Secretaría Asociada de Educación Especial I Dra. Jessica Díaz Vázquez I [email protected] 12 de septiembre de 2022 Subsecretario asociado, subsecretario para Asuntos Académicos y Programáticos interino, subsecretario de Administración, secretarios auxiliares, directores de divisiones, institutos y oficinas, gerentes y subgerentes, superintendentes regionales, superintendentes de escuelas, superintendentes auxiliares, directores de los Centros de Servicios de Educación Especial, directores ejecutivos, directores de áreas y programas, facilitadores docentes, directores de escuela, auxiliares administrativos y maestros de Educación Especial Enlace firmado Jessica Díaz Vázquez, Ed. D. Secretaria asociada interina EXTENSIÓN DE LA FECHA PARA EL CONTEO ANUAL DE ESTUDIANTES QUE RECIBEN SERVICIOS POR EL PROGRAMA DE EDUCACIÓN ESPECIAL PARA EL AÑO ESCOLAR 202223 (CHILD COUNT) El pasado 23 de agosto de 2022 se publicó el comunicado «CONTEO ANUAL DE ESTUDIANTES QUE RECIBEN SERVICIOS POR EL PROGRAMA DE EDUCACIÓN ESPECIAL PARA EL AÑO ESCOLAR 2022-23 (CHILD COUNT)» donde se estableció que las escuelas y los Centros de Servicios de Educación Especial tienen hasta el 9 de septiembre de 2022 para completar el proceso. Tomando en consideración la petición de varios directores de escuela y directores de Centros de Servicios de Educación Especial (CSEE), se extiende la fecha para completar el conteo para el 16 de septiembre de 2022. Se incluye nuevamente la «Guía para completar el conteo anual 2022-2023» con el propósito de que puedan repasar las instrucciones de cómo completar el proceso por medio de la plataforma Mi Portal Especial (MiPE). Es importante recalcar que si un director de escuela no ve: • la alternativa de ubicación que tiene en su escuela, se comunique con el director del CSEE para la creación de la misma. • a un maestro de Educación Especial asignado a su escuela, debe escribir a la Sra. Hortensia Vázquez por medio del correo electrónico: [email protected]. • a un asistente de servicios irregular o cuando vea asistentes irregulares que ya no están a su escuela, deberá comunicarse con el personal de recursos humanos de su oficina regional educativa para que estos puedan arreglar la información de la ubicación y la cifra de cuenta en el contrato del empleado en SEPI. a un asistente regular o ve asistentes regulares que ya no están asignados a su escuela, deberá escribir un correo electrónico a la Sra. Hortensia Vázquez por medio del correo electrónico: [email protected] • E l D e p a rt a m e nt o d e E d u c a c i ó n n o di s c r im i n a d e n i n gu n a m a n er a po r r az ó n d e e d a d , r az a , c ol o r , s e xo , n a c i m i e n t o , c o n d i c i ó n d e v e t er a n o , i d e o l o gí a p o l í ti c a o r e l i gi o s a , or i ge n o c o n d i c i ó n s o c i al , or i e n t a c ió n s e xu a l o i d e n t i d a d d e gé n e r o , d i s c a pa c i d a d o im p e d i m e n t o f í s ic o o m e n t a l ; n i p or s er ví c t im a d e v i ol e n c i a d om é s t i ca , agresión sexual o acecho. CONTEO ANUAL DE ESTUDIANTES QUE RECIBEN SERVICIOS POR EL PROGRAMA DE EDUCACIÓN ESPECIAL PARA EL AÑO ESCOLAR 2022-23 (CHILD COUNT) Página 2 De requerir asistencia técnica pueden comunicarse con los directores de los CSEE o con el área de Asistencia a MiPE por medio del teléfono: 787-773-6147 o por correo electrónico: [email protected]. Anejo Guía para completar el Informe para el conteo anual 2022-2023 Secretaría Asociada de Educación Especial Rev. agosto 2022 Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 1 PASO 1: ASIGNACIÓN DE ESTUDIANTES A MAESTROS Y ALTERNATIVAS DE UBICACIÓN 1. Generar la lista de estudiantes servidos – En el módulo: Reportes, bajo la tarjeta: Lista de estudiantes en MiPE el director generará la lista de los estudiantes matriculados en su escuela. Posterior, se reunirá con cada uno de sus maestros de Educación Especial para dividir los estudiantes y asegurarse de que todos cuenten con un maestro asignado. 2. Completar la organización escolar en el SIE - El director se asegurará que todos sus maestros cuenten con los cursos correspondientes en el Sistema de Información Estudiantil (SIE) y que estos contemplen los estudiantes, según el paso anterior. 3. Ir al módulo de Recursos Humanos, tarjeta: Manejo de Alternativa de Ubicación (Ver Imagen 1). Imagen 1 4. Acceder a las ubicaciones disponibles en su escuela – Una vez acceda a la tarjeta: Manejo de Alternativa de Ubicación, seleccionar la escuela asignada al director (solo podrá visualizar los datos de la escuela que dirige). Luego, tiene dos opciones: a. buscar todas las ubicaciones disponibles al oprimir el botón: Buscar (imagen 2) y luego oprimir el botón: Ver alternativas y seleccionar la alternativa que va a trabajar, o Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 2 Imagen 2 b. buscar las ubicaciones por categorías al oprimir el botón: Búsqueda avanzada (imagen 3) y seleccionar la alternativa por trabajar. Imagen 3 5. Asignar maestro en la alternativa de ubicación (imagen 4) – al oprimir el botón: Entrar procederá a elegir el maestro que está a cargo de la alternativa de ubicación seleccionada y a escribir el correo electrónico profesional del docente. Los maestros que se presentan en el listado en pantalla son aquellos que sus puestos están Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 3 nombrados en la escuela, según el Sistema de Recursos Humanos (STAFF) del DEPR. Luego de completar la información procederá a oprimir el botón: Guardar. Imagen 4 IMPORTANTE ✓ Cuando un maestro no esté en el listado de su escuela, deberá escribir un correo electrónico a [email protected] con la siguiente información: o Nombre y código de la escuela o Nombre completo del maestro o Número de puesto o Número de empleado ✓ Cuando tenga una alternativa de ubicación que, al momento de completar el informe el puesto del maestro esté vacante procederá a asignar la alternativa a la opción Puesto vacante. ✓ Para todos los maestros itinerantes que ofrezcan servicios en su escuela se les creará una sección al seleccionar en la alternativa de ubicación Maestro itinerante. ✓ Los estudiantes que están bajo la alternativa de salón regular con servicios relacionados se asignarán bajo la opción: Director de escuela. ✓ Si al verificar el módulo tiene una alternativa de ubicación que no existe en su escuela o necesita añadir alguna, deberá comunicarse con el director del Centro de Servicios de Educación Especial o con el facilitador docente de Educación Especial asignado a su escuela. 6. Certificación de matrícula servida – Una vez se asigne el maestro a la alternativa de ubicación seleccionada, se mostrarán los estudiantes matriculados en los cursos asignados al maestro por medio de la plataforma Sistema de Información Estudiantil (SIE) (Imagen 5). El director verificará que la totalidad de los estudiantes Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 4 que participan de la alternativa de ubicación se presentan en la sección de estudiantes asignados. De necesitar añadir a un estudiante, deberá ir al SIE y matricular al estudiante en la sección o curso que corresponda. Posterior, podrá oprimir el botón: Refrescar para que MiPE actualice los datos. De igual manera, si identifica un estudiante asignado que no pertenece a la alternativa de ubicación podrá removerlo al oprimir el botón: Remover, pero deberá hacer lo mismo en SIE. Imagen 5 IMPORTANTE ✓ Solo podrán de seleccionar los estudiantes en estatus elegibles y servido. ✓ Solo visualizará estudiantes que estén matriculados en su escuela por medio del SIE y que tengan la opción Sí en el encasillado ADA. ✓ Todo maestro itinerante deberá tener asignada la matrícula a la que ofrece servicios en su escuela, aunque no sea su escuela cede. ✓ Desde MiPE se podrá asignar estudiantes a un maestro (Imagen 6 y 7), más esta información no se actualizará en SIE. Para no duplicar la gestión, se recomienda seguir las instrucciones del inciso 6 «Certificación de matrícula servida». Asignar estudiantes desde MiPE (NO se actualizará SIE) 1. Los directores escolares podrán asignar estudiantes desde MiPE. Para ello, tendrán dos opciones, buscar a los estudiantes: Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 5 a. que no han sido relacionados a ningún maestro al oprimir el botón: Estudiantes Disponibles (Imagen 5). Para añadir el estudiante, deberá seleccionarlo y oprimir el botón: Asignar (Imagen 7); o b. por número de SIE al oprimir el botón: Añadir Estudiante, ingresar el número de SIE (Imagen 6) y seleccionar el botón: Asignar (imagen 7). Imagen 6 Imagen 7 PASO 2: ASIGNACIÓN DE ESTUDIANTES A LOS ASISTENTES DE SERVICIOS 1. Ir a la pantalla de Manejo de asistente de servicio - Para entrar a esta pantalla, debe buscar en el módulo: Recursos Humanos, la tarjeta: Asistente de Servicios (Imagen 8). Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 6 Imagen 8 2. Seleccionar la escuela - el director elegirá su escuela, oprimirá el botón: Buscar y, por último, seleccionará el botón: Entrar (Imagen 9). Imagen 9 3. Listado de asistentes asignados a su escuela – El sistema le presentará los datos de los asistentes regulares (según la plataforma STAFF, los irregulares [según el Sistema de Empleados Irregulares y Jornadas Parciales (SEPI)] y los asignados por el mecanismo de remedio provisional (según el portal MiPE Remedio Provisional) que fueron nombrados en su escuela. Una vez se presentan el resultado de asistentes, el director deberá asignar los estudiantes que el asistente de servicios atiende (Imagen 10). Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 7 Imagen 10 4. Asignar estudiantes que reciben el servicio de asistente – el director oprimirá el botón: Acciones. Luego, oprimirá el botón: Añadir Estudiante, ingresará el número de SIE y presionará el botón: Buscar. Cuando se identifique al estudiante, presionará el botón: Seleccionar. El sistema identificará el número de solicitud de asistente. El director podrá añadir más de un estudiante, de ser necesario. Los estudiantes asignados se verán en la pestaña: Estudiantes asignados (Imagen 11). Imagen 11 5. Identificar el tipo de servicio que recibe el estudiante – Luego de asignar a los estudiantes, deberá seleccionar la pestaña: Necesidades. Para los estudiantes a los que se le completó una solicitud de asistente por medio de MiPE, aparecerá con la información completada. Para todo estudiante que no se completó una solicitud, el director seleccionará el(las) área(s) de necesidad que están documentados en la parte I del PEI y oprimirá el botón: Añadir (Imagen 12). Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 8 Imagen 12 IMPORTANTE ✓ Cuando no se presente un asistente de servicio irregular en el listado de su escuela o cuando vea asistentes irregulares que ya no están a su escuela, deberá comunicarse con el personal de recursos humanos de su oficina regional educativa para que estos puedan arreglar la información de la ubicación y la cifra de cuenta en el contrato del empleado en SEPI. ✓ Si no se presenta en su lista a un asistente regular o ve asistentes regulares que ya no están asignados a su escuela, deberá escribir un correo electrónico a [email protected] con la siguiente información: o Nombre y código de la escuela o Nombre completo del asistente o Número de puesto o contrato o Fecha del nombramiento en el curso escolar 2022-2023 (aplica al personal irregular) ✓ De presentar alguna situación con un asistente contratado bajo remedio provisional, deben escribir al correo electrónico: [email protected] ✓ Si el asistente de servicio es de grupo, deberán añadir los estudiantes a los que asistente dentro del salón. ✓ A modo de recordatorio, las necesidades en el área de salud son: cateterización, diabetes, medicación y episodios de ansiedad (apoyo conductual). ✓ En aquellas instancias en que un estudiante sea servido por un asistente de grupo y uno individual o compartido, se deberá asignar a ambos paraprofesionales. Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 9 PASO 3: CERTIFICACIÓN DE MATRÍCULA SERVIDA DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN ESPECIAL Certificación de estudiantes en escuelas públicas Escuelas públicas, escuelas alianzas, escuelas con acuerdos de colaboración y escuelas juveniles correccionales 1. Ir a la pantalla: Certificación de Matrícula – Completado los pasos anteriores, el sistema estará listo para certificar la matrícula. Para ello, en el módulo: Estudiante, seleccionará la tarjeta: Certificación Child Count (Imagen 14). Imagen 13 2. Crear la certificación de matrícula – En la pantalla: Añadir Certificación de Matrícula presionará el botón: Añadir y seleccionará la información correspondiente a su escuela. Luego oprimirá el botón: Crear Certificación (Imagen 15). Imagen 14 3. Someter la certificación – Una vez se oprime el botón: Crear Certificación, el sistema procederá a cargar los datos completados a través del módulo: Recursos Humanos y la tarjeta: Asistente de Servicios. La información se presentará en modo lectura y desde esta pantalla solo podrán confirmar o realizar las exclusiones necesarias. Una vez los datos sean validados, el director procederá a someter la certificación al presionar el botón: Someter (Imagen 16). Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 10 Imagen 15 IMPORTANTE ✓ Solo se presentarán los estudiantes en estatus servido. ✓ Desde la certificación no se podrá añadir estudiantes o modificar los custodios. Estos cambios solo se podrán realizar desde el módulo: Recursos Humanos, tarjeta: Manejo de Alternativa de Ubicación. ✓ Solo se podrá excluir los estudiantes que no cumplan con los requisitos antes expresados. ✓ Solo se puede generar una certificación por año escolar. Certificaciones de estudiantes en escuelas no públicas Hogar, Head Start, centros de cuido, escuelas privadas a costo público (compras y reembolsos), escuelas privadas ubicados por sus padres y homeschoolers Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 11 1. Ir a la pantalla Certificación de Matrícula – Completado los pasos anteriores, el sistema estará listo para certificar la matrícula. Para ello, en el módulo: Estudiante, seleccionará la tarjeta: Certificación Child Count (Imagen 14). Imagen 16 2. Crear la certificación de matrícula – En la pantalla: Añadir Certificación de Matrícula presionará el botón: Añadir y seleccionará la información correspondiente al municipio asignado. Luego oprimirá el botón: Crear Certificación (Imagen 15). 3. Certificar la matrícula activa – Los funcionarios designados por los directores de los CSEE validarán la matrícula servida por municipio y excluirán a aquellos estudiantes que no pertenecen a localidad. Completado el ejercicio de validación, se procederá a oprimir el botón: Someter (Imagen 18). Guía para completar el Informe para el conteo anual (Child Count) 2022-2023 Página 12 Imagen 17