ese sentido:    En la elaboración de la información se deben haber utilizado los mismos métodos, normas, procedimientos y políticas uniformes para las mismas partidas. Los cambios en las políticas deben contabilizarse con retroactividad, como si estas se hubieran aplicado toda la vida. La comparabilidad es la meta, y la coherencia es la ayuda para lograrla. La comparabilidad no significa uniformidad. Para que la información sea comparable:   Cosas similares deben verse parecidas. Cosas distintas deben verse diferentes. La comparabilidad no se mejora haciendo que: Cosas diferentes se vean parecidas Cosas similares se vean distintas. Métodos contables alternativos disminuyan la comparabilidad.    Casos y análisis de la característica comparable:    Para cumplir con esta característica es necesario mantener un manual contable donde se expongan las políticas contables y no se improvise sobre la marcha de la empresa. Los usuarios deben estar informados de las políticas contables, normas y procedimientos empleados en la preparación de los estados financieros. Es importante la capacidad de los usuarios para que puedan hacer sus propias lecturas y sacar sus conclusiones, que conduzcan a decisiones   certeras que agreguen valor a los entes económicos. Cualquier cambio en las estimaciones o error en la aplicación de las políticas contables debe revelarse en notas a los estados financieros, así como los efectos de tales cambios en la estructura financiera en forma retrospectiva. Los usuarios deben ser capaces de identificar las diferencias entre las políticas contables usadas para similares transacciones y otros sucesos por la misma empresa de un ejercicio a otro y también por diferentes empresas. Oportunidad Para que la información sea útil debe estar disponible con el debido tiempo, para que pueda influir en las decisiones.  Es relevante para influir en las decisiones económicas.  Oportuna dentro del periodo de tiempo de la decisión. Cuanto más tiempo de atraso la información es menos útil y pierde relevancia.  La gerencia debe conseguir equilibrio entre relevancia y fiabilidad, para satisfacer las necesidades de los usuarios en el proceso de toma de decisiones (S2.12). La oportunidad es muy recomendable: igual de importante como la relevancia y la representación fiel (es decir, completa, íntegra, neutral y libre de sesgo y error). La información oportuna es útil solo si es relevante y si se la representa fielmente. Por el contrario, la información relevante y fielmente representada puede ser igualmente útil (especialmente para fines confirmatorios), aunque no se informe con la oportunidad debida. Casos y análisis sobre la característica de oportunidad:   Algunos países son permisivos con algunos meses de atraso en la información contable, lo cual es hoy una necedad a la luz de los programas contables de alta calidad que permiten información en tiempo real. En algunos países se permite que los libros de contabilidad estén atrasados hasta tres meses: otra necedad e ilógica al estar la contabilidad  sistematizada. En la consolidación de estados financieros, las NIIF exigen que se preparen en la misma fecha sobre la que se informa, a menos que hacerlo sea impracticable (S9.16). Equilibrio entre costo y beneficio Los beneficios de procesar la información contable deben exceder los costos de elaboración y presentación. La evaluación de beneficios y costos es un proceso de juicio. Los costos son soportados por la entidad y los beneficios los disfrutan una amplia gama de usuarios externos (S2.13). Equilibrio entre Costo y Beneficio = Beneficios / Costo A menor costo de suministrar la información, mayor será el beneficio. A mayor costo de suministrar la información, menor será el beneficio. Análisis de casos de equilibrio entre costo y beneficio:        El costo es una restricción dominante en el momento de obtener información financiera que posea las características cualitativas fundamentales y de mejora. La preparación y presentación impone costos que muchos gerentes consideran como una carga para la entidad. Esos costos deben están justificados por los beneficios de esa información, utilizada en los órganos de decisión. Los costos están representados en los procesos de recopilar, procesar, verificar y presentar información a los usuarios, quienes son los que cargan con esos costos por la disminución de rentabilidad y el consecuente dividendo o participación. Siempre se debe presentar información financiera que sea relevante y representada fielmente, que ayude a los usuarios a tomar decisiones con más confianza. Es por esta razón que las NIIF de las pymes implican menos costos y menos esfuerzos para la entidad: para que en todo momento sean practicables. Qué decir de las microempresas, donde los recursos son escasos y limitados. Existen varios tipos de costos y beneficios por considerar:   Los proveedores de información financiera dedican la mayor parte del esfuerzo a recopilar, procesar, verificar y divulgar la información financiera, pero en última instancia son los usuarios quienes afrontan estos costos a través de una menor rentabilidad. Los usuarios de la información financiera también incurren en costos a la hora de analizarla e interpretarla. Si no se ofrece la información que los usuarios necesitan, estos incurrirán en costos adicionales para estimarla o para obtenerla en otro lado. Verificable La verificación significa que observadores independientes diferentes, debidamente informados, puedan alcanzar un acuerdo en que la información es una re- presentación fiel. Aunque las NIIF para pymes no reseñan esta característica sino en un comentario que se transcribe a continuación, es importante: La información financiera que carezca de las características cualitativas fundamentales de relevancia y representación fiel no será útil y no podrá serlo aunque sea más comparable, verificable, oportuna o comprensible. No obstante, la información financiera que sea relevante y se represente fielmente será igualmente útil aunque carezca de las características cualitativas de mejora. Clases de verificación:    La verificación directa significa comprobar el valor de una deuda o de una obligación a la que se le hayan hecho los registros correspondientes para poderla utilizar en una discusión de carácter comercial y dirimir la controversia. Quien no logre demostrar un hecho, suceso o evento mediante la verificación en los libros de contabilidad, pierde ante los tribunales. La verificación indirecta de los hechos económicos significa comprobar  las variables de un modelo, como por ejemplo fórmulas de costeo de inventarios o la depreciación utilizando las estimaciones expuestas en las políticas contables. A los planes de negocios con proyección al futuro se les hace seguimiento y evaluación por las posibles variables que intervienen y obedecen a la naturaleza del negocio y a los cambios del sector. Casos y análisis sobre la característica verificable:  Para cumplir con esta característica es necesario mantener un manual contable donde se expongan las políticas contables y no se improvise sobre la marcha de la empresa. La información financiera ayuda a los inversionistas a tomar mejores decisiones, lo que hace más eficientes los mercados de capitales y más económico el costo de capital para la economía en su conjunto. Las entidades individuales disfrutan de mejor acceso a los mercados de capitales, y posiblemente un costo inferior del capital. Otros beneficios son las decisiones de la gerencia porque la información financiera es de mejor calidad, preparada con propósito de información general (S2.14). 4. Hipótesis fundamentales Acumulación (o devengo) Las operaciones [transacciones] se deben registrar en los estados financieros en el momento que ocurren, y no necesariamente en el momento que se recibe o se paga en efectivo. Esto permite que todos los eventos económicos se acumulen en cuentas adecuadas, que van conformando el Estado del resultado integral y el Estado de situación financiera. Ejemplo: una venta a crédito menor de 90 días de plazo, se tiene que registrar la venta en el momento que se transfieren los derechos y riesgo de los productos y no cuando se haga la factura o el cobro respectivo. La entidad elaborará sus estados financieros, excepto en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, utilizando la base contable de acumulación (o devengo). De acuerdo con este principio las partidas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos se reconocerán cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento para esas partidas (S2.36). [Este concepto de acumulación o devengo se conoce en las normas locales como contabilidad de causación o devengo porque exige que todas transacciones de ingresos y gastos se causen en el estado del resultado integral y se acumulen en el balance general y que las transacciones que impliquen bienes y derechos adquiridos en el momento en que el ente económico adquiere el control sean de contado o a crédito y se acumulen en el balance]. También se conoce la contabilidad de efectivo, que se limita a considerar las operaciones que generan o erogan efectivo. Estos tres conceptos — causación, acumulación y efectivo— fundamentan los tres estados financieros básicos: estado de resultados, estado de efectivo y estado de situación financiera [balance general]. Casos y análisis sobre la hipótesis de acumulación o devengo:    Solo se contabilizan los valores recibidos en efectivo. La contabilidad debe conjugar los tres elementos (causación, acumulación y efectivo), porque si solo contabiliza el efectivo recibido y pagado, no se sabe cuáles son las utilidades del negocio que se refleje en el estado de resultados, ni cuánto tiene acumulado en bienes, derechos y obligaciones que se muestran en el estado de situación financiera. Las ventas se registran en la medida en que los clientes pagan. Con este sistema no se puede conocer cuál es el valor de la cartera y las pérdidas serían enormes por la falta de conocimiento para ejecutar el recaudo de cartera. La empresa presenta alta rotación o conversión en cartera e inventarios porque tiene una falla en el registro en estos dos rubros. Si la alta dirección no conoce los dos rubros principales del capital de trabajo como son cartera e inventarios, ¿Cómo hace cobros y nuevos pedidos y evita carencias en inventarios para producir ventas?       No se muestra el flujo de efectivo. La contabilidad siempre muestra el flujo de efectivo neto en las cuentas que componen el efectivo o equivalente al efectivo, pero es posible que como estado no se preocupe mucho por conocerlo, sino que se espere saber al momento de presentar estados financieros cuánto tiene en caja, bancos y valores convertibles al efectivo. No se proyectan las actividades ni los estados financieros. La falta de planeación del negocio no permite conocer el estado de flujos de efectivo. La empresa contabiliza las ventas a crédito y credicontado mediante la causación con un registro a la cartera y otro a ventas e impuesto a las ventas, pero olvida hacer el segundo registro de causación del costo de venta. Se realiza una venta a 30 días de plazo fecha de factura. La factura se registra en el momento en que ocurre el evento comercial y no en el momento en que ocurre el pago. Lo mismo aplica para las retenciones en la fuente a que haya lugar a cualquier título de acuerdo a su país de origen. Se compra una propiedad mediante un documento de promesa, se entregan las arras y se recibe el bien y queda bajo control del comprador. Este hecho se debe registrar como propiedad, planta y equipo en el momento en que se recibe el bien y no cuando se elabore la escritura pública de traspaso, como acontecía anteriormente. Se le entrega un anticipo a un vendedor, el cual debe registrarse como anticipos en el momento en que se le entrega el efectivo. Cuando legalice su anticipo, se lleva al gasto. Negocio en marcha Este principio se conoció primero como continuidad y luego como negocio en marcha. Es importante considerarlo en la información contable si la empresa prosigue su marcha para dar certeza y confianza a los dueños, inversionistas y proveedores de que el negocio continuará sus actividades operacionales sin sobresaltos ni dificultades económicas. El negocio en marcha se fundamenta en:   La entidad no tiene la intención ni necesidad de liquidar el objeto social. Tampoco planea recortar o discontinuar partes importantes de sus operaciones. Para señalar que el negocio está en marcha es necesario planear todas las actividades de operación y estratégicas de la organización y demostrar su viabilidad financiera en forma sostenible en un periodo mínimo de un año. Cuando se presuma que se suspenderán las actividades o existiere la intención de liquidar el negocio, se debe revelar este hecho a la asamblea general en notas a los estados financieros. La norma internacional sobre presentación de estados financieros establece los requerimientos para la evaluación periódica de la capacidad de una entidad de continuar como negocio en marcha y especifica la información a revelar de las incertidumbres significativas sobre dicha capacidad (S3: Presentación de Estados Financieros) (MC7) [marco conceptual numeral 7]. Casos y análisis sobre la hipótesis de negocio en marcha:    La empresa no planea sus actividades hacia futuro. No hay planeación que incorpore las actividades operativas y estratégicas. Por lo tanto, no se genera información que permita firmar estados financieros donde se pueda certificar la capacidad de una entidad para general flujos de efectivo y demostrar la continuidad del ente. El flujo de caja presenta valores negativos durante los últimos tres años, y se acumulan pérdidas ordinarias que disminuyen el capital social en el 60%. Esta circunstancia exige que la empresa entre en causal de disolución. La certificación de estados financieros por el contador y el administrador debe revelar esta situación debido a las incertidumbres significativas que suscitan dudas sobre la capacidad de la entidad de continuar. La tasa de rentabilidad del negocio es del 8% y se vio afectada por el crecimiento en los precios debido a la tasa de inflación del 10%. La certificación sobre la continuidad es positiva ya que la mayoría de los       negocios están alrededor de esta tasa. Además, queda un manto de duda porque si la inflación hubiera sido de 0%, la rentabilidad habría sido negativa y se podría haber visto comprometida su capacidad para continuar su marcha. El producto principal de la empresa tiene competencia internacional con motivo de los tratados internacionales de libre comercio con otros países y de que los precios que se sustentan en el mercado son bajos. Esta condición puede traerle graves consecuencias a la continuidad de la organización porque en cualquier momento puede perder la cuota de mercado. El Estado renunció a las preferencias arancelarias con Estados Unidos, y algunas empresas que dependían de sus exportaciones al exterior se vieron afectadas por esta decisión. La empresa está en grave situación de iliquidez, se ha incumplido con las obligaciones financieras y de proveedores y tampoco se informó este problema en la reciente asamblea general. Casos como estos son comunes todos los días. Así, con efecto dominó, una situación va minándose con otra y pone en grave riesgo la continuidad del negocio. La empresa viene siendo sometida a permanentes huelgas de empleados que comprometen la situación financiera. En los últimos tiempos no se presentan muchos casos de estos, pero las continuas huelgas pueden llevar a una situación de no continuidad del ente económico. La empresa viene presentando pérdidas durante los últimos tres años, pero el contador aceptó la orden del gerente de capitalizar en el activo como gastos pagados por anticipado (no aplica de acuerdo a las NIIF), en espera de una mejor situación para amortizarlos. El ocultamiento de situaciones como esta, a lo cual se le llama maquillaje de estados financieros, va en contravía de las NIIF y no se debe cometer, ya que si bien detiene las situaciones coyunturales, cuando sale a la luz acaba con la organización. La revisoría fiscal obliga al contador a contabilizar obligaciones o pasivos de la empresa en cuentas de orden (las cuentas de orden no tienen vigencia en las NIIF) con el fin de ocultar la causación y pago de retenciones en la fuente. Esta situación es muy grave porque las cuentas reales no se mezclan con cuentas de orden y, si la DIAN los descubre, estos hechos pueden dar sanción no solo a la empresa sino también a los funcionarios que cohonestaron con Prácticas Creativas de Contabilidad (PCC).   Conflictos con los países vecinos que afectan las relaciones comerciales y la cartera de los negocios ya realizados. Son situaciones que se vienen presentando con los comerciantes de frontera, donde es muy difícil pronosticar la continuidad del negocio. El conflicto de algunos jefes de Estado latinoamericanos pone en peligro las economías regionales. Plan de negocios: solo el plan de negocios puede demostrar la capacidad de generar nuevos flujos de efectivo en las empresas y que el negocio prosigue su marcha. En él se formulan un mapa estratégico y unos objetivos y metas para que cada uno de los directivos de la organización responsables de las áreas funcionales de la empresa (financiera, clientes, procesos y personal) promueva la consecución de recursos mediante préstamos o emisión de instrumentos de patrimonio. De esta manera se pueden mejorar procesos para tener mejor calidad, menos desperdicios y unos excelentes productos, lo cual va a mantener la fidelidad de los clientes y la sostenibilidad de la empresa en el tiempo. De ser posible, se deben evaluar el estudio de mercado, los procesos técnicos y la valuación financiera bajo varios escenarios. En estos se deben considerar todos los elementos comunes e influyentes para su desarrollo que satisfagan el rendimiento aspirado por los dueños o inversionistas; de lo contrario, los estados financieros del pasado por sí solos no garantizarán la continuidad del negocio. En otras palabras, esta evaluación permite demostrar la capacidad de la empresa para generar beneficios en periodos económicos futuros, remunera a los inversionistas y cumple con las obligaciones y rendimientos a los prestamistas. 5. Resumen de conceptos y principios generales Las NIIF para pymes tienen su fundamento en las NIIF plenas, las cuales se simplifican, tal como aparece en el siguiente cuadro de características cualitativas: Características cualitativas NIIF para Pymes (S2) NIIF Plenas Marco conceptual (*) Características fundamentales:  Comprensibilidad  Relevancia  Materialidad o importancia relativa  Fiabilidad  Esencia sobre la forma  Prudencia  Integridad Características de mejora  Comparabilidad Características cualitativas fundamentales:    Relevancia Materialidad o importancia relativa Representación fiel Características de mejora  Comparabilidad  Verificabilidad  Oportunidad  Oportunidad  Equilibrio entre costo y beneficio  Comprensibilidad * Capítulo 3: Características cualitativas de la información financiera útil. Las características cualitativas de la información contable más importantes son la relevancia y la fiabilidad de que esta ha sido tomada de los libros de contabilidad para permitirles a los usuarios tener mayor seguridad en la toma de decisiones. La información que carezca de estos dos elementos no podrá ser útil a los objetivos de la información contable, independientemente de que se le hayan aplicado a los estados financieros las características cualitativas fundamentales y de mejora. En el marco conceptual que se aplica a las grandes empresas se clasifican las características cualitativas que hacen útil, a los usuarios, la información suministrada en los estados financieros. Son cuatro: MC8 Principales Comprensibilidad Relevancia Fiabilidad MC12 Asociadas MC14 Restricciones Representación fiel Esencia sobre la forma Neutralidad Prudencia Integridad Oportunidad Equilibrio entre costo y beneficio Comparabilidad En las NIIF para pymes también se predican los principios, que se expondrán en cada uno de los temas de este libro, y las restricciones, que se tratan como características cualitativas de la información financiera. Solo dos de los cinco postulados de las NIIF plenas se aplican en las NIIF para pymes. Principios NIIF para Pymes Medición Reconocimiento de ingresos Reconocimiento de gastos Revelación Principios NIIF Plenas Medición Reconocimiento de ingresos Reconocimiento de gastos Revelación plena Hipótesis fundamentales NIIF para Pymes Postulados NIIF Plenas Entidad económica Empresa en marcha Unidad de medida Período Causación Negocio en marcha Acumulación o devengo Los requerimientos son los mismos en unas y otras NIIF: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Los costos de venta, como está tan acentuado en la cultura local, son considerados gastos; sin embargo, se utiliza esa acepción en las NIIF pymes. Objetivo de los estados financieros Elementos de los estados financieros Elementos de los estados financieros NIIF para Pymes NIIF Plenas Proporcionar información financiera sobre Proporcionar información financiera sobre la situación financiera, el rendimiento y los la entidad que informa que sea útil a los flujos de efectivo de la entidad que sea útil inversores, prestamistas y otros acreedores para la toma de decisiones económicas de existentes y potenciales para la toma de usuario que no están en condiciones de decisiones. exigir informes a su medida. El objetivo difiere entre las NIIF para pymes y las NIIF plenas: las primeras son particulares, y las otras, más generales. NIIF para Pymes 1. Activos 2. Pasivos 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Gastos Elementos de los estados financieros NIIF Plenas 1. Activos 2. Pasivos 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Gastos 6. Actividades de aprendizaje Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿Cuál es el objetivo del marco conceptual de la contabilidad internacional? 2. ¿Cuáles son los objetivos de los estados financieros en una pyme? 3. ¿Cuáles son las características cualitativas fundamentales de las pymes? 4. ¿Cuáles son las características fundamentales para las grandes 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. empresas? ¿Cuáles son las hipótesis fundamentales de las NIIF para pymes? ¿Cuáles son los postulados para las NIIF plenas? Describa el proceso para determinar la capacidad de un negocio para continuar su marcha. ¿Qué papel desempeñan las políticas contables en la preparación de los estados financieros? ¿Cómo se registra un cambio en las estimaciones de la política contable? Dé algunos ejemplos de cambios en la estimación de la política contable. ¿Cómo se contabiliza un error u omisión o inexactitud en la política contable? Capítulo 4. Modelos y métodos de medición “Enseñar no es transferir conocimiento, sino crear las posibilidades para su producción o su construcción. Quien enseña aprende al enseñar y quien enseña aprende a aprender” Paulo Freire Con la entrada en vigencia de las NIIF para grandes empresas y de las NIIF para pymes, los países deben reconocer otros modelos y métodos de evaluación para elaborar la contabilidad y presentar los estados financieros, los cuales generan un cambio en el paradigma del costo histórico. Antes de este nuevo lenguaje de negocios a nivel universal, en la mayoría de países, la contabilidad era elaborada sobre la base del modelo del costo histórico, y por ese hecho no dejó de predicarse sobre él y sobre la confiabilidad y validez de la información para tomar decisiones económicas. También los profesionales de la contaduría pública se preciaron de ser éticos, velar por la calidad de aseguramiento de la información y, lo más importante, a través de ella generar valor a las empresas. Ahora se reconoce que, por más conocimiento que se tenía sobre esta materia en particular, nunca hubo consciencia del error de buena fe que se estaba cometiendo. No importaba cuánto se demorara una cuenta por cobrar en su recuperación porque siempre se reconocía su valor histórico y las utilidades recogían el verdadero valor agregado de las actividades de las operaciones operativas y no operativas. Las NIIF proponen entonces un nuevo cambio de paradigma, como es el reconocimiento del valor del dinero en el tiempo que subyace en toda operación a un plazo superior al normal de la política de crédito. En las normas locales se vienen aplicando los modelos de medición, el costo histórico, el de participación patrimonial y el de la valorización. Hoy todo cambió con los modelos de costo histórico y el valor razonable y los consecuentes métodos de medición posterior. 1. Principios de reconocimiento y medición El reconocimiento y medición de activos, pasivos, ingresos y gastos están en las S1 y S2, que están basados en los principios generales del marco conceptual del IASB y las NIIF completas (S2.35). Ausencia de reconocimiento Cuando la NIIF para pymes (S2.35) no especifica de forma explícita la forma de contabilizar una situación en particular, la gerencia deberá desarrollar la política contable de la entidad de acuerdo a la S10.4 y a la S10.5 para dar lugar a información fiable y relevante para la toma de decisiones, como por ejemplo:    La entidad recibe una subvención de una agencia de fomento no gubernamental. Lo más conveniente es consultar la S24: Subvenciones del gobierno. La entidad compra lingotes de oro, no para la producción de bienes y servicios, sino para obtener plusvalía de ella. Lo más conveniente es consultar la S16: Pro- piedades de inversión. Siempre el criterio del profesional debe estar acompañado de la característica cualitativa de la esencia o realidad económica —o sustancia— de la operación. El segundo nivel de esa jerarquía requiere que una entidad busque las definiciones, criterios de reconocimiento y conceptos de medición para los activos, pasivos, ingresos y gastos, así como los principios generales establecidos en esta sección (S2.35). 2. Reconocimiento en los estados financieros Activos La entidad reconocerá un activo en el estado de situación financiera:    Cuando sea probable que se obtengan beneficios económicos futuros para la entidad y que el activo tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. Un activo no se reconocerá cuando no se vayan a obtener beneficios económicos futuros más allá del periodo actual sobre el que se informa. En lugar de ello, esta transacción se reconocerá como un gasto en el estado del resultado integral (o en el estado de resultados, si se presenta) (S2.37). Una entidad no reconocerá un activo contingente como un activo. Solo cuando el flujo de beneficios económicos futuros sea prácticamente cierto (S2.38). [Anteriormente, un activo era la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico, derivado de eventos pasados, de cuya utilización se esperaba que fluyeran a la empresa beneficios económicos futuros]. “Activo” es sinónimo de gasto, porque todo activo puesto al servicio de una empresa en el largo de su vida útil se convierte en un gasto en calidad de depreciación, amortización o agotamiento. Las NIIF para pymes no permiten mantener activos ociosos (no productivos de flujos de beneficios ciertos); estos deben llevarse al gasto. Con el siguiente ejemplo se inicia una serie de más de 250 casos para recrear con ejemplos este libro: 1. Reconocimiento de un activo contingente: La entidad ha desarrollado un pegamento que es el producto líder en el mercado.  Los dos propietarios son las únicas personas que conocen la fórmula especial, la cual no está protegida por medio de patente ni por ningún otro medio. Muchos competidores se han acercado a la entidad para intentar   adquirir la fórmula. La fórmula concuerda con la definición de activo. Aunque no está protegida legalmente, los dueños ejercen un control sobre ella manteniéndola en secreto. De acuerdo a la S18: Activos intangibles, no se reconoce como activo porque ha sido generada internamente y es difícil atribuir los desembolsos directamente a un determinado activo intangible. 2. La entidad ha desarrollado una marca exitosa: que le permite cobrar una prima por sus productos. La entidad continúa gastando grandes sumas de dinero en publicidad y en eventos deportivos y culturales. (Los costos que se incurran en el desarrollo de la marca se reconocerán como gastos en el periodo en que se realicen porque no satisfacen los criterios de reconocimiento para un activo, es decir, no se pueden distinguir de los costos incurridos en relación con el negocio en su conjunto). 3. La entidad adquiere la marca de un competidor: en una adquisición independiente por 100.000.000 u.m. La entidad utiliza la marca para cobrar una prima por los productos que fabrica.   La entidad compradora reconoce la marca de su competidor como un activo intangible. La erogación cumple con los criterios de reconocimiento para un activo. Los gastos realizados por la entidad para el mantenimiento y las mejoras de la marca se reconocerán como tales en el momento en que se realicen, porque no se pueden separar de los costos incurridos en relación con el negocio en su conjunto. La transferencia de un activo que incorpora beneficios económicos futuros debe evaluarse a precios de hoy, con una tasa razonable, para poder medir con fiabilidad su importe de traspaso, pues es la única forma de medir su valor razonable. En la S21: Provisiones y contingencias, los activos contingentes no se registran como activos porque no cumplen los criterios (S21.13). La pyme está en concordancia con: la entidad no reconocerá una activo contingente (NIC37.9). La entidad reconocerá el activo contingente cuando sea probable el flujo de beneficios y su control esté bajo la entidad, en cuentas apropiadas del activo. Cuando esos mismos flujos de beneficios sean probables, fiables y significativos, se registrarán. Cuando sea posible, se informará en las notas a los estados financieros, pero cuando sean remotas las posibilidades, no se hará ningún registro ni anotación. 4. Reclamo en la concesión de un activos contingentes:     La entidad iniciará acciones legales contra su competidor por infracción de la patente que le había sido concedida por uno de sus productos. El desenlace del caso es incierto. No obstante, es probable que el tribunal ordene al competidor pagar daños y perjuicios a la entidad. La entidad deberá revelar información sobre el activo contingente como se establece en la S21.16, dado que es probable, pero no prácticamente cierta, una entrada de beneficios económicos a la entidad. En unos hechos similares, en este ejemplo: Es prácticamente cierto que el tribunal ordenará al competidor pagar daños y perjuicios a la entidad.  La entidad reconocerá un activo, pues no constituye un activo contingente porque la certeza en la recepción de beneficios elimina el carácter contingente.  En unos hechos similares, sin embargo:  Es probable que el tribunal falle a favor del competidor (es probable que la entidad pierda el caso).  No se reconocerá ningún activo porque la entrada de beneficios económicos no es probable. No se debe revelar información sobre el activo contingente. Pasivos La entidad reconocerá un pasivo: a) Si existe una obligación al final del periodo resultado de un suceso pasado; b) Es probable que se requerirá, en la liquidación, la transferencia de recursos que incorporen beneficios económicos; y c) El importe pueda medirse de forma fiable (S2.39). [Anteriormente, un pasivo era la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de hechos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes]. Un pasivo contingente es una obligación posible pero incierta, que no está reconocida porque no cumple las condiciones de probable y fiable S2.39. Un pasivo contingente se reconocerá solo en el caso de los pasivos contingentes de una sociedad adquirida en una combinación de negocios (S19: Combinación de negocios y plusvalía) (S2.40). Cuando el pasivo contingente tenga un grado de certeza, debe incorporarse como un pasivo aplicando la misma lógica de un activo contingente. Además, cuando es incierto y significado, se revela en notas a los estados financieros. 5. En una demanda colectiva: se debe: ¿reconocer un pasivo o revelar un pasivo contingente?    En una demanda colectiva presentada contra la entidad, un grupo de personas busca el resarcimiento por daños y perjuicios a su salud producto de la contaminación del área cercana, la cual se cree que fue ocasionada por los desechos del proceso productivo de la entidad. El hecho de que la entidad sea el origen de la contaminación está en duda, ya que muchas entidades operan en la misma zona con desechos similares y no está claro cuál de ellas es el origen de la fuga. La entidad niega toda infracción dado que ha tomado precauciones para evitar este tipo de fugas y, por ello, defiende enérgicamente su posición. Sin embargo, la entidad no puede estar segura de no haber causado la fuga y el verdadero responsable se conocerá solo después de realizar muchas pruebas. Los abogados de la entidad esperan que el tribunal emita su fallo dentro de unos dos años. Si la entidad pierde el caso, es probable que la indemnización sea de entre 1.000.000 y 30.000.000 u.m. Decisiones:    Sobre la base de los hechos anteriores, no se sabe con certeza si la entidad tiene una obligación presente; es la cuestión que va a resolver el tribunal. Si, teniendo en cuenta toda la evidencia disponible, es probable que la entidad defienda con éxito el caso judicial, esta tiene una obligación posible y, por consiguiente, un pasivo contingente. Si, teniendo en cuenta toda la evidencia disponible, es probable que la entidad pierda el caso judicial, se considera que esta tiene una obligación presente y, por consiguiente, un pasivo en el que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento (provisión). La entidad debe revelar en notas a los estados financieros. 6. Los hechos son los mismos que los del ejemplo anterior. No obstante, en este caso, la entidad (subsidiaria) fue adquirida por otra entidad (controladora) el 31 de diciembre de 20X1.   En este ejemplo, teniendo en cuenta toda la evidencia disponible, es probable que la entidad defienda con éxito el caso judicial (es decir, la entidad tiene una obligación posible y, por consiguiente, un pasivo contingente). El 31 de diciembre de 20X1, de acuerdo con la S19, el grupo (controladora y subsidiaria, consideradas como una sola entidad) reconoce un pasivo por la obligación posible. Ingresos El reconocimiento de los ingresos procede directamente reconocimiento y medición de activos y pasivos (S2.41). del [Anteriormente, los ingresos representaban flujos de entrada de recursos, en forma de incremento del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generaban incrementos en el patrimonio, devengado por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un periodo y que no provenían de los aportes de capital]. El activo genera un ingreso cuando:    Surgen incrementos en los activos por beneficios económicos futuros probables y medidos con fiabilidad. Se generan ingresos por cobrar, que son susceptibles de generar un beneficio neto y se ven reflejados en el patrimonio en calidad de utilidades netas. Por la reversión del deterioro aumenta el importe del activo y disminuyen los gastos por deterioro en una medición posterior, y se lleva como una recuperación de gastos de periodos anteriores. El pasivo genera un ingreso por decremento del importe:    Cuando surge un decremento en el pasivo, como salidas de efectivo probables y medidas con fiabilidad. Cuando se aplican ingresos recibidos por anticipado, por cumplimiento de la operación, y aumentan los ingresos. Por conversión de obligaciones en moneda extranjera, cuando hay baja en la tasa representativa; de lo contrario, genera gastos. Gastos El reconocimiento de gastos procede directamente del reconocimiento y la medición de activos y pasivos: (S2.42). [Anteriormente, los gastos representaban flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generaban disminuciones del patrimonio, incurridas en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación realizadas durante un periodo y que no provenían de retiros de capital o de utilidades o excedentes]. El activo genera un gasto en los siguientes casos:   Cuando se calculan los gastos (costos de ventas) y disminuyen los activos. Por el cálculo de la depreciación, amortización o agotamiento se genera   un gasto ordinario de la entidad. El deterioro en el valor de los activos disminuye su valor e incrementa el gasto en los estados de resultados. La baja en cuenta de activos la disminuye y aumenta los gastos. El pasivo genera un gasto:    Cuando los pasivos contingentes se reconocen como pasivos. Cuando se reconocen deterioros acumulados. Por conversión de obligaciones en moneda extranjera, cuando hay subida en la tasa representativa; de lo contrario, genera ingreso. Estado del Resultado integral total y resultado El estado del resultado integral total y el estado de resultados separado se exponen con más solvencia en la S3.17 en un conjunto completo de estados financieros, donde además se incluyen el estado de situación financiera, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de efectivo, además de las notas a los estados financieros, que toman especial relevancia con categoría de un quinto estado. El estado del resultado integral total es la diferencia aritmética entre Ingresos menos gastos, donde se consolidan el estado de resultados (ER) más otro resultado integral (ORI). No deben ser considerados como dos elementos separados de los estados financieros y no necesitan un principio de reconocimiento separado (S2.43) y (S2.44). Con el objeto de presentar la información financiera de la forma útil a los usuarios, la presentación de los elementos de los estados financieros está sujeta a un proceso de clasificación, que depende de la naturaleza o función de estos en la actividad empresarial. La exposición del reconocimiento de activos, pasivos y patrimonio se presentará en el capítulo 14 de estados financieros. Igualmente, los ingresos y los gastos reconocidos en el estado del resultado integral. Según Hernán Pablo Casinelli explica en uno de sus artículos a propósito del otro resultado integral (ORI): Son ciertas partidas que en un periodo se presentan en la sección del ORI, en periodos posteriores podrían ser reclasificadas al resultado. Esto se relaciona (en general) con partidas que tienen efectos sobre flujos de efectivo en periodos futuros “a largo plazo” y con alto nivel de incertidumbre (por ej. la reclasificación de las diferencias de cambio acumuladas en componentes separados del patrimonio al disponer de una inversión neta en el extranjero), o cuando se pretende representar un fenómeno económico único que se completa en dos periodos diferentes (por ejemplo, la compensación de un resultado negativo procedente de un riesgo de mercado con la ganancia que procede de un instrumento derivado que se compró precisamente para alcanzar dicho efecto compensatorio a partir del uso de las dispensas de la denominada “contabilidad de coberturas”). No se permite el reconocimiento de partidas que no cumplan la definición de activos o de pasivos, independientemente de si proceden de la aplicación de la noción comúnmente conocida como “proceso de correlación” para medir el resultado (S2.45). El proceso de correlación hace referencia a la asociación entre ingresos y los gastos incurridos en un periodo contable. Cuando un gasto no tenga su consecuente ingreso correlacionado, debe llevarse al gasto. Con la implementación de las NIIF para pymes, se debe observar que los ingresos y los gastos son el resultado de hechos pasados probables y ciertos que han tenido que ser reconocidos como partidas que cumplieron con los requerimientos de activos y pasivos para haber podido llevarlas al estado de resultados. Las NIIF optan por el tratamiento valorativo adecuado de los activos y pasivos financieros básicos, dependiendo de si la valoración es inicial o posterior. Así se genera una serie de modelos y métodos de medición cuantitativos de forma fiable para que los usuarios de la información tomen sus decisiones económicas. 3. Bases de medición inicial Llamadas también criterios de valoración, consisten en la asignación de un valor monetario a cada uno de los principales elementos del estado de situación financiera: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, mediante uno de los dos modelos: el costo histórico o el valor razonable. Posteriormente se medirán por algunos de los métodos de valoración, teniendo en cuenta que existen tanto activos como pasivos, financieros y no financieros. Costo histórico y valor razonable Las dos bases de medición habituales son el costo histórico y el valor razonable (S2.34). Modelo de medición de un activo El costo histórico es la base de medición inicial de los activos, que se refleja en el importe de efectivo o equivalente al efectivo pagado. El valor razonable es la contraprestación entregada para adquirir el activo en el momento de la adquisición. Modelo de medición de un pasivo El costo histórico es el importe recibido en efectivo o equivalente al efectivo [Anteriormente, disponible]. El valor razonable es el valor de los activos no monetarios recibidos a cambio de la obligación en el momento en que se incurre en ella o, en algunas circunstancias, los importes de efectivo o equivalente al efectivo que se espera pagar para liquidar el pasivo. Costo histórico amortizado de activos y pasivos El costo histórico amortizado de un activo o pasivo es más o menos la parte de su costo histórico reconocido anteriormente como gasto o ingreso. Ejemplos: el inventario adquirido con pagos aplazados tiene una parte que constituye un gasto. Con la cartera aplazada acontece lo mismo. Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua (S2.34). En términos generales la entidad medirá los activos y pasivos al costo histórico, a menos que la NIIF para las pymes requiera la medición inicial sobre la base de valor razonable (S2.46). Las bases de medición en NIIF son dos modelos; el resto son métodos de valoración:   Costo. Valor razonable. Costo de transacción atribuible a un activo o pasivo financiero Son los costos incrementales directamente atribuibles a la compra, emisión, enajenación u otra forma de disposición de un activo financiero, o a la emisión o asunción de un pasivo financiero, en los que no habría incurrido la empresa si no hubiera realizado la transacción (gastos incrementales). Se incluyen: honorarios y comisiones pagadas a agentes, asesores e intermediarios (tales como las de corretaje), gastos de fedatario público, estudios previos de viabilidad financiera, etc. Se excluyen: primas o descuentos obtenidos en la compra o emisión, gastos financieros, costos de mantenimiento y costos administrativos internos (Jiménez Cano, 2011). Casos y análisis del modelo de costo:  Se compran acciones en el mercado de valores para colocarlas en corto plazo y ganar dividendos. Las comisiones en la compra se contabilizan como mayor valor del activo. El costo histórico de las inversiones de corto       plazo está compuesto por el valor de las acciones en el mercado más las comisiones al corredor de bolsa y los derechos en bolsa de valores, de tal manera que las comisiones no son gastos financieros. Se compró un paquete de acciones para obtener el control societario tanto en lo financiero como en lo administrativo y económico y se pagó un mayor valor sobre el precio de mercado y se llevó al costo de las acciones. Cuando se adquiere el control o subordinación de la empresa, el mayor costo sobre el valor intrínseco o valor de mercado se lleva a crédito mercantil (intangible), de acuerdo a la norma, y siempre se mantendrá como costo histórico el valor de la participación en el patrimonio de la subordinada, de tal manera que haya una contabilización apropiada. El gerente compró un establecimiento de comercio sin ningún estudio previo que le sustentara la recuperación de la inversión. El costo histórico siempre debe ser razonable; sin embargo, el valor que se haya pagado es el valor que se lleva al registro, independientemente de que no sea recuperable. Se quiere comprar unos muebles y enseres usados para empresa que tienen un costo en libros del vendedor de 40 millones u.m. El valor de realización o de mercado es 50 millones u.m. y se pagaron efectivamente 60 millones. El costo histórico será el valor pagado, a pesar de haberse hecho los estudios del caso. Los activos de la empresa no se presentan por su valor de realización por falta de avalúos técnicos. Aunque la valorización de inversiones, propiedades, planta y equipo y otros activos hacen parte del costo histórico cuando se aplican NIIF plenas, al calcular el importe recuperable, ese mayor valor solo permite que se revierta el deterioro de la inversión o cualquier otro activo. Los estados financieros no están auditados por un contador público que garantice que los valores expuestos son razonables. La firma de contador público en los estados financieros hace presumir que la información es tomada de los libros de contabilidad registrados en la Cámara de Comercio, cuando sean exigibles en su país, que tanto los activos como los pasivos y el patrimonio han sido valorados de acuerdo a la NIIF y que han sido verificadas las operaciones, con lo cual se le da confiabilidad a la información. Modelo de valor razonable El valor razonable será el valor del mercado, cuando este sea activo y fiable. El precio cotizado en un mercado activo será el referente del valor razonable, siempre que en aquel se intercambien bienes o servicios homogéneos. Esto quiere decir que existen compradores y vendedores y que los precios son conocidos, accesibles, reales, actuales y regulares (Jiménez Cano, 2011). El valor razonable se aplica en la medición de:         Activos financieros básicos (S11.14-c-i) para acciones preferentes no convertibles y acciones preferentes y ordinarias sin opción de venta que cotizan. Otros activos financieros y pasivos financieros (S2.48 y S12.7). Normalmente es el precio de la transacción. Otros activos financieros (S12.8). Inversiones en asociadas y negocios conjuntos (S14.4, S14.10, S15.9 y S15.15). Propiedades de inversión (S16.7). Propiedad, planta y equipo (S17.14) en el caso de permuta. Intangibles (S18.11 y S18.12), cuando el activo intangible se adquiere en una combinación de negocios o en una subvención del gobierno (S24). Arrendamiento financiero (S20.9), como el menor valor entre el valor razonable y el valor presente de los pagos del arrendatario. También se aplica en la medición posterior de:   Pasivos financieros básicos (S2.47). Otros pasivos financieros (S2.48) y (S12.8) Método de valor razonable menos costo de venta Es el importe que se puede obtener por la venta de un activo en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua entre partes interesadas y debidamente informadas, menos los costos de disposición (venta). En punto de cosecha (S27.14). Se aplica en la medición inicial y posterior de:  Activos biológicos (S34.2 y S34.4).  Productos agrícolas (S34.2 y S34.5). Otros métodos de medición posterior: Método de la participación para inversiones en asociadas. Método de valor neto realizable: es el precio de venta estimado menos los costos de venta o gastos para su terminación. Son propios en los inventarios.  Método de valor de uso para activos no corrientes.   Método de precio de transacción Se aplica en la medición inicial de:   Pasivos financieros básicos (S11.3), salvo que se trate de una transacción de financiación, en cuyo caso se medirá por el costo amortizado (valor presente). Otros pasivos financieros (S12.7). Método de mejor estimación del importe para cancelar una obligación Se aplica en la medición posterior de:   Provisiones (S21.11). Otros pasivos no financieros (S2.51). Método de no reconocimiento, salvo en una combinación de negocios Se aplica en la medición posterior de:  Contingencias (S21.12). Método de valor neto realizable en inventarios   Los inventarios en NIIF plenas se medirán al costo o al valor neto realizable (VNR). Los inventarios en NIIF Pymes se miden por el importe menor. a) Los inventarios se medirán al importe que sea menor entre el costo y el precio de venta menos los costos de terminación y venta. b) La entidad reconocerá una pérdida por deterioro del valor de los activos no financieros que están en uso o mantenidos para la venta. La medición de activos a importes menores pretende asegurar que un activo no se mida a un importe mayor que el que la entidad espera recuperar por la venta o por el uso de ese activo (S2.49). Es el menor valor entre costo y precio de venta (costo de terminación y gastos de venta). Se aplica en la medición posterior de:  Inventarios (S13.4-a). En el caso de la medición posterior de los inventarios (S13.4), la valoración en libro en la fecha sobre la cual se informa será el importe menor entre el costo y el precio de venta menos los costos de terminación del producto y los gastos de venta. Gráfico No. 1. Importe menor Inventarios Importe menor entre: Costo Precio de venta – costo terminación y gastos de venta Es el importe que la empresa puede obtener por la enajenación de un activo en el mercado activo, donde existen productos disponibles y muchos compradores, deducidos los costos estimados necesarios para dicha enajenación. El valor neto de las materias primas y de los productos en curso es igual al valor de enajenación menos los costos necesarios para terminar su producción, construcción o fabricación. Gasto de venta de un activo Son los costos directamente atribuibles a la venda de un activo, excluidos los gastos financieros y los impuestos sobre beneficios. Se incluyen los gastos legales necesarios para la transmisión de la propiedad del activo y las comisiones de venta. [Anteriormente, los costos representaban erogaciones o cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o con la prestación de los servicios de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos]. Métodos de medición del costo de inventarios     Método de primera entrada primera salida (FIFO). Costo promedio ponderado. El método última entrada primera salida (LIFO) no está permitido en NIIF pymes (S13.8). Los inventarios en NIIF plenas se medirán al costo o al valor neto realizable (VNR). Se elegirá el menor de los dos (NIC2.3):  Los inventarios biológicos se medirán al valor razonable. Métodos de depreciación La depreciación se calcula de forma sistemática e independiente por cada uno de los elementos de la propiedad, planta y equipo que tengan un costo significativo y vida útil distinta. Un vehículo tiene los siguientes componentes: motor, carrocería, cojinería y rodamiento. Cada uno de ellos tiene valores significativos y vida útil diferente. Los cambios en el valor residual —vida útil— se contabilizarán como cambios en las estimaciones contables (prospectivamente). Las políticas contables determinan este valor, la vida útil de los activos y la forma de depreciarlos, pero si existen cambios en las políticas, se contabilizan prospectivamente, igual que los errores cometidos. Antes de conocer los métodos de depreciación debe tenerse en cuenta que las propiedades, planta y equipo tienen unos componentes con vidas útiles diferentes; por consiguiente, deben ser objeto depreciación individual por:     Método lineal. Método de depreciación decreciente. Métodos basados en el uso (S17.22). Los mismos métodos se aplican en NIIF plenas (NIC16.16). En el siguiente caso de adquisición de un bien se incorporan todos los impuestos y derechos de aduana, así como las mejoras y adiciones para colocarlo a su valor histórico y disponible para el uso de la empresa o para la venta. Conceptos del costo Costo de adquisición del bien Impuesto al valor agregado no descontable Derechos de aduana e importación Adiciones Mejoras Total costo histórico Valor del bien 10.000.000 1.500.000 1.000.000 5.000.000 3.500.000 21.000.000 4. Bases de medición posterior Importe o valor en libros El “valor contable”, “importe en libros” o “valor en libros” son términos homólogos y se registran en el estado de situación financiera como costo menos la depreciación acumulada y con cualquier corrección valorativa por pérdida o por deterioro del valor de activo. Activo no corriente Pasivo correctora Pasivo correctora Maquinaria Depreciación acumulada de maquinaria Deterioro de valor de maquinaria Valor contable o valor en libros 320.000 150.000 40.000 130.000 Valor residual El valor residual [o cuota de salvamento] de un elemento de propiedad, planta y equipo es el importe, estimado en el momento actual, que se recuperará al final de la vida útil mediante una venta u otra forma de disposición una vez deducidos los costos estimados para realizar la venta. Para determinar el valor residual de un componente de propiedad, planta y equipo debe existir un mercado activo de bienes usados o un compromiso de venta a determinado periodo. En caso contrario no se contabiliza la cuota de salvamento. Vida útil: es el periodo de tiempo durante el cual se espera usar el activo depreciable, de acuerdo a lo planeado por la gerencia. Bien puede medirse en años, número de unidades producidas que se esperan obtener del mismo en su explotación, horas trabajadas, etcétera. Vida económica: es el periodo de tiempo durante el cual se espera que el activo sea útil a la empresa, de acuerdo a las especificaciones técnicas de la fábrica que se indican en el catálogo del equipo. Activos financieros y pasivos financieros (S2.47) Los activos y pasivos financieros básicos, según lo definen en la S11: instrumentos financieros básicos, se medirán al costo amortizado menos el deterioro del valor. Las inversiones en acciones preferentes no convertibles y sin opción de venta y las inversiones en acciones ordinarias sin opción de venta que cotizan en bolsa se miden al valor razonable con cambios en el valor razonable reconocidos en el resultado. Cabe anotar que, para este caso de método del valor razonable, las acciones se valorizan y desvalorizan de acuerdo a la cotización en bolsa, que van directamente al importe en libros y que sus cambios repercuten en el estado de resultados. Costo amortizado y el método de interés efectivo (S11.15) El costo amortizado se aplica para:       Inversiones en instrumentos de deuda. Cuentas por cobrar con pago aplazado. Cuentas por pagar con pago aplazado. Préstamos concedidos. Préstamos recibidos. El deterioro se debe considerar si el valor recuperable de la partida es inferior en el momento sobre el cual se informa. El costo amortizable de un instrumento financiero es un procedimiento donde se evalúa el activo o pasivo financiero de acuerdo al flujo del efectivo en una línea de tiempo equivalente, que contiene:       Importe inicial al que fue valorado. Menos cualquier reducción del importe inicial al momento del reembolso o que deba pagar la empresa, como por ejemplo comisiones financieras. Menos los pagos o amortización de capital. Menos cualquier reducción reconocida por deterioro en el caso de activos financieros. El tipo de interés efectivo es la tasa de interés que iguala el valor en libros de un instrumento financiero con los flujos de efectivo estimados a lo largo de la vida del instrumento. El valor actual es uno de los resultados del método de costo amortizado, como los resultados de los flujos financieros de efectivo que la entidad va a recibir o pagar en el curso normal del negocio, según se trate de un activo o de un pasivo, respectivamente, descontado a un tipo de interés adecuado. La actualización del activo (cuentas por cobrar) o pasivo (cuentas por pagar) se elabora así:     A partir de una tabla de amortización con base en el interés tomado como referencia del valor actual. Si es cartera, se incrementa su valor actual en cada fecha sobre la cual se informa con la cuota de interés, contra un ingreso por intereses. Si es un proveedor, se incrementa su valor actual del pasivo en la fecha sobre la cual se informa con la cuota de interés, y se genera un gasto por intereses. El segundo componente del deterioro de un activo o pasivo financiero corresponde a los aspectos sobrevinientes que dan indicio de deterioro del bien. El método de costo amortizado se aplica a los activos en la medición posterior de:    Activos financieros básicos (S11.14-a). Incluye instrumentos de deuda. Pasivos financieros básicos (S2.47). Arrendamiento financiero (S2.48 y S20.11). Transacción de financiación Se genera cuando la venta de bienes o servicios se hace mediante pago aplazado más allá (política contable) de los términos comerciales normales, o cuando se financia a una tasa de interés que no es una tasa de mercado. Tipos de transacción: activos financieros o pasivos financieros, que se medirán a valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para instrumentos de deuda similar. 7. Aprobación de crédito a largo plazo: se concede un crédito de 1000 u.m., a un plazo de tres años, con pagos periódicos de 300, 400 y 500 u.m. La tasa de interés efectiva anual calculada es del 9%, pero en el mercado de activos similares es del 8%; por consiguiente, su valor presente es de 1017.63 u.m. Activo financiero básico: crédito concedido a largo plazo Periodos 0 1 2 3 Valor del crédito Cuotas Flujo de efectivo Tasa estimada TIR Tasa de referencia mercado similar Valor presente -1000.00 300.00 -1000.00 300.00 5% 9% 8% 1017.63 400.00 400.00 500.00 500.00 La tasa estimada es cualquier valor para facilitar el cálculo de la TIR que el sistema necesita como referente, el cual puede ser cero. Esto se explicaba en otro tiempo con el Lotus 123, antiguo Excel, donde la fórmula hacía una operación de varios ciclos y, si no la encontraba, daba error; entonces había que aumentar la tasa estimada. Hoy con el Excel la fórmula es más potente y se puede dejar en cero pues los ciclos de operación son más abundantes. Código Cuenta Débito Cartera Ventas a crédito Crédito concedido a largo plazo en ventas 1017.63 Crédito 1017.63 El costo amortizado implica que se debe tener en cuenta la tasa de referencia y amortizar el pago de la obligación durante los tres periodos en el momento del pago: Periodos Amortización Intereses a la tasa del 8% Pago de la cuota 0 Código 1 1017.63 Cuenta Efectivo Ingresos por intereses Cartera Recibo del primer pago del crédito Débito Código Cuenta Efectivo Ingresos por intereses Cartera Recibo del segundo pago del crédito Débito Código Débito Cuenta Efectivo Ingresos por intereses 2 3 799.04 81.41 300.00 462.96 63.92 400.00 0.00 37.04 500.00 Crédito 300.00 81.41 218.59 Crédito 400.00 63.92 336.08 Crédito 500.00 37.04 Cartera Recibo del tercer pago del crédito 462.96 [Anteriormente, este registro se hacía de la siguiente forma: Código Cuenta Cartera Ventas a crédito Crédito concedido a un año. Débito Código Cuenta Caja general Cartera Ingreso de la primera cuota Débito Código Cuenta Caja general Ingresos por intereses Cartera Ingreso de la segunda cuota Débito Código Débito Crédito 1.000.000 1.000.000 Crédito 300.000 300.000 Crédito 400.000 50.000 350.000 Cuenta Caja general Ingresos por intereses Cartera Ingreso de la tercera cuota Crédito 500.000 150.000 350.000 Su diferencia con la contabilidad NIIF es el manejo del interés financiero]. Otra situación bien distinta habría sido que el pago se hubiera recibido en el último periodo por valor de 1200 u.m. Periodos Amortización Intereses a la tasa del 8% Pago de cuota única 0 1 1017.63 2 1099.04 81.41 3 2162.96 63.92 1.200.000 37.04 1.200.000 Una pregunta: ¿si el cliente viene al final del primer año, cuánto debería pagar? ¿El 1.200.000 o 1099.04 u.m.? 8. Préstamo bancario: se adquiere un préstamo bancario de 1000 u.m., con una tasa de interés pactada del 12% con reembolso del capital al final del tercer periodo. El registro por el método de costo amortizado implica tener la tasa de referencia del costo del dinero de préstamos similares en el mercado. Pasivo financiero básico: préstamo bancario recibido Periodos 0 Préstamo recibido -1000.00 Intereses mensuales Reembolso de préstamo Flujo de efectivo -1000.00 Tasa de interés pactado 12% Tasa en transacción similar 8.0% Valor presente 1103.08 Código Cuentas . Efectivo . Gasto intereses . Obligaciones financieras: préstamo Registra elbancario préstamo bancario recibido 1 2 3 120 120 120.00 120.00 120 1000.00 1120.00 Débitos 1000.00 103.08 . Créditos . . 1103.08 El costo amortizado también implica hacer la amortización del pasivo financiero y actualizar el valor de los intereses que se generan sobre el valor actual del préstamo. Inicialmente se llevaron a gastos 103.08 u.m.; ahora periódicamente se lleva otro valor de intereses (tasa de interés del 8% sobre el valor presente) para contabilizar los desembolsos de pago de intereses y capital. Periodos Amortización Intereses al 8% tasa de referencia Pago de la cuota 0 1103.08 1 1071.33 88.25 120.00 2 1037.04 85.71 120.00 3 0.00 82.96 1120.00 Observe que con el último pago de la obligación de 1120 u.m., el saldo del crédito queda en ceros, Esto se debe comprobar en toda amortización. Código Cuentas . Obligación financiera . Gasto intereses . Efectivo Registra el préstamo bancario recibido Débitos Código . . . Débitos Cuentas Obligación financiera Gasto intereses Efectivo 31.75 88.25 34.29 85.71 Créditos 120.00 Créditos 120.00 Registra el préstamo bancario recibido Código Cuentas Obligación financiera Gasto intereses Efectivo Registra el préstamo bancario recibido Débitos Créditos 1037.04 82.96 1120.00 Al final, el préstamo queda totalmente pagado por su valor actual de 1103.08 u.m. y a gastos de financiación 362.74 u.m. Precio de la transacción, sin costos de transacción Se aplica a la medición inicial de activos financieros y pasivos financieros que se miden al valor razonable con cambio en resultados (inversiones en una asociada o en negocios conjuntos). Se aplica en la medición inicial de:    Activos financieros básicos (S11.13). Otros activos financieros (S12.7). Inversiones en asociadas y negocios conjuntos (S14.8 y S14.9) (S15.13 y S15.14) No se aplica el precio de transacción a:   Los activos y pasivos financieros cuando la operación constituye una transacción de financiación. Las mediciones posteriores. Método de importe a pagar o recuperar (sin descontar) (S29.23) La entidad medirá el pasivo por impuestos corrientes que se espera pagar de acuerdo a la tasa impositiva aplicable al periodo sobre el cual se informa. Los activos y pasivos por impuestos diferidos solo se aplicarán cuando sea procedente el gasto por diferencias temporarias entre lo contable y lo fiscal, para que se vea reflejado en un mayor o menor impuesto corriente. Se aplica en su medición inicial a:  Impuestos diferidos (S29.6 y S29.23). Anteriormente, casi en todos los países se manejaban los impuestos diferidos débito y crédito, con base en las diferencias temporales entre los valores solicitados en el estado de resultados contable de los ingresos y los gastos solicitados fiscalmente, teniendo en cuenta la normativa tributaria, siempre que se tuviera la certeza de que en los periodos posteriores esas diferencias temporales se restablecerían. Un caso típico de son las depreciaciones de un activo que se puede acelerar en el tiempo y que, en cambio, fiscalmente tiene que llevarse por línea recta y en cierto periodo de tiempo. Ese mayor gasto contable disminuye la utilidad y genera menos impuestos, en tanto que fiscalmente ese menor gasto aumenta la utilidad, el impuesto corriente es mayor al fiscal y se crea el impuesto diferido débito. La NIIF es exigente en que su base debe ser las diferencias temporarias entre los activos y pasivos, que son el fundamento para generar los ingresos y los gastos que, de acuerdo a las leyes de impuestos, no se deban descontar en el periodo corriente. Retomando el ejemplo anterior, si se tiene un activo con valor en libros menor al valor fiscal, se genera una diferencia temporaria que tiene un impuesto diferido débito. Solo cambian los conceptos y el efecto es el mismo, y las NIIF tienen en cuenta las cuentas del activo y pasivo por las cuales se elabora el denuncio rentístico. La entidad medirá todos los demás activos financieros y pasivos financieros: Al valor razonable, con cambios en el valor razonable reconocidos en resultados, A menos que esta NIIF requiera o permita la medición conforme a otra base tal como el costo o el costo amortizado (S2.48) (NIC39.10). Costo depreciación/amortización pérdida por deterioro El método de costo menos depreciación y deterioro del valor se aplica en la medición posterior de:      Activos financieros básicos (S11.14-b y S11.14-ci i). Incluye los instrumentos de deuda. Inversiones en asociadas y negocios conjuntos. Al modelo de costo (S14.5), método de la participación (S14.8), modelo de valor razonable (S14.4, S14.9, S15.9 y S 151.0). Propiedades de inversión (S 17.15). Intangibles (S18.18). Arrendamiento financiero (S20.12). Activos no financieros (S2.49) La siguiente es la clasificación de activos financieros y no financieros para proceder a su medición: Activos financieros Activos no financieros Efectivo Inventarios Cuentas por cobrar Propiedad, planta y equipo Cuentas por pagar Activos mantenidos para la venta Pagarés Propiedades de inversión Préstamos Inversiones en asociadas Acciones preferentes NCEAO Inversiones en negocios conjuntos Acciones preferentes sin opción venta Acciones ordinarias sin opción venta NCEAO: no convertibles en acciones ordinarias. Se aplica en la medición inicial de activos no financieros tales como:     Inventarios (S2.46 y S13.6): precio de compra más impuestos no recuperables, gastos de importación, transporte, seguro y otros. Propiedades de inversión (S2.46 y S16.5). Propiedades, planta y equipo (S2.46 y S17.9): esto quiere decir que al valor de la adquisición se suman los gastos de ubicación y condiciones operativas más los costos de desmantelamiento y retiro. Intangibles (S18.9 y S18.10). La medición inicial de los activos no financieros es por su costo histórico. La medición posterior de los activos no financieros es sobre otras bases. Por ejemplo: a) Las propiedades, planta y equipo al importe menor entre el costo depreciado y el importe recuperable. Gráfico No. 2. Importe recuperable Propiedad planta y equipo Importe menor Valor neto en libros = Costo - Depreciación - deterioro Importe recuperable Es el mayor valor entre Valor razonable Valor de uso En una medición posterior de las propiedades, planta y equipo, si el importe recuperable es mayor al valor neto en libros, se mantiene su importe menor en libros; cuando el importe recuperable es menor al valor neto en libros, se debe aplicar deterioro al activo constituido por la diferencia entre estos dos valores. Caso contrario acontece en las NIIF plenas: también se reconoce deterioro por un importe menor, pero si el importe es mayor, este se reconocerá como un mayor valor del activo y se considera como una revaluación. Método de revaluación Cuando se incrementa el importe de un activo como consecuencia de una revaluación, el aumento se llevará a la cuenta de superávit de revaluación, dentro del patrimonio, y el incremento se reconocerá en el resultado del periodo, igual cualquier devaluación (NIC16.10). (A partir de 2017 será aplicable a las NIIF pymes). La revaluación de los activos propiedades, planta y equipo es diferente en NIIF plenas y en NIIF pymes, donde no se usan. Inicialmente son para aumentar el valor del activo contra la cuenta de superávit, la cual también hará parte del valor de los activos para su depreciación. Deterioro de otros activos El deterioro del valor de los activos se produce cuando el importe en libros es mayor al importe recuperable (S27.1). El importe en libros se reduce hasta el importe recuperable (S27.5) y se reconoce una pérdida por deterioro del valor inmediatamente en los resultados. Cuando el importe recuperable es mayor y el activo ha estado sujeto al deterioro, se puede revertir el deterioro aumentando el valor neto en libros y la diferencia a resultados, hasta por su valor originalmente deteriorado. Cuando el valor recuperable es mayor al importe en libros no obsta para ejecutar una revaluación del activo. Cuando se deteriora un activo se deben revisar la cuota de depreciación, la cuota de salvamento y la vida útil en el momento sobre el que se informa. El deterioro en el valor de los activos no se aplica a los siguientes activos:      Impuestos diferidos. Beneficio a los empleados [sueldos, prestaciones sociales, pasivo actuarial]. Activos al alcance de secciones 11 y 12. Propiedades de inversión [destinadas al arrendamiento]. Activos biológicos [seres vivos con proceso biológico]. Valor de uso En el caso de un activo o de una unidad generadora de efectivo (UGE), es el valor actual de los flujos de efectivo futuros esperados a través de su utilización en el curso normal del negocio y, en su caso, de su enajenación u otra forma de disposición, teniendo en cuenta su estado actual y actualizados a un tipo de interés de mercado sin riesgo (el tipo de interés de los bonos del Estado a 10 años, DTF, etc.), ajustado por los riesgos futuros. En caso de estar sometidos a incertidumbre, deberán asignarse probabilidades a las distintas estimaciones de flujos de efectivo (Jiménez Cano, 2011). El valor de uso (S27.15) es el valor presente de los flujos futuros de efectivo que se espera obtener de un activo. El cálculo del valor presente involucra:   Estimar las entradas y salidas futuras de efectivo derivadas de la utilización del activo y de su disposición final; y Aplicar la tasa de descuento adecuada a estos flujos de efectivo futuros, que representa la tasa de interés de oportunidad de quien hace la evaluación para hallar el valor actual. Una unidad generadora de efectivo (UGE) puede ser un activo o un conjunto de activos que por sus características tienen la capacidad de generar flujos de efectivo por su funcionamiento continuado, independiente de su controladora o de otros activos. Valor justo Hace referencia al valor intrínseco utilizado en la teoría anterior: Es el valor de un título basado en un modelo de valoración que se supone capta la esencia de los factores económicos que determinan el valor. En otro caso, el precio equilibrador entre oferta y demanda. La última debe ser igual a la primera si un mercado de activos es un mecanismo de determinación de precios eficiente. El valor que concede a un activo un tasador experto independiente, en cuyo caso se puede denominar valor tasado (La gran Enciclopedia de Economía, s.f.). Valor neto realizable en propiedades En las propiedades de inversión que se tengan en arrendamiento, su medición posterior se hace por el importe menor entre el valor razonable y el valor presente de los pagos mínimos (S16.6). Conocido también como valor líquido realizable, se relaciona con el valor por recuperar comparando el valor de mercado menos los costos propios necesarios para su enajenación. En el caso de las materias primas y los productos en curso, también habrá que tener en cuenta los costos necesarios para terminar su producción, construcción o fabricación (Jiménez Cano, 2011). 9. Se compró un paquete de acciones: la entidad compro 10.000 acciones de valor nominal de 1.000 u.m. y se liquidó una comisión del 1% y derechos de bolsa del 0.5%, pero hoy se encuentra que el paquete se puede realizar en el mercado de valores por valor de 12.000.000 u.m., con los mismos gastos similares para el comprador: Conceptos del costo adquisición de las de acciones Costo de adquisición de las acciones (+) Comisión en compra (+) Derechos de bolsa de valores Total costo de adquisición. Valor en libros Valor de mercado a la fecha de análisis Valorización de inversiones Valor en libros 10.000.000 100.000 50.000 10.150.000 12.000.000 1.850.000 El concepto de valor de realización o valor de mercado tiene que ver con los precios de las acciones en el mercado público de valores (Bolsa de Valores de Colombia). En el siguiente caso se adquirió el 10% del valor en libros, cuyo valor es de 150.000.000 u.m.; la participación en la sociedad es de 15.000.000 u.m., como referente para su posterior medición. Conceptos sobre valorización de acciones Valor de realización en del mercado de valores Valor intrínseco o de mercado Valorización de inversiones Valor de libros o valor intrínseco 15.000.000 10.150.000 4.850.000 En el caso de las NIIF para pymes se descarta la valorización de inversiones, como se hacía antes de su adopción. Casos y análisis sobre el valor de realización:  Todo Moto S.A. recibe dinero de un tercero para la compra de una moto. El contador lo tuvo en cuenta como venta y aplicó los costos de venta. En estos casos se debe dar ingreso al dinero como un anticipo o avance recibido de clientes, y cuando complete la base para entregarle la moto, se realizará la entrega, la cual se considera venta para la empresa independientemente de la expedición de la factura, que es un hecho formal. La realidad económica es que a él no se le ha entregado el bien ni se ha generado un IVA. También se debe considerar que en el contrato puede haber una cláusula de devolución del dinero si no se cumple lo pactado.        A los dos meses la persona entrega el excedente de la compra, y la empresa le entrega la moto. En este momento es que se debe realizar la venta, generar IVA y contabilizar el costo de venta. La empresa paga la propaganda en forma anticipada, pero se contabilizó como gasto del periodo. Hoy, con la adopción de NIIF se lleva directamente al gasto porque no es fiable su medición en correlación del beneficio en ventas. Hoy no existen los gastos diferidos y su amortización en los meses siguientes. El contratista recibe un anticipo para la ejecución del contrato. El valor entregado a los contratistas se considera también entre los anticipos y avances a contratistas del activo y se le debe aplicar retención en la fuente para no descontársele el total al finalizar la obra. Se entrega la obra objeto del anticipo. Cuando el contratista entrega la obra se le aplican los anticipos y se aplica retención en la fuente sobre el efectivo. El valor total se lleva a los activos de la empresa porque van a generar beneficios en el futuro. Se recibe dinero en calidad de arras del negocio, y se contabilizó como venta del local. Las empresas están acostumbradas a realizar la venta cuando se emite la escritura pública. Si aún no se ha entregado el bien y transferido todos los riesgos, no es una venta; solo se tienen unas arras y existen altas probabilidades de que no se cumpla la palabra del documento privado y la empresa tenga que desprenderse de un efectivo para su devolución. Se entrega la casa y se firma la escritura en la notaría mediante el respectivo pago del excedente. En el momento de entrega del bien con todos sus derechos, usos y costumbre y riesgos, se debe contabilizar la venta, independientemente de que se hayan pagado los derechos a la notaría por las partes y recibido el excedente del comprador sobre el valor de las arras, que son aspectos formales. La empresa va a comprar un lote de terreno, y el contador ya lo contabilizó en libros. La sola palabra de compromiso del gerente no se puede llevar a libros de contabilidad. Se debe llevar a contabilidad en el momento del recibo del bien, independiente del documento público donde se pueda exhibir la evidencia del derecho de propiedad  que contiene el uso y el goce del bien, puesto que es solo un requisito formal. Se investigó sobre un nuevo producto y los costos se llevaron a gastos de venta. Hasta tanto el proyecto no concluya con éxito no se pueden activar como costos de inventario ni como costos de venta, porque si el proyecto no sale exitoso hay que diferirlos en un tiempo prudencial. En las NIIF para pymes ya no se puede aplicar dicho procedimiento, pues solo las grandes empresas pueden activar los gastos de desarrollo del producto. Gráfico No. 3. Valor actual Propiedades de inversión Importe menor Valor razonable Valor actual de los pagos mínimos Las propiedades de inversión no se deterioran; en cambio, los demás activos, incluidos los que están en uso y los mantenidos para la venta, se deterioran con base en el importe recuperable. Valor actual Llamado también valor presente de los flujos de caja, se debe diferenciar del valor presente neto utilizado en las evaluaciones financieras. La diferencia es que al valor actual se le resta la inversión. El valor recuperable, que es otro modelo de medición, está relacionado con el valor último por el cual se liquida el negocio para efectos de la evaluación. Muchos negocios son viables por el valor recuperable al final de su vida del proyecto. Es el importe de los flujos de efectivo a recibir o pagar en el curso normal del negocio según se trate de un activo o de un pasivo, respectivamente, actualizado a un tipo de descuento adecuado (Jiménez Cano, 2011). Para hallar el valor actual o valor presente se requiere tener el flujo financiero o de recuperación de la inversión que se espera genere la empresa o un proyecto y manejar los siguientes conceptos: TIO = Tasa interna de oportunidad. Es la tasa que estaría dispuesto a ganar el inversionista frente a otras oportunidades que se presenten en un mercado activo y donde está bien informado. 10. Inversión en CDT: si usted tiene 100.000.000 u.m., que invierte en un CDT al 5% efectivo anual (E.A.), en ese momento se constituye en la tasa de oportunidad personal porque nadie le paga más en el mercado de valores. Sin embargo, unos amigos le presentan un proyecto de grado en el cual al invertir dicha suma se ganaría 15.000.000 u.m. anuales durante los próximos cinco años y al cabo del último le devolverían la inversión. Usted decide invertir en la sociedad y hace el siguiente análisis de valor presente: si la tasa de oportunidad es del 10%, debe descontar el flujo financiero con esa tasa para hallar el valor presente o valor que estaría dispuesto a invertir: VP = 15.000.000/1.10 ʌ 1(*)) + 15.000.000/ 1.10 ʌ 2) + 15.000.000/ 1.10 ʌ 3)+ 15.000.000/ 1.10 ʌ 4) + 115.000.000/ 1.10 ʌ 5) VP = 13.636.363+ 12.396.694+ 11.269.722+ 10.245.202+ 71.408.952 = 118.953.933 VPN = 118.953.933 – 100.000.000 = 18.953.933 (*) ʌ 1 = Elevado a la potencia 1 Al hallar el valor presente neto se puede deducir que la inversión renta una tasa superior al 10% anual porque el valor presente neto es mayor en 18.953.933 u.m. Por consiguiente, puede estar dispuesto a invertir hasta 118.953.933 u.m. para ganar el 10%. Esto quiere decir que en la rentabilidad de la propuesta subyace una tasa mayor de oportunidad, la que a simple vista se observa que es del 15%. VP = Valor presente, o valor descontado. Es el valor que estaría dispuesto a invertir en el proyecto porque la rentabilidad le satisface la TIO. 11. Préstamo con pago fijo de interés: la entidad ofrece pagar al prestamista 200.000 u.m. en cada uno de los siguientes cinco años y se compromete a devolver el capital de 1.000.000 u.m. al cabo del quinto año. El inversionista a simple vista observa que la tasa de retorno es igual al 20% y, por consiguiente, mayor a la TIO (5% EA) que le paga el banco (el estudiante puede profundizar más este ejercicio si lo desea con ayuda del docente). Casos y análisis sobre el valor presente:     La empresa no hace avalúos técnicos cada tres años sobre sus propiedades, planta y equipo; por consiguiente, sus activos aparecen en libros por menor valor. Las empresas deben hacer las mediciones de sus bienes por lo menos cada tres años, mediante estudios técnicos elaborados por personas especialistas y con alta solvencia moral y profesional (no son exigibles para pymes por el costo desproporcionado; solo es aplicable a grandes empresas que aplican NIIF plenas). No se hacen análisis de valoración financiera para conocer el valor de la empresa. Mediante el estudio de planeación y evaluación financieras se tienen los elementos suficientes para conocer la rentabilidad de la empresa en cada uno de los siguientes años, lo cual permite tomar decisiones acertadas en cada una de las áreas funcionales de la empresa: mercados, clientes, procesos, financiera y de personal, además de tener el elemento principal de negocio en marcha (es el caso de grandes empresas que aplican NIIF plenas). No se planifican las actividades operacionales, de inversión y de financiamiento. El plan de negocios recoge tanto las actividades operacionales como las estratégicas, las de inversión y las de financiamiento. Por esta razón es una herramienta que todo negocio debe conocer (un esfuerzo para las pymes). No se plantean estrategias operativas para ser competitivos. Si la empresa no conoce el producto, el mercado ni sus empleados, está predestinada a repetir, comprar y vender sin ningún valor agregado, sin brújula que le ilumine el sendero de la prosperidad, y la competencia la consumirá. Los activos no financieros requieren de medición al valor razonable:   Inversiones en asociadas (S14.10) cuando se tiene influencia significativa. Inversiones en negocios conjuntos (S15.15) cuando las empresas unen sus sinergias para hacer contratos de mayor envergadura.   Propiedades de inversión (S16.7) que la entidad tiene para arrendar o para ganar plusvalía. Activos agrícolas (S34.2) (activos biológicos y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección) que una entidad mide al valor razonable menos los costos estimados de venta (S2.50). Valor razonable Es el importe o valor por el que puede ser intercambiado un activo o liquidado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realicen una transacción en condiciones de independencia mutua. Se determinará sin deducir los costos de transacción en los que pueda incurrir en su enajenación (NIC13). (Jiménez Cano, 2011). El mejor referente para utilizar el valor razonable es el mercado activo, donde se intercambian bienes o servicios homogéneos y los precios son conocidos, reales y regulares tanto para el vendedor como para el comprador. Método de la participación La entidad contabilizará sus inversiones en subsidiarias, asociadas y entidades controladas de forma conjunta: a) Al costo menos el deterioro del valor, o b) Al valor razonable con los cambios en el valor razonable reconocidos en los resultados. La entidad aplicará la misma política contable a todas las inversiones de una categoría (subsidiarias, asociadas o entidades controladas de forma conjunta), pero puede elegir políticas diferentes para las distintas categorías (S9.26). El inversor contabilizará sus inversiones en asociadas utilizando uno de las siguientes opciones: a) El modelo de costo (S14.5). b) El método de la participación (S14.8). c) El modelo del valor razonable (S14.9) (S14.4). El inversor medirá sus inversiones en entidades controladas de forma conjunta por el método de la participación (S15.13). El método de la participación [antes: método de participación] consiste en actualizar la inversión en una asociada, en la medida en que se generan cambios en su patrimonio. Se aplica en la medición posterior de:   Inversiones en asociadas (S14.4 y S15.13). Inversiones en negocios conjuntos (S15.13). 12. Controladora invierte en una asociada un monto representativo del 20% sobre el valor de su patrimonio, que está compuesto por: capital social (100.000.000 u.m.), reservas (20.000.000 u.m.) y ganancias acumuladas (30.000.000 u.m.). En el momento de presentar estados financieros la controladora, según el estado de situación financiera de la asociada, cuenta con un aumento en ganancia en el ejercicio, lo cual le da una participación proporcional del 10%. Esta se registra en el estado de situación financiera en una hoja de trabajo como un mayor valor de las inversiones en asociadas y un menor valor en el patrimonio propio de la asociada (ver libro Grupos empresariales, del mismo autor). Pasivos distintos de los pasivos financieros Los pasivos no financieros se medirán por la mejor estimación del importe que se requeriría para liquidar la obligación en la fecha sobre la que se informa (S2.51). Pasivos financiero Cuentas por pagar (proveedores) Documentos por pagar Pasivos no financieros Impuestos a la renta Acreedores varios Beneficios a empleados Planes de beneficios a empleados Obligaciones Municipales. de impuestos Litigios laborales, civiles Ingresos recibidos por anticipado nacionales y Compensación En las NIIF para pymes no se compensarán activos y pasivos o ingresos y gastos (S2.52). No constituyen compensación:   Calcular el importe neto en el caso de los activos correcciones valorativas (ejemplo, correcciones de obsolescencia en inventarios y correcciones por cuentas incobrables). Si las actividades de operación normales de una entidad no compra y venta de activos no corrientes. sujetos a valor por por cobrar incluyen la [Antes las cuentas corrientes comerciales, celebradas entre dos entes económicos y reguladas por normas legales vigentes, mediante un negocio jurídico bilateral y oneroso, acordaban anotar y compensar en cuenta abierta por debe y haber sus eventuales créditos recíprocos y se establecían condiciones de exigibilidad y disponibilidad del saldo resultante de la compensación progresiva operada. Igualmente, las cuentas de impuestos con saldos a favor podían solicitar devolución o compensación]. [No constituye una compensación el proceso de cierre o terminación de un periodo contable, y las cuentas de resultado de saldo débito se cancelan contra una cuenta puente de ganancias y pérdidas. Esto también se aplica a las cuentas de resultado de saldo crédito] [No constituyen una compensación las reversiones de deterioro del valor de los activos]. 13. Caso de compensación: los inventarios sufren evaporación por 5000 u.m. y además un deterioro de valor de 10.000 u.m. Código Cuentas Débitos Créditos Gastos por diminuciones en inventarios 5.000 Gasto por deterioro de valor 10.000 Inventario de mercancía para la venta 15.000 Registra la compensación de inventarios por cuentas correctoras de su valor 14. Cuentas incobrables: se analiza la cartera y se encuentra la del señor Tulio Gómez, con un deterioro significativo por pérdida total de su valor, cuyo importe neto en libros es de 5.000.000 u.m. Código Cuentas Débitos Créditos Gastos por deterioro en cartera 5.000.000 Cuentas por cobrar incobrables 5.000.000 Registra la compensación de las cuentas por cobrar Sí constituyen compensación: Las actividades que incluyen inversiones y activos de operación. En estos casos la entidad presentará ganancias y pérdidas por la disposición de tales activos, deduciendo del importe recibido por la venta, el importe en libros del activo y los gastos de venta correspondientes. 15. Compra de vehículos: se compran 10 vehículos para la reventa, cada uno a 20.000 u.m., más el impuesto al valor agregado, genera el siguiente registro en una entidad (como el objeto social es de compra y venta, el impuesto al valor agregado es descontable). Código Cuentas Inventarios de vehículos Impuesto al valor agregado Efectivo Registra la compra de 10 vehículos para la venta Débitos Créditos 200.000 32.000 232.000 Por la venta de una unidad, con una utilidad bruta del 20%, se tiene: Código Cuentas Efectivo Impuesto al valor agregado Ventas de vehículos Registra la venta de 1 vehículo Débitos Créditos 30.160 4.160 26.000 16. Disposición (o venta): La entidad vende un vehículo al servicio, por el mismo valor de 20.000 u.m. y depreciación de 10.000 u.m., y se reciben en efectivo 8000 u.m. La entidad puede compensar el activo en la venta, junto con la depreciación y la pérdida, caso aceptado en las NIIF para pymes. De la siguiente forma quedan demostradas las compensaciones en la entidad: Código Cuentas Débitos Créditos Efectivo 8.000 Depreciación acumulada 10.000 Pérdida en venta de vehículos 2.000 Vehículos en uso 20.000 Registra la venta de un vehículo de la empresa y su correspondiente compensación Por lo regular en algunos países las compensaciones y las confusiones tienen connotación de carácter fi sin embargo, en las NIIF solo se aceptan cuando en un mismo cliente existen las cuentas corrientes activas por las mercancías que recibe y cuentas corrientes pasivas por las mercancías que despacha. El típico ejemplo es el del proveedor que envía materia prima y recibe productos terminados a cambio. De todas maneras, en estos casos se requiere un contrato de cuenta corriente y autorización de la compensación. Otro caso muy particular de compensación es el efecto en la cuenta corriente con las obligaciones bancarias. El banco se encuentra autorizado a compensarlas con los saldos disponibles (en el caso de los empleados, con sus tarjetas crédito y con las cuentas débito). 5. Resumen de modelos y métodos de medición Los modelos de medición son dos: costo histórico y el valor razonable, los métodos son muchos y hay que tenerlos en cuenta para la valoración inicial y posterior. Gráfico No. 4. Modelos de medición Modelos de medición en NIIF Modelo de costo histórico Modelo de valor razonable Método de costo histórico amortizable Método de precio de transacción Propiedades de inversión Propiedades, planta y equipo en caso permuta Método de la participación Método de valor neto realizable Método de costo amortizado Método de importe recuperable Intangibles en combinación de negocios Intangibles en subvención del gobierno Arrendamiento financiero Activos biológicos Método de mejor estimación del importe Inventarios biológicos Método de valor razonable menos costo de terminación o venta Método de importe a pagar o recuperar (sin descontar) Gráfico No. 5. Métodos de medición Método de costo histórico amortizable Método de precio de transacción Costo histórico, adquisición Costo adquisición más gastos inherentes menos costos Otros activos Activos propiedades planta y equipo Costo atribuido o asignado Método de revalorización Costo histórico, menos depreciación Estudio de especialistas Solo por primera vez Activos propiedades planta y equipo Método de la participación Valor razonable menos costo de venta Inversiones en asociadas Inversiones en negocios conjuntos Activos financieros Valor neto realizable Método de costo amortizado Precio de venta – gasto de venta o terminación del producto Valor actual, amortización Inventarios Inversiones en activos financieros básicos Otros activos y pasivos financieros Otros activos financieros Cartera activa y pasiva Mejor estimación del importe Importe recuperable tasa de interés y Mediciones alternativas de la gerencia Valor de uso, valor justo, valor tasado Activos y pasivos Activos no corrientes Método de importe a recuperar (sin descontar) pagar o 6. Precios corrientes y precios constantes Algunos tratadistas hablan de un método híbrido, denominado contabilidad a precios constantes, cuya explicación requiere introducir el término de “contabilidad a precios corrientes” para denotar la diferencia. Los precios constantes se quedan en el tiempo y no tienen efectos de reajustes del costo; en cambio, a precios corrientes se aceptan todas las variables para su medición. En otras palabras, es el que se usa actualmente. Una de las diferencias de los PCGA con los NIIF es que los PCGA aplican los precios constantes en su normativa con el modelo del costo histórico, y solo cada tres años las empresas grandes hacen sus actualizaciones de la propiedad, planta y equipo, creando unas cuentas cruzadas en el activo de valorización y en el patrimonio de superávit por valorización; en cambio, según las NIIF, siempre que se vaya a presentar información de estados financieros debe actualizarse a precios corrientes, aplicando las normas y los diferentes métodos de valoración posterior. Solo las grandes empresas utilizan el método de las valorizaciones llevando a gastos del periodo y al patrimonio la cuenta de superávit de valorización (NIC16.10). Correlación entre ingresos, costos y gastos En las NIIF no existe la característica de asociación o relación de causalidad, o correlación, entre el gasto y el ingreso que los constituía en activos diferidos y permitía asociarlos teniendo en cuenta el tiempo y no el beneficio recibido. Entre otras razones, esto se debe a que existen dos sustancias o esencias que son difíciles de demostrar: que ese activo genere beneficios futuros y la fiabilidad de la medición. Ahora se ahorra el esfuerzo desproporcionado llevándolos a gastos del estado de resultados. Aclaración: la correlación implica el reconocimiento simultáneo o combinado de ingresos y gastos, si surgen directa y conjuntamente de las mismas transacciones u otros sucesos. [Anteriormente se debían asociar con los ingresos devengados en cada periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se podía asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo y se concluía que no generaría beneficios o sacrificios económicos en otros periodos, debía registrarse en las cuentas de resultados en el periodo corriente]. Casos y análisis sobre la correlación: Se contrata la pauta publicitaria por seis meses. Si el beneficio de la pauta publicitaria se había calculado para seis meses, y su pago es mensual, se asocian las ventas con los gastos de publicidad, pero si fue pagada anticipadamente debe llevarse al gasto. En NIIF no se permite llevar a diferidos ni amortizarse en ese tiempo porque su medición no es fiable y resulta además impracticable. Se entrega al empleado efectivo por concepto de viáticos. Por lo regular los gastos de viaje y viáticos se asocian con el mes en que se ejecuta la comisión del empleado, la cual se lleva al gasto. Se contribuyó al Reinado del Bambuco porque la candidata era la hija del gerente. Ese gasto no tiene ninguna relación de causalidad, proporcionalidad y necesidad para la producción de la renta. Si la junta directiva aprobó ese gasto, lo hacen a costa de sus propios beneficios acumulados en el patrimonio. Para la DIAN no tiene validez como gasto. Se le pagaron pasajes a la esposa del socio mayoritario a las islas de San Andrés.     Estos gastos no tienen relación de causalidad; por consiguiente, no se aceptan como gastos fiscales ni como gastos contables. Si el pago salió de la empresa, debe llevarse a un anticipo de ganancias del socio respectivo.  Se pagó la multa por accidente de tránsito cometido por el carro del gerente. La empresa no está para cometer infracciones; por consiguiente, no tiene ninguna relación de causalidad. Sin embargo, si el accidente fue de un vehículo de reparto de mercancía, existe mucha relación de causalidad.     La administración de impuestos sancionó a la empresa por libros de contabilidad y llevó a gastos la sanción. Si la contabilidad es la fuente de información para la DIAN, esa sanción no tiene ninguna relación de causalidad con la producción de la renta porque la empresa no fue creada para cometer irregularidades. Debe llevarse como un pago anticipado de sueldos del empleado. El empleado demandó a la empresa por no haberlo inscrito y por no haber hecho los aportes de pensión. La empresa guarda la constancia de la solicitud del empleado para que no se le descontara la seguridad social para no perder el SISBÉN. La empresa no puede tolerar estas peticiones de los empleados porque tiene el deber de exigir el registro previo en las empresas prestadoras de la seguridad social, o simplemente no los debe contratar por todos los problemas que pueden generar a la estructura financiera de la empresa. No es suficiente para impugnar la demanda la solicitud del empleado. El contador no tuvo en cuenta los gastos incurridos en el periodo y los capitalizó en gastos diferidos. A pesar de que estos gastos tienen relación de causalidad y son proporcionales y necesarios en la prestación del servicio, esto no debe seguir sucediendo, y menos con los de final de año, porque entonces los estados financieros no cumplirían las características cualitativas de la información contable. No se depreció la propiedad, planta y equipo. A pesar de que las ganancias brutas no alcancen para cubrir las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, se deben presentar porque se estaría frente a un delito de falsedad en la información contable. 7. Conceptos de mantenimiento de capital En la legislación local existió el mantenimiento al patrimonio en forma general, y con la adopción del marco conceptual de las NIIF para Pymes ahora se ha dado el mantenimiento tanto financiero como físico. Ahora bien, a pesar de que este tema no se mantuvo para las pequeñas empresas, es necesario revisarlo. Concepto de capital El concepto de capital es sinónimo de activos netos o patrimonio neto, determinado por la diferencia entre el activo y el pasivo, el cual constituye el capital financiero, de propiedad de los dueños del ente económico. Su definición es válida tanto para las grandes como para las pequeñas empresas, tratadas con detalle en la S22: Pasivos y patrimonio. El concepto físico de capital tiene en cuenta la capacidad productiva o capacidad operativa que tiene un ente para producir unidades de un determinado producto (MC20). En términos sencillos el capital son los aportes en dinero y bienes o especies que lleva un grupo de socios o accionistas a un ente económico donde han fincado sus esperanzas de beneficios futuros para conformar un capital financiero y convertirlo en un capital físico en bienes y propiedades, de manera que puedan darle la capacidad de operación. 17. Un grupo de cinco amigos aportan cada uno 10.000.000 u.m. para ponerlos al servicio de una compraventa de tecnología de la información. Nombran un gerente que se encarga de la apertura de la cuenta corriente, de la elaboración de la formalidad legal y de la puesta en marcha. Este caso exige un registro de contabilidad, independientemente de las otras actividades que se anuncian de acuerdo a la formalidad. Códigos Cuentas Débito Efectivo 50.000.000 Capital social Registra el aporte de los cinco socios en la sociedad Tecnología XD SAS Crédito Códigos Crédito Cuentas Débito Propiedad, planta y equipo 40.000.000 Bancos moneda nacional Registra la conversión del capital fi o en capital físico u operativo 50.000.000 40.000.000 Mantenimiento de capital financiero Existe mantenimiento de capital financiero solo si el importe financiero de los activos netos al final del periodo excede al importe financiero neto al principio del mismo, excluidas las aportaciones de los socios o accionistas y las distribuciones hechas a los mimos en ese periodo (MC21-a). Si los activos netos finales, menos los aportes sociales y menos los dividendos a estos, son superiores frente a los activos netos iniciales, entonces hay mantenimiento de capital financiero.   Reflexión del licenciado Jorge Fermín: “Sin duda, lo que se busca es la idoneidad de los datos financieros, y por ende del capital financiero, el cual puede resultar con efectos positivos o negativos una vez realizado el ajuste integral por inflación. Es bueno mencionar que el mantenimiento del capital físico u operativo tendrá necesariamente que expresarse en moneda de curso legal, la cual también estará sujeta al ajuste por inflación”. Igual efecto ejerce la revaluación o reexpresión del valor de los activos y pasivos, que da lugar a incrementos o decrementos en el patrimonio. Aun cuando estos incrementos y decrementos cumplan la definición de ingresos y gastos, respectivamente, no son incluidos dentro del estado de resultados bajo ciertos conceptos de mantenimiento del capital. En su lugar, estas partidas se incluyen en el patrimonio como ajustes de mantenimiento de capital o reservas de revaluación. Los conceptos que dan mantenimiento al capital financiero son:         Aportes iniciales de los dueños del ente económico. Ganancias de los ejercicios acumuladas. Reservas decretadas en asambleas generales. Revaluación o reexpresión de activos. Ajustes por inflación en las economías que lo aplican. Prima en emisión de acciones. Ganancias por disposición de propiedades, planta y equipo. Otro resultado integral comprende partidas de ingresos y gastos (incluyendo ajustes por reclasificación) que no se reconocen en el resultado tal como lo requieren o permiten otras NIIF. Códigos Cuentas Efectivo Capital social Débito 150.000 Crédito 100.000 Superávit de capital Reconocimiento de prima en la emisión de acciones 50.000 Los componentes de otro resultado integral (ORI) incluyen: (a) cambios en el superávit de revaluación (véase la NIC16: Propiedades, Planta y Equipo y la NIC38: Activos Intangibles). Análisis de casos para reflexionar sobre el capital financiero:    El mantenimiento del capital físico y operativo considera el poder adquisitivo del capital invertido. No requiere la adopción de una base particular de medida: puede ser medido en unidades monetarias nominales o en unidades monetarias de poder adquisitivo constante. El mantenimiento de capital financiero se realiza por la utilidad solo si el importe neto de los activos al final del periodo excede el importe de los mismos activos al inicio de este, excluidas las aportaciones de los propietarios y las distribuciones hechas a ellos. El reconocimiento del incremento del precio del activo se mantiene en el patrimonio en el superávit hasta cuando este se disponga o enajene. Si el capital financiero está definido en términos de unidades de poder adquisitivo constante, solo la parte del incremento de los precios del activo que excede el incremento en el nivel general de precios se considera como resultado. 18. Compra de propiedad: la entidad adquiere un Edificio por 500.000 u.m., y en la fecha en la cual se informa se presenta la valoración mediante estudio técnico. Códigos Cuentas Propiedad, planta y equipo Efectivo Reconocimiento inicial de la propiedad, planta y equipo Débito 500.000 Crédito 500.000 Códigos Cuentas Débito Crédito Propiedad, planta y equipo 50.000 Superávit por revaluación 50.000 Reconocimiento posterior de la revaloración de la propiedad, planta y equipo Códigos Cuentas Efectivo Débito 600.000 Crédito Superávit por revaluación 50.000 Ingresos en venta de propiedades 100.000 Propiedades, planta y equipo 550.000 Reconocimiento venta de la propiedad, planta y equipo y realización de la utilidad Solo después de estos hechos se puede capitalizar parte de los resultados o ganancias en calidad de reservas legal, estatutaria y ocasional, y el remanente en ganancias acumuladas, con el único fin de mantener la capacidad negociadora, generadora de producción o de nuevas unidades de negocios. Mantenimiento del capital físico Bajo este concepto se obtiene ganancia solo si la capacidad productiva en términos físicos al final del periodo excede a la capacidad productiva en términos físicos al principio del periodo, después de excluir las aportaciones de los propietarios y las distribuciones hechas a ellos durante ese lapso (MC21-b). Si los activos productivos finales, menos los aportes sociales y menos los dividendos a estos, son superiores frente a los activos productivos iniciales, entonces hay mantenimiento de capital físico. El mantenimiento del capital físico se relaciona con el nivel de inversión en activos productivos para mejorar la capacidad productiva u operativa de la entidad. La reposición de activos y la del capital de trabajo en los flujos de caja libre son consideradas como mantenimiento del capital físico. Patrimonio físico u operativo = Activos productivos del negocio   Considera la capacidad productiva de la entidad. Exige la adopción del costo corriente como base de la medición contable. Todos los cambios de precios se consideran cambios en la medida de la capacidad de producción física y se tratan como ajustes por mantenimiento de capital, que forma parte del patrimonio neto y nunca como resultados. Hay ganancia si la capacidad productiva en términos físicos (capacidad operativa) de la entidad al final del periodo (o los recursos o fondos necesarios para conseguir esa capacidad) es superior a la existente al inicio del periodo, excluidas las aportaciones de los propietarios y las distribuciones hechas a ellos. Si por alguna circunstancia no se pueden capitalizar las ganancias, que son la principal fuente generadora de efectivo, se pierde capacidad del capital físico frente a las necesidades y requerimientos de capital de trabajo o de inversión. Por esta razón muchas empresas requieren en forma permanente financiamiento a través de instituciones financieras que exigen un costo superior en muchos casos a la rentabilidad del negocio. Casos y análisis sobre el mantenimiento del capital físico u operativo:      Los estados financieros no fueron aprobados en asamblea. Si los estados financieros no se aprueban, tampoco se pueden tomar decisiones sobre las ganancias sociales. Sin embargo, las ganancias aparecerán diseminadas en todos los activos, que en forma oculta generarán mantenimiento fio, pero hasta tanto no se dispongan en calidad de dividendos o participaciones y en capital operativo generarán nuevos flujos de efectivo, aunque no se podrá determinar qué tanto mantenimiento se asignó. La empresa distribuyó, en calidad de dividendos en acciones y dividendos en efectivo, más del 70% de las ganancias. En la medida en que se distribuya un mayor valor como dividendo o participación, se disminuye el mantenimiento en general de los dos elementos del patrimonio. Se capitalizó la revalorización del patrimonio de acuerdo al decreto reglamentario. Como la empresa no debe hacer ajustes integrales por inflación, con la revalorización de patrimonio en libros, se puede capitalizar para darle mayor mantenimiento financiero. La asamblea olvidó aprobar la reserva legal. En este caso, necesariamente se debe repetir la asamblea porque no se puede distribuir ningún valor habiendo omitido esta reserva, que es de carácter legal para las sociedades de responsabilidad limitada y para las sociedades de capital. No se realizaron los estudios técnicos sobre la valorización de la propiedad, planta y equipo. Con las NIIF ya no existen las valorizaciones de inversiones y otros activos; solo son admisibles para la propiedad, planta y equipo, las cuales dan valor económico a la empresa  frente a posibles relaciones con el sector financiero, pero no sirven para tomar decisiones que impliquen erogaciones en efectivo. La empresa no tiene suficiente flujo de efectivo para pagar el dividendo decretado en efectivo ni las reinversiones necesarias en capital de trabajo. Cuando las ganancias del estado de resultados tienen componentes de ingresos solamente causados y su recuperación dura varios meses, retarda el flujo de efectivo para tomar la decisión de pago; por esta razón es muy importante programar el pago con base en el estado de flujos de efectivo. 8. Clasificación y reclasificación Cuando se modifique la presentación de partidas en sus estados financieros, también se reclasificarán los importes comparativos, a menos que resulte impracticable hacerlo. Cuando se reclasifiquen los importes comparativos, se revelará: (a) La naturaleza de la reclasificación; (b) El importe de cada partida o grupo de partidas que se han reclasificado; y (c) La razón de la reclasificación (NIC1.41). Clasificación: no solo se hace con sino que desde la captura de apropiadas. Se origina en el primer con la ayuda del plan de cuentas, es el patrimonio de un ente económico, los datos se clasifican en cuentas momento de la operación comercial y, muy sencillo. Reclasificación: no se debe confundir con la clasificación, porque esta aplica al momento de la presentación de los estados financieros a la asamblea de accionistas o junta de socios. Existen algunas partidas que son objeto de una adecuada reclasificación de acuerdo a la esencia y realidad de la operación implícita en la cuenta. Casos y análisis sobre el proceso de reclasificación de activos y pasivos:  Algunas cuentas corrientes bancarias que componen el acumulado de bancos, a pesar de tener saldo positivo en su conjunto, se encuentran sobregiradas por efectos contables. En este caso se reclasifican en el        pasivo corriente el sobregiro bancario y como activo corriente los saldos positivos en bancos. Cuentas por cobrar del activo corriente con la característica de incobrables. Las cuentas con saldos vencidos mayores de un año se deben reclasificar en el activo no corriente en la cuenta apropiada de incobrables. Activos de propiedad, planta y equipo que no están al servicio de la empresa, se tienen para la venta y están clasificados en activos fijos. Los activos que no están al servicio de la producción de la renta deben reclasificarse en las cuentas de activos mantenidos para la venta. Los activos inservibles se deben sacar del activo fijo y llevar a gastos. Ya no existen las cuentas de orden donde se controlaban estos bienes inservibles. Pasivos de corto plazo renegociados aparecen en el corriente. Los pasivos reestructurados a más largo tiempo deben reclasificarse en el pasivo a largo plazo. Los activos restringidos deben reclasificarse en cuentas del efectivo o equivalente al efectivo. Los pasivos del largo plazo que se vencen en la siguiente vigencia se reclasifican en el corto. La reclasificación es necesaria para facilitar el análisis de los indicadores financieros. Igualmente, no se deben reclasificar pasivos innecesarios para favorecer el resultado de un indicador. Dividendos pagaderos en efectivo clasificados en el patrimonio. Los dividendos, igual que las participaciones pagaderas en acciones, en cuotas o partes de interés social, se clasifican dentro del patrimonio, pero los pasivos son clasificados en el pasivo corriente cuando deben ser pagados en un periodo menor de un año. Dividendos pagaderos en acciones clasificados en el pasivo. Los dividendos, igual que las participaciones pagaderas en acciones, en cuotas o partes de interés social, deben reclasificarse en el patrimonio. 9. Modelos contables Los principios contribuyen a considerar a la [contabilidad y en especial los [e] E stados contables como modelos contables que utilizando símbolos alfabéticos y numéricos buscan representar la verdadera situación patrimonial, económica y financiera de un ente y su evolución. Según Fowler Newton, los E stados Contables son modelos que pretenden describir la situación y evolución patrimonial de los entes que los emiten y que han sido diseñados para representar la realidad que pretenden describir. Las descripciones se hacen siguiendo ciertas normas contables. Los modelos contables se distinguen fundamentalmente por la forma de tratar los siguientes aspectos: 1. La unidad de medida o moneda de cuenta en que se expresan los Estados contables. 2. El criterio de valuación o de medición de activos y pasivos a emplear. 3. El concepto de capital a mantener. También se considera en la definición de modelos contables el criterio de realización de ganancias que, por su complejidad, será tratado en otras asignaturas del ciclo contable. Cada aspecto ofrece distintas alternativas, lo que genera una serie de modelos puros resultantes de combinaciones de dichas opciones (www.ccee.edu.uy/ensenian/ catcont1/material/MODELOS.pdf). Análisis y casos de los modelos contables:   Los diferentes modelos contables tienen su grado de relevancia y fiabilidad. La gerencia debe buscar un equilibrio entre estas dos características. No existe la intención de prescribir un modelo particular, salvo en circunstancias excepcionales, tales como las que se dan en entidades que presentan sus estados financieros en la moneda de una economía hiperinflacionaria. 10. Actividades de aprendizaje Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿Cuáles son los modelos de medición de los hechos económicos en las 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. NIIF? ¿Cuáles son los métodos de medición? ¿En qué casos se utiliza el modelo de costo? ¿En qué casos se utiliza el modelo de valor razonable? ¿A quién aplica el modelo de valor razonable menos costo de venta? ¿Cuándo es apropiado utilizar el método de precio de transacción? ¿Cuándo se utiliza el método de no reconocimiento? ¿Qué método se aplica a los inventarios? ¿Cuáles son los métodos de medición del costo de inventarios? ¿En qué consiste el juicio profesional? ¿Cuál es la característica principal para reconocer un activo? ¿Cuándo la entidad reconoce un activo contingente? ¿Cuándo la entidad reconoce un pasivo? ¿Cuándo la entidad reconoce un pasivo contingente? Si se genera un incremento en los activos y un decremento en los pasivos, ¿qué surge de este evento? ¿Un ingreso o un gasto? Si se genera un decremento en los activos y un incremento en los pasivos, ¿qué surge de este evento? ¿Un ingreso o un gasto? ¿Cuál es la diferencia entre un estado de resultados y otro estado del resultado integral? Exponga varios ejemplos de: otro resultado integral denominado ORI. ¿En qué consiste un proceso de correlación? ¿Está permitido en las NIIF para pymes? ¿A quiénes aplica el costo histórico en su medición inicial? ¿En qué consiste el costo histórico amortizado? ¿A quiénes aplica el costo amortizado? Identifique transacciones con financiación implícita. ¿A quiénes se aplica el precio de transacción? ¿A quiénes aplica el método de costo – depreciación – deterioro? ¿A quiénes no aplica el método de deterioro de valor? ¿En qué momento se usa la revaluación, valor de uso y valor justo? ¿A quiénes se aplica el método de la participación? ¿Los activos, pasivos, ingresos y gastos se pueden compensar? ¿Cuál es la diferencia entre precios corrientes y precios constantes? ¿En qué consiste el mantenimiento del capital financiero? ¿En qué consiste el mantenimiento del capital físico u operativo? ¿Cuál es la diferencia entre una clasificación y una reclasificación? ¿Qué es un modelo contable? Capítulo 5. Conceptos de comercio “La grandeza de un hombre no se mide por el terreno que ocupan sus pies, sino por el horizonte que descubren sus ojos” José Martí Los entes económicos productores, comercializadores y de servicios constituyen el elemento dinamizador de la economía y están organizados por diferentes tipos de entes de personas naturales y jurídicas. También se organizan en grupos de empresas que han escogido la forma legal para adquirir derechos y cumplir obligaciones en desarrollo de una o varias de las actividades que consagra el Código de Comercio de cada país. Las personas naturales son las principales protagonistas del comercio organizado en una determinada región o país por la cantidad de negocios de una sola persona registrados en las Cámaras de Comercio. A este elemento hay que sumarle el comercio informal, es decir, aquel que no cumple las formalidades de registro mercantil, no paga impuestos, no lleva contabilidad y por consiguiente no tiene una base sólida para tomar decisiones. Las personas naturales, cuando obran en forma individual, toman el nombre de “inversionista” por su capacidad de invertir en proyectos que satisfagan su aspiración de rentabilidad. Los inversionistas apoyan los proyectos nuevos o en marcha aportando capital de trabajo o bienes de capital, o intervienen directamente en la constitución de nuevas alternativas de negocios, como creadores de negocios asociativos con el concurso de varias fuerzas e iniciativas o mediante la compra de acciones en el mercado de valores, a partir del cual se denominan accionistas. Las personas naturales también constituyen personas jurídicas, es decir, empresas de mayor tamaño y responsabilidad que mediante la formalidad jurídica obtienen capacidad legal para adquirir bienes y contraer obligaciones y de organización para administrar recursos, procesos, clientes y productos, independiente de cada uno de sus dueños. Las empresas unipersonales, con una persona natural o jurídica, y las sociedades por acciones simplificadas, con una o más personas naturales o jurídicas, se constituyen mediante documento privado que registran en la Cámara de Comercio. La característica principal es que la primera no es sociedad comercial, en tanto que la segunda es sociedad y puede tener el carácter societario. Las personas jurídicas que se reportan como sociedades comerciales se constituyen mediante escritura pública con el lleno de todos los requisitos de ley que se exigen en cada uno de los países. Hay que tener claridad sobre cada tipo de empresas, las de personas naturales, las jurídicas no societarias y las jurídicas societarias, además de sus características para recomendar a sus clientes aquella figura comercial que más convenga, por la responsabilidad que adquiere frente a terceros y capacidad para negociar en la actividad escogida. 1. Actividades de comercio Las actividades de comercio se clasifican en: lícitas e ilícitas. Las lícitas vienen consagradas en el Código de Comercio para que las personas o grupos de personas adopten cualquier tipo de forma legal para tener lucro de su puesta en marcha. Las ilícitas son todas aquellas no contempladas en la ley y perseguidas por los organismos de seguridad del Estado. Son mercantiles para todos los efectos legales: 1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos; 2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos, el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos; 3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés; 4. La adquisición o enajenación a título oneroso, de establecimiento de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos; 5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones; 6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos; 7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos; 8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras; 9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje; 10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora; 11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados; 12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes; 13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes; 14. Las empresas editoriales, litografías, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios; 15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones; 16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza; 17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración custodia o circulación de toda clase de bienes; 18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, 19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil (Código de Comercio) (C. Cio.). 2. Elementos de comercio La economía interactúa mediante relaciones entre los entes económicos dentro y fuera del país en las que se intercambian bienes y servicios y donde se tienen algunas ventajas competitivas, como son materias primas, diferencia en costos y características del producto que pueden ser llamativas para otros compradores. Para facilitar esta interacción es necesario que los entes económicos dispongan de información financiera en un lenguaje común, como son las NIIF, que genera entre los países negociadores transparencia y confianza sobre una misma base de preparación. Los elementos fundamentales necesarios para el desarrollo del comercio se pueden reunir en las normas que definen los entes, empresas y establecimientos que pueden operar las diferentes actividades de comercio y las formas de organización. Entre ellos se encuentran: Ente económico: es la empresa, es la actividad económica organizada como unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes (C. Cio.). También en la literatura contable se utiliza el término “empresa”, que está definida en el Código de Comercio. Sin embargo, entre ente económico y empresa no hay mayor diferencia, pues el ente es la empresa, y esta predica el desarrollo de la actividad organizada a través de uno o más establecimientos de comercio. Es necesario recuperar estas definiciones en cada uno de los países donde se utilice este libro. Otra definición que es común encontrar en Latinoamérica es la del concepto de “establecimiento”, utilizado por las Cámaras de Comercio para proceder al registro. Su diferencia es que el ente económico es único y puede estar compuesto por varios establecimientos de comercio. En las NIIF completas y para pymes solo se hace referencia a ente económico, sobre el cual se predica el control de bienes y servicios puestos a su servicio para desarrollar una actividad. Inversionista: es el nombre que se le da a la persona natural o jurídica que encuentra una oportunidad de negocios para invertir, ya sea en empresas en marcha o en nuevos proyectos, porque los rendimientos ofrecidos le satisfacen su rentabilidad esperada, o también porque puede visionar el control sobre las decisiones gerenciales y ejercer influencias significativas. La inversión puede hacerse en dinero o en especie, y su derecho queda representado en instrumentos de patrimonio, llamados localmente cuotas, partes de interés o acciones, que dependen del tipo de sociedad. “Un optimista ve una oportunidad en toda calamidad; un pesimista ve una calamidad en toda oportunidad”. Sir Winston Churchill Comerciante: son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona (C. Cio.). Deberes y formalidades de los comerciantes Es obligación de todo comerciante: 1. Matricularse en el registro mercantil; 2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; 3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales; 4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades; 5. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal (C. Cio.). Formalidades: todo comerciante debe llenar los requisitos de carácter legal, comercial, tributario y laboral durante el proceso de constitución. Sin embargo, se acepta que los negocios de personas naturales adquieran su registro mercantil en los treinta días siguientes de haber abierto su negocio o iniciar actividades:  La formalidad legal es para las personas jurídicas. Se refiere al lleno del documento privado o escritura pública de constitución y sus registros       correspondientes en notaría, u oficina de instrumentos públicos cuando hay transferencia de bienes, para nacer a la vida jurídica. La formalidad comercial se diligencia ante la oficina de Planeación Municipal, y la inscripción del negocio se hace en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, al igual que los libros de contabilidad principales cuando son requeridos para obtener el certificado para las diligencias que requiera (en algunos países no se inscriben como en el caso colombiano). (Los programas de contabilidad emiten los libros). La formalidad laboral para los trabajadores se da mediante la inscripción en las empresas prestadoras de servicios de salud y de riesgos profesionales previos al enganche de personal (seguridad social). La formalidad laboral para la empresa se obtiene mediante la inscripción del negocio en las empresas prestadoras de servicios de salud y de riesgos profesionales y en las administradoras de pensión y cesantías. Igualmente, en las cajas de compensación familiar, ICBF y el SENA, de acuerdo a cada país. La formalidad de funcionamiento se logra mediante visita para la certificación de bomberos, además de la autorización de SAYCO y ACINPRO cuando en el establecimiento de comercio se ejecuta música ambiental. Igualmente, debe tramitarse la matrícula sanitaria ante la Secretaría de Salud cuando se manipulen alimentos. La formalidad tributaria se obtiene con la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), donde se detallan las obligaciones tributarias ante la DIAN, y con la obtención del Número de Identificación Tributaria (NIT) o su equivalente en su país de origen. Cuando el contribuyente es de menores ingresos, puede pertenecer al régimen simplificado y no está obligado a generar IVA, y el valor que pague por este mismo concepto en las compras constituye mayor valor de las mercancías. Tampoco declara renta ni hace retención en la fuente. De todas maneras se recomienda leer el RUT del contribuyente para conocer cuáles obligaciones quedaron implícitas como responsabilidades. Sanción por no actualizar el RUT Se ha establecido una sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario (RUT), el cual en muchas ocasiones se debe actualizar antes de presentar la declaración de renta. Señor estudiante, verifique en el país donde adelanta sus estudios los requisitos de exigencia legal, comercial, laboral y tributaria para los entes individuales y jurídicos, debido a que es difícil y casi imposible incluir en un libro la normatividad exclusiva de cada país. 3. Entes económicos individuales Los entes económicos individuales están constituidos por personas naturales que pueden intervenir en el proceso de creación de negocios, en forma personal y en calidad de comerciante, mediante la separación de sus bienes personales para entregarlos a un negocio de comercio, producción o servicios, con el lleno debido de las formalidades. Persona natural: es todo individuo de la especie humana, independiente de su edad, raza, sexo, extirpe o condición con capacidad de tener derechos y contraer obligaciones. Negocio individual: está constituido por la persona natural que conoce la oportunidad de negocio e invierte parte de su patrimonio para desarrollar una o varias de las actividades contempladas en el Código de Comercio, mediante el registro mercantil del establecimiento de comercio y de la persona natural, para obtener beneficio personal. 4. Entes económicos jurídicos Una definición amplia considera a los siguientes como entes económicos jurídicos:   Negocios que no son sociedades comerciales, como las empresas unipersonales, porque se constituyen con una persona mediante un documento privado. Sociedades comerciales de personas o de capital, formadas por una o más personas naturales o jurídicas, que adoptan una de las formas de organización social denominadas sociedades comerciales de acuerdo al Código de Comercio y que se formalizan mediante documento privado, cuando la cuantía del capital es menor, ante la Cámara de Comercio o con escritura pública ante la notaría. Persona jurídica: es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y ser representada judicial y extrajudicialmente (Código Civil) (C.C.). Empresas unipersonales: aunque no son sociedades comerciales, reciben su personería jurídica por el solo hecho de registrar el documento privado en la Cámara de Comercio. Por las siguientes razones se asimilan a los procedimientos contables y a algunos aspectos legales específicos de acuerdo a las sociedades comerciales de responsabilidad limitada:       Se le aplica la responsabilidad del régimen general de las sociedades comerciales. El capital disminuye de acuerdo a lo reglamentado en el Código de Comercio. La liquidación se hace de acuerdo al procedimiento de las sociedades de responsabilidad limitada. En el caso de las normas no previstas, se aplican las de las sociedades comerciales. La vigilancia corresponde a la Superintendencia de Sociedades. También se aplica el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de las sociedades comerciales. En el caso de Bolivia, existe la figura de empresa unipersonal, sin personalidad jurídica sino física (Quintana Álvarez, 2013). Todas las sociedades comerciales son personas jurídicas, las cuales adquieren su personería jurídica mediante escritura pública registra en notaría y registro mercantil ante la Cámara de Comercio, además de las otras formalidades. Debido a la inclusión de las nuevas figuras de personas jurídicas, estas adquieren una nueva connotación:  Personas jurídicas no societarias, como las empresas unipersonales y sociedades por acciones simplificadas, y  Personas jurídicas societarias, que son las demás consideradas en el Código de Comercio. Sociedades comerciales Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las ganancias obtenidas en la empresa o actividad social. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados (C. Cio.). Clases de sociedades comerciales: para todos los efectos, los entes económicos jurídicos se denominan sociedades comerciales, las cuales se dividen a su vez en:  Sociedades de personas y asimiladas, y  Sociedades de capital y asimiladas, con sus respectivas características, derechos y obligaciones ante el Estado y ante terceros y sus consocios. Sociedades de personas: en este tipo de sociedades es muy importante el buen nombre de las personas que las conforman y su capacidad en el capital aportado. Son de cuatro tipos:     Colectiva: sus asociados son llamados socios colectivos o gestores en la sociedad. En comandita simple: los socios son gestores y comanditarios en la sociedad. La única diferencia, con respecto a la colectiva, se encuentra en la responsabilidad de los socios; mientras en la primera es ilimitada, en las sociedades de comandita simple es limitada al monto de sus aportes. La segunda característica se encuentra en la clase de aportes, pues los socios comanditarios no pueden aportar créditos ni industria personal con estimación de aportes sociales. Sociedades de responsabilidad limitada: cuyos socios no pueden hacer aportes de crédito ni industria personal con estimación. El aporte de industria personal sin estimación da derecho a participar de las ganancias sociales. Dentro del grupo de sociedades de personas se considera por asimilación el ente económico empresa unipersonal solo para efectos de resolver controversias, cuyo único socio puede hacer toda clase de aportes porque la ley no limita este derecho. Si aumenta el número de socios, se convierte en otro tipo de sociedad reglamentada en el Código de Comercio. Sociedades de capital: son representativas de grandes sumas de dinero y de macro proyectos económicos. Existen tres clases:    Sociedades anónimas, donde los gestores pueden aportar toda clase de bienes, aun los créditos, excepto la industria personal, que es reservada para los socios comanditarios. En comandita por acciones, donde los accionistas comanditarios pueden hacer el aporte de industria personal con estimación para obtener acciones de industria y a su vez ser socios capitalistas. Dentro del grupo de sociedades de capital, para efectos de similitud, se consideran las sociedades por acciones simplificadas. La justificación de su creación fue abreviar los trámites de constitución y crear un buen número de sociedades frente a las políticas económicas de apertura económica. 5. Clasificación de los entes económicos Las empresas se clasifican desde varios puntos de vista: Según el derecho comercial Se clasifican en personas naturales, sociedades de hecho —que no son propiamente sociedades comerciales, sino que están en ese proceso de constitución mediante un acuerdo—personas jurídicas, empresa unipersonal y sociedades por acciones simplificadas, que se han constituido en el boom de las nuevas organizaciones. Algunas se han transformado en este tipo de sociedad por menores exigencias organizacionales como la de revisoría fiscal. Según su actividad económica Las empresas se clasifican según su actividad económica en empresas de servicio, comerciales e industriales:  Empresas de servicios: cuya actividad está relacionada con servicios sociales (lavandería, zapatería, confecciones, peluquería, mantenimiento de equipo, reparación), servicios profesionales (asesorías, consultorías), transporte (terrestre, aéreo, de carga y pasajeros), etcétera, que ofrecen a diferentes usuarios para obtener los beneficios por la inversión de recursos y tiempo en la prestación personal del servicio.  Empresas comerciales: desarrollan su actividad mediante la oferta de bienes corporales muebles e inmuebles a consumidores, en cantidades, géneros diversos y valores, para su uso o consumo.  Empresas industriales: dedicadas a la transformación de las materias primas mediante procesos manuales o mecánicos, de los cuales se obtienen artículos que se ofrecen a los consumidores. Como ejemplo se encuentran las empresas manufactureras de la confección, siderúrgicas, cementeras, de construcción y carpinterías. Según su propósito lucrativo Las empresas se clasifican según tengan ánimo de lucro o no:  Empresas sin ánimo de lucro: son aquellas cuyas actividades corresponden a servicios sociales, donde los menores precios llevan implícito un beneficio para los usuarios. Por consiguiente, la empresa no cuenta con una ganancia o excedente representativo al finalizar el año, ni distribuye excedentes o ganancias entre sus asociados. Como ejemplo se tienen las cooperativas, las asociaciones, los sindicatos y las fundaciones. Sin embargo, deben obtener beneficios que les permitan cumplir con el principio de mantenimiento del patrimonio financiero y físico para no perder la capacidad de negociación y terminar liquidándose.  Empresas con ánimo de lucro: son aquellas empresas constituidas como personas jurídicas societarias y no societarias cuyo fin es obtener beneficios para sus asociados. Estos se aprueban junto con los estados financieros en asamblea general o junta de socios en calidad de dividendos o participaciones en efectivo o de valores representativos de capital, obtenidos con el fruto de las inversiones puestas al servicio y desarrollo del objeto social. En este tipo de empresas el mantenimiento del patrimonio financiero y físico se hace mediante reservas obligatorias, estatutarias y ocasionales y con la acumulación de ganancias. También se puede recurrir a ajustes integrales por inflación y a estudios de revalorización de la propiedad, planta y equipo en grandes empresas y en pymes para dar informe en notas a sus dueños, acordes al tipo empresa (grande o pymes). Según su conformación legal Todas las personas están a la expectativa de nuevas oportunidades de inversión productiva y optan por realizar los negocios en forma personal o en asocio con otros inversionistas, a quienes proponen la conformación de empresas de mayor envergadura por su capital requerido para su explotación. Estas se consideran individuales, de propiedad unipersonal y de propiedad múltiple:  Negocios individuales: son realizados por personas naturales, cuya legitimidad se comprueba mediante el registro en la Cámara de Comercio, inscripción en los impuestos municipales y en el Registro Único Tributario en la Administración de Impuestos. No requieren ningún tipo de documento de constitución y se deshacen cancelando los anteriores registros de inscripciones.  Empresa de propiedad unipersonal: es aquel negocio que pertenece a una sola persona, natural o jurídica, constituido mediante un acto jurídico (documento privado), donde parte de sus bienes conforman un negocio independiente al resto de sus establecimientos de comercio.  Empresa de propiedad múltiple: se constituye mediante un grupo de personas que, en acto único de voluntades, deciden constituir una sociedad comercial con los requisitos de escritura pública ante notario público del asiento principal de los negocios y con el lleno de todas las formalidades comerciales, de funcionamiento, laborales y tributarias para nacer a la vida jurídica. Según su tamaño Las empresas se dividen en grandes, pymes y microempresas. Por lo regular el parámetro de medición depende del número de empleados vinculados a las labores, los activos medidos en salarios mínimos mensuales legales vigentes o el volumen de ventas, según la reglamentación de cada país. [Definiciones de micro, pequeñas y medianas empresas. Para todos los efectos, se entiende por micro, incluidas las Famiempresas pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios: rural o urbana, que responda a dos (2) de los siguientes parámetros: 1. Mediana empresa: a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2. Pequeña empresa: a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, o b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o, 3. Microempresa: a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o, b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes (caso colombiano) Conceptos: Salario mínimo Auxilio transporte 2013 589.500 70.500 2014 616.000 72.000 2015 644.336 74.000 2016 2017 A este tipo de empresas se les deben aplicar en su orden las NIIF plenas, las NIIF para pymes y las guías para las microempresas emitidas por el IASB o, quienes lo prefieran, los decretos reglamentarios de cada país (revise la norma local de adopción de NIIF). Respecto a la reglamentación de cada país, es un elemento que le quita a las NIIF su carácter universal y frente a la cual existen dos situaciones, que se deben tener en cuenta: 1. ¿Un ente económico que aplica la reglamentación país puede certificar sin reservas que los estados financieros están de acuerdo a las NIIF? 2. ¿Un estudiante que se prepara en NIIF puede alcanzar una certificación ante un organismo internacional? 6. Clases de sociedades comerciales Sociedad colectiva Es aquella en la que todos los socios responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones que efectúe la empresa. La razón social se forma con el nombre completo o con el apellido de alguno o algunos de los socios, seguido de las expresiones “& Cía.”, “Hnos.”, “E Hijos”. La administración de la sociedad corresponde a todos y cada uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en extraños, pero en este último caso se requiere expresa autorización de sus demás socios. Pueden ser objeto de aporte: el dinero, créditos, propiedades, planta y equipos, muebles y enseres, patentes e invenciones y la industria personal con estimación. La cesión de sus partes de interés social debe tener la previa autorización de los socios; respecto a la distribución de utilidades, tiene libertad contractual. En este tipo de sociedad predomina la confianza entre los socios porque todos responden por las acciones jurídicas ante los demás. Sociedad en comandita simple La razón social se forma con el nombre completo o con el apellido de uno o más socios gestores, agregada la expresión: “& Cía. S. en C.”. La administración del ente económico corresponde a los socios gestores. El capital debe expresar el número de partes de interés y las cuotas de capital en que se divide, el valor nominal de las partes, las cuotas y el valor aportado por cada asociado. Es costumbre en este tipo de sociedad denominar el aporte como cuotas partes de capital. Los socios comanditarios no pueden aportar industria personal con estimación, pero sí la industria personal sin estimación y ganar una parte de las utilidades sociales. Tampoco pueden aportar créditos. La cesión de las cuotas partes de interés requiere de la previa autorización de todos los socios. Las utilidades del ejercicio se distribuyen según el pacto contractual (revise Código de Comercio de su región). Sociedad de responsabilidad limitada En este tipo de sociedad se utiliza la denominación o razón social seguida de las expresiones “Ltda.” o “Limitada”. El capital social (el efectivo o propiedades y equipos) se entregará en su totalidad en el momento de constituirse, y su incumplimiento será causal de disolución. El capital estará dividido en cuotas de igual valor, cesibles y negociables en las condiciones previstas en los estatutos. No se permite el aporte de crédito (cheques, letras, cuentas por cobrar), y el aporte de industria personal sin estimación solamente dará derecho a una parte de los beneficios sociales, pues nunca liberará cuotas de capital social. La administración y representación legal corresponde por derecho propio a todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podrá delegar la representación en un gerente con atribuciones claras y precisas. Los socios pueden ceder sus cuotas, previa oferta a los demás socios, por conducto del representante legal y mediante reforma estatutaria por escritura pública, otorgada por el representante, el cesionario y el cedente y aprobada por las tres cuartas partes del capital social. En este tipo de sociedad es muy común encontrar, en cuentas por cobrar a socios, parte de los aportes que no entregaron al momento de constitución. Empresa unipersonal La empresa unipersonal está constituida por una persona natural o jurídica, que mediante documento privado que registra en la Cámara de Comercio, y por solo ese hecho, se constituye en persona jurídica independientemente de su dueño. El documento debe llenar unos requisitos estipulados para ser aceptada como empresa unipersonal. El tratamiento tributario para este tipo de sociedad es como si fuera una sociedad de responsabilidad limitada. Es posible que la empresa unipersonal exista en algunas regiones latinoamericanas, como son el caso colombiano y el boliviano. Esta es la única persona jurídica que tiene el carácter no societario y, por consiguiente, no es sociedad comercial, pero puede desarrollar todas las actividades de comercio, incluso invertir en otras sociedades. Cuando por alguna razón la empresa unipersonal pertenezca a dos o más personas, necesariamente deberá convertirse en sociedad comercial y adoptar cualquiera de las formas consagradas en el Código de Comercio. La empresa unipersonal puede pertenecer o bien a la persona natural o a una sociedad. Por varias similitudes con la sociedad de responsabilidad limitada, sus procedimientos también se asimilan a este tipo de sociedad comercial. Sociedad anónima La sociedad anónima es una persona jurídica distinta de sus asociados, formada por un capital autorizado, un capital suscrito y un capital pagado por los accionistas, cuya responsabilidad se limita al monto de sus acciones. La sociedad anónima no podrá constituirse ni funcionar con menos de cinco accionistas. El capital de la sociedad anónima se divide en acciones de igual valor nominal, que se presentan en títulos negociables (hoy llamados instrumentos de patrimonio), expedidos regularmente nominativos (con nombre) o al portador (sin nombre). Al constituirse la sociedad, los accionistas deberán suscribir contratos por no menos del 50% del capital autorizado y pagar no menos de la tercera parte del capital suscrito. Sociedad en comandita por acciones La razón social se conformará con el nombre o apellido de uno de los socios gestores, seguido de la expresión “& Cía. S.C.A.”. Su ausencia hará considerar la sociedad para todos sus efectos legales como sociedad colectiva. No podrá constituirse con menos de cinco accionistas. Los accionistas gestores o colectivos podrán hacer aportes de industria personal sin estimación de su valor en acciones; esto quiere decir que solo se beneficiarán de las utilidades sociales y no pueden liberar acciones de capital. En cambio, los accionistas comanditarios tienen libertad para hacer el aporte de industria personal con estimación para la debida liberación de acciones de goce (hoy llamado pagos basados en acciones). La sociedad en comandita por acciones también debe constituir la reserva legal (para protección del capital de futuras pérdidas) del 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio hasta completar el 50% del capital suscrito. La administración del ente económico corresponde a los socios gestores. Los requisitos de autorización, suscripción y pago de acciones son iguales a los de las sociedades anónimas. La emisión, colocación y expedición de instrumentos de patrimonio de las acciones es igual a la de las anónimas. La sociedad en comandita por acciones se regirá por normas supletorias de la sociedad en comandita simple; los accionistas gestores, por los aspectos correspondientes a la sociedad colectiva; y los comanditarios, por lo pertinente para los accionistas de la sociedad anónima. Sociedad por acciones simplificada La sociedad por acciones simplificada se constituye por una o varias personas naturales o jurídicas, cuya responsabilidad es hasta el monto de sus respectivos aportes. Una vez inscrita en el registro mercantil, se considera una persona jurídica distinta de sus dueños. La sociedad por acciones simplificada es una sociedad de capital cuya naturaleza será siempre comercial, independientemente de las actividades previstas en su objeto social. Para efectos tributarios, la sociedad se regirá por las reglas aplicables a las sociedades anónimas. Los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad, como sí acontece en otros tipos de sociedad (consultar el Código de Comercio de su país). Aportaciones no dinerarias (AND) Las aportaciones no dinerarias (no son en dinero en efectivo), hechas por los asociados a la sociedad, se valoran en la sociedad receptora por su valor razonable en el momento de la aportación ya que se presume que siempre se puede estimar su valor con fiabilidad. 7. Grupo empresarial Es una denominación que adquieren las sociedades, para fortalecer los grupos económicos de un país. Se constituyen por varias entidades controladoras, con sus correspondientes subsidiarias, asociadas y negocios conjuntos [conocidas anteriormente con el nombre de subordinadas: filiales y subsidiarias], orientadas por una unidad de propósitos y de dirección. Controladora [Matriz] Son entidades que toman interés en otras sociedades por su capital humano, la fidelidad del cliente o la localización del establecimiento; entonces invierten hasta alcanzar más del 50% de su patrimonio en forma directa a sus asociados o por intermedio de la bolsa de valores, con el fin de adquirir el control societario. Algunas de estas operaciones se hacen con sus propias acciones [conocida en las normas locales como casa matriz o casa principal]. Subsidiaria [Filiales y subsidiarias] Es una entidad controlada directa o indirectamente o por intermedio de otra subsidiaria controlada. Se requiere que la controladora tenga más del 50% de su patrimonio [conocida como filial o subsidiaria]. Asociada Es una fórmula asociativa con fines empresariales entre una controladora y otra sociedad, donde el inversor (controladora) posee influencia significativa, y que no es una subsidiaria ni una participación en un negocio conjunto (con un poder de voto mayor del 20%, se contabiliza de acuerdo a la S14). Negocio conjunto Un negocio conjunto es un acuerdo contractual mediante el cual dos o más personas emprenden una actividad económica que someten a control conjunto. Los negocios conjuntos pueden tomar la forma de: operaciones controladas de forma conjunta, activos controlados de forma conjunta o entidades controladas de forma conjunta. Se contabilizan de acuerdo a la S15. Entidades de contenido específico Las entidades de contenido específico (ECE) son creadas por la controladora para llevar a cabo determinadas actividades. 8. Transacciones comerciales Todos los entes económicos individuales y sociales desarrollan su actividad a través de una serie de transacciones comerciales que le dan vida al objeto social y que a su vez se constituyen en el objeto de estudio de la contabilidad. También hacen parte de la aplicación del proceso del ciclo contable mediante los conceptos y principios generales considerados en las NIIF para pymes (S2) o en el marco conceptual que complementa las NIIF para las grandes empresas, de tal manera que sin transacciones no hay contabilidad. Toda transacción debe analizarse a través de la característica cualitativa de la esencia sobre la forma para incorporarla en los estados financieros, con base en el concepto de quien controla y corre con los riesgos del bien. Como aspecto secundario, se debe considerar la formalidad del documento soporte de contabilidad que identifique el tipo de operación, la descripción del objeto, de ser posible sus características de género y especie, el valor y la autenticidad mediante las firmas de las personas que en ella intervinieron para constituirse en la fuente documental de la información o pilar de la contabilidad. Algunos tipos de transacciones comunes sobre el conocimiento de la apertura de la sociedad comercial son: Gastos preoperativos Por lo regular, antes de emprender el negocio en debida forma, los socios interesados en la idea contratan los servicios profesionales para elaborar algunas pruebas de laboratorio, modificaciones del producto y un estudio de procesos bajo las mejores prácticas de producción, mercadeo y gestión que puedan considerase como innovadoras. También se recurre a asesores en proyectos para conocer la factibilidad de mercado, técnica y financiera y no perder dinero al encontrar problemas en el desarrollo del objeto social. Asimismo, los asesores en la parte legal y administrativa definen el tipo de sociedad y la estructura orgánica. Los gastos salen del bolsillo de uno de los socios, siempre orientados como pagos por cuenta de la sociedad comercial en proceso de constitución, con las debidas retenciones en la fuente. Estos valores anticipados del socio se legalizan como aportes previos a la constitución. Los tipos de gastos son: estudio técnico del proyecto de inversión, asesoría legal, asesoría administrativa, registro mercantil en Cámara de Comercio, impuesto de registro de capital social o capital suscrito, registro en notaría, etcétera. Estos gastos anteriormente se contabilizaban en la cuenta de gastos diferidos y se amortizaban en los siguientes cinco años. Ahora, con la adopción de las NIIF, se deben llevar directamente a gastos de organización y puesta en marcha porque, si bien, cumplen con la definición de activo porque gracias a ellos pueden fluir beneficios futuros a la empresa, es muy difícil calcular la correlación con dichos beneficios y su medición utilizada hasta ahora no ha sido fidedigna para llevarlos a los estados financieros. Aporte de capital Son los bienes y derechos que los asociados transfieren a la sociedad o llevan al fondo social, con su correspondiente valor y firmas por el cumplimiento del pacto comercial. Los valores se llevan en cuentas apropiadas de contabilidad de activos y de patrimonio, siempre que cumplan con los requerimientos de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de las NIIF. Cuenta corriente La práctica de abrir la cuenta corriente (o cuenta bancaria) a nombre de la sociedad se constituye en requisito indispensable en el manejo de los recursos en efectivo y equivalentes al efectivo porque permite un mejor control sobre la caja (importancia relativa) en los pagos mayores y transparencia al momento de constituirse con aportes en efectivo. Si por alguna razón se maquilla el ingreso del efectivo (es decir, nunca entra a caja), es prueba suficiente para solicitar la liquidación por autoridad competente (algunos socios o accionistas guardan las colillas del banco como prueba de su aporte social). Consignaciones Significa que todos los dineros recibidos en caja del día anterior se llevan al siguiente día hábil a la cuenta corriente como medio para controlar el efectivo. Creación de caja menor La apertura de la caja menor es un requisito para el pago de todos los gastos menores y así evitar la elaboración de cheques. Siempre se constituye a nombre de un empleado responsable del manejo, quien a su vez tiene la oportunidad de que se le reembolse el fondo fijo al momento de verlo disminuido en más del 80%. Una recomendación al final del periodo sobre el cual se informa es verificar el saldo del fondo para que refleje efectivo; por consiguiente, todos los gastos deben quedar reembolsados y contabilizados antes de presentar los estados financieros. Gastos por caja menor El responsable de la caja menor siempre tendrá dineros en efectivo o equivalentes al efectivo [disponibles] o recibos que sustenten los gastos, de tal manera que siempre se muestre un fondo fi de la caja menor. Cuando se reembolsan los gastos se elabora el cheque por el total de gastos realizados para devolverle la capacidad de pago al fondo. La costumbre mercantil ha hecho que la empresa mantenga recibos de caja menor para poder tener el soporte de que la persona recibió el dinero por el gasto que realizó. Una recomendación debe ser en torno a cambiar el nombre de recibo (porque en efecto no se reciben dineros para la caja menor) y llamarlo comprobante de pago de caja menor. Compra de activo fijo Muchas empresas se constituyen a partir de un aporte en efectivo, con el cual compran todos los bienes que requieren para ponerse en marcha tales como maquinaria, equipos, muebles, enseres y adecuaciones del local. Préstamos bancarios En ocasiones los socios no tienen los fondos suficientes que requiere el proyecto de inversión para desarrollarse y encuentran una gran oportunidad en las instituciones financieras para conseguir préstamos para el apalancamiento de las operaciones, siempre que el costo del dinero sea inferior o igual a la rentabilidad del proyecto; de lo contrario el préstamo acabaría con la empresa. El costo por concepto de intereses por préstamos no se capitaliza en los activos por recomendación de las NIIF pymes (S25.2). Compras Hay dos clases de compras: de materia prima para la transformación en productos terminados y en proceso, y de las mercancías no fabricadas por la empresa. En uno y en otro caso son consideradas compras sobre las que se ejerce el control estricto para preservar su existencia. Estos elementos son llevados a la cuenta de inventario. Causación, pagos y cancelación Lo primero que acontece en la contabilidad es la causación de los inventarios y las retenciones por la compra de bienes y servicios que debe hacer la empresa que compra, siempre que sea del mismo régimen común o al simplificado, tales como la retenciones en la fuente a título de impuesto de renta, impuesto a las ventas, industria y comercio. A la causación de gastos administrativos tales como beneficios a empleados [nómina a empleados], con sus propias prestaciones sociales, también se le deben practicar las retenciones en las fuente, los aportes a la seguridad social. Además, el patrono debe liquidar su aporte a la seguridad social y sus respectivas causaciones a los aportes parafiscales y otros beneficios. El pago en general implica la elaboración de un comprobante de pago o de egreso y la expedición de un cheque sobre la cuenta corriente a favor del beneficiario para pagar desde una compra o un gasto hasta la nómina, los proveedores de servicios, los arrendamientos, etcétera, por su valor neto, porque las deducciones o retenciones debieron hacerse en la causación. La diferencia entre pago y cancelación es de carácter de control: el pago es parcial, y la cancelación es total de la obligación. Ventas Es el proceso de vender tanto los productos elaborados por la empresa como las mercancías no fabricadas por ella, así como la prestación de servicios varios que son el objeto social de la empresa. Las ventas son consideradas ingresos de actividades ordinarias (S23.1). Se consideran ventas según esta NIIF la venta de bienes, la prestación de servicios, los contratos de construcción y el uso por parte de terceros de activos de la entidad. La venta de activos fijos no se considera venta porque no son del objeto social y su tratamiento contable da como resultado una ganancia (antes se llamaba utilidad en venta de activos fijos). Nómina La nómina es otro de los documentos soportes de pago a los empleados, donde se relacionan su nombre, su cargo, su salario básico, los valores devengados y los descontados. Sobre el devengado de la nómina se calculan los aportes a las empresas administradoras de la seguridad social, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales. Esta relación de operaciones más comunes es la base fundamental para iniciar el proceso contable. Recuerde que lo más valioso en este proceso es tener en cuenta la esencia o realidad económica; lo importante es que la empresa tenga el control, corra con los riesgos y tenga la capacidad de generar flujos de beneficios económicos antes que los documentos soportes que recogen las transacciones, que también son necesarios en la tarea de procesar la contabilidad y en su posterior verificación. 9. Actividades de aprendizaje Consultar las siguientes inquietudes 1. En qué consiste la formalización del comercio. 2. Si los establecimientos de comercio considerados microempresas deben 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. registrarse en la Cámara de Comercio. Cuál es el tipo de empresa donde labora actualmente. La actividad comercial que desarrolla la empresa donde labora. Cuántas sociedades comerciales existen en el registro mercantil de la región, cuántas pertenecen a sociedades de personas y cuántas a sociedades de capital. Que registro tiene la superintendencia de sociedades, o su equivalente en su país, de empresas con obligación de publicar informes y que aplican NIIF plenas y cuántas empresas pequeñas aplican NIIF para pymes. Qué es un inversionista nacional. Cuáles son los inversionistas extranjeros. A qué tasa de rentabilidad estarían dispuestos a invertir los posibles inversionistas. Compare la tasa que ofrece el mercado o sistema financiero. 10. Compare la rentabilidad de las empresas en su región con la tasa de interés que colocan las instituciones financieras. 11. Las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF para las pymes. Actividad individual o en grupo El estudiante debe hacer por su cuenta un paseo por los centros comerciales de la ciudad con el fin de verificar los conceptos que se exponen. Por ejemplo, para identificar los diferentes establecimientos de comercio, los tipos de sociedades comerciales, la denominación social compuesta por el nombre del producto y la razón social compuesta por los nombres o apellidos de los socios o accionistas. Aproveche para aprender y ofrézcase a pagar los servicios públicos de la casa, pregunte cómo se pueden pagar por internet, visite un banco e interactúe pagando recibos, cobrando cheques, haciendo consignaciones y entérese de los diferentes servicios que ofrece. Maneje sus ahorros con tarjeta débito. Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿Cuál es la diferencia entre ente económico, empresa y establecimiento de comercio? ¿Cuándo se otorga el calificativo de comerciante a la persona natural? ¿Cuál es el objetivo de un inversionista? ¿Cuáles son las principales actividades de comercio en su país? ¿Cómo se clasifican las empresas? ¿Qué significa pymes y Mipymes? ¿Cuáles son las sociedades de personas y cuáles son las de capital? ¿Qué es una persona jurídica? ¿Qué es una persona natural? ¿Qué es una sociedad comercial? ¿Cuáles son las características de las sociedades de personas? ¿Cuáles son las características de las sociedades de capital? ¿Qué tipo de sociedad recomendaría usted y por qué? ¿Qué relación existe entre rentabilidad y riesgo? 15. Enuncie las diferentes transacciones que puede desarrollar en un proceso de apertura de negocio comercial. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Capítulo 6. Ciclo contable Ciclo económico: conjunto de una serie de fenómenos u operaciones que se repiten ordenadamente. (www.wordreference.com/definición). Diccionario de la lengua española El ciclo contable (aunque no se menciona en las NIIF) está compuesto por un conjunto de actividades, las cuales se repiten cada periodo contable que está definido por un mes, un trimestre o un año, de tal manera que el ciclo anual inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre. Las principales actividades que se pueden detallar son:         Transacciones comerciales entre los diferentes actores de un sector económico, ahora entre diferentes inversionistas de varios países. Elaboración de los diferentes soportes o documentación de las anteriores transacciones, con sus debidas autorizaciones y lleno de otros requisitos legales. Codificación de los soportes mediante el plan de cuentas de cada uno de los sectores. Ingreso de las operaciones en forma manual mediante el comprobante de contabilidad en los libros auxiliares y principales y de control de todas las operaciones. Digitalización de las operaciones en los documentos propios del software de contabilidad, una vez hecho el estudio del suceso o hecho económico de acuerdo a las NIIF más apropiadas. Ajustes contables como resultado de la verificación de las afirmaciones por parte de la auditoria o revisoría fiscal. Elaboración de los estados financieros en forma manual o por medio de los reportes del software. La definición de contabilidad tiene todos los elementos para el buen desempeño del ciclo contable y presentación de los resultados.    Estados financieros oportunos de acuerdo a los principios y conceptos de las NIIF para pymes y del marco conceptual para las grandes empresas. Análisis de los resultados de gestión, mediante la interpretación de los resultados dentro del contexto y la formulación de propuestas para lograr metas y objetivos. Formular el plan de negocios, con su respectiva evaluación operativa y financiera, para demostrar la capacidad del negocio de generar flujos de efectivo. Formular también el fortalecimiento con estrategias alcanzables para que el negocio pueda ser competitivo. Es importante destacar que el ciclo contable resume el proceso de registro de todas las transacciones realizadas en los periodos contables mensuales, que inician el primero de enero y terminan el 31 de diciembre, con la elaboración y presentación de los estados financieros. Estos deben ser aprobados por las instancias superiores (Junta directiva, alta dirección) para autorizar su publicación a los asociados, tal como acontece con las sociedades comerciales, y luego se presentan a la asamblea general o junta de socios. Sobre esta información se toman las decisiones de reparto de utilidades, en calidad de dividendos o participaciones, asignación de reservas y otras decisiones que proyectan a la empresa en el devenir empresarial. 1. Definición de ciclo contable El ciclo contable es un proceso que describe los procedimientos de elaboración de la contabilidad que deben seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan de acuerdo a los requerimientos de las NIIF, se evalúen de acuerdo a los modelos contables, se registren y se evalúen nuevamente a la fecha sobre la cual se informa y se transmitan en los estados financieros que se publican a los usuarios de la información para que tomen decisiones económicas. El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos: entrada, procesamiento y salida de la información contable. Entrada de la información El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos: Reconocimiento de las políticas contables definidas para el ente contable de acuerdo a sus transacciones más comunes (hechos, eventos o sucesos). Reconocimiento de las transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio, sometidas al requerimiento de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Medición inicial de acuerdo a los modelos de costo y de valor razonable. Recolección de los documentos soportes externos e internos. Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones. Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad. Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal. Valoración posterior de acuerdo a cada uno de los métodos. Baja en cuenta o des reconocimiento de algunos hechos o sucesos. Elaboración y presentación de los estados financieros. Revelación de los estados financieros en notas donde se expongan las políticas contables y otros hechos relevantes de cada cuenta. El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada.             En el siguiente gráfico se muestra la recolección de soportes que facilitan la elaboración de la contabilidad en un período contable de un mes, de un trimestre o de un año. Gráfico No. 6. Fundamentos del ciclo contable Reconocimiento de las políticas Contables Requerimientos según NIIF de los activos, pasivos, ingresos y gastos 1 Reconocimiento inicial 2 Medición inicial 3 Medición posterior 4 Baja en cuentas 5 Presentación 5 Revelación Gráfico No. 7. Recolección de soportes y elaboración de libros Documentos soportes y libros en el ciclo contable 1. Soportes internos 2. Soportes externos 2. Codificación de soportes internos 3. Comprobante de contabilidad 4. Libro Diario 4. Libros auxiliares 4. Libro Mayor y Balances 4. Control de existencias 2. Estado de situación financiera de comprobación de saldos En la contabilidad sistematizada los soportes internos se elaboran mediante el programa de contabilidad. La codificación se puede abreviar para no digitar códigos mediante plantillas u operaciones repetitivas, de tal manera que si se quiere conocer el documento, el comprobante de contabilidad, los libros auxiliares y principales, el control de existencias y el estado de situación financiera de comprobación de saldo [balance de comprobación de saldos], se emite mediante la barra de reportes, como es el caso de cualquier programa o sistema contable. Toda operación o transacción del negocio debe documentarse en un soporte, además de la aplicación de las características cualitativas de las NIIF de las verificaciones de las afirmaciones, que no se pueden obviar en un proceso de validación de la información. Corolario: proceso que no se documenta ni se verifica, proceso olvidado y sin elementos de evidencia en futuras demandas o controversias contables. Gráfico No. 8. Operaciones, soportes y verificaciones Operaciones Gastos preoperativos Devolución de gastos Aportes sociales efectivo En especie Cuenta bancaria Notas bancarias Caja menor reembolsos Compra de activos Baja de activos Soportes de contabilidad Comprobante de contabilidad Comprobante de pago Recibos de caja Notas de contabilidad Consignaciones Nota de contabilidad Comprobante de pago Nota de contabilidad Verificación Arqueos de caja Conciliación Bancaria Arqueo de caja menor Inventario físico Liquidación activos Compra mercancía Devolución compras Pago de proveedores Nota de contabilidad Facturas de compras Notas de contabilidad Comprobante de pago Venta mercancía Devolución ventas Cobro cartera Provisión cartera Gastos administrativos Factura de ventas Notas de contabilidad Recibo de caja Nota de contabilidad Nota de contabilidad Comprobante de pago Comprobante de pago Nota de contabilidad Comprobante de pago Nota de contabilidad Nómina de empleados Comprobante de pago Comprobante de pago Gastos de venta Provisión de impuestos Gastos anticipados Liquidación gastos Pago a empleados Pago retenciones beneficios a empleados Liquidación empleados Declaraciones tributarias Pago de impuestos Otros ingresos Recibo otros ingresos Préstamos Intereses Cédulas Liquidación Inventario físico Circularización proveedores Inventario físico de Circularización cartera Cédula de cartera Causación gasto Planeación tributaria Amortización Contratos de trabajo Certificados Paz y Salvo Notas de contabilidad Comprobante de pago Declaración IVA Aplicación de todas Declaración ICA normas tributarias Declaración retención en la fuente Declaración renta Comprobante de pago Notas de contabilidad Verificación intereses Recibo de caja Pagarés, Letras Tabla de amortización Recibo de caja Comprobante de pago Notas de contabilidad verificación intereses las Comprobante de contabilidad Soportes internos y externos La contabilidad está compuesta por una serie de soportes [las NIIF no mencionan la clase de soportes contables]:  Internos: los que expide la empresa en la contabilización de hechos o sucesos propios, como por ejemplo una compra, una venta, producción, un ajuste, cierre de ejercicio, declaración de un dividendo o uso de una   reserva, los cuales se elaboran en notas de contabilidad. Externos: son aquellos que tienen relación con particulares en las relaciones comerciales como facturas, comprobantes de pago, nómina, etcétera. Con los comprobantes internos y externos la empresa legaliza las operaciones del ciclo contable. Los soportes que envían los particulares sirven de soporte a los internos y externos de la empresa, pero nunca reemplazan un soporte de registro de la empresa; en otras palabras, la empresa debe emitir sus propios documentos soporte. Codificación: consiste en tomar cada documento soporte (interno y externo), analizar la operación para hacerle el reconocimiento o incorporación a los estados financieros de acuerdo a la NIIF más apropiada en los conceptos respectivos, hacer su medición inicial y definir los códigos que requiera de acuerdo al plan de cuentas [las NIIF no tienen códigos ni planes de cuentas; estos lo hará cada país, de tal manera que cada uno los adaptará]. Casos y análisis sobre reconocimiento de los hechos económicos:      El auxiliar de contabilidad no conoce el ciclo contable. Si no lo conoce, mucho menos tiene la capacidad y el conocimiento de las NIIF para reconocer, medir los hechos económicos, dar de baja y hacer la presentación de los estados financieros, y tampoco podrá transmitir la información correctamente a los usuarios y hacer las revelaciones. Solamente algunas operaciones se elaboran en documento. El reconocimiento de un hecho económico tiene dos momentos: el primero es el análisis de la esencia para su incorporación en los estados financieros, y el segundo es la elaboración del documento. La contabilidad es el proceso por excelencia que es documentado en todos sus actos. La empresa no lleva documentos soportes ni libros de contabilidad. Otro de los elementos importantes de las normas es la documentación de los hechos económicos a través de documentos, libros y estados financieros. Se han dejado de reconocer algunos gastos necesarios. Además de la causación, los gastos se deben reconocer cuando sean necesarios, proporcionales y tengan relación de causalidad con el objeto de la empresa. Contrario a las NIIF, a los gastos inicialmente se les atribuye el poder     de generar flujos financieros; por esta razón están en calidad de activos diferidos, los cuales se amortizan. También tienen la característica de pasivos, porque se requiere destinar flujos de efectivo para su cancelación. ¿Será que este procedimiento es apropiado? Los gastos presentados en la contabilidad no son confiables. El reconocimiento se debe hacer sobre bases fiables y razonables. Los gastos personales del gerente y de los socios son reconocidos como gastos de la empresa. En este caso no hay una relación de causa-efecto; además, de acuerdo a las NIIF, dichos gastos no cumplen con los requisitos para su reconocimiento. El administrador difiere gastos como activos diferidos para ejercicios siguientes, cuando haya utilidades suficientes para hacer las compensaciones correspondientes. Los gastos se deben aplicar en el momento en que se requieren en el estado de resultados; no se permite diferir gastos porque su medición con fiabilidad es muy dispendiosa. No se hacen provisiones. Las provisiones son pasivos con alto grado de probabilidad de que la empresa deba desprenderse de efectivo; si no cumple con este requerimiento, no es una provisión. Según las NIIF no se aceptan gastos diferidos ni provisión sin una medición fiable. Provisiones de carácter general como las prestaciones deben reconocerse en el pasivo para cada empleado, siempre guardando la característica de la fiabilidad. Este proceso de la información se puede llevar a cabo mediante la forma manual o sistematizada. Entrada de datos manual Se inicia elaborando el comprobante de contabilidad que comprende el resumen de todos los documentos soportes expuestos anteriormente, en los siguientes pasos: 1. Se recogen todos los documentos soportes para ordenarlos por grupos homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del ente económico para un periodo contable. 2. Se analiza la esencia sobre la forma de todas las operaciones contenidas en cada soporte. Para hacer su reconocimiento se le da un código 3. 4. 5. 6. 7. 8. tanto a la parte que recibe como a la que entrega en la transacción, que servirá para acumular en el comprobante de contabilidad toda la información de igual naturaleza. Para lograrlo debe primero sustentarse en el plan de cuentas y luego aplicarse la regla de oro de la contabilidad. Se resumen todos los soportes que contienen operaciones comunes en el comprobante de contabilidad de forma detallada en cada cuenta principal (cuatro dígitos) y también, en cada cuenta auxiliar (a nivel de seis dígitos), las cuentas que sean necesarias de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos. Algunas contabilidades lo llevan a nivel de subcuentas (ocho dígitos), para un periodo contable de un día, una semana o un mes, de acuerdo a los requerimientos que exija la empresa. Se registra el comprobante de contabilidad, con todos sus soportes en cada uno de los libros auxiliares. Estos incluyen una primera hoja para la cuenta principal o de control, y las siguientes hojas son para las subcuentas. Luego el mismo comprobante de contabilidad se lleva al libro diario, cuyos registros se acumulan diaria o mensualmente hasta llegar a hacer el traspaso de las sumas de este de un mes o periodo al libro mayor, para establecer el [balance de comprobación o de prueba del periodo]. Se obtiene el [balance de prueba o de comprobación], tomado de cualquiera de estos medios o bien de los saldos de los libros auxiliares en sus hojas de control o del libro mayor (los saldos de las cuentas reales y nominales). El [balance] se plantea en la hoja de trabajo para su posterior análisis. Se valida la información contable del estado de situación financiera de comprobación, de acuerdo a las características cualitativas fundamentales y de mejora que se reflejan en las NIIF de cada hecho económico, antes de enviar la información a los órganos de aprobación (junta directiva) y de publicarla a los usuarios. De este proceso se detectan los errores u omisiones que se hayan podido cometer en forma voluntaria o involuntaria con el objeto de hacer los ajustes de reconocimiento de gastos e ingresos. Así mismo se procede para calcular las depreciaciones y amortizaciones. El resultado de este proceso es el [balance ajustado]. Se elabora el cierre contable de las cuentas operacionales tanto de ingresos como de egresos contenidas en las cuentas de resultado, así: las cuentas nominales de saldo débito se cierran al crédito, mientras 9. 10. 11. 12. que las cuentas de saldo crédito se cierran al débito y no pasan al balance general porque se resumen en la ganancia del ejercicio (antes utilidad del ejercicio), que va directamente al patrimonio de los asociados. Se registran los asientos contables de cierre, porque en el sistema manual tanto los registros de ajustes contables como los de cierre del ejercicio se llevan en notas de contabilidad débito o crédito, y estas a su vez se resumen en el comprobante de contabilidad de cierre. En la contabilidad sistematizada existe el proceso de cierre de operaciones anual que facilita la elaboración del estado de resultados del mes o del acumulado. Otros paquetes más sofisticados no requieren de cierre mensual (NOVASOFT y otros regionales) y permiten en cualquier momento hacer registros en cualquier mes y actualizar la información en forma inmediata. Además, en ellos se pueden editar [balances de comprobación y generales] mediante un proceso temporal cuya diferencia entre ingresos y egresos la lleva a la cuenta de utilidad o pérdida. El ciclo contable repite el proceso con el comprobante de contabilidad de ajustes contables y cierre del periodo, con los respectivos registros de libros auxiliares y principales, para dejar la huella o historia de las operaciones de ajustes y de cierre del periodo contable. Con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros culmina la elaboración del estado de situación financiera [balance general] y del estado del resultado integral. Estos son tomados del libro mayor por los registros sistemáticos llevados a cabo hasta el momento del cierre contable y constituyen la base para elaborar los demás estados financieros básicos con propósito general, o conjunto de estados, como son el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de efectivo y los estados financieros consolidados, siempre y cuando se tengan inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos, los cuales requieren la elaboración de hojas de trabajo especiales. Sin embargo, los paquetes sofisticados traen los procedimientos necesarios para este objetivo. Por último, se registra el libro de inventarios con detalle de todos los bienes y derechos que se posean y de las obligaciones con terceros, debidamente sustentadas en documentos a cargo del ente económico, el cual se expone más adelante, al igual que otros procedimientos particulares. El siguiente gráfico resume el proceso de elaboración de la hoja de trabajo por el sistema manual. Gráfico No. 9. Elementos de la hoja de trabajo 5. Estado de situación financiera de comprobación de saldos 6. Hoja de trabajo 7. Notas contables de contabilidad ajustes 8. Notas de contabilidad cierre contable 9. Comprobante de contabilidad de ajustes y de cierre 10. Libros principales 10. Libros auxiliares y de control 11. Estado de situación financiera y Estado del resultado integral 12. Libro de inventarios El sistema de contabilidad elabora automáticamente las depreciaciones, agotamientos y amortizaciones con el respectivo comprobante. Los demás ajustes de corrección de errores deben detectarse necesariamente en forma manual y, mediante nota de contabilidad, se ingresan como operaciones del periodo a la computadora. El estudiante puede verificar el proceso contable manual en el libro Excel de contabilidad- general-en-excel para que comprenda y practique el proceso anteriormente descrito. Si se pretende eludir el proceso del ciclo contable, se corre el riesgo de cometer errores y de que la contabilidad sea tachada de inconsistente por carencia de documentos soportes que prueben los registros de contabilidad. Por esta razón se deben exhibir unos registros que puedan ser verificables en cualquier tiempo, al igual que suplir la prueba judicial ante cualquier proceso en el cual se halle involucrada la empresa o sus directivos. La información que resulta del proceso del ciclo contable es la garantía para la elaboración de las declaraciones tributarias tanto nacionales como municipales, porque en cualquier momento la Administración de Impuestos Nacionales puede aplicar procedimientos de auditoría rigurosos y exigentes y encontrar omisiones por incumplimiento de normas tributarias que van en contra de la empresa, lo que hace onerosa la carga de los impuestos por las sanciones. Es de advertir que la Administración de Impuestos Nacionales y de Hacienda Municipal hace inspecciones oculares a los libros de contabilidad para comprobar la veracidad de los impuestos. Entrada de datos sistematizados En la contabilidad sistematizada el ciclo contable se reduce a tres pasos principales: 1. Entrada de soportes de contabilidad (internos y externos), 2. Proceso electrónico que elabora la computadora mediante el sistema de información, y 3. La emisión de informes. 1. Entrada Soportes de contabilidad 2. Procesamiento HARDWARE y SOFTWARE Ingreso de operaciones 3. Salida Comprobante de diario Libros auxiliares y libros principales Estados financieros y estados comparados Otros informes de gerencia Indicadores financieros El proceso descrito se cumple en cada negocio, sea de persona natural o jurídica, pues en el momento de constituirse basta separar bienes patrimoniales para el negocio o actividad comercial o llevar bienes a la sociedad. Así se facilita la elaboración del estado de situación financiera [balance de apertura], pues en estos casos el primer libro que se registrará será el de inventarios porque los demás se actualizan con un saldo y no se tienen movimientos. Salida de la información La responsabilidad de la contabilidad es del administrador del ente económico y del contador, ante los órganos de la sociedad, a los cuales se les deben presentar los estados financieros certificados. La del revisor fiscal es verificar toda la información y dictaminar que cumple con todas las NIIF aplicables de acuerdo a la naturaleza del ente. El administrador en algunas ocasiones registra el nombre del tesorero ante la administración de impuestos para que responda por las obligaciones tributarias y ante cualquier otro organismo del Estado que requiera información. Algunos de los reportes de información del sistema, son:      Plan de cuentas. Reporte de cartera. Libros de contabilidad auxiliares. Libros de contabilidad principales. Estados financieros de prueba. Etc. 2. Definición de cuenta La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir; por consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo. Dios dio al hombre dos manos: con la izquierda recibe y con la derecha entrega (que tu mano izquierda no sepa lo que hace la mano derecha), donde se presenta la típica cuenta T, pero con la diferencia de que quien recibe se denomina débito (la izquierda) y quien entrega se denomina crédito (derecha). Observe la gráfica de la cuenta T, para que desde el punto de vista del observador encuentre la dinámica y sus elementos. Izquierda Recibe Nombre de la cuenta del Activo Derecha Da o Entrega 100 50 Nombre de la cuenta del Pasivo Izquierda Derecha Recibe Da o Entrega Débito Saldo de la cuenta Crédito 50 Saldo de la cuenta Débito Crédito 50 100 50 Las operaciones comerciales se relacionan con una cuenta en particular, que presenta movimientos débito (recibe), movimientos crédito (entrega) y, como resultado, el saldo, que implica:                        Efectivo o equivalente al efectivo (caja general, bancos, fondos) [antes disponible]. Inversiones en instrumentos financieros (llámense títulos, acciones, cuotas, partes de interés social), sean estos a corto o a largo plazo. Valores a recaudar (cartera de clientes, ingresos por cobrar). Materias primas (inventarios de materias primas, materiales). Repuestos de maquinaria (inventarios). Máquinas de mantenimiento. Mercancías (productos no elaborados por la empresa). Productos terminados (los que elabora la empresa) Productos en proceso de elaboración (les faltan o bien materiales o bien mano de obra para su terminación). Activos mantenidos para la venta (activos con capacidad de ser realizables mantenidos en inventarios). Construcciones en proceso (valores con capacidad de ser capitalizados en activos de propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres, etc.). Propiedades de inversión. Maquinaria en montaje (valor capitalizable en activos). Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, impuestos diferidos). Beneficios a empleados [sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales, parafiscales, otros beneficios a empleados]. Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios). Cuentas por pagar (gastos a terceros). Deudas con instituciones financieras (obligaciones financieras). Provisiones (obligaciones futuras de difícil cuantificación y probabilidad). Valor a rembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio). Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, ganancias acumuladas). Dividendos o participaciones (distribuidos en calidad de acciones o partes de interés social en cuenta de patrimonio). Revaluación de las propiedades, planta y equipo (NIC16.9), que aumentan el activo y la consiguiente depreciación. Solo es posible en las grandes empresas que aplican NIIF plenas, y se lleva a la cuenta de patrimonio de superávit por revaluación dentro del patrimonio; no se permite en las NIIF para pymes. Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios, donde se guardan y se sacan los valores comunes a ellos, para mostrar al final un saldo y elaborar el estado de situación financiera [balance], el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo. Las NIIF no se comprometen con un plan de cuentas único y cada país tiene el propio, pero sí persisten conceptos apropiados para reconocer las transacciones, que a la postre van a terminar en un plan de cuentas. Sin embargo, los órganos de control y vigilancia como la Superintendencia de Sociedades no trabajan en planes de cuentas sino en modelo de reporte de información del lenguaje de los negocios el XBRL (lenguaje extensible de informes de negocios). 3. Clasificación de las cuentas Las cuentas utilizadas en la elaboración y presentación de los estados financieros son las reales o del estado de situación financiera [balance], las nominales o de resultados (las cuentas de orden no cumplen ni con los requerimientos de activos ni con los de pasivos; por esa razón no aparecen en los estados financieros bajo NIIF). Todas se clasifican por su naturaleza en cuentas débito o cuentas crédito. Según su naturaleza Débito: donde el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se hagan al débito y disminuye con registros al crédito. Su saldo siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa, de los cuales se espera que fluyan beneficios futuros al ente económico. Crédito: donde el saldo de la cuenta siempre aumenta con registros que se hacen al crédito y disminuye con registros al débito. Su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa, surgidas de unos sucesos pasados, para lo cual tendrá que desprenderse de efectivo u otros activos con el fin de cancelar la cuenta. Si se trata de provisiones, son hechos futuros e inciertos. Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir, y las cuentas de naturaleza crédito son las que consumen el trabajo. Las cuentas débito producen la renta, que se distribuye en primer lugar para el Estado en calidad de impuestos, para las obligaciones financieras en calidad de intereses y para los socios o accionistas en calidad de participaciones o dividendos. No en vano Carlos Lleras Camargo llamó al Estado el principal socio industrial de las empresas. En ese sentido, el Estado es el mayor consumidor de las utilidades en calidad de impuesto de renta al 34% a partir del 2013. Además, percibe el 16% del IVA en todo ingreso susceptible de incrementar el patrimonio, el 0.4% del gravamen a los movimientos financieros y, por último, un impuesto al patrimonio líquido del 1.0% para patrimonio entre 1000 a 2000 millones de u.m., al que se suman otras tarifas superiores a 1.4%, 2.4% y hasta 4.8%. Según el estado de situación financiera Las cuentas que contienen los estados financieros, estado de situación financiera y estado del resultado integral [balance general y estado de resultados], se clasifican en cuentas reales y cuentas nominales. Las de orden ya no existen, pues no cumplen los requerimientos de activos ni pasivos. Las cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el estado de situación financiera y corresponden a los grupos: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio. [Las clases y las definiciones de las cuentas reales o de balance coinciden en su conceptualización con las normas locales, como ya se referenció en este libro]. Activo: son bienes o recursos controlados por el ente económico, como resultado de sucesos pasados, de los cuales la entidad espera obtener beneficios económicos en el futuro (S2.15). Los bienes o recursos deben estar al servicio de la actividad, tanto en capital de trabajo operativo (efectivo, inversiones en títulos, cartera, inventarios, diferidos) como en bienes de capital (propiedades, planta y equipo, maquinaria, muebles y enseres, equipos de transporte, etc.) e intangibles adquiridos. Todos ellos aumentan su saldo con los registros en el débito y disminuyen su saldo con registros en el crédito. Una de las características para el reconocimiento de un activo es que a la empresa se le hayan transferidos el riesgo, el control del bien y los beneficios. Si hay un documento formal y no se ha recibido el bien, no se debe reconocer como activo. Pasivo: son obligaciones presentes del ente económico, surgidas de sucesos pasados, a cuyo vencimiento se espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos (S2.15). No puede hablarse de un pasivo cuando al final del vencimiento la empresa tenga que emitir acciones o partes de interés; en este caso son instrumentos de patrimonio. Los sucesos pueden ser de financiamiento y permiten a la empresa emprender sus operaciones e inversiones; también pueden ser los proveedores, otras obligaciones financieras y las cuentas por pagar. Aumentan su saldo con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito, y su saldo siempre será de naturaleza crédito. “Denme un punto de apoyo y les moveré el mundo” es el principio de apalancamiento de Arquímedes. Hoy se puede decir: “Denme un préstamo bancario y les montaré un negocio” o “les dinamizaré el negocio”. Patrimonio: es la parte residual de los activos de la entidad, deducidos todos sus pasivos (S2.15). Hacen parte del patrimonio los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa para desarrollar la actividad comercial, los cuales se denominan capital social. Este luego se alimenta con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y se llaman reservas, ganancias acumuladas, y otras se distribuyen en calidad de dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social. Estas cuentas aumentan su saldo con registros en el crédito y disminuyen con registros en el débito. Su saldo siempre será de naturaleza crédito. Según el estado de resultados Las cuentas del estado de resultado o nominales acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4. Ingresos, 5. Gastos, 6. Compras, y 7. Costos de producción u operación. Nominales de ingreso: proceden de las actividades ordinarias de las siguientes transacciones o sucesos:        Venta de bienes producidos por la entidad o adquiridos para su reventa. Prestación de servicios. Contratos de construcción. Arrendamiento, por el uso por parte de terceros de los activos de la entidad (S23.1). Intereses por financiación de cartera. Dividendos de inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos. Ganancias por venta de activos. Los ingresos se disminuyen con las devoluciones o anulación de las facturas o contratos y con las rebajas y descuentos. Hacen parte los grupos: 41. Ingresos ordinarios [según las NIIF no existe el grupo 42, No operacionales, de ingresos no operacionales o extraordinarios, los cuales pierden vigencia cuando se deje de llevar la contabilidad local. Estas cuentas deberán agruparse en el grupo de cuentas 41, porque el 42 se reserva para ganancias en disposición de activos]. Nominales de gastos: son todos los gastos ordinarios de administración y de distribución y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos: 51. Gastos de administración, 52. Gastos de ventas, 53 . Gastos financieros, 54. Impuesto de renta y complementarios, y 59. Ganancias y pérdidas. [Igualmente, según las NIIF no existe el grupo 53, No operacionales, o bien gastos no operacionales o extraordinarios, los cuales pierden vigencia cuando se deje de llevar la contabilidad local. Esta cuenta se ha reservado para las pérdidas por las actividades que no son del giro normal del negocio]. Una entidad no presentará ni describirá ninguna partida de ingreso o gasto como “partidas extraordinarias” en el estado del resultado integral (o en el estado de resultados, si se presenta) o en las notas. (S5.10). Nominales de costo: el costo de venta que se trae de las normas locales es considerado por las NIIF para pymes como gasto de ventas. Sin embargo, parece ser que es una acepción de gasto y tal vez porque la palabra “costo” se tiene reservada como un método de valuación (modelo de costo). No obstante, se puede seguir usando la cuenta de costos de venta de mercancía vendida, no fabricada por la empresa, la cual, tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de producción y venta. Hacen parte los grupos: 61. Costo de venta y de prestación de servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente, y 62. Compras, cuando se maneje el sistema de inventario periódico. Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe utilizar cuentas apropiadas para la producción antes de llevar los productos a los inventarios, los que a su vez en el momento de la venta se constituyen en costos de la mercancía vendida fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos: 71. Materia prima, 72. Mano de obra directa, 73. Costos indirectos, y 74. Contratos de servicios. Cuentas de orden Las cuentas de orden no son un activo o un pasivo para las NIIF. Sin embargo, muchas de ellas pueden ser reclasificadas si cumplen con los requerimientos de activos o pasivos; de lo contrario, desaparecen en este nuevo lenguaje de negocios con las NIIF. Algunos países de Latinoamérica, se manejan para efectos tributarios, otros como ecuador es una información extracontable, lo cierto es que no hacen parte del Estado de situación financiera. [Grupo 81: los derechos contingentes se referían a bienes y valores entregados en custodia, en garantía, en poder de terceros, litigios o demandas y diversos. Grupo 82: las cuentas deudoras fiscales tenían que ver con obligaciones con la DIAN y pérdidas que aún no habían sido descontadas de la renta gravable. Grupo 83: cuentas deudoras de control, sobre bienes en arrendamiento, títulos de inversión no colocados, activos totalmente agotados, depreciados, créditos a favor no utilizados, títulos de inversión amortizados, capitalizaciones por revalorizaciones, otras cuentas deudoras de control]. Cada una de estas cuentas que se clasifican de naturaleza débito, tienen su correspondiente cuenta crédito en la 91. Cuentas acreedoras responsabilidades contingentes. 92. Cuentas acreedoras fiscales, 93 Cuentas acreedoras de control Queda una tarea para las empresas que aún tienen saldos en estas cuentas de orden: ponerlos en transparencia con las normas internacionales para reconocerlos como activos contingentes, pasivos contingentes, ingresos o gastos o desaparecerlas de los estados financieros. 4. Método de las cuentas Existen varios métodos para el manejo de las cuentas en la elaboración de la contabilidad y presentación de los estados financieros. Entre ellos se destaca como método de enseñanza la cuenta T, que solamente se maneja en el aula de clase y nunca más en la vida profesional. Los métodos con fundamento teórico son la partida doble de Luca Paciolo, la ecuación contable, el de causa y efecto y en los últimos tiempos la teoría de grafos, que no ha tenido mayor difusión y aplicación. Método de la cuenta T Existe la forma gráfica de representar las cuentas en forma de T, utilizada por el estudiante que se inicia en estas labores. Se puede interpretar, desde el punto de vista de la persona que observa, así: en la parte superior se identifica, con el nombre de la cuenta mayor o de balance, la cuenta nominal o de resultados que se quiere afectar, como por ejemplo: caja, inventarios, cartera, maquinaria y equipo, obligaciones financieras, proveedores, capital social, ingresos, gastos, etcétera; en la parte izquierda de la persona que observa se registran o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y en la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega). Para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los movimientos que no son iguales. Enseguida se coloca el saldo por diferencia entre los dos movimientos; por ejemplo, si los movimientos débitos son superiores a los créditos, la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente sumas iguales. En caso contrario, si los movimientos créditos son superiores a los débitos, la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales, como se observa en el siguiente gráfico. Gráfico No. 10. Método de cuenta T Cabeza: Nombre de la cuenta Izquierda Derecha Débitos con efectos contrarios según la Créditos con efectos contrarios según la naturaleza de la cuenta. naturaleza de la cuenta. Activos Aumentan Gastos Aumentan Costos Aumentan Pasivos Disminuye Patrimonio Disminuye Ingresos Disminuye Saldo del movimiento débito Activos Disminuyen Gastos Disminuyen Costos Disminuyen Pasivos Aumentan Patrimonio Aumentan Ingresos Aumentan Saldo del movimiento crédito Sumas iguales Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didáctica algunos autores recurren a la cuenta T para reemplazar la codificación del soporte en forma de reporte, no solamente con el nombre de la cuenta y el registro débito y crédito. Sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad manual; este es reemplazado en la práctica por el registro diario, que sirve a su vez para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos, en vía de extinción por la presencia de las computadoras que realizan ese trabajo. Gráfico No. 11. Comparación de libro auxiliar con la cuenta T Complemento que no tiene la cuenta T. 1110 Bancos 111005 Moneda nacional Fecha Cuentas 01-02-15 Consignación efectivo de caja 10-02-15 Giro de cheque 11-02-15 Consignación efectivo de caja 21-02-15 Giro de cheque a proveedor 25-02-15 Préstamo bancario 28-02-15 Compra de vehículo 28-02-15 Suman los movimientos Cuenta T. 111005 Bancos Débitos Créditos 30.000 20.000 5000 15.000 40.000 30.000 75.000 65.000 Saldo en caja 10.000 Suma iguales 75.000 75.000 Gráfico No. 12. Similitud del libro auxiliar con la cuenta T Cuenta Té 1 Activo 11 Efectivo o equivalente al efectivo 1105 Caja 110505 Caja general Fecha Detalle No. 2015 Concepto transacción Débito Aumenta Crédito Disminuye Saldo Débito Sin embargo, la cuenta T es la representación de una mínima parte del libro de cuentas corrientes, tal como se observa en el gráfico anterior, perdiéndose la verdadera historia de la contabilidad. Es confuso definir si se trata de método de contabilidad o de simple registro en el libro, de tal manera que es un híbrido que el estudiante debe dilucidar para no confundirse en los procedimientos. De todos modos, la cuenta T se parece más a un libro de cuenta corriente que a un registro contable, como se explica más adelante. Tome una cuenta en particular y hágase las siguientes preguntas: ¿Qué tipos de operaciones aumentan el saldo de la cuenta caja? ¿Qué operaciones disminuyen el saldo de la cuenta bancos? ¿Una cuenta de naturaleza debito puede tener saldo crédito y cuándo? ¿Una cuenta de naturaleza crédito puede tener saldo débito y cuándo? ¿Qué acontece cuando se equivoca en el registro por un código errado? ¿Qué acontece cuando se equivoca en el registro de un libro auxiliar o principal?  ¿Si divido la diferencia entre los movimientos débito y crédito de un comprobante por dos, encontraré el registro equivocado?       Estas son preguntas que ayudan a reafirmar la naturaleza de la cuenta. El siguiente gráfico muestra que la cuenta T —la parte sombreada— solamente utiliza el débito y crédito y que se pierde información valiosa que sí trae el registro contable. Gráfico No. 13. Comparación del registro contable con la cuenta T Código Cuentas Débito Crédito Razón de la transacción Caja Débitos 60.000 Créditos Bancos Débitos Créditos Capital social Débitos Créditos 60.000 Es necesario que el estudiante reflexione que el trabajo del contador no se limita al solo registro de la teneduría de libros, sino al de apoyar la administración en la planeación y gestión de los negocios, con aportes críticos que sirvan de base para generar valor a la empresa y en la toma de decisiones económicas. En el gráfico anterior la parte señalada con rayas punteadas y sombreadas muestra la cuenta T extraída del libro auxiliar, utilizada en la didáctica de la contabilidad. Sin embargo, como se puede comprobar, se pierde todo el resto de información como son: la identificación de la cuenta, fecha de la transacción, detalle o información que contiene el documento, el número de documento y el saldo disponible para elaborar estados financieros, datos que además permiten verificar el registro de las transacciones cuando se tenga el indicio de un error u omisión. Método de la partida doble Había una vez, un contador tenía como ritual de trabajo, antes de iniciar las labores diarias, sacar un papelito, lo leía y lo guardaba; nadie había detallado su contenido, pero el día que se pensionó, el asistente revisó su escritorio y encontró el papelito que decía: “Todo lo que se recibe va al debe, y lo que se entrega, al haber” La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad. Esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla. No obstante, pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debitan) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza. De esta forma se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo: uno a la cuenta del activo o gastos y otro a la cuenta del pasivo, patrimonio o de ingresos, en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta, después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado final de la contabilidad financiera, donde se guarda el equilibrio de la partida doble. El estudiante debe hacer abstracción y ubicarse en el contexto de un hipermercado para observar los diferentes productos e identifica las diferentes transacciones que acontecen a su alrededor para aplicar el concepto de cuenta y de la partida doble. Anécdota: un profesor del jurado calificador le mostró el lapicero a un estudiante que presentaba su preparatorio de contabilidad para optar al título de contador y le pidió que identificara el objeto. El estudiante, por simple sentido común, lo identificó como un lapicero, y el jurado lo calificó no aprobado. Posteriormente, el estudiante se encontró con el asistente de contabilidad, y este, por cortesía, le preguntó: “¿Cómo le fue en el examen preparatorio, doctor?”. Este le dice: “Mal”. El asistente lo aborda nuevamente: “¿En dónde estuvo la falla?”, y el estudiante le hace la prueba, a la cual su asistente responde: “Es un gasto necesario para el desarrollo de cualquier objeto social; además, es un bien económico oneroso cuyo derecho se transfiere por medio de la factura de venta”. El estudiante exclama: “¡Claro, colega, esa era la respuesta!”. Significado y significante El estudiante de contabilidad debe tomar como hábito pensar siempre desde el punto de vista del significante y no con el significado normal que tienen las cosas. Los contextos de una palabra son diferentes para lo tributario, comercial, contable, auditoría, etcétera, y es necesario apropiarse del lenguaje de la disciplina profesional para fundamentar el sentido crítico y analítico de la problemática y para acopiar procesos de solución. Elabore varios significantes sobre objetos. Por ejemplo un lápiz, para un profesional del derecho, podría ser un arma corto punzante; para un contador, un útil de papelería; y para un arquitecto, su herramienta de trabajo. El siguiente gráfico muestra la partida doble en la constitución de un negocio, donde todos los activos aportados existen porque han sido generados por varias de las tres fuentes: la financiación externa (pasivos), la interna o aportes de los socios (patrimonio) y otra por las operaciones propias del negocio, que son los excedentes netos. Gráfico No. 14. Método de la partida doble Activos Efectivo Retenciones en la fuente Inventarios Cuentas por cobrar Maquinaria y equipo Muebles y enseres Edificios Otros activos Gastos Gastos de ventas Gastos de administración Gastos de distribución Pasivos Obligaciones financieras Proveedores Obligaciones laborales Obligaciones fiscales Obligaciones hipotecarias Patrimonio Capital social Reservas obligatorias Reservas ocasionales Ganancias acumuladas Utilidades del periodo Pérdidas del periodo Ingresos Ingresos ordinarios Pérdidas Otros resultado integral La anterior estructura muestra cómo la empresa no genera utilidades del periodo, porque los ingresos son iguales a los gastos; si la relación fuera contraria —que los ingresos fueran superiores a los gastos—, se denotaría utilidad en el ejercicio contable. Regla de oro de la contabilidad “Toda cuenta que recibe se debita, toda cuenta que da se acredita. El que aplique esta regla a cabalidad sabe mucha contabilidad” (Anónimo). Método de la ecuación contable A partir del método de contabilidad de la partida doble resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio: Activos = Pasivo + Patrimonio Gráfico No. 15. Ecuación de la línea recta De donde: y = Activos a= Pasivos b = Patrimonio x = Porcentaje de rentabilidad A c t y i v o s y = a + b (x) a = Pasivos b = pendiente a = valor constante x = Rentabilidad El gráfico de la fórmula matemática se conoce también como ecuación patrimonial y se asimila a la ecuación de la línea recta:     La ordenada (y) representa el total de activos a disposición de la empresa. La constante (a) es el valor de los pasivos que están financiando a la empresa. Se debe tener en cuenta que en un momento dado estos pasivos pueden manipular la variable independiente por el alto costo del dinero, que puede impedirle crecer a la empresa. El valor independiente (x) de la recta es el rendimiento que se genera por la actividad que no se puede controlar. Responde a la influencia de las variables económicas que permiten que se logren metas y objetivos y que la empresa crezca de acuerdo a la combinación de recursos. La pendiente (b) son los recursos propios, denominados el patrimonio. Este tiene como variable los rendimientos (utilidades) que se acumulan en calidad de reservas y aumentan el valor de la empresa. Después de colocar el negocio en marcha, se consideran otros elementos en ambos lados de la ecuación contable, como las cuentas de resultados, que hacen parte integral de la contabilidad y confirman el [balance de comprobación] después de haber desarrollado la actividad económica. Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la primera: Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingresos – gastos) Activos - Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – gastos) Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para identificar qué cuentas reciben los derechos o bienes de capital o qué cuentas entregan dichos bienes o derechos. Así se puede mostrar en forma permanente el equilibrio de la ecuación, que constituye el objeto de ser de la contabilidad y de los estados financieros (estado de situación financiera y estado del resultado integral) [balance general y estado de resultados]. Método de causa y efecto Otra forma de mostrar el concepto de cuenta es mediante el registro en forma de diario, que muestra la cuenta causa y la cuenta efecto. Esta es una forma de entender la contabilidad que resulta más conveniente al estudiante porque le permite familiarizarse con las operaciones y adquirir habilidades y destrezas con la codificación de soportes al momento de hacer la práctica contable. Gráfico No. 16. Causa y efecto Cuenta Efecto Efectivo en caja o en bancos Propiedades planta y equipo Efectivo y equivalente de efectivo Efectivo y equivalente de efectivo Retención en la fuente Deudores Inventarios de mercancías Edificios Pago de gastos Cuenta Causa Aportes sociales Apertura de cuenta bancaria Venta de mercancías Proveedor Obligación hipotecaria Disponible en cuenta corriente Este método se plantea mediante el registro de todas las transacciones en forma de diario, donde se consigna primero la exposición del código de acuerdo al plan de cuentas, el nombre de la cuenta y subcuenta, el valor de la transacción al débito con su contrapartida al crédito y la correspondiente razón de la transacción comercial. Este método permite individualizar cada transacción y hacer su verificación, algo que con el método de la cuenta T es muy difícil de hacer. Código Cuentas Débito Crédito Razón de la transacción, evento o suceso 5. Plan de cuentas Anteriormente las regiones latinoamericanas tenían su propio plan de cuentas (en otros países manuales de cuentas). Sin embargo, hoy la transición de las contabilidades locales a las NIIF implica la necesidad de confeccionar un plan, con base en la elaboración de las políticas contables. El primer trabajo de adopción debe estar a cargo del comité responsable y, posteriormente, recibir la aprobación de los órganos de dirección del ente económico. Algunos países ya adoptaron sus planes de cuentas, como son los casos de Venezuela, Bolivia y Paraguay. España sigue el Plan General Contable aprobado en el 2007, pero de él se nutren todos los planes de cuentas y es obligatorio adaptarlo y registrarlo en la Cámara de Comercio española. Cómo elaborar un plan de cuentas Para elaborar un plan de cuentas debe conocerse el negocio, sus operaciones, su objeto social principal y secundarios y, con base en el plan de cuentas local, comenzar a estructurar el plan de la empresa. En este sentido es importante tener en cuenta la visión de la normativa para aplicarla a cada una de las empresas, porque de todas maneras se requiere resguardar una estructura metodológica que les facilite los procesos de acumulación de las operaciones a los preparadores de software. El concepto de plan de cuentas facilita a los comerciantes la unificación de conceptos, y a los programadores de software hacer sus acumulados de información y clasificar y emitir informes. Además, permite comparar regionalmente la información de pares económicos del mismo sector. Al parecer van a persistir los planes de cuentas, pero adaptando la normativa internacional, porque en ellos se resguardan los procedimientos de contabilización con base en las políticas contables para cada una de las cuentas. En estos planes se deben exponer como mínimo cinco dimensiones de cada cuenta en particular:      Reconocimiento inicial. Medición inicial. Medición posterior. Baja en cuentas o eliminación. Presentación y revelación. Los programadores de software de contabilidad han entendido que el problema de la armonización no es cuestión de cambio del nombre de las cuentas, porque a algunas de ellas se les debe adicionar un procedimiento especial para hacer ciertos procesos en su reconocimiento inicial y en sus mediciones posteriores, además de la conceptualización de acuerdo a las NIIF. Es posible que esto sea suficiente para la conversión de una operación a NIIF sin muchas dificultades, solo que depende mucho de que el digitador tenga el conocimiento suficiente sobre ese nuevo manual que es urgente elaborar. Por lo tanto, es un trabajo que no van a perder los programadores y que permitirá hacer la enseñanza de la contabilidad con base en el plan de cuentas (y no único de cuentas) que las NIIF aportan en sus conceptos. [El Plan Único de Cuentas de Colombia cambió, al igual que en todas las regiones]. El plan que se elabore debe recoger las principales políticas contables (NIIF), tarea no fácil en la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad (el comité de implementación debe elaborarlas y someterlas a la aprobación de un órgano competente del ente económico). La primera tarea del estudiante de contabilidad con enfoque en NIIF es apropiarse del plan de cuentas propio de cada empresa y memorizar por lo menos los seis primeros dígitos de las cuentas del estado de situación fi a y del estado del resultado integral que resumen activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Modelo de plan de cuentas El modelo de plan de cuentas se incluye en un archivo de Excel con el fin de facilitar su actualización de acuerdo a planes que se han tenido como referencia, como los facilitados por España, Ecuador y El Salvador. Igualmente, se tuvieron en cuenta las operaciones realizadas en videoconferencias de la Superintendencia de Sociedades en agosto 5 de 2014. El lector debe recuperar el archivo modelo-de-plan-de-cuentas-general en la web junto con el libro digital que facilitará asignar el código a las transacciones comerciales, tanto para la contabilidad local PCGA y la contabilidad bajo el enfoque NIIF. En el plan de cuentas que se incluye en las actividades complementarias de acuerdo a las NIIF para pymes no se encuentran las clases de cuenta 8 y 9 [recuerde que estas clases de cuenta pertenecían a cuentas de orden, los grupos de cuentas 19. Valorizaciones y 38. Superávit por revalorización]. Sin embargo, esta última existe para las NIIF plenas como mayor valor del activo o gastos y al patrimonio superávit por revaluación (en el 2017, según las modifica las NIIF para pymes que fueron aprobadas, se aplicará también a las pymes). El proceso de acumulación de las operaciones se hace por el máximo nivel de seis u ocho dígitos, para que en forma piramidal se vayan acumulando hasta llegar al primer nivel. Gráfico No. 17. Proceso de acumulación de las operaciones Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar 1 11 1105 110505 11050505 Activo Efectivo Caja Caja general Caja general Bogotá El estudiante debe proveerse de un plan de cuentas para comerciantes última edición, para que se inquiete por los principales grupos del activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, así mismo por las principales cuentas del efectivo y equivalente al efectivo, inversiones en instrumentos financieros, instrumentos de patrimonio, obligaciones financieras, pasivos estimados y capital social, etc., para su práctica en todo el estudio de la contabilidad. Clase 1. Activo El plan de cuentas permite acumular por cada clase las diferentes transacciones de: 1. Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos y 5. Gastos. Por esta razón la composición de cada clase se asemeja a una pirámide, como se muestra en el gráfico. 1 Activo 11 Efectivo o equivalente al efectivo. 1105 Caja 110505 Caja general 110505 Centro de costos A 2015 Detalle Concepto transacción N°. Débito Aumenta Crédito Disminuye Saldo Débito El reconocimiento de las transacciones se registra a nivel del libro auxiliar, o cuenta de detalle, que puede ser de seis, ocho o más dígitos de acuerdo a la necesidad de la información. En el libro no hay necesidad de mostrar toda la descendencia de la cuenta auxiliar, quiere decir, escribir la clase, el grupo, la cuenta y la subcuenta como se expuso en el cuadro anterior, pues se acostumbra abrir la primera hoja del auxiliar con la cuenta control y las siguientes para las subcuentas de caja general y caja menor, así: 1105 Caja control 2015 Detalle N°. Comprobante de contabilidad Débito Crédito Saldo Aumenta Disminuye Débito 110505 Caja general 2015 Detalle N°. Concepto transacción Débito Crédito Saldo Aumenta Disminuye Débito 110510 Caja menor 2015 Detalle Concepto transacción N°. Débito Crédito Saldo Aumenta Disminuye Débito Los activos son el efecto y se originan por una causa denominada pasivo, patrimonio, de donde resulta la partida doble. Por ejemplo, para tener efectivo debe haber una persona que lo entregó y se considera como una obligación en calidad de pasivo o patrimonio. Es común que el efecto de un activo (bancos) provenga de la causa préstamo bancario, por cuyo hecho se crea la obligación financiera. También puede ser la reinversión al tomar el efectivo en caja y abrir la cuenta corriente en algún banco de la ciudad. Clase 2. Pasivo Se generan en la medida en que los proveedores o instituciones financieras permiten recursos a la empresa. Si el banco otorga un préstamo a 36 meses a la tasa de interés anual del 24%, pagadera mes vencido por un valor determinado, en este caso el efectivo que deposita el banco en la cuenta corriente es la causa del préstamo, para lo cual se crea la cuenta de obligaciones bancarias de control 2105 y la subcuenta 210510. 2105 Bancos nacionales Control 2015 Detalle N°. Comp. de contabilidad Débito Crédito Saldo Disminuye Aumenta Crédito Débito Crédito Saldo Disminuye Aumenta Crédito 210510 Pagarés 2015 Detalle Pagaré N°. Clase 3. Patrimonio Se genera en el momento de la constitución de los negocios por los aportes en dinero o en especie que llevan las personas naturales a sus negocios particulares o los socios y accionistas a las sociedades comerciales, para darle vida operativa a la empresa, con lo cual debe crearse la correspondiente cuenta y subcuenta en el patrimonio. 3130 Capital persona natural Cuenta control 2015 Detalle N°. Comp. de contabilidad Débito Crédito Saldo Disminuye Aumenta Crédito 3130001 Aportes personales 2015 Detalle N°. Aportes sociales Débito Crédito Saldo Disminuye Aumenta Crédito Con las cuentas del activo, pasivo y patrimonio se puede construir la ecuación contable, compuesta por los activos en caja y bancos, por los pasivos en las obligaciones financieras y por el patrimonio constituido por aporte en efectivo o en especie: Activos = Pasivos + Patrimonio. Clase 4. Ingresos ordinarios Representan las fuentes de efectivo por las actividades ordinarias por el desarrollo de la actividad principal, que bien puede ser: comercial, producción o servicios. Aumentan el saldo con registros al crédito y disminuyen con registros al débito por concepto de cierre de la cuenta al momento de terminación del ciclo contable. Su saldo siempre será de naturaleza crédito. 4135 Mercancías no fabricadas por la empresa Control 2015 Detalle Comprobante contabilidad N°. de Débito Crédito Saldo Disminuye Aumenta Crédito Débito Crédito Saldo Disminuye Aumenta Crédito 413536 Electrodomésticos y muebles 2015 Detalle Concepto transacción N°. Los ingresos son la causa o la fuente de recursos para producir renta. Sin la actividad ordinaria no se produce renta y el correspondiente efecto del efectivo. Si se lleva a la vida práctica, se puede concluir: “Hombre que no trabaja no produce efectivo para sus necesidades”, “Hombre que no trabaja no tiene derecho a gastar”. Ganancias: es el producto de actividades secundarias de la empresa, pero que no se clasifican como ordinarias y van al estado del otro resultado integral, como por ejemplo la utilidad en venta de un activo. Clase 5. Gastos ordinarios Las cuentas que componen los gastos representan las erogaciones con las siguientes características: necesarias en la producción de la renta, proporcionales con respecto a otros gastos y con relación de causalidad con el objeto social. Los gastos son el combustible para poner a producir los activos propiedad, planta y equipo. Se denominan gastos de personal, servicios públicos, gastos de ventas, gastos generales. Aumentan su saldo con registros en el débito y disminuyen con registros en el crédito en el momento del cierre de la cuenta. Su saldo siempre será de naturaleza débito. 5105 2015 Beneficios a empleados [gastos de personal] Control Detalle N°. Comp. de contabilidad Débito Crédito Saldo Aumenta Disminuye Débito Débito Crédito Saldo Aumenta Disminuye Débito 510506 Sueldos 2015 Detalle Concepto transacción N°. Los gastos en la contabilidad local no son objeto de compensaciones, excepto el exceso en las provisiones. Según las NIIF no se aceptan las compensaciones, salvo en la venta de activos propiedad, planta y equipo. Pérdidas: se obtienen por gastos que no son ordinarios o actividades secundarias de la empresa, como la pérdida en la venta de un activo. Clase 6. Compras y costos Toda actividad requiere de la compra de materias primas o mercancías a la venta para generar la actividad u objeto social, que se denomina compras. Se utiliza la cuenta compras cuando se maneja el sistema de inventario periódico; igualmente, la cuenta inventarios si el sistema de inventario es permanente. Sin embargo, al finalizar el ejercicio tanto las compras como los inventarios sirven para determinar el costo de ventas, como un ajuste más del [balance de comprobación de saldos], que luego servirá para determinar la utilidad bruta en ventas (ingresos brutos menos costos). Los ingresos, los gastos de administración y de ventas y los costos de ventas se pueden resumir en las siguientes fórmulas de resultados: Resultado del ejercicio: Beneficios – Sacrificios = Beneficio neto. Ingresos – Gastos = Utilidad operacional. Ingresos – Gastos – Impuestos = Utilidad líquida. Utilidad líquida – Reserva legal – Reserva estatutaria – Reserva ocasional – Dividendos o participaciones = Utilidad acumulada. Otro resultado integral Beneficios – Sacrificios = Ganancia neta. Ingresos por disposición de activos – importe en libro de los activos – Depreciaciones = Ganancia o pérdida. Estado de situación financiera de comprobación de saldos Es la culminación del proceso de preparación de la información contable. Se elabora a partir de los saldos de las cuentas que tuvieron movimiento durante el ciclo contable y de aquellas que permanecieron inactivas. La suma de todos los saldos de las cuentas da como resultado sumas iguales para mantener el equilibrio entre las cuentas reales y nominales. Nombre de la persona natural o nombre comercial Nombre del Estado: Estado de situación financiera de Comprobación de saldos (*) A 1 de enero del 2015 Activos Pasivos y patrimonio Código Cuentas Valor Código Cuentas Valor 1105 Caja 2105 Obligaciones 1110 Bancos 3130 Capital personal 6205 Compras 4135 Ventas 5205 Gastos de personal Total activos Total Pasivos y Patrimonio Firmas de Gerente y contador (*) Fuente: Estado de situación financiera tomado de los libros auxiliares de contabilidad. (*) Fuente: Estado de situación financiera tomado del libro Mayor y Balances. El estado de situación financiera de comprobación [balance de comprobación] es el resultado de tomar todos los saldos de las cuentas en referencia, que bien pueden ser de los libros auxiliares de contabilidad (cuentas reales y nominales) o también del libro mayor y balances, las cuales deben ser coherentes. En la presentación formal del estado de situación financiera de comprobación [balance de comprobación] se han manejado varias cuentas: el efectivo para recibir los aportes, los bancos por la apertura de la cuenta corriente, las obligaciones financieras por el préstamo, el capital por los aportes personales, los gastos por los pagos necesarios para producir la renta y, por último, las ventas generadoras de riqueza, porque en cada producto que se vende va implícita la utilidad que es susceptible de hacer crecer la empresa. Como conclusión: las cuentas mayores de los estados financieros permitieron acumular las operaciones y presentar el Estado de situación financiera [balance] a la fecha. En este libro de contabilidad general no se hará hincapié en el manejo de las cuentas T por las siguientes razones:    No se usan en la práctica contable y se desconecta al estudiante de la realidad. El principal objetivo del libro es introducir al lector al proceso del ciclo contable manual al tomar todos los soportes de contabilidad, identificar las diferentes transacciones, resultado de hechos o eventos económicos y codificar las transacciones con uso del plan de cuentas, para luego elaborar el comprobante de contabilidad y entrar rápidamente al mercado laboral a desempeñarse como auxiliar contable. El segundo objetivo es darle al estudiante el conocimiento sobre el ciclo contable manual y sistematizado al inducirlo a manejar un programa de contabilidad e introducir los códigos y conceptos para que   inmediatamente pueda sacar informes de los resultados de la contabilidad, sin perder el conocimiento del proceso de la elaboración manual (el estudiante puede hacer su práctica sistematizada en uno de los programas de contabilidad que se consiguen en el mercado). Una advertencia al comprar un programa de contabilidad es que no se va a encontrar una solución para aplicar las NIIF, porque los conceptos y procedimientos y criterios son del contador con base en las NIIF. Porque existe una razón poderosa y es que todo estudiante requiere dominar el ciclo de la contabilidad para comenzar a generar valor agregado a la empresa y a su situación laboral personal. 6. Soportes contables El proceso contable se documenta a través de los soportes contables, que deben contener la siguiente información general:     Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de su elaboración, del revisor, de quien lo aprueba y contabiliza. Los soportes contables son la evidencia de haber realizado una transacción u operación comercial, las que resultan de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: operación, inversión y financiamiento, que tienen el doble carácter: esencia o realidad económica, y la formalidad en la legalidad del soporte de la empresa ante terceros, con el lleno de firmas y responsabilidades que ellos involucran. Teniendo en cuenta los requisitos de la característica cualitativa de la esencia sobre la forma legal, todos los hechos, sucesos económicos, después que la empresa tenga el control del bien y haya asumido los riesgos y esté recibiendo los beneficios, debe registrarse en la contabilidad mediante un soporte interno. No es necesario el derecho de propiedad expresado en el documento externo, aunque es muy importante para documentar la contabilidad, debidamente fechado y autorizado por quienes intervienen. Los soportes se adhieren al comprobante de contabilidad respectiva, además de conservarse archivados en orden cronológico de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes se conservan en el idioma en el cual se otorgan. Clases de soportes Los documentos que soportan el comprobante de contabilidad y respaldan las partidas registradas en los libros (aunque se mencionaron en el ciclo contable) son de orden: Interno: son los que emite la empresa, para hacer el registro de la esencia sobre la forma, mediante notas de contabilidad, como por ejemplo la entrada de inventarios, el ingreso de una propiedad, planta y equipo, la factura de un proveedor, como también el movimiento de reservas, los pasivos y los impuestos diferidos, la salida de inventario, la distribución de costos y gastos, etcétera. También se cuentan dentro de esta categoría las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de pago, las devoluciones, la nómina, que también emite la empresa. Externo: son los que recibe de tercera empresa, tales como los proveedores o las empresas prestadoras de servicio de transporte y de servicios públicos, los cuales les dan soporte a los comprobantes internos, que sirven para confrontar los registros y las formalidades legales de los registros contables. Estos documentos deben contener las características fundamentales, igual que la liquidación de impuesto a las ventas cuando fuere pertinente. El estudiante debe reconocer una serie de documentos soportes de la contabilidad en su vida diaria, como por ejemplo: facturas de compra de tiendas de barrio, centros comerciales, comprobante de pago de la matrícula, el pago del último sueldo, con el fin de que el docente critique cada comprobante de acuerdo a sus requerimientos legales vigentes. Los soportes enunciados en el ciclo contable son los que sustentan el comprobante de contabilidad, que deben llevar todos los entes económicos en formatos disponibles o elaborados mediante la computadora, con los detalles de sus características mínimas para tener los efectos legales y permitir la unificación de la documentación en las empresas: Tesorería Recibo de caja: es el soporte mediante el cual se recibe toda clase de dinero o cheque que giran los usuarios a nombre de la empresa o a nombre de un tercero, que los endosa el tenedor de buena fe a la empresa y que por su naturaleza significan ingreso para la cuenta Caja general. La caja también puede contener monedas extranjeras, comprobantes de salida de efectivo por alguno de los directivos (los cuales no cumplen con los requerimientos de las NIIF porque no son activos, hay que encontrar una cuenta adecuada a la esencia o sustancia). Los cheques posfechados tampoco deben ser objeto de ingreso a caja, porque según su esencia no representan efectivo disponible. De aquí que hay que abandonar ciertas prácticas contables locales. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Bogotá C., calle 7 N°. 1-66, teléfono 2775131 RECIBO DE CAJA N°. 005 Ciudad y fecha: Recibido de: NIT N°. Dirección: Ciudad: La suma de (en letras): Valor u.m. Concepto: Cheque N°. Contabilización Código Cuentas Banco: Sucursal: Débito Créditos Efectivo Firma y sello del funcionario que recibe CC. Elaboró Revisó NIT N°. Contabilizó Se recomienda buscar en el libro Excel de: contabilidad-general-en-excel las hojas donde se encuentran los soportes de contabilidad para sacar copias de los documentos para las prácticas en clase. Este documento implica movimiento débito y como contrapartida se acredita la cuenta de quien recibió el efectivo, que bien puede ser aportes sociales, clientes por ventas a crédito, cartera o cuentas por cobrar, obligaciones financieras por préstamos, etcétera. En algunas empresas se denomina comprobante de ingreso, el cual desempeña la misma función. Boletín diario de caja: controla diariamente el movimiento de las entradas y salidas de efectivo o equivalentes al efectivo de la empresa. Se acostumbra elaborar el boletín diario de caja para que la gerencia tenga una herramienta de control a su disposición en el momento de tomar alguna decisión sobre el movimiento de los ingresos del día anterior. Surcolombiana Ltda. Boletín Diario de Caja Fecha: Recibos de caja: N°. Caja Valor Bancos Saldo anterior u.m. Saldo anterior al Cta.: + Venta de contado + Consignación + Cobro de cartera N°. + Anticipo de clientes N°. + Otros ingresos + Notas crédito + Venta de activos + Notas crédito Disponible en caja Disponible en bancos - Consignaciones - Cheques girados Cta.: N°. - Notas débito Saldo siguiente Elaboró Saldo siguiente Aprobó Auditor Hoy, con los sistemas, el gerente puede tener una clave de acceso al sistema y conocer la información de primera fuente. Puede acceder a él desde cualquier parte donde se encuentre. Arqueo de caja: consiste en verificar si los saldos de caja son correctos, a partir de la verificación de los documentos con el efectivo recibido en caja. En el procedimiento participa el responsable de la caja, el auditor o asistente del revisor fiscal y un tercero como testigo. El faltante o sobrante debe ser objeto de ajuste mediante nota de contabilidad. Surcolombiana Ltda. Arqueo de Caja Fecha: Hora: Ingresos totales según recibos Recibos N°. al Cantidad Cantidad de Billetes 10 5 20 Monedas 100 30 20 Cheques Bancolombia 094567 Caja Social 07876 Sumas Sobrante o faltante Sumas iguales Auditor Denominación Extensión Valor 50.000 20.000 1.000 500.000 100.000 20.000 500 200 100 50.000 6.000 2.000 Importe 202.000 1.220.00 Girador Mauricio Ríos Karla Rojas 2.120.000 620.000 58.000 1.422.000 2.100.000 20.000 2.120.000 Testigo Cajero responsable 2.120.000 2.120.000 Comprobante de caja menor: es la constancia de salida de dinero de caja menor por concepto de erogaciones de gastos menores que no requieren del trámite de cheque por su menor cuantía y las necesidades del servicio, tales como: transportes, fletes, cafetería, mensajería, peajes, correos, etcétera. En otras palabras, la empresa facilita el soporte para que la persona que vende o presta el servicio lo certifique; por consiguiente, debe llevar el nombre de quien recibe el dinero. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Comprobante de Caja menor Fecha: Pagado a: Dirección: Concepto: N°. 005 NIT Ciudad: Valor (en letras) Código u.m. Elaboró Aprobó Firma y Sello CC o NIT N°. Aspectos a tener en cuenta en el recibo de caja: Se usa cuando la persona quien recibe el dinero no tiene documento soporte. Se debería cambiar el nombre de recibo de caja menor porque en ningún momento se recibe de particulares dinero para la caja menor. Como por ejemplo: comprobante de pagos por caja menor. El código del gasto sobre el soporte sirve para orientar el reembolso de caja menor. Por último, la firma y el sello de quien recibió el dinero de la caja menor, junto con el número de cédula o NIT. De ser posible, se requiere especificar quién elaboró el documento y quién lo autorizó para efecto del control interno de la empresa. Si es un primer pago por caja menor, el beneficiario debe acompañar una copia del Registro Único Tributario (RUT).     Reembolso de caja menor: el reembolso de caja menor se elabora cuando el fondo fijo llega a un valor en efectivo determinado, que bien puede ser el 20%, insuficiente para cubrir los gastos menores, como por ejemplo cinco días. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Reembolso de Caja menor No. Ciudad y Fecha: Fondo permanente en u.m. Pagos efectuados: Del: de: Menos Al: Vales Valor de este reembolso de: Pagado A: Concepto Código Son (en letras): Departamento: Efectivo Recibos Estampilla Valor u.m. Elaborado: Revisado: Aprobado: Otras formas de recibo de caja menor vienen con detalle de los gastos menores más frecuentes para que el responsable del fondo fijo coloque el valor frente al concepto, aunque hay algunas empresas que utilizan el vale o recibos como constancia de los pagos por caja menor. El informe de reembolso de caja menor trae codificado el concepto de cada comprobante para que acompañen el respectivo comprobante de pago y se pueda llevar a cuentas apropiadas de gastos administrativos, de ventas o costos, contra la cuenta de bancos: moneda nacional. Contabilidad de la caja menor: tiene los siguientes registros:     Se debita cuando se crea el fondo fijo de caja menor, con el valor del cheque girado a la persona responsable. Se debita cuando se aumenta su saldo por necesidades del servicio. Se acredita cuando se disminuye por exceso del fondo fijo. Se acredita cuando se cancela a 31 de diciembre para dejarla en cero. Cuando inicie el nuevo año, vuelve y se restituye el fondo fijo mediante el giro de un nuevo cheque. Es muy común ver en algunas contabilidades que los gastos de caja menor se llevan a las cuentas respectivas del gasto de administración o del gasto de ventas y el crédito a la cuenta de caja menor, lo cual acontece por falta de información de la dinámica de la cuenta. Otro aspecto importante es que el fondo fijo de caja menor debe representar, en el momento sobre el que se informa, el efectivo o equivalente al efectivo. Para tal efecto debe preverse oportunamente el reembolso o cancelarse la cuenta; de lo contrario se está falseando el concepto de efectivo. Comprobante de egreso: llamado también comprobante de pago, es el soporte que respalda cada uno de los pagos realizados por la cuenta bancaria por todo concepto. La constancia del cheque debe quedar impresa en la trama de seguridad del comprobante, con el respectivo papel carbón para que queden impresos el girado y la cuantía en números y letras, con el fin de evitar fraudes o falsificaciones. No se utiliza el comprobante de egreso para pagos de gastos menores porque todos los gastos chicos se hacen por caja menor; además, porque viola el control del efectivo en caja general. Un error que comúnmente se comete con el comprobante de egreso es la falta de utilización correcta de la trama de seguridad, lo mismo que la falta del concepto de pago y de la identificación del beneficiario en el soporte de pago. Los códigos, conceptos y valor del comprobante son para exponer los pagos, los cuales deben estar previamente causados en proveedores, cuentas por pagar e ingresos por pagar, porque el único crédito que se hace es contra el banco. Esto quiere decir que no es el momento de hacer retenciones, descuentos, porque previamente han debido causarse y pagarse a la DIAN, etcétera. Trama de seguridad para duplicar el cheque Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Comprobante de Egreso N°. Códigos Conceptos Cheque N°. Valor Efectivo Firma y sello del beneficiario Banco: Preparó Revisó Aprobó Contabilizó CC. o NIT N°. Para nadie es un secreto que el llamado impuesto de gravamen a los movimientos financieros (GMF) en cuentas corrientes en algunos países ha forzado a muchas empresas pequeñas utilizar el comprobante de pagos en efectivo para evitarlo. Con este procedimiento se genera descontrol de la caja general, del cual nadie puede hacerse responsable. [Recuerde que en el primer pago que se hace a un proveedor de bienes o servicios debe exigirse el RUT como documento soporte]. Consignación bancaria: son las constancias suministradas por el banco de los depósitos de dinero en efectivo, en cheques o pagarés de las tarjetas de crédito en las cuentas bancarias, para luego poder girar sobre ellas a favor de los proveedores de bienes o servicios y de los mismos empleados, por la prestación de sus servicios personales. Banco Caja Social Ciudad: Comprobante único de consignación Código Número del cheque 50873659 Valor Nombre del titular: Nombre del depositante: Cuenta Corriente Número Total Cheques Favor anotar el número de la cuenta corriente al respaldo de cada uno de los cheques Número de cheques Efectivo Total Consignación Con los adelantos de los sistemas de información bancarios se están obviando algunas consignaciones y solamente se da el número de la cédula o de la cuenta de ahorros o bancaria, y el sistema se encarga de identificar al beneficiario, sin necesidad de llenar el comprobante único de consignación. De todas maneras le dan el comprobante que emite el sistema como soporte para elaborar el comprobante interno o externo de la empresa. Otro procedimiento alterno, si lo prefiere, es la transferencia de fondos desde el cajero si es al mismo banco, o por Internet inscribiendo previamente la cuenta a la cual le va hacer el giro. Igualmente acontece con el pago de los servicios, los cuales deben inscribirse primero para disponerlos previamente en el sistema. En estos casos debe guardarse un pantallazo del computador como prueba de la transferencia mediante el teclado PRTSC, se copia en el Paint y se graba en una carpeta para ese fin. Una de las medidas de control del efectivo consiste en consignar intactos los recaudos del día anterior en la cuenta bancaria. Se utiliza para que no haya manipulaciones del efectivo o se aparenten (fraude por jineteo del efectivo) fondos que no existen, como es el caso de mantener cheques sin fondos que sustentan cantidades de efectivo que no tienen respaldo en el banco. Las ventas que se hacen con tarjeta crédito tienen especial tratamiento: unas son recibidas por los bancos comerciales y otras se cobran directamente a la institución emisora de la tarjeta para re consignar el cheque en los bancos de la empresa. También, con el adelanto en los sistemas, el pago con tarjetas se hace en tiempo real y se puede disponer del efectivo. No hay necesidad de hacer los trámites anteriores; hoy los sistemas facilitan todo tipo de transacción. Conciliación bancaria: es la comparación de los valores registrados en la cuenta auxiliar de bancos: moneda nacional con los registros del extracto bancario, que permite determinar los ajustes contables pertinentes para poner de acuerdo el libro auxiliar con el saldo del extracto bancario en lo que respecta a registros dejados de hacer por la empresa. Para elaborar la conciliación bancaria, se debe disponer del libro auxiliar de bancos y del correspondiente extracto bancario por igual periodo, y se procede a cotejar cada uno de los movimientos en los dos documentos. Las diferencias encontradas entre el extracto y el libro auxiliar de bancos se exponen en la conciliación, como por ejemplo: Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Banco: Movimiento conciliado: Del: Al: Conciliación bancaria Sucursal: Cuenta N°. Saldo según extracto bancario en u.m. Saldo según libro auxiliar Diferencia Explicación de la diferencia Cheques en mano o sin cobrar en u.m. Cheque Beneficiario Valor Consignación en tránsito: u.m. Fecha Consignatario Valor Notas débito bancarias en u.m. Fecha Concepto Valor Notas crédito bancarias en u.m. Fecha Concepto Total en u.m. Preparado Aprobado Valor Vo. Bo. Contabilidad Fecha Día Mes Año Si opta por modificar solamente el saldo del libro auxiliar, entonces: (+) Cheques en mano de beneficiarios debidamente girados y que aún no han sido cobrados. (+) Consignaciones bancarias nacionales no registradas en cuenta. (+) Notas crédito bancario por rendimientos financieros: CDT, cuentas de ahorro, tarjetas débito. (+) Notas crédito bancario por préstamos bancarios. (-) Notas débito bancario por abono a préstamos bancarios. (-) Consignaciones en tránsito conocidas por la empresa vía fax o Internet y que el sistema bancario no ha tomado en cuenta. (-) Notas débito bancario por gastos no contabilizados, tales como intereses de préstamos, sobregiros, chequeras. Si opta por hacer simultáneamente los ajustes en los saldos, dada la perspectiva de la operación: Saldo libro auxiliar de bancos Saldo según extracto bancario (+) Consignaciones bancarias nacionales (-) Cheques en mano (+) Notas crédito bancario (+) Consignaciones en tránsito (-) Notas débito bancario Los cheques posfechados girados por la empresa no deben liberar la cuenta del proveedor porque su responsabilidad sigue latente. En este caso resulta que el libro de bancos siempre permanecerá en déficit cuando la realidad es de superávit porque existen muchas obligaciones que aún no se han vencido en el momento de pago con cheque posfechado. La esencia de estos cheques no cumple con los requerimientos de salida de efectivo, y no se puede crear en NIIF ninguna cuenta que lo represente. [Este procedimiento es de carácter y aún se viene utilizando mediante el manejo de cuentas de orden]. Los cheques posfechados recibidos de clientes tampoco liberan las cuentas de clientes porque aparentan disponibilidad en la cuenta bancos que no existe, aunque el procedimiento local los mantenía en cuentas de orden hasta que llegara el momento de consignarlos. Como ahora no se aplica ese procedimiento, la auditoria o revisoría debe tener estos títulos valores bajo mucha protección para que no sean blanco de actuaciones fraudulentas. Ventas Factura de venta: es el documento soporte donde se transfieren los derechos de dominio y propiedad de la mercancía o servicio al cliente. Las cuentas que se debitan son: cuentas por cobrar corrientes (no importa que las ventas sean en efectivo o crédito porque en ese momento están causando las ventas), el IVA, las retenciones a su favor a título de renta, IVA e ICA porque la empresa siempre emitirá una factura con la cual se afecta el sistema y un recibo de caja que tendrá como registro el efectivo y el abono a cuentas por cobrar cuando se reciba el dinero, pues en el momento de hacer el recibo de caja no se van a causar retenciones, IVA, ni a causar las ventas, etcétera. Téngase en cuenta que con las NIIF, si existe la factura y las mercaderías aún no se han transferido al comprador, no se puede hacer el registro contable, porque es exigencia por la característica cualitativa fundamental de la esencia. La factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original, firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. La factura electrónica, como título valor, será objeto de reglamentación por cada uno de los países donde se implemente. Los bienes o servicios recibidos se registran en la contabilidad, siempre que la empresa tenga el control y le hayan sido transferidos todos los riesgos sobre el bien, independientemente de que hayan sido facturados. La factura de venta debe tener las siguientes características u otras que sean de exigencia en su país: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría por parte de las entidades fiscales. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Teléfono 982-353547 Espinal Tolima Resolución 00100340032 del 01/03/14 Vendido a: CC / NIT: Factura de venta Régimen Común N°. 005 Impresos Charrys Ltda. NIT 800900800 Dirección a despachar: Referencia Artículo y/o Servicios Cantidad Valor Unitario Valor Total Total factura IVA Retención en la fuente Retención ICA Neto a pagar Los tipos de contribuyentes del impuesto a las ventas son dos: régimen común y régimen simplificado; las figuras de gran contribuyente y autorretenedor se clasifican para todos los efectos como del régimen común. Sin embargo, todos los contribuyentes son responsables de emitir facturas de ventas con el lleno de los siguientes requisitos:    Solicitud de autorización de numeración de las facturas utilizadas en el establecimiento de comercio para que sean autorizadas mediante resolución de la Administración de Impuestos Nacionales. La autorización es solamente por dos años, al cabo de los cuales hay que hacer autorizar las facturas sobrantes; de lo contrario se está en presencia de una irregularidad ante la DIAN. Debe contener el nombre de la tipografía que elaboró las facturas, con su respectivo NIT. Número y fecha de resolución que autoriza la numeración en las facturas. Factura o documento equivalente Es facilitada por ente económico que tenga la calidad de comerciante a otros entes reportados como no comerciantes, para facilitar el soporte del pago en la compra de bienes y servicios. Obligación de expedir facturas [Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional (Estatuto Tributario). Pagos mediante documento equivalente El documento equivalente previsto sí es válido como soporte de costos y deducciones, en el caso de las adquisiciones efectuadas por un responsable del régimen común a personas naturales no comerciantes que vendan bienes excluidos del IVA y superen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado (Concepto DIAN)]. Nombre del Adquirente Dirección- Teléfono - NIT Documento equivalente a la factura Persona natural beneficiada CC. o NIT Dirección Teléfono Concepto Fecha Factura Día Cantidad Base IVA IVA Asumido % Valor en Letras Firma del vendedor Mes Valor Unitario Retención fuente % Fecha Vencimiento Año Día Mes Año Valor Total Neto A Pagar Firma del comprador No se requiere factura de venta En las operaciones realizadas por algunos organismos del sector financiero y los contribuyentes pertenecientes al régimen simplificado. Por consiguiente, todo ente económico debe expedir factura de venta o documento equivalente. Otros documentos Nota de contabilidad En la contabilidad general solo se utiliza la nota de contabilidad en forma genérica, y en ella se exponen tanto el registro débito como el crédito. En las notas débitos siempre se expone el concepto: hemos debitado su apreciable cuenta; en cambio, en las notas crédito el concepto es: hemos acreditado su apreciable cuenta. Estos conceptos pueden ir en la nota de contabilidad genérica que se utiliza en la contabilidad general. Es costumbre de los bancos comerciales diferenciar la nota débito y la nota crédito con los colores rosado y azul. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Espinal Tolima Señores: Cédula o NIT: Detalle: Nota de Contabilidad Nº. Fecha Día Acompáñese siempre documento de prueba Códigos Cuentas Preparado Revisado Parcial Aprobado Mes Débitos Año Créditos Contabilizado La diferencia entre estas dos funciones se encuentra en las características de los hechos que involucran. Comprobante de contabilidad En la contabilidad manual el comprobante de contabilidad es un documento interno que resume en forma detallada todas las operaciones comerciales realizadas en un periodo o ciclo contable determinado en las cuentas reales y/o nominales, que puede ser de elaboración diaria, semanal o mensual, de acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la información contable. Este se registra primeramente en los libros auxiliares y luego en el libro diario columnario. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.       Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en el que se registren en orden cronológico todas las operaciones (revisar normas locales). En el cuerpo del comprobante de contabilidad se describen los códigos de las cuentas de los estados financieros con su acumulado y las subcuentas afectadas con el detalle de los conceptos por los que se realizaron transacciones en el periodo, con sus valores parciales y totales en la columna del débito. Si la misma cuenta se acredita dentro del comprobante, se hace el registro correspondiente después de todas las cuentas que tuvieron registro débito. Busque en el ejercicio de: contabilidad-general-en-excel para que revise los diferentes comprobantes de contabilidad elaborados con motivo de la práctica contable: apertura o constitución, gastos, inversiones, operaciones de compras, ventas, nómina, gastos, ajustes y cierre, así como los libros auxiliares y principales de contabilidad. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Comprobante de Contabilidad Fecha: Nombre del comprobante: Tesorería Códigos Cuentas Parciales 1105 Caja 110505 Caja general 110510 Caja menor 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 1305 Clientes 130505 Nacionales 130510 Extranjeros 1105 110505 N°. Débitos Créditos Caja Caja general Sumas iguales Preparado Revisado Aprobado Contabilizado Para facilitar el proceso de elaboración del comprobante de contabilidad es común elaborar tantos comprobantes de contabilidad como conceptos se quieran manejar dentro de la empresa. Como por ejemplo:   Saldos iniciales: se utiliza cuando la contabilidad viene siendo elaborada de forma manual y ahora se hará en el programa de contabilidad, para iniciar con saldos las cuentas del último estado de situación financiera, si coincide con el inicio del año, o [balance de prueba] si es de periodo intermedio. Apertura: recoge las operaciones propias de la puesta en marcha del negocio (gastos de organización, pago de impuestos, registros en Cámara de Comercio, notaría, recibo de aportes, pago de asesorías). Este proceso permite elaborar el estado de situación financiera de inicial        de apertura. Inversiones: recoge las operaciones de inversiones fijas (compra de propiedades, planta y equipo, muebles y enseres, maquinaria) o diferidas (gastos pagados por anticipado). Tesorería: resume todos los recibos de caja (recaudo de clientes, otros ingresos) y los comprobantes de pago (pagos a proveedores, gastos de nómina, gastos de servicios públicos, otros gastos) si así lo prefiere. Ventas: reúne todas las facturas de venta del periodo contable, con las debidas causaciones de clientes, retenciones en la fuente a título de renta, IVA e ICA hechas por los clientes. Compras: resume las facturas de compras del periodo y las obligaciones a proveedores con sus respectivas retenciones en la fuente a título de renta, industria y comercio e impuesto a las ventas. Costos: registra el costo de ventas del periodo mediante causaciones en el momento de la venta cuando se lleva inventario permanente, o por juego de inventarios cuando el sistema es periódico. Ajustes contables: resume todas las notas de contabilidad, que corrigen las omisiones u errores con el fin de racionalizar los valores de la contabilidad. Cierre contable: castiga las cuentas nominales de saldo débito y crédito contra la cuenta de pérdidas y ganancias para obtener el resultado final de las utilidades del ejercicio. Los programas de contabilidad no elaboran comprobantes de contabilidad como se hacen en la contabilidad manual; simplemente hacen un comprobante diario de contabilidad, mediante la opción de reportes. Almacén Existen otros documentos dentro del manejo de los negocios tanto de personas como de sociedades comerciales que hacen parte de los soportes del comprobante de contabilidad y a su vez son necesarios en las relaciones comerciales con los proveedores. Cotización: documento expedido por el vendedor a solicitud del cliente que contiene información referente al artículo o servicio que se ofrece en venta y las condiciones de pago y tiempo de validez de la oferta. Este documento facilita al cliente tomar decisiones respecto a pedidos y a la mejor opción de los proponentes en calidad, servicio, precio y cantidades específicas. En algunos paquetes de contabilidad sirve de base para elaborar los pedidos. En este sentido, se cruzan los documentos para mayor agilidad en su elaboración. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Cotización N°. Fecha: Proveedor: Dirección: Orden de compra Transportadora N°. Solicitamos la cotización de los siguientes elementos: Referencia Descripción Recibió almacén Aprobó Factura cambiaria N°. Cantidad Revisó Unidad Total Contabilizo Pedido: utilizado en la compra de artículos o servicios que requiere la empresa para el desarrollo de su objeto social, donde se estipulan las condiciones de volumen, precio, calidad y especificaciones técnicas y garantía. Este pedido puede cruzar información con la orden de compra, que es el documento de carácter interno para contabilizar las compras. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Pedido No. Fecha: Proveedor: Dirección: Teléfono: Orden de compra N°. Referencia Descripción Forma de pago: Recibió almacén Guía transportadora N°. Aprobó Revisó Factura cambiaria N°. Cantidad Unidad Total Contabilizo Entrada al almacén: siempre que se efectúe una compra de mercancías se elabora la entrada de las mercancías, materias primas, o repuestos al almacén, de todos y cada uno de los artículos. Este documento sirve de control de existencia, pero si el sistema de inventario es permanente, debe acompañar la nota de contabilidad de ingreso de las mercancías para alimentar el ciclo contable en los libros de control de existencias. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Entrada al Almacén N°. Fecha: Proveedor: Entrega total Entrega parcial Orden de compra N°. Referencia Descripción Recibió almacén Guía transportadora N°. Aprobó Factura cambiaria N°. Cantidad Unidad Revisó Costeo Contabilizo Salida del almacén: siempre que se hace una venta, independientemente del sistema de inventario, debe elaborarse una salida de mercancías del almacén que contenga la factura para que el responsable haga el control. Si el sistema de inventario es permanente, este documento será el soporte de la nota de contabilidad del costo de ventas. Surcolombiana Ltda. NIT 800.988.002-7 Salida del Almacén No. Fecha: Cliente destino: Pedido N°. Referencia Descripción Dirección: Remisión N°. Cantidad Unidad Almacén Aprobó Quien recibe Solicitó Total Recuerde que en el sistema de inventario permanente siempre que se haga una venta debe contabilizarse el costo de ventas correspondiente de todos los elementos de la factura. Remisión: este documento es conveniente en la contabilidad para los despachos de la mercancía, porque no siempre el pedido se puede enviar en cantidad y especificaciones con la factura, en tanto que la remisión se envía con la mercancía y después se cruza su información en el momento de elaborar la factura de venta al cliente. Algunas empresas evasoras del impuesto al valor agregado utilizan la remisión en reemplazo de la factura de venta y en algunos casos la cotización de mercancías. Los documentos tales como la cotización del proveedor, el pedido del comprador y la entrada al almacén se perfeccionan mediante la factura de compra emitida por el proveedor y la nota de contabilidad, con la cual se causa la compra de la materia prima o de mercancías no fabricadas por la empresa en la cuenta de inventarios y del impuesto al valor agregado y, como contrapartida, proveedores y retenciones en la fuente que se deban hacer según las responsabilidades fiscales del proveedor. La salida del almacén y la remisión se perfeccionan con la factura de venta que se emite al cliente, la cual es el documento fuente para el registro de la cuenta clientes, las retenciones en la fuente que se presume que hace el cliente de acuerdo a sus responsabilidades fiscales, al igual que la contrapartida de ventas de mercancías y el impuesto a las ventas. Con cada venta se lleva simultáneamente el registro del costo de venta. Recuerde que siempre habrá unos documentos previos necesarios para perfeccionar la operación entre los comerciantes, pero no son documentos fuente para llevar el registro contable. Laborales Contrato de trabajo: existen varios contratos de trabajo, empezando por el contrato de aprendizaje formalizado para darles oportunidad a los estudiantes del SENA y de universidades para hacer sus prácticas profesionales, la formalización y generación de empleo, con algunos incentivos para la formalización de las empresas y la consecuente generación de empleo. También se incluyen los contratos a término fijo menor de un año y los contratos a término indefinido, pues dependen de la calidad de trabajo. Se recomienda utilizar las formas preestablecidas con la anuencia del asesor jurídico de la empresa o elaborar en el computador una matriz disponible de otros contratos similares (ver Guía laboral 2015 de Gerencie.com de la editorial ECOE). Nómina de empleados: contiene todos los beneficios a empleados [valores devengados por cada empleado al servicio de la empresa]. Asimismo, los valores deducidos de ley y otros autorizados personalmente o exigidos por autoridad competente para descontar de la nómina. Se constituye en soporte del comprobante de pago al registrar las firmas de los empleados en señal de aceptación por la contraprestación de sus servicios personales. Puede adquirirse el documento o elaborarse mediante el programa de nómina por computador. Para ello es necesario crear los conceptos de pago y las deducciones de cada uno de los empleados; también se debe alimentar el sistema con las novedades para emitir las nóminas quincenales o mensuales. Nómina para pago de salarios Empresa: Mes: N° Nombre y apellido Sueldo básico Departamento o sección: Período de pago: del 01/01/2015 al 01/31/2015 Devengado Total Tiempo Días Hora Sueldo básico Horas extra diurna Horas extra nocturna Auxilio de transporte Devengado 1 2 3 Totales Continuación…. DEDUCCIONES Retenc. Pagador Salud Pensión Solidaridad Observaciones Juzgado Revisado por Otros Total deducible Aprobado por Neto pagado Recibí Firma Contabilizado Certificado de ingresos y retenciones: el empleador debe expedir anualmente a sus trabajadores, antes del 15 de febrero, la relación de pagos por todos los conceptos laborales así como de las retenciones efectuadas, en un documento similar. y MUISCA 220 N°. De identificación tributaria NIT 6. DV Apellidos o razón social del retenedor Dirección Teléfono Número de identificación Apellidos y nombres del asalariado Admón. Dpto. Munic. Asalariado Retenedor Certificado de Ingresos Retenciones Año Gravable 2015 Período de certificación Fecha expedición Lugar donde se practicó De 2015-01-01 A: 2015-12-31 2016 03 15 Concepto de ingresos Valor Salarios y demás ingresos laborales Cesantías e intereses efectivamente pagadas Gastos de representación Total de ingresos brutos Aportes obligatorios por salud, a fondos de pensiones y solidaridad pensional Aportes voluntarios, a fondos de pensiones y cuentas AFC Rentas exentas laborales Valor de retención en la fuente por salarios y demás pagos laborales Firma del retenedor Datos a cargo del asalariado Concepto de otros ingresos Arrendamientos Honorarios, comisiones y servicios Rendimientos financieros Otros Totales Total retenciones año gravable 2015 Tipo de identificación de bienes Deudas vigentes a 31 de diciembre de 2015 Identificación de las personas legalmente a cargo Valor recibido Valor retenido Ítem CC o NIT Apellidos y nombres Certifico que durante el año gravable de 2015 Parentesco Firma del asalariado AFC: Ahorro y fomento a la construcción. Este documento reemplaza la declaración de renta del trabajador siempre que cumpla con los requisitos de empleado no declarante (según el Estatuto Tributario). 7. Libros de contabilidad Cada país determinará qué libros deben inscribirse o registrarse en la Cámara Comercio. Algunos, como en el caso colombiano, no se inscriben; sin embargo, se conservan como una práctica contable debido a que no están reconocidos en los Códigos de Comercio. Los libros elaborados manualmente que se llevaban en la práctica comercial se clasifican en libro diario, libro mayor y balances y libro de inventarios, los cuales han venido sosteniéndose como necesarios. Los libros auxiliares son aquellos que la gerencia considere opcionales para resguardar el procedimiento contable. Los estados financieros deben elaborarse de acuerdo con los resultados de los libros de contabilidad en cuales se hubieren asentado los comprobantes de contabilidad y sus soportes que autentican las operaciones del ente económico. Atendiendo las normas legales locales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los soportes de capital 4. a) b) c) d) e) 5. 6. y las restricciones que pesen sobre ellos. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global; Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones o modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras; Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y Conciliar los estados financieros con propósito general de acuerdo a las NIIF, con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. Cumplir las exigencias de otras normas locales. [Registro de libros: en el caso colombiano los libros de contabilidad se llevan electrónicamente, sin necesidad de imprimirlos en hojas físicas, siempre que se “garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación”, tal como lo ratifica la Superintendencia de Sociedades]. Solamente quedaron sujetos a registro ante la Cámara de Comercio los libros de accionistas y de actas. Por consiguiente, no se requiere el registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio o en la DIAN, con el fin de que las pequeñas empresas se puedan acoger a los beneficios de progresividad en los impuestos de renta. Respecto a la exigencia del registro en Cámara o en la DIAN, solamente aplica para las entidades de régimen tributario especial. Las NIIF no exponen cuáles son los libros que deben llevar los entes comerciales; por esta razón cada país es autónomo en los aspectos que no son requeridos en las normas internacionales. Los libros auxiliares de contabilidad no requieren ser registrados. Contabilidad para Microempresas El marco conceptual de información financiera para las microempresas en Colombia se expone en un decreto, y a nivel latinoamericano se promueven las elaboradas por el IASB, de tal manera que simplifican aún más las NIIF para pymes en unas guías para las empresas micro. Es de advertir que las Guías colombianas, son una mezcla del Decreto Reglamentario 2649/93 y las NIIF para Pymes, es el concepto de expertos en la materia. Contabilidad general De ahora en adelante la contabilidad en la región latinoamericana se seguirá llevando bajo NIIF en términos generales, dependiendo fundamentalmente de:          El tipo de empresa, grande o mi pymes, Conocimiento del negocio y de sus operaciones de comercio, producción o servicios. Definición de las políticas contables de acuerdo a sus transacciones. Reconocimiento de los activos, pasivos, ingresos y egresos de acuerdo a los requerimientos de las NIIF para pymes. Medición inicial de las transacciones. Medición posterior de los bienes y derechos sobre la fecha en la cual se emiten los estados financieros. Baja en cuentas por alguna de las razones, especialmente por no cumplir con los requisitos de un bien activo o pasivo. Revelación en notas a los estados financieros. Presentación de los estados financieros. De acuerdo a cada país, los libros auxiliares y los principales serán opcionales para todo ente económico, y su uso depende más de las necesidades de información de los registros acumulados de sus operaciones por clientes, regiones, centros de costos, etcétera. Hoy, con la ayuda de la computadora y de los sistemas informáticos contables, los libros principales y los libros auxiliares son impresos desde el programa de contabilidad (reportes), que agiliza no solamente el proceso de registro sino también la emisión de los estados financieros. Libros auxiliares Cuentas corrientes: los libros de contabilidad no tienen referente en las NIIF; sin embargo, se pueden elaborar en hojas removibles. Lo importante es que se puedan conservar archivadas por un periodo de tiempo para que permitan la verificación de la información. Las siguientes hojas son el modelo de libro auxiliar de la hoja de control y subcuentas: 1110 Bancos Hoja de control 2015 Detalle N°. Débito Crédito Saldo 01.01 31.01 28.01 31.01 Saldo inicial C. de contabilidad C. de contabilidad C. de contabilidad 01 02 03 1.530.000 3.000.000 3.500.000 1.000.000 3.500.000 3.100.000 20.000 550.000 50.000 450.000 8.030.000 7.600.000 Movimiento que pasa Movimiento débito menos crédito más saldo inicial = saldo final. Todo libro auxiliar se identifica con la cuenta mayor (cuatro dígitos) previamente establecida en el plan o manual contable, tal como efectivo, bancos, inversiones, inventarios, cuentas por cobrar, etcétera, necesaria para acumular todas las operaciones en forma global del comprobante de contabilidad y de tantas hojas auxiliares como subcuentas (clientes) tengan las cuentas por cobrar nacionales, cuentas por cobrar a extranjeros, donde se detalla la fecha, razón, valor y saldo en particular, los cuales deben coincidir con la cuenta control. La apertura de la hoja de control en todo libro auxiliar se inicia con la anotación en la columna saldo del estado de situación fi inicial, así sea de naturaleza débito o crédito, y las columnas del debe y del haber se reservan para los movimientos del periodo contable, para cada uno de los comprobantes de contabilidad en la hoja de control. Luego, en las hojas internas del libro auxiliar se abrirán las subcuentas, donde se registrará el nombre de la cuenta, la identificación, fecha, razón o detalle, número de comprobante soporte y el monto de la operación en el débito o crédito según corresponda. 111005 Bancos: moneda nacional 11100501 Banco Popular N°. 09468-2 2015 Detalle N°. Débito 01-01 03-01 03-01 04-01 04-01 Saldo inicial Consignación Che.392 Julio Perdomo Consignación Consignación Comisiones sobre CN. 01 01 02 01 80.000 Movimientos que pasan Crédito 90.000 350.000 100.000 3.480 530.000 Saldo 20.000 100.000 10.000 360.000 460.000 456.520 93.480 CN consignación nacional En el presente caso se tiene la cuenta de bancos, con su cuenta auxiliar Banco Popular y su respectivo número de cuenta corriente, cuyo movimiento del mes superó la primera hoja de registro, por lo que se hace necesario pasar a la siguiente hoja. Los valores que se pasan a la siguiente hoja del libro auxiliar son los movimientos débitos y créditos, para seguir acumulando las operaciones del mismo periodo contable y poder hacer el cierre tanto de la cuenta mayor como de las cuentas auxiliares. 111005 Bancos: moneda nacional 11100505 Banco Popular N°. 390-09468-2 2015 Detalle N°. 05-01 10-01 15-01 20-01 31-01 Saldos que vienen Consignación Che.394 Pepe Páramo Che.395 Jairo Celis Consignación Nacional 01 231 232 02 Sumas de movimientos Saldo Inicial Sumas de movimientos Saldo de Balance Sumas iguales Débito Crédito Saldo 530.000 200.000 93.480 456.520 656.520 356.520 0 200.000 300.000 356.520 200.000 930.000 20.000 950.000 950.000 750.000 750.000 200.000 950.000 01-02 Saldo que viene mes anterior 200.000 El saldo del mes anterior en la cuenta auxiliar Banco Popular de 200.000 u.m. seguirá acumulando las operaciones del siguiente mes y así sucesivamente. Ahora bien, la hoja de control tiene un saldo de 450.000 u.m. Esto quiere decir que habrá al menos otra cuenta con saldo de 250.000 u.m. para que las dos cuentas auxiliares sustenten la cuenta control de bancos por 450.000 u.m. 111005 Bancos: moneda nacional 11100505 Banco Colombia N°. 079-09543-5 2015 Detalle N°. 05-01 08-01 15-01 20-01 31-01 01-02 Saldo Consignación Che.01 María Ángel Che.02 Brian Fierro Consignación Nacional 01 231 232 02 Débito Crédito 200.000 150.000 50.000 250.000 Sumas de movimientos Saldo Inicial 450.000 0 200.000 Sumas de movimientos Saldo de Balance Sumas iguales 450.000 200.000 250.000 450.000 450.000 Saldo que viene mes anterior Saldo 0 200.000 50.000 0 250.000 250.000 El balanceo de la cuenta se hará a la hoja de control para hacerla coincidir en primera instancia con las múltiples hojas auxiliares de bancos y, en segundo lugar, con el libro mayor y balances, así: 1110 Bancos Hoja de control 2015 Detalle N°. 01-01 31-01 28-01 31-01 Saldo inicial C. de contabilidad C. de contabilidad C. de contabilidad 01 02 03 01-02 Débito Crédito 1.530.000 3.000.000 3.500.000 1.000.000 3.500.000 3.100.000 Suma movimientos Saldo inicial 8.030.000 20.000 7.600.000 Sumas Saldo de Balance Sumas iguales 8.050.000 7.600.000 450.000 8.050.000 Saldo del mes anterior 8.050.000 Saldo 20.000 550.000 50.000. 450.000 450.000 Según el ciclo contable, existen dos caminos para obtener los referidos estados financieros: por intermedio de los libros auxiliares o por medio de los movimientos y saldos del libro mayor, los cuales deben coincidir; de lo contrario, una de las dos fuentes de información tiene error. Es por esta razón que se recomienda llevar a cabo el procedimiento de cierre de cada hoja de control y compararla con el libro mayor y balances. Balanceo del libro auxiliar     Se suman los movimientos del periodo contable (débito y crédito) en la cuenta auxiliar, tal como se hizo en la hoja anterior de bancos (20.000 u.m.). Se balancea la cuenta así: si los créditos son superiores a los débitos, la diferencia se lleva al débito. Si los movimientos débitos son superiores a los créditos, la diferencia se lleva al crédito de la balanza, el cual debe corresponder al saldo de la cuenta (450.000 u.m.). Se obtienen sumas iguales débito y crédito. En el siguiente mes se reabre la cuenta auxiliar y se coloca la diferencia anterior como nuevo saldo, que pasa al siguiente mes para ser sumado con los nuevos movimientos en la cuenta corriente. La suma de todas las subcuentas, como en el caso anterior del auxiliar bancos, deberá ser igual al saldo que se trae en la cuenta control del auxiliar; si coincide el saldo, está bien calculado. Existe el sentido inverso en cuanto al balanceo de la cuenta y su registro con la naturaleza del saldo de la cuenta: si los débitos son mayores a los créditos, el saldo de la cuenta sigue siendo un valor activo, pero por razón del balanceo se coloca en el movimiento crédito para compensar las cuentas y para que las sumas sean iguales. Lo mismo acontece con los movimientos créditos mayores a los débitos en las cuentas del pasivo, donde la cuenta sigue siendo de naturaleza crédito, pero para efectos de cuadre el saldo debe colocarse al débito. Este aspecto no debe confundir al lector en el momento de hacer el balanceo de las cuentas o de colocarle el saldo a la cuenta; son solamente efectos de comprobación de sumas y saldos. Libro auxiliar de inventarios También se denomina control de existencias, tarjetas de kardex el consisten en una serie de hojas separadas donde se anotan todos los registros (entradas, salidas y saldos de almacén) respecto a los bienes materias primas, repuestos, artículos para la venta, semovientes para la venta y productos de la cosecha. Sirve como medio de control en el sistema de inventario permanente exigido para algunas empresas a nivel local. Sin embargo, con las NIIF se asume que todas las empresas deben aplicar el mismo sistema de control de inventarios, porque allí no se hace diferencia entre inventarios periódicos o permanentes. Artículo: Localización: Referencia: Unidad de medida Cantidad Mínimo Máximo Proveedores: Fecha D M Detalle A Valor Unitario Entrada Cantidad Valor Salida Cantidad Valor Saldo Cantidad Valor Control de existencias El libro auxiliar de existencia facilita el control permanente de las entradas y salidas del almacén de cada uno de los artículos con los que están en los anaqueles para la venta o en bodega, con el objetivo de mantener actualizado el saldo disponible para futuros pedidos de los clientes o para la reposición de las mercancías o materias primas. Se registra mediante notas de contabilidad. El problema radica en la presentación de informes y en la clasificación de los grupos de inventarios a una fecha determinada, lo cual amerita mucho esfuerzo en su proceso. En este caso se recomienda el uso de software o de módulos de inventarios, que facilitan la información oportuna. Con el manejo del computador y del módulo de inventarios de alguna casa de software se facilita la consulta permanente y actualizada, por parte de la gerencia, de cada una de las existencias a una fecha determinada. Los gerentes son a quienes más les convienen a la hora de hacer un pedido porque tienen la información en forma oportuna. Sistemas de inventario: para determinar el cálculo del costo de venta existen dos sistemas de inventario: el periódico y el permanente, que son procedimientos. Sin embargo, las NIIF no hacen ninguna referencia al asunto, solo se dedican a la rigurosidad de su reconocimiento, medición inicial y posterior. El sistema periódico requiere de un inventario físico al finalizar el periodo o al momento de emitir estados financieros, con el fin de registrar las existencias por su valor, cancelar el saldo inicial, cancelar las compras y determinar por diferencia el costo de ventas, que será un ajuste a la contabilidad. Este sistema es muy costoso porque la falta de control facilita el fraude. El sistema de inventario permanente requiere el control permanente de las existencias tanto de las unidades de mercancía comprada como de mercancía vendida por cada uno de los artículos o productos para cumplir varios objetivos: Racionalizar las existencias y no incurrir en costos de almacenamiento. Evitar la pérdida de mercancías. Hacer pedidos con base en el promedio de las ventas del periodo. En este sistema, cada vez que se hace una venta de mercancía, se debe contabilizar su costo de venta.    Buscar en el archivo de: contabilidad-general-en-excel y revisar la hoja de control de existencias mínimas y máximas mediante colores: amarillo si las existencias están por encima del máximo requerido, verde si son normales y rojo si están por debajo del mínimo. Siga las instrucciones dadas en los comentarios al margen izquierdo de la hoja. Libros principales Los libros principales se definen como ʺcuentas resumen” donde se registran en forma jerárquica y resumida las transacciones de la empresa para obtener el estado de situación financiera y el estado del resultado integral. En los negocios de personas naturales son necesarios los siguientes:     Libro diario. Libro mayor. Libro de inventario y balance. Libro de correspondencia. En las sociedades comerciales de personas y de capital, además de los anteriores, son necesarios los siguientes:  Libro de socios o accionistas.  Libro de actas. Cada país definirá cuáles de ellos estarán sujetos a inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio en donde opera el negocio. En la primera página de cada libro principal se detalla el siguiente registro, y en sus páginas interiores el sello y la firma del secretario (folios rubricados). Todos los libros en su primera página llevaban la siguiente descripción: Cámara de Comercio de Bogotá Departamento de registros públicos comprometidos con la región El 2 de enero de 2015, bajo el número 0008776554 Del libro VII del registro mercantil, se inscribió el libro Que pertenece a: Clínica esperanza de vida Destinado a: Diario Columnario El cual consta de 100 hojas útiles. El Secretario Libro diario Resume los comprobantes de contabilidad elaborados en un periodo o ciclo contable. Libro Diario Columnario N Fecha 2015 Detalle 1 Co. 01 1-02 1105 Caja 1110 Bancos Cuentas varias Débito Crédit Débito Crédit Cód. 1.200 1.350 1305 1.500 1.200 Valores Nombr Débito Crédit e Clientes 1.000 850 2 3 El libro diario, llamado también diario columnario, recoge la información de los comprobantes de contabilidad mediante la identificación de cada doble columna con el nombre de una cuenta en particular. De este modo se reúnen los registros de movimiento débito o crédito que contenga el comprobante. Por lo regular los folios de este libro, con sus respectivas dobles columnas, no siempre son suficientes para llevar todas las cuentas del negocio, caso que se resuelve dejando las dos últimas columnas de cada folio para la denominación de cuentas varias de menor movimiento que se detallen en el comprobante de contabilidad. El problema se presenta al pasar los saldos del libro diario al libro mayor por las múltiples cuentas varias que se deben resumir. El término “diarizar” consiste en registrar cada comprobante de contabilidad en el libro diario, cuantos sean necesarios y se hayan producido en el mes o periodo y que se proyecten pasar al libro mayor. El libro diario columnario puede contener siete, catorce o veintiuna columnas dobles para las respectivas cuentas, encabezadas manualmente con una cuenta mayor en particular, depende del plan de cuentas, donde se registra el valor que el comprobante de contabilidad le haya afectado; las primeras columnas son para las cuentas de mayor movimiento. En la columna “detalle” se anota el comprobante de contabilidad con su respectivo número y se inicia con el comprobante de apertura del negocio. Al finalizar el periodo contable, que puede ser un mes o un trimestre, todas las cuentas se suman verticalmente en sus débitos y créditos, las cuales pasan al libro mayor. Es necesario hacer el resumen de las cuentas varias cuando se vaya a “mayorizar”, porque si bien es cierto están en un solo movimiento, en el libro mayor se registrarán en forma individual. Revise en el libro de: contabilidad-general-en-excel donde se encuentran los diferentes registros en el libro mayor elaborado con motivo de la práctica contable: registro de los comprobantes de contabilidad de apertura, preoperativo, inversiones, operacional de compras, ventas, nómina, gastos, ajustes y cierre. Los softwares de contabilidad, en general, no tienen un reporte especial para los comprobantes de contabilidad conforme se llevan por nombres especiales y por periodos en la contabilidad manual, pero sí se puede emitir el reporte o comprobante de diario general de todas las operaciones. Lo mismo acontece con el libro diario, el cual no existe en la forma como se lleva manual; en el capítulo de contabilidad de la sociedad comercial se hará la práctica correspondiente. Libro mayor y balances Recoge todas las informaciones que se han registrado en el libro diario; de allí la jerarquía de la información. El primer estado de situación financiera o [balance de apertura] también debe pasar por el libro diario y servir de base para la acumulación de los registros contables en el libro mayor. El libro mayor y balance está compuesto por varias columnas:     La primera columna corresponde a la enumeración de las cuentas mayores, que también sirven como orientadoras en el registro manual. La segunda es para anotar el código de la cuenta. La tercera indica el nombre de la cuenta. Luego vienen un par de columnas (débitos y créditos) para registrar el saldo del estado de situación financiera de apertura, o también el pase de un folio a otro con los saldos que vienen de la página anterior con sus respectivos débitos y créditos. El libro continúa con cuatro columnas, que corresponden a los movimientos débito y crédito de cada cuenta durante un mes o periodo en particular y, en segundo lugar, el saldo de la cuenta, que bien puede ser débito o crédito. Las siguientes cuatro columnas también corresponden al siguiente mes, y así sucesivamente para sus movimientos y saldos de los siguientes periodos que se quieran exponer.   La apertura del libro mayor depende de que la empresa se constituya en un solo acto, como acontece con los negocios de personas naturales que separan de sus bienes personales aquellos que potencialmente pueden producir renta para colocarlos al servicio del objeto social; en este caso, con el inventario de los bienes y derechos se prepara el estado de situación financiera inicial, que servirá para colocar como primer registro el saldo en el libro mayor para continuar con el movimiento de los siguientes meses o periodos. Asimismo, este servirá para abrir los libros auxiliares con saldos, y el libro principal de registro será el libro de inventarios. Libro Mayor y Balances N o Cód. 01 1105 02 1110 03 1435 04 05 Nombre Saldo anterior de las Débito Crédito cuentas Mes Movimientos Saldos Débito Crédito Débito Caja Bancos Invent. 15.000 10.000 55.000 50.000 Crédito Mes. Mov. D C Saldo D C Cuando la sociedad comercial se constituye en varios actos, como acontece con las sociedades comerciales, donde la conciliación de intereses entre los posibles socios es todo un trabajo, se realizan algunos gastos previos de reuniones y estudios previos, tales como el proyecto de factibilidad, asesorías legales y otras asesorías que sean necesarias, para no caer en dificultades posteriores. Asimismo, las operaciones de procesos como la constitución, el pago de registros ante notario, la Cámara de Comercio, el impuesto de registro de capital y la recolección de aportes, que duran varios meses, deben recogerse en documentos apropiados y consolidarse en el comprobante de contabilidad de apertura que se llevará al libro diario y luego al libro mayor como movimiento. El registro del libro mayor se hace en forma periódica cuando se requieren elaborar los estados financieros de fin de mes, trimestrales o anuales, según lo requieran las directivas. El procedimiento de registro en el movimiento del mes es sencillo y se conoce como “mayorización”. Consiste en pasar los movimientos del libro diario al libro mayor mediante la colocación de los movimientos periódicos obtenidos frente a cada cuenta para luego balancearla, así:    Se suma el saldo débito de las cuentas del activo con los movimientos débitos y se restan los créditos. Igualmente acontece con los cuentas gastos del periodo. Al saldo crédito de las cuentas del pasivo, del patrimonio y de los ingresos se le suman los movimientos créditos y se le restan los débitos para obtener los saldos del estado de situación financiera, que bien puede ser de comprobación de saldos. Si se han registrado los ajustes contables y elaborados el cierre del ejercicio, entonces se obtienen el estado de situación financiera y el estado del resultado integral [balance general y el estado de resultados]. Buscar en el libro de: contabilidad-general-en-excel, y en particular el libro mayor y balances para observar los pases del libro diario al libro mayor, los movimientos de apertura y los movimientos operativos, de ajustes y cierre para la determinación de los estados financieros. Libro de inventarios y balances Recoge inicialmente la información de apertura de la empresa, es decir, el estado de situación financiera detallado de los aportes sociales llevados a la sociedad o los bienes con los cuales la persona natural abre sus negocios, o simplemente los bienes y derechos expuestos en la escritura pública de constitución. Cada año, en el libro de inventarios se debe registrar el estado de situación financiera detallado del corte de ejercicio, con el nombre de cuenta y subcuenta y detalle, y se comienza por la cuenta efectivo y equivalentes al efectivo y siguientes. Libro de Inventarios y Balances N°. 1 2 3 4 5 6 Código 11 Detalle Fecha: 02-01-15 Efectivo Parcialita Parcial Total Respecto a los inventarios de mercancías de productos terminados o de materias primas, se llevan al libro de inventarios si el número de artículos es pequeño, pero en aquellos casos en que sean numerosos se llevan en una relación de inventarios separada, debidamente sellada y firmada por autoridad competente de la empresa, para que se constituya como parte integral del libro de inventarios y se evite el trabajo dispendioso de llevar cada referencia de inventarios al libro. El formato del libro de inventarios y balances es parecido al libro de cuentas corrientes, solamente que sus columnas se identifican de diferente forma: la columna parcialita sirve para exponer con mayor detalle la cuenta auxiliar, luego le sigue el parcial, que acumula los valores antes de llevarlos a las columnas débito o crédito. Cuando se hace la apertura del libro de inventarios y balances con base en el estado de situación financiera inicial del ente económico, se expone cada uno de los bienes objeto del inventario por su cantidad, valor parcial y total. La lista se inicia con los bienes que cumplen con los requerimientos de activos para su reconocimiento del activo y, cuando terminen, se cierra la lista con la suma del total de los activos; de igual manera se procede con la lista de los pasivos u obligaciones con terceros y, por último, para con sus dueños, denominados aportes sociales en el patrimonio. Libro de registro de socios Es obligatorio, según el Código de Comercio de cada país, llevar el libro de socios, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aun por vía de remate tanto para las sociedades de personas como para las sociedades colectivas, las sociedades en comandita simple, las de responsabilidad limitada y las sociedades de hecho. Nombre y apellidos del Socio: Nacionalidad: Identificación: Dirección domicilio: 2015 Conceptos 17-11 Número de cuotas Débito Crédito Saldo Cesión o traspaso Embargos Limitaciones resolutorias Otros gravámenes Libro de accionistas y similares También es de obligación el libro de accionistas según la ley de cada país. En este se indicarán los datos que sean necesarios para identificar a cada accionista, tanto en las sociedades de capital —anónimas, en comandita por acciones— como en las sociedades por acciones simplificadas. Este libro deberá contener:  Nombre y apellidos.  Dirección del domicilio.  Nacionalidad y documento de identificación.  Acciones suscritas y pagadas.  Títulos expedidos con indicación de la fecha de expedición.  Enajenación o traspaso de las acciones.  Embargos y demandas judiciales.  Otros gravámenes o limitaciones de dominio, de acuerdo a la legislación de cada país. Libro de actas La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y por el secretario de la asamblea o de la junta de socios. [En Colombia se dispone que los entes económicos puedan asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección y administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y con una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos]. El libro de actas se abrirá desde el momento de la constitución de la sociedad, y en él se registrarán todas y cada una de las que se diligencien por la asamblea ordinaria o extraordinaria de la sociedad o junta de socios, así como las actas de la junta directiva en forma ordinaria o extraordinaria durante toda su vida económica. Hay quienes llevan libros separados para las actas de la asamblea y otro para las de la junta directiva, debidamente firmadas. Libro de correspondencia Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia relacionada con los negocios. Esto se predica en Colombia. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta]. Para tal fin se empasta la correspondencia por periodos en forma consecutiva de fechas, y en la primera página se elabora el índice de su contenido para su fácil consulta. Registro de correspondencia Fecha Nombre del Para de: D/M/A remitente : Atención Contestada tramitada o Fecha Observación D/M/A Hoy con la ayuda de los sistema fácil guardar en el software de contabilidad la correspondencia, mediante el escaneo del documento y pegue, en cada cuenta del cliente o proveedor. 8. Asientos contables Según las NIIF, una transacción o partida de un hecho económico debe reconocerse para incorporarse en los estados financieros. Se ratifica con esta norma el ciclo contable y la importancia de la elaboración del comprobante de contabilidad, con todos los soportes contables de las transacciones, para que en cualquier momento se puedan verificar y auditar los registros en los libros de contabilidad auxiliares y en los libros principales. Casos y análisis sobre la técnica de asientos contables:     No se han definido los soportes de contabilidad para la empresa. Solamente se aceptan cuando exista un software debidamente licenciado y todas las operaciones se hagan en documentos del sistema. Cuando la contabilidad sea manual, se definen y mandan a imprimir los soportes necesarios para el desarrollo de las operaciones. Algunas operaciones no utilizan documento soporte. En negocios pequeños se encuentran una serie de papelitos, con algunas características del soporte, pero estos no son válidos para hacer un registro contable porque deben estar impresos y numerados. No se lleva el comprobante de contabilidad. Este solo se diligencia en el sistema de contabilidad manual, porque con el programa de contabilidad únicamente se emite el comprobante de diario, a una fecha determinada; en cambio, en todos los demás casos se pueden emitir toda clase de documentos y comprobantes. No se ha hecho el ajuste a inventario. Los sobrantes de inventarios, como resultado de un inventario físico, se llevan a cuentas apropiadas como    un mayor valor de los inventarios, y los faltantes, como un gasto. Cuando los faltantes son de valor significativo debe darse curso a una demanda del funcionario responsable. La empresa no lleva libros auxiliares de contabilidad. El plan contable exige que se documente cada cuenta con soporte, libros e informes financieros. Los libros auxiliares de contabilidad no tienen hoja de control. Todo libro auxiliar debe llevar en la primera hoja el control del comprobante de contabilidad y en su parte interna tantos auxiliares como sean necesarios para identificar los pagos por inversiones y gastos o los ingresos ordinarios. A la fecha no se han editado los libros de contabilidad por medio del software. De los libros, documentos y comprobantes de contabilidad, se emiten los respectivos reportes cuando los requiera la administración, porque no es necesario tenerlos en forma física. Además del impacto ambiental que genera el gasto de papel. Forma de llevar los libros Los libros de contabilidad se llevan en forma manual o sistematizada. Solamente se decide por uno u otro sistema según la capacidad económica de la empresa. Sin embargo, este libro muestra los dos sistemas: el primero para mostrar los procesos en las hojas de Excel, por considerarlo útil no solamente para los estudiosos de la contabilidad sino también para los ingenieros que hacen los sistemas. Todo software de contabilidad trae como complemento el módulo de inventarios que se compra y se incorpora al sistema contable. Esto brinda una solución expedita para la elaboración de la información y así se puede cumplir con la confiabilidad y oportunidad de la información para los usuarios: dueños, clientes y el Estado. Contabilidad manual El sistema de contabilidad manual consta de varios pasos, descritos en el ciclo contable:   Se recogen todos los soportes de contabilidad. Se codifican mediante el plan de cuentas.        Se toman todos los soportes comunes a un tipo de comprobante, apertura, tesorería, compras, inversiones, ventas, ajustes, cierre a cuenta. Se elabora el comprobante de contabilidad con todos los soportes comunes que registraron las transacciones del periodo. Para realizar esta operación hay que acumular todas las operaciones comunes a una cuenta y exponer el movimiento débito o crédito en el comprobante de contabilidad, lo mismo que las subcuentas. El comprobante de contabilidad se registra en primer lugar en cada uno de los libros auxiliares: por ejemplo, el comprobante de contabilidad de tesorería en la cuenta auxiliar de caja, contra las cuentas clientes, bancos, obligaciones bancarias, otros ingresos, etcétera. El comprobante de contabilidad de compra se registra en los libros auxiliares de inventarios, impuesto a las ventas, contra retenciones en la fuente y proveedores. El de ventas, en la cuenta clientes, retenciones contra ventas e impuesto a las ventas. Los comprobantes de contabilidad se registran en segundo lugar en el libro diario, tantos como sean posibles en el mes o periodo contable. Luego en el libro diario se suman los débitos y créditos de cada cuenta durante el periodo contable y se pasan los movimientos al libro mayor para sacar saldos de las cuentas de estado de cambios en la situación financiera y cuentas del estado del resultado integral. Luego se hace la hoja de trabajo con los saldos del estado de situación financiera de comprobación (cuentas reales y nominales), se plantean los ajustes por los errores u omisiones cometidos, se elabora el proceso de cierre de las cuentas de resultado en notas de contabilidad, se determinan las utilidades y se elabora el comprobante de contabilidad de cierre. Por último se emiten los estados financieros. El sistema de contabilidad manual ha sido reemplazado con rapidez por la contabilidad sistematizada, que facilita información tanto financiera como gerencial para liberar a contadores y auxiliares de contabilidad de una gran cantidad de tiempo, que pueden utilizar para analizar los datos, detectar las causas y efectos de los resultados y prestar mejor asesoría a los dueños de la empresa para la toma de decisiones económicas. Contabilidad sistematizada Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica y para los cuales se utilicen computadoras o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. La contabilidad sistematizada se encuentra en los módulos de sistemas para computadora que venden muchas empresas en el mercado (Novasoft, Elisa, Siigo y SAP en Colombia; Icontab 5.0 y GIG de Bolivia; Profit Plus, Galac y Data Pro en Venezuela; Fénix, Mónica, TMAX, Unionpymes en el Ecuador) y que se diferencian por las operaciones e informes que realizan. El proceso que se lleva a cabo en la contabilidad sistematizada es muy sencillo, tal como se describió en el ciclo contable:          Se hace una revisión de las cuentas que se van a utilizar y se activan (se parametriza el sistema) para disponerlas a recibir información. Si queda algún error en la estructura, se pierde la información; quiere decir que el grupo 11 depende de la clase 1, que la cuenta 1105 depende de la clase 11, que la subcuenta 110505 depende de la cuenta 1105, y así con todas las demás cuentas. Si en este proceso se omite la cuenta 1105, la estructura quedará fallida. Si se incluyen nuevas cuentas que requiera el sistema, debe hacerse el proceso de asignar niveles, porque estos los asigna el sistema. Si las cuentas tenían saldos, hay que seguir el proceso de mantenimiento y recuperación de la información y actualización de saldos. Se crean las cuentas de terceros, con todas las características de la DIAN, para disponer de información cuando se emitan los reportes en medios magnéticos. Se crean los documentos de entrada de información al sistema o se utilizan los que trae el sistema. Se codifican los soportes de contabilidad. Se ingresa el estado de situación financiera inicial o de apertura. Se ingresan las operaciones a la computadora por cuentas, códigos o referencias en los documentos apropiados. Se hace el reconocimiento de la información y se hacen los ajustes contables a que haya lugar.     Se aplica el sistema de depreciaciones, amortizaciones y agotamientos. Mediante el proceso interno se hace el cierre de las operaciones, al final del ejercicio, porque el sistema no requiere hacer cortes periódicos para emitir el estado de situación financiera de prueba. Se imprimen los informes, estados financieros, libros auxiliares y libros mayores. El sistema no elabora comprobantes de contabilidad; sin embargo, se pueden editar los registros de un día mediante el comprobante de diario general. Asimismo, si se necesita el libro de caja, el sistema lo emite, o cualquier otro que se requiera. Se recomienda adquirir un software demo de contabilidad para entender el proceso de contabilidad sistematizada y prepararse para la vida laboral. La pregunta del millón en la entrevista, cuando solicite trabajo, será: ¿Qué paquete de contabilidad maneja usted? Corrección de errores Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. Anulación de folios: se debe efectuar señalando sobre ellos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación, con indicación de su nombre completo de acuerdo a su país de origen. Exhibición de libros Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente económico, para ponerlos a disposición de los organismos del Estado de impuestos o de la Superintendencia de Sociedad o de Empresas, como se manejan en otros países. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimiento del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto. Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde este funcione, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento. Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para estos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria. Si en el momento de practicarse la inspección, los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale. En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse: 1. Lo que se pretende probar. 2. La fecha aproximada de la operación. 3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones. Conservación y destrucción de los libros Los entes económicos deben conservar los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de contabilidad, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos a la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos 10 años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco años, contados a partir de la aprobación de la cuenta fi de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos. (microfilmación o archivos digitales junto con su software). Pérdida y reconstrucción de los libros El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que estos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los libros para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copias de estos que reposen en poder de terceros. En ellas se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición, o cualquier otro mecanismo implementado por su respectiva norma nacional. Prueba contable Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. En materia civil, aun entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable (C. Cio.). Diferencias entre comerciantes En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas: 1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones 2. 3. 4. 5. legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen la confesión. Si los libros de una de las partes no están ajustadas a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales se prescindirá totalmente de ellos y sólo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y el otro no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario (C. Cio.). Sanción por irregularidades en la contabilidad [Las irregularidades en la contabilidad son sancionadas por la DIAN (Colombia), SIN (Bolivia), SENIAT (Venezuela), SRI (Ecuador), de acuerdo a sus estatutos tributarios, que incluyen el rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes (consultar las tarifas de la sanción en cada país)]. En Panamá el organismo habilitado para las sanciones es la Superintendencia de Bancos. Igualmente, se conoce con el mismo nombre en la República Dominicana. 9. Ajustes contables Los ajustes contables son el resultado del proceso de análisis de cada una de las cuentas del estado de situación financiera de comprobación (cuentas reales y nominales) para darles razonabilidad o valor real a las partidas, mediante la causación de hechos no registrados, la aplicación del reconocimiento posterior de acuerdo a las NIIF que permitan validar la información y las correcciones por errores voluntarios o involuntarios que se hayan podido cometer en el proceso contable, los cuales se plantean en la hoja de trabajo para la elaboración del estado de situación financiera y del estado del resultado integral [balance y del estado de resultados], siempre y cuando se verifique la confiabilidad de cada cuenta en su dimensión justa. Los ajustes y correcciones se aplican de acuerdo al ciclo contable en notas de contabilidad para que faciliten la elaboración del comprobante de contabilidad y de los registros en libros auxiliares y principales. Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema hace que se omitan registros que requieren del consecuente ajuste de las operaciones. Por esta razón, antes de emitir estados financieros se deben consultar los principios y conceptos de las NIIF pymes para reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de estados financieros a los asociados (S32: hechos ocurridos después del periodo sobre el cual se informa) (véase ajustes a las operaciones en la hoja de trabajo). Los ajustes a las operaciones son de tres tipos:      Hechos económicos no reconocidos: Hechos ocurridos después del 31 de diciembre. Hechos ocurridos antes de la aprobación de los estados financieros. Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría. Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR. Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías no recibidas pero con orden de remisión y hasta la factura de venta. También cabe mencionar los gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte y la nómina de empleados, al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte o error en la codificación y, por último, los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y agotamiento. Casos y análisis sobre ajustes y correcciones:         El contador no realizó arqueo de caja y existe un faltante. Este es un ajuste de contabilidad a la cuenta efectivo por faltante, el cual se lleva a responsabilidades del empleado contra la cuenta de efectivo, para disminuir su saldo. El contador no verificó el efectivo en caja menor. Es frecuente que al final del periodo contable se olvide hacer la verificación del efectivo en caja menor, porque no se puede presentar una caja menor con comprobantes que sustentan gastos. La caja menor debe representar el verdadero efectivo a 31 de diciembre. No se conciliaron las cuentas bancarias. Otro de los ajustes frecuentes es por la falta de conciliación de las cuentas bancarias, donde pueden existir gastos que han sido pagados por el banco y, sin embargo, se presenta como efectivo disponible, lo cual es una gran mentira. No se han causado los intereses ganados en los CDT bancarios. Cada cuenta tiene que ser objeto de ajuste contable, donde la omisión u error puede generar un ingreso o un gasto que se debe causar en el periodo contable. Los gastos pagados por anticipado se llevaron a activos diferidos y no se han amortizado. Se debe evaluar el activo diferido y, si no cumple con los requerimientos, se debe llevar directamente al estado de resultados del periodo. No se tuvo en cuenta la reclamación sobre la mercancía devuelta. Las mercancías devueltas a los proveedores deben clasificarse en cuentas apropiadas, primero porque no existen en inventarios y, segundo, porque tampoco es una obligación para la empresa. No se causó la nómina a 31 de diciembre. Es un error común y muchas veces intencionado para disminuir los gastos del periodo, pero es un gran problema con aportes parafiscales, certificados para los trabajadores y las empresas prestadoras de salud. El contador no hizo las notas de contabilidad de ajustes contables y, sin embargo, presentó estados financieros a la junta directiva para su aprobación, que luego pasaron a la asamblea general. Grave error, porque faltó a los procedimientos y a la sección 32 mencionada anteriormente. 10. Cierre contable Es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos ordinarios, otras ganancias y egresos ordinarios y otras pérdidas para mostrar el estado del resultado integral del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio, que se obtienen del estado de resultados. Está previsto hacer mensualmente el cierre contable o cierre del ejercicio, cuando los estados financieros son intermedios, o anualmente, cuando solamente se presentan al finalizar el ejercicio contable o cuando el sistema es manual; en cambio, cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o pérdidas. 19. Proceso de cierre contable: consiste en cruzar las cuentas de resultado contra la cuenta puente 590505 Ganancias y pérdidas, así:  Los ingresos ordinarios (grupo de cuentas 41) se cierran al débito, contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas.  El costo de ventas (grupo de cuentas 61) se cierra al crédito, contra la cuenta de ganancias y pérdidas.  Los gastos ordinarios de administración (grupo de cuentas 51) y gastos ordinarios de ventas (grupo de cuentas 52) que son de saldo débito se cierran al crédito contra la cuenta de ganancias y pérdidas.  El impuesto de renta y complementarios (grupo de cuentas 54) se cierra al crédito, contra la cuenta de ganancias y pérdidas. Es de aclarar que la cuenta de gastos por concepto de impuestos ha debido generarse durante todos los meses del ejercicio con el valor previsto fijo de gastos de impuesto contra la cuenta provisión para impuestos (grupo de cuentas 2615), siempre y cuando hayan sido medidos con fiabilidad; de lo contrario se requiere conocer el verdadero valor del impuesto de renta (grupo de cuentas 2404) cuando se elabore la declaración de impuestos sobre la renta, para pagarlo a la DIAN.  El resultado neto de ganancias y pérdidas se cierra así: si los créditos de la cuenta 590505 son mayores a la suma de los débitos, da como resultado la ganancia del ejercicio (360505); por el contrario, si los débitos son superiores a los créditos, da como resultado la pérdida del ejercicio (361005).  En el proceso de cierre en el programa de contabilidad no tiene sentido la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas, porque cuando se ejecuta el cierre con un clic, se debe previamente simular el estado de resultado para saber con anticipación qué cuenta se va a afectar, si la 360505 o 361005. Para complementar esta exposición, vaya al capítulo 13, numeral 3. Cierre contable, en la elaboración de la hoja de trabajo de este libro. Es de advertir que la declaración del impuesto de renta y complementarios se elabora con los estados financieros aprobados por el consejo de administración u órgano competente, que luego que son ratificados por la asamblea general cuando se aproxima el plazo del calendario tributario, que es a partir del mes de abril para grandes contribuyentes y sociedades comerciales. Es en ese momento cuando se conoce el resultado financiero después de conciliar presupuestos tributarios entre el asesor tributario, el revisor fi y el gerente, mediante la elaboración de la declaración de renta, cuyo valor permite castigar la provisión de impuestos (2615) y llevar el defecto a ganancias acumuladas o a gastos de impuestos si la cuantía es menor, con el fin de consolidar los impuestos del ejercicio del impuesto de renta por pagar en la cuenta 2404. Es por esta razón que los estados financieros publicados a 31 de diciembre muestran la cuenta 2615 Provisión para impuestos en lugar de la cuenta 2404 Impuestos de renta y complementarios por pagar. Si encuentra algo diferente, le están dando un manejo no apropiado a la cuenta 2404. Recuerde que la cuenta de provisión no será objeto de manejo si no hay fiabilidad en su medición del gasto por impuestos. (El pasivo es una obligación de hechos pasados, la provisión es una obligación futura). Asimismo, la reserva legal y demás reservas que proponga la gerencia son decisiones que debe ratificar la asamblea. Se contabilizan después de llevado a cabo el evento de la asamblea general o junta de socios, y sobre estados financieros aprobados en segunda instancia (verifique este concepto con los informes que se presentan a la asamblea general y con el docente de su país). Tanto los ajustes contables a las operaciones como el cierre final de ejercicio se plantean primero en la hoja de trabajo mensual o anual para visualizar la información y preparar las operaciones de ajustes y cierre en notas de contabilidad, que luego deberán cumplir el proceso de registro del ciclo contable para que se puedan elaborar los estados financieros con propósito de información general (vea el cierre contable en la hoja de trabajo). Casos y análisis sobre el procedimiento de cierre contable:        El contador no hizo la hoja de trabajo. Es fundamental para todo proceso de contabilidad manual elaborar la hoja de trabajo, primero para aplicar el procedimiento de ajustes contables y luego el del cierre contable, para poder calcular la ganancia del ejercicio. Si no hay cierre, no se conoce la ganancia para distribuir entre los asociados. Faltan ajustes contables por los errores u omisiones. La preexistencia de ajustes garantiza un buen cierre de operaciones, porque no se pueden emitir estados financieros sin un sustento en las normas NIIF de obligatoriedad en la contabilidad. Los libros auxiliares de las cuentas de resultado tienen los saldos acumulados del año anterior. El cierre contable garantiza que todas las cuentas de resultados queden en cero a 31 de diciembre para recibir las operaciones del nuevo año. No se ha calculado el valor de la provisión de impuestos. La provisión de impuestos de renta y complementarios es un gasto más de cada mes del ejercicio contable y tiene que estar reconocido con fiabilidad, de lo contrario no se debe reconocer y esperar la labor del asesor tributario. El contador cerró la provisión de impuestos (relevante y fiable) y la llevó a la cuenta 2404 Impuestos de renta por pagar. Los impuestos se calculan a partir del estado de resultados y de la aplicación minuciosa y responsable de toda la normativa tributaria, porque es cuando procede el registro del impuesto de renta y complementarios en firme. No se ha transferido la utilidad a cuentas apropiadas. La ganancia del ejercicio no se puede quedar como un saldo de la cuenta 5905 Ganancias y pérdidas. Esta es la cuenta única que sale del proceso de cierre e incrementa el patrimonio. La empresa solamente presenta el estado de situación financiera de comprobación de saldos. Es un error craso no terminar el proceso de  elaboración, preparación y presentación de los estados financieros de acuerdo a los requerimientos de las NIIF. El contador no hizo el cierre contable en notas de contabilidad. Sin embargo, los estados financieros fueron aprobados por el órgano competente de dirección y ratificados por la asamblea general. Otro error, porque faltó a los procedimientos y a la correcta aplicación de normas internacionales de contabilidad. En el proceso de contabilidad sistematizada se ingresan las notas de contabilidad de ajustes por su código, detalle y cuantía y el número del comprobante. Luego se ejecuta la opción de cierre del sistema, que es automática y de la cual solamente se conoce el comprobante de diario y la nota de contabilidad. Estados financieros históricos: los estados financieros son el resultado final de todo el proceso del ciclo contable, los cuales se elaboran con base en los saldos fielmente tomados de los libros de contabilidad, que bien pueden ser el libro mayor y balances o los auxiliares, los cuales deben ser coherentes. Por consiguiente, los estados financieros muestran la historia de la empresa durante un periodo contable de todas las decisiones tomadas por sus directivos y sus dueños. Notas a los estados financieros: los estados financieros se acompañan de notas que explican las principales políticas y prácticas contables. Al mismo tiempo muestran las revelaciones del contenido de las cuentas principales que facilitan el análisis por parte de los usuarios de la información. Cada estado financiero está acompañado por sus propias revelaciones, que son expuestas. Cada una de las cuentas expuestas en las secciones para pymes tiene sus exigencias particulares sobre revelación en notas a los estados financieros (S8). Asimismo, se presentan adicionalmente estados financieros comparativos e indicadores de gestión y desempeño para calificar la gestión de la administración (ver tema de estados financieros). Anteriormente, las notas a los estados financieros no eran tan exigentes como hoy, y así lo demuestran los estudios, de manera que la norma local solo se cumplía en un 50%. Hoy las NIIF son muy exigentes ante los órganos de control y ante los usuarios de información que les dan los elementos necesarios para la toma de decisiones económicas. Estados financieros proyectados: corresponde al contador velar por la preparación y presentación de los estados financieros proyectados. En ellos se deben contemplar todas las actividades tanto de inversión como de operación y financiación, con base en estrategias, políticas, metas y objetivos planteados previamente por las directivas en sus reuniones. Esto con el fin de mostrar la factibilidad de la empresa, en el corto y largo plazo, de generar flujos de efectivo, mediante un horizonte que muestre los estados financieros del resultado integral, el flujo de efectivo y el estado de situación financiera, de manera que facilite el seguimiento de las actividades en el siguiente ejercicio o ciclo contable para comprobar el cumplimiento de metas y objetivos. Este procedimiento, tan olvidado por la mayoría de las empresas, con la NIC1 se requiere para la evaluación periódica de la capacidad de la entidad de continuar como negocio en marcha. Los estados financieros proyectados son el mapa de navegación para el personal directivo de la empresa y se elaboran con base en un estudio de las perspectivas del negocio teniendo en cuenta sus ingresos, costos y gastos, al igual que los costos del programa de mejoramiento, y para el cumplimiento de la norma básica de continuidad (véase el libro de planeación y evaluación financiera del mismo autor). 11. Informes Para ampliar el conocimiento de directores y usuarios de la información contable se preparan informes complementarios:    Certificación de los estados financieros por la gerencia, único responsables de la información junto con el contador. De allí la importancia que la gerencia tenga cuidado con el nuevo lenguaje de la contabilidad de NIIF. Informe de gestión de la gerencia. Dictamen del revisor fiscal (equivalente al informe del auditor en otros  países). Otros informes sobre la situación interna de cada una de las áreas funcionales y el diagnóstico financiero de razones e índices para plantear la situación y compararla con las lecturas del sector y de la región, que permita entender la situación económica e interpretar los resultados del ente económico dentro de ese contexto amplio de análisis. En las grandes empresas existe el departamento de estadística, con capacidad para elaborar indicadores de gestión administrativa y de impacto ecológico, con los cuales se prevén los problemas y se pueden valorar los rendimientos y su responsabilidad social empresarial (RSE). La contabilidad por sí sola es un elemento que debe complementarse con otro tipo de información gerencial para dar respuesta a los problemas que resultan al interior de la empresa y sacarles el mejor provecho (véase el libro de diagnóstico empresarial del mismo autor). La importancia de la contabilidad no se mide por la cantidad de libros elaborados, sino por la interpretación de los resultados y por los informes a la gerencia que puedan generar valor, además del horizonte que pueda descubrir el contador mediante la evaluación financiera. 12. Hechos ocurridos después del período que se informa La aplicación de esta NIIF para pymes exige la característica cualitativa de la prudencia sobre el manejo de cambios en las políticas, estimaciones y errores que se pueden presentar sobre la fecha que se informa o después de esa fecha. Los estados financieros se autorizan por los órganos de dirección o juntas directivas para su publicación mediante envío a los asociados, quienes harán un estudio y una discusión previos a la asamblea por los menos con 15 días hábiles, según lo expuesto en el Código de Comercio. Si los hechos son relevantes y comprometen la veracidad de la información de otros periodos, se corrigen retrospectivamente (cambios en las políticas). Tales hechos de conocimiento se incluyen en los estados financieros antes y después del cierre, siempre y cuando exista evidencia veraz y competente, antes de presentarlos a la asamblea general. Sin embargo, si son conocidos como hechos significantes, se deben revelar después de la fecha sobre la que se informa, y si son insignificantes, no se revelan. Si se presentan contingencias que comprometen la situación financiera de la empresa y son altamente probables, debe contabilizarse el pasivo contingente, y si no afectan la estabilidad económica de la empresa, se informa a la asamblea general. Fechas de autorización y aprobación de los estados financieros Se debe evaluar los hechos que ocurran después de presentar los estados financieros, para su autorización de la junta directiva para su publicación, y hacer su reconocimiento, medición y revelación (S31.1). Las siguientes son las fechas que se deben tener en cuenta con motivo de la preparación y presentación de los estados financieros:     Terminación del periodo contable 31 de diciembre. Autorización para su publicación por parte de la junta directiva 1 de marzo. Aprobación por parte de la asamblea general o junta de socios 31 marzo. Cualquier fecha posterior es asamblea general o junta de socios extraordinaria. Los hechos proporcionan evidencia de las condiciones que existían antes del 31 de diciembre, que es la fecha sobre la que se informa, que implican ajustes, y otros indican condiciones que surgieron después del periodo del cual se informa, que no implican ajustes (S32.2). Son ejemplos de hechos ocurridos que implican ajustes:  Provisión por litigio judicial con sentencia resolutoria.  Deterioro del valor de un activo. Se reconocerá la pérdida, tales como quiebra del cliente (S27: deterioro del valor de los activos).  Obligaciones implícitas o de carácter legal, tales como beneficios a empleados (S28: beneficios a empleados).  Comisión de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros son incorrectos (S32.5 hechos ocurridos). Son ejemplos de hechos ocurridos que no implican ajustes:  Reducción en el mercado de valores de las inversiones, ocurridas entre el final del periodo sobre el que se informa.  La sentencia o resolución favorable de un litigio judicial después de la fecha sobre la que se informa (S32.7). Información a revelar:  Fecha en que los estados financieros han sido autorizados para su publicación (S32.9).  Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa que no implican ajuste (S32.10). Son ejemplos de revelaciones de hechos que no implican ajuste:       Combinación de negocios. Anuncio de plan para discontinuar una operación. Destrucción por incendio de una planta. Comienzo de una reestructuración. Cambios en tasas impositivas. Inicio de litigios importantes surgidos como consecuencia de hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa (S32.11). Ejemplo de hechos posteriores a la fecha de autorización de los estados financieros:  Fecha del estado de situación financiero es el 31 de diciembre de 2014.  Fecha de autorización para la publicación de los estados financiero es el 10 de marzo de 2015, dejando 15 días hábiles para conocimiento de los usuarios de la información.  Fecha del evento es el 10 de enero de 2015.  Fecha de la asamblea general o junta de socios es el 31 de marzo de 2015.  Siempre que el conocimiento de los hechos o eventos se presente antes del 10 de marzo de 2015, deben ajustarse y revelarse. Casos y análisis sobre hechos ocurridos antes y después de la fecha sobre la que se informa:        En el momento de autorización de los estados financieros se conoció la sentencia del juez por 15.000.000 u.m., por despido injustificado del empleado. Necesariamente, el proceso judicial tiene unos pasos en el proceso de discusión e interposición de recursos o impugnación que permiten ir previendo el impacto financiero y su reconocimiento en pasivos contingentes, pero como ya está la sentencia, se debe crear el pasivo contingente, si es que no se va apelar a un tribunal superior y exista alta probabilidad que el juicio se ganará. Se conoció la quiebra de un cliente por valor en libros de 5.000.000 u.m., a quien se le aplicó un ajuste por deterioro del 80%. La gerencia descubrió un fraude en cuentas por cobrar. La empresa fue sometida a revisión de impuestos sin que todavía se conozcan las sanciones que pueden comprometer la situación financiera. Estos hechos son de mucho juicio por parte del asesor contable, porque pueden traer consecuencias graves y las sanciones son onerosas. La prudencia en estos casos, según el concepto del asesor tributario, debe indicar la mejor estimación del pasivo contingente. La asamblea general aprobó reservas para contingencias futuras. Frente al nuevo contexto de las NIIF, la empresa reconoce como activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, de tal manera que no se requieren reservas para contingencias que protejan la estructura financiera de la empresa. Algunos empleados tienen demandada la empresa por incumplimiento de liquidación y del pago de algunas prestaciones. Estos gastos dejados de pagar deben ser de público conocimiento y son considerados gastos del periodo. La empresa ha sido denunciada ante las autoridades sanitarias por no cumplir los requisitos para procesar alimentos. Es una situación grave que afecta todas las áreas de la organización: el área de procesos, clientes, empleados y financiera, mejor dicho, puede acabar con la empresa de la noche a la mañana porque puede someterse al cierre temporal o definitivo si es reincidente. En estos casos es importante el concepto del asesor legal y de la ingeniera de alimentos para cuantificar los daños y corregirlos. 13. Verificación de las afirmaciones Casos y análisis sobre verificación de las afirmaciones:     El gerente certificó los estados financieros junto con el contador de la organización sin que la revisoría hubiera hecho la verificación de la existencia de inventarios y documentos que respaldan la cuenta de cartera. Es una falta grave firmar estados financieros sin la aplicación previa de la verificación de las afirmaciones cuando la empresa requiera de revisor fiscal o de auditor interno. El revisor fiscal rindió dictamen sin verificar la existencia de pagarés que respaldaran la cartera, la existencia de activos físicos, etcétera. Este caso es muy común en revisores fiscales que viven atafagados de trabajo y no le cumplen a ninguna empresa por falta de ética profesional. Los estados financieros no presentan en forma integral la situación económica, los rendimientos, los flujos financieros, ni la capacidad de la entidad para continuar su marcha de acuerdo a la norma internacional para las pymes. Sin embargo, fueron aprobados por el órgano de dirección y ratificados por la asamblea general. Esta es una de las irregularidades frecuentes, pero en tiempo de dificultades económicas no se pueden ocultar, a pesar de que en tiempos de bonanza la situación permita todo. El valor de algunos gastos que fueron verificados mediante cotizaciones es relativamente alto. Cuando esto suceda, el revisor fiscal debe dejar su salvedad sobre esta situación para que se enmiende y se castigue a los defraudadores de la empresa. 14. Actividades de aprendizaje Consultar en redes sociales 1. ¿Cuáles normas de contabilidad de los FASB y de los IASB utilizan los países vecinos de Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Bolivia? 2. ¿Qué puede acontecer si cada país adopta las NIIF a su situación 3. 4. 5. 6. 7. 8. económica, como acontece en Colombia con el Decreto 3022 y con la VEN-NIIF de Venezuela? ¿Las NIIF que aplica su país son homogéneas con las del IASB? ¿Cuál es la diferencia entre adoptar o converger los principios IASB? ¿Cuál es la opinión de los contadores sobre su preparación para enfrentar los retos de la globalización de la economía? ¿Qué beneficios puede traer la estandarización de las normas internacionales de contabilidad para los países de la región latinoamericana y para el ejercicio profesional de la contaduría pública? ¿Se conocen estudios sobre el impacto contable de la adopción de los estándares de contabilidad en Latinoamérica? ¿Se conoce el costo de conversión de los estados financieros a NIIF? Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿Cuál es el marco conceptual de la contabilidad en Colombia? 2. ¿Cuáles son las características cualitativas fundamentales y de mejora según las NIIF? ¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad según NIIF? ¿Cuál de las cualidades de la información contable se incumple más? ¿En qué consiste la hipótesis de negocio en marcha? ¿Cuáles son los métodos de reconocimiento de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos en las NIIF? 7. ¿La contabilidad de caja es una norma o un procedimiento? 8. ¿Cuál es la diferencia entre moneda funcional y moneda extranjera? 9. ¿Para qué sirven los libros de contabilidad en conflictos comerciales? 3. 4. 5. 6. Usted debe traer a clase una serie de casos de la vida real donde se pueda identificar y discutir la aplicación de las características cualitativas de la contabilidad. Discutir en grupo las siguientes aseveraciones 1. Las NIIF no homogéneas les sirven a los preparadores de información para obtener una certificación de idoneidad antes los organismos internacionales. 2. La contabilidad sirve para predecir la capacidad del negocio en marcha. 3. La situación cambiante del entorno económico no cuenta en la proyección 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. financiera de la empresa. No hay diferencia entre patrimonio financiero (aportado por los socios o accionistas) y el patrimonio físico (operativo). Con los resultados de la contabilidad solamente se pueden tomar decisiones de: operación, inversión y financiamiento. El Gobierno ha dispuesto que la información contable puede tener un retraso máximo de tres meses. Esta disposición continuará con NIIF. El Gobierno dispuso la existencia de dos contabilidades simultáneas hasta el año 2020, una con normas locales y otra con NIIF. Verifique que la contabilidad sí cumple con la cualidad de oportunidad. La contabilidad no sirve para la toma de decisiones. ¿Cómo se llama el certificado de cumplimiento de NIIF de la contabilidad? Consulte en una empresa de su confianza 1. En qué consiste el ciclo contable. 2. Cuáles son los elementos del ciclo contable. 3. Cuáles son las áreas funcionales de un negocio. 4. Qué informes financieros presenta la empresa donde labora. 5. Si la información contable funciona como un sistema y recoge estudios complementarios para la toma de decisiones. 6. Qué tipo de información entregan a contabilidad los departamentos de: Producción, Mercados, Recursos Humanos y Gerencia Financiera. 7. Cuáles soportes de contabilidad utiliza la empresa. 8. La elaboración del comprobante de contabilidad y su contenido. 9. Qué libros de contabilidad lleva la empresa. 10. Cuáles son los libros que se registran en la Cámara de Comercio. 11. Consiga el juego de documentos soportes para la elaboración de la contabilidad. 12. Cuál es el libro principal que debe registrarse de primero. 13. Averigüe cómo funciona el programa contable Demonovasof_V6 o cualquier otro del mercado de su región. Responda las siguientes preguntas 1. ¿Cuáles sistemas de información contable conoce usted: Novasoft, Siigo, Elisa, Icontab 5.0, Profit Plus, Galac, Data Pro, Fénix, Mónica, TMAX? 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. ¿Cuáles son los objetivos de un software contable? ¿Cuál es el concepto de cuenta en contabilidad? ¿En qué consiste el método de la partida doble y la ecuación contable? ¿Cuáles son los elementos de la ecuación contable? ¿Qué es un plan de cuentas? ¿Cuáles son las principales clases de cuentas del estado de situación financiera? ¿Cuáles son los principales grupos de cuentas del estado de situación financiera? ¿Qué diferencia existe entre documento soporte y el comprobante de contabilidad? ¿Cuál es la diferencia entre un soporte de carácter interno y uno de carácter externo? ¿Cuáles son los libros de contabilidad según el Código de Comercio? ¿Para qué se utilizan los libros de contabilidad? ¿En qué consiste un asiento contable, uno de ajuste y uno de cierre? ¿Cuál es el conjunto de estados financieros con propósito de información general y de dónde se obtienen? ¿Cuáles son los informes complementarios? ¿Qué es un informe de gestión? ¿Cuáles de los libros principales de contabilidad son objeto de registro en Cámara de Comercio en su país? ¿Son obligatorios los libros auxiliares para explicar los libros principales? Capítulo 7. Contabilidad de activos “Nunca deseo decir nada definitivo; si tengo una función es la de abrir las puertas, no de cerrarlas”. Joseph A. Schumpeter Los conceptos y principios generales expuestos en la S2 de las NIIF para pymes [antes: marco conceptual de la contabilidad, de los principios de contabilidad generalmente aceptados] contemplan lo siguiente:      Objetivo de los estados financieros, como son presentar una información a un amplio grupo de usuarios que individualmente no pueden exigir información especial. La elaboración del plan de cuentas, que se deja a opción de cada empresa, debe involucrar los nuevos conceptos de las NIIF para pymes. Características fundamentales y de mejora en el momento de presentar los estados financieros. Resaltan la relevancia, la fiabilidad en la medición, la materialidad y la esencia sobre la forma. No es necesaria la forma legal para el reconocimiento de un hecho para incorporarlo en los estados financieros. El principio fundamental de la retroactividad, en el cambio de políticas y comisión de errores, es el caso más práctico en la transición de normas locales a NIIF. Se obvia con las excepciones que son obligatorias y con las exenciones que son opcionales, según la S35: Adopción por primera vez. Las excepciones y las exenciones solo se aplican por una sola vez. Revelaciones específicas de las políticas contables importantes y las notas a los estados financieros. A pesar nuestro, ni las NIIF contemplan la posibilidad de un plan de cuentas a nivel internacional ni la Superintendencia de Sociedades está trabajando en este sentido. Por lo tanto, se considera apropiado mantener el plan de cuentas modificado con los conceptos que disponen las NIIF, hasta que los órganos reguladores se pronuncien como ya lo han hecho otros países como: Ecuador, Perú, Venezuela, Argentina y también Bolivia a través de sus órganos gremiales. El tema de la contabilidad de activos es importante para estudiantes del primer nivel de enseñanza de la contabilidad y de otras disciplinas afines que se inician en el estudio y análisis de la información financiera. Su estudio les permitirá interpretar y analizar la información contable, como también profundizar en el conocimiento de los problemas fundamentales de cada grupo de cuentas y prepararse para dar soluciones, lo que se logra si se conoce cada cuenta en particular, sus resultados, su proyección y las dificultades que se generan al relacionarla con otras cuentas, bajo los conceptos de las NIIF para pymes. El marco conceptual de las pymes se detalla en las secciones uno y dos:   Contiene los elementos a los que se hizo referencia en el marco conceptual general de las NIIF plenas, que para las pymes vienen en forma simplificada. El marco conceptual involucra los principios de reconocimiento, medición inicial y medición posterior de cada hecho económico, baja en cuentas, presentación y revelación de la información, de acuerdo a las NIIF para pymes, que son aquellas que presentan información para el grupo de inversionistas. [Quedarán atrás las normas básicas de cada país, formuladas en decretos, pronunciamientos]; solo resta seguir las instrucciones del IASB en las nuevas reglamentaciones que salen cada dos años, como es el caso de las que se dieron a conocer en 2009 y que son la base de este libro. En las exposiciones de la contabilidad de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos se incluye el tema de la retención en la fuente: tanto la que hace la empresa cuando hace una compra y la que debe pagar a la Administración de Impuestos como la que hace el cliente cuando se le venden mercancías y que le sirve a la empresa para pagar anticipadamente los impuestos nacionales (Impuesto de renta y complementarios) y municipales (Impuesto de Industria y Comercio). Asimismo, se considera el tema del impuesto al valor agregado en las ventas, siempre que los productos que se venden estén gravados, como también el descontable cuando la empresa compra mercancía y la paga. Cada lector, de acuerdo a su país, aplica la normativa de su institución reglamentaria de sus impuestos internos y la forma como se recaudan. Este libro se limita a mostrar la forma de aplicación y recaudo de la DIAN (Colombia). Se considera que este libro va dirigido al primer curso de contabilidad y también a personas de negocios, a quienes puede ser útil y porque se necesita que los estudiantes desde el primer semestre adquieran las habilidades de una teneduría de libros en el caso manual o sistematizado en el programa contable que hace parte de los recursos informáticos. Sin embargo, hay muchos docentes que obvian este tema porque consideran que en los semestres superiores se profundiza con mayor intensidad. 1. Cuentas del activo Un activo es:  Un recurso controlado por la entidad.  Resultado de eventos o sucesos pasados, del que se espera obtener, en el futuro, flujos de beneficios económicos (S2.15).  Un potencial directo de la generación de flujos de efectivo o equivalentes al efectivo [antes disponible].  Los flujos de efectivo se generan por el uso en la producción o disposición de los activos (S2.17) (MC16). El activo sugiere una serie de recursos en continuo movimiento, controlados por un ente económico, que circulan permanentemente con el fin de producir la renta suficiente para satisfacer el pago de las obligaciones para con los proveedores, los empleados, el Estado y los dueños mediante una utilidad líquida que satisfaga un dividendo o participación por haber vinculado sus bienes a una actividad de producción, comercio o servicios. Los activos son los que tienen la capacidad de generar bienes o servicios que satisfagan deseos o necesidades de los clientes, quienes están dispuestos a pagar por ellos; por lo tanto, los clientes contribuyen a generar los flujos de efectivo con los cuales es posible obtener otros recursos. Activos financieros Un instrumento financiero es un contrato que da lugar a un activo financiero para una entidad y a un pasivo financiero o instrumento de patrimonio para la otra parte (S11.33). Dinámica de reconocimiento de instrumentos financieros Para la parte Para la contraparte Se denomina activo financieroPasivo financiero o o Efectivo Efectivo Préstamos otorgados Efectivo en moneda extranjera Proveedor del exterior Bancos Cuenta habientes Cuenta por cobrar corriente Proveedores corrientes Cuenta por cobrar fi Proveedores largo plazo Cartera incobrable Proveedores Inversiones en acciones Inversiones en asociadas Inversiones en negocios conjuntos Inversión en bonos Bonos por pagar Inversión en acción preferente Inversión en acción ordinaria Otros activos financieros Contratos en ejecución Instrumento de patrimonio Aportes de capital Aportes de capital Aportes de capital Aportes de capital Aportes de capital Aportes de capital Son activos financieros:      El efectivo en caja y bancos, con el propósito de atender las operaciones, que posteriormente generan nuevas entradas de efectivo. Las cuentas por cobrar a clientes, que generan recursos a la empresa. Los documentos por cobrar. El arrendamiento financiero, que genera un activo y un pasivo. Una propiedad, planta y equipo genera efectivo en forma indirecta en la producción de bienes y servicios. Las inversiones. Estas otorgan la participación en otras entidades que no ceden control, control conjunto o influencia significativa sobre la participada, y los derechos por recibir se limitan a dividendos en efectivo u otros activos financieros. Activos no financieros            Los inventarios son activos no financieros porque no generan en la contraparte un pasivo financiero. Las propiedades, planta y equipo, la maquinaria y el equipo son un activo físico (los activos fijos no son financieros) que se utiliza en la producción de bienes y servicios, los cuales generan entradas de efectivo a través de su venta. El edificio es un activo físico usado en la planta de producción de bienes y servicios. El equipo de transporte es un activo físico que la entidad utiliza con el personal de ventas en el desempeño de sus tareas. Los activos intangibles adquiridos con vidas finitas se amortizan por su vida útil; los de vida útil indefinida se pueden amortizar en 10 años. La marca comercial que compró a un competidor es un activo intangible con la expectativa de que le permita a la entidad aumentar sus ingresos futuros o de evitar que la competencia lo haga. Las propiedades de inversión son edificios e intangibles que generan arrendamiento y con cuya entrada en efectivo la entidad espera recuperar su inversión. Arrendamiento operativo. Activos biológicos son todos los seres vivos cuya transformación biológica se controla y de la cual se esperan flujos económicos. Inversiones en subsidiarias [filiales y subsidiarias] donde se espera obtener beneficios en calidad de dividendos, lo mismo que inversiones en asociadas, igual que en inversiones en negocios conjuntos. Combinaciones de negocios son compras de negocios que se incorporan o fusionan con la controladora. No se reconocerán en el estado de situación financiera activos y pasivos que no satisfacen el criterio de reconocimiento establecido en los párrafos S2.27 a S2.32. Se requiere certeza de que los beneficios económicos futuros fluirán a una entidad o desde ella (S2.16). No es necesario tomar en cuenta el derecho de propiedad para darle reconocimiento a un activo. Por ejemplo, una propiedad mantenida en arrendamiento es un activo si la entidad controla los beneficios que se esperan que fluyan de la propiedad (S2.19). Los activos se clasifican en tangibles e intangibles (S2.18): Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles. La tangibilidad no es esencial para la existencia del activo. Algunos activos son intangibles (S2.18). Son activos intangibles las licencias, las patentes, las marcas, los diseños, los derechos de autor y la plusvalía, siempre que se espera que produzcan beneficios económicos futuros para la entidad, calculados de una forma fiable. No son activos intangibles:    Los activos intangibles generados internamente, tales como marcas, títulos de publicaciones, lista de clientes, los cuales van directo al estado de resultado. Desembolsos en investigación y desarrollo, publicidad y actividades de puesta en marcha no dan lugar a la creación de activo intangible; son gastos del periodo, excepción hecha para las grandes empresas que aplican las NIIF plenas. Plusvalía generada internamente. Transacción: antes del registro o reconocimiento de una transacción en particular, debe preguntarse por la esencia de la operación para ubicarla en un concepto en particular después de habérsele aplicado un reconocimiento y medición fiable, de acuerdo a las exigencias de las NIIF. Si una transacción no cumple con los requerimientos de las NIIF, no se registra, y si los cumple con posterioridad, se incorpora a los estados financieros mediante registros de contabilidad. Modelo de registro: se utilizará el método de registro de contabilidad, donde se expondrá el código, el nombre de la cuenta, los valores débitos o créditos y la razón o concepto de la transacción económica mediante el siguiente modelo: Código Cuentas del plan Razón o concepto de la transacción Débitos Créditos Código: es el número que distingue a cada cuenta de las demás, unificada a nivel nacional en el plan de cuentas específicas de cada empresa, con el fin de armonizar la información contable de todas las unidades de negocios en el país. El código responde al reconocimiento de una transacción en particular. Cuenta: es el nombre o concepto asignado a un código en especial. También se le denomina ente contable, que recibe información de acuerdo a la naturaleza de la transacción y también puede entregar. En una transacción siempre se pregunta primero: ¿Cuál es la cuenta causa y cuál la cuenta efecto? Pero si lo prefiere también puede preguntarse: ¿qué cuenta recibe (para debitarla) y luego qué cuenta entrega (para acreditarla)? Con el nuevo marco conceptual de la contabilidad bajo NIIF se sugiere cambiar el nombre de “cuenta” a “conceptos”, que corresponde a la teoría de la transacción o hecho económico, con base en las NIIF para pymes. Estos son algunos ejemplos: Normas locales Activos Disponible Inversiones Deudores Clientes Pasivos Obligaciones financieras Obligaciones a empleados Provisiones Ganancias acumuladas Diferidos Patrimonio Capital social NIIF para Pymes Efectivo o equivalente al efectivo Instrumentos financieros a valor razonable Instrumentos financieros a costo amortizado Inversiones en subsidiarias Inversiones en asociadas Inversiones en negocios conjuntos Activos financieros Cuentas por cobrar comerciales Activos mantenidos para la venta Pasivos financieros Cuentas comerciales por pagar Beneficios a empleados por pagar Pasivos estimados y provisiones Ganancias acumuladas Impuesto diferido Capital emitido Superávit por revalorizaciones Ingresos Operacionales No operacionales Gastos Operacionales de administración Operacionales de ventas No operacionales Impuesto de renta y complementarios Producción Mano de obra Materias primas Costos indirectos de producción Superávit por revalorización Ingresos ordinarios Ganancias Gastos de administrativos Gastos de ventas [costo de ventas] Ingresos por intereses Pérdidas Impuesto a las ganancias Mano de obra Materias primas Costos indirectos de producción Cuenta mayor y cuenta auxiliar: en el programa de contabilidad existen dos cuentas: la mayor (cuatro dígitos), que es una cuenta que acumula información, y la cuenta auxiliar (seis dígitos), que es la que recibe o por la cual se ingresan todas las operaciones (no interesa que tenga seis u ocho dígitos, pero acumula en forma piramidal: 1. Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Gastos, 6. Costos y 7. Costos de producción. Importe o valor: toda transacción tiene un valor económico (costo histórico) en el momento de la transacción o (valor razonable) acordado por las partes que intervienen, porque además la contabilidad se ocupa de operaciones onerosas (tienen valor), que se llevan a cuentas de naturaleza débito (si aumentan con un registro al débito y disminuyen con un registro al crédito) o a las cuentas de naturaleza crédito (si aumentan con un registro al crédito y disminuyen con un registro al débito).  Para los activos el costo histórico es el importe en efectivo pagado, y el valor razonable es la contraprestación entregada para adquirir el activo.  Para los pasivos el costo histórico es el importe en efectivo recibido, y el valor razonable es el de los activos no monetarios recibidos a cambio de la obligación en el momento en que se incurre (S2.34). Razón o concepto: está relacionado con los conceptos de la transacción. Por ejemplo, si se registra la compra de mercancías se resume de tal manera: acta de entrada de la mercancía a las bodegas (la factura de compra, el cheque a favor, la nota de contabilidad y la nómina son formalismo legal de la transacción); lo importante de la transacción es la realidad económica para el activo, que se hayan transferido el control, los riesgos y los beneficios del bien o se haya creado la obligación sobre hechos pasados de pagar una suma de dinero en una fecha cierta. Sugerencias: como el proceso de codificación de las transacciones propuestas debe ser interactivo en los ejercicios propuestos en cada clase y grupo del estado de situación financiera se sugieren los códigos y el nombre de las cuentas que se debitan y se acreditan para que el lector los verificara en el plan de cuentas y decida presentar el registro en el modelo que se acaba de exponer debido a que no se tiene el documento formal. Uno quisiera que el estudiante no se preocupara por ahora de cumplir con las obligaciones respecto a los impuestos de generación de IVA, retenciones en la fuente a título de renta, impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio porque se complica el inicio de la práctica contable. Sin embargo, se recomienda que haga el esfuerzo y se atreva a hacer los primeros registros de contabilidad mediante el anuncio de una serie de operaciones sobre las que identifique las cuentas que reciben y las cuentas que entregan, de ser posible utilizando el modelo de registro anterior. Cuando se tiene un sistema integrado de contabilidad, con elaboración de documentos, control de existencias, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el proceso de codificación no hace falta porque la transacción se identifica con una de las contables del sistema, con sus códigos, conceptos, donde solo se le dan valores e inmediatamente queda registrado en el sistema. Cuando se utiliza solo el paquete de contabilidad sí se requiere la codificación previa del soporte para ingresarlo al sistema. Recomendación: siguiendo las instrucciones del profesor Cesar A. Bolaños en su libro de contabilidad comercial del año 2009, donde recomienda la siguiente metodología para hacer una buena codificación de las transacciones, se modifica con los referentes de las NIIF pymes porque aún siguen vigentes los procedimientos contables; lo que ha cambiado son los conceptos. www.buenastareas.com/ensayos/Contabilidad/18554.htmlme 1. Leer la operación o evento económico cuyos derechos, riesgos y beneficios han sido transferidos al ente económico. 2. Elaborar el documento interno para registrar la operación de acuerdo a la realidad económica, así no se tenga el formalismo legal de la transacción. 3. Identificar las cuentas que intervienen en la transacción y clasificarlas en el grupo al que pertenecen, es decir, si son del activo, pasivo, patrimonio, gastos, ingresos, de acuerdo a los requerimientos de las NIIF para pymes de contabilidad internacional según el tipo de entidad. 4. Determinar si por efecto de esa transacción las cuentas pueden estar aumentando o disminuyendo. 5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activos y de gastos aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber. Las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe. 6. Registrar la operación, teniendo en cuenta que el total de los débitos o cargos será igual al total de los créditos o abono. Políticas contables Cuando se inicie el proceso de elaboración del plan de cuentas para la empresa en particular, hay que tener en cuenta las políticas contables, que son la base de los procedimientos específicos en la elaboración de la contabilidad y la preparación de los estados financieros. Las políticas contables son principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad al preparar y presentar estados financieros (S10.2). Una política puede contener:          Nombre de la cuenta de real o nominal. Objetivo de la política. Alcance. Reconocimiento. Medición inicial. Medición posterior. Baja en cuentas. Presentación en el balance. Revelaciones. En lo posible se debe abordar todo el ítem antes descrito. Juicio profesional (S10.4) La gerencia aplicará su juicio profesional para desarrollar y aplicar una política contable que dé lugar a información que sea:        Relevante para las necesidades de toma de decisiones económicas (S2.5). Fiable, en el mismo sentido que los estados financieros (S2.7). Representen fielmente la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo. Reflejen la esencia económica de las transacciones, otros sucesos y condiciones, y no simplemente su forma legal (S2.8). Que sean neutrales, es decir, libres de sesgos. Prudentes (S2.9), y Estén completos en todos sus aspectos significativos (S2.3). Las políticas contables hacen referencia al manejo de cada uno de los hechos económicos como componentes de los estados financieros en particular, exponiendo qué transacciones agrupan y las bases de medición, que en normas locales se asimilan a las descripciones del plan de cuentas, las cuales se expondrán en los capítulos de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Las nuevas normas NIIF se tienen que ir adoptando a los nuevos requerimientos, en especial de estos cinco elementos fundamentales que en lo posible se reconocerán en la exposición de cada política contable, descrita anteriormente. Hay que entender que las políticas de una empresa no necesariamente se deben aplicar a otra del mismo sector; de allí que las NIIF no se comprometen con un plan de cuentas en particular, porque asimismo son también diferentes sus políticas contables. Por esta razón cada una preparará las suyas dependiendo de la simplicidad o complejidad de sus operaciones. [La experiencia del año 1993 con el modelo de Plan Único de Cuentas (PUC) para comerciantes confirma que es posible que un plan de cuentas se pueda aplicar a un determinado sector, como en efecto lo fueron los 19 planes de cuentas emitidos por las diferentes Superintendencias que se conocieron en su momento]. Por esta razón es posible que a fuerza de la experiencia se siga abogando por este recurso y se siga aplicando el mismo plan de cuentas para cada sector. Es por esto que las NIIF no se comprometen con un plan de cuentas en particular, pues cada una, o su sector, preparará las suyas dependiendo de la simplicidad o complejidad de sus operaciones, utilizando los conceptos expuestos en las NIIF. Una vez que una entidad ha adoptado una política contable para un tipo específico de transacción u otro hecho o condición, deberá cambiar esa política solo si se modifican las NIIF para las pymes o si la entidad llega a la conclusión de que una nueva política da lugar a información fiable y más relevante. Principales políticas contables 1. Entidad que reporta: es la primera política que se muestra en las notas revelatorias, donde se da a conocer el nombre de la sociedad, tipo de sociedad, número y fecha de la escritura pública, registro ante el Registro de Documentos Públicos y Privados cuando tienen bienes inmuebles, registro en la bolsa de valores o Superintendencia de Sociedades cuando es procedente, así como su composición accionaria. 2. Bases de preparación: 2.1 Declaración de conformidad: la sociedad debe hacer una declaración sin reservas de la adopción de las Normas Internacionales de Información a partir del primer estado de situación financiera de apertura (ESFA) del año de adopción, el cual se preparaba de acuerdo a los PCGA y a las normas impartidas por la Superintendencia de Sociedades, de Valores y Seguros, según el país al cual pertenece la sociedad. El estado de situación financiera de apertura (ESFA) es el balance de conversión de PCGA a NIIF. El estado de situación financiera, un año después de la apertura, es el que debe estar certificado del cumplimiento de las NIIF para pymes. Esta es una certificación sin reservas, para el caso de las NIIF Pymes para Colombia la transición se aplica a 01-01-2014 donde resulta el Estado de situación financiera de apertura (ESFA) y el primer balance bajo NIIF es el presentado a 31-12-214 y luego sigue el año de la adopción el cual permite elaborar el estado de situación financiera 31-12-2015 que servirá de comparativo entre 2014 y 2015. 2.2 Moneda funcional y de presentación: la moneda funcional es el peso colombiano, el peso boliviano, el peso mexicano, el dólar americano en Ecuador, el nuevo sol en Perú y el bolívar fuerte en Venezuela. La moneda funcional para expresar los estados financieros es el peso de su país, de acuerdo a lo expresado en la NIIF. 2.3 Bases de conversión: los activos y pasivos en moneda extranjera se convierten primero a la moneda de Estados Unidos como referencia y luego a cada moneda del país, a la fecha sobre la cual se informan los estados financieros. 2.4 Uso de juicios y estimaciones: la administración requiere realizar juicios, estimaciones y supuestos que afectan la aplicación de las políticas de contabilidad y los montos de activos y pasivos, ingresos y gastos presentados. Dichas estimaciones y supuestos relevantes son revisados regularmente; en las grandes empresas son revisados anualmente. Se analiza la información sobre áreas significativas de estimación de incertidumbre y se hacen juicios críticos en la aplicación de políticas contables que tienen efecto significativo en montos reconocidos en los estados financieros de los siguientes rubros:      Provisiones y contingencias. Estimación de la vida útil del activo fijo. Estimación de la vida útil de los activos intangibles. Activo fijo. Activo intangibles. 2.5 Cambios en una política contable: se recomienda profundizar sobre el tema con la lectura en la web: www.gerencie.com/cambios-en-politicascontables.html. Aplicación retroactiva (S10.11) Las políticas contables y las correcciones de errores se contabilizan de forma retroactiva, es decir, como si dichas políticas se hubieran aplicado siempre. La aplicación retroactiva de las políticas contables y la reexpresión retroactiva de errores aumentan la relevancia y la fiabilidad de los estados financieros de una entidad al compararlos en el tiempo y con los estados financieros de otras entidades. Ejemplos de cambios de políticas contables:    Cambios en el método de depreciación acelerada a línea recta. Cambio de método de valoración de inventarios del método promedio al primero en entrar primero en salir. Cambios en la política de crédito de 90 a 120 días. Ejemplos de errores:        Error en el cálculo de la cuota de depreciación. Error en la determinación del costo de venta. Error en la determinación del fraude. Error en el cambio del cálculo del deterioro. Error de clasificación de una propiedad de inversión en propiedad, planta y equipo. Error por capitalización de intereses. Descuentos y rebajas contabilizadas como ingresos. Un cambio en una estimación contable es un ajuste que puede realizarse en el importe en libros de un activo o un pasivo, o en el gasto que refleja el consumo del activo. Los cambios en las estimaciones contables son el resultado de nueva información o de nuevos acontecimientos y, en consecuencia, no son correcciones de errores. Ejemplos de cambios en estimaciones contables:     Cambio en la vida útil de las propiedades, planta y equipo. Cambio en la estimación de cuentas incobrables. Cambios en la estimación de la política de crédito de 90 a 120 días. Cambio en la tasa de referencia de evaluación de costo amortizado. {El libro de NIIF Casos Prácticos, de Marcos Puruncajas Jiménez, hace una exposición de la NIC 8, que es aplicable también a las NIIF pymes}: Efecto Políticas Retrospectivo Estimaciones Prospectivo Errores Retrospectivo Ajuste Resultados acumulados Utilidad o pérdida Resultados acumulados Excepto en circunstancias claramente definidas, los cambios en las estimaciones contables se aplican en forma prospectiva. Esto significa que el efecto de un cambio se incluye en los resultados del periodo del cambio si este afecta solo a dicho periodo, y en el periodo del cambio y en periodos futuros si el cambio afectase a todos ellos. Las exigencias informativas para las políticas contables y la información sobre causas clave de incertidumbre en la estimación se presentan en la Sección 8 Notas a los Estados Financieros (véase S8.5 a S8.7). Las exigencias informativas para los cambios en las políticas contables se presentan en la S10. 3. Activo corriente Los activos son recursos controlados por el ente económico, en calidad de tangibles (bienes tangibles son los que se pueden tocar, tales como: efectivo, cartera, inventarios, propiedades, planta y equipo) y de recursos intangibles (aquellos que no vemos como el crédito mercantil, la patente, la fórmula, la invención). Estos recursos se ponen al servicio para el desarrollo de una actividad económica, que ha tenido como origen o fuente de información un estudio de mercado, de factibilidad financiera del proyecto de inversión y de factibilidad técnica y que se dimensiona en la exigencia de un capital de trabajo, inversiones fijas y otras inversiones para su puesta en marcha. Dichas inversiones deben darse de acuerdo al tamaño del proyecto, del cual sus dueños esperan beneficios presentes o futuros, conocidos mediante la evaluación financiera de un flujo de efectivo y la distribución del retorno de la inversión en calidad de dividendos o participaciones. Con esta definición y aclaración sobre bienes controlados de los cuales se esperan beneficios económicos, se descartan otros bienes improductivos que, por caprichos de los dueños o administradores, se mantienen dentro del estado de situación financiera [balance general] sin ningún objeto de explotación, solamente hacen perder los objetivos de la empresa y desmejoran los indicadores financieros y de gestión. En el proceso de implementación de las NIIF para pymes (S35) estos bienes debieron darse de baja contra las ganancias acumuladas en el patrimonio. Ejemplos de activos improductivos:     Lote de terreno declarado de utilidad pública. Cartera incobrable. Vehículo utilizado por el gerente en los patios de tránsito, totalmente desvalijado. Intangible con un estudio de improbidad de explotación. Efectivo o equivalente al efectivo Por mucho tiempo se ha utilizado el concepto de disponible, pero con el cambio a NIIF se seguirá utilizando el concepto de efectivo o equivalente al efectivo. Grupo 11. Efectivo o equivalente a efectivo R epresenta la liquidez inmediata de la empresa para el cumplimiento del pago de las obligaciones en el corto plazo. La liquidez se fundamenta en el concepto perentorio de la liquidación total de la compañía (sin que ello ocurra) para saber con qué efectivo dispone la empresa (efectivo, bancos y valores equivalentes al efectivo) en un momento determinado para cumplir con el pago de las obligaciones. Las principales cuentas del activo en efectivo son: caja, bancos y cuentas de ahorro. Los equivalentes a efectivo son cuentas de fiducias financieras para preservar la liquidez de la empresa y otros títulos realizables en periodos de corto plazo; sin bien cuando avance el estudio de la contabilidad de activos se encontrarán otras cuentas con mayor profundización, por ahora estos son los primeros pasos en el estudio de los conceptos de la contabilidad de activo. En adelante se utilizarán los conceptos de política contable en cada una de las cuentas de los estados financieros. A pesar de tenerlas expuestas en el plan de cuenta local, se seguirá utilizando el código, el nombre de la cuenta y su clasificación donde haya lugar y la exposición de la política contable, que es lo más importante en la contabilidad. Esta será una aproximación para los estudiosos del tema que lo pueden mejorar. Política contable del efectivo y equivalente al efectivo Reconocimiento inicial: el efectivo o equivalente de efectivo se reconoce como un activo porque tiene la capacidad de convertirse en dinero, sin restricciones y a riesgos no significativos, para satisfacer el pago de obligaciones y otros gastos propios de la actividad del ente económico. Medición inicial: de un activo al costo histórico. Es el importe en efectivo pagado, y el valor razonable de un activo es la contraprestación entregada para adquirir el activo (S2.34). Medición posterior: el efectivo o equivalente de efectivo en el momento sobre el cual se informa se valora o bien por la moneda legal o bien por la moneda extranjera equivalente de tasa representativa del mercado. Baja en cuentas: la baja en cuentas se da por varias circunstancias. La primera es el cambio de inversión (de caja a bancos) cuando se dispone para el pago de las obligaciones financieras, seguida de nuevas adquisiciones de propiedades, planta y equipo, pagos de servicios públicos, beneficios a empleados, pago a proveedores, pago de dividendos o participaciones, etcétera. El faltante en caja puede considerarse como una baja en cuentas, cuidando que no sea un fraude que deba ser conocido por las autoridades. Presentación y revelación: la presentación del efectivo o equivalente del efectivo siempre será en el activo corriente, excepto el activo restringido que se mantenga como fondos para algunas obligaciones especiales. Su revelación se hace por el valor que representa en efectivo o el equivalente al efectivo y se deben revelar las restricciones que existe sobre su disposición. Cuenta 1105. Caja general Comprende el reconocimiento de ingresos por las actividades ordinarias, igual que los ingresos por ganancias (actividades no ordinarias). Las salidas de caja comprenden las consignaciones en bancos como medida de control y seguimiento del efectivo. Los valores en moneda extranjera se convierten a moneda nacional en la fecha sobre la que se informa. Solo son admisibles los cheques convertibles en dinero con disponibilidad inmediata. No se aceptan vales ni recibos, ni cheques sin fondos en caja. Una recomendación para la caja es que no se hagan pagos mayores, primero porque el único comprobante de salida de caja general es la consignación en bancos y, por otro lado, porque favorece los malos manejos de dueños, empleados y cualquier otra persona que se dé cuenta de la falta de control del efectivo. También se recomienda que todo ingreso a caja esté respaldado por el recibo de caja y no por una factura de venta de contado. Cuenta 1110. Bancos Son los dineros depositados en las instituciones financieras, representados en moneda nacional o extrajera mediante la utilización de un contrato de apertura de cuenta corriente. Los retiros se hacen por medio de cheques cuyo girador es el dueño de la cuenta y el girado es el beneficiario del pago. Los cheques permiten controlar los pagos en efectivo a proveedores y las cuentas por pagar y guardar la copia del valor y del nombre a quien fue girado mediante la trama de seguridad incorporada en el comprobante de pago. Su presentación en el estado de situación financiera se hace por su valor sustentado en un extracto de cuenta bancaria y en un análisis de conciliación bancaria. La inveterada costumbre de girar cheques sin fondos para una fecha futura es una contradicción porque el cheque es una orden de pago a la vista que en cualquier momento pueden cobrar y, si no tiene fondos, se protestará. Control interno del efectivo o equivalente al efectivo: todos los bienes controlados por el ente económico deben ser objeto de control por parte de la auditoría o revisoría fiscal y también como autocontrol por parte de los funcionarios, con el fin de preservar su existencia al servicio del objeto social. Por esta razón se exige:           Que las personas que manejan los valores de la empresa tengan pólizas de manejo de efectivo. Separar las funciones de manera que las personas que manejan el efectivo no sean las mismas que hacen los registros de contabilidad o consignan en el banco. Hacer apertura de cuentas corrientes para el manejo del efectivo. Consignar siempre al día siguiente el efectivo recaudado en el día anterior como medida de control. Establecer la política de autorización de cheques, mínimo por dos funcionarios de alto rango que verifiquen su fiabilidad. Crear los fondos fijos de caja menor para las dependencias que lo requieran con el fin de evitar el pago por la cuenta bancos. Establecer como política de control que los gastos pequeños se paguen por caja menor y los grandes con cheques. Efectuar arqueos de caja sorpresivos por parte del auditor o revisor fiscal o cualquier funcionario que tenga la responsabilidad del control. Conciliar las cuentas bancarias mensualmente. Elaborar el informe diario de caja e incluir el movimiento y disponibilidad en bancos. Transacciones con el efectivo Se continúa, a partir de este caso de persona natural, la serie de transacciones que incluyan todas las cuentas o conceptos del estado de situación financiera [balance general], además de los conceptos del impuesto al valor agregado, retención en la fuente e impuesto de industria y comercio, para que el estudiante elabore el registro con los códigos, cuentas y razón de la transacción sugeridas, con 242 ejercicios prácticos y con base en el plan de cuentas propuesto. Cada lector utilizará los códigos propios de cada país. Negocio de persona natural Empresa: Brian Fierro Lechuga Objeto social: compra y venta de químicos Sistema de inventario: periódico Responsabilidades fi Código 11 Ventas régimen común Código 05 Impuesto de renta y complementarios Código 07 Retención en la fuente a título de renta Código 09 Retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas. Retención de impuesto de industria y comercio [Para el caso colombiano se incluyen, en el complemento de actividades, los códigos de las responsabilidades fiscales de las personas naturales con tres características: las del régimen simplificado, que no las obliga sino a tener el RUT con la responsabilidad 11 para que se identifiquen ante la DIAN; las del régimen común, que superan los topes del régimen simplificado con ingresos menores a 30.000 UVT (para el 2014 824.550.000 u.m.); y las que tienen más de ese tope de ingresos, que es el caso que se ilustra en los siguientes ejercicios]. Años 2014 Valor UVT 2015 27.485 Cantidad de UVT menor a Tope de ingresos 2016 2017 28.279 30.000 30.000 824.550 848.370 * Actualice los datos. 19. Negocio de persona natural: se constituye un negocio de persona natural, donde se realizan las primeras transacciones económicas: aportes al negocio por 50.000.000 u.m. en efectivo. Se desarrolla el objeto social de compra y venta de químicos. (110505 Caja general 50.000.000, contra 313005 Capital de persona natural 50.000.000). El estudiante debe elaborar, por cada uno de los casos siguientes en este libro, el registro contable de la siguiente forma, utilizando los códigos y el nombre de las cuentas y el concepto de la transacción: Código Cuentas Débitos 110505 Caja general 50.000.000 313005 Capital de persona natural Créditos 50.000.000 Registra la constitución de negocio de persona natural Los códigos con cuatro dígitos identificación la cuenta mayor, pero es necesario, de una vez por todas, que el estudiante maneje los seis primeros dígitos que exigen las normas de contabilidad para el nivel de las cuentas auxiliares como mínimo, porque trae mayor especificación. Sin proponerlo, necesariamente se tocó la cuenta de patrimonio porque siempre habrá como mínimo, en toda transacción, una cuenta del activo o de gastos y otra del pasivo, patrimonio o de ingresos que se afectan, salvo algunas excepciones. Tasas impositivas en Latinoamérica y el Caribe: País Colombia Ecuador Bolivia El Salvador Venezuela R. Domiciano IVA R/ IVA 16% 12% 13% 13% 12% 18% 8% R/ Servicios R/compras Impuesto 4% y 10% 2.5% 10% 1% 25% 25% 20. Apertura cuenta corriente: por necesidad de control interno del efectivo en caja, se abre la cuenta corriente en el Banco Colombia con las 50.000.000 u.m. del efectivo en caja. (111005 Moneda nacional, contra 110505 Caja general). 21. Chequera: se recibe chequera del banco mediante nota de contabilidad bancaria por valor de 150.000 u.m. En estos casos el banco siempre expide al cuentacorrentista (dueño de la cuenta) una chequera para que haga los pagos sobre el saldo disponible en bancos, el cual permite mayor control interno en los pagos. La nota de contabilidad es un documento interno del banco que hace conocer al dueño sobre los movimientos en la cuenta para que este proceda a elaborar su correspondiente nota de contabilidad interna. (519820 Gastos financieros bancarios, contra 111005 Moneda nacional). Los gastos financieros serán administrativos o de ventas [no existe el grupo de cuentas 53 No operacionales]; por esta razón y para este libro se manejará la cuenta 5198 de gastos administrativos y 5298 de gastos de ventas. 22. Compra de mercancías: una operación común en todo negocio es la compra de mercancía a crédito al proveedor. En este caso a Almacenes Éxito S.A. por valor de 20.000.000 u.m. más IVA del 16% por 3.200.000 u.m., y se registra mediante el sistema de inventario periódico. (620505 Compras 20.000.000, 2408 Impuesto a las ventas descontado 3.200.000, contra 220505 Proveedores 23.200.000 Total). El costo de ventas se determina por juego de inventarios como un asiento de ajuste al fi el año. Quien vendió es un gran contribuyente autorretenedor; por esa razón no se le retiene ningún valor en la compra. Por el pago del proveedor es (220505 Proveedores contra 111005 Moneda nacional). Si manejamos esta transacción en el régimen simplificado (que no descuenta ni genera IVA), el valor pagado por concepto del IVA hace parte del mayor valor del costo de la mercancía para la venta, y quedaría así: (620550 Compras de agroquímicos 23.200.000, contra 220505 Proveedores). La compra de mercancías está sujeta a que el proveedor liquide y cobre el impuesto al valor agregado del 16% y también a que el cliente, cuando causa la compra, liquide la retención en la fuente a título de renta y complementarios sobre la factura (2.5% para contribuyentes y 3.5% para no contribuyentes), la retención por concepto de industria y comercio a la tarifa del 0.5%, siempre que el contribuyente sea de igual o mayor jerarquía (revisar la tarifa del país donde aplique este concepto) y la retención en la fuente a título de impuesto a las ventas del 50%, únicamente cuando sea de superior jerarquía que el proveedor. Cuando el contribuyente a quien se le compra es del régimen simplificado se debe liquidar y asumir la retención del IVA (estos son temas que se exponen con mayor solvencia en los libros de contabilidad de activos y pasivos del mismo autor). Tenga en cuenta que en las empresas bien organizadas tanto las compras como las ventas requieren de un paso previo antes de pagarlas o de recibir el efectivo por la transacción; por consiguiente se debe hacer la causación mediante nota de contabilidad (NC), para luego elaborar el comprobante de pago por el neto a pagar o recibo de caja, porque esto es lo que se propone para el cumplimiento de la hipótesis de acumulación o devengo (causación o devengo). Cabe anotar que cuando se está aprendiendo la contabilidad se obvia este paso previo y se manejan compras y ventas a credicontado; además, en estos casos, cuando se preparan los flujos de caja, la variación de la cartera no muestra el verdadero flujo de efectivo generado. 23. Devolución de mercancía: la entidad hace devolución de mercancía al proveedor por valor de 1.000.000 u.m. por averiada. Como ya se había pagado el neto de la factura, el valor se constituye en la reclamación que debe atender el proveedor y no se lleva a la cuenta clientes porque su esencia no es una venta a la empresa proveedora. Además, en el valor de la reclamación se debe incluir el IVA pagado de 160.000 u.m. (136095 Reclamaciones: otros 1.160.000, contra 622550 Devoluciones en compras 1.000.000, 240805 Devoluciones en compras 160.000). Por su parte el proveedor tendrá que llevar la devolución a materia prima para reprocesar el producto o a gastos si es irrecuperable su valor, disminuir el IVA por el valor devuelto y crear un pasivo a favor del cliente. 24. Compra de muebles y enseres para la oficina: se compra al régimen común, mediante cheque a Maderas de Oriente Ltda., los muebles y enseres para el uso de la oficina por valor de 5.000.000 u.m. más el IVA. En estos casos todo el valor del impuesto al valor agregado se capitaliza (hace parte de un mayor valor del activo porque no es generador de ventas; además, no es recuperable por otro método). Elabore la causación y pago. (152405 Muebles y enseres 5.800.000, contra 2365 Retención en la fuente 125.000, 236840 Retención ICA en compras 25.000, 233595 Costos y gastos por pagar, otros 5.650.000). Por el pago: (233595 Otros contra 111005 Moneda nacional). El régimen común no hace retención del IVA al mismo régimen. Los valores acumulados en las cuentas de retención en la fuente a título de renta y a título de industria y comercio se pagan al momento de hacer las respectivas declaraciones de retenciones en la fuente, mensuales o bimensuales, según como esté reglamentado en su país. 25. Se paga el derecho al uso de la línea telefónica 0388624537, televisión e internet para servicio del negocio por valor total de 100.000 u.m. (513535 Servicio de teléfono, internet y televisión, contra 233595 Costos y gastos por pagar, otros). Por el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). Se insiste en este procedimiento: primero la causación y luego el pago, porque el único crédito que tiene el comprobante de pago es el nombre del banco y no da espacios para otra clase de registros créditos, como por ejemplo retenciones en la fuente; además, porque debe aplicarse la hipótesis de acumulación o devengo. Anteriormente el teléfono se compraba y se llevaba como un activo; hoy es un servicio que se lleva directamente al gasto de administración o ventas. 26. Contrato de publicidad: se paga publicidad a la empresa Caracol S.A., gran contribuyente y autorretenedor, por valor de 600.000 u.m. y se espera recibir el beneficio en los próximos seis meses. Si bien el valor se lleva a gastos, en NIIF pymes no hay lugar a diferir ese gasto, así traiga beneficio a la empresa, pues su medición en forma fi es difícil o impracticable de determinar. Además, no se aplica la correlación entre el ingreso y el beneficio como sí sucedía antes con la técnica de asociación entre el ingreso y el gasto. (Causación 523560 Publicidad, propaganda y promoción, 240802 IVA descontado, contra 233595 Costos y gastos por pagar, otros). En este caso no hay retenciones en la fuente por ningún concepto porque es autorretenedor. Por el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). De acuerdo a las NIIF para pymes, la publicidad es un gasto, no es un activo. Si se hubiera causado un contrato de publicidad para pagar en la siguiente vigencia, se habría también llevado al gasto contra el pasivo por concepto de publicidad, propaganda y promoción. Hay que tener en cuenta si estas empresas de radio y televisión están exentas de impuestos en su país, para no hacerles retención en la fuente. 27. Muebles y enseres para oficina: se compran muebles y enseres a crédito: una computadora Intel Pentium I6 de 3.00 Megahertz de procesador, un Tera de disco duro y 6 gigas de memoria RAM, por valor de 1.500.000 u.m., y una impresora HP láser por valor de 350.000 u.m., a Datacomputer Ltda. Retención en la fuente del 2.5%, y retención ICA del 0.5%. Calcular el neto a pagar y contabilizar la compra de muebles y enseres. (152805 Equipos de procesamiento de datos, contra 233595 Costos y gastos, otros, 236540 Retención en la fuente, compras, 236840 Retención ICA, compras). Por el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). 28. Factura de venta: se vende mercancía de contado no fabricada por la empresa, a contribuyente de igual régimen de impuesto a las ventas, cuyo costo es de 10.000.000 u.m. con el 20% de utilidad bruta. El precio de venta es de 12.000.000 u.m., el IVA es 1.2920.000 u.m., la retención fuente es 300.000 u.m., y la retención ICA es 60.000 u.m. (130505 Clientes, 135515 Retención en la fuente, 135518 Impuesto de industria y comercio, contra 413550 Venta de químicos, 240804 IVA generado). Recuerde que, como son de igual régimen, ambos se hacen retenciones en la fuente de renta y de industria y comercio. El recaudo de cartera será (110505 Caja general, contra 130505 Clientes, valor neto= Valor venta + IVA, menos retenciones en la fuente que se consolidó en el pasivo). Para determinar el precio de la venta se realiza la operación Costo * 1.20 = 10.000.000* 1.20 = 12.000.000 u.m. Sobre esta base se calcula el impuesto al valor agregado, 1.920.000 u.m., y el cliente también calcula las retenciones en la fuente sobre la misma base de la venta. Si por alguna circunstancia la empresa hace un descuento, esta decisión no influye en nada en el IVA y retenciones. Igual, si el descuento es del 100%, necesariamente tiene que liquidarlos. “Estas transacciones se repiten miles de veces”, como lo dijera el profesor Fidel Hermida Perdomo en las clases de contabilidad o de costos para enseñar que existen operaciones prototipo o protocolos que se repiten en cualquier profesión. Siempre que se aplique el sistema de inventario periódico no es necesario ningún otro registro adicional en el momento de la venta. En caso contrario, con sistema de inventario permanente, siempre que se haga una venta se registra el costo de venta. 29. Factura a crédito: la entidad vende mercancía a crédito a menos de 90 días, cuyo costo es 10.000.000 u.m., con una utilidad bruta del 20%, al señor Jorge Fermín, del régimen simplificado quien por consiguiente no aplica retenciones al régimen común cuando se le haga su pago. (130505 Clientes, contra 413550 Ventas de químicos, 240804 Impuesto a las ventas). 30. Cobro de cartera: el cliente Jorge Fermín pagó 12.000.000 u.m. de contado. En este caso necesariamente se causa primero la cartera y luego se registra el pago: la misma lógica de los programas de contabilidad y la característica de causación. Tesorería: (110505 Caja general, contra 130505 Clientes). Si el cliente hubiera hecho la consignación en banco y presentara la copia de la consignación, los códigos sugeridos cambiarían: (111005 Moneda nacional, contra 130505 Clientes). 31. Consignación en cuenta corriente: al día siguiente, el efectivo en caja (ventas más impuesto a las ventas, menos las retenciones en la fuente), se consignan en el Banco Colombia para el control del efectivo y con esta medida evitar riesgos de fraude. (111005 Moneda nacional, contra 110505 Caja general). 32. Constitución de caja menor: la entidad constituye el fondo fijo de caja menor con cheque por valor de 200.000 u.m., a favor de Francy Milena Fierro C. Es necesario que los gastos chicos se hagan con los dineros del fondo fi de caja menor, con el fin de evitar la elaboración de cheques cuando no se justifique por la menor cuantía. (110510 Caja menor, contra 111005 Moneda nacional). 33. Contrato de transporte: Se pagan fletes es a la transportadora TCC por caja menor por 60.000 u.m. (No se sugieren códigos porque no hay registro de contabilidad por los pagos; simplemente se controlan en el libro de caja menor). Recuerde que la caja menor solo se registra en el estado de situación financiera, solo en cuatro eventos:     Cuando se crea, Se aumenta el saldo, Se disminuye el saldo, y cuando Se cancela el fondo fi de caja menor a 31 de diciembre. 34. El reembolso de caja menor consiste en girar el cheque, por el total de gastos solicitado por el responsable, mediante registro directo a gastos de administración o gastos de ventas (el que sea más adecuado), contra la cuenta Bancos Moneda nacional. (523005 Seguros, 523505 Aseo y vigilancia, 523535 Teléfonos, contra la cuenta 111005 Moneda nacional).  Se reúnen los empleados y se ofrece una atención por valor de 50.000 u.m., cuyo pago se hace por caja menor.  Se compran facturas de venta por caja menor por valor de 70.000 u.m.  Se paga el transporte de mercancía por caja menor por valor de 60.000 u.m. 35. Reembolso de caja menor: la responsable del manejo de la caja menor solicita el reembolso de los pagos ejecutados y autorizados mediante la relación de gastos y anexa los soportes o recibos de caja menor para que el tesorero proceda a girar el cheque por valor de 180.000 u.m. Recuerde que si un gasto de caja menor individualmente alcanza la base de retención en la fuente de acuerdo a su país, debe aplicarse. (523550 Transporte, fletes y acarreo, 529525 Elementos de aseo y cafetería, 529530 Útiles, papelería y fotocopias, contra 111005 Moneda nacional). Los pagos hechos por caja menor se llevan al libro de caja menor sin registro para la contabilidad; cuando ya se haya gastado parte del efectivo, la responsable solicita el reembolso a la tesorería: 1105 Caja 110510 Caja Menor 2015 01-07 10-07 Detalle Constitución caja menor Fletes 15-07 28-07 01-08 Atención empleados Elaboración facturas de venta Reembolso con cheque 11 N°. Débito 200.000 Crédito 60.000 50.000 70.000 180.000 Saldo 200.000 140.000 90.000 20.000 200.000 Cuando se emitan estados financieros hay que tener cuidado con los valores que se dice existen en caja menor (lo mismo que en caja general y bancos) para que representen realmente el efectivo y no gastos hechos por caja menor pendientes de reembolso, cheques posfechados, cheques declarados sin fondos, cheques en mano, etcétera. Hasta aquí, se manejó la empresa de persona natural perteneciente al régimen común, porque la del régimen simplificado no se descuenta ni genera IVA, no hace ninguna clase de retención en la fuente y, además, lleva contabilidad simplificada mediante un libro de operaciones diarias; de ahora en adelante se contabilizará para la sociedad comercial, haciendo notar que muchas de las operaciones de comercio son idénticas, solamente se diferencian en el manejo del capital social. Sociedad comercial Empresa: Sociedad Surcolombiana Ltda. Objeto social: compra y venta de electrodomésticos y muebles. Sistema de inventario: permanente. Responsabilidades: 05 Impuesto de renta y complementarios. Código 07 Retención en la fuente a título de renta Código 09 Retención en la fuente en el impuesto sobre la renta. Código 11 Ventas régimen común. Código 20 Obtención del NIT Las operaciones enunciadas no conducen a elaborar estados financieros. Es por esta razón que en algunos casos no hay continuidad en las operaciones, porque se trata de transacciones prototipo. Asimismo, no se aplicarán las responsabilidades que son propias de las personas jurídicas porque son objeto de otros libros de contabilidad, tales como: Código 13 Gran contribuyente. Código 15 Autorretenedor. Código 22 Obligado a cumplir deberes formales. [En Colombia las declaraciones tributarias se presentan mediante el mecanismo de forma electrónica con firma digital tanto del gerente como del contador www.gerencie.com/firma-digital-dian.html]. Las sociedades comerciales, para su constitución, requieren de gastos propios de puesta en marcha tales como estudio de viabilidad, registro de escritura en notaría del circuito, matrícula en Cámara de Comercio, pago de impuesto de registro del capital social e inscripción de libros de contabilidad en algunos países, temas que se tratan con mayor solvencia en el libro de contabilidad de patrimonio del mismo autor y que se omiten por obvias razones por ser este el primer nivel de estudio de la contabilidad. 36. Constitución de persona jurídica: se constituye la sociedad Surcolombiana Ltda., con capital social de 120.000.000 u.m. aportados por las socias María Ángel Caquimbo e Isabela Fierro en partes iguales y en efectivo. (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o partes de interés social). Continúe haciendo los registros como se indica en el siguiente: Código Cuentas 110505 Caja general 31150501 María Ángel Caquimbo Fierro 31150502 Isabela Fierro Lechuga Registro del aporte de capital de cada una de las socias. Débito 120.000.000 Crédito 60.000.000 60.000.000 37. Apertura de cuenta bancaria: la entidad abrió la cuenta corriente con el efectivo en caja de la operación anterior. (11105 Moneda nacional, contra 110505 Caja general). 38. Chequera bancaria: se registra el gasto de chequera con nota de contabilidad por valor de 200.000 u.m. Recuerde que ya no existe la cuenta 5305. (519820 Gastos bancarios, contra 111005 Moneda nacional). 39. Compra de mercancías: la empresa compra mercancías a contribuyente de igual régimen común y a crédito menor de 90 días a Importadora Ltda., por valor de 100.000.000 u.m., con impuesto al valor agregado del 16%. Aplica el sistema de inventario permanente (manejo de la cuenta 1435 en todas las compras de mercancías para la venta y por cada venta se descargan los inventarios y se lleva a la cuenta de costo de ventas 6135); también aplica la retención en la fuente. (143536 Electrodomésticos y muebles, 240802 Impuesto a las ventas descontable, contra 220505 Proveedores, 236540 Retención en compra, 236840 Impuesto de industria retenido). Retenciones en la fuente [En el siguiente cuadro se da claridad al tema sobre las retenciones en la fuente, a título tanto de impuesto de renta como de impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio. La recomendación es para que el lector revise el manejo de los impuestos de industria y comercio en el país donde está llevando la contabilidad, o de su municipio, porque para el caso colombiano cada municipio determina las tasas y el procedimiento mediante acuerdo del Concejo Municipal]. Cuando el Estado (máxima jerarquía superior) compra a cualquiera de los regímenes, le hace retenciones en la fuente al régimen común al gran contribuyente (que también es régimen común) y, al régimen simplificado, tanto de retención en la fuente de renta como de ICA y de valor agregado. Retenciones en la fuente a título de: Clase Impuesto a la renta e ICA Compra Vende GC RC RS Impuesto al valor agregado Estado GC RC RS (*) (*) La retención del IVA al régimen simplificado lo asume el contribuyente que compra, en tanto que el impuesto de industria y comercio, al igual que la retención del impuesto de renta, sí lo paga el régimen simplificado. Las denominaciones de “grandes contribuyentes” y “autorretenedores” simplemente son categorías nuevas, pero siguen siendo del régimen común; por consiguiente, se les debe hacer retención como si fueran simples régimen común. Retenciones en la fuente a título de: Clase Impuesto a la renta e ICA Impuesto al valor agregado Compra Gran contribuyente (o régimen común) Vende GC RC RS RC RS (*) El gran contribuyente o régimen común hace la retención en la fuente a título de impuesto de renta cuando la empresa que hace la compra tiene la categoría o nivel igual o superior a quien recibe el pago, por ejemplo:   El gran contribuyente aplica retención fuente y retención ICA al gran contribuyente porque es del mismo régimen común, y al régimen común y régimen simplificado. El gran contribuyente, para efectos de retención en la fuente del IVA, adquiere una categoría superior al régimen común, aplica la retención a título de IVA al régimen común y asume la retención del IVA al régimen simplificado. Retenciones en la fuente a título de:    Clase Impuesto a la renta e ICA Compra Régimen común Vende GC RC Impuesto al valor agregado RS RS (*) El régimen común aplica la retención fuente a título de renta y de retención ICA al mismo nivel, es decir, a los del régimen común (régimen común, grandes contribuyentes y autorretenedores) y al régimen simplificado. El régimen común no hace retención del IVA al gran contribuyente ni al régimen común. El régimen común asume la retención a título de IVA cuando compra régimen simplificado. Esto hace que las compras a este régimen sean más costosas en un 8%. Retenciones en la fuente a título de: Clase Impuesto a la renta e ICA Compra Régimen simplificado Impuesto al valor agregado Vende  [El régimen simplificado no hace retención en la fuente a título de impuesto de renta, ventas e industria y comercio porque las personas naturales de menores ingresos a 1400 UVT y en servicios de 3300 UVT no están facultadas para hacerlo. Las retenciones en la fuente a título de renta constituyen el impuesto sobre la renta y por consiguiente disminuyen el valor a pagar en la declaración de renta. Lo mismo acontece con las retenciones del ICA que se deducen de la declaración del impuesto de industria y comercio]. En el ejemplo No. 39 el impuesto a las ventas a la tarifa general del 16% es (100.000.000* 0.16 = 16.000.000) y también, con la aplicación de la retención en la fuente (2.5%) que se calcula sobre la misma base de las mercancías compradas (100.000.000 * 0.025= 250.000), al igual que la retención del ICA, es del 0.5%, con el mismo régimen aplica. Se recomienda estar atentos a los cambios de las tarifas impositivas de renta, ICA, bases gravables de retención y tarifas porque cambian cada año de acuerdo al valor de la UVT. www.gerencie.com/uvt-para-el-ano-gravable-2014-quedaria-en-27-485.html [El impuesto sobre las ventas, la retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta y la retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio, tableros y avisos, se aplican sobre la misma base del precio de venta de las mercancías y se llevan oportunamente a la Administración de Impuestos Nacionales y Municipales, mediante las declaraciones respectivas y en las fechas del calendario tributario. Para aplicar el sistema de inventario permanente se lleva el control de existencias para conocer el costo de cada venta de mercancía]. www.gerencie.com/tabla-de-retencion-en-la-fuente-parael-2014.html 40. Devolución mercancías: se hace devolución de mercancías gravadas al proveedor del régimen común por un costo de 1.000.000 u.m., retención fuente de 25.000 u.m. y retención ICA de 5.000 u.m. Los inventarios se manejan como menor valor de la cuenta 1435 por llevarse el control permanente. Igualmente, se devuelven el IVA y los valores retenidos proporcionalmente a la devolución. (220505 Proveedores, 236540 Retención en la fuente, 236740 Compras, contra 143536 Electrodomésticos y muebles, 240805 Devolución del IVA en compras). La nota de contabilidad debe llevar todos los elementos de la devolución parcial de la compra. Si ya se había pagado la factura de compra, se lleva a la cuenta 136095 Reclamaciones: otras. [Tenga en cuenta las siguientes cuentas auxiliares para el manejo del IVA:  240801 para pagos del IVA a la DIAN con la declaración (débito).  240802 IVA descontado por compras de mercancías gravadas (débito).  240803 Devoluciones del IVA en ventas (crédito).  240804 IVA generado en ventas (crédito).  240805 Devoluciones del IVA en compras (crédito)]. Las retenciones que se le descontaron al proveedor se le devuelven y se deja constancia en el respectivo certificado de retención en la fuente. Si ya se pagó a la Administración de Impuestos, el valor es descontable de las próximas declaraciones de retención en la fuente. 41. Factura de venta a régimen simplificado: se vende mercancía, cuyo costo es de 16.000.000 u.m., gravada a crédito menor a 90 días, a Julio César Celis, del régimen simplificado por valor de 20.000.000 u.m. (130505 Clientes, contra 413536 Electrodomésticos, 240804 Impuesto a las ventas). 42. Inventario permanente: la entidad costea los productos de la factura anterior y verifica en las hojas de control de existencias y se procede a elaborar el registro de contabilidad. (613536 Venta de electrodomésticos y muebles 16.000.000 u.m., 143536 Electrodomésticos y muebles). 43. Devolución en ventas régimen simplificado: el cliente Julio César Celis devolvió 1.000.000 u.m. (417505 Devoluciones en ventas, 240803 Devolución impuesto a las ventas, 130505 Clientes). El costo de la mercancía devuelta se lleva a los inventarios, si es recuperable, contra la cuenta 417050 Recuperaciones: Reintegro de otros costos y gastos; si no es recuperable, el costo se asume como gasto en el estado de resultados porque ninguna cuenta de gastos se puede acreditar durante el ciclo contable si no es para cancelarla. Anteriormente había una excepción para las provisiones por excesos en la provisión, pero ahora con las NIIF para pymes las provisiones y los excesos no existen, porque lo que se aplica es el deterioro de cartera, el cual en un periodo siguiente puede ser recuperable. En normas internacionales no se aceptan las compensaciones, a menos que estén autorizadas por alguna de las NIIF para pymes. Tampoco las correlaciones o asociaciones entre ingresos y gastos. {Excepto en la NIIF Plenas}. 44. Factura de venta a régimen común: se vende mercancía gravada, cuyo costo es de 10.000.000 u.m., a Diego Torres, del régimen común, a crédito menor de 90 días, y el precio de venta es de 12.500.000 u.m. más el impuesto al valor agregado de 2.000.000 u.m. (130505 Clientes, 135515 Retenciones en la fuente, 135518 Retención ICA, contra 413536 Electrodomésticos y muebles, 240804 Impuesto a las ventas). 45. Inventario permanente: la entidad contabilizó el costo de venta. (613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra la 143536 Electrodomésticos y muebles). 46. Devolución en ventas de régimen común: Diego Torres devolvió mercancías que tienen un precio de 1.000.000 u.m. más el IVA de 160.000 u.m. (417505 Devoluciones en ventas, 240803 Devoluciones de IVA en ventas, contra 130505 Clientes, 135515 Retención fuente, 135518 Retención ICA). El costo de la mercancía se lleva a la cuenta 143536 Electrodomésticos y muebles, contra la 417050 Reintegro de otros costos y gastos porque no puede ser la 613536 Venta de electrodomésticos y muebles, cuenta que no se acredita durante el ciclo contable. 47. Recaudo cartera por consignación nacional: se recibe fax que contiene la copia de consignación nacional en la cuenta corriente por la suma de 15.000.000 u.m., como parte de la deuda del cliente Julio César Celis (111005 Moneda nacional, contra 130505 Clientes). 48. Anticipos para gastos: la empresa pagó al empleado 800.000 u.m. como anticipo de gastos de viaje y viáticos para que se traslade a la ciudad de Quito, Ecuador, a cumplir funciones relacionadas con el cargo (133015 A trabajadores, contra 111005 Moneda nacional). Activos financieros Grupo 12: Instrumentos financieros básicos Son instrumentos financieros básicos los activos financieros y los pasivos financieros, los cuales se manejan con la S11 de instrumentos financieros básicos. Ahora, donde existan vacíos en su tratamiento se recurrirá a la NIC 39 respecto al reconocimiento, medición y requerimiento de presentación y revelación. Es instrumento financiero el contrato que dé lugar a un activo financiero para una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio para la otra (S11.3). [El tema también se trató en el concepto de activos] Dinámica de reconocimiento de instrumentos financieros Para la entidad se denomina Para la otra entidad Activo financiero Pasivo financiero Efectivo Instrumento de patrimonio Aportes de capital Efectivo Préstamos otorgados Efectivo en moneda extranjera Proveedor del exterior Bancos Cuenta habientes Cuenta por cobrar corriente Proveedores corrientes Cuenta por cobrar fi Proveedores L. plazo Cartera incobrable Proveedores Inversiones en acciones Aportes de capital Inversiones en asociadas Aportes de capital Inversiones en negocios conjuntos Aportes de capital Inversión en bonos Bonos por pagar Inversión en acción preferente Aportes de capital Inversión en acción ordinaria Otros activos financieros Aportes de capital Contratos en ejecución Política contable de instrumentos financieros Reconocimiento inicial: son instrumentos financieros básicos los que cumplen las condiciones (S11.8): a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Efectivo. Depósitos a la vista como las cuentas bancarias. Depósitos a plazo fijo (cuentas bancarias). Obligaciones negociables y facturas comerciales mantenidas. Facturas comerciales. Cuentas, pagarés, préstamos por cobrar y por pagar. Bonos e instrumentos de deuda similares. Inversiones en acciones preferentes no convertibles. Inversiones en acciones preferentes y ordinarias sin opción de venta. Compromiso de recibir un préstamo si el compromiso no se puede liquidar por el importe neto en efectivo (S11.5). La entidad contabilizará los siguientes instrumentos financieros como instrumentos financieros básicos de acuerdo con lo establecido en la S11. a) Efectivo. b) Un instrumento de deuda (como una cuenta, pagaré o préstamo por cobrar o pagar) que cumpla las condiciones del párrafo S11.9. c) Un compromiso de recibir un préstamo que: (i) No pueda liquidarse por el importe neto en efectivo, y (ii) Cuando se ejecute el compromiso, se espera que cumpla las condiciones del párrafo S11.9. d) Una inversión en acciones preferentes no convertibles y acciones preferentes u ordinarias sin opción de venta (S11.8). Medición inicial: el modelo de medición para todos los instrumentos financieros básicos es:      Modelo de costo amortizado. Excepto, para las inversiones modelo de costo amortizado no aplica: Acciones preferentes sin opción de venta. Acciones ordinarias sin opción de venta. Acciones ordinarias sin opción de venta que se cotizan en bolsa o cuyo valor razonable se puede medir de otra forma con fiabilidad (S11.4). Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes se deben registrar por separado de los clientes. No se aplicará la sección 11 a los instrumentos financieros: a) Subsidiarias (S9), asociadas (S14), inversiones en negocios conjuntos S15). b) Instrumentos de patrimonio (S22), pagos basados en acciones (S26). c) Arrendamientos financieros (S20), arrendamientos. d) Derechos y obligaciones de los empleados (S28), beneficios a los empleados (S11.7). Los activos financieros son todos los activos corrientes, excepto los inventarios y otros activos, los cuales tienen una medición inicial y posterior: Precio de la transacción (S11.13).    Precio de la transacción incluye costos de transacción tales como comisiones, manejo de tarjetas y otros costos se llevan a cuentas apropiadas de gastos. Valor razonable con cambios en resultados para los títulos que se negocian en bolsa. Valor presente para transacciones de financiación (o con pago aplazado, tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar) con base en una tasa de interés de mercado (S11.13). Medición posterior (S11.14).      No se deben deducir los costos de transacción en la medición posterior. Costo menos el deterioro. Costo amortizado utilizando el método de interés efectivo. Valor razonable para las acciones que se cotizan en bolsa. Todas las demás inversiones se medirán al costo menos deterioro del valor. Baja en cuentas de un activo financiero (S11.33).     Cuando expiren o se liquiden los derechos contractuales sobre los flujos de efectivo proyectado sobre el activo financiero. Cuando se transfieran a terceros todos los riesgos y ventajas inherentes del activo financiero. Cuando se transfiera a terceros algunos riesgos y ventajas inherentes, junto con el control del activo financiero. Los derechos conservados sobre el activo financiero se reconocerán por separado. El importe en libros del activo financiero transferido se distribuirá entre los derechos dados de baja y el conservado. Baja en cuentas de un pasivo financiero (S11.36).  El pasivo o una parte del pasivo se dará de baja cuando se haya extinguido, o el contrato u obligación haya sido pagada, cancelada o haya expirado. Información a revelar (S11.39).  Las entidades que solo tienen instrumentos básicos no tendrán ningún pasivo financiero medido al valor razonable con cambios en resultado, por tanto no necesitan revelar información. [1205: Instrumentos financieros a costo histórico menos deterioro incluye los costos de transacción. Las inversiones son papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, o bien para obtener rentas fijas o variables, o también para controlar otros entes para que le transfieran rendimiento y sumar sinergias de producción o comerciales]. 1210: Instrumentos financieros a costo amortizado con base en el interés efectivo. Valor presente para transacciones de financiación con base en una tasa de interés de mercado (S11.13). 1212: Instrumentos financieros a valor razonable con cambios en el estado de resultados. Solo los que se cotizan en bolsa. Las inversiones son títulos valores representados en acciones, cuotas o partes de interés social adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, o bien para obtener rentas fijas o variables, o también para controlar otros entes para que le transfieran rendimiento y sumar sinergias de producción o comerciales. Todas las demás inversiones se medirán al costo menos deterioro del valor. (S11.14). Se invierte en otros entes económicos de permanente con objetivos diferentes tales como:      carácter temporal o Diversificar la inversión y obtener beneficios en el corto plazo. Utilizar los flujos de caja ociosos. Fortalecer el grupo empresarial o económico para obtener beneficios futuros. Controlar otras empresas mediante la compra de más del 50% del capital social para ejercer control societario. Mantener relaciones de producción, servicios o comerciales. Acciones: son títulos valores emitidos por sociedades anónimas y representan una alícuota (parte) del capital autorizado para llevar a cabo el proyecto. Se negocian en la bolsa de valores, al igual que las cuotas o partes de interés, y en el mercado primario (las emite y las vende la misma empresa). Su costo es el valor de transacción, o el valor razonable si se negociada en bolsa de valores. Cuotas de capital: son documentos, denominados certificados de aportación representativos de una alícuota de capital social, emitidos por sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas para tener derecho a beneficios y a participar en las decisiones de la empresa. Partes de interés social: son también certificados de aportación y representan una parte del capital social, emitidos por sociedades colectivas y asimiladas con responsabilidad ilimitada, para obtener derechos a participar de los excedentes sociales y en las decisiones de la empresa. Títulos valores: son emitidos por las sociedades con el fin de conseguir recursos financieros para desarrollar sus operaciones o emprender nuevos proyectos de inversión (letras, cheques, pagarés y demás títulos valores de contenido crediticio). 49. Inversión en Acciones: Se compran 10.000 acciones a Valores Bavaria S.A. en la bolsa de valores, cada una por un costo de 20.000 u.m. Se paga el 1% de comisión y, por derechos de bolsa, otro 1%, independiente del valor intrínseco (patrimonio dividido por el número de acciones en circulación). En el costo de la inversión hacen partes las comisiones y derechos de bolsa. (120520 Industria manufacturera, contra 111005 Moneda nacional). 50. Dividendos en acciones: valores Bavaria S.A. pagó dividendos del 6% sobre el valor en bolsa. 200.000.000 * 0.06 = 12.000.000 u.m. (110505 Caja general, contra 415010 De sociedades anónimas y/o asimiladas) 51. Inversión en subsidiaria: se compra el 60% del patrimonio de 200.000.000 u.m. de la sociedad Productos Marinos S.A. para obtener el control societario. (120510 Pesca, contra 111005 Moneda nacional). 52. Aplicación método de la participación: a 31 de diciembre, en el momento de presentar estados financieros, el patrimonio de Productos Marinos S.A. ascendía a 300.000.000 u.m., ante lo cual se aplicó el método de la participación por la diferencia (300.000.000 * 60% = 180.000.000 – 200.000.000 * 60% = 120.000.000 = 60.000) de incremento en el costo. (120510 Pesca, contra 414505 De sociedades anónimas y/o asimiladas). Grupo 13. Deudores comerciales De este grupo hacen parte, entre otras, las siguientes cuentas: clientes, cuentas por cobrar comerciales corrientes, cuentas por cobrar a controladora, cuentas por cobrar a vinculados económicos, cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, cuentas de operación conjunta, depósitos y promesas de compraventa. En este grupo, que se medirá al costo, se debe incluir el valor del deterioro del activo [provisión de cartera]. Clientes: son personas a quienes permanentemente se les venden productos, prestan servicios o realizan contratos y que por su actividad son objeto de créditos, que cancelan de acuerdo a las políticas de la empresa. Política contable de deudores comerciales Reconocimiento inicial: son instrumentos financieros básicos los que cumplen las condiciones (S11.8): d) Obligaciones negociables, y facturas comerciales mantenidas. e) Facturas comerciales. f) Cuentas, pagarés, préstamos por cobrar y por pagar. Medición inicial: al costo de la factura menos deterioro, cuando el crédito es inferior a 90 días o menor a la política de crédito. Cuando la factura a crédito es superior a la política normal de crédito (factura con pago aplazado), su medición inicial es por su valor actual, aplicando: Valor presente para transacciones de financiación con base en una tasa de interés de mercado (S11.13). Medición posterior: al costo menos deterioro, siempre que existan indicios de que el cliente ha perdido capacidad de pago. Si es con pago aplazado, se actualizará el valor actual de la cuenta por cobrar mediante una tabla de amortización. Baja en cuenta: cuando el cliente ha dejado de pagar su cartera se cruza inicialmente con el deterioro y el resto se lleva al estado de resultados. Presentación y revelación: son activos corrientes, pero las cuentas incobrables hacen parte de otros activos; se deben revelar la tasa de deterioro y la baja en cuentas por compensación con el deterioro. Cuenta 1305. Clientes [Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en desarrollo del objeto social, así como la financiación de estos]. La financiación, de acuerdo a las NIIF, constituye un ingreso ordinario. 53. Factura de venta a crédito menor de 90 días: se vende mercancía a crédito menor de 90 días, cuyo costo es de 10.000.000 u.m. y utilidad bruta del 20% a cliente gran contribuyente; por consiguiente este hace toda clase de retenciones en la fuente (130505 Clientes, 135515 Retención fuente, 135517 Retención IVA, 135518 Retención ICA, contra 413536 Electrodomésticos y muebles, 240804 Impuesto a las ventas). El caso de crédito mayor de 90 días, llamado también con pago aplazado, se muestra en el libro de contabilidad de activos del mismo autor. 54. Costo de venta en inventario permanente: en este momento hay necesidad de contabilizar el costo de venta (613536 Venta de electrodomésticos, contra la 143536 Electrodomésticos y muebles). [Las retenciones en la fuente, de acuerdo a la legislación colombiana, son: del 50% del impuesto al valor agregado, del 2.5% sobre el valor de la compra a título de retención (3.5% para no contribuyentes) y del 0.5% a título de industria y comercio, que el cliente descuenta al momento de hacer la causación, porque el pago puede ser posterior a la venta. Estas se deben pagar a la DIAN en sus declaraciones de retención en la fuente, independientemente de que no haya hecho el pago el cliente o el proveedor. El impuesto a las ventas pagado en las compras se descuenta del impuesto generado en las ventas en la siguiente declaración de impuesto a las ventas bimestrales. Un caso especial es el de España, donde la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) exige que el IVA se pague sobre el valor pagado de la factura, en otras palabras, sobre el criterio de caja, contrario a lo que hace la DIAN, que establece que se debe pagar sobre el criterio de devengo o causación. Las retenciones para el comprador son de carácter crédito; por consiguiente, las tiene que pagar a la DIAN. Las retenciones que le hacen al vendedor son de carácter débito, y las descuenta de sus declaraciones de renta y patrimonio, de impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio como menores pagos de sus impuestos correspondientes. En estos casos, tanto en la contabilidad manual como en el programa de contabilidad, la empresa conoce previamente todas las características de su cliente para que, cuando prepare la factura de venta por medio del módulo de documentos, se haga la debida generación de IVA y descuentos por concepto de retenciones en la fuente a cualquier título y calcule el neto a devengar. No olvide el reclamo de las certificaciones de retención que le hayan hecho a la entidad, para poderlas deducir de los impuestos a pagar; en cualquier momento las puede requerir la DIAN]. 55. Abono en cartera: se recibe el pago del 50% de la factura a crédito anterior (110505 Caja general, contra 130505 Clientes). Deudas de difícil cobro: son obligaciones de clientes donde se agotó la gestión de cobro, que no han sido atendidas por dificultades económicas y se hallan totalmente vencidas. Se constituyen en pérdida y generan un mayor valor del deterioro de las deudas, que debe reconocerse en el momento en que se emitan estados financieros. Cuenta 1390. Deudas de difícil cobro [Es el valor de las deudas a favor del ente económico que no han sido atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor o por otra causa cualquiera. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado, y su cancelación o castigo solo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes]. Su importe será el costo de la transacción menos el deterioro actualizado para la fecha en la que se informa. 56. Indicios de deterioro de la cartera: mediante el estudio de cartera se detectó que existe en la cuenta clientes un valor por 5.000.000 u.m. incobrables, y su recuperación es de 0 u.m. (139005 Deudas de difícil cobro, contra 130505 Clientes. La pregunta sería: ¿Hasta cuándo permanecerá esa cuenta incobrable en los libros de contabilidad?). Deterioro: la pérdida por deterioro se produce cuando el importe en libros de un activo es superior a su importe recuperable (S27.1). Importe de cuentas por cobrar Importe menor Costo histórico menos deterioro Importe recuperable El deterioro en cartera, de acuerdo a los indicios que sirven de base al criterio profesional para efectuar el deterioro, disminuye el costo de la cartera directamente, y su contrapartida es un gasto por deterioro. Si por alguna circunstancia se mejora la situación de la cartera, se hace la reversión del deterioro, entonces aumenta nuevamente el valor de la cartera, y su contrapartida será una cuenta de ingresos por recuperación del deterioro [en ningún momento la mejora puede aumentar el valor del libro de la cartera]. Toda actividad empresarial corre el riesgo de perder parte de los deudores o clientes (130505), con los cuales, analizados individualmente [y no en su conjunto de acuerdo a la norma local), a la fecha sobre la cual se informa, se procede a determinar el deterioro de la cartera (antes provisión de carácter general o individual]. Fuentes externas de indicadores de deterioro:     El valor de mercado de un activo ha disminuido significativamente. Existen cambios significativos sobrevinientes, referentes al entorno legal, económico, tecnológico o de mercado. Incrementos en las tasas de mercado de rendimientos, las cuales afectan la tasa de descuento utilizada para calcular el valor de uso del activo. El importe en libros netos es superior al valor razonable estimado (S27.10). Fuentes internas de Indicadores de deterioro:    Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico. Se esperan cambios significativos en la forma de uso. El rendimiento económico del activo es, o va a ser, peor que el esperado (S27.9). 57. Fuentes externas de deterioro: Se determinó que un cliente con 50.000 u.m. está en proceso de liquidación por insolvencia económica, a la cual se le calculó una perdida por deterioro en un 80% (529910 Deterioro en deudores, contra 130505 Clientes). Código Cuentas 529910 Deterioro de cartera 130505 Clientes Registra el deterioro de cartera Débito 40.000 Crédito 40.000 58. Reversión del deterioro: posteriormente, en el momento de presentar estados financiero, en el anterior caso se detectó un mejoramiento en la cartera del cliente y se estimó que la pérdida por deterioro es solamente del 50% (130505 Clientes, contra 130505 Clientes). Código Cuentas 139905 Deterioro clientes 417070 Recuperación del deterioro Registra la reversión del deterioro de cartera Débito Crédito 15.000 15.000 59. Castigo de cuentas incobrables: con el monto del deterioro se puede proceder al castigo de las deudas de difícil cobro cuando el comité de auditoría o departamento financiero así lo apruebe darlo de baja en cuenta, después de haber hecho todas las diligencias pertinentes, como el caso anterior (139905 Deterioro acumulado de clientes 400.000, 529910 Deterioro en deudores 100.000, contra 139005 Deudas de difícil 500.000). Baja en cuentas: está permitida en las NIIF cuando el activo no cumple con los requerimientos de obtener beneficios económicos en el futuro. En las NIIF la esencia de las cuentas por cobrar a directores y propietarios debe tratarse como un anticipo de sueldo o anticipo de dividendos porque se sabe que no fluirán flujos económicos en el futuro. La cuenta por cobrar a directores y propietarios debe tratarse como un anticipo de sueldo o anticipo de dividendos cuando se tenga la certeza de que no fluirán flujos económicos en el futuro. Activos no financieros Grupo 14. Inventarios [Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios, así como inventarios en tránsito (PUC)]. Política contable de inventarios Reconocimiento inicial: los inventarios se incorporan a los estados financieros en el momento en que estén bajo el control del ente económico, una vez que hayan cumplido los requerimientos de activos; por tanto, la empresa no incorpora los inventarios en tránsito. Medición inicial: el costo de adquisición comprende: El precio de compra, Los aranceles de importación y Otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), El transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios. Descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se sustraen del valor de los inventarios (S13.6). Medición posterior: los inventarios se medirán al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta (S13.4). Esto permite calcular el deterioro cuando el importe en libros es mayor al importe recuperable. El valor razonable es el valor de mercado. Los inventarios de productos agrícolas que la entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos deben medirse, en el momento de su reconocimiento inicial, por su valor razonable menos los costos estimados de venta en el punto de su cosecha o recolección (S13.15). Baja en cuenta: los inventarios se dan de baja en la cuenta cuando su recuperación de valor es cero por múltiples factores, como deterioro, cambio de moda, sustracción, etcétera. Presentación y revelación: se presentan dentro del activo corriente y se revela su cuantía, así como cualquier otra situación relevante. 1435. Inventarios Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su enajenación. Los inventarios son activos: a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones; b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o c) En forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios (S13.1). No son inventarios y deben tratarse de acuerdo a su NIIF específica: a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, de contratos de servicios (S23: Ingresos de Actividades Ordinarias). b) Los instrumentos financieros (S11: Instrumentos Financieros Básicos y la S12: Otros Temas relacionados con los Instrumentos Financieros). c) Los activos biológicos de la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (S34: Actividades Especiales) (S13.2). En la medición de los costos de conversión están los costos directamente relacionados con las unidades de producción: materiales directos y mano de obra directa, más la asignación sistemática de los costos indirectos fijos de producción y de los costos indirectos variables de producción. El costo de inventarios incluye todos los costos de adquisición, costos de transformación (mano de obra de obra directa, costos indirectos de producción, materias primas (S13.8)) y otros costos incurridos para dar a los inventarios su condición y ubicación actuales (S13.11) (S13.5). La adquisición de inventarios con pago aplazado contiene financiación implícita, la que se llevará al gasto por intereses a lo largo del periodo y no se incluirá en el costo de inventarios (S13.7) Se excluyen del costo de los inventarios los costos reconocidos como gastos en el periodo en el que se incurren, como por ejemplo: a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de producción. b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior. c) Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales. d) Costos de venta (S13.13). La entidad medirá el costo de los inventarios (distintos de los bienes y servicios producidos S13.17), utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo distintas. El método última entrada primera salida (LIFO) no está permitido en esta NIIF (S13.18). Sistemas de inventario Existen dos sistemas de inventarios para determinar el costo de la mercancía vendida, el cual depende del nivel de control:  [Inventario permanente: su particularidad radica en que las mercancías compradas se llevan directamente a la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, lo cual permite el control permanente de los costos, la cantidad de existencias y el precio promedio por cada producto. Otro elemento es que por cada venta realizada se contabiliza el costo de la mercancía vendida (6135 Comercio al por mayor y al por menor), y el saldo de la cuenta de mercancías no fabricadas por la empresa son las existencias reales. El método exige mayor laboriosidad y costo de mantenimiento del sistema. En cualquier momento que se haga el inventario físico, este debe coincidir con los registros o control de existencias. Este sistema facilita la reposición de inventarios porque en cualquier momento se pueden conocer las existencias en el sistema. Facilita mucho el control y lo preserva de acometidas de fraude].  [Inventario periódico: este sistema exige que las compras se lleven a la cuenta 6235 Compras y se acumule durante todo el año, y el costo de ventas se calcula por medio del juego de inventarios. No tiene control sobre las unidades en existencia, y su pérdida es absorbida por el estado de resultados como mayor valor del costo. Este procedimiento permite la sustracción y el fraude por parte de empleados que manipulan las existencias, pues nunca se sabrá con certeza qué cantidad y valor tiene la empresa en existencias y cuáles son las pérdidas. Este sistema dificulta la reposición de existencias y la atención oportuna de clientes. El costo de la mercancía vendida por el sistema de inventario periódico se calcula por juego de inventario, esto es, combinando las siguientes cuentas del balance de prueba o comprobación de saldos]: (+) (+) (=) (-) 143536 Inventario inicial. 613505 Compras del periodo. Mercancía disponible para la venta. 43536 Inventario final determinado mediante el levantamiento del inventario físico. (=) 613536 Costo de venta, que se lleva en una nota de contabilidad de ajustes a la hoja de trabajo, para que al final aparezca la cuenta 6135 Comercio al por mayor y al por menor. Métodos de valuación de inventarios Los métodos de valuación de los inventarios son diferentes a los sistemas de inventario y se utilizan para darles valor a las unidades vendidas, lo que es igual al costo de la mercancía vendida no fabricada por la empresa. Los más comunes son [igual en el modelo local]:  Promedio ponderado (PP): consiste en sumar, al valor acumulado de las    existencias anteriores, el valor de las compras del periodo y dividirlo por el total de artículos en existencia. El costo se mantiene estable o voluble en la medida en que varíen los precios en el mercado. Las unidades en existencias quedan valuadas por el costo promedio, esto es, se mantiene el costo. Primeras en entrar primeras en salir (PEPS): siempre que se vende mercancía se calcula el costo de ventas a partir de las primeras unidades que entraron a la tarjeta. Este método es exigente en el seguimiento riguroso de unidades para poder identificarlas (independientemente de que se haga físicamente) y requiere mucha laboriosidad. Las unidades en existencias quedan valuadas por el valor de las últimas mercancías compradas. Últimas en entrar primeras en salir (UEPS): no es aceptado por las normas NIIF para pymes ni por la DIAN. El método de los minoristas: se usa a menudo, en el sector comercial al por menor, para la medición de inventarios de rápida rotación, que tienen márgenes similares y para los cuales no es práctico usar otros métodos de costeo. El costo de los inventarios se determina deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje que se usa debe tener en cuenta la parte de los inventarios que se han marcado por debajo de su precio de venta original. Frecuentemente se utiliza un porcentaje promedio para cada grupo de bienes o departamento comercial. Los efectos de la aplicación de uno de los métodos de valuación son: a mayor costo de ventas, menor impuesto; a menor costo de ventas, mayor impuesto de renta y complementarios. Es por esta razón que la Administración de Impuestos viene predicando que se utilice el método PEPS porque necesita mayor liquidez, más ingresos tributarios hoy. Mercancías no fabricadas por la empresa: son los bienes adquiridos a proveedores con el fin de disponer de ellos para la venta. Se deben distinguir de las materias primas o materiales que se requieren para la producción. Para determinar el costo de ventas se manejan dos sistemas de inventario: el periódico y el permanente. Diferencias entre los sistemas de valuación del costo de las mercancías vendidas Sistema periódico Sistema permanente Las compras se registran en la cuenta 6205 Las compras se registran en la cuenta 1435. La venta de mercancía no requiere registro de Los registros de venta son simultáneos con costo de venta. el registro de costo de ventas en cuenta 6135, y se descarga de inventarios 1435. El costo de venta se calcula por juego de El costo de venta se conoce permanentemente inventarios, así: a los inventarios iniciales a 01- en la cuenta 6135. 01-15 se les suman las compras del periodo y se les restan las devoluciones en compras. Luego, al fin del periodo 31-12-15 se realiza el inventario físico, que se constituye en El inventario físico es para verificar la inventario inicial del siguiente periodo, el cual existencia con el registro llevado en el control se resta de la diferencia anterior para de existencias o en el sistema. determinar el costo de ventas del periodo mediante la creación de la cuenta 6135. El procedimiento no se considera asiento de cierre contable sino ajuste contable en el momento de presentar estados financieros o de fin del año 31-12. El costo de ventas asume las imperfecciones de Se conocen los sobrantes o faltantes en el la falta de control del sistema, como robos,inventario mediante el inventario físico, el mermas, etc. cual se hace por lotes o géneros cuando sea necesaria su verificación Al final el ejercicio contable o en el momento de presentar estados financieros, ambos sistemas se lleva a la cuenta 6135 Comercio al por mayor y al por menor. 60. Gran contribuyente compra a crédito: La empresa gran contribuyente compra a crédito mercancía gravada de electrodomésticos y muebles para la venta por valor de 20.000.000 u.m. Utilice el sistema de inventario permanente. El proveedor es del régimen simplificado para que aplique las retenciones a lugar (143536 Electrodomésticos y muebles 20.000.000, 240802 Impuesto a las ventas —asumido el 8% de IVA— 1.600.000, contra 220505 Proveedores 19.200.000, 236540 Retención en compras 700.000, 236740 Retención IVA —8% asumido— 1.600.000, 236840 Retención ICA 100.000). Código Cuentas Débito Crédito 1435 Mercancías 20.000.000 240802 Impuesto a las ventas asumido 1.600.000 220505 Proveedores 19.200.000 236540 Retención fuente en compras 700.000 236740 Retención IVA 1.600.000 236840 Retención ICA 100.000 Registra la compra de mercancía por gran contribuyente a régimen simplificado [En este caso especial, donde el comprador es del régimen común (gran contribuyente), tiene que hacerle al régimen simplificado todo tipo de retenciones: el de renta con su tarifa plena del 3.5% porque no es contribuyente del impuesto de renta, retención del IVA asumido del 8% sobre el valor de la compra, el cual se puede descontar en la 240802, y la retención del ICA, porque tiene la misma práctica de la retención en la fuente]. 61. Factura de venta a régimen simplificado: la entidad vende a régimen simplificado de contado mercancías no fabricadas por la empresa, cuyo costo es de 8.000.000 u.m., por 10.000.000 u.m. En el siguiente registro se observa que inicialmente la cuenta 4135 tenía el nombre de Comercio al por mayor y al por menor, pero en la búsqueda de la realidad económica y contable se perfecciona con la subcuenta Venta de electrodomésticos y muebles del plan de cuentas (causación 130505 Cuentas por cobrar, contra 413536 Electrodomésticos y muebles, 240804 Impuesto a las ventas) por el recibo del efectivo (110505 Caja general, contra 130505 Cuentas por cobrar). 62. Costo de venta: se contabiliza el costo de la mercancía vendida, porque así lo exige el sistema de inventario permanente, por valor de 8.000.000 u.m. (causación 613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra 143536 Electrodomésticos y muebles). 63. Consignación en banco: se hace la consignación del efectivo en caja de las ventas del día anterior, en cuenta corriente (111005 Moneda nacional, contra 110505 Caja general). Deterioro: los inventarios sufren disminuciones por pérdidas cuando son de fácil destrucción, obsolescencia, o por faltantes por diferencia de inventario físico o por pérdidas físicas, las que se cuantifican para disminuir su importe en libros. Es la cuenta de valuación del activo de naturaleza crédito. El concepto de deterioro se intensificará en los siguientes libros de contabilidad de activos, cuando se hayan superado los conceptos básicos. El deterioro en inventarios (S27.2 al 27.4) se evalúa al final de cada periodo sobre el que se informa, es decir, si el importe en libros no es totalmente recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes). Inventarios Importe menor Costo histórico Precio de venta – costo terminación y gastos de venta Si una partida (o grupos de partidas) está deteriorada, se requiere que la entidad mida el inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida por deterioro de valor. Los mencionados párrafos requieren también, en algunas circunstancias, la reversión del deterioro anterior (S13.19). Cuenta 1499. Deterioro en inventarios Se reconocen en el momento sobre el cual se informa y se acumula en cada fecha de evaluación. La medición del deterioro resulta en el momento de la evaluación de hechos o sucesos que dan indicio de la pérdida de valor. Se evalúa al final de cada periodo sobre el que se informa, es decir, si el importe en libros no es totalmente recuperable 64. Indicio de deterioro de inventario: el importe en libro de los inventarios es de 16.000.000 u.m. El precio de venta – costo terminación y gastos de venta es equivalente a una suma de 15.300.000 u.m. Se procede a registrar su deterioro (529915 Deterioro en inventarios, contra 143508 Venta de combustibles sólidos, líquidos, gaseosos). Código Cuentas 529915 Deterioro en inventarios 143508 Venta de combustibles Registro la pérdida por deterioro en inventarios Débitos 700.000 Créditos 700.000 4. Activo no corriente Los activos no corrientes son aquellos bienes que tiene el ente económico bajo su control y riesgo, y de los cuales espera que fluyan beneficios económicos, futuros, por estar el bien al servicio o uso durante una vida de duración de más de un año y que no están disponibles para la venta. Grupo 15. Propiedades, planta y equipo [Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que tenga bajo su control el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o como apoyo en la producción de bienes y servicios, por definición no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año]. Política contable Propiedades, planta y equipo Reconocimiento inicial: las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que se mantienen para su uso en la producción o el suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros o con propósitos administrativos, y se esperan usar durante más de un periodo (S17.2). El costo de las partidas de propiedades, planta y equipo comprende lo siguiente: El precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de intermediación, los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas. (S17.10-a). Medición inicial: una entidad medirá un elemento de propiedades, planta y equipo, por su costo en el momento de reconocimiento inicial (S17.9). Medición posterior: las propiedades, planta y equipo son objeto de una valuación posterior en el momento de presentar los estados financieros, por importe o costo histórico o el menor entre el importe recuperable. Baja en cuenta: cuando la propiedad haya perdido su valor y sobre ella no se reconozca que puede producir flujos de beneficios en el futuro. Presentación y revelación: se presenta en el activo no corriente del estado de situación financiera y se revela. Propiedades, planta y equipo Las propiedades, planta y equipo representan los activos tangibles bajo control, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes o servicios o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. Las propiedades, planta y equipo no incluyen: a) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la S34: Actividades Especiales), o b) los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural y recursos no renovables similares (S17.3). Los siguientes no son costos de una partida de propiedades, planta y equipo, y se reconocerán como gastos cuando se incurra en ellos: a) Los costos de apertura de una nueva instalación productiva. b) Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio (incluidos los costos de publicidad y actividades promocionales). c) Los costos de apertura del negocio en una nueva localización, o los de redirigirlo a un nuevo tipo de clientela (incluidos los costos de formación del personal). d) Los costos de administración y otros costos indirectos generales. e) Los costos por préstamos (S25: Costos por Préstamos) (S17.11). Las propiedades, planta y equipo representan los activos tangibles bajo control, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de medición en el momento del reconocimiento:  Una entidad medirá un elemento de propiedades, planta y equipo por su costo en el momento de reconocimiento inicial (S17.9). Componentes del costo El costo de adquisición de las partidas de propiedades, planta y equipo comprende lo siguiente (S17.10):  Precio de compra.  Honorarios legales y de intermediación, los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.  Descuentos y rebaja de toda clase (incluidos los descuentos por pronto pago).  Los costos de preparación del emplazamiento, los costos de entrega y manipulación inicial, los de instalación y montaje y los de comprobación de que el activo funciona adecuadamente.  Los costos de desmantelamiento, retiro y restauración.  La capitalización de gastos financieros hasta la puesta en condiciones de funcionamiento, siempre que el tiempo sea superior a un año para estar en condiciones en uso (solo NIIF plenas). Costos de desmantelamiento Los costos de desmantelamiento forman parte del valor de la propiedad, planta y equipo. Para ello se proyecta el costo que tendrá dentro de la vida del negocio en el momento de la liquidación, y su registro se hace por su valor actual de las obligaciones. Terrenos no se depreciación: los terrenos tienen una vida ilimitada y, por lo tanto, no se deprecian, pero si en el valor inicial del terreno se incluyen costos de rehabilitación, mejoras, adecuaciones para su uso, esa porción del terreno se depreciará a lo largo del periodo en el cual se obtengan los beneficios por haber incurrido en dichos gastos. Cuenta 1504. Terrenos: Registra el valor de los predios donde están construidas las diferentes edificaciones bajo el control del ente económico, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio de este. La diferencia resultante con el precio de enajenación se registrará en las cuentas de ingresos (gastos) otros resultados integrales. 65. Compra de terreno: la entidad negocia un lote de terreno ubicado en la calle 19 N°. 22-06 de la ciudad de Bogotá para construir la sede comercial de la empresa por valor de 1.500.000.000 u.m. (150405 Terrenos, urbanos, contra 111005 Moneda nacional). En la compra de bienes inmuebles, todos los gastos pagados en el momento de perfeccionar el traspaso del bien hacen parte del costo, como por ejemplo el registro de la escritura en notaría y el pago de registro en la oficina de registros de documentos públicos. 66. Gastos legales: los gastos legales de escritura en Notaría Cuarta fueron del 2% sobre el valor del lote y el de registro en tesorería y en la Oficina de Documentos Públicos y Privados fue del 0.4% (150405 Terrenos, contra 111005 Moneda nacional). Construcciones en curso: son obras en proceso de construcción donde se han ejecutado una serie de actividades de diseño, obras civiles, interventoras, etcétera, que implican costos y gastos y requieren terminación para ser utilizadas en labores operativas o administrativas. Una vez terminada la obra, se actualizará el valor acumulado en cuentas apropiadas del activo propiedad, planta y equipo. {Contratos en construcción: cuando un constructor hace las obras de construcción en terreno ajeno, se denominan contratos en construcciones, pero si son de su propiedad, son construcciones en curso (NIC11)} 67. La Curaduría otorgó permiso de construcción por valor de 12.000.000 u.m., por la diligencia (150805 Construcciones y edificaciones contra 111005 Moneda nacional). Por lo regular todos los costos y gastos tendientes a perfeccionar la obra de construcción para la cual fue comprado el lote son llevados al valor de las construcciones en curso hasta su terminación, como se verá con los siguientes ejemplos. 1516. Construcciones y edificaciones [Son los bienes adquiridos o construidos por cuenta de la empresa o por intermedio de la firma contratante destinados al desarrollo del objeto social. El valor del terreno se registra por separado de la cuenta de construcciones y edificaciones]. 68. Interventoría de obra material: los costos de planos y servicio de intervención de la obra por parte del arquitecto Rodrigo Andrade son del orden de 15.000.000 u.m. (150805 Construcciones y edificios contra 111005 Moneda nacional, 236515 Retención en la fuente Honorarios 10%). Los honorarios profesionales no tienen retención de ICA para el presente caso, pero es posible que en otros países se aplique; por consiguiente se debe revisar la norma municipal. 69. Materiales para la obra: se compran 200 toneladas de cemento Diamante para la construcción por valor de 250.000.000 u.m., (150805 Construcciones y edificios contra 111005 Moneda nacional, 236540 Retención en la compras, 236840 Retención ICA). 70. Materiales de construcción: se compraron otros materiales de construcción por 100.000.000 u.m. (150805 Construcciones y edificaciones contra 111005 Moneda nacional, 236540 Retención en compras, 236840 Retención ICA). 71. Beneficio a empleados de la construcción: se pagó la mano de obra por valor 6.200.000 u.m. por el primer mes, según nómina que presento el contratista para que le pagaran esos valores (133010 A contratistas, contra 111005 Moneda nacional, 236570 Otras retenciones, 236870 Retención industria y comercio). 72. Materiales de construcción: se compran 500.000 ladrillos, cada uno por valor de 1.000 u.m. (150805 Construcciones y edificaciones contra 111005 Moneda nacional, 236540 Retención en la compras, 236840 Retención ICA). 73. Contrato de obra blanca: se contrata la obra blanca por valor de 250.000.000 u.m. (150805 Construcciones y edificaciones contra 111005 Moneda nacional, 236525 Retención sobre servicios 4.0%, 236840 Retención ICA). 74. Aportes al FIC: se hacen los aportes del 1% al SENA sobre los contratos anteriores de obra de mano, para el Fondo Industrial y de Construcción (FIC) (150805 Construcciones y edificaciones, contra 111005 Moneda nacional. Cuantifique en este momento el valor de la obra). 75. Certificado de aportes parafiscales: el contratista presenta los certificados de paz y salvo de aportes parafiscales y solicita se legalicen los anticipos por concepto de salarios por valor de 18.000.000 u.m. (150805 Construcciones y edificaciones, contra 133010 A contratistas). La retención en la fuente sobre los contratos de obra son de cargo del dueño de la obra, pero los pagos que haga el contratista están a cargo de él, al igual que los aportes parafiscales, seguridad social y prestaciones sociales, cuyos paz y salvo debe presentar al finalizar la obra en el momento de liquidar definitivamente los contratos. Cuenta 1517 Propiedades de inversión Son edificios que controla la empresa para darlos en arrendamiento o para usar una parte de ellos y arrendar la otra, para lo cual se deben identificar las dos partes en cuentas apropiadas en los estados financieros. Las propiedades de inversión cuyo valor razonable se puede medir con confiabilidad y sin costo o esfuerzo desproporcionado, y en un contexto de negocio en marcha, se contabilizarán de acuerdo con esta sección por su valor razonable con cambios en resultados. Todas las demás propiedades de inversión se contabilizarán como propiedades, planta y equipo, utilizando el modelo de costodepreciación-deterioro del valor de la S17: Propiedades, Planta y Equipo, y quedarán dentro del alcance de la Sección 17, a menos que pase a estar disponible una medida fiable del valor razonable y se espere que dicho valor razonable será medible con fiabilidad en un contexto de negocio en marcha (S16.1). Maquinaria y equipo: está compuesta por el costo de adquisición y montaje de la maquinaria y equipo para colocarlos en condiciones de uso en la producción de la renta. Cuenta 1520. Maquinaria y equipo [Registra el costo histórico de la maquinaria y equipo adquiridos por el ente económico. El costo de adquisición incluye los impuestos que no son recuperables, también incluye la diferencia en cambio causada hasta que se encuentre en condiciones de utilización, originada por obligaciones en moneda extranjera contraídas para su adquisición]. Cuenta 1524. Equipo de oficina [Registra el costo de adquisición de los bienes logísticos para el buen desempeño y desarrollo de la empresa. Registra el costo del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones]. 76. Compra de muebles y enseres: la entidad compra al régimen común muebles y enseres para la oficina por valor de 5.000.000 u.m. más el IVA (152404 Muebles y enseres, contra 111005 Moneda nacional, 236540 Compras, 236840 Impuesto de industria y comercio retenido). El IVA pagado en propiedad, planta y equipo hace parte del costo del bien, siempre que no sea desembolsable. Cuenta 1540. Flota y equipo de transporte: [Está compuesta por el costo de las unidades de transporte utilizadas para el cumplimiento de sus funciones, tales como el transporte de personal directivo, operativo o en el desarrollo de la actividad de transporte de carga o de pasajeros. Registra el costo histórico de las unidades de transporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad del ente económico destinado al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades]. 77. Equipo de transporte: la empresa adquirió un vehículo para la distribución de los productos, por valor de 40.000.000 u.m., más el IVA del 25% (154005 Autos, camionetas y camperos, contra 111005 Moneda nacional, 236540 Compras, 236840 Industria y comercio retenido) Cuenta 1592. Depreciación acumulada [La base para calcular la depreciación del activo fijo es el costo histórico menos el valor de la cuota de salvamento, que puede ser representativa, siempre que exista un mercado activo del usado o exista un contrato de compromiso de venderla al término de su vida útil; de lo contrario será el total del importe del bien]. Si los principales componentes de una partida de propiedades, planta y equipo tienen patrones significativamente diferentes de consumo de beneficios económicos, una entidad distribuirá el costo inicial del activo entre sus componentes principales y depreciará cada uno de estos componentes por separado a lo largo de su vida útil. Otros activos se depreciarán a lo largo de sus vidas útiles como activos individuales. Con algunas excepciones, tales como minas, canteras y vertederos, los terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se deprecian (S17.16). La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien y en los componentes significantes del activo por separado. Para la fijación de esta es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida útil podrá fijarse con base en concepto o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. El cargo por depreciación: en cada periodo se reconocerá en el resultado, a menos que otra sección de esta NIIF requiera que el costo se reconozca como parte del costo de un activo. Por ejemplo, la depreciación de una propiedad, planta y equipo de manufactura se incluirá en los costos de los inventarios (S13: Inventarios) (S17.17). Métodos de depreciación El método de depreciación debe reflejar el patrón con arreglo al cual espera consumir los beneficios económicos futuros del activo. Política contable depreciación propiedades, planta y equipo Reconocimiento inicial: la depreciación en las propiedades, planta y equipo se reconoce a partir del proceso de producción de la renta o uso del bien en unidades de producción, horas máquina, horas de trabajo hombre. El costo de las partidas de propiedades, planta y equipo comprende lo siguiente: Medición inicial: las propiedades, planta y equipo se miden por su costo en el momento de reconocimiento inicial (S17.9). Medición posterior: los métodos posibles de depreciación incluyen:  Método de depreciación lineal (cargo constante).  Método de depreciación de saldos decrecientes.  Método basado en el uso, como por ejemplo el método de las unidades de producción (S17.22). Baja en cuenta: cuando la propiedad haya quedado totalmente depreciada se da de baja, pero si existe cuota de salvamento, se requiere que se disponga de ese bien en un mercado activo. Presentación y revelación: la depreciación se presenta como una cuenta correctora del activo no corriente en el estado de situación financiera, junto con su deterioro y cuota de salvamento. En la revelación se toma en cuenta el método utilizado, la cuota sistemática y el valor acumulado. No son objeto de depreciación: los terrenos durante toda su vida útil, las construcciones en curso por el periodo que dure la obra, importaciones en curso de maquinaria, al igual que la maquinaria en montaje por el tiempo que dure inactivo, pero tan pronto entre al proceso de producción de la renta se inicia el proceso de depreciación. La depreciación está asociada a la producción de la renta; por consiguiente, constituye un gasto más en la determinación de la utilidad en la venta de productos o servicios. La cuota de salvamento representa el valor en libros después de haberse depreciado totalmente el activo que aún sigue prestando servicio en la producción de la renta. Se calcula cuota de depreciación siempre y cuando exista un mercado activo de elemento de la propiedad, planta y equipo; de lo contrario cera cero. Política contable Deterioro del valor del activo Reconocimiento inicial: se reconoce el deterioro cuando hay indicios, de factores internos y externos, de que el bien ha perdido valor. Medición inicial: los bienes en su inicio no tienen deterioro sino con las mediciones posteriores en la fecha sobre la cual se informa. Medición posterior: la entidad aplicará la Sección 27 Deterioro del Valor de los Activos para determinar si una partida o grupo de partidas de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor. En dicha sección se explica cuándo y cómo ha de proceder una entidad para revisar el importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo, y cuándo ha de reconocer o revertir una pérdida por deterioro en su valor (S17.24). Baja en cuenta: el deterioro se da de baja por disposición del bien del cual es objeto, o cuando se prevé que el bien no producirá flujos de efectivo. Presentación y revelación: el deterioro en el valor de los activos se presenta inmediatamente después de la depreciación como una cuenta complementaria del activo, y se deberán revelar las causas del deterioro mayor y la variación de un periodo a otro. Deterioro de la propiedad, planta y equipo El deterioro en el valor de la propiedad, planta y equipo se contabiliza siempre que el valor contable sea mayor al importe recuperable. El importe recuperable se entiende como el mayor valor entre los siguientes métodos de valuación:  Valor razonable menos costo de venta.  Valor en uso, o valor actual de los flujos futuros estimados de efectivo de un activo, descontado a un tipo de interés de mercado sin riesgo. Gráfico No. 18. Importe recuperable Propiedad planta y equipo Importe menor Valor neto en libros = Costo - Depreciación - deterioro Importe recuperable Mayor valor entre Valor razonable – costo de venta Valor de uso = valor actual Los activos propiedad, planta y equipo son objeto de varios ajustes a su costo histórico con el fin de actualizar su valor en libros:      Adiciones y mejoras que aumentan el costo de adquisición. Depreciaciones mensuales o anuales que disminuyen su valor. Valorizaciones a precios de mercado mediante estudios de reconocido valor técnico, los cuales se llevan a la cuenta del activo contra la del superávit por valorización para las grandes empresas, siempre que no esté sujeto el bien a desvalorizaciones, porque en ese caso se lleva a la cuenta de gastos. Desvalorizaciones hasta el monto de su concurrencia previsto en el superávit por revalorización. La reversión se hace mediante el procedimiento de disminuir el activo y el superávit del patrimonio en cuentas del estado de resultados. Deterioro cuando su valor de recuperación es menor al importe en libros, corre riesgos de disminuciones o existen condiciones de pérdida de su valor mediante estudios técnicos. Elementos Composición Importe Costo histórico Depreciación acumulada Deterioro de valor Valor razonable 90.000 Menos costo de venta 4000 Valor de uso Importe mayor entre el valor razonable y el valor de uso Importe menor entre el costo y el importe recuperable Importe neto 130.000 20.000 10.000 100.000 86.000 106.000 106.000 100.000 El deterioro en las NIIF plenas se acumula igual que la depreciación de la propiedad, planta y equipo; en cambio, en las NIIF para pymes, en el momento de la medición del deterioro, se lleva como menor valor de la propiedad, planta y equipo. De todas maneras, en uno y otro caso se debe recalcular la depreciación del activo prospectivamente, disminuyendo el importe en libros menos la depreciación y el deterioro y sacando una nueva cuota de depreciación, que se ajustará por el faltante para igualar las cuotas en el tiempo. Si por alguna circunstancia se mejoran las condiciones del indicio del deterioro, se aumenta el valor del activo propiedad, planta y equipo y se recupera un gasto en la cuenta 417070 Recuperación deterioro en propiedades. La depreciación del bien depreciado se modificará a partir del valor del deterioro en perspectiva. Medición posterior: la entidad medirá todas las partidas de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la depreciación acumulada y cualesquiera pérdidas por deterioro del valor acumuladas. Una entidad reconocerá los costos del mantenimiento diario de una partida de propiedad, planta y equipo en los resultados del periodo en el que incurra en dichos costos (S17.15). 78. Indicadores de deterioro del edificio: la entidad hace una valuación del deterioro del valor del edificio donde funciona el negocio, que tiene un valor en libros de 200.000.000 u.m., su depreciación es a 50 años, la cuota anual de depreciación es de 4.000.000 u.m., y la de los cinco años acumulada es 20.000.000 u.m. Además, para el momento sobre el cual se informa, en el quinto año se detecta que su costo se encuentra deteriorado en 15.0000.000 u.m., con lo cual hay que revelar los siguientes valores: Costo de adquisición de la propiedad, planta y equipo Vida útil del bien en años Deterioro Años de depreciación 4 Valor del activo 200.000.000 5 200.000.000 200.000.000 50 5.000.000 6 200.000.000 Deterioro en el año 5 Nuevo valor del activo Cuota de depreciación anual Depreciación acumulada Importe en libros Ajuste a la depreciación 4.000.000 16.000.000 184.000.000 4.000.000 15.000.000 185.000.000 3.700.000 18.500.000 166.500.000 2.500.000 20.000.000 180.000.000 3.600.000 21.600.000 158.400.000 3.100.000 Hasta el cuarto año el edificio tenía un comportamiento normal y su depreciación era de 4.000.000 u.m. por año, pero en el siguiente año se dio un deterioro de 15.000.000 u.m. y su costo de 200.000.000 u.m. bajó a 185.000.000 u.m.; por consiguiente, su depreciación (185.000.000/50) bajó a 3.700.000 u.m. Al sexto año de exposición, volvió a sufrir un segundo deterioro de 5.000.000 de u.m., con lo cual aumentó a 20.000.000 u.m. el deterioro y la cuota de depreciación bajó (180.000.000/50) a 3.600.000 u.m. Observe que el ajuste por depreciación fue normal durante los cuatro primeros años, en el quinto solo se ajustó 2.500.000 u.m. porque la corrección es en prospectiva, igualmente en el sexto año se ajustó en 3.100.000 u.m., y de ahí en adelante se regularizará en 3.600.000 u.m. 5. Activos intangibles Grupo 16. Intangible [Registra el valor adicional pagado en la compra de un ente económico activo, sobre el valor en libros o sobre el valor calculado o convenido de todos los activos netos comprados, por reconocimiento de atributos especiales tales como el buen nombre, personal idóneo, reputación de crédito privilegiado, prestigio por vender mejores productos y servicios y localización favorable]. Política contable Activo intangible Reconocimiento inicial: un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física. Un activo es identificable cuando: a) Es susceptible de ser separado o dividido de la entidad y vendido, transferido, explotado, arrendado o intercambiado, bien individualmente junto con un contrato, un activo o un pasivo relacionado, o b) Surge de un contrato o de otros derechos legales, independientemente de si esos derechos son transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y obligaciones (S18.2). La entidad reconocerá un activo intangible como activo si, y solo si: a) Es probable que los beneficios económicos futuros esperados que se han atribuido al activo fluyan a la entidad; b) El costo o el valor del activo puede ser medido con fiabilidad; y c) El activo no es resultado del desembolso incurrido internamente en un elemento intangible (S18.4) (concuerda con S2.27). Medición inicial: una entidad medirá inicialmente un activo intangible al costo. Medición posterior: los desembolsos sobre un activo intangible reconocidos inicialmente como gastos no se reconocerán en una fecha posterior como parte del costo de un activo (S18.17). La entidad medirá los activos intangibles, en una fecha posterior sobre la que se informa, al: Costo histórico amortizado = costo – amortización acumulada – deterioro del valor acumulado. Baja en cuenta: un activo intangible se dará de baja cuando su valoración y capacidad de generar flujos de beneficios económicos sean inciertos. Presentación y revelación: los activos intangibles se presentan en el activo no corriente y se revelan por su importe en libros. Crédito mercantil: es el mayor valor (plusvalía) que se paga por adquirir más del 50% del patrimonio de un negocio, el cual se amortizará de acuerdo a la naturaleza del bien que lo generó mediante estudio de su vida útil. Por ejemplo, si el mayor valor corresponde a una subestimación existente en los inventarios, entonces el periodo de amortización será el de su rotación (porque se considera que en ese tiempo se recuperará la plusvalía); si son propiedades planta y equipo (y solo se recuperará la plusvalía con su disposición), y no se puede determinar su vida útil con fiabilidad, este será de 10 años. Los activos intangibles de vida infinita no se amortizan. Los principales intangibles que manejan las empresas son: marcas, patentes, concesiones y franquicias, derechos, licencias, siempre que hayan sido producto de un proceso de compra o procesos de desarrollo solo para las grandes empresas, porque aquellos valores estimados se deben desmontar de la contabilidad. La investigación y desarrollo en las Mipymes son gastos que se manejan en el estado de resultados, nunca se activarán. 79. Inversión en subsidiaria: la entidad controladora Ejes y Repuestos S.A. está interesada en la compra del 51% de la compañía Motores S.A. El total de su patrimonio en libros compuesto por el capital social es de 1.000.000.000 u.m., reserva legal 200.000.000 u.m., utilidades del ejercicio 100.000.000 u.m., y los superávit acumulados ascienden a 500.000.000 u.m. (total 1.800.000.000 u.m.). El precio de negociación es de 2.000.000.000 de u.m. (121045 Transporte, almacenamiento y comunicaciones 1.800.000.000.000 u.m., 160510 Crédito mercantil: Adquirido o comprado por 200.000.000.000 u.m., contra 111005 Moneda nacional). Cuenta 1615. Patentes [Registra el costo de adquisición y registro de las patentes, las cuales confieren a su titular el derecho a explotar en forma exclusiva la invención por sí misma, a conceder una o más licencias para su explotación y a percibir regalías o compensaciones derivadas de su explotación por terceros]. Si una entidad no es capaz de hacer una estimación fiable de la vida útil de un activo intangible, se supondrá que es de diez años (S18.20). Cuenta 1620. Concesiones y franquicias [Registra el privilegio concedido por una autoridad gubernamental, permitiendo el uso de una propiedad pública que usualmente está sujeta a una regulación especial; o el privilegio frecuentemente exclusivo concedido por un fabricante o distribuidor para vender los productos del primero dentro de un territorio específico]. Cuenta 1630. Know how Si no se puede medir con fiabilidad y los flujos de beneficios económicos futuros no se pueden reconocer, el Know How no se debe registrar como activo. El Know How adquirido, si cumple con la definición de activo, se lleva a los estados financieros. Si ha sido creado por la empresa y si existiere algún valor al momento de la transición, se debe dar de baja contra el superávit acumulado de transición. Cuenta 1635. Licencias [Registra el costo o valor pagado al titular de una patente para la explotación de esta por parte del ente económico]. Cuenta 1698. Depreciación y/o amortización acumulada [Registra el monto de las depreciaciones y/o amortizaciones acumuladas de los activos intangibles de propiedad del ente económico]. La depreciación y/o amortización debe considerar la vida útil estimada del intangible, es decir, los periodos en los cuales producirá beneficios económicos y la duración de la protección legal conferida a este. Si no se puede determinar con fiabilidad su vida finita, será de 10 años. Grupo 17. Diferidos [En las NIIF existen los activos diferidos, y por consiguiente los gastos y los cargos diferidos, por la sencilla razón de que no se puede determinar un flujo de beneficios económicos probables cuya medición sea fiable para considerarlo como un activo financiero o no financiero o activo contingente que pueda amortizarse en un periodo de vida útil]. De otra parte, no existe correlación entre ingresos y egresos en las NIIF. Por lo tanto, los gastos afectan directamente el estado de resultados. Política contable Activos diferidos Reconocimiento inicial: salvo en contadas excepciones, se reconocerán activos diferidos. Los más comunes se reconocen por las diferencias temporarias, siempre que se contabilice un valor que genera valores imponibles o deducibles. Medición inicial: el activo diferido por impuesto diferido se registra por las diferencias temporarias, sobre la fecha sobre la que se informa, siempre que sean deducibles. La diferencia con el pasivo por impuesto diferido es que las diferencias temporarias son imponibles, estos es, que son sometidas en una fecha posterior al estado de resultados fiscal. Las diferencias de carácter permanente se refieren a aquellas partidas que no cumplen los presupuestos tributarios para ser deducibles o imponibles en periodos rentísticos posteriores. Medición posterior: son objeto de revisión sobre la fecha sobre la que se informa. Baja en cuenta: un activo diferido débito se da de baja cuando el impuesto corriente es mayor al impuesto fiscal. En el caso contrario, un pasivo diferido se da de baja cuando el impuesto corriente es menor que el impuesto fiscal. Presentación y revelación: tanto el activo diferido como el pasivo diferido se presentan dentro del activo no corriente, y su revelación corresponde a los movimientos durante el periodo contable. Son pocos los activos diferidos Las NIIF solamente aceptan como activo y pasivo diferido el impuesto diferido crédito como resultado de las diferencias temporarias (S29) y {NIC 12}. Los ingresos y gastos asociados con las operaciones accesorias durante la construcción o el desarrollo de una partida de propiedades, planta y equipo se reconocerán en resultados si esas operaciones no son necesarias para ubicar el activo en su lugar y condiciones de funcionamiento (S17.12). [La contabilidad local Seguirá con los siguientes conceptos, hasta tanto se pronuncie la Administración de Impuestos: 1. Gastos anticipados: tales como: intereses, seguros, arrendamientos y otros incurridos para recibir en el futuro servicios. 2. Cargos diferidos: representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Las sumas incurridas en investigación y desarrollo pueden registrarse como cargos diferidos únicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos: a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente; b) Su factibilidad técnica está demostrada; c) Existen planes definidos para su producción y venta, y d) Su mercado futuro está razonablemente definido (Decreto local)]. 6. Otros activos Grupo 18. Otros activos [Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente definidas en el presente plan, tales como antigüedades, pinturas, objetos de arte]. Política contable Propiedades de inversión Reconocimiento inicial: otros activos, como obras de arte, se reconocen por su valor de compra. Medición inicial: costo de la obra. Medición posterior: costo menos deterioro según la evolución del mercado activo. Baja en cuenta: por deterioro o venta del bien. Presentación y revelación: se presenta en el activo no corriente y se revela. Este grupo de otros activos es el típico ejemplo en el que algunas empresas mantienen activos improductivos (no producen renta), puesto que a estas obras de arte, a pesar de que dan buena imagen a las oficinas de los ejecutivos o salas de junta de directivas, no se les puede determinar un flujo de beneficios económicos probables y medibles, a no ser que se tengan para la venta para un mercado activo o promesa de venta a determinados clientes. Cuenta 1805. Bienes de arte y cultura [Registra el costo de las adquisiciones que efectúa el ente económico en obras de arte, artesanías y libros con el propósito de fomentar la actividad cultural y de investigación, siempre y cuando haya un mercado de estos bienes activos, o una promesa de venta posterior, de lo contrario será un gasto en el estado de resultados]. 80. Compra otros activos: se compró la obra de arte para adornar la sala de juntas, del huilense Héctor Polanía Pastrana, por valor de 20.000.000 u.m., incluido el IVA (180505 Obras de arte, contra 111005 Moneda nacional, 236540 Retención en compras, 236840 Retención ICA). Grupo 19. Activos biológicos Política contable Activos biológicos Reconocimiento inicial: se reconocen por todos los costos incurridos durante el proceso del control biológico para obtener beneficios en unos productos. Medición inicial: por el costo del bien biológico, como semillas, abonos, preparación de terrenos, cuido de obreros, etcétera. Medición posterior: en el momento sobre el cual se informa, se miden al valor razonable, menos los costos de ventas, para determinar el deterioro del activo biológico. Baja en cuenta: su valor en libros menos el deterioro se da de baja en el punto de cosecha o recolección cuando pasan a un inventario de cosechas o de materias primas para proseguir un proceso de producción. Presentación y revelación: se presentan en activos no corrientes y se revelan los costos y el método de valor razonable que se tuvo en cuenta. Valorizaciones [Valorizaciones: comprende la utilidad potencial (no realizada), medida como la diferencia entre el costo en libros de las inversiones y el valor intrínseco o el valor de cotización en bolsa de las mismas. Para las propiedades, planta y equipo, corresponde a la diferencia entre el costo neto y el avalúo comercial; para los semovientes será la diferencia entre el costo neto en libros y el actualizado a 31 de diciembre de cada año de acuerdo con el valor dado por el Ministerio de Agricultura o por avalúo técnico]. Todos los activos propiedad, planta y equipo son susceptibles de valorización siempre que el importe recuperable sea superior al importe en libros de los bienes controlados, donde se genera un mayor valor que se reconocerá en el resultado del periodo en la medida en que se suponga una reversión por disminución por devaluación. Si la revaluación es en firme, se lleva a un mayor valor del activo en las grandes empresas que aplican NIIF plenas, contra el superávit de revaluación en el patrimonio (NIC16.10). {Cuando se reduzca el importe en libros de un activo como consecuencia de una devaluación, tal disminución se reconocerá en el resultado del periodo contra una disminución del superávit de revaluación en el patrimonio (NIC16.11)}. [De acuerdo a normas locales, cada tres años las empresas debían actualizar el valor en libros de sus activos propiedad, planta y equipo por medio de estudios técnicos de personal especializado y de reconocida trayectoria moral y profesional. Las valorizaciones cumplen la función contable de darles valor económico a los bienes, pero no tienen valor fiscal ante la administración de impuestos, y cuando termina la vida del activo por retiro o venta desaparece el valor y no se constituye en factor para determinar la utilidad o pérdida]. 81. Revalorización de negocio en marcha: hechos los estudios de valor de uso de la unidad de negocios que tenía un valor de 120.000 u.m., se calcula que en el mercado vale 130.000 u.m., lo cual permite la siguiente revalorización. Se supone que posteriormente habrá devaluaciones: Código Cuentas 51 Gastos por revaluación de activos 32 Superávit de revaluación Registra la revaluación de activos fi Débito 10.000 Crédito 10.000 Si la revaluación se mantiene en el tiempo, entonces se lleva al valor del activo revaluado. [En las normas locales, las cuentas de gastos en general se acreditan solamente cuando se hace el cierre contable o de fin de ejercicio, excepto las cuentas 5199 y 5299 de provisiones, donde se aceptan “las reversiones de provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio” (1299 contra 5199). Cuando no exista el gasto para acreditar, se lleva a la cuenta 1299 contra 417035 Recuperación: de provisiones]. En las normas internacionales no se aceptan las compensaciones entre cuentas, a no ser las estrictamente autorizadas por las NIIF. 7. Actividades de aprendizaje Preguntar a contadores en ejercicio de la profesión 1. Si la norma de esencia sobre la forma existía en el marco legal local, 2. 3. 4. 5. 6. ¿por qué no se aplicó? ¿Cuál es la característica cualitativa de un activo? ¿Qué otras definiciones de activo se conocen en su región? ¿Cuándo se reconocen los activos en el estado de situación financiera? ¿Considera usted que la contabilidad da repuesta a los problemas que acontecen al interior de la empresa? ¿Por qué se dice que la contabilidad es sinónimo de teneduría de libros? Ponga a prueba su conocimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. ¿Cuáles son los requerimientos para reconocer un activo? ¿Cuál es la naturaleza de los activos? ¿Cuáles son los principales grupos del activo? ¿Cuál es la característica de activo efectivo o equivalente a efectivo? ¿Para qué se hacen inversiones en otros entes económicos? ¿Qué usos tienen los sistemas de inventarios y cuántos conoce? ¿Cuándo se contabiliza el costo de venta? ¿Cuáles son los sistemas de inventario? ¿Cuáles son los métodos de valuación de inventarios? ¿Los inventarios también se deterioran? ¿Qué otras cuentas componen el grupo de deudores? ¿Cuáles métodos conoce sobre deterioro de cartera? ¿La deuda del empleado es objeto de deterioro, igual que la cartera? ¿Cuáles son los bienes denominados: propiedades, planta y equipo? ¿Cuál es la vida útil para las propiedades, planta y equipo? ¿Para qué se divide la propiedad en componentes? ¿Qué significado tienen las revalorizaciones en los activos? ¿Cuándo se le aplica el deterioro de un activo? ¿Qué elementos maneja un componente de un activo propiedad, planta y equipo en el momento de la depreciación? ¿Cuál es la vida útil de un activo intangible cuando se hace imposible su determinación? ¿Cuál es la diferencia entre un gasto diferido y un cargo diferido en la normativa local? ¿Existen los gastos diferidos y los cargos diferidos en NIIF? ¿Qué acontece cuando se desvalorizan los activos? ¿Qué cuentas de gastos e ingresos permiten la reversión de sus valores? ¿Cuáles son las cuentas del grupo de efectivo o equivalente al efectivo? ¿Cuáles son las cuentas del grupo de inversiones? ¿Cuáles son las cuentas de la propiedad, planta y equipo? Exponga qué cuentas son la causa y cuales efecto 1. ¿Por qué conceptos recibe usted dinero? 2. ¿Por qué conceptos entrega usted dinero? 3. ¿Por qué conceptos recibe y entrega bienes? 4. ¿Cuándo la empresa adquiere derechos? 5. ¿Cuándo la empresa contrae obligaciones? Recoja una serie de soportes Toda persona tiene una relación directa con transacciones comerciales que realiza diariamente en el momento de comprar un vestido, pagar una buseta, pagar una deuda, donde usted debe identificar: 1. ¿Cuáles de las operaciones son importantes y cuáles puede codificar? 2. Determine la realidad económica en los soportes que analiza. 3. ¿Por qué ese soporte de la transacción no es necesario para el 4. 5. 6. 7. 8. 9. reconocimiento de la transacción en la contabilidad? ¿Esos documentos llenan los requerimientos para soportar una transacción o requieren de otras formalidades legales? ¿Cuándo se reconoce un activo para la empresa? ¿Cuándo se reconoce un pasivo? ¿Quiénes generan los ingresos y los gastos según las NIIF? ¿Cuál es el soporte de un activo y de un pasivo? ¿Cuál es el soporte de un ingreso y de un gasto? Analizar el principio de la esencia sobre la forma En los siguientes ejercicios analice la operación y revise la elaboración de la ecuación contable o el método de la partida doble, que es la esencia de la contabilidad y la labor consuetudinaria que va a encontrar en la asesoría contable. Plantee nuevos ejercicios y resuélvalos con el fin de adquirir destreza y habilidades para entender las operaciones de la contabilidad de activos, desde el punto de vista del manejo de la ecuación. 1. Si los activos de un ente económico se encuentran representados en mercancías por valor de 20.000.000 u.m. y en dinero en efectivo del orden de 5.000.000 u.m. y se debe a proveedores la suma de 10.000.000 u.m., ¿cuál es la ecuación contable si se calcula el patrimonio por diferencia? (Efectivo 5.000.000 + Mercancías 20.000.000 = Proveedores 10.000.000+ Patrimonio 15.000.000). 1. Si la persona natural tiene la cuenta de ahorros en la Caja Social de 10.000.000 u.m., ¿cuál es su patrimonio? (Cuenta de ahorros 10.000.000 = Patrimonio 10.000.000). 1. Si el negocio posee equipo de transporte por valor de 15.000.000 u.m., 2. 3. 4. 5. y todo lo debe a los bancos, ¿cuál es su patrimonio? (Equipo transporte 15.000.000 = Obligaciones financieras 15.000.000 + Patrimonio 0). Si los ingresos familiares son 2.000.000 u.m., y los gastos por arrendamiento son 500.000 u.m. y en comida son de 800.000 u.m., ¿cuánto puede ahorrar la persona? (Ingresos 1.000.000 – Gastos 1.300.000 = Ahorro 700.000 u.m.). Si los ingresos de la empresa por concepto de ventas son de 100.000.000 u.m., los costos de ventas asociados son del orden del 80% y los gastos administrativos son del orden del 10% sobre las ventas, ¿cuál sería la ganancia antes de los impuestos? (Ingresos 100.000.000 – Costos 80.000.000– Gastos 10.000.000 = Utilidad antes de impuestos 10.000.000). Si los ingresos, costos y gastos son los mismos porcentajes del ejercicio anterior, considere que el plan de pago de impuestos reporta 3.000.000 u.m. ¿Cuál sería la ganancia líquida? (Ingresos 100.000.000– Costos 80.000.000– Gastos 10.000.000– Gastos de impuestos de renta y complementarios 3.000.000 = ganancia líquida 7.000.000). Los ingresos de la empresa por concepto de ventas son de 100.000.000 u.m, las compras son de 88.000.000 u.m., el inventario final es de 8.000.000, y los gastos administrativos son del orden del 10% sobre las ventas. ¿Cuál sería la utilidad antes de los impuestos? (Inventario Inicial 0 + Compras 88.000.000 – Inventario Final 8.000.000 = Costo de ventas 80.000.000). (Ingresos 100.000.000 – Costos 80.000.000 – Gastos 10.000.000 = Ganancia antes de impuestos 10.000.000). ¿Qué inquietudes le dejó este ejercicio? Con los siguientes ejercicios trate de hacer seguimiento al montaje de la contabilidad para la persona natural y desarrolle por su propia cuenta los ejercicios para que luego compare. Escriba aquellos elementos que no entendió para que pueda compartir con el grupo de estudio o con el profesor. 1. Se constituye la empresa de persona natural con el nombre “Mercantil de Suministros para Computadora” perteneciente a usted, quien tiene unos muebles y enseres por valor de 3.000.000 u.m., efectivo de 400.000 u.m. y la cuenta corriente en el Banco Colombia con saldo de 6.000.000 u.m. ¿Cuál sería el estado de situación financiera de apertura? (Caja general 400.000, Bancos 6.000.000, Muebles y enseres 3.000.000, Capital persona natural 9.400.000). 1. Se compró un vehículo para el negocio por valor de 12.000.000 u.m., fi Retención ICA). Por ahora no interesan el manejo de la financiación del vehículo ni el manejo de las tasas efectivas ni nominales, las cuales serán objeto de la contabilidad de pasivos; lo importante es que incorpore estas palabras a su lenguaje o argot contable. 2. El negocio de persona natural del régimen común (menor de 30.000 UVT) compra mercancías gravadas para la venta por valor de 20.000.000 u.m., más el IVA del 16%, y a crédito a un mes. La persona lleva el sistema de inventario periódico. ¿Qué recibe y qué entrega la persona? (causación 620505 Compras, 240802 IVA descontable, contra 220505 Proveedores). (No le hace retención en la fuente porque solamente la aplica a las ventas al régimen simplificado). El impuesto sobre las ventas en los negocios de personas naturales hace parte del costo para las personas que pertenecen al régimen simplificado. Esto quiere decir que no es responsable. Si pertenece al régimen común, el valor pagado del 16% sobre el valor de la factura (3.200.000 u.m.) se lleva a la cuenta Impuesto sobre las ventas. 3. La persona natural anterior vende mercancía por valor de 18.000.000 u.m. de contado y no cobra impuesto al valor agregado porque pertenece al régimen simplificado. ¿Qué cuentas reciben y cuáles cuentas entregan? (causación 130505 Clientes, contra 413536) aquí puede ser posible que quien compró le haya hecho retención en la fuente a título de renta e impuesto de industria y comercio. (Por el pago del cliente 110505 Caja general, contra 130505 Clientes). 1. Al día siguiente lleva el efectivo a la cuenta bancaria. ¿Quién recibe el dinero y quién entrega? ¿Cómo se llaman las cuentas? (111005 Moneda nacional, contra 110505 Caja general). 2. Se pagó el 50% de las obligaciones a proveedores con cheque por valor de 11.600.000 u.m. ¿Qué cuentas reciben y qué cuentas entregan? El pago a proveedores debe hacerse sobre el total del pasivo, esto es, se incluye el valor de la factura y el valor del impuesto al valor agregado (220505 Proveedores, contra 111005 Moneda nacional). Exponga su experiencia       ¿Cuáles serían los registros de contabilidad en forma de diario? ¿Qué documentos soportes recomendaría en cada transacción? ¿Cuál sería el estado de situación a la fecha que se informa? ¿De dónde se toman los saldos para elaborar el estado de situación financiera? ¿Quién debe firmar y certificar los estados financieros? Compare sus resultados del ejercicio propuesto con el estado de situación financiera de comprobación de saldos. Luis Eduardo Zúñiga Torres Mercantil de Suministros para Computadora Estado de situación financiera de comprobación A 31 de diciembre de 2015 Activos Cód. Cuentas 1110 Efectivo y equivalente 1540 Equipo transporte 1524 Muebles y enseres 6105 Compras Total activos Gerente Valor 14.400.000 12.000.000 3.000.000 23.200.000 52.600.000 Contador Pasivos y patrimonio Cód. Cuentas 2205 Proveedores 2215 Cuenta corriente 4135 Ventas 3130 Capital personal Total pasivo y patrimonio Valor 13.200.000 12.000.000 18.000.000 9.400.000 52.600.000 Hasta aquí se realizó en miniatura el proceso contable, al cual solo le faltarían los comprobantes de contabilidad y el registro de libros auxiliares y principales Capítulo 8. Contabilidad de pasivos Conjunto de proveedores de bienes y servicios, también de capital, que brindan la oportunidad de hacer negocios. Los pasivos, desde el punto de vista de la asesoría contable, son oportunidades que tiene el inversionista para financiar sus proyectos productivos mediante la combinación de recursos propios (aportes de capital) con recursos externos de otras instituciones financieras (préstamos nacionales o extranjeros), en una mezcla óptima que le permita liberar mayores beneficios económicos para sus dueños por el bajo costo del financiamiento que represente. Los pasivos, el patrimonio y el Estado en general consumen los beneficios económicos que producen los activos, los pasivos en calidad de intereses, ajuste a la moneda extranjera, el patrimonio en calidad de dividendos o participaciones, y el Estado en calidad de impuestos nacionales, departamentales y municipales. También los empleados en calidad de beneficios a empleados, lo cuales son generados por los activos en general. En tiempo de bonanza los bajos costos de financiamiento permanecen fijos, en tanto que liberan mayores beneficios a los propietarios, quienes siempre tendrán la expectativa de un mayor beneficio. En tiempo de recesión los altos costos de financiamiento en muchos casos superan la rentabilidad de los activos, lo cual sacrifica los beneficios de los propietarios, algunas veces hasta consumir el patrimonio para poder cumplir con las obligaciones. 1. Cuentas del pasivo El pasivo es una obligación presente adquirida por la entidad, surgida de sucesos pasados, al vencimiento de la cual se espera que la entidad deba desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos (S2.15). La característica esencial del pasivo es que la entidad tiene una obligación presente de actuar de una forma determinada. La obligación puede ser una obligación legal o una obligación implícita. La obligación legal es exigible como consecuencia de un contrato vinculante o de una norma legal. La obligación implícita es aquella que se deriva de las actuaciones de la entidad, cuando:  Debido a un patrón establecido de comportamiento en el pasado, a políticas de la entidad que son de dominio público.  La entidad haya puesto de manifiesto ante terceros que está dispuesta a aceptar cierto tipo de responsabilidades; y  Como consecuencia de lo anterior, haya creado expectativa válida, ante terceros con los que debe cumplir compromisos o responsabilidades (S2.20). Son ejemplos de obligaciones legales:       Beneficios a empleados [nómina de empleados según contratos de trabajo]. Dividendos a los socios o accionistas (proyecto de distribución de utilidades con base en los estatutos). Mercancía no fabricada por la empresa y recibida de un proveedor, así no se haya recibido la factura (factura de venta). Obligaciones contractuales de entregar efectivo u otros activos financieros. Obligaciones bancarias (contrato de cuenta bancaria, pagarés). Proveedores (contratos de cuentas corrientes). Son ejemplos de obligaciones implícitas:   Beneficios a empleados [en calidad de prestaciones sociales derivadas del contrato de trabajo]. Garantías en venta de productos.    Demandas laborales, civiles. Beneficios a empleados reconocidos a otros empleados. Impuestos nacionales, departamentales y municipales [impuesto de renta y complementarios, impuesto de industria y comercio, impuesto predial y otros municipales]. No son pasivos:     Las pérdidas potenciales o futuras no específicas. Provisiones por pérdidas. Obligaciones que surjan de acciones futuras de la entidad (provisiones futuras pérdidas). Según las NIIF para pymes, está prohibido reconocerlas como pasivos. Los indicios por pérdidas se deben reconocer en el deterioro de los activos, de acuerdo a la S27. La cancelación de una obligación presente implica: Pagos en efectivo, la transferencia de otros activos o dación en pago, la prestación de servicios, la sustitución de la obligación por otra, o la conversión de la obligación por instrumentos de patrimonio. Otros medios son: la renuncia o pérdida de los derechos por parte del acreedor (S2.21). La cancelación también puede acontecer por:    Rescisión cuando se declara ineficaz el contrato. Compensación cuando existe en los registros un deudor y acreedor sobre la misma persona, generado en un contrato, a menos que una NIIF lo autorice. Caducidad para obligaciones garantizada con cheques. Clasificación del pasivo: los pasivos se clasifican según el grado de exigencia (S4.4) en:   Pasivo corriente, llamado también pasivo de corto plazo, es aquel que se debe pagar en un tiempo menor de un año. Pasivo no corriente, o de mediano o largo plazo, es aquel que se debe    pagar en un tiempo mayor de un año. Pasivo estimado, siempre que exista una obligación futura, probable y medible fielmente, es calculado sobre la base del criterio de un profesional, quien a su vez maneja bases estadísticas o presupuestos legales, como el caso del impuesto de renta, las prestaciones sociales. No es dado en NIIF hacer provisiones sobre estimativos, como se venían haciendo sobre el 22% de la nómina (recuerde que debe existir la probabilidad de una salida de efectivo u otros activos en dación de pago). Pasivo contingente, que es un evento probable en el futuro, y medible fielmente. En algunos casos que dan cuenta de demandas —civiles, laborales, penales—, cuando sale el fallo, debe contabilizarse el pasivo definitivo. Cuando el evento es incierto pero significativo, se debe exponer en las notas a los estados financieros. El problema mayor es el ocultamiento de pasivos para no mostrar iliquidez. Cuando se liquidaba y pagaba el impuesto de patrimonio, se compraban pasivos con el fin de disminuirlo. Hoy esto se hace con la norma de liquidación del hecho generador y los posibles descuentos para disminuir la base. 2. Pasivo corriente Son obligaciones que tiene la persona natural o jurídica, con base en hechos pasados, por concepto de compra de bienes, servicios o préstamos que facilitan las instituciones financieras para el desarrollo del giro ordinario de la actividad, pagaderas en un tiempo cierto y determinado. Clase 2. Pasivos [Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y tasas, los beneficios a empleados, otros pasivos, los pasivos estimados, pasivos contingentes, los bonos y papeles comerciales. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza crédito]. Grupo 21. Obligaciones financieras [Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico mediante la obtención de recursos provenientes de establecimiento de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior. Por regla general, las obligaciones contraídas generan intereses y otros rendimientos a favor del acreedor y a cargo del deudor por virtud del crédito otorgado, los cuales se deben registrar por separado. Las obligaciones financieras representadas en moneda extranjera, en UVR (unidad de valor real, permite a la institución financiera mantener el poder adquisitivo del dinero prestado) o con pacto de reajuste se deben reexpresar de acuerdo con las disposiciones legales vigentes]. Política contable Pasivos financieros Reconocimiento inicial: una obligación financiera se reconoce en el momento en que la institución o establecimiento bancario ha depositado el dinero en la cuenta bancaria por concepto de préstamos, cartas de crédito, pagarés, aceptaciones bancarias debidamente solicitadas y respaldadas con las garantías que otorga la empresa. Medición inicial: por el valor total de la obligación, independiente de los descuentos por intereses, asesorías, comisiones, etcétera. Medición posterior: por el importe de la obligación disminuida por los pagos de capital. Baja en cuenta: por el pago o cancelación final de la obligación. Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación financiera, en el pasivo corriente, por el monto de la obligación que se vence en el siguiente año y, en el pasivo no corriente, por el resto de la obligación. Cuenta 2105. Bancos nacionales [Las obligaciones financieras corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal. Los intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se deben registrar por separado en el estado de resultados en alguno de los dos gastos administrativos o de ventas. No existe la cuenta 5305 Financieros; se propone la cuenta 5198 Gastos financieros]. El costo del préstamo bancario nacional o extranjero debe evaluarse con todas las reciprocidades y devaluación, primero para calcular todos los elementos del costo y, segundo, para tomar la mejor decisión de financiamiento, cuya tasa de interés no puede ser superior a la generación de renta de la empresa. 82. Se recibe préstamo del Banco Popular mediante pagaré por valor de 36.000.000 u.m., pagadero en 12 trimestres, con gastos de estudio, Data Crédito y de seguros por 150.000 u.m. La tasa nominal pagadera trimestre vencido es equivalente al 6% TV. En estos casos, como se tiene la tasa nominal anual pagadera trimestre vencido, se divide por cuatro periodos para aplicársela al saldo de capital (111005 Moneda nacional, 519820 Gastos bancarios, 210510 Pagarés). Tabla de amortización del crédito Período Saldo capital Intereses Amortización Cuota variable Interés mensual 0 36.000.000.00 1 33.000.000,00 2.160.000 3.000.000,00 5.160.000 720.000 2 30.000.000,00 1.980.000 3.000.000,00 4.980.000 660.000 3 27.000.000,00 1.800.000 3.000.000,00 4.800.000 600.000 4 24.000.000,00 1.620.000 3.000.000,00 4.620.000 540.000 5 21.000.000,00 1.440.000 3.000.000,00 4.440.000 480.000 6 18.000.000,00 1.260.000 3.000.000,00 4.260.000 420.000 7 15.000.000,00 1.080.000 3.000.000,00 4.080.000 360.000 8 12.000.000,00 900.000 3.000.000,00 3.900.000 300.000 9 9.000.000,00 720.000 3.000.000,00 3.720.000 240.000 10 6.000.000,00 540.000 3.000.000,00 3.540.000 180.000 11 12 Total 3.000.000,00 0,00 360.000 180.000 14.040.000 3.000.000,00 3.000.000,00 36.000.000 3.360.000 3.180.000 50.040.000 120.000 60.000 83. Gasto financiero: la empresa causó el primer mes de intereses, al 6% trimestre vencido. Esto implica que, cuando se pague la primera cuota, deben estar causados los tres meses de intereses del orden de 2.160.000 u.m., y de tres registros de interés de 720.000 u.m. mensual, como se observa en la tabla de amortización del crédito anterior. (520520 Gastos intereses, contra 233505 Gastos financieros). 84. Pago de cuota variable: se pagó la primera cuota variable de 3.000.000 u.m., y el 6% tasa trimestral a 12 periodos trimestrales, igual a 2.160.000 u.m. (210505 Pagarés, 233505, Gastos financieros, contra 111005 Moneda nacional). 85. Garantía del préstamo: la entidad presentó ante el banco la prenda de la maquinaria, que se registró en la Cámara de Comercio, y los costos fueron de 90.000 u.m. (529530 Constitución de garantías, contra 111005 Moneda nacional). 86. Pago a proveedor del extranjero: se pagó al banco del exterior la cuota de cincuenta mil dólares contratados a una tasa representativa de mercado de 2.300 u.m. y pagada a la fecha a 2.600 u.m. (211010 Bancos del exterior: Pagarés, 519810 Gasto por diferencia en cambio extranjero, contra 111005 Moneda nacional). Observe que los gastos de financiación no van a ninguna cuenta 5305, realmente porque con el nuevo lenguaje de los negocios no existe. Estos intereses hacen parte de los ingresos o egresos por pérdida o ganancias del poder del dinero en el tiempo, para lo cual se proponen las cuentas 519805 Gastos financieros, 519810 Gastos por diferencia en cambio extranjero. Grupo 22. Proveedores [Comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía. Las obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera o con pacto de reajuste se deben ajustar de acuerdo con las disposiciones legales vigentes en la fecha sobre la cual se informa (local)]. Son las obligaciones que tiene la empresa con las personas que proveen las materias primas para colocar en marcha la producción o las mercancías no fabricadas por la empresa para colocarlas como disponibles para la venta de bienes o contratos de servicios. Política contable Cuentas por pagar comerciales Reconocimiento inicial: el costo histórico de un pasivo es el importe en efectivo recibido, y el valor razonable es el importe de los activos no monetarios recibidos a cambio de la obligación en el momento en que se incurre. Medición inicial: costo de adquisición de los bienes o servicios recibidos. Cuando sea con pago aplazado, será el valor actual de los pagos y todas sus reciprocidades con el proveedor. Medición posterior: por el importe en libros, y por el valor actual si han cambiado las condiciones. Baja en cuenta: cuando se paga o se cancela totalmente. Presentación y revelación: los proveedores de corto plazo en el pasivo corriente y las de largo plazo en el pasivo no corriente. Su valor debe revelarse en los estados financieros. Cuenta 2205. Proveedores nacionales Registra las obligaciones contraídas, en moneda nacional o extranjera, por el ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios y contratación de obras]. Proveedores nacionales o del exterior: son obligaciones contraídas con empresas nacionales o extranjeras por concepto de adquisición de bienes y servicios tales como materiales, materias primas, equipos, suministro de servicios y contratación de obras materiales. 87. Compra a autorretenedor: se compró mercancía gravada con el IVA del 16% a contribuyente autorretenedor, consistente en electrodomésticos y muebles a crédito por valor de 20.000.000 u.m., a Cacharrería Mundial, pagadera a 30 días factura (143536 Electrodomésticos y muebles, 240802 Impuesto a las ventas, contra 220505 Nacionales). 88. Compra de mercancía en el exterior: Se compró mercancía a crédito por US20.000 de contado y se pagó al momento de nacionalizar las mercancías el 16% de impuesto de IVA y derechos de aduana del 8% a la tasa representativa del mercado de 2.200 u.m. (143536 Electrodomésticos y muebles, 240802 Impuesto a las ventas, 524020 Aduaneros, contra 220510 Del exterior). En estos casos el registro no se hace en dólares, sino en moneda nacional. Grupo 23. Cuentas por pagar [Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a controladora, a subsidiarias, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios]. Política contable Deudas diversas Reconocimiento inicial: las cuentas y documentos por pagar representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios recibidos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios del ente y otros acreedores. Medición inicial: el costo de los bienes o servicios recibidos. El costo del reconocimiento de los gastos hechos por el socio o accionista a nombre de la empresa. Medición posterior: costo del importe en libros. Baja en cuenta: por el costo de los pagos en bienes o servicios de acuerdo al contrato de cuenta corriente. Cuando se pagan las deudas a los socios o accionistas. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo no corriente y sus valores se revelan. Cuentas 2305. Cuentas corrientes comerciales Cuando un cliente tiene relaciones comerciales con su proveedor, se perfecciona mediante un contrato de cuenta corriente, que puede ser objeto de compensaciones (entre sus saldos), con los despachos mutuos de remesas. [Registra el valor adeudado por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras y con los cuales se mantiene un contrato de cuenta corriente en los términos previstos en las normas legales vigentes]. Costos y gastos por pagar Son obligaciones originadas por prestación de servicios (transporte, mantenimiento), honorarios (asesorías contables, legales) y gastos financieros (intereses, chequeras), entre otros. Los costos o gastos por pagar se estiman de acuerdo al criterio de la gerencia y se registran como pasivos, siempre que cumplan con su definición de ser sucesos pasados por los cuales la empresa debe desprenderse de efectivo en una fecha cierta y futura. 89. Causación honorarios: la empresa causó los honorarios del contador por valor de 1.160.000 u.m., incluido el IVA (511030 Asesoría financiera, 511570 IVA descontable, contra 233525 Honorarios, 236515 Honorarios). El IVA cobrado por el contador no se puede solicitar como IVA descontable en la cuenta 240802 porque no tiene relación con las ventas. Deudas con accionistas o socios: son obligaciones a favor de los accionistas o socios por concepto de préstamos, pagos efectuados por ellos y demás importes realizados a nombre de la empresa. Cuenta 2355. Deudas con accionistas o socios [Registra el valor a cargo del ente económico y a favor de los socios y/o accionistas por concepto de préstamos, pagos efectuados por ellos y demás importes a favor de estos. Se excluyen de esta cuenta los dividendos y participaciones por pagar, los cuales se deben registrar en la cuenta 2360]. 90. Renovación de matrícula: el socio Rogelio Ramos renovó la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio por cuenta y a nombre de la empresa por valor de 850.000 u.m. (524010 Registro mercantil, contra 235510 Socios). 91. Reembolso de gastos a socios: se le reintegraron al socio los gastos de 650.000 u.m., hechos a nombre de la empresa (235510 Socios, contra 111005 Moneda nacional). Cuando los gastos tienen la base de retención en la fuente, debe descontarse del pago al socio, independiente de que la haya aplicado o no. 92. Causación de fletes: se contabilizó el gasto de fletes y acarreos por 250.000 u.m. por los servicios prestados durante el mes a la empresa TCC S.A. (523550 Transportes, fletes y acarreos, contra 111005 Moneda nacional, 236525 Servicios, 236825 Retención ICA). Cuenta 2350. Dividendos o participaciones por pagar Una parte de las ganancias sociales se distribuye entre los asociados, en calidad de dividendo en efectivo cuando son sociedades de capital o anónimas y en calidad de participación en efectivo en las sociedades de personas, hasta un máximo de 50% según lo prescribe el Código de Comercio. El remanente cumple la función social de proteger la sociedad de futuras pérdidas mediante la reserva legal (en las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas, en las sociedades anónimas, en comandita por acciones, en las sociedades por acciones simplificadas y en las sucursales de sociedades extranjeras) y reservas ocasionales para generar mayor capacidad de negociación. Política contable sobre dividendos por pagar Reconocimiento inicial: registra el valor de los dividendos o participaciones decretados por la asamblea general de accionistas o junta de socios y que deberán ser pagados dentro del término legal establecido según el Código de Comercio. Medición inicial: el importe decretado sobre las ganancias del ejercicio o de las ganancias retenidas en proporción al número de acciones poseídas. Medición posterior: el importe en libros. Baja en cuentas: con el pago del compromiso de la empresa de retribuir a sus socios o accionistas. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revelan las cuantías pendientes de pago. Dividendos: es la compensación que recibe el accionista de sociedades anónimas, en comandita por acciones o de sociedades por acciones simplificadas por haber colocado bienes en dinero o en especie para la realización de un proyecto productivo. La decisión se valora desde el punto de vista de las oportunidades que presenta el mercado y de las que ofrecen los proyectos. Cuando el sector financiero ofrece jugosas tasas de interés, los ahorros de los inversionistas en potencia se van a demandar los CDT y otros títulos financieros, pero cuando bajan, los inversionistas buscan las acciones de las empresas mejor cotizadas en la bolsa. 93. Proyecto de distribución de utilidades: la asamblea general de la empresa distribuyó, de las ganancias obtenidas de 40.000.000 u.m., el 50% en calidad de dividendo, en una proporción igual al 5% sobre el valor intrínseco de la acción (360505 Ganancias del ejercicio, contra 236005 Dividendos). Es posible que se tenga que hacer retención en la fuente cuando las ganancias distribuidas no hayan generado el impuesto de renta y complementarios en la empresa. Participaciones: es la compensación que recibe el socio de las sociedades de responsabilidad limitada, colectivas o en comandita simple por los aportes hechos en los proyectos productivos. En una economía capitalista las aspiraciones de todo inversionista es sacar el mejor provecho de sus inversiones. Aunque las empresas unipersonales son asimiladas a las de responsabilidad limitada, como están formadas de un solo socio, no se requiere de distribución de ganancias, pero debe hacerse la reserva legal por su responsabilidad limitada a sus aportes ante terceros. Lo mismo hace las sociedades por acciones simplificadas. 94. Proyecto de distribución de utilidades: la j u n t a d e s o c i o s d e l a empresa de responsabilidad limitada distribuyó, de las ganancias obtenidas de 40.000.000 u.m., el 50% en calidad de participaciones (360505 Ganancias del ejercicio, contra 236010 Participaciones). Es posible que se tenga que hacer retención en la fuente, como en el caso anterior, donde la sociedad no aportó al Estado el impuesto de renta. Retención en la fuente: es el recaudo anticipado del impuesto a la renta que se realiza a todo contribuyente sujeto de todo pago susceptible de crear riqueza. Cuenta 2365. Retención en la fuente [Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la Administración de Impuestos Nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen]. Política contable de retención en la fuente Reconocimiento inicial: todo contribuyente del impuesto de renta, que pertenezca el régimen común, tiene que reconocer la retención en la fuente y aplicar las tarifas de retención en todo pago que haga por bienes o por servicios y pagarlos a la Administración de Impuestos. Medición inicial: se mide aplicando las diferentes tarifas en todo pago, como por ejemplo a los proveedores de bienes y servicios, arrendamientos, honorarios, comisiones, etcétera, en calidad de impuesto de renta, impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio. Medición posterior: por el importe en libros. Baja en cuentas: cuando se elaboran, presentan y pagan los valores demostrados en las declaraciones tributarias de retención en la fuente. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente por su pronto pago, y su saldo se revela sobre la fecha que se informa. Sujeto de retención: todo contribuyente que haga un pago que sea susceptible de generar riqueza para quien lo recibe (ingresos – costos – gastos impuestos = ganancia líquida) debe hacer retención en la fuente a título de renta, IVA e ICA. La susceptibilidad consiste en una presunción de rentabilidad, de que todo ingreso debe generar un valor de renta líquida después de haber sustraído los costos y gastos. Por consiguiente: Gráfico No. 19. Equivalencia entre tasa de retención e impuesto de renta Análisis del ingreso susceptible de producir renta gravable Estado de resultado 2015 Estructura Bases Porcentajes Equivalente Ingresos por ventas 1000.00 100.0% Retención 2.5% 25 u.m. Costo de venta 800,00 80.0% Gastos 100.00 10.0% Ganancia 100.00 10.0% Impuesto 25% 25 u.m. Impuesto de renta 25.00 Utilidad líquida 75.00 [Se supone que la retención en la fuente del 2.5% sobre la base de 100% de un ingreso es equivalente al 25% sobre la ganancia gravable, en términos generales. Esto se cumple siempre y cuando la utilidad gravable sea del 10% sobre la base del 100%. Observe que la retención en la fuente a título de renta de 25 u.m. es equivalente a las 25 u.m. que se liquidan como impuesto a la renta sobre la base gravable]. [Retención en la fuente e impuesto de industria y comercio: la retención en la fuente a título de renta y el impuesto de industria y comercio retenido se aplican de mayor jerarquía a menor (de régimen común a régimen común —recuerde que los grandes contribuyentes son del régimen común— y a régimen simplificado). El procedimiento de retención en la fuente es de carácter nacional, y el de industria y comercio es municipal, pero se está tratando de generalizarlo en la mayoría de los municipios del país. Debe comprobarse cuando vaya a ser aplicado]. [Impuesto a las ventas retenido: solamente hacen retención en la fuente a título de impuesto a las ventas los contribuyentes que tienen mayor jerarquía a otro contribuyente de menor jerarquía: por ejemplo, de gran contribuyente a régimen común y al régimen simplificado; igualmente, de régimen común al régimen simplificado. Como el impuesto al régimen simplificado se asume como un mayor costo de la compra hecha al régimen simplificado, lo que no hace muy llamativas las compras, y para no estigmatizar a este régimen, la norma tributaria permite descontarlos de la cuenta del impuesto a las ventas. Así como no todos los grandes contribuyentes son autorretenedores, también el régimen común puede ser autorretenedor, con el fin de evitar la pérdida de certificados de retención al momento de hacer las declaraciones correspondientes y sustentar la retención en la fuente a descontar. Esta categoría se solicita ante la DIAN, siempre y cuando sea persona jurídica y con base en los ingresos de 6000 salarios mínimos legales mensuales vigentes y con el número de clientes superior a 50 que le hagan retención]. [Agente retenedor: son obligaciones del agente retenedor (E. T.):     Efectuar la retención. Consignar lo retenido. Causar y pagar el interés moratorio en consignación extemporánea. Expedir certificados por concepto de salarios.   Expedir certificados por otros conceptos. Presentar declaración mensual de retención]. [Autorretención en la fuente: el director de Impuestos y Aduanas Nacionales tiene la competencia para autorizar o designar a las personas o entidades que deberán actuar como autorretenedores y suspender la autorización cuando a su juicio no se garantice el pago de los valores autorretenidos (E. T.)]. 95. Gran contribuyente compra a régimen común: la empresa gran contribuyente compró electrodomésticos y muebles para la venta por valor de 50.000.000 u.m., con IVA del 16%, y le hace retención al proveedor del régimen común del 2.5% renta, 50% IVA y 0.5% ICA (Causación 143536 Electrodomésticos y muebles, 240802 Impuesto a las ventas, contra 220505 Nacionales, 236540 Retención compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención ICA). Por el pago: (220505 Nacionales, contra 111005 Moneda nacional). 96. Declaración mensual de retención en la fuente: se hizo la respectiva declaración mensual de retención en la fuente y por los diferentes conceptos a título de renta, que fueron 3.000.000 u.m. Las retenciones practicadas a título de IVA fueron 1.500.000 u.m. Los valores se tomaron de los libros auxiliares de contabilidad, la retención se pagó en bancos de la ciudad, y el cheque se giró a favor de la DIAN (236505 Salarios y pagos laborales, 236515 Honorarios, 236525 Servicios, 236530 Arrendamientos, 236540 Retención compras, 236705 Impuesto a las ventas retenido, contra 111005 Moneda nacional). 97. Declaración bimensual del ICA: Se hizo la respectiva declaración bimensual de retención del impuesto de industria y comercio, que fue del 250.000 u.m., teniendo en cuenta los valores en los libros auxiliares de contabilidad, la retención se pagó en bancos de la ciudad a nombre de la tesorería municipal (236805 Impuesto de industria y comercio retenido, contra 111005 Moneda nacional). Acreedores varios: son proveedores de bienes y servicios distintos a los del objeto social. Cuenta 2380. Acreedores varios [Registra los valores adeudados por el ente económico por conceptos diferentes a los especificados anteriormente tales como depositarios de ganado en participación, comisionistas de bolsas, sociedades administradoras de fondos de inversión, reintegros y fondos de perseverancia]. Grupo 24. Impuestos, gravámenes y tasas [Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con base en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el periodo fiscal. Comprende, entre otros, los impuestos de renta y complementarios sobre las ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo y de hidrocarburos y minas]. De renta y complementarios: es el impuesto sobre las ganancias operativas del ejercicio, una vez aplicadas todas las normas tributarias en la depuración de la renta. Política contable de impuestos, gravámenes y tasas Reconocimiento inicial: la entidad reconocerá un pasivo por impuestos corrientes por el impuesto a pagar por las ganancias fiscales del periodo actual y de los periodos anteriores. Si el importe pagado, correspondiente al periodo actual y a los anteriores, excede el importe por pagar de esos periodos, la entidad reconocerá el exceso como un activo por impuestos corrientes (S29.4). Medición inicial: importe calculado después de haber depurado la renta con los presupuestos legales y determinado la renta gravable y aplicada la tarifa correspondiente al contribuyente. Medición posterior: el importe en libros más reliquidaciones de la DIAN. Baja en cuenta: con el pago de la obligación. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revelan su cuantía y los pagos durante el periodo contable, igual que los reajustes, sanciones y requerimientos. Cuenta 2404. De renta y complementarios [Comprende los impuestos de renta y complementarios liquidados en el periodo corriente]. Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor del Estado y a cargo del ente económico por concepto de los cálculos con base en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el periodo fiscal. Comprende, entre otros, los impuestos de renta y complementarios sobre las ventas, de industria y comercio, de licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo y de hidrocarburos y minas]. De renta y complementarios: es el impuesto sobre las ganancias operativas del ejercicio, una vez aplicadas todas las normas tributarias en la depuración de la renta. [Provisión para impuesto de renta: en normas locales mensualmente se contabiliza la provisión del impuesto de renta que ha planeado pagar el contribuyente en el plan que le ha servido para demostrar su capacidad de negocio en marcha, y así lo hace saber en el registro de la provisión. De esta manera la empresa presupuesta el valor mensual y lo lleva a la cuenta de gastos 540505 Impuestos de renta y complementarios contra la 261505 De renta y complementarios. Al finalizar el ejercicio acumula los gastos de impuestos y se cierra contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas. En las NIIF las provisiones son pasivos debidamente reconocidos, solo en la fecha en que se informa, que sean probables y cuya medición sea fiable. Si esa estimación cumple con los requerimientos de un pasivo, se contabiliza. Los impuestos de renta son estimables y hechos que se cumplirán en un periodo determinado]. La entidad solo reconocerá una provisión cuando: a) La entidad tenga una obligación en la fecha sobre la que se informa como resultado de un suceso pasado; b) Sea probable (es decir, exista mayor posibilidad de que ocurra que de lo contrario) que la entidad tenga que desprenderse de recursos para liquidar la obligación; c) El importe de la obligación pueda ser estimado de forma fiable (S21.4). Reconocimiento de la provisión. La entidad reconocerá la provisión como un pasivo en el estado de situación fi a, y el importe de la provisión como un gasto, a menos que otra sección de esta NIIF requiera que el costo se reconozca como parte del costo de un activo tal como inventarios o propiedades, planta y equipo (S21.5). 98. Declaración de renta: el asesor tributario, junto con el contador, elaboraron la declaración de renta y complementarios del año 2013 sobre la fecha sobre la cual se informa, y después de aplicar todas normas favorables a la empresa, calcularon un impuesto a pagar por valor de 32.000.000 u.m. (540505 Impuesto de renta y complementarios, contra 240405 Vigencia fiscal corriente). Cuenta 2408. Impuesto sobre las ventas por pagar [Es el valor del impuesto generado en las ventas menos el descontado por las compras y gastos relacionados directamente con la producción de las ventas]. Política contable del impuesto a las ventas por pagar Reconocimiento inicial: se registra el valor recaudado como el valor pagado en la adquisición de bienes producidos, importados y comercializados, así como de los servicios prestados y/o recibidos gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente. Medición inicial: su medición corresponde al importe liquidado en las facturas de ventas de mercancías, y se descuenta el valor del IVA pagado en las facturas de compra a proveedores. Medición posterior: posteriormente se deben tener en cuentas las devoluciones en compras y las devoluciones en ventas, para ajustar la cuenta. Baja en cuentas: cuando se elabora la declaración de ventas y se paga el saldo en la cuenta. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela su saldo en el estado de situación financiera. Régimen simplificado [Al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones: 1. Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales 2. 3. 4. 5. 6. provenientes de la actividad, inferiores a cuatro mil (4000) UVT. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. Que no sean usuarios aduaneros. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual o superior a: 3300 UVT. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4500 UVT. Parágrafo: para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300 UVT, el responsable del régimen simplificado deberá inscribirse previamente en el régimen común (E. T.)] (Gerencie.com, 2014). Resumen del régimen simplificado valores menores a: Años Valor UVT Ingresos brutos Venta de bienes y servicios Monto de las consignaciones Inscripción previa a contratos Total UVT 4.000 3.300 4.500 3.300 2013 26.841 107.364.000 88.575.000 120.784.500 88.575.000 2014 27.485 109.940.000 90.700.500 123.682.500 90.700.500 2015 28.279 113.116.000 93.320.700 127.255.500 Régimen común [Son responsables del impuesto a las ventas los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores. 99. Compra por gran contribuyente a régimen común: un gran contribuyente compra mercancías de contado para la venta por valor de 10.000.000 u.m., con el IVA del 16%, que se agrega al valor de la factura por 1.600.000 u.m. (Causación143536 Electrodomésticos y muebles, 240802 Impuesto al valor agregado, contra 236540 Retención compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención ICA, 220505 Nacionales), por el pago del neto de la factura de compra (220505 Nacionales, contra 111005 Moneda nacional). 100. Gran contribuyente vende a régimen simplificado: un gran contribuyente vende mercancía de contado, con margen de utilidad del 20%, y se hace factura por valor de 12.000.000 u.m. Se cobra el correspondiente impuesto al valor agregado (1130505 Cartera, contra 413536 Electrodomésticos, 240804 Impuesto al valor agregado). Por el ingreso del efectivo a caja: (10505 Caja general, contra 130505 Clientes). 101. Causación costo de venta: por concepto de la venta anterior se lleva a cabo la contabilidad del costo de ventas por valor de 10.000.000 u.m. (613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra 143536 Electrodomésticos). 102. Gran contribuyente compra papelería: el gran contribuyente también compró papelería y útiles de escritorio para el proceso de ventas por valor de 1.000.000 u.m. durante el bimestre, sobre el cual también liquidaron impuesto al valor agregado (521020 Útiles y papelería, 240802 Impuesto al valor agregado, contra 236540 Retención compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención ICA, contra 233595 Otros), por el pago de la factura: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). [En otros tiempos esta papelería se llevaba a un gasto diferido; así se compre para varios meses, las NIIF exigen llevarlos a gastos]. 103. Compra de maquinaria: la sociedad compró maquinaria por valor de 20.000.000 u.m. y pagó impuesto sobre las ventas del 16%. El mayor valor pagado por concepto del IVA se lleva como mayor valor del bien (Causación152005 Maquinaria y equipo, 230505 Cuentas por pagar, 236540 Retención compras, 236740 Retención IVA, 236840 Retención ICA), por el pago: (230505 Cuentas por pagar contra 111005 Moneda nacional). Este es un típico caso en el que el impuesto a las ventas no está relacionado con las ventas del negocio. La base gravable de las importaciones para liquidar el impuesto sobre las ventas será la misma para liquidar los derechos de aduana, adicionada con el valor de este gravamen. Revise el concepto aplicable al IVA pagado en bienes importados o construido en su país. 104. Autorretenedor vende mercancías: la empresa (por sus características de tener más de 50 clientes en cartera que retienen y por el volumen de sus ventas en el año anterior, la Dirección de Impuestos Nacionales le aceptó la calificación) vende mercancías por valor de 20.000.000 u.m. y liquida el impuesto sobre las ventas de 3.200.000 u.m. (Causación130505 Cartera, contra 413536 Electrodomésticos, 240804 Impuesto a las ventas). Por el pago de la factura: (130505 Cartera, contra 111005 Moneda nacional). 105. Registros de la Autorretención: la empresa hace los registros de autorretenciones sobre la base de los 20.000.000 u.m. (135515 Retención renta, 135517 Retención IVA, 135518 Retención ICA, contra 236575 Autorretenciones). El beneficio de las empresas autorretenedoras es que no pierden el valor de las retenciones en la fuente porque son ellos los que llevan el control; en el otro sistema son muchas las retenciones que no le certifican porque las empresas desaparecen y por consiguiente pierden el descuento en las respectivas declaraciones. [Cuenta 2412. Impuesto de industria y comercio Todos los municipios —más de 1096 en el país— han implementado el sistema de retención en la fuente a título de impuesto de industria comercio, tableros y avisos, con el fin de traer rápidamente el impuesto para la ejecución de obras del municipio, que en otras oportunidades se practicaba con pagos posteriores a la vigencia]. www2.igac.gov.co/ninos/faqs_user/faqs.jsp?id_categoria=2 Política contable de impuesto de industria y comercio Reconocimiento inicial: registra el valor adeudado por el gravamen establecido sobre las actividades industriales, comerciales y de servicios, a favor de cada uno de los municipios donde ellas se desarrollan, según liquidación privada. Medición inicial: el importe liquidado en la declaración de industria y comercio. Medición posterior: el importe en libros. Baja en cuenta: cuando se paga. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela. 106. La empresa obtuvo un volumen de ventas netas por valor de 500.000.000 u.m. durante el bimestre enero-febrero y está clasificada con el 0.5% en el impuesto de industria y comercio, con el cual alcanza un total de impuesto del orden de 2.500.000 u.m., sobre los que se descuentan las retenciones que le practicaron por valor de 650.000 u.m. Ahora se dispone hacer la declaración de ICA (Causación 521505 Industria y comercio, contra 135518 Impuesto de industria y comercio retenido, 233510 Gastos legales), por la declaración y pago: (230505 Cuentas por pagar, contra 111005 Moneda nacional). Beneficios a empleados [obligaciones laborales] Los beneficios a empleados son las mismas obligaciones laborales que se originan en un contrato de trabajo. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores siempre que: 1. Su pago sea exigible o probable. 2. Su importe se pueda estimar con fiabilidad. Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de contraprestaciones que la entidad proporciona a los trabajadores, incluidos administradores y gerentes, a cambio de sus servicios. Esta sección se aplicará a todos los beneficios a los empleados, excepto los relativos a transacciones con pagos basados en acciones, que se tratan en la S26: Pagos Basados en Acciones. Los cuatro tipos de beneficios a los empleados a los que se hace referencia en esta sección son: a) Beneficios a corto plazo a los empleados: son los beneficios a los b) c) d) (i) (ii) empleados (distintos de los beneficios por terminación) cuyo pago será totalmente atendido en el término de los doce meses siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados han prestado sus servicios (ver párrafos 28.4 a 28.8 y 28.39). Beneficios post empleo, son los beneficios a los empleados (distintos de los beneficios por terminación) que se pagan después de completar su periodo de empleo en la entidad. (S28.9 a S28.28, S28.40 y S28.41). Otros beneficios a largo plazo para los empleados, que son los beneficios a los empleados (distintos de los beneficios postempleo y de los beneficios por terminación) cuyo pago no vence dentro de los doce meses siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados han prestado sus servicios. (Ver párrafos 28.29, 28.30 y 28.42). Beneficios por terminación, que son los beneficios por pagar a los empleados como consecuencia de: La decisión de una entidad de rescindir el contrato de un empleado antes de la edad normal de retiro; o La decisión de un empleado de aceptar voluntariamente la conclusión de la relación de trabajo a cambio de esos beneficios. (Ver párrafos 28.31 a 28.37, 28.43 y 28.44) (S28.1). Ejemplos de beneficios a empleados:  Corto plazo: Sueldos a empleados. Intereses a las cesantías. Prima de servicios. Vacaciones.      Post empleo: Pensión de jubilación. Largo plazo: Cesantías. Prima de quinquenio. Año sabático. Terminación del contrato por el patrono: Indemnización por no cumplimiento del contrato. Indemnización por despido injustificado del empleado. Pensión sanción. Planes por aportaciones definidas: Aportes para pensión de jubilación de sus trabajadores a un fondo de administración de pensiones. Planes por beneficios definidos: Pensión de jubilación asumida por la empresa. Para ello requiere de un cálculo actuarial cada año. [Contrato de trabajo: se define por las siguientes características: 1. Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. 2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario (C. S. T.)]. [Elementos esenciales del contrato de trabajo: 1. Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres a. b. c. 2. elementos esenciales: La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo; La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país; y Un salario como retribución del servicio. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen (C.S.T.)]. [Terminación del contrato Para proceder a la terminación del contrato de trabajo establecido en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador le deberá informar por escrito al trabajador, a la última dirección registrada, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios pagados de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, adjuntando los comprobantes de pago que los certifiquen. Si el empleador no demuestra el pago de dichas cotizaciones, la terminación del contrato no producirá efecto. Sin embargo, el empleador podrá pagar las cotizaciones durante los sesenta (60) días siguientes, con los intereses de mora (C.S.T.)]. [Duración máxima del periodo de prueba En los contratos de trabajo a término fijo cuya duración sea inferior a un (1) año el periodo de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses. Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos, no es válida la estipulación del periodo de prueba, salvo para el primer contrato (C.S.T.)]. Salarios por pagar: es el valor de la nómina liquidada, con todos sus derechos de sueldo básico, horas extras, dominicales, auxilio de transporte, descontadas las deducciones de ley y otras autorizadas por el empleado. Grupo 25. Beneficios a empleados Política contable de beneficios a empleados (Grupo 25) Reconocimiento inicial: una entidad reconocerá el costo de todos los beneficios a los empleados a los que estos tengan derecho como resultado de servicios prestados a la entidad durante el periodo sobre el que se informa: a) Como un pasivo, después de deducir los importes que hayan sido pagados directamente a los empleados o como una contribución a un fondo de beneficios para los empleados. Si el importe pagado excede a las aportaciones que se deben realizar según los servicios prestados hasta la fecha sobre la que se informa, una entidad reconocerá ese exceso como un activo en la medida en que el pago anticipado vaya a dar lugar a una reducción en los pagos a efectuar en el futuro o a un reembolso en efectivo. b) Como un gasto, a menos que otra sección de esta NIIF requiera que el costo se reconozca como parte del costo de un activo, tal como inventarios o propiedades, planta y equipo (S28.3). Medición inicial: el costo liquidado individualmente a cada empleado en la nómina, por cada uno de los departamentos de la empresa, cuando sea aplicable. Medición posterior: el importe en libros. Baja en cuenta: pago de la nómina. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela en los estados financieros. El pasivo laboral es individual, cierto y probable. No existen estimaciones sobre bases inciertas. El importe de la provisión se debe causar mensualmente como un pasivo teniendo en cuenta las siguientes condiciones: a) Su pago sea exigible o probable, y b) Su importe se pueda estimar razonablemente. El efecto retroactivo en el importe de las prestaciones sociales originadas por la antigüedad y el cambio en la base salarial forma parte de los resultados del respectivo periodo contable. El cálculo definitivo correspondiente a las obligaciones laborales que no se cancelen durante el mismo ejercicio económico en que se causen sino en fechas futuras indeterminadas se consolidará en las diversas subcuentas del grupo 25. Obligaciones laborales. Cuenta 2505. Salarios por pagar [Registra los valores a pagar a los trabajadores originados en una relación laboral, tales como sueldos, salario integral, jornales, horas extras, recargos, comisiones, viáticos, incapacidades y subsidio de transporte]. 107. Se elaboró y causó la nómina de personal de ventas con total devengado por 6.000.000 u.m., más el auxilio de transporte de 615.000 u.m., menos las deducciones sobre la nómina a favor de empresas prestadoras de los servicios de salud (4%) y de administradoras de pensiones (4%), y por el resto se giró cheque (Causación 520506 Sueldos, 520527 Auxilio de transporte, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 238030 Fondos de cesantías y/o pensiones, 250505 Salarios por pagar), por el pago de los salarios: (250505 Salarios por pagar, contra 111005 Moneda nacional). Siempre se debe acostumbrar hacer primero la causación de la nómina y luego el pago. Cesantías consolidadas: por cada año el empleado tiene derecho a un mes de sueldo por concepto de cesantías sobre el sueldo básico, incluido el auxilio de transportes, y que el patrono debe pagar en los primeros meses del siguiente año a los fondos administradores de cesantías. Cuenta 2510. Cesantías consolidadas [Registra las obligaciones del ente económico con cada uno de sus trabajadores por concepto del auxilio de cesantías, como consecuencia del derecho adquirido de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los acuerdos laborales existentes]. Las NIIF no aceptan hacer provisiones para los beneficios a empleados, pues estas se deben liquidar por su obligación probable y fiable. Las liquidaciones tienen que ser individuales, y no en su conjunto de la nómina. 108. Beneficios a empleados: se causaron los beneficios a empleados sobre la fecha sobre la cual se informa, mediante la liquidación del pasivo por prestaciones sociales de los empleados así: se toma la información de cada empleado en particular para reconocer sus derechos y liquidar las cesantías, intereses, prima de servicios y vacaciones. Anteriormente se hacía así: cesantías 1/12 sobre el valor del salario, intereses sobre cesantías del 1% sobre las cesantías mensuales). Tome el valor de un empleado que trabajó todo el año y liquide la prima de servicios por 1/12 del salario, vacaciones por 1/24 del salario (la liquidación de prestaciones incluye el salario y el auxilio de transporte, excepto en el tiempo de vacaciones). Este pasivo se hace en forma individual y no por el grupo de empleados (Causación 520530 Cesantías, 520533 Intereses sobre cesantías, 520536 Prima de servicios, 520539 Vacaciones, contra 251010 L. 50/90 y normas posteriores, 251505 Intereses sobre cesantías, 252005 Prima de servicios, 252505 Vacaciones consolidadas). Intereses sobre cesantías: sobre el saldo acumulado de cesantías a 31 de diciembre por cada uno de los empleados, se debe liquidar y pagar el 12% en el mes de enero del año siguiente. Cuenta 2515. Intereses sobre cesantías [Comprende el valor de los intereses causados sobre las cesantías de conformidad con las disposiciones legales vigentes en el Código Sustantivo de Trabajo de cada país]. Prima de servicios: es el derecho que tiene el trabajador por cada año de trabajo, pagadero cada seis meses. “Hasta el año 2006 no se pagaba prima de servicio a los trabajadores transitorios u ocasionales, excepción que fue declarada inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C-825 de 2006, por tanto, desde esa fecha es obligatorio pagar la prima de servicios a estos trabajadores” (Guía Laboral Gerencie.com). Revisar la situación de cada país en particular. [Cuenta 2520. Prima de servicios Registra el valor que por ese concepto se encuentre pendiente de pago y a favor de los trabajadores como consecuencia del derecho adquirido de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los acuerdos laborales existentes con el ente económico]. [Vacaciones consolidadas: es el derecho al descanso remunerado que tiene el trabajador por cada año de trabajo. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensación de estas en dinero procederá por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracción de año, siempre que este exceda de tres meses (revisar Código Laboral de cada país)]. “Las vacaciones no son una prestación social, sino que es un descanso remunerado y que es considerado salario, por lo que el dinero recibido por concepto de vacaciones se tratará como cualquier salario; por tanto se deberán hacer aportes a seguridad social, parafiscales e inclusive prestaciones sociales sobre él” (Guía Laboral 2014 Gerencie.com). [Cuenta 2525. Vacaciones consolidadas Registra el valor acumulado de las vacaciones que el ente económico adeuda a sus trabajadores producto de la relación laboral existente, sean estas legales o extralegales]. Cada vez que se hace uso de las vacaciones se utiliza este valor y se da de baja, porque ese periodo se llevó al estado de resultados en el momento en que el ente adquirió la obligación de los beneficios a los empleados. Su valor se presenta tanto en el pasivo corriente (lo correspondiente al periodo más antiguo) como en el pasivo a largo plazo (los dos siguientes), teniendo en cuenta que el empleado solo puede acumular tres periodos de vacaciones; el resto lo pierde. Su revelación tiene que contener las novedades de esta cuenta. Retención en la fuente sobre nómina [El ingreso laboral gravado con retención en la fuente se expresa en UVT. Al dividir el sueldo sobre el valor de la UVT: si se encuentra entre 95 y 150 UVT, se le restan las primeras 95 y la retención será el 19% multiplicado por el valor de la UVT; si el ingreso está dentro del intervalo de 150 a 360, se le restan las primeras 150 y la retención será el 28% más 10 UVT (que corresponden al primer intervalo 150 - 95 = 55 * 19% = 10 UVT); si el ingreso es superior a 360 UVT, se le restan las 360 del intervalo anterior, que se multiplica por el valor de la UVT, y la retención en la fuente será del 33% de esa diferencia, más las 69 UVT que resultan de las 10 que se suman del primer intervalo y las 59 UVT del segundo (360 - 150 = 210 * 28% = 58.8 y se aproxima a 59), que se multiplica por 27.485, que es lo que vale la UVT, y este será el valor de la retención]. Tabla de retención en la fuente Menor a 95 UVT Entre 95 y 150 UVT (N°. UVT - 95) * Valor UVT Salario mensual / Entre 150 y 360 UVT (N°. UVT - 150) * Valor UVT Valor de la UVT Superior a 360 UVT (N°. UVT - 360) * Valor UVT (Valor UVT: 26.841 años 2013; 27.485 año 2014). 0% 19% 28% + 10 UVT 33% + 69 UVT Cuenta 2365. Retención en la fuente [Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la Administración de Impuestos Nacionales, en virtud al carácter de recaudados que las disposiciones legales vigentes les han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen]. 109. Retención en la fuente sobre salarios: se calculó la retención en la fuente a los salarios básicos de 7.000.000 u.m. y 9.800.000 u.m. (todas las cuentas de la nómina contra 236505 Salarios y pagos laborales). Retenciones y aportes de nómina: favor remitirse al tema que considera el proceso contable de la sociedad comercial, donde se elabora una nómina con todos los elementos de aportes del trabajador, del patrono, seguridad social y prestaciones sociales. Cuenta 2370. Retenciones y aportes de nómina [Registra las obligaciones del ente económico a favor de entidades oficiales y privadas por concepto de aportes parciales y descuentos a trabajadores de conformidad con la regulación laboral. Igualmente, registra otras acreencias de carácter legal y descuentos especiales debidamente autorizados, a excepción de lo correspondiente a préstamos y retención en la fuente]. Cuenta 2380. Acreedores varios Registra los valores adeudados por el ente económico por conceptos diferentes a los especificados anteriormente tales como depositarios de ganado en participación, comisionistas de bolsas, sociedades administradoras de fondos de inversión, reintegros y fondos de perseverancia]. 110. Aportes patronales: el patrono contabilizó los aportes patronales y riesgos profesionales, sobre el valor de la nómina para cada uno de los empleados, así: a empresas de salud (empresas prestadoras de servicios de salud) (8.5%), de pensiones (administradoras de fondos de pensiones) (12%), riesgos profesionales (administradoras de riesgos profesionales) (0.5%). Tome un empleado de 5.000.000 u.m. (Causación 520569 Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 520570 Aportes a fondos de pensiones y/o cesantías, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP, 238030 Fondos de cesantías y/o pensiones). 111. Aportes parafiscales: el patrono también calculó y contabilizó los aportes parafiscales sobre el valor de la nómina de 6.000.000 u.m. así: a la Caja de Compensación Familiar (4%), al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (3%) y para el Servicio Nacional de Aprendizaje (2%). (Se excluye para todos los cálculos el valor pagado al empleado por concepto de auxilio de transporte). (Las tarifas deben actualizarse de acuerdo a las normas laborales de cada país). (520572 Aportes cajas de compensación familiar, 520575 Aportes ICBF, 520578 SENA, contra 237010 portes al ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar). 112. Pago de retenciones sobre nómina: se pagaron todas las retenciones sobre la nómina y los aportes patronales de riesgos profesionales y parafiscales sobre la nómina (237005 Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP, 237010 aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar, 238030 Fondos de cesantías y/o pensiones, contra 111005 Moneda nacional). 113. Transferencia de recursos a las administradoras: En el siguiente año se transfirieron recursos por valor de 1.200.000 u.m. a fondos de pensiones. A los empleados se les pagaron los intereses por cesantías por 1.200.000 u.m. (238030 Fondos de cesantías y/o pensiones, 261010 Intereses a las cesantías, contra 111005 Moneda nacional). 114. Pago de prima de servicios: en el mes de diciembre del mismo año se pagaron la prima de servicios y las vacaciones a quienes cumplieron un año de servicios con fecha 31 de diciembre por valor de la nómina de prima por 8.500.000 u.m., (252515 Vacaciones, 252020 Prima de servicios, contra 111005 Moneda nacional). 115. Pago de vacaciones: se pagó las vacaciones al empleado por un año de servicios, quien tenía un salario mínimo 2014 de 616.000 u.m. mensuales y auxilio de transporte de 72.000 u.m. (se considera que quien sale a vacaciones no gana auxilio de transporte y se pagan sobre el rubro de presupuesto los días de vacancia, en tanto que a la persona que lo reemplaza debe pagársele el correspondiente auxilio y el sueldo con la provisión). (2525015 Vacaciones, contra 111005 Moneda nacional). 116. Préstamo a empleados: se prestó a un empleado la suma de 1.000.000 u.m., en calidad de anticipo sobre las cesantías, el cual no genera intereses para la empresa. Aquí se debe considerar que el préstamo no es un activo que se recupere en el tiempo; por consiguiente se debe llevar directamente al pago de las cesantías (251010 Cesantías consolidadas, contra 111005 Moneda nacional). 3. Pasivo no corriente Hacen parte del pasivo no corriente las obligaciones a largo plazo cuyo vencimiento es a más de un año, tales como:    Obligaciones financieras de largo plazo. Préstamos hipotecarios. Bonos por pagar. 4. Provisiones y contingencias Las NIIF para pymes, en su sección 21, tratan las provisiones (es decir, pasivos de cuantía o vencimiento inciertos), que se contabilizan como pasivos contingentes. Se contabilizan como pasivos siempre que exista una obligación de pagar un valor cierto, probable y medible de una obligación fiable; de lo contrario las provisiones para costos y gastos, si no tienen un hecho cierto, simplemente no existen. {La NIC 37, en el libro de NIIF casos prácticos, de Marcos Puruncajas Jiménez, presenta las siguientes diferencias entre provisiones y otros pasivos, las cuales se aplican en las NIIF plenas y no son iguales en las NIIF pymes}. Provisiones En una provisión hay incertidumbre del valor a pagar. No existe fecha definida para el pago. Ejemplo: Provisión productos vendidos. por garantía de Otros pasivos En un pasivo hay certeza del valor a pagar. En la mayoría de los pagos hay una fecha definida. Ejemplo: Préstamo realizado por un banco. [Para costos y gastos: solo se contabiliza el pasivo cuando exista un contrato de por medio o factura de servicios públicos. Usar la cuenta 2335 Costos y gastos por pagar. No utilice provisiones y estimaciones ni la cuenta 2605 para costos y gastos]. [Para obligaciones laborales: las obligaciones laborales son individuales, ciertas y probables, no existen estimaciones sobre base inciertas. Utilice las cuentas 2510 cesantías consolidadas, 2515 intereses sobre cesantías, 2520 prima de servicios, 2525 vacaciones consolidadas, etc. No utilice la cuenta 2610 para obligaciones laborales]. [Para obligaciones fiscales: los impuestos sobre la renta, de patrimonio y de industria y comercio que debe liquidar la empresa se hacen sobre bases ciertas, probables y fiables. No existen estimaciones sobre bases inciertas. Los registros contables se expusieron en la cuenta 2404 para asociar la causación del gasto en el momento de reconocer el pasivo por concepto de impuesto de renta y complementario definitivo del periodo contable. Igualmente se hizo con las obligaciones laborales que se expusieron junto con la consolidación del pasivo laboral]. 5. Pasivos diferidos Grupo 27. Diferidos [Comprende los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o distribuidos. Igualmente, registra el monto adeudado por el reajuste a las cuotas netas, para el caso de las sociedades administradores de consorcios comerciales, la utilidad diferida en ventas a plazos, el crédito por corrección monetaria diferida y los impuestos diferidos]. Política contable de pasivos diferidos Reconocimiento inicial: un pasivo diferido se reconoce en los estados financieros cuando la empresa recibe anticipos para la venta de bienes o prestación de servicios. También se reconoce un pasivo por impuesto diferido cuando exista una diferencia temporal deducible fiscalmente en los siguientes periodos. Medición inicial: los valores recibidos en efectivo de la persona que paga anticipado. Anticipos de obras materiales. Medición posterior: el importe en libros. Baja en cuenta: cuando se entrega el bien o se presta el servicio. Presentación y revelación: se presenta en el pasivo corriente y se revela su valor. Cuenta 2705. Ingresos recibidos por anticipado [Registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios entre otros]. 117. 118. 119. 120. 121. Ingresos recibidos por anticipado: la entidad recibió suscripciones al periódico La República por un año por valor de 360.000 u.m. anuales de 10 usuarios más IVA (110505 Caja general, contra 270505 Ingresos anticipados). La disminución de este pasivo, cuando se presta un servicio o se cumple con la obligación, se constituye en un ingreso ordinario para la entidad. Causación del pago anticipado: El procedimiento para la entidad que pagó la suscripción muy diferente. No es un activo diferido porque en NIIF no existen este tipo de activos, y además el comprador lo debe llevar directamente a gastos porque no se cumple con los requerimientos de activo generador de flujos económicos en el futuro (5105 Gastos de administración, contra 111005 Moneda nacional). Causación de suscripción anticipada: el diario La República causó el ingreso por suscripción del periódico del primer año, 417.600 u.m. (110505 Caja general, contra 270530 De suscriptores, 240804 Impuesto al valor agregado). Ingreso anticipado de matrículas: un colegio recibió de un padre de familia las cuotas de matrícula y pensión de los primeros seis meses del año por valor de 2.400.000 u.m. (110505 Caja general, contra 270545 Matrículas y pensiones). Causación del ingreso anticipado: el colegio realizó el ingreso del primer mes de matrícula y pensión por valor de 400.000 u.m. (270545 Matrículas y pensiones contra 416005 Actividades relacionadas con la educación). La educación formal requiere de un registro en el Ministerio de Educación para excluir al establecimiento del impuesto a las ventas; de lo contrario la educación informal debe liquidar el IVA. 122. 123. Anticipo de honorarios: el contador recibió honorarios anticipados de 2.320.000 u.m. por la asesoría tributaria del año (110505 Caja general, contra 270520 Honorarios, 240804 Impuesto al valor agregado). Por la causación de los ingresos mensuales: (270520 Honorarios, contra 415550 Actividades empresariales de consultoría). Se debe recordar que el impuesto a las ventas se genera en el momento de la causación o venta. Recibo de intereses anticipados: se recibieron anticipadamente los intereses de tres meses al 3% mensual sobre el préstamo de 10.000.000 u.m. (110505 Caja general, contra 270505 Intereses). 6. Otros pasivos Grupo 28. Otros pasivos [Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones a cargo del ente económico, contraídas en desarrollo de actividades que por su naturaleza especial no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás grupos del pasivo]. Política contable de otros pasivos (Grupo 28) Reconocimiento inicial: la entidad reconoce un pasivo solo cuando cumple con los requerimientos de ser una obligación de hechos pasados y que por consiguiente debe desprenderse de efectivo para su cancelación. Tal es el caso de anticipos recibidos para ejecución de obras, los cuales se realizan de acuerdo al porcentaje de la obra terminada. Medición inicial: por el importe de dinero recibido del dueño de la obra material. Medición posterior: por el importe en libros. Baja en cuenta: cuando se terminan los proyectos y se aplican los anticipos al pago de los proyectos mediante actas firmadas por las partes. Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación financiera en el activo corriente y se revelan los hechos con base en los contratos en ejecución, cuantías y porcentaje de terminación. Cuenta 2805. Anticipos y avances recibidos Registra las sumas de dinero recibidas por el ente económico de clientes como anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados, que han de ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva]. 125. 126. 127. La empresa recibe como anticipo 1.250.000 u.m. para separar la compra de la moto AKT 1500, cuyo valor es de 4.500.000 u.m. (110505 Caja general, contra 280505 De clientes). Se recibió de un cliente un anticipo de obra de construcción, por valor de 100.000.000 u.m. (111005 Bancos moneda nacional, 135515 Retención en la fuente, 135518 Retención de industria y comercio, contra 280510 Anticipos y avances recibidos sobre contratos). Quien entregó el dinero lo llevaría a una cuenta del activo (150805 Construcciones en curso, contra 236525 Retención en la fuente sobre servicios, 236825 Impuesto de industria y comercio sobre servicios). Ahora bien, los anticipos tienen retención en la fuente, porque es en el pago o abono en cuenta; no se debe dejar para cuando se reciba el pago definitivo. Sobre el contrato de obra y por las responsabilidades solidarias del dueño de la obra con las prestaciones sociales de los empleados, el cliente hizo retención sobre el contrato de 500.000.000 u.m., del orden del 5% (280510 Sobre contratos, contra 282505 Cumplimiento de obligaciones laborales). Al cliente se le debe presentar el paz y salvo por concepto de las prestaciones sociales y aportes a la seguridad social para que devuelva el valor retenido. Cuenta 2810. Depósitos recibidos Registra el valor de las sumas recaudadas por el ente económico de personas naturales, jurídicas o entidades oficiales, para garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales, de servicios, de los fondos para proyectos, inversiones específicas y otras afines. En el caso de los socios y/o accionistas corresponde a las sumas recibidas en calidad de depósitos con el fin de adquirir acciones o cuotas sociales mientras se legaliza y aprueba la emisión correspondiente. Para el caso específico de sociedades administradoras de consorcios comerciales, se incluye dentro de esta cuenta el denominado fondo de reserva, la cual se afectará conforme a las normas legales vigentes. Cuenta 2815. Ingresos recibidos para terceros [Registra los dineros recibidos por el ente económico a nombre de terceros y que en consecuencia serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos]. 128. Ingresos recibidos para terceros: la empresa, por medio del gerente, vendió unas cuotas de capital de uno de los socios y recibió el valor de 2.000.000 u.m. para entregarle al socio (110505 Caja general, contra 281505 Valores recibidos para terceros). Embargos judiciales: son valores retenidos a empleados, contratistas, con destino a los juzgados. Cuenta 2830. Embargos judiciales [Registra el valor de los pasivos adquiridos por el ente económico por concepto de descuentos hechos a afiliados del ente, producto de embargos, pago de indemnizaciones y constitución de títulos de depósito judicial de acuerdo con lo ordenado por despachos judiciales cuando el afiliado o el ente tengan obligaciones eventuales ante terceros, sea por actos derivados directa o indirectamente de sus dependientes]. 129. Orden del Juzgado por alimentos: el juzgado ordenó a la empresa retener al empleado 800.000 u.m. como indemnización por cuota de alimentos. En el momento de la elaboración de la nómina se crea el pasivo a favor del juzgado (520505 Sueldos, contra 283010 Embargos judiciales), luego se procede hacer su pago: (283010 Embargos judiciales, contra 111005 Moneda nacional). Grupo 29. Bonos y papeles comerciales [Comprende los valores recibidos por el ente económico por concepto de emisión y venta de bonos ordinarios o convertibles en acciones, así como los papeles comerciales definidos como valores de contenido crediticio emitidos por empresas comerciales, industriales y de servicios con el propósito de financiar capital de trabajo. La prima o descuento en la colocación de bonos por el valor superior o inferior al valor nominal de los títulos se contabilizará por separado. La amortización del descuento o de la prima se debe hacer en forma sistemática en las fechas estipuladas para la causación de los intereses, con cargo o crédito a las cuenta de intereses. Asimismo, este grupo incluye los denominados “bonos pensionales” y “Títulos pensionales”, emitidos por el ente económico y originados en la expedición de las normas sobre seguridad social]. Bonos: [Los bonos son títulos-valores que incorporan una parte alícuota de un crédito colectivo constituido (C. Cio.)]. Redención de bonos: los bonos se emiten para financiar las operaciones o proyectos y se redimen cuando se cumple el término estipulado en el contrato de emisión. 7. Actividades de aprendizaje Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿Por qué se les da el nombre de pasivo a las obligaciones? 2. ¿Cómo define el pasivo desde el punto de vista de la NIIF? 3. ¿Cuándo las obligaciones financieras pueden consumir el aporte de los asociados? 4. ¿Por qué se debe hacer registrar primero la causación y luego el pago? ¿Tiene alguna lógica contable? 5. ¿A los anticipos en contratos de obra se les aplica retención en la fuente? ¿Se espera la terminación de la obra? 6. ¿Cuál es el costo promedio de capital de la empresa donde trabaja? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Defina qué es pasivo según las NIIF. Defina qué es una provisión según las NIIF. ¿Cuáles son los principales grupos del pasivo? ¿Cómo se clasifican los pasivos? ¿Qué función cumple la retención para la empresa a la que le retienen? ¿Qué función cumple la retención en la fuente para la empresa que tiene que hacerla? ¿Cuál es la diferencia entre los grupos de cuentas 22 y 23? ¿Cuáles son los beneficios a empleados? ¿En qué momento se calcula la provisión del impuesto sobre la renta? ¿En qué momento se consolida el impuesto de renta y complementarios? ¿Qué valor se lleva a la cuenta 240405 Impuesto de renta por pagar? ¿ El valor contable o el fiscal? ¿Qué obligaciones componen los proveedores? Identifique el costo del pasivo y el costo del patrimonio. Desarrolle la siguiente actividad Elabore una nómina para cinco empleados y contabilice el sueldo por pagar, los aportes patronales de seguridad social, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales. Capítulo 9. Contabilidad de patrimonio “Denme un una idea de negocios y les diré como crear una empresa y cómo financiarla”. @amfimar El patrimonio de una persona natural está compuesto por el aporte personal que hace el dueño a su empresa, y el patrimonio de una persona jurídica, por los aportes que hacen los asociados al fondo común de una sociedad comercial o empresa unipersonal. El tipo de aporte puede ser en calidad de aportes en dinero o en especie, con el ánimo de proveer recursos para dar marcha a los proyectos privados de inversión, sin los cuales no se desarrolla la región o el país. La recepción de los aportes se lleva a las cuentas apropiadas de activos, contra la cuenta de aportes personales en negocios de personas naturales, aportes sociales en las sociedades comerciales de personas y asimiladas, y al capital por suscribir en las sociedades de capital y asimiladas. El patrimonio se fortalece durante el desarrollo de la vida económica mediante su mantenimiento financiero y operativo. Con ese fin se calculan distintos tipos de reservas: la estatutaria, en un 10% de las utilidades del ejercicio para darle a la empresa capacidad de negociación; la ocasional, también sobre la utilidad por una cuantía igual a los proyectos de ampliación o mejora que se llevarán a cabo; y la legal, como el conjunto de superávit acumulado con base en las ganancias líquidas de cada ejercicio, en las sociedades cuya responsabilidad social es limitada al monto de sus aportes para cubrir los riesgos propios del negocio. “El mantenimiento financiero le da capacidad operativa a la empresa por las nuevas inversiones en propiedades, planta y equipo”. El remanente que se distribuye entre los asociados [mínimo el 50% de las utilidades], en calidad de dividendos o participaciones en efectivo, se presenta en el pasivo corriente. Cuando se distribuye en calidad de dividendo en acciones o de participaciones en cuotas o partes de interés social, se clasifica dentro del patrimonio. El mantenimiento del patrimonio (financiero y físico) es fundamental para mantener la capacidad del ente contable y se hace través de las utilidades o excedentes, porque el aspecto que estaba contemplado en el ajuste integral a los activos operativos y al patrimonio [desapareció en Colombia desde el año 2007]. …la evaluación debe hacerse respecto al (aportado) o al patrimonio físico (operativo…). patrimonio financiero El capital representa los aportes efectuados al ente económico, en dinero, en industria o en especie, con el ánimo de proveer recursos para la actividad empresarial y que, además, sirvan de garantía para los acreedores. El capital debe registrarse en la fecha en la cual se reciba el efectivo o las especies (no es necesario el documento de constitución o reforma) o cuando se perfeccione el compromiso de efectuar el aporte en las cuentas apropiadas del monto proyectado, comprometido y pagado, según el caso. Los aportes en especie se contabilizan por el valor convenido o el debidamente fijado por los órganos competentes del ente económico y aprobado por las autoridades, si fuere el caso. Se debe registrar por separado cada clase de aportes, según los derechos que confieran. Los principales problemas en el manejo de la contabilidad de patrimonio son la emisión de aportes de capital, la responsabilidad en cada uno de los tipos de sociedad y el tipo de aporte (algunos están restringidos). Un problema muy común cuando se inicia en el estudio del capital social de las sociedades comerciales de capital es la confusión del capital suscrito y del capital suscrito y pagado: se reconoce a estos dos términos la categoría de cuentas del patrimonio cuando solamente alcanza a un término contable. Las verdaderas cuentas son la 310505 Capital autorizado, 310510 Capital por suscribir y 310515 Capital suscrito por cobrar. De la dinámica de estas cuentas resultan unas sumas sin categoría de cuenta, tales como capital suscrito y el capital suscrito y pagado. 1. Cuentas del patrimonio Es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos reconocidos (S2.15). También es considerado como el producto de la ecuación contable: Activo – Pasivo = Patrimonio = Activo neto. El rubro de patrimonio en el estado de situación financiera se clasifica: En una sociedad por acciones en:  Capital en acciones o fondos aportados por los accionistas.  Ganancias acumuladas.  Ganancias y pérdidas reconocidas directamente en el patrimonio (S2.22). El patrimonio incluye las inversiones hechas por los propietarios de la entidad, más los incrementos de esas inversiones, ganados a través de operaciones rentables y conservados para el uso en las operaciones de la entidad, menos las reducciones de las inversiones de los propietarios como resultado de operaciones no rentables y las distribuciones a los propietarios (S22.3). Las sociedades anónimas y asimiladas pueden manejar el siguiente acervo de cuentas dentro del patrimonio, así no estén explicitas en las NIIF pymes:    Capital autorizado: el que se determina con base en el valor que la sociedad haya aprobado en el momento de constitución y en los siguientes periodos de acuerdo a las necesidades de ampliación de las operaciones del ente económico. Capital por suscribir: es la cuenta compensatoria de las acciones que están en calidad de disponibles para la venta. Capital suscrito por cobrar: representa los contratos de acciones suscritas que tienen como fundamento un reglamento de emisión y colocación de acciones. Esta cuenta disminuye el capital por suscribir de la sociedad. Cuando los accionistas pagan los contratos de suscripción, van liberando la cuenta en el capital suscrito y pagado.       Reservas obligatorias: son utilidades de los ejercicios que se retienen y que son exigidas por el Código de Comercio de cada país con el fin de preservar la sociedad de futuras pérdidas. Reservas ocasionales: también son utilidades de ejercicio que se destinan para eventos especiales, como la compra de un nuevo negocio o el montaje de una nueva planta. Ganancias acumuladas: son las utilidades del ejercicio que no fueron dispuestas en dividendos o apropiadas en reservas de los ejercicios anteriores. Ganancias del ejercicio corriente: son las utilidades del ejercicio sobre la fecha que se informa. Pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores: son las pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores que no han sido cubiertas por reservas para este fin. Pérdidas del ejercicio corriente: son las pérdidas del ejercicio sobre el cual se informa. (*) Estas cuentas permanecen inmodificables en los países que las utilicen, frente a las disposiciones de las NIIF para pymes, porque no las modificó en cuanto a sus generalidades y tampoco se aprobó una propuesta supletoria. Las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas se diferencian de las anteriores en una sola cuenta dentro del patrimonio:   Aportes de capital. Las demás cuentas son iguales en los tipos de sociedades de personas. El importe en libros por el cual se muestra el patrimonio neto en el estado de situación financiera depende de la evaluación que se haya hecho de los activos y de los pasivos. Normalmente, solo por mera casualidad coincidirá el importe acumulado con el valor de mercado de las acciones de la entidad. Tampoco concordará con la cantidad de dinero que se obtendrá vendiendo uno a uno los activos netos de la entidad ni con el precio de venta de todo el negocio en marcha. El estado de situación financiera es afectado por cuatro factores: 1. Recursos controlados (activos). Esta información es importante por su capacidad en el pasado para modificar tales recursos, y es útil para evaluar la posibilidad que la entidad tiene para generar flujos de efectivo o equivalente al efectivo, así como beneficios económicos futuros. 2. Estructura financiera (pasivos). Permite evaluar las necesidades de préstamos para continuar con las operaciones y nuevos proyectos, como también programar el reparto de dividendos, predecir la rentabilidad en nuevos escenarios y nuevos proyectos mediante la evaluación su viabilidad financiera. 3. Estructura patrimonial. Compuesta por los aportes de los asociados y por las ganancias que logran acumular durante su vida económicamente activa. 4. Liquidez y solvencia. Una entidad tiene liquidez y solvencia cuando tiene la capacidad para cumplir sus compromisos financieros según su vencimiento en el corto y largo plazo. La liquidez hace referencia a la disponibilidad de efectivo en un futuro próximo, una vez liquidados teóricamente sus activos corrientes y haber pagado los compromisos financieros del ejercicio. El término “solvencia” hace referencia a la disponibilidad del efectivo en una perspectiva de liquidación teórica de sus activos no corrientes para cumplir con las obligaciones de largo plazo. Es la adaptabilidad a los cambios del entorno en el cual opera. Es importante tener en cuenta que algunos instrumentos financieros que cumplen la definición de pasivo se clasifican como patrimonio porque representan el interés residual de los activos netos de la entidad: a) Un instrumento con opción de venta es un instrumento financiero que proporciona al tenedor el derecho de volver a vender el instrumento al emisor a cambio de efectivo o de otro activo financiero o que el emisor vuelve a rescatar o recomprar automáticamente en el momento en que tenga lugar un suceso futuro incierto o la muerte o retiro del tenedor de dicho instrumento. b) Los instrumentos, o componentes de instrumentos, que están subordinados a todas las demás clases de instrumentos se clasifican como patrimonio si imponen a la entidad una obligación de entregar a terceros una participación proporcional de los activos netos de la entidad solo en el momento de la liquidación (S22.4). Cuando se encuentra un instrumento que tiene los dos componentes de pasivo y patrimonio, tienen que separarse en el momento de la fecha en la cual se informa. 2. Capital Clase 3. Patrimonio [Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario estos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, los superávits de capital, reservas, los dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y el superávit de valorizaciones]. Grupo 31. Capital social [Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas, compañías o aportantes ponen a disposición del ente económico mediante cuotas, acciones, monto asignado o valor aportado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas, suscripción de acciones según el tipo de sociedad, asociación o negocio, con el lleno de los requisitos legales. Para el caso de las compañías por acciones, estará constituido por:  El capital autorizado, que es la suma fijada en la escritura pública de constitución o reformas.  El capital por suscribir, que lo conforma el capital autorizado menos el valor de las acciones suscritas.  El capital suscrito, que es el valor que se obligan a pagar los accionistas, no menos del 50% del autorizado al constituirse la sociedad.  El capital suscrito por cobrar, que corresponde al valor pendiente de pago por parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas acciones. En cuentas auxiliares se registrarán por separado cada clase de aportes según los derechos que confieran. Los aportes en especie deberán registrarse por el valor pactado por los accionistas o socios, o el debidamente fijado por los órganos competentes del ente económico, previa aprobación por parte de la entidad que ejerza la vigilancia y control, si fuere el caso. La diferencia entre el valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés social y su valor asignado para efecto de la capitalización se debe registrar en la cuenta 3205 Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social (norma local). El capital representa los aportes efectuados al ente económico, en dinero, en industria o en especie, con el ánimo de proveer recursos para la actividad empresarial que, además, sirvan de garantía para los acreedores (norma local). Consiga el reglamento de emisión y colocación de acciones de una empresa que haya sido publicado en periódicos de circulación nacional y analice: el valor nominal, el descuento por pronto pago, la prima, así como las cláusulas, para que sean discutidas en clase]. Política contable de patrimonio Reconocimiento inicial: una entidad reconocerá la emisión de acciones o de otros instrumentos de patrimonio como patrimonio cuando emita esos instrumentos y otra parte esté obligada a proporcionar efectivo u otros recursos a la entidad a cambio de estos. Medición inicial: a) Si los instrumentos de patrimonio se emiten antes de que la entidad reciba el efectivo u otros recursos, la entidad presentará el importe por cobrar como una compensación al patrimonio en su estado de situación financiera, no como un activo. b) Si la entidad recibe el efectivo u otros recursos antes de que se emitan los instrumentos de patrimonio, y no se puede requerir a la entidad el reembolso del efectivo o de los otros recursos recibidos, la entidad reconocerá el correspondiente incremento en el patrimonio en la medida de la contraprestación recibida. c) En la medida en que los instrumentos de patrimonio hayan sido suscritos pero no emitidos y la entidad no haya todavía recibido el efectivo o los otros recursos, la entidad no reconocerá un incremento en el patrimonio (S22.7). Medición posterior: por el importe inicial registrado como capital autorizado, capital por suscribir y capital suscrito por cobrar y todos aquellos superávits accionarios y operativos de la entidad en su vida operativa. Baja en cuenta: cuando se liquida la sociedad y se distribuye el remanente social entre los asociados. Presentación y revelación: el elemento patrimonio se presenta en el estado de situación en forma separada de todos los demás pasivos. Su revelación se hace sobre las decisiones tomadas por la gerencia, en distribución de dividendos, nuevas emisiones y utilización de las reservas obligatorias y ocasionales. La NIIF en referencia deja entrever algunas cuentas en las cuales está incurso el capital suscrito y pagado, como son el caso de importe por cobrar y del capital por suscribir cuando se paga e incrementa el patrimonio. Por estas razones se mantendrá el procedimiento de emisión y colocación de acciones, que además de ser muy propio de la sociedad, permite una información transparente y veraz. La acepción de “capital en acciones” se reemplazará por la de “capital autorizado”. Cuenta 3105. Capital suscrito y pagado [Registra el ingreso real, al patrimonio del ente económico, de los aportes efectuados por los accionistas y corresponde al valor neto de las subcuentas 310505 Capital autorizado, 310510 Capital por suscribir (DB) y 310515 Capital suscrito por cobrar (DB)]. Cuenta 310505. Capital autorizado [Es la suma fijada en la escritura pública por el valor de los aportes sociales que harán los accionistas de acuerdo a la magnitud del proyecto de inversión, y a un cronograma de inversiones, independientemente de que las inversiones previstas requieran ser apoyadas con apalancamiento financiero o no]. Cuenta 310510. Capital por suscribir [Su reconocimiento inicial se hace con base en la contrapartida del capital autorizado. En la medida en que los accionistas firmen los contratos de suscripción, esta cuenta disminuirá e irá liberando capital suscrito y pagado]. Cuenta 310515. Capital suscrito por cobrar Representa los contratos de suscripción de acciones firmados por los accionistas y permanecen en esta cuenta hasta por un año después que sean cancelados], según la NIIF estos contratos no incrementan el valor del patrimonio hasta tanto no se paguen S22.7. Se debita por el valor del contrato de suscripción de acciones. Si los contratos no se pagan en el Código de Comercio, se encuentra el procedimiento para hacer cumplir todo pago hecho sobre el contrato y la correspondiente liberación de acciones de capital al inversionista. [Formalidades previas a la constitución: en todo evento de constitución de sociedades comerciales se requiere de escritura pública de constitución (o documento privado, para las empresas unipersonales, sociedades por acciones simplificadas y las sociedades comerciales, siempre que tenga menos de 10 empleados y 500 salarios mínimos legales vigentes en activos), como también el lleno de las formalidades legales, que consisten fundamentalmente en pagar el registro de la escritura pública en notaría, el registro mercantil y el impuesto de registro de capital suscrito en sociedades de capital y de capital social en sociedades de personas en la Cámara de Comercio]. El tema se puede reforzar con la lectura del libro de contabilidad de patrimonio del mismo autor. 130. Se constituye la sociedad anónima Editora Palermo S.A. con capital social autorizado de 420.000.000 u.m., dividido en 420.000 acciones de valor nominal de 1000 u.m. (310510 Capital por suscribir, contra 310505 Capital autorizado). Presentación del patrimonio 1: Código 3105 310505 310510 310515 Cuenta Capital suscrito y pagado Capital autorizado Capital por suscribir Capital suscrito por cobrar Parcial Total 0 420.000.000 420.000.000 0 131. Constitución de sociedad anónima: se formaliza la constitución de la sociedad anónima Editora EDUQA S.A. con capital social autorizado de 420.000.000 u.m., divididos en 420.000 acciones de valor nominal de 1000 u.m. Por concepto de gastos de organización y puesta en marcha, uno de los accionistas pagó los montos que se detallan en la siguiente tabla. La segunda tabla reseña el registro en normas locales (Causación 170595 Otros, 171004 Organización y preoperativos, 171012 Investigaciones y proyectos, contra 235505 Accionistas) y el registro en NIIF porque no se aceptan activos diferidos (Causación 511025 Asesoría jurídica, 511030 Asesoría financiera, 511035 Asesoría Técnica, contra 235505 Accionistas). Conceptos preoperativos Proyecto de factibilidad Estudio legal Gastos de publicidad Cuentas 171012 171012 171004 Conceptos de registros Registro escritura pública en notaría Registro mercantil Cámara de Comercio Impuesto de registro de capital suscrito Total base 10.000.000 2.000.000 4.000.000 171004 170595 171004 Retención 10% 10% 4% Neto pagado 9.000.000 1.800.000 3.840.000 Total base 420.000.000 420.000.000 210.000.000 Tarifa 0.5% 0.4% 0.7% Valor 2.100.000 1.680.000 1.470.000 132. Contrato de suscripción de acciones: los accionistas suscribieron el 50% del capital autorizado por iguales partes, así: Jhonny Quintana Álvarez, Fernando Adolfo Fierro, Luis E. Zúñiga, Nohora Flórez, María Ángel Caquimbo (310515 Capital suscrito por cobrar, contra 310510 Capital por suscribir). Presentación del patrimonio 2: Código Cuenta Parcial Total 3105 310505 310510 310515 Capital suscrito y pagado Capital autorizado Capital por suscribir Capital suscrito por cobrar 0 420.000.000 210.000.000 210.000.000 133. Pago del contrato de suscripción de acciones: los accionistas pagaron la tercera parte del capital suscrito por valor de 70.000.000 u.m. (110505 Caja general, contra 310515 Capital suscrito por cobrar). Presentación del patrimonio 3: Código 3105 310505 310510 310515 Cuenta Capital suscrito y pagado Capital autorizado Capital por suscribir Capital suscrito por cobrar Parcial Total 70.000.000 420.000.000 210.000.000 140.000.000 134. Consignación en cuenta bancaria: se consignó el dinero en efectivo en caja (111005 Moneda nacional, contra 110505 Caja general). [En Colombia está prohibido emitir acciones con descuento. Solamente se otorga descuento por pronto pago de los contratos suscritos, el cual se constituye en gasto financiero]. 135. Reembolso de gastos por uno de los accionistas: Se reembolsó el gasto preoperativo al accionista que prestó el dinero para los estudios, registros y puesta en marcha de la sociedad (235505 Accionistas, contra 111005 Moneda nacional). Cuando el total del capital suscrito por cobrar haya sido pagado, se expiden los títulos representativos de las acciones para que los accionistas ejerzan los derechos inherentes a la cantidad de acciones. El resto del capital por suscribir está dispuesto para nuevos reglamentos de emisión de acciones. Presentación del patrimonio 4: Código 3105 310505 310510 Cuenta Capital suscrito y pagado Capital autorizado Capital por suscribir Parcial Total 210.000.000 420.000.000 210.000.000 310515 Capital suscrito por cobrar 0 136. La entidad tiene un capital ordinario de 100.000 acciones de valor nominal de 1 u.m. El capital suscrito y pagado es de 90.000 u.m. Al cabo de cinco años, la sociedad vendió 5000 acciones a un precio de venta de 5 u.m., donde obtuvo una ganancia de 20.000 u.m. (110505 Caja general 70.000, contra 310510 Capital por suscribir 50.000, 3205 Prima en emisión de acciones). 137. La entidad entregó un vehículo al gerente propietario, por el valor razonable de 56.000 u.m. Su importe en libros es de 60.000 u.m., y su depreciación es de 45.000 u.m. Códigos Cuentas Dividendos por pagar Depreciación Equipo de transporte Ganancias Registra el pago de dividendos al gerente propietario Débitos Créditos 56.000 45.000 60.000 41.000 138. Se constituye la sociedad anónima Artesanías de Bolivia S.A., con el objeto de comercializar las obras de sus asociados, con capital autorizado de 100.000.000 u.m., dividido en 10.000.000 acciones de valor nominal de 10 u.m. cada una, con base en el estudio de factibilidad del proyecto de inversión (310510 Capital por suscribir, contra 310505 Capital autorizado). No olvidar que la constitución tiene como paso previo el pago de los gastos preoperativos. 139. Los accionistas —en total diez— suscriben el 100% del capital autorizado, el cual pagaron de contado, y se entregan los títulos valores representativos de acciones (310515 Capital suscrito por cobrar, contra 310510 Capital por suscribir). Siempre se hace la causación antes del momento del ingreso del efectivo. (110505 Caja general, contra 310515 Capital suscrito por cobrar). 140. Se constituye la sociedad anónima EDUQA S.A. para educar a niños menores de 10 años en primaria con énfasis en Internet e idiomas, con capital autorizado de 36.000.000 u.m., que se divide en 72.000 acciones de valor nominal de 500 u.m. cada una, con base en el estudio del proyecto de inversión (310510 Capital por suscribir, contra 310505 Capital autorizado). No olvidar que la constitución tiene como paso previo el pago de los gastos preoperativos. 141. Los accionistas —en total cinco—, suscriben el 50% del capital autorizado (18.000.000 u.m.), del cual pagan la tercera parte (6.000.000 u.m.) de contado y el resto en tres cuotas (310515 Capital suscrito por cobrar, contra 310510 Capital por suscribir). 142. Se recibe el pago de la primera cuota (110505 Caja general, contra 310515 Capital suscrito por cobrar). 143. Se recibe el pago de la segunda y tercera cuotas (110505 Caja general, contra 310515 Capital suscrito por cobrar). La empresa entrega los títulos valores representativos en acciones. (En este caso no se hace registro de contabilidad). Aportes sociales Es la denominación de los aportes en las sociedades limitadas, colectivas y en comandita simple y en las empresas unipersonales, los cuales ingresan al fondo social en el momento de la constitución. Política contable de los aportes sociales Reconocimiento inicial: los aportes sociales se reconocen en el estado de situación financiera en el momento en que ingresan al fondo social en calidad de efectivo o equivalente al efectivo, o en especie, independientemente de que se haya elaborado el documento privado o escritura de constitución. Medición inicial: por el valor aportado de los socios en calidad de efectivo o especies. Medición posterior: por su importe en libros más los beneficios acumulados de las operaciones. Baja en cuenta: cuando se liquida la sociedad y devuelven los aportes a los socios. Presentación y revelación: se presenta en el rubro de patrimonio de las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas. La revelación se hace sobre los cambios que haya sufrido el patrimonio sobre la fecha sobre la cual se informa. Cuenta 3115. Aportes sociales [Registra el valor de los aportes sociales realizados por los socios en el momento de constituir el ente económico, respaldado por la escritura pública de constitución, así como los incrementos posteriores efectuados mediante las escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo el cumplimiento de los requisitos legales vigentes en el momento de la constitución o del aumento. Para los fondos mutuos de inversión, incluye las sumas entregadas como aportes legales por los trabajadores y las contribuciones del ente económico y las ganancias reinvertidas de los socios]. 144. Se constituye la sociedad de responsabilidad limitada Cuadernos Contables Ltda., empresa editora con capital social representativo en 50.000 cuotas de capital de valor nominal 1000 u.m., las cuales pagan los socios de contado (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o partes de interés social). No olvidar que la constitución tiene como paso previo el pago de los gastos preoperativos. 145. Los socios aumentan su capital en 10.000 cuotas más que aceptan y pagan los socios de contado. En este caso se requiere que la sociedad reforme la escritura pública de constitución (o documento privado), en especial la cláusula de capital, y pague el registro en notaría y el impuesto de registro por el aumento de capital social en la Cámara de Comercio (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o partes de interés social). [Cuando las empresas unipersonales y sociedades comerciales se han constituido por medio de documento privado, toda reforma, cualquiera sea la cláusula que modifique del original, tendrá que llevarse en un nuevo documento privado y cumplir con las formalidades]. Cuenta 3130. Capital de personas naturales [Registra el total de los derechos, reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero y poseídos dentro o fuera del país, que la persona natural ha destinado como capital para el ejercicio de las actividades de comercio (PUC)]. 146. Doña Bárbara Areiza resuelve, después de haber obtenido la pensión de jubilación, montar su taller de confecciones mediante diseños que ha coleccionado y mejorado durante toda su vida. La razón comercial se denomina Las 50 colecciones de Barbarita, para lo cual dispone de la cuenta de ahorros por 15.000.000 u.m., dos máquinas de coser industriales marca PAFF, las cuales valúa en 10.000.000 u.m., una fileteadora marca BELL por valor de 3.000.000 u.m. y un costurero compuesto por mesas, sillas y herramientas varias por valor de 1.500.000 u.m. Para lograrlo se registra en la Cámara de Comercio como persona natural con activo bruto mercantil de 29.500.000 u.m. (112010 Corporaciones de ahorro y vivienda, 151205 Maquinaria y equipo, contra 313005 Capital de persona natural). 3. Superávit Grupo 32. Superávit de capital [Comprende el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial ocasionado por primas en colocación de acciones, donaciones y el crédito mercantil y el superávit método de participación]. Las leyes que sean aplicables determinarán cómo se presenta en el estado de situación financiera el incremento en el patrimonio que surge de la emisión de acciones u otros instrumentos de patrimonio. Por ejemplo, el valor a la par (u otro valor nominal) de las acciones y el importe pagado en exceso del valor a la par pueden presentarse de forma separada (S22.10). Política contable de superávit de capital Reconocimiento inicial: la entidad reconoce el superávit de capital cuando se han hecho emisiones de acciones por encima de su valor nominal. Medición inicial: importe reconocido por los nuevos socios por los superávits acumulados en el patrimonio de los antiguos. Medición posterior: por su importe en libros más las nuevas primas en emisión de acciones. Baja en cuenta: se da de baja en un proceso de reestructuración de la sociedad, por capitalización en cuotas de capital o por liquidación de la sociedad. Presentación y revelación: se presenta dentro del patrimonio y se revelan su cuantía y los cambios a la fecha sobre la que se informa. Prima en emisión de acciones: en muchas ocasiones la empresa, sustentada por la imagen que tiene de buena productora de dividendos, la calidad del producto y la fidelidad del cliente, cobra a los nuevos accionistas una prima o valor por encima del valor nominal de la acción. Sin embargo, en una sana lógica, los nuevos accionistas deben pagar como mínimo el valor nominal de la acción y el superávit que hayan acumulado los antiguos accionistas. Esto quiere decir que el nuevo accionista debe pagar el valor intrínseco de la acción o valor de mercado para mantener intacta la estructura financiera del patrimonio. 147. Emisión de aportes con prima: los socios antiguos consiguen seis nuevos inversionistas, para un total de 12, para que aporten igual valor a su capital inicial. Si su aporte es de 120.000 u.m., lo hacen sin prima en la emisión de aportes. El valor intrínseco del aporte, que inicialmente era de 25.000 u.m., se deteriora a 2500 u.m. por cada acción, pero si ellos reconocen un valor igual a los superávits acumulados de 150.000 u.m., se resta el valor intrínseco a ellos (25.000 u.m.), tal como se demuestra en el siguiente cuadro. Cuentas Capital social Ganancias Total patrimonio Total socios V/intrínseco V/ actual 120.000 30.000 150.000 6 25.000 Aporte sin prima Aporte con prima 240.000 240.000 30.000 60.000 270.000 300.000 12 12 22.500 25.000 Cuenta 3205. Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social [Registra el valor de la prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social, representado por el mayor importe pagado por el accionista o socio sobre el valor nominal de la acción o aporte, o sobre el costo en el evento que corresponda a recolocación de acciones, cuotas o partes de interés social propias readquiridas]. 148. Reforma de capital social: los socios aumentan su capital social en 10.000 cuotas más, que aceptan y pagan de contado. En este caso se requiere que la sociedad reforme la escritura pública de constitución, en especial la cláusula de capital, y pague el registro en notaría de la reforma y el impuesto de registro del aumento de capital social en la Cámara de Comercio (110505 Caja general, contra 311505 Cuotas o partes de interés social). Donaciones: es un derecho o bien cuya propiedad se adquiere a título gratuito, sin ninguna contraprestación. En algunos casos, cuando la empresa es de beneficencia, son objeto de descuentos tributarios para quien hace la donación. Son muy escasas en los negocios privados. Cuenta 3210. Donaciones [Registra los valores acumulados que el ente económico ha recibido por concepto de donaciones de bienes y valores. Se consideran superávit de capital aquellas donaciones correspondientes a bienes y valores que incrementan el patrimonio del ente, tales como propiedades, planta y equipo. Aquellos bienes recibidos sin contraprestación económica con el fin de atender costos o gastos de funcionamiento se registrarán en la subcuenta 419509 Subvenciones]. Grupo 33. Reservas [Comprenden los valores que, por mandato expreso del máximo órgano social, se han apropiado de las ganancias líquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos. Las pérdidas se enjugarán con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para ese propósito y, en su defecto, con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida el máximo órgano social (norma local)]. Si la reserva legal fuere insuficiente para enjugar el déficit de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes, tal como lo establecen las normas legales. Política contable de reservas Reconocimiento inicial: se reconocen en el estado de situación financiera por las decisiones tomadas por la junta de socios o la asamblea general, en el momento de considerar el proyecto de distribución de las utilidades. Las iniciativas provienen de la junta directiva o de la gerencia y se llevan a la asamblea general o junta de socios para satisfacer eventos tales como la compra de vehículo, construcción de una nueva bodega o investigación y desarrollo de un nuevo producto. Medición inicial: por el importe de la reserva legal exigida en las normas de comercio. Las reservas estatutarias, por la apropiación regulada en los estatutos de la sociedad, sobre las ganancias del ejercicio. Medición posterior: por el importe inicial y acumulado con el 10% de las ganancias obtenidas en cada periodo contable. Igualmente, todas las reservas obligatorias como ocasionales se acumulan en los estados financieros con las nuevas decisiones de la junta de socios o asamblea general. Baja en cuenta: cuando se aplica la reserva legal a las pérdidas de periodos anteriores que afectan la capacidad de la empresa. También cuando la asamblea o junta de socios así lo disponga sobre cualquier otra reserva ocasional. Cuando se lleva a cabo la inversión: entonces se hace inminente la reversión de la reserva hacia las ganancias acumuladas, porque ya se cumplió el objetivo. Por último, cuando existe suficiente liquidez en la empresa para hacer la reversión y volver a llevar las reservas a ganancias acumuladas, para que estén disponibles en nuevas decisiones sobre aprobación de dividendos o participaciones. Presentación y revelación: se presenta en el patrimonio como información del superávit acumulado. Se revelan la acumulación del periodo y todas las apropiaciones anuales. Reservas obligatorias: de las ganancias obtenidas en el ejercicio contable. Es obligación dejar parte de las ganancias en calidad de reservas obligatorias para proteger la sociedad comercial, en primer lugar, de futuras pérdidas y, en segundo lugar, para darle capacidad de negociación y poder continuar creciendo en bienes y en resultados. Cuenta 3305. Reservas obligatorias [Registra los valores apropiados de las ganancias líquidas, conforme a mandatos legales, con el propósito de proteger el patrimonio social. Se incluyen conceptos tales como reserva legal, reservas por disposiciones fiscales y reservas para readquisición de acciones y de cuotas o partes de interés social. La reserva legal corresponde a la apropiación de por lo menos el 10% de las ganancias líquidas de cada ejercicio y están obligadas a constituirla las sociedades en comandita por acciones, de responsabilidad limitada, anónimas y las sucursales de sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia, en los términos establecidos por la legislación comercial. Las reservas para readquisición de acciones y de cuotas o partes de interés social corresponden al valor apropiado de las ganancias líquidas para cubrir en su totalidad la adquisición de estas]. Registra también el valor pagado por la compra de sus propias acciones, cuotas o partes de interés social, en desarrollo de la operación de readquisición aprobada previamente por el órgano competente. 149. Aprobación de estados financieros: la junta de socios aprueba los estados financieros del año anterior en junta de socios y la distribución de 50.000.000 u.m. de utilidades del ejercicio (ganancias) así: el 10% para reserva legal, 5% para reserva estatutaria, 15% para reserva ocasional ampliación de planta, el 50% en participaciones por pagar en efectivo y el resto lo acumula (360505 Ganancias del ejercicio, contra 330505 Reserva legal, 331005 Para futuras capitalizaciones, 331515 Para futuros ensanches, 370505 Ganancias acumuladas). Cabe recordar que los que autorizan la emisión de estados financieros para su publicación y conocimiento de los socios o accionistas es el consejo directivo. Cuenta 3310. Reservas estatutarias Registra los valores de todas aquellas partidas apropiadas de acuerdo con lo contemplado en los estatutos sociales]. Cuenta 3315. Reservas ocasionales Registra los valores apropiados de las ganancias líquidas, ordenadas por el máximo órgano social conforme a disposiciones legales, para fines específicos y justificados. Las reservas ocasionales que ordene el máximo órgano social solo serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan, y este podrá cambiar su destinación o distribuirlas cuando resulten innecesarias]. Grupo 34. Revalorización de patrimonio [El saldo de la cuenta Revalorización del patrimonio no podrá distribuirse como utilidad a los socios o accionistas hasta tanto se liquide la empresa o hasta que se capitalice de acuerdo con las normas legales vigentes. En todo caso dicho saldo, una vez capitalizado, podrá servir para absorber pérdidas únicamente cuando el ente económico se encuentre en causal de disolución por este concepto y no podrá utilizarse para disminuir el capital con efectivo reembolso de aportes a los socios u accionistas. Cuando el saldo de la cuenta de revalorización del patrimonio sea de naturaleza débito, el ente económico, previa aprobación del máximo órgano social con el lleno de los requisitos legales, podrá destinar parte de los resultados del ejercicio o de ejercicios anteriores para disminuir o cancelar el saldo débito de la cuenta Revalorización del patrimonio, siempre que previamente el ente económico hubiera destinado las ganancias a absorber las pérdidas que afecten el capital, en los términos del artículo 151 del Código de Comercio, y constituido las reservas legales y/o estatutarias a que hubiere lugar (regulación cuando se suspendieron los ajustes integrales por inflación por norma local)]. 150. Capitalización de la revalorización: la sociedad anónima capitalizó la revalorización del patrimonio por valor de 30.000.000 u.m. (340505 De capital social, 340510 De superávit de capital, 340515 De reservas, 340520 De resultados de ejercicios anteriores, contra 310510 Capital por suscribir). (Cuando esto acontece en sociedades de personas la contrapartida será 311505 Cuotas o partes de interés social. Ahora, si es persona natural, será 313005 Capital de personas naturales). Dividendos o participaciones El fundamento fuerte de la asociación de los inversionistas, en las sociedades comerciales, son los dividendos o participaciones que las sociedades distribuyen sobre los estados financieros debidamente aprobados en asamblea general o junta de socios. Grupo 35. Dividendos o participaciones decretadas en acciones, cuotas o partes de interés social [Comprende el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se hace la correspondiente emisión de acciones y/o la respectiva escritura de reforma del ente económico por cuotas o partes de interés social y los pertinentes traslados en las respectivas cuentas patrimoniales]. La capitalización de ganancias o una emisión gratuita (conocida algunas veces como dividendo en forma de acciones) consiste en la entrega de nuevas acciones a los accionistas en proporción a sus acciones antiguas. Por ejemplo, una entidad puede dar a sus accionistas un dividendo de una acción por cada cinco acciones antiguas que tengan. Una división de acciones (conocida algunas veces como una división de acciones) es la división de las acciones existentes en múltiples acciones. Por ejemplo, en una división de acciones, cada accionista puede recibir una acción adicional por cada acción poseída. En algunos casos, las acciones previamente en circulación se cancelan y son reemplazadas por nuevas acciones. La capitalización de ganancias y emisiones gratuitas, así como las divisiones de acciones, no cambian el patrimonio total. Una entidad reclasificará los importes dentro del patrimonio como lo requiera la legislación aplicable (S22.12). Política contable de dividendos Reconocimiento inicial: la entidad reconoce en el estado de situación financiera los dividendos o participaciones decretados en efectivo, como un menor valor de las utilidades del ejercicio y un mayor valor del pasivo, los dividendos decretados en acciones, se reconocen en el momento que se decretan como un menor de las utilidades sociales del ejercicio y una cuenta de dividendos decretados en acciones en la parte del patrimonio. Medición inicial: por el valor asignado en asamblea o junta directiva de las ganancias acumuladas, cuando se requiere capitalizar las ganancias en títulos valores. Por el importe decretado sobre las ganancias líquidas, como distribución de participaciones en calidad de efectivo o equivalente al efectivo o en partes de interés social. Medición posterior: por el importe en libros. Baja en cuenta: cuando se capitaliza los dividendos en acciones o partes de interés social. Cuando se emiten los certificados de aportes a los socios, en proporción a la participación sobre los ganancias distribuidas. Presentación y revelación: se presenta en el Patrimonio por el tiempo que dure la preparación de la emisión de acciones como dividendo, y se revela. Cuenta 3505. Dividendos decretados en acciones [Registra el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se hacen la correspondiente emisión de acciones y los pertinentes traslados a las cuentas patrimoniales]. 151. Dividendo en acciones: la sociedad decretó la distribución de 50.000.000 u.m. en acciones en calidad de dividendos. (360505 Ganancias del ejercicio, contra 350505 Dividendos decretados en acciones). Cuando se haga la conversión del dividendo en acciones, se entregarán los títulos a los accionistas. Cuenta 3510. Participaciones decretadas en cuotas o partes de interés social [Registra el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se corre la correspondiente escritura pública de incremento del capital social]. 152. La sociedad decretó la distribución de ganancias del ejercicio de 50.000.000 u.m. en cuotas de capital social (360505 Ganancias del ejercicio, contra 351005 Participaciones decretadas en cuotas o partes de interés social). Resultados del presente ejercicio Grupo 36. Resultados del presente ejercicio [Comprende el valor de las ganancias o pérdidas obtenidas por el ente económico al cierre de cada ejercicio]. Política contable de resultados del ejercicio Reconocimiento inicial: los resultados del ejercicio se reconocen en el estado de situación financiera cuando son calculadas por el cierre del ejercicio contable como un valor positivo o negativo, después de impuestos a las ganancias. Medición inicial: lo determina el cierre de las operaciones de las cuentas de resultado. Medición posterior: se hace con base en las decisiones de la asamblea general o junta de socios, de acuerdo a unos requerimientos de carácter legal, estatutario y ocasional. Baja en cuenta: con las decisiones tomadas en asamblea general o junta de socios, cuando se distribuyen las ganancias en las reservas obligaciones, dividendos o participaciones a los asociados y capitalización del remanente. Presentación y revelación: es una cuenta del patrimonio hasta el momento en que se disponen de las ganancias y se hace la revelación de su cuantía. Ganancia del ejercicio: se obtienen a través de las cuentas nominales o de resultado, donde la cuenta 590505 presenta el crédito mayor que los débitos. Este proceso se hace mediante una hoja de trabajo que se expone en la elaboración de la hoja de trabajo. Cuenta 3605. Ganancias del ejercicio Registra el valor de los resultados positivos obtenidos por el ente económico como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo contable]. 153. Cierre del ciclo de operaciones: la cuenta de cierre, denominada de ganancias y pérdidas, muestra al crédito el total de ingresos de 225.000.000 u.m., y al débito el valor de 200.000.000 u.m., de tal manera que al hacer el cierre arroja 25.000.000 u.m., de ganancias, registre el resultado (590505 Ganancias y pérdidas, contra 360505 Ganancia del ejercicio). Pérdidas del ejercicio: las pérdidas resultan cuando los ingresos ordinarios son menores a los costos de ventas, gastos de administración y gastos de ventas incurridos durante un periodo contable [en otras palabras cuando el momento del cierre de la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas se presenta que el crédito menor que los débitos], situación que va minando la situación financiera hasta el punto que cuando las pérdidas disminuyan en un 50% o más el capital social, la sociedad tendrá que disolverse y liquidarse. Este proceso se hace mediante una hoja de trabajo que se expone en el capítulo de Elaboración de la hoja de trabajo. [Cuenta 3610. Pérdidas del ejercicio Registra el resultado negativo de las operaciones, relacionadas o no con el objeto social y que constituyen una disminución patrimonial para el ente económico]. 154. Cierre del ciclo de operaciones: la cuenta Ganancias y pérdidas muestra al crédito el total de ingresos de 200.000.000 u.m. y débitos por valor de 225.000.000 u.m. Hacer el cierre de la cuenta nominal (361005 Pérdidas del ejercicio, contra 590505 Ganancias y pérdidas). 155. Acumulación de resultados del ejercicio: la empresa acumuló las pérdidas del ejercicio (370505 Pérdidas acumuladas, contra 361005 Pérdidas del ejercicio). 156. Indicios de causal de disolución: el capital suscrito y pagado de la empresa es de 50.000.000 u.m. En reserva legal tiene 20.000.000 u.m., y con las pérdidas del presente año se acumularon en total 30.000.000 u.m. ¿Qué decisión debe tomar la empresa? 1. ¿Enjugar las pérdidas con las reservas? 2. ¿Disolver la sociedad porque las perdidas afectan el 60% de capital suscrito y pagado? (330505 Reserva legal, contra 370505 Pérdidas acumuladas). Al disminuir la proporcionalidad de la pérdida se resuelve el problema de la disolución. Código Cuentas Capital suscrito y pagado Reserva legal Pérdidas acumuladas Disolución 30.000.000/50.000.000 Total patrimonio Situación actual 50.000.000 20.000.000 -30.000.000 60% 40.000.000 Situación posterior 50.000.000 -10.000.000 0% 40.000.000 Grupo 37. Resultados de ejercicios anteriores [Comprende el valor de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por ganancias acumuladas que estén a disposición del máximo órgano social o por pérdidas acumuladas no enjugadas]. Política contable de ganancias acumuladas Reconocimiento inicial: la entidad reconoce las ganancias acumuladas una vez la asamblea o junta de socios ha tomado las decisiones respecto a las utilidades del ejercicio en acta del máximo órgano. Esto es, cuando la empresa no distribuye el cien por ciento de las utilidades líquidas del ejercicio (después de impuestos), el excedente se acumula en las ganancias y se tienen disponibles para decretar sobre ellas cualquier dividendo o participación posteriormente. Medición inicial: por el remanente de las ganancias no apropiadas en reservas y dividendos o participaciones. Medición posterior: importe en libros más los remanentes de las ganancias no dispuestas por la asamblea general o junta de socios. Baja en cuenta: cuando se distribuyen dividendos extraordinarios. Presentación y revelación: se presenta en el patrimonio y se revelan los cambios sufridos sobre la fecha que se informa. Cuenta 3705. Ganancias acumuladas [Registra las ganancias no apropiadas por la asamblea general o junta de socios y de periodos anteriores]. 157. Proyecto de distribución de utilidades: la asamblea de accionistas aprobó distribuir las utilidades sociales, así: 25.000.000 u.m. en calidad de reserva el 10%, reserva ocasional el 30% y dividendos el 50%; el resto se registra como ganancias acumuladas para los siguientes periodos (360505 Ganancias del ejercicio, contra 370505 Ganancias acumuladas). Se omite el registro de las reservas ya tratadas anteriormente. Cuenta 3710. Pérdidas acumuladas Registra las pérdidas acumuladas del presente ejercicio y de ejercicios anteriores, pendientes de aplicar al estado de resultados o de castigar con la reserva legal]. Política contable de ganancias acumuladas Reconocimiento inicial: la entidad reconoce las pérdidas acumuladas cuando el ejercicio económico dio resultado negativo, el cual ha sido adicionado por los impuestos de renta y complementarios. Medición inicial: por el remanente de las pérdidas del periodo contable. Medición posterior: importe en libros más las pérdidas de los ejercicios siguientes. Baja en cuenta: cuando se compensan con reservas que se hayan previsto con anterioridad para cubrir futuras pérdidas. Esta es una decisión en casos donde la entidad disminuye su capital social, más allá del 50%, a consecuencia de las pérdidas. Presentación y revelación: se presenta en el patrimonio y se revelan los cambios sufridos sobre la fecha que se informa. Causales de disolución en la región latinoamericana Colombia: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 50%. El Salvador: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 33%. Ecuador: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 33%. Perú: cuando las pérdidas disminuyen el capital en más del 20%. 158. Pérdidas sociales: la sociedad obtuvo pérdidas durante el presente ejercicio contable por valor de 25.000.000 u.m., que la gerencia ordenó llevar a pérdidas acumuladas (370510 Pérdidas acumuladas, contra 360510 Pérdidas acumuladas). 159. Disolución de la sociedad: la sociedad entró en causal de disolución porque su capital de 300.000.000 u.m. se ve disminuido en un 50%, pero se tiene una reserva legal que puede mitigar un 10% de esa pérdida. Se requiere hacer la compensación (330505 Reserva legal 15.000.000, contra 360510 Pérdidas acumuladas). Grupo 38: Superávit por revalorizaciones [Las valorizaciones representan el mayor de los activos, con relación a su costo neto ajustado, establecido con sujeción a las internacionales de información financiera. Dichas valorizaciones se deben registrar por separado dentro del patrimonio]. [Valorización: son el resultado de los estudios técnicos que hace la empresa como mínimo cada tres años (según lo disponía la norma local colombiana, la anterior fue en el año 2014), el que actualiza el valor del costo histórico del bien mediante registro en valorizaciones y como contrapartida la cuenta de superávit por revalorización, cuyo valor solamente es real cuando se liquiden los bienes objeto de la valorización]. Así se hacía para las inversiones, propiedad, planta y equipo y otros activos, pero de todas maneras estaban limitadas por los costos desproporcionales que debían invertir las pequeñas empresas. Ahora, con las disposiciones de las NIIF para pymes, no se exige, pero sí para las grandes empresas que aplican NIIF plenas. {Revaluación: con la NIC 16.10 lo que existe para las grandes empresas es la revaluación de activos solo para las propiedades, planta y equipo. La frecuencia de las revaluaciones dependerá de los cambios que experimenten los valores razonables de los elementos de propiedades, planta y equipo que se estén revaluando. Cuando el valor razonable del activo revaluado difiera significativamente de su importe en libros, será necesaria una nueva revaluación. Algunos elementos de propiedades, planta y equipo experimentan cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo que necesitarán revaluaciones anuales. Tales revaluaciones frecuentes serán innecesarias para elementos de propiedades, planta y equipo con variaciones insignificantes en su valor razonable. Para éstos, pueden ser suficientes revaluaciones hechas cada tres o cinco años. NIC16.34}. 4. Actividades de aprendizaje Consultar contadores en ejercicio de la profesión 1. ¿Por qué se les da el nombre de patrimonio a los derechos de los 2. 3. 4. 5. 6. socios o accionistas? ¿Qué otros puntos de vista conoce de la definición de patrimonio? ¿Cuál es el procedimiento cuando hay pérdida acumulada y se obtienen ganancias? ¿Qué se puede hacer cuando las pérdidas acumuladas superan el 50% del capital suscrito y pagado? ¿Qué papel desempeña la reserva legal en los estados financieros? ¿Cuándo se dan de baja las reservas ocasionales en la empresa? Ponga a prueba su conocimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Defina qué es el patrimonio. ¿Cuál es la naturaleza del patrimonio? ¿Cuáles son los principales grupos de cuentas del patrimonio? ¿De dónde resultan los excedentes del negocio? ¿Por qué resultan pérdidas en un negocio? ¿Cuándo se da mantenimiento al patrimonio físico? ¿Cuándo se da mantenimiento al patrimonio operativo? ¿Qué son aportes de capital y qué nombre reciben según la sociedad? ¿Para qué se hacen reservas legales y estatutarias? ¿Para qué se hacen reservas ocasionales? ¿Por qué conceptos se genera superávit de capital? ¿Qué es superávit de revaluación, qué activos se aplican y en qué tipo de empresas se aplica? ¿Quiénes disponen de las ganancias del ejercicio y cómo se distribuyen? ¿Cuál es el requisito para distribuir las ganancias? ¿Cuál es el efecto de las pérdidas en la vida de una sociedad comercial? Una vez se reduce el capital suscrito y pagado a más del 50%, ¿qué opciones se deben tomar para no caer en la disolución de la sociedad? Asesore la constitución de una sociedad Un grupo de amigos organizan una sociedad limitada, contratan un estudio de factibilidad por 5.000.000 u.m. y encuentran que el proyecto es viable. Luego se ponen a la tarea de organizar la sociedad y pagan asesoría legal y administrativa por 2.000.000 u.m. Registran la escritura con un capital social de 200.000.000 u.m. y pagan el 1% en notaría. El impuesto de registro de capital en Cámara de Comercio fue del 0.4%, y por la matrícula mercantil y la inscripción de libros de contabilidad pagan 120.000 u.m. Usted debe contabilizar la puesta en marcha de la sociedad y los aportes de cuatro socios (compañeros del grupo de estudio) por iguales partes en efectivo. Capítulo 10. Rendimiento de la entidad “El estado del resultado integral contiene las cuentas que dinamizan las operaciones de la empresa y les dan el sustento a los asociados en calidad de dividendo o participación y el mantenimiento al patrimonio (financiero y operativo)” @amfimar Las actividades que realiza toda empresa son de operación, inversión y financiamiento. Estas dinamizan el estado de situación financiera y el estado del resultado integral, de donde se obtienen las ganancias o las pérdidas de un ejercicio contable que generan cambios en la cuenta de patrimonio. Las actividades de operación son propias del objeto social para el cual fue creada una entidad, tales como las siguientes actividades: comprar y vender mercancías no fabricadas por la empresa, producir y vender, prestar determinada clase de servicios, así como los gastos de ventas, los gastos de administración, los gastos de distribución, etcétera. Las cuentas que participan en este proceso se denominan cuentas de resultado (o nominales): las de ingresos son de naturaleza crédito, y las de costos y gastos son de naturaleza débito. Las actividades que involucran activos y pasivos corrientes, tales como valoración al valor razonable con cambios en los resultados, se llevan a dicho estado. Aquellas que involucran activos y pasivos no corrientes, como la valoración al valor razonable con cambios en el patrimonio, se exponen en el otro resultado integral, denominado ORI porque son ingresos y gastos (en potencia) que aún falta realizar para que sean objeto de imposición tributaria. Las actividades de inversión están relacionadas con la compra de bienes propiedad, planta y equipo para la producción de la renta, y participan las cuentas de activos y pasivos. En términos generales, los activos y pasivos son los que generan los gastos y los ingresos. Por ejemplo, cuando los activos aumentan, generan ingresos, y cuando disminuyen, generan gastos. Igualmente los pasivos, cuando aumentan, generan gastos, y cuando disminuyen, generan ingresos. A pesar de tener mucha lógica, es mejor ver esto con el siguiente ejemplo. Cuenta del activo Efectivo o equivalente al efectivo Cartera Inventarios Propiedad, planta y equipo Propiedad, planta y equipo Aumenta/ disminuye Aumenta Aumenta Disminuye Disminuye Disminuye Ingresos / gastos Ingresos por ventas Ingresos por ventas Costo de ventas Depreciación Deterioro Cuenta del pasivo y patrimonio Obligaciones fi Beneficios a empleados Cuentas por pagar Impuesto de renta Pasivo en moneda extranjera Pasivo en moneda extranjera Patrimonio Aumenta/ disminuye Disminuyen Aumenta Aumenta Aumenta Aumenta Disminuye Disminuye Ingresos / gastos Gastos fi os Gastos de empleados Gastos por servicios Gasto por impuestos Gasto por diferencia Ingreso por diferencia Devaluación Las actividades de financiamiento se promueven cuando la empresa requiere recursos de instituciones financieras o de inversionistas potenciales. También participan en las cuentas del activo y del pasivo y, al final del ejercicio contable, en el estado de resultado, generando mayores ingresos por la mayor capacidad operativa que ha constituido el préstamo y también por los gastos en calidad de intereses. En las NIIF no existen otras actividades que se conocieron como no operacionales, tampoco las actividades extraordinarias; solo existen otros resultados integrales (ORI), y son actividades que no tienen nada que ver con la empresa, como por ejemplo cálculos actuariales, que no hacen parte de los ingresos y los gastos del estado de resultados porque son gastos estimados. Otros ingresos y gastos son considerados ordinarios, por ejemplo: ingresos por concepto de intereses, arrendamientos, recuperación de gastos, aprovechamientos en la producción y otros gastos también no operacionales, tales como intereses financieros, gastos bancarios, pérdidas en activos fijos. Sin embargo, este rubro puede en algún momento de la vida social ser la salvaguarda de la utilidad del negocio, sobre todo en aquellos casos donde existe recesión o dificultades económicas, como en la crisis de los años 2009 a 2011 a nivel mundial. Las utilidades del ejercicio se generan a través de la dinámica de las actividades de la empresa cuando los ingresos ordinarios son superiores a los costos y gastos ordinarios, y las pérdidas cuando los costos de ventas y los gastos de administración y ventas son mayores que los ingresos. El problema de los hombres de negocio es confiar mucho del estado de resultados para tomar decisiones cuando este se forma por causaciones tanto de ingresos como de costos y gastos; por consiguiente, el estado de resultados, al finalizar el ejercicio, no dice con claridad de cuánto efectivo se dispone para emprender nuevas oportunidades de negocios. Si el empresario necesita saber con cuánto cuenta a la hora de pagar sus obligaciones o hacer nuevas inversiones, debe elaborar el flujo de caja, que se compone de todos los valores en efectivo. Desde el punto de vista contable puede tener grandes ganancias, pero desde el punto de vista financiero puede no tener con qué hacer gastos menores, porque todo está causado en cuentas por cobrar a clientes. Reflexión: en las clases de aritmética se enseña que no existe sino la suma y la resta, que la multiplicación es una suma abreviada y que la división es una resta abreviada. Bajo este concepto, en el nuevo modelo contable más razonable solo existe el activo, el pasivo y el patrimonio, y los gastos y los ingresos son derivados de estos tres elementos fundamentales. 1. Cuentas de rendimiento El rendimiento se mide por la relación entre los ingresos y los gastos durante un periodo sobre el que se informa. Se presenta:  En un estado del resultado integral o  En dos estados: un estado de resultados y un estado del resultado integral.  Se usan muy a menudo como medidas de rendimiento o como base de otras medidas, tales como: retorno de la inversión y ganancias por acción (S2.23). El reconocimiento de los ingresos y de los gastos se deriva directamente del reconocimiento y medición de activos y pasivos. Las condiciones para el reconocimiento de ingresos y gastos son objeto de discusión de los parágrafos S2.27 a S2.32 (S2.24). La relación entre los ingresos de actividades ordinarias y los gastos, también de las actividades ordinarias, se denomina estado de resultados, sobre el cual se calcula el impuesto de renta y complementarios. Si el interés es presentar un solo estado del resultado integral, se le agregan otros resultados integrales para obtener el rendimiento del ente económico. Aunque la NIIF expone que se pueden sacar otras medidas, como el retorno de la inversión y ganancias por acción, lo mejor es tener disponible el flujo de efectivo, porque el estado de resultados está elaborado con base en la hipótesis de acumulación o devengo y puede sesgar la tasa de retorno de la inversión. El estado del resultado integral, denominado también de rendimiento o desempeño de una entidad, es el proceso de organización de unos recursos y de unas actividades para la generación de ingresos, gastos y rentabilidad. 2. Ingresos Son incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas. Son incrementos del valor de los activos. Son decrementos de las obligaciones que dan como resultado aumentos en el patrimonio, distintas de las aportaciones de los inversores (S2.23).    Los activos se incrementan (cartera) en el caso en que se otorguen créditos a los clientes, y también por los intereses financieros que corresponden a la causación de ingresos por cobrar. Los pasivos se disminuyen cuando dan paso a la causación de un ingreso, como es el caso de los anticipos recibidos para compra de mercancía. El patrimonio aumenta porque todo ingreso está en capacidad de generar incremento neto en las ganancias del ente económico. Ejemplos de ingresos ordinarios:       Ventas de bienes y servicios. Ingresos por financiamiento que aumentan el activo por cobrar. Ingresos por dividendos que aumentan el activo por cobrar. Los decrementos de las obligaciones extranjeras que generan ingresos, como las diferencias en cambio extranjero (dólar a la baja; en el caso contrario, es decir, de un incremento, la diferencia va al gasto). En términos generales, los ingresos netos generan aumento del patrimonio en calidad de utilidades. El desfase entre los ingresos menores a los gastos genera pérdida en el patrimonio. Las clases de ingresos son: a) Las actividades ordinarias surgen de las actividades propias del objeto social y se conocen con los nombres: ventas, comisiones, intereses, dividendos, regalías y arrendamientos. b) Ganancias son otras partidas de ingresos, y se reconocen en el estado del resultado integral, presentándolas por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas (S2.25). [Los ingresos extraordinarios no son considerados en la normativa de las NIIF pymes]. Ejemplos de ingresos de actividades ordinarias:  La venta de mercancía de 1500 u.m. cuyo gasto de venta es de 1000 u.m.  En este caso la entidad obtiene un ingreso bruto de 1500 u.m. y un ingreso neto ordinario de 500 u.m. Una cadena de tiendas de bicicletas mantiene unas para la venta o el alquiler a corto plazo. Las bicicletas que están disponibles para alquilar se utilizan durante dos o tres años y luego se venden en las tiendas como modelos de segunda mano. Las tiendas tienen tres fuentes, de las cuales dos son de ingresos de actividades ordinarias: la venta de bicicletas nuevas, el alquiler y la ganancia en las ventas de las bicicletas usadas. Ejemplos de ganancias:  Venta de maquinaria que usaba para la fabricación de un producto por 1500 u.m. cuando su importe en libros era de 1000. La entidad reconoce una ganancia de 500 u.m. por la disposición de la maquinaria como ganancia. Clase 4. Ingresos [Agrupa las cuentas que representan los beneficios ordinarios y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y, en consecuencia, deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59 Ganancias y pérdidas. Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir, en pesos, suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa conversión, tasa de cambio o UPAC (hoy UVR) aplicable a la fecha de ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera]. Grupo 41. Ingresos ordinarios de de de su [Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifiquen con el objeto social principal del ente económico]. Política contable de actividades ordinarias Reconocimiento inicial: son ingresos ordinarios los valores que están íntimamente relacionados con las actividades principales del negocio, expuestas en su objeto social. Para definir si un ingreso es ordinario se debe conocer de antemano el objeto social principal de la empresa —comercio, producción, servicios— y las actividades propias para lograrlo, tales como: compra y venta de productos no fabricados por la empresa, producción de medicinas para el consumo humano, la prestación de servicios de consulta, pequeñas cirugías y hospitalización, etcétera. Por ejemplo, la compra y venta de carros es ingreso ordinario para la empresa comercializadora de vehículos, pero no lo será cuando la empresa venda sus vehículos a su servicio. Medición inicial: por el precio de la venta del producto. Medición posterior: por el importe en libros acumulado por todas las actividades durante un periodo. Baja en cuenta: cuando se hace el cierre de todas las cuentas de resultado para elaborar el estado del resultado integral. Presentación y revelación: en el estado de situación financiera en la que se presenta no se incluye, porque desaparece en el momento de reportar estados financieros. Cuenta 4135. Comercio al por mayor y al por menor [Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las actividades de compra, venta y reparación y/o mantenimiento de bienes o servicios a los cuales no se les realizan procesos de transformación, tales como: automotores, combustibles, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y enseres domésticos, durante el ejercicio (PUC)]. 160. 161. 162. Concesionaria de vehículos: una empresa cuyo objeto social es la venta de vehículos vende uno, cuyo costo es de 15.000.000 u.m., por 25.000.000 u.m. El comprador es gran contribuyente y aplica la respectiva retención en la fuente (Causación 130505 Cartera, 135515 Retención en la fuente, 135517 Retención de IVA, 135518 Retención de ICA, contra 413502 Venta de vehículos automotores, 240804 Impuesto a las ventas). Por el ingreso de la venta: (111005 Caja general, contra 130505 Cartera). Redención de CDT: la empresa redimió el CDT 5.000.000 u.m., con tasa de rendimiento del 4% SV y retención en la fuente del 10% (111005 Caja general 5.180.000, 135515 Retención en la fuente sobre los intereses 20.000, contra 120550 Actividad financiera, 415020 Intereses 200.000 u.m.). Intereses en cuenta de ahorros: la empresa recibe intereses por valor de 200.000 u.m., por concepto de manejo de cuenta de ahorros y retención en la fuente del 10% (111005 Moneda nacional, 135515 Retención en la fuente sobre los intereses, contra 415020 Intereses). La empresa causa el canon de arrendamiento por 1.000.000 u.m., más IVA del 10%, sobre el cual hacen la retención en la fuente del 4% servicios, siempre y 163. La empresa causa el canon de arrendamiento por 1.000.000 u.m., más IVA del 10%, sobre el cual hacen la retención en la fuente del 4% servicios, siempre y cuando la empresa no tenga por objeto social el alquiler de locales (134530 Arrendamiento, 135515 Retención en la fuente, 135518 Retención ICA, contra 416010 Construcciones y edificaciones, 240804 Impuesto a las ventas). Cuando se haga el ingreso efectivo a caja: (111005 Caja general, contra 134530 Arrendamiento). Grupo 42 ganancias Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a las del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye, entre otros, los relacionados con utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, indemnizaciones y estudios actuariales, y se presentan separadas de las actividades de los ingresos ordinarios como otros resultados integrales (ORI). Política contable de ganancias Reconocimiento inicial: el reconocimiento de ingresos no ordinarios corresponde a actividades diferentes a las normales de la empresa. Medición inicial: cuando se hace una transacción como la venta de un activo de propiedad planta y equipo por su costo histórico o valor razonable. Medición posterior: costo histórico. Baja en cuenta: por el cierre de la cuenta en el momento de presentar información de los estados financieros. Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación financiera de prueba, pero en el estado de situación financiera definitivo desaparece. Su revelación tiene que ser de las partidas más relevantes durante el ejercicio económico. 164. La empresa vende por 25.000 u.m. un vehículo usado cuyo valor en libros está compuesto por 30.000 u.m. y una depreciación de 10.000 u.m. (111005 Moneda nacional, 135515 Depreciación vehículo, contra 154005 Autos, 424540 Utilidad en flota y equipo de transporte). 3. Gastos Son erogaciones que hace la empresa con el fin de prestarle apoyo necesario al desarrollo de la actividad y que no se pueden identificar con una operación determinada. Por ejemplo, la papelería es para la administración, tanto en ventas y en cobranzas como para pedidos, etcétera. Todo gasto se recupera a través del precio de venta de cada uno de los artículos puestos en el mercado:    ¿Quién paga el sueldo que usted devenga como empleado? Los clientes. ¿Quién paga los gastos de un negocio? Los clientes. ¿Quién paga las atenciones de las meseras en un restaurante? Simplemente usted en el valor del producto que compra. Los gastos: son decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas, o son disminuciones del valor de los activos, o bien por generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio (S2.23). Ejemplos de gastos:       Gastos de ventas por la disminución del activo inventarios. Gastos de administración por el incremento de beneficios a empleados. Gastos de distribución por el incremento de pasivos varios. Gastos por depreciación, amortización o agotamiento por disminuciones de activos propiedad, planta y equipo, que se aplican como gasto. Gastos varios por reconocimiento que aumenten el pasivo. Gastos netos, en términos generales, son decrementos para el patrimonio en calidad de pérdidas. Los contadores son muy celosos con el uso de los términos “costos de ventas”, “gastos operativos” y “gastos no operativos”, que se presentaban en forma separada; los economistas asimilan por su parte los términos “costo” y “gastos” a uno solo: a costo. Hoy las NIIF para pymes aseveran para estos dos términos solo gastos, concluyendo que los ingresos son ordinarios y ganancias mientras que los gastos son ordinarios y pérdidas, y su resultado son las utilidades del ejercicio. De allí la razón de que se deba desaprender lo aprendido para volver a aprender nuevos conceptos y principios de información financiera sobre NIIF para pymes. El indicador de rendimiento ayuda a los usuarios a conocer la rentabilidad que la entidad ha generado sobre sus recursos económicos. A propósito de esto cabe recordar la descripción que se hizo al iniciar esta exposición de los cuatro elementos que dan el desempeño de la gerencia: recursos, procesos, productos y clientes. Los gastos se clasifican así: a) Los gastos ordinarios incluyen: el costo de las ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente toman la forma de salida o disminución del valor de los activos, tales como: efectivo y sus equivalentes al efectivo, inventarios, propiedades, planta y equipo. b) Las pérdidas son otras partidas que pueden surgir en el curso de las actividades ordinarias. Si las pérdidas se reconocen en el estado del resultado integral, habitualmente se presentan por separado, porque el conocimiento de estas es útil para la toma de decisiones económicas (S2.26). Gastos ordinarios    Gastos de administración, como sueldos del personal administrativo, arrendamientos de las oficinas, depreciación de muebles y enseres de oficina, intereses de préstamos bancarios, intereses en pagos de impuestos nacionales o municipales, IVA pagado en gastos que no tienen relación con las ventas, servicios públicos, gastos de papelería, de puesta en marcha y preoperativos. Gastos de distribución, como sueldos del personal dependiente de ventas, personal de bodega, intereses de cartera con pago aplazado, arrendamiento de locales, depreciación de muebles y enseres de oficina, servicios públicos, acarreos y transporte. Gastos de ventas [como: costo de ventas]. Clase 5. Gastos ordinarios A grupa las cuentas que representan los gastos de administración, de distribución y de ventas en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 Ganancias y pérdidas. Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir, en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional, utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio UPAC (hoy UVR) aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales (PUC). Características del gasto ordinario Las principales características del gasto son:    Que sea necesario en la producción de la renta. Que sea proporcional con el tamaño de las ventas y de la empresa. Que tenga relación de causalidad con la producción de la renta. Ningún gasto personal de los socios o de la gerencia puede ser considerado como gastos de la empresa, amén de incurrir en irregularidades contables y sanciones de carácter tributario. Grupo 51. Gastos de administración [Los gastos ordinarios de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación y organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico, incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Se clasifican bajo el grupo de gastos ordinarios de administración, por conceptos tales como: sueldos, prestaciones sociales, honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios]. Cuando la empresa tenga organizada la actividad y el tamaño sea tal que los gastos ordinarios se puedan identificar con la parte administrativa o la de distribución y ventas, se llevan al grupo de cuentas separadas: Grupo 51. Gastos de administración en forma separada de otras cuentas. Grupo 52. Gastos de distribución, para conocer el costo que demanda cada actividad dentro de la organización. Política contable de gastos de administración Reconocimiento inicial: Los gastos de administración se reconocen en primera instancia por los beneficios pagados a los empleados, de cargos directivos y de mandos medios que toman decisiones en la empresa de carácter operativo, de inversión y financiero, además de las disminuciones de los activos puestos al servicio como son la propiedad, planta y equipo y los aumentos de los pasivos por obligaciones por hechos pasados. Medición inicial: por el valor en efectivo o equivalente al efectivo, por el valor del activo aplicado a la administración o por el valor del pasivo reconocido. Medición posterior: por el importe en libros. Baja en cuenta: cuando se procede al cierre del ejercicio económico, en la determinación de la utilidad del ejercicio. Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación intermedio o de comprobación de saldos. Se revelan los montos pagados de acuerdo a su naturaleza o función del gasto. Grupo 53. Pérdidas Donde se llevan las operaciones que producen pérdidas y que tienen que ver con la disposición de bienes en uso. Si no existe una organización bien definida, todos los gastos se llevan a la cuenta de gastos de distribución y ventas. 165. La empresa paga el registro mercantil y los derechos de inscripción de libros y actas a la Cámara y Comercio por 350.000 u.m., en la constitución (514010 Gastos legales: registro mercantil, contra 111005 Moneda nacional). 166. La sociedad de responsabilidad limitada (o asimilada) pagó el impuesto de registro de capital del 0.7% sobre el capital social de 100.000.000 u.m. (514010 Registro mercantil, contra 111005 Moneda nacional). 167. La sociedad anónima con capital autorizado de 200.000.000 u.m. (o asimilada) pagó el impuesto de registro de capital del 0.7% sobre el capital suscrito de 100.000.000 u.m. (514010 Registro en Cámara de Comercio, contra 111005 Moneda nacional). La empresa no puede diferir ninguna clase de gastos de constitución ni preoperativos para amortizarlos posteriormente porque en las NIIF para pymes desaparecen las cuentas que se manejaban anteriormente. 168. La empresa causó la nómina mensual de administración por valor de 5.000.000 u.m. y descuenta los aportes del trabajador (510506 Sueldos, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud, 238030 Fondos de cesantías y pensiones, 250505 Salarios por pagar). Cuando haga el pago, entonces: (250505 Salarios por pagar, contra 111005 Moneda nacional). 169. La empresa causó los honorarios al abogado por 1.000.000 u.m. (511025 Asesoría jurídica, contra 236525 Retención fuente, 236725 Retención IVA asumido, 233595 Otros). Cuando se haga el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). 170. Se causan los honorarios al contador por 1.160.000 u.m., incluido el IVA (511030 Asesoría financiera, contra 236525 Retención fuente, 233595 Otros). Cuando se haga el pago: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). 171. La empresa adquiere la dotación del personal administrativo por valor de 60.000.000 u.m. (510551 Dotación y suministro a trabajadores, contra 236525 Retención fuente, 236725 Retención IVA, 236825 Retención de ICA, 233595 Otros). Cuando pague la factura, entonces: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). Grupo 52. Gastos de distribución [Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación y organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico, incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas. Se clasifica bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliados al seguros, servicios, provisiones, entre otros]. Cuando la organización de la empresa es mediana (no tiene líneas de dirección bien definidas por su tamaño), se llevan todos los gastos al grupo de cuentas 52. Gastos de distribución. 172. Causación de la nómina: la empresa contabilizo la nómina del departamento de ventas por valor de 6.000.000 u.m., menos los aportes del trabajador: el 4% a entidades prestadoras de servicio de salud y el 4% con destino a la administradora de cesantías y pensiones (520506 Sueldos, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud, 238030 Fondos de cesantías y pensiones, 250505 Salarios por pagar). Cuando se haga el pago, entonces: (250505 Salarios por pagar, contra 111005 Moneda nacional). Observe que solamente cambió la cuenta 5105 por la 5205; el resto del procedimiento contable es igual. 173. Causación de aportes: la empresa contabilizó los aportes patronales sobre la nómina de 20.000.000 u.m. así: 8.5% salud, 12% pensiones, riesgos profesionales del 0.05% y los aportes parafiscales de 4% COMFAMILIAR, 2% SENA y 3% ICBF (520568 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP, 520569 Aportes a entidades promotoras de salud EPS, 520570 Aportes a fondos de pensiones y/o cesantías, 520572 Aportes cajas de compensación familiar, 520575 Aportes ICBF, 520578 SENA, contra 237005 Aportes a entidades promotoras de salud, 237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP, 237010 Aportes a ICBF, SENA y cajas de compensación, 238030 Fondos de cesantías y pensiones). 174. Pago de aportes: la empresa pagó los aportes patronales y parafiscales (237005 Aportes a entidades promotoras de salud, 237006 Aportes a administradoras de riesgos profesionales ARP, 237010 Aportes a ICBF, SENA y cajas de compensación, 238030 Fondos de cesantías y pensiones, contra 111005 Moneda nacional). Los aportes parafiscales se pagan hasta el 10 de cada mes siguiente. Igual acontece con las pensiones, excepto las cesantías, que se consignan a las administradoras antes del 15 de febrero del siguiente año. 175. Causación de los beneficios a empleados: la empresa causó las prestaciones sociales de un empleado que tiene en nómina 6.000.000 u.m. y solo lleva ocho meses con la empresa así: 1/12 para cesantías, 1/12 para primas de servicio, 1/24 para vacaciones y el 12% de las cesantías acumuladas para el pago de los intereses sobre cesantías, sobre la base de información de cada uno de los derechos de los empleados y no sobre el total de la nómina (520530 Cesantías, 520533 Intereses sobre cesantías, 520536 Prima de servicios, 520539 Vacaciones, contra 251005 Cesantías, 251505 Intereses sobre cesantías, 2525055 Vacaciones, 252005 Prima de servicios). En el nuevo modelo de la contabilidad no hay provisiones generales; el pasivo debe ser una obligación real. Gastos financieros Los gastos financieros en NIIF para pymes no se capitalizan en el valor del activo fijo por conceptos del mayor pago al proveedor, préstamos de financiación que sean directamente atribuibles a la adquisición o fabricación del activo. En cambio, si se trata de NIIF plenas, los gastos financieros se capitalizan y será obligatorio en aquellos activos que necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de uso planeado por la gerencia. Grupo 53. Pérdidas [Comprende las diferencias que se generan entre los valores del activo: costo, depreciación y deterioro, con relación al valor recibido por su disposición, de tal manera que no están relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico o giro ordinario del negocio. Se incorporan conceptos tales como: pérdidas en venta y retiro de bienes]. Política contable de pérdidas Reconocimiento inicial: se reconocen en el momento de la venta de un bien propiedad, planta y equipo que se vende, y el precio recibido es menor al importe neto del activo. En caso contrario hay utilidad. Medición inicial: en el momento de la disposición de bien. Medición posterior: el importe en libros. Baja en cuenta: en el momento del cierre del ejercicio económico, y preparar los estados financieros para la fecha que se informa. Presentación y revelación: se presenta en el estado de situación financiera de comprobación de saldos y se revelan los hechos que originaron la disposición del activo. 176. Venta de propiedad, planta y equipo: la empresa vende maquinaria usada por valor de 2.000.000 u.m., cuyo costo es de 40.000.000 u.m., la depreciación acumulada es de 30.000.000 u.m., y el deterioro es de 5.000.000 u.m. El cliente hizo retención en la fuente de 3.5% (134010 De maquinaria y equipo, 135515 Retención en la fuente, 159210 Depreciación: maquinaria y equipo, contra 151205 Maquinaria y equipo, 425045 De depreciaciones, 531030 Pérdida en venta y retiro de bienes: maquinaria y equipo). Cuando se recibe el efectivo: (110505 Caja general, contra 134010 De maquinaria y equipo). 177. Se causó el 2% de comisión en la venta de la maquinaria sobre el valor de 2.000.000 u.m., menos la retención en la fuente del 2.5% (519815 Comisiones, contra 236520 Comisiones, 233520 Comisiones). Cuando se haga el pago: (233520 Comisiones, contra 111005 Moneda nacional). Gasto por diferencia en cambio extranjero: Aunque en las NIIF para pymes no se menciona la característica cualitativa de la unidad de medida, la cual si se trata en el marco conceptual de las NIIF completas, esta es importante porque puede acontecer que en una pyme se encuentren activos y pasivos en moneda extranjera. Las diferencias en cambio extranjero se llevan al estado de resultados (S30.10), pero también pueden llevarse a otros resultados integrales cuando la NIIF así lo requiera (S30.11). Casos y análisis sobre la característica unidad de medida o moneda funcional:      La empresa no actualiza los activos y pasivos en moneda extranjera al peso. Siempre que se emitan estados financieros y se tengan derechos u obligaciones en moneda extranjera, se debe hacer la conversión antes de su presentación para hacer los ajustes correspondientes por la diferencia en cambio extranjero. Los estados financieros fueron presentados en dólares. En Colombia la moneda funcional es el peso, y la información financiera debe presentarse de acuerdo a la moneda funcional. La empresa no combina los estados financieros de la controladora con las sucursales extranjeras. Los estados financieros de la controladora deben combinarse con los estados financieros de sucursales extranjeras convertidos a la moneda legal y en idioma español. No se consolidan los estados financieros de la controladora con las subsidiarias extranjeras. Para las controladoras es obligación presentar, además de los cinco estados financieros básicos, otros cinco estados financieros consolidados y en moneda funcional. [La empresa no actualiza los valores en unidad de valor real constante UVR. Los pasivos en UVR también son objeto de actualización por la tasa del UVR, y su diferencia se lleva a un mayor valor de la obligación si es positiva contra una cuenta de gasto financiero; en caso contrario, si disminuye la obligación, se considera un ingreso financiero. En ambos casos la subcuenta se denomina reajuste monetario].   Se llevan cuentas corrientes y de ahorros en dólares. Los valores disponibles se valúan por la tasa representativa existente en el momento de la conversión, se actualiza el valor del activo y la diferencia encontrada (procedimiento local: si es mayor valor, se lleva a un ingreso financiero; si es menor, se lleva a un gasto financiero y como subcuenta diferencia en cambio extranjero (S30.10). Con la aplicación de las NIIF, es posible que exija hacer parte de otros resultados integrales. Se mantienen obligaciones extranjeras en dólares. La contabilidad se lleva en moneda funcional de cada país, pero el referente de las obligaciones extranjeras debe ser en dólares, y siempre que se presenten estados financieros se actualiza la información. Impuesto de renta y complementarios [El gasto del impuesto de renta y complementarios se calcula en tres momentos: La provisión mensual sobre la proyección de las actividades operativas y estratégicas del año, donde se demuestra la capacidad del ente para proseguir su marcha, y no sobre las ganancias líquidas gravables de fin de año que arroja el estado de resultados. Este cálculo no debe existir. El verdadero impuesto de renta a pagar se liquida sobre la renta del año, aplicándole todas las normas del Estatuto Tributario, sobre los ingresos y gastos acumulados de una vigencia con el fin de depurarlos y aplicar la tarifa del 25% para el año 2013 y siguientes. El valor calculado anterior se disminuye con las retenciones en la fuente que le hayan aplicado al ente económico y el anticipo pagado en la declaración anterior (PC)]. Grupo 54. Impuesto de renta y complementarios [Comprende los impuestos por concepto de renta y complementarios liquidados conforme a las normas legales vigentes de cada país]. Política contable complementarios del impuesto de renta y Reconocimiento inicial: una vez conocidos los presupuestos fiscales aplicables al periodo contable en cada país, al finalizar cada periodo en la fecha que se informa, se calculan los impuestos por medio de una estimación mensual que se rectificará en el momento de elaborar la declaración de renta y determinar los impuestos diferidos por las diferencias temporarias entre los activos costos y los activos fiscales e igualmente con los pasivos. Medición inicial: por las cuotas periódicas mensuales. Medición posterior: por el ajuste correspondiente de fin de año, cuando se conozca el impuesto definitivo, con base en la liquidación privada. Baja en cuenta: al cierre del periodo contable, para determinar las utilidades después de impuestos. Presentación y revelación: se presentan en los estados financieros intermedios de saldos de comprobación. Al final del periodo se presenta en el estado del resultado integral. Su revelación se hace teniendo en cuenta la normativa correspondiente. Cuenta 5405. Impuesto de renta y complementarios [En las prácticas de otrora de la normativa local, en cada periodo contable se hacía un estimativo del gasto del impuesto en la cuenta de gastos (5405), se contabilizaba durante el ejercicio contable y, como contra cuenta, una provisión fiscal (2615) mensualmente]. Hoy este procedimiento se utiliza debido a que es un pasivo porque se reconoce sobre un hecho pasado, pero también cumple con la definición de provisión porque es una obligación futura que no se sabe con certeza, según las NIIF para pymes. 178. Declaración de renta 2014: en el año siguiente del 2015 se hace la declaración de renta y complementarios de 2014, se calcula el impuesto de renta de 42.000.000 u.m. y se consolida la cuenta de impuestos de renta (540505 Impuesto de rentas y complementarios, contra 240405 Vigencia fiscal corriente). 179. Aplicación de retenciones a la declaración de renta: en la cuenta 1355 de retenciones en la fuente siempre existe un saldo soportado con los certificados de retención por valor de 17.000.000 u.m., el cual se le aplica al impuesto de la vigencia 2013 (240405 Vigencia fiscal corriente, contra 135515 Retención en la fuente). 180. Anticipo de renta año gravable 2014: En la declaración del año 2013 existe un anticipo de renta con saldo de 21.000.000 u.m. a favor del contribuyente. ¿Cuál es el valor del impuesto de renta a pagar? (240405 Vigencia fiscal corriente, contra 135505 Anticipo de impuesto de renta y complementarios). Grupo 59. Ganancias y pérdidas Agrupa las cuentas de resultados al cierre del ejercicio económico con el fin de establecer la utilidad o pérdida del ente económico. Su saldo podrá ser débito o crédito según el resultado obtenido]. Política contable de ganancias y pérdidas Reconocimiento inicial: su reconocimiento es para calcular la ganancia o pérdida del ejercicio contable, y sirve como cuenta puente para cerrar definitivamente las cuentas de resultados o nominales cuando se hace el cierre anual. Medición inicial: su valor inicial al débito son todos los valores cerrados de las cuentas nominales de saldo débito (gastos), y todos los valores de movimiento crédito corresponden al cierre de las cuentas de saldo crédito (ingresos). De la diferencia entre los movimientos surge la utilidad si el crédito es superior a los débitos; en caso contrario, surge la pérdida. Es una cuenta única que se utiliza en todos los eventos de cierre para consolidar la utilidad o pérdida del ejercicio como único resultado del proceso. Medición posterior: no tiene reconocimiento posterior. Baja en cuenta: su baja en cuenta se da en un cierre total para dar vida a la ganancia del periodo como resultado de la actividad ordinaria, o también para dar sustento a la pérdida en la actividad. Presentación y revelación: ninguna cuenta de resultados aparece en el estado de situación financiera. Su revelación demuestra cómo se obtuvieron los resultados positivos o negativos de la actividad económica. Cuenta 5905. Ganancias y pérdidas Utilidad del ejercicio: para obtener la utilidad del ciclo contable solamente hay una forma: mediante la hoja de trabajo expuesta en el capítulo 13, que versa sobre a elaboración de la hoja de trabajo. En ella se hacen los ajustes por errores u omisiones detectados en la verificación de cada cuenta del estado de situación financiera y del estado del resultado integral para obtener el estado de situación financiera ajustado como requisito previo para el cierre de todas las cuentas nominales o de resultado contra la cuenta de ganancias y pérdidas, que hace las veces de cuenta puente y facilita encontrar el resultado final de las ganancias o pérdidas del ejercicio. [La metodología de cierre del ciclo contable se presenta mediante registros de contabilidad en las respectivas notas de contabilidad, donde las cuentas nominales de saldo crédito (41 Ingresos por actividades ordinarias, 42 Ingresos ganancias por actividades que no son del objeto social del negocio) se debitan contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas, y las cuentas nominales de saldo débito (61 Costo de ventas o de servicios, no importa el sistema de inventario que se tenga, si periódico o permanente, 51 Gastos por actividades ordinarias, 52 Gastos de ventas, 53 Pérdidas obtenidas en actividad que no son del objeto social del ente económico, 54 Gastos de impuestos de renta y complementarios, que se calculan una vez se aplican los presupuestos tributarios) se acreditan contra la cuenta 59 Ganancias y pérdidas, con el fin de que las cuentas nominales queden con saldo cero en la contabilidad para que inicien a acumular en el siguiente ejercicio. Al finalizar el proceso, la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas queda con saldo, que bien puede ser débito o crédito, de tal manera que el crédito se constituye en la cuenta 3605 Utilidad del ejercicio y el débito en la 3610 Pérdida del ejercicio]. La utilidad después del cálculo del pasivo sobre el impuesto de renta y complementarios es la base para tomar decisiones en asamblea general o junta de socios. Sin embargo, es difícil tomar decisiones sobre valores causados. 181. Hoja de trabajo: en la siguiente hoja de trabajo se muestran los cierres contables. Hoja de trabajo Elaboración del estado de situación fi y estado del resultado integral Código Cuentas Estado de situación Cierre de cuentas Estado Financiera ajustado situación fi 4135 4150 Comercio Financieros 4160 Arrendamientos 6135 Costo de ventas 200.000 200.000 5205 5215 Gastos personal Impuestos 18.000 2.000 18.000 2.000 5220 Arrendamientos 6.000 6.000 5235 Servicios 2.000 2.000 5240 Gastos legales 5260 Depreciaciones 3.000 3.000 5295 Diversos 1.000 1.000 5299 Provisiones 2.000 2.000 5198 Financieros 12.000 12.000 5405 Impuesto renta 3.000 3.000 5905 Ganancias y pérdidas (2) 251.000 5905 Ganancias y pérdidas (3) 22.000 3605 Utilidad del ejercicio Sumas (1)    268.000 2.000 268.000 2.000 3.000 3.000 2.000 251.000 2.000 273.000 22.000 273.000 273.000 273.000 22.000 Los ingresos del ejercicio de 273.000 u.m. se cierran mediante un débito, y se acredita la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas. Los gastos del ejercicio de administración, que son 251.000 u.m., se cierran como cuentas nominales en movimiento crédito, y se debita la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas. La cuenta Ganancias y pérdidas quedará al débito con 251.000 u.m., como contrapartida del cierre de gastos, y al crédito con 273.000 u.m., por el cierre de los ingresos, de tal manera que se presenta una diferencia: utilidad del ejercicio que irá como una cuenta única del estado de resultados a las cuentas del patrimonio. de  La diferencia de 22.000 u.m. corresponde a la utilidad del ejercicio, que se registra como un débito en la cuenta 590505 para que su saldo sea cero y haya cumplido la razón de ser cuenta puente para el cierre. Las ganancias determinadas al finalizar el ciclo contable se confirman en la asamblea general o junta de socios y se toman decisiones. En primer lugar se establecen las reservas obligatorias y las estatutarias, en segundo lugar las ocasionales y, por último, los dividendos o participaciones, que no pueden ser inferiores al 50% de las ganancias líquidas (después de impuestos). 182. Cierre contable de ingresos ordinarios: elabore el cierre de la única cuenta de ingresos, ventas del periodo de 2.000.000.000 u.m. (413536 Electrodomésticos, contra 590505 Ganancias y pérdidas). 183. Cierre contable de gastos de ventas: Elabore el cierre del gasto de ventas del periodo de 1.600.000.000 u.m. (590505 Ganancias y pérdidas, contra 613536 Gasto de venta (costo) de electrodomésticos y muebles). 184. Cierre contable de gastos de administración: Elabore el cierre de gastos de administración por los siguientes valores: sueldos 96.000.000 u.m., auxilio de transporte 3.000.000 u.m., cesantías 8.000.000 u.m., intereses a las cesantías 960.000 u.m., prima de servicios 4.000.000 u.m., y otra por el segundo semestre, vacaciones 4.000.000 u.m., asesoría financiera 6.000.000 u.m. (590505 Ganancias y pérdidas, contra 510506 Sueldos, 510527 Auxilio de transporte, 510530 Cesantías, 510533 Intereses a las cesantías, 510536 Prima de servicios, 510539 Vacaciones, 511030 Asesoría financiera. 185. Cierre contable de gastos de distribución: Elabore el cierre de los gastos de distribución y ventas que aparecen en las cuentas auxiliares de contabilidad con los siguientes valores: sueldos 120.000.000 u.m., auxilio de transporte 1.000.000 u.m., cesantías 10.000.000 u.m., intereses a las cesantías 120.000 u.m., prima de servicios 5.000.000 u.m. (segundo semestre), vacaciones 5.000.000 u.m., impuesto de industria y comercio por valor de 20.000.000 u.m. y asesoría financiera 600.000.000 u.m. (590505 Ganancias y pérdidas, contra 520506 Sueldos, 520527 Auxilio de transporte, 520530 Cesantías, 520533 Intereses a las cesantías, 520536 Prima de servicios, 520539 Vacaciones, 521030 Asesoría financiera, 521505 Industria y comercio). 186. Cierre contable de utilidad o pérdida del ejercicio: tome los registros anteriores desde el 181, determine los movimientos de la cuenta 590505 y calcule la diferencia entre los créditos y los débitos. Elabore el cierre general del ejercicio (590505 Ganancias y pérdidas, contra 360505 Ganancias del ejercicio, o 361005 Pérdidas). 4. Costos de ventas Clase 6. Costos de ventas [Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un periodo determinado. Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se cancelarán con cargo a la cuenta 5905 Ganancias y pérdidas]. Son erogaciones que hace la empresa en la compra de mercancías no fabricadas por esta o en la manufactura de un producto en particular. En este último caso los bienes y servicios que se incorporan se identifican plenamente con el bien en particular, como los materiales y la mano de obra; los que no se identifiquen se lleva a costos indirectos de producción y se distribuyen entre todos los bienes producidos mediante un método de prorrateo. Las características del costo, según el profesor Guillermo Bustamante, de la Universidad de Antioquia son:      Identificable con cada uno de los productos. Indispensable en la producción de bienes o servicios. Inventariables, es decir, que se puede contar. Intervalo de tiempo para producir ingresos. Ingresa al final con el tiempo a la corriente de efectivo. Grupo 61. Costos de ventas y prestación de servicios Comprende el monto asignado por el ente económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable]. Cuando los inventarios se vendan, la entidad reconocerá el importe en libros de estos como un gasto en el periodo en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de actividades ordinarias (S13.20). Cuando los prestadores de servicios tengan inventarios, se medirán fundamentalmente por la mano de obra y otros costos del personal involucrado en la prestación del servicio, tales como personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles. Los costos de ventas y personal de administración general no se incluirán, sino que se reconocerán como gastos del periodo. Tampoco incluirán márgenes de ganancias ni costos indirectos no atribuibles (S13.14). Política contable de costos de ventas y de prestación de servicios Reconocimiento inicial: los costos de venta o de prestación de servicios se reconocen en el momento en que se realiza la venta y el sistema de inventarios es el permanente. En caso contrario se mide por el sistema de inventario periódico. Medición inicial: por el importe del valor del inventario vendido o de la prestación del servicio. Medición posterior: simplemente se acumula con los periodos anteriores. Baja en cuenta: en el momento del cierre para determinar la utilidad bruta en venta de mercancías o prestación de servicios. Presentación y revelación: durante los estados de comprobación de saldos, y desaparece al finalizar el año. Se revelan el método de determinación del costo y las partidas relevantes de los inventarios. Grupo 6135. Comercio al por mayor y al por menor: [Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la adquisición, manejo y enajenación de bienes o productos que no sufren transformación, tales como: automotores, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y otros enseres domésticos]. 187. Venta de mercancía: La empresa vende mercancía por valor de 10.000.000 u.m., con impuesto a las ventas del 16%. Su costo de venta es de 8.000.000 u.m. (130505 Cartera, 413536 Venta de electrodomésticos y muebles, 240804 Impuesto a las ventas). Cuando se haga el recibo de caja por la venta: (110505 Caja general, contra 130505 Cartera). 188. Causación del costo de venta: Por la causación del costo de la anterior venta (613536 Venta de electrodomésticos y muebles, contra 143536 Electrodomésticos y muebles). 189. Cierre contable del costo de venta: elabore el cierre del costo de ventas del periodo contable por valor de 300.000.000 u.m. (590505 Ganancias y pérdidas, contra 613536 Venta de electrodomésticos y muebles). El uso de los inventarios que se emplean como un componente de las propiedades, planta y equipo de propia construcción se lleva a las cuentas respectivas. Los inventarios distribuidos a otro activo de esta forma se contabilizan posteriormente de acuerdo con la sección de esta NIIF aplicable a ese tipo de activo (S13.21). 190. Uso de repuestos en inventarios: la empresa reparó una planta eléctrica y utilizó el inventario de componentes de la planta por 500.000 u.m. (152005 Maquinaria y equipo, contra 145505 Materiales, repuestos y accesorios). 191. Reparaciones con reemplamiento: la empresa reparó una planta de eléctrica adicionándole un componente por 200.000 u.m. y dio de baja el repuesto reemplazo por el valor neto de 100.000 u.m. Adición: (152005 Maquinaria y equipo, contra 145505 Materiales, repuestos y accesorio), por el repuesto dado de baja: (514515 Maquinaria y equipo, contra 152005 Maquinaria y equipo). Grupo 62. Compras [Comprende el valor pagado y/o causado por el ente económico en la adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías para ser utilizadas en la producción y/o comercialización en desarrollo de la actividad social principal, durante un periodo determinado]. Política contable de compras Reconocimiento inicial: cuando se lleva inventario de mercancías por el sistema periódico, se reconocen las compras de mercancías en una cuenta especial que se acumula hasta el final del ejercicio. Medición inicial: precio de compra menos rebajas y descuentos atribuibles a la compra de mercancías. Medición posterior: en la fecha sobre la que se informa, se levantará el inventario físico para determinar el inventario final y el costo de la mercancía vendida. Baja en cuenta: en el momento del cierre del periodo, se da de baja el inventario inicial y se monta el inventario final, las compras desaparecen y da como resultado el costo de venta. Presentación y revelación: las compras no aparecen en el estado de situación financiera por ser una cuenta de resultados. Aparece en los estados de situación de comprobación de saldos, que incluye las cuentas reales y las nominales. Se revelan las compras a partes relacionadas. Cuenta 6205. Compras de mercancías Registra la compra de mercancías durante un periodo contable, por su valor neto, descontando las rebajas y descuentos]. Si la empresa utiliza el sistema de inventario periódico, el costo de ventas se determina por juego de inventario como un asiento de ajuste, en la fecha sobre la que se informan los estados financieros, así:       Todas las compras de mercancía para la venta durante el periodo contable se llevan a la cuenta 620505 Compras. Los fletes y acarreos en compras se suman como un costo mayor de las compras. Los descuentos y rebajas disminuyen el valor de las compras. De la suma del inventario inicial más las compras y fletes, se obtiene la mercancía disponible para la venta. Al finalizar el periodo contable se levanta el inventario físico para actualizar la cuenta de inventarios (1435 Mercancías no fabricadas por la empresa) y se resta de las mercancías disponibles en inventarios y da como resultado el costo de ventas (6135 Comercio al por mayor y al por menor). En conclusión, los dos sistemas de inventarios concluyen en el costo de ventas (6135) y corresponde a registros de ajustes contables en la fecha sobre la cual se informan los estados financieros. 192. Estado de situación financiera de comprobación: o balance de saldos contiene el inventario inicial a 1º de enero de 20.000.000 u.m. Durante el periodo se compró mercancía al régimen común a crédito menor de 90 días, por 200.000.000 u.m., con impuesto a las ventas del 16%, y se utiliza el sistema periódico (620505 De mercancías, 240804 Impuesto a las ventas, contra 236540 Retención en compras, 236840 Retención en ICA, 220505 Nacionales). Cuando se hace el pago al proveedor (220505 Nacionales, contra 111005 Moneda nacional). 193. Transporte de mercancías: se pagan fletes por el transporte de la mercancía por valor de 1.250.000 u.m. (523550 Transporte, fletes y acarreos, 240804 Impuesto a las ventas, contra 236525 Retención en servicios, 236840 Retención en ICA, 233595 Otros). Cuando se pague: (233595 Otros, contra 111005 Moneda nacional). Observe que los fletes y acarreos se pueden llevar a gastos de ventas o como un mayor valor de las compras. 194. Inventario físico: a fin de año se hizo el levantamiento del inventario físico y el resultado fue del orden de 25.000.000 u.m. Se requiere hacer el ajuste del costo de ventas (143536 Electrodomésticos y muebles por el resultado del inventario físico, 613536 Venta de electrodomésticos y muebles —será la diferencia—, contra 620505 De mercancías compras del periodo, 143536 Electrodomésticos y muebles —inventario inicial del estado de situación financiera—). Costos de producción Quedan pendientes por considerar algunos grupos de cuentas del estado de situación financiera utilizados en forma apropiada en la manufactura, tales como: Clase 7. Costos de producción o de operación, con sus grupos de cuentas Grupo 71. Materia prima, Grupo 72. Mano de obra directa, Grupo 73. Costos indirectos de fabricación, y Grupo 74. Contratos de servicios. Los gastos de personal y de materiales en los que se incurre en desarrollo de los contratos de servicio, según su grado de avance, se deben presentar en las cuenta 141005 Productos en proceso o 143005 Productos manufacturados, a la fecha sobre la cual se informan y presentan los estados financieros. Estos grupos se obvian para entregar en esta oportunidad la contabilidad general que debe dominar el primer curso]. El costo de producción comprende:     Precio de adquisición de las materia primas. Precio de adquisición de otras materias consumibles. Costos directamente imputables, tales como mano de obra directa, gastos generales de fabricación. Costos indirectos de fabricación en la medida razonables que correspondan y sean imputables al periodo de fabricación. Este tema será objeto de otros libros sobre manejo de las NIIF. 5. Actividades de aprendizaje Discuta con otros compañeros de equipo de estudio 1. ¿Por qué se da el nombre de cuentas de resultado o cuentas nominales? 2. ¿Por qué no denominarlo ganancias y pérdidas, que sí son los 3. 4. 5. 6. verdaderos resultados? ¿Qué otros puntos de vista conoce de la definición de cuentas de resultado? En el estado de situación financiera, ¿en dónde aparece el resultado del ejercicio? ¿Cuándo los resultados del ejercicio hacen crecer el patrimonio? ¿Es la contabilidad sinónimo de teneduría de libros? Dinámica: el primer colegio le había enseñado al niño Julio que para dibujar la flor debía esperar a que la profesora enseñara los colores con los cuales debía pintar el palito, el de las hojitas y, por último, el de la flor; por consiguiente, todos los niños debían guardar compostura. Cuando Julio cambió de colegio porque sus padres se trasladaron de ciudad, la nueva profesora repite el ejercicio. Entonces le dice Julio a la profesora después de haber esperado prudentemente: “¿De qué color pinto la flor, profesora?”. Ella le responde: “¡Julio, tengo que esperar a que usted pinte la flor para saber de qué color es la flor!”. Corolario: señor estudiante, el docente debe esperar que usted analice e interprete más de 200 transacciones planteadas en los diferentes temarios de la contabilidad de activos, pasivos, patrimonio y rendimientos para saber cómo queda cada registro de contabilidad, porque lo importante es su criterio y la conservación de los conceptos y principios generales contenidos en las NIIF para pymes y en otras normas referentes a las NIIF plenas, generalmente aceptadas en los cinco continentes a través del IASB, que tiene su sede en Londres. Ponga a prueba su conocimiento 1. 2. 3. 4. 5. ¿Cuál es la naturaleza de las cuentas de resultado? ¿Cuál es la diferencia entre ingresos ordinarios y ganancias? ¿Cuál es la diferencia entre gastos ordinarios y pérdidas? ¿Existe aún en la contabilidad gasto operacional y no operacional? ¿Cuáles son los principales grupos de ingresos, costos y gastos? 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. ¿En qué consiste el cierre del ciclo contable? ¿Cómo se elabora la hoja de trabajo? ¿Cuál es la cuenta puente para elaborar el cierre contable? ¿Cuál es la base para calcular y contabilizar el gasto de impuesto de renta? ¿Cuándo se consolida el impuesto de renta en el estado de situación financiera? ¿Cuál es la fuente para calcular el impuesto de renta por pagar? ¿Cuáles valores se pueden compensar para pagar el impuesto de renta? ¿Cuál es la cuenta o cuentas que van al patrimonio del resumen de todas las cuentas nominales del estado de resultados? Capítulo 11. Contabilidad de persona natural “La vida es la mejor escuela: pero cuando no se aprenden sus lecciones, de nada sirve la vida, de nada sirve la escuela”. Marden La contabilidad es un proceso dinámico de información que se inicia con la formalidad de la persona natural y del establecimiento comercial y con la inscripción de los libros de contabilidad ante los organismos del Estado como la Cámara de Comercio del domicilio principal del negocio y ante otros como la Oficina de Planeación Municipal. [Los libros de contabilidad pueden ser encuadernados o empastados, o simplemente organizados con hojas sueltas, previamente marcadas con el nombre del libro y del establecimiento y enumeradas por el programa de contabilidad por computadora. Después se llevan a la Cámara de Comercio para la diligencia de destinación del libro en la primera página y para la rúbrica y sello del secretario en todos sus folios]. Es posible que en algunos países no se requiera la inscripción de los libros (no todos, solo algunos, como es el caso colombiano). Luego se define qué tipos de documentos soportes requiere la empresa, tales como: comprobantes de caja general, caja menor, comprobante de egreso, facturas de venta, notas de contabilidad, comprobantes de contabilidad, nóminas, pedidos, remisiones, etcétera, porque sin ellos la contabilidad carece de la documentación de los hechos y sucesos económicos en soportes que son imprescindibles para los dos sistemas de contabilidad: manual o sistematizada. Los soportes de contabilidad, como su nombre lo indica, son la razón de ser de la contabilidad porque documentan el ciclo contable. Hay que tener en cuenta que la contabilidad es la historia de los negocios; por consiguiente, se requiere conservar sus documentos soportes para que en cualquier tiempo se puedan verificar las transacciones y registros. La elaboración de los documentos se puede llevar a cabo mediante el módulo de documentos del programa de contabilidad cuando es apropiado, esto es, se han adquirido los módulos y se pueden elaborar la factura de venta, los comprobantes de pago, el recibo del caja, etcétera, y en el proceso interno afectar otros módulos como el de tesorería, inventarios, cartera, proveedores y demás. Para que la empresa utilice un software de contabilidad, debe obtener la licencia del propietario del software, y a su vez el software debe tener la autorización de la Administración de Impuestos para poderlo comercializar; de lo contrario, se tienen problemas con programas piratas y se corre el riesgo de la sanción sobre derechos de autor (es posible que en algunos países no requieran esta clase de autorización de la DIAN para el caso colombiano, SRI en Ecuador, SUNAT en Perú, SIREN en Bolivia, SENIAT en Venezuela y SAT en México). Este libro muestra la forma manual para que el estudiante conozca el proceso de elaboración de la documentación y codificación de las operaciones y el posterior registro en libros. Sin embargo, es urgente asumir la contabilidad sistematizada para la competitividad y productividad. El principal problema en los negocios de personas naturales es la informalidad, la cual ha sido medida por la metodología. ”Durante la última década la economía colombiana ha demostrado su capacidad para generar empleos, aunque su ritmo de crecimiento no se ha dado a la par con un aumento en la participación del empleo formal en el país. Lo anterior, se ha visto reflejado en el aumento en la tasa de ocupación, la cual se ubica en 57%, superior en un punto porcentual frente al mismo trimestre móvil del año anterior. Sin embargo, Colombia mantiene niveles de empleo informal cercanos al 52%, la cual es una tasa alta en comparación a otros países de características similares en la región. La informalidad laboral es un reflejo de la calidad del empleo en el país pues se caracteriza por: bajos niveles de cobertura en seguridad social, bajos niveles de educación, e ingresos menores que los del empleo formal. De forma similar, se observa que una gran parte de las unidades de producción carecen de registros, tienen baja productividad, así como bajo acceso al sector financiero y no llevan registros contables“ (Bustamante, 2011). 1. Apertura del negocio Las siguientes son preguntas clave para aprender a dominar el tema del ciclo contable, porque se constituyen en buena intención de aprendizaje de la contabilidad:              ¿Cómo encontrar una idea de negocios? ¿Cómo se forma el negocio de persona natural? ¿Cuáles son los requisitos formales para su constitución? ¿Qué requisitos formales laborales debe cumplir? ¿Cuáles son las obligaciones tributarias como régimen común, que se detallan en el Registro Único Tributario? ¿Cuáles son las obligaciones tributarias como persona natural menor de 30.000 UVT (las unidades de valor tributario de 2014 son de 27.485)? ¿Cuáles son los requisitos para registrarse como persona natural en la Cámara de Comercio? ¿Cuáles son los requisitos para registrar el establecimiento de comercio? ¿Qué requisitos deben tener tanto las facturas de compra como las facturas de venta de mercancías? ¿Qué libros debe inscribir la persona natural en la Cámara de Comercio? ¿Cuáles son las primeras transacciones en un negocio de persona natural? ¿Qué tipo de soportes de contabilidad recomienda usted como contador para una persona natural? ¿Qué tipo de estados financieros debe presentar la persona natural? No se hace alusión a las personas naturales que pertenecen al régimen simplificado por las siguientes razones:     Su responsabilidad fiscal es la 12 de régimen simplificado; por consiguiente no descuentan ni generan IVA. No están obligadas a facturar, pero si lo hacen deben llenar todos los requisitos de la factura de venta. No hacen retención en la fuente a título de renta, IVA e industria y comercio. No hacen declaración de renta y complementarios, pero las    retenciones en la fuente que les hayan hecho sus clientes cuando les pagan un bien o servicio son equivalentes al impuesto de renta que deben pagar y no son objeto de devolución. No hacen declaración de industria y comercio, pero las retenciones en la fuente que les hayan hecho sus clientes cuando les pagan un bien o servicio son equivalentes al impuesto de industria y comercio que deben pagar y no son objeto de devolución. No llevan libros de contabilidad inscritos en la Cámara de comercio, a pesar de que deben registrarse como persona natural y al establecimiento de comercio. Llevan la contabilidad en un libro fiscal simplificado. Recuerde el concepto de significado y de significante que tienen los hechos y los objetos en la contabilidad. Bajo este procedimiento se pueden identificar fácilmente las transacciones y se va apropiando de un argot (o léxico) contable y adecuado al plan único de cuentas. Así como el administrador es el hombre de negocios, la contabilidad es su lenguaje. Persona natural Dueño del negocio persona natural: Jhonny Quintana Álvarez. NIT: 11.786.222-1. Nombre comercial: Compumarket.com. Capital de persona natural: 61.600.000 (100 SMLV). Número de empleados: 2. Objeto social: compra y venta de suministros para computador. Sistema de inventario: periódico. Responsabilidades tributarias según el Registro Único Tributario (RUT): 11. Ventas régimen común. 05. Declaración de renta. 9 Retención en la fuente a título de renta al régimen simplificado. [Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición (C. C.)]. Las personas naturales son pequeñas y medianas entidades que tienen las siguientes obligaciones: a) No tienen obligación pública de rendir cuentas. b) Publican estados financieros con propósito de información general para sus propietarios no implicados en la gestión, los acreedores actuales y potenciales y agencias de calificación crediticia (S1.2). [En el caso colombiano, según el direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de la Contaduría, el grupo 3 se define así:  Grupo 3: pequeña y microempresa con planta de personal no superior de 10 trabajadores, activos totales excluida la vivienda por valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes (308.000.000). El salario mínimo legal vigente (SMLV) es fijado por el Estado cuando los gremios de empresarios no se ponen de acuerdo. (Año 2014 es de 616.000 u.m.)]. Actividad de comercio: las personas naturales buscan una oportunidad para emprender sus negocios mediante la aplicación de sus conocimientos (en mercadeo, ingeniería del producto, administrativo, legales), en las actividades contempladas en el Código de Comercio. Para ello disponen de tiempo y de recursos económicos, pero pueden vincular otros recursos tales como capital de trabajo o bienes de capital mediante el endeudamiento nacional o extranjero para apoyarse en el momento de conformación y desarrollo del negocio. Se hacen algunas precisiones que se llevan a cabo en Colombia para que el estudiante de otros países haga lo propio con los requerimientos que hacen los organismos del Estado. Formalidades del comerciante: las personas naturales, durante los treinta días posteriores a haber abierto su negocio al público o iniciar sus actividades comerciales, deben llenar los siguientes requisitos según la cartilla de la Cámara de Comercio de Bogotá, asimilable para todo el país: Formalidad comercial 1. [ Consultar a la Oficina de Planeación Municipal si el lugar es apto para ubicar el negocio. 2. Consultar a la Cámara de Comercio sobre la preexistencia del nombre comercial del negocio (evitar la homonimia). 3. Inscribir la persona natural en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de la ciudad. 4. Inscribir el o los establecimientos de comercio en el registro mercantil. 5. Inscribir los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, libro mayor y balances, libro diario y libro de inventarios y balances, según cada país. 6. Obtener el certificado de matrícula mercantil (para comprobar la legalidad del negocio). 7. Llevar contabilidad]. Formalidad laboral 1. [Inscribir a la persona natural y velar porque los trabajadores tengan sus debidas afiliaciones en las empresas prestadoras de servicio de salud y administradoras de pensiones y cesantías. 2. Afiliación de la empresa en cajas de compensación familiar, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA]. Formalidad de funcionamiento 1. [Visita y concepto de bomberos. 2. Derechos de autor SAYCO y ACINPRO. 3. Matrícula sanitaria ante la Secretaría de Salud cuando se manipulen alimentos en el establecimiento de comercio]. Formalidad tributaria 1. [Inscripción de la persona natural en el Registro Único Tributario (RUT) y obtención del NIT. 2. Realizar las declaraciones dentro de los plazos establecidos. 3. Impuesto de industria y comercio, tableros y avisos. 4. Impuesto de renta y complementarios. 5. Retención en la fuente del IVA al régimen simplificado. 6. Retención en la fuente a título de renta si es mayor a 30.000 UVT. 7. Generar y descontar el impuesto al valor agregado, IVA, por concepto de compras y ventas de mercancías. 8. Impuesto predial unificado. 9. Impuesto de vehículos. Se recomienda leer en el RUT las responsabilidades que tiene la persona natural como contribuyente para asesorarlas y para que puedan dar cumplimiento dentro de la oportunidad legal. Recuerde que la sanción con la administración de impuestos nacionales es de 10 UVT (2014 es 275.000 aproximado) y en impuestos municipales es de 5 UVT, dependiendo el municipio]. Aportes de capital personales: son los recursos en efectivo o bienes muebles e inmuebles que la persona natural vincula en la constitución del negocio para que funcione y tenga vida económica propia. La cuantía de recursos necesarios se determina con base en el estudio técnico de tamaño del negocio, del estudio de mercados (gustos y preferencias) y de la demanda de los productos (consumo real) y oferta (análisis de otras empresas del mismo sector) para luego sí determinar qué tajada (de pastel) de la demanda se va a satisfacer. Con estos elementos se refleja la capacidad productora o de comercialización que va a tener la empresa, el capital de trabajo (efectivo, inventarios, cartera y diferidos), las inversiones fijas (terrenos, edificaciones, vehículos, muebles, patentes, etcétera) y, por último, las inversiones diferidas (gastos de organización, puesta en marcha, inauguración, etc.). Ciclo contable: debe considerarse como el proceso para elaborar la contabilidad de cualquier persona, ya sea natural o jurídica, con el fin de obtener información más apropiada para conocer los negocios y tomar decisiones acertadas, donde se encuentran todos los hechos o eventos realizados en el pasado que sirven de base para visionar el futuro y contribuir de esta manera a generar mayor valor a la organización con decisiones certeras. La contabilidad es considerada por la mayoría de los comerciantes como una carga más que no produce ningún valor agregado, y se justifican por las declaraciones tributarias que son de obligatorio cumplimiento por los problemas fiscales que acarrea. Todo esto es cierto si el contador no hace valer su trabajo con ética profesional y calidad de información para bien de la empresa que asesora y de su profesión. La presencia oportuna de estados financieros que muestren la situación económica de la empresa y la mentalidad de unos directivos innovadores y creadores de nuevos mercados, procesos y estrategias, en fin, responsables de la planeación de las actividades en el corto y largo plazo, son lo que justifica la contabilidad, que permanentemente evalúa los procesos por los resultados de las operaciones y proyecta nuevos resultados en el corto y largo plazo. De lo contrario, solo servirá como un espejo retrovisor donde se observarán las decisiones pasadas, al vaivén de la inercia natural o la suerte de los negocios y del fracaso profesional. Por consiguiente, la contabilidad debe constituirse en la herramienta necesaria de los directivos exitosos para que construyan sobre el pasado el porvenir de los negocios. La contabilidad en tiempos modernos goza de unas normas internacionales de información financiera, con su debido marco conceptual, NIC/NIIF para grandes empresas, NIIF para pymes y guías para microempresas, que permiten la unificación de los principios y conceptos a nivel de todos los países de los cinco continentes. Las regulaciones locales en marcos normativos quedaron atrás en todos los países, y luego pasarán a la historia. La nueva normativa también propende por el crecimiento de las organizaciones en cada país y permite que la información contable se elabore con la estadística nacional cuando se elaboran informes económicos del sector y por las contribuciones en calidad de recaudos de los impuestos. 2. Apertura contable La apertura contable del negocio individual tomará en cuenta la organización y puesta en marcha del negocio de persona natural. En el caso de don Jhonny Quintana Álvarez, organiza su empresa separando algunos de sus bienes patrimoniales para colocarlos al servicio del negocio así: destina la suma de 61.600.000 u.m., representados en efectivo, cuyo objeto social es la compra y venta de suministros para computador. Estado de situación financiera de apertura: el estado de situación financiera de apertura (o inicial) es el informe que toda persona debe presentar al inicio de sus operaciones con los aportes que haya hecho a la organización y a la puesta en marcha. La base de elaboración es el inventario inicial de todos los bienes y derechos, al igual que de las obligaciones que se adeuden por todos los conceptos, con el fin de que se pueda determinar por diferencia el saldo de capital personal. Activos Código Cuentas 1105 Caja Total activos Firma del propietario Jhonny Quintana Alvares Compumarket.com Estado de situación financiera de apertura o A 3 de enero de 2015 Pasivos y patrimonio Valor Código Cuentas 61.600.000 3130 Capital personal 61.600.000 Total Pasivo y Patrimonio Valor 61.600.000 61.600.000 Como la organización y puesta en marcha se hace en acto único con el efectivo antes separado de su patrimonio familiar, se elabora el estado de situación financiera de apertura, el cual permite que el dueño siga observando las tendencias del negocio según las decisiones que vaya tomando durante la vida económica. Soportes: todo proceso, para que sea de calidad, debe estar documentado, y la contabilidad no puede escapar a formular los documentos soportes que se sean necesarios para dejar la huella de las operaciones y sustentar la contabilidad de manera que en cualquier momento sea verificable. Por esa razón todo ingreso a caja debe estar sustentado con el comprobante de ingreso y no con una factura de venta de contado, lo mismo que todo pago debe estar sustentado en el comprobante de pago o egreso y no con una factura de compra. El estudiante debe reconocer todos los elementos importantes de cada soporte interno y externo de contabilidad. Factura de venta: las personas naturales del régimen común deben emitir factura de venta y llenar todas las formalidades reglamentarias tanto comerciales como del Estatuto Tributario de cada país (ver el ciclo contable) Clase de libros de contabilidad: los libros de contabilidad serán los principales que debe inscribir en la Cámara de Comercio y los libros auxiliares que estime conveniente. En el caso de la contabilidad por computadora, algunos empresarios emiten los libros auxiliares cuando estos se necesitan para aclarar algunas situaciones, porque para ellos es más importante un informe de un cliente específico. Libros auxiliares: los libros auxiliares se asocian a tres grandes grupos: a las cuentas reales o del estado de situación financiera (1. Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio), en segundo lugar a las cuentas nominales o de resultado (4. Ingresos, 5. Gastos y 6. Costo de ventas), y por último a las cuentas de costo de producción (7), donde se conservaran los primeros cuatro dígitos. En la contabilidad existen dos tipos de cuentas, las mayores y las auxiliares. Las cuentas mayores acumulan todas las operaciones, y las cuentas auxiliares son las que reciben la información de detalle y sus respectivos terceros como comúnmente se conoce en el argot contable. En algunos casos se conservan con seis y en otros con ocho dígitos, dependiendo de la necesidad de la información. Por ejemplo, la cuenta 111005 Moneda nacional tiene su respectivo auxiliar de ocho niveles: 11100501 Banco Colombia y 11100502 Banco del Estado. Un caso de manejo de terceros sería la cuenta auxiliar de ocho niveles: 13050501 Cartera Bogotá y como tercero 8.009.329 Fernando A. Fierro; igualmente, 13050502 Barranquilla y tercero 17.600.890 Armando Bustamante. El proceso de elaboración del libro auxiliar consiste en abrir, con el saldo del estado de situación de apertura, la primera hoja el control de la cuenta mayor o el acumulado total, donde se registra cada comprobante de contabilidad en lo pertinente a la cuenta. 1 Activo 11 Efectivo y equivalente a efectivo 1110 Caja Cuenta control 2015 Detalle 02-01 N°. Débito Crédito Saldo del E/S/F de apertura Comprobante de ingresos Saldo 61.600.000 01 …. Luego, al interior de la cuenta mayor (hoja Control 1105 Caja) se abren tantas cuentas auxiliares como existan (110505 Caja general, 110510 Caja menor), como se observa en el siguiente gráfico, para registrar cada uno de los soportes de contabilidad que las afectan. Dicho auxiliar recibe en forma discriminada la fecha, razón y valor de la transacción y la determinación del saldo correspondiente, los cuales se suman para comprobar con el saldo de la hoja control. Gráfico No. 20. Estructura de las cuentas mayores y auxiliares 1 Activo 11 Efectivo o equivalente al efectivo 1105 Caja 110505 Caja general 11050501 Caja general Bogotá 11050502 Caja general Barranquilla 110510 Caja menor 11051001 Caja menor administración 11051002 Caja menor almacén 1 Activo 13 Deudores 1305 Cuentas por cobrar 110505 Nacionales 14.780.120 Carlos Mazabel C. 17.622.800 Julio Cesar Celis 130510 Del Exterior 7A7647 Luis E. Zúñiga 8A7640 Alexei Estrella Morales Si la operación no cuadra, puede suceder que exista error en el comprobante de contabilidad o que se hayan registrado mal los soportes en las hojas de las cuentas auxiliares. La información todavía se puede discriminar aún más en auxiliares para cada persona en particular (cuenta 1305 Cartera), con el fin de elaborar extractos de cuenta y enviárselos a los interesados, proceso que se facilita en la contabilidad sistematizada. Se expone el libro auxiliar de caja, con las subcuentas de caja general. 1105 Caja 110505 Caja general 2015 Detalle 03-01 Razón de la transacción N°. Débito Crédito Saldo 61.600.000 El modelo de libros auxiliares viene en paquetes de hojas sueltas que se adicionan con hojas nuevas en la medida en que lo requiera el volumen de las operaciones. El más tradicional es el de pasta dura con hojas sustituibles. Registro de libros auxiliares: después de haber elaborado el estado de situación de apertura del negocio de don Jhonny Quintana Álvarez con los valores de los bienes aportados, se procede a registrar los libros auxiliares, iniciando con la hoja de control de todos los comprobantes que impliquen operaciones. En la contabilidad manual se abren todas las cuentas del estado de situación financiera de cuatro dígitos para el control de los comprobantes de contabilidad y luego la cuenta auxiliar con el nivel de detalle. Como se muestra con el capital de la persona natural de Jhonny Quintana Álvarez, también se procede de igual forma con el libro de bancos. En conclusión, por cada cuenta real o del estado de situación financiera, de cuatro dígitos para el control, se elabora la respectiva cuenta auxiliar. Asimismo, si han aportado obligaciones con terceros se abren las cuentas en los auxiliares para su debido control, y se termina esta exposición de auxiliares con la cuenta de capital de la personal natural. 3130 Capital persona natural Cuenta control 2015 Detalle 03-01 Saldo de E.S.F. inicial N°. Débito Crédito Saldo 61.600.000 313005 Capital persona natural 313005 01 Jhonny Quintana Álvarez 2015 Detalle 3-01 N°. Recibo de caja aporte personal 001 Débito Crédito Saldo 61.600.000 Libros principales: como este tipo de empresas de personas naturales por lo regular se constituyen en un solo acto, no se expiden soportes de contabilidad; por consiguiente, tampoco hubo necesidad de elaborar el comprobante de contabilidad y los correspondientes libros principales. El primer libro principal que se elabora con base en el estado de situación financiera inicial, como acontece en estos casos, es el libro de inventarios y balances, a partir del estado de situación financiera de apertura. Este último debe estar soportado por un inventario de todos los elementos, comenzando por la cuenta de caja, bancos, cartera, obligaciones financieras si las hay y el aporte de la persona natural. Cuando se inicien las operaciones del día a día y se resuman en el comprobante de contabilidad, se hace necesario la apertura del segundo libro principal, denominado libro diario columnario, para los correspondientes movimientos débitos y créditos, cuyas sumas se pasan luego el tercer libro, llamado mayor y balances, que contiene en primer lugar los saldos correspondientes del estado de situación financiera inicial y luego los movimientos del libro diario. Los libros de contabilidad principal, o mayores como también se les conoce, son resúmenes de todos los comprobantes de contabilidad, que permiten la confección de los estados financieros en la medida del desarrollo del objeto social. El libro diario o columnario resume todos los comprobantes de contabilidad del periodo del mes por cada cuenta real, para que al final la suma acumulada dé operaciones por cada cuenta en toda su extensión débito y crédito. El libro mayor y balances resume en forma horizontal todos los movimientos débito y crédito por cada cuenta mayor, por traslado del movimiento de cada cuenta que exista en el libro diario. El libro de inventarios y balance registra la situación financiera a una fecha determinada en cada corte de operaciones. Es la fotografía de los bienes, derechos y obligaciones que existen en una fecha sobre la que se informa. Los libros se exponen con mayor solvencia y descripción en el caso contabilidad-general-en-Excel de la sociedad comercial, los cuales no difieren en nada entre la persona natural y la persona jurídica. Hasta aquí se han aplicado los fundamentos básicos de la contabilidad para el negocio de persona natural, pero en la medida en que se avance sobre el ejercicio de las sociedades comerciales se mostrarán todos los libros de contabilidad, y cada vez que el estudiante los utilice los preparará en hojas sustituibles. Claramente se observan los conceptos de la ecuación contable al demostrar que los activos son iguales al patrimonio (Activo = Patrimonio), y del plan de cuentas, que da paso con sus cuentas a la apertura del negocio para personas naturales, con base en aportes en efectivo. El estudiante debe presentar la carpeta con el estado de situación financiera de inicial o de apertura del negocio de persona natural, al igual que los libros auxiliares y libro de inventarios. Asimismo, los documentos de las formalidades comerciales, legales y tributarias para continuar con la siguiente sesión. 3. Organización y puesta en marcha Para continuar con el caso de Jhonny Quintana Álvarez se analizan las transacciones bajo los conceptos de ecuación patrimonial y se agregan otras operaciones con el fin de proyectar el negocio. El total de activos (caja general, inventarios, cartera y propiedades, planta y equipo) es igual al patrimonio (capital personal), y persiste en este primer momento la ecuación contable porque tan solo se ha generado la transacción de inversión, que es la apertura del negocio, y una operación de financiamiento, que es el capital personal. Las cuentas de pasivo no aparecen porque no se ha tomado ninguna decisión al respecto. Activos = Pasivo + Patrimonio Caja 61.600.000 u.m. = Pasivo 0 + Capital personal 61.600.000 u.m. Señor estudiante, no se preocupe, ya tocó el proceso contable con la decisión de constituir un negocio de persona natural para formalizar la actividad de compra y venta. Como se dio cuenta, ya se elaboró el primer estado fi o con cuentas y valores, que son la razón de ser de la contabilidad financiera. Se continúa con la contabilidad de persona natural y se agregan las siguientes transacciones:   Apertura de la cuenta corriente con el efectivo en caja. Préstamo que hizo el banco del Estado por 10.000.000 u.m. que le abonan en cuenta corriente. Se muestra la operación de financiamiento que va a reforzar el capital personal, y con ello el estado de situación financiera. Por estas decisiones aumentará la cuenta del banco en dos partidas: las consignaciones de apertura de la cuenta corriente y el valor del préstamo; de igual manera, van a aparecer los pasivos por la obligación financiera y el patrimonio permanecerá intacto para guardar siempre el equilibrio entre los activos iguales a los pasivos y al patrimonio. Los registros de contabilidad por estas dos operaciones que se acumulan en las cuentas apropiadas son los siguientes: Código Cuentas 111005 Moneda nacional 110505 Caja general Registra la apertura de cuenta corriente en banco del estado Débitos 61.600.000 Créditos 61.600.000 Los nombres de las cuentas se presentan a nivel de los seis primeros dígitos: los cuatro primeros comprenden la cuenta mayor, y los dos siguientes, la cuenta auxiliar; por esta razón se insinúan ambas en el registro, porque el séptimo y octavo identifican el auxiliar con mayor grado de detalle. Por concepto del préstamo se elabora la nota de contabilidad propia que tiene como soporte la nota de contabilidad del banco, la cual, para la empresa, se constituye en un débito en la cuenta de bancos que se muestra en el siguiente registro. Código Cuentas Débitos 111005 Bancos. Moneda nacional 10.000.000 210505 O. fi Banco nacional Registra el préstamo del Banco del Estado, según pagaré N°. 003, del 5-01-15 Créditos 10.000.000 A partir de los registros se puede presentar nuevamente la ecuación contable para observar los cambios por las decisiones financieras tomadas por la gerencia. La primera cambió la inversión de caja a bancos, y la segunda modificó el saldo de banco al financiar sus operaciones con el crédito bancario. Jhonny Quintana Álvarez Compumarket.com Estado de situación financiera de prueba (comprobación de saldos) A 10 de enero de 2015 Activos Código Cuentas 1105 Caja 1110 Bancos Total activos Firmas de gerente y contador Valor 0 71.600.000 71.600.000 Pasivos y patrimonio Código Cuentas 2105 Banco nacional 3130 Capital personal Total pasivo patrimonio Valor 10.000.000 61.600.000 71.600.000 Activos = Pasivo + Patrimonio Bancos (71.600.000) = Obligaciones (10.000.000) + Capital personal (61.600.000) Nunca la ecuación contable será suficiente para mostrar el estado económico de la empresa. Se necesita presentar la situación en el respectivo estado de situación financiera y en forma de cuenta (a la izquierda los activos y a la derecha los pasivos y patrimonios) o de reporte (primero se presentan los activos y seguidamente los pasivos y patrimonio), que es el objetivo de la contabilidad y el parámetro de comparación con otros entes y con otros ejercicios contables. Si al préstamo se le contabilizan los gastos por concepto de interés anticipado del 3% que cobró el banco por valor de 300.000 u.m., por el primer mes, y se paga la chequera que expidió el banco por valor de 120.000 u.m., estas transacciones son de operación que tiene que ver con los gastos de la empresa, lo que da pie para mostrar el estado de situación financiera con cuentas de resultado. Código Cuentas Débitos Créditos 519805 Financieros. Intereses 300.000 519820 Financieros. Gastos bancarios 120.000 111005 Bancos. Moneda nacional 420.000 Registra el interés anticipados sobre el pagaré y los gastos por concepto chequera A partir del registro se puede presentar nuevamente la ecuación contable en forma de estado de situación financiera de prueba a 15 de enero. Jhonny Quintana Álvarez Compumarket.com Estado de situación financiera de prueba (o de comprobación) A 15 de enero de 2015 Activos Pasivos y patrimonio Código Cuentas Valor Código Cuentas Valor 1110 Bancos 71.180.000 2105 Banco nacional 10.000.000 5198 Financieros 420.000 3130 Capital personal 61.600.000 71.600.000 Total pasivo patrimonio Total activos 71.600.000 Firmas de gerente y contador Aparecen los gastos financieros que hicieron disminuir el valor del disponible en bancos porque hubo cambios de inversión de bancos en gastos (intereses), necesarios para el desarrollo de cualquier actividad, ya sea comercial, de servicios o de producción. Sin embargo, los pasivos siguen intactos, al igual que el capital, porque no hubo transacciones que modificaran su estructura, para demostrar una vez más el equilibrio en la ecuación contable. De esta forma se agregan otras operaciones y se presenta un estado de situación financiera de prueba, donde se incluyen las cuentas reales y las de resultado. Si se quiere presentar el estado de situación financiera, se cierran las cuentas nominales y se presentan en un solo resultado: ganancias del ejercicio, que se clasifican en el patrimonio. He aquí la gran diferencia entre el de comprobación o de saldos con el general. Los libros auxiliares quedarían de la siguiente forma: 1105 Caja Cuenta control 2015 02-01 Detalle Saldo del E.S.F. inicial C. de tesorería N°. 01 Débito Crédito 61.600.000 Saldo 61.600.000 0 1105 Caja 110505 Caja general 2015 02-01 Detalle Saldo del E.S.F. inicial C. de tesorería N°. Débito Crédito 01 61.600.000 Saldo 61.600.000 0 El auxiliar de bancos corresponde a la cuenta real del activo. Contiene hasta el momento dos hojas, que el estudiante reemplazará en la práctica por hojas reales y sustituibles: la primera para la cuenta control y la segunda para la cuenta auxiliar de Banco Caja Social. 1110 Bancos Cuenta control 2015 Detalle 02-01 Apertura Préstamo Chequera Intereses N°. Débito 61.600.000 10.000.000 Crédito 120 300 Saldo 61.600.000 71.600.000 71.480.000 71.180.000 El auxiliar del capital personal sigue sin modificaciones, y ahora aparece una nueva cuenta de obligaciones financieras. 2105 Bancos nacionales Cuenta control 2015 Detalle N°. Débito Préstamo 21015 210510 Crédito Saldo 10.000.000 10.000.000 Crédito Saldo 10.000.000 10.000.000 Bancos nacionales Pagarés 21051001 Banco del Estado 2015 Detalle 02-01 Préstamo N°. Débito Los gastos financieros también se llevan a sus respectivos libros auxiliares. 5198 Gastos financieros Cuenta control 2015 Detalle 02-01 C. de C. N°. Débito 420.000 Crédito Saldo 420.000 5198 Financieros 519820 Gastos bancarios 51982005 Banco del Estado 2015 Detalle 02-01 Chequera N°. Débito Crédito 120.000 Saldo 120.000 5198 Gastos financieros 519805 Intereses 51980505 Banco del Estado 2015 Detalle 02-01 Intereses N°. Débito Crédito 300.000 Saldo 300.000 4. Actividades de operación 195. Giro de cheque No. 1: el primer cheque que se giró fue para la Cámara de Comercio, para darle formalización legal a la empresa, por valor de 400.000 u.m. por concepto de registro de la persona natural y del establecimiento de comercio. Código Cuentas 524010 Registro mercantil 111005 Bancos. Moneda nacional Registra pago de registro mercantil Débitos Créditos 400.000 400.000 196. Giro de cheque No. 2: el segundo lo giró por 440.000 u.m., incluido el IVA con el cual pagó el primer mes de arrendamiento a la Inmobiliaria Ltda. Su registro se lleva a gastos operativos de ventas porque en la empresa desde el gerente hasta el mensajero se ocupan de las ventas; por consiguiente, no tiene sección especial de administración. Recuerde que para poder descontar el IVA debe estar facturado aparte del servicio. Código 522010 240802 Cuentas Arrendamiento. Construcciones Impuesto a las ventas Débitos Créditos 400.000 40.000 111005 Bancos. Moneda nacional Registra pago de arrendamiento primer mes, según CE 440.000 197. Giro de cheque No. 3 el tercer cheque lo giró a Almacenes Éxito S.A. por compra de muebles por 2.000.000 u.m., más el impuesto al valor agregado para el uso del almacén. El valor del impuesto al valor agregado constituye mayor valor de los muebles. Código Cuentas 152405 Equipo ofi . Muebles y enseres 111005 Bancos. Moneda nacional Registra la compra de muebles para el uso del almacén Débitos Créditos 2.320.000 2.320.000 198. Giro de cheque No. 4: El siguiente fue para la compra a COMPUGAMA Ltda. de mercancías de partes varias de computadora por valor de 20.000.000 u.m., las cuales están gravadas con el impuesto al valor agregado del 16%. El impuesto se descontó porque es del régimen común y solamente aplica las retenciones del IVA al régimen simplificado (el IVA se lleva como mayor valor de la mercancía cuando el contribuyente pertenece al régimen simplificado, esto quiere decir que no descuenta ni genera impuestos sobre las ventas. Tampoco hace retención en la fuente sobre la renta ni cuando compra a otro régimen simplificado porque no es agente retenedor). Como ambos contribuyentes son del régimen común, se aplica la retención en la fuente a título de renta y a título de industria y comercio. Código Cuentas Débitos Créditos 620505 Compras. Mercancías 20.000.000 240802 Impuesto a las ventas descontado 3.200.000 236540 Retención en la fuente renta 700.000 236840 Retención en la fuente ICA 100.000 220505 Nacionales 22.400.000 Registra la causación de la compra de mercancía a COMPUGAMA Ltda., para la venta 199. Giro de cheque No. 5: Se giró cheque a COMPUGAMA Ltda. por la compra de mercancías. Código 220505 111005 Cuentas Nacionales Moneda nacional Débitos 22.400.000 Créditos 22.400.000 Registra el pago de mercancía a Compugama Ltda. para la venta 200. Giro de cheque No. 6 También se compraron suministros a crédito a Pablo Lozano Ltda., por valor de 10.000.000 u.m., gravados con el 16%. Código Cuentas Débitos 620505 Compras. Mercancías 10.000.000 240802 Impuesto a las ventas 1.600.000 236540 Retención en la fuente renta 236840 Retención en la fuente ICA 220505 Nacionales Registra la causación de la factura de mercancías a Pablo Lozano Ltda. Créditos 350.000 50.000 11.200.000 201. Giro de cheque No. 7: Se compró a Pablo Lozano Ltda. equipo de cómputo para la oficina por valor de 1.000.000 u.m., sin IVA porque no alcanza al valor de los 82 UVT. Código Cuentas Débitos 152805 Equipo de ofi 233595 Otros costos y gastos Registra la compra equipo de ofi Créditos 1.000.000 1.000.000 a Pablo Lozano Ltda. 202. Apertura de puertas del negocio al público: a los ocho días de haber estado preparando el negocio, se abrieron las puertas al público y se vendieron mercancías de contado a clientes del régimen simplificado, representadas en el 10% de las compras, a las cuales les agregó el 20% como utilidad bruta para pagar gastos de administración y ventas y obtener unas ganancias dignas y propias del negocio. Se recuerda que el régimen es común; por consiguiente, genera y descuenta el impuesto sobre las ventas; también los clientes le pueden hacer retenciones a título de rentas e ICA cuando correspondan al mismo régimen común, pero si pertenecen a grandes contribuyentes, ellos le hacen la retención del impuesto a las ventas. Compras Compugama Pablo Lozano Total venta del día Impuesto de IVA Costo Utilidad bruta Precio venta Venta del 10% 20.000.000 4.000.000 24.000.000 2.400.000 10.000.000 2.000.000 12.000.000 1.200.000 3.600.000 576.000 Código Cuentas Débitos 130505 Cartera 4.176.000 Créditos 413554 Ventas de maquinaria, equipo de ofi 3.600.000 240804 Impuesto a las ventas 576.000 Registra la causación de la venta de mercancía [Cuando se vendan computadores por valor menor a las 82 UVT, no se liquida el IVA. Ahora parece ser que el Internet para el estrato 3 tampoco tiene IVA, con el fin de incentivar el uso de los computadores y el Internet en la educación]. Código Cuentas Débitos Créditos 110505 Caja general 4.176.000 130505 Cartera 4.176.000 Registra el ingreso a caja de las ventas de contado de mercancía Al terminar las labores de contabilidad se obtiene el estado de situación financiera de comprobación mediante la acumulación de saldos, en el siguiente informe: Jhonny Quintana Álvarez Compumarket.com Estado de situación financiera de comprobación de saldos A 31 de enero de 2015 Activos Código Cuentas 1105 Caja 1110 Bancos 1524 Equipo de ofi 1528 Equipo cómputo 5240 Registro mercantil 5220 Arrendamiento 5198 Financieros 6205 Compras Total activos Valor 4.176.000 43.020.000 2.320.000 1.000.000 400.000 440.000 420.000 30.000.000 81.736.000 Pasivos Código 2105 2205 2365 2368 2408 3130 4135 Cuentas Bancos Proveedores Retención fte. Retención ICA Imp. a las ventas Capital personal Comercio Total pasivos y patrimonio Valor 10.000.000 11.200.000 1.050.000 150.000 -4.264.000 60.000.000 3.600.000 81.736.000 Si quisiera saber cuánto ha ganado hasta ahora, se hace primeramente el inventario físico de las existencias de mercancías y luego el cierre de todas las cuentas nominales de saldo débito y crédito (grupos 41, 42 y 51, 52, 53 y 54) para conocer los resultados. Está en sus manos el proceso simple de contabilidad, que puede alimentar con otras operaciones, al igual que hacer los libros auxiliares y los principales. Sin embargo, los principales se expondrán con mayor solvencia en el tema de la contabilidad de la sociedad comercial. [Los profesionales independientes no son comerciantes; por consiguiente, no pagan impuesto de industria y comercio. Sin embargo, sí pertenecen al régimen común si son independientes y tienen actividades gravadas, generan IVA en sus facturas y hacen retención en la fuente al régimen simplificado asumiendo el IVA; no son responsables de otras obligaciones si tienen menos de 30.000 UVT de ingresos en el año inmediatamente anterior]. [Profesionales independientes: los profesionales independientes responsables del régimen común del IVA que no sean comerciantes no están obligados a llevar contabilidad comercial y por ende libros registrados en las Cámaras de Comercio; pero sí están obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta del impuesto a las ventas por pagar, en la forma indicada en el artículo 509 del Estatuto Tributario; igualmente, a conservar las informaciones y pruebas conforme a lo dispuesto en el artículo 632 ibídem (Comentario en Ámbito Jurídico LEGIS)]. Muchas personas naturales no son conscientes de la importancia de la contabilidad de sus negocios y fácilmente confunden la caja personal con la del negocio, y en el momento de presentar su declaración de renta tienen la gran sorpresa de que toda su renta es gravable. 5. Actividades de aprendizaje Consulte con profesionales en ejercicio 1. Los documentos soportes de contabilidad que utiliza la empresa. 2. Si cada soporte llena los requisitos legales. 3. Cuál es el proceso de elaboración de los libros de contabilidad de una persona natural. 4. Qué elementos componen el activo bruto mercantil. 5. Los aspectos comerciales, legales y laborales para la constitución de la empresa de persona natural. 6. ¿Cuántos UVT tiene que llenar como requisito para hacer retenciones de la obligación? 7. ¿Las personas naturales declaran el impuesto a las ventas? Resuelva las siguientes preguntas 1. ¿Qué es y cómo constituye el negocio la persona natural? 2. ¿Cuáles son los requisitos legal, de comercio, laboral, de funcionamiento y 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. tributario para formalizar el negocio de persona natural? ¿Cuál es el activo bruto mercantil de una persona natural? ¿Cuáles son las responsabilidades tributarias? ¿Qué se debe revisar en el RUT de la persona natural? ¿En qué consiste el plan y manual contable? ¿Qué elementos contiene el plan de cuentas? ¿Existe alguna diferencia entre el plan de cuentas de personas naturales y el de las sociedades? ¿Qué diferencia existe entre el comprobante interno y el externo? ¿Qué es el comprobante de contabilidad? ¿Qué es un comprobante de diario elaborado por el computador? ¿Cuáles son las partes del libro auxiliar? ¿En qué consiste la hoja de control y balanceo de la cuenta auxiliar? ¿Cómo se registran los libros principales? ¿Qué se hace si se pierden los libros de contabilidad? ¿Durante cuánto tiempo se guardan los libros de contabilidad? ¿Qué pasa si se comete un error en los libros de contabilidad? Asesore al siguiente cliente Usted es llamado para elaborar la apertura de la contabilidad de una persona natural. Debe preguntar y verificar: 1. Revisar en el RUT de la persona natural las obligaciones tributarias, la fecha última de actualización y si la actividad económica coincide con la que actualmente desempeña. Si existe alguna inconsistencia, debe actualizarlo. 2. Si no tiene RUT, la persona natural debe sacarlo y para ello llevar un documento de servicios generales para que la DIAN tome de allí la 3. 4. 5. 6. 7. 8. dirección del negocio o del domicilio del dueño del negocio. Averiguar qué trámites ha adelantado ante la Cámara de Comercio, Secretaría Municipal, instituciones de la seguridad social y afiliación del establecimiento de comercio y de sus empleados. Si la contabilidad la va a llevar manual o sistematizada, y si tiene comprado el software. Si conoce las NIIF para pymes. Qué tipo de actividades ordinarias realiza. Qué tipo de inversiones hace o piensa hacer en otras empresas. Si tiene un plan de negocios que ejecutar. Analice los siguientes soportes      Documentos que pueden haberle entregado en el pago de la matrícula a la universidad. La compra de este libro en la editorial. Recolecte facturas de compras, con el fin de discutir en clase el contenido de cada uno de ellos y la parte disponible para colocar el código. Comprobantes de pago. Colilla del pago de la nómina. Asesore la apertura de negocio de persona natural Pedro Pérez emprende su negocio porque encontró la oportunidad que había soñado con buenos beneficios y posee en la actualidad algunos bienes, entre los cuales se cuentan:     Planta eléctrica de 2000 vatios de energía, por valor de 1.500.000 u.m. Cuenta corriente en el Banco Colombia N°. 90650-1 por valor de 250.000 u.m. Camioneta Chevrolet LUV 2300, placas VXF 186, valor 12.000.000 u.m. Casa de habitación en Espinal, Tolima, Calle 3B N°. 15-27, avalúo catastral 30.000.000 u.m. y valor comercial de 60.000.000 u.m. Discutir con el equipo de trabajo 1. Cuáles de los bienes pueden servir para conformar el activo bruto mercantil del señor Pérez para montar su negocio de compra y venta de 2. 3. 4. 5. 6. huevos. Qué formalidades debe cumplir. Proyectar el estado de situación financiera inicial de apertura. Enunciar los soportes de contabilidad que recomendaría para el negocio. Recomendar los libros de contabilidad para su apertura e inscripción en la Cámara de Comercio. Enunciar las formalidades para colocar el negocio en marcha. ¿Quién tiene más posibilidades de ganar el pleito? Dos comerciantes discuten sobre la existencia de una factura de venta. El primero dice haberla pagado, y el segundo, que no tiene recibo de caja o consignación que pueda comprobar. ¿A quién se le daría la razón? Argumentar los fundamentos legales sobre a quién debe dársele la razón si ambos tienen libros de contabilidad conformes a las normas de comercio. Capítulo 12. Contabilidad de sociedad comercial “En una época de cambio radical, el futuro pertenece a los que siguen aprendiendo. Los que ya aprendieron se encuentran equipados para vivir en un mundo que ya no existe”. Eric Hoffer Entender el proceso de elaboración de la contabilidad, tanto manual como por medio del software contable, es muy importante para las personas que se inician en esta área de conocimiento. Así se comprenderá lo fundamental de los procedimientos de la actividad contable, manejo de documentos, políticas contables, plan de cuentas y libros, como fuente de información que alimenta el ciclo contable y facilita los consecuentes procesos de presentación, revelación, interpretación, análisis de gestión administrativa y la evaluación de la empresa en marcha. El ciclo contable, como sistema de información, alimenta el proceso de toma de decisiones. Por consiguiente, se han demostrado las cualidades de la información contable, como su fiabilidad y oportunidad, para coadyuvar las tareas de la administración y para que se conozca el manejo de los seis fundamentos básicos que se reunieron en los siguientes conceptos:       Concepto de cuenta (conceptos de hechos o sucesos en las NIIF). Plan de cuentas. Documentos soportes de contabilidad. Libros de contabilidad. Ajustes a las operaciones. Informe de gestión. Cada concepto del ciclo se aplicará en la medida en que avance el desarrollo del proceso contable mediante el ejemplo de persona jurídica, así como la teoría que se requiera. A partir de estos elementos fundamentales de la contabilidad se consideran una o varias operaciones básicas en cada etapa de la organización, puesta en marcha y desarrollo del objeto del negocio, independientemente de que en la realidad sean numerosas las transacciones. Todo esto para buscar agilidad y brevedad y para exponer y comprender los registros que se generan, los cuales durante el periodo contable se repiten muchas veces; por ejemplo: en la contabilidad aparecen ingresos por ventas, resultado de múltiples facturas de operaciones homólogas. El problema fundamental de la contabilidad es el concepto que tienen los dueños de empresa: que es una carga para las finanzas de la compañía porque no facilita una buena información para la toma de decisiones. Por otra parte, el costo de los módulos para sistematizar la información contable y de gestión en una organización y el requerimiento de personal calificado, sobre todo para las pymes, puede parecerles a algunos gerentes demasiado alto. La informalidad de los negocios y la falta de cumplimiento de normas del Estado, en estudios recientes de Mauricio Cárdenas S. y Sandra Rozo V., dan cuenta en el año 2003 de que el 45.9% de las empresas son informales. 1. Generalidades Los siguientes son los conceptos jurídicos de la sociedad comercial que se tendrá como caso de estudio: [Responsabilidad de los socios en la Sociedad de Responsabilidad Ltda.: el socio de la sociedad limitada puede aportar todo, menos créditos y la industria personal con estimación de cuotas de capital social. En las compañías de responsabilidad limitada los socios responderán hasta el monto de sus aportes. En los estatutos podrá estipularse para todos o algunos de los socios una mayor responsabilidad o prestaciones accesorias o garantías suplementarias, expresándose su naturaleza, cuantía, duración y modalidades (C. Cio.)]. Constitución: las personas jurídicas en general se constituyen según las normas consagradas en el Código de Comercio para desarrollar los actos propios de comercio, y su tamaño depende del monto de sus activos y de la tecnología e innovación del proyecto. Mediante un acuerdo de voluntades, los inversionistas expresan asociarse y hacer sus aportes con el fin de tener una justa retribución de beneficios en el futuro. Clases de sociedades: son dos los tipos de sociedades comerciales: de personas y de capital. Las sociedades de persona son: colectivas, en comandita simple y de responsabilidad limitada, que se componen de dos más personas naturales o jurídicas. Las empresas unipersonales no son sociedades comerciales pero se asimilan a las de responsabilidad limitada y se componen de una sola persona. Las sociedades de capital son: anónimas y en comandita por acciones, y están compuestas por mínimo cinco personas naturales o jurídicas, que son las que llevan los aportes en dinero o en especie (dinero, bienes o industria personal) al fondo social. Las sociedades por acciones simplificadas, compuestas por dos o más personas naturales o jurídicas, se constituyen por documentos privados. Los accionistas llevan los aportes en dinero o en especie al fondo social. En la constitución de sociedades comerciales existen una serie de pasos previos, necesarios para conocer la viabilidad del negocio:     Estudio de factibilidad técnica y financiera (para conocer los resultados del negocio en lo social, económico y financiero). Asesoría legal (acompañamiento en la constitución y elaboración de la escritura pública). Asambleas o junta de socios previas (reuniones para exponer la idea de negocios a los candidatos a socios o accionistas y otros potenciales). Gastos de organización y puesta en marcha, pagados por uno de los socios o accionistas promotores de la idea de negocios. Si no tienen éxito, se distribuye entre los creadores o promotores de la idea por haberse frustrado el proyecto, pero si tienen éxito, se recogen los documentos como soportes de la contabilidad para hacerle la devolución al socio o accionista promotor. Documentos de constitución     [Mediante documento privado las empresas unipersonales y las sociedades por acciones simplificadas legalizan en la Cámara de Comercio, para su reconocimiento como persona jurídica. Documento privado para las empresas que se constituyen a partir de la presente vigencia y de cualquier especie o tipo, siempre que los activos totales sean inferiores a 500 SMLV (2014, 308.250.000 u.m.) y planta de personal no superior a diez trabajadores. Acuerdo de voluntades (escrito que contiene el nombre e identificación de los asociados) para las sociedades comerciales, el cual elevan a escritura pública y lo protocolizan en la notaría y luego en la Cámara de Comercio. Si dentro de los bienes aportados existe un bien raíz, debe registrarse en la oficina de instrumentos públicos y privados]. Estatuto o escritura pública debe contener [La escritura pública debe contener las cláusulas consagradas en el Código de Comercio para que pueda ser reconocida como social comercial.    Objeto social del negocio. Denominación o razón social. Capital social denominado en las sociedades anónimas y asimiladas (capital autorizado, capital por suscribir y capital suscrito por cobrar) y en las sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas (cuotas o partes de interés social) que aportan los asociados]. Requisitos de organización y puesta en marcha  [Formalidades del negocio tales como: registro de escritura en notarías, registro mercantil en la Cámara de Comercio.   Registro en las empresas de seguridad social. Recepción de los aportes de varios socios, el efectivo y activos aportados en diferentes fechas. Para sustentar el comprobante de contabilidad de constitución de la sociedad y elaborar el estado de situación financiera inicial, se requiere esperar que el proceso esté bien organizado y comenzar la actividad. Con ese fin se registran en documentos todos los hechos económicos, para elaborar el debido proceso contable de elaboración de comprobantes de contabilidad previo a la emisión del estado de situación financiera inicial]. 2. Factibilidad financiera Toda empresa requiere tener factibilidad técnica, de mercadeo, legal y también la financiera, que elaboran personas que tienen conocimiento en cada uno de las áreas del conocimiento, lo que permite tomar la decisión de llevar a cabo un proyecto. En el mercado hay muchas tasas de rentabilidad. Por ejemplo, los CDT tienen su tasa de rentabilidad (3.2% E.A.), lo mismo que las cuentas de ahorro; las empresas necesariamente se miden por su rentabilidad y toman como referente tasas de negocios similares del sector (9% E.A.). A continuación se presentan algunos términos relacionados con la factibilidad de los negocios: Tasa de rentabilidad: todo proyecto o actividad comercial tiene su rentabilidad intrínseca, la cual depende de la gestión, las estrategias de mercados y la visión que se tenga del negocio. Un empleado sin mayores expectativas de negocio puede aspirar a que sus ahorros mensuales den una renta igual al 3% efectivo anual que ofrecen las corporaciones financieras. Para un accionista del Sindicato Antioqueño, su tasa de oportunidad es del 9% que en promedio ofrece el portafolio de las 100 empresas del grupo. Tasa de oportunidad: todo comerciante (inversionista) tiene una tasa de referencia a la cual está dispuesto a invertir su dinero o bienes, pero si alguien le ofrece un nuevo proyecto con tasa mayor, lo acepta; entonces se puede decir que tiene una nueva tasa de oportunidad. La tasa de oportunidad es inherente al inversionista, y la tasa de rentabilidad es inherente al proyecto. La Sagrada Biblia nos habla: “Ve y vende todos tus bienes y sígueme”. Pues esto se cumple siempre que las aspiraciones sean las de seguir la vida religiosa. Otra cosa bien distinta sería: “Vende todos sus bienes e inviértelos en el proyecto Editora EDUQA Editorial”, para que obtenga la rentabilidad del 10% anual. Costo de oportunidad: el costo de oportunidad es lo que cuesta a la persona el disfrute de algo; por ejemplo, la utilización de la moto para su transporte tiene un costo de oportunidad por utilizarla para ir al trabajo y hacerla esperar por usted cuando salga. En conclusión, es lo que deja de ganar usted por tener esa plata invertida en la moto. Cierre los ojos y considere que usted tiene en su bolso 50.000.000 u.m. y se encuentra frente a dos opciones: antes de ir a clase, dejarlos depositados en CDT por igual valor al 3% E.A. o comprarse el vehículo para ir a clase. ¿Cuál sería la tasa de oportunidad o cuál el costo de oportunidad? Costo de capital: es el costo que el inversionista debe pagar por utilizar un dinero que puede ser de las instituciones financieras del país o extranjeras para financiar los proyectos. Por esta razón se tiene en cuenta que los costos de financiamiento sean inferiores a la rentabilidad del proyecto, porque estos pueden consumir el proyecto y arrebatarle su existencia. Las siguientes son las instituciones o entidades financieras que disponen de tasas de interés para créditos comerciales (ordinario) cuya vigencia la puede encontrar en www.banrep.gov.co/tasas-colocacion [En el caso de préstamo de Bancolombia, con una tasa del 11.93% anual (la más económica del mercado financiero)], no es posible pagarlo con la rentabilidad del proyecto del 9%, pero como debe tener otro capital aportado por los inversionistas, estos deben sacrificar su rentabilidad hasta que se pague el costo del préstamo. A un empleado le queda fácil emprender un negocio con financiamiento, primero porque puede sacrificar la rentabilidad de sus aportes propios para pagar el costo del préstamo, o también, si son pocos sus aportes, puede disponer de parte de su sueldo para el pago de los intereses, hasta que el proyecto se estabilice. El costo de capital de la entidad económica es el promedio de las tasas de interés devengadas por los pasivos y por el patrimonio en calidad de: obligaciones financieras, proveedores, pasivos laborales, otros pasivos y el porcentaje del dividendo o participación pagada a los accionistas o socios. Este costo planeado, como aparece en el siguiente cuadro, debe ser generado por los activos puestos al servicio del negocio en un costo promedio del 9.7%. 203. Costo promedio de capital: calcular el costo de capital para la siguiente empresa: Pasivos Obligaciones bancarias Obligaciones hipotecarias Beneficios a empleados Otros pasivos Patrimonio Total pasivos (1) (2) (3) (4) (5) Total (1) Porcentaje (2) Costo (3) C. Promedio (4) 30.000.000 15% 20% 3.00% 20.000.000 10% 16% 1.60% 10.000.000 5% 12% 0.6% 40.000.000 20% 0 0 100.000.000 50% 9% 4.5% 200.000.000 Costo promedio de capital (5) 9.70% Valores tomados del estado de situación financiera del pasivo. Peso porcentual de cada una de las cuentas del pasivo. Costo exigido o pagado por cada clase de pasivo. Ponderación del costo por el peso porcentual de cada cuenta Sumatoria del costo ponderado. Activo bruto mercantil: está compuesto por los activos vinculados específicamente al negocio o establecimiento de comercio, producción, servicios o comercialización, debidamente registrado en la Cámara de Comercio del asiento principal de los negocios. Es importante no incluir bienes innecesarios o improductivos en el activo bruto, porque aumentan los impuestos de registro y disminuyen la rentabilidad sobre activos. Proyecto de inversión: las inversiones en sociedades comerciales tienen como sustento metodológico y razonable el plan de negocios donde se plantea la vida económica posible que puede presentar en el futuro; de lo contrario, sería invertir con el procedimiento del sentido común, el cual fue importante en su época pero no hoy, cuando existen profesionales de todas las áreas del conocimiento (mercadeo, finanzas, abogados, ingenieros industriales) que pueden disminuir el riesgo al emprender un nuevo negocio. El proyecto de inversión consta en líneas generales de los siguientes títulos:             Objetivos generales y específicos. Justificación. Antecedente del proyecto. Políticas y normas gubernamentales. Análisis de la oferta y demanda del mercado. Estudio de ingeniería del proyecto. Aspectos legales y organizativos. Evaluación financiera del proyecto. Evaluación social. Impacto en el medio ambiente. Glosario. Resumen ejecutivo. La cultura de proyectos permite ver el horizonte de la empresa en su parte de oferta y demanda de productos, como también la parte técnica y la evaluación financiera para saber si se satisfacen las expectativas de desarrollo de la sociedad y los beneficios planteados para sus dueños: los socios o accionistas. Consultar al colega profesional de la contaduría pública y preguntar: ¿con base en qué elementos se fija la cuantía de los aportes sociales en la sociedad comercial? La viabilidad de la empresa se relaciona con la existencia y disponibilidad de recursos económicos, humanos y materiales, y la financiera, con la tasa de rentabilidad. La Cámara de Comercio de Bogotá, en una de sus revistas, trajo los siguientes requisitos para constituir la persona jurídica en el siguiente enlace: www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Formalizacion-empresarial/Pasos-paracrear-empresa. Pasos para constituir su empresa como persona jurídica 1 2 3 4 5 6 Asesoría Consultas RUT Documento Formularios Formalización Idea de negocio o plan de empresa con Bogotá Emprende Documentos necesarios y consultas virtuales previas. RUT: Registro Único Tributario Elaborar el documento de constitución de la sociedad Diligenciamiento de formularios para formalizar la empresa Registro de matrícula mercantil Cámara de Comercio de Bogotá Formalidades en las sociedades Las personas jurídicas, durante el primer mes de actividad de sus negocios, deben cumplir con los siguientes requisitos formales detallados en la cartilla de la Cámara de Comercio de Bogotá así: Formalidad legal 1. [Acta de acuerdo de voluntades. 2. Minuta de constitución. 3. Escritura pública. 4. Protocolo notarial. 5. Registro ante la Oficina de Instrumentos Públicos y Privados. 6. Permiso de la Superintendencia de Sociedades. 7. Permiso de la Superintendencia Financiera (por la intervención en el mercado de valores)]. El estudiante, para comenzar a confeccionar la carpeta para este tipo de sociedad, debe conseguir la fotocopia de una escritura pública de una sociedad de responsabilidad limitada para revisar cada una de las cláusulas de constitución (consulte minutas de cualquier autor). Formalidad comercial 1. [Consultar a la Oficina de Planeación Municipal si el lugar es apto para el negocio. 2. Consultar a la Cámara de Comercio sobre la preexistencia del nombre comercial del negocio. 3. Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de la ciudad. 4. Inscribir el o los establecimientos en el Registro Mercantil. 5. Inscribir los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio (libro mayor y balances, libro diario y libro de inventarios y balances, libro de actas, de registro de socios, de asamblea de accionistas y de junta de socios, según el caso de cada país). 6. Obtener el certificado de matrícula mercantil. 7. Llevar contabilidad. 8. Pagar el impuesto de registro de capital social]. Se recomienda conseguir tres fotocopias: una del registro mercantil de la persona jurídica, otra del establecimiento de comercio, y una del certificado de representación y gerencia. Formalidad laboral 1. [Inscribir la sociedad y a los trabajadores en las empresas prestadoras de servicio de salud (EPS) y en administradoras de pensiones y cesantías (FAP). 2. Afiliación de la empresa a Cajas de Compensación Familiar, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA]. Formalidad de funcionamiento 1. [Visita y concepto de bomberos. 2. Derechos de autor SAYCO Y ACINPRO. 3. Matrícula sanitaria ante la Secretaría de Salud]. Formalidad tributaria 1. Inscripción de la sociedad en el Registro Único Tributario (RUT). 2. Realizar las declaraciones dentro de los plazos establecidos. 3. Impuesto de industria y comercio, tableros y avisos. 4. Impuesto de renta y complementarios. 5. Retención en la fuente a título de renta, si es agente retenedor. 6. Retención en la fuente a título del impuesto a las ventas (IVA). 7. Generar impuesto en las ventas y descontar los impuestos pagados en la compra de mercancías. 8. Impuesto predial unificado. 9. Impuesto de vehículos]. [Las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) son sancionadas por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización; la sanción también es válida para los entes económicos sociales. La actualización del RUT tendrá lugar cuando se modifiquen los datos de identificación, ubicación y clasificación para las personas naturales. Para las personas jurídicas, además de los anteriores, se consideran cambios en el estado de la organización, representación legal, junta directiva, socios, revisoría fiscal o cualquier otro hecho que implique modificación de los datos inicialmente consignados en el registro]. Se recomienda conseguir un Registro Único Tributario (o su equivalente en su país de origen) de persona jurídica para observar las responsabilidades del contribuyente: www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut_preguntasfrecuentes3.html. 3. Ciclos del negocio Ciclo de vida: nace con los aportes hechos por el inversionista (persona natural) para conformar la sociedad comercial. Se requieren unos recursos permanentes para no perder capacidad de negociación y que permitan, a través de las actividades, la generación de flujos de beneficios del periodo para distribuirlos entre los accionistas y para capitalizarlos en calidad de reservas. Ciclo de efectivo: comienza con los primeros aportes sociales en efectivo o equivalentes al efectivo con los que se adquieren las propiedades, planta y equipo [activo fijo] para colocar en marcha la empresa. Luego se compra a crédito la materia prima, se procesa y se obtienen los artículos que se colocan en calidad inventario disponible para la venta. Se vende luego a clientes, quienes se demoran en pagar, y en el momento de la recuperación de la cartera en efectivo se cancelan proveedores de materia prima para comenzar el nuevo ciclo del efectivo. Ciclo de crecimiento: la sociedad inicia sus operaciones desde el momento de su creación hasta que llega a su máximo desarrollo mediante la ampliación de nuevas plantas, nuevos productos, creación de sucursales, adquisición de subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos, para lo cual requiere de nuevas capitalizaciones mediante la emisión de acciones, cuotas o partes de interés, en procura siempre de su crecimiento económico y del bienestar para sus asociados. Ciclo de maduración: cuando llega al punto culminante de su desarrollo, se inicia una etapa nueva de pérdida de la imagen del producto, obsolescencia de la maquinaria, pérdida de clientes, pérdida de rentabilidad, hasta llegar al punto de la disolución y liquidación cuando las pérdidas consuman el capital social en un porcentaje mayor al 50%. Esta causal es diferente en otros países. 4. Proceso contable Contabilidad general: es el proceso metodológico de causación (acumulación o devengo) de todas las transacciones que realiza la empresa durante el ejercicio contable de acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera. El proceso consiste en la identificación y reconocimiento, medición inicial y posterior, clasificación, registro, interpretación, análisis, evaluación e informe y revelación de todas las operaciones en desarrollo de la actividad comercial y de acuerdo al objeto social. La validez de la contabilidad se prueba mediante el cumplimiento de todas las formalidades comerciales y de la aplicación de NIIF con los conceptos y principios generales que se expusieron en el capítulo 3, de conformidad para las pymes en sus secciones 1 y 2, como también mediante el proceso de revisión y verificación que aplica el auditor o revisor fiscal en sus afirmaciones de existencia de bienes bajo el control del ente económico. Para facilitar el proceso contable se aplicarán cada uno de los pasos y operaciones comunes para dar cumplimiento a los seis fundamentos básicos del ciclo contable. [Se entiende por ciclo contable el proceso lógico para elaborar la contabilidad en forma manual o sistematizada, el cual permite, a través de la recolección de los soportes de contabilidad, elaborar el comprobante de contabilidad para llevarlo a los libros auxiliares y al libro diario y para que este a su vez alimente el libro mayor, para luego obtener los estados fi os. El marco conceptual del ciclo contable, como primer elemento del proceso contable, son las NIIF plenas para grandes empresas, NIIF para las pymes y guías para las microempresas]. Se recomienda: revisar en especial el capítulo 6 sobre ciclo contable de este libro, donde se explican con mayor detalle los conceptos que se requieren para elaborar y preparar los estados financieros. 1. Concepto de cuenta: es como un individuo con capacidad de dar y recibir, que permite causar y acumular todas las transacciones homogéneas del periodo contable. Así mismo acontece con todas las cuentas correspondientes al activo: en la parte izquierda (débito) recibe y acumula en el saldo, y en la parte derecha (crédito) da o saca dinero, paga y disminuye el saldo. En las cuentas de pasivos sucede lo contrario: en la parte derecha recibe todos los préstamos y adquiere obligaciones que acumula en el saldo crédito, y en la izquierda paga sus obligaciones, que disminuyen el saldo. Todas las cuentas se agrupan en el plan de cuentas, que consiste en cuentas maestras resultado de la unificación de criterios. Esto permite ajustar todas las transacciones a cuentas modelos aplicables a la actividad comercial de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la empresa. Para desarrollar el proceso contable coherente y unificado existe un código para cada cuenta y subcuenta que interviene en los negocios de los comerciantes, tanto para personas naturales como para las jurídicas, que se aplican para unificar la información en el ámbito nacional y rendir información a los dueños, empleados, proveedores e instituciones del Estado. El estudiante debe consultar el plan de cuentas que haya elaborado la empresa con base en las políticas contables adoptadas de acuerdo al conjunto de NIIF para pymes {o NIIF plenas para las empresas que tienen la obligación de rendir información pública}, y colocar los códigos a cada uno de los soportes de contabilidad, por cada cuenta afectada en las diferentes transacciones del negocio. La dinámica general de las cuentas obedece a la regla de oro de la contabilidad: toda cuenta que recibe se debita; toda cuenta que entrega se acredita. Quien aplique esta regla a cabalidad sabe mucha contabilidad (Anónimo). Estructura del plan de cuentas El plan de cuentas siempre conservará la siguiente estructura:     El primer dígito para la clase (1. Activos, 2. Pasivo, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Egresos, 6. Costos, 7. Costo de producción). (Ver gráfico 20 sobre el proceso de acumulación de las operaciones). Los dos primeros dígitos identifican los grupos de cuentas (11. Efectivo o equivalente a efectivo, 12. Inversiones, 13. Deudores, etc.). Los cuatro primeros dígitos se refieren a las cuentas mayores (1105 Caja general, 1205 Inversiones, 1305 Cartera, etc.). Los seis primeros dígitos se refieren a las cuentas auxiliares (110505 Caja general, 120505 Agricultura, ganadería, 130505 Nacionales, etc.), pero pueden considerarse ocho o más dígitos en la cuenta auxiliar de acuerdo a las necesidades de la información. 2. Plan de cuentas: no puede existir un único plan de cuentas para todas las empresas que existan de un sector determinado, como por ejemplo los comerciantes de venta de mercancías y servicios, porque tienen que fundamentarse para cada empresa, con base en las NIIF que requieran de acuerdo a sus necesidades particulares. 3. Documentos soportes: se requieren para documentar el proceso de la contabilidad. 4. Libros de contabilidad: son los documentos principales del negocio, porque además de recoger la historia económica de la empresa, sirven de prueba en las controversias judiciales y de impuestos. 5. Ajustes contables: porque en todo proceso existen errores u omisiones, las cuales se salvaguardan con nuevos registros de corrección. 6. Informe de gestión: donde se dan a conocer, a los usuarios de la información, el estado de la situación financiera de la empresa, junto con los demás estados financieros y las notas de contabilidad, que muestran los resultados de la organización y les dan certeza sobre la continuidad de la empresa. Actualización del plan maestro de cuentas: cuando la contabilidad está sistematizada, los programas de contabilidad siempre vienen con unos planes de cuentas, los cuales se deben adaptar el plan de la empresa y a sus políticas contables. Por ejemplo, si la cuenta 110505 Caja general es de tipo cuenta mayor y de nivel cuatro, esto quiere decir que no tiene cuenta auxiliar para ingresar operaciones, la cual debe crearse como 11050501. El estudiante debe conformar una carpeta donde guarde los documentos debidamente elaborados en la medida en que se desarrolla el ejercicio. Codificación del soporte: la codificación de soportes de contabilidad consiste, según el profesor Bolaños, en leer la operación para identificar las cuentas que intervienen, determinar la causa y el efecto de la transacción en la cuenta, si aumenta o disminuye su saldo. 5. Constitución La constitución de la sociedad comercial se ejecuta en varios actos mercantiles que implican el uso de soportes de contabilidad y el pago de gastos de organización y puesta en marcha. Todas las erogaciones preoperativas son necesarias para darle vida jurídica a la sociedad. Estas erogaciones son exitosas si se cumple el objetivo de la constitución y puesta en marcha, como acontece con los proyectos factibles financiera, económica y socialmente, o son infructuosas si no es viable la propuesta por falta de recursos. Estos gastos se llevan a la contabilidad de la sociedad como gastos en el estado de resultados una vez constituida la idea, o se distribuye entre los promotores si esta no es exitosa. Los actos dependen del tiempo que requiera la organización y de la puesta en marcha y se pueden asociar a los siguientes actos:    Reuniones de sensibilidad de potenciales socios. Visitas a ferias nacionales e internacionales para observar maquinarias, nuevas tecnologías y procedimientos, exposición de investigaciones, etcétera. Contrato del estudio de factibilidad.      Asesoría en el estudio de crédito ante instituciones extranjeras. Asesoría jurídica sobre la constitución del negocio y requerimiento ante las autoridades del Estado y municipales. Registro de escrituras en notaría, Oficina de Documentos Públicos y Privados (cuando tienen bienes inmuebles), impuesto de registro. Registro mercantil. Impuesto de registro sobre capital social de las limitadas y sobre capital suscrito de las anónimas. El 15-06-15 los promitentes socios Andrés Botero y Carlos Sarmiento tuvieron las primeras conversaciones, concluyeron hacer los gastos de estudio y, en caso de resultar exitoso el negocio, denominarlo Electrodomésticos Ltda., cuyo objeto social es la compra y venta de electrodomésticos y muebles para el hogar para funcionar en la ciudad de Bogotá, Cundinamarca. 204. Estudio de factibilidad: el socio Andrés Botero contrató el estudio de factibilidad del negocio con la firma Fierro Asociados S.A., quienes cobraron la suma de 5.000.000 u.m. Conceptos preoperativos Cuentas Total base Tarifa Retención Cuentas Proyecto de factibilidad 511030 5.000.000 10% 500.000 23651501 Para efectos del método pedagógico se presenta el registro en forma del registro con el cual se codificaría manualmente el soporte contable. Código Cuentas Débitos Créditos 521025 Asesoría fi 5.000.000 236515 Honorarios 500.000 235510 Socios. Andrés Botero 4.500.000 Registra el pago del estudio de asesoría de factibilidad financiera del proyecto, NCO 01 Como hasta el momento la sociedad no tiene efectivo, uno de los socios promotores de la idea se encarga de hacer los gastos propios de prefactibilidad, constitución y puesta en marcha, los cuales serán reembolsados en el momento de disponer del efectivo o como descuento de su aporte social. Los valores pagados se llevan al gasto que corresponda de asesoría financiera, jurídica y de avalúos, porque las nuevas normas no admiten los activos diferidos (cargos diferidos o gastos pagados por anticipado); también porque en NIIF para pymes no hay asociación entre el gasto y el ingreso. Otra razón es que su medición no es fiable y hay mucho esfuerzo para determinar el tiempo de amortización. El comprobante de pago por concepto del estudio de factibilidad se hace por medio de nota de contabilidad debido a que la empresa aún no tiene papelería, y con base en el soporte que entregue el beneficiario del pago. 205. Gastos notariales: con motivo de la legalización de la sociedad se pagan los siguientes gastos: ante la notaría para su protocolo (guardar) de la escritura pública, el 1.5% sobre el capital aportado (100.000.000 u.m.); ante la Cámara de Comercio para el registro mercantil, el 1.0%; y el impuesto de registro de capital de 0.7% sobre la misma base. Los gastos fueron pagados por el socio Andrés Botero. Gastos legales Cuentas Total base Tasa Retención Cuentas Gastos notariales 524005 1.500.000 0 0 23651501 Registro mercantil 524010 1.300.000 0 0 23652501 Impuesto de registro 524010 700.000 0 0 23652501 Código Cuentas Débitos Créditos 524005 Gastos notariales 1.500.000 524010 Registro mercantil 2.000.000 235510 Socios. Andrés Botero 3.500.000 Registra constitución de la sociedad ante la Notaría NCO 02 206. Otros gastos: con motivo de la legalización de la sociedad se pagan los servicios de asesoría jurídica por 1.000.000 u.m. y servicios de publicidad por 1.000.000 u.m. Los gastos fueron pagados por el socio Andrés Botero. Gastos varios Cuentas Base Tarifa Retención Asesoría jurídica 511025 1.000.000 10% 100.000 23651501 Servicios de publicidad 513590 1.000.000 4% 40.000 23652501 Débitos Créditos Código Cuentas 511025 Asesoría jurídica 1.000.000 513590 Servicios de publicidad 1.000.000 Cuentas 23651501 Honorarios 10% 23652501 Servicios 4% 100.000 235510 Socios. Andrés Botero 900.000 235510 Socios. Andrés Botero 960.000 40.000 Registra gastos de constitución de la Sociedad ante la Notaría NCO 03 Impuesto de industria y comercio (ICA): al iniciar las actividades se hace la inscripción de la empresa en el registro del impuesto de industria y comercio, tablero y avisos ante la Alcaldía sin ningún costo. Se calcula y paga sobre los ingresos de la actividad comercial, de servicios o de industria de cada bimestre en la medida en que se desarrolla la actividad. Aportes sociales: una vez constituida la sociedad, comienza el periodo de recolección de aportes sociales, que no siempre se reciben en un solo día y en ocasiones toman un plazo prudente de tiempo. Estos se recogen en recibos de caja (efectivo) o en notas de contabilidad (bienes) aprobados por los demás socios. Los aportes sociales son todos los bienes y derechos representados en efectivo o equivalente al efectivo, propiedades, planta y equipo que los socios llevan al fondo social para cumplir con las inversiones que se proyectan y para darle capacidad productiva a la empresa, de manera que permita desarrollar el objeto social propuesto, en el proyecto de inversión, de los siguientes elementos:    Capital de trabajo, como efectivo para pagar la nómina de las primeras quincenas, adquirir los inventarios para uno o dos meses de ventas hasta tanto llega el flujo propio de efectivo para hacer nuevas compras y ejecutar otros gastos. Inversiones fijas, como propiedad, planta y equipo aportado o comprado para el desarrollo del objeto social, tales como edificios, terrenos, vehículos, muebles, etcétera. Gastos de constitución o gastos que se hacen por una sola vez para organizar la empresa en forma legal, administrativa y de publicidad para presentar la empresa en sociedad, tales como los gastos de constitución, asesoría jurídica, financiera, inauguración, estudio del proyecto, etcétera. Si la empresa se constituye como persona jurídica, cambia el concepto de capital personal que se observó en el tema anterior por el de capital social. Las cuentas del plan de cuentas tienen la misma validez para ambas clases de sociedades comerciales: de personas o de capital. Qué pueden aportar los socios o accionistas Los asociados pueden aportar toda clase de bienes, con excepción de aportes créditos para los socios de sociedades de responsabilidad limitada y para los socios comanditarios de la sociedad en comandita simple. 207. Aportes de socios: el 15-11-15 los socios aportan cada uno la suma equivalente a 50.000.000 u.m. para formar el capital pagado de 100.000.000 u.m., dividido en 100.000 cuotas de capital de valor nominal de 1000 u.m. cada una, según consta en Escritura Pública 1145 05-11-2015. Los recibos de caja deben ser codificados, al igual que las notas de contabilidad de compensación de aportes, en cuentas apropiadas para el tipo de sociedad de responsabilidad limitada. En su parte inferior deben llevar el siguiente registro (imputación contable). Código 110505 Cuentas Caja general 311505 31150502 Cuotas o partes de interés social Andrés Botero, 40.140 cuotas Débitos 40.140.000 Créditos 40.140.000 Registra constitución de sociedad limitada con aportes en efectivo, RC 01 Código 235510 311505 31150502 Cuentas Socios Cuotas o partes de interés social Andrés Botero, 9860 cuotas Débitos 9.860.000 Créditos 9.860.000 Registra restitución de gastos en la constitución de la sociedad, NCO 0004 Código 110505 311505 31150501 Cuentas Caja general Cuotas o partes de interés social Carlos Sarmiento, 50.000 cuotas Débitos 50.000.000 Créditos 50.000.000 Registra constitución de sociedad limitada con aportes en efectivo, RC 002 Se elaboraron los recibos de caja y las notas de contabilidad correspondiente para dar inicio a la empresa, con el fin de que el estudiante reconozca los documentos y repita el ejercicio del ejercicio contabilidad-general-en-excel. Por los 9.860.000 u.m. se prepara la nota de contabilidad, primero para reembolsar los gastos preoperativos y, segundo, para completar el aporte del socio Andrés Botero. Se recomienda al estudiante discutir y proponer otros ejemplos de aportes sociales de los dueños de la empresa, como por ejemplo: muebles y enseres, mercancías, títulos valores, vehículos y toda clase de propiedad raíz, pues los aportes sociales no solo serán en efectivo. Comprobante de contabilidad: el primer comprobante se elabora reuniendo todos los soportes de contabilidad (recibos de caja, consignaciones, comprobantes de pago, notas de contabilidad) debidamente codificados y resumidos en operaciones homólogas de la apertura, para guardar consistencia con el proceso histórico de la contabilidad. Electrodomésticos Ltda. Bogotá Cundinamarca Fecha: 15-11-15 Constitución Código Cuentas 1105 Caja 110505 Caja general 110505 Caja general 5140 Gastos legales 514005 Gastos notariales 514010 Registro mercantil 5110 Honorarios 511025 Asesoría Jurídica 511030 Asesoría financiera 5135 Servicios 513590 Servicios de publicidad 2355 Deudas con accionistas o socios 235510 Socios 2355 Deudas con accionista o socio 235510 Socios 2365 Retención en la fuente 236515 Honorarios 10% 236525 Servicios 4% Comprobante de contabilidad N°. 01 Parciales Débitos Créditos 90.140.000 50.000.000 40.140.000 3.500.000 1.500.000 2.000.000 6.000.000 1.000.000 5.000.000 1.000.00 1.000.000 9.860.000 9.860.000 9.860.000 9.860.000 640.000 600.000 40.000 3115 Aportes sociales 31150501 Cuotas o partes de interés 31150502 Cuotas o partes de interés 311505 Cuotas o partes de interés Sumas iguales Preparado Revisado 100.000.000 50.000.000 40.140.000 9.860.000 Aprobado 110.500.000 110.500.000 Contabilizado El comprobante de contabilidad recogió todos los actos preoperativos de la constitución de la sociedad comercial para dejar clara la historia de organización y la puesta en marcha. Hasta aquí se han aplicado parte de elementos del ciclo contable como única metodología para elaborar la contabilidad y sus informes financieros. 208. Estado de situación financiera de apertura [balance de apertura]: es el estado de la situación económica del ente económico en el momento de constitución para comprobar el ingreso de los aportes sociales. Electrodoméstico Ltda. Estado de situación financiera de apertura o A 1 de Diciembre de 2015 Activos Pasivos y patrimonio Código Cuentas Valor Código Cuentas 1105 Caja 90.140.000 2365 Retenciones 5140 Gastos legales 3.500.000 3115 Capital social 5110 Honorarios 6.000.000 5135 Servicios 1.000.000 Total activos 100.640.000 Total Pasivo y Patrimonio Gerente Contador Valor 640.000 100.000.000 100.640.000 El anterior Estado de situación financiera de apertura de la sociedad comercial debe incluirse en el acta de constitución elevada a escritura pública, protocolizada en la notaría y registrada en el comprobante de contabilidad de apertura, y se sigue el proceso del ciclo contable, el cual registra el momento en que se cumplieron los requisitos de constitución. Según las NIIF para pymes, no se aceptan cargos y gastos diferidos. Estas se presentan cuentas del estado de resultados porque otro modo de presentarlos sería con pérdidas cuando aún no se han iniciado las labores. Este elemento queda para su respectiva su discusión. Los aportes sociales han quedado en las arcas de la empresa, de donde se deduce la ecuación contable de Activos = Pasivo + Patrimonio, sobre la primera transacción en la vida económica de la sociedad. El estado de resultados muestra los beneficios y sacrificios que se llevan a cabo durante el periodo contable para obtener las utilidades del periodo, que se retribuyen en calidad de mantenimiento del patrimonio y de participaciones a los socios o dueños. Este estado no se presenta porque no han ocurrido transacciones que involucren actividades de ingresos ordinarios y de gastos. Libros de contabilidad: los libros de contabilidad se elaboran de tal manera que se garantice su autenticidad e integridad. Son de dos clases: libros auxiliares y libros principales. (Se recomienda ver los libros en el ejercicio contabilidad-general- excel-2014). Libros auxiliares: los soportes, junto con el comprobante de contabilidad, se llevan a los libros auxiliares para luego obtener de ellos la información respectiva para la elaboración de los estados financieros de prueba, que para este caso se presentan en forma manual, y luego el reporte por el sistema. 1105 Caja Cuenta control 2015 Detalle 15-11 Comp. contable N°. 01 Débito Crédito 90.140.000 Saldo 90.140.000 El procedimiento en los libros auxiliares de contabilidad es igual al que se utilizó en el negocio de persona natural, donde se recomendó que la primera hoja se dejara para el control de los registros del comprobante de contabilidad que permitieran balancear la cuenta para determinar los saldos de los estados financieros. Las siguientes hojas del libro son para las cuentas auxiliares de la cuenta mayor Caja, donde se registran los soportes de la contabilidad en la caja general, caja menor, etcétera. 1105 Caja 110505 Caja general 2015 Detalle N°. Débito Crédito Saldo 15-11 RC aportes Carlos 02 50.000.000 50.000.000 15-11 RC aportes Andrés 01 40.140.000 90.140.000 El débito en la cuenta Caja general es el primer registro de ingreso de efectivo, producto del aporte social y del proceso de constitución de la sociedad. Es también el primer registro de contabilidad, con la consecuente contrapartida en la cuenta de Capital social, donde quedan representados los derechos de los socios que hicieron el aporte. 3115 Aportes sociales Cuenta control 2015 15-11 Detalle Comprobante contable N°. 01 Débito Crédito 100.000.000 Saldo 100.000.000 Como la cuenta de capital tiene varios aportes, es necesario abrir cuantas cuentas auxiliares sean necesarias para identificar a los inversionistas por su nombre y valor aportado. 3115 Aportes sociales 31150501 Andrés Botero 2015 Detalle 15-11 42.040 cuotas capital 15-11 7960 cuotas capital N°. 01 04 Débito Crédito Saldo 40.140.000 40.140.000 9.860.000 50.000.000 3115 Aportes sociales 31150502 Luis Carlos Sarmiento 2015 15-11 Detalle 50.000 cuotas capital N°. 02 Débito Crédito Saldo 50.000.000 50.000.000 Al continuar con el registro de los gastos legales y financieros impuestos en el proceso de poner el marcha proyecto, también se debe tener su libro auxiliar, lo mismo que la cuenta del pasivo por la retención hecha a nombre de la empresa y por la cuenta del socio Andrés Botero que facilitó los dineros para los primeros pagos necesarios para la puesta en marcha; de lo contrario no hay apertura de la sociedad. 5140 Gastos legales Cuenta control 2015 Detalle 15-11 Comprobante contable 5140 Gastos legales 514005 Gastos notariales No 01 Débito Crédito 3.500.000 Saldo 3.500.000 2015 15-11 Detalle Notaría 5 No 01 Débito 5140 Gastos legales 514010 Registro mercantil 2015 Detalle 15-11 Cámara de Comercio No 01 Débito Crédito Saldo 1.500.000 Crédito Saldo 8.200.000 1.500.000 2.000.000 Los gastos se llevaron a gastos del periodo porque, como se viene diciendo, en las NIIF pymes no existe la asociación de gastos con los ingresos del periodo. 5110 Honorarios Control 2015 Detalle 15-11 Comprobante contable No 01 Débito Crédito 6.000.000 Saldo 5110 Honorarios 511025 Asesoría jurídica 2015 Detalle 15-11 Estudio jurídico No 01 Débito Crédito 1.000.000 Saldo No Débito Crédito 5.000.000 Saldo 5110 Honorarios 511030 Asesoría fi 2015 Detalle 15-11 Estudio de factibilidad 6.000.000 1.000.000 5.000.000 5135 Servicios Control 2015 Detalle 15-11 Comprobante contabilidad No 01 Débito Crédito 1.000.000 Saldo 5135 Servicios 513590 Publicidad 2015 Detalle 15-11 Caracol S.A. No 01 Débito Crédito 1.000.000 Saldo 1.000.000 1.000.000 La cuenta del socio Andrés Botero por los dineros prestados debe tener el sustento en la contabilidad para dejar en la memoria contable todos los pasos de la constitución. 2355 Deudas con accionistas o socios Cuenta control 2015 15-11 Detalle Comprobante contable N°. 01 15-11 Comprobante contable 01 Débito Crédito Saldo 9.860.000 9.860.000 9.860.000 0 2355 Deudas con accionistas o socios 235510 Socios. Andrés Botero 2015 15-11 15-11 15-11 Detalle Estudio factibilidad Estudio legal Gastos de publicidad No 01 03 03 15-11 15-11 15-11 15-11 Registro E. pública Registro mercantil Impuesto de registro Canceló préstamo 02 02 02 04 Débito Crédito Saldo 4.500.000 4.500.000 900.000 5.400.000 960.000 6.360.000 1.500.000 1.300.000 700.000 9.860.000 7.860.000 9.160.000 9.860.000 0 La obligación de retención en la fuente para con el Estado también debe tener su libro auxiliar de contabilidad y cuenta separada, donde se expongan todos los valores retenidos a su favor. 2365 Retención en la fuente Cuenta control 2015 15-11 Detalle Comprobante contable N°. 01 Débito Crédito Saldo 640.000 640.000 2365 Retención en la fuente 23651501 Honorarios 10% 2015 15-11 Detalle Fierro Asociados Ltda. N°. Débito Crédito 500.000 100.000 Saldo Crédito 40.000 Saldo 500.000 100.000 2365 Retención en la fuente 23652501 Servicios 4% 2015 30-11 Detalle Caracol S.A. N°. Débito 40.000 Puede observar los libros de contabilidad en el ejercicio contabilidadgeneral-en- excel, donde con un clic en el hipervínculo del MENU numeral 7 mostrará los libros auxiliares (11 disponible, 12 Inversiones, 13 Deudores, etc.), los cuales disponen en la primera hoja de los comprobantes de contabilidad para que siga el procedimiento y su respectivo diligenciamiento. En el numeral 8 encontrará los libros principales. Libros principales: los libros principales también tienen que ser objeto de registro contable en la medida en que se editan los comprobantes de contabilidad porque el proceso es integral y no como en el caso particular de la contabilidad manual, que siempre se registra después que se han emitidos los estados financieros. El ejemplo didáctico de la contabilidad-general-en-excel expone tanto la apertura como los libros principales después del cierre del mes de diciembre. 6. Organización Puesta en marcha: es necesario que los directivos de la empresa tomen las primeras decisiones tendientes a disponer de los elementos necesarios para el logro de los objetivos, que consisten en abrir la cuenta corriente, constituir el fondo fijo de caja menor, hacer inversiones en propiedad, planta y equipo, firmar el contrato de arrendamiento, contratar e inducir al personal de apoyo en ventas, almacén y gerencia. 209. Apertura cuenta corriente: el día 5-12-15, con el dinero disponible en caja, se abre la cuenta corriente en el Banco Colombia número 07649100100; primero, por la seguridad en el manejo de los dineros; segundo, para dejar constancia del ingreso de los aportes sociales en efectivo; y tercero, porque es una medida de control que los dineros recibidos el día anterior ingresen intactos a las cuentas corrientes el día hábil siguiente. Código Cuentas 11100501 Banco Colombia 110505 Caja general Registra apertura de cuenta corriente, NC N°. 05 Débitos Créditos 90.140.000 90.140.000 De ahora en adelante se expondrán algunos libros auxiliares del sistema, no todos, con el objetivo de que sean verificada con los que lleva el estudiante en su carpeta de trabajo manual. 210. Constitución de caja menor: empresa que se respete no hace ningún pago de gastos chicos con los dineros disponibles en caja general, sino que constituye cajas menores. Por consiguiente, se giró el primer cheque para constituir el fondo fijo de caja menor por valor de 500.000 u.m., a nombre de la secretaria María Ángel Caquimbo Fierro. Código Cuentas Débitos Créditos 110510 Caja menor 500.000 111005 Moneda nacional Registra constitución caja menor administración, Cheque 01, CE N°. 001 500.000 La caja menor se afecta solamente en los siguientes casos; de lo contrario, permanece intacta en calidad de efectivo disponible, independientemente de que contenga recibos de caja menor: Se debita Cuando se crea Se aumenta el saldo Se acredita Se disminuye el fondo Se cancela Los gastos que se realizan con los fondos de la caja menor se reembolsan cuando se haya gastado el 80% del fondo fijo, y las erogaciones realizadas se llevan a las cuentas de gastos correspondientes solamente cuando se hace el reembolso. Es como si se pagara el conjunto de gastos de un periodo con un solo cheque. Se recomienda reembolsar la caja menor siempre que finalice cada periodo de cierre de operaciones para que el saldo que se exponga como efectivo represente un verdadero efectivo o equivalente al efectivo [disponible]. El control que se ejerce a la persona responsable de la caja menor es el arqueo de caja para comprobar que el fondo fijo se mantiene por igual valor, ya sea en dinero o en recibos debidamente firmados y sellados cuando fuere el caso. Sin embargo, hay que comprobar la retención en la fuente en los pagos siempre y cuando cumplan los requisitos de la base gravable. Otras inversiones: conocidas anteriormente como inversiones diferidas, pero con el nuevo orden contable no existen diferidos; serán otras inversiones en gastos necesarios para la puesta en marcha, como por ejemplo el pago de estudios previos a la inversión, asesoría financiera, asesoría legal, arrendamientos anticipados, gastos de constitución, inauguración del negocio, etcétera, para darle funcionalidad a la empresa y permitirle desarrollar el objeto social. 211. Contrato de arrendamiento: el 05-12-15 se firmó y pagó el contrato de arrendamiento con cinco días de anticipación por valor de 1.500.000 u.m. a Rocha Ltda. Código Cuentas Débitos Créditos 522010 Arrendamientos 1.500.000 240802 Impuesto al valor agregado (10%) 150.000 233540 Arrendamiento 1.590.000 236830 Arrendamientos (3.5%) (27 UVT) 52.500 236805 Arrendamientos (0.5%) (4 UVT) 7500 Registra causación de arrendamiento, se hace retención porque cumple las bases, NC N°.005 La causación es un paso previo al pago. Además, el comprobante de pago no tiene sino la imputación del banco y la obligación por pagar. No entran a participar otras cuentas. Código Cuentas 233540 Arrendamiento 11100501 Banco Colombia Registra pago de arrendamiento anticipado, CE N°.002 Débitos Créditos 1.590.000 1.590.000 Con el fin de reportar al estudiante al ejercicio de contabilidad-generalen-excel se omiten los libros auxiliares y principales, así como los soportes de contabilidad; solamente se expondrá el registro de la transacción y el comprobante de contabilidad para que se haga el seguimiento desde este libro. El siguiente es el comprobante de contabilidad 02 sobre las operaciones de organización, las cuales, en forma manual, se reportan así: Electrodomésticos Ltda. Bogotá Cundinamarca Fecha: 10-12-15 Organización Código Cuentas 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 1105 Caja 110510 Caja menor 5120 Arrendamientos 512010 Construcciones y edificaciones 2335 Costos y gastos por pagar Comprobante de Contabilidad N°. 02 Parciales Débitos Créditos 90.140.000 90.140.000 500.000 500.000 1.500.000 1.500.000 1.590.000 233540 Arrendamiento 2408 Impuesto a las ventas 240802 Impuesto descontado 110505 Caja 110505 Caja general 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 111005 Moneda nacional 2335 Costos y gastos por pagar 233540 Arrendamiento 2365 Retención en la fuente 236530 Arrendamientos 2368 Impuesto de industria y comercio 236805 Arrendamientos Sumas iguales Preparado Revisado 1.590.000 150.000 150.000 90.140.000 90.140.000 2.090.000 500.000 1.590.000 1.590.000 1.590.000 52.500 52.500 7.500 7.500 Aprobado 93.880.000 93.880.000 Contabilizado Los comprobantes de contabilidad sirven de base para el registro, en primer lugar, de la hoja de control de los libros auxiliares y de terceros y, en segundo lugar, del libro diario columnario, donde se acumularán con otros comprobantes hasta el 30 de noviembre (observar contabilidadgeneral-en-excel) para luego pasarlo al libro mayor y balances. Los dos comprobantes de contabilidad en el sistema manual y el comprobante de diario general en el sistema coinciden por todas las operaciones que se hicieron hasta el 10/12/14. 7. Inversión Otro aspecto importante para llevar a cabo el negocio es que el efectivo sea suficiente para comprar los implementos logísticos programados en el plan de inversiones como muebles y enseres, máquinas, inmuebles, vehículos, etcétera, para el cumplimiento del objeto social. 212. Para realizar el proyecto se revisa el estudio de factibilidad para conocer con certeza cuáles son los elementos que se necesitan, como también las especificaciones técnicas. El día 15-12-15 se compraron muebles y enseres a Industrias El Roble Ltda. Código 152405 233595 236540 Cuentas Muebles y enseres Otros Compras (3.5%) Débitos Créditos 5.800.000 5.650.000 125.000 236805 ICA retenido (0.05%) Registra causación de la compra de muebles y enseres, NCO. N°. 006 25.000 [El impuesto al valor agregado pagado en la adquisición o importación de maquinaria, no genera descuento especial en la cuenta 2408 IVA por pagar; por consiguiente, se considera como un mayor valor del costo (confróntese la norma de su país)]. Otro aspecto importante en el registro anterior es la deducción de la retención en la fuente en todo pago de bienes por concepto de comprar de mercancías, muebles y enseres y pagos de servicios personales tanto a título de renta como de ICA, para no caer en evasiones e incumplimiento de las obligaciones tributarias. [La causación de la retención en la fuente se hace en el momento de la causación del registro contable, excepto las erogaciones laborales, que se hacen en el momento del pago. Se utiliza solamente el grupo de cuentas 52 Operacionales de ventas cuando la empresa no tenga bien definidas las líneas de autoridad que permitan identificar los gastos en la 51 Operacionales de administración y en la 52 Operacionales de ventas]. Código 233595 Cuentas Otros 11100501 Banco Colombia Débitos 5.650.000 Créditos 5.650.000 Registra el pago de la factura de muebles y enseres, CE N°. 003 Las operaciones con las propiedades, planta y equipo pueden ser múltiples, pero como se trata de mostrar una operación, estas se acumulan en el comprobante de contabilidad de inversiones así: Electrodoméstico Ltda. Bogotá Cundinamarca Fecha: Código 1524 15-12-15 Inversiones Cuentas Equipo de oficina Comprobante de contabilidad N°. 03 Parciales Débitos Créditos 5.800.000 152405 Muebles y enseres 2335 Costos y gastos por pagar 233595 Otros 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 2335 Costos y gastos por pagar 233595 Otros 2365 Retención en la fuente 236540 Compras 2368 Impuesto de industria y comercio 236805 ICA retenido Sumas iguales Preparado Revisado 5.800.000 5.650.000 5.650.000 5.650.000 5.650.000 5.600.000 5.650.000 125.000 125.000 25.000 25.000 Aprobado 11.450.00 11.450.000 Contabilizado 8. Operaciones de compras Para iniciar operaciones y abrir las puertas al público, se dispone de mercancía necesaria para atender el público con buena imagen corporativa desde el inicio. 213. Facturas de compra: el 16-12-15 se compran mercancías para la venta —factura de venta 39552 por valor de 19.952.000 u.m., de Cacharrera Mundial S.A. — las cuales están gravadas con la tarifa del 16% por concepto de IVA. El vendedor es de régimen común y también la empresa que se asesora. Para llevarla a contabilidad se prepara el soporte interno mediante una nota de contabilidad. Código Cuentas Débitos Créditos 143536 Inventario electrodoméstico y mueble 17.200.000 240802 Impuesto sobre las ventas por pagar 2.752.000 220505 Nacionales 236540 Compras (2.5%) 236805 ICA (0.5%) 19.436.000 430.000 86.000 Registra la compra de mercancías no fabricadas por la empresa, FC39552 y NC 008 Se recomienda elaborar la nota de contabilidad para registrar cada una de las compras en lo manual, porque la factura de compra no es documento suficiente y competente para registrar operaciones de la empresa. Siempre que exista un documento externo debe existir uno interno. La base para liquidar el IVA es el costo de las mercancías. Igual para la retención en la fuente a cualquier título, que debe hacer la persona que compra a una tasa del 2.5%, y para la retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio al 0.5%. Se cobra retención en la fuente a título de impuesto de renta y complementarios, de industria y comercio tableros y avisos a igual nivel de régimen común y también al de régimen simplificado, el cual es asumido por la empresa: Cobran retención en la fuente a título de: Impuesto de renta y complementarios y de industria y comercio tableros y avisos Empresas del Estado Grandes contribuyentes Régimen común Empresas del Estado Gran Gran contribuyente Régimen Gran contribuyente Régimen contribuyente Régimencomún Régimen simplifi común Régimen simplifi común Régimen simplifi Parece un error que el régimen común le cobre al gran contribuyente la retención, pero la razón es sencilla: ambos pertenecen al régimen común de impuesto a las ventas. Se cobra retención en la fuente por concepto de impuesto al valor agregado cuando el comprador sea de nivel superior al que vende, como en los siguientes casos: Cobran retención en la fuente a título de: Impuesto a las ventas Empresas del Estado Grandes contribuyentes Gran contribuyente Régimen común Régimen simplifi Régimen común Régimen simplifi Régimen común Régimen simplifi La retención en la fuente a título de impuesto a las ventas que hacen los contribuyentes al menor nivel jerárquico es el 50% del valor facturado por el proveedor. La retención en la fuente a título de impuesto a las ventas que hacen los contribuyentes al régimen simplificado debe asumir ese mayor valor en la compra; por esta razón parece que se excluyeran los del régimen simplificado para hacer negocios. La retención del IVA es a la tarifa del 50% sobre el 16% liquidado por el proveedor, so pena de tener problemas con la administración de impuestos. En la práctica es del 8% sobre la base de la compra. La retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio y avisos (ICA) depende de la actividad en la que está inmerso el vendedor, que para este caso es la 204, o sea, comercio al por mayor y al detal a la tarifa del 0.5%. Usted debe revisar esta tarifa para su región; los impuestos municipales no son iguales para todos los 1200 municipios, como sí lo son las nacionales. 214. Facturas de compra: el 17-12-15 se compran mercancías para la venta, según factura de venta 12958, por valor de 21.000.000 u.m., a Almacenes Macro S.A., las cuales están gravadas con la tarifa del 16% por concepto de IVA. El vendedor es de régimen común y también la empresa que se asesora. Para llevarla a contabilidad se prepara el soporte interno mediante una nota de contabilidad Código Cuentas Débitos 143536 Inventario electrodoméstico y mueble 21.000.000 Créditos 240802 Impuesto sobre las ventas por pagar 3.360.000 220505 Nacionales 23.730.000 236540 Compras (2.5%) 525.000 236805 ICA (0.5%) 105.000 Registra la compra de mercancías no fabricadas por la empresa, FC12958 y NC 009 215. Facturas de compra: el 18-12-15 se compran mercancías para la venta, según factura de venta 13854, por valor de 26.500.000 u.m., a Almacenes Éxito S.A., las cuales están gravadas con la tarifa del 16% por concepto de IVA. El vendedor es de régimen común y también la empresa que se asesora. Para llevarla a contabilidad se prepara el soporte interno mediante una nota de contabilidad. Código Cuentas Débitos 143536 Inventario electrodoméstico y mueble 26.500.000 240802 Impuesto sobre las ventas por pagar 4.240.000 Créditos 220505 Nacionales 29.945.000 236540 Compras (2.5%) 662.500 236805 ICA (0.5%) 132.500 Registra la compra de mercancías no fabricadas por la empresa, FC13854 y NC 010 El proceso siguiente a la causación de la compra es el pago a los proveedores mediante comprobante de egreso. Código Cuentas Débitos 220505 Nacionales 73.111.000 111005 Moneda nacional Registra el pago de mercancías no fabricadas, CP 04 a diferentes proveedores Créditos 73.111.000 El estudiante debe comprender cada operación y colocar el código correspondiente en el comprobante interno, que es la base para registrar las operaciones en la empresa. Por ninguna razón se debe utilizar el comprobante externo emitido por otras empresas y dar por sentado que esta operación se repite cada vez que se adquieren inventarios para la venta. La empresa puede elaborar cuantos comprobantes de contabilidad esté dispuesta a hacer con el fin de no dejar acumular tantas operaciones al mismo tiempo. Hoy, con los sistemas y la herramienta de la computadora, se hace mucho más fácil la tarea. Estos comprobantes de contabilidad pueden tener un código especial para presentar el resumen de todas las operaciones homólogas del periodo, como los siguientes que se utilizan en la contabilidad sistematizada: 01. Apertura, 02. Organización, 03. Inversiones, 04. Operaciones, 05. Ventas, 06. Nómina, 07. Costo de ventas, 08. Ajustes contables, 09. Cierre contable, etcétera. Electrodomésticos Ltda. Bogotá Cundinamarca Comprobante de contabilidad N°. 04 Fecha: 18-12-15 Código 1435 143536 Cuentas Mercancías no fabricadas Electrodomésticos y muebles Compras de inventarios 143536 Electrodomésticos y muebles 21.000.000 143536 Electrodomésticos y muebles 26.500.000 2408 Impuesto sobre las ventas Parciales Débitos Créditos 64.700.000 17.200.000 10.352.000 240802 240802 240802 2205 Impuesto descontado Impuesto descontado Impuesto descontado Proveedores 220505 1110 Nacionales Bancos 73.111.000 111005 Moneda nacional 19.436.000 111005 Moneda nacional 23.730.000 111005 Moneda nacional 29.945.000 2205 220505 Proveedores Moneda nacional 19.436.000 220505 Moneda nacional 23.730.000 220505 Moneda nacional 29.945.000 2365 Retención en la fuente 236540 Compras 236540 Compras 236540 Compras 2368 Impuesto industria y comercio 236805 ICA retenido Sumas iguales Preparado Revisado 2.752.000 3.360.000 4.240.000 73.111.000 73.111.000 73.111.000 1.657.500 430.000 525.000 662.500 323.500 323.500 Aprobado 148.163.000 148.163.000 Contabilizado Para obtener el comprobante de contabilidad anterior, lo primero que se realizó fue reunir todos los soportes de contabilidad hasta aquí diligenciados tales como: recibos de caja, comprobantes de pago, facturas de venta y notas de contabilidad. Luego se reagruparon por cuentas homólogas. En el comprobante de contabilidad se registra la hoja control de la cuenta mayor y la cuenta auxiliar por el doble propósito que tiene: el primero es registrar el libro diario y la cuenta control del auxiliar, y el segundo es el registro de los terceros. Si no se hace de esta forma, el procedimiento tiene dificultades al registrar alguno de los libros porque, como se va a ver, el libro diario solamente maneja las cuentas mayores, o sea, los primeros cuatro dígitos. El estudiante debe proveerse de comprobantes de contabilidad, luego de hojas de libros auxiliares y de hojas sueltas de libros principales con el fin de hacer seguimiento al ejercicio mediante la elaboración manual del proceso contable, así en la práctica profesional deje este proceso a merced de las computadoras. En el ejercicio de contabilidad-general-en-excel encontrará las notas de contabilidad por las correspondientes facturas a los proveedores. 9. Operaciones de ventas El proceso operativo de ventas consiste en registrar las decisiones tomadas por la dirección de la empresa. Estas son de carácter operativo porque tienen que ver con el desarrollo del objeto social y se realizan a partir del mes de diciembre, cuando la sociedad comercial abre las puertas al público y facilita la terminación del año para los respectivos cierres. 216. Fijación de precio de venta al público (PVP): el precio de venta de la mercancía no fabricada por lo empresa lo determina la competencia; sin embargo, este debe incluir, además del gasto de ventas (costo), los gastos de administración y de distribución, el impuesto al valor agregado, el impuesto de renta y la rentabilidad que aspiran ganar los dueños de la empresa, que bien puede ser el 12% mes vencido (MV) sobre sus aportes, que mensualmente ascienden a (100.000.000 * 0.01) 1.000.000 u.m. Por consiguiente, el precio de venta se hará con recargo del 30% sobre el costo de adquisición debido a que la competencia trabaja con el mismo indicador (64.700.000 * 1.30 = 84.110.000 u.m.) para que, después de descontados todos los costos, gastos e impuestos, pueda quedar al final del ejercicio el millón de u.m. por concepto de utilidad líquida. CACHARRERIA MUNDIAL FAC 39552 Santafé de Bogotá Cra 10 No. 110-58 Artículos Cantidad P/unitario Valor % Utilidad Televisor 14 pulgadas Sony 10 300.000 3.000.000 30% 390.000 Televisor 20 pulgadas Philips 20 350.000 7.000.000 30% 455.000 8 300.000 2.400.000 30% 390.000 12 400.000 4.800.000 30% 520.000 30% 3.250.000 30% 1.950.000 VHS Sony DVD Philips 17.200.000 ALMACEN MACRO FAC 12958 Santafé de Bogotá Calle 90 No. 28-30 4 2.500.000 10.000.000 4 1.500.000 6.000.000 Juego de Sala Línea 8000 Juego de Alcoba Línea 8000 21.000.000 Colchón Fantasía 140x 190 10 500.000 30% 650.000 7.200.000 30% 1.560.000 4.800.000 30% 1.040.000 250.000 2.500.000 10 1.200.000 12.000.000 30% 325.000 30% 1.560.000 ALMACENES ÉXITO FAC 13854 Santafé de Bogotá Cra 26 No. 120-52 6 1.200.000 Lavadora Centrales 18 Libras Lavadora Liverpool 20 libras 6 Hornos Microondas Philips 10 Equipo de sonido AIWA 5.000.000 26.500.000 800.000 217. Venta de mercancía: el 20-12-15 se vende con FAC 001, a Ángel María Tierradentro, 13.520.000 u.m. en varios artículos como se detallan en los datos generales del ejercicio contabilidad-general-en-excel a clientes del régimen común gran contribuyentes, quienes hicieron todas las retenciones en la fuente, las cuales podrán descontar de las respectivas declaraciones: de retención, impuesto a las ventas, impuestos de renta, de industria y comercio. Código Cuentas Débitos Créditos 130505 Cartera 14.196.000 135515 Retención en la fuente (2.5%) 338.000 135517 Impuesto a las ventas retenido (50%) 1.081.600 135518 Impuesto industria y comercio retenido 67.600 413536 Ventas electrodomésticos y muebles 13.520.000 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar 2.163.200 Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura 01 NC 11 218. Venta de mercancía: el 21-12-15 se vende con FAC 002, a Roberto Lasso, 6.630.000 u.m. en varios artículos como se detallan en los datos generales del ejercicio contabilidad-general-en-excel a clientes del régimen común gran contribuyentes, quienes hicieron todas las retenciones en la fuente. Código Cuentas Débitos Créditos 130505 Cartera 6.961.500 135515 Retención en la fuente (2.5%) 165.750 135517 Impuesto a las ventas retenido (50%) 530.400 135518 Impuesto industria y comercio retenido 33.150 413536 Ventas electrodomésticos y muebles 6.630.000 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar 1.060.800 Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura 02 NC 12 219. Venta de mercancía: el 22-12-15 se vende con FAC 003, a Julio César Celis, 14.040.000 u.m. en varios artículos como se detallan en los datos generales del ejercicio contabilidad-general-en-excel a clientes del régimen común gran contribuyentes. Código Cuentas Débitos Créditos 130505 Cartera 14.742.000 135515 Retención en la fuente (2.5%) 351.000 135517 Impuesto a las ventas retenido (50%) 1.123.200 135518 Impuesto industria y comercio retenido 70.200 413536 Ventas electrodomésticos y muebles 14.040.000 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar 2.246.400 Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura FC 03 NC 13 220. Venta de mercancía: el 22-12-15 se vende con FAC 004, a Fernando Adolfo Fierro, 18.330.000 u.m. en varios artículos como se detallan en los datos generales del ejercicio contabilidad-general-en-excel a clientes del régimen común gran contribuyentes. Código Cuentas Débitos Créditos 130505 Cartera 19.246.500 135515 Retención en la fuente (2.5%) 458.250 135517 Impuesto a las ventas retenido (50%) 1.466.400 135518 Impuesto industria y comercio retenido 91.650 413536 Ventas electrodomésticos y muebles 18.330.000 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar 2.932.800 Registra la venta de mercancías a grande contribuyente, según factura 221. Cobro de cartera: el 25-12-15 se recauda la cartera, según RC 003, a Ángel María Tierradentro por 14.196.000. Código Cuentas 110505 Caja general 130505 Cartera Registra el recaudo de cartera, según RC 003 Débitos Créditos 14.196.000 14.196.000 222. Cobro de cartera: el 25-12-15 se recauda la cartera, según RC 004, a Roberto Lasso por 6.961.500. Código 110505 Cuentas Caja general Débitos Créditos 6.961.500 130505 Cartera Registra el recaudo de cartera, según RC 004 6.961.000 223. Cobro de cartera: el 25-12-15 se recauda la cartera, según RC 005, a Julio César Celis por 14.742.000. Código Cuentas 110505 Caja general 130505 Cartera Registra el recaudo de cartera, según RC 005 Débitos Créditos 14.742.000 14.742.000 224. Cobro de cartera: el 25-12-15 se recauda la cartera, según RC 006, a Fernando Fierro Celis por 19.246.500. Código Cuentas 110505 Caja general 130505 Cartera Registra el recaudo de cartera, según RC 005 Débitos 19.246.500 Créditos 19.246.500 225. Control de caja: como medida de control de la caja general, el responsable del manejo de tesorería debe cumplir el procedimiento de llevar al día siguiente todos los dineros recibidos en el día anterior, por concepto de las operaciones, al banco con su respectiva consignación. Se consignó el efectivo. Código Cuentas Débitos Créditos 111005 Moneda nacional 55.146.000 110505 Caja general 55.146.000 Registra la consignación del efectivo en las operaciones anteriores 226. Reembolso de caja menor: se realizaron los siguientes gastos menores: gastos de aseo 100.000 u.m., gastos de cafetería 120.000 u.m., portes y telegramas 160.000 u.m., parqueaderos 60.000 u.m. Se requiere hacer el reembolso de caja menor para que el efectivo a 31 de diciembre en caja menor sea verdadero. Código 523540 529525 529565 111005 Cuentas Correo, portes y telegramas Elementos de aseo y cafetería Parqueaderos Moneda nacional Débitos Créditos 160.000 220.000 60.000 440.000 Registra el reembolso de caja menor, CP N°. 05 Por las operaciones de ventas a grandes contribuyentes, quienes hicieron las retenciones del caso y con el pago de los gastos de caja menor, se lleva a cabo el siguiente comprobante. Electrodoméstico Ltda. Bogotá Cundinamarca Fecha: 31-12-15 Ventas Código Cuentas 1105 Caja 110505 Caja general 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 1355 Retención en la fuente 135515 Retención en la fuente 135517 Impuesto a las ventas retenido 135518 ICA retenido 5235 Servicios 523540 Correo, portes y telegramas 5295 Diversos 529525 Elementos de aseo y cafetería 529565 Parqueaderos 1105 Caja 110505 Caja general 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 2408 Impuesto sobre las ventas 240804 Impuesto generado 4135 Comercio al mayor y menor 413536 Venta de electrodomésticos Sumas iguales Preparado Revisado Comprobante de contabilidad N°. 05 Parciales Débitos Créditos 55.146.000 55.146.000 55.146.000 55.146.000 5.777.200 1.313.000 4.201.600 262.600 160.000 160.000 280.000 220.000 60.000 55.146.000 55.146.000 440.000 440.000 5.403.200 5.403.200 55.520.000 55.520.000 Aprobado 116.509.200 116.509.200 Contabilizado 10. Costo de ventas El sistema de valuación de la mercancía vendida es el inventario permanente, que consiste en llevar las compras a la cuenta Mercancías no fabricadas por la empresa (1435). Este procedimiento exige que por cada venta que se haga en el periodo se contabilice el respectivo costo de venta mediante un registro débito a la cuenta correspondiente Comercio al por mayor y al por menor (6135) y un crédito a la cuenta 1435. 227. Nota de contabilidad: se elaboró la nota de contabilidad No. 16 por el costo de las facturas de ventas. Algunas empresas que disponen del módulo para hacer la factura también disponen del módulo de inventario, y tan pronto como se hace la factura de ventas, automáticamente descargan el inventario. En el caso de la contabilidad manual hay que costear cada factura en particular. Código Cuentas Débitos Créditos 613536 Ventas electrodomésticos y muebles 10.400.000 143536 Mercancías electrodomésticos y muebles 10.400.000 Registra el costo de mercancías vendidas no fabricadas, según FAC 01 y NC 16 228. Nota de contabilidad: se elaboró la nota de contabilidad No. 17 por el costo de las facturas de ventas. Código Cuentas Débitos Créditos 613536 Ventas electrodomésticos y muebles 5.100.000 143536 Mercancías electrodomésticos y muebles 5.100.000 Registra el costo de mercancías vendidas no fabricadas, según FAC 02 y NC 17 229. Nota de contabilidad: se elaboró la nota de contabilidad No. 18 por el costo de las facturas de ventas. Código Cuentas Débitos Créditos 613536 Ventas electrodomésticos y muebles 10.800.000 143536 Mercancías electrodomésticos y muebles 10.800.000 Registra el costo de mercancías vendidas no fabricadas, según FAC 03 y NC 18 230. Nota de contabilidad: se elaboró la nota de contabilidad No. 19 por el costo de las facturas de ventas. Código Cuentas Débitos Créditos 613536 Ventas electrodomésticos y muebles 14.100.000 143536 Mercancías electrodomésticos y muebles 14.100.000 Registra el costo de mercancías vendidas no fabricadas, según FAC 04 y NC 19 En esta oportunidad se hace la nota de contabilidad correspondiente por la valuación de las mercancías vendidas al costo. Electrodomésticos Ltda. Bogotá Cundinamarca Fecha: 31-12-15 Costo de ventas Código Cuentas 6135 Comercio al mayor y menor 613536 Electrodomésticos y muebles 613536 Electrodomésticos y muebles 613536 Electrodomésticos y muebles 613536 Electrodomésticos y muebles 1435 Mercancía no fabricadas 143536 Inventario electrodomésticos 143536 Inventario electrodomésticos 143536 Inventario electrodomésticos 143536 Inventario electrodomésticos Sumas iguales Preparado Revisado Comprobante de contabilidad N°. 06 Parciales Débitos Créditos 40.400.000 10.400.000 5.100.000 10.800.000 14.100.00 40.400.000 10.400.000 5.100.000 10.800.000 14.100.00 40.400.000 40.400.000 Contabilizado Aprobado Control de inventarios: en los procesos manuales se requiere del manejo del libro auxiliar de inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa con el fin de controlar las existencias máximas y mínimas y los costos de la mercancía vendida. Las subcuentas de inventarios se elaboran mediante hojas individuales, llamadas control de existencias o kardex, que contienen la referencia del artículo, nombre del proveedor y entradas y salidas de inventarios por su valor según el método de valuación de inventarios aplicado. Artículo Televisor 14 pulgadas Sony Localización Unidad Proveedor: Cacharrería Mundial Fecha Detalle Valor Entradas 2015 Unitario Cantidad Valor 15/12 FC 552 300.000 10 3.000.000 15/12 FV 003 Referencia Mínimo Salidas Cantidad 8 2 Máximo 8 Saldos Cantidad Valor 10 3.000.000 2.400.000 2 600.000 Valor Revisar en contabilidad-general-en-excel las hojas de control de mercancía y observar los colores sobre el manejo de las existencias. Si se compran bienes para la venta, se ejecuta la entrada de mercancías por cantidad y valor total en la columna de entradas, e inmediatamente se refleja también en el aumento del saldo de las unidades y valor. También modifica el precio promedio de cada unidad. Si se venden los bienes, se ejecuta una salida de inventarios por cantidad y valor en la columna de salidas, las que disminuyen el saldo de las unidades y dejan intacto el precio promedio por unidad. La cantidad máxima y mínima es el resultado del estudio minucioso del volumen vendido y de la cantidad de tiempo que se necesita para hacer una nueva reposición. 11. Nómina de personal 231. Causación de la nómina: para complementar la parte operativa del presente mes se causan y pagan los gastos por concepto de nómina de la empresa. El valor de la nómina de cinco empleados es el siguiente: N°. Nombres y apellidos Sueldo Básico Días 1 Rosa Martínez 2.200.000 30 Sueldo 2.200.000 2 María Ángel C. 1.200.000 30 1.200.000 72.000 1.272.000 3 Bertha M. Celis 1.000.000 30 1.000.000 72.000 1.072.000 4 Sandra Hernández 616.000 30 616.000 72.000 688.000 5 Oscar López 616.000 30 5.632.000 Devengado Auxilio T. Total 2.200.000 616.000 72.000 688.000 5.632.000 288.000 5.920.000 Nómina para pago de salarios Empresa: Electrodoméstico Ltda. Período de pago: del 01/12/15 al 31/12/15 N°. Deducciones Retención Solidaridad Total Deducción Neto Pagar a 1 Salud 88.000 Pensión 88.000 176.000 2.024.000 2 48.000 48.000 96.000 1.176.000 3 40.000 40.000 80.000 992.000 4 24.640 24.640 49.280 638.720 5 24.640 24.640 49.280 638.720 225.280 225.280 450.560 5.469.440 Días trabajados, el sueldo del mes, los recargos nocturnos, horas extras diurnas y nocturnas, etcétera, y otros descuentos tales como retención en la fuente, salud y pensiones, juzgados y cooperativas, entre otros. Sin embargo, este ejemplo sencillo puede facilitar contabilización. la interpretación y su En el ejercicio contabilidad-general-en-excel se destina una hoja para la nómina de empleados y otra hoja para los comprobantes de causación de sueldos a pagar, aportes parafiscales, patronales y prestaciones sociales, donde se puede hacer el seguimiento en libros. Si tiene una versión anterior a 2014, puede actualizar los valores de salario mínimo y auxilio de transporte, así como los cambios en los aportes parafiscales y en la retención en la fuente para adaptarlo al tiempo real, como en efecto está propuesto. Retención en la fuente: el trabajador autoriza al patrono deducir de la nómina aquellos valores legales tales como la retención en la fuente, que para el presente caso se aplica a partir de 95 a 150 UVT por el 19%. El mayor valor de la nómina son 2.200.000 u.m. que, dividido por el valor de la UVT (27.485 u.m. para el 2014), equivale a 84.04 UVT, menos los primeros 95, la diferencia es 0, que multiplicado por el 19% y por el valor de la UVT es igual a 0; los siguientes sueldos no aplican. Esto quiere decir que a las personas con ingresos superiores a 2.611.075 u.m. se les debe aplicar la retención en la fuente. Se recomienda tener en cuenta el valor de la UVT para hacer la liquidación de la retención en la fuente de nómina (para el año 2014 es de 27.485 u.m.), además de los salarios mínimos (son 616.000 u.m. para el 2014) y del auxilio de transporte de 72.000 u.m. Asimismo, se deben considerar otras deducciones que están relacionadas con descuentos de los juzgados de familia, cooperativas, pagarés bancarios y cualquier otro descuento autorizado. Aportes del trabajador: el trabajador debe contribuir a las empresas prestadoras de servicios de salud y administradoras de pensiones con un aporte que por ley está obligado a descontar el patrono sobre el valor del salario de cada uno de los trabajadores, para luego llevarlo a las instituciones. Los trabajadores que ganen más de cuatro salarios mínimos legales vigentes deben hacer el aporte adicional del 1% sobre el salario para el Fondo de Solidaridad de Pensiones, al que pueden acceder los trabajadores del campo y los sectores más desprotegidos de la sociedad. Aportes patronales: asimismo, los patrones deben aportar, sobre el valor de la nómina, el porcentaje para que las empresas prestadoras de servicios (EPS), fondos administradores de pensiones (FAP) y empresas que cubren los riesgos profesionales (ATEP, accidentes de trabajo y enfermedad profesional) puedan cumplir con sus objetivos de otorgar a los empleados servicios de salud y mantener su capacidad de trabajo o, cuando se retiren del servicio laboral activo, tengan sustento para sobrevivir dignamente. El ingreso básico de cálculo (IBC) de los aportes de salud y pensiones, cuando se hace la autoliquidación de aportes al sistema de seguridad social integral, se aproxima a unidades de 100. Por esta razón lo que se paga es la autoliquidación, que difiere de los registros de contabilidad liquidados sobre el valor de la nómina, los que son objeto de ajustes al final del ejercicio cuando se emiten los estados financieros. Los siguientes factores son de acuerdo al tipo de negocio. Seguridad social 2015 % Porcentaje general Patrono Salud EGM + MF 12.5% Pensión I.V.M. 16.0% Solidaridad > 4Smlv 1.0% ARP 1.0% Total 30.5% Fuente: Ley 100 de 1993 Pensiones. Porcentaje específico Empleado 67% 75% Patrono 33% 25% 100% 8.50% 12.00% 100% 1.00% 21.50% Empleado 4.00% 4.00% 1.00% 9.00% Aportes parafiscales: los aportes parafiscales por parte del patrono son liquidados sobre la nómina para aquellas empresas que prestan servicios complementarios a los trabajadores tales como subsidio familiar a las personas que ganen menos de cuatro salarios mínimos y capacitación para mejor desempeño en sus labores y protección a los hijos menores de los trabajadores]. Aportes parafi COMFAMILIAR ICBF SENA Total que son del patrono Salario Salario Mayor 4SMLV 2014 2015 4.0% 3.0% 2.0% 9.0% 4.0% 3.0% 2.0% 9.0% [Apropiaciones para prestaciones sociales: el patrono tiene la obligación de liquidar y pagar prestaciones sociales a los trabajadores tales como: cesantías, vacaciones, prima de servicios e intereses a las cesantías. El auxilio de transporte solamente constituye salario cuando se liquidan las prestaciones sociales. Para efecto de lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, se entiende que los acuerdos entre empleadores y trabajadores sobre los pagos que no constituyen salarios y los pagos por auxilio de transporte no hacen parte de la base para liquidar los aportes con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), Régimen del Subsidio Familiar y contribuciones a la seguridad social]. [La apropiación para vacaciones es para pagarle a la persona que hace el reemplazo del titular del cargo, porque el empleado tiene todos los elementos de su salario en el presupuesto de la empresa. Prestaciones sociales Cesantías (1) 2015 Relación Porcentaje 1/12 8.33% Base de liquidación Sueldo * tiempo (3)/ 360 días Intereses 1% 1.00% Del sueldo del mes * 1% o Intereses 12% 12.0% Total cesantías del mes * 12% Vacaciones (2) 1/24 4.17% Sueldo * tiempo / 720 días Prima servicio (1) 1/12 8.33% Sueldo * tiempo / 360 días 21.83% (1) Salario más auxilio de transporte (2) Salario sin auxilio de transporte (3) en días]. 232. Se contabiliza la nómina del mes de diciembre del personal de la planta según los contratos de trabajo: Código Cuentas 520506 Sueldos 520527 Auxilio de transporte 237005 Aportes entidades promotoras de salud 238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 250505 Sueldos por pagar Registra causación de la nómina de empleados, NC N°. 20 Débitos Créditos 5.632.000 288.000 225.280 225.280 5.469.440 Antes de ingresar el comprobante al sistema, se deben prever los terceros para cada uno de los empleados, las empresas promotoras de salud, fondos de cesantías y pensiones, SENA, ICBF, COMFAMILIAR, para hacer una asignación del gasto en forma apropiada. 233. Aportes parafiscales: se contabilizan los aportes parafiscales sobre la nómina del mes de diciembre, según nota de contabilidad 021. Código Cuentas Débitos Créditos 520572 Aportes cajas compensación familiar 225.280 520575 Aportes ICBF 168.960 520578 Aportes SENA 112.640 237010 Aportes ICBF, SENA y Comfamiliar 506.880 Registra los aportes parafi sobre la nómina NC N°. 021 234. Aportes patronales: se contabilizan los aportes patronales sobre la nómina del mes de diciembre, según NC 022. Código Cuentas 520569 Aportes a entidad promotora salud 520570 Aportes a fondos de pensiones y cesantías 520568 Aportes a administradoras de riesgos 237005 Aportes a entidad promotora de salud 237006 Aportes a administradoras de riesgos 238030 Fondos de cesantías y/o pensiones Registra los aportes patronales Débitos Créditos 478.720 675.840 56.320 478.720 56.320 675.840 Cada vez que se paga la nómina, la empresa adquiere para con los empleados otros compromisos, los cuales hay que liquidar y pagar a entidades especializadas. 235. Beneficios a empleados: se contabilizan las prestaciones sociales de los empleados de la nómina del mes de diciembre, según nota de contabilidad 23. Código Cuentas Débitos Créditos 520530 Cesantías 493.333 520533 Intereses sobre cesantías 59.199 520539 Vacaciones 234.667 520536 Prima de servicios 493.333 251005 Cesantías 251505 Intereses sobre cesantías 252005 Prima de servicios 252505 Vacaciones consolidadas Registra la obligación de las prestaciones sociales sobre nómina, NC 23 493.333 59.199 493.333 234.667 Se recomienda revisar los conceptos aplicados para la liquidación de los distintos valores que se calculan sobre la nómina con las normas actuales vigentes porque pueden cambiar de un año a otro por las reivindicaciones salariales en pactos laborales y por la turbulencia de las normas laborales, que cambian las condiciones de contratación del trabajador y las sociedades que se constituyen sin aportes parafiscales y otras reducciones a laborales, aunque sean irrenunciables de parte del trabajador. 236. Pago de beneficios a empleados: se contabiliza el pago de salarios a los empleados de la nómina del mes de diciembre, según comprobante de egreso No. 06. Código Cuentas 250505 Sueldos por pagar 111005 Banco: Moneda nacional Registra el pago de la nómina de empleados Débitos Créditos 5.469.440 5.469.440 Para disponer de la información y elaborar los estados financieros, primero se debe tener la fuente de información, que se inicia con la confección del comprobante de contabilidad que sirve de base para hacer los registros correspondientes. Se considera que la metodología, en gran parte, satisface la necesidad de aplicar la codificación correspondiente a cada documento, como se observa en los registros anteriores, para luego acumular en cada cuenta los registros comunes u homólogos tanto en las cuentas de naturaleza débito (activas y gastos) como en las de naturaleza crédito (pasivas e ingresos). El estudiante debe verificar el proceso, actualizar salarios, volver a liquidar la nómina, los códigos y elaborar los comprobantes de contabilidad, independientemente de que el ejercicio esté resuelto, lo mismo que los libros de contabilidad. Sin embargo, el proceso es para hacerle seguimiento y ejecutar paralelamente las tareas en hojas reales de la contabilidad (ver contabilidadgeneral-en-excel). Electrodomésticos Ltda. Comprobante de contabilidad N°. 07 Bogotá Cundinamarca Fecha: 31-12-15 Nómina de personal Código Cuentas Parciales Débitos Créditos 5205 Gastos de personal 8.918.292 520506 520527 520530 520533 520536 520539 520568 520569 520570 520572 520575 520578 2505 250505 1110 111005 2370 237005 237005 237006 237010 2380 238030 238030 2505 250505 2510 251005 2515 251505 2520 252005 2525 252505 Sueldos Auxilio de transporte Cesantías Intereses sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones Aportes a ARP Aportes a EPS Aportes a fondos de pensión Aportes COMFAMILIAR Aportes ICBF Aportes SENA Sueldos por pagar Sueldos Bancos Moneda nacional Retenciones aportes nomina Aportes a EPS empleados Aportes a EPS Patrón Aportes ARP ICBF, SENA, COMFAMILIAR Acreedores varios F. cesantías y pensiones F. cesantías y pensiones Beneficios a empleados Sueldos por pagar Cesantías consolidadas Cesantías Intereses sobre cesantías Intereses sobre cesantías Prima de servicios Prima de servicios Vacaciones consolidadas Vacaciones Sumas iguales Preparado 5.632.000 288.000 493.333 59.199 493.333 234.667 56.320 478.720 675.840 225.280 168.960 112.640 5.469.440 5.469.440 5.469.440 5.469.440 1.267.200 225.280 478.720 56.320 506.880 901.120 225.280 675.840 5.469.440 5.469.440 1.280.532 493.333 59.199 59.199 493.333 493.333 234.667 234.667 14.387.732 Revisado Aprobado 14.387.732 Contabilizado [Las nuevas pequeñas empresas que se constituyan a partir del año 2011, bajo la vigencia de la Ley 1429/10, sobre formalización y generación de empleo, deben tener en cuenta la progresividad en el pago del impuesto sobre la renta, de los aportes parafiscales y otros impuestos y otras contribuciones sobre la nómina, del impuesto de industria y comercio y otros impuestos y de la matrícula mercantil y su renovación, además de los incentivos por la generación de empleo en grupos vulnerables, porque no todos tienen la disminución de la tarifa y el mismo periodo de exención]. 12. Elaboración de libros En la contabilidad manual, los libros auxiliares se elaboran a mano en una serie de hojas llamadas de cuenta corriente. En épocas pasadas los saldos se registraban con tinta azul (los débitos) y roja (los créditos). Los libros principales deben estar en libros encuadernados y rubricados por la Cámara de Comercio del asiento principal de los negocios. Libros auxiliares Es el nombre genérico con el cual se identifican las cuentas que recogen el detalle de la operación y que la práctica contable debe utilizar para registrar todos los soportes correspondientes de cada cuenta auxiliar y tomar de allí los saldos de prueba, como también para observar la evolución de la cuenta, los registros, sus conceptos y mantener una coherencia entre los libros auxiliares y principales. Se insiste en que se utilice el manejo de las hojas de cuentas corrientes, lo mismo que los registros en forma de reporte, para que los conocimientos sobre la contabilidad queden bien cimentados y se reporte información oportuna y fiable, bajo los principios y conceptos de las NIIF para pymes. Cuenta mayor: el comprobante de contabilidad es la base para el registro de las cuentas mayores y auxiliares. Los movimientos del nivel mínimo de cuatro dígitos sirven para el registro de la hoja de control o cuenta mayor, por ejemplo 1105 Caja, donde se acumulan los valores tanto del comprobante de contabilidad de apertura por el efectivo recibido en aportes como los subsiguientes que impliquen hechos en efectivo, etcétera (observar los libros auxiliares en el archivo contabilidad-general-en- excel). El saldo de la hoja de control debe coincidir con el acumulado de los registros de las diferentes cuentas auxiliares 110505 Caja general y 1110510 Caja menor. Usted debió observar los registros de los dos momentos: el primero fue el registro de los aportes en efectivo y equivalentes al efectivo y su correspondiente balanceo, para determinar el saldo para el primer estado de situación financiera de apertura, y luego el de puesta en marcha, que inicia con el registro de apertura de cuenta corriente con base en el saldo de la cuenta de caja, que quedó en cero en su correspondiente balanceo por las medidas de control de manejo del efectivo. Ambas cuentas, la mayor y la auxiliar, son importantes, pero esta última tiene mayor detalle de las operaciones, fechas, valores y terceros, que permiten mayor información para elaborar los estados fi os. Balanceo de la cuenta mayor: el balanceo de la cuenta mayor u hoja de control de la cuenta mayor consiste en sumar los movimientos débitos y créditos de un periodo, agregarles el saldo anterior al débito o al crédito según corresponda a la naturaleza de la cuenta y determinar el nuevo saldo que permita encontrar sumas iguales. Si el valor se coloca al débito es porque la cuenta es de naturaleza crédito y requiere de ese valor para soportar el balanceo y el saldo para el siguiente periodo. En caso contrario, si el desbalance se coloca en el crédito, es porque la cuenta es de naturaleza débito y se requiere esa diferencia para sustentar el saldo de la cuenta débito. Cuenta auxiliar: el comprobante de contabilidad es la base de registro de las cuentas auxiliares, mediante información detallada del sexto nivel, y de los terceros con los soportes de contabilidad. A diferencia de la hoja de control, que recoge los movimientos del comprobante de contabilidad, el auxiliar muestra las fechas de realización de la transacción, las razones o conceptos en particular, número de los documentos fuentes, los valores con los cuales se afecta la cuenta y los saldos en cada uno de los momentos de registro. Si se quiere más detalle, se pueden abrir hojas separadas para cada uno de los terceros o centros de costos. Por ejemplo, si la cuenta auxiliar es la 1100505 Caja general, se necesitará saber por qué conceptos se recibe el dinero. Este procedimiento es fácil en la contabilidad sistematizada, pero en la manual es muy dispendioso. Corrección de errores: la diferencia entre el saldo de la cuenta mayor o de la hoja de control con la suma de las cuentas auxiliares, y el de esta a su vez con las cuentas de terceros, sirve para verificar el movimiento de la hoja control con la suma de los registros en cada auxiliar. Si el error es de cuantía, se corrige mediante registro en el auxiliar así: el mayor valor o menor valor del registro o comprobante número. Si el error es de omisión de soporte, simplemente se procede a registrar el documento omitido. Si el error es de causación indebida en el soporte, este se corrige mediante nota de contabilidad y se procede a incluir dentro de los ajustes contables de fin de ejercicio en el comprobante de contabilidad de ajustes. Todo lo anterior en consideración al concepto que reza que todo comprobante de contabilidad debe estar perfectamente cuadrado y registrado en libros. Libro de socios o accionistas: el libro de socios o accionistas cumple otras funciones y posee otras descripciones que es preciso describir, como por ejemplo: el nombre del asociado, el documento de identidad, el domicilio, el número de cuotas o acciones, el embargo o limitaciones resolutorias de las cuotas, partes o acciones en la sociedad. Asimismo, los endosos que haya hecho por concepto de cesión de aportes. Libros principales El comprobante de contabilidad, con sus movimientos de las cuentas mayores, es la base de registro del libro diario, y este a su vez es la base de registro del libro mayor y balances, porque el libro de inventarios y balances es un detalle de cada una de las cuentas del estado de situación financiera sobre la fecha que se informa. Desde el momento de la constitución del ente económico se deben registrar los libros principales, esto es, el libro diario, libro mayor y balances y el libro de inventarios. Libro diario: el libro diario se inicia con el comprobante de contabilidad de apertura 01, que comprende las operaciones de estudio de factibilidad preliminar y pago de registros en Cámara de Comercio y notaría, al igual que la recolección de aportes. Se cierra con una doble raya sobre las sumas que se pasan al libro mayor como movimiento para tener un estado de situación financiera de inicio de operaciones y un referente de comparación del desempeño de la empresa. Luego se continúa en el libro diario el registro del segundo comprobante de contabilidad 02, de organización y puesta en marcha, y así sucesivamente: el 03 de inversiones, 04 de operaciones de compras, 05 de ventas, 06 de costos de ventas y 07 de nómina, los cuales se suman y se pasan al libro mayor para determinar los saldos de prueba o comprobación. Esto quiere decir que en el mismo periodo se pueden acumular varios comprobantes de contabilidad, cada uno en una fila, y se totalizan para el pase al libro mayor como movimiento de un mes. No siempre, cuando se lleva la contabilidad manual, se consigue un libro de diario de 24 columnas para ubicar allí todas las cuentas del proceso, pues en épocas modernas de utilización de espacios reducidos es difícil transcribir en un libro tan grande. Sin embargo, las tres últimas columnas se utilizan para exponer allí las cuentas varias que no pueden tener su espacio en su columna. Libro mayor y balances: resume los movimientos que se hacen en cada cuenta real o del estado de situación financiera y se origina de los pases que se hacen del libro diario, mediante resúmenes de comprobantes del periodo —que puede ser un mes—, donde se acumulan uno o varios comprobantes de contabilidad. El libro mayor y balances en primer lugar muestra como punto de partida el saldo inicial de cada cuenta real que ha intervenido en la apertura de la persona natural o sociedad comercial, constituidas en un solo acto; en segundo lugar, el movimiento de los varios actos creadores de la sociedad, como es el caso que se quiere exponer. En uno y otro caso, su objetivo general es para comparar el crecimiento de la empresa con base en el estado de situación financiera de apertura, debido a que los saldos acumulan otros movimientos débito y crédito correspondientes a nuevas operaciones, actividades de ajustes y cierre contable, y así sucesivamente hasta emitir los estados financieros. Cuando en el libro mayor se pasa de un folio a otro, se copian nuevamente las cuentas con sus respectivos saldos para facilitar el registro de nuevos meses de movimientos y acumular nuevos saldos. El resultado final del libro mayor son los estados financieros del estado de situación financiera y el estado del resultado integral, pero no sin antes tomar los saldos de comprobación o de prueba, verificar la información de cada cuenta en la hoja de trabajo y elaborar la corrección de errores u omisiones y el comprobante de contabilidad 08 de ajustes contables que, junto con el 09 de cierre contable, se pasan al mayor como movimiento de ajustes y cierre para determinar los estados financieros finalmente del libro mayor. La descripción de los libros contables principales y auxiliares se ha dejado para que cumpla la función el ejercicio de contabilidad-general-en-excel, donde el lector puede recrear el proceso. Si por alguna razón quiere observar el efecto de un dato en el resultado del ejercicio, lo puede hacer manipulando solo esta hoja; las demás dependen de los datos de entrada. La tecnología de sistema y aplicarla a la teneduría de libros va a permitir, de una parte, obtener información oportuna y de alta calidad por la seguridad de los sistemas y, de otra, elaborar resúmenes y estados financieros en cualquier momento que los necesite, pues solamente basta ejecutar la función del módulo de contabilidad para obtener lo que se desea, siempre que haya sido previsto por el ingeniero de sistemas. Además, el tiempo del profesional debe dedicarse a cumplir con el resto de la definición de la contabilidad en actividades tales como el análisis e interpretación de la información para dar cumplimiento a uno de los objetivos de la contabilidad: evaluar la gestión de la administración y velar por el control y la continuidad del negocio en marcha. Libro de inventarios y balances: el libro de inventarios y balances es parecido al auxiliar de cuentas corrientes; solo se diferencia porque este es de tres columnas para colocar los valores parciales, como en el caso de cuentas cartera, cuentas por pagar, muebles, inventarios, etcétera, y totales por cada cuenta mayor y, finalmente, para sumar cada grupo de cuentas del total de activos, pasivos y patrimonio. 237. Elaboración libro de inventarios: para describir los inventarios por cada uno de los artículos cuando son considerables. Se acostumbra llevar relaciones separadas detalladas por artículo, cantidad, valor y total, debidamente selladas y reconocidas, las cuales hacen parte del libro de inventarios y balances. Sin embargo, en los sistemas no habrá necesidad de esto por la capacidad de almacenamiento de datos y por la oportunidad para emitir los libros. Inventarios y balances Electrodoméstico Ltda. Código Nombre de la cuenta Apertura del negocio a 30 de Noviembre de 2015 11 Disponible 1105 Caja 110505 Caja general 52 Gastos ordinarios 5210 Honorarios 521025 Asesoría Jurídica 521030 Asesoría financiera 5235 Servicios 5235 Publicidad 5240 Gastos legales 524005 Notariales 524010 Registro mercantil Total activos 23 Cuentas por pagar 2365 Retención fuente 236515 Honorarios 236525 Servicios 31 Capital social Parcialita Parcial Total 90.140.000 90.140.000 90.140.000 10.500.000 6.000.000 1.000.000 5.000.000 1.000.000 1.000.000 3.500.000 1.500.000 2.000.000 100.640.000 640.000 640.000 600.000 40.000 100.000.000 3115 Aportes sociales 311505 Andrés Botero 50.000.000 100.000.000 311505 Carlos Sarmiento 50.000.000 Total pasivos y patrimonio 100.640.000 Inventario a 31 de diciembre Estado de situación financiera 31 de Diciembre de 2015 …….. Electrodoméstico Ltda. Estado de situación financiera de comprobación de saldos A 31 de diciembre de 2015 Activos Pasivos y Patrimonio Códi. Cuentas Valor Cód. Cuentas 1105 Caja 500.000 2365 Retención fuente 1110 Bancos 58.510.560 2368 Impuesto industria y cio. 1355 Retención fuente 5.777.200 2370 Aportes nómina 1435 Inventarios 24.300.000 2380 Acreedores varios 1524 Muebles y enseres 5.800.000 2408 Impuesto / ventas 5205 Personal 8.918.292 2510 Cesantías consolidadas 5210 Honorarios 6.000.000 2515 Intereses a las cesantías Valor 2.420.000 356.000 1.267.200 901.120 (2.098.800) 493.333 59.199 5220 Arrendamiento 1.500.000 2520 Prima de servicio 5235 Servicios 1.160.000 2525 Vacaciones consolidadas 5240 Gastos legales 3.500.000 3115 Capital social 5295 Diversos 280.000 4135 Ventas 6135 Costo de ventas 40.400.000 Total Activos 156.646.052 Total pasivos y patrimonio Tomado de los libros auxiliares de contabilidad manual. 493.333 234.667 100.000.000 46.800.000 156.646.052 El proceso de contabilidad ha terminado una etapa importante, pero todavía no suple las necesidades de la información para que los usuarios la interpreten y tomen decisiones. Por esta razón se prepara el estado de situación financiera de comprobación de saldos, para proceder con el segundo proceso, cierre de operaciones del ejercicio, y finalizar la elaboración de los estados financieros. Código 1105 1110 1355 1435 1524 2365 2368 2370 2380 2408 2510 2515 2520 2525 3115 4135 5205 5210 5220 5235 5240 5295 6135 Electrodomésticos Ltda. NIT: 900.800.700-5 Estado de situación financiera de prueba 31 de diciembre de 2015 Cuentas Débitos Créditos Caja 500.000 Bancos 58.510.560 Retención fuente 5.777.200 Mercancías no fabricadas 24.300.000 Equipo de oficina 5.800.000 Retención en la fuente por 2.420.000 Impuesto de industria 356.000 Retenciones y aportes de 1.267.200 Acreedores varios 901.120 Impuesto a las ventas por pagar -2.098.800 Cesantías consolidadas 493.333 Intereses a las cesantías 59.199 Primas 493.333 Vacaciones consolidadas 234.667 Aportes sociales 100.000.000 Comercio al por mayor y al detal 52.520.000 Gastos de personal 8.918.292 Honorarios 6.000.000 Arrendamiento 1.500.000 Servicios 1.160.000 Gastos legales 3.500.000 Diversos 280.000 Comercio al por mayor y al detal 40.400.000 Totales 156.646.052 156.646.052 El estado de situación financiera general de comprobación incluye cuentas reales y cuentas nominales, elaborado por el ejercicio contabilidad-general-enexcel. Permita, con su actitud positiva, el cumplimiento de la definición de la contabilidad, que los gurús de la administración recogen en conceptos como este: “Administrar la empresa con base en la contabilidad es manejar el vehículo observando la visión que depara el futuro”. Visión: mediante la información contable se genera valor a las empresas para beneficios tanto de los empleados como de los dueños. 13. Recomendaciones finales Legal: son necesidades de tipo legal las que se relacionan con el cumplimiento de las obligaciones, tanto en la Cámara de Comercio, la Tesorería Municipal y la Superintendencia de Sociedades (si la empresa está vigilada) como en la Administración de Impuestos, que no solamente obliga a tener los soportes de contabilidad de acuerdo a la ley y los correspondientes libros actualizados, con la información tributaria que sirvió de base para la elaboración de la declaración de ventas, retención en la fuente, renta y complementarios, sino también el cumplimiento de los aportes parafiscales. Esto permite que la contabilidad se constituya en una herramienta para evaluar todos los derechos del Estado y obligaciones para con los socios y empleados. El montaje de la contabilidad comienza con el estudio serio y exhaustivo de todas las operaciones (hechos, sucesos o eventos económicos) que se realizan en la empresa con el fin de formular el plan de cuentas que recoja toda la información financiera, de acuerdo a sus particulares políticas contables. La improvisación en los planes de cuentas redunda en pérdida de tiempo y en confusión en el momento de estar capturando la información en el sistema. Así se pueden cometer errores que distorsionan la información contable y financiera, por cuanto un periodo con respecto a otro no guarda uniformidad ni consistencia en sus cuentas y resultados. El código de cuentas sirve para identificar las operaciones comunes entre sí mediante el otorgamiento de un código que permite consolidar la información en agregados o acumulados en torno a cada cuenta. Para ello se utiliza el comprobante de contabilidad, junto con todos los soportes de contabilidad, para obtener la información de un día, una semana o un mes, y depende de la regularidad de la contabilidad. Es de estricto cumplimiento elaborar el plan de cuentas y que todas las personas obligadas a llevar contabilidad lo apliquen. Por consiguiente, debe ser de consulta permanente con la orientación, que primero es la clase, luego el grupo, la cuenta y, por último, la cuenta auxiliar con el sexto dígito. No obstante, en algunos casos la cuenta auxiliar puede ser de ocho dígitos; entonces la cuenta de seis dígitos tendrá la categoría de cuenta mayor. Esto es importante en el manejo de cuentas en cualquier sistema de contabilidad. Por la importancia que reviste el plan de cuentas, debe apropiarse uno para la empresa, teniendo como directriz el plan de cuentas anterior, junto con su descripción y la dinámica que se deriva de él. Se hace necesario mantener dicho plan en calidad de disponible para su consulta efectiva y permanente. Para entender mejor el proceso de apertura de la contabilidad se estudia el ciclo contable, que permite conocer el recorrido de la información a través de los documentos, libros de contabilidad y los estados financieros y notas revelatorias. Se espera que mediante las herramientas expuestas sobre el ciclo contable se inicie en debida forma el proceso contable con la apertura de la contabilidad para negocios de persona natural o de sociedad comercial. Financiero: son necesidades de tipo financiero la obtención del conjunto de los cinco estados financieros: estado de situación financiera, el estado de resultados integral, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de efectivo y las notas a los estados financieros, además de otros informes como el de gestión, del revisor fiscal y la certificación de estados financieros por el administrador y el contador, los que permiten conocer el estado económico actual de la empresa, las decisiones importantes que se han tomado y, lo más interesante, si las decisiones fueron o no acertadas. Administrativo: es una necesidad de tipo administrativo aquella información que requieren los dueños y trabajadores para aplicarla desde puntos de vista diversos: los dueños emplearán la información como fundamento para implementar políticas de producción, de precios en el mercado, de distribución de ganancias, de expansión de la planta, de cambio de inversión, etcétera. Los proveedores y entidades crediticias, por otro lado, la utilizarán para mirar la posibilidad de otorgar nuevos créditos de mercancías o préstamos bancarios, porque es muy importante analizar la capacidad de endeudamiento y la capacidad de pago, que son responsabilidad de directivos y asociados. Los empleados, por su parte, revisarán los estados financieros desde la óptica de la participación en las ganancias, porque además de ser los generadores de la riqueza, sus incentivos dependerán del volumen de ventas y de recuperación de cartera. Los informes de tipo administrativo cumplen un papel importante en la toma de decisiones; por tanto, se requiere del análisis financiero para conocer la rentabilidad del total de los activos y del patrimonio, como también la cuantía de dividendo o participación distribuida durante un determinado periodo y otras estadísticas de vital importancia que hacen parte del estudio de nuevas inversiones por los rendimientos de determinados renglones de la economía y por la incursión en nuevas regiones con su producto bandera. De lo contrario, sin informes, no sería posible comprar la nueva emisión de bonos de COLTABACOS S.A., la apertura de la cuenta de ahorro a término por el rendimiento que ofrece, etcétera. Un profesor de la Universidad de los Andes decía: “El sentido común es el más común de los sentidos”. Por esta razón no se deben dejar a la suerte o al azar los resultados de los negocios, sino que con el interés del profesional, se les deben aplicar todos los conocimientos que se pueden adquirir a través de la información contable, pues de ninguna otra forma se adquiere crecimiento y sostenibilidad en las unidades productivas. 14. Actividades de aprendizaje Aprópiese de los siguientes documentos 1. Adquiera los soportes de contabilidad que venden en el mercado para 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. analizar su contenido y requisitos legales y aplicarlos al ejercicio contable. Revise los requisitos de ley que debe cumplir la factura de venta. En la Cámara de Comercio pregunte por los requisitos de matrícula e inscripción en el Registro Mercantil. Consulte cuál es la tarifa del pago del registro de capital. Consulte el contenido de la escritura pública de constitución de la sociedad comercial de responsabilidad limitada en el libro de minutas de LEGIS o en www. multilegis.com/colombia.html. Averigüe sobre los requisitos de registro en: la Administración de Impuestos, empresas prestadoras de servicios de salud, pensión y cesantías, riesgos profesionales. Investigue sobre la inscripción en: COMFAMILIAR, SENA e ICBF. Cómo se inscribe la empresa como aportante del impuesto de industria y comercio. Qué aspectos se deben tener en cuenta en el Registro Único Tributario (RUT). Ponga a prueba su conocimiento 1. ¿Cuáles son las actividades de comercio descritas en el Código de 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Comercio de su país? ¿Cuáles son las formalidades legales, comerciales, laborales, de funcionamiento y tributarias para formalizar una sociedad comercial en su país? ¿Qué es persona jurídica y para qué se constituye? ¿Cómo se constituyen las sociedades comerciales? ¿Qué bienes constituyen el activo bruto mercantil? ¿Qué es y cómo se elabora el comprobante de contabilidad? ¿Cómo se elabora un plan de cuentas y quién lo modifica? ¿Cómo se incorporan las políticas contables en los planes de cuentas? ¿Cuáles son los libros auxiliares y principales de la contabilidad? ¿Qué requisitos técnico y legal deben cumplir los libros de contabilidad? ¿Cuáles son los libros que exige el Código de Comercio? 12. ¿Cuál es la diferencia entre el estado de situación financiera de 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. apertura, el de prueba o comprobación de saldos y un balance general? ¿Qué aportes pueden llevar los asociados al fondo social? ¿Qué es capital de trabajo, inversiones fijas e inversiones preoperativas? ¿Cómo se contabilizan los gastos preoperativos y de puesta en marcha de un negocio? ¿El capital de trabajo y las inversiones se demuestran en el estado de situación financiera? ¿Dónde se muestran las inversiones preoperativas? ¿Qué es un contrato de cuenta corriente? ¿Cuál es el tratamiento al impuesto al valor agregado en compras de mercancías? ¿Cuál es el tratamiento al impuesto al valor agregado en compras de propiedad, planta y equipo? ¿Cuál es el hecho más importante para que se pueda llevar el IVA como impuesto descontable? ¿Quién hace las retenciones en la fuente de renta, IVA e ICA? ¿El régimen común puede hacer retención en la fuente e ICA al gran contribuyente? ¿Para qué sirven las retenciones que le hacen a la empresa como compradora de mercancía? ¿Por qué valor se constituye el fondo fijo de caja menor? ¿En qué momentos se hacen los registros y el reembolso en la cuenta de caja menor? ¿Cuáles son los conceptos principales sobre las deducciones de nómina? ¿Cuáles son los aportes parafiscales y cuáles los aportes patronales? ¿Cuáles son las apropiaciones sobre la nómina? Cuando se calculan las prestaciones sociales a los empleados, ¿se pueden crear provisiones sobre nómina? ¿Las empresas continúan contabilizando provisiones fiscales, de garantías, o cuál es la razón? ¿Por qué la empresa debe hacer aportes parafiscales y patronales? ¿Cuáles son las necesidades de carácter financiero, administrativo y legal? Haga seguimiento al proceso contable manual 1. Leer atentamente las transacciones que se plantean en cada uno de los ejercicios. 2. Utilizar del plan de cuentas, debidamente actualizado con la normativa de las NIIF, para colocar el código apropiado en cada registro planteado en el soporte de contabilidad. 3. Conseguir los soportes de contabilidad y elaborarlos, al igual que las hojas de libros auxiliares y principales para diligenciar desde el inicio la contabilidad de la sociedad comercial y elaborar el estado de situación financiera de prueba. 4. Revisar los comprobantes de contabilidad para las operaciones del mes de noviembre y de diciembre y procesar los libros auxiliares y principales. 5. Elaborar el estado de situación financiera de prueba a partir de los libros auxiliares o principales. Dinámicas de estudio Revise el archivo contabilidad-general-en-excel para que haga fácil la siguiente tarea: 1. En la medida en que avanza el proceso manual y se expone en el libro, 2. 3. 4. 5. 6. hágalo siguiendo al ejercicio en Excel, analizando los diferentes documentos donde se autentican las operaciones. Analice la elaboración del comprobante de contabilidad como resumen de todas las operaciones que se hacen en la apertura, operaciones, inversiones, etcétera. Analice la forma como se emitieron los estados financieros con base en el registro del libro diario con los primeros comprobantes de contabilidad y el pase de los débitos y créditos al libro mayor. Analice y haga seguimiento al proceso de elaboración del estado de situación financiera de apertura y del de prueba como insumo del siguiente tema sobre elaboración de la hoja de trabajo. La recomendación es que no inserte filas o columnas con nueva información, porque las hojas de Excel no activan esa información que usted agregue en la hoja de datos. Puede cambiar algunas informaciones como: valores de sueldos en la nómina, la cuota de impuesto de renta, la cantidad de unidades compradas, volumen de unidades vendidas, tasas de IVA, retención en la fuente, etcétera. Al mismo tiempo, verifique el comportamiento de un mayor o menor valor en la utilidad. Capítulo 13. Elaboración de la hoja de trabajo “Dime y olvidaré; muéstrame y recordaré; particípame y entenderé”. Adagio chino anónimo Para emitir estados financieros en la fecha en la que se informa con propósito de información general, se deben consultar las bases de presentación y revelación contenidas en las NIIF para pymes, con el fin de asegurar la comparabilidad con respecto a los estados publicados por la misma empresa en periodos anteriores y también con respecto a los de otras empresas del mismo sector. De otra parte, se requiere elaborar la hoja de trabajo que permita verificar la información de cada una de las cuentas que intervienen en el estado de situación financiera de prueba o comprobación de saldos, para proceder a hacer los ajustes de acuerdo a los requerimientos para el mejoramiento de la información y posterior elaboración del cierre de todas las cuentas nominales tanto de saldo crédito como débito. Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de las normas internacionales de contabilidad aplicables en todos los países. Como si se fueran a elaborar los planos de construcción de un edificio, así mismo se construyen los planos del estado de situación financiera y del estado del resultado integral para darle certeza y coherencia a la información contable, porque los errores u omisiones que se hayan podido cometer durante el proceso se corrigen mediante ajustes contables que plantean nuevos registros de contabilidad. El capítulo sexto de este libro hace referencia al ciclo contable como el sistema de información que alimenta el proceso para la toma de decisiones, con base en los estados financieros, que son la razón de ser del trabajo del contador, al igual que el plan de mejoramiento para idealizar la continuidad del ente económico. Tanto la apertura de constitución de la sociedad comercial como el desarrollo de las operaciones comerciales contenidas en el proceso contable se tuvieron en cuenta el ciclo contable. Ahora, también en el proceso de elaboración de la hoja de trabajo, se preparan los soportes de contabilidad denominados notas de contabilidad tanto para los ajustes contables como para el cierre de ejercicio, los cuales vuelven y cumplen el mismo recorrido de codificación, acumulación en el comprobante de contabilidad y registro en libros de contabilidad tanto auxiliares como principales, hasta lograr la emisión de los estados financieros. En contabilidad se elaboran muchas hojas de trabajo, las cuales no desaparecerán así se tenga la contabilidad sistematizada, y que se rescatan en la enseñanza de la contabilidad tanto formal como no formal. Las siguientes son algunas hojas de trabajo en la preparación y elaboración de:        Estado de situación financiera y el estado del resultado integral. Estado de flujos de efectivo. Estado de cambios en el patrimonio. Estados financieros combinados. Estados financieros consolidados. Conversión de estados financieros. Conciliación contable y fiscal. Para continuar con el proceso contable, donde se plantearon tres escenarios: la apertura, puesta en marcha durante el mes de noviembre y desarrollo de las operaciones durante el mes de diciembre, se procede a hacer el análisis de todas las cuentas mayores y de resultado para detectar errores u omisiones que es preciso corregir. Ante la presencia del sistema contable, prácticamente la hoja de trabajo desaparece y solamente queda el proceso de cierre, el cual está al alcance de un clic, y el estudiante no se da cuenta de lo que acontece al interior de la máquina; por esta razón es importante este tema para entender el proceso que implica la elaboración de la hoja de trabajo. 1. Hoja de trabajo La hoja de trabajo consiste en tomar el estado de situación financiera de prueba (o de comprobación de saldos) de los libros auxiliares de contabilidad, o del libro mayor y balances, para someterlo al riguroso análisis de verificación y comprobación de la información, con el fin de detectar errores, omisiones o sobreestimaciones en cada cuenta y que se requiere reconocer y registrar. Se fundamenta en las siguientes normas: [Verificación de las afirmaciones: antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse de que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos (norma local)]. Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes, que son todo el proceso de apertura, constitución, inversiones y operaciones para llegar al estado de situación financiera de saldos y se hace el consecuente análisis particular de cada cuenta, de donde se tendrá como resultado registros de ajustes y correcciones. Estos se llevan en notas de contabilidad y se exponen en la medida en que avanza el análisis, como por ejemplo: 2. Ajustes contables Consisten en tomar cada cuenta y analizarla desde el punto de vista de su reconocimiento, medición inicial, posterior, baja en cuentas y presentación y revelación de acuerdo a la normativa de las NIIF para pymes y validar la información con los conceptos y principios generales de cada una de las cuentas reales para dejarla por su valor real. Los ajustes contables tienen que ver con los saldos en cada una de las cuentas de reales o de resultado expuestas en el estado de situación financiera de prueba, en las cuales pueden acontecer:   Errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en la codificación de los soportes de contabilidad. Operaciones omitidas por falta de soporte, tales como compra de           mercancías, recibidas y bajo el control de la empresa, ventas despachadas de las que aún no se ha elaborado la factura, gastos incurridos donde existe una salida de efectivo. (El soporte o la forma de la transacción no es necesario para su contabilización, lo que importa es la esencia de la transacción; sin embargo, por falta de información oportuna se siguen cometiendo errores u omisiones). Sobrantes o faltantes en caja, en bancos, en inventarios. Muebles y enseres inservibles. Omisión en el registro de ingresos ordinarios. Omisión en el registro de gastos del periodo. Omisión de depreciaciones, amortizaciones o agotamientos. Cambios en las políticas contables por estimaciones de vida útil y errores. Omisiones de registro de tasación de propiedades, planta y equipo en las grandes empresas. Omisión de apropiación de prestaciones sociales. Presencia de provisiones laborales, fiscales. Presencia de activos diferidos. Algunos de los procedimientos contables utilizados para verificar el saldo de las cuentas son:            Arqueo de caja. Conciliación bancaria. Inventario físico de existencias. Circularización a proveedores, informando el saldo a su favor. Circularización a clientes, informándoles del saldo a favor de la compañía. Cédula o estudio de cartera para determinar su deterioro de valor. Valoraciones del costo recuperable para determinar su deterioro en su valor del activo. Estudio de los componentes de la propiedad, planta y equipo para calcular la depreciación por componentes. Estudio de la vida útil en la fecha que se informa de la propiedad, planta y equipo para verificar la depreciación. Corrección de errores y cambios en las estimaciones en las políticas contables en forma retroactiva. Elaboración del soporte correspondiente, tal como las notas de contabilidad para causar ingresos ordinarios o gastos ordinarios. El objetivo primordial de los ajustes contables es darle razonabilidad a cada una de las cuentas que aparecen en los estados financieros, porque si se emiten sin el reconocimiento de algún ingreso o subestimando el gasto, no reflejarán la situación real de la empresa y los directivos y administrativos tendrán una falsa imagen del estado actual financiero y por consiguiente las decisiones que tomen los dueños no van a ser las más acertadas. Arqueo de caja: los auditores, internos o externos, controlan la caja en forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la empresa y llevar los faltantes a la cuenta de gastos y los sobrantes como ingresos ordinarios. Cuando son valores de consideración, deben llevarse a cuentas especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las autoridades competentes. El documento de registro de estos ajustes es la nota de contabilidad de las siguientes situaciones:    Faltante en caja general: se lleva a responsabilidades o gastos ordinarios cuando no es representativo. Cheques devueltos por fondos insuficientes: los cuales se reclasifican en cuenta cartera si los motivos son fáciles de resolver y se sacan de bancos, pero cuando la causal es de cuenta cancelada, lo mejor es iniciar el proceso de deterioro de cartera hasta que se cumplan los protocolos de cobro. Sobrantes en caja: son llevados a obligaciones por pagar cuando son situaciones que deben aclararse, o también se llevan como mayor valor de caja general cuando tienen otros conceptos. 238. Arqueo de caja: el 31-12-15 se elaboró el arqueo de caja por parte del responsable de los valores efectivos y se detectó faltante en caja de 50.000 u.m., que se contabilizó: Código Cuentas Débitos Créditos 136530 Responsabilidades 50.000 110505 Caja general 50.000 Registra NC 20 por faltante en caja general, de acuerdo al arqueo en cuenta del responsable Conciliación bancaria: consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos para observar las diferencias y proceder a elaborar los ajustes contables correspondientes en notas de contabilidad. De la elaboración de la conciliación bancaria resultan algunas de las siguientes diferencias entre el extracto bancario, el libro auxiliar de bancos y el extracto del periodo anterior:       NC por concepto de intereses financieros liquidados por la institución bancaria por cuentas corrientes, títulos valores o cuentas de ahorro a favor de la compañía. NC por préstamos concedidos, cartas de crédito y sobregiros por la entidad bancaria no registrados en la contabilidad. NC por consignaciones nacionales al cobro, o en tránsito, no registradas. Consignaciones en tránsito no registradas en el extracto y conocidas por la empresa por medio de fax u otro medio. ND por concepto de intereses, gastos bancarios, chequeras, comisiones, los cuales se llevan al respectivo gasto operativo con crédito al banco. ND por asistencia técnica, estudio de crédito, papelería, chequeras. Si las notas que envía el banco son de naturaleza crédito, la empresa las analiza y elabora su correspondiente nota de contabilidad, donde debita la cuenta bancaria. Las notas débito del banco, por otra parte, ejercen efecto contrario en la empresa y sirven de soporte para elaborar la nota de contabilidad para acreditar la cuenta bancaria. 239. Conciliación bancaria: en la elaboración de la conciliación bancaria se detectó la falta de registro en la empresa del gasto por concepto de chequera por 120.000 u.m. Código Cuentas 529820 Gastos bancarios 111005 Moneda nacional Registra el valor de la chequera NC 21 Débitos 120.000 Créditos 120.000 Aparece también una diferencia de 60.000 u.m. por concepto de intereses sobre el saldo que la empresa mantiene en la cuenta corriente del banco. Código Cuentas Débitos Créditos 111005 Moneda nacional 60.000 415005 Intereses Registra el valor de los intereses sobre saldo en cuenta bancaria NC 21 60.000 240. Análisis de cartera: el análisis a las cuentas por cobrar no se hace clasificándolas de acuerdo a su fecha de vencimiento, sino en forma individual para calcular su deterioro (atrás quedó la clasificación de cartera no vencida entre 0 y 90 días el 0%, sobre la cartera vencida entre 91 a 180 días el 5%, a cartera vencida entre 181 a 360 días el 10% y a la cartera vencida de más de 360 días el 15%). Además, la cartera vencida mayor de un año se reclasifica como incobrable y se le da poder al cobrador si es de cuantía menor a 500.000 u.m.; en caso contrario, el poder es para el profesional del derecho para que realice el respectivo cobro judicial. En el presente caso no se encontró cartera vencida. Errores y omisiones Los errores y omisiones más frecuentes, son:          Cuentas por cobrar a empleados en cuentas por cobrar a clientes. Cuentas de socios o accionistas en cuentas por cobrar a clientes. Cheques sin fondos en cuentas por cobrar a clientes. Provisiones de cartera en lugar del deterioro del valor del activo. Provisiones laborales. Provisiones para garantías, cuando deberían ser un pasivo, con un sustento en un contrato de servicios. Activos diferidos para amortización en los próximos cinco años, cuando debieran ser un gasto del estado de resultados. Cuentas por cobrar totalmente vencidas. Omisiones de arqueo de caja y de conciliaciones. Inventario físico: el inventario físico consiste en verificar las existencias físicas de todos los bienes controlados por la empresa mediante el siguiente procedimiento: se cuentan las unidades de las mercancías por su género y especie para montar el inventario final en el sistema de inventario periódico o para comprobar la información del sistema de inventario permanente. Si se encuentran diferencias son objeto de ajustes contables: Los ajustes contables más frecuentes en inventarios son:  Faltantes de mercancía debido a sustracción por manos fraudulentas.        Faltantes de mercancía por evaporación. Sobrantes de mercancía por docenas de 13 o promociones especiales que ofrecen las casas proveedoras. Sobrantes por mercancías aún no registradas en contabilidad. Devolución en ventas de mercancías por los clientes, en existencia. Devoluciones en compras de mercancías, sin registro en inventarios. Fletes de mercancías en gastos, cuando deben ser un mayor valor de los inventarios. Descuentos y rebajas en gastos, cuando deben ser un menor valor del costo de inventarios. Costo de ventas: si el sistema de inventarios que se utilizó en este ejercicio fue el permanente, no requiere hacer ajuste al costo de ventas debido a su permanente control. 241. Inventario físico: si se aplica el sistema periódico, el resultado del inventario físico será el inventario final, las compras se castigarán al igual que el inventario inicial y la diferencia constituye el costo de ventas, el cual absorbe cualquier diferencia por evaporación, deterioro o malos manejos. Para dar un ejemplo se adaptan los resultados del sistema de inventarios permanente a inventario periódico: Código Cuentas Débitos Créditos 6135 Costo de ventas 40.400.000 1435 Inventario de mercancías (I. Físico) 24.300.000 1435 Inventario de mercancías (I. Inicial) 0 6205 Compras 64.700.000 Registra el costo de ventas por el sistema de inventario periódico Sin NC Gastos diferidos: antes de las NIIF tanto los gastos pagados por anticipado como los cargos diferidos se activaban como un activo diferido esperando que se cumplieran algunas condiciones, como la de asociar el servicio y el beneficio con una parte o amortización del activo, pero esto cambió por la sencilla razón de que es muy difícil asociar el servicio o el beneficio con el gasto diferido y su medición no es fiable. Por esta razón se llevan a gastos del estado de resultados. Propiedad, planta y equipo: es objeto de análisis para causar la depreciación debido al uso o deterioro o desgaste en la producción de renta que genera. Depreciación: es un gasto equivalente al desgaste, deterioro u obsolescencia que sufre un bien por el uso en la producción de la renta. Existen varios métodos de depreciación: el más común es el de la línea recta, que consiste en dividir el bien ajustado por el número de días o años de vida útil, una vez descontada la cuota de salvamento. Es fundamental calcular la cuota de salvamento sobre un activo propiedad, planta y equipo, siempre que exista un mercado de activo del usado o se tenga un compromiso de, una vez cumplida su vida útil, venderla por un determinado valor. Para lograrlo, es mejor construir el cuadro de depreciación del equipo de oficina que se va a depreciar, excluyendo previamente la cuota de salvamento, que consiste en un valor de rescate de los bienes puestos al servicio de la actividad. 242. Depreciación de activos fijos: como la contabilidad que se realiza es la del mes de diciembre, se toma como base de depreciación y se divide por el tiempo de vida útil, que para muebles y enseres es de 120 meses, es decir, 10 años. Valor del bien 5.800.000 u.m. Base de depreciación: 5.600.000 u.m. Cuota de salvamento: 200.000 u.m. Mes Concepto Nov. Dic. Ene Saldo Depreciación Depreciación Costo 5.600.000 5.600.000 5.600.000 5.600.000 Periodos Cuota de depreciación 120 120 120 Depreciación acumulada 46.667 46.667 46.667 0 46.667 93.334 140.001 Por el mes de diciembre, con actividad operativa al igual que los siguientes, se contabilizará la cuota de depreciación. Código Cuentas 526015 Equipo de ofi 159215 Equipo de ofi Débitos Registra la cuota de depreciación, en la nota de contabilidad 22 Créditos 46.667 46.667 Revaluación de la propiedad, planta y equipo: “La normatividad contable actual de acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad o Normas Internacionales de Información Financiera (NIC, NIIF o IFRS por sus siglas en inglés).exigen que las empresas, cuenten con el valor de sus activos en libros de acuerdo al Valor Razonable de acuerdo a una tasación llevada a cabo por una entidad o perito experto. UNILONJAS ha perfeccionado sus metodologías para de acuerdo a la normatividad actual nacional e internacional las empresas cuenten con un servicio de valoración y estimación del valor razonable de sus activos” (UNILONJAS, s.f.). Hoy la revaluación de los activos solo existe para las grandes empresas y se lleva como un mayor valor del activo cuando se supone que dicho valor razonable no se devaluará contra la cuenta de superávit de revaluación en el patrimonio. En caso contrario se reconocerá en el resultado del periodo. Obligaciones financieras: pueden haber sufrido alguna modificación por refinanciamiento o capitalización de intereses no pagados, los cuales sirven para actualizar el pasivo. Obligaciones fiscales: las empresas participan anualmente al Estado en calidad de impuesto sobre la renta el 34% de la renta gravable, que es lo mismo sobre los beneficios netos, para que este preste los servicios de estructura vial, comunicación y defensa de los bienes y derechos de todas las personas que viven en el país. Beneficios a empleados: con base en la nómina de empleados, la empresa calcula las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador de acuerdo a las normas laborales del país, que se llevan directamente como pasivo acumulado (y no en cuentas de provisiones) en el grupo 25 en notas de contabilidad: cesantías acumuladas, intereses a las cesantías, primas, vacaciones. Recuerde que las cesantías se consignan en las administradoras de cesantías y pensiones, los intereses a las cesantías se pagan al empleado en el mes de enero y la prima de servicio en junio y diciembre. Análisis de los cambios en el patrimonio: los cambios en el patrimonio se presentan por las decisiones que toma la asamblea general o junta de socios con respecto a: los aumentos del capital social, distribución de excedentes en calidad de dividendos, participaciones o creación de reserva legal, reserva ocasional y reservas contingentes, readquisición de acciones y desembolsos de capital. Cuando la sociedad tiene pérdidas en un determinado ejercicio, tiene la opción de acumularlas o enjugarlas con la reserva legal o con las utilidades de los ejercicios siguientes, previa autorización de la asamblea, para no dar mala imagen ante las instituciones crediticias. Ingresos: pueden resultar sobreestimados o subestimados. En el primer caso se da por ingresos causados cuando no se ha prestado el servicio y los subestimados porque no se han reconocido algunos ingresos cuando ya se ha prestado el servicio o se entregó el bien objeto del ingreso anticipado. También puede suceder por venta de mercancías que no han sido facturadas a los clientes. Costo de ventas: puede estar subestimado porque algunas facturas no se han costeado y, por consiguiente, en el inventario físico también faltan productos. Gastos generales: los gastos por servicios públicos, si no se conocen, se reconocen por un valor estimado de acuerdo al criterio profesional, porque son un pasivo de hechos pasados, con base en estadísticas de periodos pasados, para no desfasar los estados financieros, que para este caso son los siguientes por el mes de diciembre. 243. Ajustes contables: se elaboró la Nota de contabilidad de ajustes por servicios públicos, fletes y acarreos, honorarios profesionales y comisiones e intereses de obligaciones financieras. En el momento del pago del valor exacto del gasto, el excedente sobre lo causado se lleva a los gastos del respectivo mes del año siguiente. Código Cuentas Débitos 523525 Acueducto y alcantarillado 523530 Energía eléctrica 523535 Servicio telefónico 523540 Portes y telegramas 523550 Transportes, fletes y acarreos 233540 Servicios públicos 233550 Transportes, fletes y acarreos Registra gasto por concepto de servicios públicos, en NCO 23 Créditos 35.000 40.000 80.000 15.000 60.000 170.000 60.000 Impuesto de renta y complementarios: si se conoce con exactitud de forma fiable el valor mensual del impuesto sobre la renta, sobre una planeación tributaria, se reconoce periódicamente sin necesidad de hacer cierre de contabilidad mensual ni de calcular los impuestos sobre el estado de resultados. Se lleva al gasto por concepto de impuesto planeado, probable y fiable del ejercicio, y se ajusta en el siguiente ejercicio de acuerdo con la elaboración de la declaración de renta por parte del asesor, que siempre se llevará a cabo después del mes de marzo para las personas jurídicas del año siguiente al fiscal. Las NIIF no aceptan reconocer valores estimados sin ningún soporte técnico, sino cuando exista la probabilidad de que exista un pasivo o sea una obligación de hechos pasados por la cual la empresa tendrá que desprenderse de efectivo en un futuro. Solo se aceptan valores estimados para las provisiones que son hechos futuros e inciertos por los cuales la empresa tiene un grado de obligación de pagar, como por ejemplo los desmantelamientos o los juicios judiciales. En el caso del ejercicio de la sociedad a la que se dedica este capítulo, no da utilidades del ejercicio, sino pérdidas, debido al impacto de los gastos de organización y puesta en marcha. No se calcula ningún pasivo por este concepto. 244. Impuesto de industria y comercio: los impuestos de industria y comercio se liquidan sobre la base de las ventas reales del ejercicio, terminado el 31 de diciembre, a la tasa de 0.5% sobre lo que tiene que ver con el total de ventas de 46.800.000 u.m. Los impuestos de industria y comercio se liquidan a partir del mismo plan de negocios que sirvió de base para determinar el impuesto de renta, en lo que tiene que ver con el total de ventas de 52.520.000 u.m., a la tarifa del 0.5%. Código Cuentas Débitos Créditos 521505 De industria y comercio 262.600 241210 Vigencia fi corriente 262.600 Registra el pasivo por impuesto de industria y comercio, NCO 024 Comprobante de contabilidad: todos los ajustes contables planteados en la hoja de trabajo deben ser reportados en notas de contabilidad, y estas, a su vez, resumidas en el comprobante de contabilidad para ser llevadas al libro diario y a los libros auxiliares. Electrodomésticos Ltda. Bogotá Cundinamarca Fecha: 31-12-15 Ajustes contables Código Cuentas 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 1365 Cuentas por cobrar trabajado 136530 Responsabilidades 5215 Impuestos 521505 De industria y comercio 5235 Servicios 523525 Acueducto y alcantarillado 523530 Energía eléctrica 523535 Servicio telefónico 523540 Correo, portes y telegramas 523550 Transporte, fletes y acarreos 5260 Depreciaciones 526015 Equipo de oficina 5198 Gastos financieros 519820 Gastos bancarios 1105 Caja 110505 Caja general 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 1592 Depreciación acumulada 159215 Equipo de oficina 2335 Costos y gastos por pagar 233540 Transporte, fletes y acarreos 233550 Servicios públicos 2412 Para obligaciones fiscales 241210 Vigencia Fiscal corriente 4150 Financieros 415005 Intereses Sumas iguales Preparado Revisado Comprobante de contabilidad N°. 08 Parciales Débitos Créditos 60.000 60.000 50.000 50.000 262.600 234.000 230.000 35.000 40.000 80.000 15.000 60.000 46.667 46.667 120.000 120.000 50.000 50.000 120.000 120.000 46.667 46.667 230.000 170.000 60.000 262.600 262.600 60.000 60.000 Aprobado 769.267 769.267 Contabilizado Para lograr una buena práctica contable manual, los ajustes y correcciones son notas de contabilidad que se ingresan al comprobante de contabilidad, al igual que el cierre. Libros auxiliares: disponga de hojas prediseñadas de cuenta corriente para confeccionar los diferentes libros auxiliares y registrar la información pertinente, con base en los registros iniciales de apertura de la contabilidad puesta en marcha, y ahora los del mes de diciembre, tanto de las operaciones comerciales como de los ajustes contables. Registro de libros principales: de la misma forma como se consiguen hojas para emitir los libros auxiliares, se hace para los libros diario columnario y mayor y balances. El resultado final de este proceso de ajustes es el estado de situación financiera ajustado, el cual sirve de base para el siguiente proceso. Sin embargo, no se emite ningún estado con este nombre, a no ser que la empresa promueva estos estados para la toma de decisiones. 3. Cierre contable Con base en el estado de situación financiera ajustado [balance de saldos más ajustes contables], que ya se llevó a cabo en la hoja de trabajo, se espera que se continúe con el último proceso de la contabilidad manual, que consiste en el cierre contable o cierre del ejercicio. En este se cancelan las cuentas nominales de saldo débito y crédito contra la cuenta de ganancias y pérdidas y se determinan las ganancias del ejercicio o pérdidas, dejando todas las cuentas nominales en cero. El siguiente es el estado de situación financiera de comprobación debidamente ajustado. Estado de situación financiera de comprobación Electrodomésticos Ltda. 31/12/2015 ACTIVOS Y GASTOS 1105 Caja 1110 Bancos 1355 A/ impuestos 1435 Inventarios 1524 TOTAL PASIVO, INGRESO Y PAT. 500.000 2365 R/ en la fuente 58.510.560 2368 I/industria y cio. TOTAL 2.420.000 356.000 5.777.200 2370 R/aportes de nom. 24.300.000 2380 Acreedores varios 1.267.200 901.120 E/ de oficina 5.800.000 2408 I/ gravámenes y t. -2.098.800 5205 G/ personal 8.918.292 2510 Cesantías cons. 5210 Honorarios 6.000.000 2515 I/ sobre cesantías 493.333 59.199 5220 Arrendamiento 1.500.000 2520 Prima de servicios 493.333 5235 Servicios 1.160.000 2525 V/ consolidadas 234.667 5240 Gastos legales 3.500.000 3115 Aportes sociales 5295 Diversos 6135 C/ mayor y menor TOTAL ACTIVOS 280.000 4135 C/ mayor y menor 100.000.000 52.520.000 40.400.000 156.646.052 T/ PASIVO Y PATRIMONIO 156.646.052 El cierre de operaciones es la culminación del proceso de las actividades de ingresos y gastos ordinarios de todo ente económico; es en esencia la aplicación de las normas internacionales de información financiera. 245. Ingresos de actividades ordinarios: con la proyección de la hoja de trabajo se elaboran los diferentes registros en notas de contabilidad de cierre, las que servirán para el siguiente paso de elaboración del comprobante de contabilidad de cierre. Las cuentas de ingresos son principalmente ventas de mercancía no fabricadas por la empresa del grupo de 41 Ingresos de actividades ordinarias, las que se cierran contra la cuenta 590505 Ganancias y pérdidas. Código Cuentas Débitos Crédit

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