Pregrado SESIÓN 02: La Misión de un proceso Características de la gestión de procesos Elementos de un proceso Modelo de un proceso Proceso de abastecimiento. Toda organización puede representarse como una compleja red de elementos que realizan actividades que les permiten interrelacionarse unas con otras para alcanzar los fines (misión) del conjunto. 1. Misión de un Proceso Toda organización puede representarse como una compleja red de elementos que realizan actividades que les permiten interrelacionarse unas con otras para alcanzar los fines (misión) del conjunto. Cada una de estas interrelaciones puede representarse y gestionarse como un proceso. El proceso como conjunto de actividades que sirven para alcanzar un determinado fin (servicio o producto) debe poseer una misión. La misión se define como el objetivo del proceso. Es una descripción del proceso breve y concisa. En ocasiones indica el resultado esperado. La forma de determinar la misión del proceso se realizará a través de preguntas del tipo: •¿Para qué sirve el proceso? •¿Para quién hacemos las actividades del proceso? •¿Por qué hacemos las actividades del proceso? •¿Cuáles son los objetivos del mismo? Las respuestas a todas estas preguntas sirven como información para definir la misión del proceso y para determinar sus elementos. Los procesos según su misión •Procesos estratégicos: Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. Permiten llevar adelante la organización. Están en relación directa con la misión/visión de la organización. Ejemplos: Comunicación interna/externa, Planificación, etc. •Procesos operativos: o claves son procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del cliente final. Ejemplos: Desarrollo del producto, Producción, etc. •Procesos de soporte: o de apoyo colaboran con los procesos operativos. Sus clientes son internos. Ejemplos: Control de calidad, Selección de personal, etc. 2. Características de la Gestión de Procesos • Analizar las limitaciones de la organización funcional vertical para mejorar la competitividad de la Empresa. • Reconocer la existencia de los procesos internos. Identificar los relacionados con los factores críticos para el éxito de la Empresa o que proporcionan ventaja competitiva. • Medir su actuación (Calidad, Costo y plazo) y ponerla en relación con el valor añadido percibido por el cliente. • Identificar las necesidades de cliente externo y orientar a la Empresa hacia su satisfacción. • Asignar responsabilidades personales a cada proceso. • Entender las diferencias de alcance entre la mejora orientada a los procesos (que y para quien se hacen las cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las funciones (cómo se hace): • Establecer en cada proceso indicadores de funcionamiento y objetivos de mejora. • Evaluar la capacidad del proceso para satisfacerlos. • Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de causas no aleatorias (Utilizar estadísticos para hacer predecibles calidad y costo). • Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su variabilidad. • Medir el grado de satisfacción del cliente interno o externo, y ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal. 3. Elementos de un Proceso 1. Definir objetivos que reflejen los retos asociados con la ejecución del proceso. Este elemento es fundamental para definir indicadores de efectividad que permitan monitorear el grado de cumplimiento de los objetivos y para gestionar los riesgos del proceso. 2. Identificar un límite o alcance puntual: Implica tener un INICIO y un FINAL. 3. Determina las entradas y salidas (Productos y servicios). 4. Define proveedores y clientes (Internos / Externos). 5. Establecer los subprocesos para facilitar su entendimiento. Un proceso complejo puede ser desglosado en máximo cinco (5) subprocesos. 6. Establecer recursos. • Definir con quien y como interactúa (relaciones con destinatarios, proveedores y entre diferentes unidades). • Son medibles / controlados: Se pueden incorporar medidas (indicadores) de valor tales como: tiempo, costo, calidad. En el campo de indicadores debemos tener claras las diferencias entre indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad de tal forma que se evite la construcción de sistemas de indicadores demasiado complejos. • Posee un propietario o dueño del proceso. 4. Modelo de un Proceso Los Modelos de Procesos Empresariales o modelos de cadena de valor. Dependiendo de las necesidades de la organización o del proyecto, estos modelos se pueden crear, en diferentes niveles de detalle, procesos, subprocesos, actividades y tareas para proporcionar una visión funcional completa. Todo proceso se caracteriza por estar formado por los siguientes elementos: Una entrada (proveedor): la factura del suministrador. Pudiera haber también alguna entrada con información proveniente de un suministrador interno. Normalmente, será la salida de un proceso procedente o de un “proceso de un suministrador o del cliente”. Unos medios y determinados requisitos de los recursos para desarrollarlo: una persona con la competencia para el pago, hardware y software para las facturas, un método de trabajo (procedimiento), un impreso e información sobre qué procesar y cómo (calidad) y cuando (tiempo) entregar la salida al siguiente subproceso del proceso administrativo. Una salida (cliente) con la calidad exigida por el estándar del proceso: impreso diario con el registro de facturas recibidas, importe, vencimiento, normalmente es la entrada de otro proceso. El producto del proceso (salida) ha de tener un valor intrínseco, medible, para su cliente. Un sistema de control (Cuadro de Mando) conocido con medidas e indicadores del funcionamiento del proceso y del nivel de satisfacción del usuario. Medición del funcionamiento, calidad del proceso y del producto / servicio así como de la satisfacción del cliente. Unos límites claros y conocidos, comenzando con una necesidad concreta de un cliente y finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha. 5. Proceso de Abastecimiento Son las actividades que permiten la identificación y compra de los bienes o servicios que la empresa necesita para desarrollar sus funciones comerciales. 5. Proceso de Abastecimiento Son las actividades que permiten la identificación y compra de los bienes o servicios que la empresa necesita para desarrollar sus funciones comerciales. Trabajo grupal Nº 2 1. Completar con el proceso de retroalimentación los tres esquemas de producción que realizaron en grupo la semana anterior; realizando además la interpretación respectiva para la toma de decisiones. 2. Buscar tres empresas (nacionales/internacionales) y averiguar como realizan sus procesos de compras. Analizar la secuencia y determinar cuáles son las relaciones (similitudes y diferencias) con lo visto en la clase de hoy.