PLAN DE EJECUCION DE UN PROYECTO Una vez que se ha establecido el plan inicial debe ejecutarse. El proceso de ejecución consiste en realizar el trabajo con base en el plan, monitorear y controlar el trabajo, y administrar los cambios, de manera que el alcance del proyecto se complete dentro del presupuesto, según el programa y con plena satisfacción del cliente. • Realizar el trabajo: todas las actividades del plan inicial deben realizarse según el programa y las especificaciones técnicas del proyecto. • Monitorear y controlar el avance: es necesario monitorear el avance para asegurar que todo marcha según lo planeado. También se debe medir el avance real y compararlo con el avance planeado. • Controlar los cambios: Durante la ejecución del trabajo del proyecto ocurrirán cambios por varias razones inesperadas. Intentar realizar un proyecto sin antes establecer un plan inicial es imprudente. Es similar a salir de vacaciones sin un mapa de carreteras, un itinerario y un presupuesto. Usted puede terminar en medio de la nada, ¡sin dinero y sin tiempo! FACTORES EXTERNOS pueden crear un ambiente dinámico y quizás inestable durante la vida del proyecto, introducir fuentes de riesgo y afectar el éxito del mismo. • Las fluctuaciones en la divisas y los tipos de cambio. • Las leyes y reglamentos de cada país. • Las relaciones políticas entre los países. • La disponibilidad de mano de obra calificada. BENEFICIOS El beneficio primordial de la aplicación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho. La finalización del alcance completo del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista esto podría conducir a nuevos negocios en el futuro, con el mismo cliente o a negocios con clientes nuevos referidos por clientes que quedaron satisfechos con proyectos anteriores. FACTORES CRITICOS DEL EXITO • • • • • • • Planeación y comunicación. Tomarse el tiempo para desarrollar un buen plan . Involucrar a todo el mundo. Lograr la satisfacción del cliente. Medir el avance real y compararlo . Evaluar la realización del proyecto. Respeto , confianza para el logro. Definición del alcance del proyecto • Define lo que se debe hacer. Es todo el trabajo que debe realizarse para producir todos los entregables del proyecto y que el patrocinador o cliente esté convencido de que todo el trabajo y los entregables cumplen con los requerimientos o con los criterios de aceptación y logran el objetivo del proyecto. Documento de alcance del proyecto: • Los requerimientos del cliente: definen las especificaciones de las funciones o el desempeño para el producto final y otros entregables del proyecto. • La declaración de trabajo: define las principales tareas o elementos que deberán llevarse a cabo para realizar el trabajo que se necesita hacer y producir todos los entregables del proyecto. • Los entregables son los productos o resultados que el equipo de proyecto o contratista producirán y proporcionarán al cliente durante y a la terminación de la ejecución del proyecto • Los criterios de aceptación para todos los entregables del proyecto deben describirse con mayor detalle de lo que se establece en la cédula del proyecto. PLAND E CALIDAD Es importante planear la calidad en la ejecución del proyecto para asegurar que el trabajo se realiza según las especificaciones y las normas aplicables, y que los entregables cumplen con los criterios de aceptación. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES • Una matriz de asignación de responsabilidades (MAR) define quien será la persona responsable del trabajo. Es una herramienta empleada para designar a las personas responsables de realizar los elementos de trabajo en la estructura de división del trabajo. También es una herramienta útil porque recalca quién es responsable de cada elemento y muestra el papel que tiene cada persona como apoyo en el proyecto en general. LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES • Un diagrama de red define la secuencia en que se realizarán las actividades. Es una herramienta que permite acomodar las actividades específicas en el orden apropiado y establecer sus relaciones de dependencia. formule las tres preguntas siguientes con respecto a cada actividad: 1. ¿Qué actividades deben terminarse inmediatamente antes de que esta actividad se pueda iniciar? 2. ¿Qué actividades se pueden realizar simultáneamente con esta actividad? 3. ¿Qué actividades no se pueden iniciar inmediatamente después hasta que esta actividad se haya completado?