ADM.DE CENTR.COMPUTO Unidad 1-Control de Lectura del Material Complementario PROFESOR: Natanael Geronimo Mena SECCION: 02 Estudiante: Luis Muñoz/ Matricula: 100265326 1 Contenido INTRODUCCION ............................................................................................................................... 3 Capitulo 1- INTRODUCION A LA ADMINISTRACION DE CENTROS DE COMPUTOS ........................ 4 1.2-CONCEPTOS BASICOS DE UN CENTRO DE COMPUTO .............................................................. 4 1.3-FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL CENTRO DE COMPUTO .................................................. 6 1.4-PROBLEMAS COMUNES EN UN CENTRO DE COMPUTO .......................................................... 7 1.5-EL ADMINISTRADOR DEL CENTRO DE COMPUTO .................................................................... 7 Capítulo 2- CREACION, SELECCIÓN, PREPARACION Y ORGANIZACIÓN DE UN CENTRO DE COMPUTO ........................................................................................................................................ 8 2.1- NECESIDAD DE UN CENTRO Y DIMENSIONAMIENTO ............................................................. 8 2.2- SELECCIÓN DEL LUGAR DE UBICACIÓN DEL CENTRO DE COMPUTO ...................................... 8 2.3- SELECCIÓN DE UBICACIÓN ESPECIFICA DEL CENTRO DE COMPUTO ...................................... 9 2.4- PREPARACION DEL CENTRO DE COMPUTO ........................................................................... 10 2.5- ORGANIZACION DEL CENTRO DE COMPUTO......................................................................... 11 PUESTOS QUE PODEMOS ENCONTRAR EN EL DEPTO. DE INFORMATICA ................................... 14 Conclusión .................................................................................................................................. 16 2 INTRODUCCION Toda empresa en la actualidad para la correcta toma de decisiones requiere de información real y oportuna, es por eso que cada vez es más común la integración de centros de cómputo en las medianas, grandes y macroempresas, sin bien es el dicho “la información es poder”, en la actualidad toda empresa para lograr sus metas y objetivos requiere del buen control de la información, por eso podremos decir que el control de la misma es un arma de doble filo, ya que el fracaso o el éxito se derivan de la misma. Recordando el Perfil del Licenciado en Informática Administrativa, es el experto que planea, organiza, dirige y controla el desarrollo y funcionamiento óptimo de los centros de información y los recursos informáticos, mediante la aplicación de las mejores técnicas y metodologías de evaluación, selección e implantación de la tecnología informática, así como el desarrollo de sistemas administrativos de información. 3 Capitulo 1- INTRODUCION A LA ADMINISTRACION DE CENTROS DE COMPUTOS El término centro de cómputo a principio de los 50´s indicaba un local que alojaba equipo de cómputo y personal que operaba tales equipos. Este concepto se ha considerado igual como centro de cómputo, pero en donde los servicios que se llevan a cabo son el desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos, operación de sistemas de producción, operación de equipos, etc. Sin importar el tamaño de los equipos de cómputo, ya que actualmente se están produciendo más pequeños y sofisticados. 1.2-CONCEPTOS BASICOS DE UN CENTRO DE COMPUTO ¿Qué es un centro de cómputo? Un centro de cómputo representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su función primordial es apoyar la labor administrativa para hacerla más segura, fluida, y así simplificarla. El centro de cómputo es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la compañía. Prácticamente todas las actividades de los demás departamentos se basan en la información que les proporciona dicho centro. INFORMATICA La informática es el campo que se encarga del estudio y la aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas de la tecnología de la información orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos para asegurar que la información de las organizaciones fluya de manera oportuna, veraz y confiable. SISTEMAS DE INFORMACION Son el conjunto de módulos de cómputo o manuales organizados e interrelacionados de una manera formal de la administración y el uso eficiente de todos los recursos de un área específica de la empresa con la finalidad de representar los procesos reales del negocio y orientar los procedimientos, políticas y funciones inherentes para el logro de metas y objetivos del negocio. Los sistemas de información pueden orientarse al apoyo de los siguientes aspectos: a) NIVELES OPERATIVOS DEL NEGOCIO b) NIVELES TÁCTICOS Y ESTRATÉGICOS DEL NEGOCIO 4 SISTEMAS DE INFORMACION ESTRATEGICOS Son aquellos que de manera permanente proporcionan a la alta dirección una serie de parámetros y acciones encaminadas a la toma de decisiones que apoyaran a la empresa en el seguimiento de la rentabilidad y competitividad respecto a las empresas rivales. METODOLOGIA Conjunto de capas formales estructuradas de modo que brinden a los interesados los siguientes parámetros de acción en el desarrollo de los proyectos: PLAN GENERAL Y DETALLADO. TAREAS Y ACCIONES ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ETAPAS, FASES O MÓDULOS REVISIONES DE AVANCES RESPONSABLES RECURSOS REQUERIDOS OTROS. TECNICAS Conjunto de procedimientos y pasos ordenados que se usa en el desarrollo de un proyecto con el propósito de finalizar las etapas, fases o módulos definidos en el proceso metodológico. Algunas de las técnicas generalmente aceptadas son las siguientes: ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRUCTURADO ANÁLISIS COSTO / BENEFICIO GRÁFICAS DE PERT Y DE GANTT DOCUMENTACIÓN PROGRAMACIÓN ESTRUCTURADA MODULACIÓN DE DATOS Y PROCESOS ENTREVISTAS OTRAS. HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Ayudan a optimizar el tiempo de los recursos en el desarrollo de un proyecto; asimismo se encaminan a proporcionar resultados de alta calidad como por ejemplo: a) PROCESADORES DE PALABRAS. b) DIAGRAMADORES. c) GRAFICADORES. d) HERRAMIENTAS CASE. e) IMPRESORAS. f) MICROCOMPUTADORAS. g) OTROS. 5 1.3-FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL CENTRO DE COMPUTO Si bien es cierto que cada Centro de Cómputo tiene un mundo propio y particular se ha tratado de estandarizar ciertos procedimientos y funciones que son aplicables dentro de cualquier Centro de Cómputo. Racionalización del Trabajo Disciplina Unidad de Mando Capacitación del Personal Satisfacción del Personal Comunicación con la Gerencia Comunicación con Logística Supervisión de Contratos Intervención en las Compras Compenetración en la Empresa Seguridad Comunicación con el Personal AREAS DE UN CENTRO DE COMPUTO Área directiva: El área directiva realiza un amplio nivel, las funciones de planeación, organización, administración de personal y control; además de coordinar las actividades de las áreas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de información de un organismo. Área técnica: Esta área está integrada por expertos en informática y su principal función es brindar el soporte técnico especializado que se requiere en las actividades de cómputo Área operativa: Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos Área administrativa: El área administrativa esta encargada de controlar los recursos económicos para el abastecimiento de materiales especializados. 6 1.4-PROBLEMAS COMUNES EN UN CENTRO DE COMPUTO Debido a la naturaleza de un centro de cómputo, la complejidad de los problemas que lo aquejan es diversa, pero podemos clasificarlos y resumir lo más comunes en los siguientes: Problemas de Hardware. Problemas de Software. Problemas de Recursos Humanos. Problemas de Instalaciones Físicas. 1.5-EL ADMINISTRADOR DEL CENTRO DE COMPUTO Cuando se designa a una persona para un cargo administrativo de cualquier nivel, se espera que su desempeño en las funciones propias de su puesto esté en congruencia con sus antecedentes laborales en las funciones operativas que venía desempeñando previamente, y por tanto, se espera que esta persona adquiera de manera mágica las siguientes características: Habilidad para Asumir Riesgos Profesionalismo Decisiones oportunas y adecuadas Delegación de Funciones Designación de Subordinados Definición de Objetivos y Políticas Control Cualidades Por otro lado, deberá evitar al máximo los defectos más comunes de un mal administrador que son: o La Desintegración de funciones, la improvisación, carecer de objetivos específicos y metas claras, tampoco deberá permitir que les sean impuestos desde arriba sin su participación, ni tolerar que el trabajo se realice al vapor y siempre contra el Reloj. o Nunca deberá convertirse en Imprescindible, generar divorcio entre las áreas, ser prioritario ni tomar decisiones viscerales. o Esta última actitud es en la que la gente hace más énfasis para criticar la ineptitud de su jefe, ya que las decisiones temperamentales significan, que no cumple con los principios directivos más elementales, y eso resulta mucho más grave que la simple estupidez o la terquedad. 7 Capítulo 2- CREACION, SELECCIÓN, PREPARACION Y ORGANIZACIÓN DE UN CENTRO DE COMPUTO 2.1- NECESIDAD DE UN CENTRO Y DIMENSIONAMIENTO Los factores a considerar en un proyecto de Centro de Cómputo son muy variados en cada caso, pero los más generales y comunes son: La Planeación de la distribución de áreas dentro del edificio, su localización, dimensiones y los accesos para los usuarios directos y finales de los servicios, así como de visitantes, proveedores y prestadores de servicios, incluyendo la planeación de las rutas de acceso y de evacuación en caso de emergencia. Se requiere mucha atención al dimensionamiento adecuado de cada una de las áreas, según las características y requerimientos de espacio y condiciones de operación de los equipos a instalar, así como contar con acceso y disponibilidad de sistemas de comunicaciones, la posibilidad de contar con la instalación adecuada de cableado de señal y de energía eléctrica, también es importante el estudio de la ubicación y características de los sistemas de alarma y de seguridad, la previsión de instalaciones especiales para sistemas de aire acondicionado, etc. El problema más frecuente que enfrentan las empresas en estos tiempos consiste en la falta de posibilidades tanto económicas como de espacio, para permitir que su Centro de Cómputo se pueda adaptar fácilmente a los cambios tecnológicos y al incremento de necesidades que se tienen que enfrentar, debido al crecimiento tan vertiginoso de que es objeto. 2.2- SELECCIÓN DEL LUGAR DE UBICACIÓN DEL CENTRO DE COMPUTO En la selección del local se deben considerar dos alternativas: a) Tener la oportunidad de seleccionar todo; es decir, que considerar todas las cuestiones del medio ambiente externo que rodean el inmueble, de tal forma que la ubicación del local destinada al equipo de cómputo sea el lugar más idóneo. Para la elección del lugar donde se instalará el centro de cómputo se deben tener en cuenta diferentes factores tales como: Localidad del barrio que debe contar con: Servicios regulares de transporte. Tener un bajo índice de delincuencia. El área debe estar lejos de centro de reunión problemático Debe estar alejado de lugares peligrosos tales como: áreas de transformadores, calderas, generadores, gasolineras, etc. Deberá estar alejado de estaciones emisoras o receptoras de cualquier tipo. Debe ser un lugar accesible. 8 Tipo de suelo: No debe ser pantanoso o arenoso Se debe elevar el nivel del piso con relación al nivel de la calle b) Adecuarse a lo que se tiene, lo que se da o lo que se impone: cuando en la organización ya se tenga destinado el local o espacio físico y no hay otra alternativa, se deben realizar los arreglos necesarios para la instalación. Si se elige un edificio ya construido se debe considerar: Las normas de construcción y planos de remodelación que afecten al inmueble. Se deben estudiar las características arquitectónicas del edificio. Tener una buena accesibilidad del lugar. 2.3- SELECCIÓN DE UBICACIÓN ESPECIFICA DEL CENTRO DE COMPUTO Para determinar si se cuente con un buen local debemos de tener en cuentas los aspectos físicos y sus requerimientos. Entre los factores a considerar están: 1. FACTORES INHERENTES A LA LOCALIDAD. Son aquellas condiciones del medio ambiente externo que rodean al local. Se dividen en: Naturales Se está expuesto a múltiples peligros cuya ocurrencia está fuera del control del hombre, como es el caso del frío, el calor, las lluvias, los sismos y el peligro del terreno (como el hundimiento del piso). Servicios. Considerar que la zona a seleccionar cuente con los servicios básicos, así como los que se requieren para el funcionamiento del lugar, que se encuentren disponibles y operen eficientemente. Seguridad Se basa en que la zona sea tranquila, que no esté expuesta a riesgos de alto grado, que no sea un lugar desolado o desprotegido. También se debe prever que alrededor del edificio no existan fuentes que propicien incendios fácilmente. 2. FACTORES INHERENTES AL CENTRO DE CÓMPUTO Entre los aspectos que se deben tomar en consideración están la planeación de la distribución física del equipo de cómputo, los riesgos concernientes a desastres naturales –inundaciones, fuego, fallas eléctricas, polvo, etc.–, así como la luz solar –si la exposición es muy fuerte, debe evitarse el uso del vidrio; en los casos que no sea posible, pueden utilizarse persianas externas–. Partiendo de que la estructura del inmueble está hecha con capacidad y estabilidad, es conveniente considerar los tipos de riesgos o conflictos que presentan cada uno de los niveles. Tomando en cuenta los factores inherentes del local podemos determinar estos riesgos o conflictos en los diferentes niveles de un inmueble. 9 2.4- PREPARACION DEL CENTRO DE COMPUTO Es importante considerar las características físicas que deben tener las instalaciones para proporcionar seguridad. Entre los factores que encontramos están: a) Piso falso Se debe tener en cuenta la resistencia para soportar el peso del equipo y el personal. b) Cableado El cableado en el cuarto de computadoras se debe procurar que quede por debajo del piso falso, donde es importante ubicar los cables de forma que se aparten. c) Paredes y techo las paredes irán con pintura plástica lavable para poder limpiarlas fácilmente y evitar la erosión. El techo real deberá pintarse, así como las placas del falso techo y los amarres, si éste se emplea como plenum para el retorno del aire acondicionado. Es mejor usar placas metálicas o de madera prensada para el piso falso con soportes y amarres de aluminio. La altura libre entre el piso falso y el techo falso debe estar entre 2.70 y 3.30 metros para permitir la movilidad del aire. d) Puertas de acceso Las puertas del local serán de doble hoja y con una anchura total de 1.40 a 1.60 cm. Es necesario una salida de emergencia. Tener en cuenta las dimensiones máximas de los equipos si hay que atravesar puertas y ventanas de otras dependencias. e) Iluminación Los reactores deben estar fuera de la sala, ya que generan campos magnéticos, o en su caso deben aislarse. La iluminación no debe alimentarse de la misma acometida que los equipos de cómputo. En el área de máquinas debe mantenerse un promedio mínimo de 450 luxes a 70 cm del suelo. Debe evitarse la luz directa para poder observar la consola y las señales. Del 100% de la iluminación, deberá distribuirse el 25% para la iluminación de emergencia y se conectará al sistema de fuerza interrumpible. f) Filtros Se requieren filtros con una eficiencia del 99% sobre partículas de 3 micrones. Si hay contaminantes, elegir los filtros adecuados. 10 El aire de renovación o ventilación será tratado tanto en temperatura y humedad como en filtrado antes de entrar en la sala. Son recomendables los tipos de humificadores de vapor. g) Vibración Si hay vibraciones superiores a las normales, es necesario estudiar antes de colocar los equipos y utilizar los dispositivos anti vibratorios necesarios, ya que la vibración podría dañar el equipo. h) Ductos Serán de material que no desprenda partículas con el paso del aire. No deberán tener revestimientos internos de fibras. i) Acondicionamiento del local Consiste en realizar las modificaciones necesarias a la planta o espacio que se ha asignado para la ubicación del equipo de cómputo. j) Necesidades de espacio Se determinan por las especificaciones técnicas de los equipos, las cuales se encuentran en el material que el proveedor debe proporcionar cuando se adquiera el equipo; también se deben tener en cuenta las áreas adyacentes para cintoteca, discoteca, archivo, servicio, etc. El espacio debe tener forma y tamaño adecuados. Es preferible evitar las áreas de formas extrañas; por lo general, las mejores son las formas rectangulares. Debe considerarse la situación de columnas, con el fin de que estas no estorben y que el espacio se pueda adecuar de la mejor forma en el momento de realizar la distribución en la planta. Es aconsejable calcular las futuras necesidades de espacio y tomar en cuenta estos cálculos al considerar la adaptabilidad en el mismo. k) Distribución en planta Consiste en la ubicación de los equipos y elementos de trabajo en un plano de distribución en el cual se realizan pruebas – tantas como sean necesarias–, de tal forma que se vean todas las alternativas y se tomen aquéllas que sean la más adecuada. 2.5- ORGANIZACION DEL CENTRO DE COMPUTO A) El área de informática dependiente del depto. De finanzas 11 VENTAJA: Solo es adecuada cuando el depto. de finanzas requiere la mayor parte del tiempo del equipo. DESVENTAJA: Tal ubicación tiende a establecer prioridades y a dar preferencia al depto. de finanzas, afectando a los demás departamentos restantes. La baja jerarquía del responsable del depto. de informática, tiende a dificultar una visión integral de la organización y a reducir la posibilidad de que dicho responsable tenga la influencia necesaria para llevar adelante un programa de importancia. B) El área de informática como depto. de servicio. VENTAJA: Se obtiene un aprovechamiento más racional del equipo y otros recursos. Se eliminan algunos de los inconvenientes del inciso anterior. Existe la posibilidad de que la función informática se realice con autonomía y con criterios equilibrados en la atención de las necesidades de la organización. DESVENTAJAS: El responsable del depto. Informática, generalmente no cuenta con el poder necesario para enfrentar problemas de integración de los sistemas. Se trata de un depto. independiente de los demás, obteniéndose un grado de interacción muy restringido. C) El área de informática como un depto. independiente. 12 VENTAJAS: Esta solución se recomienda por la mayoría de los autores como la mejor para obtener los beneficios máximos de un sistema de cómputo, especialmente en empresas medianas o grandes. Si se piensa en un sistema distribuido, es la única que permite tener la posición las perspectivas, la información y el poder necesario para dar coherencia al S.I. a nivel institucional. Se obtiene un aprovechamiento más racional del equipo y otros recursos. Existe la posibilidad de que la función informática se realice con autonomía y con criterios equilibrados en la atención de las necesidades de la organización. Se eliminan algunos de los inconvenientes del inciso anterior. DESVENTAJAS: El responsable del depto. Informática, generalmente no cuenta con el poder necesario para enfrentar problemas de integración de los sistemas. Se trata de un depto. independiente de los demás, obteniéndose un grado de interacción muy restringido. D) El área de informática como asesor staff VENTAJAS: Cuenta con el total apoyo de la dirección para obtener los beneficios máximos de un sistema de información competente. Los gerentes con autoridad staff apoyan a la autoridad de la línea, conocen más que los de línea respecto a su especialidad de los datos necesarios para las decisiones y ofrecen consejos sobre problemas administrativos específicos. DESVENTAJAS: Las relaciones entre los gerentes de línea y los gerentes de staff asesor se pueden encontrar con muchos obstáculos, pueden existir diferencias sobre quien debe decidir que, cual es la decisión es la mejor y quien emprende que acción. 13 PUESTOS QUE PODEMOS ENCONTRAR EN EL DEPTO. DE INFORMATICA 1. Programador: Programar y realizar la codificación y documentación de los programas o sistemas desarrollados. Algunas de sus funciones: Analizar la lógica de los programas a desarrollar Codificar y documentar los programas de acuerdo a las normas establecidas. Programar Probar los programas realizados 2. Analista: Responsable del diseño detallado y de la supervisión de la programación de los módulos de un sistema. Prepara la documentación para la programación y pruebas del sistema. Realiza estudios de viabilidad técnica Participa en el diseño funcional de los nuevos proyectos. 3. Líder de proyectos: Responsable del diseño, programación y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo. 4. Jefe de soporte técnico: Responsable de la instalación, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas. 5. Desarrollador de sistemas: Responsable de automatizar los requerimientos de información a las unidades dentro de la organización que lo requiera. 6. Supervisor de capturistas: Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida. 7. Capturista: Responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor. 14 8. Desarrollador de páginas web: Diseño, programación e implementación de páginas web, mantenimiento y actualización. 9. Diseñador gráfico: Responsable de realizar los diseños gráficos asignado al área de informática, elabora presentaciones, formatos de papelería, logotipos etc. 10. Administrador de redes: Administrar y dar mantenimiento a las redes de computo, asigna claves y privilegios a los usuarios de las mismas, implementa sistemas de seguridad en la red, establece políticas de respaldo de información y redundancia. 11. Administrador de bases de datos: Establece, controla las definiciones y estándares de datos, coordina la recopilación de de los datos y las necesidades de almacenamiento de los mismos, implanta sistemas de seguridad de la base de datos como protección contra el uso no autorizado. 15 Conclusión Sin duda alguna la creación y administración de un centro de cómputo no es una tarea fácil, porque como hemos visto a lo largo de este resumen, existen muchos factores que se tienen que tomar en cuenta y que son muy importantes para la administración de todo centro de cómputo ya sea pequeño o gigantesco, estos aspectos son aplicables a todos ellos. Recapitulando a grandes rasgos recordemos cuales son: Planeación del Centro de Computo. Planeación estratégica. Planeación del personal. Planeación de recursos. Planeación operativa. Planeación de instalaciones físicas. Otro aspecto no menos importante y que las grandes empresas lo están implementando es el de utilizar energía renovable y sistemas de enfriamiento que funcionan por medio de la termoeléctrica esto con la finalidad de abaratar los altos costos en energía eléctrica e impactar lo menos posible al medio ambiente. Todos y cada uno de estos aspectos requieren de una buena administración para coordinar, organizar, dirigir y controlar hacia un buen rumbo o termino la creación y después la operación del centro de datos. Creo que también se tienen que implementar controles de calidad o formas de medición de resultados, para poder evaluar y en su caso corregir, las metas o propósitos alcanzados y no alcanzados, recordemos que hay una inversión fuerte detrás de todo esto y por la tanto se deben entregar siempre resultados satisfactorios, ya sea que se trabaje dentro de una organización privada, o publica, o de gobierno. Muchas Gracias por su atención. 16
