Guía del Anfitrión ¡Bienvenido a la comunidad de WP! Sea bienvenido/a nuevo anfitrión de Worldpackers! Elaboramos esta guía para que aprendas más sobre como usar la plataforma, encontrar y gerenciar voluntarios, recibir postulaciones de personas increíbles y, por supuesto, vivir experiencias inolvidables con worldpackers. Todo lo que esta en esta guía tambien lo tenemos en formato de vídeo aqui para que lo consultes siempre que lo necesites. Sumario Responsabilidades y compromisos de los anfitriones / Página 3 Actualizando su perfil y puestos de voluntariado / Página 4 Cómo encontrar los mejores viajeros / Página 9 El proceso y la importancia de confirmar viajes / Página 10 Cómo promover experiencias increíbles / Página 12 Pre-viajes / Página 13 Reseñas / Página 14 Programa de Top Anfitrión / Página 15 Política de Calidad y Seguridad de las Experiencias / Página 16 Nuestra app para anfitriones / Página 16 Soporte de Worldpackers / Página 17 Guía del Anfitrión Worldpackers 2 Responsabilidades y compromiso de los anfitriones Qué se espera de un anfitrión de Worldpackers? • Usar la plataforma con la conciencia de que vas a vivir relaciones colaborativas y no de trabajo; • Respetar todos los géneros, nacionalidades, creencias, etnias y condiciones de cualquier persona; • Ofrecer un ambiente de armonía, acogimiento e inclusión para los voluntarios; • Tener una comunicación clara, gentil y no violenta con cualquier persona de la comunidad WP; • Cumplir con el acuerdo firmado en la plataforma en relación a los turnos, funciones y beneficios ofrecidos. ¿Qué necesita un anfitrión para cumplir en relación a las buenas prácticas de la plataforma? • Responder positiva o negativamente a todas las aplicaciones de viajeros; • Actualizar periódicamente la disponibilidad de los puestos y cualquier otra información; • Confirmar viajes dentro de la plataforma correctamente - con fecha de inicio y fin de la experiencia de forma correcta -, enviando pre aprobación para los viajeros que tienen interés en recibir; • Dejar sus comentarios sobre las experiencias con los voluntarios dentro del plazo de hasta 15 días después de finalizar un voluntariado, en el link indicado por la plataforma; • Mantener un canal de comunicación abierto con Worldpackers. Guía del Anfitrión Worldpackers 3 Actualización de tu perfil y puestos de voluntariado Antes de hablar de creacion de nuevos puestos, es importante saber que puedes recibir los voluntarios que quieras para un mismo puesto y, por eso, no necesitas crear diversos puestos de lo mismo. Basta copn ajustar la disponibilidad del puesto cuando fuera ocupada en un determinado periodo actualizar la descripcion del mismo siempre que algo cambie en la propuesta. Perfil Elige bien las imágenes de tu perfil Calidad y cantidad de imágenes en tu galería de fotos son puntos indispensables: ten de 8 a 20 imágenes todas de alta calidad (sin desenfoque, marcas de agua o cuadraditos) y que muestren bien el espacio. Incluir imágenes de las habitaciones donde los voluntarios se quedaran es esencial, pero también incluye fotos de los ambientes comunes de la propiedad, de las personas interactuando en el ambiente y en la ciudad. Guía del Anfitrión Worldpackers 4 Agrega vídeos en tu perfil Agrega videos de tu proyecto al perfil, a traves de un link de Youtube: viajeros aman saber mas sobre el proyrecto donde iran a dedicar tiempo de ellos! Aprovecha eso para m,ostrar los alrededores de tu proyecto, dar informacion del tipo de ayuda que necesitas y presentarte con nuestros worldpackers. Escriba un texto de descripción y agrega hashtags No olvides agregar una descripción completa sobre tu proyecto y el porqué los viajeros deberían elegir voluntariar en el, asi como describir la atmósfera del lugar. Agrega también algunos hashtags a tu perfil para que pueda ser encontrado mas fácilmente por viajeros que aplican filtros en la página de búsqueda. Eso te va a ayudar a postulaciones más específicas de viajeros que están buscando cosas como “anfitriones en la playa” o “anfitriones en el campo”, por ejemplo. Puestos de voluntariado Habilidades Controla que estes eligiendo las habilidades correctas para los puestos que piden tales competencias. Por ejemplo: si necesitas ayuda para servir el desayuno y tambien organizar los cuartos después del check-out, deberas elegir las habilidades Ayudante de cocina y Tareas domésticas, pero si necesitas un voluntario para que te ayude en tu finca, deberas seleccionar Agricultura y/o Jardineria. Intenta ser preciso al seleccionar! Guía del Anfitrión Worldpackers 5 Turnos y horarios Solicita un determinado número de horas para las actividades que de a los voluntarios la oportunidad de vivir la cultura local y ver las actividades que despiertan el interés de los mismos, permitiendo que ellos adquieran nuevos conocimientos. Entre nuestros anfitriones, el mas común es la solicitud de 25 horas de actividades por semana, siendo la carga horaria máxima permitida de 32 horas semanales, con al menos un día de descanso. Ofrece beneficios Cuanto mejores fueran tus beneficios, más aplicaciones recibiras! Entonces, si es posible, intenta ofrecer comidas y otras ventajas adicionales disponibles, como cocina y lavanderia gratuita, por ejemplo. Recomendamos ofrecer, al menos, una comida. Es extremadamente importante también ofrecer apenas beneficios que puedan ser dados y cumplidos. Es mejor ofrecer el mínimo beneficio y darlo, que ilusionar y luego frustrar al voluntario. Establece requisitos Los requisitos del puesto deben tener en cuenta lo que buscas en un voluntario en términos de preferencia de idioma, edad mínima o máxima, y hasta que tipos de documentación necesitan. El tiempo mínimo de permanencia es de 1 día, mientras que el período de 3 meses es el máximo. En cuanto al cobro de tarifas adicionales, solo lo permitimos en los casos de Proyectos Ecológicos o Sociales. Entonces, si cumple con estos requisitos, no olvide incluir el costo diario, el tipo de moneda y los métodos de pago para ser lo más transparente posible con los viajeros. Consulte nuestra política para conocer los cargos adicionales. Guía del Anfitrión Worldpackers 6 Consejo -- Después de definir tus requisitos, podrás ver una barra de porcentaje que indica cuántos de nuestros voluntarios encajan en tu perfil y pueden aplicar para el puesto. El mínimo recomendado es del 40% Actualiza la disponibilidad No olvides mantener la disponibilidad de tus vagas siempore actualizada,. Eso es util no solo para el viajero sinio tambien para tu posición en el ranking de busqueda de Worldpackers. Usa títulos creativos Su título debe despertar la curiosidad del voluntario e informarlo de algo positivo sobre el puesto o la propiedad, como “Ayuda en la limpieza de la Posada por la mañana y disfruta la playa por la tarde!” o “precisamos de contenidos Frescos! Te copa?”. Busca tambien utilizar pàlabras claves, como el nombre de la ciudad/país en el que el proyecto está, ademas de palabras como “playa”, “montaña”, “fiesta” y “bar”, entre otras. Evite títulos largos (mas de 65 caracteres), poco interesantes (como apenas “recepcionista”, o “Buscamos voluntarios”), no incluya fechas (ejemplo: “Necesitamos ayuda en lña recepción para junio 2021”), no utilices palabras como profesional y “trabajo”, y nunca uses el nombre de tu proyecto. Guía del Anfitrión Worldpackers 7 De detalles de las actividades y reglas del puesto Cuanto más detallada sea tu descripción, más alineado el voluntario estará al aplicar al puesto. De informaciones claras sobre cómo funciona el voluntariado, el tipo de actividad en el que necesitas ayuda y, por ejemplo, si tu espacio no acepta bebidas alcohólicas o si el viajero precisa llevar algún tipo de equipamiento. Agrega preguntas estratégicas en tu Cuestionario Es importante que hagas las preguntas correctas para filtrar mejor las aplicaciones recibidas y corroborar si las respuestas del voluntario tienen el perfil que buscas. Si necesitas, por ejemplo, de worldpackers que tengan experiencias como Bartenders,. Agrega la pregunta “¿Has tenido experiencia como Bartender? Como fue?”. Eso te ayudará a alinear las expectativas con los viajeros desde el inicio. También puedes reforzar alguna información dada anteriormente en tu perfil, como “Entiendes que las actividades que vas a realizar pueden variar de acuerdo con la necesidad de la finca?”, asi es posible evitar cualquier malentendido. Siéntate libre para agregar las preguntas que fueran necesarias. Guía del Anfitrión Worldpackers 8 Como reclutar a los melhores voluntarios Para ayudar a que tengas experiencias positivas con los viajeros, Worldpackers creó la Academy, un espacio de aprendizaje y consejos de como hacer voluntariado de la mejor manera posible. Dentro de la Academy, viajeros de worldpackers pueden obtener el certificado de "Cómo ser un voluntario extraordinario" que contempla temas como: responsabilidad, compromiso y comunicación. Este certificado también sirve para ayudarte al reclutamiento de los mejores voluntarios, para que puedas escoger a los viajeros más comprometidos con las experiencias colaborativas de voluntariado. Esta información la consigues ver en el perfil del viajero. Aún en el perfil del viajero es posible encontrar también sus experiencias anteriores y las reseñas que recibió de otros anfitriones, además de las redes sociales e incluso fotos y videos del viajero. Guía del Anfitrión Worldpackers 9 El proceso y la importancia de confirmar el voluntariado El Proceso Primero que nada, es imprescindible que mantengas una buena tasa de respuesta en la plataforma. Por lo tanto, intenta al máximo responder a todos los voluntarios que aplican en tu puesto: Conversando más con ellos: Conoce al viajero, sus planes, expectativas, objetivos, y asegura cuán alineado está con el voluntariado. Explica tus planes: Comparta una visión general sobre tus proyectos, el desenvolvimiento del voluntario, y asegúrate de que ha comprendido todo en relación a los horarios, actividades, reglas y cualquier información relevante antes de que el viajero llegue a tu espacio. Si lo rechazas, deseale lo mejor en su búsqueda de voluntariado. Anfitriones con tasa baja de respuesta se vuelven menos visibles en nuestra web y pueden tener sus puestos temporalmente cerrados para que los viajeros puedan focalizar en anfitriones activos. Una vez que ya estás conversando con un voluntario potencial para tu proyecto, asegura intercambiar la suficiente información, hablar todos los temas relevantes y realizar todas las preguntas que puedas tener, además de garantizar que el viajero tenga una compresión clara de todo. Puedes asegurar eso a través de: • • • • Nuestra web Whatsapp Llamada Videollamadas, etc. *Independiente del canal que funcione mejor para usted, asegúrate de que encontraste a la persona indicada para tu proyecto antes incluso de pre aprobar o rechazar la aplicación. Guía del Anfitrión Worldpackers 10 Tienes 4 días para dar una respuesta antes que la aplicación expire. Dejar que las inscripciones expiren hará que tu (s) puesto (s) sean ranqueados más abajo y esté menos visible en nuestra web. Si has pre aprobado a alguien, ahora es tarea del viajero confirmar el viaje, mientras tanto, es importante aconsejar al viajero a hacerlo antes que la postulación expire y antes de que lo recibas en tu propiedad. Si necesitas alterar las fechas da viaje, no te olvides de sugerir una nueva fecha de llegada y partida con la opción de “alterar fechas” en la pagina de mensajes, y esperar a que el viajero confirme el cambio. Si precisas cancelar la estadía, haz click en la opción“Cancelar” (también en la página de mensajes con el voluntario) y explica el por qué no podrás recibirlo. Si los viajeros confirmaron el viaje y no aparecen, deberás hacer click en la opción “no aparecieron”, a partir de una notificación que recibirás en nuestra web/app o mail. La importancia de la confirmación La confirmación de viajes es muy importante para nuestro equipo y para el soporte que ofrecemos a todos los miembros de nuestra comunidad, pero también te beneficia como anfitrión: La confirmación de viajes nos ayuda a tener un conteo preciso de los viajeros que estas hospedando, que es uno de los criterios rastreados para el Programa Top Host (sobre el que podras aprender mas en la sección Top Host de esta guía). Apenas confirmando los viajes ya es posible ser evaluado, lo que termina dándote la posibilidad de elegir y compartir las reseñas y grandes experiencias que tu proporcionas, y este es otro criterio para el Programa Top Host. Guía del Anfitrión Worldpackers 11 Cómo promover experiencias increíbles Ya sea para huéspedes, empleados, voluntarios u otras personas que pasan por tu proyecto, lo que les recuerda los días que pasaron allí es la experiencia que vivieron. Saber qué hace que tu proyecto sea único puede ser difícil de responder al principio, así que aquí hay algunas preguntas para ayudarte con eso: ¿Qué es lo que más elogian y comentan las personas mientras están en tu proyecto? ¿Hay algún tour o actividad que no se pueda perder en la región de tu proyecto? ¿Qué es lo que ms comentan los voluntarios y los huéspedes en las reseñas de las plataformas de reservas y voluntariado? Aquí en Worldpackers, mucho más que conectar anfitriones y viajeros, se trata de la experiencia. Como anfitrión, nuestro objetivo es ayudarte a desarrollar tu proyecto, sea cual sea. Por eso contamos con un equipo de Gerentes Regionales y Asistentes enfocados en ayudar a nuestros anfitriones a resaltar las fortalezas de cada proyecto, poner en práctica nuevas ideas y promover experiencias increíbles para todos los que pasan por los proyectos. Además, ¡puede inspirarse en otros anfitriones de la comunidad! Guía del Anfitrión Worldpackers 12 Pre viaje Si el viaje estuviera confirmado en la plataforma, recomendamos que prepares y selecciones información, como actividades, turnos, horarios, reglas y cualquier información relevante para que el pueda estar alineado con las demandas que precisará cumplir en tu proyecto. Además de eso, es muy importante que mantengas contacto con el viajero para chequear si está todo confirmado para la llegada de él. Pasale tu teléfono personal, las coordenadas y consejos para que pueda llegar fácilmente a tu proyecto y se quite todas las dudas que tuviera. Sin embargo, incluso que todos los alineamientos hayan sido hechos y estes manteniendo contacto con el viajero fuera de nuestra web, no olvides que es necesario tener el viaje del voluntario confirmado en nuestra web antes de su llegada. Cuando el llegue, destina un momento inicial de integración con tu equipo y otros voluntarios del sitio, muestrale el espacio y los alrededores, pasen un tiempo juntos para conocerse, compartir un café o incluso comer juntos. Lista de verificación Actividades Turnos y horarios Reglas Número de teléfono Coordernadas Guía del Anfitrión Worldpackers 13 Reseñas Las reseñas son super importantes para compartir tus opiniones sobre el viajero que recibiste y lo ayude a desarrollarse, además de contribuir en la elección de los voluntarios para otros anfitriones de la comunidad con transparencia y seguridad. Después de la fecha de partida del viajero, tanto tu como el worldpackers tendran 15 dias para escribir la reseña. En este periodo, la única forma de leer lo que el otro escribio es hacer tu reseña sobre el (y viceversa). Luego de los 15 dias o cuando ambos hayan escrito sus comentarios (lo que suceda primera), las reseñas se podrán ver. Si pasas 15 días sin dejar una reseña luego de la salida del viajero, no será posible escribirla. Si solamente un lado escribio una evaluación, estará visible para todos luego de los 15 días. Por eso, atención: La fecha final de experiencia debe estar siempre actualizada en la plataforma, en la conversación con el viajero. Asi los dos se aseguran que tendrán oportunidad de intercambiar comentarios sobre lo que vivieron juntos. Al escribir un comentario sobre un voluntario es importante considerar: Ser educado(a) y mantener un vocabulario libre de ofensas. No toleramos ningún tipo de comentario agresivo, ni ofensas directas o subjetivas a alguien. No hagas ninguna acusación en tu reseña. No acuses a nadie de algo sin antes tener una prueba concreta sobre lo que se está diciendo. Después de finalizar la experiencia, recibirás una notificación en tu casilla de mensajes de worldpackers y por mail para evaluar al voluntario. Basta clickear en la notificacion y escribir tu reseña. Para más detalles puedes consultar nuestra Política de Reseñas. En caso que no hayas recibido el mail ni la notificación dentro de Worldpackers, ponte en contacto con nosotros a través de nuestra e-mail [email protected]. Guía del Anfitrión Worldpackers 14 Programa Top Anfitrión El programa Worldpackers Top Anfitrión fue creado para que puedas ser reconocido en nuestra comunidad, haciendo que tus puestos se destaquen en nuestra página de búsqueda, recibiendo más aplicaciones enganchados para el voluntariado, y participar de nuestro WP Programs como forma de ganar dinero. El WP Programs es un camino para compartir aún más nuestra misión y traer a más viajeros y anfitriones a nuestra comunidad. Puedes ser: Guru Scout Como Top Anfitrión, tendrás tu propio código promocional. Cada vez que un viajero compre un plan WP con tu código promocional, obtendrá un descuento de USD 10 y tú ganarás una comisión por cada venta. Puedes indicar anfitriones en lugares estratégicos (pregunta a nuestro equipo sobre esos lugares) para que se unan a nuestra comunidad. Por cada anfitrión aprobado, recibirás una comisión. Solicite a nuestro equipo más detalles sobre los lugares específicos para nuevos proyectos y sobre los valores de las comisiones. Entonces, para convertirte en un Top Anfitrião, deberás: Ofrecer una experiencia increíble- con una media de reseñas por arriba de 4.8 estrellas. Contribuir con nuestra misión de viajes accesibles- confirmar al menos 10 viajes durante el periodo de un año Ser un miembro activo de nuestra comunidad. Observación: los anfitriones apenas reciben el estatus de Top Anfitrión y sus beneficios a partir de tu 3er reseña por encima de las 4,8 estrellas. El desempeño esta avalado mensualmente y puede ser renovado el 1er día hábil de cada mes, siempre que se mantengan los requisitos mínimos. Si un anfitrión no atiende a los requisitos en un determinado mes, el podrá volver a su status el mes siguiente. Por lo tanto, si un anfitrión infringe cualquier regla o va en contra de las Políticas de Reseñas de Worldpackers, Tu perfil perderá el estatus de Top Anfitrión de forma inmediata y podrá ser desactivado de nuestra plataforma. Guía del Anfitrión Worldpackers 15 Política de Calidad y Seguridad de Nuestras Experiencias Worldpackers es una comunidad que se preocupa profundamente por la seguridad y transparencia de las experiencias de voluntariado. Por eso, relatos que comprometan la integridad física, moral y/o mental por parte de los viajeros o anfitriones pueden llevarte a la desactivación de tu perfil para mantener la comunidad segura para las colaboraciones. Nuestra app Para facilitar el uso de nuestra plataforma y de todos los recursos y conceptos que acabamos de presentarte en esta guia, tenemos una aplicación de host exclusiva que puedes bajarte aqui para iOS o Android. En la aplicación, recibirás notificaciones siempre que los voluntarios envien mensajes. Pero para que eso funcione, precisas tener la versión más reciente instalada y permitir notificaciones de Worldpackers en tu dispositivo. Además de eso, con la app instalada podrás publicar y ocultar tus puestos, adicionar on remover tus fechas disponibles, crear o modificar modelos de mensajes en tu bandeja de entrada y ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte. Para otros recursos precisarás ingresar a tu cuenta por el ordenador o computadora. Guía del Anfitrión Worldpackers 16 Soporte Worldpackers Como beneficio exclusivo de Worldpackers, disponemos de un equipo para ayudarte en tres idiomas: Inglés, Español y Portugués, antes, durante y después del intercambio. Nuestro equipo trabaja todos los días para atender las necesidades de nuestra comunidad a través del e-mail [email protected]. Guía del Anfitrión Worldpackers 17 www.worldpackers.com