PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE EQUIPO
DE CÓMPUTO
Elaboró:
Ricardo González
Coordinador de Sistemas
Revisó:
Erik Iván Barajas
Director General
Próxima revisión: Abril del 2023
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Rev.
Aprobó:
Erik Iván Barajas
Director General
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1. OBJETIVO
Proporcionar las bases para lograr la homologación de los procesos y mantener el
registro, control, ubicación, estado y distribución de todos los bienes y servicios
informáticos al cuidado de FERBAQ S.A DE C.V garantizando con ello una
asignación, préstamo y administración de estos a fin de satisfacer los
requerimientos de los usuarios y lograr el aprovechamiento de estos recursos.
2. ALCANCE
Aplica a todo el personal relacionado a FERBAQ S.A DE C.V. el cual sea acreditado
a un equipo de cómputo
3. DEFINICIONES
3.1 Mantenimiento preventivo: es el destinado a la conservación de equipos o
instalaciones mediante la realización de revisión y reparación que garanticen su buen
funcionamiento y fiabilidad.
3.2 Impresora: una impresora es un dispositivo periférico del ordenador que permite
producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en
un formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel,
utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.
3.3 Laptop: es un dispositivo informático que se puede mover o transportar con
relativa facilidad, los ordenadores portátiles son capaces de realizar la mayor parte
de las tareas que realizan los ordenadores de escritorio, además, también tienen la
capacidad de operar por un período determinado por medio de baterías recargables,
sin estar conectadas a una red eléctrica.
3.4 CPU: es el hardware dentro de un ordenador u otros dispositivos programables,
que interpreta las instrucciones de un programa informático mediante la realización
de las operaciones básicas aritméticas, lógicas y de entrada/salida del sistema.
3.5 No Break: es un dispositivo que gracias a sus baterías u otros elementos
almacenadores de energía, durante un apagón eléctrico puede proporcionar energía
eléctrica por un tiempo limitado a todos los dispositivos que tenga conectados.
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3.6 Periférico de Entrada y Salida: es aquel tipo de dispositivo periférico de un
computador capaz de interactuar con los elementos externos a ese sistema de forma
bidireccional, es decir, que permite tanto que sea ingresada información desde un
sistema externo, como emitir información a partir de ese sistema.
3.7 Monitor: es el principal dispositivo de salida (interfaz), que muestra datos o
información al usuario. También puede considerarse un periférico de Entrada/Salida
si el monitor tiene pantalla táctil o multitáctil.
3.8 Mouse: es un dispositivo apuntador utilizado para facilitar el manejo de un entorno
gráfico en una computadora. Generalmente está fabricado en plástico, y se utiliza con
una de las manos. Detecta su movimiento relativo en dos dimensiones por la
superficie plana en la que se apoya, reflejándose habitualmente a través de un
puntero, cursor o flecha en el monitor.
3.9 Teclado: un teclado es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado
en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o
teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que
envían información a la computadora o al teléfono móvil.
3.10 Cable de Red: elemento físico que permite conectar entre sí a diferentes
computadoras (ordenadores) y a otros aparatos informáticos.
3.11 VGA: cable de video que permite la presentación de gráficos entre
computadoras.
3.12 Cable DVI: es una interfaz de video diseñada para obtener la máxima calidad
de visualización posible en pantallas digitales, tales como los monitores con pantalla
de cristal líquido (LCD) de pantalla plana y los proyectores digitales.
3.13 Teléfono: el teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para
transmitir señales acústicas a distancia por medio de señales eléctricas.
3.14 HDMI: es una norma de video, cifrado sin compresión apoyada por la industria
para que sea el sustituto del euroconector. HDMI provee una interfaz entre cualquier
fuente de audio y vídeo digital como podría ser un sintonizador TDT, un reproductor
de Blu-ray, un tablet PC, un ordenador (Microsoft Windows, GNU/Linux, Apple Mac
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OS X, etc.), un receptor A/V, y un monitor de audio/vídeo digital compatible, tal como
un televisor digital).
4. POLÍTICAS
4.1 ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO
4.1.1 El Departamento de sistemas en conjunto con la empresa SMIT son los
únicos responsables de la asignación y distribución de todo el equipo de
cómputo, propiedad de FERBAQ, su asignación y distribución estará a cargo y
deberá contar con el visto bueno del área de Recursos Humanos y Dirección
General.
4.1.2 Toda asignación especial de equipo de cómputo deberá de solicitarse
invariablemente mediante un escrito por correo electrónico dirigido al
Departamento de sistemas indicando las características y
especificaciones técnicas del mismo y el nombre de la persona a la que
será asignado el equipo.
4.1.3 El Departamento de sistemas, deberá evaluar y en caso procedente,
realizar la asignación especial del equipo en base a las existencias.
4.1.4 El Departamento de sistemas, será la responsable de registrar todos los
movimientos de asignación de equipo, a efecto de tener actualizado el
inventario de sistemas, así como los resguardos correspondientes.
4.1.5 Una vez asignado el equipo, El Departamento de sistemas deberá de
elaborar el resguardo correspondiente que deberá incluir principalmente
la descripción técnica del equipo, carta de asignación de tecnología (Acta
de entrega), costo (factura) y número de inventario (Id de equipo).
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ÁREA
Departamento
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N° ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1
Recibe, mediante oficio o correo electrónico la solicitud para la
asignación del equipo de tecnología, por parte de alguna unidad
administrativa, en la que se deben señalar las características y
especificaciones técnicas requeridas o de acuerdo a la experiencia
del departamento se otorga unidad con características adecuadas
para el desempeño laboral.
2
Se
Recibe
la
solicitud,
se
analiza
y
se
turna.
Se valida si se tiene en existencia algún equipo con las
características solicitadas. De lo contrario se analizan precios con
distintos proveedores para la compra del mismo.
3
Cuando ya se tiene el equipo de manera física en el Depto. de
Sistemas se registra en inventario y se da salida mediante un
memorándum (Ficha técnica y carta responsiva), se elaboran 2
originales con datos correspondientes del equipo y del usuario
asignado. (1 para el Depto. de RH y otro para el Depto. de Sistemas)
4
Dependiendo el caso, si es ingreso de colaborador; se otorga el
equipo en su llegada del mismo con sus documentos
correspondientes.
Si es reasignación se firma nuevamente su acta de entrega que se
le otorgo cuando se entregó el equipo para que en ella se estipule
que hace entrega del equipo anterior es decir el equipo que
regresara a sistemas para el otorgamiento del nuevo, se entrega
nueva acta de entrega y se brinda el nuevo equipo.
5
Se instala equipo de cómputo dependiendo sea laptop, CPU,
teléfono fijo o celular en el lugar indicado por el área de recursos
humanos.
6
CONCLUYE ACTIVIDAD
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4.2 PRÉSTAMO DE EQUIPO DE CÓMPUTO
4.2.1 El Departamento de sistemas es el único responsable de autorizar los
préstamos del equipo de cómputo propiedad de FERBAQ, esto en base a las
existencias.
4.2.2 Toda solicitud para préstamo de equipo de cómputo deberá hacerse
mediante un oficio dirigido a El Departamento de sistemas e ir acompañada
de la justificación que fundamente el préstamo del equipo.
4.2.3 Los préstamos de equipo de cómputo se harán únicamente a
trabajadores de FERBAQ, sin excepción alguna, salvo en casos especiales
siempre y cuando se cuente con la autorización de Dirección General.
4.2.4 El tiempo de préstamo del equipo dependerá de la disponibilidad de
este, tomando en cuenta los requerimientos de cada una de las áreas
solicitantes.
4.2.5 Todo equipo de cómputo que sea otorgado en calidad de préstamo
deberá llevar el oficio correspondiente (Ficha técnica y Carta Responsiva), el
cual debe estar debidamente firmado por quien lo entrega, por quien lo recibe
(usuario) y por quienes lo autorizan.
4.2.6 El equipo a préstamo deberá ser devuelto a El Departamento de
sistemas en la fecha indicada en el vale correspondiente (Vale de Préstamo
de equipo), en las mismas condiciones en las que se le hizo el préstamo, en
caso no ser devuelto en el tiempo establecido, El Departamento de sistemas
recogerá el equipo o en su defecto turnará el asunto a la instancia
correspondiente.
4.2.7 Durante el tiempo que dure el préstamo, el usuario será el único
responsable del cuidado y buen uso de dicho equipo y deberá responder por
cualquier daño, robo o extravío de este.
4.2.8 En caso de que el plazo de préstamo termine y el solicitante requiera
seguir utilizando el equipo, deberá de solicitar la ampliación del plazo
mediante oficio dirigido a El Departamento de sistemas.
4.2.9 El Departamento de deberá evaluar y en su caso aprobar la ampliación
solicitada, notificando al usuario la respuesta.
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ÁREA
Departamento
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N° ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1
Se recibe correo u oficio de las unidades administrativas la
solicitud de préstamo del Equipo de cómputo, mismo que revisa
y turna lo recibido.
2
Se crea un usuario de invitado para que la persona que le de
uso no manipule información que no es correspondiente.
3
Se genera la ficha técnica y carta responsiva para la asignación
al usuario
4
Se recaban las firmas de la persona que autoriza el equipo y se
procede a otorgar el equipo.
5
Se le brinda seguimiento de acuerdo a el acuerdo de la fecha
de entrega del mismo.
6
CONCLUYE ACTIVIDAD
4.3 DEVOLUCIÓN DE EQUIPO POR RENUNCIA, BAJA O CAMBIO DE
EQUIPO.
4.3.1 Los titulares de las unidades administrativas serán responsables
de reportar al Departamento de sistemas cualquier solicitud de
movimiento de equipo, devolución y cambio de resguardo que se
pretenda realizar.
4.3.2 El Departamento de sistemas será la responsable de registrar y
atender todos los movimientos de baja, reasignación de equipo y
cambios de resguardo en FERBAQ, a efecto de tener actualizado el
inventario de los bienes informáticos, así como la elaboración de los
nuevos resguardos.
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ÁREA
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N°
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1
Se recibe la solicitud por frecuencia del Depto. de RH o Dirección General.
2
Se prepara el acta de entrega correspondiente al equipo o persona
mencionada.
3
Se realiza un análisis de la información (Correo electrónico, Información
en documentos, escritorio, descargas, entre otros).
4
5
Se cambian contraseñas de acceso y contraseña de correo electrónico por
seguridad.
Se realiza la colecta del equipo firmando de entrega con el usuario
correspondiente.
6
Se respaldan los datos de acuerdo a el procedimiento de respaldo de
información.
7
CONCLUYE ACTIVIDAD
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
5.1 El Departamento de sistemas en conjunto con SMIT será el encargado de
realizar el proceso de asignación, préstamo y devolución de equipo de cómputo.
6. DESARROLLO
6.1 Para poder ejecutar el plan de respaldo de información, es necesario contar
con un inventario actualizado que contemple los equipos de cómputo, así como su
ubicación física y usuario responsable.
Lo anterior permitirá contar con un historial de equipos de cómputo asignados por
usuario para en lo posterior facilitar la identificación de equipos y tener la
información en el momento indicado.
7. REGISTROS, ANEXOS O FLUJOGRAMAS
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8. REFERENCIAS
9. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción
No. De Cambio