Estructura caso estudio DIAGNOSTICO En la situación del presente caso se evidencia un sin número de novedades, el detonante de este caso es el excesivo tema de sobre stock en los inventarios de un producto emergente, mas que una falla es la mala planificación del recurso humano que trabaja en la parte administrativa incluyendo las gerencias y jefaturas. La falta de capacitación para la implementación del ERP también es un factor importante, ya que toda ayuda sistemática para un proceso siempre será un plus para la mejora de ellos, la migración de datos es un poco lenta por falta de métodos estandarizados. La iniciativa para la ejecución de cambios dentro del proceso y la aceptación de estos es una barrera potencial a las nuevas estrategias. La comunicación entre procesos se evidencia que no es la mas efectiva a la hora de el intercambio de datos e información y se complementa con la falta del manual de procesos. La ineficiencia en la implementación de los proyectos para la mejora continua dentro de la compañía quiebra desconociendo el nivel de riesgos y que tiene tantos competidores en su entorno económico puede tener tendencia a quedar obsoleta o generar grandes perdidas y lo lleve a la quiebra. No se controla el flujo de compras siendo así que el proveedor sea el que entregue los materiales a su gusto. Resumen del diagnostico La empresa no cuenta con un sistema de gestión de calidad La empresa no divulga las políticas ni los objetivos La empresa no tiene documentado como se maneja la comunicación No se documentan las no conformidades No se toman acciones correctivas ni preventivas para las no conformidades La alta dirección no está comprometida No se evidencia un manual de calidad No se realizan auditorias por la alta gerencia Se notan inconsistencias con los proveedores La falta auditoria internas es más que evidente No se realizan capacitaciones No se cuenta con plan piloto para evitar los errores internos. Ingenio margarita Identificación de problemática Falta de preparación en las partes involucradas para la llegada de un ERP a la empresa, es decir no se toman las decisiones adecuadas para potenciarlas. Adicionalmente se puede evidenciar que no se contempla el alcance de los objetivos lo cual no está generando un retorno adecuado de la inversión. Causas Las principales causas que se pueden evidenciar en ingenio margarita son los cambios en la actitud de los colaboradores, las personas que participan tienen ideas, visiones, enfoques e interés diferentes, estas son variables que van deteriorando el avance del proyecto y posteriormente los cambios en los procesos de negocios, como no se asumieron con responsabilidad mantuvo lejos los objetivos del proyecto. Cuantificar los impactos 1. Los objetivos del proyecto no están claramente definidos 2. Los plazos acordados no son realistas 3. Falta de coordinación entre las partes involucradas en el proyecto 4. Una comunicación irregular o contradictoria en la empresa 5. El jefe de proyecto se ve sometido a demasiada presión 6. Un presupuesto insuficiente 7. Una planificación imprecisa e incorrecta 8. Se subestima la complejidad del proyecto 9. La información no se comunica como se debería 10. Falta una instancia de control del proyecto Priorizar las necesidades y plantear un plan de mejoramiento con acciones viables que permitan reducir las fallas identificadas Correcta definición e inicio del proyecto: Preparar e informar a toda la organización de los cambios que se van a producir con el nuevo ERP, a fin de involucrar a todo el personal en el buen despegue y éxito del proyecto. Compromiso de la dirección: Se debe involucrar en el proyecto un comité de dirección, creando una estructura de solución de problemas durante el ciclo del proyecto esta participación contribuirá a sostener el apoyo al proyecto y mantenerlos informados sobre el avance del mismo. Alcance del proyecto. El ERP debe satisfacer las necesidades del negocio, es decir definir un plan en cuanto a cómo se cumplirán otros requisitos del negocio, tales como la gestión de datos, y la comunicación. El equipo del proyecto: Es fundamental utilizar metodologías y herramientas de implementación de proyectos para potenciar el equipo a tomar decisiones positivas. Gestión de cambios, comunicación y formación: Los usuarios de mayor responsabilidad deben estar involucrados con el proyecto y su progreso, ya que esto ayudará a la aceptación de los cambios. Definición correcta de personalizaciones: Es importante que las expectativas sean claras sobre la posición de la empresa en relación con las variables que se puedan generar con relación al costo beneficio. Presupuesto: Crear una buena estimación de los costos de implementación y mantener un estricto control. Cierre del proyecto: Comunicar de forma clara cuando el nuevo sistema se pondrá en marcha y cuando se desintegrará el sistema antiguo.