DIAPOSITIVA 2 1-¿Qué es el diagrama de Gantt? 1. La gráfica o diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que ilustra un cronograma de gestión de proyectos, llamado así por su inventor, Henry Gantt, quien diseñó este modelo a principios del siglo pasado. 2. Por tener una vista general de las tareas, es posible saber qué tareas tienen que completarse y en qué fecha, pues el cuadro muestra el marco del tiempo y las actividades del proyecto. 3. Los gráficos modernos de Gantt también muestran las relaciones de dependencia entre las actividades y el estado actual de la programación. Un diagrama de Gantt enumera las tareas que se realizarán en el eje vertical y los intervalos de tiempo en el eje horizontal. El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión que sirve para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto. Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas. El diseñó unos sistemas para medir la eficiencia y la productividad de los trabajadores, tales como: bonos de tareas y sistema de pago de salarios y otros métodos que facilitaban este proceso contable. Este diagrama se volvió muy popular por su sencillez, efectividad y calidad en ese momento, así que este invento que señala las diversas tareas a realizar sobre una línea de tiempo horizontal, se ha empleado frecuentemente como herramienta en operaciones que requieren una estricta planificación temporal. Pero los estudios de Henry Gantt se centraron en el análisis del rendimiento de los métodos de trabajo El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos. En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años. En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto. Diapositiva 3 que sigas los siguientes pasos: 1. El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica. 2. El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso. 3. Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones. 4. Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas. DIAPOSITIVA 9 ¿Cuál es el aporte del posible uso del Diagrama de Gantt en la gestión de la innovación? Usar un diagrama de Gantt en el proceso de la gestión de la innovación nos proporciona muchas ventajas, para empezar Claridad, ya que un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas temporales en una vista general única del proyecto, de esta forma se sabe donde se encuentra cada fase del proyecto. Otra ventaja es la comunicación porque los miembros del proyecto pueden tener una vista general del progreso de cada tarea del proyecto, el rendimiento de las personas que conforman el proyecto es más eficaz y son conscientes al tener una idea clara y con esto poder adaptarse a nuevas rutinas de trabajo según las necesidades del proyecto. El diagrama de Gantt nos ayuda a establecer plazos de tiempo realista, es decir, el diagrama indica en qué periodo o tiempo tiene que completarse una fase o una tarea determinada del trabajo. Los proyectos en la gestión e innovación suelen tener cambios de ideas y al tener una vista general de las modificaciones inesperadas en los objetivos o en el plazo del tiempo, se pueden ajustar las fases y recursos del proyecto como debe ser o como corresponde. DIAPOSITIVA 4 Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt Hay dos razones principales por las que los diagramas de Gantt son tan apreciados en la gestión de proyectos. Por un lado, facilitan la creación de planes complejos, especialmente aquellos en los que participan varios equipos y cuyos plazos cambian. Los diagramas de Gantt ayudan a los equipos a planificar el trabajo basándose en los plazos y a asignar los recursos correctamente. sintetizan la información y muestran cómo afectan las elecciones a los plazos. Con la finalidad de optimizar este proceso de implementación se desarrolla un Diagrama de Gantt, el cual se seguirán los siguientes pasos: Elaborar listado de tareas y la duración de la misma. Priorizar dichas tareas según la importancia y/o urgencia de las mismas. Evaluar si dichas tareas de realizarán completas o se pueden dividir en partes. Evaluar si algunas tareas se pueden ejecutar simultáneamente. EJEMPLODE USO RESTARURATE La administración de proyectos se da en muchas empresas, de cualquier tamaño (chico, mediano o grande) y actividad (empresas de producción, de servicios, de comercialización, etcétera). Entonces, es importante que las personas que forman parte del proyecto, y sobre todo los administradores, conozcan y sepan utilizar las herramientas que ayudan a gestionarlo. Una de esas herramientas es el diagrama de Gantt, que resulta muy útil para planificar tareas, controlar, brindar un vistazo rápido y global del proyecto y para ayudar a que se cumpla con el mismo en el tiempo asignado. En el presente trabajo se realiza una introducción a la administración de proyectos y al diagrama de Gantt, para luego aplicar dicho diagrama a un proyecto real y concreto de una pequeña empresa, ilustrando todo lo expuesto anteriormente. La administración de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporario diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitados en tiempo y en costos), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos, y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos. Por lo general, se nombra un gerente de proyecto para que encabece al equipo, coordine sus actividades y las actividades de otros departamentos relacionados con el proyecto y se haga directamente responsable ante el nivel más elevado de la organización. Esta exposición administrativa ejecutiva brinda al proyecto mucha pericia dentro de la organización, asegura la atención de los departamentos funcionales hacia el proyecto y alienta la cooperación entre el equipo del proyecto y otras unidades de la organización. Normalmente, la organización del proyecto se establece mucho antes de su inicio, de manera que se pueda desarrollar el plan del proyecto. El plan se establece antes de que empiecen sus actividades y se modifica conforme cambian las condiciones durante su desarrollo. El plan es el plano y guía general para lograr la conclusión exitosa del proyecto. Las funciones de planeación y control se desarrollan conforme avanza el proyecto y aseguran el desempeño oportuno de sus actividades dentro de estándares de costo y calidad. La generación periódica de diagramas, informes y programas actualizados mantienen en forma a todas las partes interesadas sobre su trabajo en particular, y acerca de cuándo debe ejecutarse cada actividad, qué acciones correctivas se requieren y qué problemas en particular deben vigilarse. Algunas de las tareas que tienen una prioridad para el crecimiento de nuestro restaurante serán: Iniciar la compra de los activos e instalarlos Implementación y adecuar el lugar de trabajo Reclutamiento, selección y capacitación de personal Implementación de sistemas informáticos Implementación de estrategias. quién debería usar los Diagramas de Gantt Esta herramienta está pensada para el Director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa. El diagrama de Gantt resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizando, a medida que se producen cambios. En este artículo puedes informarte de cómo organizar el cronograma de actividades con Gantt. . Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo más recomendables es La creación y gestión de proyectos permite que las estrategias, ya sean de marketing o no, se aprovechen al máximo, desde la fase de planificación hasta la fase de ejecución. 5. Por ejemplo, si deseas vender más pero no sabe cómo, un proyecto de aumento de ingresos puede mostrarte el paso a paso, así como el nivel de progreso de cada una de las etapas. 6. Los elementos terminales y los elementos de resumen constituyen la estructura analítica del proyecto. Los gráficos modernos de Gantt también muestran las relaciones de dependencia entre actividades. 7. 8. El plan de emergencia. 9. Contactar a los medios de comunicación para dar a conocer al restaurante 10. Hablar directamente con las personas para saber cuáles son sus recomendaciones y poder mejorar el servicio. 11. 12. Plan de Recuperación. 13. Creación de Campaña Publicitaria donde recalque los productos y servicios que ofrece el restaurante y sus compromisos con los comensales 14. Crear eventos sociales donde se pueda interactuar directamente con las personas y se logre obtener más confianza. 15. 16. Tratar de contentar a las personas con Descuentos atractivos. DIAPOSITIVA 6 Aspectos necesarios para un buen diagrama de Gantt Un diagrama de Gantt debe incluir los siguientes datos: La fecha de inicio del proyecto El nombre o la descripción de cada tarea del proyecto Los recursos asignados a cada tarea Una fecha de inicio y una fecha de finalización de cada tarea La duración de cada tarea La relación entre tareas La fecha de finalización del proyecto Todas las tareas deben estar relacionadas y conectadas entre sí. Cuando hay una tarea sin relaciones ni dependencias, podemos denominarla tarea pendiente o huérfana. Sin embargo, es posible tener varios grupos de tareas que tienen lugar de manera simultánea. Hay cuatro tipos de relaciones o dependencias entre las que puedes elegir: 1. De fin a inicio. Es cuando una tarea debe completarse para que pueda iniciarse la siguiente. Es la opción más habitual. 2. De inicio a inicio. En este caso, tan pronto como se inicia una tarea, se puede iniciar la siguiente. Por ejemplo, en un proyecto de vivienda, una vez que alguien comienza a colocar los paneles de yeso, otra persona puede comenzar a pintar. No es necesario que toda la casa tenga paredes de yeso para comenzar a pintar la primera habitación. 3. De fin a fin. En algunos casos, una tarea no puede finalizar hasta que no termine la anterior. Por ejemplo, la inspección de una casa no se puede completar hasta que se termine su construcción. 4. De inicio a fin. Esta relación es la menos común. Es cuando una tarea no puede terminar hasta que se inicie otra. Por ejemplo, en el servicio al cliente, el empleado en el turno de día no puede terminar hasta que el empleado en el turno de noche haya llegado y haya empezado a trabajar. A partir de esa base, el diagrama de Gantt puede volverse más sofisticado y más poderoso. Desglosemos algunos de los componentes esenciales: Tiempo: La duración de cada tarea se muestra a menudo en días, semanas o meses, pero también puede representarse en minutos u horas. El día o la hora actual suele estar resaltado. P.D.: La longitud de cada rectángulo indica cuánto tiempo se espera que lleve una tarea, lo que se conoce como la duración de la tarea. Tareas: Hay actividades (o tareas) individuales que requieren varias etapas para completarse. Cada tarea puede ser independiente, pero también puede ser parte de un segmento de tareas más grande, como grupos y subgrupos. Propietario: Representa a la persona responsable de la tarea. Nota: Puede ser una persona sola o un equipo entero. Estado: Cada tarea atraviesa varias etapas hasta que se completa. El estado representa en qué etapa está cada tarea actualmente. Los estados más usuales pueden incluir “siguiente” “planificada”, “detenida,” “pasos a seguir”, “hito”, etc. Hitos: Son las tareas generales que no tienen una duración y que suelen marcar el final de una determinada parte de un proyecto. El punto de referencia que es la fecha en la que el proyecto está programado para completarse, también conocida como fecha de finalización. Por ejemplo, si tu proyecto tiene 5 fases, puedes establecer un hito para completar al final de cada fase. Dependencias: que a menudo se representan como flechas que enlazan dos tareas. Muchas tareas no pueden comenzar hasta que se complete otra.* DIAPOSITIVA 7 Ejemplo de aplicación de Gantt Un buen ejemplo del uso del diagrama de Gantt puede ser gestionar presupuestos o controlar el gasto en diferentes partidas. Pero, además de las finanzas existen muchas otras aplicaciones de este tipo de gráficos, como las siguientes: 1. Diagrama de Gantt en proyectos de construcción. Es habitual pensar en esta herramienta para la gestión de proyectos y, en este caso, puede suponer un gran apoyo para la gestión de contratas y el seguimiento de los trabajos. Se trata de un diagrama muy fácil de usar que puede agrupar fácilmente todas las etapas de construcción en las columnas, permitiendo editar las tareas y personalizarlas según las necesidades. 17. Diagramas de Gantt en marketing. En esta área se utiliza para gestionar eventos, ya que el gráfico permite aplicar diferentes escalas de tiempo para las distintas fases de un evento de marketing. Su uso hace posible aumentar la eficiencia en la gestión y permanecer actualizado. Además, resulta la herramienta perfecta para facilitar la adaptación en un entorno tan cambiante como éste, ya que facilita incorporar cambios de última hora sin que ello suponga un problema de cara al cronograma DIAPOSITIVA 8 COMPAÑERO DIAPOSITIVA 9 18. ¿Cuáles son los beneficios del diagrama de Gantt? 19. Claridad 20. Uno de los mayores beneficios del diagrama de Gantt es la capacidad de la herramienta para reducir múltiples tareas y cronogramas en un solo documento. 21. Es decir, tú puedes comprender fácilmente dónde se encuentran tus acciones de marketing y ventas en un proceso, mientras comprendes las formas en que elementos independientes se unen para completar el proyecto. 22. Comunicación 23. Tú puedes usar los diagramas de Gantt para mejorar otras actualizaciones de estado. Simplemente aclarar las posiciones del gráfico proporciona un método visual fácil para ayudarlo a comprender el progreso de la tarea. 24. Motivación 25. Algunos profesionales se vuelven más efectivos cuando se enfrentan a una forma de motivación externa. Los diagramas de Gantt ofrecen la capacidad de enfocar el trabajo frente a la línea de tiempo de una tarea o al final de un segmento de diagrama. 26. Por eso los gráficos de Gantt son tan importantes, porque asocian tus hábitos de trabajo con el cronograma general del proyecto. 27. Coordinación 28. Para los propietarios de pequeñas y medianas empresas, los beneficios de un diagrama de Gantt incluyen la capacidad de secuenciar eventos y reducir el potencial de sobrecarga de trabajo. 29. Algunas personas incluso usan combinaciones de gráficos para dividir proyectos en conjuntos de tareas más manejables. 30. Creatividad 31. A veces, la falta de tiempo o recursos obliga a los gerentes de proyecto a encontrar soluciones creativas. 32. Ver cómo las tareas individuales se entrelazan en los gráficos de Gantt a menudo alienta nuevas asociaciones y colaboraciones que pueden no haber evolucionado en los sistemas tradicionales de asignación de tareas. 33. Tiempo de gestión 34. La mayoría de los gerentes de proyectos consideran la planificación como uno de los beneficios clave de los diagramas de Gantt en un entorno creativo. 35. Ayudar a los equipos a comprender el impacto general de los retrasos en los proyectos puede fomentar una colaboración más fuerte al tiempo que fomenta una mejor organización de tareas. 36. Flexibilidad 37. Al usar Excel para generar gráficos de Gantt o cargar tareas en un generador de gráficos más preciso, la capacidad de representar nuevos gráficos en la medida que tu proyecto evoluciona te permite reaccionar ante cambios inesperados en el alcance o la línea de tiempo del proyecto. 38. Si bien revisar el cronograma del proyecto con demasiada frecuencia puede eliminar algunos de los otros beneficios de los diagramas de Gantt, proporcionar una visión realista de un proyecto puede ayudar a los miembros del equipo a recuperarse de los contratiempos o adaptarse a otros cambios. 39. Capacidad de gestión 40. Para los gerentes de proyectos que se ocupan de tareas complejas (como eventos, por ejemplo), los beneficios de los diagramas de Gantt incluyen tareas de externalización. 41. Al ver todas las piezas de un rompecabezas de diseño, se puede tomar decisiones de recursos y horarios más enfocadas y efectivas. 42. Eficiencia 43. Otro beneficio de los gráficos de Gantt es la capacidad de aprovechar los plazos de otros para obtener la máxima eficiencia. Por ejemplo, mientras tú esperas a que funcionen otras tres tareas antes de comenzar una parte crucial de un paso, puedes realizar otras tareas del proyecto. 44. La visualización del uso de recursos durante los proyectos permite a los gerentes aprovechar mejor las personas, los lugares y las cosas. 45. Rendición de cuentas 46. Cuando tu empresa atraviesa cambios organizativos importantes, documentar el esfuerzo y los resultados se vuelve crucial para el éxito. 47. El uso de gráficos de Gantt durante proyectos críticos le permite realizar un seguimiento del progreso del equipo, destacando las grandes victorias y los grandes fracasos. Procesos de Operación Para fines prácticos del trabajo, las operaciones si dividirán en tres: el proceso de servicio, proceso de la cocina, y proceso de abastecimiento. Cada uno de los procesos se presentara con diagramas de flujo. Proceso del servicio. El restaurante abrirá todos los días, el horario en servicio será de 12:00pm a 22:00hrs de lunes a jueves, de viernes a domingo horario de atención será de 11:00am a 23:00hrs, en caso de ser necesario se pagaran horas extra a los empleados. Utiliza un diagrama de Gantt si… Tienes que conocer las dependencias entre las tareas Aunque un calendario de proyecto tradicional es adecuado para programar tareas concretas, no ilustra las dependencias entre ellas. ¿Cómo afectan las tareas anteriores en las que les siguen? ¿Qué hay que acabar antes de abordar una tarea determinada? Se trata de información importante que debes conocer para planificar un programa y un flujo de trabajo realistas, y es mucho más sencillo de ver con un diagrama de Gantt. Las dependencias de tareas se ven inmediatamente en un diagrama de Gantt. Esto se debe en parte a que todo el diagrama se estructura como una pila de fichas de dominó para ayudarte a entender cómo fluyen e interactúan las tareas. No obstante, los diagramas de Gantt llevan la ilustración de las dependencias a otro nivel, marcando con claridad estas relaciones con una línea entre las barras de las tareas. Estas líneas indican de inmediato si una tarea depende de otra. Tienes que identificar la ruta crítica de tu proyecto Siempre puede ocurrir algo inesperado, por lo que querrás saber en qué parte de la cronología del proyecto tienes margen y en qué parte todo tiene que seguir el programa previsto sin dilación. La mejor forma de hacerlo es usando el método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés). La ruta crítica de tu proyecto es la línea más larga de tareas dependientes desde el inicio del proyecto a su final. Si algo se sale de dicha ruta, todo el proyecto estará en peligro de finalizar más tarde de lo previsto. Tu ruta crítica es casi imposible de identificar en un calendario de proyecto estándar, aunque es sorprendentemente sencillo con un diagrama de Gantt. Puedes trazar literalmente las tareas que dependen de otras e identificar la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto. Esta información te permite ser ágil y cambiar rápidamente las prioridades cuando proceda sin que ello afecte a tus hitos o a la fecha de vencimiento. Por ejemplo, puedes ampliar la fecha límite para redactar las publicaciones de las redes sociales promocionando el evento sin mover la fecha del evento en sí. Tienes que gestionar varios proyectos a la vez Muchas veces tienes que ocuparte de más de un proyecto a la vez. Hay muchos aspectos que controlar y visualizar todas esas tareas y fechas de vencimiento en un solo calendario es suficiente para dejarte bizco. Sin embargo, tener calendarios completamente independientes para cada proyecto es engorroso y complica la supervisión del progreso. Los diagramas de Gantt facilitan la visualización de varios proyectos a la vez. Puedes tener diagramas de Gantt independientes para proyectos y, además, disponerlos en capas unos encima de otros para comprender cómo encaja el conjunto. Este planteamiento no solo es más rápido (¡adiós a los 14 calendarios diferentes!) y sencillo de entender, sino que además te ayuda a comprender cómo los diferentes proyectos simultáneos se solapan entre ellos desde una perspectiva cronológica para que puedas gestionar las cargas de trabajo y los recursos en consecuencia. Contratar a empleados comprometidos que estén dispuestos a cumplir con todas las normativas impuestas por la empresa. Realizar reuniones entre empleados cada cierto tiempo recordando y reforzando los valores del restaurante Tener una buena relación con los comensales y buen punto de vista al visitarnos. Cuándo debería usar los diagramas de Gantt? 1. Planificación del flujo de trabajo A muchos nos resulta mucho más fácil comprender los objetivos específicos y los requisitos de un proyecto cuando podemos verlos de forma visual y los diagramas de Gantt son una forma excelente de obtener una representación visual del proyecto. Cuando esboces el proyecto, podrás ver claramente qué tareas dependen de otras, qué tareas deben tener prioridad y dónde debe estar el foco principal de cada miembro del equipo en cada etapa del proyecto. 3. Interpretación y configuración de los plazos de las tareas Cuando diseñes el proyecto, podrás ver claramente qué tareas dependen de otras, qué tareas deben tener prioridad y dónde debe estar el foco principal de cada miembro del equipo en cada etapa del proyecto. Cuando hayas identificado la ruta crítica de un proyecto, deberás establecer algunos plazos para cada tarea individual. para mostrar claramente las dependencias de las tareas, es una gran ayuda para interpretar y establecer plazos y que no se retrase el cronograma de un proyecto por una sola tarea que no se completó. Tener una visión clara del cronograma del proyecto y cualquier plazo necesario también ayuda a los administradores de proyectos a informar a sus superiores y a las partes interesadas con precisión.
