CONTRATO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA ENTRE FYM TECHNOLOGY S.A.S. Y EL CLIENTE XXXX. El presente contrato (en adelante el “Contrato”), de fecha 22 de enero del 2013 (la “Fecha de Entrada en Vigencia”), se celebra entre FYM Technology S.A.S. (“el proveedor”), con domicilio en la Cra 11A No. 93 - 94 Ofc. 205 Bogotá, Colombia, representada en este acto por Freddy Alberto Moreno en su carácter de representante legal, por una parte y EL CLIENTE XXXX (“el CLIENTE”), con domicilio en la xxxxx, Colombia, representada en este acto por xxxxxx, en su carácter de representante legal. CLAUSULAS PRIMERA.- OBJETO 1.1. El presente contrato tiene por objeto regular las relaciones entre CLIENTE y EL PROVEEDOR respecto al uso del servicio de arrendamiento de uso de la aplicación informática Factura electrónica EBIL – SAAS (SERVICIO). 1.2. El presente SERVICIO se prestará, en todo caso, con sujeción a lo que, en cada momento, se prevea en el ordenamiento jurídico para la contratación electrónica y facturación electrónica. SEGUNDA.- ESTRUCTURA DEL CONTRATO El presente apartado describe la estructura del presente contrato y de los anexos asociados: 2.1. Contrato General. El presente documento recoge todos los aspectos generales que describen la naturaleza del servicio así como el marco de actuación que define la relación CLIENTE-PROVEEDOR. 2.2. Anexo I: SEGURIDAD, PRIVACIDAD E INTEGRIDAD DEL SERVICIO. Establecer un marco adecuado para garantizar la Seguridad, Privacidad e Integridad del servicio de Factura electrónica EBIL – SAAS, así como de toda la información almacenada en los sistemas que dan soporte al mismo. 2.3. Anexo II : TARIFAS. Este anexo recoge toda la información referente a tarifas a aplicar en cada caso, en función de la implementación y costo por factura electrónica. 2.4. Anexo III: ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS). Dicho anexo establece un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS), en el que se definen todos aquellos parámetros que garanticen un servicio solvente, satisfactorio y de calidad. 2.5. Anexo IV: SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA DETALLADO. Dicho anexo tiene el detalle del servicio de factura electrónica. TERCERA.- CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO 3.1 EL PROVEEDOR permitirá el uso del Servicio SAAS, así como el cifrado, la transmisión, el acceso y el almacenamiento de datos. Factura electrónica – EBILL: • Emisión de factura electrónica • Envío de factura electrónica • Aceptación/rechazo de la factura electrónica por parte del CLIENTE • Conservación de la factura electrónica • Exhibición de la factura electrónica 3.2 Otras funcionalidades como: La Programación de facturas periódicas, carga de terceros y facturas desde formatos de Excel y exportación de información en formato XLS de acuerdo a lo requerido por el software HELISA GW. 3.3 A modo de referencia, al final de este Contrato se incluye una sección de ANEXOS. En el Anexo IV se presenta el detalle del servicio de factura electrónica. CUARTA- FACTURACIÓN, TARIFAS APLICABLES 4.1. Los servicios proporcionados por EL PROVEEDOR estarán sujetos a las tarifas que se recogen en el anexo II - TARIFAS, que hace parte integral del presente contrato y que se encontrará en todo momento a disposición del CLIENTE en www.fymtech.com y que el CLIENTE declara conocer y aceptar. Las tarifas vigentes al tiempo de la firma del contrato son la que constan en el anexo II TARIFAS. Los pagos se realizarán de la siguiente manera: • • Valor de la activación 50%:Se pagará al inicio del proyecto Valor de la activación 50%: Se pagará cuando la configuración inicial, capacitaciones y recepción del servicio de facturación estén a satisfacción del CLIENTE • Valor por facturas cada mes: Se pagará con corte mensual y se totalizará considerando el valor unitario de la factura acordado, según lo establecido en el anexo II –TARIFAS, multiplicándolo por el número de facturas del mes. NOTA: los pagos se realizarán 30 días después de la entrega del documento de cobro (Factura). 4.2. EL PROVEEDOR se reserva la facultad de modificar estas tarifas anualmente, previa comunicación individual al CLIENTE. Las tarifas serán modificadas de acuerdo con el IPC y anualmente. 4.3. A partir del primer mes de servicio la facturación se realizará con periodicidad mensual. Las facturas reflejarán debidamente diferenciados los conceptos de precios que se tarifican por los servicios prestados, desglosando las cantidades que se deban abonar, así como los impuestos que en cada caso resulten legalmente aplicables y en ellas figurará la fecha de vencimiento de las mismas. 4.4. Los importes no abonados en la fecha de su vencimiento devengarán un interés de demora igual al interés de mora legal. 4.5. Si el CLIENTE considera que su factura no es correcta, deberá ponerse en contacto con EL PROVEEDOR por escrito, mail o por la página Web www.fymtech.com en un período de (10) días desde la fecha de la factura que contiene la cantidad en cuestión, para recibir, según sea el caso,, una rectificación o crédito. QUINTA.- DURACIÓN Y TERMINACIÓN 5.1. El presente contrato tendrá una duración indefinida. 5.2. El presente contrato entrará en vigor el mismo día de su formalización 5.3. La activación del servicio con carácter general se producirá de forma automática, posteriormente inicia el proceso de configuración inicial, capacitación y entrega. 5.4. El contrato se extinguirá por las causas generales de extinción de los contratos y, en especial, por las siguientes: 5.4.1 Tras el primer mes y por voluntad del CLIENTE, comunicándolo a EL PROVEEDOR con una antelación mínima de quince (15) días al momento en que haya de surtir efectos. La baja unilateral deberá ser comunicada a través de los siguientes medios y acreditando para ello su identidad: por escrito a la siguiente dirección Cr 11A No. 93 - 93 Ofc.205 Bogotá, Colombia o por correo electrónico a [email protected]. 5.4.2 En cualquier momento informando al PROVEEDOR con 30 días de anticipación. 5.4.3 Por voluntad del CLIENTE ante un grave incumplimiento contractual, se considerará grave la falla constante o sin justificación de los acuerdos de nivel de servicio, SLA por parte de EL PROVEEDOR, comunicándolo a EL PROVEEDOR por cualquiera de las vías mencionadas en el párrafo anterior. En este caso, la resolución contractual será automática desde la recepción de la notificación del CLIENTE, absteniéndose las partes de reclamarse las obligaciones recíprocas derivadas del contrato que se generen con posterioridad a la fecha de notificación del CLIENTE, mientras no se resuelva la reclamación por incumplimiento. 5.4.4 Por incumplimiento grave de las obligaciones contractuales de las partes. 5.4.5 Por uso ilícito del Servicio o uso contrario a la buena fe o las prácticas comúnmente aceptadas como de correcta utilización de los servicios de SAAS por parte del CLIENTE. 5.4.6 Por retraso en el pago por un periodo superior a dos (2) meses. EL PROVEEDOR restablecerá el Servicio, en caso de suspensión por impago, dentro del día laborable siguiente a aquél en que tenga constancia de que las cantidades adeudadas han sido abonadas por el CLIENTE. 5.5. La resolución del contrato no eximirá al CLIENTE de sus obligaciones frente a EL PROVEEDOR, incluida la obligación de pago, si es del caso. 5.6. En caso de extinción de este Contrato EL PROVEEDOR entregará al CLIENTElos Datos RECIBIDOS DESDE EL DÍA DE INICIO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO al CLIENTE durante un período de treinta (30) días, POSTERIOR A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO tras la extinción. EL PROVEEDOR, UNA VEZ FINALIZADO EL PLAZO DEL TREINTA (30) DÍAS, posterior a este periodo tras la extinción, se reserva el derecho de eliminar y/o desechar los Datos del CLIENTE. 5.7. Una vez finalizado el contrato, EL PROVEEDOR le entregara a EL CLIENTE una copia digital de todas las facturas electrónicas entregadas por EL PROVEEDOR. PARAGRAFO: Una vez notificadas las partes de la terminación del presente contrato, El PROVEEDOR se compromete a devolver en el plazo estipulado en el numeral 5.6, toda la información recibida (incluyendo la Información Confidencial, facturas electrónicas y/o cualquier otra clase de información del CLIENTE) sin mantener en su poder ningún tipo de copia de esa información. El CLIENTEpodrá exigir la entrega de un documento firmado por el representante legal del PROVEEDOR garantizando la destrucción o la devolución completa de la información suministrada. SEXTA.- MODIFICACIONES CONTRACTUALES 6.1. EL PROVEEDOR podrá realizar modificaciones al presente contrato notificando al CLIENTE, por escrito, con una antelación mínima de un (1) mes a su entrada en vigor, se debe contar con una carta firmada por el CLIENTE con la aceptación de los cambios en el contrato. En caso de que el CLIENTE no aceptase las nuevas condiciones y así lo notificase a EL PROVEEDOR, podrá resolver el contrato de manera anticipada y sin penalización alguna. Así mismo, La comunicación al CLIENTE podrá realizarse a través de la Web de www.fymtech.com y por correo electrónico con indicación de la fecha de entrada en vigor de la modificación propuesta, si el PROVEEDOR lo considera necesario. 6.2. El CLIENTE deberá comunicar a EL PROVEEDOR cualquier modificación de los datos facilitados al contratar el Servicio desde el momento en que se produzcan. SÉPTIMA.- ATENCIÓN AL CLIENTE Y RECLAMACIONES 7.1. Existe a disposición del CLIENTE un Departamento de Atención al CLIENTE al que el CLIENTE podrá dirigir peticiones de información, quejas, reclamaciones o cualquier incidencia relacionada con la prestación del Servicio. 7.2. Dicho servicio estará activo los días y horas hábiles de la semana (8:00-17:00, Lunes-Viernes salvo festivos nacionales). Por los medios y con tiempos de respuesta descritos en Anexo III: ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS). 7.3. El CLIENTE deberá formular sus reclamaciones en el plazo de un (1) mes desde el momento en que tenga conocimiento del hecho que las motive en por escrito a la siguiente dirección de EL PROVEEDOR: Cr 11A No. 93 - 93 Ofc.205 Bogotá, Colombia o a través de Internet por los medios descritos en Anexo III: ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS). Una vez presentada la reclamación, se asignará a ésta un número de referencia que EL PROVEEDOR comunicará al CLIENTE de acuerdo con los niveles de servicio definidos en el anexo III. 7.4. Cuando la reclamación haya sido solucionada, EL PROVEEDOR informará al CLIENTE de la solución adoptada a través del mismo medio utilizado por el CLIENTE para presentar la reclamación. 7.5. Las comunicaciones entre el CLIENTE y el personal de EL PROVEEDOR deberán observar las normas elementales de respeto en el diálogo. El CLIENTE deberá dirigirse al personal de EL PROVEEDOR de una manera correcta en el uso del lenguaje y con la cortesía necesaria en el trato para la solicitud de cualquier aclaración y queja que pueda realizar. EL PROVEEDOR se reserva el derecho de no atender las peticiones, tanto escritas como verbales, que se dirijan a la empresa sin la adecuada y exigible corrección en las formas. OCTAVA- CONCESIÓN DE LICENCIA Y RESTRICCIONES 8.1. Por el presente Contrato EL PROVEEDOR le concede al CLIENTE, el derecho mundial, no transferible y no exclusivo de utilizar el Servicio, únicamente para su propio uso empresarial interno sujeto a las condiciones de este Contrato. Todos los derechos no concedidos expresamente quedan reservados a EL PROVEEDOR y sus licenciantes. Puede utilizar el Servicio sólo con fines empresariales internos 8.2. El CLIENTE no podrá acceder al Servicio si es un competidor directo de EL PROVEEDOR, salvo con el consentimiento previo por escrito de EL PROVEEDOR. Asimismo, El CLIENTEno podrá acceder al Servicio con fines de supervisión de disponibilidad, rendimiento o funcionalidad u otros fines competitivos o de punto de referencia. 8.3. Prohibiciones: El CLIENTE no podrá: 8.3.1. Conceder la licencia, sublicenciar, vender, revender, transferir, asignar, distribuir o explotar comercialmente de cualquier otra manera o poner a disposición de terceros el Servicio o el Contenido. 8.3.2. Modificar o realizar trabajos derivados basados en el Servicio o Contenido. 8.3.3. Crear "vínculos" de Internet al Servicio o "enmascarar" o "duplicar" el Contenido de cualquier otro servidor o dispositivo inalámbrico o basado en Internet. 8.3.4. Realizar ingeniería inversa o acceder al Servicio para: 8.3.4.1. Crear un producto o servicio competitivo. 8.3.4.2. Crear un producto utilizando ideas, características, funciones o gráficos similares a los del Servicio. 8.3.4.3. Copiar ideas, características, funciones o gráficos del Servicio. Las Licencias de usuario no se pueden compartir o utilizar por más de un único Usuario, pero se pueden reasignar en un momento dado a nuevos Usuarios que sustituyan a Usuarios anteriores que hayan finalizado su trabajo o cambiado el estado o la función laboral y no vayan a seguir utilizando el Servicio. 8.4. Puede utilizar el Servicio sólo con fines empresariales internos y no podrá: 8.4.1. Enviar correo basura o mensajes duplicados o no deseados que infrinjan las leyes aplicables. 8.4.2. Enviar o almacenar material ilícito, obsceno, amenazante, difamatorio, ilegal o agravioso, incluido material perjudicial para los niños o que infrinja los derechos de privacidad de terceros. 8.4.3. Enviar o almacenar material que contenga software con virus, gusanos, troyanos o códigos, archivos, secuencias de comandos, agentes o programas informáticos dañinos. 8.4.4. Interferir o afectar a la integridad o rendimiento del Servicio o a los datos que contiene. 8.4.5. Intentar obtener acceso no autorizado al Servicio o los sistemas o redes relacionados. NOVENA.- PROPIEDAD INTELECTUAL 9.1 EL PROVEEDOR (y sus licenciantes, en caso aplicable) es el delegado por los Propietarios de todos los derechos e intereses, entre los que se incluyen todos los relacionados con el derecho de la propiedad intelectual en la Tecnología, y el Servicio de EL PROVEEDOR y de cualquier sugerencia, idea, solicitud de mejora, comentario, recomendación o cualquier otra información que haya ofrecido el Usuario o cualquier otra parte relacionada con el Servicio. Este Contrato no supone una venta y no le otorga ningún derecho de propiedad sobre el Servicio, la Tecnología de EL PROVEEDOR o los Derechos de propiedad intelectual que ostenta EL PROVEEDOR. El nombre y el logotipo de EBILL Factura electrónica y los nombres de productos asociados con el Servicio son marcas comerciales sobre las cuales EL PROVEEDOR tiene derecho de uso para fines de distribución comercial. DÉCIMA.- CONFIDENCIALIDAD 10.1 EL PROVEEDOR deberá mantener el debido secreto profesional respecto de los datos personales a los que tiene acceso y a exigir el mismo nivel de compromiso por escrito a cualquier persona que dentro de su organización participe en cualquier fase del tratamiento de los datos personales de El CLIENTE, tanto durante su relación profesional con El CLIENTE, como una vez finalizada la misma por cualquier causa. Estas obligaciones subsistirán hasta dos (2) años después de la finalización del presente contrato. DÉCIMO PRIMERA.- NO INDEMNIZACIÓN MUTUA. 11.1. EL CLIENTE tendrá que eximir a EL PROVEEDOR, sus licenciantes y a cada organización principal, filial, afiliado, directivo, director, empleado, representante legal y agente de éstos de toda responsabilidad derivada de cualquier reclamación, costos, daños y perjuicios, pérdidas, obligaciones y gastos (incluidos los honorarios y las costas) surgidos a raíz de: (i) una reclamación que alega que el uso de los Datos del Cliente infringe los derechos de terceros o ha provocado daños a terceros; (ii) una reclamación que, en caso de ser cierta, constituiría el incumplimiento de sus declaraciones; o (iii) una reclamación derivada del incumplimiento de este Contrato por parte del Cliente o de sus clientes secundarios, siempre que en ese caso EL PROVEEDOR (a) le notifique por escrito la reclamación de forma inmediata; (b) le otorgue control exclusivo de la alegación y resolución de la reclamación (siempre que no resuelva o alegue ninguna reclamación a menos que exima de toda responsabilidad a EL PROVEEDOR de forma incondicional y dicha resolución no afecte al Servicio o la actividad de EL PROVEEDOR); (c) le ofrezca toda la información y ayuda de la que dispone; y (d) no haya comprometido o resuelto dicha reclamación. 11.2. EL PROVEEDOR tendrá que eximir al CLIENTE y a sus organizaciones principales, filiales, afiliados, directivos, directores, empleados, representantes legales y agentes de éstos de toda responsabilidad derivada de cualquier reclamación, costes, daños y perjuicios, pérdidas, obligaciones y gastos (incluidos los honorarios y las costas) surgidos a raíz de: (i) una reclamación que alegue que el Servicio infringe directamente un derecho de copyright, una patente emitida en la Fecha de entrada en vigor o una marca comercial de un tercero; (ii) una reclamación que, en caso de ser cierta, constituiría el incumplimiento de las declaraciones de EL PROVEEDOR; o (iii) una reclamación derivada del incumplimiento de este Contrato por parte de EL PROVEEDOR, siempre que El CLIENTE (a) notifique la reclamación de inmediato por escrito a EL PROVEEDOR; (b) otorgue el control exclusivo a EL PROVEEDOR de la alegación y resolución de la reclamación (siempre que EL PROVEEDOR no resuelva o alegue ninguna reclamación a menos que exima al CLIENTE de toda responsabilidad de forma incondicional); (c) ofrezca a EL PROVEEDOR toda la información y ayuda de la que dispone; y (d) no haya comprometido o resuelto dicha reclamación. DÉCIMO SEGUNDA.- DESCARGO DE RESPONSABILIDAD 12.1 El PROVEEDOR y sus licenciantes se comprometen a prestar el servicio, dentro de las condiciones normales de operatividad del sistema y garantizan que el servicio tendrá la normalidad adecuada a las condiciones habituales del mercado. Debe entenderse por ello que la fiabilidad, idoneidad, calidad, adaptabilidad, veracidad, disponibilidad, o precisión del servicio o su contenido no pueden ser garantizadas en su totalidad. De igual manera no puede garantizarse la total seguridad, oportunidad, continuidad y funcionalidad del servicio cuando surjan fallas, imprevistos o circunstancias que afecten el debido funcionamiento, no atribuibles por culpa grave al PROVEEDOR. La responsabilidad y garantía del servicio ofrecido por el PROVEEDOR, estará ceñido a las condiciones aquí pactadas, así como a la regulación legal y reglamentaria que para este tipo de productos electrónicos establece la normatividad colombiana . El PROVEEDOR y sus licenciantes declaran y garantizan la fiabilidad, idoneidad, calidad, disponibilidad y seguridad del servicio de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo III – Acuerdo de nivel de servio (ANS) y Anexo I-Seguridad, privacidad e integridad del servicio, más allá de esto, El proveedor y sus licenciantes no declaran ni garantizan el uso del servicio sea seguro, oportuno, ininterrumpido o que funcione sin errores o en combinación con otro hardware, software, sistema o datos. 12.2 EL PROVEEDOR se obliga para con EL CLIENTE a ejecutar por sus propios medios, en forma independiente y con plena autonomía técnica y directiva el objeto mencionado en la cláusula primera del presente acuerdo de voluntades, con las obligaciones y especificaciones que aquí se contienen. En consecuencia, los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y extracontractuales a que hubiere lugar, pagos de obligaciones parafiscales derivadas del personal a su cargo, ya sean propios o del personal de los subcontratistas, no correrán por cuenta de EL CLIENTE, ya que ratifican las partes que no existe solidaridad entre ellas en razón de que la actividad de EL CLIENTE es completamente diferente a la actividad contratada, en concordancia con lo estipulado por el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo. DÉCIMO TERCERA.- CESIÓN, CAMBIO DE CONTROL 13.1 El CLIENTE no podrá ceder este Contrato sin el consentimiento previo por escrito de EL PROVEEDOR,pero EL PROVEEDOR NO podrá cederlo sin su consentimiento a (i) una organización principal o filial, ii) un inversor o (iii) un sucesor por fusión. Queda anulada cualquier pretensión de cesión que infrinja lo estipulado en esta sección. Cualquier cambio de control real o propuesto que dé como resultado que un competidor directo de EL PROVEEDOR posea o controle directa o indirectamente un mínimo del cincuenta por ciento (50 %) del CLIENTE permitirá a EL PROVEEDOR resolver este Contrato por motivos justificados de forma inmediata con aviso por escrito. DÉCIMO CUARTA.- NULIDAD Y VIGENCIA DE LOS PRESENTES ACUERDOS 14.1 En caso de no ser válida alguna de las disposiciones de este contrato, las partes implicadas acuerdan que dicha invalidez no afectará a la validez del resto de disposiciones del presente contrato. Este documento representa la totalidad del contrato entre EL CLIENTE y EL PROVEEDOR, el cual sustituye a cualquier contrato precedente, ya sea verbal o escrito, referente a este tema. Aceptado, EL CLIENTE: Firma: __________________________ Nombre: XXXXXXX Cargo: Representante Legal Fecha: xxxx de 2013 EL PROVEEDOR: Firma: _____________________________ Nombre: Freddy Alberto Moreno Cargo: Representante Legal Fecha: xxxx de 2013 ANEXO I SEGURIDAD, PRIVACIDAD E INTEGRIDAD DEL SERVICIO PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo tiene establecer un marco de actuación adecuado para garantizar la Seguridad, Privacidad e Integridad del servicio EBILL FACTURA ELECTRÓNICA - SAAS como de toda la información almacenada en los sistemas que dan soporte al mismo. Dicho marco de actuación descansa en una serie de derechos y deberes que afectan tanto al PROVEEDOR como al CLIENTE, siendo de obligatorio cumplimiento en su totalidad por ambas partes. SEGUNDA.- MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN 2.1. EL PROVEEDOR, entregará al CLIENTE un conjunto de mecanismos de autentificación: Código de Usuario y Password para acceder por Internet. EL PROVEEDOR se reserva la facultad de contrastar y verificar los datos identificativos del CLIENTE a través de los medios a los que tenga acceso. 2.2. EL PROVEEDOR, previa comunicación al CLIENTE, podrá cambiar los mecanismos descritos de autentificación para aplicarlos a la evolución tecnológica. 2.3. El CLIENTE se compromete a preservar la confidencialidad de los medios de autentificación. En caso de pérdida, sustracción o cualquier hecho que pudiera afectar a su confidencialidad, el CLIENTE deberá comunicarlo al EL PROVEEDOR urgentemente. Hasta que EL PROVEEDOR no sea notificado, quedará exonerado de toda responsabilidad por las operaciones efectuadas en ese intervalo. 2.4. Para seguridad del CLIENTE, si existiesen dudas razonables respecto de la identidad de la persona que emite una orden, EL PROVEEDOR no ejecutará dicha orden hasta que haya entrado en contacto directo con el CLIENTE y esclarecido la situación. Igualmente en caso de producirse un número de errores consecutivos que EL PROVEEDOR determine en cada momento, EL PROVEEDOR procederá a no ejecutar las órdenes y/o a bloquear las claves de acceso mediante comunicación previa al CLIENTE. Si las circunstancias aconsejaran la actuación inmediata de EL PROVEEDOR, ésta comunicará sin demora al CLIENTE las medidas adoptadas. Adicionalmente EL PROVEEDOR podrá establecer las medidas complementarias de seguridad que estime oportunas en cada momento, como por ejemplo, la realización de preguntas adicionales a los clientes, que deberán ser contestadas correctamente para poder seguir operando con EL PROVEEDOR. ANEXO II TARIFAS PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo recoge toda la información referente a tarifas a aplicar en cada caso en función de la edición seleccionada y el número de usuarios y empresas. SEGUNDA.- TARIFAS 2.1. Este apartado recoge las tarifas aplicables a las diferentes ediciones descritas en la estipulación CUARTA del presente contrato. CONCEPTO Activación TARIFA $390.000 más IVA COSTO POR FACTURA corte mensual Servicio de factura electrónica* $ 490 más IVA POR FACTURA corte mensual UNICO PAGO Volumen de transacciones mensuales $ 435 más IVA POR FACTURA corte mensual 0-1.000 1.001-3.000 $ 395 más IVA POR FACTURA corte mensual $ 295 más IVA POR FACTURA corte mensual 3.001-5.000 5.001-10.000 Las tarifas serán ajustadas anualmente de acuerdo con el IPC. *NOTAS: -Las facturas electrónicas que sean procesadas y almacenadas en nuestra plataforma serán facturadas al EMISOR haciendo un corte mensual, basado en la cantidad de facturas en el mes y el costo unitario de la misma. El pago se puede hacer en consignación en el Banco AVVillas046094959 Cuentacorriente, a nombre de FYM TECHNOLOGY S.A.S. También es posible hacer el pago por adelantado de las facturas electrónicas que requiera, al procesar cada factura serán descontadas del saldo a favor. -Conservación online de factura por 10 años (tiempo legal requerido para el CLIENTE). Al finalizar el periodo se hace entrega de la información al CLIENTE en el formato estándar y aceptado por la ley. -Al finalizar el periodo se hace un “Archiving” de la información y esta quedará disponible “offline” (por demanda en una base de datos fuera de línea). -Para cada factura incluye generación, envío, aceptación/rechazo, exhibición y conservación. -Los precios No incluyen IVA. ANEXO III ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS). PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo recoge toda la información referente al Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) en el que se definen todos aquellos parámetros que garanticen un servicio solvente, satisfactorio y de calidad. SEGUNDA.- Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS)Este apartado recoge los acuerdos de nivel de servicio: En caso que el sistema no tenga una disponibilidad de acuerdo a la esperada y esta sea reportada por el CLIENTE, se dará un descuento porcentual sobre el valor mensual del servicio de acuerdo con las siguientes consideraciones: • • • 10% si el nivel de disponibilidad está entre el 99.4% - 98% 50% si el nivel de disponibilidad está entre el 97% - 91% 100% si el nivel de disponibilidad es menor que el 90% F&M tendrán los siguientes canales y horarios de atención al CLIENTE: Canal Horario de disponibilidad Skype Mail (www.fymtech.com o [email protected]) 5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm 5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm Chat (www.fymtech.com) Teléfono (Bogotá Colombia 4778121) 5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm 5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm F&M dará respuesta a una solicitud cumpliendo los siguientes tiempos: Canal Mail (www.fymtech.com [email protected] ) Chat (www.fymtech.com) Teléfono (Colombia 4778121) Skype Tiempo (horas) 1 hora laboral Respuesta inmediata en horarios de atención definidos Respuesta inmediata en horarios de atención definidos Respuesta inmediata en horarios de atención definidos F&M dará solución a una solicitud cumpliendo los siguientes tiempos: Horas Tipo de solicitud 1 hora 24 horas 48 horas Solicitud estándar que no requiere ajuste de software Solicitud no estándar que requiere ajuste de software. Solicitud no estándar que requiere plan de acción correctivo preventivo y que tuvo que revisarla el comité de calidad Sistema de calidad certificado (ISO:9001:2008) F&M Technology cuenta con un sistema de calidad certificado ISO9001:2008 –No: CO10/3616, emitido por SGS Colombia S.A., válido desde el 27 septiembre 2010 hasta el 26 de Septiembre de 2013 en Construcción de Software y servicio de factura electrónica la cual cubre los procesos de Expedición (generación y numeración), entrega, aceptación, conservación y exhibición y procesos de apoyo que aseguran la calidad. F&M Technology recertificará el sistema de calidad de acuerdo a lo requerido por SGS Colombia S.A. de forma anual. Seguridad de la información de la plataforma A continuación se detallan los controles de seguridad que son considerados en la plataforma de EBILL Factura electrónica: Control Descripción Cifrado de la información en transito Autenticación de usuarios con contraseñas Autenticación fuerte o de dos factores (opcional – costo adicional) Revisión de vulnerabilidades diariamente Pruebas de penetración periódicas Pistas de auditoría Auditoría del centro de datos (reporte SAS70 tipo II) Uso de certificados digitales para cifrar la información en el transito (tecnología SSL). Uso de contraseñas que exigen un nivel de complejidad (Una mayúscula, un dígito y un caracter (especial). Adicional a las contraseñas exigir autenticación mediante certificados digitales (opcional – costo adicional). Nuestra aplicación es evaluada periódicamente por un tercero independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable. Personal interno idóneo con certificaciones CISA,CISSP, CISSM realizará pruebas de penetración dos veces al año. El sistema generará logs o pistas de auditoría de las actividades realizadas en el sistema. El centro de datos es evaluado anualmente y se genera un reporte de auditoría de esta evaluación (reporte SAS70 tipo II). El centro de datos cuenta con la certificación en seguridad ISO27001. Disponibilidad de la información plataforma La aplicación de BILL Factura electrónica se encuentra implementada en computación en la nube proveída por Microsoft denominada Windows AZURE. La que incluye los siguientes servicios y niveles de servicio: Servicio AZURE computo AZURE SQL Server Nivel de servicio Tiempo de actividad de conectividad mensual mayor a 99% tiempo de actividad de instancia de rol (de computo) mensual mayor a 99% Disponibilidad mensual mayor a 99% Tecnología de disponibilidad incluida en la plataforma Balanceadores de carga por desempeño y ubicación, Alta disponibildad (copia de la información en 2 ubicaciones fìsicas adicionales –respaldo y tolerancia a fallas automático – DRP built-in). ANEXO IV SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA DETALLADO PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo recoge toda la información referente al servicio detallado de factura electrónica en el que se definan todos aquellos parámetros que garanticen un servicio de acuerdo con las leyes, decretos y resoluciones aplicables. SEGUNDA.- DETALLE DEL SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA Este apartado recoge detalle del servicio de factura electrónica: El servicio de factura electrónica se presta a través de nuestro portal EBI (EBILL), en el que usted podrá realizar todas las actividades inherentes del proceso de factura electrónica como son: 1. • • • 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. Expedición. Generamos las facturas electrónicas, de acuerdo con las características técnicas y de control exigidas por la DIAN: Artículo 4 de la resolución 14465 del 28 de Nov. de 2007 y el anexo 001 – Procedimiento para la generación del contenido técnico de control de las facturas y de las notas crédito. Cumpliendo con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. Cumpliendo con los requisitos fiscales contenidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario de acuerdo con el artículo 3 del decreto 1929 del 27 de Mayo de 2007. Entrega. Enviamos automáticamente las facturas electrónicas al correo electrónico del CLIENTE y/o en el portal EBI o ubicación de red definida por el CLIENTE (de acuerdo a las definiciones hechas en el acuerdo de facturación electrónica). Aceptación. Nuestro sistema de aceptación permite asegurar que el CLIENTE recibió las facturas electrónicas de acuerdo a las definiciones hechas en el acuerdo de facturación electrónica. Conservación. Almacenamos las facturas electrónicas en nuestras bases de datos durante la prestación del servicio en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el término exigido por la ley, conservando su contenido fiscal y técnico cumpliendo con los artículos 12 (5) y 13 (6) de la Ley 527 de 1999. EL CLIENTE podrá hacer una copia de seguridad cuando así lo requiera. Exhibición. Por medio de nuestro portal eBill, usted podrá exhibir sus facturas electrónicas originales, sin necesidad de reproducirlas (físicamente) y garantizando la exactitud de la información. Adicionalmente, si la exhibición de las facturas se le requiere al adquiriente, también podrán hacerlo por medio del portal, cumpliendo así con el artículo 5 del Decreto 1929. La representación digital será muy similar a las facturas actuablemente usadas en EL CLIENTE (si el plan seleccionado lo incluye, si no se usará un formato estándar para facturas). Además, generamos los reportes para enviar a la DIAN los reportes que usted y sus clientes deben reportar como son. EL CLIENTE será el responsable frente a la DIAN de la revisión de los archivos y envío: Consolidado mensual por adquirente, cumpliendo con las especificaciones técnicas descritas en el anexo 002 de la Resolución 14465. Informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas, cumpliendo con las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 004 de la Resolución 14465. Consolidado mensual por obligado a facturar, el cual debe presentar periódicamente el adquiriente que pretenda hacer valer costos y deducciones. Este informe lo realizamos cumpliendo con las especificaciones técnicas que figuran en el anexo 003 de la Resolución 14465. Información detallada, la cual podrá exigir la DIAN a los obligados a facturar y a los adquirientes. Esta información se entregará en el formato cuyas especificaciones técnicas se incluyen en el anexo 005 de la Resolución 14465.