Gestión de Costos Medición de Valor Ganado Jorge Alberto Moreno Hernández Es una técnica de análisis de datos usada para medir el desempeño del proyecto respecto de la línea base para la medición del desempeño. ¿Qué es? Las mediciones resultantes indican si existen posibles desviaciones de la línea base para la medición del desempeño. El análisis de valor ganado integra costo, tiempo y alcance y puede usarse para hacer una proyección del desempeño futuro, así como de fechas y los costos de la conclusión del proyecto. Valor planificado (PV): Al día de hoy, ¿cuál es el valor estimado del trabajo que se tiene planificado hacer? Valor ganado (EV): Al día de hoy, ¿cuál es el valor estimado del trabajo que realmente se ha realizado? Costo real o actual (AC): Al día de hoy, ¿cuál es el costo real en el que hemos incurrido para el trabajo realizado? Conceptos Presupuesto hasta la conclusión (BAC): ¿De cuánto fue nuestro presupuesto para el esfuerzo total del proyecto? Estimación a la conclusión (EAC): ¿Actualmente cuánto esperamos que cueste el proyecto total? Estimación hasta la conclusión (ETC): A partir de este punto, ¿cuánto más esperamos que cueste terminar el proyecto? Variación a la conclusión (VAC): Al día de hoy, ¿cuánto por encima o por debajo del presupuesto creemos que estaremos al finalizar el proyecto? Fórmulas de Valor Ganado Variación del costo (CV) = EV - AC Variación del cronograma (SV) = EV - PV Índice de desempeño del costo (CPI) = EV / AC Índice de desempeño del cronograma (SPI) = EV / PV Estimación a la conclusión (EAC) = BAC / CPI Estimación hasta la conclusión (ETC) = EAC - AC Variación a la conclusión (VAC) = BAC - EAC Ejemplo Supongamos que tenemos que gestionar un proyecto consistente en la realización de una instalación informática (servidores, redes, seguridad, actualización de aplicaciones y software), en 5 PC’s. Preparamos la planificación del proyecto, con el siguiente resultado: • Estimación de la duración. Para la ejecución de este trabajo, contamos con la disponibilidad de un técnico en mantenimiento e instalaciones informáticas. Estimamos que será necesario un esfuerzo de 5 horas por cada día de trabajo. Por Esfuerzo, se entiende la cantidad de trabajo necesario para completar la actividad (25 horas), y por Duración, la cantidad de períodos de trabajo que el esfuerzo abarcará (5 días). • Estimación del presupuesto: se determinó que el costo del proyecto sería el costo hora del instalador. Se acordó un costo de 100 €/hora. Estimación del presupuesto (BAC, Budget at completion) = 2.500 €. • Se acordó que la medición del trabajo realizado (el EV), en un día determinado, se basaría en el número de PC’s actualizados. A razón de 500 € por cada PC actualizado. Ejemplo El proyecto dio comienzo, y al final del tercer día, se obtuvieron los siguientes resultados: 1. Primer día. No se pudo completar la actualización de ningún PC. Debido a una urgencia en el departamento de informática, el técnico asignado al proyecto, se tuvo que ausentar, y le sustituyó otro, menos experimentado, que trabajó 7 horas. 2. Segundo día. Se completó la instalación de 1 PC, y en total, se trabajaron 6 horas. Las dos primeras horas, coincidieron dos técnicos, y continuó el trabajo, el técnico inicialmente previsto. 3. Tercer día. Se actualizó 1 PC. El técnico inicialmente previsto, completó 5 horas de trabajo. Día 1 Día 2 Día 3 Total Nº de PC’s actualizados 0 1 1 2 Horas de trabajo 7 6 5 18 Ejemplo ¿Cuánto trabajo deberíamos haber completado al final del tercer día? Según nuestra planificación, al final del tercer día, deberíamos haber completado 3 PC’s, en 15 horas, a un coste de 100 €/hora. Valor Planificado, PV = 1.500 €. ¿Cuánto trabajo hemos completado al final del tercer día? 2 PC’s. ¿Qué valor tiene el trabajo completado? En nuestra planificación, se acordó que la medición del trabajo diario sería el número de PC’s actualizados, a razón de 500€ por PC. Como se completaron 2 PC’s, el Valor Ganado, EV = 1.000 €. Coste Actual, AC. En la planificación, se determinó que el coste del proyecto sería el coste hora del técnico instalador, a razón de 100€/hora. Al final del tercer día, se trabajaron 18 horas (7+6+5), por lo que AC = 1.800 €. El resultado de la Variación del Coste nos indicará si el proyecto está por encima, o por debajo del presupuesto. Aplicamos la fórmula de la Variación del Coste, CV = EV – AC CV = 1.000 € – 1.800 € = -800 €. Interpretación: El proyecto tiene un Sobrecoste de 800 €. El resultado de la Variación del Cronograma, nos indicará si nuestro proyecto está adelantado, o retrasado, respecto al cronograma. Aplicamos la fórmula fórmula de la Variación del Cronograma, SV = EV – PV SV = 1.000 € – 1.500 € = -500 €. Interpretación: el proyecto va retrasado por un valor de 500 €. Indice de Desempeño del Coste, CPI = EV/AC CPI = 1.000/1.800 = 0,56. Interpretación: por cada € invertido, obtenemos un valor de 0,56 €. El desempeño de nuestro trabajo está siendo ineficiente, por debajo del presupuesto. Índice de Desempeño del Cronograma, SPI = EV/PV SPI = 1.000/1.500 = 0,67. Interpretación: nuestro proyecto progresa a un ritmo de un 67% sobre lo planificado. Tiene un retraso de un 33%. Ejemplo Indicador Fórmula Resultado Interpretación Variación del Coste. CV = EV-AC CV = 1.000 -1.800 = -800€ El proyecto tiene un Sobrecoste de 800 €. SV = 1.000 – 1.500 = -500€ El proyecto va retrasado por un valor de 500 €. CPI = 1.000/1.800 = 0,56 Por cada € invertido, obtenemos un valor de 0,56 €. SPI = 1.000/1.500 = 0,67 Nuestro proyecto avanza un 67% sobre lo planificado. Variación del Cronograma. SV = EV-PV Indice de desempeño del Coste. Índice de desempeño del Cronograma. CPI = EV/AC SPI = EV/PV Ejemplo A continuación, se representa de forma gráfica, la situación del proyecto al final del tercer día. Comparando la situación de la línea verde del Valor Ganado (EV), respecto a las otras dos variables, Coste Actual (AC), en rojo, y Valor Planificado (PV), en azul, podemos comprobar la evolución del proyecto. El Valor Ganado es menor al Coste Actual del proyecto. Podemos concluir que el proyecto tiene sobrecoste, o lo que es lo mismo, el resultado de nuestro trabajo está por encima de nuestro presupuesto. El Valor Ganado, también es inferior al Valor Planificado, lo que nos indica que nuestro trabajo está retrasado.