2012 Capacitación y Redes sociales ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? AUTORES: PATRICIA FERNÁNDEZ Y JORGE GUZMAN CARRERA: INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN MARKETING SEDE: BELLAVISTA PROFESOR GUIA: MARCELO MORALES Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Dedicatoria Es un poco difícil realizar una dedicatoria, pues es mucha gente la que ha ayudado para que podamos llegar a este punto de nuestra trayectoria en la Educación Superior, sin embargo este Proyecto va en especial dedicación a nuestras familias, quienes por su temple de soportar y apoyar sin restricciones todas nuestras desveladas. A cada uno de los miembros de ambas familias, quienes contribuyen día a día a esforzarnos por ser mejor personas y un ejemplo para ellos. Y a dos personas en especial, los hijos de ambos a, Vicente Augusto (Hijo de Jorge) y Cristóbal Patricio (Hijo de Patricia), que con sus ojitos y cariño nos dan la fuerza necesaria para estar de pie y con la cabeza en alto para enfrentar cualquier situación por difícil que sea. Finalmente a Nuestro Padres, Dios, que ha puesto a estos hijos en este espacio de tiempo para realizar las tareas que nos ha encomendado, y por el soporte espiritual mayor. Página 1 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Agradecimientos Agradecemos a todos quienes han colaborado en esta tarea. Especialmente a nuestros profesores, quienes con su calor humano nos han instado a no flaquear y continuar. A todos aquellos amigos que siempre nos han acompañado para llevar a buen término nuestra carrera universitaria. A nuestras parejas, por comprender en muchas ocasiones nuestras múltiples actividades y ser las personas que ha apoyado nuestro desarrollo personal y universitario. Y a nuestros queridos compañeros de carrera que siempre hemos podido contar con ellos en todo momento. Página 2 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 6 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................ 7 1 PLANTEAMIENTO ..................................................................................................... 8 1.1 Antecedentes del problema ................................................................................. 8 1.2 Descripción del problema .................................................................................... 8 1.2.1 Posicionamiento SEO ................................................................................... 8 1.2.2 E-Commerce ................................................................................................ 9 1.2.3 Redes sociales ............................................................................................. 9 1.2.4 Proceso actual de la venta............................................................................ 9 1.3 Justificación del Proyecto .................................................................................... 9 1.4 Objetivos del Proyecto ....................................................................................... 11 1.4.1 Objetivo General......................................................................................... 11 1.4.2 Objetivos Específicos ................................................................................. 11 CONTEXTO DE LA EMPRESA ....................................................................................... 12 2 Identificación de la Empresa ..................................................................................... 13 2.1.1 Nombre de la empresa ............................................................................... 13 2.1.2 Giro (industrial, comercial o de servicios) ................................................... 13 2.1.3 Ubicación y tamaño (DIRECCION DE LA EMPRESA) ................................ 13 2.1.4 Misión (Qué, Quién y Cómo) ...................................................................... 14 2.1.5 Definición de productos o servicios. ............................................................ 14 2.1.6 Antecedentes de la empresa ...................................................................... 15 2.1.7 Objetivos de SB Capacitación .................................................................... 15 2.1.8 Ventajas y distinciones competitivas ........................................................... 16 2.2 Análisis de la industria ....................................................................................... 17 2.2.1 El Tamaño .................................................................................................. 17 2.2.2 Crecimiento ................................................................................................ 17 2.2.3 La capacitación en CHILE: ......................................................................... 18 2.2.4 Principales actores ..................................................................................... 19 2.2.5 Empresas ................................................................................................... 19 2.2.6 Fuerza laboral............................................................................................. 19 Página 3 Instituto Profesional AIEP 2.2.7 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Segmento de la capacitación a través de la franquicia SENCE: ................. 20 PYMES .............................................................................................................. 20 Grandes............................................................................................................. 20 2.2.8 Trabajadores .............................................................................................. 20 2.2.9 Segmentos a atacar.................................................................................... 21 2.3 Análisis de los Clientes ...................................................................................... 21 2.3.1 El cliente ..................................................................................................... 21 2.3.2 Targets ....................................................................................................... 21 2.4 El Mercado Potencial ....................................................................................... 22 2.4.1 2.5 Empresas cliente potencial: ........................................................................ 22 Análisis de los Competidores ............................................................................. 23 2.5.1 Competencia. ............................................................................................. 23 2.5.2 Principales competidores. ........................................................................... 24 2.5.3 Análisis de la competencia. ........................................................................ 25 2.5.4 Competitividad ............................................................................................ 25 2.6 Productos y/o servicios de la empresa............................................................... 26 MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 28 3 Marketing Digital. ...................................................................................................... 29 3.1.1 Posicionamiento Natural o SEO.................................................................. 29 3.1.2 Marketing en redes Sociales o Social Media .............................................. 30 3.1.3 Posicionamiento SEM................................................................................. 31 3.2 ¿Qué vender por internet? ................................................................................. 32 3.2.1 Concepto de Internet .................................................................................. 32 3.2.2 Breve historia del origen de Internet ........................................................... 32 3.2.3 Concepto de e-commerce........................................................................... 33 3.2.4 Tipos de comercio electrónico .................................................................... 34 3.2.5 Descripción de una Investigación de mercado ............................................ 35 3.2.6 Decidir que vender...................................................................................... 37 Desarrollo del Proyecto.................................................................................................... 39 4 DESARROLLO DEL PROYECTO............................................................................. 40 4.1.1 Resumen ejecutivo ..................................................................................... 40 4.1.2 Descripción del producto y valor distintivo .................................................. 50 4.1.3 Mercado potencial ...................................................................................... 51 Página 4 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? PRESENTACION DE RESULTADOS .............................................................................. 53 5 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS....................................................................... 54 5.1 Análisis del Cierre del Proyecto ......................................................................... 54 5.1.1 ¿Qué salió bien? ........................................................................................ 54 5.1.2 ¿Qué podría salir mal? ............................................................................... 60 5.2 Informe final del Proyecto .................................................................................. 61 5.2.1 Resumen Ejecutivo ..................................................................................... 61 5.2.2 Carta o Acta del cierre del Proyecto ........................................................... 68 5.2.3 Presupuesto vs costos reales ..................................................................... 75 5.2.4 Órdenes de Cambio.................................................................................... 76 5.3 Presentación de la Interfaz de la página web de la Otec Sin Barreras Capacitación. ............................................................................................................... 77 Conclusiones ................................................................................................................... 81 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 82 Bibliografía ....................................................................................................................... 83 7 BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 84 Glosario ........................................................................................................................... 85 8 GLOSARIO ............................................................................................................... 86 Página 5 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? INTRODUCCIÓN Hasta no hace demasiado tiempo la interacción social a nivel comercial se efectuaba cara a cara, por teléfono o bien por correo postal. Sin embargo, gracias a las innovaciones técnicas acontecidas en los últimos años, se ha producido el nacimiento de un nuevo tipo de comercio, el denominado comercio electrónico. El comercio electrónico es un servicio de la tecnología que permite la realización de operaciones de negocios y la compraventa de bienes y servicios mediante la utilización de sistemas electrónicos, como por ejemplo los ordenadores personales, hoy ya tan habituales en muchos hogares. En definitiva, este nuevo mercado electrónico nos permite tener en nuestro domicilio una gran galería comercial por la que podemos pasear de forma fácil y rápida con el ratón de nuestro ordenador, y todo ello sin movernos de casa. El comercio electrónico no es algo totalmente nuevo, si se tiene en cuenta que desde hace ya más de una década existe un protocolo denominado EDI (Electronic Data Interchange) para el intercambio electrónico de documentos. Existen muchas otras variantes de comercio electrónico, como por ejemplo el denominado home-banking, que permite al usuario realizar operaciones en sus cuentas bancarias igualmente desde su computadora personal. Todo lo anterior se hace posible gracias a la existencia de grandes redes digitales de comunicación a nivel mundial, que facilitan las transacciones entre las partes implicadas. Entre ellas merece especial mención la red Internet, la cual da cobertura a millones de usuarios: personas, negocios, empresas, revistas y todo tipo de sociedades. Las ventajas del comercio electrónico son evidentes. El comprador puede ver de manera rápida todo el escaparate electrónico y no tiene que ir tienda por tienda en busca del producto deseado. Se optimiza también el tiempo de atención al cliente, que no tiene que esperar largas colas para ser atendido. Por su parte, el vendedor también se beneficia, puesto que puede ofertar sus productos sin necesidad de mostrarlos físicamente al comprador. En este proyecto se aplica el e-commerce en SB Capacitación para la venta sus cursos de capacitación, inicialmente generando un modelo de negocios electrónico (e-bussines), y un modelo de posicionamiento del mercado a través del marketing digital (e-marketing) Para ello procuraremos plantear de la mejor forma este proyecto llevando a cavo cada una de sus etapas de forma que llevemos al éxito nuestra idea Página 6 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Página 7 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 1 PLANTEAMIENTO 1.1 Antecedentes del problema La Otec SB Capacitación S.A. es una empresa creada en el año 2009 y su razón Social es SB América S.A. La OTEC SB Capacitación S.A es una empresa de servicios orientada a la venta de productos de capacitación financiados a través de SENCE. Para la OTEC la venta de capacitación a los clientes de regiones y particulares, es de vital importancia, ya que a través de la venta de estos tiene asegurado la entrada de flujo de efectivo a la empresa. Esta venta de capacitación se realiza a través de un equipo en terreno el cual está compuesto por 13 asesores Para ello, implementar una estrategia de venta a través de Internet resulta de gran impacto para SB Capacitación. Ya que esto le permitiría ampliar constantemente su presencia en regiones. La cual actualmente es cubierta por su equipo de ventas los cuales viajan una vez al año a ciudades estratégicas 1.2 Descripción del problema El OTEC, SB Capacitación fue formada con la finalidad de entregar cursos flexibles, dinámicos e innovadores, rompiendo la barreras geográficas del país, donde inicialmente empezó con un famoso curso estadounidense que es Ingles Sin Barreras, en el año 2010 se incorporaron más de 70 cursos e-Learning en todo tipo de habilidades, actualmente y según último anuario SENCE, esta OTEC es la número 1 en nivel de facturación en el país, sin embargo, la gran problemática de la empresa es el posicionamiento web que tiene la compañía, esto es básicamente en tres puntos, que los explicaremos en detalle. 1.2.1 Posicionamiento SEO Al escribir en cualquiera motor de búsqueda, principalmente Google las palabras, Ingles, OTEC, capacitación, e-Learning, esta OTEC no aparece en las primeras páginas, de hecho solo aparece en la número 10, creemos que siendo la OTEC que más facturo a nivel nacional, debe estar en los primeros lugares del buscador. Página 8 Instituto Profesional AIEP 1.2.2 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? E-Commerce Utilizando tecnología de punta, teniendo cursos e-Learning de alta calidad y abarcando todo el país, no realiza un e-commers en su página web, creemos que es una tremenda herramienta, no solo para aumentar facturación, sino que para satisfacer las necesidades actuales de los clientes. 1.2.3 Redes sociales Al no poseer presencia en las redes sociales como: Twitter, Facebook, Linkedin, la empresa no recibe ni entrega información que para un segmento de la población es muy importante; La información que se podría entregar en las diferentes redes nos aportaría una importante retroalimentación con los clientes y no clientes y a su vez identificar nuevas tendencias y exigencias del mercado. 1.2.4 Proceso actual de la venta La venta de los programas de capacitación actualmente se lleva a cabo directamente por sus asesores comerciales. Para poder comercializarlos es necesario que cada uno de los asesores asista a diferentes reuniones con los clientes, directamente a las oficinas de estos, en donde se entrega toda la información, de los productos y servicios que cuenta la compañía, con esto se busca asesorar a las empresas y que su inversión en capacitación sea un beneficio para sus colaboradores y para el empresario, posterior a la detección real de capacitación que tiene la empresa cliente, se le hace una propuesta en base a sus recursos, objetivos y necesidades de esta. 1.3 Justificación del Proyecto El Comercio electrónico es acercar el comprador al fabricante o distribuidor por medios electrónicos”, lo cual implica la eliminación de intermediarios, reducción de costos y una filosofía diferente en la forma de comprar y vender y lo que es más importante, de obtener información para esas gestiones.” Para ello, en Sin Barreras Capacitación S.A. se implementará una aplicación de comercio electrónico, que corresponde a un método indirecto e directo, debido a sus 2 líneas de negocio Página 9 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Llevar a cabo la venta de los servicios de capacitación a través de la Internet tendrá los siguientes beneficios para la SB: 1) Desaparecen los límites geográficos para su negocio. 2) Disponibilidad las 24 horas, 7 días a la semana gracias a la web. 3) El costo de operación de un negocio digital se reduce hasta un 85% en comparación con el comercio tradicional. 4) Facilita la comunicación cliente – proveedor. 5) Reducción considerable de inventarios. 6) Agiliza las operaciones del negocio. 7) Alta tasa de recuperación y bajo riesgo de inversión. 8) Rápida actualización en información de productos y servicios de la empresa (promociones, ofertas, etc.). Según el tipo de transacción que se llevará a cabo el tipo de comercio electrónico para Sin Barreras es: Business to Consumer (B2C), ya que son transacciones comerciales que se llevan a cabo entre una empresa y un consumidor final. Por otro lado, se considerará el acceso a las instituciones financieras, como los bancos, ya que se podrá pagar con tarjetas de crédito o débito sin salir de casa, a través de Internet las 24 horas del día, los 365 días del año. Con las herramientas adecuadas y el conocimiento necesario el comercio electrónico será una oportunidad de negocios para Sin Barreras Capacitación S.A. Página 10 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 1.4 Objetivos del Proyecto 1.4.1 Objetivo General Elaborar un Modelo de e-bussines para la venta de cursos de capacitación y la estrategia de E-Marketing para el posicionamiento en la web de Sin Barreras 1.4.2 Objetivos Específicos Realizar el estudio de Factibilidad Técnica, Financiera, Operativa y Legal para implementar una aplicación de comercio electrónico. Realizar la propuesta de valor y generar el modelo de ingresos Realizar un estudio de mercado para la identificación de oportunidades de mercado y análisis de la competencia para obtener una ventaja competitiva. Diseñar una estrategia de competencia. Realizar análisis de Riesgos del modelo. Integrar una estructura organizativa y un equipo de gestión. Ilustración 1 Social Marketing Página 11 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? CAPITULO II CONTEXTO DE LA EMPRESA Página 12 Instituto Profesional AIEP 2 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Identificación de la Empresa 2.1.1 Nombre de la empresa SB CAPACITACION S.A. 2.1.2 Giro (industrial, comercial o de servicios) SERVICIOS DE CAPACITACION. 2.1.3 Ubicación y tamaño (DIRECCION DE LA EMPRESA) NEVERIA 4457, LAS CONDES, SANTIAGO, CHILE SB Capacitación Ilustración 2 Mapa de Ubicación Página 13 Instituto Profesional AIEP 2.1.4 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Misión (Qué, Quién y Cómo) Empresa: La MISIÓN de SIN BARRERAS es la capacitación de personas a través de programas y cursos que se caractericen por su flexibilidad, dinamismo, eficacia y calidad educativa, características que en conjunto derriben las barreras geográficas, temporales, sociales y culturales a las que se enfrentan las personas al capacitarse. VISION Ser uno de los 3 OTEC de mayor facturación en Chile y liderar el segmento de cursos a distancia capacitando a miles de personas en todo el país. Ser reconocidos por nuestros clientes como una empresa innovadora, proactiva y flexible, que elimina las barreras para capacitarse con el uso de metodologías vanguardistas principalmente al uso de las TIC Empleados: Los colaboradores de la empresa, reciben capacitaciones semanales en relación a la franquicia SENCE, a las nuevas tecnologías utilizadas en el mercado, con esto se consigue tener colaboradores altamente capacitados en entregar el mejor servicio, no solo preocupándose de vender si no de asesorar a nuestros clientes en el correcto uso de la franquicia SENCE y en las necesidades reales de capacitación o aumento de competencias que estas necesitan, como la cultura de la empresa, es de puertas abiertas, todas las ideas se escuchan y se analizan, para poder trabajar como la familia SB Capacitación 2.1.5 Definición de productos o servicios. La empresa se especializa en la capacitación a distancia y E-Learning, financiadas a través de la franquicia SENCE, que consiste básicamente en la rebaja del impuesto a la renta con un tope del 1% del total de las remuneraciones anuales imponibles por la capacitación entregada a sus trabajadores. Página 14 Instituto Profesional AIEP 2.1.6 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Antecedentes de la empresa Empresa formada el año 2005 y conocida principalmente por su famoso curso Inglés sin Barreras Mediante alianza comercial con OTEC San Lorenzo se ofrecía curso Inglés sin Barreras con franquicia Sence. En 2008 nos constituimos como OTEC y comenzamos a ofrecer los cursos de forma directa formando un equipo comercial y de seguimiento a los alumnos de alto el profesionalismo SB Capacitación fue creada debido a: Respuesta a la presión creciente de la libre competencia. Facilidad con la que el gobierno otorga permisos a los empresarios para negocios de este tipo. 2.1.7 Lucro. Objetivos de SB Capacitación Corto plazo: Mantener el primer lugar en cursos de inglés y posicionarnos en ELearning Mediano plazo: Ser reconocida como la empresa líder en capacitación a distancia y E-Learning, no solo en ingles Largo plazo: Constituir una comunidad académica de excelencia, vinculada pertinentemente con el contexto social, comprometida con la mejora continua en la formación, el desarrollo de habilidades y de competencias en distintos ámbitos y desde diversas perspectivas disciplinarias, produciendo y difundiendo conocimiento actualizado para contribuir al desarrollo humano, económico y social del país. Llegando a transfórmanos en CFT, IP o porque no Universidad Sin Barreras Página 15 Instituto Profesional AIEP 2.1.8 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ventajas y distinciones competitivas La empresa se adaptó y avanzó más allá de lo simplemente exigido por el ente regular SENCE. Se creó un departamento académico y de seguimiento para todas las modalidades ya señaladas, encargado de monitorear, motivar y controlar el avance de los alumnos (previo examen de diagnostico), enviando informes semanales mas un informe final con las competencias adquiridas por cada alumno. Estos informes los recoge el asesor de cada cliente y se los envía con alguna observación, destacando a los alumnos con mejor rendimiento o invitando a mejorar o acelerar los que se encuentran atrasados Como está escrito en la misión de la empresa, somos flexibles dinámicos e innovadores, esto se lleva a la realidad y consiste en la recalendarización de exámenes frente a situaciones especiales de alumnos, como por ejemplo, el exceso de trabajo, falta de computadores o falta de internet A las empresas que así lo soliciten, se les toma examen de Ingles presencial en sus oficinas, esto dado que algunas de ellas no creen 100% en este tipo de modalidad. Las empresas no tienen que invertir en grandes salones para entregar las capacitaciones necesarias a sus colaboradores Los alumnos no necesitan trasladarse y estudiar de noche, con esto evitan costos monetarios y familiares. Página 16 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 2.2 Análisis de la industria 2.2.1 El Tamaño Del tamaño real de la industria o de las empresas que pueden tener acceso a la franquicia SENCE (contribuyentes en 1era categoría) tenemos $250.000.000.000 millones de pesos (dato entregado en SII) y que solo se utilizan $173.427.000.000 (dato entregado en SENCE)millones lo que significa un 63,5% del universo real, esto se puede explicar por varios factores: 1. Desconocimiento o ignorancia de los empresarios 2. Malas experiencias al rebajar de los impuestos, lo que lleva a no volver a capacitar. 3. Falta de liquidez en el momento de capacitar 4. Alta producción, lo que lleva a dejar de lado la capacitación de los trabajadores priorizando la producción. 5. Temor al capacitar y posterior renuncia del trabajador Crecimiento Invercion de Capacitacion en Chile Invercion em Millones 2.2.2 200000 150000 100000 50000 0 Invercion 2006 124282 2007 115693 Ilustración 3 “Anuario SENCE 2009” Página 17 2008 166178 2009 173427 Instituto Profesional AIEP 2.2.3 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? La capacitación en CHILE: La capacitación en Chile a través de la franquicia SENCE, se ha convertido en la principal herramienta de capacitación y aumento de competencias con los trabajadores A modo de ejemplo: -En estos últimos años ha tenido un crecimiento de un 39% tomando solo cuatro años, este crecimiento se explica por varios factores Dentro de las empresas existen reales intenciones de capacitar a los colaboradores, contratando profesionales altamente calificados (este es en todo tipo y niveles de empresas), con planes de carrera y mallas curriculares. El rol social entregado y que está enfocado a los sectores con menos recursos, lo que significa que sin estos programas las oportunidades de aumentar las posibilidades de encontrar trabajo sin una capacitación bajarían considerablemente. Las posibilidades de capacitar a mujeres y disminuir la brecha entre hombres y mujeres activamente trabajando. Mantener motivados y comprometidos a los colaboradores es más productivo que cualquier otra medida que se pueda tomar (incentivos monetarios y no monetarios), ya que un curso de Inglés se puede entregar como premio después de una evaluación por desempeño, por malla curricular y aumentar las competencias de los colaboradores - La inversión que se hace a través de la franquicia SENCE, tiene un beneficio tributario que es el 1% del total de las remuneraciones anuales imponibles el cua l es rebajado del impuesto a la renta en el ejerció del año siguiente . Todo esto confirma una tendencia que en C h i l e c ad a añ o s e est á ut i l i zan do d e m ej or m an er a e l t r em e nd o be nef i c io q u e e nt r eg a e l E st ad o Página 18 Instituto Profesional AIEP 2.2.4 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Principales actores Otec (Organismos técnicos de capacitación) - Son organismos autorizados y fiscalizados por SENCE y que son los autorizados para entregar capacitación, principalmente estos se rigen por una norma chilena NCH2728 y por la ley 19518 1723 OTEC en Chile según anuario SENCE 2009 Otic (Organismos técnicos intermedios de capacitación) - Son los organismos encargados de administrar el 1% de las empresas, en su mejor uso y cumpliendo con las normas establecidas por SENCE 2.2.5 - 21 OTIC en Chile según anuario SENCE 2009 Empresas y fuerza laboral Empresas Más de 80.000 empresas según SII, de las cuales el 95% de ellas están en condiciones de poder acceder al beneficio de la franquicia SENCE esto es básicamente por : 1. Ser contribuyente en 1era categoría 2. Tener una planilla anual mayor a 35utm 3. Tener las cotizaciones de sus trabajadores al día 2.2.6 - Fuerza laboral Según el análisis, la fuerza de trabajo registró un aumento levemente superior (0,7%) al de la ocupación (0,6%), lo que derivó en la nula variación de la tasa de desocupación. - En ese contexto, la fuerza de trabajo se situó en 7.917.590 personas, de las que 7.353.830 están empleadas y 563.760 paradas. - Lo que equivale a un 7,1% de desempleo Página 19 Instituto Profesional AIEP 2.2.7 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Segmento de la capacitación a través de la franquicia SENCE: Ya no existe ninguna duda, que la f r anq uicia SENC E es la f or m a m ás ut ili zad a par a aum ent ar las c om pet encias de los t r abaj ador es y s ob r e t odo en e l sect or m ás vulner ab le : De los segmentos podemos clasificarlos básicamente en dos y subdividirlos en tres: 2.2.7.1 Empresas PYMES - Las cuales tienen un poder de utilización de la franquicia que varía de los 300 mil a los 2,5 millones de pesos según renta de los trabajadores Grandes - Las cuales tienen un poder de utilización de la franquicia que varía de los 2,5 millones a los 2.000 millones de pesos según renta de sus trabajadores 2.2.8 Trabajadores - Trabajadores con un ingreso igual menor a 25utm ($950.000 de renta imponible) - Trabajadores con un ingreso entre 25 UTM y 50 UTM ($1900.000 de renta imponible) - Trabajadores con un ingreso igual o superior a 50 UTM. Página 20 Instituto Profesional AIEP 2.2.9 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Segmentos a atacar Lo extraordinario de este proyecto es que todas las empresas y trabajadores (en menor o mayor grado) pueden tener acceso a la capacitación entregada por las OTEC, cumpliendo con los requisitos antes señalados 2.3 Análisis de los Clientes 2.3.1 El cliente Nuestros potenciales clientes son: 1. Todas las empresas establecidas en Chile como contribuyentes de primera categoría que deseen desarrollar u optimizar las competencias de sus trabajadores. 2.3.2 Targets Los targets a los que nos dirigimos son, esencialmente: 2.3.2.1 Clientes - objetivo a corto plazo: 1º Empresas con una planilla anual de remuneraciones sobre las 900 UTM. 2º Cualquier empresa que este incorporada a una Otic y posea excedentes de Capacitación. 3º Empresas que tengan inversión extranjera, y necesiten capacitar en Ingles . 4º Cualquier Empresa que requiera capacitar. Página 21 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Estos son los targets a los que vamos a dirigir nuestros esfuerzos preferentes, debido a las dificultades de segmentación detallada dirigiremos nuestro esfuerzo publicitario al conjunto de empresas de la comunidad y, naturalmente, no rechazaremos ni perderemos ninguna oportunidad interesante. 2.4 El Mercado Potencial El mercado potencial, tal como hemos comentado, son la totalidad de las empresas que tributan en primera categoría en Chile, no obstante en nuestras estimaciones incluimos un factor corrector por madurez (consciencia de necesidad de capacitar) que variará rápidamente en los próximos años. 2.4.1 Empresas cliente potencial: Según el anuario SENCE del año 2009, el mercado de la capacitación en Chile, corresponde a un total de $ 173.427.730.000 millones de pesos anuales de los cuales $ 9.068.906.780 millones de pesos se invirtieron en Ingles. Mercado de Capacitacion en Chile Ingles Otras Capacitaciones Ilustración 4 Inversión de capacitación en Ingles Página 22 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 2.5 Análisis de los Competidores 2.5.1 Competencia. La competencia en nuestro sector se puede definir en dos grandes grupos: 1º Otec o Institutos profesionales con un sistema de capacitación presencial 2º Otec o Institutos profesionales con un sistema de capacitación E-Learning o Blended (mescla de E-Learning con presencial) En general y salvo honrosas excepciones hay tres características comunes muy relevantes: 1º Dispersión-falta de especialización: Fruto de las necesidades de supervivencia en estos años difíciles, todos los competidores han dispersado su actividad en todos los puntos de lo que podemos denominar el “sector de la capacitación” (desde la regalos e incentivos que no tienen relación con la capacitación hasta descuentos mayores a los establecidos) 2º Anclaje en conceptos superados, fruto de los años de la poca eficiencia y muy poca adaptación-comprensión de las nuevas necesidades de capacitación 3º Orientación a lo estrictamente exigido por el ente fiscalizador Sence sin la comprensión de las necesidades de aumentar las competencias de los trabajadores en las empresas. Por lo que respecta a nuestro posicionamiento como empresa, podemos decir que hay muchos que prometen lo que nosotros ofrecemos pero no existen auténticos especialistas que puedan ofrecer garantías. Página 23 Instituto Profesional AIEP 2.5.2 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Principales competidores. Los competidores directos y relevantes en nuestro mercado empresarial son: Tronwell S.A. Instituto Chileno Británico Linares y Compañía. Centro de formación y perfeccionamiento del Ingles Instituto Chileno Norteamericano World Trade Center Comunicorp Manpower En función de los datos disponibles podemos estimar las siguientes cuotas de mercado: Cuota de Mercado Servicios De Capacitacion Sb America S.A. 6,07% 5,60% 5,49% 5,46% 5,25% 58,04% 4,71% 3,48% 2,99% 2,91% Tronwell S.A. Instituto Chileno Británico De Cultura Capacitación S.A. Linares Y Compañía Ltda. Centro De Capacitacion Y Perfeccionamiento De Ingles Instituto Chileno Norteamericano De Cultura World Trade Center Santiago S. A. Y Compañía Limitada Ilustración 5 Cuota de mercado Página 24 Instituto Profesional AIEP 2.5.3 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Análisis de la competencia. Hemos realizado un estudio de dichos competidores para establecer y comparar su posicionamiento en el mercado, del cual emana el siguiente gráfico: Principales competidores Empresa Tronwell Puntos débiles Tiempos Fuerza de ventas Rigidez Rigidez Fuerza de ventas Británico Edutecno 2.5.4 Precios/servicio Fuerza de ventas Post Venta Puntos Fuertes Prestigio Precio Publicidad Prestigio Años Publicidad Tecnología Cantidades de clientes Competitividad Competitividad Empresa Tronwell La competencia Británico Rigidez Especialización Fuerza de ventas Tecnología de punta Máxima flexibilidad Edutecno Precios/servicio Garantía de servicios Fuerza de ventas Calidad y excelencia en atención Post Venta Especialización Nosotros Tiempos Capacidad de respuesta Fuerza de ventas Especialización Rigidez Tecnología de punta Página 25 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 2.6 Productos y/o servicios de la empresa La empresa ofrece los siguientes productos y servicios agregados. De la capacitación a distancia destacamos a Ingles Sin Barreras, que es un curso de ingles compuesto por DVDs, CDs, Libros, Diccionarios, adicional a esto, se crean claves para el alumno y dos integrantes de su familia para tener acceso a una línea telefónica gratuita con profesores bilingües en E.E.U.U, para hacer todo tipo de consultas y saber cómo esta su pronunciación, también cuentan con una plataforma internacional, donde pueden chatear con todos los alumnos de la comunidad Ingles Sin Barreras que están conectados a nivel mundial, esto se utiliza mucho para practicar su escritura y nuevos modismos. De los cursos bajo modalidad E-Learning contamos con más de 70 cursos codificados y aceptados por SENCE, entre ellos podemos destacar Ofimática en todas sus versiones y niveles, Curso de Programación en PHP, Habilidades blandas como Trabajo en Equipo, Liderazgo Comercial entre otros. Esta modalidad de estudio es una de las mas visionarias y la que permite abarcar de mejor manera a todo un país, entregando la misma calidad en la región metropolitana que en el resto de las regiones, disminuyendo los costos de traslado, alojamiento, horas hombre y por sobre todo, la discriminación que los trabajadores de regiones sentían. Las características de los productos son: Se caracterizan por su interactividad, gran calidad de las animaciones y contenido pedagógico. Todos los cursos contemplan los aspectos más importantes del proceso de enseñanza: Claridad en la transferencia del conocimiento Facilidad en el entendimiento y captación Comunicación directa y fluida Participación a través de la interactividad Colaboración mutua entre los participantes Seguimiento y supervisión regulares Evaluaciones claras y objetivas Página 26 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ilustración 6 Productos Ilustración 7 Metodología de enseñanza Página 27 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? CAPITULO III MARCO TEÓRICO Página 28 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 3 Marketing Digital. El marketing digital es una forma del marketing basada en el uso de medios digitales, con las que pretendemos conseguir relaciones más directas, personales e interactivas con las personas. Este tipo de marketing lo puede hacer cualquier empresa, con pocos recursos, puede llegar a un gran número de personas y nos permite ponernos al nivel de las grandes marcas. Se pueden hacer vario tipos de campañas dependiendo de lo que queramos conseguir, tener bien claro los objetivos antes de empezar cualquier acción es fundamental para el marketing digital, ya que las reacciones puedes ser muy rápidas, y nos puede llevar a la saturación o caos. Las campañas puedes ser tan sencillas como un simple posicionamiento natural de una página web en buscadores o SEO, hasta una campaña promocionada por las redes sociales, apoyada por videos en YouTube, Mailings, Campañas de pago de SEM o Adwors, incluso apoyándonos en medios de comunicación habitual tipo TV y radio, para finalizar en la red. Siempre dependerá del presupuesto y los objetivos a alcanzar. 3.1.1 Posicionamiento Natural o SEO. Search Engine Optimizator: La traducción sería optimizador de búsquedas para los buscadores. Es muy importante conocer como indexan los buscadores y intentar que estos nos indexen de forma clara y sencilla, pero no de cualquier manera, hemos de encajar esta indexación igual que lo harían los usuarios cuando realizan una búsqueda, para intentar dar una concordancia más elevada a las búsquedas. Más relevancia, mejores resultados. Es muy importante tener bien relacionada la página web que queremos posicionar, desde los títulos pasando por las familias, contenidos e imágenes. Página 29 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ilustración 8 Posicionamiento SEO Pero debemos recordar, siempre desde un punto de vista del usuario, el objetivo no es llegar a los usuarios que nos conocen, es llegar a todos aquellos que no nos conocen. El SEO dará resultados a medio largo plazo, pero la inversión sale a cuenta, ya que la posición y las entradas obtenidas desde las búsquedas serán gratuitas. 3.1.2 Marketing en redes Sociales o Social Media Cada vez es más la importancia de las redes sociales para las empresas, cuando todo empezó como un juego, para encontrar antiguos amigos, compañeros de trabajo, intercambiar fotos, empezaron a surgir las páginas representativas para las empresas, muchos nos preguntamos si es importante tenerlas, si podríamos obtener clientes potenciales, o tráfico de calidad, la respuesta quizás sea NO o tal vez. Entonces ¿Porqué las hemos de tener en cuenta? Esto tiene fácil respuesta, en tiempos lejanos los buscadores basaban las búsquedas en las “keywords”1, era muy fácil posicionar una empresa, ya que muchos programadores omitían dichas palabras, luego, más tarde pasaron a ser importantes los contenidos, las descripciones y la relevancia de textos en la página, ordenando las búsquedas por Page Rank (importancia para Google) lo cual nos entrega el posicionamiento real de nuestra compañía, lo cual es cada vez más difícil posicionar una página al menos que las cosas se hagan bien, entonces los buscadores nos premian. 1 1 Las palabras clave o keywords son aquellas palabras o frases que los usuarios de los buscadores escriben en su barra de búsqueda para acceder a una web que contiene ese término de búsqueda y por lo tanto poder recibir la información que solicita sin que ni si quiera conozca esa página previamente Página 30 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Google nos informa que cada vez tiene más en cuenta las opiniones de las redes sociales, ya que son fuentes reales y difíciles de engañar, cuantos más seguidores tenga nuestra empresa, más importante será para los buscadores, y más arriba nos pondrá en las búsquedas. Por lo tanto gestionar bien las redes y cuidar los seguidores nos servirá para el posicionamiento natural y una fuente de seguidores con los cuales podremos interactuar. 3.1.3 Posicionamiento SEM ¿Qué es el SEM? (Search Engine Marketing) El SEM son las campañas de pago que podemos hacer en los buscadores como por ejemplo Adwors de Google. ¿Para qué sirve y como nos puede beneficiar? Bien, la ventaja es muy clara, podemos insertar anuncios con el contenido que queramos y Con las palabras clave que decidamos. Nos permitirá ajustar los anuncios y dirigirlos como queramos y a quien queramos. Hay varias maneras, CPC Coste por click, CPM coste por mil impresiones, etc. ¿Dónde se muestran? Los anuncios pueden salir en los resultados de búsqueda o redes de contenido. Resultados de Búsqueda: Son los resultados que nos dan los buscadores cuando hacemos una búsqueda por palabras clave, Los anuncios aparecen en las primeras posiciones, subrayados o con un fondo de diferente color. También podemos aparecer en el lateral derecho como anuncios patrocinados. Redes de contenido: Los anuncios aparecerán en páginas relacionadas con nuestro anuncio, tipo diarios digitales, revistas, y páginas WEB que permitan la incrustación de anuncios.2 Los resultados son a muy corto plazo, pero limitados a la inversión, cuando termine nuestro presupuesto dejarán de aparecer dichos anuncios. 2 Es muy importante que los anuncios sean diferentes para cada campaña ya que no es lo mismo intentar vender a un posible cliente cuando busca, que cuando está leyendo o informándose en alguna página WEB. Página 31 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 3.2 ¿Qué vender por internet? 3.2.1 Concepto de Internet Internet puede ser definido como "Una red mundial de computadoras" que se encuentran interconectadas entre sí, que se produce en el marco de la globalización de las economías del sistema capitalista y que persigue como objetivo principal contribuir positivamente al desarrollo, abaratamiento, agilización de las comunicaciones, la investigación, la ciencia, el arte, la cultura, la educación y las actividades comerciales a nivel global. Para que tengas tan solo una idea del impacto que esta nueva tecnología ha provocado en el hombre y en la sociedad, probablemente sepas que mientras la radio demoró cerca o más de 28 años en llegar a 40 millones de personas, mientras la televisión tardó 10 años en llegar a la misma cantidad de personas, Internet solo tardó 3 años en llegar al mismo número de personas, es decir, 40 millones de personas3. 3.2.2 Breve historia del origen de Internet De acuerdo con las informaciones que hemos recopilado sobre el origen y desarrollo de la Internet, se dice que "Internet nació en EEUU como un proyecto de la DARPA (Defense Advanced Research Project Agency). Este proyecto nació como resultado de la necesidad de intercambiar información entre los investigadores, científicos y militares, ubicados en distintos lugares distantes durante los tiempos de la llamada guerra fría. Dentro de sus objetivos básicos se contemplaba la posibilidad de que la red pudiese soportar un ataque nuclear sin que se perdiese la conexión con el resto de los sitios. Este sistema constaba de 4 computadores interconectados y se llamaba DARPANET. En 1972 ya había conectadas 37 computadores y pasó a denominarse ARPANET, la aplicación más utilizada en ésta era Telnet para luego pasar a ser el e-mail o correo electrónico. Hacia 1984 la NSF (National Science Foundation) estableció la NSFNET paralela a la ARPANET para la investigación académica que ya estaba saturada, también la NSFNET se saturó hacia mediados de 1987 y no precisamente por la actividad académica. 3 Según Internet World Stats el número estimado de usuarios de internet en el mundo es de 1.407.724.920. El sondeo se efectuó en Marzo del 2011 y el número de usuarios sigue creciendo cada año vertiginosamente. Página 32 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? En este año se redimensionó totalmente la NSFNET, con un acceso más rápido, con modems y computadoras más veloces, a ellas podían ingresar todos los países aliados de EEUU. En los 90 se empieza a conocer como en la actualidad, la red o Internet y se abrió para todo aquel que pudiera conectarse." De lo anterior se desprende que esta grandiosa tecnología se encuentra todavía en la etapa de sus inicios lo cual se convierte en una excelente oportunidad de negocios para quienes posean los conocimientos apropiados de comercio electrónico. 3.2.3 Concepto de e-commerce 3.2.3.1 Introducción al e-commerce o comercio electrónico Se han planteado varias definiciones sobre lo que es comercio electrónico, dentro de las cuales podemos citar las siguientes: “…cualquier forma de transacción de negocios en la cual las partes interactúan electrónicamente en lugar de mediante intercambios materiales o contacto físico directo” “Comercio electrónico es acercar el comprador al fabricante por medios electrónicos”, lo cual implica la eliminación de intermediarios, reducción de costos y una filosofía diferente en la forma de comprar y vender, y lo que es más importante, de obtener información para esas gestiones.” Existen básicamente dos formas a través de las cuales puede llevarse a cabo el comercio electrónico, que son: Indirecto y directo. En el método indirecto, se refiere a productos físicos o tangibles los cuales pueden ser adquiridos electrónicamente pero su entrega requiere del uso de los medios convencionales de transporte y logística. En el método directo, se refiere a productos o servicios intangibles los cuales son adquiridos electrónicamente y cuya entrega al cliente final o intermediario es a través de la web. Este tipo de comercio electrónico sólo puede realizarse, evidentemente, con mercancías denominadas “digitales o intangibles”, cuyo ciclo total de venta, pago y entrega puede realizarse por Internet. Dentro de este tipo de productos digitales podemos citar los Página 33 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? siguientes: Vídeos, fotos, libros electrónicos, revistas, programas de computación y música. 3.2.3.2 Ventajas del comercio electrónico 1) Desaparecen los límites geográficos para su negocio. 2) Disponibilidad las 24 horas, 7 días a la semana gracias a la web. 3) El costo de operación de un negocio digital se reduce hasta un 85% en comparación con el comercio tradicional. 4) Facilita la comunicación cliente – proveedor. 5) Reducción considerable de inventarios. 6) Agilizar las operaciones del negocio. 7) Alta tasa de recuperación y bajo riesgo de inversión. 8) Rápida actualización en información de productos y servicios de la empresa (promociones, ofertas, etc.). 3.2.4 Tipos de comercio electrónico Según el tipo de transacción que se lleve a cabo y sobre todo entre quienes se realice, existen los siguientes tipos de comercio electrónico: 3.2.4.1 Business to Consumer (B2C) Transacciones comerciales que se llevan a cabo entre una empresa y un consumidor final. 3.2.4.2 Business to Business (B2B) Transacciones comerciales que se llevan a cabo entre dos empresas. 3.2.4.3 Business to Goverment (B2G) Transacciones comerciales que se llevan a cabo entre una empresa privada y el gobierno. 3.2.4.4 Consumer to Consumer (C2C) Transacciones comerciales que se llevan a cabo entre dos consumidores. Página 34 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Por otro lado, las instituciones financieras, como los bancos, también están incursionando en la red mundial de forma significativa, y pronto esta será la forma corriente de verificar tus saldos y retiros, hacer tu depósitos, además de que podrás pagar tus tarjetas de crédito o débito sin salir de casa, a través de Internet las 24 horas del día, los 365 días del año. Con las herramientas adecuadas y el conocimiento necesario Internet te abre las puertas a millones de personas alrededor de la tierra, lo cual se convierte en una oportunidad de negocios sin paralelo en la historia humana. 3.2.5 Descripción de una Investigación de mercado ¿Por qué la investigación de mercado? Por una simple razón... porque de ello depende el éxito o el fracaso de tu emprendimiento, cualquiera que este sea. Tal y como la definen los expertos, “la investigación de mercados es la identificación, recopilación, análisis y difusión de la información de manera sistemática y objetiva, con el propósito de mejorar la toma de decisiones relacionadas con la identificación y solución de problemas y oportunidades de mercadotecnia.” Sencillamente lo que plantea la definición anterior es que mediante la investigación de mercados podemos “mejorar la toma de decisiones” al desarrollar nuestros productos y servicios. Antes de desarrollar tus productos y/o servicios debes averiguar que quieren tus clientes, cómo lo quieren, cuándo y dónde lo quieren y en qué precio. Hay que atender a toda una serie de factores para evitar fracasar por falta de información previa del mercado meta. No se recomendaría comenzar a desarrollar un sitio web sin investigar las necesidades, deseos, gustos y preferencias del mercado meta, es decir, de las personas que “quieres que visiten el sitio web”. Es preferible identificar un nicho de mercado, averiguar lo más que podamos sobre el mismo y desarrollar nuestra estrategia de producto y comunicación en función de los requerimientos y necesidades del mercado estudiado. Antes de decidir qué productos vas a vender por Internet, deberás responder las siguientes preguntas: Página 35 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? ¿Quién es tu mercado meta? La pregunta parece simple, aunque la respuesta puede resultar bastante compleja a la hora de considerar la mayoría de factores que intervienen en lo que realmente es “tu mercado meta en Internet”. Se recomienda determinar el mercado meta en función de los siguientes factores: Sexo Edad Estado civil Ubicación geográfica Gustos, deseos y preferencias Ingresos promedios ¿Dónde invierten la mayor parte de su tiempo en línea? ¿Cuáles son sus intereses? ¿Qué opinan de tu producto y/o servicio? ¿Dónde y cómo se enteraron del mismo? ¿Por qué estarían dispuestos a comprar tu producto y/o servicio? ¿Qué no les gusta de tu producto y/o servicio? ¿Qué hacen cuando entran a tu sitio web? ¿A través de que página entran a tu sitio web? ¿Cuánto tiempo duran en tu sitio web? ¿A través de que página salen de tu sitio web? De lo anterior se desprende evidentemente lo importante que es considerar seriamente todas estas cuestiones antes de lanzar el proyecto. “El producto perfecto es el que tus potenciales clientes necesitan, pero para saber cuál es el producto que tus potenciales clientes necesitan debes escucharlos, deberás conocer sus deseos y necesidades... preguntándoles” Página 36 Instituto Profesional AIEP 3.2.6 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Decidir que vender A la hora de decidir que vender por Internet, si productos o servicios, es importante que consideres lo siguiente... En cualquier caso, el mejor producto o servicio que escojas comercializar debe ser el que las personas deseen y prefieran. Por lo general las personas cometen el error de buscar mercado para un producto cuando es todo lo contrario, debemos identificar oportunidades de mercado para nuestros productos o servicios. Ahí está la clave de los productos y servicios exitosos porque los mismos deben responder al interés, gustos, deseos y preferencias de los consumidores. En otras palabras, nuestro producto o servicio debe adaptarse al cliente y no el cliente a nuestro producto. ¿Qué vender por Internet... productos o servicios? Al momento de decidir que mercadear por Internet se tendrá que escoger entre productos o servicios. Existe una gran diferencia entre los productos y los servicios. Aunque los productos representan una excelente oportunidad de negocios porque podrías ganar tanto dinero como la cantidad de productos que puedas colocar, por su naturaleza al vender productos físicos o tangibles te enfrentas a problemas tales como… manejo de inventarios, tomar, procesar y enviar órdenes, sin mencionar que para obtener buenos ingresos necesitas generar una buena cantidad de pedidos. Además, hay que recordar que también se tiene el costo de producir o comprar el producto que se va a vender. Mientras que, los servicios ofrecen la ventaja de que, al pertenecer al género de los intangibles, es decir, no se pueden ver ni tocar, no generan costos de producción, de envíos ni de inventarios. ¡Para una persona con poca experiencia y capital, los servicios son la mejor opción de negocios, y sobre todo en Internet! En cualquier caso, es importante tener presencia en Internet, porque... La web ofrece la oportunidad de llegar a cientos, miles y hasta millones de personas alrededor de la tierra. Página 37 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Imagina contar con una herramienta que te permite abaratar tu costo de comunicación en más de un 80%, y que al mismo tiempo puedes incrementar tus ventas en más de un 800%. Ilustración 9 E-commerce y Marketing Digital Página 38 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? CAPITULO IV Desarrollo del Proyecto Página 39 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 4 DESARROLLO DEL PROYECTO 4.1.1 Resumen ejecutivo El objetivo de un resumen ejecutivo es captar el interés de los potenciales inversores, por ello debe contener un breve resumen de los aspectos más importantes del Plan de Negocio. Los principales elementos a contener son: La idea del negocio: su exclusividad respecto a productos/servicios existentes. - Desarrollar una aplicación para la venta de programas de vía electrónica de SB Capacitación - Desarrollar aplicaciones que nos permitan interactuar de manera rápida, eficiente y en los tiempos que los clientes de hoy la están necesitando Público objetivo: principales características y su encaje con el perfil de usuarios de Internet. - Esta aplicación de e-commerce está dirigida a empresas privadas o del estado y particulares que busquen aumentar las competencias personales o de sus colaboradores - Profesionales de Recursos Humanos que tengan necesidad de capacitar a su personal - Particulares que quieran aumentar sus competencias - Empresas privadas que quieran optimizar de la mejor manera sus recursos a través de la franquicia SENCE - Empresas del Estado que quieran optimizar de la mejor manera su presupuesto anual para efectos de capacitación Página 40 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Valor del producto/servicio para ese público objetivo. - El navegar y acceso a la página no tiene ningún costo para el público. - Adquiere de manera rápida lo que busca - No tiene la presión de un vendedor - Puede cotizar sin tener que ocupar mucho tiempo Tamaño de mercado y crecimiento esperado. Segmento del mercado: El análisis de mercado mostró que en Chile existen cerca de 90 mil empresas que podrían adquirir nuestros cursos, ya que casi la totalidad de estas empresas tiene acceso a internet Características del segmento del mercado: Todas aquellas empresas que quieran optimizar sus tiempos y recursos en la adquisición de programas de capacitación. Empresas de regiones que quieran entregar la misma calidad de capacitación que se entrega en Santiago. Tamaño y crecimiento esperado: En el país existen más de 83000 PYME, más de 6000 Empresas Grandes y más de 500000 Microempresas. Según SENCE (ultimo anuario año 2009) las empresas estarían en condiciones de utilizar más de 250 mil millones de pesos anuales en capacitación y solo se ocupo 173 mil millones de pesos en el año 2009, sin embargo, si miramos hacia atrás y tomamos desde el año 2006 donde se ocupaban 124 mil millones, podemos decir que a tenido un crecimiento del 28% en estos últimos 4 años. Página 41 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Entorno competitivo: Una vez identificado nuestro mercado potencial ha de analizarse la competencia. Se trata de destacar sus puntos débiles y fuertes, comparándolos con los de nuestro proyecto y definirla desde diferentes perspectivas: dimensión, medios humanos, zona de influencia, estructura, prestigio, etc., o en el caso de tratarse de un producto completamente nuevo, es necesario hacer un esfuerzo para determinar cómo, hoy en día, se resuelve la necesidad que nuestro producto o servicio puede satisfacer. Hay que identificar los proveedores más importantes que ofrecen un producto o servicio similar al que presentamos y analizar cuál es su cuota de mercado, cómo trabajan y cuáles son sus puntos fuertes y débiles y cómo el mercado los valora. Muchas veces, este tipo de análisis es menos complicado de lo que parece. Hay que ser imaginativo y emprender acciones tales como: revisar sus catálogos, aproximarse a alguno de sus clientes y, si se puede, adquirir alguno de sus productos. Además se debería ver qué facilidad tienen otros posibles competidores de entrar en el mercado y cuáles serían los efectos en nuestro proyecto. Con esta información lo que se pretende es determinar con mayor facilidad las estrategias de posicionamiento que se deberá seguir para entrar y desarrollarse en el mercado. A la hora de posicionar un producto en el mercado existen, básicamente, dos estrategias: La competencia directa surgiría con aquellos que tienen productos similares dentro del mismo mercado y, normalmente, presenta la desventaja de estar basada en una competencia de precios. En este caso la competencia son otras OTEC que entregan capacitación similar a la que tenemos nosotros, por ejemplo, Edutecno, Tronwell, Instituto Chileno Británico. La diferenciación conlleva la selección de un nicho de mercado, a lo mejor más pequeño, pero donde existe menos o ninguna competencia. En este caso la venta de programas de capacitación por internet no está implementado en ninguna de las OTEC de la competencia. Página 42 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? La diferenciación se puede conseguir a través de destacar en diversos aspectos como son: - El servicio de entrega: se establecerá una logística de entrega donde se le hará llegar al cliente de manera inmediata las claves para acceder a los cursos en el caso de E-Learning y el envío del curso de Ingles Sin Barreras por Correos de Chile - El servicio de post venta: tomar en cuenta la retroalimentación del cliente para saber su grado de satisfacción en la entrega y adquisición de los programas de capacitación a través del Sitio Web. - La calidad: determinar los niveles de calidad en cuanto a la satisfacción en el servicio de la entrega de los programas tangibles hasta las instalaciones de su empresa o lugar determinado por el cliente. Además es conveniente enfatizar cuáles son las habilidades o competencias esenciales de la empresa aquéllas sobre las que se basan las ventajas competitivas a largo plazo, como por ejemplo: - El conocimiento de determinadas tecnologías: esto sería el uso de internet y de la utilización de sitios web para la venta de los vales. - Las relaciones con determinados agentes del mercado objetivo: se debe de contar con agentes de ventas inicialmente para promover el uso del sitio. - El conocimiento de un proceso: esto sería referente ha como se da la adquisición del vale, la entrega y el uso del mismo. - El acceso a un canal de distribución: establecer los puntos de distribución para hacerle llegar al cliente el vale en el menor tiempo posible posterior a su pedido. Página 43 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? En términos generales una estrategia de marketing para lograr un posicionamiento de mercado puede agruparse dentro de las cuatro “P”: producto, precio, promoción y plaza. A. Producto: ha de satisfacer las necesidades del consumidor, este sería el programa de capacitación adquirido vía internet. B. Precio: Al utilizar el e-commers y hacer una compra directa por internet, todos los clientes contaran con un descuento importante C. Promoción: Lo bueno de la tecnología e internet es que se puede llegar a todas partes, sin tener que utilizar grandes inversiones, entonces en este caso la promoción se hará justamente por los medios señalados D. Plaza o distribución: la forma en que el producto llega al consumidor, a través de la entrega directa instalaciones de su empresa o lugar predefinido por el cliente. Fase actual de desarrollo del producto, especificando las necesidades de desarrollo adicionales a realizar. El sitio Web es un prototipo de software donde se muestran las aplicaciones que se llevarán de comercio electrónico. Inversión necesaria. Los aspectos económicos y financieros del Plan de Negocio y deberá concluir acerca de la viabilidad económico-financiera del proyecto empresarial. La vertiente económico-financiera de un Plan de Negocio debe tratar cuatro puntos básicos: - Determinar la inversión inicial necesaria. - Estudio de las fuentes de financiación disponibles. - Proyecciones de resultados de la actividad empresarial (normalmente tres años). - Proyecciones de estados contables (normalmente tres años). Página 44 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Debe considerarse que lo que realmente interesa a los inversores profesionales es un pequeño número de cifras clave muy estudiadas, que puedan estar soportadas por estudios económicos más amplios. Es crucial que las proyecciones y estimaciones se apoyen en suposiciones y explicaciones bien sustentadas. A la hora de determinar la inversión inicial se deben tener en cuenta tres pasos: 1. Evaluar los elementos necesarios para desarrollar nuestra actividad y cuantificación de su costo. Los eventuales elementos que serán necesarios son aquellos que se han descrito en el planeación de las actividades, donde se asigna el responsable y el recurso. 2. Además de los costos citados debe ser considerado en todo caso el capital de trabajo. ¿Qué es el capital de trabajo? Es la necesidad de financiación a corto plazo originada por la diferencia temporal entre el periodo de pago de nuestras compras y el periodo de cobro de nuestras ventas. Para ello es necesario conocer perfectamente el plazo de pago a nuestros proveedores y el periodo de cobro de nuestros clientes. La situación que se plantea como ideal es la de diferir al máximo los pagos y anticipar al máximo los cobros. Para ello se establecerán medidas que posibiliten acortar los periodos de cobro, como por ejemplo mediante políticas de descuentos por pronto pago. Es fundamental el cálculo del capital de trabajo, especialmente en proyectos relativos al ámbito de las TIC en las que los plazos de implantación de los proyectos son dilatados mientras que los equipos y materiales necesarios hay que adquirirlos al principio del proyecto. A partir del análisis de los puntos anteriores, nos podemos formular la siguiente pregunta: ¿Cuánto dinero necesito para iniciar mi actividad? Como es de esperar esta pregunta no se podrá contestar hasta que no se hayan encajado todas las piezas del Plan de Negocio, pero ahora tenemos un punto de partida. Que se concreta en: 1) El costo de nuestra investigación de mercado. 2) La selección de los elementos necesarios para empezar (inversión). 3) Y la determinación de nuestro capital de trabajo. Página 45 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? INVERSION INICIAL TOTAL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD $150.000 ESTUDIO DE MERCADO FASE DE DESARROLLO $150.000 FORMULACION PLANIFICACION ANALISIS INGENIERIA GENERACION DE PAGINAS DE PRUEBAS EVALUACION CON EL CLIENTE DOCUMENTACION TECNICA DOCUMENTACIÓN DE USUARIO PAGO DE SERVICIOS FINANCIEROS OTROS SERVICIOS (MISCELANEOS) PRESUPUESTO ESTIMADO Página 46 $150.000 $450.000 $450.000 $900.000 $150.000 $150.000 $75.000 $75.000 $375.000 $30.000 $3.105.000 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? PRESUPUESTO DESGLOSADO 1. Estudio de Factibilidad SUBTOTAL $150.000 SUBTOTAL $150.000 SUBTOTAL $150.000 $450.000 $450.000 $900.000 $150.000 $150.000 $75000 $75.000 $2.400.000 2. Estudio de Mercado 3. Fase de Desarrollo Formulación: Planificación: Análisis: Ingeniería: Generación de páginas de prueba: Evaluación con cliente: Documentación técnica: Documentación de usuario: 6. Pago de servicios financieros $375.000 SUBTOTAL 7. Otros servicios Misceláneos SUBTOTAL SUMA DE SUBTOTALES GRAN TOTAL Página 47 $30.000 $30.000 $3.105.000 $3.105.000 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? PRESUPUESTO GLOBAL 1. Estudio de Factibilidad 2. Estudio de Mercado 3. Fase de Desarrollo 6. Pago de servicios financieros 7. Otros servicios TOTAL $150.000 $150.000 $2.400.000 $375.000 $30.000 $3.105.000 Hitos fundamentales durante el funcionamiento del negocio HITOS PRINCIPALES Actualizar el plan de negocios según los estándares profesionales Revisar la previsión fiscal para comprobar que se ajusta a la empresa en crecimiento Buscar financiación bancaria para las cuentas a cobrar o préstamos Ponerse en contacto con inversores de capital de riesgo para obtener financiación Proteger los derechos de propiedad intelectual Página 48 FECHA ESTIMADA 27-12-2011 22-12-2011 21-12-2011 22-12-2011 06-01-2012 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Hitos fundamentales durante el desarrollo del negocio HITOS PRINCIPALES Estudio de Factibilidad y de mercado Formulación Planificación Análisis Ingeniería Diseño de contenido Producción Generación de página de pruebas Evaluación del cliente Documentación Técnica y de usuario FECHA ESTIMADA 08-12-2011 09-12-2011 13-12-2011 14-12-2011 15-12-2011 16-12-2011 17-12-2011 28-12-2011 02-01-2012 02-01-2012 Objetivos a medio/largo plazo. o Los objetivos a mediano plazo son: captar la mayor cantidad posible de clientes a través de la página o Los objetivos a largo plazo: ser la empresa más competitiva en la venta de programas de capacitación por internet en Chile. Página 49 Instituto Profesional AIEP 4.1.2 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Descripción del producto y valor distintivo Descripción general del producto Es un portal de internet con el cual obtendremos grandes beneficios tales como: Publicidad, fácil acceso, exposición de productos y servicios, exposición de información referente de la empresa para los clientes potenciales, venta de programas de capacitación, envío de productos y publicidad sin costo, obtenemos una imagen corporativa. Este concepto surgió por la necesidad de actualizarse tecnológicamente, y abrirnos paso en un nuevo concepto como lo es el e-commerce, sabiendo de antemano que podemos obtener beneficios significativos al proyectarnos en internet pero que también requiere de un esfuerzo extra que nos permita atender de la mejor manera a todos nuestros cliente, brindándole un pagina de navegación fácil y sencilla. Principalmente para los clientes que todavía no están muy asociados con esta tecnología. Valor distintivo para el consumidor: Público objetivo al que va dirigido y necesidades que satisface. Especificación del valor único y distintivo del nuevo producto o servicio a lanzar desde la óptica del cliente, explicando la diferenciación con la oferta actual de productos del resto de competidores del mercado. Página 50 Instituto Profesional AIEP 4.1.3 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Mercado potencial Mercado Descripción del mercado. Tamaño de mercado (volumen de ventas, rentabilidad, etc.) Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la inversión Con los productos que ofrece la Otec se desea lograr la satisfacción del cliente e incrementar las ventas del producto a través de vales vía electrónica, para con ello generar ingresos adicionales para mejorar el flujo de efectivo de la empresa. Corto plazo: Introducir el producto al mercado y en un lapso de 6 meses contar con clientes diversos; este dato se determinó en base a una investigación hecha en los negocios con los que ya se tiene la experiencia de la venta de vales directos en caja y el tamaño de la empresa, lo cual representó un éxito las estrategias de este tipo. De ahí se determinó el promedio de ventas de 10% solo por concepto de E-commerce Mediano plazo: De acuerdo con la investigación de mercado, se espera que al cabo de un año, la gente haya aceptado el producto adquiriéndolo por medio del E-commerce y se haya logrado aumentar las ventas en un 15% Largo plazo: En un año y medio se espera aumentar la venta de los programas de capacitación en un 25% Grado de consolidación del sector. Factores clave de éxito de este mercado. Una ventaja de la empresa es que cuenta con todos los estándares de calidad y además las distinciones competitivas son la ubicación en que se encuentra y los servicios agregados que se les otorgan a los clientes. Barreras de entrada y salida Evolución y crecimiento: Ritmo de crecimiento histórico y futuro. Tendencias Página 51 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Público objetivo Segmentación de clientes en base a criterios objetivos: Nuestros clientes se segmentan básicamente en dos; PYME y Grandes empresas y esto es por volumen de personas que trabajan en ellas, ya que, en relación a la cantidad de trabajadores es el monto que tiene cada empresa para capacitar Tamaño de mercado para cada segmento de consumidores: Las grandes empresas que son más de 6.000, utilizaron más de 100 mil millones de pesos por concepto de capacitación y las PYME que son más 80.000, utilizaron más de 70 mil millones de pesos por concepto de capacitación Principales factores de crecimiento en cada segmento: En este punto, los dos segmentos cuentan con los mismos factores, que son: El desempleo PIB Políticas de estado Porcentaje de número de clientes a captar respecto al volumen del mercado: Actualmente SB Capacitación tiene un 6,07% de cuota de mercado en el sector de capacitación a distancia y se espera aumentar en dos puntos porcentuales de la cuota de mercado en el sector de capacitación a distancia Volumen de ventas por segmento: Actualmente el 83% del total de las ventas se concentra en el 25% del total de clientes, este 25% corresponde a empresas Grandes y se estima que estos porcentajes no deberían cambiar mucho, sin embargo, y para efectos de volumen de ventas en el caso de las empresas Grandes deberíamos aumentar en un 10% y en las PYME un 20%. Página 52 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? CAPITULO V PRESENTACION DE RESULTADOS Página 53 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS 5.1 Análisis del Cierre del Proyecto 5.1.1 ¿Qué salió bien? 5.1.1.1 Factores de éxito de un proyecto El éxito de un proyecto comienza con la planeación efectiva del mismo. El establecer un acta constitutiva que permita definir el alcance del proyecto define el éxito o el fracaso del mismo. Algunos factores de éxito y fracaso que se consideraron en este proyecto son: Relaciones a todos los Niveles Las buenas relaciones de todos los entes de la compañía no son suficientes. Muchas asociaciones han fracasado debido a personal inconforme de la empresa que no está de acuerdo con la dirección que se le está dando a un determinado proyecto. ¿Qué pueden hacer los socios para asegurar la participación y entusiasmo a todos los niveles? Lo primero es que los representantes de cada nivel, ayuden en la planeación y desarrollo del proyecto. Lo segundo es que los empleados se sientan premiados por los éxitos de este. Mutuo Entendimiento y Objetivos Compatibles Es importante que cada empresa y su consejero entiendan completamente las estrategias, objetivos y filosofías de negocios tanto de su socio como las propias y cómo las diferencias pueden impedir logros u objetivos. Aún en el caso en que ambas partes se entiendan, es difícil llegar a un trato balanceado con las estrategias de las dos. La falta de claridad de las motivaciones o intereses del otro socio, pueden hacer las negociaciones extremadamente difíciles. Claridad y Definición del Alcance del Acuerdo Si los derechos y obligaciones de las partes se definen claramente, la posibilidad de un malentendido es menor. Sin embargo, los socios deben explorar una amplia gama de posibles resultados para asegurar que la estructura que ellos crearán es bastante flexible para acomodarse a estos. Página 54 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Planificación Completa La planificación debe involucrar a toda la dirección de la compañía y deben ser consideradas las operaciones día a día, así como los problemas de las estrategias. La planificación no solo debe realizarse al comienzo, estas también ayudan a aclarar malentendidos, conflictos y problemas culturales a lo largo de la alianza. Toma de Decisiones Efectivas y Solución de Disputas Es muy importante hacer claridad en la delegación de toma de decisiones. En muchos casos pueden levantarse disputas sobre decisiones de la alianza y puede haber bloqueos y malentendidos. En caso de discusiones con la otra parte se debe prever mecanismos de solución previos a un litigio, en el que se involucren inicialmente los niveles operativos y administrativos y en última instancia los altos niveles administrativos. Prever un Razonable fin del Proyecto Aunque terminar un proyecto, no es exactamente el tema del cual se desea hablar al momento de crearlo, es bueno dejar en claro cómo se realizará si los éxitos no son los esperados o por alguna razón la empresa así lo desea. Para evitar que el fin del proyecto se vuelva un proceso negativo, todos los actores de este deben considerar cuidadosa y específicamente lo siguiente: Quién puede terminarla. Bajo qué circunstancias. Cuándo el proyecto es terminado completamente o sólo en una parte. Cuáles son las consecuencias de terminar en cada uno de los casos. (Derechos, licencias, obligaciones, contraprestaciones). Las partes también pueden querer emplear un mecanismo para descubrir y mostrar al público el fin del proyecto. En cualquier caso, terminar un acuerdo no debe tomarse como tarea fácil y trivial, es necesario buscar el momento apropiado y evitar que este sea negativo o destructivo y ponga fin por completo a la relación de los socios. Las Negociaciones deben ser cordiales Aunque a menudo difícil, las relaciones entre las partes, no deben ser minadas por innecesarias negociaciones que puedan originar disputas. Una vez terminadas las negociaciones, las partes deben trabajar como aliados y no como rivales. Página 55 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Buena Comunicación Las comunicaciones van mano a mano con las alianzas exitosas. Debe propiciarse reuniones trimestrales, comités, etc. 5.1.1.2 Recursos de un proyecto para su éxito Otro punto importante a considerar para afirmar que el proyecto ha salido bien, es que la idea de negocios no es importante si no se han identificado los recursos que se necesitan para llevarla a cabo. Se deben identificar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros que demandará el proyecto para garantizar el éxito del mismo. Los recursos que requiere la realización de un proyecto son de cuatro tipos: a) tiempo b) personas c) dinero d) equipo, instalaciones o instrumentos Para determinar los recursos del proyecto se debe definir cuáles se necesitan para cada una de las tareas o acciones por realizar. Es decir, para cada acción: qué tiempo, qué personas, qué gastos, qué equipo, instrumentos o instalaciones, se necesitan. Hecho lo anterior realiza un inventario para ver: qué recursos tienes, define cuáles te faltan y establece cómo harás para conseguir lo que te falta. De esta manera, al ejecutar el proyecto, dar seguimiento y control, se puede obtener lo que ha salido bien durante el transcurso del mismo. A continuación se describe brevemente algunas de las actividades que se consideraran exitosas en el desarrollo del proyecto: Página 56 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5.1.1.3 En cuanto al recurso humano del proyecto: El equipo humano es de vital importancia en el plan de negocios ya que es un aspecto en el que los potenciales inversores centran su atención. La definición de cada uno de los roles del proyecto como lo fueron, el líder de proyecto asignado al Ing. Jorge Francisco Guzman Jaquez, la desarrolladora asignada a la Ing. Patricia Ximena Fernández Rojas, además de todos los ente de la compañía, se adecuaron a las expectativas del proyecto, cubriendo cada una de las actividades que le correspondía a cada uno de ellos. Con una buena asignación del equipo humano, se trata de que los inversores lleguen a conocer el equipo y puedan convencerse de su motivación, experiencia y eficacia al estar bien definidos los roles. Es importante evaluar el desempeño del equipo de trabajo, esto le corresponde al líder de proyecto. Un instrumento para ello puede ser el que se muestra en el anexo 1. Este instrumento tiene como objeto evaluar el desempeño de los miembros del equipo, mediante información suministrada por el jefe inmediato, y también tiene la finalidad de lograr y mantener la calidad y excelencia de la empresa realizadora del proyecto. La idea es conocer para aprender y mejorar el rendimiento del cargo a evaluar. Para ello se necesita de la mayor objetividad y honestidad posible al momento de llenar el instrumento. El instrumento abarca los siguientes tópicos para ser evaluados en una escala del 1 para menor hasta el 5 para siempre: CONDUCTAS ASOCIADAS: Orientación al cliente. Autodesarrollo. Compromiso organizacional. Mentalidad de negocios. Sentido de anticipación. Calidad humana Compromiso hacia la protección integral. Apertura al cambio. Trabajo en equipo. Ascendencia e influencia. Página 57 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? PUNTUACION: ≥37 – <66 Pésimo ≥66 – <96 Malo ≥96 – <126 Regular ≥126 – <156 Bueno ≥156 - ≤185 Excelente 5.1.1.4 En cuanto a los recursos económicos estimados: Se considera que el haber presupuestado el Costo Total del Proyecto de manera inicial y haberlo dado a conocer en el Acta Constitutiva permitió definir las actividades asignándoles el recurso estimado a cada una de ellas, para que en cada milestone se pudiera verificar y controlar el avance del valor devengado hasta esa fase; de tal manera, que si existiera un desfase en presupuesto se pueda tomar decisiones que corrigieran lo planeado contra lo real. Una vez que se conoce cuál es la inversión inicial necesaria, hay que determinar las fuentes económicas de las que se obtendrán los fondos necesarios para financiar el plan de inversiones. Pero la pregunta es: ¿Cómo financiar la inversión? ¿Cuál es la opción óptima? Ello dependerá en gran medida del proyecto de empresa que estemos impulsando; es decir, del producto o servicio de que se trate, de que se pueda acreditar nuestra capacidad comercial para alcanzar nuestras previsiones de ventas, etc... En definitiva de la consistencia global de nuestro plan de empresa. Principales fuentes de financiación Asignación de presupuesto 2012. Capital de riesgo. Página 58 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5.1.1.5 En cuanto a los recursos de equipo, instalaciones o instrumentos requeridos: Al haber definido cada una de las fases del desarrollo del proyecto y asignar los requerimientos de equipo, instalaciones o instrumentos, permite la verificación y el control del avance del proyecto conforme al uso y manejo de los recursos requeridos. Llevar un control sobre los recursos y tenerlos en tiempo y forma para la ejecución de la actividad permitirá cumplir de manera objetiva en la planeación del proyecto. Al verificar lo real contra lo planeado se permitirá concluir que los recursos a tiempo y con las características y especificaciones requeridas, permiten el cumplimiento de las fases del proyecto. 5.1.1.6 En cuanto a la planeación del tiempo: De acuerdo con el autor Pedro Barber Lloret. (2006). “El buen transcurso de una obra depende en buena medida de la organización, programación y control que se haga la misma”. Para dominar esas técnicas, se deben conocer cuáles son las diferentes técnicas de representación gráfica, pasando por los gráficos de Gantt, hasta el estudio de las redes dispersas, tanto en el sistema CPM (Crítical Path Method), como en el PERT (Program Evaluation and Review Technique). Ambos ayudan a aportar los elementos administrativos necesarios para formar un método crítico, utilizando el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible. En el presente proyecto se empleó la herramienta de Microsoft Project 2007, para dar un seguimiento a la planificación de las actividades. En este tipo de herramienta se puede verificar la asignación del recurso humano y los costos asignados de manera estimada e ir anotando el avance real de cada una de las actividades. Otra herramienta utilizada para este proyecto fue Microsoft Visio 2007 para la elaboración inicial del cronograma. Así mismo, se utilizó el WinQSB que permitió la construcción de la ruta crítica del proyecto, la gráfica de GANT y la PERT. Página 59 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? El visualizar las actividades incluidas en la ruta crítica permitió la toma de decisiones oportuna, así como observar los tiempos de holgura de las actividades que no formaban parte de la ruta crítica. La planificación del proyecto se puede observar en el archivo anexo de Microsoft Project, el uso de una herramienta automatizada permite que el proyecto se pueda llevar de manera más rápida en el seguimiento y control. Todas estas herramientas, así como el uso de hojas de cálculo y de ofimática permiten llevar una buena gestión de documentación y avance de proyecto. Los métodos de programación y control concentran la atención y los esfuerzos del Líder del Proyecto y de su equipo sobre aquellos elementos que son más relevantes o críticos evitando errores o volver a rehacer el trabajo, anticipando el inicio de operación consecuentemente el retorno de la inversión. La planificación exige la división del proyecto en partes: sistemas, subsistemas y componentes, tareas, definiendo la PBS (Project Breakdown Structure), identificando así las actividades que se quieren lograr o fin y sus mecanismos de control. Las actividades fin son analizadas por especialidades tecnológicas identificando los sectores responsables, definiendo las funciones y los documentos necesarios para ejecutar cada una de ellas, esto se conoce con el nombre de WBS (Work Breakdown Structure) y son las actividades medio (el "cómo"). Desde una fase anterior este proyecto utilizó la WBS definiendo las actividades a detalle permitiendo asignarlas a cada una de los desarrolladores. Esto ha permitido llevar un buen control y avance del proyecto. 5.1.2 ¿Qué podría salir mal? El éxito de cada proyecto depende de la comunicación en la organización involucrada, el interés de la gente, la obtención de datos estableciendo objetivos y anticipando problemas. Un proyecto consiste en alterar o renovar una inversión existente que puede implicar complicaciones similares. Las industrias se organizan principalmente en unidades especiales para ganar ventajas económicas por cada unidad y ser utilizado después en varios proyectos favorables. Una desventaja de agrupar actividades es que el trabajo de la gente se describe en términos de lo que hacen mejor y el por qué vale la pena hacerlo. El objetivo final de cada proyecto puede ser desconocido por los individuos que están trabajando en una sola parte específica de muchos proyectos. Página 60 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Algunos factores de fracaso en un proyecto pueden ser los siguientes: No tener definido el alcance del proyecto No tener el acta constitutiva del proyecto No planificar las actividades con tiempo, costo y recurso. No crear puntos de verificación en el proyecto No llevar control sobre el presupuesto aplicado en cada actividad No llevar control y seguimiento del cumplimiento de las actividades No documentar el proyecto No llevar un control de cambios No tener un plan de contingencia y análisis de riesgo 5.2 Informe final del Proyecto 5.2.1 Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo es una narración escrito del proyecto completo. Debe responder a las siguientes preguntas: 5.2.1.1 ¿En qué consistió el proyecto? En elaborar un Modelo de e-bussines para la venta de programas de capacitación de la Otec SB CAPACITACION: Realizando el estudio de Factibilidad Técnica, Financiera, Operativa y Legal para implementar una aplicación de comercio electrónico. Realizando la propuesta de valor y generar el modelo de ingresos Realizando un estudio de mercado para la identificación de oportunidades de mercado y análisis de la competencia para obtener una ventaja competitiva. Diseñando una estrategia de competencia. Realizando el análisis de Riesgos del modelo. Página 61 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Integrando una estructura organizativa y un equipo de gestión. 5.2.1.2 ¿Por qué se realizó? El Comercio electrónico es acercar el comprador al proveedor por medios electrónicos, lo cual implica la eliminación de intermediarios, reducción de costos y una filosofía diferente en la forma de comprar y vender, y lo que es más importante, de obtener información para esas gestiones.” Para ello, en la Otec SB Capacitación, se implementará una aplicación de comercio electrónico, que corresponde a un método indirecto, lo cual se refiere a productos físicos o tangibles los cuales pueden ser adquiridos electrónicamente pero su entrega requiere del uso de los medios convencionales de transporte y logística y por otra parte uno directo ya que poseemos productos de uso inmediato a través de la web Llevar a cabo la venta de programas de capacitación a través de la Internet tendrá los siguientes beneficios para la Otec: 1) Desaparecen los límites geográficos para su negocio. 2) Disponibilidad las 24 horas, 7 días a la semana gracias a la web. 3) El costo de operación de un negocio digital se reduce hasta un 85% en comparación con el comercio tradicional. 4) Facilita la comunicación cliente – proveedor. 5) Reducción considerable de inventarios. 6) Agiliza las operaciones del negocio. 7) Alta tasa de recuperación y bajo riesgo de inversión. 8) Rápida actualización en información de productos y servicios de la empresa (promociones, ofertas, etc.). Según el tipo de transacción que se llevará a cabo el tipo de comercio electrónico para la Otec es: Business to Consumer (B2C), ya que son transacciones comerciales que se llevan a cabo entre una empresa y un consumidor final. Por otro lado, se considerará el acceso a las instituciones financieras, como los bancos, ya que se podrá pagar con tarjetas de crédito o débito sin salir de casa, a través de Internet las 24 horas del día, los 365 días del año. Con las herramientas adecuadas y el conocimiento necesario el comercio electrónico será una oportunidad de negocios para Sin Barreras Capacitación. Página 62 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5.2.1.3 ¿Cuál es la meta? Generar un modelo de negocios electrónico diseñando el sitio web correspondiente. 5.2.1.4 ¿Cuáles fueron los objetivos? Los objetivos planteados inicialmente para el desarrollo del proyecto tienen como enfoque la generación de un plan de negocios electrónico (e-bussines) donde se puedan realizar aplicaciones comerciales electrónicas (e-commerce). Los objetivos para el desarrollo del proyecto fueron: Planificar, Formular, Diseñar y Generar una aplicación Web para la venta de programas de capacitación de la Otec SB Capacitación. 5.2.1.5 ¿Cuáles son las entregas? Un Estudio de Factibilidad Técnica, Financiera, Operativa y Legal para implementar una aplicación de comercio electrónico. Una propuesta de valor y un modelo de ingresos Un estudio de mercado para la identificación de oportunidades de mercado y análisis de la competencia para obtener una ventaja competitiva. Un Plan y análisis de Riesgos Un modelo de e-bussines para la Otec SB Capacitación. Un sitio de e-commerce de venta de programas de capacitación para la Otec SB Capacitación Requerimientos técnicos, gráficos, y de contenido Diseño del contenido y la producción, se enfocan en el diseño, producción y adquisición del contenido de texto, gráfico y video que se vayan a integrar en la aplicación. Resultado de pruebas de diseño, de navegación, etc. Resultados de la evaluación con el cliente Contrato del dominio Contrato del hospedaje Página 63 Instituto Profesional AIEP Contrato de pagos financieros Documentación técnica Documentación de usuario ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5.2.1.6 ¿Cuáles fueron los costos? PRESUPUESTO GLOBAL 1. Estudio de Factibilidad 2. Estudio de Mercado 3. Fase de Desarrollo 6. Pago de servicios financieros 7. Otros servicios TOTAL $150.000 $150.000 $2.400.000 $375.000 $30.000 $3.105.000 El presupuesto desglosado se observa a detalle en “plan_SB.mpp” elaborado en Microsoft Project 2007. 5.2.1.7 ¿Se mantendrán el plan en el curso trazado? Como se seguiremos la planeación estimada desde el inicio del proyecto y además se incorporaron puntos de verificación, esto nos permitirá llevar a cabo cada actividad en el tiempo estimado, con el recurso presupuestado y el personal asignado. 5.2.1.8 ¿Habrá complicaciones? Esperamos que no haya complicaciones; ya que se considero la planeación de actividades como un factor importante, considerando los tiempos, costo y recursos en cada una de las actividades haciendo una verificación, y llevando un control sobre el presupuesto aplicado en cada actividad, considerando el control de cambios. El hacer un plan de contingencia y análisis de riesgo nos ayudara a tener una idea verídica del proyecto. Página 64 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5.2.1.9 ¿Cuál será el resultado final? Plan de negocios electrónico (e-bussines) para realizar aplicaciones electrónicas (ecommerce) para la Otec SB Capacitación y sus diversos entregables. Se siguieran las fases de desarrollo del proyecto para lograr el resultado final. Para facilitar la comprensión del ciclo de vida de un proceso y de un proyecto, los procesos dividen su ciclo de vida en fases, donde cada fase tiene un propósito en particular y generalmente un responsable principal del hito (milestone) que marca el fin de cada fase. En los procesos más populares las fases van desde cuatro en el Unified Process (UP) hasta seis en el Enterprise Unified Process (EUP), pasando por las cinco del Microsoft Solutions Framework (MSF), en esta ocasión nos quedaremos en el punto intermedio de MSF para tener una mejor perspectiva sin tanta complejidad. Cascada + Espiral = Iterativo e Incremental Los tres procesos anteriores comparten la estructura general de su ciclo de vida al combinar el ciclo en cascada con el espiral, logrando un ciclo de vida iterativo e incremental, que es el modelo utilizado por la mayoría de todos los procesos. Las fases que permitieran alcanzar el resultado final del proyecto serán: Ilustración 10 Fases de proyecto Página 65 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Fases Este ciclo de vida se divide en distintas fases, coincidiendo los procesos mencionados anteriormente en las primeras tres, con algunas diferencias en las últimas fases. Estas fases fueron diseñadas con un enfoque orientado a algunos hitos principales, usados para planear y monitorear el avance del proyecto, marcando estos hitos la transición de una fase a otra. Las fases tienen distintos nombres de acuerdo a cada proceso, pero básicamente son las mismas, estas fases y sus hitos principales son los siguientes: Ilustración11 Ciclo de vida de proyecto Concepción (visión) En la concepción lo más importante es determinar la visión y el alcance del proyecto, logrando para ambos elementos una aprobación de los principales involucrados en el proyecto. La visión nos dice hacia dónde dirigirnos, planteando claramente cuál es el problema y que es lo que debemos hacer para solucionarlo. Un elemento esencial en esta fase para alinear los objetivos de negocio con la estrategia tecnológica es también cuestionarnos porque estamos haciendo las cosas, para conseguir verdaderas soluciones de negocio no basta saber que hay que hacer, también es importante conocer por que es importante el proyecto y de qué manera ayuda a la organización a conseguir sus objetivos de negocio. El alcance del proyecto indica que partes de la visión se pueden cumplir bajo las restricciones de tiempo y recursos del proyecto en cuestión, lo que nos ayuda a determinar la viabilidad del proyecto, donde tal vez encontremos un proyecto muy rentable pero que no es posible desarrollarlo en el momento por que la organización no cuenta con los recursos suficientes, un proyecto muy interesante en el cual la relación costo-beneficio Página 66 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? no amerita el esfuerzo ni el riesgo implícitos o un proyecto que representa una oportunidad estratégica de posicionamiento en el mercado para la organización, a pesar del alto costo de los recursos necesarios. Sabemos que la concepción ha terminado cuando tenemos una visión clara con un alcance bien delimitado por el tiempo y los recursos estimados para el proyecto, lo cual nos indica la viabilidad del proyecto. Elaboración (planeación) Una vez establecido el que y por qué en la concepción, durante la fase de elaboración establecemos quien, como, cuando y donde construirá la solución. En esta fase terminamos el análisis y establecemos la arquitectura principal de la solución, elaborando los planes detallados del resto de las fases, indicando recursos y tiempo necesarios para concluir el proyecto. En esta fase también se determina el equipo de trabajo necesario, al cual se le asignan las actividades enumeradas en el plan de trabajo. En esta fase el administrador del proyecto tiene las actividades más importantes, ya que aquí se define el plan que garantizara el éxito del proyecto para cumplir con las tres variables principales: Características, Recursos y Tiempo. Esta fase concluye con una definición a detalle del problema, la arquitectura necesaria para la solución y un plan maestro aprobado por todos los principales involucrados. Construcción (desarrollo) Esta fase concluye cuando el equipo de desarrollo termina de construir todo el alcance especificado durante la elaboración, y aunque este es el hito principal de la fase no es el único, durante la construcción también se planean las pruebas que se aplicaran al finalizar la construcción. Esta fase es la que generalmente involucra el mayor número de riesgos, recursos y tiempo del proyecto. Estabilización El hito principal de la estabilización es lograr que el producto o servicio construido pase las pruebas de calidad planeadas en la fase anterior. Esta fase concluye cuando las pruebas de aceptación son aprobadas por clientes y usuarios. Durante esta etapa el equipo de calidad ejecuta las pruebas planeadas entregando reportes de errores al equipo de construcción el cual los corregirá para realizar las pruebas nuevamente. Y aquí enfrentamos un hecho de la vida: No existe ningún producto o servicio perfecto. Es por esto que esperar a corregir todos los errores para terminar esta fase nos llevaría a un proyecto interminable, no es pecado liberar un producto o servicio con errores, pero sí lo es hacer una liberación sin ubicar todos y cada uno de los errores, es por esto que el fin de la estabilización se da cuando el producto o servicio cumple con los estándares de calidad establecidos y se tiene una lista de todos los errores conocidos siempre y cuando estos sean permitidos por el estándar de calidad. Página 67 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Despliegue (implementación) El despliegue contempla la instalación de una versión liberada en el ambiente de producción y la capacitación de todos los usuarios. Se define como una fase aparte ya el ambiente de producción puede llegar a extremos tales como incluir la 15 regiones que componen nuestro país, lo cual puede implicar otro proyecto completo por el nivel de tiempo y recursos necesarios. Esta fase termina cuando a la solución se ha desplegado completamente en el ambiente de producción y todos los usuarios han sido capacitados. 5.2.2 Carta o Acta del cierre del Proyecto La última etapa definida para el ciclo de vida de los proyectos en modelos actuales de gestión es la conocida como cierre. Su inicio está determinado por el cumplimiento de todos los planes del proyecto, y el completamiento de todos los procesos, en esta fase los criterios de éxito del proyecto se vuelven a revisar. Sin un proceso formal de cierre los equipos de proyectos pueden seguir trabajando sin reconocer el final, haciendo que se extiendan los cronogramas y teniendo en muchos casos gastos no esperados. El cierre asegura que todas las metas del proyecto han sido alcanzadas completamente, los clientes están satisfechos con los resultados, el conocimiento e información crítica han sido capturados, el equipo se siente realizado y que los recursos son liberados para nuevos proyectos. Todos los proyectos deben ser cerrados, ya sean exitosos o no. Para proyectos complejos puede ser una buena idea ir cerrando cada fase individualmente de manera tal que resulte menos complejo el cierre final. Este proceso puede ayudar a identificar las lecciones aprendidas, fundamentalmente en aquellos proyectos que son cancelados antes de su completamiento. Sin embargo, en la propia euforia de haber llegado al final muchas veces este proceso se obvia, y lo que podía convertirse en un momento de análisis de los resultados, reflexión, e incorporación de la información acumulada a la organización pasa sin mayor trascendencia. Esto sucede por la falta de buenas prácticas de gestión, ya sea a nivel del proyecto o de la organización, o por desconocimiento de las mismas en las personas a cargo de los proyectos. De ahí que se haya considerado importante agrupar en este documento algunos de los elementos fundamentales a tenerse en cuenta durante un proceso de cierre que facilite el desarrollo exitoso de su organización a través del uso de la información histórica registrada. El proceso de cierre incluye tareas tales como: Página 68 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Realizar el cierre financiero y contractual, dando solución a cualquier problema que pueda existir. Liberar todos los recursos, ya sean materiales o humanos, y reubicarlos en nuevas tareas. Concluir, recolectar y archivar todos los documentos generados a lo largo del desarrollo. Documentar todos los problemas enfrentados y su resolución, con lo cual se ayuda a otros proyectos a planificarse de manera que puedan identificarlos en momentos tempranos como posibles riesgos. Obtener las lecciones aprendidas por cada miembro del proyecto, discutirlas y archivarlas. Esto favorece el mejoramiento de la productividad y eficiencia del equipo en las nuevas tareas que enfrenten. Celebrar el fin del proyecto. 5.2.2.1 Proceso de cierre El proceso de cierre de proyecto establece los procedimientos para coordinar las actividades necesarias para verificar y documentar los entregables del proyecto, para coordinar e interactuar en la formalización de estos entregables por el cliente, e investigar y documentar las acciones tomadas si el proyecto es cerrado antes de su completamiento [PMBOK, 2004]. Según las prácticas definidas por PMBOK, estándar en la gestión de proyectos, este proceso debe tener como entradas fundamentales, entre otras, al Plan de desarrollo del proyecto, documentos contractuales y los productos finales que deben ser entregados al cliente. A partir de estas entradas, y aplicando la metodología que se haya definido para el desarrollo, así como el apoyo de sistemas automatizados de gestión y la valoración del personal experto que se posea, se obtendrán como salidas fundamentales dos procedimientos para llevar a cabo las actividades de cierre necesarias, además por supuesto de los productos definidos inicialmente. Procedimiento de cierre administrativo: Detalla todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades de los miembros el equipo de proyecto, así como el resto de las personas involucrada en la ejecución de este procedimiento de cierre del proyecto. Los procedimientos para transferir los productos o servicios a la producción u operación son desarrollados y Página 69 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? establecidos. Este procedimiento provee una metodología paso a paso para el cierre administrativo, que indica las acciones y actividades necesarias para: - definir la aprobación de los entregables en cualquier nivel por parte de todos los involucrados. - confirmar que el proyecto ha cumplido con los requerimientos de clientes, patrocinadores, etc. - verificar que todos los entregables han sido entregados y aceptados. - validar que los criterios para el momento de conclusión han sido alcanzados. - satisfacer los criterios de conclusión para el proyecto. Procedimiento de cierre contractual: Incluye todas las actividades necesarias para establecer y cerrar cualquier acuerdo contractual establecido por el proyecto, así como definir aquellas actividades que apoyan el cierre administrativo formal del proyecto. Este procedimiento incluye la verificación que todo el trabajo ha sido completado correcta y satisfactoriamente y el cierre administrativo (actualización de los documentos contractuales que reflejen los resultados finales, así como el proceso de archivar toda la información para un uso futuro). Los términos y condiciones del contrato también pueden prescribir especificaciones para el cierre del proyecto que pueden ser parte de este procedimiento. La conclusión temprana del un contrato es un caso especial de cierre de contrato que podría involucrar, por ejemplo, la incapacidad de entrega del producto, sobregiro de los presupuestos, o la ausencia de recursos necesarios. Como conclusión de todo este proceso se sugiere obtener, además de otros definidos en los procedimientos establecidos, dos documentos finales que agrupan el mayor bagaje informativo, el Informe de cierre de proyecto y el Informe de evaluación del proyecto. Página 70 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 5.2.2.2 Informe de cierre de proyecto El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento. De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea mucho más simple. A continuación se muestran algunos elementos que se considera importante incluir en el informe, aunque puede definirse un formato propio con los acápites que se entiendan necesarios: Descripción del proyecto: Resumen con la descripción general del proyecto, que brinde una visión global acerca de sus objetivos. Razones de ejecución del cierre: Definir por qué está cerrándose el proyecto, ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado, o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podría ser cerrado por otras razones, como cambios en las políticas y prioridades de la organización. Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razón mencionada anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el tomar las decisiones correspondientes. Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos que fueron tenidos en cuenta, así como su comportamiento a lo largo del ciclo de vida. Define, en el caso de que sea necesario, qué pasos se darán con cada miembro del equipo, o qué sugerencias se tienen para su incorporación a nuevas tareas. Gestión de conflictos: Identifica los problemas que aún perduran o que pueden aparecer, y cómo se procederá a partir del cierre. Gestión de riesgos: Identifica los riesgos que serán transferidos con el producto en operación y cómo se debe proceder para su monitoreo. Página 71 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Gestión financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos excedentes, y define o propone cómo serán manejados. Gestión de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el proyecto y qué uso posterior se les dará. Gestión documental: Identifica cada elemento de la documentación a almacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, además de dónde serán ubicadas sus copias, ya sean duras o electrónicas, definir al responsable de esta actividad. Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que aún se tienen con el proyecto, qué acciones se requieren y quién es el responsable a partir de ese momento. Aquí pueden incluirse salidas que no han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajándose, cómo se realizará el mantenimiento y soporte de los productos en operación, entre otras cosas. Recomendaciones: Lista cualquier recomendación que se tengan, tales como continuar la operación, cómo solucionar problemas que se enfrenten, etc. Anexos: Incluir cualquier documento que pueda brinda información adicional importante, tales como copias de la aceptación por parte del cliente para cada entregable, copias de revisiones o evaluaciones previas del proyecto, etc. 5.2.2.3 Informe de evaluación del proyecto La evaluación de cierre de proyecto debe resumir el desempeño del proyecto terminado. Dentro de la misma pueden recogerse las respuestas a preguntas como: ¿Alcanzó el producto o solución los objetivos y requerimientos establecidos? ¿Se cumplieron los planes del proyecto, dentro del presupuesto establecido? ¿Se lograron identificar todos los riesgos, y se mitigaron? ¿Qué se pudo hacer mejor? ¿Qué se puede hacer para mejorar el proceso? Es importante que dentro de esta evaluación se realicen comparaciones con otros proyectos semejantes realizados por su organización o por otras empresas a nivel mundial, de existir, de manera que este análisis coloque los resultados del proyecto en perspectiva con otros de similar tamaño y dificultad. Página 72 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? De este modo, aunque el proyecto haya sido totalmente exitoso, se puede chequear con respecto a otros comparables de la industria si: ¿Gastó mucho el proyecto? ¿Fue relativamente lento o rápido en las etapas de definición, de diseño, de desarrollo y de puesta en marcha? ¿Qué tan bien se preparó y estimó con respecto a los promedios de la industria y a los mejores proyectos en la industria? ¿Qué prácticas se siguieron y cómo se comparan éstas con las Mejores Prácticas? ¿De qué manera las prácticas del proyecto provocaron sus resultados? ¿Qué experiencias pueden ser aplicados en proyectos futuros? Entre más profunda y detallada sea esta evaluación mejores elementos podrán brindarse para futuros proyectos, o para la definición de mejoras en su organización. 5.2.2.4 Actividades que no deben ser olvidadas Durante la definición de los procedimientos de cierre es necesario que sean tenidas en cuenta estas actividades o sugerencias que, entre otras muchas que puede definir la organización, contribuirán a que los resultados favorezcan la productividad y el éxito de en futuros proyectos. Obtenga todos los informes finales de chequeo, gastos, actas, etc. Concluya las actividades pendientes en el cronograma del proyecto, haga los pagos finales y cierre los contratos existentes. Obtenga las métricas finales, fundamentalmente aquellas relativas a costos, cronogramas y errores. Compruebe el historial de errores y problemas que aún persisten, y decida como serán resueltos los mismos. Prepare un plan de soporte o mantenimiento del producto. Página 73 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Cree un expediente donde almacene toda la información para que sea accesible a otros proyectos o directivos. Algunas categorías a tener en cuenta podrían ser: - Documentos de la planificación del proyecto, cronogramas, reportes y controles de estado de avance y gastos. - Documentos y especificaciones técnicas, de análisis y/o diseño, casos de pruebas y resultados de las pruebas, solicitudes de cambios. - Documentación de los riesgos y resolución de conflictos. - Presentaciones realizadas, actas de reuniones, comunicaciones importantes, ya sea enviadas o recibidas. - Contratos, facturas y otros documentos legales y/o contables. - Documentos de entrenamientos recibidos-realizados. Idealmente este expediente va siendo almacenado desde el inicio del proyecto, según políticas de la organización, y los miembros del equipo van añadiendo los documentos según se van creando, ya sea a través de métodos tan simples como almacenarlos en carpetas o tan robustos como usar sistemas de gestión del conocimiento. En este caso durante el cierre solo sería necesario revisar los contenidos y actualizarlos de ser necesario, en caso contrario se requiere una ardua labor de recopilación y ordenamiento. Documente las lecciones aprendidas - Obtenga la valoración de cada uno de los miembros del equipo acerca del trabajo realizado y del cumplimiento de sus expectativas. - Revise qué se hizo, qué no se hizo y qué pudo ser mejor. - Obtenga retroalimentación de clientes, directivos, consultantes, vendedores, tanto acerca de la ejecución del proyecto como de su organización. Realice una presentación formal final, tanto con el equipo como con los directivos y clientes, donde se presenten los documentos del cierre, que indiquen que los objetivos han sido cumplidos y que todos están satisfechos. Página 74 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? También puede incluir métricas finales, lecciones aprendidas, propuesta de proyectos relacionados para el futuro que constituyan oportunidades de mejoramiento del producto. Reconozca los resultados individuales y evalúe el rendimiento del equipo. - Identifique y actualice las habilidades de cada miembro del proyecto - Recomiende nuevos roles y responsabilidades para los cuales se encuentran capacitados. Realice el cierre e inventario de los recursos materiales. Anuncie y celebre la conclusión exitosa del proyecto. Cierre del proyecto: Este proceso formaliza la aceptación del producto, archiva la documentación relacionada al producto para luego ser considerada en proyectos futuros. Incluye la verificación de que todo el trabajo así como productos entregables haya sido aceptable, para lo cual se redacta el acta de cierre del proyecto, documento en el que se califica el producto o servicio final, en base a sus características. Ver anexo 2. 5.2.3 Presupuesto vs costos reales Como la mayor parte del presupuesto del proyecto se invertirá en la fase de desarrollo, se debía conocer y entender la importancia de cada una de las etapas del proyecto, para esto, se implementara una supervisión periódica donde se obtendran indicadores, y así se lograron controlar los factores que influyen en esta fase además de la ruta crítica, evitando que se generaran variaciones de costos y de esta forma se controlaron los cambios del presupuesto para que no sufriera alteraciones al compararse contra los costos reales. Cuando conocemos en detalle nuestros procesos, tenemos datos, podemos medir, tener indicadores, y así encontrar desvíos del presupuesto vs los costos reales. Debiendo tener mucho cuidado en la variable “TIEMPO”, porque implica generalmente dinero, ya sea un costo o un gasto. Con esta información, creemos que el presupuesto del proyecto será suficiente y no se tendrá que incrementar hasta llegar a su terminación, ya que se desarrollaron en tiempo y forma todas las fases que lo integran. Página 75 Instituto Profesional AIEP 5.2.4 ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Órdenes de Cambio Si algo se modifica o varia en el proyecto, sin duda implica un “CAMBIO”, que afectará a uno o varios procesos que están vinculados, un “CAMBIO”, somos también las personas, hay que recordar que aquello que se puede medir, se puede mejorar o corregir. Si se sabe comunicarlo en la forma apropiada y en el momento oportuno, se podrá actuar, pudiendo evitar, corregir y descubrir posibles costos ocultos o ineficiencias. El problema no son los cambios a los requerimientos, sino el hecho de que se agreguen a la lista de requerimientos del proyecto sin considerar el impacto que tendrán sobre el plan. No hacerlo significa que cuando el proyecto se termine en una fecha posterior a la acordada originalmente, o con un presupuesto mayor al considerado, se le podría achacar al líder del proyecto como un fracaso. El control de cambios es el proceso mediante el cual se asegura que no se realicen cambios que afecten el éxito del proyecto, y que aquellos que se implementen sean analizados, negociados y planeados de una manera adecuada. Estando dentro de la fase de Elaboración o después de haber negociado el alcance y el plan de trabajo, si el usuario llegara a solicitar un cambio a los requerimientos establecidos, el administrador u otra persona deberían de llenar una solicitud de cambio con la descripción del cambio. El cambio es analizado y se evalúa el impacto en costo y tiempo, y si es algo aceptable para los recursos disponibles y el tiempo que se le puede asignar a dicho proyecto, además de ser aceptado por el usuario y autorizado por la gerencia, entonces se acepta la solicitud. En caso contrario debe registrarse como una solicitud rechazada. El impacto del cambio debe ser estimado por lo recursos involucrados en las actividades relacionadas con dicho cambio para después negociarlo con el cliente. Dicho impacto puede significar tiempos o costos adicionales, por lo que requiere la aprobación correspondiente del gerente y del cliente. Independientemente de que la solicitud sea aceptada o rechazada debe registrarse en el control de cambios del proyecto con un identificador único y algunos datos básicos de acuerdo al formato establecido para ello, o de acuerdo a la herramienta de control de cambios que se utilice. Página 76 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? En caso de requerir un cambio en alguna de las fases del proyecto, se realizará lo siguiente: 1. Se utiliza el formato de la orden de cambio y se adjunta con todos sus campos completados. 2. La herramienta MS Project 2007 apoya al control de cambio del proyecto. 5.3 Presentación de la Interfaz de la página web de la Otec Sin Barreras Capacitación. Ilustración 12 Página Principal de la Otec SB Capacitación Página 77 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ilustración 13 Quienes Somos Ilustración 14 Nuestro Equipo Página 78 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ilustración 15 Ilustración 16 Nuestros Productos Carro de Compras Página 79 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ilustración 17 Formulario de Contacto Página 80 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Conclusiones Página 81 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La tecnología para el desarrollo de aplicaciones a través de sistemas web ha evolucionado al punto de volverse no solo un simple sistema de información, sino que ahora se pueden desarrollar aplicaciones complejas que cumplen con todas las necesidades que se le presenten y que cumplen con requerimientos de seguridad, rapidez y facilidad de uso. Actualmente ya existen bastantes ejemplos de aplicaciones web complejas, tales como las instituciones bancarias, algunas dependencias gubernamentales y la infinidad de tiendas que cuentan con una infraestructura muy desarrollada de aplicaciones y servicios a través de la web. Otro ejemplo es la tecnología B2B que permite que las empresas tengan una relación más íntima con sus proveedores y clientes, que es otra forma de aplicaciones que aprovechan el Internet para hacer más eficientes sus tiempos de respuesta y reducir costos, beneficiando al cliente final. Queda para los desarrolladores de sistemas, administradores y fabricantes de software de servidor, el reto de desarrollar esquemas donde la información fluya con mayor facilidad independiente de la plataforma o la aplicación, encontrar formas mejores y más seguras de desarrollo de aplicaciones web, que permitan que podamos ver sistemas más complejos a los actualmente conocidos, que con seguridad y de forma rápida resuelvan los problemas cotidianos y acerquen los servicios a los usuarios. Es un mundo cercano y con esperanza, donde la tecnología se acerca a la sociedad, en especial a los que menos han podido aprovecharla y disfrutarla. Como resultado del desarrollo de este proyecto se obtuvo la implementación de una página de e-commerce para la Otec SB Capacitación generando un modelo e-bussines con el cual se realiza la venta de programas de capacitacion. Como Recomendación de este proyecto es tener implementada la infraestructura de Seguridad necesaria para que todas las aplicaciones generadas desde y hacia la página sean totalmente seguras para los clientes, ganando su confianza y garantizando su integridad y seguridad de datos. Página 82 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Bibliografía Página 83 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 7 BIBLIOGRAFÍA ALONZO Martínez Julio (2007). Fundamentos de Mercadeo en Internet. Santiago, Rep. Dominicana. DAVIS, Jack. MERRIT, Susan (1999). Diseño de páginas web. Soluciones creativas para la comunicación en pantalla. Madrid, Anaya Multimedia. FERNÁNDEZ-COCA, Antonio (2005). Producción y diseño gráfico para WWW. Barcelona, Paidós. PRESSMAN, Roger S.(2007). Ingeniería del Software: Un enfoque práctico. 6ta. ed. México : Mc Graw Hill. XXXVII, 601: pág.:il. ISBN 84-481-3214-9 SHNEIDERMAN, B. (2004). “Designing information-abundant web sites: issues and recommendations". Int. J. Human-Computer Studies. Instituto Nacional de Estadisticas http://www.ine.cl/ Servicios de Impuestos Internos, Chile http://www.sii.cl/ IAB Chile, Interactive Advertising Bureau, Asociación de medios en Internet http://www.iab.cl/ Warketing Consultora especializada en marketing en internet http://warketing.cl/ Marketing en el siglo XXI de Rafael Muñiz http://www.marketing-xxi.com/ Fayerwayer Discusiones y opiniones de lo último en tecnología y gadgets http://www.fayerwayer.com/cl/. Página 84 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Glosario Página 85 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? 8 GLOSARIO A Actividad: Son las diferentes acciones que se desarrolla a lo largo de un proyecto. Esta tiene una durabilidad, un costo, y asignación de recursos. Se dividen en tareas. Actividad crítica: Cualquier actividad sobre la ruta crítica, se determina usando el método de la ruta crítica. Aunque algunas actividades son "críticas" en el sentido del diccionario sin estar sobre la ruta crítica, este sentido pocas veces se usa en el contexto del proyecto. Actuales o presentes (Actuals): Es el costo o esfuerzo incurrido al realizar tareas. También son las fechas en las que se han empezado o terminado tareas ó en las que se han alcanzado logros significativos. Administración del Alcance del Proyecto: Es parte de la administración de proyectos que incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para terminar el proyecto de manera exitosa, y consiste de iniciación, planeación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance, y control de cambios al alcance. Administración de Calidad del Proyecto: Es la actividad derivada de la administración de proyectos, donde se realizan los procesos necesarios para llevar a cabo el proceso de manera satisfactoria, es decir que cumpla con los objetivos para los que fue creado. Consiste llevar a cabo un control de calidad eficiente y efectivo. Administración de la Comunicación del Proyecto: Parte de la administración de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar la adecuada diseminación de la información en el proyecto. Esta consiste de planeación de las comunicaciones, distribución de la información, reportes de desempeño etc. Administración de la Integración del Proyecto: es una parte de la administración de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto están adecuadamente coordinados. Y consiste de desarrollo del plan del proyecto, ejecución del plan de proyecto, y control de cambios general. Administración de Portafolio: Consiste en la dirección concentrada de uno o más portafolios, que incluye la identificación, priorización, autorización, gestión y control de proyecto, programas y otros trabajados relacionados, de tal manera que éstos apunten al logro de las metas estratégicas de negocio de una organización. Administración de Procesos de Negocio (BPM): Es la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Página 86 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Administración de Proyectos: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos, que se plantean desde un principio por los involucrados en el proyecto. Administración de Proyectos Moderna (MPM): Término utilizado para distinguir a la corriente de la administración de proyectos que se enfoca en. Alcance, costo, tiempo, calidad, riesgo, etc. de la corriente tradicional que se enfoca solamente en costos y tiempo. Administrador de Proyectos Profesional (PMP): Es un individuo certificado como tal por el PMI (Project Management Institute). Administración del Recurso Humano del Proyecto: Es la parte de la administración de proyectos que incluye los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto. Esto consiste de planeación organizacional, adquisición de staff, y desarrollo del equipo. Administración de Riesgo del Proyecto: Es una parte de la administración de proyectos que se encarga de identificar, analizar, y reaccionar al riesgo del proyecto. Consiste en la identificación de riesgo, cuantificación y valoración del riesgo, respuesta al riesgo, y control de respuesta al riesgo. Administración del Tiempo del Proyecto: Actividades de la administración de proyectos que incluye los procesos que se requieren para la oportuna terminación del proyecto. Y consiste de definición de actividades, secuencia de actividades, estimación de duración de actividades, desarrollo de la programación, y control de la programación. Administración de Valor Devengado (EVM): Técnica usada para integrar el alcance, calendario y recursos de un proyecto y medir y reportar su desempeño desde el inicio hasta el final. Administración Total de Calidad (TQM): Una aproximación común para implementar un programa de mejoramiento de la calidad dentro de una organización. Administración de Costos del Proyecto: Es la actividad derivada de la administración de proyectos, donde se realizan el proceso necesario para llevar a cabo el proceso dentro del presupuesto contemplado para él. Esta consiste de planeación de recursos, estimación de costos, presupuestación de costos, y control de costos. Alcance: Es el trabajo que tiene que ser hecho para entregar los resultados planteados. Se refiere a los requerimientos a satisfacer en el proyecto. Amenaza: Una característica o evento desfavorable para el proyecto. Cúmulo de situaciones negativas, que de hacerse realidad generarán un riesgo que si se hace realidad tendrá un impacto adverso dentro del proyecto. Página 87 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Análisis de Red. Proceso de identificar las fechas tempranas y tardías de comienzo y terminación para las actividades de un proyecto. Véase también Método de la Ruta Crítica, evaluación gráfica. Aseguramiento de Calidad: Es el proceso sistemático de revisión de un procedimiento, producto o sistema apoyado por normas o estándares que establecen los niveles de eficacia. Autoridad: Es la habilidad de lograr que la demás gente actúe en base a tus decisiones. La autoridad se basa generalmente en la percepción de que una persona ha sido oficialmente autorizada para emitir órdenes (obligatorias). B Business Inteligencie. Inteligencia de Negocio (BI) es una categoría de aplicaciones y tecnologías para obtener, almacenar, analizar y proveer acceso a datos que ayuden a los usuarios a tomar mejores decisiones de negocios. Las aplicaciones de inteligencia de Negocio incluyen actividades como sistema de soporte a decisiones, consulta y reportes, proceso analítico en línea, análisis estadístico, proyecciones y minería de datos. C Cadena de valor: Concepto desarrollado por Michael Porter donde establece una forma para clasificar los procesos de una compañía en dos grupos: unos primarios y unos de soporte. En el grupo de procesos primarios se encuentran los procesos de logística hacia adentro, operaciones, logística hacia afuera, mercadeo, y servicio post-venta. En el grupo de procesos de soporte se encuentran procesos de administración, gestión de tecnología, gestión del recurso humano y gestión de compras y adquisiciones. El valor se agrega en la medida en que cada proceso se hace más productivo. Cambio: Diferencia en un valor o un acontecimiento previsto. Los cambios más significativos de la gerencia de proyecto se relacionan con la definición del alcance, la disponibilidad de recursos, el horario y el presupuesto. Caso de negocio (Business Case): La información que describe la justificación para el proyecto. Se justifica el proyecto si los beneficios previstos compensan los costos y riesgos estimados. El caso del negocio es a menudo complejo y puede requerir análisis financiero, análisis técnico, análisis del impacto de la organización y un estudio de viabilidad. Caso de prueba: Es un escenario concreto en un ambiente conocido, que se puede llevar a cabo de principio a fin, con un grupo de entradas, paso y salido precisamente identificados. Charter: es el documento que autoriza de manera formal la realización de un proyecto otorgando a las personas involucradas la responsabilidad y la autoridad que necesitas. En él se incluyen las expectativas del proyecto, el alcance, los recursos etc. Página 88 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Ciclo de Vida del Proyecto: Es la sucesión de etapas o fases que componen proyecto Cierre administrativo: Consiste en generar, recoger, y diseminar la información del proyecto para formalizar la terminación de este. Cliente: persona u organización que es el principal beneficiario del proyecto. Generalmente el cliente tiene una autoridad significativa con respecto a la definición del alcance y si el proyecto debe ser iniciado y/o continuado. Compensación: Es algo que es dado o percibido, puede ser un pago o un estímulo, usualmente está representado monetariamente o en especie por productos, servicios o resultados suministrados. Compresión de Duración: Acortar la programación del proyecto sin reducir el alcance del proyecto. La compresión de duración no siempre es posible y muchas veces requiere un incremento en el costo del proyecto. Control: Es la etapa de la administración encargada de evaluar el desempeño real y compararlo con el plan estratégico planteado. Control de Calidad (QC): (1) es el conjunto de acciones correspondientes al monitoreo de actividades y resultados con el fin de determinar si estas están siendo cumplidas en base a los estándares de calidad establecidas, eliminar procedimientos que no cumplan con los estándares y crear nuevas técnicas para lograr los objetivos deseados. (2) Es el departamento dentro de la organización encargado del control d calidad de las operaciones de la empresa. Control de cambio: Consiste en hacer la identificación, documentación, aprobación o rechazo, así como la inspección de las modificaciones en las líneas base de un proyecto. Corrupción de Alcance (Scope Creep): Consiste en agregar nuevos elementos o funciones, lo que provoca el incremento del alcance del proyecto, sin tener en cuenta los efectos que esto pueda tener sobre el tiempo, costos y recursos, o sin la aprobación del cliente. Costo: Es el monto en dinero o valor de una actividad o elemento del proyecto que incluye el precio de los recursos requeridos para ejecutar y concluir la actividad o el elemento, o para generar un componente. Costos de la Calidad: Son todos los costos en que se incurre para asegurar la Calidad de un proyecto. Esto implica la planeación de la calidad, aseguranza de la calidad, y rehacer trabajo. Costeo de Ciclo de Vida: Concepto de incluir los costos de adquisición, operación, y eliminación cuando se evalúan varias alternativas. Costos de la Calidad. Costos en los que se incurre para asegurar la calidad. El costo de la calidad incluye la planeación de la calidad, aseguración de la calidad, y rehacer trabajo. Página 89 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP): Suma de los estimados presupuestales aprobados (incluyendo cualquier provisión para los costos administrativos) para actividades (o porciones de actividades) programadas para ser ejecutadas durante un periodo dado (usualmente el proyecto-hasta–la fecha). Costo Real de Trabajo Realizado (ACWP): Costos en los que se incurre al realizar trabajos en un periodo dado. Crashing: Técnica que permite reducir la duración total del proyecto después de analizar un número de alternativas para determinar cómo conseguir la máxima reducción de la duración por el mínimo costo. Cronograma del proyecto: Son las fechas que han sido planificadas para llevar a cabo las actividades y cumplir con los hitos. Cuantificación de riesgo: Consiste en evaluar la probabilidad de la ocurrencia de eventos de riesgo y sus efectos. Cuerpo de Conocimientos de la Administración de Proyectos (PMBOK): Es un término inclusivo que describe la suma de conocimientos dentro de la profesión de la administración de proyectos. El PMBOK incluye prácticas tradicionales probadas que son de uso generalizado, así como prácticas innovadoras y avanzadas que han visto un uso más limitado. Curva-S: Muestra gráfica de acumulados de costos, horas hombre, u otras cantidades, graficadas contra tiempo. El nombre se deriva de forma de "S" de la curva producida en un proyecto que comienza lentamente, se acelera, y luego decae. D Defecto: Algún desperfecto o insuficiencia en un elemento de un proyecto, generando que este componente no cubra las exigencias o detalles y tenga que ser arreglado o sustituido. Delphi: Es una técnica para recolectar información que se usar como procedimiento para alcanzar el convenio de expertos en un tema. Desarrollo del Plan de Proyecto: Es tomar los resultados de los otros procesos de planeación y colocarlos un solo documento consistente y coherente. Desarrollo de la Programación: Análisis de la secuencia de actividades, duración de actividades, y los requerimientos de recursos para crear la programación del proyecto. Desarrollo de Equipo: El desarrollo de las habilidades de grupo o individuales para el mejoramiento del desempeño del proyecto. Página 90 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Descripción de Actividad (DA): Frase breve que se usa en un diagrama de red de proyecto. La descripción de actividad describe también el alcance de la actividad. Diagrama de Pareto: Histograma, ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuantos resultados fueron generados por cada causa identificable. Hanger. Discontinuidad o quiebre no intencionado en la ruta de la red .Los hangers generalmente son causados por actividades faltantes o por relaciones lógicas faltantes. Diagrama de Red del Cronograma del Proyecto: Es la representación en forma de esquema de las relaciones lógicas que hay entre las actividades que aparecen en el cronograma del proyecto. Diagrama de red del proyecto: Cualquier representación esquemática de las relaciones lógicas de las actividades del proyecto. Siempre se dibuja de izquierda a derecha para reflejar de manera correcta la cronología del proyecto. Muchas veces se le conoce de forma inapropiada como "gráfica PERT". Director del proyecto: La persona designada por la organización ejecutante para conducir y alcanzar los objetivos del proyecto. Duración (DU): Es el tiempo de trabajo (sin incluir días festivos u otros periodos de no trabajo) que se requieren para completar una actividad u otro elemento del proyecto. Se expresa generalmente días, semanas, meses etc. Duración Remanente (RDU): Tiempo que se necesita para terminar una actividad. Ejecución del Plan de Proyecto. Llevar a cabo el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas en el. E Encargado funcional: Responsable de las actividades de una unidad organizacional que proporciona los productos, servicios o personal especializados a los proyectos. Por ejemplo, el encargado de un departamento de prueba o de un departamento del desarrollo de los procedimientos. Entrada: Cualquier parte, interna o externa, del proyecto que sea necesitada por un proceso antes de que éste pueda continuar. La entrada también puede tratarse de un proceso antecesor. Entregable: Cualquier cosa o documento producido como el resultado de un proyecto o cualquier parte de un proyecto. El proyecto entregable se distingue de los entregables parciales que resultan de actividades dentro del proyecto. Un entregable debe ser tangible y comprobable. Cada elemento del WBS debe tener unos o más. Página 91 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Equipo de Dirección del Proyecto: Los integrantes de la agrupación del proyecto quienes participan directamente en las actividades de dirección del mismo. Equipo virtual: Los miembros de un grupo quienes tienen un objetivo en común y cada integrante cumple la labor que le corresponde, utilizando prácticamente nada de tiempo para juntas cara a cara. No obstante, para establecer el vital proceso de comunicación se valen de herramientas tecnológicas. Esfuerzo: Es el número de unidades de trabajo requeridas para completar una actividad u otro elemento de proyecto. Usualmente se expresa en horas de staff u horas hombre, días de staff, o semanas de staff. No se debe confundir con duración. Estándar: Enfoque requerido para conducir una tarea o actividad en un proyecto. Muchas veces un estándar es una mejor práctica que debe ser seguida para una mayor oportunidad de éxito. Es una especificación que regula la realización de ciertos procesos o la fabricación de componentes para garantizar la interoperabilidad. Estimación: Es el resultado probable calculado, que regularmente se aplica a cuestiones cuantitativas como costos y lapsos de tiempo. Es el cálculo de la duración, del esfuerzo y/o costo requerido para completar una tarea o un proyecto. Estimación Paramétrica: Técnica de estimación que usa relaciones estadísticas entre datos históricos y otras variables para calcular un estimado. Estructura de Desglose Organizacional (OBS). Representación de la organización del proyecto de tal manera que se relacionan las tareas con las unidades de la organización. Estructura desglosada de trabajo (WBS): Agrupamiento orientado a entregables de componentes, que organiza y define el alcance total del proyecto. El trabajo que no esté considerado en el WBS se considera fuera del alcance del proyecto. Cada elemento en el WBS generalmente es asignado a un identificador único. Este identificador puede proveer una estructura para la sumatoria jerárquica de recursos de costos. Debe de usarse para verificar el trabajo del proyecto. F Fases del Proyecto: Es una serie de actividades subsecuentes que generalmente son realizadas para un fin que es el objetivo principal del proyecto. Fast Tracking: Técnica para reducir la duración del proyecto al hacer actividades en paralelo que regularmente se harían en secuencia. Tiene que ver con la relación lógica fin – inicio, ya que recomienza una actividad sin que se haya terminado la anterior. Fecha de Comienzo. Es un punto en el tiempo asociado con el comienzo de una actividad, este puede ser planeado, programado, temprano, tardío etc. Fecha de Comienzo Corriente: Estimación corriente del punto en el tiempo en el cual una actividad comenzara. Página 92 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Fecha de Comienzo Tardía (LS). Punto en el tiempo, en el método de la ruta crítica, más tardío posible en que una actividad puede comenzar sin causar un retraso en un la fecha de terminación del proyecto. Fecha de Comienzo Temprana: Dentro de la ruta crítica del proyecto, es un punto en el tiempo en el que de manera temprana puede iniciar una actividad, tarea o subproyecto con base en la lógica de la red y considerando cualquier restricción de la programación. Las fechas de comienzo tempranas pueden cambiar en la medida que el proyecto avanza y sufre o se realizan cambios al plan del proyecto. Fecha de Terminación: Punto en el tiempo asociado con la terminación de una actividad. Puede ser: real, planeado, programado, temprano, tardío. Fecha de Terminación Meta (TF): Fecha en la que se planea la terminación del trabajo de una actividad. Fecha de Terminación Tardía (LF): Punto en el tiempo más tardío posible en que una actividad puede ser completada sin causar un retraso en un hito específico. Fecha de Terminación Temprana (EF): Punto en el tiempo, en el método de la ruta crítica, en el que las porciones sin terminar de una actividad se pueden terminar basadas en la lógica de la red y en cualquier restricción de la programación. Fiabilidad: La posibilidad de que un rubro cumpla con las características para las cuales fue ideado, en circunstancias específicas, por un lapso de tiempo determinado. Flotación: Cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse desde su comienzo temprano sin atrasar la fecha de terminación del proyecto. La flotación puede cambiar a medida que el proyecto progresa y se efectúan cambios al plan del proyecto. También se le conoce como "slack". Flotación Total (TF): Cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar desde su comienzo temprano sin atrasar la fecha de terminación del proyecto. También se le conoce como "slack" y flotación de ruta. G Gerente de proyecto (Project Manager): La persona responsable y responsable de manejar el planeamiento y el funcionamiento de un proyecto. Grado: Categoría asignada a productos o servicios que tienen la misma funcionalidad, pero diferentes características técnicas. Grupo funcional: Una unidad de organización que realiza una función especializada del negocio (diseño, gerencia de recurso humano, etc.) y puede proporcionar el personal, productos o servicios a un proyecto. Página 93 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Grupos de procesos del proyecto: Se refiere a los cinco grupos de procesos requeridos para cualquier proyecto que cuentan con dependencias claras, y que deben realizarse con la misma secuencia en cada proyecto, indiferentemente del área de aplicación o detalles específicos del ciclo de vida del proyecto aplicado. Los grupos de procesos son: iniciación, planificación, ejecución, supervisión y control, y cierre. H Hamaca: Una actividad resumen, el conjunto de actividades relacionadas entres sí que se muestran como una sola y se resumen a nivel concatenado. Una actividad hamaca puede o no tener una secuencia interna. Hard crashing: Tipo de crashing que consiste en involucrar nuevos recursos al proyecto, con el fin de reducir su duración al máximo. Herramienta: Es una cosa tangible, como una plantilla o software, que se utiliza al momento de desempeñar una actividad con el objetivo de crear un producto o resultado. Hitos o Milestones: Eventos significativos o de trascendencia en el proyecto, generalmente la terminación de un entregable principal del proyecto. I Identificación de riesgos: Es un procedimiento que consiste en precisar qué riesgos podrían afectar el proyecto y documentar sus características. Información histórica: Son todos aquellos documentos y detalles como archivos de proyectos, registros, contratos completados y proyectos cerrados, los cuales servirán como antecedente y lecciones aprendidas al momento de realizar un nuevo proyecto. Iniciación: Comprometer la organización a comenzar una fase de proyecto. Insoursing: Tendencia a atender los requerimientos de estos servicios y/o procesos con personal y recursos internos de la compañía, en oposición con el Outsourcing. Iteración: Es un conjunto de periodos de tiempo dentro de un proyecto en los cuales usted produce una versión del producto ejecutable, estable, junto con cualquier otra documentación de soporte, instalación de scripts o similar, necesarios para usar esta liberación. L Lead: Es una modificación de una relación lógica que permite la aceleración de la tarea sucesora. Es también llamada holgura. Lecciones aprendidas: Es lo que se asimila durante un proyecto y estas enseñanzas pueden ser identificadas en cualquier momento del proyecto. Para que éstas queden Página 94 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? aprendidas han de registrarse como una base de conocimiento para que pueda ser revisada y estudiada en ocasiones futuras. Línea Base: El plan original (para un proyecto, para un paquete de trabajo, o una actividad), presentado más o menos con los cambios autorizados. Lista de materiales: Es un cuadro o tabla correctamente documentada y clasificada bajo un sentido jerárquico de priorización, incluyendo los conjuntos, subconjuntos y componentes físicos requeridos para la realización de un producto. Lógica de red: Es la agrupación de dependencias de actividades del cronograma que integra un diagrama de red de cronograma del proyecto. Loop: Cuando se pasa por un mismo nodo dos veces, en una ruta de red. Los loops no se pueden analizar usando técnicas tradicionales de análisis de red. Los loops son permitidos en GERT. M Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM): Estructura que relaciona la organización a la estructura de desglose de trabajo para ayudar a asegurar que cada elemento de trabajo del alcance del proyecto sea asignado a un elemento del equipo de proyecto. Matriz de probabilidad e impacto: Es una forma usual de establecer si un riesgo se califica bajo, intermedio o elevado a través de la mezcla de las dos dimensiones de un riesgo: su posibilidad de que suceda y su impacto en los objetivos, si el riesgo llegase a ocurrir. Método de Diagramación de Flechas: Es una técnica de diagramación de redes en el que las actividades son representadas por flechas. La cola de la flecha representa el comienzo y la punta, el final de la actividad. Las actividades se conectan en puntos llamados nodos para ilustrar la secuencia en la que se espera el desarrollo de las actividades. También llamado, método de diagramación de precedencias. Método de la Ruta Crítica (CPM): Técnica de análisis de red usada para predecir la duración del proyecto, en ella se analiza la secuencia de actividades para determinar cuál de ellas tienen la menor cantidad de flotación. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica. Métrica: Es una medida efectuada sobre algún aspecto del sistema en desarrollo o del proceso empleado que permite, previa comparación con unos valores (medidas) de referencia, obtener conclusiones sobre el aspecto medido con el fin de adoptar las decisiones necesarias. Página 95 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Miembros del Equipo de Proyecto: Son las personas que participan activamente en un proyecto, cada uno con responsabilidades especificas y están dirigidos de manera directa o indirecta por el administrador del proyecto. N Nivelación del recurso: Es cualquier forma de análisis de red en las que las decisiones de programación (fechas de comienzo y terminación) son dirigidas por preocupaciones que se desprenden de la administración de recursos. Nodo: Es uno de los puntos de definición de una red; un punto de cruce conectado a algunas o todas de las otras líneas de dependencia. Véase también método de diagramación de flechas y método de diagramación de precedencias. Norma (Standard): Es un documento que se obtiene mediante el consenso y es aprobado por un organismo reconocido; brindando reglas de comportamiento y características para la ejecución de actividades que permitan alcanzar un nivel favorable de orden y planificación dentro de un contexto específico. O Objetivo: Un objetivo es algo que debe ser alcanzado. En la gerencia de proyecto, los objetivos son los resultados deseados del proyecto o de cualquier parte del proyecto, en términos de entregables concretos y resultados (servicio mejorado, más dinero, etc.). Este debe ser medible y alcanzable. Oficina de Administración de Proyectos: Es una dependencia de la organización a la cual se le asignan varias responsabilidades relativas a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su gobierno. Oportunidad: Es toda aquella circunstancia favorable que impactará de manera positiva en los objetivos del proyecto. Organigrama: Es una forma gráfica utilizada para describir la correspondencia de relación existente entre un conjunto de individuos que trabajan juntos por alcanzar un objetivo común. Organización Ejecutora: Es aquella organización en la que los colaboradores se encuentran directamente involucrados con el desarrollo de proyectos. Organización Funcional: Es aquella organización en la que los colaboradores están agrupado de manera jerárquica por especialidad o departamentos (producción, administración, recursos humanos etc.) Organización Matricial: Es la organización donde el administrador de proyectos comparte funciones y compromisos con otros administradores para la asignación de obligaciones y prioridades. Página 96 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Organización Proyectizada: Es la organización donde el administrador de proyectos tiene total control sobre el proyecto a su cargo. P Paquete de Trabajo: Entrega al nivel más bajo de la estructura de desglose de trabajo. Se puede dividir en actividades. Patrocinador: Es el individuo o grupo que brinda recursos financieros, monetarios o en especie hacia el proyecto. Petición del cambio: Es la documentación que estableces el cambio de alcance u otros aspectos del plan. Plan del Proyecto: Es un documento oficial, destinado a guiar a los involucrados en el proyecto en la realización, planeación y control del proyecto. Planeación: El proceso de establecer y de definir el alcance de un proyecto, la manera en que el proyecto será realizado (los procedimientos y las tareas), los papeles y las responsabilidades, el tiempo y las valoraciones de costos. Planeación de Recursos: Determinación, con base a las necesidades del proyecto, de los recursos (personas, equipo, materiales) que son necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto. Polémica: Es un asunto o argumento debatido, el cual genera controversia debido a que en torno a éste existen ideas y tesis opuestas. Portafolio: Es la colección de proyectos, programas u otros trabajos que se han juntado para facilitar la administración eficiente de ese trabajo, con la finalidad de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio. Presupuesto: Es la valoración aprobada para un proyecto, un elemento de la estructura detallada de trabajo u otra actividad presente en el cronograma de trabajo. Programa: Grupo de proyectos relacionados, administrados de una forma coordinada. Los programas usualmente incluyen un elemento de actividad en ejecución. Programación del Proyecto: Fechas planeadas para la ejecución de actividades y el cumplimiento de hitos. Programación Maestra: Programación concatenada que identifica los principales hitos y actividades para su cumplimiento oportuno. Project Management Professional, Administrador de Proyectos Profesional (PMP). Es aquel administrador de proyectos debidamente certificado por el Project Management Institute (PMI). Página 97 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Proyecciones: Apreciaciones o predicciones de circunstancias y situaciones futuras para el proyecto sobre la base de la información y el conocimiento disponible en el momento de realizar el pronóstico. Proyecto: Es un trabajo o esfuerzo que se ejecuta una sola vez y que persigue un fin específico, y tiene como característica principal producir resultados únicos como un producto o un servicio. Punto de función: es un método utilizado en ingeniería del software para medir el tamaño del software. Fue definida por Allan Albrecht, de IBM, en 1979 y pretende medir la funcionalidad entregada al usuario independientemente de la tecnología utilizada para la construcción y explotación del software, y también ser útil en cualquiera de las fases de vida del software, desde el diseño inicial hasta la explotación y mantenimiento. R Recurso: Cualquier ayuda tangible por ejemplo, una persona, una herramienta, un artículo de la fuente o una facilidad usados en el funcionamiento de un proyecto. Registro de riesgos: Es el escrito donde se depositan los resultados de los estudios cualitativos y cuantitativos de riesgos, así como la planeación de la respuesta a éstos. A través de un documento bien detallado se plasman los riesgos identificados y una serie de datos respecto a éstos con la finalidad de tenerlos presente y poder reaccionar Relaciones Lógicas: Dependencia entre dos actividades de proyecto, o entre una actividad de proyecto y un hito. Estas pueden ser. Comienzo–comienzo, comienzo–fin, fin–comienzo y fin-fin. Reparación de defectos: Descripción debidamente documentada de un desperfecto o insuficiencia en un elemento de un proyecto, con una sugerencia de subsanar el defecto o suplantar el componente completo. Requisitos: Es la declaración de los objetivos detallados del producto que describe las características y las funciones y los apremios del funcionamiento que se entregarán en el producto. Reserva: Provisión en el plan de proyecto para mitigar riesgo de costo y/o programación. Muchas veces es usada con un modificador para proveer más detalle sobre qué tipo de riesgo es el que se quiere mitigar. El significado específico del término modificador varía de acuerdo con el área de aplicación. Restricción: Es una restricción o limitación que influencia el plan del proyecto. Ruta Crítica: Son las actividades que determinan la terminación temprana del proyecto en un diagrama de red de proyecto, esta ruta se modifica durante el desarrollo del proyecto, Página 98 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? depende del término de las actividades, este se calcula regularmente para todo el proyecto , sin embargo puede hacerse solo para una parte del proyecto. Ruta de Red: Es cualquier serie continua de actividades conectadas en un diagrama de red de proyecto. S Simulación: Consiste en simular o aparentar la realización de un proyecto a través de un modelo que traslada las dudas e inseguridades especificadas de forma detallada a su impacto en los probables objetivos del proyecto. Estos simulacros generalmente se fundamentan en modelos informáticos y de estimaciones de riesgos. Sistema de información de la gerencia de proyecto (PMIS): Conjunto de herramientas y las técnicas usadas para recolectar, integrar, y diseminar (difundir) los productos de los procesos de la gerencia de proyecto. Se utiliza para apoyar todos los aspectos del proyecto desde el inicio hasta el cierre. Y puede incluir ambos sistemas, manual y automatizado. Slack: Término usado en PERT para flotación. Soft crashing: Tipo de crashing que se realiza dedicando horas extras del quipo de trabajo al proyecto, con el fin de reducir su duración total. Software de Administración de Proyectos: Son las aplicaciones informáticas destinadas y diseñadas para auxiliar a la administración de proyectos, en la planeación, control etc., de un proyecto. Solicitud de Cotización (RFQ): Generalmente, este término es equivalente a solicitud de propuesta, sin embargo, en algunas áreas de aplicación puede tener un significado más estrecho o específico. Stakeholder: Término utilizado por primera vez por R. E. Freeman, para referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa. Estos grupos o individuos son los interesados ("stakeholders"), que según Freeman deben ser considerados como un elemento esencial en la planeación estratégica de negocios. Subproyecto: Es una parte más reducida del proyecto general, la cual se genera al fragmentar un proyecto en componentes más fáciles de administrar. T Tarea: Actividad del proyecto que requiere un esfuerzo, recursos y genera un entregable. Se dice que el proyecto en sí, es una tarea muy grande ya que la tarea puede ser de cualquier tamaño. Se utiliza también para denotar un fragmento de un trabajo particular en la jerarquía de la estructura WBS. Página 99 Instituto Profesional AIEP ¿Cómo Posicionar Nuestra OTEC? Técnica de Revisión y Evaluación Gráfica (GERT): Es una técnica de análisis de red que permite el tratamiento condicional y probabilístico de las relaciones lógicas (ej. algunas actividades pueden no ejecutarse). Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT): Tipo específico de diagrama de red de proyecto llamado diagrama PERT, consiste en un análisis de red orientada hacia eventos usada para estimar la duración de un proyecto cuando existe un grado de incertidumbre elevado dentro de los estimados individuales de las duraciones de las actividades. Emplea el método de la ruta crítica a un estimado de duración. Tormenta de ideas: Es una técnica que pone en juego la creatividad de quienes la emplean y consiste en recolectar datos a través de la generación de ideas y puntos de vistas por parte de los miembros de un equipo o experimentados en determinado tema con el objetivo de aumentar las probabilidades de innovación y originalidad en cuanto a una temática. Triple Restricción: Es un marco que se utiliza para evaluar demandas contrapuestas. Este concepto suele representarse como un triángulo en el cual uno de los lados, o de los vértices, refleja uno de los parámetros que administra el equipo de proyecto. V Validación: Es la técnica utilizada para evaluar un componente o producto durante una fase o proyecto, o incluso al concluir los mismos, con el propósito de asegurar que cumpla con los requisitos previstos. Valor Devengado: Compara la cantidad de trabajo planeada con la cantidad realmente realizada para determinar si el desempeño de costos y programación es el planeado. Variación: Es una desviación, modificación o diferencia cuantificable de una referencia conocida o valor previsto. Verificación: Consiste en la técnica de examinar un elemento o producto al final de una fase o de todo el proyecto, a los fines de garantizar o corroborar que cumple con las condiciones y características impuestas. Verificación del alcance: Proceso para asegurarse de que todos los entregables del proyecto se terminarán satisfactoriamente. Está relacionado directamente con la aceptación de los resultados del proyecto por el cliente. W Workaround: Es una respuesta a un evento negativo de riesgo. Se debe distinguir de plan de contingencia. Un workaround no es planeado con anticipación a la ocurrencia del evento de riesgo. Página 100