Estructura Legal de la Organización Las estructuras legales más comunes son propietario único, sociedades, compañías de responsabilidad limitada, corporaciones y cooperativas. La estructura organizacional de una empresa está definida por sus divisiones en departamentos y la línea de autoridad, pero también por las interacciones espontáneas que surgen entre todos sus individuos. De acuerdo con estas dos formas de organización, se distinguen dos tipos de estructura de la organización. Requisitos fundamentales que deberá cumplir la empresa 1. Búsqueda y reserva de nombre. La reserva de nombre es el paso previo a la constitución de una empresa o sociedad. No es un trámite obligatorio pero sí recomendable para facilitar la inscripción de la empresa o sociedad en el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp. 2. Elaboración de la Minuta de Constitución de la Empresa o Sociedad. A través de este documento el titular de la empresa o los miembros de la sociedad manifiestan su voluntad de constituir la persona jurídica. El acto constitutivo consta del pacto social y los estatutos.. 3. Aporte de capital. Podrá aportarse dinero, el cual se acreditará con el documento expedido por una entidad del sistema financiero nacional; o bienes (inmuebles o muebles, en estos últimos se entienden los derechos de crédito) los que se acreditarán con la inscripción de la transferencia a favor de la empresa o sociedad, con la indicación de la transferencia en la escritura pública o con el informe de valorización detallado y el criterio empleado para su valuación, según sea el caso. 4. Elaboración de Escritura Pública ante el notario. Una vez redactado el acto constitutivo, es necesario llevarlo a una notaría para que un notario público lo revise y lo eleve a Escritura Pública. De esta manera se generará la Escritura Pública de constitución.. 5. Inscripción de la empresa o sociedad en el Registro de Personas Jurídicas de la Sunarp. Ya sea en el Registro de Sociedades, para las sociedades anónimas cerradas, abiertas, sociedad comercial de responsabilidad limitada; o en el Registro de Empresa Individual de Responsabilidad Limitada 6. Inscripción al RUC para Persona Jurídica. El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es el número que identifica como contribuyente a una Persona Jurídica o Persona Natural. El RUC contiene los datos de identificación de las actividades económicas y es emitido por la Sunat. Estructura Administrativa de la Empresa Es un esquema formal que representa las relaciones, las comunicaciones, los procesos de decisión y los procedimientos que articulan a un conjunto de personas, unidades, factores materiales y funciones, que están orientados a la consecución de unos objetivos determinados. Estructura Orgánica de la Empresa La estructura organizacional genera orden en una empresa identificando y clasificando las actividades de la empresa, agrupando en divisiones o departamentos, asignando autoridades para la toma de decisiones y seguimiento. Manuales Administrativos Los manuales administrativos son considerados como un elemento fundamental para el buen funcionamiento de las empresas, ya que gracias a la utilización de los mismos, las grandes, medianas, pequeñas y micro organizaciones, logran administrar y sistematizar sus operaciones, lo que necesariamente implica integrar y coordinar recursos humanos, técnicos y financieros. ¿Cuáles son los objetivos de los manuales? Un manual es una guía encaminada que sirve de instrumento de control sobre la actuación de cada uno de los empleados. Uno de sus principales objetivos de los manuales administrativos es instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc. ¿Cómo se clasifican los Manuales? a) Por su contenido se clasifican en: De Organización: Una organización es una estructura ordenada donde coexisten e interactúan personas con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un objetivo particular. De Procedimientos: Los procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. De Políticas: se define como aquella actividad que permite valorar el desempeño de la acción pública, sea en la forma de un programa, proyecto, ley, política sectorial, etc. De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc. b) Por su ámbito: Un organigrama de ámbito general, muestra detalles más genéricos de la organización de una empresa. Siempre a un nivel jerárquico general sin meterse en muchos más detalles o relaciones internas. Muestra una fotografía precisa de la organización de una empresa una visión sencilla y eficaz. ¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos? El manual de Perfil de Puestos es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre el perfil y atribuciones, que debe de poseer el personal que conforma la estructura orgánica de la entidad, u organismo; describe la identificación del puesto, las relaciones de autoridad, conocimientos y aptitudes del puestos; que contribuye a la orientación para la asignación de un puesto, facilitando a la organización un esquema funcional para efecto de realizar estudios de reingeniería administrativa. Manual de organización El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: • Historia y Descripción de la Empresa • Misión, visión y objetivos de la empresa • Legislación o base legal • Estructura de la organización (organigrama General) • Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área) • Normas y políticas generales Manual de Normas y Procedimientos El manual de normas y procedimientos es un documento de mucha importancia ya que registra y transmite sin distorsiones, información básica referente a las unidades; facilitando la actuación del recurso humano que colabora en la consecución de los objetivos propuestos y del desarrollo de las funciones dentro del marco. La descripción de procedimientos abarca la siguiente información: • Identificación del procedimiento • Nombre • Área de desempeño • Codificación • Descripción Genérica (objetivo) • Normas generales • Responsable de cada una de las actividades que lo integran • Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades) • Descripción de cada una de las actividades que lo integran. Manual de Puestos y Funciones El Manual de Funciones constituye el documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de las personas. • Identificación del Puesto de Trabajo • Nombre • Área de desempeño • Codificación • Descripción Genérica (objetivo) • Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto • Diarias o frecuentes • Semanales • Quincenales • Mensuales • Trimestrales • Semestrales • Anuales • Ocasionales o eventuales • Requisitos del ocupante del puesto (perfil) • Nivel académico • Habilidades y destrezas • Conocimientos técnicos y/o específicos. Metodología para la elaboración de manuales administrativos Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan: Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización. Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización. Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa. Elaboración del Manual 1. Establece los elementos y estructura que tendrá el manual. Es importante definir qué estructura y elementos queremos que tenga nuestro manual. ... 2. Define el alcance e involucrados. ... 3. Establece los procesos y procedimientos. ... 4. Completa el manual. ... 5. Valida el manual. Aprobación y Actualización del Manual Pueden enumerarse 3 razones básicas para actualizar uno o varios manuales: 1. Otorgar uniformidad a los procesos y sus indicaciones de ejecución. 2. Mantenerse actual y vigente frente al desarrollo de nuevos procesos. 3. Detectar y corregir posibles omisiones o deficiencias. DPTO. FINANZAS DIRECCION GENERAL DPTO. PRODUCCION DPTO. VENTAS