Proyectos Grado ado en enIngeniería Ingeniería Electrónica y Automática Industrial Uso de Excel para crear herramientas | Tabla de contenido Explicación del uso avanzado de Excel para crear herramientas .................................................................... 2 Seguridad del documento ............................................................................................................................. 2 Proteger celdas .......................................................................................................................................... 2 Proteger una hoja ...................................................................................................................................... 2 Ocultar una hoja ........................................................................................................................................ 3 Proteger un libro........................................................................................................................................ 3 Diseño de la hoja ........................................................................................................................................... 3 Dar formato a una celda ............................................................................................................................ 3 Dar formato a grupos de celdas ................................................................................................................ 4 Asignar comentarios a una celda............................................................................................................... 5 Opciones avanzadas ...................................................................................................................................... 6 Tablas gráficas ........................................................................................................................................... 6 Listas desplegables .................................................................................................................................... 7 Introducción de fórmulas .......................................................................................................................... 8 Formato condicional .................................................................................................................................. 9 Actividades .................................................................................................................................................. 10 1.- Crear hojas nuevas ............................................................................................................................. 10 2.-Formato ............................................................................................................................................... 10 3.- Formato condicional........................................................................................................................... 10 4.- Validación de datos introducidos. ...................................................................................................... 10 5.- Gráficos............................................................................................................................................... 10 6.- Fórmulas ............................................................................................................................................. 10 7.- Listas desplegables. ............................................................................................................................ 11 8.- Proteger celdas y hojas....................................................................................................................... 11 Explicación del uso avanzado de Excel para crear herramientas Seguridad del documento Proteger celdas Para proteger celdas únicas tendremos que dar botón derecho sobre la celda elegida, después a formato de celda y ahí dentro de la pestaña proteger seleccionar las opciones que nos interesen; bloqueada significa que no se puede escribir y oculta que no podrán ver la fórmula de esa celda. Proteger una hoja Para proteger una hoja hay que ir a la pestaña revisar y pinchar en el apartado de proteger hoja. Seleccionamos las opciones que consideremos oportunas sobre lo que el usuario podrá hacer sin desproteger y le asignamos la contraseña. A partir de este momento, la hoja estará protegida y el usuario tan sólo podrá modificar los datos de las celdas que se desbloquearon en su momento. En caso de que se intenten modificar otras celdas, será notificado con un mensaje de error como el siguiente: Ocultar una hoja Para ocultar una hoja es tan simple como hacer clic con el botón derecho y, una vez ahí, pulsar ocultar. Cuando el documento esté protegido, nadie podrá ver esa hoja sin desprotegerlo primero. Para volver a mostrarla una vez desprotegido se debe hacer clic derecho en cualquier otra hoja y darle a mostrar… y seleccionar esa hoja. Proteger un libro Para proteger un libro se realiza de la misma manera que para proteger una hoja; en la pestaña revisar se le da a proteger libro, después se elige una contraseña, y se acepta para que no se pueda cambiar su estructura Diseño de la hoja Dar formato a una celda Para esto tenemos que pulsar botón derecho sobre la celda en cuestión y, acto seguido, elegir la opción formato de celda. Dentro de esta opción tenemos varias maneras de personalizar la celda: 1. Número: en esta pestaña seleccionamos el formato que van a tener los números; esto es, decir que lleven decimales, que lleven una unidad monetaria, que esté expresando en forma de hora o porcentaje, etc. 2. Borde: en esta pestaña podemos seleccionar las opciones de los bordes de la celda, por ejemplo, cuando se nos pide que en las casillas de introducción de dato el borde sea ligeramente más ancho. Para ello seleccionaríamos el tipo de borde de la sección de la izquierda y haríamos clic sobre la sección a la cual queremos aplicar ese borde en el lado derecho. 3. Relleno: es en esta pestaña donde elegimos el color con el cual queremos que esté sombreada la celda. Se pueden asignar también rellenos con degradados y otras opciones. Otra manera de aplicar los aspectos de formato de celdas, tales como el relleno, borde y fuente, es desde la cinta de opciones Inicio seleccionado las siguientes opciones: a b c d e a) Tipo y tamaño de letra (celdas de título 16pt) b) Formato de fuente: negrita, cursiva o subrayado. c) Formato de celda: se puede seleccionar el tipo y formato de línea de borde, así como el relleno de las celdas. d) Color de fuente: permite seleccionar el color de la fuente de la celda. e) Número: permite seleccionar el formato del contenido de la celda (número, porcentaje, texto, contabilidad, etc.) así como el número de posiciones decimales, el uso de separador de miles y el símbolo que acompaña al dato (%, €, $, etc.) Por ejemplo, un uso para los datos económicos es el formato de una celda se ha puesto que, para valores 0, muestra ‘-‘ en lugar de “0,00 €” favoreciendo la visualización de la información al usuario. Dar formato a grupos de celdas Por supuesto Excel nos da la opción de seleccionar múltiples celdas bien sea arrastrando el ratón mientras pulsamos botón derecho o dejando pulsado control mientras seleccionamos con el botón izquierdo. De esta manera luego sólo habría que seguir los pasos anteriores para dar formato a más de una celda de manera simultánea. Asignar comentarios a una celda Para asignar comentarios a una celda simplemente tenemos que pulsar sobre ella con el botón derecho, y ahí elegir la opción insertar comentario (en Office 365 es “Nueva nota”). Para eliminar, solo hay que pulsar una celda que tenga un comentario asignado. Entonces la opción insertar comentario se convertirá en modificar comentario y debajo de esta nos aparecerá otra opción que será eliminar comentario. Además, también se puede elegir entre ocultar o mostrar los comentarios. Opciones avanzadas Tablas gráficas Para las tablas gráficas hay que subrayar los datos que queremos mostrar en la tabla gráfica, pulsar botón derecho y elegir la opción de análisis rápido y nos saldrá una tabla con opciones donde tendremos que elegir el gráfico que queramos y tenemos la opción de previsualizar la opción elegida. Listas desplegables Para esta opción, hay que elegir una celda y después ir a la pestaña datos y a la sección “herramientas de datos”, una vez ahí elegir la opción validación de datos . Se nos abrirá una ventana como la mostrada arriba, en ese momento hay que elegir Lista en la opción permitir. Marcar la opción de lista desplegable; y en el campo origen, seleccionar el rango de celdas que contengan los valores que queremos que aparezcan en la lista desplegable. Debemos situar las celdas de referencia en un lugar donde no molesten o sean visibles al usuario por lo que habrá que pensar en colocar todas las posibles listas de referencias en una hoja que mantendremos oculta (ver Ocultar una hoja en página 3). También se permiten otras restricciones sobre el tipo de valores de entrada. Por ejemplo, Configuración Decimal ‘mayor que’ 0 (para costes e ingresos) Otro ejemplo sería Configuración Decimal ‘entre’ mínimo: 0, máximo: 1, puesto que los datos tienen formato porcentual y el valor numérico de 100% es 1,00. En ambos casos es conveniente introducir además los mensajes de entrada y error que serán mostrados al usuario cuando vaya a introducir un dato en una celda o el dato sea incorrecto respectivamente. Introducción de fórmulas Hay dos maneras de introducir fórmulas en Excel. 1. La primera es escribiendo directamente sobre la celda con la siguiente notación: “= (formula)” por ejemplo “= 2 * 2”. Las comillas no son necesarias. Si queremos utilizar una celda en vez de un número basta con poner el nombre de la celda, por ejemplo: “B31”, sin comillas. Si queremos que al arrastrar el contenido de la fórmula las coordenadas de celdas no se alteren, debemos marcarlas como referencias absolutas poniendo un $ delante de la coordenada a bloquear: por ejemplo, $A6 bloquea la columna, A$6 bloquea la fila y $A$6 bloquea ambas. Un ejemplo sofisticado para calcular un VAN sería parecido a éste: =F4*(1+C9)^-1*(1+D9)^-1*(1+E9)^-1*(1+F9)^-1 (se ve la manera de codificar las potencias) 2. La segunda es haciendo clic en la pestaña fórmulas del menú. Seleccionando la que más se ajuste a nuestras opciones y acto seguido eligiendo los valores que consideremos oportunos. En el caso de cálculos de viabilidad hay que comprobar si la definición de un cálculo concreto (por ejemplo, VAN o TIR) se ajusta al cálculo que buscamos en teoría. Dentro de las fórmulas, hay que destacar las que permiten tomar decisiones como la clásica SI (equivalente a un IF-THEN-ELSE) que puede incluir condiciones con operadores lógicos (Y, O, etc.) y las que permiten analizar el contenido de una celda (ESBLANCO, ESERROR, etc.). Formato condicional Permite dar distintos formatos a una celda en función de reglas. Se añaden utilizando la opción Formato Condicional (cinta de opciones Inicio) Resaltar Reglas de Celdas: Por ejemplo, se puede usar el color verde para representar información positiva, rojo para información negativa y el color amarillo podría indicar cierta incertidumbre. Actividades 1.- Crear hojas nuevas (1 punto) Empecemos renombrando la Hoja1 como “Valores” y crea una hoja nueva llamada “Gráficos”. 2.-Formato (1 punto) Vamos a darle formato a la hoja “Valores” para que sea más fácil visualizar la información. a. Cambia el tipo y tamaño de letra a Trebuchet MS, 10pt. y da formato de número a las celdas que contengan números escogiendo el tipo más apropiado en cada caso. b. Pon bordes a la tabla. Selecciona un borde más ancho para la parte externa de la tabla que para el resto. c. Pon en negrita los títulos de filas y columnas. d. En la celda G17 pon como comentario “ROI” y déjalo visible. e. Pon de color a las celdas: - azul claro las celdas B6 a B17 - azul medio las celdas C5 a G5, D20 a E20 - naranja claro la matriz C6 a G17, D21 a E21 y D22 3.- Formato condicional. (1 punto) Configura un formato condicional para que los números menores o iguales a 0 salgan en rojo y los mayores en verde. 4.- Validación de datos introducidos. (1 punto) Vamos a configurar la validación de datos para que compruebe automáticamente que los datos introducidos son válidos. Para ello, configura todos los ingresos como mayor o igual a cero. Configura como: - mensaje de entrada: “El valor de ingresos debe ser un número mayor o igual que cero” - mensaje de error: “Solo pueden introducirse números mayores o iguales que cero” 5.- Gráficos (1 punto) En la hoja “Gráficos”, crea un gráfico a partir de los datos de la hoja “Valores”. Configura las opciones que creas indicadas para completarlo. 6.- Fórmulas (2 puntos) Configura fórmulas para obtener las siguientes celdas y sustituir los valores actuales por ellas: a. La celda G17 debe ser el resultado de sumar las celdas G16 y F17. b. Los beneficios brutos son la diferencia entre el total de ingresos anuales y el total de gastos. c. Las filas 12 y 13 se deben obtener con las fórmulas indicadas en B12 y C12 respectivamente. d. Los impuestos son del 20% y se aplican solo cuando los beneficios brutos con mayores que 0. 7.- Listas desplegables. (2 puntos) Primero crea una nueva hoja Excel llamada “Referencia” para poner los valores de referencia siguientes: Riesgo temporal Riesgo en ingresos BET Cifra de equilibrio 2 años y 1 día 1707,7 Pon el valor de la tercera columna como una fórmula referenciando a la celda en la que está calculado, de forma que, si se cambia, no haya que cambiar la hoja de referencia. Necesitarás la fórmula CONCATENAR. Ahora en la hoja “Valores” añade una lista desplegable de nombre “Criterio” con 2 valores: Riesgo temporal y riesgo en ingresos (1ª columna de la hoja de referencia). Debajo pon como título “indicador” y escribe una fórmula para que muestre tal como aparece en la hoja de referencia (columnas 1 y 2): - Si el indicador es “Riesgo temporal”, BET Si es “Riesgo en ingresos”, “Cifra de equilibrio”. A continuación, tienes un ejemplo de cómo quedaría: Criterio Riesgo en ingresos Indicador Cifra de equilibrio Valor 1007,7 Para hacerlo necesitarás la fórmula BUSCARV (valor de búsqueda; rango que contiene el valor de búsqueda; el número de columna del rango que contiene el valor devuelto contando a partir de la primera columna; Coincidencia aproximada (TRUE) o Coincidencia exacta (FALSE)).1 Por último, oculta la hoja de referencia. 8.- Proteger celdas y hojas. (1 punto) Protege las celdas de la hoja “Valores” que contienen los valores de conceptos para el año 5. Después protege esa hoja para que funcione el bloqueo anterior usando la contraseña “Proyectos2223” (sin comillas). 1 Tienes información paso a paso para usar esta función en: https://support.microsoft.com/eses/office/funci%C3%B3n-buscarv-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1