1 ÍNDICE 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORMACIÓN PRELIMINAR VISTAS BÁSICAS: TAREAS Y RECURSOS TABLAS: ENTRADA, COSTO Y RESUMEN OPERACIONES BÁSICAS DE UN PROYECTO REFERENCIAS 5 5 10 15 18 21 2 TEMA 05 DESCRIPCIÓN Definimos el concepto de proyecto como “una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro”. (Colmenar, Borge , Cruz, & Castro, 2014, pág. 51) De lo descrito en el párrafo anterior, podemos afirmar que antes del inicio de cualquier proyecto, es necesario determinar el objetivo que queremos alcanzar. Una vez esclarecido este punto, debemos establecer la secuencia de actividades o tareas conducentes al logro del objetivo. Las actividades del proyecto o tareas serán definidas en función al tiempo (fecha de inicio y duración) y al uso de recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. CAPACIDAD Administra las tareas y recursos del presupuesto con Ms Project. TEMÁTICA Administración de Proyectos Información preliminar Vistas básicas: Tareas y Recursos Tablas: Entrada, costo y resumen Operaciones básicas de un proyecto. 4 1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyectos es la “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para realizar proyectos efectiva y eficientemente. Es una capacidad estratégica de las organizaciones, que les permite vincular los resultados de los proyectos con las metas del negocio y así ser más competitivos en sus áreas” (PMI CAPÍTULO MEXICO, s.f.) 1.1. Información Preliminar Ms Project 2019 es un programa para la administración de proyectos que aplica los lineamientos del PMBok del Project Management Institute. Es desarrollado y comercializado por Microsoft Corporation y su ultima versión es la 2019. Para acceder al programa haga doble clic sobre el icono del acceso directo Project 2019. Ilustración 1: Acceso Ms Project 2019, extraído de MS. Project Al ingresar al programa puede empezar desde un proyecto existente o usar algunas de las plantillas pre establecidas. En nuestro caso, seleccionaremos la opción de Proyecto en blanco. Ilustración 2: Acceso Ms Project 2019, extraído de MS. Project 5 La cinta de opciones esta organizada en pestañas y cada pestaña esta dividida en grupos. Por ejemplo: haga clic en la pestaña Proyecto y observe que esta conformada por los grupos Insertar, Complementos; Propiedades, Programación,etc. Ilustración 3: Captura parcial Cinta de Opciones., extraído de MS. Project Note que cada grupo contiene herramientas afines al nombre del grupo. Por ejemplo: el grupo Propiedades contiene las herramientas Información del Proyecto, Campos Personalizados, Vínculo entre proyectos, EDT, Cambiar tiempo de trabajo; herramientas esenciales para configurar las propiedades o parámetros del proyecto. En el grupo Propiedades haga clic en Información del proyecto Ilustración 4: Ibídem, extraído de MS. Project CONFIGURAR LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO En la ventana Información del proyecto, seleccione en Programar a partir de: Fecha de Comienzo del proyecto. Luego establezca la Fecha de comienzo Ilustración 5: Captura ventana Información del Proyecto, extraído de MS. Project 6 Tambien puede realizar su programación partiendo de la Fecha de finalización del proyecto; en este caso, se hablilitara la sección Fecha de fin para que puede ingresar el valor respectivo a la fecha de término del proyecto. Ilustración 6: Captura parcial Ventana Información del Proyecto, extraído de MS. Project Dependiendo de la opción escogida; Ms Project calculará la fecha de fin del proyecto si seleccionó programar a partir de comienzo del proyecto. Y viceversa, calculará la fecha de comienzo del proyecto si seleccionó programar a partir de la fecha de finalización. Finalmente, pulse el botón Aceptar Ilustración 7: Captura ventana Información del Proyecto, extraído de MS. Project 7 CONFIGURAR LA INFORMACIÓN PRELIMINAR DEL PROYECTO Tambien puede configurar la información del proyecto desde la cinta de opciones seleccionando la pestaña Archivo. Ilustración 8: Captura parcial Cinta de Opciones, extraído de MS. Project Seleccione la opción Información; establezca la Información del proyecto Ilustración 9: Captura parcial pestaña Archivo, extraído de MS. Project Si lo requiere puede agregar configuraciones mas avanzadas. Para ello, haga clic en Información del proyecto y del menú selecione Propiedades avanzadas Ilustración 10: Ibidem, extraído de MS. Project 8 En la ventana Propiedades de proyecto puede agregar mayor información en la pestaña Resumen como por ejemplo: Autor, el Administrador del Proyecto; asi como la Organización, etc. Ilustración 11: Captura ventana Propiedades de Proyecto, extraído de MS. Project Ingrese la información según se muestra en la ilustración 11. Luego pulse Aceptar Para salir de la pestaña archivo pulse la flecha de retorno ubicada en el extremo superior derecho de la ventana. 9 1.2. Vistas Básicas: Tareas y Recursos Las vistas en Project 2019 son “un formato en el que se puede introducir y visualizar información” (Colmenar, et al. 2014, pág. 94). La información de Tareas y Recursos se puede mostrar en tres tipos: Vistas de hoja: la información está organizada en filas y columnas. Vistas gráficas y de diagrama: hace uso de herramientas gráficas como el diagrama de Gantt, PERT, etc. Vistas de formato: muestra la información en detalle de un elemento (tarea o recurso) a la vez. 1.2.1. Vista de Tareas Para acceder a las Vistas de tareas seleccione la pestaña Vistas. El grupo se encuentra ubicado al inicio de la cinta de opciones Ilustración 12: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project Diagrama de Gantt: La vista del diagrama de Gantt muesta: Las tareas y la información asociada en una hoja, así como las tareas y las duraciones en el tiempo en un gráfico de barras de una escala temporal. Use la vista Diagrama de Gantt para especificar y programar una lista de tareas. Se trata de la vista que aparece de forma predeterminada cuando se inicia por primera vez Project. (Microsoft Corporation, s.f.) Ilustración 13: Ibidem, extraído de MS. Project 10 Ilustración 14: Vista de Tareas Diagrama de Gantt, extraído de MS. Project Si pulsa sobre el flyout (flecha de color negro situada en la esquina inferior de la derecha) se mostrará la opción del Gantt de seguimiento que permite ver : Las tareas y la información de tarea en una hoja, así como un diagrama que muestra una línea de base y las barras de Gantt programadas para cada tarea. Use la vista Gantt de seguimiento para comparar la programación de la línea de base con la programación real. (Microsoft Corporation, s.f.) Ilustración 15: Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project Uso de tareas En esta vista: Revise, especifique y edite las asignaciones por tarea. En la parte de la hoja de la vista Uso de tareas, se enumera cada lista con los recursos asignados con formato de sangría debajo de ella. En la parte de hoja de cálculo de la vista, la información como el trabajo y los costos de la tarea y la asignación se cita según la escala temporal, por ejemplo, por día o por semana. (Microsoft Corporation, s.f.) 11 Ilustración 16: Captura parcial Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project Ilustración 17: Vista Uso de Tareas, extraído de MS. Project Diagrama de Red En esta vista “vea todas las tareas y sus dependencias. Use la vista Diagrama de red descriptivo para crear y ajustar la programación en un formato de diagrama de flujo. (Microsoft Corporation, s.f.) Ilustración 18: Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project 12 Calendario Con esta vista “vea las tareas y las duraciones de una semana específica o de un intervalo de semanas en el formato de un calendario mensual.” (Microsoft Corporation, s.f.) Ilustración 19: Ibidem. Extraído de MS, extraído de MS. Project Ilustración 20: Captura parcial Calendario, extraído de MS. Project 1.2.2. Vista de Recursos Para acceder a las Vista de recursos seleccione la pestaña Vistas. El grupo se encuentra ubicado al inicio de la cinta de opciones Ilustración 21: Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project 13 Uso de recursos: En esta vista: Revise, especifique y edite las asignaciones por recurso. En la parte de hoja de la vista Uso de recursos, se enumera cada recurso asignado con todas las asignaciones de tareas asociadas con formato de sangría debajo de ellaEn la parte de escala temporal de la vista, la información como el trabajo y los costos del recurso y la asignación se cita según la escala temporal, por ejemplo, por semana o por mes. (Microsoft Corporation, s.f.) Ilustración 22: Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project Ilustración 23: Vista Uso de Recursos, extraído de MS. Project Hoja de recurso: En esta vista: “especifique, edite y revise la información del recurso en un formato de hoja de cálculo.” (Microsoft Corporation, s.f.) Ilustración 24: Cinta de Opciones pestaña Vista, extraído de MS. Project 14 Ilustración 25: Vista Hoja de Recursos, extraído de MS. Project 1.3. Tablas: Entrada, Costo y Resumen Una tabla es “un conjunto de columnas que se puede usar para ver fácilmente un conjunto diferente de datos en la vista” (Microsoft Corporation) Tabla de Entrada: Para acceder a esta tabla seleccione la pestaña Vista grupo Datos seleccione Tabla / Entrada Ilustración 26: Cinta de Opciones, extraído de MS. Project 15 Esta tabla muestra información de las tareas como: nombre, duración, fecha de comienzo y fin, tareas prececesoras y nombre de los recursos asignados a las tareas. Ilustración 27: Tabla de Entrada, extraído de MS. Project Tabla de Costo: Para acceder a esta tabla seleccione la pestaña Vista grupo Datos seleccione Tabla / Costo Ilustración 28: Cinta de Opciones, extraído de MS. Project 16 Esta tabla muestra el costo de las tareas del proyecto. Los tipos de costo asociados a una tarea pueden ser: fijo, total, previsto, real, actual, restante y variación. Ilustración 29: Captura parcial Tabla de Costo, extraído de MS. Project Tabla de Resumen: Para acceder a esta tabla seleccione la pestaña Vista grupo Datos seleccione Tabla / Resumen Ilustración 30: Cinta de Opciones, extraído de MS. Project 17 Esta tabla muestra una información general de las tareas como: nombre, duración, fecha de comienzo y fin, % completado, costo, trabajo, etc. Ilustración 31: Tabla de Resumen, extraído de MS. Project 1.4. Operaciones Básicas de un proyecto Abrir un archivo nuevo: Si necesita abrir un archivo nuevo haga clic en la pestaña Archivo; seleccione la opción Nuevo y luego doble clic en Proyecto en blanco Ilustración 32: Pestaña Archivo, extraído de MS. Project Nota: Tambien puede iniciar un archivo nuevo pulsando el atajo de teclado Ctrl+U 18 Abrir un archivo existente: Si necesita abrir un archivo existente clic en la pestaña Archivo; seleccione la opción Abrir y luego puede escoger entre las opciones Reciente, OneDrive, Este PC, Examinar, para navegar hasta la ubicación de su archivo. Ilustración 33: Pestaña Archivo, extraído de MS. Project Guardar un archivo: Si es la primera vez que guardará su archivo, pulse el icono de un disquete ubicado en la esquina superior derecha de la ventana: Ilustración 34: Captura parcial cinta de opciones, extraído de MS. Project Luego, seleccione la ubicación donde guardará su archivo: OneDrive, Este PC, Examinar 19 Ilustración 35: Pestaña Archivo, extraído de MS. Project 2019 Nota: Tambien puede iniciar un archivo nuevo pulsando el atajo de teclado Ctrl+G. • Ingrese el Nombre del archivo, la ubicacióon donde guardará y haga clic en Aceptar Ilustración 36: Pestaña Archivo, extraído de MS. Project 2019 20 2. Referencias Colmenar, A., Borge , D., Cruz, F. J., & Castro, M. (2014). Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2013. Madrid: RA-MA Editorial. Microsoft Corporation. (s.f.). Project Profesional 2019 Ayuda. Recuperado el 5 de marzo de 2019 Microsoft Corporation. (s.f.). Descripción General de las vistas de Project. Recuperado el 12 de marzo de 2019, de Office Support: Microsoft Office help and Tranning: https://support.office.com/es-es/article/descripci%C3%B3n-general-de-las-vistas-deproject-6cb1dbcd-5cd5-4cc2-a878-aa365564266d PMI CAPÍTULO MEXICO. (s.f.). ¿Qué es la Adminsitración de Proyectos? Recuperado el 12 de marzo de 2019, de PMI Capítulo Mexico: http://www.pmichaptersmexico.org/inicio/ampliacion-informacion/que-es-la-administracion-de-proyectos Universidad para la Cooperación Internacional. (s.f.). Microsoft Office. Recuperado el 12 de marzo de 2019, de Project 2010 Curso Básico: http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/OPENPROJECTV02/Unidad04/002.pdf 21