PONENCIA LOS ARCHIVOS UTPL 2015

Title of the presentation | Date | ‹Nº›
De la Archivología a la Gestión
Documental
Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
’
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Prof. Arcángel Sánchez ©2015
[email protected]
Twitter: @rchicom
Loja, 30 de septiembre de 2015
Página Nº 1
¿Soy un Archivólogo !!!
¿Conocían a un Archivólogo ?
Ortíz, Ricardo (2015)
@ElRickOrtiz
Qué es un Archivólogo
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Un
profesional
de
la
información, el cual a través
de
sus
conocimientos,
habilidades
y
destrezas,
buscan aplicar los principios
científicos de la Archivología
en la gestión de los
documentos
de
organizaciones públicas y
privadas
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Página Nº 5
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Agenda
1
Qué es la Archivología
2
Qué son los Archivos
3
Qué es la Gestión Documental
4
Como aplicar la Gestión Documental
5
Re-imaginando la Gestión Documental:
Gestión Electrónica de Documentos-Cero Papel
6
Ideas
’
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Página Nº 6
¿Qué es la Archivología?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos
teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y
estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos,
administración y tratamiento técnico de archivos, así como la
función jurídica, administrativa y científica de los mismos, desde
un punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas, y
su relación con las entidades productoras de los conjuntos
orgánicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la
información de los fondos documentales
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Página Nº 7
¿Qué son los Archivos?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
"Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su
fecha, su forma y soporte material acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden para servir como testimonio o
información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de
historia"
Ley de General de Archivos de la República de Colombia
Ley Nº 594 (Julio 14 de 2000)
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Página Nº 8
¿Qué son los Archivos?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
 Los cerebros son para las personas como los archivos para
las organizaciones
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Página Nº 9
¿Qué son los Archivos?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
 Los cerebros son para las personas como los archivos para
las organizaciones
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Página Nº 10
¿Qué son los Archivos?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
 Los
archivos
son
testimonio
de
las
actividades
de
las
organizaciones, familias y
personas
No existe transacción en
una empresa que no genere
un documento, se encuentre
este en soporte físico o
electrónico
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Página Nº 11
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
De la Archivología a la Gestión Documental
Tecnologías de
Información y Comunicación
Modelos y prácticas
gerenciales
Cambios de la Sociedad
Uso masivo de la información y conocimiento
Capacidad de producción
Control de la economía
Adquisición de ventajas competitivas
Adaptación cambios del mercado
Las organizaciones
Comunicación
Eficiencia, Eficacia y Efectividad
Creatividad
Valor
Innovación
Lenguaje Escrito
Toma de decisiones
Papel
Testimonio de
sus actividades
Documentos
Importancia
Estratégica
Ideas
Gestión de
Documentos
’
Electrónicos
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Página Nº 12
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
La Gestión Documental
TESTIMONIO DE
ACTIVIDADES Y
FUNCIONES
 Es “el área de la gestión administrativa general encargada de
conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento,
uso y selección de los documentos, esto es, durante su ciclo de
vida completo”. Diccionario del Consejo Internacional de Archivos (1984)
PRODUCE O
RECIBE
REGISTRA
TRAMITA Y
DISTRIBUYE
ORGANIZA
CONSERVA
PERMANENTE
USA
Dispone
ELIMINA
CONSERVA-RETIENE
Al ciclo podemos agregar o disminuir, según sea el caso,
algunos elementos, inclusive insertarle por ejemplo,
procesos tecnológicos como el de la digitalización
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Página Nº 13
UNA ORGANIZACIÓN QUE NO TENGA ORGANIZADOS
Title of the presentation SUS
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ARCHIVOS Y QUE NO GESTIONE SUS DOCUMENTOS
EFICIENTEMENTE
Carece de herramientas, políticas y procesos adecuados
(Almanza, 2014)
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14
Página Nº 14
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Una organización que no aplique la Gestión Documental
 Problemas en la localización de sus
documentos
 Dificultad de búsqueda
 Recuperación lenta
 Fallas en la toma de decisiones
 Número de copias innecesarias de los
documentos
 Pérdida de documentos
 Procesos no levantados, simplificados y
documentados
 Baja productividad
 Eliminación documental incumpliendo
parámetros legales
 Conservación de todos los documentos
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15
Página Nº 15
ORGANIZACIÓN QUE APLIQUE
LA GESTION DOCUMENTAL
Cuenta con herramientas,
políticas y procesos para la
gestión documental
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
(Almanza, 2014)
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Página Nº 16
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Una organización que aplique la Gestión Documental
 Emprende proyectos para el diseño normalizado de los documentos
 Produce documentos auténticos, fiables y fidedignos
 Evita la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de
versiones caducas
 Controla el uso y la circulación de los documentos
 Organiza (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotación al servicio de la gestión y de la toma de decisiones
 Recupera de forma rápida y oportuna los documentos y la información
contenida en ellos
 Posee procesos levantados, simplificados y documentados
 Cumple con la legislación archivística
 Conserva documentos que posean tres características: valor, vigencia y uso
 Optimiza los espacios, equipos y recursos relacionados con el archivado de
documentos
 Toma adecuadas e inteligentes de decisiones
 Adquiere alta productividad
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Página Nº 17
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Una organización que aplique la Gestión Documental
 Emprende proyectos para el diseño normalizado de los documentos
 Produce documentos auténticos, fiables y fidedignos
 Evita la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de
versiones caducas
 Controla el uso y la circulación de los documentos
 Organiza (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotación al servicio de la gestión y de la toma de decisiones
 Recupera de forma rápida y oportuna los documentos y la información
contenida en ellos
 Posee procesos levantados, simplificados y documentados
 Cumple con la legislación archivística
 Conserva documentos que posean tres características: valor, vigencia y uso
 Optimiza los espacios, equipos y recursos relacionados con el archivado de
documentos
 Toma adecuadas e inteligentes de decisiones
 Adquiere alta productividad
¿ Cómo aplicar
la Gestión
Documental?
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Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001
Página Nº 18
¿Cómo aplicar la gestión documental?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
En las norma ISO 15489 (2001) se habla de Sistema de Gestión de Documentos (SGD), el cual
podría definirse como un Sistema de Información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a
los documentos a largo del tiempo. (Cruz, 2006). Partes componentes:
LOS SUBSISTEMAS
HERRAMIENTAS
FUNCIONALES
HERRAMIENTAS
NORMATIVAS
HERRAMIENTAS
OPERATIVAS
Conformado
por
los
archivos y unidades que
conforman
el
Sistema
Archivístico Institucional:
Archivos
de
Gestión,
Archivo
Intermedio
y
Archivo Histórico
Aquellas herramientas que
desarrollan las funciones
específicas de la gestión de
documentos:

Control
Documental

Clasificación y
Ordenación

Descripción

Instalación y
depósito

Valoración,
selección y
eliminación

Transferencia

Programa de
Documentos
Vitales y
Prevención de
Riesgos
Establecen el marco en el
que se desenvuelve la
gestión de documentos
desde dos perspectivas,
una
propiamente
reglamentaria
y
otra
procedimental:

El Reglamento
del Sistema de
Gestión de
Documentos y
Archivo

Los Manuales de
Normas y
Procedimientos
Aseguran la funcionalidad
del sistema desde el punto
de vista operativo:

La formación de
usuarios y
recurso humano

El cuadro de
interlocutores en
donde se señala
la
responsabilidad
de las personas
que laboran en
cada uno de los
archivos que
conforman el
sistema
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Página Nº 19
¿Cómo aplicar la gestión documental?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
 En las universidades, la gestión documental es un proceso que ha de ser
liderado por su SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS,
definido como un:
“Conjunto de centros archivísticos
integrados en un solo servicio que
a través de normas y
procedimientos, garantice la
gestión, conservación, protección,
accesibilidad y difusión de los
documentos de la universidad”
(Conferencia de Archiveros
Universitarios, 2002)
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Página Nº 20
¿Cómo aplicar la gestión documental?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 21
¿Cómo aplicar la gestión documental?
•
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Los elementos de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos
Universitarios (SIGEDA) serían:
 Una institución: Donde se generan y reciben los documentos, producto de las
funciones y actividades que le competen por ley
 Un fondo: Documentos producidos dentro de una institución con una estructura,
regulación y tratamiento
 Recursos humanos: profesionales y trabajadores de la información, así como
personal técnico, administrativo, obrero y de apoyo
 Recursos materiales: mobiliario, equipo, materiales de protección
 Recursos económicos: presupuesto
 Recursos tecnológicos
 Apoyo institucional: obtenido con el esfuerzo demostrado en la organización
 Procesos y procedimientos establecidos
 Junta o Comité Evaluador de Documentos
 Y un excelente y bien conservado espacio físico (Sánchez, 2015)
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Página Nº 22
¿Cómo aplicar la gestión documental?
•
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Servicios que debe ofrecer un un Sistema de Gestión de Documentos y
Archivos Universitarios (SIGEDA) y su conjunto de archivos:
 Consulta en sala
 Préstamo circulante
 Certificaciones
 Reprografía y digitalización de documentos
 Capacitación y asesoramiento técnico
 Tratamiento archivístico de los documentos (organización documental)
 Exposiciones
 Publicaciones especiales
 Mantenimiento del Sistema Automatizado de Gestión Documental
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Página Nº 23
¿Cómo aplicar la gestión documental?
•
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Adscripción y rango del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos
Universitario
 El archivo universitario por ser una unidad orgánica y funcional debería
estar diferenciado dentro de la estructura orgánica universitaria.
 Su rango condiciona la efectividad en el desarrollo de sus actividades y
en la prestación de sus servicios y funciones.
 Garantizando su adecuada adscripción, se podrán asegurar los niveles
adecuados de autonomía, reconocimiento y capacidad en el desempeño
de sus actividades
 Su ubicación administrativa debe estar arraigada en una posición de
centralidad y estar directamente adscrito a los órganos de gobierno
universitario, preferentemente Secretaría General o Rectorado
 De estar adscrito a un órgano inferior que ejerce sólo competencias
sectoriales o específicas, puede que el servicio de archivo pierda su
efectividad en el entorno universitario (CAU, 1994).
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Página Nº 24
¿Cómo aplicar la gestión documental?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Lo antes expuesto nos permite identificar el desarrollo de un
Sistema de Archivo
Institucional
conocido como
Sistema de Archivo
Universitario
+
Políticas, lineamientos,
procesos
y herramientas de
Gestión Documental
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Página Nº 25
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
¿Qué ha de hacer un SIGEDA?
Elabora políticas
de gestión documental
Establece una Legislación
Archivística Universitaria
Establece
responsabilidades,
funciones y
procedimientos
Automatiza la
Gestión Archivística y
Administrativa
Diseña un plan
de desarrollo
Gestiona depósitos,
mobiliario, materiales y
espacios físicos
Propone el diseño y
elaboración de
indicadores de
gestión
Garantiza la
conservación del
patrimonio documental
Normaliza la
producción
documental
Identifica y valora los
documentos
Diseña CCD
y TRD
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Coordina la
recepción, registro y control
de los documentos
Capacita
al RRHH
Coordina, registra y
controla las
transferencias y
eliminaciones
documentales
Elabora
instrumentos de
descripción
Página Nº 26
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Toda universidad debe ir hacia un….
Ahora, para “ir mejor” (incluso conseguir “ir mucho mejor”),
necesitamos algo dramáticamente diferente a lo que
hicimos… Ahora necesitamos entrenarnos para jugar un juego
totalmente nuevo...Un juego llamado re-imaginar
Tom Peters, ¡Re-imagina!, 2004
Sistema de Gestión de
Documentos y Archivos
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Cada semana
DESAPARECE
en el mundo una superficie de
equivalente a
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
BOSQUE
325.000 campos de futbol
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SENA-Colombia
(2012
Página Nº 28
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
De seguir así acabaremos con la
SELVA AMAZONICA
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en 20 años
Página Nº 29(2012
SENA-Colombia
La
INDUSTRIA PAPELERA es la
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
quinta consumidora de energía
en el mundo y se encuentra entre las
MAYORES CONTAMINANTES
DE AGUA Y AIRE
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30
SENA-Colombia
(2012
Página Nº 30
En países desarrollados cada
INDIVIDUO gasta aproximadamente
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
179 KILOS DE PAPEL
ANUALMENTE
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31
SENA-Colombia
(2012
Página Nº 31
ORGANIZACIONES de todo el
mundo invierten
ALTOS PRESUPUESTOS
en la compra de PAPEL, TONNER,
MANTENIMIENTO DE
IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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32
Página Nº 32 DE
UCV-FACULTAD
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Necesitamos cambiar esta 33
situación
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Página Nº 33
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Una IDEA
GESTION ELECTRÓNICA
DE DOCUMENTOS: Cero papel
34
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Página Nº 34
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 35
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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36
Página Nº 36
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 37
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 38
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 39
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 40
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
¿Qué es cero papel?
Son programas empresariales que buscan una reducción sistemática
del uso del papel, mediante la sustitución de los flujos documentales en
papel por soportes y medios electrónicos, así como, a través de
campañas corporativas, capacitación del recurso humano y la
elaboración y aplicación de lineamientos que busquen la optimización
del uso y producción de documentos en soporte papel
Es un aporte y/o avance de la GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de
archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de tecnologías de
información y comunicación
No propone la eliminación total de los documentos en papel, pero si la
disminución gradual de su producción
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Página Nº 41
Evolución de la organización hacia
la implementación de cero papel
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Objetivo a largo plazo
4.- Uso exclusivo de documentos
electrónicos.
Toda
la
organización utiliza aplicaciones
de tecnología
3.- Combinación del uso de papel
con la producción de documentos
digitalizados
y/o
electrónicos.
Apoyo
en
aplicaciones
tecnológicas
2.- Uso exclusivo del papel pero apoyada por
herramientas tecnológicas
1.- Uso exclusivo del papel (Administración
Manual)
MTI, 2012
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Página Nº 42
Evolución de la organización hacia
la implementación de cero papel
Inserción de la Gestión
Documental y Gestión
Electrónica de
Documentos en la
Gestión Empresarial
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Establecimiento de
Políticas
Empresariales /
Institucionales para la
disminución del uso
del papel
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Página Nº 43
¿Qué es la Gestión Electrónica de Documentos?
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
 Pone énfasis en la naturaleza de
los
documentos
creados,
migrados,
utilizados
y
conservados
en entornos
electrónicos, así como de la
información procedente de los
archivos físicos
 La Gestión Electrónica de
Documentos implica en gran
medida
un
radical
replanteamiento de la forma de
pensar
y
gestionar
los
documentos y la información de
toda la organización
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Página Nº 44
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos
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Página Nº 46
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Prof. Arcángel Sánchez ©2015
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Página Nº 47
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Ideas
 Inserción de la gestión documental en los planes
institucionales universitarios
 Elaboración de una política de gestión documental
 Diseño y consolidación de un Sistema de Gestión de
Documentos y Archivos
 Elaboración de lineamientos y herramientas archivísticas para
la organización, transferencia, centralización, descripción,
conservación temporal o permanente y eliminación de
documentos
 Capacitación del recurso humano
 Desarrollo de sistemas para la gestión y producción de
documentos electrónicos (cero papel) y de apoyo a la gestión
documental (digitalización)
’
Prof. Arcángel Sánchez ©2015
Página Nº 48
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
Re-imaginar
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Muchas gracias por
su atención !!!
Title of the presentation | Date | ‹Nº›
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Página Nº 50