Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno Política Contable: Cuentas por pagar Contenido 1 Política contable......................................................................................2 1. Normatividad relacionada...................................................................2 1.1. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política contable....2 2. Objetivo de la política contable............................................................3 3. Alcance de la política contable.............................................................3 4. Definiciones......................................................................................3 5. Tratamiento Contable Política General Marco Normativo..........................6 5.1. Reconocimiento........................................................................6 5.2. Clasificación..............................................................................6 5.3. Medición Inicial.........................................................................6 5.4. Medición Posterior....................................................................6 7. Ejemplo de contabilización..................................................................8 / Política Contable Cuentas por Pagar Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 Política contable 1. Normatividad relacionada Resolución 533 de 2015 “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones” Resolución No. 620 de 2015 “Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno” En la elaboración de la presente política se observará: Capítulo II. Pasivos Apartado 3 – Cuentas por pagar Resolución No. 167 de 2020 “Por la cual se modifica el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera del Marco Normativo para Entidades de Gobierno” Anexo Resolución No. 167 de 2020 Otra normativa referencia complementaria: Ley de Bibliotecas Públicas 1379 de 2010 Decreto 2907 de 2010 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1379 de 2010). Estatuto Orgánico de Presupuesto y normas complementarias 1.1. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política contable La Biblioteca Departamental realiza una gestión continua del cumplimiento de sus políticas contables de reporte de información financiera a los respectivos entes reguladores y demás usuarios interesados. Para tales efectos, el Director que corresponda será el responsable de monitorear que los equipos de trabajo den cumplimiento en sus actividades diarias a la aplicación de esta política contable. Recaerá sobre el Contador de la Biblioteca la responsabilidad de actualizar la presente Política Contable en función de las modificaciones de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, mientras que será Política Contable Cuentas por Pagar 2 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 responsabilidad de los Directores involucrados, la actualización del componente administrativo de la misma. 2. Objetivo de la política contable Establecer las características de reconocimiento, clasificación, medición inicial y posterior, baja en cuentas y revelaciones aplicables a las cuentas por pagar de La Biblioteca Departamental, de acuerdo con los criterios del Nuevo Marco Normativo de la Contaduría. 3. Alcance de la política contable La Biblioteca Departamental dará aplicación de las definiciones, conceptos y procedimientos contenidos en esta política contable a todas las partidas correspondientes a cuentas por pagar, salvo por aquellas que están cobijadas por otras políticas contables. La Biblioteca Departamental enmarca su política contable de acuerdo con el Nuevo Marco Normativo expedido por la Contaduría General de la Nación y de acuerdo con los requerimientos realizados por otras entidades de control. 4. Definiciones A continuación, se listan las principales definiciones aplicables dentro de la política contable: Bases de medición de pasivos: las bases de medición aplicables a los pasivos son costo, costo reexpresado, costo amortizado, costo de cumplimiento, valor de mercado y valor presente. Costo: el costo de un pasivo es el valor de los recursos recibidos a cambio de la obligación asumida. El costo es un valor de entrada, observable y específico para la entidad. Costo amortizado: el costo amortizado corresponde al valor inicial del pasivo más el costo efectivo menos los pagos de capital e intereses. El costo amortizado es un valor de entrada, observable y específico para la entidad. Política Contable Cuentas por Pagar 3 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 Costo de cumplimiento: representa la mejor estimación de los costos en que la entidad incurriría para cumplir las obligaciones representadas por el pasivo. Es un valor de salida, no observable y específico para la entidad. Cuando el costo de cumplimiento dependa de eventos futuros, todos los resultados posibles se deben tener en cuenta para estimar el valor requerido para cumplir la obligación, este método se conoce como el valor esperado y tiene como objetivo reflejar imparcialmente todos los desenlaces posibles. Costo reexpresado: corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. El costo reexpresado es un valor de entrada, observable y específico para la entidad. Cuentas por pagar: son las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. Interés: es la contraprestación por el valor temporal del dinero y por el riesgo de crédito asociado con el valor del capital pendiente durante un periodo de tiempo concreto. Pasivos: Un pasivo es una obligación presente de origen legal, producto de sucesos pasados, para cuya cancelación una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficios económicos. Al evaluar si existe o no una obligación presente, la entidad debe tener en cuenta, con base en la información disponible, la existencia de un suceso pasado que dé lugar a la obligación a partir de la cual la entidad tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos. Cuando existan dudas sobre la existencia de una obligación presente, la entidad debe evaluar la probabilidad de tener o no la obligación; si es mayor la probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo. Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos pasados. Así, por ejemplo, la adquisición de bienes y servicios da lugar a cuentas por pagar (a menos que el pago se haya anticipado) y la recepción de un préstamo bancario da lugar a la obligación de reembolsar la cantidad prestada. Sin embargo, los Política Contable Cuentas por Pagar 4 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 pasivos también pueden originarse en obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre en relación con su cuantía o fecha de vencimiento. Una obligación de origen legal es aquella que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal. Es necesario distinguir entre una obligación presente y un encargo o compromiso para el futuro. La decisión de adquirir activos en el futuro no da lugar, por sí misma, al nacimiento de una obligación presente, sino que la obligación surge solo cuando se ha recibido el activo o la entidad realiza un acuerdo irrevocable para adquirir el activo. La cancelación de una obligación presente implica que la entidad entrega unos recursos que llevan incorporados un potencial de servicio o beneficios económicos. La extinción de una obligación presente puede llevarse a cabo de varias maneras, entre otras, a través del pago en efectivo, la transferencia o traslado de otros activos, la prestación de servicios, la sustitución de esa obligación por otra y la prescripción de la obligación de acuerdo con la normativa sobre la materia. Reconocimiento de pasivos: Se reconocen como pasivos, las obligaciones presentes de origen legal que tenga la entidad, que hayan surgido de eventos pasados y para cuya liquidación la entidad deba desprenderse de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficios económicos futuros, siempre que el valor de la obligación pueda medirse fiablemente. Las obligaciones derivadas de contratos sin ejecutar no se reconocen como pasivos, dado que la obligación presente surge y, por ende, se reconoce en el momento en que el deudor tiene la obligación de pagar y el acreedor tiene el derecho a exigir el pago. Valor de mercado: el valor de mercado es el valor por el cual un pasivo podría ser transferido en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua, entre partes interesadas y debidamente informadas. Este valor debe obtenerse en un mercado abierto, activo y ordenado. El valor de mercado es un valor de salida, observable y no específico para la entidad. Valor presente: corresponde al valor que resulta de descontar los flujos de efectivo futuros necesarios para la cancelación de un pasivo. Los flujos futuros descontados pueden ser flujos netos de salidas o entradas de efectivo, en tal caso el valor presente corresponde a un valor presente neto. El valor presente es un valor de salida, no observable y específico para la entidad. Política Contable Cuentas por Pagar 5 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 5. Tratamiento Contable Política General Marco Normativo 5.1. Reconocimiento “Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales espera, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. 5.2. Clasificación Las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría de costo. 5.3. Medición Inicial Las cuentas pagar por el valor de la transacción. 5.4. Medición Posterior Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción. 5.5. Baja en cuentas Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero. La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se da de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del período. Cuando el acreedor renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pago, la entidad aplicará la Norma de Ingresos de Transacciones sin Contraprestación. Política Contable Cuentas por Pagar 6 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 5.6. Revelaciones La entidad revelará información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones que estas le impongan a la entidad. Así mismo, revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago. Si la entidad infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará a) los detalles de esa infracción o incumplimiento, b) el valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el período contable y c) la corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.” 6. Enfoque de Gestión aplicable a Cuentas por Pagar Se reconocerán pasivos clasificados en cuentas por pagar, del Catálogo General de Cuentas, al momento de su ocurrencia, siempre y cuando se puedan medir con fiabilidad, teniendo en cuenta los siguientes criterios: a) Por el valor de la transacción, distribuyendo a las cuentas de pasivo del Catálogo General de Cuentas correspondiente las retenciones en la fuente a que haya lugar; b) Al momento del pago de las cuentas por pagar que las origine, a la clasificación del Catálogo General de Cuentas del pasivo, las deducciones que les aplique, incluyendo aquellas que clasificadas en Recursos a Favor de Terceros; Se entiende que tanto las retenciones, como las deducciones que generen las cuentas por pagar, se reconocerán como pasivo, dado que son parte de la obligación que las genera. Las Cuentas por Pagar por Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales deberán clasificarse de conformidad con la dinámica establecida en el Catálogo General de Cuentas vigente al momento de su reconocimiento. Las Cuentas por Pagar clasificadas en Impuesto al Valor Agregado – IVA, corresponden al valor generado en la comercialización de bienes o prestación de servicios gravados, así como el valor descontable por la adquisición de bienes o servicios gravados para la comercialización, de acuerdo con las normas tributarias vigentes. Por tratarse de una cuenta corriente, puede generar un saldo a favor o a cargo de la entidad, producto de las diferentes Política Contable Cuentas por Pagar 7 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 transacciones realizadas. Para la realización del reporte de los estados financieros a las fecha de corte establecidas, los saldos a favor deberán reclasificarse a la cuenta por cobrar respectiva. Tratándose del IVA generado, éste se reconocerá al momento de prestar el servicio o de la venta de bienes comercializados, por el valor liquidado en la factura electrónica de venta o documento equivalente, expedidos en la misma fecha de prestación del servicio. Se reconocerán como Cuentas por Pagar: Los anticipos recibidos por la Biblioteca Departamental, como garantía de la prestación de cualquiera de los servicios que presta la entidad en la clasificación que corresponda del Catálogo General de Cuentas, al momento de su recibo; el soporte contable que respaldará tal pasivo será el Recibo de Caja de la entidad o el documento externo, que expida la otra parte. El documento debe permitir, por su contenido, identificar el concepto, clasificar y medir la transacción así dispuesta. La amortización del pasivo constituido de la forma anterior, será en la fecha que la Entidad suministre el bien o el servicio por el cual se recibió el Anticipo, con una disminución en la Cuenta por Cobrar correspondiente. El responsable de las cuentas por pagar realizará reporte mensual de las mismas, que permita identificar la fecha de constitución del pasivo, el vencimiento o plazo de pago y si la mismas están sujetas al pago de intereses de mora. 7. Ejemplo de contabilización A. La apelación presentada por la entidad en un proceso laboral en contra fue fallada finalmente. La Biblioteca Departamental había registrado la obligación por el 100% del valor a pagar. ¿Cuál es el registro contable al efectuar el desembolso, considerando que, en el momento del pago, el cual se realizó un mes después del fallo, se llegó a un acuerdo con el demandante de pagar sólo el 90%, aun cuando la decisión judicial ordenaba el pago del 100%? A continuación, se da ejemplo del reconocimiento del pago: Política Contable Cuentas por Pagar 8 Políticas Contables de la Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Vs 3 Cuenta 2460 1110 4808 Descripción Créditos judiciales Depósitos en instituciones finan. Ingresos diversos Débito 1.100.000 Crédito 900.000 200.000 9 B. Al 05 de marzo de 2018, la Biblioteca Departamental tiene registrado en sus estados financieros una cuenta por pagar a ABC por $200.000.000; el 07 de junio de 2019 la entidad ABC confirma que en sus estados financieros no registra una cuenta por cobrar a la Biblioteca Departamental, por lo cual la Biblioteca Departamental baja la cuenta por pagar. Cuenta 240706 Descripción Cobro cartera de terceros 48 Baja de cuentas por pagar Débito $200.000.00 0 Crédito $200.000.000 Betty M. Moreno M. Contadora Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero Política Contable Cuentas por Pagar
