Unidad 7 El Sistema de Organización Administrativa ¿Qué objetivos busca el Sistema de Organización Administrativa? ¿Qué preceptos debe seguir el Sistema de Organización Administrativa? ¿Cuál es el Órgano Rector del Sistema de Organización Administrativa? . .... .... .. .. . ... . ... . ... .... ... Estos son aspectos que Ud. conocerá al leer ésta Unidad. Artículo 7º de la Ley Nº 1178 señala: El Sistema de Organización Administrativa se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades, en seguimiento de los siguientes preceptos: a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas y el manejo de los sistemas de administración. b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley. El Sistema de Organización Administrativa 1. Introducción Una entidad pública es una organización y como tal debe tener las actividades claramente identificadas, clasificadas y agrupadas para lograr sus objetivos. La entidad es una organización social en la cual sus recursos humanos interactúan entre sí para alcanzar determinados fines, desarrollando para ello una serie de actividades y relaciones mutuas. Cada entidad estructura su organización de acuerdo fundamentalmente a los objetivos planteados, a las funciones que tiene asignadas, considerando el grado deseado de centralización de la toma de decisiones. La organización administrativa del Estado no es un fin en sí mismo, y sí un medio para lograr resultados. Existe una estrecha relación entre la programación de actividades, la estructura organizativa y el presupuesto que hacen efectiva la consecución de objetivos de la organización. La implantación y funcionamiento del Sistema de Organización Administrativa en las entidades públicas simplifica, agilita y hace más transparente la realización de operaciones. Estos aspectos organizacionales han sido considerados por la Ley Nº 1178 en el Sistema de Organización Administrativa. 66 CGE Contraloría General del Estado El Sistema de Organización Administrativa 2. Definición ¿Qué es el Sistema de Organización Administrativa? El Sistema de Organización Administrativa (SOA) es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del Sector Público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. ¿Cómo se define y ajusta el Sistema de Organización Administrativa? El SOA se define y ajusta en función de la Programación de Operaciones (Art. 7º de la Ley Nº 1178). 3. Objetivos ¿Qué acción principal busca el Sistema de Organización Administrativa? El Sistema de Organización Administrativa busca optimizar la estructura organizacional del aparato estatal, por tanto la acción principal es: Evitar la duplicidad de objetivos y atribuciones de las entidades mediante la adecuación, fusión o supresión de las mismas. El Estado logrará el objetivo trabajando con los siguientes preceptos: 1. Centralizar en la entidad cabeza de sector las funciones de: Emisión de Políticas y Normas y Vigilancia de su ejecución y cumplimiento Descentralizar o desconcentrar la: Ejecución de las Políticas y El manejo de los Sistemas de Administración. 2. Cuidar de que toda entidad pública organice los Sistemas de Administración y Control Interno que contiene la Ley Nº 1178, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades. CGE Contraloría General del Estado 67 El Sistema de Organización Administrativa 4. Implantación del SOA en las entidades públicas ¿Cómo se reglamenta el SOA? Cada entidad elaborará su propio reglamento específico para el funcionamiento del SOA. El reglamento se elaborará en el marco de las Normas Básicas del SOA dictadas por el Órgano Rector. ¿Quién es responsable de la implantación del SOA en las entidades públicas? La Máxima Autoridad de la Entidad (Art. 27º de la Ley Nº 1178). ¿Cuál es el Órgano Rector del Sistema de Organización Administrativa? La autoridad fiscal y Órgano Rector del Sistema de Organización Administrativa es: EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS PÚBLICAS Entonces, ¿qué es el SOA? Mientras la programación de operaciones traduce los planes estratégicos de la entidad en resultados concretos, la estructura organizacional de la misma se adapta a ésta programación y al presupuesto constituyéndose en un instrumento al servicio de los objetivos de la entidad. (Art. 8º Ley Nº 1178) Humm... ya entiendo, el éxito en la consecución de los objetivos de cada una de las entidades públicas y por lo tanto del desarrollo económico y social del país, su planificación y ejecución se encuentra relacionado directamente con la existencia de una organización eficiente. Sí, pero recuerda que no pueden existir dos entidades que tengan el mismo objetivo y las mismas atribuciones. 68 CGE Contraloría General del Estado El Sistema de Organización Administrativa 5. Resumen El objetivo general del SOA es evitar la duplicidad de objetivos y atribuciones en las entidades del Sector Público, mediante la adecuación, fusión o supresión de las mismas. La estructura organizacional de la entidad se adecua a la programación de operaciones anual y al presupuesto. La entidad cabeza de sector centralizará la emisión de políticas y normas de las entidades bajo su tuición y vigilará su ejecución. La ejecución de las políticas y el manejo de los sistemas de administración se descentralizará o desconcentrará en las entidades. Toda entidad pública organizará internamente los sistemas de Administración y Control Interno, en función de sus objetivos y teniendo en cuenta la naturaleza de sus actividades. El Órgano Rector del sistema de organización administrativa es el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Cada entidad elaborará su propio reglamento específico para el funcionamiento del SOA en el marco de las Normas Básicas emitidas por el Órgano Rector. La máxima autoridad ejecutiva es responsable de la implantación del SOA en las entidades públicas. CGE Contraloría General del Estado 69 El Sistema de Organización Administrativa 6. Autoevaluación Compruebe cuanto aprendió del Sistema de Organización Administrativa Responda las siguientes preguntas marcando la respuesta correcta con un círculo. Antes de empezar vuelva a leer la Unidad. PREGUNTAS 70 1 Evitar la duplicación de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de entidades, es el objetivo del SOA. (V) (F) 2. El Sistema de Organización Administrativa se define y ajusta en función del Sistema de Presupuesto. (V) (F) 3. El Órgano Rector del Sistema de Organización Administrativa es el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. (V) (F) 4. Toda entidad pública organizará los sistemas de Administración y Control Interno en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades. (V) (F) 5. La entidad cabeza de sector desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas y el manejo de los sistemas de administración. (V) (F) CGE Contraloría General del Estado El Sistema de Organización Administrativa Compruebe si sus respuestas son correctas RESPUESTAS 1. (V) Así lo describe el Art. 7º de la Ley Nº 1178 2. (F) El SOA se define y ajusta en función de la Programación de Operaciones. 3. (V) De acuerdo al punto 4 de la presente unidad. 4. (V) El artículo 7º inciso b) de la Ley Nº 1178 menciona que así es. 5 (V) Así lo dispone el art. 7º de la Ley Nº 1178. CGE Contraloría General del Estado 71 El Sistema de Organización Administrativa 7. Glosario Desconcentración Es la acción administrativa por la que se delega la necesaria capacidad decisoria y operativa en unidades organizacionales, que por razones de un mejor servicio al usuario se encuentran separadas física o geográficamente de la entidad matriz, la cual ejerce autoridad de línea sobre las mismas. Descentralización Es la acción administrativa por la que se delega a las entidades amplia capacidad de decisión en lo técnico, administrativo y económico, para la ejecución de determinadas actividades. Estructura Organizacional Es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos. La estructura organizacional se refleja en el manual de organización y funciones, organigrama y el manual de procesos. Función Son los deberes o potestades concedidos a las entidades para desarrollar su finalidad o alcanzar su objetivo. Procedimiento Es la secuencia de tareas específicas, para realizar una operación o parte de ella. Usuario Ciudadano que utiliza los servicios y/o bienes que produce la entidad. Fuente: Glosario administrativo, Normas básicas SOA 72 CGE Contraloría General del Estado
