Organización del Dossier de Proyecto/Obra Por: Mario Ticona M. Ingeniero Mecánico [email protected] Algunas aclaraciones • Dossier: conjunto de documentos procedimientos, informes, registros, etc. que incluyen toda la información requerida sobre un tema concreto. • Por lo general, estos documentos suelen ir archivados en carpetas o archivadores, y una vez completado el dossier, se guarda o archiva como una única unidad documental para su posible consulta futura. Algunas aclaraciones • Por ejemplo, se suele llamar “dossiers de fabricación” a los dossiers que incluyen los documentos que demuestran que un determinado producto ha sido fabricado conforme a las especificaciones fijadas para este. • En el ámbito de la construcción, seria el “dosssier de proyecto u obra”, que se entrega al finalizar el servicio. El dossier de una obra electromecanica es la base para poner la puesta en servicio de una planta industrial (precomisionado). Es un paso previo para alistar el funcionamiento de equipos. Algunas aclaraciones • En el ámbito empresarial, y sobre todo en el sector industrial, cuando hablamos de “dossier de calidad”, nos referimos a un dossier que incluye todos los documentos que certifican que un determinado proceso, producto o servicio se ha realizado conforme a unos estándares de calidad fijados. Pasos para elaborar un dossier final / dossier de calidad Se pueden elaborar dosieres finales o dosieres de calidad en dos situaciones: • Cuando una empresa quiere tener un registro de cómo se ha realizado una actividad (la fabricación de un producto, la prestación de un servicio), realizada y documentada por ellos mismos para poder dejar constancia escrita de lo que se ha hecho. • Cuando el Cliente los solicita y forma parte de un acuerdo contractual, en este caso la empresa o proveedor esta obligado a suministrar el dossier según el alcance del servicio. En estos casos, es muy habitual que el cliente le pida al proveedor que elabore y le entregue un dossier para poder documentar que el producto o servicio adquirido es conforme a las especificaciones técnicas. Los pasos para elaborar un dosier final de calidad 1. Planificación de las actividades y definición de los requisitos: El primer paso para la elaboración del dossier es la planificación, de cómo se va a realizar el producto o servicio que se necesita documentar. Esto incluye identificar los criterios de aceptación de todas las actividades que incidan en la calidad del producto o servicio, identificar qué normas de calidad le aplican al producto y o servicio, elaborar el plan de calidad, revisar los procedimientos que aplican, acordar qué controles de calidad se van a realizar, elaborar el Programa de Puntos de Inspección “PPI”, y por último, detallar qué documentos y registros serán documentados en el dossier final de calidad. Pasos para elaborar un dossier final / dossier de calidad Incluso en esta etapa de planificación del proyecto, El Cliente conviene la estructura del dossier, es decir se establece la metodología de organización del dossier, de como se hará la entrega parcial y/o final. En proyectos de gran envergadura donde la información de calidad es abundante, el dossier es organizado por especialidades: obras civiles, obras mecánicas/electricas, instrumentación, arquitectura, etc. Antes de organizar el dossier debe verificarse y acordarse con el Cliente de como finalmente se realizara la aprobación y entrega final del dossier, cual será el QC – INDEX (índice) y cual es el contenido final. Los pasos para elaborar un dosier final de calidad 2. Realización de las actividades: Una vez planificado cómo se va a realizar el producto o servicio, se realizan las actividades. Mientras estas se van realizando, se deben ir generando los registros de control de actividades, que luego conformara el dossier final de obra. 3. Recopilación de documentos y registros: Una vez finalizadas las actividades, se termina de elaborar el dossier y se comprueba que están todos los documentos incluidos, con los procedimientos aprobados y firmados, los registros completos, los PPI firmados, etc. Los pasos para elaborar un dosier final de calidad 4- Recepción del producto, obra o servicio, y entrega del dossier: Para terminar, una vez acabadas todas las actividades y entregado el producto al cliente, se le añade la portada y el índice al dossier aprobado y acordado, y se entrega al cliente para recibir sus comentarios, y posteriormente para que lo revise, apruebe y lo archive. ¿Qué debe incluir un dossier de calidad? • El contenido del dossier de calidad puede variar dependiendo de la actividad que se realice y de que se quiere dejar constancia. De manera general, se deberán incluir en el dossier todos los planes, procedimientos, registros, etc. que permitan demostrar cómo se ha realizado la actividad, que es lo que se ha controlado, que cumplen los criterios de aceptación y que esta se ha realizado conforme a los requisitos establecidos. Algunos de los documentos que se suelen incluir en los dosieres: 1. Portada 2. índice 3. Documentos de gestión 3.1 Alcance producto/servicio(contrato work scope) 3.2 Actas de reunión(minutas) 3.3 Compet. personal especializado(sold.operarios) 3.4 Control de materiales (Lista de materiales, OC, Cert. de calidad, Recepción ingreso a planta) 3.5 Equipos de insp. ensayos (lista maestra de equipos e instrum. programa de calibración, certif. calibración. 3.6 WPS, lista de soldadores calificados, homologacion 3.6 Gestión de No conformidades (registros) Algunos de los documentos que se suelen incluir en los dosieres: 4. Ingeniería del proyecto (planos y especificaciones técnicas del proyecto, Gestión de consultas y cambios, 5. Gestión de la Calidad 5.1 Lista maestra de doc. de calidad 5.2 Plan de Calidad 5.3 Procedimientos de Calidad 5.4 Instrucciones técnicas 5.5 Diagramas de flujo Algunos de los documentos que se suelen incluir en los dosieres: 6. Control de procesos (producto/servicio) 6.1 Obras civiles (Trazo y replanteo, control de excavaciones, zanjas, encofrado, enfierrado, colocación de concreto, curado de concreto, etc.) 6.2 Obras mecánicas (Taller: Habilitado, trazo y corte, armado de tuberías/estructuras, soldadura, END, control dimensional final, liberación para pintura, pintados, liberación para despacho, Montaje de estructuras, montaje de equipos, soldadura en obra, colocación de grout, alineamiento de equipos mecánicos, instalación de tuberías enterradas, pruebas hidrostáticas, ……………. Algunos de los documentos que se suelen incluir en los dosieres: 7. Planos As- built (conforme a obra) 8. Acta de recepción final. 9. Certificado de conformidad y Otros registros relevantes.