Excel 2016

Desarrollo de
Competencias Digitales
Hoja de cálculo
Microsoft Excel 2016
Miquel Mazuque Periz
ÍNDICE:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Uso de la aplicación........................................................................................................ 1
1.1. Primeros pasos .................................................................................................... 1
1.2. Configuración del entorno ................................................................................... 9
Operaciones básicas ..................................................................................................... 11
2.1. Insertar datos .................................................................................................... 11
2.2. Editar datos ....................................................................................................... 12
2.3. Seleccionar celdas ............................................................................................. 13
2.4. Borrar el contenido de las celdas........................................................................ 14
2.5. Filas y columnas ................................................................................................ 14
2.6. Duplicar y mover celdas ..................................................................................... 16
2.7. Facilitar la entrada de datos ............................................................................... 17
2.8. Buscar y Reemplazar .......................................................................................... 19
2.9. Ordenar datos ................................................................................................... 21
2.10.
Hojas de cálculo ............................................................................................. 22
Formato ....................................................................................................................... 23
3.1. Formatos de número ......................................................................................... 23
3.2. Formatos de letra .............................................................................................. 26
3.3. Alineación y orientación .................................................................................... 27
3.4. Añadir bordes y color de fondo .......................................................................... 28
3.5. Copiar formatos entre celdas ............................................................................. 28
Cálculos ....................................................................................................................... 29
4.1. Fórmulas simples ............................................................................................... 29
4.2. Mensajes de error ............................................................................................. 30
4.3. Referencias a celdas .......................................................................................... 31
4.4. Funciones .......................................................................................................... 32
4.5. Revisar los cálculos ............................................................................................ 37
Gráficos ....................................................................................................................... 38
5.1. Crear un gráfico para el análisis de datos ............................................................ 38
5.2. Modificar un gráfico .......................................................................................... 39
5.3. Duplicar, mover y eliminar un gráfico ................................................................. 39
Impresión .................................................................................................................... 40
1. USO DE LA APLICACIÓN
1.1.
1.1.1.
PRIMEROS PASOS
Abrir la aplicación
Para abrir la aplicación Excel, en el igual que para abrir cualquier
otra aplicación, se utiliza el botón INICIAR.
Si no aparece en la lista de aplicaciones, buscadla con la opción
Todas las aplicaciones.
Si tenéis que utilizar a menudo esta aplicación, podéis crear un
acceso directo en la Barra de tareas: una vez encontrada, la
clicáis (con el botón derecho del ratón) y escogéis la opción Más
- Anclar a la Barra de Tareas.
1.1.2.
La ventana de Excel
Una vez abierta la aplicación, pide qué plantilla queréis usar para crear el nuevo documento;
podéis escoger una de las plantillas que ofrece o, si queréis un documento en blanco, escoged la
primera plantilla: Libro en blanco. Aparece la pantalla de Excel, con un libro de trabajo (Libro1)
que contiene 1 hoja (Hoja1):
1
La interface de Excel 2016 es muy parecida a la de las versiones 2010 y 2013. Presenta muchos
cambios respecto a la versión 2003: la barra de menús, las barras de herramientas y la mayoría de
subventanas de tareas han sido substituidas por la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y la
Cinta de Opciones. Respecto a la versión 2007, el cambio principal es la sustitución del Botón de
Microsoft Office por la ficha Archivo.
Algunas partes de la ventana mantienen las mismas funcionalidades que en versiones anteriores:

Barra de Título: contiene el nombre de la aplicación, el del documento y los botones para
minimizar, maximizar y cerrar la aplicación.

Barras de Desplazamiento: Permiten ver las diferentes partes del documento.

Barra de Estado: Muestra información.

Botones de Vistas: Permiten indicar qué vista del documento queremos tener.

Zoom: Barra que nos permite indicar el porcentaje de visualización del documento.
Hay dos elementos específicos de la ventana de Excel:

Cuadro de Nombres: este cuadro está situado a la izquierda de la ventana; nos permite
identificar la celda activa.

Barra de Fórmulas: está situada a la derecha del cuadro de nombres y muestra el
contenido de la celda activa.
Respecto a la versión 2003, encontramos las novedades en la parte superior:
Barra de Herramientas de Acceso Rápido: Contiene botones usados frecuentemente. Esta barra
se puede personalizar con el último botón:
2
Cinta de opciones: Contiene las opciones, agrupadas según la tarea a hacer.

Fichas: En cada ficha hay herramientas necesarias para tareas concretas.

Grupos: Cada ficha se divide en grupos, es decir, en subtareas.

Botones de comando: Realizan una tarea concreta.

Indicador de cuadro de diálogo: Aparece en algunos grupos y da acceso a un cuadro de
diálogo que proporciona más opciones relacionadas con el grupo.
Dependiendo de lo que se esté haciendo, aparecen nuevas fichas (fichas contextuales) con las
opciones necesarias para lo que se está haciendo.
Inicialmente tendréis sólo una hoja de cálculo (en las versiones anteriores había 3) pero podréis
pedir tantos como necesitéis. En principio las hojas de cálculo se llaman de forma genérica Hoja1,
Hoja2, Hoja3... Más adelante veréis la manera de cambiar este nombre.
Cada hoja de cálculo está constituida por un conjunto de filas y columnas. El número de columnas
(cada una se nombra con una o más letras, comenzando por la A) y de filas (cada una se nombra
con un número comenzando por el 1) es ilimitado.
La intersección entre una fila y una columna se llama celda, y aquí se almacena la información. La
forma de nombrar una celda es con la letra de la columna y el número de la fila. Así, la celda H4 es
la intersección de la columna H con la fila 4. Llamamos celda activa a la celda seleccionada.
1.1.3.
Cerrar un libro o la aplicación
Para cerrar un documento seleccionad la opción Cerrar de la ficha Archivo. Si habéis hecho
alguna modificación después de la última vez que guardasteis, os preguntará si queréis guardar
estos cambios. També podéis usar el botón
de la Barra de Título pero, si sólo tenéis un libro
abierto, cerrará la aplicación.
1.1.4.
Abrir libros de hojas de cálculo existentes
Hay tres maneras de abrir una hoja de cálculo existente:
- Sin abrir la aplicación (la abrirá automáticamente): Localizad el documento (abriendo carpetas o
con la opción Explorador de archivos del botón INICIAR) y, una vegada encontrado, le hacéis un
doble clic.
3
- Abriendo primero la aplicación:

Utilizad la opción Abrir de la ficha Archivo.

Clicad sobre el botón
de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Si utilizáis una de las dos últimas
opciones, aparecerá la ventana
Abrir con varias opciones para
buscar el documento:
 Recientes:
muestra
los
documentos
abiertos
recientemente.
 OneDrive:
muestra
los
documentos que tenéis en la
nube de Microsoft.
 Este PC: muestra los
documentos que tenéis en la
carpeta Documentos.
 Agregar un sitio: permite añadir, a esta ventana, una ubicación concreta de vuestro disco duro
o de la red.
 Examinar: abre el cuadro de
diálogo Abrir, donde podréis
buscar el documento en las
diferentes
unidades
y
carpetas, mediante el panel
de exploración de la
izquierda.
En la parte inferior podéis
especificar qué archivos han
de verse en esta ventana
(todos, sólo los de Excel, sólo
plantillas,…).
Una vez encontrado el documento, hacedle clic encima para que quede resaltado en azul y,
después, haced clic sobre el botón Abrir. Lo podéis hacer más rápido haciendo un doble clic en el
documento. Ya podéis trabajar con el documento y hacer todos los cambios que queráis.
Podéis abrir diversos libros de hojas de cálculo sin necesidad de cerrar los que están abiertos.
Esto os permitirá comparar o intercambiar información entre ellos. Los libros abiertos se pueden
ver y activar en la Barra de Estado de Windows.
Si queréis ver todos los documentos en el mismo tiempo, podéis clicar el botón Organizar todo en
el grupo Ventana (ficha Vista). La aplicación reducirá el tamaño de los documentos de manera
que se puedan visualizar todos en el mismo tiempo. Cuando queráis ver sólo uno, será suficiente
con maximizar su ventana.
4
1.1.5.
Crear un nuevo libro de hojas de cálculo
En cualquier momento podéis pedir un libro nuevo, con la opción Nuevo de la ficha Archivo o
clicando el botón
de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Si se pide por el botón
, crea un documento nuevo sin preguntar nada.
Si se pide por la ficha Archivo, os preguntará qué plantilla que queréis usar:
Por defecto, Excel utiliza la plantilla Libro en blanco. Una plantilla es un documento preparado
para una tarea específica, por ejemplo, un presupuesto. Escogiendo una plantilla os podéis
ahorrar trabajo.
Una vez escogida la plantilla, normalmente aparece una ventana con información.
En la parte superior tenéis un campo para buscar plantillas en línea y unos temas sugeridos.
5
1.1.6.
Guardar un libro en el disco duro o en un USB
Todo lo que habéis escrito en el documento está guardado en memoria RAM y, por tanto, si
desconectáis el ordenador, o si se quedara sin corriente eléctrica o si se produce algún error de
sistema, todo lo que habéis hecho se pierde y no hay manera de recuperarlo. Para evitar esta
pérdida tenéis que guardar el trabajo en el disco duro o en un USB. Es aconsejable guardar a
menudo el documento si no queréis perder el trabajo.
Para guardar, seleccionad la opción Guardar de la ficha Archivo o clicad el botón
de la Barra
de Herramientas de Acceso Rápido.
La primera vez que guardéis el documento, aparece la ventana Guardar como (en realidad, si es la
primera vez que se guarda el documento, es indiferente usar la opción Guardar o la opción
Guardar como) con varias opciones:
 OneDrive: para guardar en la nube
de Microsoft.
 Este PC: para guardar en la carpeta
Documentos.
 Agregar un sitio: permite añadir, a
esta ventana, una ubicación
concreta de vuestro disco duro o
de la red.
 Examinar: abre el cuadro de
diálogo Guardar como, que pide el
nombre que le queréis dar (lo
tenéis que escribir en Nombre de
archivo) y dónde lo queréis guardar
(lo indicáis con el explorador de la
izquierda).
Con la opción Opciones generales
del botón Herramientas, podéis
activar la copia de seguridad y
poner contraseña. Otras opciones,
como
que
guarde
automáticamente cada cierto
tiempo, las podéis pedir con la
opción Opciones de la ficha
Archivo.
A partir de ahora, cada vez que volváis a guardar, ya no preguntará nada porque el documento ya
tiene nombre y sabe dónde ha de guardarlo.
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1.1.7.
Guardar un libro con un nombre, ubicación o formato diferente
Si queréis guardar el documento con otro nombre o en otra carpeta o en un USB, los pasos que
han de seguirse son:
1. Seleccionad la opción Guardar como de la ficha Archivo. De esta manera volverá a aparecer
el cuadro de diálogo de Guardar.
2. Con la opción Guardar en del cuadro de diálogo, indicad dónde queréis guardar la copia. Si se
quiere guardar la copia en un USB, seleccionad la unidad Disco extraíble.
3. Si queréis guardar el archivo con otro nombre, en la opción Nombre de archivo, poned el
nuevo nombre.
4. Finalmente haced clic sobre el botón Guardar y habréis finalizado la copia. Hay que tener en
cuenta que ahora tenéis dos copias del mismo documento.
Normalmente se usa este procedimiento para guardar una copia de seguridad. Cuando acabéis el
trabajo con el documento, guardadlo (en el disco duro) y después seleccionad Guardar como para
tener una copia en otro soporte.
Un libro se puede guardar con otro formato para poder abrirlo desde otras aplicaciones. Para
guardar un libro con otro formato, se utiliza la misma opción (Guardar como).
El tipo que aparece por defecto es Libro de Excel. Para
cambiar el formato, desplegad la opción Tipo y
seleccionad el formato correspondiente según cómo
queráis guardar el documento.
Si habéis creado un libro y queréis que sea una plantilla,
escogeréis la opción Plantilla de Excel en la opción Tipo.
Excel asignará la extensión .xltx al libro.
7
1.1.8.
Usar las funciones de ayuda de la aplicación
Podéis pedir ayuda a la aplicación con la tecla de
función F1 o con el botón
que encontraréis en
la parte superior derecha de la ventana de la ficha
Archivo.
Al pedir ayuda, aparece un menú de temas y, en la
parte superior, un campo donde podéis escribir lo
que estáis buscando.
Con el botón
podéis volver a esta pantalla.
También disponéis de la ayuda selectiva. En los cuadros de diálogo encontraréis, en la parte
superior derecha, el botón
que os conecta al web de ayuda de Microsoft.
Una opción de ayuda nueva en Office 2016 es el campo
.
Lo
encontraréis
a
continuación de la ficha Vista. En el ejemplo hemos
escrito “guardar documento” y muestra las opciones
que pueden utilizarse y da acceso a la ayuda sobre el
tema.
8
1.2.
CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO
1.2.1.
Utilizar el zoom
El zoom es la herramienta que permite aumentar o disminuir la vista del documento. Tenéis dos
sitios donde podéis determinar el porcentaje de visualización:

En la Barra de Zoom (
),a la derecha de la Barra de Estado.
Clicando sobre el 100% que tenéis a su izquierda, mostrará el cuadro de diálogo de zoom.

En el grupo Zoom de la ficha Vista:
o
Con el botón Zoom mostrará el cuadro de diálogo de
zoom para indicar el porcentaje de ampliación/reducción.
o
El botón 100% mostrará el documento a tamaño real.
o
El botón Ampliar selección hará una ampliación del 400%.
1.2.2.
Inmovilizar y movilizar paneles (filas y/o columnas de títulos)
Las hojas pueden contener muchos datos y, por tanto, no siempre podréis verlos todos en
pantalla a la vez. Imaginad que tenéis una tabla que recoge el resultado de 100 pruebas hechas a
150 alumnos:
En pantalla sólo veis hasta la prueba 12
(columna M) y hasta el alumno de la fila 14.
Si utilizáis las barras de desplazamiento para
ver datos situados más a la derecha y/o más
abajo, perderéis de vista los títulos (la
primera fila y la primera columna).
Por ejemplo, no se puede saber de quién es ni de qué prueba la puntuación de la celda R15.
Para evitar perder de vista los títulos, podéis inmovilizar
la fila o filas y la columna o columnas de títulos con las
opciones del botón Inmovilizar (grupo Ventana de la
ficha Vista):

Inmovilizar fila superior: sólo la primera fila.

Inmovilizar primera columna: sólo la primera
columna.

Inmovilizar paneles: inmoviliza filas y columnas a la vez. Hay que seleccionar, primero, la
primera celda que se desplazará.
9
En el ejemplo anterior, seleccionaríais la celda
B2 y, entonces, la primera fila y la primera
columna quedarían fijadas. Al desplazaros, veis
que la puntuación de la celda R15 es de la
prueba 17 de Albert M.
1.2.3.
Modificar las preferencias de la aplicación
La opción Opciones de la ficha Archivo permite visualizar y modificar las preferencias de la
aplicación: qué ha de verse, dónde y cómo guardar, cómo imprimir,…
Las diferentes opciones están clasificadas por temas (a la izquierda). Es conveniente echar un
vistazo para ver si alguna de las opciones nos puede ser útil modificarla.
10
2. OPERACIONES BÁSICAS
2.1.
INSERTAR DATOS
Cuando se introduce un dato en una hoja de cálculo, queda
almacenado en la celda activa, la referencia de la cual se
visualiza en el cuadro de nombres (en la imagen, la celda
activa es la B3). Hay diferentes maneras de activar una
celda de la hoja de cálculo; en la mayoría de los casos se
utilizará el ratón, pero también podéis hacer algunos de los
desplazamientos más habituales con el teclado:

Flechas de desplazamiento: activan la celda situada a la izquierda, derecha, encima o debajo
de la celda activa.

Tabulador: activa la celda situada a la derecha de la celda activa.

Mayúsculas + Tabulador: activa la celda situada a la izquierda.

Intro: esta tecla se utiliza para aceptar la introducción de un dato en la celda activa; provoca,
además, la activación de la celda inferior.

Inicio: activa la primera celda de la fila activa.

Control + Inicio: activa la celda A1 de la hoja activa.

AvPág: activa la misma celda de la pantalla siguiente.

RePág: activa la misma celda de la pantalla anterior.

Control + AvPág: activa la siguiente hoja de cálculo.

Control + RePág: activa la hoja de cálculo anterior.
Para activar una celda de otra hoja, se ha de activar la hoja haciendo clic en la etiqueta.
En una celda podéis insertar diferentes tipos de valores:

Texto: conjunto de caracteres alfanuméricos (letras, números y símbolos). Es texto todo
aquello que no se puede interpretar como número, fecha o fórmula. Podéis poner hasta
32.000 caracteres dentro de una celda.

Números: Podéis usar los caracteres 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + . , ( ) / % € E e. Los números
negativos han de ir precedidos del signo menos (-) o ir entre paréntesis. Hay que tener en
cuenta que si ponéis un número con el simbol de porcentaje (10%), en el calcular no operará
con 10 sino con 0,1. Si queréis que un número lo trate como texto tenéis que poner un
apóstrofe (') antes.

Fechas y horas: Excel almacena los datos y horas como números seriales, comenzando por el
1 que corresponde en el 1 de Enero de 1900. Para entrar una fecha tenéis que escribir el día,
mes y año separados por un guión (-) o la barra de dividir (/). Si entráis horas, minutos y
segundos los separáis con dos puntos (:). Si ponéis fecha y hora en una celda los tenéis que
separar con un espacio.

Fórmulas: Una fórmula permite obtener valores de otros valores que ya existentes.
11
Para introducir datos en una celda, sólo hay que
activarla y escribir el valor correspondiente. También lo
podéis hacer situando el cursor en la barra de fórmulas
o haciendo un doble clic sobre la celda. Una vez hayáis
acabado de escribir, pulsad la tecla Intro para aceptar
el dato o usad el botón
El botón
de la barra de fórmulas.
o la tecla Esc anulan lo introducido.
El valor introducido en una celda se visualiza en la barra de fórmulas si la celda está activada.
Si se pulsa la tecla Intro, se pasa a la siguiente celda; por tanto, no se puede usar para hacer un
salto de línea dentro de una celda. Para hacerlo, hay que presionar la combinación de teclas Alt +
Intro.
Los textos quedan alineados a la izquierda de la celda mientras que los números y las fechas lo
hacen a la derecha de la celda. Después, mediante formatos, podréis alinear el contenido de la
celda donde queráis. Si un número o fecha quedan alineados a la izquierda significa que no se ha
introducido correctamente.
La celda C1 contiene un 1 y una “O mayúscula”;
aunque parece el número 10 no lo ha aceptado
como tal y lo considera un texto. Lo mismo pasa
en la celda C3 ya que la fecha escrita no existe.
2.2.
EDITAR DATOS
El contenido de una celda se puede modificar en cualquier momento seleccionándola y
escribiendo el nuevo contenido. Si queréis modificar sólo una parte del contenido de una celda lo
podéis hacer en la barra de fórmulas, haciendo un doble clic para entrar en la celda o con la tecla
F2; una vez dentro, colocad el cursor allí donde queréis hacer la modificación.
El botón Deshacer (
) de la barra de acceso rápido se usa para volver atrás en las
acciones que vais realizando. Si, por ejemplo, borráis una tabla, podéis volver a recuperarla.
Podéis ir deshaciendo todo lo que habéis hecho desde la última vez que se ha guardado el
documento.
Igual que utilizáis el botón Deshacer para anular las últimas acciones, también encontraréis, en la
barra de acceso rápido, el botón Rehacer (
) que permite anular la acción de deshacer.
12
2.3.
SELECCIONAR CELDAS
Para seleccionar una celda tenéis que hacerle un clic.
Sabréis que está seleccionada porque aparece un
rectángulo más negro a su alrededor.
Cada celda tiene un nombre según la letra de la columna y el número de fila donde está. Por
ejemplo, en la imagen anterior, la celda seleccionada es la B2.
Se define un rango de celdas como un conjunto de celdas. Los rangos se identifican por la celda
inicial seguida de dos puntos y la celda final. Por ejemplo, el rango A5:A20 representa todas las
celdas que hay entre la A5 y la A20, ambas incluidas.
Para seleccionar un rango de celdas contiguas, haced un
clic sobre la primera y, manteniendo pulsado el ratón,
seleccionad el resto. En el ejemplo está seleccionado el
rango B1:B4.
Para seleccionar un rango de celdas no contiguas, pulsad
la tecla Control a la vez que vais seleccionando los
rangos separadamente. En este ejemplo, están
seleccionados los rangos: A1:A3 y C3:C5.
En cualquier selección siempre la primera celda queda en blanco y el resto pintadas. Si tecleáis un
valor, se introducirá en la celda en blanco.
Para seleccionar la hoja entera, clicad la casilla gris situada a la izquierda de las etiquetas de
columnas y sobre las etiquetas de filas.
Podéis dar un nombre a un rango de celdas para hacerle referencia más tarde. Seleccionad el
rango, haced clic dentro del cuadro de nombres, escribid el nombre y, para acabar, pulsad la tecla
Intro. En la figura, el rango A2:B4 tiene el nombre de "dades". Si en cualquier momento quisierais
seleccionar este rango, sólo tendríais que desplegar el cuadro de nombres y escogerlo.
13
2.4.
BORRAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS
Para borrar el contenido de las celdas de un rango seleccionado, utilizad la tecla Supr. Borrará el
contenido (aquello que habéis tecleado) pero no eliminará el formato que tengan las celdas o los
comentarios que se hayan insertado. Por ejemplo, si borráis una celda que tiene formato de
fecha, quedará vacía pero, en el introducir otro número en esta celda, lo mostrará como fecha ya
que el formato se ha mantenido.
Si lo hacéis con el botón Borrar del grupo Modificar (ficha Inicio) dispondréis de cuatro opciones
para escoger lo que queréis borrar:

Borrar todo: limpia totalmente la celda o rango seleccionado.
Escoged esta opción cuando queráis borrar totalmente la celda.

Borrar formatos: borra sólo los formatos de la celda o rango
seleccionado.

Borrar contenido: borra sólo los valores de la celda o rango
seleccionado; hace lo mismo que la tecla Supr.

Borrar comentarios: borra sólo los comentarios de la celda o rango seleccionado.

Borrar hipervínculos: borra sólo los enlaces de la celda o rango seleccionado.

Quitar hipervínculos: borra los enlaces de la celda o rango seleccionado y, a diferencia del
anterior, elimina su formato de enlace (letra de color azul y subrayado).
2.5.
2.5.1.
FILAS Y COLUMNAS
Seleccionar filas o columnas
Para seleccionar toda una fila, clicad sobre su
número. Toda la fila queda seleccionada, es
decir, 16.000 celdas.
Para seleccionar toda una columna, clicad sobre
la letra que le corresponde. Habéis
seleccionado un millón de celdas.
Para seleccionar un rango de filas contiguas,
clicad sobre el número de fila correspondiente,
y mantened presionado el botón del ratón
mientras seleccionáis el resto de filas.
Para seleccionar un rango de columnas
contiguas, haced clic sobre la letra de la
columna correspondiente, y mantened
presionado el botón del ratón mientras
seleccionáis el resto de columnas.
Para seleccionar un rango de filas o columnas no contiguas, haced clic sobre los números de fila o
letra de las columnas correspondientes, manteniendo pulsada la tecla Control.
14
2.5.2.
Insertar y eliminar filas y columnas
Para insertar una fila o columna, primero seleccionad la fila o
columna que queréis que quede por debajo o a la derecha de la
nueva. Después clicad el botón Insertar del grupo Celdas (ficha
Inicio). En el desplegable del botón escoged la opción deseada y
quedará insertada una nueva fila o columna y desplazará las otras
hacia abajo o hacia la derecha.
Si queréis insertar más de una fila o columna, seleccionad tantas filas o columnas como queráis
añadir.
Para borrar el contenido de una fila o de una columna, primero
seleccionad y después presionad la tecla Supr.
Para eliminar la fila o columna completa, seleccionad toda la fila o toda
la columna y clicad el botón Eliminar del grupo Celdas (ficha Inicio). En el
desplegable del botón escoged la opción deseada.
2.5.3.
Altura de fila y ancho de columna
Para modificar la altura de una fila, seleccionad la fila que queréis
modificar y pedid la opción Alto de fila del botón Formato (grupo Celdas
de la ficha Inicio). En la ventana que aparece, escribid la altura de la fila.
Para modificar el ancho de una columna, seleccionadla y pedid la opción
Ancho de columna del botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio).
En la ventana que aparece, introducid el ancho de la columna.
También podéis modificar la altura y el ancho con el ratón; poned el cursor sobre la línea de
separación de las etiquetas de las filas o columnas y, cuando el cursor
cambia de forma (flecha doble), podréis modificar el tamaño arrastrando.
Si seleccionáis un rango de filas o columnas y modificáis la altura o el ancho de una de las filas o
columnas seleccionadas, todas tendrán la misma altura o ancho. Si le hacéis un doble clic, cuando
el cursor cambia, la altura o el ancho se adaptará al contenido de las celdas.
2.5.4.
Ocultar filas y columnas
Podéis ocultar filas y columnas con las opciones Ocultar filas y Ocultar columnas de la opción
Ocultar y mostrar. Las encontraréis en el botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio).
Para volver a mostrarlas, seleccionad las filas o columnas anterior y posterior a la ocultada y pedid
Mostrar filas o Mostrar columnas.
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2.6.
DUPLICAR Y MOVER CELDAS
2.6.1.
Duplicar el contenido de una celda
Para copiar el contenido de una celda en otra, seguid los pasos siguientes:
1. Seleccionad la celda que queráis copiar.
2. Clicad el botón Copiar (
) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Una copia de la celda
seleccionada queda guardada en el Portapapeles (parte de la memoria RAM).
3. Seleccionad la celda de destino, donde queréis copiar el contenido.
4. Clicad el botón Pegar (
) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el
contenido del Portapapeles (aquello que previamente habéis copiado).
Para copiar y pegar un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito pero
seleccionando el rango previamente. Una vez copiada una celda o un rango de celdas, podéis
activar otra hoja o abrir otro libro y pegarla.
Otra forma de copiar y pegar un texto seleccionado es mediante el teclado: se pulsa Control+C
para copiar y Control+V para pegar.
2.6.2.
Mover el contenido de una celda
Para mover el contenido de una celda a otra seguid los pasos
siguientes:
1. Seleccionad la celda que queréis mover.
2. Clicad el botón Cortar (
) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). La celda seleccionada
queda enmarcada con una línea discontinua y guarda una copia en el Portapapeles.
3. Seleccionad la celda de destino, donde queráis dejar el contenido.
4. Clicad el botón Pegar (
) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el
contenido del Portapapeles y deja vacía la celda donde se había cortado.
Para mover un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito, pero seleccionando el
rango previamente. Una vez cortada una celda o un rango de celdas podéis activar otra hoja o
abrir otro libro y pegarla.
Con el teclado, las combinaciones son: Control+X (cortar) y Control+V (pegar).
Otra manera de mover celdas o rangos de celdas es seleccionar y arrastrar, cogiendo la selección
por el borde (no comencéis a arrastrar hasta que el puntero del ratón sea una flecha en lugar de
una cruz). Tenéis que tener en cuenta que, si la celda de destino contiene algún valor, os
aparecerá un cuadro de diálogo en que preguntará si queréis reemplazar el contenido. Si hacéis lo
mismo, pero con la tecla Control presionada, lo que haréis es duplicar.
16
2.7.
FACILITAR LA ENTRADA DE DATOS
En la ventana de opciones (opción Opciones la ficha Archivo) encontraréis, en el apartado
Avanzadas (subapartado Opciones de edición), la opción Habilitar Autocompletar para valores
de celda. Esta opción está activada por defecto y hace que si, al escribir, los primeros caracteres
que introducís son los mismos que los primeros de otra celda, la rellena automáticamente con el
contenido de la otra celda.
Hay situaciones en que hay que rellenar las celdas de un rango con una secuencia determinada de
datos; por ejemplo, días de la semana, meses del año, una serie de números que siguen una
secuencia lógica, serie de fechas o simplemente repetir un valor un número determinado de
veces.
Podéis introducir una serie de datos de manera automática, sin
necesidad de escribirlas, con el botón controlador de relleno.
Aparece, en la esquina inferior derecha, al seleccionar una celda o
rango de celdas.
Para hacerlo, seguid los pasos siguientes:

Seleccionad una celda que contenga el número que queréis repetir.

Moved el cursor por la esquina inferior derecha, hasta que cambie de forma (+).

Con el botón del ratón pulsado, arrastradlo hacia
la derecha, la izquierda, arriba o abajo.

Al soltar el botón del ratón, se autocompleta.
Si hacéis lo mismo, con una fecha o una
palabra con un número al final o al
principio, en lugar de repetirla creará una
serie aritmética de incremento 1.
También podéis crear series lineales con números siempre que pongáis los dos primeros números
de la serie; los valores aumentan o disminuyen según un valor constante, basado en la diferencia
entre los valores iniciales seleccionados. Seguidamente podéis ver algunos ejemplos:
Incremento unitario:
Días de la semana:
Incremento en 4 unidades:
Meses del año:
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Las series de días y meses sólo las puede hacer en castellano; si la queréis en catalán u otro
idioma, le tenéis que enseñar con el botón Modificar listas personalizadas que encontraréis en el
apartado Avanzadas (subapartado General) de la opción Opciones (ficha Archivo):
Escribid la lista en Entradas de la
lista; la separación entre los
elementos de la lista ha de ser
una coma o un Intro. Finalmente
pulsad el botón Agregar.
Dispondréis de más posibilidades si pedís las series con la opción Series del botón Rellenar (grupo
Modificar de la ficha Inicio). Antes de pedir la serie hay que escribir el primer valor de la serie y
seleccionarlo.
Si escribís como valor inicial 1/1/16 y pedís la
serie de la imagen, el resultado sería todos los
días del año 2016 sin los sábados ni domingos.
Según el tipo de serie modificaréis las diferentes opciones:

Series en: la serie se puede hacer hacia a la derecha (Filas) o hacia abajo (Columnas).

Tipo: tipo de incremento, que puede ser sumando el incremento (Lineal), multiplicando por
el incremento (Geométrica), por fechas (Cronológica) o de repetición del valor
(Autorrellenar). Para pedir el último tipo hay que seleccionar el rango de celdas donde se
repetirá, junto con el valor a repetir.

Unidad de tiempo: si pedís una serie de fecha, especificad si el incremento será en días, días
laborables (sin sábados y domingos), meses o años.

Incremento: unidad de incremento.

Límite: número o fecha final de la serie.
18
2.8.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Podéis buscar un determinado valor
en las celdas con la opción Buscar del
botón Buscar y seleccionar (grupo
Modificar de la ficha Inicio).
En el campo Buscar escribiréis el valor que buscáis. Después tenéis que ir haciendo clic sobre el
botón Buscar siguiente. Os mostrará, una a una, las celdas que tengan el valor indicado.
Si clicáis el botón Buscar todos, os
pondrá, debajo, el listado de celdas
que contienen el valor indicado.
Clicando en cualquier línea os
mostrará la celda correspondiente.
Para ver todas las opciones disponibles hay que clicar el botón Opciones:

Botón Formato: especificar que busque el valor con un determinado formato. Os aparecerá
un cuadro de diálogo donde escoger el formato buscado. Si clicáis sobre el triángulo del
botón os mostrará 2 opciones más:

Elegir formato de celda: determinar el formato
clicando en una celda que tenga este formato.

Borrar formato de búsqueda: quita el formato
escogido y vuelve a buscar sin tener en cuenta el
formato.

Dentro de: indicar que la búsqueda se haga sólo en la hoja activa o en todo el libro.

Buscar: indicar que la búsqueda se haga por filas o por columnas.

Buscar en: indicar que la búsqueda se haga dentro de las fórmulas, valores o comentarios.
19
También podéis obligar que haya coincidencia total de mayúsculas y minúsculas y/o que el valor
buscado corresponda a una celda completa.
La pestaña Reemplazar (también lo podéis pedir con la opción Reemplazar del botón Buscar y
seleccionar) cambia el cuadro de diálogo para poder substituir contenidos:
El funcionamiento de esta opción es el mismo que cuando se utiliza la opción Buscar. La diferencia
es que, una vez ha encontrado la palabra o frase, podrá ser substituida por lo que se escribe en la
casilla Reemplazar con utilizando el botón Reemplazar. El botón Reemplazar todos substituye
todas las ocurrencias sin pedir confirmación.
20
2.9.
ORDENAR DATOS
Microsoft Excel permite ordenar los datos de una tabla pero necesita saber cuál es la columna de
referencia para ordenar los registros (filas de la tabla). Para indicar cuál es la columna de
referencia sólo hay que hacer clic en cualquier celda de la columna escogida (en la tabla). Después
podéis utilizar los dos botones de ordenación del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos:
Ordena de forma ascendente los datos (de
menor a mayor).
Ordena de forma descendente los datos (de
mayor a mayor).
Estos botones también los encontraréis
en el botón Ordenar y filtrar de la ficha
Inicio (grupo Modificar).
Si queréis utilizar más de una columna como referencia, clicad el botón Ordenar, en la ficha
Datos, o la opción Orden personalizado del botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (antes haced
un clic en cualquier celda de tabla). Esta opción permitirá determinar diferentes criterios de
ordenación. A continuación tenéis un ejemplo de cómo se ordenaría una tabla por el edificio,
como primer criterio, y por el aula, como segundo criterio (este segundo criterio ordenará los
datos del mismo edificio por el aula):
Al clicar el botón
Agregar
nivel,
aparecerá una nueva
línea (Luego por) para
indicar más criterios.
Podéis poner los que
necesitéis.
Si queréis ordenar las columnas en lugar de las filas lo
podréis hacer con el botón Opciones del cuadro de diálogo.
Activad la opción Ordenar de izquierda a derecha.
21
2.10.
HOJAS DE CÁLCULO
Las opciones que os permiten añadir, eliminar, copiar,... hojas las
encontraréis en los botones del grupo Celdas de la ficha Inicio.
Un libro de Excel tiene 1 hoja pero se pueden añadir más. Para hacerlo, pedid la opción Insertar
hoja del botón Insertar. Creará una nueva hoja y la colocará a la izquierda de la hoja activa. Se
puede añadir más de una hoja a la vez seleccionando tantas hojas como hojas se quiera añadir.
Para cambiar el nombre de una hoja sólo hay que hacer doble clic sobre la su etiqueta (el nombre
quedará seleccionado) y ya podéis escribir el nuevo nombre. También se puede hacer haciendo
un clic con el botón derecho del ratón y escogiendo la opción Cambiar nombre o con la opción
Cambiar el nombre de la hoja del botón Formato.
La opción Eliminar hoja del botón Eliminar elimina la hoja activa. Si queréis eliminar más de una
hoja a la vez, seleccionadlas previamente.
La opción Mover o copiar hoja del botón Formato
permite cambiar la posición de la hoja activa o
duplicarla.

Con la opción Al libro indicad a qué libro (libro
activo, otro libro que esté abierto o un libro
nuevo) la queréis desplazar o copiar.

Con la opción Antes de la hoja indicáis la posición
donde la queréis colocar.

Si la opción Crear una copia está activada, creará
una copia de la hoja; si no lo está, la moverá.
Para mover una hoja, lo más rápido es arrastrar su etiqueta.
Podéis ocultar la hoja activa con la opción Ocultar y mostrar del botón Formato. Para volver a
mostrarla pedid la opción Mostrar hoja de la misma opción; os preguntará qué hoja, de las que
tenéis ocultas, queréis mostrar.
22
3. FORMATO
Para modificar el formato de la hoja, celdas, filas o columnas es necesario, primero, seleccionar
sólo lo que se quiere modificar; hay que recordar que, cuando hacéis cualquier selección, la
primera celda siempre queda en blanco.
Las órdenes de formato más usuales las encontraréis en los grupos Fuente, Alineación y Número
de la ficha Inicio:
3.1.
FORMATOS DE NÚMERO
Para modificar el formato
de los números de las
celdas utilizad los botones
del grupo Número o clicad
su Indicador de cuadro de
diálogo ( ) que mostrará
todas las opciones.
Por defecto, las celdas tienen asignado el formato General. En la opción Categoría podéis escoger
la más adecuada:
Categoría
Descripción
Ejemplo
General
Muestra los datos tal y como se han introducido.
2345
Número
Podéis definir el número de decimales, la presentación
de los números negativos y los separadores de miles.
2.345
Moneda
Podéis escoger el símbolo de la moneda, el número de
decimales y la presentación de los números negativos.
2.345,00 €
23
Categoría
Descripción
Ejemplo
Siempre utiliza los separadores de decimales.
Contabilidad
Es como el anterior, excepto porque deja un sangrado a
la derecha de la celda.
Fecha
Podéis escoger el formato de visualización de la fecha.
Hora
Podéis escoger el formato de visualización de la hora.
20:30
Porcentaje
Transforma un tanto por 1 en tanto por 100 y le asigna
el símbolo de porcentaje. Permite escoger el número de
decimales.
0,56%
Fracción
Permite elegir entre diferentes formatos de fracciones.
Científica
Pone el número en notición científica, con una E.
Permite escoger el número de decimales.
8,E+06
Texto
Trata el número como si fuera un texto.
08200
Especial
Útil para hacer un seguimiento de valores de bases de
datos y listas.
Personalizada
Permite que el usuario se defina los formatos propios
que no están incluidos en las categorías anteriores.
3.1.1.
2.345,00 €
03/07/07
7/8
Número
Seleccionad
la
categoría
Número y determinad:

Posiciones
decimales:
definir el número de cifras
decimales después de la
coma. También podéis usar
los botones Aumentar
decimales
(
)
Disminuir decimales (
y
)
del grupo Número.

Usar separador de miles (.): pedir el punto que sirve como separador de miles. También
podéis usar el botón Estilo millares (
) del grupo Número pero tened presente que dejará
un poco de espacio a la derecha de la celda.

Números negativos: escogiendo el formato -1234,10 mostrará los números negativos en rojo
y, escogiendo el formato 1234,10, mostrará los números positivos en rojo.
24
3.1.2.
Moneda
Seleccionad la categoría Moneda.
Aquí podéis escoger el símbolo de la
moneda. Al igual que para un
formato de número, podéis definir
el número de cifras decimales y
poner en rojo los números
negativos o positivos.
Podéis utilizar el botón
del
grupo Número para escoger el
símbolo de la moneda.
3.1.3.
Porcentaje
Seleccionad la categoría Porcentaje.
Lo único que podéis modificar es el
número de cifras decimales.
Podéis utilizar el botón
(Estilo
porcentual) del grupo Número.
Las celdas con formato de porcentaje tendrán añadido el símbolo de % al final de su contenido.
Tened presente que multiplicará el valor de la celda por 100. En realidad lo que hace es
transformar un tanto por 1 en tanto por 100. Por ejemplo, si en la celda ponemos el valor 0,1
mostrará 10%.
3.1.4.
Fecha
Seleccionad la categoría Fecha y determinad:

Tipo: escoged el formato con el que queréis
que se muestren las fechas.

Configuración regional: indicad el idioma
utilizado.
25
3.2.
FORMATOS DE LETRA
Para modificar el tipo de letra,
tamaño, estilos y color, seleccionad
las celdas que queréis modificar y
utilizad los botones del grupo
Fuente o clicad su Indicador de
cuadro de diálogo ( ) que
mostrará todas las opciones.
Cualquier selección que hagáis quedará visible en el recuadro de Vista previa, el cual permite ver
cómo quedará el texto, antes de aceptar los cambios.
Si seleccionáis sólo una parte del contenido de una celda (lo podéis hacer en la barra de fórmulas,
haciendo un doble clic para entrar dentro de la celda o con la tecla F2) estos serán los únicos
formatos que se pueden aplicar. El resto de formatos se aplican a la totalidad de la celda.
26
3.3.
ALINEACIÓN Y ORIENTACIÓN
Para cambiar la alineación del contenido de
una celda, utilizad los botones del grupo
Alineación o clicad su Indicador de cuadro
de diálogo ( ) que mostrará todas las
opciones.
Con estos botones o con el apartado Alineación del texto del cuadro de diálogo
podéis determinar la alineación horizontal y vertical.
Para ajustar la orientación del contenido, utilizad el apartado Orientación donde podéis
especificar los grados de inclinación del texto o si queréis poner un carácter bajo el otro.
Para títulos, una opción muy útil es Ajustar texto ya que, si está activada, modificará
automáticamente la altura de la línea para que el contenido no quede cortado si la columna se
hace demasiado estrecha.
La opción Combinar celdas transforma varias celdas en una sola.
Centrar un título en un rango de celdas:
Un problema que os podéis encontrar es tener que centrar un título sobre un rango de celdas. Si
el número de celdas del rango es impar y todas tienen la misma anchura, sólo habrá que escribir
el título en la del medio del rango. Pero esto no pasará siempre; si es este el caso, seguid los
siguientes pasos:
Escribid el título en la primera Seleccionad todo el rango Haced clic en el
celda.
dentro del cual irá centrado.
Combinar y centrar.
botón
En realidad, con el botón habéis pedido dos formatos a la vez: la opción Combinar celdas y la
alineación horizontal centrada. Para anular este formato se puede hacer con el mismo botón.
27
3.4.
AÑADIR BORDES Y COLOR DE FONDO
Podéis poner bordes a una celda o a un rango de celdas;
las seleccionáis y utilizáis el botón (
) del grupo
Fuente o clicad su Indicador de cuadro de diálogo ( )
que, en la pestaña Bordes, mostrará todas las opciones.
Primero seleccionad el estilo de línea y el color. Para
definir el borde exterior haced un clic sobre el botón
Contorno. Para definir el borde interior clicad el botón
Interior.
El resto de botones os permiten poner o quitar bordes uno a uno.
Para cambiar el color del fondo de la celda seleccionad la
pestaña Relleno y escoged el color y efectos que queráis.
También podéis utilizar el botón
del grupo
Fuente.
3.5.
COPIAR FORMATOS ENTRE CELDAS
Los botones Copiar y Pegar del grupo Portapapeles
(ficha Inicio) os permiten pegar en una celda
aquello que habéis copiado en otra (tanto el valor
como los formatos de la celda copiada). Si sólo
queréis pegar en una celda el formato de la celda
copiada podéis utilizar la opción Pegado especial
del desplegable del botón Pegar.
Fijaos que, en realidad, el cuadro de diálogo de esta
opción os permite determinar qué queréis pegar
(sólo el valor, sólo el formato, sólo los
comentarios,…).
Para copiar sólo el formato, podéis utilizar el botón Copiar formato (
):
1. Seleccionad la celda que tiene el formato que interesa aplicar a otra.
2. Clicad sobre el botón
. Al lado del cursor aparecerá un pincel.
3. Seleccionad la celda que se ha de modificar. ¡Ya se ha modificado el formato!
Si el mismo formato se quiere aplicar a diversas celdas no consecutivas, se hará lo mismo pero
con un doble clic sobre el botón
. Una vez modificadas todas las celdas, habrá que
desactivarlo haciendo un clic en el mismo botón.
28
4. CÁLCULOS
4.1.
FÓRMULAS SIMPLES
La utilización de fórmulas permite realizar cálculos con los valores introducidos en las celdas. Para
que una fórmula sea reconocida ha de comenzar por los siguientes caracteres: signo igual (=),
signo positivo (+) o signo negativo (-). En caso contrario será reconocido como un texto.
Normalmente se utiliza el signo igual.
Las operaciones básicas son: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).
Activad la celda donde queréis hacer la operación e introducid la
fórmula; por ejemplo, la operación =764*4.
Para acabar presionad la tecla Intro o el botón
; en la celda
quedará almacenado el valor 3056. Cuando seleccionéis esta celda
veréis, en la Barra de Fórmulas, la operación.
Normalmente, cuando se trabaja con fórmulas, se utilizan los nombres de las celdas para
referenciar el contenido. A continuación veréis un ejemplo de cada operación básica:
SUMA
MULTIPLICACIÓN
RESTA
DIVISIÓN
Dado que las fechas y horas se consideran valores numéricos, podéis utilizarlas para hacer
cálculos como los siguientes:
Sumar días
Días entre fechas
Con texto también podéis hacer un cálculo;
podéis poner el contenido de varias celdas en
una sola utilizando el símbolo de concatenación
(&) y añadir texto poniéndolo entre comillas.
29
4.2.
MENSAJES DE ERROR
Excel puede detectar algunos errores al escribir un cálculo y lo indica con unos códigos. Los
errores más frecuentes asociados a las fórmulas son:
#####
El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la
celda. Sólo hay que hacer más ancha la celda para solucionarlo.
#¡VALOR!
Aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto.
#¡DIV/0!
Aparece cuando se divide por 0 (cero).
#¿NOMBRE? Aparece cuando no reconoce alguna palabra de la fórmula.
#N/A
Aparece cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.
Valor inadecuado para el argumento.
#¡REF!
Aparece cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo: se han
eliminado celdas a las cuales hacían referencia otras fórmulas o se han pegado
celdas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas.
#¡NUM!
Aparece cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función.
#¡NULO!
Aparece cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
30
4.3.
4.3.1.
REFERENCIAS A CELDAS
Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula o función consiste simplemente en especificar el nombre
de la celda.
Por ejemplo, la fórmula =(C5*B6)/C3 contiene tres referencias relativas a las celdas C5, B6 y C3.
Se dice que es relativa porque, si copiáis esta fórmula, los nombres de las celdas variarán.
Por ejemplo, tenéis un hoja de cálculo donde en la celda
B4 introducís la fórmula =B2+B3. Esta fórmula la podéis
copiar hacia la derecha, y así no hace falta que la volváis a
escribir dos veces más.
Al copiar la fórmula, obtenéis como resultado que:

En la celda C4 pone la fórmula =C2+C3

En la celda D4 pone la fórmula =D2+D3
Por lo tanto, los nombres de las celdas han variado.
Pasaría lo mismo si, en lugar de copiar la fórmula en una misma fila (varían los nombres de las
columnas), lo hicierais en una misma columna (varían los números de las filas).
4.3.2.
Referencias absolutas y mixtas
Una referencia absoluta en una fórmula o función consiste en especificar el nombre de la celda,
pero utilizando el signo "$". Lo podéis usar de diversas maneras:

Referencias absolutas: =($C$5*$B$6)/$C$3 (fijáis la fila y la columna).

Referencias mixtas: =($C5*B$6)/C$3 (fijáis la fila o la columna).
Se dice que es absoluta porque, si copiáis esta fórmula, los nombres de las celdas no varían. Esto
será necesario cuando queráis fijar la referencia de una celda para que no cambie al copiarla.
31
4.4.
FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
llamados argumentos, en un orden determinado. Por ejemplo, la función SUMA sumará los
valores de varias celdas o de rangos de celdas.
La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de
apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma (;) y un paréntesis de cierre.
Si la función inicia una fórmula, escribid un signo igual (=) delante del nombre de la función.
Inicio de la fórmula.
Nombre de la función.
Argumentos.
=SUMA(argumento1;argumento2)
El punto y coma separa cada argumento.
Los argumentos han de ir entre paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores numéricos (50), referencies a celdas (A10), rangos (B5:B10) o
incluso fórmulas (A10/B10).
Como ejemplo escribid la siguiente función:
=SUMA(A10;B5:B10;50;37)
Esta función suma el contenido de la celda A10, más el rango B5:B10, más el valor 50 y más el
valor 37. El resultado es 152.
Para la función SUMA disponéis del botón
(lo encontraréis en las fichas Inicio y
Fórmulas) que os escribirá toda la función. Una vez pedida, antes de pulsar la tecla Intro,
comprobad que los argumentos que ha puesto sean los que queréis sumar; si no lo son, los
modificáis.
Este botón contiene las funciones básicas. Más funciones os
activará el asistente de funciones donde encontraréis todas las
funciones de Excel y os ayudará a escribirlas.
Este asistente también lo podéis pedir con el botón
de la
Barra de Fórmulas.
32
En el primer paso del asistente podéis
indicar qué función queréis. Las funciones
están ordenadas por categorías, para que
sea más fácil encontrarlas.
Tenéis que buscar y seleccionar la función que necesitáis. En la parte inferior aparecerá una
pequeña definición de la función escogida y el acceso a la ayuda de esta función.
Si no tenéis claro qué función utilizar podéis escribir una breve descripción en el campo Buscar
una función y clicar el botón Ir para que Excel os haga alguna sugerencia.
En la parte inferior de la ventana tenéis el enlace directo a la explicación del funcionamiento de la
función escogida.
Una vez escogida la
función, se abre la
ventana de argumentos
donde debéis indicar con
qué
celdas
queréis
operar; lo podéis indicar
escribiendo su referencia
o seleccionándolas en la
hoja.
Para ver con qué celdas queréis operar podéis mover la ventana u ocultarla con el botón
.
Dependiendo de la función escogida pedirá los argumentos que necesite. En la misma ventana os
pondrá el resultado del cálculo con los datos indicados.
También disponéis de un grupo (Biblioteca de funciones) en la ficha Fórmulas con las funciones
clasificadas:
33
4.4.1.
Funciones básicas
Dependiendo de los cálculos que tenéis que hacer deberéis utilizar diferentes funciones pero hay
algunas que seguro que usaréis como, por ejemplo, la función SUMA; su sintaxis es:
=SUMA(argumento1; argumento2;… ; argumenton)
Por ejemplo:

=SUMA(B3:H7): suma un rango de celdas. En este caso sólo hay un argumento y es un rango.

=SUMA(B3;C5;F5): suma celdas no adyacentes.

=SUMA(B3:B6;D6:D10): suma dos rangos no adyacentes.
Para el último ejemplo, si utilizáis el asistente, en la ventana de argumentos deberíais poner lo
siguiente:
Fijaos que al escribir en el campo Número2 aparece, automáticamente otro campo por si tenéis
que indicar otras celdas.
Otras funciones básicas que se escriben con la misma sintaxis son:
Función
Descripción
Ejemplo
COMPT
Hace el recuento de las celdas que sólo contienen
= COMPT(A2:A100)
números.
CONTARA
Hace el recuento de las celdas que contienen
=CONTARA(A2:A100)
cualquier valor.
MAX
Da el valor más grande de una lista de valores.
=MAX(A2:A100)
MIN
Da el valor más pequeño de una lista de valores.
=MIN(A2:A100)
PROMEDIO
Calcula la media aritmética.
=PROMEDIO(A2:A100)
Otras funciones básicas pero con una sintaxis diferente son:
Función
Descripción
Ejemplo
CONTAR.SI
Hace el recuento de las celdas que
=CONTAR.SI(A2:A100;3)
cumplen una condición.
SUMAR.SI
Hace la suma de las celdas que
=SUMAR.SI(A2:A100;”>3”;A2:A100)
cumplen una condición.
34
Para escribir funciones condicionales es más cómodo hacerlo con el asistente. Por ejemplo, si
queréis saber cuántas celdas del rango A2:A100 contienen el valor 3, pediríais la función
CONTAR.SI y en los argumentos pondríais:
Rango: celdas que ha de mirar si se
cumple la condición.
Criterio: condición que se ha de cumplir.
Si queréis sumar, dentro del rango A2:A100, sólo las celdas que contengan un valor superior a 3,
pediríais la función SUMAR.SI y en los argumentos pondríais:
Rango: celdas que ha de mirar si se cumple la
condición.
Criterio: condición que se ha de cumplir.
Si en el argumento Rango_suma no se posa nada, Excel interpreta que los valores a sumar se
encuentran en el rango especificado en el argumento Rango. Este argumento sólo se rellena
cuando el rango a sumar no coincide con el rango donde ha de mirarse si se cumple la condición.
4.4.2.
Otras funciones
Funciones de fecha y hora
Función
Descripción
AHORA
Retorna la fecha y hora actual. No hacen falta argumentos: AHORA()
HOY
Retorna la fecha actual. No hacen falta argumentos: HOY()
DIA
Retorna el día de una fecha.
MES
Retorna el mes de una fecha.
AÑO
Retorna el año de una fecha
Funciones de texto
Función
Descripción
NOMPROPIO
Si la palabra de una celda está en mayúsculas, la retorna en minúsculas con la
inicial en mayúscula.
MAYUSC
Retorna el texto de una celda en mayúsculas.
MINUSC
Retorna el texto de una celda en minúsculas.
ESPACIOS
Retorna el texto de una celda eliminando los espacios sobrantes; sólo deja un
espacio entre palabras.
VALOR
Convierte una cadena de texto que representa un número en un número.
TEXTO
Convierte un número en texto, especificando el formato.
Funciones matemáticas
Función
Descripción
ABS
Retorna el valor absoluto de un número.
ENTERO
Retorna el número entero de un número decimal; lo redondea al entero
inferior más cercano.
REDONDEAR
Retorna el número redondeado; hay que indicar el número de decimales.
35
4.4.3.
Función lógica SI
Con la función SI podéis determinar que Excel haga un cálculo o que ponga un valor en una celda
cuando se cumpla una condición. Esta función tiene 3 argumentos y la su sintaxis es la siguiente:
=SI(condición;sí;no)
Por ejemplo, si en una celda queréis que ponga grande cuando el valor de la celda A1 sea mayor
de 10 y pequeño para el resto de valores, escribiríais:
=SI(A1>10;"grande";"pequeño")
Si lo hacéis con el asistente, la ventana de argumentos quedaría así:
Prueba_lógica: condición que se ha de
cumplir.
Valor_si_verdadero: qué ha de hacer si se
cumple la condición.
Valor_si_falso: qué ha de hacer si no se
cumple la condición.
Cuando lo que ha poner es un texto, lo tenéis que escribir entre comillas y si no ha de hacer nada
pondríais "" (sin espacio en medio).
También podéis poner más condicionales dentro de un condicional. Si, por ejemplo, tenéis las
notas de una clase (columna B) y al lado (columna C) queréis que os ponga la nota con palabras
haríais:
=SI(B2<5;"Suspenso";SI(B2<7;"Aprobado";SI(B2<9;"Notable";"Sobresaliente")))
Si la nota es menor que 5 pondrá Suspenso pero si no se cumple esta condición no hay un solo
resultado (Aprobado, Notable o Sobresaliente); por lo tanto, tendréis que poner otra condición en
la posición de lo que ha hacer cuando no se cumple la condición. Así iríais poniendo condicionales
hasta que sólo haya un resultado posible (Sobresaliente).
Si queréis que se cumpla más de una condición utilizad la función Y:
=SI(Y(condición1;condición2;...);sí;no)
Si queréis que se cumpla una de las condiciones puestas utilizad la función O:
=SI(O(condición1;condición2;...);sí;no)
36
4.5.
REVISAR LOS CÁLCULOS
Para comprobar algunos errores en los cálculos podéis utilizar las herramientas de auditoría que
encontraréis en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas:
Opción
Función
Rastrear precedentes
Seleccionando una celda de cálculo os indica, con flechas de color
azul, las celdas que intervienen en este cálculo (celdas
precedentes). Cada vez que hacéis clic os muestra más niveles de
precedentes.
Rastrear dependientes
Seleccionando una celda os indica, con flechas de color azul, las
celdas que la utilizan para hacer cálculos (celdas dependientes).
Cada vez que hacéis clic os muestra más niveles de dependientes.
Oculta las flechas (precedentes y dependientes).
Quitar flechas
En el desplegable de este botón encontraréis 2 opciones más para
ocultar las flechas de un nivel de precedentes u ocultar las flechas
de un nivel de dependientes.
Mostrar fórmulas
Optar por mostrar, en las celdas, los valores o las fórmulas.
Comprobación de errores: Revisa los cálculos de la hoja e indica en
qué celdas hay algún error.
Comprobación de errores
Rastrear error: Seleccionando una celda de cálculo que da error os
muestra las flechas precedentes y dependientes.
Evaluar fórmula
Evalúa, paso a paso, la fórmula seleccionada.
Ventana de Inspección
Muestra el listado de errores en una ventana.
Haciendo doble clic sobre una flecha os seleccionará la celda que indica la flecha.
37
5. GRÁFICOS
5.1.
CREAR UN GRÁFICO PARA EL ANÁLISIS DE DATOS
Para crear un gráfico, primero tenéis que seleccionar los datos de la tabla. Es
muy importante seleccionar toda la información necesaria para el gráfico.
En el grupo Gráficos de la ficha Insertar tenéis
los botones que permiten crear diferentes tipos
de gráficos. Una vez seleccionados los datos,
podéis clicar el botón Gráficos recomendados
para que os sugiera los gráficos más adecuados al
tipo de datos seleccionados.
Al clicar el botón correspondiente en el gráfico deseado, podréis elegir entre
diferentes variantes.
Clicando el Indicador
de cuadro de diálogo
( ) de este grupo,
mostrará el cuadro de
diálogo de inserción
de gráficos donde
encontraréis todos los
tipos y variantes de
gráficos.
Si hemos seleccionado los
datos de los alumnos del
ejemplo anterior y pedimos
un gráfico de columnas
(primera
variante)
el
resultado sería lo que tenéis
en la imagen de al lado.
Sin pedir nada más nos ha
creado el gráfico pedido. Lo
pondrá en medio de la hoja.
38
5.2.
5.2.1.
MODIFICAR UN GRÁFICO
Modificar el tamaño
Para modificar el tamaño de un gráfico, si está dentro de una hoja de cálculo, seleccionadlo y
arrastrad por los puntos de selección que lo rodean (el cursor pasará a ser una flecha doble). Para
que sea proporcional utilizad la tecla Mayúsculas.
5.2.2.
Modificar formatos
Teniendo en cuenta
que un gráfico está
formado por diferentes
partes (título, ejes,
valores,
columnas,
fondo,…),
para
modificarlas hay que,
primero, hacerle un clic
sobre la parte a
modificar.
Área del gráfico
Título del gráfico
Área de trazado
Líneas de
división
Eje de
Valores (Y)
Leyenda
Eje de categorías (X)
Series
Para modificar el formato de cualquiera de las partes del gráfico usaréis las mismas herramientas
de la ficha Inicio que usáis para los textos y números de las celdas: tipo de letra, tamaño, negrita,
color, alineación,...
Al seleccionar un gráfico, se activan automáticamente las fichas contextuales Diseño y Formato
donde encontraréis las herramientas necesarias para modificar el gráfico:
5.3.
DUPLICAR, MOVER Y ELIMINAR UN GRÁFICO
Para mover un gráfico, situaros sobre cualquier área vacía del gráfico y, sin soltar el botón del
ratón, lo arrastráis; el cursor se transforma en cuatro flechas.
Para duplicar un gráfico, utilizad los botones Copiar y Pegar del grupo Portapapeles (ficha Inicio).
Para eliminar un gráfico, seleccionadlo y presionad la tecla Supr o el botón Borrar (Borrar Todo)
del grupo Modificar (ficha Inicio).
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6. IMPRESIÓN
Antes de imprimir una hoja de cálculo hay que tener presente que no se trata de una o varias
hojas con un determinado tamaño como pasa con aplicaciones como Microsoft Word. Excel
trabaja con hojas que no tienen unas dimensiones predeterminadas y, al imprimir, recorta la
parte de la hoja que contiene datos en fracciones correspondientes al tipo de papel determinado.
En la imagen siguiente podéis ver cómo una tabla se imprimiría en 4 páginas:
Las líneas que marcan las páginas aparecen después de pedir, por primera vez, la vista preliminar.
Para verlas mejor pedid Vista previa de salto de página (grupo Vistas de libro de la ficha Vista).
Después volved a la vista Normal.
Podéis imprimir la hoja de cálculo con los botones
y
de la Barra de acceso rápido o con
la opción Imprimir de la ficha Archivo.
Si lo hacéis con el botón
de la barra de acceso rápido, no preguntará nada e imprimirá, en la
impresora predeterminada, una copia de todo el documento.
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Si lo hacéis desde la ficha Archivo o con el botón
aparecerá una ventana donde podréis
visualizar el documento tal y como se imprimirá y hacerle algunas modificaciones:
Mostrará el documento reducido para ver toda la página.
Si lo que se quiere imprimir es un gráfico situado dentro de una hoja de cálculo, sin el resto de la
hoja, sólo hay que seleccionar el gráfico antes de pedir la opción de impresión.
Si las configuraciones son correctas, sólo hay que clicar el botón Imprimir de esta ventana. Si no
es el caso, modificadlas:
Apartado Imprimir:
Copias: Indicar el número de copias.
Apartado Impresora:
Determinar a qué impresora enviar la impresión. Excel utiliza, por defecto, la impresora
predeterminada en Windows, pero permite seleccionar otra impresora en la lista desplegable.
Dependiendo de la impresora escogida, las opciones posteriores pueden variar.
Con el enlace Propiedades de impresora, accedéis a las opciones propias de la impresora
escogida.
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Apartado Configuración:
Imprimir hojas activas: Por defecto se imprime la hoja de cálculo activa (Hojas activas) pero
podéis imprimir sólo las celdas que habéis seleccionado previamente (Selección) o podéis
especificar que imprima todas las hojas del libro (Todo el libro).
Para imprimir sólo una zona de la hoja también
podéis seleccionarla y pedir la opción Establecer área
de impresión en el botón Área de impresión del
grupo Configurar página (ficha Diseño de página).
La ventaja de esta opción es que, a partir de ahora, se imprimirá siempre la zona seleccionada
sin necesidad de volver a seleccionarla. Para anular esta opción pedid Borrar área de
impresión (no hay que seleccionar nada).
Páginas: Indicar qué páginas queréis imprimir. Hay que tener en cuenta que podéis indicar
páginas aisladas, separándolas con el carácter coma (,), y páginas consecutivas, mediante el
carácter guión (-).
Intercaladas: Indicar si queréis intercalar o no las páginas. Si pedís intercalar, imprimirá una
copia entera del documento antes de imprimir la copia siguiente. Si pedís no intercalar,
imprimirá todas las copias pedidas de cada página antes de imprimir las copias de la página
siguiente.
Orientación: Imprimir en vertical u horizontal.
Tamaño de página: Indicar el tipo de papel que usaremos.
Márgenes personalizados: Especificar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del
documento.
Sin escalado: Indicar si queremos imprimir a tamaño real, sólo en una página o hacer otras
reducciones o ampliaciones.
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Con el enlace Configurar página accedéis a un cuadro de diálogo con la mayoría de las opciones:
Podéis escoger la orientación de las hojas
(horizontal o vertical), la escala de
impresión, el tamaño del papel, la calidad
de impresión y la numeración.
La opción Ajustar a permite indicar en
cuantas páginas se imprimirá. Si una hoja
se imprime en 4 páginas, y ponéis 1 y 1 en
esta opción la imprimiría en 1 página.
Podéis modificar los márgenes de página,
de encabezado y de pie de página.
También podéis centrar la impresión en la
hoja, horizontalmente, verticalmente o las
dos a la vez. Esta opción es muy útil,
sobretodo, cuando se imprime sólo una
página.
Podéis definir el encabezado y pie de
página escogiendo una de las opciones de
los menús desplegables Personalizar
encabezado y Personalizar pie de página.
Si ninguna de las opciones predefinidas os
va bien, podéis personalizar el pie y el
encabezado
con
los
botones
correspondientes. Al clicar aparece la
ventana siguiente, que es la misma para
encabezado y para pie:
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Podéis escribir en las tres secciones, según queráis que quede situado el texto a la izquierda,
centrado o a la derecha. La función de los botones es la siguiente:
1. Cambiar el formato del texto.
2. Insertar el número de página. Inserta el código: &[Página].
3. Insertar el número total de páginas del documento completo. Código: &[Páginas].
4. Insertar la fecha actual. Código: &[Fecha].
5. Insertar la hora actual. Código: &[Hora].
6. Insertar la ruta del libro. Código: &[Ruta de acceso]&[Archivo].
7. Insertar el nombre del libro. Código: &[Archivo].
8. Insertar el nombre de la hoja. Código: &[ Pestaña].
9. Insertar una imagen. Código: &[Imagen].
10. Modificar el formato de la imagen.
Podéis determinar si ha de imprimir las
líneas de división (las líneas donde no
habéis puesto bordes) y las etiquetes de
filas y columnas (letras y números),
desactivar el color e imprimir con calidad de
borrador.
También podéis determinar el orden de
impresión de las hojas.
La opción de impresión de títulos está
desactivada si se pide desde la vista
preliminar; hay que pedirlo desde la vista
Normal.
Esta opción hace que la fila y/o columna de títulos se repita en cada página facilitando la lectura
cuando una tabla ocupa más de una página. Para indicarlo, una vez esté abierta esta ventana,
clicad en el cuadro correspondiente (Repetir filas… o Repetir columnas…) y haced un clic en
cualquier celda de la línea o columna de títulos, según sea el caso. Si lo queréis escribir y los títulos
están en la línea 1 poned $1:$1; si están en las columnas A y B poned $A:$B.
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