Sistema de registro y mantención de flota Carrera: Ingeniería en Logística Asignatura: Gestión de Flotas Profesor: Angélica Barría Díaz Fecha de envío: 04-10-2022 Nombre(s) de estudiante(s): Marcos Gómez calderón INDICE INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 3 Desarrollo .................................................................................................................................................... 4 Registros bases.......................................................................................................................................... 4 Registro general de choferes .......................................................................................................... 4 Registro general de vehículos ........................................................................................................ 4 Registro combustible........................................................................................................................... 5 Registro mantenimiento y costos vehiculares ........................................................................ 5 Registro de Hoja de ruta ................................................................................................................... 6 Bitácora de viaje .................................................................................................................................... 7 Libreta de control de asistencia de los choferes de vehículos de carga terrestre interurbana ............................................................................................................................................... 7 Sistemas de control y seguridad .................................................................................................. 7 Sistema GPS de monitoreo ............................................................................................................. 7 Teléfonos móviles con manos libres ........................................................................................... 7 Conclusión .................................................................................................................................................... 8 Bibliografía .................................................................................................................................................... 8 2 INTRODUCCION En base al caso de estudio expuesto, en este informe se planteara un sistema de registro más eficiente y moderno, en su mayoría digital el cual nos permita ingresar toda la información necesaria y al mismo tiempo en base a esto generar informes y reportes que sean un indicador de rendimiento y una herramienta de control, comenzaremos con una migración de los datos bases a traspasar a un software ficticio y no determinado y terminaremos con los documentos físicos que se deben mantener y los procedimientos a instruir a todo el personal para implementar de una forma óptima el nuevo sistema de registro y control. 3 Desarrollo Tomando en cuenta que en este caso la mayoría de los registros se hacen de forma manual, es de suma importancia migrar todos estos registros a un sistema digital el cual nos pueda entregar informes con facilidad, los cuales ayuden a mantener un mejor control y supervisión de los indicadores de gestión. Para lograr esta tarea primero señalaremos todos los registros necesarios los cuales se migraran a la plataforma digital (ERP o sistema de gestión de flota) que para este caso es ficticia y no se indicara el nombre del sistema ya que en la realidad tendremos una variada en el mercado y todas pueden recepcionar y gestionar la información que a continuación detallaremos. Registros bases Registro general de choferes Registro con los choferes en nómina el cual cuente con la información básica del chofer: Nombre, apellido, dirección y en caso que cuente con vehículo los datos de este. PADRON DE CHOFERES N° 1 APELLIDOS NOMBRES Gomez marcos RUT 17143180-8 LICENCIA TELEFONO DIRECCION F. Nac. kj1542 991357540 Rosa3147 01/07/1980 EDAD VEHICULO PLACA 42 FIAT KKL1234 Elaboración propia. Registro general de vehículos Registro con todos los vehículos con sus datos básicos, es muy importante que en el sistema que se ingrese tome en cuenta los kilómetros que se van agregando al vehículo en torno a las operaciones realizadas. De esta forma este mismo registro nos dará un indicador de posibles mantenciones preventivas y el desvaluó del vehículo VEHICULOS N° 1 kl 1200 AÑO 2016 VEHICULO FIAT PLACA KKL1234 Elaboración propia. 4 RAMPLA FDG1252 Registro combustible Registro el cual detalla el vehículo y las cargas de combustible, detallando la cantidad de combustible que se cargó y su costo monetario, también este registro nos entrega información de cuanto combustible consumió en KL determinados hasta que se necesitó una nueva recarga, entregándonos información importante para determinar que factor nos hace consumir más combustible o alertarnos de posibles robos de combustible. Marcos Gomez CHOFER Fecha Lleno/ Parcial N° Fact 20-09-2022 21-09-2022 22-09-2022 56 LLENO 57 PARCIAL 58 PARCIAL CARGA DE COMBUSTIBLE Inicio 1500 1800 2000 Kilometros Termino Litros Total 1800 2000 2250 300 200 250 Precio 100 80 70 Total 980 980 980 Tipo Combustible 98000 Gasolina 90 78400 Gasolina 90 68600 Gasolina 90 Elaboración propia. Registro mantenimiento y costos vehiculares En este registro necesitamos ingresar todas las facturas las cuales están asociadas a la mantención de nuestros vehículos y sus costos asociados tales como: - Mantención general Mantenciones preventivas Aceite Repuestos Ruedas Multas Entre otros costos asociados a mantener el vehículo operativo. DATOS DE MANTENIMIENTO VEHICULAR Vehiculo Fecha N° Fact 15-08-22 152 16-08-22 152 17-08-22 152 1 Tipo de gasto directo indirecto perdida Elaboración propia. 5 Detalle Neumaticos gps multas $ 125.000 80.000 95.000 Total 300.000 Registro de Hoja de ruta La hoja de ruta registra todos los procesos por los que pasa nuestro transportista en la ruta indicada, sus llegadas, salidas, horarios y puntos clave, por esta misma razón y la cantidad de vehículos que la empresa posee actualmente, esta hoja será digital, y se cargaran los siguientes datos: • Fecha del transporte. • Conductor. (Empresa, si es externa) • Número de bultos y su peso, volumen. • Número de expedición. • Remitente. • Destinatario. Ejemplo de hoja de ruta digital, recuperada del Software Track-pod Fuente: www.track-pod.com 6 Bitácora de viaje Este registro contempla la jornada laboral del conductor, su comienzo laboral sus pausas y cualquier acontecimientos del viaje. Este registro también lo mantendremos por una parte documental para tener un doble control y comparar con los registros de la ruta en línea. Libreta de control de asistencia de los choferes de vehículos de carga terrestre interurbana En el caso de los despachos interurbanos constaremos con la libreta correspondiente la cual registra la asistencia y las horas laborales, como la ley lo exige. Sistemas de control y seguridad Sistema GPS de monitoreo También se considerará un sistema de GPS el cual mantenga un control en línea de toda la flota, de esta manera tendremos un control tanto de la programación de los servicios como de la seguridad y estado del conductor. Teléfonos móviles con manos libres Se designaran uno por cada conductor para mantener una comunicación directa, se dejara estipulado de antemano que el conductor solo podrá contestar con manos libres mientras este conduciendo. Check list de vehículos (documentos físicos con respaldo digital) En este registraremos el estado en el cual se entregó el vehículo en caso de cualquier traspaso entre conductores. Check list para mantenciones, dejando detalle de lo trabajado Check list para sanitizaciones, con los servicios aplicados a los vehículos. Procedimientos operativos Finalizaremos con los procedimientos operativos donde se registrara la correcta implementación de distintos procesos destinados a ser parte de la operación de la flota, tales como: Procedimiento de manejo a la defensiva, carga de combustible, recepción de documentos, llenado de registros, entre otros 7 Conclusión En conclusión podemos determinar que el correcto registro de los distintos datos asociados a la gestión de una flota es fundamental para mantener en el tiempo a esta misma, cada dato representa un numero o indicador el cual nos afectara para bien o mal en el fututo, por esa misma razón es primordial mantener estos registros actualizados y en un sistema de gestión confiable y moderno el cual facilite la administración de estos datos y al mismo tiempo nos pueda generar informes claves para la operación logística. Bibliografía Unidad 3 Operaciones de registro de flotas y normas de seguridad. Universidad Mayor ExcelNegocios. (s.f.). Obtenido de https://www.excelnegocios.com/sistema-enexcel-paracontrolar-vehiculos-mantenimiento-combustible-y-choferes/: https://www.excelnegocios.com/sistema-en-excel-para-controlarvehiculosmantenimiento-combustible-y-choferes/ Smart Route Planning and Optimization Software that Drives More Deliveries. Obtenido de https://www.track-pod.com/route-planning-software 8