DIVISIÓN DE ASESORÍA Y GESTIÓN JURÍDICA Al contestar refiérase al Oficio No. 04545 04 de mayo, 2009 DAGJ-0602-2009 Señor Francisco de Paula Gutiérrez Presidente BANCO CENTRAL DE COSTA RICA Estimado señor: Asunto: Se emite criterio en relación con la consulta formulada por el Banco Central de Costa Rica, mediante el oficio no. DPRE 042/2009 del 26 de marzo de 2009, en punto a las potestades que tiene la Junta Directiva para la evaluación del desempeño de las funciones del auditor y subauditor internos. Damos respuesta al oficio no. DPRE 042/2009 del 26 de marzo de 2009, del Banco Central de Costa Rica, en adelante BCCR, sobre las potestades que tiene la Junta Directiva de esa entidad bancaria para la evaluación del desempeño de las funciones del auditor y subauditor internos. Sobre el particular, en virtud de nuestra potestad consultiva, consagrada en el artículo 29 de la Ley Orgánica de esta Contraloría General de la República No. 7428 de 7 de setiembre de 1994, atendemos la presente solicitud de criterio, teniendo en cuenta que su alcance tiene efectos vinculantes en lo que se refiere a la materia objeto de nuestras competencias constitucionales y legales. Así las cosas, a partir de lo anterior esta Contraloría General orienta las acciones que debe atender la administración activa para la resolución de los casos concretos, por ser ello de su competencia. I.- Motivo de la consulta: Señala en su consulta que de conformidad con lo dispuesto en los numerales 31, 32, 35 y 36 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica (BCCR), compete a la Junta Directiva de la institución el nombramiento de las personas que ocupan los cargos de Gerente, Subgerente, Auditor Interno y Subauditor Interno. La Junta Directiva en la sesión 5415-2009, artículo 10, celebrada el 25 de febrero de 2009 conoció una propuesta de la División Administrativa que recoge una recomendación de la auditoría interna, en el sentido de que se solicitara a esa Junta Directiva emitir unas políticas para evaluar periódicamente la gestión de los funcionarios de nombramiento del directorio. Producto de lo anterior, se revisaron varios documentos, entre estos, el oficio no. 11503 del 28 de setiembre de 2004, emitido por este órgano contralor con respecto a una consulta 2 sobre la evaluación y calificación del desempeño del auditor interno de la Municipalidad de Alajuela y de la discusión habida al respecto surgió la necesidad de hacer esta consulta. Con fundamento en lo anterior, solicitan el criterio de esta Contraloría General acerca de la posibilidad legal y reglamentaria que tiene ese directorio para solicitar a la auditoría interna, indicadores adicionales a los que, con base en la normativa técnica vigente, utiliza esa dependencia para valorar su gestión. II.- Criterio del Despacho: Es pertinente señalar, en primera instancia, que en el ejercicio de la potestad consultiva atribuida a la Contraloría General, y la Circular No. CO-529 sobre la atención de consultas dirigidas a la Contraloría General de la República (publicada en el diario oficial La Gaceta No. 107 del 5 de junio de 2000), el órgano contralor no tiene por norma referirse a casos y situaciones concretas que deben ser resueltas por la administración respectiva; en virtud de lo anterior, debe advertirse que el criterio que ahora pasamos a rendir, se emite en términos generales y resulta aplicable en forma vinculante en lo que resulte procedente. Así las cosas, en respuesta a su consulta, tenemos las siguientes consideraciones que hacer: 1. Primero, es pertinente indicar que después de una revisión técnica por parte de los funcionarios competentes en esta materia, a lo interno de este órgano contralor, sobre los términos del oficio no. 11503, DI-CR-533 del 28 de setiembre de 2004, que analiza y desarrolla el tema de la evaluación y calificación del desempeño del auditor interno, se mantiene lo expuesto en el mencionado oficio, de manera que actualmente sigue teniendo plena vigencia el criterio expuesto. En consecuencia, si el jerarca decide evaluar el desempeño del auditor interno, esto sería desde el punto de vista formal, y los parámetros serían diferentes de los que utilizaría para los otros órganos que sí tienen una relación jerárquica tradicional con él. En ese orden de ideas, según lo expuesto en el mencionado oficio, “cuando se habla de evaluar el desempeño del auditor interno, deba tenerse presente que ello se refiere a ir más allá del conocimiento general de lo que le compete realizar; o sea, una evaluación de profundidad de cómo desarrolla sus competencias, y de legalidad, eficiencia y eficacia de su trabajo”. Así las cosas, aún cuando el jerarca no tiene plena capacidad legal y técnica para evaluar el desempeño del auditor, mantiene el deber de vigilancia hacia él y en el ejercicio de esta potestad (poder-deber que le corresponde como componente del sistema de control interno) la evaluación que haga del auditor -desde un enfoque formal- puede llevar a solicitarle explicaciones, sobre el cumplimiento de sus competencias y funciones, deberes y prohibiciones y las regulaciones de tipo administrativo que le haya establecido. 2. Segundo, es importante señalar que mediante resolución R-CO-33-2008 del Despacho de la Contralora General de la República, a las diez horas del once de julio de dos mil ocho, publicada en La Gaceta no. 147 del 31 de julio de 2008, este órgano contralor emitió las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público D-2-2008-CO-DFOE, las cuales establecen los requerimientos mínimos que deberán observarse en la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas. Es decir, a diferencia del año 2004, donde se hacía referencia a las 3 directrices que se emitirían para esta materia, pero que no estaban disponibles en ese momento1, actualmente la Contraloría General de la República ya emitió los criterios técnicos que establecen cuándo y cómo se deben autoevaluar las auditorías internas y, lo más importante, ¿Cuál es el alcance de la auditoría externa de calidad? Señala ese cuerpo normativo sobre los objetivos de esas evaluaciones: “La autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad tendrán los siguientes objetivos básicos: a. Evaluar la eficacia de la actividad de auditoría interna. b. Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna. c. Brindar una opinión sobre el cumplimiento del “Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público”. Adicionalmente, la autoevaluación anual de calidad tendrá el objetivo de preparar a la auditoría interna para la evaluación externa de calidad.” No debemos olvidar que estas directrices son de acatamiento obligatorio a las auditorías internas de las entidades y órganos del Sector Público y deberán ser observadas por esas unidades, por los demás ejecutores de las evaluaciones de calidad y por la administración activa. 3. Tercero, resulta necesario indicar que es muy importante e indispensable que se tenga claro que estas evaluaciones no tienen la finalidad ni pueden ser utilizadas para responsabilizar a un auditor, aunque los resultados no sean los idóneos. Su finalidad es suministrar información para mejorar la gestión de las auditorías internas, por lo tanto no hay Se indicaba en el oficio no. 11503-2004: “(…) La base técnica y uniforme que se aplicaría para evaluar sistemáticamente el desempeño de los auditores internos, estaría contenida en las reglas que desarrolle este órgano contralor. Estas reglas de evaluación serían una herramienta que puede utilizar, en primer lugar, el auditor interno para autoevaluarse y mejorar la administración de su unidad, el planteamiento y la ejecución de las auditorías y estudios especiales y demás competencias, así como los informes u otros productos que emite y el seguimiento de las recomendaciones y advertencias que realice; ello en vista de que el desempeño del titular de la auditoría no se puede separar del de su unidad. En segundo lugar, también serían de utilidad a esta Contraloría General como órgano externo, imparcial y objetivo, con facultades legales y técnicamente preparado para verificar sistemáticamente la calidad del trabajo de cada auditoría interna, y con el fin de llevar a la práctica el mandato que le impone su Ley Orgánica en lo referente a fiscalizar que todas las auditorías internas cumplan adecuadamente las funciones que le señala el ordenamiento jurídico que las regula. En tercer lugar, esas reglas de evaluación serían útiles al jerarca institucional, en virtud de su responsabilidad por el buen funcionamiento del sistema de control interno y reconociendo la potestad que posee de conocer el desempeño del auditor interno y de la unidad que dirige; para lo cual podrá hacer uso de los medios legales a su disposición a fin de contar con profesionales competentes en la materia que evalúen técnicamente el trabajo de su auditoría interna. Sin embargo, se insiste por parte de este Despacho que las reglas que deben utilizarse para evaluar dicho desempeño del titular de la auditoría serán las que haya definido este órgano contralor; es decir, las mismas que esta Contraloría General utilizaría para evaluar el trabajo de todas las auditorías internas, ya que incorporarían el ordenamiento jurídico, técnico y jurisprudencial necesario y suficiente para evaluar la actividad de auditoría interna en el sector público (…)”. 1 4 que confundir y considerar que con base en estas directrices se puede evaluar la labor del auditor y, por ende, utilizar esa información como prueba en un procedimiento disciplinario. Lo anterior, por supuesto sin desconocer que su valor es muy importante –no en el plano disciplinario- , pues a partir de esa información tanto la administración activa como la auditoría interna, van a tener un conocimiento de sus deficiencias y podrán buscar las oportunidades de mejora. 4. Finalmente, en cuanto a la posibilidad de solicitar a la auditoría interna, indicadores adicionales a los que, con base en la normativa técnica vigente, utiliza esa dependencia para valorar su gestión, consideramos que –de resultar necesarios- es viable en el tanto se ajusten a las directrices de referencia que ahora suministran los requerimientos mínimos que deberán observarse en la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas, y a lo manifestado en este oficio y el oficio del año 2004, en cuanto a la procedencia y el cómo de la evaluación de la auditoría interna. De esta forma, dejamos evacuada su consulta. Atentamente, Lic. Roberto Rodríguez Araica Gerente Asociado SCHC/RRA/mcc Ce: División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Archivo Central NI: 5922 G: 2009001149-2 Licda. Silvia María Chanto Castro Abogada Fiscalizadora
